BUTLLETÍ OFICIAL DE LES ILLES BALEARS

L'Agència d'Estratègia Turística de les Illes Balears (endavant AETIB) en virtut de l'establert al Decret 18/2018, de 22 de juny, té entre les seves finalitats, l'elaboració de l'estratègia turística per a la millora del posicionament internacional de les Illes Balears. Es per això, que un dels objectius de l'AETIB és crear una oferta diferenciada que creï valor i que es dirigeixi a segments específics, a més,  les Illes Balears disposen d'actius turístics que han de ser recuperats, valorats i potenciats.

Els patrocinis d'esdeveniments que es considerin singulars i que estan vinculats als productes prioritaris de les Illes Balears, es converteixen en una plataforma molt útil i versàtil que permet transmetre els valors inherents a les marques turístiques de Mallorca, Menorca, Ibiza i Formentera.

A efectes d'aquesta convocatòria, és consideren “Esdeveniments singulars”   aquells esdeveniments que presenten unes característiques especials i diferenciadores respecte a la resta i que per la seva notorietat i repercussió mediàtica destaquen per davant d'altres esdeveniments. Aquests hauran de tenir una clara vocació de continuïtat en el temps, és a dir que es realitzin o es vulguin realitzar de forma periòdica (anualment). Queden exclosos d'aquesta definició els esdeveniments que tinguin una duració que es prolongui en el temps i sigui superior a 10 dies. 

La voluntat de l'AETIB és que la participació en aquesta convocatòria per a la formalització de contractes privats de patrocini amb entitats privades estigui subjecta als principis de publicitat, transparència, cooperació i eficiència de la utilització dels recursos públics. La participació en aquestes convocatòries suposa l'acceptació dels termes i condicions establerts, que s'annexen a aquesta Resolució.

L'objecte d'aquesta convocatòria, pública i oberta, és oferir la possibilitat de formalitzar contractes privats de patrocini amb entitats privades que duguin a terme  esdeveniments singulars a les Illes Balears. Aquest han de tenir  una repercussió mediàtica molt elevada, generant gran notorietat per a les marques que es vinculen. Així mateix s'han de celebrar des de l'1 d'abril al 30 de juny de 2020.

L'àmbit territorial d'aquesta convocatòria es circumscriu als esdeveniments que es desenvolupen de forma efectiva al territori de les Illes Balears

El pressupost que es reserva, per aquesta convocatòria, és d'un màxim de 420.000 € (impostos inclosos). D'aquesta quantitat un màxim de  320.000€ seran  finançats amb fons de l'Impost de Turisme Sostenible (ITS) 2019 dins del PROGRAMA 1. Posicionament de les marques turístiques Mallorca, Menorca, Ibiza i Formentera del projecte anomenat  “Millora de la competitivitat del sector turístic de les Illes Balears, mitjançant el posicionament dels valors de les marques turístiques Mallorca, Menorca, Ibiza i Formentera, el desenvolupament del talent, el coneixement i la creació de producte”, i 100.000€ a càrrec del Capítol VI –Inversions reals- al pressupost de l'AETIB  per a l'exercici 2020.

Per aquest motiu les marques de destinació que s'inseriran a les publicacions, emissions, publicitat i accions promocionals hauran d'anar sempre vinculades a la marca d'ITS, a més de la marca de destí a la qual es vincula l'esdeveniment.

Per tot això, amb l'autorització prèvia de la despesa per aquesta convocatòria autoritzada per resolució del conseller de Model Econòmic, Turisme i Treball de data 19  de febrer de 2020, s'aproven annexes a aquesta Resolució, els Plecs de condicions generals que han de regir la convocatòria pública pel patrocini d'esdeveniments singulars i la tramitació dels expedients de contractació que es derivin d'aquesta

Resolc

Primer.-Aprovar els Plecs de condicions generals que han de regir la convocatòria publica per la formalització de contractes privats  pel patrocini d'esdeveniments singulars (ANNEX A).

Segon.-  Ordenar la publicació en el BOIB d'aquesta Resolució i dels annexes que l'acompanyen.

Aquesta resolució tindrà efectes des de l'endemà de la seva publicació en el BOIB.

Interposició de recursos

Contra aquesta resolució —que exhaureix la via administrativa— es pot interposar recurs potestatiu de reposició davant el president de l'AETIB en el termini d'un mes a comptar des de l'endemà de la seva publicació en el BOIB, d'acord amb el que estableixen l'article 57 de la Llei 3/2003, de 26 de març, de règim jurídic de l'Administració de la comunitat autònoma de les Illes Balears (BOIB núm. 44, de 3 d'abril) i l'article 123 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, de procediment administratiu comú de les administracions públiques (BOE núm. 236, de 2 d'octubre).

També es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el jutjat contenciós administratiu, en el termini de dos mesos des de l'endemà de la publicació en el BOIB, d'acord amb el que estableix l'article 46 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, de la jurisdicció contenciosa administrativa.

