BUTLLETÍ OFICIAL DE LES ILLES BALEARS

Antecedents

En la regulació prevista per als contractes menors en la Llei 9/2017, de 8 de novembre de contractes del sector públic (en endavant LCSP), pel que fa a la tramitació de l'expedient, en l'art. 118 s'exigeix únicament l'informe de l'òrgan de contractació que motivi la necessitat del contracte; i que s'aprovi la despesa i s'hi incorpori la factura corresponent, que ha de reunir els requisits que s'estableixen en les normes de desplegament d'aquesta Llei.

Normes com la Llei orgànica d'estabilitat pressupostària; la Llei de transparència, accés a la informació pública i bon govern; la Llei 27/2013, de racionalització i sostenibilitat de l'administració local, que modifica, entre altres, la Llei d'hisendes locals i la Llei de bases de règim local, així com la implantació, de cada vegada més accelerada, de l'administració electrònica, han provocat que s'hagi de donar una resposta de forma àgil, d'una banda, a les necessitats que es puguin plantejar des dels serveis diversos del Consell Insular de Mallorca i els ens que en depenen i, de l'altra, a una transparència total de com es gestionen aquestes necessitats.

Amb l'objectiu d'homogeneïtzar els criteris d'aplicació i interpretació de la norma entre les diferents àrees del Consell Insular de Mallorca i els ens que en depenen, es considera necessari dictar aquesta Instrucció que té per objecte, sense renunciar a l'agilitat i a la simplificació administrativa que caracteritza el procediment legalment previst per tramitar els contractes menors, establir unes garanties addicionals que reforcin els principis de llibertat d'accés a les licitacions, a la publicitat i a la transparència dels procediments, i de no discriminació i d'igualtat de tracte entre els candidats, i que contribueixin, en connexió amb l'objectiu d'estabilitat pressupostària i de control de la despesa, a utilitzar de forma eficient els fons destinats a fer obres, adquirir béns i contractar serveis, mitjançant l'exigència de la definició prèvia de les necessitats que s'han de satisfer, la salvaguarda de la lliure competència i la selecció de l'oferta econòmicament més avantatjosa.

D'altra banda, la posada en funcionament de la plataforma d'administració electrònica SECIM, permet, entre d'altres coses, utilitzar el model d'informació contractual SECA, que incorpora la informació per identificat els elements fonamentals del contracte, a més de la informació de l'àmbit pressupostari i econòmic per a una vinculació posterior de l'execució del contracte amb el procés de l'autorització de la despesa, model que està basat en el projecte CODICE (components i documents interoperables per a la contractació pública electrònica), la qual cosa permet garantir la interoperabilitat amb la Plataforma de Contractes del Sector Públic.

Fonaments

Per tot això,

Resolc

Primer. Aprovar la Instrucció per a la gestió dels expedients de contractació menor d'obres (imports inferiors a 40.000,00 €, IVA exclòs)  i subministraments i serveis (imports inferiors a 15.000 €, IVA exclòs) que diu així:

1. Objecte i àmbit d'aplicació

Aquesta Instrucció té per objecte establir les directrius per tramitar els contractes menors definits per raó de la quantia en els termes previstos en l'art. 118 de la LCSP.

El límit quantitatiu dels contractes menors establerts per a cada tipus contractual es computa dins cada exercici pressupostari, sense computar els contractes celebrats en l'exercici pressupostari anterior al corrent per al càlcul.

S'aplica al Consell de Mallorca i als organismes autònoms que en depenen.

2. Gestió dels expedients

A partir de dia 4 de juliol de 2022 totes les actuacions corresponents als contractes menors, des de la identificació de la necessitat a satisfer fins a l'arxiu de les actuacions, s'han d'elaborar i s'han de gestionar íntegrament i exclusivament i des de l'inici a través del mòdul de gestió d'expedients SEGEX-SECA de la plataforma d'administració electrònica SECIM.

