BUTLLETÍ OFICIAL DE LES ILLES BALEARS

I 

El turisme constitueix una eina essencial per al canvi i la reorientació de la societat actual cap a un món més resilient i sostenible. La quantitat de recursos que són necessaris per al desenvolupament de l'activitat turística la converteixen en una activitat que requereix planificació exhaustiva i continuada, per poder contribuir de forma eficaç a la consecució dels ODS (Objectius de Desenvolupament Sostenible).

D'altra banda, aquest 2022 s'ha iniciat una greu recessió econòmica a nivell global propiciada per la crisi energètica a conseqüència del conflicte bèl·lic esdevingut a Ucraïna. Així mateix, en el darrers mesos s'està produint una escalada de tensió diplomàtica internacional que evoca la inestabilitat i manca de seguretat. Tots aquests factors incideixen negativament damunt els mercats emissors, provocant una elevada incertesa en la planificació de la propera temporada turística.

Els darrers fenòmens atmosfèrics on el canvi climàtic és una realitat tangible, fan necessari impulsar mesures i actuacions concretes que ajudin a fer realitat el canvi cap a la sostenibilitat sostinguda de les destinacions turístiques, especialment sensibles als canvis climàtics. Així mateix, la societat demanda una transformació encaminada a la optimització dels recursos existents cercant l'equilibri d'aquests.

L'Organització Mundial del Turisme (OMT) defineix el turisme sostenible com aquell que s'orienta a satisfer les necessitats dels turistes actuals, generant ingressos i benestar social en la destinació, però, a la vegada, que es protegeix i millora les oportunitats del futur. És a dir, està enfocat cap a la gestió de tots els recursos, de forma que se satisfacin les necessitats econòmiques i socials, i a la vegada es respecti la integritat cultural, els processos ecològics essencials, la diversitat biològica i els sistemes de suport de la vida.

El plantejament dels projectes involucrats en el turisme des d'un criteri de sostenibilitat, requereix entendre l'activitat turística, no com un resultat d'unes actuacions concretes, sinó com un model de gestió per processos i procediments, impregnats de principi a fi per l'essència del respecte a l'entorn on es desenvolupen i a les persones que els impulsen.

II

Respecte al marc regulador d'aquesta convocatòria, la tramitació dels expedients de patrocini privat  es realitzarà d'acord amb l'establert a l'Annex A d'aquesta resolució i l'establert a la Instrucció 2/2018 del director gerent de l'ATB per la qual s'estableix la regulació específica i tramitació dels expedients dels contractes privats de patrocini que formalitzi l'ATB (actual AETIB), de 5 d'abril de 2018, amb la ratificació prèvia del Consell de Direcció de l'ATB (actual AETIB) de 5 d'abril de 2018.

L'Agència d'Estratègia Turística de les Illes Balears (AETIB), en virtut de l'establert a l'article 3 del Decret 18/2018, de 22 de juny, pel qual es reorganitza, es reestructura i es regula l'Agència d'Estratègia Turística de les Illes Balears i modificat pel Decret 4/2022, de 28 de febrer, té entre les seves finalitats, l'elaboració de l'estratègia turística per a la millora del posicionament internacional de les Illes Balears. Un dels objectius de l'AETIB és crear una oferta diferenciada que creï valor i que es dirigeixi a segments específics; a més, les Illes Balears disposen d'actius turístics que han de ser recuperats, valorats i potenciats.

Per acord del Consell de Direcció de l'AETIB de data 13 de gener de 2023, es va aprovar el Pla d'actuació de l'AETIB per l'any 2023.  Un dels objectius establerts és, reforçar el posicionament de Balears com a destinació líder en turisme sostenible i el desenvolupament d'una estratègia de turisme circular. Dins d'aquest objectiu està, el foment de l'oferta complementària mitjançant el posicionament de les marques de destinació en actuacions estratègiques i sostenibles.

Els patrocinis són una eina per a la millora de la destinació gràcies a la inversió en actuacions claus per l'augment de la seva competitivitat atès que permeten exercir un efecte tractor sobre la demanda turística i tenen un efecte dinamitzador de sector privat. Contribueixen a la diversificació de l'oferta de la destinació i possibiliten la generació de feina i activitat, afavorint la cohesió territorial i propiciant la desestacionalització de l'oferta complementària de la destinació.

Els grans esdeveniments, que es cerca patrocinar amb aquesta convocatòria, hauran de reportar un alt grau de satisfacció a les persones residents i als turistes, representant una experiència significativa que els faci més conscients dels problemes de la sostenibilitat i fomenti en ells unes pràctiques turístiques sostenibles.

Aquestes pràctiques van en consonància amb l'estratègia a nivell europeu i mundial que les diferents entitats tant públiques com privades estan duent a terme en els darrers anys on l'aplicació de mesures vinculades a les tres dimensions de la sostenibilitat estan presents en la seva cadena de de valor com una part més de la producció o generació del servei.  

En el nostre cas, com ens que gestiona l'Estratègia de Sostenibilitat Turística en Destinació, posam l'èmfasi en l'actuació sobre el destí tenint en compte les seves característiques i necessitats i la dirigim al conjunt de l'ecosistema turístic específic de la destinació, és per això que aquestes actuacions i iniciatives que provenen dels actors socials han de tenir un fort impacte en la millora de la competitivitat.

La voluntat de l'AETIB és que la participació en aquesta convocatòria per a la formalització de contractes privats de patrocini amb entitats privades estigui subjecta als principis de publicitat, transparència, concurrència, objectivitat, igualtat, no discriminació, eficàcia i eficiència de la utilització dels recursos públics. La participació en aquesta convocatòria suposa l'acceptació dels termes i condicions establerts, que s'annexen a aquesta resolució.

A efectes d'aquesta convocatòria, són “grans esdeveniments” aquells que presenten unes característiques diferenciadores i particulars que fan que la seva repercussió mediàtica sigui elevadíssima i amb un alt impacte respecte d'altres esdeveniments, generant una notorietat amb una gran cobertura nacional e internacional que transcendeix la comunitat local i posiciona la destinació en el top of mind del públic objectiu.

Per tant, l'AETIB considera que per poder patrocinar esdeveniments d'aquest tipus aquest han de tenir una repercussió mínima que ha d'esser molt elevades: 12 milions per a la marca Illes Balears, 6 milions per a la marca Mallorca, 2 milions per a la marca Menorca, 2,5 milions per a la marca Eivissa i 1,3 milions per a la marca Formentera (euros).

Així mateix, el pressupost destinat aquests esdeveniments també es considerablement mes elevat, per tal de fer front a una actuació tan rellevant. Per aquest motiu, s'estableixen uns pressuposts mínims molt per damunt d'altres esdeveniments: 3.000.000€ per a la marca Illes Balears, 1.500.000€  para la marca Mallorca, 500.000€ per a la marca Menorca, 625.000€ per a la marca Eivissa i 325.000€ per a la marca Formentera.

L'aportació en concepte de patrocini per part de l'AETIB no podrà superar en cap cas el 20% amb relació al pressupost de despesa de l'esdeveniment i de la despesa real efectiva i com a màxim serà de 500.000 € impostos inclosos.

La convocatòria va dirigida a les entitats privades (amb ànim de lucre o sense ànim de lucre), amb les quals l'AETIB realitzarà contractes de patrocini privat per a l'execució de l'activitat que desenvolupen, i que, per la seva importància i rellevància en quant al públic que hi participa i la seva repercussió en els mitjans de comunicació, suposaran una gran repercussió/un bon retorn publicitari de les nostres marques turístiques.

Per tot això, amb l'autorització prèvia de la despesa per a aquesta convocatòria,  s'aproven, annexos a aquesta resolució, els plecs de condicions generals de la convocatòria i els annexos que l'acompanyen.

Resolc

Primer.- Aprovar la convocatòria pública per la tramitació dels expedients de contractació que es derivin de les sol·licituds de patrocinis de grans esdeveniments amb entitats privades que generin repercussió mediàtica per a les marques de les Illes Balears i l'Agència d'Estratègia Turística de les Illes Balears (AETIB) durant l'any 2023,  que s'adjunten com ANNEX I en aquesta resolució.

Segon.-  Aprovar els plecs de condicions generals que han de regir la tramitació dels expedients de contractació que es derivin de les sol·licituds de patrocinis de grans esdeveniments amb entitats privades que generin repercussió mediàtica per a les marques de les Illes Balears i l'Agència d'Estratègia Turística de les Illes Balears (AETIB) durant l'any 2023,  que s'adjunten com ANNEX A en aquesta resolució.

Tercer.- Aprovar els annexos ANNEX 1G, ANNEX 2G, ANNEX 3G, ANNEX 4G, ANNEX 5G, ANNEX 6G,  ANNEX 7G, ANNEX 8G, ANNEX 9G, ANNEX 10G, ANNEX 11G, ANNEX B  que es troben disponibles a la pàgina web de AETIB i la seu electrònica de la CAIB.

Tercer.- Ordenar la publicació en el BOIB d'aquesta resolució.

Interposició de recursos

Contra aquesta resolució —que exhaureix la via administrativa— es pot interposar recurs potestatiu de reposició davant el president de l'AETIB en el termini d'un mes a comptar des de l'endemà de la seva publicació en el BOIB, d'acord amb el que estableixen l'article 57 de la Llei 3/2003, de 26 de març, de règim jurídic de l'Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears (BOIB núm. 44, de 3 d'abril) i l'article 123 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, de procediment administratiu comú de les administracions públiques (BOE núm. 236, de 2 d'octubre).

També es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el jutjat contenciós administratiu, en el termini de dos mesos des de l'endemà de la publicació en el BOIB, d'acord amb el que estableix l'article 46 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, de la jurisdicció contenciós administrativa.

 

Palma a data de la signatura electrònica (30 de març de 2023)

El president de l'AETIB Rubén Castro Ortega (Per Resolució del President de l'AETIB d'1 de desembre de 2022, de delegació de signatura)

 

ANNEX I Bases de la convocatòria pública per la tramitació dels expedients de contractació que es deriven de les sol·licituds de patrocinis amb entitats privades per a grans esdeveniments que generin repercussió mediàtica mínima  per a les marques de les Illes Balears i l'Agencia d'Estratègia Turística de les Illes Balears (AETIB), durant l'any 2023.

1. ÀMBIT OBJECTIU, TIPOLOGIA I NECESSITATS A SATISFER

L'objecte d'aquesta convocatòria, pública i oberta, és oferir la possibilitat de formalitzar contractes privats de patrocini amb entitats privades que duguin a terme grans esdeveniments a les Illes Balears i que generin una elevada repercussió mediàtica i notorietat per a les marques de Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera i/o Illes Balears i l'AETIB, tot millorant la competitivitat i la sostenibilitat turística de les Illes.

Aquests esdeveniments es podran desenvolupar s'hauran de iniciar dins d'un dels següents períodes: des del 25 d'abril al 30 de juny de 2023 i del 15 de setembre al 31 de desembre de 2023. Així mateix l'esdeveniment no podrà durar mes de 12 dies a comptar des de la data d'inici del mateix.

La intenció amb el patrocini d'aquests grans esdeveniments és potenciar l'estratègia turística de les Illes Balears a través de l'impuls econòmic i d'imatge de marca per tal de posicionar la destinació en el top of mind del públic objectiu. Els patrocinis d'aquests esdeveniments, que han d'estar vinculats als productes prioritaris de les Illes Balears (SETS), es converteixen en una plataforma molt útil i versàtil que permet transmetre els valors inherents a les marques turístiques de Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera i/o Illes Balears de forma dinàmica, propera i directa al públic objectiu.

Els patrocinis grans esdeveniments són una plataforma dinàmica i polivalent que permet transmetre que permet arribar al públic objectiu i transmetre els valors inherents a les marques turístiques de Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera i/o Illes Balears de forma propera i directa.

A efectes d'aquesta convocatòria, són “grans esdeveniments” aquells que presenten unes característiques diferenciadores i particulars que fan que la seva repercussió mediàtica sigui elevadíssima i amb un alt impacte respecte d'altres esdeveniments, generant una notorietat amb una gran cobertura nacional e internacional que transcendeix la comunitat local i posiciona la destinació en el top of mind del públic objectiu.

Tots els esdeveniments han d'estar sempre vinculats a una de les marques de destinació: Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera i/o Illes Balears. En el cas que l'esdeveniment es desenvolupi en més d'una illa, i compleixi amb els percentatges d'inversió indicats a l'apartat 3, es considerarà que es promociona, i per tant, es vincula a la marca Illes Balears.

Així mateix, per poder optar als patrocini, els grans esdeveniments, hauran de complir amb els següents requisits:

1.1 Requisits dels esdeveniments

Es consideren grans esdeveniments susceptibles d'obtenir patrocini aquells que compleixin tots els requisits generals següents:

A) Els que s'ajustin a la definició de grans esdeveniment.

B) Que siguin esdeveniments que el seu promotor sigui una empresa/entitat privada i/o una federació esportista.

C) Que estiguin vinculats directament a alguns dels productes estratègics (SETs) de l'AETIB i fomentin la creació, diversificació i comercialització d'alguns dels productes estratègics de l'AETIB.

D) Que incloguin el desenvolupament d'actuacions vinculades als Objectius de Desenvolupament Sostenible (ODS). Per tal que la proposta pugui ser valorada, s'estableix com a requisit que l'entitat sol·licitant indiqui a l'Annex 2G un mínim de 8 mesures relacionades amb els ODS entre les proposades per l'AETIB. Atès que aquetes mesures hauran de ser efectivament dutes a terme durant el desenvolupament de l'esdeveniment, l'AETIB comprovarà la seva correcta execució a la fase de justificació.

E) Que l'esdeveniment estigui avalat per altres entitats públiques segons es detalla a l'apartat 6.2.

F) Que l'esdeveniment s'iniciï dins un dels següents períodes: des del 25 d'abril al 30 de juny de 2023 i del 15 de setembre al 31 de desembre de 2023. Així mateix l'esdeveniment no podrà durar mes de 12 dies a comptar des de la data d'inici del mateix i sempre s'haurà de realitzar dins de l'any 2023.

G) L'àmbit territorial d'aquesta convocatòria es circumscriu als esdeveniments que es desenvolupen de forma efectiva al territori de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears.

i. En el cas d'esdeveniments esportius conformats per etapes a diferents localitzacions, on les Illes Balears són una més dins el circuit de l'esdeveniment, tan sols es podrà tenir en compte el pressupost de despesa proporcional corresponent a l'etapa que es duu a terme a les Illes.

ii. En el cas de regates, es podran patrocinar aquelles que comencin o finalitzin a un port de les Illes Balears, així com aquelles que es desenvolupin en la seva totalitat a les Illes.

iii. En el cas d'esdeveniments online, aquests estaran obligats a també desenvolupar-se física i simultàniament a una localització situada a les Illes Balears.

H) Que el nom de l'esdeveniment inclogui la marca de destinació a què es vol vincular el patrocini.