 

Palma, 26  de febrer  de 2020

El president de l' AETIB Jaume Colom Adrover (Per resolución del Presidente de la AETIB de 16 de enero de 2020, de delegación de firma de la gestión  ordinaria)

 

 

ANNEX A Plecs de condicions generals que han de regir la convocatòria pública per a la formalització de contractes privats per al patrocini d'esdeveniments singulars.

1. ÀMBIT OBJECTIU, TIPOLOGIA I NECESSITATS A SATISFER

L'objecte d'aquesta convocatòria, pública i oberta, és oferir la possibilitat de formalitzar contractes privats de patrocini amb entitats privades que duguin a terme  esdeveniments singulars a les Illes Balears. Aquests han de tenir una repercussió mediàtica molt elevada, generant gran notorietat per a les marques que es vinculen.

Els patrocinis d'esdeveniments que es considerin singulars i que estan vinculats als productes prioritaris de les Illes Balears, es converteixen en una plataforma molt útil i versàtil que permet transmetre els valors inherents a les marques turístiques de Mallorca, Menorca, Ibiza i Formentera.

A efectes d'aquesta convocatòria, són “esdeveniments singulars” aquells que presenten unes característiques especials i diferenciadores respecte a la resta i que per la seva notorietat i repercussió mediàtica destaquen per davant d'altres esdeveniments. Aquests hauran de tenir una clara vocació de continuïtat en el temps, és a dir, que es realitzin o es vulguin realitzar de forma periòdica (anualment). Queden exclosos d'aquesta definició els esdeveniments que tinguin una duració que es prolongui en el temps i sigui superior a 10 dies. 

D'acord amb l'estratègia desenvolupada pels Segments Estratègics de Turisme (SET's) tots els esdeveniments patrocinats per l'AETIB hauran d'estar vinculats a un dels productes estratègics.

Tots els esdeveniments han d'estar sempre vinculats, a més de la marca ITS, a una de les marques de destinació: Mallorca, Menorca, Ibiza i Formentera i/o Illes Balears. En el cas que l'esdeveniment es desenvolupi en més d'una illa, i compleixi amb els percentatges d'inversió indicats a l'apartat 3 d'aquest annex A, es considerarà que es promociona, i per tant, es vincula a la marca Illes Balears.

1.1 Requisits dels esdeveniments

Es consideren esdeveniments susceptibles d'obtenir patrocini aquells que compleixin tots els requisits generals següents:

A) Que siguin esdeveniments que el seu promotor sigui una empresa/entitat privada.

B) Que estiguin vinculats directament a alguns dels productes estratègics de l'AETIB.

C) Que fomentin la creació, diversificació i comercialització d'alguns dels productes estratègics de l'AETIB.

D) Que compleixin amb els requisits mínims de repercussió mediàtica i pressupost que es detallen a continuació.

E) Que es desenvolupin des de l'1 d'abril de 2020 al 30 de juny de 2020.

F) L'àmbit territorial d'aquesta convocatòria es circumscriu als esdeveniments que es desenvolupen de forma efectiva al territori de les Illes Balears. 

Aquests esdeveniments han de complir uns requisits tècnics mínims per poder optar a aquesta convocatòria, que s'adaptarà segons la marca a què es vinculi l'esdeveniment. Els criteris són:

• Repercussió mediàtica total de l'esdeveniment (inversió publicitària –a preu de tarifa oficial- i clipping).
• Repercussió mediàtica en mitjans nacionals i internacionals de l'esdeveniment (inversió publicitària –a preu de tarifa oficial- i clipping). Fora de les Illes Balears.
• El pressupost total destinat a l'execució de l'esdeveniment.

MARCA	REPERCUSSIÓ MEDIÀTICA* TOTAL MÍNIMA	REPERCUSSIÓ MEDIÀTICA* NACIONAL/ INTERNACIONAL MÍNIMA	PRESSUPOST** MÍNIM
ILLES BALEARS	2.500.000 Euros	625.000 Euros	1.125.000 Euros
MALLORCA	1.200.000 Euros	300.000 Euros	600.000 Euros
MENORCA	600.000 Euros	150.000 Euros	300.000 Euros
IBIZA	600.000 Euros	150.000 Euros	300.000 Euros
FORMENTERA	300.000 Euros	75.000 Euros	150.000 Euros

*Impostos exclosos

**Impostos inclosos

En la fase de justificació de l'esdeveniment es comprovarà que els requisits mínims han estat assolits.

