BOLETÍN OFICIAL DE LAS ISLAS BALEARES

La Agencia de Estrategia Turística de les Illes Balears (en adelante AETIB) en virtud de lo establecido en el Decreto 18/2018, de 22 de junio, tiene entre sus  finalidades, la elaboración de la estrategia turística para la mejora del posicionamiento internacional de las Illes Balears. Es por eso, que uno de los objetivos de la AETIB es crear una oferta diferenciada que cree valor y que se dirige a segmentos específicos, además, las Illes Balears disponen de activos turísticos que han de ser recuperados, valorados y potenciados.

Los patrocinios de eventos que se consideran singulares y que están vinculados  a los productos prioritarios de las Illes Balears, se convierten en una plataforma muy útil y versátil que permite transmitir los valores inherentes a las marcas turísticas de Mallorca, Menorca, Ibiza i Formentera.

A efectos de esta convocatoria, se consideran “Eventos singulares” aquellos eventos que presentan unas características especiales y diferenciadoras respecto al resto y que por su notoriedad y repercusión mediática destacan por delante de otros eventos. Estos han de tener una clara vocación de continuidad en el tiempo, es decir, que se realicen o se quieran realizar de forma periódica (anualmente). Quedan excluidos de esta definición los eventos que tengan una duración que se prolongue en el tiempo y sea superior a 10 días. 

La voluntad de la AETIB es que la participación en esta convocatoria para la formalización de contratos privados de patrocinio con entidades privadas esté sujeta a los principios de publicidad, transparencia, cooperación y eficiencia de la utilización de los recursos públicos. La participación en estas convocatorias supone la aceptación de los términos y condiciones establecidos, que se anexan a esta Resolución.

El objeto  de esta convocatoria, pública y abierta, es ofrecer la posibilidad de formalizar contratos privados de patrocinio con entidades privadas que lleven a cabo eventos singulares a les Illes Balears. Estos  han de tener  una repercusión mediática muy elevada, generando gran notoriedad para  las marcas  a las que se vinculen. Así mismo se han de celebrar desde el 1 de abril al 30 de junio de 2020.

El ámbito territorial de esta convocatoria se circunscribe a los eventos que se desarrollen de forma efectiva en el territorio de les Illes Balears

El presupuesto que se reserva, para esta convocatoria, es de un máximo de 420.000 € (impuestos incluidos). De esta cantidad un máximo de  320.000€ serán  financiados con el fondo del Impuesto de Turismo Sostenible (ITS) 2019 dentro del PROGRAMA 1. Posicionamiento de las marcas turísticas de Mallorca, Menorca, Ibiza y Formentera del proyecto denominado  “Mejora de la competitividad del sector turística de les Illes Balears, mediante  el posicionamiento de los valores de las marcas turísticas de Mallorca, Menorca, Ibiza y Formentera, el desarrollo  del talento, el conocimiento i la creación de producto”, y 100.000€ a cargo del Capítol VI –Inversiones reales- del presupuesto de la AETIB  para el ejercicio 2020.

Por este motivo las marcas de destino que se insertaran en las publicaciones, emisiones, publicitad y acciones promocionales han de ir siempre vinculadas a la marca de ITS, además de la marca de destino a la que se vincula el evento.

Por todo ello, con la autorización previa del gasto para esta convocatoria autorizada por resolución del consejero de Modelo Económico, Turismo y Trabajo de  19  de febrero de 2020, se aprueban anexos a esta Resolución, los Pliegos de condiciones generales que han de regir la convocatoria pública para el patrocinio de eventos singulares y la tramitación de los expedientes de contratación que se deriven de esta.

Resuelvo

Primero.-Aprobar los Pliegos de condiciones generales que han de regir la convocatoria pública para la formalización de contratos privados para el patrocinio de eventos singulares (ANNEX A).

Segundo.-  Ordenar la publicación en el BOIB de esta Resolución y de los anexos que la acompañen.

Esta resolución tendrá efectos desde el día siguiente al de su publicación  en  el BOIB.

Interposición de recursos

Contra esta resolución —que agota la vía administrativa— se puede interponer recurso potestativo de reposición ante el presidente de la AETIB en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente al de  su publicación en el BOIB, de acuerdo con lo establecido al artículo 57 de la Ley 3/2003, de 26 de marzo, de régimen jurídico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears (BOIB núm. 44, de 3 de abril) y la artículo 123 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de procedimiento administrativo común de las administraciones públicas (BOE núm. 236, de 2 de octubre).

También se puede interponer recurso contencioso administrativo ante el juzgado contencioso administrativo, en el plazo  de dos meses desde el siguiente al de la publicación en el BOIB, de acuerdo con lo establecido en el artículo 46 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, de la jurisdicción contenciosa administrativa al dia siguientes al de la publicación en el BOIB, de acuerdo con  el que se establece en el artículo 46 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, de la jurisdicción contenciosa administrativa.

 

Palma, 26 de febrero  de 2020

El presidente de la AETIB Jaume Colom Adrover (Per resolución del Presidente de la AETIB de 16 de enero de 2020, de delegación de firma de la gestión  ordinaria)

 

 

ANEXO A Pliegos de condiciones generales que tienen que regir la convocatoria pública para la formalización de contratos privados para el patrocinio de eventos singulares.

1. ÁMBITO, OBJETIVO, TIPOLOGÍA Y NECESIDADES A SATISFACER

El objeto de esta convocatoria, pública y abierta, es ofrecer la posibilidad de formalizar contratos privados de patrocinio con entidades privadas que lleven a cabo eventos singulares en las Islas Baleares. Éstos tienen que tener una repercusión mediática muy elevada, generando gran notoriedad para las marcas que se vinculan.

