BOLETÍN OFICIAL DE LAS ISLAS BALEARES

1. Objeto

El objeto de esta convocatoria pública y abierta, es ofrecer a entidades privadas la posibilidad de subscribir contratos privados de patrocinio para llevar a cabo en el ámbito territorial de la isla de Mallorca, de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears, o incluso nacional, eventos de relevancia en el ámbito del servicio de radiotelevisión pública, que generen un retorno publicitario mediante su repercusión mediática e influyan positivamente en la población.

La intención es fomentar la celebración de este tipo de eventos públicos para dar a conocer y promover cualquier actividad, programación, nuevos modelos de radiotelevisión o comunicación audiovisual a los participantes y conseguir más apoyos e implicación para contribuir a la mejora de la radiotelevisión pública, que se incardinen en cualquier aspecto relacionado con el ámbito competencial de la radiotelevisión pública.

La intención con el patrocinio de estos eventos con repercusión insular, balear, o nacional, es acercar el servicio público al ciudadano.

El ámbito territorial de los eventos a patrocinar será principalmente en la Isla de Mallorca, aunque se podrían patrocinar eventos de ámbito balear o nacional.

Constituye el objeto de esta convocatoria pública la selección de los proyectos y actuaciones promovidos por empresas o entidades privadas que generen un retorno publicitario para el Ens Públic de Radiotelevisió de les Illes Balears, en adelante EPRTVIB, durante el año 2024, con motivo de la ejecución de alguna o algunas de las actuaciones dirigidas a conseguir las siguientes finalidades:

Impulsar de manera directa e indirecta proyectos que persigan la promoción de cualquier aspecto que influya en el ámbito competencial de la radiotelevisión pública.

Impulsar de manera directa e indirecta proyectos que favorezcan y ayuden a mejorar la promoción del modelo, la programación y finalmente repercutan en la mejora en los niveles de las audiencias.

Se consideran acciones susceptibles de obtener patrocinio los proyectos, actuaciones, celebraciones y eventos que cumplan los requisitos que se detallan en estas bases.

La finalidad de la realización de una convocatoria abierta de acceso a contratos de patrocinio tiene por objeto la posibilidad de subscribir contratos privados de patrocinio con entidades que lleven a cabo eventos de relevancia en el ámbito de la radiotelevisión pública, que generen un retorno publicitario mediante una repercusión mediática e influyan positivamente en acercar la radiotelevisión pública al ciudadano balear, a los que el EPRTVIB da cobertura mediática mediante la radiodifusión de sus fiestas, acontecimientos, dar a conocer proyectos, actividades y servicios que gestionan, ect.

La metodología adoptada para la admisión de propuestas a lo largo del año 2024, responde a la selección de acción de acciones en función del retorno publicitario, junto con la calidad técnica del proyecto.

Requisitos

Serán eventos susceptibles de formalizar contrato de patrocinio los que cumplan los requisitos siguientes:

• Los que se ajusten a la definición de evento de relevancia en el ámbito de la radiotelevisión pública.
• Aquellos eventos cuyo promotor sea una entidad privada o entidades de carácter social.
• Y cuya temática principal tenga relación con el ámbito competencial del EPRTVIB.
• Que el evento se desarrolle entre 1 de marzo y 31 de diciembre de 2024.
•  
  Que tengan una alta repercusión en la promoción de cualquier materia competencial del EPRTVIB, aportando una mayor rentabilidad que una campaña publicitaria en sí.
• Que consigan una valoración positiva de su propuesta técnica.

1.2 Exclusiones

Quedarán excluidos de esta convocatoria:

• Eventos que no cumplan los requisitos y/o condiciones establecidas en esta convocatoria.
• Eventos de contenido religioso o político.
• Eventos que promuevan actuaciones contrarias a los principios, valores y derechos constitucionales y estatutarios.
• Eventos que parcial o totalmente estén subvencionados por otra entidad pública.
• Eventos ya realizados en el momento de presentar la solicitud o presentados fuera del plazo otorgado en el apartado 5 de estas bases.
• Eventos que no presenten la documentación necesaria para poder evaluar su propuesta de conformidad con los modelos adjuntos y aprobados junto con esta convocatoria.

2. Principios generales

Esta convocatoria pública se lleva a cabo sobre los principios de publicidad, transparencia, concurrencia, igualdad, no discriminación, eficacia y eficiencia.

El EPRTVIB no tendrá consideración de promotor del proyecto, siendo la entidad o entidades promotoras quienes asuman sus costes, su organización y cualquier responsabilidad en relación con los mismos.