I) Que l'esdeveniment compleixi amb els requisits mínims de repercussió mediàtica i pressupost de despesa. Segons la marca a què es vinculi l'esdeveniment, els criteris són:

• Repercussió mediàtica total mínima de l'esdeveniment (RMTE) -inversió publicitària –a preu de tarifa oficial- i clipping-.
• Repercussió mediàtica en mitjans nacionals i internacionals mínima de l'esdeveniment (RMNIE) -inversió publicitària –a preu de tarifa oficial- i clipping. Fora de les Illes Balears.
• Pressupost de despesa mínim total destinat a l'execució de l'esdeveniment.

MARCA	REPERCUSSIÓ MEDIÀTICA* TOTAL MÍNIMA (RMTE)	REPERCUSSIÓ MEDIÀTICA* NACIONAL + INTERNACIONAL MÍNIMA (RMNIE)	PRESSUPOST DE DESPESA** MÍNIM
ILLES BALEARS	12.000.000 €	6.000.000 €	3.000.000 €
MALLORCA	6.000.000 €	3.000.000 €	1.500.000 €
MENORCA	2.000.000 €	1.000.000 €	500.000 €
IBIZA	2.500.000 €	1.250.000 €	625.000 €
FORMENTERA	1.300.000 €	650.000 €	325.000 €

 

*Impostos exclosos

**Impostos inclosos

 

En el cas d'esdeveniments que incloguin alguna de les accions excloses als punts 9  de l'apartat 1.2 de l'Annex I d'aquesta convocatòria, tan sols es podrà patrocinar la part de l'esdeveniment corresponent a les accions que l'AETIB pot patrocinar. Així mateix, també s'haurà d'aplicar aquest criteri al pressupost de la despesa, descomptant la part corresponent a l'acció exclosa.

L'AETIB es reserva la potestat de realitzar a posteriori una comprovació de la justificació econòmica per mostreig aleatori del total de la part econòmica, i en concret de les declaracions/certificats emesos respecte del doble finançament dels esdeveniments.

J) Entre totes les entitats organitzadores de l'esdeveniment, entre les que es trobarà l'entitat adjudicatària, es comprometen a contractar una campanya de publicitat per a la promoció i difusió de l'esdeveniment, amb la presència de les marques/logotips de l'AETIB, valorada com a mínim en un 3% sobre el pressupost previst impostos inclosos.

La valoració d'aquest percentatge es farà a preu de tarifa oficial impostos exclosos.

K) Que l'esdeveniment no rebi entre totes les entitats de caràcter públic o amb participació pública en concepte de patrocinis/ajudes/subvencions/col·laboracions un import superior al 70% amb relació a la partida de despesa real de l'esdeveniment.

L) Que l'esdeveniment no rebi cap patrocini/ajuda/col·laboració econòmica per a la publicitat o promoció d'una destinació turística diferent de les existents a la Comunitat Autònoma de les Illes Balears. 

En la fase de justificació de l'esdeveniment es comprovarà que els requisits mínims han estat assolits.

Amb el compliment d'aquests requisits, els grans esdeveniments incrementaran la qualitat de l'oferta turística i del producte turístic. Així mateix, impulsaran la competitivitat, la diversificació i el posicionament de la destinació.

1.2 Exclusions

Queden exclosos d'aquesta convocatòria aquells grans esdeveniments que no compleixin amb l'estratègia turística de l'AETIB i concretament amb els següents punts:

1.- Esdeveniments que no compleixin els requisits mínims i/o condicions establerts en aquesta convocatòria.

2.- Projectes i accions que no es puguin classificar com a grans esdeveniments.

3.- Esdeveniments amb contingut polític o religiós.

4.- Esdeveniments amb contingut discriminatori de qualsevol índole o que enalteixi actituds violentes, homòfobes, d'odi o sexistes, que atempti contra la igualtat de gènere. Aquest punt es fa extensiu a la publicitat dels esdeveniments, on queda prohibida qualsevol referència masclista, que mostri a la dona en rols i estereotips sexistes contraris als ideals de la igualtat.

5.- Esdeveniments que atemptin contra qualsevol dels principis i valors democràtics.

6.- Esdeveniments que vagin en contra de la imatge que l'AETIB vol traslladar respecte de les seves marques i les destinacions que les conformen.

7.- Patrocinis a agències de publicitat o mitjans de comunicació.

8.- Esdeveniments que rebin ajudes/col·laboracions de cases d'apostes o jocs d'atzar, begudes alcohòliques de més de 20º i marques de tabac o cigarretes electròniques. 

9.- Fires, mercats, trobades, jornades, congressos, simposis, fòrums, exposicions, tallers, workshops, fam-trips, press-trips, lliurament de premis o accions similars.

10.- Patrocinis a clubs esportius, quan aquells tinguin la finalitat de patrocinar l'equip o equips que formen part del Club.

11.- Equips esportius.

12.- Les entitats o organismes públics en general, i més concretament els que pertanyen al Govern de les Illes Balears, als Consells Insulars i a ajuntaments.

13.- Les entitats que no estiguin al corrent del pagament de les obligacions econòmiques contretes amb l'AETIB, al corrent de les obligacions tributàries amb la CAIB, amb l'Estat i amb la Seguretat Social.

14.- Els esdeveniments que en la justificació de les dues anualitats anteriors hagin incorregut en algun dels següents fets:

 

i. No justificar en temps i forma, incomplint amb les obligacions pròpies dels beneficiaris de subvencions o patrocinis atorgats per l'AETIB.

ii. Justificar menys del 50% de la repercussió mediàtica RMTIB.

 

15.- Esdeveniments que ja hagin obtingut algun patrocini/col·laboració/subvenció per part de l'AETIB per a la mateixa edició.

2.PRINCIPIS GENERALS DE LA CONVOCATÒRIA

Aquesta convocatòria pública es duu a terme sobre la base dels principis de publicitat, transparència, concurrència, objectivitat, cooperació, igualtat, no discriminació, eficàcia i eficiència en la utilització dels recursos públics per al desenvolupament de l'objecte de l'esdeveniment que millori la competitivitat turística de les Illes.

Aquesta convocatòria parteix de la base que són els promotors de l'esdeveniment qui assumeixen l'organització i els seus costos. Per això, sol·liciten una aportació per donar suport a la celebració de l'esdeveniment, ja que consideren que té repercussió turística i que l'aportació pública millorarà la rendibilitat de l'esdeveniment, en concepte d'imatge i notorietat.

3.PRESSUPOST DE LA CONVOCATÒRIA

La present convocatòria té un pressupost màxim d' 1.750.000 € (impostos inclosos) finançats de la següent forma:

• Import màxim de 1.750.000€ (impostos inclosos) al Capítol VI – Inversions Reals del pressupost de l'AETIB per a l'exercici 2023.

En el cas que la partida reservada sigui insuficient, aquesta podrà ser ampliada, a criteri de la direcció, en funció de la disponibilitat pressupostària.

Així mateix, en el cas que a data 1 de setembre de 2023 no s'hagi exhaurit la totalitat de la disponibilitat pressupostària, l'AETIB podrà disposar dels romanents, que seran destinats a altres projectes segons les necessitats, tenint en compte la partida pressupostària i capítol al que varen ser assignats.

Segons la marca a què es vincula l'esdeveniment, els imports màxims que adjudicarà l'AETIB són:

 

MARCA	% MÀXIM PATROCINI RESPECTE DEL PRESSUPOST DE DESPESA**	IMPORT** MÀXIM  DEL PATROCINI (fins a)
ILLES BALEARS*	20%	500.000 €
MALLORCA	20%
MENORCA	20%
IBIZA	20%
FORMENTERA	20%

 

*Podrà optar a estar vinculat a la marca Illes Balears només aquell esdeveniment que es desenvolupi de forma efectiva en més d'una illa. En el cas d'esdeveniments que es desenvolupen a dues illes: s'ha d'acreditar que, com a mínim un 30% del pressupost de despesa total de l'esdeveniment, es destina a accions que es desenvolupen a una illa, i un 30% com a mínim a l'altra illa. En cas de tres illes: com a mínim un 25% a cada una de les tres illes. En cas de quatre illes: com a mínim un 15% a cada una de les quatre illes.

Per a esdeveniments online, la marca de destinació serà la corresponent a la localització física on l'esdeveniment es desenvolupi de forma simultània.

**Impostos inclosos

Les entitats privades interessades a participar en aquesta convocatòria podran sol·licitar un patrocini dins dels límits establerts a la taula superior, d'acord amb l'illa/illes amb la qual es vincula l'esdeveniment a desenvolupar.

L'import del patrocini sol·licitat mai podrà superar el 20% respecte del pressupost de despesa indicat a l'Annex 1G (impostos inclosos) i tampoc podrà superar el màxim establert per marca. Així mateix, tampoc es podrà superar a la fase de justificació amb relació a la despesa real efectiva.

3.1 Territorialització

Per tal de complir amb la territorialització entre illes, es dedicarà un percentatge mínim als esdeveniments per illa, d'acord amb el següent quadre:

MALLORCA	50,92%
MENORCA	17,23%
EIVISSA	20,78%
FORMENTERA	11,07%

En cas que l'1 de maig de 2023 no s'hagin exhaurit els pressuposts corresponents als percentatges per illes, l'import romanent es destinarà als esdeveniments sol·licitants al marge d'aquesta territorialització.

4. ÀMBIT SUBJECTIU

Poden ser beneficiaris d'aquesta convocatòria pública les persones jurídiques privades organitzadores dels esdeveniments presentats que s'ajustin a l'objecte i compleixin els requisits d'aquesta convocatòria.

En aquesta convocatòria, una mateixa entitat pot presentar fins a 2 esdeveniments per marca vinculada, però mai més d'una empresa, entitat o grup empresarial pot sol·licitar patrocinis per al mateix esdeveniment.

En el supòsit que dues entitats diferents sol·licitin el patrocini per a un mateix esdeveniment, tan sols es valorarà la primera de les propostes presentades, segons el registre d'entrada, mentre que l'altra proposta en restarà exclosa.

En el supòsit d'entitats que gestionin diversos esdeveniments, han de presentar una sol·licitud per a cadascun dels esdeveniments per a què sol·licitin el patrocini, excepte si aquests conformen un programa únic de diverses actuacions.

5. SOL·LICITUD: TERMINI I LLOC DE PRESENTACIÓ

A. El termini per a la presentació de les sol·licituds de patrocini romandrà obert des de l'endemà de la publicació d'aquesta resolució al BOIB, fins exhaurir la dotació econòmica i, en qualsevol cas, fins a l'1 d'octubre de 2023.

Les entitats hauran de presentar tota la documentació necessària per a la seva tramitació amb un mínim de 60 dies naturals d'antelació a la data d'inici de l'esdeveniment i, en tot cas, sempre abans de la data límit de presentació de sol·licitud de l'1 d'octubre de 2023. La tramitació de les sol·licituds es realitzarà per ordre d'entrada al registre. En cas d'incompliment del termini, la sol·licitud restarà exclosa, a excepció de:

• Els esdeveniments que s'inicien del 25 d'abril al 15 de maig de 2023, per temes d'operativitat de la convocatòria, hauran de presentar la sol·licitud com a màxim dia 12 d'abril de 2023 (inclòs). Aquests esdeveniments tindran prioritat sobre la resta de sol·licituds i per tant, es valoraran per ordre de registre d'entrada abans dels esdeveniments amb data d'iniciació posterior.
• Els esdeveniments que s'inicien del 16 de maig al 31 de maig de 2023, per temes d'operativitat de la convocatòria, hauran de presentar la sol·licitud com a màxim dia 17 d'abril de 2023 (inclòs). Aquests esdeveniments tindran prioritat sobre la resta de sol·licituds i per tant, es valoraran per ordre de registre d'entrada abans dels esdeveniments amb data d'iniciació posterior.
• Els esdeveniments que s'inicien de l'1 de juny al 15 de juny de 2023, per temes d'operativitat de la convocatòria, hauran de presentar la sol·licitud com a màxim dia 1 de maig de 2023 (inclòs). Aquests esdeveniments tindran prioritat sobre la resta de sol·licituds i per tant, es valoraran per ordre de registre d'entrada abans dels esdeveniments amb data d'iniciació posterior.

B. Les sol·licituds s'han de presentar exclusivament de manera telemàtica, a través del tràmit específic que es posa a disposició dels interessats en la pàgina web de l'Agència Estratègica de Turisme de les Illes Balears i en la Seu Electrònica del Govern de les Illes Balears. No es consideren vàlides les sol·licituds telemàtiques a través d'un altre mitjà electrònic que no sigui el tràmit específic esmentat.

És obligatori fer un únic registre per sol·licitud. En cas de més d'un registre per sol·licitud, tan sols s'acceptarà el primer registre realitzat.  

En el cas que la documentació a lliurar superi els 10MB i/o els 10 arxius, s'haurà d'indicar a l'Annex 1G un enllaç de descàrrega que haurà d'estar operatiu com a mínim durant 60 dies, per tal de facilitar la descàrrega per part de l'AETIB.

En cas que l'enllaç de descàrrega de la documentació estigui deshabilitat dins el termini esmentat, es podrà requerir per a la seva esmena concedint-li un termini de 3 dies hàbils, a comptar des del dia següent a la recepció del requeriment, amb l'advertiment exprés que, en cas de no fer-ho així, es procedirà a valorar la sol·licitud de patrocini amb la documentació que es disposi en aquell moment, sense possibilitat d'esmena.

6. PRESENTACIÓ DE LA DOCUMENTACIÓ

Per a la presentació de la documentació, s'haurà de tenir en compte:

a) La sol·licitud ha d'anar acompanyada de la documentació que es relaciona en aquest mateix apartat corresponent a la documentació administrativa i tècnica que es revisaran en cada una de les fases. 

b) Els annexos que s'adjunten a l'Annex A dels plecs estaran a disposició dels interessats en la pàgina web de l'Agència Estratègica de Turisme de les Illes Balears i en la Seu Electrònica del Govern de les Illes Balears.

c) Els documents digitals hauran d'estar signats pel representant legal de l'entitat sol·licitant amb signatura digital vàlida (signatura electrònica), que permeti la verificació de la identitat d'aquest, a través d'un certificat qualificat que garanteixi una seguretat equivalent a la signatura manuscrita.

d) Els interessats hauran de presentar la seva sol·licitud i documentació administrativa i tècnica segons els models annexos que s'adjunten a l'Annex A dels plecs.

e) No s'acceptarà documentació manuscrita, sense format, que modifiqui o alteri l'estructura del annexos i/o amb errades, per tant, aquestes propostes seran excloses. Tampoc s'acceptaran aquelles que no utilitzin els models annexos als plecs.

f) Els esdeveniments presentats es valoraran per ordre d'entrada al registre, a excepció dels esdeveniments indicats a l'apartat 5 punt A) de l'Annex I d'aquesta convocatòria.

g) Els annexos i/o documentació administrativa i tècnica hauran d'identificar si formen part de la fase administrativa o tècnica. Per aquest motiu al principi del nom de l'arxiu s'inclourà:

• En cas dels models annexos: el propi nom de l'annex (Annex 1G, Annex 2G, Annex 7G, Annex 10G, Annex B)
• En cas d'altres documents:

i. Documents administratius: ADM

ii. Documents tècnics: TEC 

 

h) En cas de deficiències al document de sol·licitud, es podrà requerir per a la seva esmena, amb un termini de 10 dies hàbils, a comptar des del dia següent a la recepció del requeriment, amb l'advertiment exprés que, en cas de no fer-ho així, es considerarà desistida i s'arxivarà la seva sol·licitud, segons el que disposa l'article 68 de la Llei 39/2015.

i) En cas de manca d'algun document d'obligatori lliurament, administratiu o tècnic (Annex 2G, Plànol d'ubicació, Annex 7G, Annex 10G), es requerirà amb un termini de 3 dies hàbils, a comptar des del dia següent a la recepció del requeriment, conforme als apartats 6.2 i 6.3 de l'Annex I d'aquesta convocatòria. .

j) En el cas que s'esgoti el pressupost assignat i sempre que no hagi expirat la vigència de la convocatòria, poden continuar registrant-se sol·licituds en llista de reserva provisional que han de ser ateses per rigorós ordre d'entrada, supeditades al fet que es produeixin desestimacions, revocacions i/o renúncies de les sol·licituds de patrocini prèvies que puguin alliberar pressupost o bé que s'incorpori nou pressupost a la convocatòria. En cap cas la presentació d'una sol·licitud en la llista de reserva provisional no genera cap dret per al sol·licitant fins que no es resolgui la sol·licitud.

