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SERVICIO DE TELECOMUNICACIONES

Cisco Webex Meetings

Introducción

Cuando accedemos a una sala de videocoferencia Webex por primer vez, el sistema nos propondrá la instalación del programa Cisco Webex Meetings, que es el encargado de establecer la conexión. En el caso de acceso a través de teléfono móvil, la instalación es obligatoria, mientras que si accedemos vía PC, podemos escoger conectarnos mediante navegador de internet. De todos modos, recomendamos instalar el programa para evitar posibles incompatibilidades con ciertas versiones de navegador. El sistema operativo recomendado es Windows, ya que aunque también funciona con otros sistemas como Linux, su configuración no es trivial.


Manejo básico del programa

Webex Meetings se abrirá automáticamente cuando iniciemos una sesión, ya sea a través del botón verde de nuestra web personal Webex (caib.webex.com), o pulsando sobre el enlace que recibimos por correo electrónico relativo a una sesión planificada. También podemos abrirlo manualmente en caso de querer introducir nosotros mismos la información de la conexión.

En la imagen siguiente podemos ver la pantalla inicial que nos encontramos cuando ejecutamos el programa. En la parte superior nos aparece la información de nuestra sala personal, así como lo botones para iniciar y planificar una sesión.

Dentro del apartado Join a Meeting, tenemos que introducir la información de la conexión que queremos establecer, sea a través de identificador de sala personal, número de reunión, enlace o dirección de un equipo de sala.

Mas abajo, en Upcoming Meetings, podemos ver las reuniones planificadas que tenemos pendientes.

Una vez hemos accedido a una sesión con otros participantes (tendremos que esperar, si somos los primeros), veremos una pantalla con las diferentes personas que se han conectado, y con una serie de botones con distintas funcionalidades. En la parte superior derecha, tenemos unos botones para cambiar la plantilla, es decir, la disposición y tamaño de las minipantallas de cada participante. Podemos elegir entre tres plantillas, según los iconos que vemos a continuación:

  1. Solo vemos al participante que está hablando en ese momento.
  2. La persona que está hablando ocupa la mayor parte de la pantalla, mientras que los demás aparecen en minipantallas en la parte inferior.
  3. Todos los participantes aparecen con el mismo tamaño, el cual depende del número de personas conectadas (grid view).

En la imagen que tenemos a continuación, podemos ver la segunda de las vistas que hemos citado. También vemos una columna a la derecha, que se puede activar si queremos además comunicación vía texto.


Los iconos de la parte inferior tienen las siguientes funciones:

Activar y desactivar el sonido o la imagen que enviamos desde nuestro dispositivo.

 Compartir contenido, los demás participantes pueden ver y actuar sobre nuestra pantalla.

 Grabar la sesión (solo visible para el anfitrión).

 Lista de los participantes conectados (aparece en una columna a la derecha).

 Abrir una columna de chat. Se pueden enviar mensajes individualizados o a todos los asistentes.

 Otras opciones como lanzar encuestas, comprobar audio/vídeo, bloquejar la sala, etc.

 Cerrar la sesión.

La persona que tiene que organizar la sesión recibe el nombre de anfitrión (host). En caso de que el anfitrión pulse el botón rojo de cerrar sesión, se le preguntará si quiere simplemente salir de la reunión o darla por finalizada. En el primer caso, la sesión continuará para el resto de asistentes, pero tendrá que asignar el rol de anfitrión a uno de ellos. Por contra, si finaliza la reunión, se cerrarán la conexiones de todos los participantes.

Control de acceso de participantes

1. Sala Personal

El hecho de que la URL de las salas personales webex sea siempre el mismo (caib.webex.com/meet/nombre_usuario) puede resultar útil para abrir una sesión de manera sencilla, dado que los asistentes habituales ya dispondrán de dicha URL o se les puede dar de forma rápida. Por contra, una URL invariable puede dar lugar a la entrada a la sala personal por parte de asistentes no invitados, los cuales pueden ser difíciles de detectar en sesiones con muchos participantes. Para evitar esto, el sistema dispone del bloqueo de sala.

Si se activa la función de bloqueo de sala personal, los participantes no acceden directamente a la sala sinó que van a la llamada sala de espera (lobby). El anfitrión recibe una notificación cuando un participante entra en el lobby, y decide si le permite el acceso.

El bloqueo de sala se puede activar de dos maneras:

  1. Una vez iniciada la sesión, a través del icono de los tres puntos.
  2. Mediante las Preferencias (pestaña Sala Personal) de nuestra cuenta webex. Si lo hacemos así, podemos configurar el bloqueo para que no se active cuando se inicie la sesión sinó una vez transcurridos los minutos que le marquemos. Esto puede ser útil para dar tiempo a los invitados a ir entrando en la reunión, antes de que se active el bloqueo de forma automática.

Además de lo anterior, también conviene comentar que el participante con el rol de anfitrión cuenta con algunos privilegios, como por ejemplo, cerrar el audio, expulsar, mover a sala de espera o cambiar el rol de uno o varios participantes. Esto se puede hacer abriendo la lista de participantes a través del icono citado anteriormente (tres puntos), y pulsando el botón derecho sobre uno de ellos.

2. Reunión planificada

El control de acceso funciona de forma diferente para las reuniones planificadas, dado que en este caso no hay sala de espera. Se puede activar el bloqueo de sala una vez empezada la reunión, cuando todos los invitados ya se han conectado (a través del icono de los tres puntos).

Grabaciones

El anfitrión de una sesión tiene la posibilidad de grabarla. Esto se lleva a cabo mediante el botón del punto rojo que se ha citado anteriormente.

Las grabaciones se pueden guardar localmente o en el cloud (servidor de Cisco Webex). En el caso de conectarse desde un teléfono o tablet, el archivo se guardará en el cloud, mientras que se hace desde un ordenador, podremos escoger la opción que nos convenga más. Por otro lado, si hacemos la conexión desde un equipo de videoconferencia, no podremos grabar la reunión.

Desde la cuenta de usuario, dentro del apartado de Grabaciones, podemos ver las sesiones grabadas que tenemos en el cloud. En función de la carga de los servidores de Cisco, estos archivos pueden tardar unas horas en estar disponibles una vez terminada la grabación. En el momento en que el archivo sea accesible, recibiremos un correo electrónico de aviso. A partir de este instante, podremos efectuar diferentes acciones, tales como visualizar, descargar o borrar la sesión grabada, y también compartir el enlace para que otras persones se lo puedan descargar.

IMPORTANTE: para evitar problemas de espacio en el cloud, cosa que imposibilita nuevas grabaciones, las sesiones estarán disponibles durante 7 días. Pasado este tiempo, se borran automáticamente. Por tanto, es importante visualizarlas o descargarlas dentro de este plazo.