Los patrocinios de eventos que se consideren singulares y que están vinculados a los productos prioritarios de las Islas Baleares, se convierten en una plataforma muy útil y versátil que permite transmitir los valores inherentes a las marcas turísticas de Mallorca, Menorca, Ibiza y Formentera.

A efectos de esta convocatoria, son “eventos singulares” aquellos que presentan unas características especiales y diferenciadoras respecto al resto y que por su notoriedad y repercusión mediática destacan por encima de otros eventos. Estos deberán tener una clara vocación de continuidad en el tiempo, es decir, que se realicen o se quieran realizar de forma periódica (anualmente). Quedan excluidos de esta definición los eventos que tengan una duración que se prolongue en el tiempo y sea superior a 10 días.

De acuerdo con la estrategia desarrollada por los Segmentos Estratégicos de Turismo (SET's), todos los eventos patrocinados por la AETIB tendrán que estar vinculados a uno de los productos estratégicos.

Todos los eventos tienen que estar siempre vinculados, además de la marca ITS, a una de las marcas de destino: Mallorca, Menorca, Ibiza y Formentera y/o Islas Baleares. En el supuesto de que el evento se desarrolle en más de una isla, y cumpla con los porcentajes de inversión indicados al apartado 3 de este anexo A, se considerará que se promociona, y por tanto, se vincula a la marca Islas Baleares.

1.1 Requisitos de los eventos

Se consideran eventos susceptibles de obtener patrocinio aquellos que cumplan con todos los requisitos generales siguientes:

A) Que sean eventos cuyo promotor sea una empresa/entidad privada.

B) Que estén vinculados directamente a algunos de los productos estratégicos de la AETIB.

C) Que fomenten la creación, diversificación y comercialización de algunos de los productos estratégicos de la AETIB.

D) Que cumplan con los requisitos mínimos de repercusión mediática y presupuesto que se detallan a continuación.

E) Que se desarrollen desde el 1 de abril de 2020 al 30 de junio de 2020.

F) El ámbito territorial de esta convocatoria se circunscribe a los eventos que se desarrollan de forma efectiva en el territorio de las Islas Baleares.

Estos eventos deben cumplir unos requisitos técnicos mínimos para poder optar a esta convocatoria, que se adaptará según la marca a que se vincule el evento. Los criterios son:

• Repercusión mediática total del evento (inversión publicitaria –a precio de tarifa oficial- y clipping).
• Repercusión mediática en medios nacionales e internacionales del evento (inversión publicitaria –a precio de tarifa oficial- y clipping). Fuera de las Islas Baleares.
• El presupuesto total destinado a la ejecución del evento.

MARCA	REPERCUSIÓN MEDIÁTICA* TOTAL MÍNIMA	REPERCUSIÓN MEDIÁTICA* NACIONAL/ INTERNACIONAL MÍNIMA	PRESUPUESTO** MÍNIMO
ILLES BALEARS	2.500.000 Euros	625.000 Euros	1.125.000 Euros
MALLORCA	1.200.000 Euros	300.000 Euros	600.000 Euros
MENORCA	600.000 Euros	150.000 Euros	300.000 Euros
IBIZA	600.000 Euros	150.000 Euros	300.000 Euros
FORMENTERA	300.000 Euros	75.000 Euros	150.000 Euros

*Impuestos excluidos

** Impuestos incluidos

En la fase de justificación del evento se comprobará que los requisitos mínimos se han alcanzado.

Además, todos los eventos tendrán que cumplir al menos dos de las siguientes medidas de sostenibilidad que se acreditarán en la justificación:

a) Plan de reciclaje y clasificación de residuos.

b) Uso de elementos biodegradables, sostenibles o elementos multiuso.

c) Uso de energías renovables.

d) Ahorro en el consumo de agua y electricidad.

e) Utilizar la digitalización en lugar de la impresión.

f) Desarrollar acciones para favorecer y promover la movilidad sostenible.

g) Ambiente inclusivo (accesibilidad universal de los participantes).

h) Uso de productos locales, ecológicos, de temporada, tradicionales de las islas y/o de comercio justo.

i) Contratación de empresas locales.

j) Medidas sostenibles de protección de los recursos naturales. Protección de la flora y/o la fauna.

k) Actividades directas con los participantes de concienciación sobre la sostenibilidad.

l) Destinar como mínimo un 3% de la recaudación del evento a proyectos de carácter ambiental, sostenible, cultural y/o social.

m) Medidas destinadas al fomento de la igualdad y la integración social.

En caso de no poder justificar las dos medidas exigidas, no se abonará la cuantía del patrocinio.

1.2 Exclusiones

Quedan excluidos de esta convocatoria:

1.- Proyectos y acciones que no se puedan clasificar como un evento singular.

2.- Ferias, mercados, jornadas, encuentros, conferencias, congresos, simposios y foros, exposiciones, talleres, workshops, fam-trips, press-trips o acciones similares.

3.- Patrocinios a Clubes Deportivos, cuando éstos tengan la finalidad de patrocinar el equipo o equipos que forman parte del Club.

4.- Equipos deportivos.

5.- Torneos y campeonatos deportivos que no tengan como objeto principal de la competición la categoría absoluta.

6.- Torneos y campeonatos de los siguientes deportes: fútbol, baloncesto, fútbol americano, y rugby.

7.- Eventos que no cumplan los requisitos mínimos y condiciones establecidos en esta convocatoria.

8.- Entidades u organismos públicos en general, y más concretamente los que pertenecen al Gobierno de las Islas Baleares, los Consells Insulars y Ayuntamientos.

9.- Las entidades que no estén al corriente del pago de las obligaciones económicas contraídas con la AETIB, al corriente de las obligaciones tributarias con la CAIB, con el Estado y/o con la Seguridad Social.

