Torna

SERVEI DE TELECOMUNICACIONS

Cisco Webex Meetings

Introducció

Quan accedim a una sala de videoconferència Webex per primera vegada, el sistema ens proposarà la instal·lació del programa Cisco Webex Meetings, que és l'encarregat d'establir la connexió. En el cas d'accés a través de telèfon mòbil, la instal·lació és necessària, mentre que si accedim via PC, podem escollir connectar-nos a través d'un navegador d'internet. De totes maneres, recomanam instal·lar el programa, així no estam subjectes a possibles incompatibilitats amb certes versions de navegadors. El sistema operatiu recomanat és Windows, ja que encara que funciona amb altres sistemes com Linux, la seva configuració no és trivial.

Maneig bàsic del programa

Webex Meetings s'obrirà automàticament quan iniciem una sessió, ja sigui a través del botó verd de la nostra web personal Webex (caib.webex.com), o fent click a l'enllaç que rebem per correu electrònic relatiu a una sessió planificada. També podem obrir-lo manualment en cas de voler introduir nosaltres mateixos la informació de la connexió.

A la imatge següent podem veure la pantalla inicial que ens trobarem quan executam el programa. A dalt ens apareix la informació de la nostra sala personal, així com els botons per iniciar i planificar una sessió.

Dins l'apartat Join a Meeting, hem introduir la informació de la connexió que volem establir, ja sigui a través d'identificador de sala personal, número de reunió, enllaç o adreça d'un equip de sala.

Més a baix, a Upcoming Meetings, podem veure les reunions planificades que hi ha pendents.

Una vegada hem accedit a una sessió amb altres participants (haurem d'esperar, si som els primers), veurem una pantalla amb les diferents persones que hi ha connectades, i amb una sèrie de botons amb distintes funcionalitats. A la part superior dreta, tenim uns botons per canviar la plantilla, és a dir, la disposició i grandària de les pantelletes de cada paticipant. Podem triar entre tres plantilles, segons les icones que veim a continuació:

  1. Només veim el participant que està xerrant en aquell moment.
  2. La persona que està xerrant ocupa la major part de la pantalla, mentre que les altres surten en petit a la part inferior.
  3. Tots els partipants apareixen igual de grans. Les dimensions de cadascun d'ells depenen del número de persones connectades (grid view).

A la imatge que tenim a continuació, podem veure la segona de les vistes que hem citat. També veim una columna a la dreta, la qual se pot activar si volem afegir comunicació via text.

Les icones de la part inferior tenen les següents funcions:

Activar i desactivar el so o la imatge que enviam des del nostre dispositiu.

 Compartir contingut, els altres participants poden veure i actuar sobre la nostra pantalla.

 Gravar la sessió (només visible per a l'amfitrió).

 Llistat dels participants connectats (apareix en una columna a la dreta).

 Obrir una columna de xat. Se poden enviar missatges de text individualitzats o a tots els assistents.

 Altres opcions com llançar enquestes, comprovar audio/vídeo, bloquejar la sala, etc.

 Tancar la sessió.

La persona que ha organitzat la sessió rep el rol d'amfitrió (host). En cas que l'amfitrió pitgi el botó vermell de tancar sessió, se li demanarà si vol simplement sortir de la reunió o si vol donar-la per finalitzada. En el primer cas, la sessió continuarà per a la resta d'assistents, però haurà d'assignar el rol d'amfitrió a un d'ells. Per contra, si finalitza la reunió, se tancaran les connexions de tots els participants.

Control d'accés dels participants

1. Sala personal

El fet que la URL de les sales personals webex sigui sempre el mateix (caib.webex.com/meet/nom_usuari) pot resultar útil per obrir un sessió de manera senzilla, donat que el assistents habituals ja disposen d'aquesta URL o se'ls pot donar de forma ràpida. Per contra, una URL invariable podria donar lloc a l'entrada a la sala personal per part d'assistents que no estiguin convidats, els quals són difícils de detectar durant sessions amb molts de participants. Per evitar això, el sistema disposa del bloqueig de sala.

Si s'activa la funcionalitat del bloqueig de sala personal, els participants no accedeixen directament a la sala sinó que van a l'anomenada sala d'espera (lobby). L'amfitrió rep una notificació quan un partipant entra al lobby, i decideix si li permet l'accés.

El bloqueig de sala se pot activar de dues maneres:

  1. Una vegada iniciada la sessió, a través de la icona del tres punts.
  2. Mitjançant les Preferències (pestanya Sala Personal) del nostre compte webex. Si ho feim així, podem configurar el bloqueig perquè no s'activi just en começar la sessió, sinó una vegada transcorreguts els minuts que li haguem marcat. Això pot ser útil per donar temps als convidats a anar entrant a la sessió, abans que s'activi el bloqueig de manera automàtica.

A banda d'això, també convé esmentar que el participant que té assignat el rol d'amfitrió té alguns privilegis, com per exemple tancar l'àudio, expulsar, moure a sala d'espera o canviar el rol d'un o diversos participants. Això se pot fer obrint el llistat de participants a través de la icona dels tres punts que hem citat abans, i polsant amb el botó dret sobre un d'ells.

2. Reunió planificada

El control d'accés funciona de manera diferent per a les reunions planificades. En aquest cas, no hi ha sala d'espera sinó que el bloqueig de sala impedeix l'accés a la reunió. Per tant, aquesta funció només s'hauria d'activar una vegada començada la reunió, quan tots els convidats ja s'han connectat (a través de la icona dels tres punts).

Per altra banda, a diferència de les sales personals, quan un convidat s'intenta connectar a una reunió planificada i l'organitzador encara no hi és, el sistema l'avisa i tanca la connexió (no se queda en espera).