A més, tots els esdeveniments hauran de complir almenys dues de les següents mesures de sostenibilitat que s'acreditaran a la justificació:

a) Pla de reciclatge i classificació de residus.

b) Ús d'elements biodegradables, sostenibles o elements multi ús.

c) Ús d'energies renovables.

d) Estalvi en el consum d'aigua i electricitat.

e) Emprar la digitalització en lloc de la impressió.

f) Desenvolupar accions per afavorir i promoure la mobilitat sostenible.

g) Ambient inclusiu (accessibilitat universal dels participants).

h) Ús de productes locals, ecològics, de temporada, tradicionals de les illes i/o de comerç just.

i) Contractació d'empreses locals.

j) Mesures sostenibles de protecció dels recursos naturals. Protecció de la flora i/o la fauna.

k) Activitats directes amb els participants de conscienciació sobre la sostenibilitat.

l) Destinar com a mínim un 3% de la recaptació de l'esdeveniment a projectes de caràcter ambiental, sostenible, cultural i/o social.

m) Mesures destinades al foment de la igualtat i la integració social.

En cas de no poder justificar les dues mesures exigides, no s'abonarà la quantia del patrocini.

1.2 Exclusions

Queden excloses d'aquesta convocatòria:

1.- Projectes i accions que no es puguin classificar com a un esdeveniment singular.

2.- Fires, mercats, jornades, trobades, conferències, congressos, simposis i fòrums, exposicions, tallers, workshops, fam-trips, press-trips o accions similars.

3.- Patrocinis a Clubs Esportius, quan aquests tinguin la finalitat de patrocinar l'equip o equips que formen part del Club.

4.- Equips esportius.

5.- Torneigs i campionats esportius que no tinguin com a objecte principal de la competició la categoria absoluta.

6.- Torneigs i campionats dels següents esports: futbol, bàsquet, futbol americà, i rugby.

7.- Esdeveniments que no compleixin els requisits mínims i condicions establerts en aquesta convocatòria.

8.- Entitats o organismes públics en general, i més concretament els que pertanyen al Govern de les Illes Balears, els Consells Insulars i Ajuntaments.

9.- Les entitats que no estiguin al corrent del pagament de les obligacions econòmiques contretes amb l'AETIB, al corrent de les obligacions tributàries amb la CAIB, amb l'Estat i amb la Seguretat Social.

10.- Les entitats que no hagin complert les obligacions pròpies dels beneficiaris de subvencions o patrocinis concedits per l'AETIB en convocatòries anteriors i més concretament les vinculades amb la justificació. Queden exclosos d'aquesta convocatòria, aquells esdeveniments que no hagin assolit la totalitat de la quantia a justificar en alguna de les dos anualitats anteriors.

11.- Esdeveniments que ja hagin obtingut algun patrocini/col·laboració/ subvenció per part de l'AETIB per la mateixa edició.

2.PRINCIPIS GENERALS DE LA CONVOCATÒRIA

Aquesta convocatòria pública es duu a terme sobre la base dels principis de publicitat, transparència, concurrència, objectivitat i eficiència per al desenvolupament de l'objecte de l'esdeveniment que millori la competitivitat turística de les Illes.

Aquesta convocatòria parteix de la base que són els promotors de l'esdeveniment qui n'assumeixen l'organització i els seus costos. Per això, sol·liciten una aportació per donar suport a la celebració de l'esdeveniment, ja que consideren que té repercussió turística i que l'aportació pública millora la rendibilitat, en concepte d'imatge i notorietat.

3.PRESSUPOST DE LA CONVOCATÒRIA

La present convocatòria té un pressupost màxim de 420.000 € (impostos inclosos) finançats de la següent forma:

• Un import màxim de 320.000 € (impostos inclosos) amb fons de l'Impost de Turisme Sostenible (ITS 2019) dins del PROGRAMA 1. Posicionament de les marques turístiques Mallorca, Menorca, Ibiza i Formentera del projecte anomenat  “Millora de la competitivitat del sector turístic de les Illes Balears, mitjançant el posicionament dels valors de les marques turístiques Mallorca, Menorca, Ibiza i Formentera, el desenvolupament del talent, el coneixement i la creació de producte”. Per aquest motiu les marques de destinació que s'inseriran a les publicacions, emissions, publicitat i accions promocionals hauran d'anar sempre vinculades a la marca d'ITS.
• Un import màxim de 100.000 € (impostos inclosos) amb fons propis de l'AETIB a càrrec del Capitol VI –Inversions reals- al pressupost per a l'exercici 2020.

Segons la marca a la qual es vincula l'esdeveniment, els imports màxims que adjudicarà l'AETIB són:

MARCA	IMPORT** MÀXIM DEL PATROCINI (fins a)
ILLES BALEARS*	200.000 Euros
MALLORCA	150.000 Euros
MENORCA	70.000 Euros
IBIZA	70.000 Euros
FORMENTERA	35.000 Euros

*Podrà optar a estar vinculat a la marca Illes Balears només aquell esdeveniment que es desenvolupi de forma efectiva a més de dues illes. (S'ha d'acreditar que com a mínim un 30% del pressupost total de l'esdeveniment es destina a accions que es desenvolupen a cada una de les illes.)

**Impostos inclosos

Les entitats privades interessades a participar en aquesta convocatòria podran sol·licitar un patrocini dins els límits establerts a la taula superior, d'acord amb l'illa/illes amb la qual es vincula l'esdeveniment a desenvolupar.