10.- Las entidades que no hayan cumplido las obligaciones propias de los beneficiarios de subvenciones o patrocinios concedidos por la AETIB en convocatorias anteriores y más concretamente las relacionadas con la justificación. Quedan excluidos de esta convocatoria, aquellos eventos que no hayan logrado la totalidad de la cuantía a justificar en alguna de las dos anualidades anteriores.

11.- Eventos que ya hayan obtenido algún patrocinio/colaboración/subvención por parte de la AETIB para la misma edición.

2. PRINCIPIOS GENERALES DE LA CONVOCATORIA

Esta convocatoria pública se lleva a cabo en base a los principios de publicidad, transparencia, concurrencia, objetividad y eficiencia para el desarrollo del objeto del evento que mejore la competitividad turística de las Islas.

Esta convocatoria parte de la base que son los promotores del evento los que asumen la organización y sus costes. Por eso, solicitan una aportación para dar soporte al evento, puesto que consideran que tiene repercusión turística y que la aportación pública mejora la rentabilidad, en concepto de imagen y notoriedad.

3. PRESUPUESTO DE LA CONVOCATORIA

La presente convocatoria tiene un presupuesto máximo de 420.000 € (impuestos incluidos) financiados de la siguiente forma:

• Un importe máximo de 320.000 € (impuestos incluidos) con fondos del Impuesto de Turismo Sostenible (ITS 2019) dentro del PROGRAMA 1. Posicionamiento de las marcas turísticas Mallorca, Menorca, Ibiza y Formentera del proyecto denominado “Mejora de la competitividad del sector turístico de las Islas Baleares, mediante el posicionamiento de los valores de las marcas turísticas Mallorca, Menorca, Ibiza y Formentera, el desarrollo del talento, el conocimiento y la creación de producto”. Por este motivo, las marcas de destino que se insertarán en las publicaciones, emisiones, publicidad y acciones promocionales tendrán que ir siempre vinculadas a la marca de ITS.
• Un importe máximo de 100.000 € (impuestos incluidos) con fondos propios de la AETIB a cargo del Capítulo VI –Inversiones reales- al presupuesto para el ejercicio 2020.

Según la marca a la cual se vincula el evento, los importes máximos que adjudicará el AETIB son:

MARCA	IMPORTE** MÁXIMO DEL PATROCINO (hasta)
ILLES BALEARS*	200.000 Euros
MALLORCA	150.000 Euros
MENORCA	70.000 Euros
IBIZA	70.000 Euros
FORMENTERA	35.000 Euros

Podrá optar a estar vinculado a la marca Illes Balears sólo aquel evento que se desarrolle de forma efectiva en más de dos islas. (Se tiene que acreditar que como mínimo un 30% del presupuesto total del evento se destina a acciones que se desarrollan en cada una de las islas.)

*Impuestos incluidos

Las entidades privadas interesadas en participar en esta convocatoria podrán solicitar un patrocinio dentro de los límites establecidos en la tabla superior, de acuerdo con la isla/islas con la cual se vincula el evento a desarrollar.

3.1 Territorialización

Para cumplir con la territorialización entre islas, se dedicará un porcentaje mínimo a los eventos por isla, de acuerdo con el siguiente cuadro:

MALLORCA	50,92%
MENORCA	17,23%
EIVISSA	20,78%
FORMENTERA	11,07%

El plazo para poder presentar las solicitudes permanecerá abierto hasta día 20 de marzo de 2020. Una vez finalizado el plazo se valorarán los eventos presentados por orden de entrada en el registro de la AETIB.

En caso de que, una vez abiertas todas las solicitudes, no se hubieran solicitado suficientes patrocinios hasta agotar los porcentajes por islas, el presupuesto no adjudicado se destinará a los eventos solicitantes, al margen de esta territorialización, por orden de entrada a la AETIB.

4. ÁMBITO SUBJETIVO

Pueden ser beneficiarios de esta convocatoria pública las personas jurídicas privadas organizadoras de los eventos presentados que se ajusten al objeto y cumplan los requisitos de esta convocatoria.

En esta convocatoria, una misma entidad puede presentar hasta 2 eventos por marca vinculada, pero nunca más de una empresa o entidad podrá solicitar patrocinios para el mismo evento.

En el supuesto que dos entidades diferentes soliciten el patrocinio para un mismo evento, tan sólo se valorará la primera de las propuestas presentadas, según el registro de entrada a la AETIB, mientras que la otra propuesta quedará excluida.

En el supuesto de entidades que gestionen varios eventos, tienen que presentar una solicitud para cada uno de los eventos para los que soliciten el patrocinio, excepto si éstos conforman un programa único de varias actuaciones.

5. PLAZO Y LUGAR DE PRESENTACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

La convocatoria para la presentación de los eventos permanecerá abierta desde el día siguiente a la publicación de esta resolución en el BOIB, hasta el día 20 de marzo de 2020.

Aunque el plazo de presentación es cerrado, los expedientes se irán resolviendo de acuerdo con la fecha de entrada en el registro.

El lugar de presentación será el registro de la AETIB (Edificio AETIB C/ Rita Levi s/n -Parc Bit- 07121 Palma) o los lugares previstos en el artículo 16 de la Ley 39/2015. En este último supuesto, se debe enviar el mismo día una copia de la solicitud en la que conste el registro de entrada, y así justificar la fecha de envío de la solicitud dentro del plazo establecido. La dirección de envío es: juridico@aetib.caib.es. En caso de no recibir este justificante en la dirección electrónica mencionada en tiempo y forma, el evento quedará excluido.

No se aceptarán como entrada las solicitudes o documentación que hayan sido enviadas mediante correo electrónico a cualquiera de las direcciones de la AETIB.