A continuació, es detalla la documentació d'obligat lliurament per a la seva tramitació.

6.1. Sol·licitud de patrocini

Les sol·licituds s'han de presentar exclusivament de manera telemàtica, a través del tràmit específic que es posa a disposició dels interessats en la pàgina web de l'Agència Estratègica de Turisme de les Illes Balears i en la Seu Electrònica del Govern de les Illes Balears. No es consideren vàlides les sol·licituds telemàtiques a través d'un altre mitjà electrònic que no sigui el tràmit específic esmentat.

La sol·licitud haurà d'incloure les dades mínimes bàsiques per poder tramitar-se, en cas que aquestes siguin insuficients, es requerirà per a la seva esmena en un termini de 10 dies hàbils a comptar des del dia següent a la recepció del requeriment amb l'advertiment exprés que, en cas de no fer-ho així, es considerarà desistida i s'arxivarà la seva sol·licitud, segons el que disposa l'article 68 de la Llei 39/2015.

El lliurament de la sol·licitud per si mateixa no serà objecte de valoració, sinó que servirà únicament com a document formal de sol·licitud.

Amb la sol·licitud es lliurarà la documentació administrativa i tècnica que a continuació es descriu i que es considera d'obligat lliurament.

6.2. Documentació Administrativa: Documentació relacionada amb l'entitat sol·licitant

En el cas de persones físiques i jurídiques espanyoles:

- ANNEX 1G: Dades fonamentals per a la tramitació. Dades de l'esdeveniment necessàries per avaluar la viabilitat de la sol·licitud.

• Nom de l'esdeveniment
• Data(es) d'execució
• Marca de destinació a què es vincula el patrocini
• Pressupost de despesa total de l'esdeveniment (impostos inclosos)
• Import sol·licitat a l'AETIB en concepte de patrocini (impostos inclosos)

Les dades contingudes en aquest document regiran la valoració de la sol·licitud i prevaldran damunt qualsevol altre document lliurat i, per tant, no es podran modificar ni esmenar. En cas de no complimentar totes les dades sol·licitades en aquest document, el patrocini quedarà exclòs.

- Fotocòpia del certificat d'inscripció al registre corresponent (registre d'associacions, registre mercantil o un altre, depenent de tipus entitat), on haurà de constar l'activitat econòmica efectivament desenvolupada a la data de la sol·licitud.

- Fotocòpia dels estatuts de l'entitat dipositats al registre esmentat, o degudament inscrits al Registre Mercantil, si n'és el cas.

- Fotocòpia de la documentació acreditativa del representant legal de l'entitat sol·licitant per actuar en nom seu, així com del seu DNI.

- Fotocòpia de la targeta d'identificació fiscal de l'entitat sol·licitant.

- Fotocòpia de l'alta de la declaració censal de l'inici de l'activitat, alta de l'IAE en què consti l'epígraf corresponent.

En virtut del Decret 6/2013, de 8 de febrer, de mesures de simplificació documental dels procediments administratius, les entitats que hagin format part d'un procés selectiu en l'AETIB poden presentar l'Annex B que s'adjunta en el qual s'ha d'indicar el número d'expedient on es troba la documentació administrativa, sempre que no hagi sofert cap modificació o la documentació presentada no hagi exhaurit la seva vigència.

La resta de documentació que a continuació es relaciona acompanyarà a la sol·licitud i serà d'obligada entrega:

- Declaració responsable de no incórrer en les prohibicions per contractar amb l'administració segons l'article 71 del LCSP.

Aquesta declaració responsable, o un altre document, ha d'incloure la manifestació expressa que l'empresa no incorre en cap dels supòsits al fet que es refereix la Llei 2/1996, de 19 de novembre, d'incompatibilitats dels membres del Govern i dels alts càrrecs de la CAIB.

- Acreditació conforme s'està al corrent de les obligacions tributàries amb l'Administració autonòmica, Estatal i la Seguretat Social, emeses pels organismes competents.

- Declaració responsable conforme s'està al corrent de pagaments amb l'AETIB així com de la justificació de contractes de patrocini amb l'AETIB anteriors. Aquesta declaració serà comprovada d'ofici per la Secció Econòmica de l'AETIB. En el cas que es constatés l'existència de deutes pendents o la incorrecta justificació sense renúncia expressa prèvia a l'inici del període de justificació, es considerarà motiu d'exclusió de la participació en la convocatòria de patrocini.

- Declaració responsable en què es faci constar si ha rebut i/o sol·licitat ajudes o col·laboracions d'institucions públiques o privades per realitzar l'esdeveniment amb el qual podrà col·laborar l'AETIB i s'ha de remetre un certificat per a cada ajuda rebuda per part de les administracions públiques, que detalli el finançament atorgat.

- Declaració responsable conforme l'entitat no té cap expedient sancionador obert amb AETIB.

- Acreditació conforme l'esdeveniment estigui avalat per corporacions locals, insulars, autonòmiques, nacionals o internacionals.

- Document acreditatiu d'estar inscrit al DRIAT (declaració responsable d'inici d'activitat turística), en el cas que l'entitat hi estigui obligada, en cas contrari haurà d'aportar declaració responsable d'aquest extrem.

- Declaració de la veracitat de les dades bancàries, que es podrà descarregar al següent enllaç:

http://www.caib.cat/govern/sac/fitxa.do?codi=1714109&coduo=32&lang=ca

En el cas de persones jurídiques no espanyoles amb activitat a Espanya:

En el supòsit que l'entitat pertanyi a un estat membre de la UE, la capacitat jurídica de l'empresa s'acreditarà mitjançant la presentació de constitució de l'entitat d'acord amb la normativa del seu país, fent constar els estatuts de la mateixa i l'acreditació corresponent, així com fotocòpia acarada del CIF, tots dos traduïts per intèrpret jurat o traducció oficial i postil·lada d'acord amb el conveni de la Haia de 1961.

En el cas que l'entitat pertanyi a un estat que no és membre de la UE,  la capacitat jurídica de l'entitat s'acreditarà, mitjançant la documentació relativa a la sucursal o filial a Espanya de l'entitat o a qualsevol país pertanyent a la Unió Europea, degudament inscrita al registre corresponent i fotocòpia compulsada del CIF. La documentació ha de presentar-se traduïda per traductor jurat.  De conformitat amb el Reglament (CE) nº 1008/2008.

En qualsevol dels dos casos anteriors, s'haurà d'acreditar la capacitat de la persona que representa l'entitat sol·licitant legalment per actuar en nom seu, així com s'haurà de presentar una còpia acarada del seu passaport/DNI/NIE, traduït per intèrpret jurat o mitjançant una traducció oficial i postil·lada d'acord amb el conveni de la Haia de 1961.

Les empreses no espanyoles d'estats membres de la Unió Europea i els restants empresaris estrangers hauran d'acreditar la documentació que acompanyarà a la sol·licitud i serà d'obligada entrega: que es detalla:

- ANNEX 1G: Dades fonamentals per a la tramitació. Dades de l'esdeveniment necessàries per avaluar la viabilitat de la sol·licitud.

•  Nom de l'esdeveniment
•  Data(es) d'execució
•  Marca de destinació a què es vincula el patrocini
•  Pressupost de despesa total de l'esdeveniment (impostos inclosos)
•  Import sol·licitat a l'AETIB en concepte de patrocini (impostos inclosos)

Les dades contingudes en aquest document regiran la valoració de la sol·licitud i prevaldran damunt qualsevol altre document lliurat i, per tant, no es podran modificar ni esmenar. En cas de no complimentar totes les dades sol·licitades en aquest document, el patrocini quedarà exclòs.

- Testimoni judicial, certificació administrativa o declaració responsable, de no incórrer en les prohibicions per contractar amb l'administració segons l'ordenament jurídic espanyol i per analogia amb l'ordenament de l'Estat a què pertany.

Aquesta declaració responsable o un altre document ha d'incloure la manifestació expressa que l'empresa no incorre en cap dels supòsits, fet al qual es refereix la Llei 2/1996, de 19 de novembre, d'incompatibilitats dels membres del Govern i dels alts càrrecs de la CAIB.

- Declaració responsable en què es faci constar si ha rebut i/o sol·licitat ajudes o col·laboracions d'institucions públiques o privades per realitzar l'esdeveniment amb el qual podrà col·laborar l'AETIB i s'ha de remetre un certificat per a cada ajuda de les administracions públiques, que detalli el finançament atorgat.

- Còpia de l'alta de la declaració censal, de l'inici d'activitat i alta de l'impost d'activitats econòmiques, o document equivalent del país d'origen. En cas de no existir documentació equivalent s'haurà de representar una declaració responsable deixant constància d'aquest fet. També haurà de constar l'activitat econòmica efectivament desenvolupada a la data de la sol·licitud.

- Acreditació que la sucursal/filial, si escau, està al corrent de les obligacions tributàries amb l'Administració autonòmica, estatal i la Seguretat Social, mitjançant la presentació de la certificació oportuna, emesa per l'òrgan competent. En cas que es tractés d'un agent autoritzat per actuar en nom de l'entitat no resident que operi mitjançant una oficina de representació, haurà d'aportar la corresponent certificació acreditativa d'estar al corrent de pagament amb l'Administració de l'estat, l'autonòmica i la Seguretat Social, emesa per l'òrgan competent.

- Declaració responsable conforme s'està al corrent de pagaments amb l'AETIB així com de la justificació de contractes de patrocini amb l'AETIB anteriors. Aquesta declaració serà comprovada d'ofici per la Secció Econòmica de l'AETIB. En el cas que es constatés l'existència de deutes pendents o la incorrecta justificació sense renúncia expressa prèvia a l'inici del període de justificació, es considerarà motiu d'exclusió de la participació en la convocatòria de patrocini.

- Acreditació conforme l'esdeveniment estigui avalat per corporacions locals, insulars, autonòmiques, nacionals o internacionals.

- Declaració de la veracitat de les dades bancàries, que es podrà descarregar al següent enllaç:

http://www.caib.cat/govern/sac/fitxa.do?codi=1714109&coduo=32&lang=ca

En virtut del Decret 6/2013, de 8 de febrer, de mesures de simplificació documental dels procediments administratius, les entitats que hagin format part d'un procés selectiu en l'AETIB poden presentar l'Annex B que s'adjunta, en el qual s'ha d'indicar el número d'expedient on es troba la documentació administrativa següent, sempre que no hagi sofert cap modificació o la documentació presentada no hagi exhaurit la seva vigència.

La "documentació administrativa" serà única en el cas que una mateixa entitat presenti diferents propostes tècniques.

6.3. Documentació tècnica

Els sol·licitants hauran de lliurar la següent documentació, que serà d'obligada entrega,  i que acompanyarà a la sol·licitud:

- ANNEX 2G: Informació de l'esdeveniment i oferta amb relació als criteris de negociació. Resum de la proposta tècnica emplenada i signada electrònicament en format PDF. Aquells criteris de negociació o qualsevol altre informació que no es detallin a l'Annex 2G no serà valorada.

A l'Annex 2G s'ha d'inserir un plànol del recinte o lloc on es desenvolupa l'esdeveniment, indicant la ubicació prevista de la marca turística i logotips institucionals complint amb el Manual d'ús de les marques de l'AETIB (en el cas de curses, també s'inclourà un plànol del recorregut amb ubicació prevista de les marques/logotips de l'AETIB).  Sense el/s plànol/s, no es podran valorar les contraprestacions, ja que forma/en part de les mateixes, per tant, és d'obligat lliurament.

A més s'haurà de lliurar la documentació que es detalla a cadascun del aparats de l'Annex 2G.

- ANNEX 10G: Òptic de la campanya publicitària fase de sol·licitud. Detall de la campanya prevista  quantificat en euros. S'haurà de indicar la previsió amb relació a la campanya de publicitat per a la promoció i difusió de l'esdeveniment amb la presència de les marques/logotips de l'AETIB ajustats a l'Annex 8G, valorada com a mínim en un 3% sobre el pressupost previst impostos inclosos, establert com a requisit mínim a l'apartat 1.1 J) de l'Annex I d'aquesta convocatòria.

En el cas que l'entitat vulgui millorar la seva oferta amb relació al mínim establert, aquesta haurà de deixar constància a l'Annex 10G mitjançant el percentatge d'inversió amb relació al pressupost de despesa.

L'import acordat com a conseqüència de la fase de negociació, serà l'import que l'entitat sol·licitant haurà de acreditar en la fase de justificació, mitjançant l'òptic real executat Annex 11G. D'aquest fet s'haurà de deixar constància a l'expedient indicant el nou percentatge mínim a justificar amb relació a la despesa real de l'esdeveniment.

- ANNEX 7G: Briefing de comunicació. Informació i estructura de continguts necessària per a la comunicació de l'esdeveniment als mitjans de comunicació de l'AETIB (en format pdf signat electrònicament). Adjunt a aquest annex s'hauran de lliurar les imatges i/o vídeos suggerits per a la seva publicació.

Aquests mitjans són:

• Els portals web illesbalears.travel / illessostenibles.travel
• Perfils promocionals en xarxes socials (facebook/twitter/instagram/youtube)
• Newsletters: AETIB News i Welcome Balears

Atesa la diversitat dels esdeveniments que es poden patrocinar, la definició o la versió definitiva dels continguts i l'abast de la seva publicació en mitjans de l'AETIB i del propi patrocinat, es fixaran pel tècnics del Servei de Comunicació de l'AETIB una vegada signat el contracte.