3.1 Territorialització

Per tal de complir amb la territorialització entre illes, es dedicarà un percentatge mínim als esdeveniments per illa, d'acord amb el següent quadre:

MALLORCA	50,92%
MENORCA	17,23%
EIVISSA	20,78%
FORMENTERA	11,07%

El termini per poder presentar les sol·licituds romandrà obert fins dia 20 de març de 2020. Una vegada finalitzat el termini, es valoraran els esdeveniments presentats per orde d'entrada al registre de l'AETIB.

En cas que, una vegada obertes totes les sol·licituds, no s'haguessin sol·licitat prou patrocinis fins a exhaurir els percentatges per illes, el pressupost no adjudicat es destinarà als esdeveniments sol·licitants, al marge d'aquesta territorialització, per orde d'entrada a l'AETIB.

4. ÀMBIT SUBJECTIU

Poden ser beneficiaris d'aquesta convocatòria pública les persones jurídiques privades organitzadores dels esdeveniments presentats que s'ajustin a l'objecte i compleixin els requisits d'aquesta convocatòria.

En aquesta convocatòria, una mateixa entitat pot presentar fins a 2 esdeveniments per marca vinculada, però mai més d'una empresa o entitat pot sol·licitar patrocinis per al mateix esdeveniment.

En el supòsit que dues entitats diferents sol·licitin el patrocini per a un mateix esdeveniment, tan sols es valorarà la primera de les propostes presentades, segons el registre d'entrada a l'AETIB, mentre que l'altra proposta en restarà exclosa.

En el supòsit d'entitats que gestionin diversos esdeveniments, han de presentar una sol·licitud per a cadascun dels esdeveniments per què sol·licitin el patrocini, excepte si aquests conformen un programa únic de diverses actuacions.

5. TERMINI I LLOC DE PRESENTACIÓ DE LA DOCUMENTACIÓ

La convocatòria per a la presentació dels esdeveniments romandrà oberta des de l'endemà de la publicació d'aquesta Resolució al BOIB, fins dia 20 de març de 2020.

Tot i que el termini de presentació és tancat, els expedients s'aniran resolvent d'acord amb la data d'entrada al registre.

El lloc de presentació serà el registre de l'AETIB (Edifici AETIB C/ Rita Levi s/n -Parc Bit- 07121 Palma) o els llocs previstos en l'article 16 de la Llei 39/2015. En aquest últim supòsit, s'ha d'enviar el mateix dia una còpia de la sol·licitud en què hi consti el registre d'entrada, i així justificar la data d'enviament de la sol·licitud dins del termini establert.  L'adreça d'enviament és: juridico@aetib.caib.es. En cas de no rebre aquest justificant a la direcció esmentada en temps i forma, l'esdeveniment quedarà exclòs.

No s'acceptaran com a entrada les sol·licituds o documentació que hagin estat enviades mitjançant correu electrònic a qualsevol de les adreces de l'AETIB.

6. SOL·LICITUD I FORMA DE PRESENTACIÓ DE LA DOCUMENTACIÓ

Els sol·licitants han d'utilitzar els models que s'adjunten a aquests plecs i que es descriuen a continuació. Aquests podran ser descarregats pels interessats en la pàgina web de l'AETIB:

• Sol·licitud de patrocini - ANNEX A1 (Fora del sobre 1, on es realitzarà el registre)
• Documentació administrativa (sobre 1)
• Documentació tècnica (sobre 2)

La sol·licitud ha d'anar acompanyada de dos sobres tancats i independents (un per a la documentació administrativa i un altre per a la documentació tècnica). S'ha d'identificar a l'exterior de cada sobre el nom i cognoms o raó social, número de telèfon, adreça electrònica, i nom de l'esdeveniment.

6.1. Sol·licitud de patrocini (ANNEX A1)

Es realitzarà mitjançant sol·licitud dirigida a la presidència de l'AETIB seguint el model d'ANNEX A1 formulari de sol·licitud, contingut en aquests plecs, en el qual s'ha de fer constar el següent:

- Nom comercial de l'entitat privada.

- Nom fiscal de l'entitat privada i CIF.

- Dades de contacte de l'entitat privada.

- Dades de contacte del representant legal de l'entitat privada.

- Dades de la persona de contacte.

- Nom de l'esdeveniment.

- Data(es) d'execució.

- Marca de destinació a què es vincula el patrocini.

- Dades de l'esdeveniment:

• Repercussió mediàtica total prevista. (Impostos exclosos)
• Repercussió mediàtica nacional/internacional prevista. (Impostos exclosos)
• Pressupost total de l'esdeveniment. (Impostos inclosos)
• Import sol·licitat a l'AETIB en concepte de patrocini. (Impostos inclosos)

El lliurament de la sol·licitud per si mateixa no serà objecte de valoració sinó que servirà únicament com a document formal de sol·licitud.