6. SOLICITUD Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Los solicitantes deben utilizar los modelos que se adjuntan a estos pliegos y que se describen a continuación. Éstos podrán ser descargados por los interesados en la página web de la AETIB:

• Solicitud de patrocinio - ANEXO A1 (Fuera del sobre 1, sobre el que se realizará el registro)
• Documentación administrativa (sobre 1)
• Documentación técnica (sobre 2)

La solicitud debe ir acompañada de dos sobres cerrados e independientes (uno para la documentación administrativa, y otro para la documentación técnica). Se ha de identificar en el exterior de cada sobre: nombre y apellidos o razón social, número de teléfono, dirección electrónica, y nombre del evento.

6.1. Solicitud de patrocinio (ANEXO A1)

Se realizará mediante solicitud dirigida a la presidencia de la AETIB siguiendo el modelo de ANEXO A1 Formulario de solicitud, contenido en estos pliegos, en el cual debe hacerse constar lo siguiente:

- Nombre comercial de la entidad privada

- Nombre fiscal de la entidad privada y CIF

- Datos de contacto de la entidad privada

- Datos de contacto del representante legal de la entidad privada

- Datos de la persona de contacto

- Nombre del evento

- Fecha(s) de ejecución

- Marca(s) de destino a la cual se vincula el patrocinio

- Datos del evento:

• Repercusión mediática total prevista. (Impuestos excluidos)
• Repercusión mediática nacional/internacional prevista. (Impuestos excluidos)
• Presupuesto total del evento. (Impuestos incluidos)
• Importe solicitado a la AETIB en concepto de patrocinio. (Impuestos incluidos)

La entrega de la solicitud por sí misma no será objeto de valoración, sino que servirá únicamente como documento formal de solicitud.

6.2. Documentación Administrativa (sobre 1): Documentación relacionada con la entidad solicitante

En el caso de persones físicas y  jurídicas españolas:

• Fotocopia del certificado de inscripción en el registro correspondiente (registro de asociaciones, registro mercantil u otro  dependiendo del tipo de entidad), si es el caso.
• Fotocopia de los estatutos de la entidad depositados en el mencionado registro, o debidamente  inscrita en el Registro Mercantil, si es el caso.
• Fotocopia de la documentación acreditativa de la capacidad de la persona que representa legalmente a la entidad solicitante para actuar en su nombre así como del DNI.
• Fotocopia de la tarjeta de identificación fiscal de la entidad solicitante.
• Fotocopia del alta de la declaración censal del inicio de la actividad, alta del IAE en que conste el epígrafe correspondiente.

En virtud del Decreto 6/2013, de 8 de febrero, de medidas de simplificación documental de los procedimientos administrativos, las entidades que hayan formado parte de un proceso selectivo en la AETIB pueden presentar  al Anexo D que se adjunta en el que se ha de indicar el número de expediente donde se encuentra la documentación administrativa, siempre que esta no haya sufrido modificación o la documentación presentada no haya finalizado su vigencia.

El resto de  documentación que a continuación se relaciona se ha de presentar también en el sobre 1:

• Declaración responsable de no incurrir en las prohibiciones para contratar con la administración según el artículo 71 del LCSP.
• Esta  declaración responsable, o en otro documento, ha de incluir la manifestación expresa que la empresa no incurre en ninguno de los supuestos de hecho a que se refiere la Ley 2/1996, de 19 de noviembre, de incompatibilidades de los miembros del Gobierno y de los altos cargos de la CAIB.
• Aportar una declaración responsable acreditando las razones técnicas o artísticas o los motivos por los que  tan solo se pueda encomendar a un empresario o determinado por justificar la no competencia por razones técnicas de conformidad con lo establecido en  el articulo 168.a.2 de la Ley 9/2017 de contratos del sector público.
• Acreditación conforme se está al corriente de las obligaciones tributarias con la Administración autonómica, Estatal y la Seguridad Social, emitidas por los organismos competentes.
• Declaración responsable conforme se está al corriente de pagos con  la AETIB así como de la justificación de contratos de patrocinio anteriores con la AETIB. Esta declaración será comprobada de oficio por el área de contabilidad de la AETIB. En el caso que se constate la existencia de deudas pendientes o la incorrecta justificación sin renuncia expresa previa al inicio del período de justificación, se considerará motivo de exclusión de la participación en la convocatoria de patrocinio.
• Declaración responsable en que se hagan constar si ha recibido y/o solicitado ayudas o colaboraciones de instituciones públicas o privadas para realizar el evento en el que podrá colaborar la AETIB y las cantidades económicas, si se conocen.
• Declaración responsable conforme la entidad no tiene expediente sancionador abierto con una administración pública.
• Acreditación conforme el evento este avalado por corporaciones locales, insulares, autonómicas, nacionales o internacionales.
• Documento acreditativo de estar de alta  en el DRIAT (declaración responsable de inicio de actividad turística), en el caso  de que la entidad este obligada, en caso contrario se deberá aportar declaración responsable de este extremo.

En el caso de personas jurídicas no españolas con actividad en España:

En el supuesto que la entidad pertenezca a un Estado miembro de la UE, la capacidad jurídica de la empresa se acreditará mediante la presentación de constitución de la entidad de acuerdo con la normativa de su país, haciendo  constar los estatutos de la misma y la acreditación correspondiente, así como fotocopia compulsada del CIF, ambos traducidos por interprete jurado o traducción oficial y apostilla  de acuerdo con  el convenio de la Haya de 1961.

En el caso que la entidad pertenezca a un Estado que no se miembro de la UE, la capacidad jurídica de la entidad se acreditara, mediante la documentación relativa a la sucursal o filial en España de la entidad, debidamente  inscrita en el registro correspondiente y fotocopia compulsada del CIF.