3. Presupuesto

La presente convocatoria tiene un presupuesto máximo de 14.000 €, iva no incluido extraídos del presupuesto del EPRTVIB para el año 2024.

En el caso que el importe resulte insuficiente, podrá ser objeto de ampliación siempre en función de la disponibilidad presupuestaria.

4. Ámbito subjetivo

Podrán ser beneficiarios de esta convocatoria pública las entidades privadas organizadoras de los eventos presentados que se ajusten al objeto y cumplan los requisitos de esta convocatoria.

En caso de que dos o más entidades presenten solicitud para un mismo evento, se valoraran técnicamente todas las propuestas que cumplan los requisitos mínimos exigidos, y se adjudicará el evento a la mejor valorada.

En el caso de entidades que gestionen diversos eventos, deben presentar una solicitud para cada uno de los eventos para los que solicite el patrocinio, excepto si estos conforman un programa único de varias actuaciones.

Un evento podrá ser objecto de un único contrato de patrocinio por parte del EPRTVIB.

Se excluye de la convocatoria:

• Entidades que no estén al corriente del pago de las obligaciones económicas contraídas con el EPRTVIB, Administraciones Tributarias del Estado y de la Comunidad Autónoma y con la Seguridad Social.
• Entidades con expediente sancionador, de reintegro, o por no haber cumplido las obligaciones adquiridas por contrato o por cualquier otro negocio jurídico, abierto con el EPRTVIB.

5. Plazo y lugar de presentación de la documentación

La convocatoria permanecerá abierta desde el día siguiente a su publicación en el BOIB hasta el día 31 de diciembre de 2024.

En el supuesto que se agote el presupuesto actual asignado antes del 31 de diciembre, se podrá resolver la ampliación del presupuesto de esta convocatoria o bien la extinción de la misma.

Todos los eventos deberán presentar toda la documentación necesaria para su tramitación con un mínimo de 5 días naturales de antelación a la fecha de inicio del evento, y en tanto la convocatoria se dirige a personas jurídicas, deberá de presentarse a través del registro electrónico o presencial del EPRTVIB.

El registro electrónico del EPRTVIB el cual se encuentra disponible en: https://reg.redsara.es/

En cualquier caso, las solicitudes deben contener todos los datos necesarios para identificar la entidad y su representante legal y deben ir acompañadas del resto de la documentación que se indica en el apartado siguiente.

Serán excluidas las solicitudes presentadas una vez que el evento se haya realizado.

6. Solicitud y forma de presentación de la documentación

Los solicitantes deberán presentar su solicitud y documentación adjunta según el Modelo de solicitud de acciones de patrocinio promocional del EPRTVIB con todos los documentos que la acompañan y que se adjuntan a estas bases, cuyo contenido se describe a continuación:

• Solicitud de patrocinio.
• Declaración Responsable
• Características técnicas de la propuesta objeto del patrocinio
• Justificación (que deberá presentarse en un plazo que no podrá superar los 2 meses a contar desde el último día de celebración del evento).

6.1. Modelo de Solicitud.

Se realizará la petición mediante solicitud dirigida al EPRTVIB conforme al modelo, que se aprueba con estas bases y en el que se hará constar, principalmente, lo siguiente:

• Empresa o entidad solicitante
• Proyecto propuesto
• Importe total de la acción o proyecto propuesto (impuestos no incluidos). Este importe debe incluir el coste total del proyecto.
• Importe solicitado al EPRTVIB en concepto de patrocinio.

6.2. Modelo de Declaración responsable

La solicitud deberá ir acompañada de esta declaración responsable debidamente cumplimentada y firmada.

En cualquier momento del procedimiento o con posterioridad el EPRTVIB puede requerir la presentación de la documentación que considere oportuna a los efectos de verificar el contenido declarado.

Certificado de titularidad bancaria de la cuenta en la que se efectuará el pago del contrato

Características técnicas de la propuesta objeto de patrocinio

Los solicitantes deberán entregar una memoria técnica, relativa a las características de la propuesta debidamente cumplimentado y firmado.

La MEMORIA TÉCNICA:

Las entidades o empresas solicitantes deberán presentar una Memoria Técnica de la propuesta que contenga una descripción detallada de la acción o proyecto promocional que quieran llevar a cabo. Ésta deberá contener, como mínimo, lo siguiente:

• Las características del proyecto (Bloque A).
• El impacto mediático y social del proyecto (bloque B).

