Preguntes freqüents sobre INSIDE - CAIB
1. Per què l’Administració de la CAIB i els ens instrumentals han d’utilitzar INSIDE per enviar els expedients administratius als òrgans judicials?
Per acomplir l’obligació de trametre els expedients administratius requerits pels òrgans judicials a través de mitjans electrònics (article 273.3 i 4 de la Llei 1/2000, de 7 de gener, d’enjudiciament civil, i article 37.4 de la Llei 18/2011, de 5 de juliol, reguladora de l’ús de les tecnologies de la informació i la comunicació a l’Administració de justícia):
Llei 18/2011, de 5 de juliol, reguladora de l’ús de les tecnologies de la informació i la comunicació a l’Administració de justícia
Article 37. Tramitació del procediment utilitzant mitjans electrònics
(...)
4. Els expedients i les altres actuacions que hagin de remetre altres administracions i organismes públics s’han de fer en tot cas per via telemàtica a través de la seu judicial electrònica corresponent. L’expedient administratiu electrònic ha de complir els requisits que preveu la Llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics, i s’ha de remetre degudament foliat mitjançant un índex electrònic que permeti la deguda localització i consulta dels documents incorporats (...).
Això té relació amb l’article 70 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques:
Article 70. Expedient administratiu
1. S’entén per expedient administratiu el conjunt ordenat de documents i actuacions que serveixen d’antecedent i fonament a la resolució administrativa, així com les diligències encaminades a executar-la.
2. Els expedients han de tenir format electrònic i s’han de formar mitjançant l’agregació ordenada de tots els documents, les proves, els dictàmens, els informes, els acords, les notificacions i altres diligències que els hagin d’integrar, així com un índex numerat de tots els documents que contingui quan es remeti. Així mateix, ha de constar a l’expedient una còpia electrònica certificada de la resolució adoptada
3. Quan en virtut d’una norma sigui necessari remetre l’expedient electrònic, s’ha de fer d’acord amb el que preveuen l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat i les normes tècniques d’interoperabilitat corresponents, i s’ha d’enviar complet, foliat, autentificat i acompanyat d’un índex, així mateix autentificat, dels documents que contingui. L’autenticació de l’índex esmentat ha de garantir la integritat i immutabilitat de l’expedient electrònic generat des del moment de la seva signatura i ha de permetre recuperar-lo sempre que sigui necessari; és admissible que un mateix document formi part de diferents expedients electrònics.
(...)
2. Quan s’han d’enviar els expedients administratius als òrgans judicials via INSIDE?
- En general, sempre que un òrgan judicial requereixi l’expedient administratiu mitjançant un ofici adreçat a l’òrgan gestor (conselleries i ens instrumentals).
Aquest ofici de requeriment pot arribar a l’òrgan gestor en paper, via registre, o a través de la bústia electrònica de la CAIB, que, a hores d’ara i únicament respecte de les comunicacions judicials adreçades a l’Administració de la Comunitat Autònoma i als ens del sector públic instrumental sense CIF propi (SOIB, EBAP, Institut Balear de la Dona, etc.), es gestiona a l’Advocacia de la CAIB, des d’on es tramet per correu electrònic als òrgans administratius competents en la matèria.
- Quan des de l’Advocacia , com a representació processal, s’assenyali expressament, mitjançant un correu electrònic, que s’enviï l’expedient administratiu a l’òrgan judicial corresponent.
- Específicament, respecte a l’ordre social, s’han d’enviar als òrgans judicials, utilitzant INSIDE, els expedients administratius que corresponen als tipus de plets següents:
- Impugnació d’actes de l’Administració (IAA)
- Grau de discapacitat (SS)
- Impugnació d’altes mèdiques (SS)
- Pensions no contributives (PNC)
Per a la resta de tipus de plets de l’ordre social (en els quals no hi ha conformat un expedient pròpiament dit, sinó únicament documents relacionats), la documentació pertinent NO s’ha d’enviar a l’òrgan judicial, sinó que únicament s’ha de trametre a l’Advocacia en suport electrònic (CD, USB, c/e, etc.).