En cualquiera de los dos casos anteriores, se habrá de acreditar la capacidad de la persona que representa la entidad solicitante legalmente para actuar en su nombre, así mismo se ha de presentar una copia compulsada de su pasaporte/DNI/NIE, traducidos por  intérprete jurado o mediante traducción oficial y apostillada de acuerdo con el convenio de la Haya de 1961.

Las empresas no españolas de Estados miembros de la Unión Europea y los  restantes empresarios extranjero han de acreditar la documentación que se detalla:

• Testimonio judicial, certificación administrativa o declaración responsable, de no incurrir en las prohibiciones para contratar con la administración según el ordenamiento jurídico español y por analogía con el ordenamiento del Estado al que pertenece.
• Esta declaración responsable u otro documento ha de incluir la manifestación expresa de que la empresa no incurre en ninguno de los  supuestos a los que se refiere la Ley 2/1996, de 19 de noviembre, de incompatibilidades de los miembros del Gobierno y de los altos cargos de la CAIB.
• Declaración responsable en qué se hagan constar si han recibido y/o solicitado ayudas o colaboraciones de instituciones públicas o privadas para realizar el evento con el que podrá colaborar la AETIB y las cantidades si se conocen.
• Copia del alta de la declaración censal, del inicio de actividad y alta del impuesto de actividades económicas, si el  caso.
• Acreditación que la sucursal/filial, está al corriente de las obligaciones tributarías con la Administración autonómica, estatal i la Seguridad Social, mediante la presentación de la certificación oportuna, emitida por el  órgano competente. En caso que se trate de un agente autorizado para actuar en nombre de la entidad no residente que opere mediante una oficina de representación, habrá de aportar la correspondiente certificación acreditativa de estar al corriente del pago con la Administración del Estado, la autonómica y la Seguridad Social, emitida por el órgano competente.
• Declaración responsable conforme se está al corriente de pago con la AETIB así como de la justificación de contratos de patrocinio anteriores con la AETIB. Esta declaración será comprobada de oficio por el área de contabilidad de la AETIB. En el caso que se constate la existencia de deudas pendientes o la incorrecta justificación sin renuncia expresa previa al inicio del período de justificación, se considerara motivo de exclusión de la participación en la convocatoria de patrocinio.
• Acreditación conforme el evento está avalado por corporaciones locales, insulares, autonómicas, nacionales o internacionales.

En virtud del Decreto 6/2013, de 8 de febrero, de medidas de simplificación documental de los procedimientos administrativos, las entidades que hayan formado parte de un proceso selectivo en la AETIB pueden presentar  al Anexo D que se adjunta en el que se ha de indicar el número de expediente donde se encuentra la documentación administrativa, siempre que esta no haya sufrido modificación o la documentación presentada no haya finalizado su vigencia.

El sobre 1 de "documentación administrativa" será el único en el caso que una misma entidad presente diferentes propuestas técnicas.

6.3. Documentación técnica (sobre 2)

Los solicitantes deberán entregar la siguiente documentación en soporte impreso y digital (en formato PDF i Word):

- ANEXO A2: resumen de la propuesta técnica cumplimentada y firmada.

• Clipping de la edición anterior a la que se solicita patrocinio (si se dispone del mismo).
• Plan de marketing y comunicación previsto para la edición que se solicita patrocinio.
• Asimismo se podrá entregar cualquier documentación complementaria a su propuesta técnica que consideren de interés.

- ANEXO A4: información y estructura de contenidos necesaria para la comunicación del evento a los medios de comunicación de l'AETIB. Dentro de este apartado se incluyen imágenes y vídeos sugeridos para su publicación.

Estos medios son:

• Los portales web illesbalears.travel / illessostenibles.travel
• Perfiles promocionales en redes sociales (facebook/twitter/instagram/youtube)
• Newsletters: AETIB News y Welcome Balears

Debido a la diversidad de los eventos que se pueden patrocinar, la definición o la versión definitiva de los contenidos y el alcance de su publicación en medios de la AETIB y del propio patrocinado, se fijarán una vez realizada la reunión de valoración (apartado 7.2 del anexo A) y previo a la firma del contrato.

7.  PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA FORMALIZACIÓN DE LOS PATROCINIOS PRIVADOS

La tramitación administrativa para la formalización de los contratos de patrocinio se realizará de acuerdo con lo establecido en la Instrucción 2/2018 del director gerente de la ATB (actual AETIB) por la cual se establece la regulación específica i tramitación de los expedientes de los contratos privados de patrocinio que formalice la ATB (actual AETIB) de 5 de abril de 2018, con la ratificación previa del consejo de dirección de la ATB (actual AETIB) de 5 de abril de 2018.

En el caos que la solicitud de patrocinio sea por un importe inferior a 14.999,99 € (impuestos excluidos), es decir, 18.149,98€ (impuestos incluidos) se procederá de acuerdo con lo establecido en el artículo 118 de LCSP y la Instrucción 1/2019, del director de la AETIB, per la cual se establece la regulación específica y la tramitación de los expedientes de los contratos menores que formalice la AETIB.

En el caso que la solicitud de patrocinio sea por un importe igual o superior a 18.149,98€ (impuestos incluidos), se procederá de acuerdo con lo establecido en la Instrucción 2/2018 del director gerente de la ATB (actual AETIB) per la cual se establece la regulación específica y la tramitación de los expedientes de los contratos privados de patrocinio que formalice la ATB (actual AETIB).

En este caso se deberá aportar por parte del solicitante una declaración responsable que acredite las razones técnicas o artísticas o los motivos por los cuales sólo puede encargarse a un empresario determinado.

El área/técnico asignado al expediente se encargará de la revisión de las propuestas técnicas, para determinar el cumplimiento o no de los requisitos técnicos exigidos de acuerdo con lo establecido en estos pliegos.