6.2. Documentació Administrativa (sobre 1): Documentació relacionada amb l'entitat sol·licitant

En el cas de persones físiques i jurídiques espanyoles:

• Fotocòpia del certificat d'inscripció en el registre corresponent (registre d'associacions, registre mercantil o un altre depenent de tipus entitat), si s'escau.
• Fotocòpia dels estatuts de l'entitat dipositats al registre esmentat, o degudament inscrita en el Registre Mercantil, si s'escau.
• Fotocòpia de la documentació acreditativa de la capacitat de la persona que representa legalment l'entitat sol·licitant per actuar en nom seu, així com del seu DNI.
• Fotocòpia de la targeta d'identificació fiscal de l'entitat sol·licitant.
• Fotocòpia de l'alta de la declaració censal de l'inici de l'activitat, alta de l'IAE en què consti l'epígraf corresponent.

En virtut del Decret 6/2013, de 8 de febrer, de mesures de simplificació documental dels procediments administratius, les entitats que hagin format part d'un procés selectiu en l'AETIB poden presentar l'Annex D que s'adjunta en el qual s'ha d'indicar el número d'expedient on es troba la documentació administrativa, sempre que no hagi sofert cap modificació o la documentació presentada no hagi exhaurit la seva vigència.

La resta de documentació que a continuació es relaciona s'ha de presentar també en el sobre 1:

• Declaració responsable de no incórrer en les prohibicions per contractar amb l'administració segons l'article 71 del LCSP.
• Aquesta declaració responsable, o un altre document, ha d'incloure la manifestació expressa que l'empresa no incorre en cap dels supòsits al fet que es refereix la Llei 2/1996, de 19 de novembre, d'incompatibilitats dels membres del Govern i dels alts càrrecs de la CAIB.
• Aportar una declaració responsable que acrediti les raons tècniques o artístiques o els motius pels quals tan sols es pugui encomanar a un empresari determinat per justificar la no competència per raons tècniques de conformitat amb l'establert a l'article 168.a.2 de la Llei 9/2017 de contractes del sector públic.
• Acreditació conforme s'està al corrent de les obligacions tributàries amb l'Administració autonòmica, Estatal i la Seguretat Social, emeses pels organismes competents.
• Declaració responsable conforme s'està al corrent de pagaments amb l'AETIB així com de la justificació de contractes de patrocini amb l'AETIB anteriors. Aquesta declaració serà comprovada d'ofici per l'àrea de comptabilitat de l'AETIB. En el cas que es constatés l'existència de deutes pendents o la incorrecta justificació sense renúncia expressa prèvia a l'inici del període de justificació, es considerarà motiu d'exclusió de la participació en la convocatòria de patrocini.
• Declaració responsable en què es facin constar si ha rebut i/o sol·licitat ajudes o col·laboracions d'institucions públiques o privades per realitzar l'esdeveniment amb el qual podrà col·laborar l'AETIB i les quantitats econòmiques si es coneixen.
• Declaració responsable conforme l'entitat no té cap expedient sancionador obert amb una administració pública.
• Acreditació conforme l'esdeveniment estigui avalat per corporacions locals, insulars, autonòmiques, nacionals o internacionals.
• Document acreditatiu d'estar d'alta al DRIAT (declaració responsable d'inici d'activitat turística), en el cas que l'entitat hi estigui obligada, en cas contrari haurà d'aportar declaració responsable d'aquest extrem.

En el cas de persones jurídiques no espanyoles amb activitat a Espanya:

En el supòsit que l'entitat pertanyi a un Estat membre de la UE, la capacitat jurídica de l'empresa s'acreditarà mitjançant la presentació de constitució de l'entitat d'acord amb la normativa del seu país, fent constar els estatuts de la mateixa i l'acreditació corresponent, així com fotocòpia acarada del CIF, tots dos traduïts per intèrpret jurat o traducció oficial i postil·lada d'acord amb el conveni de la Haia de 1961.

En el cas que l'entitat pertanyi a un Estat que no és membre de la UE, la capacitat jurídica de l'entitat s'acreditarà, mitjançant la documentació relativa a la sucursal o filial a Espanya de l'entitat, degudament inscrita en el registre corresponent i fotocòpia acarada del CIF.

En qualsevol dels dos casos anteriors, s'haurà d'acreditar la capacitat de la persona que representa l'entitat sol·licitant legalment per actuar en nom seu, així com s'haurà de presentar una còpia acarada del seu passaport/DNI/NIE, traduït per intèrpret jurat o mitjançant una traducció oficial i postil·lada d'acord amb el conveni de la Haia de 1961.