3. Quan NO s’han d’enviar els expedients administratius als òrgans judicials (ni per INSIDE ni mitjançant CD)?
- Quan l’òrgan judicial NO ho requereixi mitjançant un ofici adreçat a l’òrgan gestor.
- Quan l’Advocacia ho comuniqui expressament a l’òrgan gestor.
- Específicament, a l’ordre social, llevat d’excepcions, NO s’ha d’enviar als òrgans judicials, ni a través d’INSIDE ni tampoc en suport electrònic (CD, USB, etc.), la documentació referent als tipus de procediments següents:
- Procediments ordinaris (PO).
- Acomiadaments i cessaments en general (DSP).
- Sancions disciplinàries (qualificades en ocasions com a IAA).
- Altres de no inclosos en el darrer apartat de la pregunta 2.
En aquests tipus de plets de l’ordre social (en els quals no hi ha conformat un expedient pròpiament dit, sinó simplement documents relacionats), la documentació pertinent s’ha d’enviar únicament a l’Advocacia en suport electrònic (CD, USB, c/e, etc.) per tal que, si escau, s’aporti al plet com a prova documental.
4. Com rep l’òrgan judicial l’expedient administratiu via INSIDE?
Utilitzant INSIDE, l’expedient administratiu es rep telemàticament i instantàniament a l’òrgan judicial (al seu DIR3) que s’ha indicat en l’apartat corresponent d’INSIDE.
Si l’òrgan administratiu o l’ens del sector públic remitent ha de fer alguna gestió directa amb l’òrgan judicial respecte de la recepció de l’expedient, és important saber que l’aplicació INSIDE s’integra de manera transparent dins una eina denominada genèricament pels òrgans judicials «Cargador de expedientes», que, a la vegada, s’integra dins el sistema de gestió processal de justícia a les Illes Balears —Minerva—, que forma part del Sistema Lexnet.
Per aquest motiu, pot ser que els funcionaris de Justícia encarregats de la tramitació processal no coneguin quina ha estat la via d’entrada de l’expedient (INSIDE, «Cargador de expedientes», correu electrònic, jutjat degà, etc.) i, simplement, manifesten que ho han rebut a Minerva.
5. Si s’envia l’expedient administratiu a l’òrgan judicial mitjançant INSIDE, se n’ha d’enviar una còpia a l’Advocacia mitjançant CD?
No, en lloc d’una còpia de l’expedient (mitjançant CD), s’han de generar credencials d’accés a l’Advocacia (DIR3 A04027009) a través d’INSIDE. La credencial s’ha d’enviar a l’adreça electrònica següent: advocax@ajuridic.caib.es
Atenció! Els primers enviaments s’han de comprovar telefònicament o per correu electrònic amb l’Advocacia (Mercedes Quert, ext. 67912).
6. Sempre que s’envia un expedient administratiu a un òrgan judicial via INSIDE s’han de generar credencials per a l’Advocacia?
Les credencials per a l’Advocacia s’han de generar a INSIDE sempre que la Comunitat Autònoma sigui part en el plet en qüestió.
Hi ha procediments judicials en els quals, encara que la Comunitat Autònoma no és part, els òrgans judicials requereixen de la CAIB un determinat expedient com a prova documental. En aquests casos, es pot utilitzar INSIDE per enviar l’expedient a l’òrgan judicial, però NO s’han de generar credencials per a l’Advocacia.
7. Com puc saber que s’ha enviat l’expedient correctament a l’òrgan judicial per mitjà d’INSIDE?
INSIDE genera un justificant d’enviament.
8.Com s’accedeix des de l’Advocacia a l’expedient administratiu enviat per INSIDE?
Mitjançant les credencials que rep l’Advocacia per correu electrònic (advocax@ajuridic.caib.es).
9. Es pot utilitzar INSIDE des de qualsevol ordinador?
No, l’ordinador ha d’estar a la xarxa SARA.
10. Com puc aprendre a utilitzar INSIDE?
Mitjançant la lectura dels manuals i els videos DEMO d’INSIDE penjats a la pàgina web del Centre de Transferència de Tecnologia (CTT) del Portal d’Administració Electrònica (PAe):
Conceptos básicos antes de usar INSIDE
Manual INSIDE, remisión a justicia
FAQ - Preguntas frecuentes INSIDE (CTT - PAe)
11. Es necessita formació específica per utilitzar INSIDE?
No, amb els manuals d’INSIDE es pot aprendre a utilitzar aquesta aplicació.