Aquellos expedientes que necesiten valoración, junto con el área/técnico asignado  y un representante de la dirección de la AETIB, se podrá invitar a un representante del Consell Insular que se determinará en función de las características del evento presentado.

7.1 FASE ADMINISTRATIVA: revisión de la documentación administrativa

Una vez finalizado el plazo de presentación de las propuestas, el departamento jurídico de la AETIB examinará la documentación administrativa correspondiente al sobre número 1 según el orden de registro de entrada en la AETIB de las solicitudes.

En el caso de que sea necesaria la subsanación de algún documento de carácter administrativo, la dirección de la AETIB requerirá a la entidad interesada la documentación administrativa que falte, concediéndole un plazo de 3 días naturales para la presentación de la documentación requerida, con la advertencia expresa que, en caso de no hacerlo así, se considerará desistida y se archivará su solicitud, según lo dispuesto en el artículo 68 de la Ley 39/2015.

El requerimiento de la documentación se realizará por medios electrónicos, de manera que quedará constancia en el expediente.

7.2 FASE TÉCNICA: revisión de la documentación técnica

Una vez finalizada la revisión de la documentación administrativa, el órgano de contratación designará al área/técnico encargado de la revisión de la propuesta técnica, para determinar el cumplimiento o no de los requisitos técnicos exigidos de acuerdo con lo que se establece en estos pliegos.

En el caso de que el importe solicitado sea igual o superior a 14.999,99 € (impuestos excluidos), es decir, 18.149,98€ (impuestos incluidos), el área/técnico asignado al expediente llevará a cabo la revisión de la propuesta técnica, para determinar el cumplimiento o no de los requisitos técnicos exigidos de acuerdo con lo que se establece en estos pliegos. Tal y como recoge la Instrucción 2/2018, se realizará un pliego específico de patrocinio en función del evento a patrocinar, en el cual deberán quedar recogidas las contraprestaciones que se propone que reciba la AETIB en función del importe que se solicita.

En caso que en la documentación técnica se detecten deficiencias, se requerirá para su subsanación, la cual se deberá realizar en el plazo de 3 días naturales. En el caso que la subsanación no sea correcta, o que no se subsane la documentación requerida por el área/técnico asignado, la solicitud se excluirá del procedimiento de contratación.

El requerimiento de la documentación se realizará por medios electrónicos, de manera que quedará constancia en el expediente.

Una vez revisado por el área/técnico que la propuesta se ajusta a los pliegos de la convocatoria, se convocará al patrocinado, si es el caso, para una reunión previa a la adjudicación y formalización del contrato, en la cual se tratarán, entre otros asuntos, las contraprestaciones propuestas que recibirá la AETIB, el importe solicitado y la repercusión de la presencia de las marcas.

En esta reunión, la dirección de la AETIB valorará el patrocinio solicitado, con relación al importe y a las contraprestaciones ofrecidas por la entidad privada. En esta reunión también participará el área económica y jurídica de la AETIB. El área/técnico responsable de la revisión de la propuesta deberá ser informado de los acuerdos, que dejará reflejados en el expediente.

7.3 ADJUDICACIÓN Y FORMALIZACIÓN: del patrocinio

De acuerdo con lo establecido en las instrucciones internas mencionadas, el órgano de contratación realizará la adjudicación del contrato privado, y posterior formalización del contrato en el cual constarán las obligaciones de ambas partes, las contraprestaciones que recibirá finalmente la AETIB, y la forma de justificar el patrocino en función de las características del evento. En el contrato constará expresamente la cesión a la AETIB de las imágenes del evento para usos no comerciales.

Asimismo, en el caso de que la adjudicación fuese superior a 14.999,99 €, se deberá  publicar en el portal de contratación de la AETIB.

Este contrato deberá firmarse en el plazo máximo de un mes desde la adjudicación del contrato, y siempre antes del inicio del evento. En caso contrario, la AETIB podrá resolver no llevarlo a término.

El patrocinado facilitará el seguimiento y control del contrato firmado y, concretamente, de la presencia de las marcas en la acción patrocinada. Por tanto, se ha de reflejar la presencia de la marca/logotipo de ambas entidades en todos los medios y materiales correspondientes a la organización de las diferentes acciones y actos previstos en el evento y que se establezcan al contrato.

Las imágenes de la entidad, de las marcas de destino, de ITS y de la AETIB podrán figurar, tanto en los elementos de promoción previa al evento, como en los de la promoción que se llevará a cabo durante el desarrollo de éste, o en la repercusión posterior en los diferentes medios de comunicación.

8.  CONTRAPRESTACIÓN PARA LA AETIB

La AETIB y la entidad privada formalizarán un contrato de patrocinio privado en el cual se regulará su presencia en todos los medios y materiales correspondientes a la organización de las diferentes acciones y actos previstos en el evento, como: invitaciones, inserciones publicitarias, paneles u otros elementos promocionales confeccionados con motivo del evento presentado, en los cuales se citará la colaboración de las entidades firmantes y reflejarán sus respectivos logotipos corporativos y marcas promocionales.

La entidad solicitante de patrocinio deberá especificar en la memoria que presente con la solicitud, cuáles serían las contraprestaciones/acciones donde estarán presentes las marcas.

Asimismo, están obligados a invitar a la dirección de la AETIB a los actos de apertura y cierre del evento, ruedas de prensa, presentaciones y similares.

El uso de las marcas/logo de la AETIB se ajustará a lo establecido en las Directrices sobre el uso de las marcas (ANEXO A6) que formarán parte del contrato. Si surgiese cualquier duda, se deberá contactar con el departamento de Imagen y Publicaciones de la AETIB (ip@aetib.caib.es).

