Torna

SERVEI DE TELECOMUNICACIONS

Cisco Webex Meetings

Introducció

Quan accedim a una sala de videoconferència Webex per primera vegada, el sistema ens proposarà la instal·lació del programa Cisco Webex Meetings, que és l'encarregat d'establir la connexió. En el cas d'accés a través de telèfon mòbil, la instal·lació és necessària, mentre que si accedim via PC, podem escollir connectar-nos a través d'un navegador d'internet. De totes maneres, recomanam instal·lar el programa, així no estam subjectes a possibles incompatibilitats amb certes versions de navegadors. El sistema operatiu recomanat és Windows, ja que encara que funciona amb altres sistemes com Linux, la seva configuració no és trivial.

Maneig bàsic del programa

Webex Meetings s'obrirà automàticament quan iniciem una sessió, ja sigui a través del botó verd de la nostra web personal Webex (caib.webex.com), o fent click a l'enllaç que rebem per correu electrònic relatiu a una sessió planificada. També podem obrir-lo manualment en cas de voler introduir nosaltres mateixos la informació de la connexió.

A la imatge següent podem veure la pantalla inicial que ens trobarem quan executam el programa. A dalt ens apareix la informació de la nostra sala personal, així com els botons per iniciar i planificar una sessió.

Dins l'apartat Join a Meeting, hem introduir la informació de la connexió que volem establir, ja sigui a través d'identificador de sala personal, número de reunió, enllaç o adreça d'un equip de sala.

Més a baix, a Upcoming Meetings, podem veure les reunions planificades que hi ha pendents.

Una vegada hem accedit a una sessió amb altres participants (haurem d'esperar, si som els primers), veurem una pantalla amb les diferents persones que hi ha connectades, i amb una sèrie de botons amb distintes funcionalitats. A la part superior dreta, tenim uns botons per canviar la plantilla, és a dir, la disposició i grandària de les pantelletes de cada paticipant. Podem triar entre tres plantilles, segons les icones que veim a continuació:

  1. Només veim el participant que està xerrant en aquell moment.
  2. La persona que està xerrant ocupa la major part de la pantalla, mentre que les altres surten en petit a la part inferior.
  3. Tots els partipants apareixen igual de grans. Les dimensions de cadascun d'ells depenen del número de persones connectades (grid view).

A la imatge que tenim a continuació, podem veure la segona de les vistes que hem citat. També veim una columna a la dreta, la qual se pot activar si volem afegir comunicació via text.

Les icones de la part inferior tenen les següents funcions:

Activar i desactivar el so o la imatge que enviam des del nostre dispositiu.

 Compartir contingut, els altres participants poden veure i actuar sobre la nostra pantalla.

 Gravar la sessió (només visible per a l'amfitrió).

 Llistat dels participants connectats (apareix en una columna a la dreta).

 Obrir una columna de xat. Se poden enviar missatges de text individualitzats o a tots els assistents.

 Altres opcions com llançar enquestes, comprovar audio/vídeo, bloquejar la sala, etc.

 Tancar la sessió.

La persona que ha organitzat la sessió rep el rol d'amfitrió (host). En cas que l'amfitrió pitgi el botó vermell de tancar sessió, se li demanarà si vol simplement sortir de la reunió o si vol donar-la per finalitzada. En el primer cas, la sessió continuarà per a la resta d'assistents, però haurà d'assignar el rol d'amfitrió a un d'ells. Per contra, si finalitza la reunió, se tancaran les connexions de tots els participants.

Control d'accés dels participants

1. Sala personal

El fet que la URL de les sales personals webex sigui sempre el mateix (caib.webex.com/meet/nom_usuari) pot resultar útil per obrir un sessió de manera senzilla, donat que el assistents habituals ja disposen d'aquesta URL o se'ls pot donar de forma ràpida. Per contra, una URL invariable podria donar lloc a l'entrada a la sala personal per part d'assistents que no estiguin convidats, els quals són difícils de detectar durant sessions amb molts de participants. Per evitar això, el sistema disposa del bloqueig de sala.

Si s'activa la funcionalitat del bloqueig de sala personal, els participants no accedeixen directament a la sala sinó que van a l'anomenada sala d'espera (lobby). L'amfitrió rep una notificació quan un partipant entra al lobby, i decideix si li permet l'accés.

El bloqueig de sala se pot activar de dues maneres:

  1. Una vegada iniciada la sessió, a través de la icona del tres punts.
  2. Mitjançant les Preferències (pestanya Sala Personal) del nostre compte webex. Si ho feim així, podem configurar el bloqueig perquè no s'activi just en começar la sessió, sinó una vegada transcorreguts els minuts que li haguem marcat. Això pot ser útil per donar temps als convidats a anar entrant a la sessió, abans que s'activi el bloqueig de manera automàtica.

A banda d'això, també convé esmentar que el participant que té assignat el rol d'amfitrió té alguns privilegis, com per exemple tancar l'àudio, expulsar, moure a sala d'espera o canviar el rol d'un o diversos participants. Això se pot fer obrint el llistat de participants a través de la icona dels tres punts que hem citat abans, i polsant amb el botó dret sobre un d'ells.

2. Reunions planificades

El control d'accés funciona de manera diferent per a les reunions planificades. En aquest cas,no hi ha sala d'espera, per tant, si un participant intenta entrar a la reunió abans que l'amfitrió, rebrà un missatge indicant que la reunió encara no ha començat i haurà d'intentar-ho més tard.

El bloqueig de sala se pot activar una vegada començada la reunió, quan tots els convidats ja s'hi han connectat (a través de la icona dels tres punts).

Gravacions

L'amfitrió d'una sessió té la possibilitat de gravar-la. Això se fa mitjançant el botó del punt vermell que s'ha mostrat anteriorment.

Les gravacions se poden guardar localment o al cloud (servidor de Cisco Webex). En cas de connectar-se des d'un telèfon o tablet, l'arxiu se guardarà al cloud, mentre que si se fa des d'un ordinador, podrem triar l'opció que ens convengui més. D'altra banda, si feim la connexió des d'un equip de videoconferència, no podrem gravar la reunió.

Des del compte d'usuari, dins l'apartat de Gravacions, podem veure les sessions gravades que tenim al cloud. En funció de la càrrega dels servidors de Cisco, aquests arxius poden tardar unes hores en estar disponibles una vegada acabada la gravació. En el moment en què l'arxiu sigui accessible, rebrem un correu electrònic d'avís. A partir d'aquest moment, podrem efectuar diferents accions, tals com visualitzar, descarregar o esborrar la sessió gravada, i també compartir l'enllaç perquè altres persones se'l puguin descarregar.

IMPORTANT: per evitar problemes d'espai al cloud, cosa que impossibilita noves gravacions, les sessions estaran disponibles durant 7 dies. Passat aquest temps, s'esborren automàticament. Per tant, és important visualitzar-les o descarregar-les dins aquest termini.