BOLETÍN OFICIAL DE LAS ISLAS BALEARES

En virtud del acuerdo del Consejo de Administración de Ports de les Illes Balears, adoptado en sesión de 27 de febrero de 2020, se publica la citada Instrucción.

 

Palma, 26 de marzo de 2020

El vicepresidente ejecutivo

Xavier Ramis Otazua

 

Instrucción 1/2020, de 27 de febrero, del Consejo de Administración de Puertos de las Illes Balears para la tramitación de contratos menores y autorizaciones de gasto

Antecedentes

La presente Instrucción establece el procedimiento que deben seguir los órganos gestores de Puertos de las Illes Balears para la tramitación y adjudicación de contratos menores y autorizaciones de gasto, la cual ha sido elaborada de conformidad con:

— El Real Decreto-ley 3/2020, de 4 de febrero, de medidas urgentes por el que se incorporan al ordenamiento jurídico español diversas directivas de la Unión Europea en el ámbito de la contratación pública en determinados sectores; de seguros privados; de planes y fondos de pensiones; del ámbito tributario y de litigios fiscales. 

— La Instrucción 1/2019, de 28 de febrero de 2019, de la Oficina Independiente de Regulación y Supervisión de la Contratación.

— La Instrucción 2/2018, de 10 de agosto, del interventor general de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, sobre la fiscalización de documentos contables de reconocimiento de la obligación y propuesta de pago de los contratos menores (modificada por la Instrucción 1/2019, de 31 de enero).

— La Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014.

— La Ley 10/2005, de 21 de junio, de Puertos de las Illes Balears.

— El Decreto 134/2005, de 28 de diciembre, por el que se aprueban los Estatutos de Puertos de las Illes Balears. 

1. Definición del contrato menor

1.1. Objeto

El contrato menor podrá utilizarse para la adjudicación de determinados objetos contractuales, siempre que se trate de prestaciones que sean del ámbito competencial de Puertos de las Illes Balears y que estén claramente definidas.

No se podrá utilizar para contratar prestaciones recurrentes, que respondan año tras año a una misma necesidad, de modo que pueda planificarse su contratación y realizarse por los procedimientos ordinarios.

No podrá utilizarse con el fin de fraccionar un contrato y eludir los requisitos de publicidad o procedimiento de adjudicación que por cuantía correspondan.

Atendiendo a lo anterior, no se podrán contratar separadamente en varios contratos menores (porque habría fraccionamiento) cuando las prestaciones tengan una misma función técnica y económica (mismo objeto contractual y mismas prestaciones que permitirían al licitador realizar una oferta conjunta), y se tengan que ejecutar en el mismo puerto.

En estos casos, las prestaciones deberán contratarse de manera conjunta por medio del procedimiento contractual que por cuantía corresponda.

1.2. Valor estimado

El umbral máximo del valor estimado (presupuesto de licitación con el IVA excluido) para poder tramitar contratos menores será:

— Obras: menos de 40.000 € (IVA excluido)

— Servicios y suministros: menos de 15.000 € (IVA excluido)

No podrán ser objeto de revisión de precios.

El órgano de contratación atendiendo a la cuantía será el director-gerente.

1.3. Duración

La duración de los contratos menores no podrá ser superior a 1 año.

No se podrán prorrogar.

1.4. Contratistas

Los contratistas podrán ser personas físicas o jurídicas y deberán tener capacidad de obrar y, en su caso, la habilitación profesional legalmente requerida para llevar a cabo la ejecución del contrato. 

No se podrán adjudicar contratos menores a comunidades de bienes u otros entes sin personalidad jurídica, como dos o más contratistas individualmente considerados, en estos casos, deberán constituirse en UTE.

2. Gestión y publicación del contrato menor

Se creará un registro de contratos menores de Puertos de las Illes Balears para cada ejercicio presupuestario, esto es, adjudicados entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año corriente, que dependerá del Área Jurídica, donde todos los órganos gestores deberán facilitar los siguientes datos de cada contrato menor tramitado: el número de expediente, la empresa adjudicataria, el CIF, el objeto del contrato, el importe de adjudicación con el IVA excluido, el importe del IVA y el importe con el IVA incluido, la duración del contrato, así como el departamento proponente del contrato.

En base a estos datos, los contratos menores se publicarán en la Plataforma de Contratación del Sector Público trimestralmente.