Todas las creatividades deberán integrar las siguientes marcas/menciones:

- ITS

- Marca de destino

- Los logotipos que determine la AETIB según corresponda (GOIB)

En los casos que sea posible, previa a la publicación del material gráfico/emisión del material audiovisual, se supervisará por parte del área de Imagen y Publicaciones de la AETIB la ubicación de las marcas/logotipos y los borradores de diseño, dando conformidad. En caso de no remitir el material al área de Imagen y Publicaciones, será la entidad colaboradora quién asuma la responsabilidad del mismo.

En caso que la AETIB comunicase discrepancias respecto a la aplicación de sus marcas/logo, la entidad solicitante de patrocinio se compromete a realizar las actuaciones necesarias de alteración o rectificación de la presencia de la marca.

En caso de no cumplir con las Directrices establecidas por parte de la AETIB, la acción publicitaria/promocional no se tendrá en cuenta a efectos de justificación, y por tanto como repercusión mediática del evento.

9. JUSTIFICACIÓN Y PAGO DEL EVENTO

La justificación técnica del evento deberá presentarse con anterioridad a la presentación de la factura.

La aportación de la AETIB se hará efectiva una vez finalizado el evento objeto del patrocinio, y previa presentación por parte de la entidad privada de una memoria justificativa del evento realizado.

La entidad privada deberá acreditar en cualquier caso el cumplimiento de las condiciones económicas y relativas a la presencia de las marcas mediante:

A- En soporte papel:

- ANEXO A5 “Relación detallada del gasto efectivamente efectuado del evento” y declaración responsable confiriendo veracidad a los datos aportados, firmado por el responsable legal de la entidad. 

- ANEXO A3 "Relación de documentación entregada" cumplimentado y firmado.

B.- En soporte digital:

- ANEXO A5 “Relación detallada del gasto efectivamente efectuado del evento” y declaración responsable confiriendo veracidad a los datos aportados, firmado por el responsable legal de la entidad (en formato PDF). 

- ANEXO A3 "Relación de documentación entregada" cumplimentado (en formato Excel)  y firmado (en formato PDF).

-Un dosier explicativo y justificativo que incluya:

a) Memoria del evento

b) Reportaje fotográfico (preferiblemente en alta resolución) del evento

c) El material gráfico y audiovisual (preferiblemente en alta resolución) realizado durante el desarrollo del evento patrocinado

d) Medidas de sostenibilidad

e) Resumen de la repercusión mediática: Clipping con valor económico equivalente e inversión publicitaria a medios (impresos, audiovisuales y online) –a precio de tarifa oficial- con el valor económico equivalente

Sólo se tendrán en cuenta las justificaciones publicadas/emitidas desde el 1 de enero de 2020 hasta la entrega de la documentación justificativa, siempre que vayan dirigidas a promocionar el evento patrocinado y cumplan con las Directrices sobre el uso de las marcas/logo de la AETIB.

Los patrocinados deberán numerar cada acción promocional/publicitaria que presenten. También deberán hacer corresponder la misma numeración con la documentación acreditativa relativa al concepto descrito.

La repercusión mediática se contabilizará de la siguiente forma:

— Para todos los soportes/medios independientemente de su cobertura: se tendrá en cuenta el 100% del valor de tarifa oficial impuestos no incluidos.

— La repercusión mediática del evento se divide en:  

• Soportes/medios nacionales e internacionales del evento (inversión publicitaria –a precio de tarifa oficial- y clipping). Repercusión fuera de las Islas Baleares (también se incluye la local fuera del territorio de las islas).
• Soportes/medios locales/autonómicos de las Islas Baleares (inversión publicitaria –a precio de tarifa oficial-y clipping). Repercusión en les Islas Baleares.

— Sólo se tendrán en cuenta las acciones que cumplan con las Directrices sobre el uso de las marcas de AETIB (Anexo A6).

En caso de no cumplir con las Directrices establecidas por parte de la AETIB, la acción publicitaria/promocional no se tendrá en cuenta a efectos de justificación, y por tanto, como repercusión mediática del evento.

Asimismo se deberán cumplir y justificar los requisitos mínimos/máximos exigidos por esta convocatoria, detallados en la siguiente tabla:

MARCA	REPERCUSIÓN MEDIÁTICA* TOTAL MÍNIMA	REPERCUSIÓN MEDIÁTICA* NACIONAL/ INTERNACIONAL MÍNIMA	COSTE** EFECTIVO MÍNIMO TOTAL	IMPORTE** MÁXIMO DEL PATROCINIO (hasta)
ILLES BALEARS	2.500.000 Euros	625.000 Euros	1.125.000 Euros	200.000 Euros
MALLORCA	1.200.000 Euros	300.000 Euros	600.000 Euros	150.000 Euros
MENORCA	600.000 Euros	150.000 Euros	300.000 Euros	70.000 Euros
IBIZA	600.000 Euros	150.000 Euros	300.000 Euros	70.000 Euros
FORMENTERA	300.000 Euros	75.000 Euros	150.000 Euros	35.000 Euros

*Impuestos excluidos

**Impuestos incluidos

Por tanto, dependiendo de la marca a la que se vincule el evento, se deberán justificar los mínimos establecidos en relación a:

• Repercusión mediática total del evento (inversión publicitaria –a precio de tarifa oficial- y clipping)
• Repercusión mediática en medios nacionales e internacionales del evento (inversión publicitaria –a precio de tarifa oficial-y clipping). Fuera de las Islas Baleares.
• Coste efectivo total de la ejecución del evento

En caso de que el importe otorgado fuese menor que el máximo estipulado en la tabla, los importes mínimos a justificar se adecuarían de forma proporcional.

El valor económico de la repercusión mediática del patrocinio ha de ser igual o superior a la cantidad mínima estipulada según el importe adjudicado. Esta valoración se hará sobre el precio de tarifa oficial impuestos no incluidos.