Les empreses no espanyoles d'Estats membres de la Unió Europea i els restants empresaris estrangers hauran d'acreditar la documentació que es detalla:

• Testimoni judicial, certificació administrativa o declaració responsable, de no incórrer en les prohibicions per contractar amb l'administració segons l'ordenament jurídic espanyol i per analogia amb l'ordenament de l'Estat a què pertany.
• Aquesta declaració responsable o un altre document ha d'incloure la manifestació expressa que l'empresa no incorre en cap dels supòsits, fet al qual es refereix la Llei 2/1996, de 19 de novembre, d'incompatibilitats dels membres del Govern i dels alts càrrecs de la CAIB.
• Declaració responsable en què es facin constar si ha rebut i/o sol·licitat ajudes o col·laboracions d'institucions públiques o privades per realitzar l'esdeveniment amb el qual podrà col·laborar l'AETIB i les quantitats si es coneixen.
• Còpia de l'alta de la declaració censal, de l'inici d'activitat i alta de l'impost d'activitats econòmiques, si és el cas.
• Acreditació que la sucursal/filial, si escau, està al corrent de les obligacions tributàries amb l'Administració autonòmica, estatal i la Seguretat Social, mitjançant la presentació de la certificació oportuna, emesa per l'òrgan competent. En cas que es tractés d'un agent autoritzat per actuar en nom de l'entitat no resident que operi mitjançant una oficina de representació, haurà d'aportar la corresponent certificació acreditativa d'estar al corrent de pagament amb l'Administració de l'Estat, l'autonòmica i la Seguretat Social, emesa per l'òrgan competent.
• Declaració responsable conforme s'està al corrent de pagaments amb l'AETIB així com de la justificació de contractes de patrocini amb l'AETIB anteriors. Aquesta declaració serà comprovada d'ofici per l'àrea de comptabilitat de l'AETIB. En el cas que es constatés l'existència de deutes pendents o la incorrecta justificació sense renúncia expressa prèvia a l'inici del període de justificació, es considerarà motiu d'exclusió de la participació en la convocatòria de patrocini.
• Acreditació conforme l'esdeveniment estigui avalat per corporacions locals, insulars, autonòmiques, nacionals o internacionals.

En virtut del Decret 6/2013, de 8 de febrer, de mesures de simplificació documental dels procediments administratius, les entitats que hagin format part d'un procés selectiu en l'AETIB poden presentar l'Annex D que s'adjunta en el qual s'ha d'indicar el número d'expedient on es troba la documentació administrativa següent, sempre que no hagi sofert cap modificació o la documentació presentada no hagi exhaurit la seva vigència.

El sobre 1 de "documentació administrativa" serà únic en el cas que una mateixa entitat presenti diferents propostes tècniques.

6.3. Documentació tècnica (sobre 2)

Els sol·licitants hauran de lliurar la següent documentació en suport imprès i digital (en format PDF i Word):

ANNEX A2: resum de la proposta tècnica emplenada i signada.

• Clipping de l'edició anterior a la que es sol·licita patrocini (si es disposa del mateix)
• Pla de màrqueting i comunicació previst per a l'edició que es sol·licita patrocini. 
• Així mateix, podran lliurar qualsevol altra documentació complementària a la seva proposta tècnica que considerin d‘interès.

ANNEX A4: informació i estructura de continguts necessària per a la comunicació de l'esdeveniment als mitjans de comunicació de l'AETIB. Dins d'aquest apartat s'inclouen les imatges i vídeos suggerits per a la seva publicació.

Aquests mitjans són:

• Els portals web illesbalears.travel / illessostenibles.travel
• Perfils promocionals en xarxes socials (facebook/twitter/instagram/youtube)
• Newsletters: AETIB News i Welcome Balears

Atesa la diversitat dels esdeveniments que es poden patrocinar, la definició o la versió definitiva dels continguts i l'abast de la seva publicació a mitjans de l'AETIB i del propi patrocinat, es fixaran una vegada realitzada la reunió de valoració (apartat 7.2 de l'Annex A) i previ a la signatura del contracte.

7.  PROCEDIMENT ADMINISTRATIU PER A LA FORMALITZACIÓ DELS PATROCINIS PRIVATS

La tramitació administrativa per a la formalització dels contractes de patrocini es realitzarà d'acord amb l'establert a la Instrucció 2/2018 del director gerent de l'ATB (actual AETIB) per la qual s'estableix la regulació específica i tramitació dels expedients dels contractes privats de patrocini que formalitzi l'ATB (actual AETIB) de 5 d'abril de 2018, amb la ratificació prèvia del consell de direcció de l'ATB (actual AETIB) de 5 d'abril de 2018.

En el cas que la sol·licitud de patrocini sigui per un import inferior als 14.999,99 € (imposts exclosos), és a dir, 18.149,98€ (impostos inclosos)  es procedirà d'acord amb l'establert a l'article 118 de LCSP i la Instrucció 1/2019, del director de l'AETIB per la qual s'estableix la regulació específica i la tramitació dels expedients dels contractes menors que formalitzi l'AETIB.