12.Com puc donar-me d’alta a INSIDE?
En primer lloc, s'ha de tenir en compte que l'organització de l'enviament dels expedients administratius als òrgans judicials és una competència de cada Conselleria o ens públic, per la qual cosa, hi ha conselleries que centralitzen els enviaments a la SG i, n'hi ha d'altres, que s'organitzen per DG.
En quasevol cas, s'ha de saber quin és el DIR3 de la unitat orgànica des de la qual es vol enviar l'expedient administratiu a l'òrgan judicial i esbrinar si ja ni ha Administrador d'INSIDE per aquest DIR3 i qui és.
Si n'hi ha, simplement s'ha de sol·lictar a l'administrador que ens doni d'alta facilitant el DNI. L'alta d'usuari, una vegada l'administrador ens hagi donat d'alta, és immediata.
Si no hi ha administrador del DIR3 des del qual volem enviar la documentació vía INSIDE, s'haurà de sol·licitar l'alta d'administrador pel DIR3 en qüestió, emplenant un formulari molt senzill seguint les instruccions que consten al mateix (veure al full "Instrucciones"). Atenció: per defecte el formulari s'obre per la columna C; no obstant això, s'ha d'emplenar des de la columna A.
Una vegada emplenat i desat el formulari, s'ha de sol·licitar l'alta d'administrador INSIDE associat al DIR3 en qüestió, a través de la plataforma "Incidèncias" del Ministerio de Asuntos Económicos y Administración digital adjuntant el formulari emplenat.
El tràmit d'alta és realitza normalment en un màxim de 24/48 hores. Ho prodreu comprovar entrant a la pàgina d'INSIDE: si està correctament donat d'alta ha d'apareixer a dalt de la pantalla, a mà dreta, el núm. del DNI de l'administrador i, a continuació, el DIR3 i la denominació de la unitat orgànica associada. A partir d'aquest moment, l'administrador pot gestionar altes i baixes mitjançant la pestanya "Administración".
13. Què és el DIR3?
És un codi que identifica de manera única cada òrgan i unitat administrativa de totes les administracions públiques (Adminisració General de l'Estat, Comunitats Autónomes, Entitats Locals, Administració de justícia, etc.).
14. Quin és el DIR3 de la meva unitat administrativa/ens públic instrumental?
El DIR3 de cada unitat administrativa es pot cercar al Directori Comú Organitzatiu (cercador de DIR3): https://intranet.caib.es/dir3caib/unidad/list (únicament accessible des de xarxa SARA)
El Directori Comú Organitzatiu és una eina estatal, per la qual cosa les denominacions de les unitats administratives s’han d’introduir en castellà.
15. Com puc saber quin és el DIR3 de l’òrgan judicial al qual s’ha d’enviar l’expedient?
Utilitzant el Directori Comú Organitzatiu (cercador de DIR3): https://intranet.caib.es/dir3caib/unidad/list (únicament accessible des de xarxa SARA) seleccionant "Administración de Justicia" de la llista desplegble del camp Administració.
Es recorda que el Directori Comú Organitzatiu és una eina estatal, per la qual cosa les denominacions de les unitats administratives s’han d’introduir en castellà.
Atenció! En el Directori Comú Organitzatiu (cercador DIR3) consten quatre DIR3 de la Sala Contenciosa Administrativa del Tribunal Superior de Justícia de les Illes Balears. Per l'enviament d'expedients, llevat excepcions, a partir del 27/05/2021 s'ha d’utilitzar el DIR3 seguent: J00001623 – Sala de lo Contencioso-administrativo del Tribunal Superior de Justicia de Baleares.