Aquests documents (Annex 2G, Plànol del recinte/recorregut amb ubicació prevista de marques/logotips, Annex 7G, Annex 10G) són d'obligat lliurament juntament amb la sol·licitud. En cas de no adjuntar-se algun d'ells, es requerirà a l'entitat interessada, concedint-li un termini de 3 dies hàbils, a comptar des del dia següent a la recepció del requeriment, per a la presentació de la documentació requerida, amb l'advertiment exprés que, en cas de no fer-ho així, es considerarà desistida i s'arxivarà la seva sol·licitud, segons el que disposa l'article 68 de la Llei 39/2015. En cap cas es podrà esmenar el seu contingut.

El contingut dels annexos d'obligat lliurament (Annex 2G,  Plànol del recinte/recorregut amb ubicació prevista de marques/logotips, Annex 7G, Annex 10G) no es podrà esmenar, és a dir, una vegada lliurats aquests documents, el seu contingut no es podrà modificar, a excepció de les modificacions com a conseqüència de la reunió de negociació o mitjançant aclariment;  i a excepció del canvi de la ubicació de les marques/logotips de l'AETIB al/s plànol/s a petició de l'AETIB, ja que aquest/s forma/en part de les contraprestacions. Aquestes modificacions es faran constar a l'expedient.

 

ANNEX A Plecs de condicions generals que han de regir la tramitació dels expedients de contractació que es deriven de les sol·licituds de patrocinis amb entitats privades per a grans esdeveniments que generin repercussió mediàtica mínima per a les marques de les Illes Balears i l'Agencia d'Estratègia Turística de les Illes Balears (AETIB), durant l'any 2023.

1.  PROCEDIMENT ADMINISTRATIU PER A LA FORMALITZACIÓ DELS PATROCINIS PRIVATS

La tramitació administrativa per a la formalització dels contractes de patrocini es realitzarà d'acord amb l'establert a la Instrucció 2/2018 del director gerent de l'ATB (actual AETIB) per la qual s'estableix la regulació específica i tramitació dels expedients dels contractes privats de patrocini que formalitzi l'ATB (actual AETIB) de 5 d'abril de 2018, amb la ratificació prèvia del Consell de Direcció de l'ATB (actual AETIB) de 5 d'abril de 2018.

En el cas que la sol·licitud de patrocini sigui per un import igual o inferior als 14.999,99 € (imposts exclosos), és a dir, 18.149,98€ (impostos inclosos)  es procedirà d'acord amb l'establert a l'article 118 de LCSP i la Instrucció 1/2020, del director de l'AETIB per la qual s'estableix la regulació específica i la tramitació dels expedients dels contractes menors que formalitzi l'AETIB.

En el cas que la sol·licitud de patrocini sigui per un import superior als 14.999,99 € (imposts exclosos), és a dir, 18.149,98€ (impostos inclosos), es procedirà d'acord amb el que s'estableix a la Instrucció 2/2018 del director gerent de l'ATB (actual AETIB) per la qual s'estableix la regulació específica i la tramitació dels expedients dels contractes privats de patrocini que formalitzi l'ATB (actual AETIB). En aquest cas, s'haurà d'aportar per part del sol·licitant una declaració responsable que acrediti les raons tècniques o artístiques o els motius pels quals només pugui encomanar-se a un empresari determinat.

1.1 FASE ADMINISTRATIVA: revisió de la documentació administrativa

El Servei Jurídic de l'AETIB examinarà la documentació administrativa segons l'ordre de registre d'entrada de les sol·licituds, amb l'excepció de l'establert a l'apartat 5. A) de l'Annex I de la convocatòria.

En el cas que sigui necessària l'esmena d'algun document de caràcter administratiu, l'òrgan de contractació o la unitat administrativa de contractació requerirà a l'entitat interessada, la documentació administrativa que falti, concedint-li un termini de 3 dies hàbils, a comptar des del dia següent a la recepció del requeriment, per a la presentació de la documentació requerida, amb l'advertiment exprés que, en cas de no fer-ho així, es considerarà desistida i s'arxivarà la seva sol·licitud, segons el que disposa l'article 68 de la Llei 39/2015.

El requeriment de la documentació es realitzarà per mitjans telemàtics, de manera que en quedarà constància a l'expedient.

1.2 FASE TÈCNICA: revisió de la documentació tècnica

Un cop finalitzada la revisió de la documentació administrativa, l'òrgan de contractació designarà el servei/tècnic encarregat de la revisió de la proposta tècnica, per determinar el compliment o no dels requisits tècnics exigits d'acord amb allò què s'estableix en aquests plecs.

En cas de manca d'algun document d'obligat lliurament corresponent a la documentació tècnica (Annex 2G, Plànol del recinte/recorregut amb ubicació prevista de marques/logotips, Annex 7G, Annex 10G), l'òrgan de contractació o la unitat administrativa de contractació requerirà amb un termini de 3 dies hàbils, a comptar des del dia següent a la recepció del requeriment, amb l'advertiment exprés que, en cas de no fer-ho així, es considerarà desistida i s'arxivarà la seva sol·licitud, segons el que disposa l'article 68 de la Llei 39/2015.

a) El requeriment de la documentació es realitzarà per mitjans telemàtics de manera que en quedarà constància a l'expedient.

b) Només es considerarà vàlida l'esmena de deficiències presentada a través del mitjà telemàtic específic posat a disposició dels interessats en la pàgina web de l'Agència d'Estratègia Turística de les Illes Balears i en la Seu Electrònica del Govern de les Illes Balears.

El contingut dels annexos d'obligat lliurament (Annex 2G, plànol del recinte/recorregut amb ubicació prevista de marques/logotips, Annex 7G, Annex 10G) no es podrà esmenar, és a dir, una vegada lliurats aquests documents, el seu contingut no es podrà modificar, a excepció de la , a excepció de les modificacions com a conseqüència de la reunió de negociació o mitjançant aclariment;  i a excepció del canvi de la ubicació de les marques/logotips de l'AETIB al/s plànol/s a petició de l'AETIB, ja que aquest/s forma/en part de les contraprestacions. Aquestes modificacions es faran constar a l'expedient. Aquestes modificacions es faran constar a l'expedient.

Per tal que la proposta pugui ser valorada, s'estableix com a requisit que l'entitat sol·licitant indiqui a l'Annex 2G un mínim de 8 criteris relatius als ODS proposats, en cas contrari, la sol·licitud quedarà exclosa. El compliment d'aquests criteris es comprovarà a la fase de justificació.

En el cas que l'import sol·licitat sigui superior als 14.999,99 € (imposts exclosos), és a dir 18.149,98€ (impostos inclosos), l'àrea/tècnic designat, tal com recull la Instrucció 2/2018, realitzarà un plec específic de patrocini (plec previ i plec definitiu) en funció de l'esdeveniment a patrocinar, en el qual han de quedar recollides les contraprestacions que es proposa que rebi l'AETIB en funció de l'import que es sol·licita.

Seguidament es procedirà a la valoració de l'esdeveniment segons la documentació lliurada, ateses les fases del procediment que es detallen a continuació.

1.3 FASE DE NEGOCIACIÓ: reunió de negociació

Una vegada revisada la documentació tècnica lliurada, la unitat administrativa convocarà a l'òrgan de contractació i a l'entitat sol·licitant per a una reunió de negociació prèvia a l'adjudicació i formalització del contracte, en la qual es tractaran, entre d'altres, l'oferta presentada per l'entitat sol·licitant, les contraprestacions proposades que rebrà l'AETIB, la repercussió mediàtica per la presència de les marques i l'import que finalment es proposa per a l'adjudicació. Aquests criteris estan definits a l'apartat 1.3 de l'Annex A d'aquests plecs.

En aquesta reunió hi participarà un representat de la direcció de l'AETIB en qualitat de representant d'òrgan de contractació i assistit pel servei/tècnic designat, de la Secció Econòmica i del Servei Jurídic de l'AETIB. La direcció de l'AETIB serà qui proposarà l'òrgan de contractació l'adjudicació del patrocini.

El servei/tècnic designat i el servei jurídic seran els responsables de redactar un acta que signarà l'òrgan de contractació per a deixar-ne constància a l'expedient dels acords a què han arribat, de tal forma que també constin al plec definitiu i, si es cau, al contracte.

1.3.1 Criteris de negociació

Dins de la negociació amb l'entitat sol·licitant com a mínim es negociaran els següents criteris amb relació a l'import que finalment l'òrgan de contractació proposarà per a l'adjudicació. Aquest criteris sobre els quals s'establirà la negociació són:

1. Campanya de publicitat per a la promoció i difusió de l'esdeveniment

Es negociarà prenent com a referència la proposta presentada per l'entitat que sol·licita el patrocini en relació al:

a) Pla de mitjans genèric de l'esdeveniment per a l'anualitat 2023

b) Òptic (Annex 10G) quantificat en euros.

Durant l'execució del contracte, aquesta planificació podrà sofrir canvis en la planificació inicial, encara que el percentatge d'inversió oferta no podrà disminuir. Aquest es calcularà en la justificació amb relació a la despesa real executada.

Valoració: atès que un dels requisits de la convocatòria és el compromís per part del patrocinat de contractar una campanya de publicitat per a la promoció i difusió de l'esdeveniment amb la presència de les marques/logotips justats a l'Annex 8G, valorada com a mínim en un 3% sobre el pressupost previst impostos inclosos, es valorarà la millora de l'oferta mínima establerta a la convocatòria, Annex I apartat 1.1 J)

Justificació: atesa la comprovació de l'execució del criteri de negociació relatiu “Campanya de publicitat per a la promoció i difusió de l'esdeveniment”, en la fase de justificació del contracte, s'haurà de lliurar la següent documentació amb relació a la despesa real executada:

a.1) Pla de mitjans detallat amb les accions que s'han dut a terme per a l'anualitat 2023 signat electrònicament.

b.2) Òptic real executat (Annex 11G) signat electrònicament.

2. Repercussió mediàtica total de l'esdeveniment prevista per a l'anualitat (RMTE).

Es negociarà prenent com a referència la proposta presentada per l'entitat que sol·licita el patrocini en relació a:

a) Oferta indicada a l'Annex 2G amb relació a la repercussió mediàtica total de l'esdeveniment.

b) Informe de repercussió mediàtica d'una anualitat anterior. Es defineix com a Clipping amb valor econòmic equivalent i inversió publicitària a mitjans (impresos, audiovisuals i online) –a preu de tarifa oficial- amb el valor econòmic equivalent.

Valoració: atès que un dels requisits de la convocatòria té establert un mínim de repercussió mediàtica total de l'esdeveniment per marca de destinació, es valorarà la millora de l'oferta mínima establerta en la convocatòria, Annex I apartat 1.1 I)

Justificació: atesa la comprovació de l'execució del criteri de negociació relatiu “Repercussió mediàtica total de l'esdeveniment prevista per a l'anualitat” en la fase de justificació del contracte s'haurà de lliurar la següent documentació:

a.1) Annex 3G Relació de documentació lliurada apartat a. Resum de la repercussió mediàtica: Clipping amb valor econòmic equivalent i inversió publicitària a mitjans (impresos, audiovisuals i online) –a preu de tarifa oficial- amb el valor econòmic equivalent, signat electrònicament.

b.2) Adjunt a l'Annex 3G: Dossier explicatiu i justificatiu de l'esdeveniment, signat electrònicament.

L'import acreditat podrà variar amb relació a la oferta lliurada, però en cap cas podrà inferior a aquesta.  El termes i condicions del lliurament d'aquesta documentació està definit a l'apartat 4.1 de l'Annex A d'aquests plecs.

3. Repercussió mediàtica total que s'ajusta al Manual de directrius de l'ús de les marques de l'AETIB prevista per a l'anualitat (RMTIB).

Es negociarà prenent com a referència la proposta presentada per l'entitat que sol·licita el patrocini en relació a:

a) Oferta indicada a l'Annex 2G amb relació a la repercussió mediàtica total que s'ajusta al Manual de directrius de l'ús de les marques de l'AETIB

Valoració: atès que a l'apartat 4.1.1 punt 4. de l'Annex A d'aquests plecs s'estableix com a requisit mínim de justificació per a la RMTIB* ≥ [import adjudicat (impostos inclosos) x 7] + aportacions econòmiques dels Consells Insulars i/o entitats adscrites als Consells (impostos inclosos), es valorarà la millora de l'oferta mínima esmentada. Aquesta formula es d'aplicació per a totes les marques de destinació. La valoració de la RMTIB és impostos exclosos.

Justificació: atesa la comprovació de l'execució del criteri de negociació relatiu “Repercussió mediàtica total que s'ajusta al Manual de directrius de l'ús de les marques de l'AETIB prevista per a l'anualitat” en la fase de justificació del contracte s'haurà de lliurar la següent documentació:

a.1) Annex 3G Relació de documentació lliurada apartat a. Resum de la repercussió mediàtica: Clipping amb valor econòmic equivalent i inversió publicitària a mitjans (impresos, audiovisuals i online) –a preu de tarifa oficial- amb el valor econòmic equivalent, signat electrònicament.

b.2) Adjunt a l'Annex 3G: Dossier explicatiu i justificatiu de l'esdeveniment, signat electrònicament.

L'import acreditat podrà variar amb relació a la oferta lliurada, però en cap cas podrà disminuir.  El termes i condicions del lliurament d'aquesta documentació està definit a l'apartat 4.1 de l'Annex A d'aquests plecs.

4. Pressupost de despesa previst de l'esdeveniment

Es negociarà prenent com a referència la proposta presentada per l'entitat que sol·licita el patrocini en relació a:

a)  Oferta indicada a l'Annex 2G amb relació al pressupost de despesa previst de l'esdeveniment.  

Valoració: atès que un dels requisits de la convocatòria té establert un mínim de pressupost de despesa total de l'esdeveniment per marca de destinació, es valorarà la millora de l'oferta mínima establerta en la convocatòria, Annex I apartat 1.1 I)

Justificació: atesa la comprovació de l'execució del criteri de negociació relatiu “Pressupost de despesa previst de l'esdeveniment” en la fase de justificació del contracte s'haurà de lliurar la següent documentació:

a.1) Annex 5G Declaració responsable de la memòria econòmica de l'esdeveniment, signat electrònicament.

L'import acreditat podrà variar amb relació a la oferta lliurada, però en cap cas podrà disminuir.  El termes i condicions del lliurament d'aquesta documentació està definit a l'apartat 4.3 de l'Annex A d'aquests plecs.

5. Alineació de l'esdeveniment amb els objectius de desenvolupament sostenible (ODS) i l'Agenda 2030.

Es negociarà prenent com a referència la proposta presentada per l'entitat que sol·licita el patrocini en relació a:

a) Oferta indicada a l'Annex 2G amb relació a la repercussió mediàtica total de l'esdeveniment.

Valoració: atès que un dels requisits de la convocatòria  té establert un mínim mesures de ODS que s'hauran de executar durant el desenvolupament de l'esdeveniment, es valorarà la millora de l'oferta mínima establerta a la convocatòria, Annex I apartat 1.1 D)

Justificació: atesa la comprovació de l'execució del criteri de negociació relatiu “Alineació de l'esdeveniment amb els objectius de desenvolupament sostenible (ODS) i l'Agenda 2030” en la fase de justificació del contracte s'haurà de lliurar la següent documentació:

a.1) Annex 4G Memòria acreditativa de l'aplicació de mesures de sostenibilitat, ODS i l'Agenda 2030, signat electrònicament.