En el cas que la sol·licitud de patrocini sigui per un import igual o superior als 18.149,98€ (impostos inclosos), es procedirà d'acord amb el que s'estableix a la Instrucció 2/2018 del director gerent de l'ATB (actual AETIB) per la qual s'estableix la regulació específica i la tramitació dels expedients dels contractes privats de patrocini que formalitzi l'ATB (actual AETIB).

En aquest cas, s'haurà d'aportar per part del sol·licitant una declaració responsable que acrediti les raons tècniques o artístiques o els motius pels quals només pugui encomanar-se a un empresari determinat.

L'àrea/tècnic assignat a l'expedient s'encarregarà de la revisió de les propostes tècniques, per determinar el compliment o no dels requisits tècnics exigits d'acord amb el que s'estableix en aquests plecs.

Aquells expedients que necessitin valoració, juntament amb l'àrea/tècnic assignat i un representant de la Direcció de l'AETIB, es podrà convidar a un representant del consell insular que es determinarà en funció de les característiques de l'esdeveniment presentat.

7.1 FASE ADMINISTRATIVA: revisió de la documentació administrativa

Una vegada finalitzat el termini de presentació de les propostes, el departament jurídic de l'AETIB examinarà la documentació administrativa corresponent al sobre núm.1 segons l'ordre de registre d'entrada a l'AETIB de les sol·licituds.

En el cas que sigui necessària l'esmena d'algun document de caràcter administratiu, la Direcció de l'AETIB requerirà a l'entitat interessada, la documentació administrativa que falti, concedint-li un termini de 3 dies naturals per a la presentació de la documentació requerida, amb l'advertiment exprés que, en cas de no fer-ho així, es considerarà desistida i s'arxivarà la seva sol·licitud, segons el que disposa l'article 68 de la Llei 39/2015.

El requeriment de la documentació es realitzarà per mitjans electrònics, de manera que en quedarà constància a l'expedient.

7.2 FASE TÈCNICA: revisió de la documentació tècnica

Un cop finalitzada la revisió de la documentació administrativa, l'òrgan de contractació designarà l'àrea/tècnic encarregat de la revisió de la proposta tècnica, per determinar el compliment o no dels requisits tècnics exigits d'acord amb el que s'estableix en aquests plecs.

En el cas que l'import sol·licitat sigui igual o superior als 14.999,99 € (imposts exclosos), és a dir 18.149,98€ (impostos inclosos), l'àrea/tècnic assignat a l'expedient durà a terme la revisió de la proposta tècnica, per determinar el compliment o no dels requisits tècnics exigits d'acord amb el que s'estableix en aquests plecs. Tal com recull la Instrucció 2/2018, es realitzarà un plec específic de patrocini en funció de l'esdeveniment a patrocinar, en el qual han de quedar recollides les contraprestacions que es proposa que rebi l'AETIB en funció de l'import que es sol·licita.

En cas que a la documentació tècnica es detectin deficiències, es requerirà per a la seva esmena, la qual s'haurà de realitzar en el termini de 3 dies naturals. En el cas que l'esmena no sigui correcta o que no s'esmeni la documentació requerida per l'àrea/tècnic assignat, la sol·licitud s'exclourà del procediment de contractació.

El requeriment de la documentació es realitzarà per mitjans electrònics, de manera que en quedarà constància a l'expedient.

Una vegada revisat per l'àrea/tècnic que la proposta s'ajusta als plecs de la convocatòria, es convocarà al patrocinat, si n'és el cas, per a una reunió prèvia a l'adjudicació i formalització del contracte, en la qual es tractaran, entre altres assumptes, les contraprestacions proposades que rebrà l'AETIB, l'import sol·licitat i la repercussió de la presència de les marques.

En aquesta reunió la direcció de l'AETIB valorarà el patrocini sol·licitat, amb relació a l'import i les contraprestacions oferides per l'entitat privada. A aquesta reunió també hi participarà l'àrea econòmica i jurídica de l'AETIB. L'àrea/tècnic responsable de la revisió de la proposta haurà de ser informat dels acords que deixarà reflectits a l'expedient.

7.3 ADJUDICACIÓ I FORMALITZACIÓ: del patrocini

D'acord amb l'establert a les instruccions internes esmentades, l'òrgan de contractació realitzarà l'adjudicació del contracte privat, i posterior formalització del contracte en el qual hi constaran les obligacions d'ambdues parts, les contraprestacions que rebrà finalment l'AETIB i la forma de justificar el patrocini en funció de les característiques de l'esdeveniment. Al contracte hi constarà expressament la cessió a l'AETIB de les imatges de l'esdeveniment per a usos no comercials.

Així mateix, en el cas que l'adjudicació fos superior a 14.999,99 €, s'haurà de publicar al portal de contractació de l'AETIB.

Aquest contracte haurà de signar-se en el termini màxim d'un mes des de l'adjudicació del contracte i sempre abans de l'inici de l'esdeveniment. En cas contrari, l'AETIB podrà resoldre no portar-lo a terme.

