Enviar FAX per correu electrònic (StoneFax)

Amb el nou sistema podem enviar i rebre faxos mitjançant el correu electrònic. D’aquesta manera tenim nous avantatges:

• Organització: tendreu a mà tots els faxos rebuts a un mateix lloc.
• Seguretat: podreu decidir quines persones poden rebre i/o enviar faxos.
• Col·laboració: podreu compartir els faxos sense necessitats de fer fotocòpies.
• Eco: estalviarem paper.

 

Requisits per poder emprar aquest sistema

Per tal de poder emprar aquest sistema, s'ha de cursar una sol·licitud per part del Secretari General corresponent o personal amb signatura autoritzada indicant:

• Codis d'usuari de les persones que han de rebre els faxs (per email) i al que se'ls assignarà el rol pertinent (FAX768xx_E, on xx són els 2 darrers números del fax, dins l'apliació FAX_CAIB)
• Direcció general a la qual pertànyen a efectes d'ubicar jeràrquicament l'enllaç a la bústia a la intranet)
• Codi d'usuari/nom del responsable del fax
• El fax ha de tenir una numeració del rang (9711)768xx. Per aquest motiu, si desitja mantenir un desviament (durant un període màxim de 6 mesos) des de la numeració de fax que està utilitzant actualment vers la nova, o afegir una locució indicant el canvi, si us plau, indiqui la numeració actual del seu fax.

 

Pot iniciar la petició aquí i enviar l'autorització posteriorment.

Rebre un fax

A partir d’ara els faxos seran convertits en correus electrònics i redirigits a unes bústies especials. Heu de tenir en compte que no rebreu els correus a la vostra Bústia d'entrada.

Per consultar els nous faxos heu de cercar l’enllaç corresponent al web http://intranet.caib.es. La primera vegada heu de seguir l’enllaç “Mostrar totes les aplicacions” i consultar dins la vostra Conselleria.

Una vegada oberta la bústia podreu consultar els faxos com si fossin correus electrònics: obrir, imprimir, organitzar dins carpetes, reenviar, eliminar...

 

Enviar un fax

Enviar un fax és equivalent a enviar un correu electrònic. Dins el correu podem escriure text, però també podem annexar documents: pdf, txt, doc, xls, imatges... Si teniu un document en paper i voleu utilitzar l’StoneFax és imprescindible que abans sigui escanejat.

És possible enviar un fax a extensions internes del Govern (5 xifres) i a números públics externs (9 xifres). En aquest darrer cas recordau a afegir un zero a l’inici. Per indicar el número de telèfon de destí, existeixen dues possibilitats:

1) Enviar-ho al destí amb el format <número>@fax.caib.es. Si utilitzau aquest format només es pot posar un únic destinatari.

 

 

2) Enviar el correu electrònic a l’adreça stonefax1@caib.es i indicar el destinatari al camp Assumpte.
Amb aquest format és possible enviar a múltiples destinataris (veure Opcions avançades).

 

 

Opcions avançades

 

Enviament a múltiples destinataris

Amb el sistema (2) d’enviament, es poden indicar diversos destinataris al camp Assumpte.
Per això és necessari separar-los mitjançant punt i coma (;).

 

 

Indicar el nom del destinatari

Amb el sistema (2) d’enviament, es pot indicar el nom de la persona destinatària al camp Assumpte.

 

 

Per això és necessari indicar el número de telèfon entre dos parèntesis. El nom indicat apareixerà a la portada del fax que rebin els destinataris.

 

 

Si volem indicar el nom de múltiples destinataris, s’ha de separar per punt i coma:

Catalina Valls ((12345678)); Xesc Forteza ((87654321))

 

Afegir una descripció

Amb el sistema (2) d’enviament, es pot indicar un assumpte del fax al camp Assumpte del correu.

 

 

Per això és necessari indicar el número de telèfon entre dos parèntesis. El text situat després del darrer del número és l’assumpte. El nom indicat abans és la persona destinatària.

 

Enviar un fax sense portada

Si no voleu afegir una pàgina de portada a l’inici del fax, heu d’afegir la paraula CoverPage((None)) dins l’assumpte.