El termes i condicions del lliurament d'aquesta documentació està definit a l'apartat 4.2 de l'Annex A d'aquests plecs.

6. Contraprestacions ofertes a l'AETIB

Es negociarà prenent com a referència la proposta presentada per l'entitat que sol·licita el patrocini en relació a:

a) Les contraprestacions que s'ofereixen a l'AETIB i que formaran part de l'objecte d'execució del contracte. L'oferta estarà detallada a l'Annex 2G.

b) Dins d'aquestes contraprestacions s'inclou el Plànol d'ubicació/recorregut (en el cas de ser una cursa) on haurà d'indicar la ubicació de les marques/logotips i quins s'inseriran en cadascuna de les citades ubicacions. Aquestes estaran detallades en l'Annex 2G i formaran part de l'objecte d'execució del contracte.

Valoració: atès que les contraprestacions son part de l'objecte del contracte i, per tant, part fonamental d'aquest, es valorarà la quantitat i qualitat de les accions propostes tenint el compte:

− La ubicació de les marques i logotips dins del recinte/recorregut (en cas de curses)

− El suports i mitjans de comunicació proposats

− L'àmbit mediàtic de l'esdeveniment (referit a local/regional/nacional/internacional)

− L'existència de retransmissions de l'esdeveniment

Les accions de publicitat/promoció exposades a punt 1 d'aquest apartat “Campanya de publicitat per a la promoció i difusió de l'esdeveniment” s'inclouran en aquest punt com a part de les contraprestacions ofertes per l'entitat sol·licitant. 

Justificació: atesa la comprovació de l'execució del criteri de negociació relatiu “Contraprestacions ofertes a la AETIB” en la fase de justificació del contracte s'haurà de lliurar la següent documentació:

a.1) Memòria de contraprestacions: acreditació mitjançant imatges, fotografies, captures de pantalla, peces gràfiques, originals, vídeos, àudios o qualsevol altre material que pugui acreditar l'execució de cadascuna de les contraprestacions, signat electrònicament.

b.2) Memòria de contraprestacions - el Pla d'ubicació/recorregut (en el cas de ser una cursa): fotografies, vídeos de les diferents ubicacions on s'han inserit les marques/logos de la AETIB. Si és possible també es lliuraran les peces gràfiques que s'han creat per a aquest fi, fins i tot detallant el material que s'ha editat/realitzat per a donar compliment, signat electrònicament.

7. Altres criteris rellevants que es podran tenir en compte a la reunió de negociació.

Es negociarà prenent com a referència la proposta presentada per l'entitat que sol·licita el patrocini qualsevol altre criteri que l'òrgan de contractació estimi adient amb relació a l'esdeveniment sol·licitat.

Entre d'altres, es podrà negociar: 

a) Oferta indicada a l'Annex 2G amb relació al pla de comunicació genèric de l'esdeveniment. Aquest criteri fa referència a les accions previstes incloses les retransmissions a través de mitjans de comunicació, rodes de premsa, presentacions, notes de premsa, entre d'altres, així com a totes aquelles actuacions de comunicació diferents a la “Campanya de publicitat per a la promoció i difusió de l'esdeveniment” valorada en el punt 1. 

Durant l'execució del contracte, aquesta planificació podrà sofrir canvis en la planificació inicial.

Valoració: atès que el pla de comunicació es una eina necessària per establir les línies d'actuació per arribar al públic objectiu i donar la major difusió possible a l'esdeveniment, es valorarà la quantitat i qualitat de les accions propostes.

Justificació: atesa la comprovació de l'execució del criteri de negociació relatiu “Pla de comunicació de l'esdeveniment”, en la fase de justificació del contracte, s'haurà de lliurar la següent documentació:

a.1) Pla de comunicació detallat amb les accions que s'han dut a terme per a l'anualitat 2023 incloses les retransmissions a través de mitjans de comunicació, signat electrònicament.

b)  Oferta indicada a l'Annex 2G amb relació a la comercialització de l'esdeveniment. Aquest criteri fa referència a la forma i acords de comercialització de l'esdeveniment mitjançant, entre d'altres; una plataforma online de comercialització (en cara que sigui pròpia), una agència de viatges,  col·laboració amb un touroperador  per a la creació de paquets vocacionals. Per a esdeveniments amb participació sense cost, es comptabilitzarà la inscripció online com una plataforma online de comercialització.

Valoració: atès que la comercialització de l'esdeveniment i l'existència de possibles acords amb tercers incrementen el valor d'aquest, a la vegada que l'aproximen al  públic objectiu, es valorarà la existència d'accions de comercialització i d'acords amb tercers.

Justificació: atesa la comprovació de l'execució del criteri de negociació relatiu al “comercialització de l'esdeveniment”, en la fase de justificació del contracte, s'haurà de lliurar la següent documentació:

b.1) Declaració responsable amb una descripció de les accions dutes a terme, acompanyada de captures de pantalla, fotografies, entre d'altres que acreditin aquestes accions. En el cas de tercers, una còpia del contracte o declaració responsable de l'entitat col·laboradora on es mencioni explícitament l'esdeveniment, signada electrònicament.

c) Oferta indicada a l'Annex 2G amb relació als mercats en els quals es realitza la promoció/publicitat de l'esdeveniment. Aquest criteri fa referència als mercats en els quals es realitza de forma efectiva/activa la promoció/publicitat de l'esdeveniment. És obligatori que el contingut d'aquesta sigui en l'idioma del mercat en què es realitza o en el cas que sigui en un altre idioma que es pugui justificar aquest fet. No es tindran en compte mitjans locals/provincials de les Illes Balears.

Valoració: atès que la promoció de l'esdeveniment es una eina fonamental per a donar a conèixer la destinació com a ubicació de grans esdeveniments, a més de la millor via per arribar al públic objectiu nacional e internacional no resident, es valorarà els mercats on es realitza de forma activa promoció/publicitat de l'esdeveniment

Justificació: atesa la comprovació de l'execució del criteri de negociació relatiu al “mercats en els quals es realitza la promoció/publicitat de l'esdeveniment”, en la fase de justificació del contracte, s'haurà de lliurar la següent documentació:

c.1) Declaració responsable amb una descripció de les accions/campanyes dutes a terme, acompanyada de captures de pantalla, fotografies, peces gràfiques entre d'altres que acreditin aquestes accions i l'idioma emprat, signada electrònicament.

Per finalitzar aquesta fase de negociació, i deixar constància a l'expedient de la proposta definitiva que regirà el contracte, l'AETIB notificarà per mitjans telemàtics a l'entitat sol·licitant els nous termes i condicions de la seva oferta com a conseqüència de l'esmentada negociació. L'entitat sol·licitant disposarà de tres dies hàbils, a comptar des del dia següent a la recepció de la notificació, per confirmar o corregir les noves condicions pactades a la reunió de negociació i que s'inclouran al contracte de patrocini, amb l'advertiment exprés que, en cas de no fer-ho així, es considerarà desistida i s'arxivarà la seva sol·licitud, segons el que disposa l'article 68 de la Llei 39/2015. Per realitzar aquest tràmit es complimentarà l'Annex 9G.

1.4 ADJUDICACIÓ I FORMALITZACIÓ DEL PATROCINI

D'acord amb l'establert a les instruccions internes esmentades, l'òrgan de contractació realitzarà l'adjudicació del contracte privat, i posterior formalització del contracte en el qual hi constaran les obligacions d'ambdues parts, les contraprestacions que rebrà finalment l'AETIB i la forma de justificar el patrocini en funció de les característiques de l'esdeveniment. Al contracte hi constarà expressament la cessió a l'AETIB de les imatges de l'esdeveniment per a usos no comercials.

Així mateix, en cas que l'adjudicació fos igual o superior a 14.999,99 € (impostos exclosos), s'haurà de publicar al portal de contractació de l'AETIB.

Aquest contracte haurà de signar-se en el termini màxim de 15 dies hàbils des de l'adjudicació del contracte i sempre abans de l'inici de l'esdeveniment. En cas contrari, l'AETIB podrà resoldre no portar-lo a terme.

El patrocinat facilitarà el seguiment i control del contracte signat i, concretament, de la presència de les marques a l'esdeveniment patrocinat. Per tant, s'ha de reflectir la presència de les marques/logotips d'ambdues entitats en els mitjans i materials corresponents a l'organització dels diferents actes i accions previstes a l'esdeveniment i que s'estableixen al contracte.

Les marques de l'AETIB podran figurar tant en els elements de promoció prèvia a l'esdeveniment, com en els de la promoció que es durà a terme durant el desenvolupament d'aquest, o en la repercussió posterior als diferents mitjans de comunicació.

 

​​​​​​​Així mateix, l'import d'adjudicació com a màxim estarà sempre dins els límits establerts a la convocatòria i mai podrà superar el 20% de l'import del pressupost de despesa de l'esdeveniment.  ​​​​​​​

MARCA	% MÀXIM PATROCINI RESPECTE DEL PRESSUPOST DE DESPESA*	IMPORT* MÀXIM DEL PATROCINI (fins a)
ILLES BALEARS	20%	500.000 €
MALLORCA	20%
MENORCA	20%
IBIZA	20%
FORMENTERA	20%

      *Impostos inclosos

Tots els càlculs es realitzaran tenint en compte com a màxim dos decimals.

2.  CONTRAPRESTACIÓ PER A L'AETIB

L'AETIB i l'entitat privada formalitzaran un contracte de patrocini privat en el qual es regularà la seva presència en els mitjans i materials corresponents a l'organització dels diferents actes i accions previstes en l'esdeveniment, com ara: invitacions, insercions publicitàries, panells o altres elements promocionals confeccionats amb motiu de l'esdeveniment presentat, en els quals se citarà el patrocini de l'AETIB  i es reflectiran els seus respectius logotips corporatius i marques promocionals.

L'entitat haurà d'especificar a l'Annex 2G que presenti adjunt a la sol·licitud, quines serien les contraprestacions/accions on hi seran presents les marques/logotips que determini l'AETIB, així com adjuntar un plànol del recinte o lloc on es desenvolupa l'esdeveniment, indicant la ubicació prevista de la marca turística i logotips institucionals (en el cas de curses, també s'inclourà un plànol del recorregut amb ubicació de les marques/logotips de l'AETIB).  En aquest plànol s'haurà d'indicar quines marques se inseriran a cadascuna de les ubicacions. Sense el plànol, no es podran valorar les contraprestacions, per tant, és d'obligat lliurament.

Les contraprestacions es proposaran amb relació a l'import sol·licitat a l'AETIB (Annex 1G). Aquestes es podran negociar a la fase de negociació i adequar a les necessitats de l'AETIB i, per tant, modificar la seva execució, afegir-se o retirar-se si així es troba adient per part de l'òrgan de contractació.

Així mateix, estan obligats a convidar a la direcció de l'AETIB, a més de a l'esdeveniment, a actes d'obertura i cloenda, rodes de premsa, presentacions i similars.

L'ús de les marques/logotips de l'AETIB s'ajustarà al que s'estableix a les Directrius sobre l'ús de les marques (ANNEX 8G) que formaran part del contracte. Si sorgeix qualsevol dubte, s'haurà de contactar amb la Secció d'Imatge de l'AETIB (ip@aetib.caib.es).

Totes les creativitats hauran d'integrar les marques/logotips i/o mencions, segon s'indiqui al Manual d'ús (Annex 8G).

- Marca de destinació

- Els logotips que determini l'AETIB segons pertoqui

Prèvia a la publicació del material gràfic/emissió del material audiovisual, es supervisarà per part de la Secció d'Imatge de l'AETIB, la ubicació de les marques/logotips i els esborranys de disseny. Per tant, s'haurà de remetre tota la documentació a la següent adreça electrònica  ip@aetib.caib.es per tal d'obtenir la seva conformitat.

En referencia als continguts en qualsevol mitjà/suport (incloses xarxes socials) s'haurà de remetre al Servei de Comunicació comunicacio@aetib.caib.es per tal d'obtenir la seva aprovació.

Per aquest motiu, s'haurà de lliurar tot el material a les adreces esmentades de l'AETIB, com a mínim amb 7 dies naturals d'antelació a la data prevista de publicació, sol·licitant la conformitat.

En cas de no remetre el material a l'AETIB, serà l'entitat col·laboradora qui assumeixi la responsabilitat del mateix.

En cas que l'AETIB comuniqués discrepàncies respecte a l'aplicació de les seves marques/logotips/mencions/continguts, l'entitat es compromet a realitzar les actuacions necessàries d'alteració o rectificació.

En cas de no complir amb les Directrius establertes per part de l'AETIB l'acció publicitària/promocional no es tindrà en compte a efectes de justificació, i per tant, com a repercussió mediàtica de l'esdeveniment.

3. ALINEACIÓ DE L'ESDEVENIMENT AMB ELS OBJECTIUS DE DESENVOLUPAMENT SOSTENIBLE (ODS) I L'AGENDA 2030.

El turisme es el principal motor de l'activitat econòmica de la destinació, però les Illes Balears necessiten fer una passa més i dissenyar una estratègia on la circularitat i la sostenibilitat estiguin presents a totes aquelles actuacions que formen part de la cadena de valor de la destinació, per tal de augmentar la competitivitat de la nostra destinació.

Per aquest motiu i en línia amb la Unió Europea, on l'acció es trasllada vinculada a mesures concretes, es proposen 20 mesures per al compliment per part de l'esdeveniment pel que es sol·licita el patrocini amb relació al objectius de desenvolupament sostenible (ODS) i l'Agenda 2030.

Aquest objectius s'entenen des de una triple vesant: equitat social, eficiència econòmica i conservació ambiental, on totes les entitats que conformen la destinació han de treballar de forma conjunta.

Tan sòls es valoraran aquelles propostes que detallin accions que no estiguin ja contemplades dins la normativa vigent en la matèria.

L'oferta de l'entitat sol·licitant es detallarà a l'Annex 2G. Una vegada lliurat aquest document no es podrà esmenar.

Per tal que la proposta pugui ser valorada, s'estableix com a requisit que l'entitat sol·licitant indiqui a l'Annex 2G un mínim de 8 mesures relacionades amb els ODS entre les proposades per l'AETIB. En cas contrari, la sol·licitud quedarà exclosa. El compliment d'aquestes mesures es comprovarà a la fase de justificació.

