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SERVICIO DE TELECOMUNICACIONES

Acceso a Webex mediante un equipo de sala

Utilización

Además del PC, tablet y teléfono móvil, otra de las opciones que tenemos para unirnos a una sesión Webex es mediante un equipo de videoconferencia de sala. Esto es especialmente interesante en nuestro caso, dado que disponemos de un número relativamente grande de terminales de este tipo repartidos por diferentes consellerías y sector instrumental del Govern.

La conexión a través de dispositivos personales (pc, tablet, teléfono) no es la más apropiada si hay más de una persona presente en el punto de conexión. La distancia entre la cámara y el sujeto es pequeña, por lo que es complicado poder enfocar a dos o más personas con un dispositivo de este tipo. En estos casos, se recomienda la utilización de equipos de videoconferencia ubicados en salas habilitadas para este uso.


Establecimiento de conexión

Las sesiones webex, ya sean a través de salas personales como de reuniones programadas, tienen asociada una dirección SIP-URI para permitir la conexión desde un equipo de videoconferencia de sala. Esta URI es la que tenemos que introducir en el equipo para acceder a la reunión webex.

En el caso de una sala personal, dicha dirección puede verse pulsando sobre la entrada "Más formas de unirse", situada en la página principal de la web personal webex de cada usuario. Se desplegará una ventana donde se muestran las diferentes formas de acceder en función del dispositivo usado. El formato es nombre_usuario@caib.webex.com

Si se trata de una reunión programada, en el correo que se envia a los invitados igualmente se informa de las distintas formas que hay para entrar en la reunión según el equipo usado. El formato, en este caso, sería identificador_reunión@caib.webex.com

Hay que decir que el identificador de una reunión programada suele ser muy largo, por lo que el proceso de introducción de ese código a través del mando a distancia de un equipo de sala se convierte en una tarea realmente tediosa. Dicha tarea se hace más fácil si el administrador local del equipo accede él a través de su interfaz web, desde un pc, para introducir el código. Sea como sea, en el caso de acceder a una reunión webex a través de un equipo de sala, recomendamos el uso de salas webex personales y no de reuniones programadas, dado que el identificador es más fácil de teclear, e incluso puede tenerse guardado en la agenda del equipo para un acceso más rápido.

Acceso como anfitrión (host)

En el caso de actuar como organizador (también llamado anfitrión o host, en inglés) y accedamos desde un equipo de sala, tendremos que usar el código PIN indicado en nuestra web webex, sección Preferencias, pestaña Sala Personal (ver imagen siguiente). Se trata de un código de cuatro cifras, que podemos cambiar si queremos.

El acceso a la sesión se haría siguiendo estos pasos:

  1. Localizar la dirección URI que tenemos que introducir en el equipo de videoconferencia. Si se utiliza la sala personal, esta dirección será nombre_usuario@caib.webex.com. En el caso de una reunión programada, encontraremos la URI en nuestra web webex, pulsando sobre la reunión planificada. Haciendo esto, se nos mostrarán los diferentes modos de conectar, uno de ellos referido al acceso desde un sistema de vídeo (formato identificador_reunión@webex.caib.com).
  2. Introducir la dirección en el equipo de videoconferencia de sala.
  3. Una vez conectados, para entrar en la sesión como anfitrión, cuando se nos pregunte, tendremos que teclear el código PIN mencionado antes.

Si accedemos como anfitrión a través de un equipo de sala, es necesario tener desactivado el bloqueo automático de la sala (la opción se encuentra en Preferencias y está desactivada por defecto). En caso contrario, los asistentes no podrán entrar en la sesión.

Cambio de plantilla (layout)

La plantilla es la disposición de pantallas que podemos ver durante una sesión de videoconferencia. Como se ha explicado en un apartado anterior, el sistema webex cuenta con diferentes plantillas que se pueden cambiar fácilmente desde un PC.

Si accedemos vía un equipo de sala, podemos cambiar de plantilla pulsando los botones 2 o 8 del mando a distancia (esto podría no funcionar en algunos modelos de equipos).

Por otro lado, hay modelos que funcionan con panel táctil en lugar de mando a distancia. En este caso, es habitual que dispongan de una opción o icono que permita el cambio de plantilla. El icono en concreto y su ubicación depende de cada marca y modelo.