En caso de no alcanzar los mínimos establecidos, se estipula el siguiente procedimiento:

• Justificar correctamente hasta el 80% de los mínimos exigidos: se abonará la parte proporcional en relación al importe adjudicado, más impuestos (a precio de tarifa oficial).
• Justificar menos del 80% de los mínimos exigidos: no se abonará ninguna cantidad.

No se procederá al pago al patrocinado hasta que no se haya cumplido con la presentación de la justificación y ésta haya sido conformada por la AETIB.

La justificación se deberá presentar en el registro de la AETIB o en los lugares previstos en el artículo 16 de la Ley 39/2015, en los 90 días naturales posteriores a la finalización del evento. En el caso que se incumpla este plazo, el patrocinio de la AETIB quedará sin efecto.

En caso de que se detecten deficiencias en la documentación justificativa entregada, se  requerirá al solicitante del patrocinio para su subsanación, la cual se deberá realizar en el plazo de 10 días naturales. Este procedimiento se hará por medios electrónicos, de manera que quedará constancia en el expediente. En caso de que la subsanación no sea correcta o no se subsane la documentación requerida por el área/técnico asignado, se procederá a la valoración de la repercusión mediática con la información de que disponga el técnico.

La AETIB se reserva la potestad de realizar a posteriori una comprobación de la justificación económica.

En todo caso, la forma de presentar la justificación de las acciones realizadas se incluirá en el contrato que se formalice, adaptándolo a la tipología del evento a realizar. 

La aceptación del patrocinio implica que el material gráfico, fotográfico y audiovisual presentado en las justificaciones, podrá ser empleado por la AETIB pera su difusión y uso en actividades estratégicas.

Además, todos los eventos deberán cumplir al menos dos de las siguientes medidas de sostenibilidad, que se acreditarán en la justificación: 

1.  Plan de reciclaje y clasificación de residuos.
2.  Uso de elementos biodegradables, sostenibles o elementos multiuso.
3.  Uso de energías renovables.
4.  Ahorro en el consumo de agua y electricidad.
5.  Utilizar la digitalización en lugar de la impresión.
6.  Desarrollar acciones para favorecer y promover la movilidad sostenible.
7.  Ambiente inclusivo (accesibilidad universal de los participantes).
8.  Uso de productos locales, ecológicos, de temporada, tradicionales de las islas y/o de comercio justo.
9.  Contratación de empresas locales.
10.  Medidas sostenibles de protección de los recursos naturales. Protección de la flora y/o la fauna.
11.  Actividades directas con los participantes de concienciación sobre la sostenibilidad.
12.  Destinar como mínimo un 3% de la recaudación del evento a proyectos de carácter ambiental, sostenible, cultural y/o social.
13.  Medidas destinadas al fomento de la igualdad y la integración social.

En caso de no poder justificar las dos medidas exigidas, no se abonará la cantidad del patrocinio.

Una vez validada la justificación técnica, el área/técnico encargado del seguimiento del evento lo comunicará al adjudicatario para la presentación de la factura correspondiente.

10. SUSPENSIÓN DEL PATROCINIO

Serán causas de suspensión del patrocinio de la AETIB:

1.  La falsedad de los datos aportados.
2.  La extinción de la personalidad jurídica de cualquiera de las partes.
3.  El acuerdo mutuo de las partes.
4.  El incumplimiento total o parcial de todas o alguna de las condiciones generales y particulares pactadas.
5.  La realización por parte del patrocinado, de actuaciones que, a juicio de la AETIB, sean contrarias a los objetivos y finalidad de la AETIB.
6.  No entregar, o entregar fuera de plazo, la documentación justificativa del patrocinio.

11.  PROTECCIÓN DE DATOS

De conformidad con la LO 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personal y garantía de derechos digitales, los solicitantes quedan informados y aceptan la incorporación de los datos que faciliten al fichero que cree la AETIB.

Las entidades solicitantes están obligadas al cumplimiento de lo establecido por la LOPD, en relación a los datos personales a los cuales tenga acceso durante la vigencia de los contratos que se realicen en desarrollo y ejecución de esta convocatoria.

12. CONFIDENCIALIDAD

Cualquier información confidencial revelada por la AETIB a la entidad con la cual se formalicen eventos objeto de esta convocatoria durante su vigencia, se mantendrá con carácter estrictamente confidencial para el receptor, que se comprometerá a utilizar esta información únicamente para la finalidad para la cual le fue revelada por el emisor, excepto imperativo legal.

El receptor protegerá la información confidencial del emisor contra cualquier uso no autorizado o revelación a terceros, de la misma manera que protege su información confidencial. El acceso a esta información quedará restringido sólo a aquellos empleados de la entidad colaboradora que deban conocerlo para cumplir con el evento a desarrollar.

13. LENGUAS DE USO EN ESTE PROCEDIMIENTO

Toda la documentación administrativa y técnica que debe presentarse en esta convocatoria ha de ser en una de las dos lenguas oficiales de la CAIB. En caso que la justificación (certificados de emisión, entre otros) se entregue en un idioma diferente de los oficiales de la CAIB,  se deberá aportar una traducción jurada.

14. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE

De acuerdo con la Instrucción 2/2018, como regla general la ATB (actual AETIB) considera a los patrocinios como contratos privados, de acuerdo con lo establecido en el artículo 26.2 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre de contratos del sector público, y por éste se ha de regir en cuanto a la preparación y adjudicación, en defecto de normas específicas, por la Sección 1y 2 del Capítulo I del Título I del Libro II de esta ley, y en las disposiciones de desarrollo, aplicándose supletoriamente las restantes normas de derecho administrativo o, si es el caso, las normas de derecho privado, según corresponda por razón del sujeto o entidad contratante. En cuanto a sus efectos y extinción, se regirá por el derecho privado.