Les mesures propostes per l'AETIB nos les que es detallen a continuació:

DIM/MES		CRITERI	FORMA D'ACREDITACIÓ A LA JUSTIFICACIÓ
1	DIMENSIÓ SOCIAL	Accessibilitat universal dels participants dins un ambient inclusiu en qualsevol de les seves formes	Explicació de les actuacions dutes a terme, acompanyada de fotografies i/o suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura
2		Actuacions efectives d'integració social  que fomentin la participació igualitària i integradora a l'esdeveniment
3		Impulsar la perspectiva de gènere al desenvolupament de l'esdeveniment, fomentant de forma activa l'apoderament de la dona i les nines
4		Promoure la cultura local amb activitats dins de l'esdeveniment
5	DIMENSICIÓ ECONÒMICA	Promoure l'economia local: contractació d'empreses locals	Explicació de les contractacions realitzades i còpia d'almenys 3 factures emeses a l'esdeveniment (entitat organitzadora) per empreses locals
6		Promoure l'economia i gastronomia local: ús de productes locals Km zero (autòctons) i/o tradicionals de les Illes Balears (artesania)	Explicació dels productes locals Km zero (autòctons) i/o tradicionals que s'han emprat/inclòs a l'esdeveniment, acompanyada de factures, acords i/o de fotografies/suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura
7		Destinar com a mínim un 3% de la despesa efectiva de l'esdeveniment (Annex 5G) a accions culturals, socials o ambientals que es desenvolupin a les Illes Balears	Explicació dels projectes amb què s'ha col·laborat, així com la transferència realitzada per a cada projecte concret. El càlcul del percentatge es realitzarà amb relació a les dades facilitades a l'Annex 5G (impostos inclosos).
8	DIMENCIÓ MEDIAMBIENTAL	Pla de reciclatge i classificació de residus	Còpia del pla de reciclatge i explicació de les actuacions dutes a terme, acompanyada de fotografies i/o suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura. Per a esdeveniments amb recollida selectiva, s'haurà d'acreditar la mesura, a més, mitjançant la factura d'abonament de les taxes, si n'és el cas
9		Protecció de la biodiversitat local amb actuacions efectives de protecció de la fauna i/o flora	Explicació de les actuacions dutes a terme, acompanyada de fotografies i/o suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura
10		Protecció del medi marí i/o concretament de la posidònia oceànica
11		Ús d'energies renovables per desenvolupar l'esdeveniment	Explicació de les actuacions dutes a terme, acompanyada de fotografies i/o suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura. A més, certificat de l'instal·lador de la infraestructura/proveïdor del servei, on s'indiqui que s'ha fet ús d'energies renovables per desenvolupar l'esdeveniment i en quin percentatge respecte a la totalitat de l'energia emprada
12		Mesures d'estalvi d'aigua i/o electricitat que afectin directament l'esdeveniment i siguin mesurables	Explicació de les actuacions dutes a terme, acompanyada de fotografies i/o suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura. A més, estudi comparatiu amb relació a la darrera edició de l'esdeveniment, on es deixi constància dels estalvis realitzats, declarant la veracitat de les dades aportades.  En cas de 1ª edició de l'esdeveniment, o bé, no poder comparar-se amb l'edició anterior per motius de canvi en la ubicació de celebració de l'esdeveniment, no s'exigirà estudi comparatiu.
13		Promoure la mobilitat sostenible facilitant als participants/assistents, mitjans de transport ecològics que no utilitzin combustibles fòssils	Explicació de les actuacions dutes a terme, acompanyada de fotografies i/o suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura
14		Emprar i/o  facilitar a l'esdeveniment productes alimentaris ecològics i/o de temporada
15	MESURES DIVULGATIVES	Mesures divulgatives: divulgació dels ODS en activitats destinades als participants/assistents de l'esdeveniment	Explicació de les actuacions dutes a terme, acompanyada, si es disposa, del programa divulgatiu, formatiu o de conscienciació, així com fotografies i/o suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura
16		Mesures formatives: formació sobre els ODS en cursos o fòrums, que formin part de l'esdeveniment, destinats a professionals
17		Mesures de conscienciació: conscienciació dels ODS. El contingut de l'esdeveniment versa, en més d'un 80%, sobre la sostenibilitat
18	MESURES TECNOLÒGIQUES	Digitalització de la promoció (substitució de fulletons i cartelleria d'un ús per la promoció digital/online)	Explicació de les actuacions dutes a terme, acompanyada de captures de pantalla, documents en pdf, fotografies i/o suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura
19		Implantació d'APP pròpia o webapp pròpia de l'esdeveniment o de l'entitat sol·licitant (en aquest darrer cas, és necessari un apartat exclusiu per l'esdeveniment) amb contingut informatiu de la destinació a què es vincula l'esdeveniment	Explicació de l'APP o de la webapp, acompanyada de captures de pantalla, fotografies i/o suports audiovisuals, que demostrin que es compleix amb aquest ODS
20		Implantació de sistemes digitals efectius de mesurament de la satisfacció dels participants/assistents	Explicació dels sistemes digitals implantats, així com una memòria dels resultats obtinguts

Les mesures ofertes es podran negociar a la fase de negociació i, per tant, es podran adequar a les necessitats de l'AETIB i, per tant, modificar la seva execució o inclús retirar-se si així es troba adient per part de l'òrgan de contractació, sempre que es compleixin amb les mesures mínimes establerts a l'apartat 1.1 D) del l'annex I d'aquesta convocatòria.

4. JUSTIFICACIÓ I FORMA DE PAGAMENT

A continuació es detallen les condicions de la justificació i la forma de pagament. 

a) La justificació tècnica de l'esdeveniment, s'haurà de presentar amb anterioritat a la presentació de la factura.

b) L'aportació de l'AETIB es farà efectiva una vegada finalitzat l'esdeveniment objecte del patrocini i prèvia presentació per part de l'entitat privada d'una memòria justificativa de l'esdeveniment realitzat. No es procedirà al pagament del patrocini fins que no s'hagi complert amb la presentació de la justificació i aquesta s'hagi conformat per l'AETIB.

c) L'entitat privada haurà d'acreditar, en qualsevol cas, el compliment de les condicions relatives a la presència de les marques, econòmiques i de mesurament de resultats mitjançant el lliurament de la següent documentació:

 

DOC A LLIURAR	TIPUS DE REGISTRE	FORMAT
ANNEX 3G Relació de documentació lliurada	Registre telemàtic	Excel emplenat   PDF emplenat i amb signatura electrònica
Adjunt a l'ANNEX 3G: Dossier explicatiu i justificatiu de l'esdeveniment	Registre físic* mitjançant enviament físic a les oficines de l'AETIB o en qualsevol de les altres formes previstes a l'article 16.4 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre	Model d'instància descarregable al tràmit de la seu electrònica   Còpia del registre telemàtic   Pendrive/disc dur que inclogui el Dossier explicatiu i justificatiu de l'esdeveniment
ANNEX 4G Memòria acreditativa de l'aplicació de mesures de sostenibilitat, ODS i l'Agenda 2030.	Registre telemàtic	PDF emplenat i amb signatura electrònica
ANNEX 5G Declaració responsable de la memòria econòmica de l'esdeveniment	Registre telemàtic	PDF emplenat i amb signatura electrònica
ANNEX 6G Mesurament de resultats	Registre telemàtic	PDF emplenat i amb signatura electrònica
ANNEX 11G Òptic fase de justificació	Registre telemàtic	PDF emplenat i amb signatura electrònica

* El termini màxim de lliurament del Dossier explicatiu i justificatiu de l'esdeveniment que acompanya a l'Annex 3G serà de 10 dies hàbils a comptar des del dia següent al del registre telemàtic.

Tots els documents aniran emplenats i signats electrònicament (a excepció dels formats Excel) pel representant legal de l'entitat qui, mitjançant una declaració responsable, manifestarà la veracitat a les dades aportades als documents (Annex 3G).

d) Només es considerarà vàlida la justificació presentada a través del mitjà telemàtic específic posat a disposició dels interessats en la pàgina web de l'Agència d'Estratègia Turística de les Illes Balears i en la Seu Electrònica del Govern de les Illes Balears. A excepció de l'adjunt a l'Annex 3G, que es lliurarà tal com es descriu a l'apartat 4 c) d'aquest annex.

e) El termini màxim de presentació de la documentació justificativa és de 120 dies naturals a comptar des de l'endemà de la finalització de l'esdeveniment. En el cas que s'incompleixi aquest termini, el patrocini de l'AETIB quedarà sense efecte i no s'abonarà cap import.

f) La documentació justificativa haurà de complir amb les següents condicions per ser admesa a tràmit:

i. Classificada en carpetes per annexos.

ii. Dins dels annexos, els arxius hauran d'estar classificats per punts corresponents a l'annex i, dins de cada carpeta, les acreditacions numerades per cada acció promocional/publicitària o criteri de valoració que acrediten.

Exemple:

1. a_Memòria esdeveniment

Memòria nom esdeveniment   

2. d_Resum repercussió mediàtica

Suports Impresos

1_ Diari_Blau_211016

2_ Diari_Blau_211017

Radio i Televisió

5_ Radio_KFR 211014

iii. Tant el nom de les carpetes com dels arxius:

• Han de ser com a màxim de 25 caràcters inclosos els espais.
• No poden incloure cap símbol (*$%+-./#&·,()[]{}”=#¬)

g) L'acceptació del patrocini implica que el material gràfic, fotogràfic i audiovisual presentat a les justificacions el podrà emprar l'AETIB per a la seva difusió i ús en activitats estratègiques.

h) En cas que es detectin deficiències a la documentació justificativa lliurada, es requerirà per a la seva esmena com a màxim en tres ocasions, amb un termini màxim de 10 dies hàbils a comptar des del dia següent a l'enviament del requeriment, per a la seva esmena. Aquest procediment es farà per mitjans telemàtics, de manera que quedarà constància a l'expedient. En cas que l'esmena no sigui correcta o que no s'esmeni la documentació requerida pel servei/tècnic designat, es procedirà a la valoració de la justificació amb la informació que disposi el servei/tècnic de l'AETIB.

i) Una vegada validada la justificació tècnica, el servei/tècnic encarregat del seguiment de l'esdeveniment ho comunicarà a l'adjudicatari per a la presentació de la factura corresponent.

4.1 RESPECTE DE L'ANNEX 3G “RELACIÓ DE DOCUMENTACIÓ LLIURADA”

S'ha adjuntar en un pendrive/disc dur i remetre a les oficines de l'AETIB un dossier explicatiu i justificatiu que inclogui:

a. Memòria de l'esdeveniment

b. Reportatge fotogràfic (preferiblement en alta resolució) de l'esdeveniment

c. Material gràfic i audiovisual (preferiblement en alta resolució) realitzat durant el desenvolupament de l'esdeveniment patrocinat

d. Justificació del compliment de l'ús de les llegües oficials a l'Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears Decret 49/2018, de 21 de desembre (apartat 7 de l'Annex A d'aquests plecs)

e. Justificació de les contraprestacions indicades als plecs tècnics i/o al contracte. S'inclou el plànol del recinte on s'ha desenvolupat l'esdeveniment (i en cas de curses, també plànol del recorregut) amb la ubicació real de les marques/logotips de l'AETIB donant compliment a les contraprestacions acordades.  

f. Justificació en relació a l'apartat 5 de l'Annex A d'aquests plecs: “En concret, si l'esdeveniment disposa de pàgina web, aquesta ha d'informar al públic del recolzament financer de l'AETIB amb una menció efectiva d'aquesta.”

g. Justificació de la campanya de publicitat per a la promoció i difusió de l'esdeveniment: (adjuntar els següents documents)

• Pla de mitjans detallat amb les accions que s'han dut a terme per a l'anualitat 2023 signat electrònicament.
• Òptic real executat (Annex 11G) signat electrònicament.

h. Justificació amb relació al pla de comunicació genèric de l'esdeveniment.

• Pla de comunicació detallat

i. Justificació amb relació a la comercialització de l'esdeveniment.

• Declaració responsable amb una descripció de les accions dutes a terme
• Documentació acreditativa (segons s'indica a l'apartat 1.3.1 punt 7 b de l'Annex A d'aquests plecs)

j. Justificació amb relació als mercats en els quals s'ha realitzat la promoció/publicitat de l'esdeveniment

• Declaració responsable amb una descripció de les accions/campanyes dutes a terme
• Documentació acreditativa (segons s'indica a l'apartat 1.3.1 punt 7 c de l'Annex A d'aquests plecs)

k. Resum de la repercussió mediàtica: Clipping amb valor econòmic equivalent i inversió publicitària a mitjans (impresos, audiovisuals i online) –a preu de tarifa oficial- amb el valor econòmic equivalent.

Respecte de l'apartat k) Resum de la repercussió mediàtica, només es tindran en compte les justificacions publicades/emeses des de l'1 de gener de 2023 fins al lliurament de la documentació justificativa, sempre que vagin dirigides a promocionar l'esdeveniment patrocinat (edició 2023) i compleixin amb les Directrius sobre l'ús de les marques de l'AETIB.

Els patrocinats hauran de numerar cadascuna de les accions promocionals/publicitàries que es presentin. També hauran de fer correspondre la mateixa numeració amb la documentació acreditativa relativa al concepte descrit.

Per a cada acció noticiable a mitjans online, mitjans audiovisuals online i/o xarxes socials, a més de la captura de pantalla a la carpeta digital corresponent, s'ha d'incloure, al detall de l'Annex 3G, l'enllaç a la notícia. No es valoraran aquelles accions que no vagin acompanyades, en aquest document Annex 3G, de l'enllaç corresponent que dugui a la notícia a què fa referència.

A més hauran de adjuntar els següents annexes:

• Annex 4G Memòria acreditativa de l'aplicació de mesures de sostenibilitat, ODS i l'Agenda 2030, signat electrònicament.
• Annex 5G Declaració responsable de la memòria econòmica de l'esdeveniment, signat electrònicament.
• Annex 6G Mesurament de resultats, signat electrònicament.
• Annex 11G Òptic fase de justificació

4.1.1 La repercussió mediàtica es comptabilitzarà de la següent forma:

1. Per a tots el suports/mitjans independentment de la seva cobertura:

a. Es tindrà en compte el 100% del valor de tarifa oficial impostos no inclosos.

2. La repercussió mediàtica de les marques de les Illes Balears es divideix en:

a. Suports/mitjans nacionals i internacionals (inversió publicitària –a preu de tarifa oficial- i clipping). Repercussió fora de les Illes Balears (també s'inclou la local fora del territori de les Illes).

b. Suports/mitjans locals/autonòmics de les Illes Balears (inversió publicitària –a preu de tarifa oficial- i clipping). Repercussió a les Illes Balears.

3. La valoració  de la repercussió mediàtica es farà sobre el preu de tarifa oficial impostos no inclosos.

4. L'import a justificar amb relació a la repercussió mediàtica de les marques de les Illes Balears s'haurà de justificar de la següent forma:

a. Repercussió mediàtica total per a les marques de les Illes Balears:

RMTIB* ≥ [import adjudicat (impostos inclosos) x 7] + aportacions econòmiques dels Consells Insulars i/o entitats adscrites als Consells (impostos inclosos)

RMTIB* es defineix com la repercussió mediàtica total que s'ajusta al Manual de directrius de l'ús de les marques de l'AETIB annex a aquests plecs

El valor econòmic de la repercussió mediàtica del patrocini per a les marques de les Illes Balears (RMTIB) ha de ser igual o superior a  la suma del sèptuple de l'import adjudicat més l'aportació econòmica dels Consells Insulars i/o entitats adscrites als Consells. Aquesta valoració es farà sobre el preu de tarifa oficial impostos no inclosos.