3. Responsables de la tramitació

Cada departament es fa càrrec de la gestió i tramitació de les despeses que per import corresponen a una despesa menor.

Se n'exceptuen les despeses corresponents a les aplicacions pressupostàries que estan centralitzades.

Les despeses que es poden tramitar com a bestretes de caixa fixa han de seguir el procediment establert en les bases d'execució.

4. Expedient de contractació del contracte menor

4.1. Documentació de l'expedient

A. Contractes de valor estimat inferiors a 15.000,00 € (IVA exclòs) en cas de subministraments i serveis i inferiors a 40.000,00 € (IVA exclòs) en cas d'obres.

L'expedient ha de contenir:

a) Document comptable RC definitiu.

b) Informe de l'òrgan de contractació que justifiqui el següent:

• L'objecte del contracte i la justificació que aquest no s'altera, per evitar aplicar regles generals de contractació. No hi ha alteració de l'objecte del contracte quan els serveis o subministraments, de caràcter recurrent, tenen un valor estimat inferior als 3.000 euros, en còmput anual, o no superen el valor estimat de 15.000 euros, en un termini de cinc anualitats, la qual cosa permet tramitar-los com a contracte menor.
• La justificació de la necessitat del contracte i la justificació del procediment.
• Les especificacions tècniques de la prestació, lloc de prestació, responsable del contracte i forma de pagament.
• L'òrgan de contractació.
• El valor estimat, el pressupost del contracte i l'aplicació pressupostària i l'exercici pressupostari (o exercicis pressupostaris, en el cas que es tracti d'una despesa pluriennal).
• El termini de durada o d'execució del contracte.
• Les dades de l'adjudicatari i la justificació de l'elecció.

c) Sol·licitud de tres pressuposts com a mínim, feta d'acord amb el que s'especifica en el punt 4.2 d'aquesta Instrucció. Si no és possible la sol·licitud de les ofertes, s'ha d'incorporar en l'expedient la justificació motivada d'aquest extrem, emparada en aplicació dels principis d'actuació reflectits en l'art. 3 de la Llei 40/2015, d'1 d'octubre, de règim jurídic del sector públic.

d) Ofertes presentades.

e) Resolució d'aprovació del contracte menor, així com d'adjudicació i disposició de la despesa a favor del licitador seleccionat.

f) Validació del document comptable AD.

En els contractes d'obra, s'ha d'afegir, a més:

• Pressupost conformat pel personal tècnic corresponent, i projecte, si les normes específiques així ho requereixen, degudament aprovat pel conseller executiu o per la consellera executiva corresponent (art. 118.2 de la LCSP).
• Informe que acredita que el projecte es refereix a una obra completa susceptible de lliurar-se a l'ús general o al servei corresponent i, per tant, no hi ha fraccionament de l'objecte del contracte (art. 125 del RGLCSP).
• Informe de supervisió quan el treball afecta l'estabilitat, la seguretat o l'estanquitat de l'obra (art. 118.2 de la LCSP).

B. Contractes menors de valor estimat inferior a 5.000,00 € (IVA exclòs) en còmput anual, sempre que no es tramitin mitjançant bestreta de caixa fixa

L'expedient ha de tenir la mateixa documentació amb l'excepció dels tres pressupostos. El centre gestor pot adjudicar el contracte menor directament, sempre que l'adjudicatari tengui la capacitat per dur a terme l'objecte del contracte.

C. Contractes menors en els quals el valor estimat no excedeixi de 5.000 €, el pagament es verifiqui a través del sistema de bestretes de caixa fixa o un altre de similar

En aquest supòsit no s'exigeix l'informe de l'òrgan de contractació que justifiqui la necessitat del contracte i que no se n'està alterant l'objecte per tal d'evitar aplicar els llindars de l'art. 118 de la LCSP.

És suficient aprovar la despesa i aportar la factura amb els requisits que estableixen les normes de desenvolupament de la LCSP.