3. Tramitación del contrato menor

Los órganos gestores de Puertos de las Illes Balears deberán seguir los trámites que se indican a continuación y utilizar los siguientes modelos de documentos:

3.1. Solicitud de ofertas a los contratistas (documento 1)

Ordinariamente, se solicitarán por lo menos tres ofertas a contratistas distintos para ejecutar el objeto del contrato. Excepcionalmente, se podrá reducir el número de ofertas que se tengan que solicitar siempre que existan razones justificadas que hagan que no sea posible solicitar ofertas a más contratistas. En el caso de que las empresas a las que se hubiera solicitado presupuesto declinasen la oferta o no la efectuasen, no será necesario solicitar más presupuestos, siendo suficiente con recibir una oferta.

La solicitud de ofertas que se enviará por correo electrónico a los contratistas deberá comprender:

a) Objeto. Descripción de los trabajos que se deben realizar, con el suficiente detalle para que el contratista pueda elaborar su oferta. Indicando, en su caso, las unidades necesarias, el lugar de ejecución, etc.

En el caso de que se considere necesario se adjuntará el pliego de prescripciones técnicas.

b) Precio. Desglosado, en su caso, por precios unitarios, costes, gastos directos, indirectos, salariales, etc. En el caso de que no se tenga constancia del precio aproximado de la prestación, no se indicará este apartado.

c) Para el contrato de obras, además, se deberá aportar:

— El presupuesto de las obras.

— El proyecto y su aprobación, en su caso.

— El informe de supervisión, en su caso.

d) Documentación que deberá cumplimentar el contratista:

La declaración responsable y la oferta económica (anexo 1). La deberá cumplimentar y presentar el licitador conforme al modelo que se adjunta.

e) Forma y plazo de presentación. Se indicará si la documentación se debe presentar de forma presencial o electrónica y la fecha fine para presentar las ofertas (mínimo tres días hábiles).

3.2. Informe justificativo sobre la necesidad, no fraccionamiento, aprobación del gasto y adjudicación del contrato menor (documento 2)

Este informe se emitirá una vez recibidas las ofertas solicitadas según el apartado anterior.

En primer lugar, se deberá indicar el objeto del contrato, el precio de licitación (IVA incluido, tipo de IVA aplicable e IVA excluido) y su plazo; asimismo, se deberá justificar la necesidad del contrato.

A continuación, se indicarán los datos de todas las empresas a las que se haya solicitado oferta, especificando cuáles de ellas han efectuado oferta y cuáles hayan declinado presentarse o no hayan efectuado oferta, señalándose la seleccionada por ser la oferta más ventajosa para Puertos de las Illes Balears por ser la más económica. Excepcionalmente, en el caso de que se seleccione una oferta por otro motivo que no sea el económico, deberá justificarse en dicho informe qué razones técnicas motivan esta selección a una empresa que no sea la que haya efectuado la oferta más baja.

Asimismo, se informará de que el objeto del contrato constituye una unidad funcional u operativa que cumple una finalidad técnica y económica, y que no se está fraccionando con el fin de disminuir su cuantía, y así eludir los requisitos de publicidad o los exigibles al procedimiento de adjudicación que por cuantía tendrían que corresponder.

Finalmente, se aprobará el gasto y se resolverá adjudicar el contrato.

3.3. Encargo y notificación de la adjudicación del contrato menor (documento 3)

Es el documento por el que se notifica al contratista que es el adjudicatario del contrato. Se indicarán las prestaciones que deberá llevar a cabo, por el importe de adjudicación (el ofertado por el adjudicatario en su oferta económica). La formalización del contrato se entenderá efectuada con la firma de aceptación por el contratista de este documento.

3.4. Factura

En el expediente deberá incorporarse la factura, que deberá firmarse por el responsable del contrato y el órgano de contratación como conformidad de las prestaciones recibidas.

La factura deberá emitirse de acuerdo a la normativa vigente. 

4. Definición de autorización de gasto

4.1. Objeto y precio

Las autorizaciones de gasto podrán utilizarse para realizar pagos menores (de obras, servicios y suministros) siempre y cuando el valor estimado no exceda de 5.000 € (IVA excluido).

Deberá tratarse de prestaciones sencillas que no requieran de especificaciones técnicas y que puedan encargarse con una simple solicitud de presupuesto, aplicándose en todo caso lo dispuesto en los apartados 1.1, 1.3 y 1.4 de esta Instrucción.

4.2. Tramitación

Para la tramitación será suficiente que conste en el expediente el documento de autorización de gasto y la factura emitida conforme a la normativa vigente.

4.3. Publicidad

No se exigirá su publicación.

5. Entrada en vigor

La presente Instrucción entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de las Illes Balears.