En cas que a l'entitat sol·licitant hagi ofert a la fase negociació una millora als requisits mínims establerts a la convocatòria, el nou import mínim de RMTIB a justificar serà l'import ofert (impostos exclosos). D'aquest fet s'haurà de deixar constància per escrit a l'expedient.

b. Repercussió mediàtica en suports/mitjans nacionals i internacionals per a les marques de les Illes Balears:

RMNIIB * ≥ [import adjudicat (impostos inclosos) x 3,5] + aportacions econòmiques dels Consells Insulars i/o entitats adscrites als Consells (impostos inclosos)

RMNIIB* es defineix com la repercussió mediàtica en suports d'àmbit nacional i internacional que s'ajusta al Manual de directrius de l'ús de les marques de l'AETIB annex a aquests plecs. No es té en compte la repercussió mediàtica generada a mitjans d'àmbit balear.

El valor econòmic de la repercussió mediàtica del patrocini en suports d'àmbit nacional i internacional per a les marques de les Illes Balears (RMNIIB) ha de ser igual o superior a  la suma del triple i mig de l'import adjudicat més l'aportació econòmica dels Consells Insulars i/o entitats adscrites als Consells. Aquesta valoració es farà sobre el preu de tarifa oficial impostos no inclosos.

​​​​​​​c. És a dir, en el cas que l'esdeveniment hagi rebut altres patrocinis i/o ajudes (convenis de col·laboració, subvencions, entre d'altres) per l'esdeveniment, per part d'algun dels Consells Insulars (Mallorca, Menorca, Eivissa i/o Formentera) o entitats en què aquest hi participi, aquest import s'haurà de sumar per calcular la RMTIB i la RMTIIB.

5. L'import a justificar amb relació a la repercussió mediàtica total de l'esdeveniment s'haurà de justificar de la següent forma:

a. Repercussió mediàtica total de l'esdeveniment:

RMTE* ≥ a l'import indicat a taula de l'apartat 1.1 de l'Annex I d'aquesta convocatòria per a la marca a la que s'ha vinculat l'esdeveniment.

* RMTE es defineix com la repercussió mediàtica total de l'esdeveniment

En cas que a l'entitat sol·licitant hagi ofert a la fase negociació una millora als requisits mínims establerts a la convocatòria, el nou import mínim de RMTE a justificar serà l'import ofert (impostos exclosos). D'aquest fet s'haurà de deixar constància per escrit a l'expedient.

b. Repercussió mediàtica en suports/mitjans nacionals i internacionals de l'esdeveniment:

RMNIE ≥ a l'import indicat a taula de l'apartat 1.1  de l'Annex I d'aquesta convocatòria per a la marca a la que s'ha vinculat l'esdeveniment.

​​​​​​​* RMNIE es defineix com la repercussió mediàtica en suports d'àmbit nacional e internacional de l'esdeveniment

6. La valoració de la repercussió mediàtica en tots el casos RMTIB, RMNIB, RMTE, RMNIE és impostos exclosos.

7. Amb relació a la repercussió mediàtica per a les marques de destinació de les Illes Balears, només es tindran en compte les accions que compleixin amb les Directrius sobre l'ús de les marques de l'AETIB (Annex 8G). En cas de no complir amb les Directrius establertes per part de l'AETIB, l'acció publicitària/promocional, tan sols es podran tenir en compte com a justificació de la repercussió mediàtica de l'esdeveniment.

8. Per a cada una de les accions noticiables a mitjans online, mitjans audiovisuals online i/o xarxes socials, a més de la captura de pantalla a la carpeta digital corresponent, s'ha d'incloure, al detall de l'Annex 3G, l'enllaç a la notícia. No es valoraran aquelles accions que no vagin acompanyades, en aquest document Annex 3G, de l'enllaç corresponent que dugui a la notícia a què fa referència.

El valor econòmic de la repercussió mediàtica del patrocini ha de complir amb els requisits de justificació estipulats en aquest punt.

4.1.2 En el cas que el valor econòmic de la repercussió mediàtica sigui inferior a l'establert al contracte, l'AETIB procedirà a l'aplicació de les següents penalitats:

a) Quant sigui inferior la repercussió mediàtica total per a les marques de destinació de les Illes Balears (RMTIB) o la repercussió mediàtica en suports/mitjans nacionals i internacionals per a les marques de destinació de les Illes Balears (RMNIIB):

i. Només s'abonarà la quantitat proporcional equivalent al justificat segons el preu de tarifa oficial més impostos seguint el procediment de ponderació que es descriu a continuació i sense que es pugui superar l'import d'adjudicació ni el 20% de la despesa real efectiva de l'esdeveniment:

Es realitzarà la valoració de cada repercussió mediàtica i es plasmarà de forma percentual sobre el total que s'ha de justificar (mai podrà ser superior a 100%). Es calcularà la mitja aritmètica i el resultat percentual serà el que es prendrà com a referència per calcular la quantia proporcional equivalent al justificat. Al resultat s'aplicaran els impostos corresponents. A continuació s'exposa un exemple:

QUANTIA A ABONAR SEGONS IMPORTS JUSTIFICATS
RMTIB	RMNIIB		IMPORT A ABONAR
> 500.000 = 100%	125.000 = 50%	75%	75.000€ + impostos

 

ESTIPULAT SEGONS CONTRACTE
Import adjudicat	RMTIB	RMNIIB
100.000€	100.000* 7 = 500.000€	100.000 * 3,5 = 250.000€

b) En cas que el valor econòmic de la repercussió mediàtica (RMTIB) sigui inferior al 50%, seran d'aplicació les dues les següents penalitats:

i. La resolució del contracte.

ii. L'esdeveniment no podrà optar a cap convocatòria pública de l'AETIB (patrocinis, ajudes, subvencions, col·laboracions entre d'altres) en les dues anualitats posteriors a comptar des de l'adjudicació.

c) Quant sigui inferior la repercussió mediàtica total de l'esdeveniment (RMTE) i/o la repercussió mediàtica en suports/mitjans nacionals i internacionals de l'esdeveniment (RMNIE):

iii. No s'abonarà la quantia del patrocini atès que no compleix amb els requisits mínims establerts a l'apartat 1.1 de l'Annex I d'aquesta convocatòria.

4.1.3 En cas de no acreditar o acreditar de forma insuficient alguna contraprestació indicada al contracte, l'AETIB procedirà a l'aplicació de les següents penalitats:

a) Si l'import conformat pels tècnics amb relació a la repercussió mediàtica de les marques de l'AETIB (RMTIB i RMNIIB) compleix amb els requisits establerts al contracte, s'acceptarà d'ofici la no realització sense penalització.

b) Si l'import conformat pels tècnics amb relació a la repercussió mediàtica de les marques de l'AETIB  (RMTIB i RMNIIB)  no compleix amb els requisits establerts al contracte,s'aplicarà una penalització del 2% per cada contraprestació no acreditada. Aquest càlcul es farà amb relació a l'import (impostos inclosos) que l'AETIB tenia prevists abonar com a resultat de la revisió de la documentació justificativa i que es veurà reduït per l'aplicació de la penalització.

En cas que aquestes reduccions superin el 50% de l'import adjudicat (impostos inclosos), l'AETIB procedirà a la resolució del contracte signat sense possibilitat d'abonament de la quantia adjudicada.

4.1.4 En cas que l'entitat no pogués acreditar o no acredités de forma suficient algun dels altres criteris de negociació (definits al punt 7 de l'annex 2G), l'AETIB procedirà a l'aplicació de les següents penalitats:

a) Si l'import conformat pels tècnics amb relació a la repercussió mediàtica de les marques de l'AETIB (RMTIB i RMNIIB) compleix amb els requisits establerts al contracte, s'acceptarà d'ofici la no realització sense penalització.

b) Si l'import conformat pels tècnics amb relació a la repercussió mediàtica de les marques de l'AETIB  (RMTIB i RMNIIB)  no compleix amb els requisits establerts al contracte,s'aplicarà una penalització del 2% per cada criteri no acreditat. Aquest càlcul es farà amb relació a l'import (impostos inclosos) que l'AETIB tenia prevists abonar com a resultat de la revisió de la documentació justificativa i que es veurà reduït per l'aplicació de la penalització.

4.2 RESPECTE DE L'ANNEX 4G “MEMÒRIA ACREDITATIVA DE L'APLICACIÓ DE MESURES DE SOSTENIBILITAT, ODS I L'AGENDA 2030“

El llistat de mesures definitives, resultant de les proposades l'Annex 2G en la fase de sol·licitud i amb posterioritat negociades a la fase de negociació, s'haurà d'acreditar segons es determina a l'apartat 3 de l'Annex A d'aquests plecs.

Per aquest motiu s'haurà de lliurar l'Annex 4G “Memòria acreditativa de l'aplicació de mesures de sostenibilitat, ODS i l'Agenda 2030 “, complimentat i signat electrònicament pel representant legal de l'entitat sol·licitant.

En aquest document s'haurà d'incloure una breu explicació de la mesura realitzada, així com la pàgina del “Dossier explicatiu i justificatiu de l'esdeveniment” adjunt a l'Annex 3G on es lliura la documentació acreditativa de l'execució de la mesura.

4.2.1 En cas que l'entitat no pogués acreditar o no acredités de forma suficient alguna de les mesures  ODS, l'AETIB procedirà a l'aplicació de les següents penalitats:

a) En cas de acreditar no acreditar o acreditar de forma insuficient alguna mesura ODS presentada com a millora a les mesures ODS mínimes requisit establertes a l'apartat 1.1.D) de l'Annex I d'aquesta convocatòria, s'aplicarà una penalització del 2% per cada mesura no acreditada. Aquest càlcul es farà amb relació a l'import (impostos inclosos) que l'AETIB tenia prevists abonar com a resultat de la revisió de la documentació justificativa i que es veurà reduït per l'aplicació de la penalització.

b) En cas de acreditar no acreditar o acreditar de forma insuficient alguna mesura ODS no arribant al número mínim establert com a requisit a l'apartat 1.1.D) de l'Annex I d'aquesta convocatòria, no es podrà abonar el patrocini atès que s'ha incomplit un requisit fonamental establert a la convocatòria .

4.3 RESPECTE DE L'ANNEX 5G “DECLARACIÓ RESPONSABLE DE LA MEMÒRIA ECONÒMICA DE L'ESDEVENIMENT”

Per tal d'acreditar totes les qüestions que afecten a la despesa efectiva de l'esdeveniment, l'entitat  que rep el patrocini haurà d'acreditar mitjançant l'Annex 5G els següents termes:

a) La despesa efectiva de l'esdeveniment, l'import mínim corresponent al pressupost establert com a requisit a l'apartat 1.1 lletra I) de l'Annex I d'aquesta convocatòria, sempre segons la marca a què s'hagi vinculat el patrocini.

Així mateix, l'AETIB mai podrà abonar un import superior al 20% amb relació a la despesa real de l'esdeveniment.

En cas que a l'entitat sol·licitant hagi ofert a la fase de negociació una millora als requisits mínims establerts a la convocatòria, el nou import mínim relatiu a la despesa efectiva de l'esdeveniment a justificar serà l'import ofert (impostos inclosos) . D'aquest fet s'haurà de deixar constància per escrit a l'expedient.

b) Que l'esdeveniment no ha rebut entre totes les entitats de caràcter públic o amb participació pública en concepte de patrocinis/ajudes/subvencions/col·laboracions un import superior al 70% amb relació a la partida de despesa real de l'esdeveniment.

L'entitat adjudicatària haurà d'adjuntar a l'Annex 5G, per a cada quantia rebuda per part de les administracions i entitats públiques (s'inclouran ajudes en espècie valorades), un certificat, resolució u altre document que detalli/acrediti el finançament atorgat. En cas de no rebre cap quantia ni ajuda en espècie valorada per part de les administracions públiques s'haurà de presentar una declaració responsable deixant constància d'aquest fet.

La Secció Econòmica serà l'encarregada de revisar e informar al respecte del lliurament d'aquests certificats, podent requerir les esmenes necessàries si així ho considera. En cas de no lliurar els certificats, resolucions u altres documents que detallis/acreditis el finançament atorgat i/o en cas de no esmenar en temps i forma es procedirà a la resolució del contracte.

L'AETIB es reserva la potestat de realitzar a posteriori una comprovació de la justificació econòmica per mostreig aleatori de total la part econòmica, i en concret de les declaracions emeses respecte del doble finançament dels projectes.

4.3.1 En cas que l'entitat no pogués acreditar o no acredités de forma suficient la justificació econòmica, l'AETIB procedirà a l'aplicació de les següents penalitats:

a) En cas de no acreditar o acreditar per sota l'import corresponent a la despesa real efectiva amb relació al requisit de pressupost de despesa mínima de l'esdeveniment establerta al contracte, l'AETIB no abonarà el patrocini atès que s'ha incomplit un requisit establert  a la convocatòria.

b) En cas que l'import del patrocini superi el 20% de la despesa efectiva realitzada de l'esdeveniment, l'import a abonar es reduirà fins arribar a aquest percentatge.

c) En cas de que l'import total de les participacions/ajudes/subvencions/col·laboracions de totes les entitats (incloses en espècie) de caràcter públic o amb participació pública a l'esdeveniment sigui superior al 70% de la despesa real de l'esdeveniment, l'AETIB només abonarà l'import adjudicat fins arribar com a màxim a aquest 70% entre totes les institucions (impostos inclosos).

4.4 RESPECTE DE L'ANNEX 6G “MESURAMENT DE RESULTATS”

L'entitat que rep el patrocini haurà de lliurar l'Annex 6G emplenat amb les dades referents a l'esdeveniment i edició patrocinada per l'AETIB signat electrònicament per el responsable legal de l'entitat.

4.5 RESPECTE DE L'ANNEX 11G “ÒPTIC FASE DE JUSTIFICACIÓ”

Per tal d'acreditar l'apartat 1.1 J) de l'Annex I d'aquesta  convocatòria, l'entitat que rep el patrocini haurà de lliurar l'Annex 11G emplenat amb les dades referents a l'esdeveniment i edició patrocinada per l'AETIB signat electrònicament per el responsable legal de l'entitat.

Per a calcular el percentatge d'inversió haurà de indicar l'import corresponent a la despesa real de l'esdeveniment que haurà de coincidir al l'import indicat a l'Annex 5G. En el cas de incongruència entre ambdós documents prevaldrà l'indicat a l'Annex 5G.

L'import a justificar serà com a mínim d'un 3% sobre el pressupost previst impostos inclosos. Encara això en cas d'haver acordat un import superior com a conseqüència de la fase de negociació, serà aquest darrer l'import el qual l'entitat sol·licitant haurà de acreditar en la fase de justificació, mitjançant l'òptic real executat (Annex 11G). D'aquest fet s'haurà de deixar constància a l'expedient indicant el nou percentatge mínim a justificar amb relació a la despesa real de l'esdeveniment.

Durant l'execució del contracte, la planificació inicial podrà sofrir canvis en la seva planificació inicial, encara que el percentatge d'inversió oferta no podrà disminuir.