4.2 Sol·licitud d'ofertes

La sol·licitud d'ofertes és obligatòria per a despeses iguals o superiors a 5.000 € (IVA exclòs).

El centre gestor pot escollir una de les dues opcions:

• Sol·licitar un mínim de tres pressuposts a empreses que consideri que tenen la capacitat suficient per dur a terme l'objecte del contracte.
• Fer un anunci de licitació en la secció Contractes menors del tauler d'anuncis de l'entitat.

4.3. Presentació de les ofertes

4.3.1. Termini

• Pel que fa al termini per presentar les ofertes:
• Regla general: 5 dies hàbils comptadors des de l'endemà de la remissió de la invitació o de la publicació de l'anunci en el tauler d'edictes.
• Excepcions: Reduir-lo a 3 dies hàbils per raons d'urgència acreditada o ampliar-lo fins a 10 dies hàbils, en funció de la complexitat de l'oferta.

4.3.2. Forma

Les ofertes s'han d'ajustar al model i s'han d'acompanyar amb la documentació que s'especifica en l'anunci o en el requeriment. S'han d'incorporar en l'expedient de contractació.

4.3.3. Documentació que ha de presentar el licitador

El licitador ha de presentar:

• L'oferta
• L'empresa proposada per a l'adjudicació ha de presentar la declaració responsable en la qual manifesta que la persona signant té la representació de l'entitat, que l'entitat té capacitat d'obrar i compta amb les habilitacions professionals necessàries per fer la prestació, que no incorre en prohibicions de contractar i que està al corrent del pagament de les obligacions amb la Seguretat Social, amb l'Agència Estatal de la Administració Tributària i amb el Consell de Mallorca.

4.3.4. Lloc de presentació

La presentació de les ofertes s'ha de fer per mitjans electrònics, ja sigui en resposta al requeriment que el servei tramitador fa o a través del tràmit específic publicat en la Seu electrònica.

5. Publicació de les adjudicacions

Una vegada completat l'expedient mitjançant el mòdul SEGEX-SECA, la informació relativa al contracte es publica en la Plataforma de Contractes del Sector Públic, d'acord amb el previst en l'art. 118.6 de la LCSP.

Igualment se'n dona compte al Registre Públic de Contractes, d'acord amb l'art. 346 de la LCSP.

6. Notificacions electròniques

Les notificacions relatives als contractes menors es fan per mitjans electrònics a través del mòdul de gestió d'expedients SEGEX-SECA de la plataforma d'administració electrònica SECIM.

7. Reconeixement de les obligacions

El procediment de reconeixement de les obligacions i d'ordenació de pagaments es fa d'acord amb el que estableixen les bases d'execució del pressupost.

8. Disposició derogatòria

Queden derogades totes les disposicions que s'oposen, contradiuen o resulten incompatibles amb aquesta Instrucció i de manera expressa les següents:

• Decret de la Presidència, de 27 de juliol de 2017, pel qual s'aprova la Instrucció reguladora dels contractes menors.
• Acord del Consell Executiu, de 5 de desembre de 2012, pel qual es regula el Perfil de contractant dels òrgans de contractació del Consell de Mallorca.
• Decret de la Presidència que aprova la Instrucció per a la gestió dels expedients de contractació menor d'obres (imports inferiors a 40.000,00 €, IVA exclòs)  i subministraments i serveis (imports inferiors a 15.000 €, IVA exclòs) de dia 16 de novembre de 2021, rectificada dia 13 de gener de 2022.

Segon. Publicar el contingut d'aquest Decret en el Butlletí Oficial de les Illes Balears, que comença a vigir el mateix dia que s'hi publica.

Tercer. Donar-ne compte al Ple en la primera sessió que tengui lloc.

 

(Signat electrònicament, 30 de juny de 2022

El secretari

Antoni Benlloch Ramada)