Características del proyecto (Bloque A)

Se evaluará, en función de las características del proyecto, su potencial retorno publicitario y beneficio sobre los objetivos de esta convocatoria.

El solicitante deberá especificar en la memoria cuáles serán las contraprestaciones en materia de publicidad, marketing, proyecciones, ediciones y / o merchandising, en el caso de que sea necesario alguna aclaración, se obliga a presentarla ante el EPRTVIB.

Los criterios específicos que a analizar son la adecuación del proyecto dentro de los objetivos y las finalidades establecidos en la base primera de esta convocatoria.

​​​​​​​Este bloque A, detallará:

• Tipo de proyecto propuesto y descripción detallada del mismo.
• Objetivo principal de la entidad.
• Colectivo o colectivos a quienes va dirigido el proyecto.
• Fecha o fechas en las que se desarrollará la acción.

El impacto mediático y social del proyecto (Bloque B)

Se centra en el impacto mediático y la repercusión social en medios on-line y off-line que el proyecto puede generar por sí mismo, así como el valor añadido que aporta para ambas entidades.

Este bloque B, detallará:

• Ruedas de prensa previstas.
• Comunicados de prensa previstos.
• Otras acciones de comunicación previstas.
• Comunicación social-media.
• Inserciones o reportajes publicitarios en revistas, prensa on-line y off-line, radio o televisión.
• Existencia / Creación de página web propia informativa y comercial, indicando URL correspondiente, idiomas utilizados, así como de la plataforma de comercialización del proyecto.
• Detalle de las contraprestaciones que recibirá el EPRTVIB y el valor económico de las mismas.
• Otras acciones relevantes.

Todos los documentos deben estar firmados por el máximo responsable de la empresa o entidad que solicita la colaboración.

7. Procedimiento de revisión y adjudicación.

El personal técnico del departamento promotor del expediente de patrocinio revisará las propuestas para determinar si cumplen o no los requisitos exigidos y realizará la propuesta al órgano de contratación, para la adjudicación del contrato e patrocinio y la formalización del mismo.

Si la solicitud no reúne los requisitos legales y los que se derivan de la presente convocatoria, se requerirá a la entidad solicitante, de acuerdo con lo que establece el artículo 68 de la Ley 39/2015, del 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas para que en un plazo no superior a 5 días hábiles, enmiende la falta o acompañe los documentos preceptivos, con la indicación que, si no lo hace, se tendrá por desistida en su petición, previa resolución expresa en los términos que establece el artículo 21 de la Ley mencionada.

Si por causa de la necesidad de enmienda de la solicitud no se dispusiera de plazo suficiente para su análisis y formalización del contrato se tendrá por desestimada la solicitud.

Los proyectos presentados serán objeto de valoración por parte del EPRTVIB en base a los criterios de idoneidad establecidos en estas bases, por orden de entrada en el registro del EPRTVIB.

Examinada la documentación, subsanadas las enmiendas y realizadas las aclaraciones, en su caso, se realizará la propuesta que corresponda, sea de desestimación o estimación motivades debidamente por el departamento promotor, la propuesta de estimación incluirá la propuesta al órgano de contratación de firma del contrato privado de patrocinio de conformidad con lo establecido en estas bases.

7.1. Adjudicación y formalización del patrocinio

El órgano de contratación adjudicará el contrato privado y, posteriormente, formalizará el contrato en el que constarán las obligaciones de ambas partes, las contraprestaciones que recibirá el EPRTVIB y la forma de justificar el patrocinio (Anexo 6)

El contrato se firmará en el plazo máximo de 3 días naturales desde el momento en que se adjudique y siempre antes del evento, en caso contrario el EPRTVIB podrá resolver no continuar con el patrocinio.

En el contrato deberá constar como mínimo: la coordinación de las acciones, los términos específicos de uso de la marca de destino, los logos y distintivos, las responsabilidades, la gestión de las acciones y la metodología de trabajo que se establecerán.

El patrocinado facilitará el seguimiento y control del contrato firmante y, concretamente de la presencia de las marcas en la acción patrocinada, especialmente en los soportes promocionales / publicitarios, incluyendo la forma y orden de logotipos, las comunicaciones con los medios y sus contenidos y el material a utilizar o editar, ya sea en soporte papel o digital.

La tramitación administrativa para la formalización de los contratos de patrocinio se hará conforme a la tramitación del contrato menor y de acuerdo con la normativa aplicable y los modelos del EPRTVIB, sustituyéndose la obligación de aportar tres presupuestos por la publicación de esta convocatoria.