4.5.1 En cas que l'entitat no pogués acreditar la inversió en la campanya de publicitat, l'AETIB procedirà a l'aplicació de les següents penalitats:

a) En cas de no acreditar o acreditar per sota el percentatge corresponent a la campanya de publicitat establerta al contracte amb relació a la despesa real efectiva, l'AETIB no abonarà el patrocini atès que s'ha incomplit un requisit establert a la convocatòria .

5. PUBLICITAT DELS PROJECTES FINANÇATS PER l'AETIB

La referència als patrocinis objecte d'aquesta convocatòria en publicacions, activitats de difusió, pàgines web i en general en qualssevol mitjans de difusió ha de complir els requisits que figuren a l'Annex 8G Directrius sobre l'ús de les marques de l'AETIB a més d'estar supervisats per la secció d'Imatge de l'AETIB ip@aetib.caib.es  

Les entitats receptores dels patrocinis de l'AETIB han d'esmentar l'origen d'aquest finançament i garantir-ne la visibilitat, en particular quan promoguin les actuacions de patrocini de les marques de Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera i/o Illes Balears i AETIB, o es faciliti informació coherent, efectiva i proporcionada dirigida a múltiples destinataris, inclosos els mitjans de comunicació i el públic.

En concret, si l'esdeveniment disposa de pàgina web, aquesta ha d'informar al públic del recolzament financer de l'AETIB amb una menció efectiva d'aquesta.

Les obligacions de comunicació, publicitat i difusió dels projectes realitzats en el marc d'aquesta convocatòria i de l'ús de les marques i logotips de l'AETIB estan detallats a l'apartat 2 de l' Annex A d'aquests plecs. i a l'Annex 8G adjunt d'aquest plecs.

6. PENALITATS I CRITERIS DE GRADUACIÓ

Les penalitats que s'imposin a la contractista pels incompliments detectats han de ser proporcionals a la gravetat. Aquestes penalitats s'aplicaran d'acord amb l'establert a l'apartat 4 de l'Annex A d'aquest plecs.

Per a la interposició de les penalitats, s'han de tenir en compte el principi general de proporcionalitat i la resta de criteris de graduació següents:

a) En el cas d'execució parcial de les obligacions contingudes en la present convocatòria o en el contracte, el grau de divisibilitat de l'activitat i de la finalitat pública perseguida en cada cas.

b) En el cas d'alteració de les condicions d'execució, el grau d'incidència en la satisfacció de la finalitat essencial del patrocini.

c) En el cas d'incompliment de les obligacions de difusió publicitària a què es pugui referir la convocatòria, s'han d'aplicar les regles especials següents:

1. Si encara és possible complir els termes prevists inicialment, l'òrgan de contractació ha de requerir a l'entitat que adopti les mesures de difusió corresponents en un termini de deu dies com a màxim, i advertir-la expressament de l'obligació de reintegrar el finançament, si no les adopta.

2. Si no és possible complir els termes prevists perquè les activitats ja s'han dut a terme, l'òrgan de contractació pot establir mesures alternatives, sempre que aquestes permetin la difusió del finançament públic rebut amb el mateix abast que el que es preveia inicialment. En el requeriment que es dirigeixi a aquest efecte a l'entitat s'ha de fixar un termini de deu dies com a màxim perquè adopti les mesures i advertir-la expressament de l'obligació de reintegrar del patrocini, si no les adopta.

7. POLÍTICA LINGÜÍSTICA

En aplicació de les disposicions del Decret 49/2018, de 21 de desembre, sobre l'ús de les llegües oficials a l'Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears, la publicitat promoguda pel patrocinat en els mitjans de comunicació locals de l'àmbit de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears s'ha d'emetre normalment en català.

Així mateix, durant la celebració o execució de l'esdeveniment patrocinat, s'ha preveure i s'ha d'assegurar l'ús de la llengua catalana sense perjudici de l'ús d'altres llengües.

Per tal d'assegurar el compliment de les disposicions contingudes al Decret 49/2018, de 21 de desembre, sobre l'ús de les llengües oficials en l'Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears, se sol·licitarà a l'entitat patrocinada la presentació de documentació justificativa que acrediti l'ús del català.

8. EXTINCIÓ DEL PATROCINI I RESOLUCIÓ DEL CONTRACTE

Seran causes de extinció del patrocini de l'AETIB:

a) La falsedat de les dades aportades

b) L'extinció de la personalitat jurídica de qualsevol de les parts

c) L'acord mutu de les parts

d) L'incompliment total o parcial de totes o alguna de les condicions generals i particulars pactades

e) La realització per part del patrocinat, d'actuacions que a judici de l'AETIB, siguin contràries als objectius i finalitat de l'AETIB i que s'ajustin a l'apartat 1.2 de la convocatòria.

f) No lliurar o lliurar fora de termini la documentació justificativa del patrocini

g) L'incompliment de les mesures de seguretat sanitàries necessàries d'acord amb la normativa i recomanacions vigents durant la celebració de l'esdeveniment.

h) Fomentar actituds masclistes, homòfobes o sexistes, que atemptin contra la igualtat de gènere o qualsevol altre punt recollit a l'apartat 1.2 de l'Annex I de la convocatòria.

i) L'incompliment de les lleis i decrets vigent i que afectin directament a l'execució del patrocini, entre d'altres:

j) L'incompliment de la Llei 8/2019, de 19 de febrer, de residus i sols contaminats de les Illes Balears (art. 25, punt 4 Mesures de prevenció d'envasos)

k) L'incompliment del Decret 25/2018 de 27 de juliol, sobre la conservació de la Posidònia oceànica a les Illes Balears

l) L'incompliment del Reial decret 902/2020, de 13 d'octubre, d'igualtat retributiva entre dones i homes

m) L'incompliment del Decret 49/2018, de 21 de desembre, sobre l'ús de les llegües oficials a l'Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears

n) L'incompliment durant la vigència del contracte de la normativa nacional i de la Unió Europea en matèria de protecció de dades vigent a cada moment.

9. PRERROGATIVES DE L'ADMINISTRACIÓ

Durant la vigència del contracte, l'òrgan de contractació ostentarà respecte a aquest la prerrogativa d'interpretar-lo, resoldre els dubtes que ofereixi el seu compliment, modificar-lo per raons d'interès públic, declarar la responsabilitat imputable a l'entitat col·laboradora arran de l'execució del contracte, suspendre'l l'execució del mateix, acordar-ne la resolució i determinar-ne els efectes, de conformitat amb l'article 190 de la Llei 9/2017, de 8 de novembre, de Contractes del Sector Públic.

Els acords que adopti l'òrgan de contractació posaran fi a la via administrativa i seran immediatament executius.

Igualment, l'òrgan de contractació té les facultats d'inspecció de les activitats desenvolupades per les contractistes durant l'execució del contracte.

10. CIRCUMSTÀNCIES FORTUÏTES I/O DE FORÇA MAJOR

Ateses les circumstàncies actuals, s'estableixen els següents casos i els seus procediments d'aplicació, si n'és el cas:

- Circumstàncies fortuïtes: són aquells fets que no s'hagin pogut preveure o que tot i que hagin estat previstos, siguin inevitables.

- Força major: la generació d'aquesta circumstància imprevisible o inevitable suposa l'alteració de les condicions de l'obligació.

Dins d'aquests supòsits referits a circumstàncies fortuïtes i/o força major s'inclouen alertes sanitàries, pandèmies, tancaments d'espais aeris, tancament de fronteres i/o lliure trànsit de persones i mercaderies, declaracions d'estats d'alarma, emergència o anàlegs, atemptats terroristes, desastres naturals, entre d'altres de similars característiques.

A continuació, es determinen els procediments a seguir en cas que el desenvolupament de l'esdeveniment patrocinat es vegi afectat per una circumstància fortuïta i/o de força major.

En cas que per circumstàncies que es detallen en aquesta clàusula, les accions objecte del patrocini resultessin afectades, es podrà acordar una de les següents accions, prèvia aprovació per part de la direcció de l'AETIB:

1. En cas de cancel·lació de l'esdeveniment per circumstància fortuïta i/o força major, l'AETIB podrà abonar com a màxim un 25% de la valoració de la repercussió mediàtica amb relació a les insercions publicitàries realitzades abans de l'esdeveniment i que hagin estat efectivament abonades per l'entitat organitzadora de l'esdeveniment. Queden exclosos d'aquest punt el clipping de mitjans i els intercanvis. El procediment a seguir serà el següent:

- Sol·licitud prèvia a la direcció de l'AETIB amb una antelació mínima d'un dia laborable a la data prevista en el contracte per a la realització de l'esdeveniment. Aquesta sol·licitud anirà acompanyada d'un informe on es motivin clarament les causes que han dut a la cancel·lació de l'esdeveniment, argumentant i motivant quins fets l'han produïda i adjuntant la documentació justificativa que es consideri adient per a la justificació. En cas de considerar que no està suficientment justificada,  no s'aprovarà l'acceptació de la cancel·lació. 

- Que la direcció de l'AETIB resolgui favorablement la sol·licitud de pagament per cancel·lació i ho comuniqui en temps i forma. En cas de silenci administratiu, es dona per entesa la desestimació de la sol·licitud.

- L'entitat que rep el patrocini haurà de lliurar la documentació justificativa ajustant-se a les consideracions de l'Annex 3G. A més, adjuntarà una declaració responsable en la qual es manifesti que no han percebut cap quantia pel mateix concepte d'una altra entitat pública. En cas que sí hagin percebut una quantia, no es podrà abonar per duplicat un mateix concepte i la suma d'ambdues aportacions mai podrà ser superior al total de la repercussió mediàtica.

2. En cas de reprogramació de l'esdeveniment per circumstància fortuïta i/o força major, es podrà canviar de dates sempre que sigui dins l'any de la signatura del contracte i s'ajusti al següent procediment:

- Sol·licitud prèvia a la direcció de l'AETIB amb una antelació mínima de 3 dies laborables a la data prevista en el contracte per a la realització de l'esdeveniment. Aquesta sol·licitud anirà acompanyada d'un informe on es motivin clarament les causes que han dut a la reprogramació de l'esdeveniment, argumentant i motivant quins fets l'han produïda i adjuntant la documentació justificativa que es consideri adient per a la justificació. En cas de considerar que no està suficientment justificat, no s'aprovarà l'acceptació de la reprogramació. 

- Que la direcció de l'AETIB resolgui favorablement la sol·licitud de reprogramació i ho comuniqui en temps i forma. En cas de silenci administratiu, es dona per entesa la desestimació de la sol·licitud.

11.  PROTECCIÓ DE DADES

De conformitat amb el Reglament Europeu 2016/679 General de Protecció de dades personals i  la LO 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades personal i garantia de drets digitals, els sol·licitants queden informats i accepten el tractament de les seves dades sota la responsabilitat de l'AEITB. La finalitat d'aquest tractament és poder executar aquests ajudes de patrocini, essent necessàries pel  prestar el servei. Aquestes dades seran conservades d'acord amb els criteris d'arxiu aplicable i  seran publicades com receptor d'aquest patrocini  i d'acord amb les obligacions de transparència aplicables.

Així mateix s' informa que poden exercitar els drets d'informació, d' accés, de rectificació, de supressió, de limitació, de portabilitat, d' oposició i de no inclusió en tractaments automatitzats davant del responsable  del tractament , C / de Rita Levi, s/n 07121, ParcBit, Palma, Illes Balears o en la següent direcció de correu electrònic: dpd@aetib.caib.es.

Amb posterioritat també pot presentar una reclamació davant de l' la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) o ficar-se en contacte amb el nostre Delegat en : dpd@aetib.caib.es

12. CONFIDENCIALITAT

Qualsevol informació confidencial revelada per l'AETIB a l'entitat amb la qual es formalitzin esdeveniments objecte d'aquesta convocatòria durant la seva vigència es mantindrà amb caràcter estrictament confidencial per al receptor, que es comprometrà a utilitzar aquesta informació únicament per a la finalitat per la qual li va ser revelada per l'emissor, excepte imperatiu legal.

El receptor protegirà la informació confidencial de l'emissor contra qualsevol ús no autoritzat o revelació a tercers, de la mateixa manera que protegeix la seva informació confidencial. L'accés a aquesta informació quedarà restringit només a aquells empleats de l'entitat col·laboradora que hagin de conèixer-ho per complir amb l'esdeveniment a desenvolupar.

13. LLENGÜES D'UTILITZACIÓ EN AQUEST PROCEDIMENT

Tota la documentació administrativa i tècnica que s'ha de presentar en aquesta convocatòria ha de ser en una de les dues llengües oficials de la CAIB. En cas que la justificació (certificats d'emissió, entre d'altres) es lliuri en un idioma diferent dels oficials de la CAIB, s'haurà d'aportar una traducció jurada.

14. RÈGIM JURÍDIC APLICABLE

D'acord amb la Instrucció 2/2018 l'ATB (actual AETIB) considera com a regla general els patrocinis com un contracte privat, d'acord amb l'establert a l'article 26.2 de la Llei 9/2017, de 8 de novembre de contractes del sector públic i per aquest s'ha de regir quant a la preparació i adjudicació, en defecte de normes específiques, per la Secció 1 i 2 del Capítol I del Títol I del Llibre II d'aquest llei, i en les disposicions de desenvolupament, aplicant-se supletòriament les restants normes de dret administratiu o, si escau, les normes de dret privat, segons correspongui per raó del subjecte o entitat contractant. Quant als seus efectes i extinció, es regirà pel dret privat.

15. UTILITZACIÓ DE MITJANS TELEMÀTICS

La sol·licitud de participació en el procediment i la justificació de l'execució del contracte, com també qualsevol altra comunicació amb l'Administració, s'ha de realitzar exclusivament amb la utilització de mitjans telemàtics, d'acord amb l'article 15.3.a) de la Llei 4/2021, de 17 de desembre.

La sol·licitud de participació en el procediment i la justificació de l'execució del contracte, així com altres comunicacions amb l'Administració, s'han de realitzar per  mitjans telemàtics, d'acord amb l'article 14.3.a) de la Llei 39/2015.

Les notificacions que hagi de practicar l'Administració s'han de realitzar per mitjans telemàtics, de conformitat amb el que disposen els articles 40 i 41 de la Llei 39/2015.

ANNEXOS

ANNEX 1G Dades fonamentals per a la tramitació

ANNEX 2G Informació de l'esdeveniment i oferta amb relació als criteris de negociació

ANNEX 3G Relació de documentació lliurada

ANNEX 4G Memòria acreditativa de l'aplicació de mesures de sostenibilitat, ODS i l'Agenda 2030

ANNEX 5G Declaració responsable de la memòria econòmica de l'esdeveniment

ANNEX 6G Mesurament de resultats

ANNEX 7G Briefing de comunicació

ANNEX 8G Directrius sobre l'ús de les marques de l'AETIB

ANNEX 9G Model de confirmació dels acords de la fase de negociació

ANNEX 10G Model d'òptic fase sol·licitud

ANNEX 11G Model d'òptic fase de justificació

ANNEX B Localització de l'expedient a l'AETIB