16. Es necessari foliar l’expedient administratiu que s’ha d’enviar per INSIDE?
La Guia de bones pràctiques sobre escrits, informes orals i actuacions judicials elaborada pel Tribunal Superior de Justícia de les Illes Balears amb la col·laboració d'altres organismes estableix un protocol unificat respecte a l'enviament d'expedients a través d'INSIDE i, així mateix, facilita pautes de format i presentació dels expedients:
Guia de bones pràctiques sobre escrits, informes orals i actuacions judicials (Edició bilingüe) - Veure punt 5 "L'expedient administratiu" de l'apartat IV "Normes relatives a la jurisdicció contenciosa adminitrativa".
17. És necessari adjuntar un índex de la documentació que conforma l'expedient si s'envia per INSIDE?
Sí, és imprescindible que dins l'expedient electrònic d'INSIDE i com un document més s'inclogui un índex de la documentació que conté l'expedient administratiu, atès que encara que INSIDE genera automàticament un índex electrònic, a hores d'ara, la informació que proporciona no permet la localització i l'ordenació dels documents incorporats.
Per elaborar l'índex s'han de seguir les pautes facilitades al punt 5 "L'expedient administratiu" de l'apartat IV "Normes relatives a la jurisdicció contenciosa adminitrativa" de la Guia de bones pràctiques sobre escrits, informes orals i actuacions judicials (Edició bilingüe)
18. Es pot utilitzar INSIDE per enviar oficis o altres documents als òrgans judicials?
En principi i llevat excepcions puntuals, INSIDE únicament s'ha d'utilitzar per enviar expedients administratius. No obstant això, fins finals de l'any 2023, a falta de una eina telemàtica adequada, els oficis i altra documentació que les unitats administratives havien d’enviar als òrgans judicials sobre assumptes diversos, s'enviaven a través d’INSIDE.
En el segon semestre de 2023, els òrgans judicials es varen integrar en SIR per la qual cosa, a partir de 2024 i llevat excepcions puntuals:
- S'ha d'utilitzar INSIDE per l'enviament d'expedients administratius requerits directament pels òrgans judicials i s'han de generar credencials per Advocacia en el cas de què la CAIB o els ens públics instrumentals siguin part.
- També es pot utilitzar INSIDE per enviar expedients administratius que requereixen directament els òrgans judicials als òrgans gestors (Conselleries i ens instrumentals) sense que la CAIB sigui part però, en aquest cas, no s'han d'enviar credencials a Advocacia.
- Així mateix, es pot utilitzar INSIDE per enviar expedients administratius a Advocacia (mitjançant credencials) però sense fer enviament a l'òrgan judicial; en aquest cas, com alternativa i preferentment, es pot enviar l'expedient a través de VALIB (fitxer electrònic) o mitjançant correu electrònic amb enllaç Boxcaib.
19. Com s'han d'enviar als òrgans judicials oficis i altre doc. requerida?
S'ha d'utilitzar el Registre electrònic (NOTIB/REGWEB/SIR) per enviar oficis de resposta a requeriments dels òrgans judicials tals com confirmació de recepció de resolució judicial, de fermesa de resolució, de comunicació d'òrgan responsable de compliment de resolució judicial, etc., certificats requerits pels òrgans judicials, documentals diverses de procediments en els quals la CAIB no és part, etc.
Si el requeriment us ha arribat via SIR/REGWEB/Distribució, podeu respondre per la mateixa via, però si us ha arribat via Dehú (a través d'Advocacia) o per altres vies (correu electrònic, en paper, etc), per respondre via NOTIB/REGWEB/SIR, abans heu de generar un fitxer XML i adjuntar-lo amb el vostre l'ofici de resposta. Aquest fitxer ho podreu generar en el següent enllaç:
https://sedejudicial.justicia.es/web/guest/ficheros-sir
20. Com puc enviar als òrgans judicials oficis NO requerits expressament?
Per enviar oficis referents, per exemple, a costes processals, s'ha d'utilitzar el Registre electrònic (NOTIB/REGWEB/SIR).
En qualsevol cas, abans has de generar un fitxer XML i adjuntar-lo amb l'ofici. Per generar aquest fitxer XML clicau en els següent enllaç: https://sedejudicial.justicia.es/web/guest/ficheros-sir
Així mateix, després heu de traslladar l'ofici a Advocacia via correu electrònic (advocax@ajuridic.caib.es) o via VALIB.