8. Obligaciones de la entidad adjudicataria del patrocinio y contraprestación para el EPRTVIB.

El EPRTVIB y la entidad adjudicataria formalizaran el contrato privado de patrocinio. En este contrato se regulará la presencia del EPRTVIB en todos los medios y materiales correspondientes al evento, incluyendo detalle de los diferentes actos y acciones previstas tales como programas, invitaciones, inserciones publicitarias, paneles u otros elementos promocionales, habiéndose de incluir en ellos la colaboración del EPRTVIB reflejando su logotipo corporativo. se deberá reflejar los logotipos corporativos y la marca promocional.

Asimismo, la entidad debe publicar un banner con el logo del EPRTVIB, en la web o cualquier espacio digital propio del evento que redirija a la web del EPRTVIB. Además, deberá mencionarse en toda cuña publicitaria del evento la condición de colaborador/patrocinador del EPRTVIB.

La entidad adjudicataria comunicará al EPRTVIB de forma inmediata la realización de estas actuaciones, pudiendo el EPRTVIB comunicar discrepancias respecto de la aplicación de su marca, obligándose la entidad a realizar las actuaciones necesarias para su modificación o rectificación.

La entidad tiene que especificar en la memoria que presente con la solicitud (Anexo 1) cuales son las contraprestaciones en las que estará presente el EPRTVIB y el valor económico en materia de publicidad, marketing, proyecciones, ediciones y merchandising.

La entidad patrocinada tiene que ceder expresamente las imágenes del proyecto al EPRTVIB para usos no comerciales.

Por último, la dirección del EPRTVIB deberá ser invitada a actos de apertura, clausura, ruedas de prensa, presentaciones y similares. Esta presencia no será medible a efectos de valoración del retorno publicitario.

La entidad deberá acreditar, en cualquier caso, el cumplimiento de las condiciones relativas a la presencia de marca del EPRTVIB mediante la entrega de dos copias, una en soporte papel y otra en formato digital, de un dossier explicativo y justificativo con una memoria que incluya un reportaje fotográfico, un completo “clipping” con valor publicitario equivalente, en su caso, de varios medios (impresos, audiovisuales y on-line), así como el material gráfico y audiovisual realizado durante el desarrollo del evento patrocinado. Esto incluye tanto imágenes relevantes del proyecto como testimoniales de las personas participantes y del público asistente que acredite su ejecución de acuerdo con lo establecido en el contrato que se firme y refleje el cumplimiento de las obligaciones acordadas.

9. Justificación del proyecto y pago

9.1. Justificación

La entidad promotora del evento patrocinado deberá acreditar que se cumplen las condiciones relativas a la presencia de la marca en el mismo.

Para ello, deberá cumplimentar el Modelo de Justificación que se aprueba y adjunta a esta convocatoria y presentarlo en el plazo máximo de 2 meses desde la finalización del evento.

La siguiente documentación se presentará a través del registro electrónico del EPRTVIB. En caso de que exceda el tamaño soportado, se presentará por memoria USB, conjuntamente a la instancia presentada electrónicamente con la indicación de que por exceso de tamaño se presenta por esta vía.

a) Memoria del evento con resumen de la acción

b) Declaración responsable del presupuesto efectivamente liquidado y documentación acreditativa.

c) Reportaje fotográfica con especial interés de las acciones publicitarias del EPRTVIB

d) Resumen de la repercusión mediática y coste total de la misma.

El valor económico de la repercusión mediática del patrocinio para el EPRTVIB, debe ser igual o superior a la cantidad otorgada.

En caso de que el valor económico sea inferior, se considerará incumplido el contrato.

Para la acreditación del coste total, se verificará conforme a la información aportada en el anexo 4. Lo que se valorará será el coste total del presupuesto efectivamente liquidado en publicidad y marketing de las acciones publicitarias del evento en los que se haga mención de la condición de patrocinador/ colaborador del EPRTVIB.

9.2. Pago

Una vez validada la justificación, el EPRTVIB comunicará a la entidad adjudicataria que presente la factura a través de la plataforma FACE para poder pagar el patrocinio.

10. Extinción del patrocinio

Son causas de extinción del patrocinio:

• La falsedad de los datos aportados.
• La extinción de la personalidad jurídica de cualquiera de las partes.
• Acuerdo mutuo de las partes.
• La realización por parte de la entidad patrocinada de actuaciones contrarias a los objetivos y a las finalidades del EPRTVIB.
• Incumplimiento de las contraprestaciones recogidas en estas bases o las pactadas con el EPRTVIB.
• No entregar o entregar fuera de plazo la documentación justificativa del patrocinio.

Cuando se considere que en el evento la acción supone publicidad negativa de la imagen del EPRTVIB.

11. Protección de datos

Los datos personales facilitados durante la tramitación de esta convocatoria o durante su ejecución, serán tratados de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en cuanto al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE, y la legislación vigente en materia de protección de datos. La finalidad del tratamiento y la base jurídica para este tratamiento es la tramitación de la presente convocatoria y su posterior ejecución. El responsable del tratamiento es el Ente Público de Radiotelevisión de las Islas Baleares. La EPRTVIB ha nombrado un delegado de protección de datos externo a través del cual se resolverán las quejas, reclamaciones y sugerencias relativas al tratamiento de datos personales y a su ejercicio.

Los datos personales se cederán o se podrán ceder en determinados casos a la Junta Consultiva de Contratación Administrativa de la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares, la Junta Consultiva de Contratación Pública del Estado, la Plataforma de Contratación del Sector Público, el Tribunal Administrativo Central de Recursos Contractuales u órgano autonómico equivalente, el Tribunal de Cuentas, la Sindicatura de Cuentas de las Islas Baleares, la dirección general competente en materia del tesoro de la Comunidad Autónoma, la Intervención General de la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares, la dirección general competente en materia de transparencia de la Comunidad Autónoma, la dirección general competente en materia de fondos europeos de la Comunidad Autónoma, el Consejo Consultivo de las Islas Baleares, la Dirección de la Abogacía de la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares, el Instituto de Estudios Autonómicos, la Comisión para la Resolución de Reclamaciones en materia de acceso a la información pública, el Parlamento de las Islas Baleares, la Oficina Independiente de Regulación y Supervisión de la Contratación u órgano autonómico equivalente, la Oficina de Prevención y Lucha Contra la Corrupción en las Islas Baleares, la Agencia Estatal de Administración Tributaria, la Agencia Tributaria de las Islas Baleares, la Tesorería General de la Seguridad Social, el Diari Oficial de la Unió Europea, el Boletín Oficial del Estado, el Boletín Oficial de las Islas Baleares, las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, el Ministerio Fiscal, los órganos judiciales y la Comisión Europea.

Los datos se conservarán permanentemente. No se prevé la existencia de decisiones automatizadas.

En cuanto al ejercicio de derechos y reclamaciones, la persona afectada por el tratamiento de datos personales puede ejercer sus derechos de información, de acceso, de rectificación, de supresión, de limitación, de portabilidad, de oposición y de no inclusión en tratamientos automatizados, e, incluso, de retirar el consentimiento, en su caso, en los términos que establece el Reglamento citado, ante el responsable del tratamiento, mediante el envío de un mail a protecciodedades@ib3tv.com y señalando claramente el derecho que ejerce (información, oposición, limitación del tratamiento, etc)

Con posterioridad a la respuesta del responsable o y no hubiera respondido en el plazo de un mes, podrá presentar la "Reclamación de tutela de derechos" ante la Agencia Española de Protección de Datos.

12. Confidencialidad

Cualquier información confidencial revelada por el EPRTVIB a la entidad con la que se formalicen acciones objeto de esta convocatoria durante su vigencia se mantendrá con carácter estrictamente confidencial para el receptor, que se comprometerá a utilizar esta información únicamente para la finalidad para la que le fue revelada por el emisor, salvo imperativo legal.

El receptor protegerá la información confidencial del emisor contra cualquier uso no autorizado o revelación a terceros, de la misma manera que protege su información confidencial. El acceso a esta información quedará restringido sólo a aquellos empleados de la entidad colaboradora que deban conocerlo para cumplir con el proyecto a desarrollar.

13. Jurisdicción competente

Los contratos formalizados entre el EPRTVIB y la entidad pertinente tendrán el carácter de privados, y su preparación y adjudicación se regirán por el régimen contenido sustancialmente en el artículo 26 de la LCSP, y en cuanto a su extinción y efectos, por las normas de derecho privado. En consecuencia, serán competentes los juzgados y tribunales de la jurisdicción contencioso-administrativa por lo que se refiere al contenido de estas bases, y los órganos de la jurisdicción civil por lo que se refiere al contrato.

 

Santa Ponça, a la fecha de la firma electrónica (23 de febrero de 2024)

El director general del EPRTVIB Albert Salas Domínguez