El patrocinat facilitarà el seguiment i control del contracte signat i, concretament, de la presència de les marques a l'acció patrocinada. Per tant, s'ha de reflectir la presència de la marca/logotip d'ambdues entitats en tots els mitjans i materials corresponents a l'organització dels diferents actes i accions previstes a l'esdeveniment i que s'estableixen al contracte.

Les imatges de l'entitat, de les marques de destinació, de l'ITS i de l'AETIB podran figurar tant en els elements de promoció prèvia a l'esdeveniment, com en els de la promoció que es durà a terme durant el desenvolupament d'aquest, o en la repercussió posterior als diferents mitjans de comunicació.

8.  CONTRAPRESTACIÓ PER A L'AETIB

L'AETIB i l'entitat privada formalitzaran un contracte de patrocini privat en el qual es regularà la seva presència en tots els mitjans i materials corresponents a l'organització dels diferents actes i accions previstes en l'esdeveniment, com ara: invitacions, insercions publicitàries, panells o altres elements promocionals confeccionats amb motiu de l'esdeveniment presentat, en els quals se citarà la col·laboració de les entitats signants i reflectiran els seus respectius logotips corporatius i marques promocionals.

L'entitat haurà d'especificar a la memòria que presenti amb la sol·licitud, quines serien les contraprestacions/accions on hi seran present les marques.

Així mateix, estan obligats a convidar a la direcció de l'AETIB a actes d'obertura i cloenda, rodes de premsa, presentacions i similars.

L'ús de les marques/logo de l'AETIB s'ajustarà al que s'estableix a les Directrius sobre l'ús de les marques (ANNEX A6) que formaran part del contracte. Si sorgeix qualsevol dubte, s'haurà de contactar amb el departament d'Imatge i Publicacions de l'AETIB (ip@aetib.caib.es).

Totes les creativitats hauran d'integrar les següents marques/mencions:

- ITS

- Marca de destinació

- Els logotips que determini l'AETIB segons pertoqui (GOIB)

En els casos que sigui possible, prèvia a la publicació del material gràfic/emissió del material audiovisual, es supervisarà per part de l'àrea d'Imatge i Publicacions de l'AETIB la ubicació de les marques/logotips i els esborranys de disseny, donant la conformitat. En cas de no remetre el material a l'àrea d'Imatge i Publicacions, serà l'entitat col·laboradora qui assumeixi la responsabilitat del mateix.

En cas que l'AETIB comuniqués discrepàncies respecte a l'aplicació de les seves marques/logo, l'entitat es compromet a realitzar les actuacions necessàries d'alteració o rectificació de la presència de marca.

En cas de no complir amb les Directrius establertes per part de l'AETIB l'acció publicitària/promocional no es tindrà en compte a efectes de justificació, i per tant, com a repercussió mediàtica de l'esdeveniment.

9. JUSTIFICACIÓ I PAGAMENT DE L'ESDEVENIMENT

La justificació tècnica de l'esdeveniment, s'haurà de presentar amb anterioritat a la presentació de la factura.

L'aportació de l'AETIB es farà efectiva una vegada finalitzat l'esdeveniment objecte del patrocini i prèvia presentació per part de l'entitat privada d'una memòria justificativa de l'esdeveniment realitzat.

L'entitat privada haurà d'acreditar, en qualsevol cas, el compliment de les condicions econòmiques i relatives a la presència de les marques mitjançant:

A- En suport paper:

- L'ANNEX A5 “Relació detallada de la despesa efectivament efectuada de l'esdeveniment” i declaració responsable donant veracitat a les dades aportades, signada pel responsable legal de l'entitat. 

- L'ANNEX A3 "Relació de documentació lliurada" emplenat i signat.

B.- En suport digital:

- L'ANNEX A5 “Relació detallada de la despesa efectivament efectuada de l'esdeveniment” i declaració responsable donant veracitat a les dades aportades, signada pel responsable legal de l'entitat (en format PDF). 

- L'ANNEX A3 "Relació de documentació lliurada" emplenat (en format Excel)  i signat (en format PDF).

-Un dossier explicatiu i justificatiu que inclogui:

a) Memòria de l'esdeveniment

b) Reportatge fotogràfic (preferiblement en alta resolució) de l'esdeveniment

c) El material gràfic i audiovisual (preferiblement en alta resolució) realitzat durant el desenvolupament de l'esdeveniment patrocinat

d) Mesures de sostenibilitat

e) Resum de la repercussió mediàtica: Clipping amb valor econòmic equivalent i inversió publicitària a mitjans (impresos, audiovisuals i online) –a preu de tarifa oficial- amb el valor econòmic equivalent

Només es tindran en compte les justificacions publicades/emeses des de l'1 de gener de 2020 fins al lliurament de la documentació justificativa, sempre que vagin dirigides a promocionar l'esdeveniment patrocinat i compleixin amb les Directrius sobre l'ús de les marques/logo de l'AETIB.

Els patrocinats hauran de numerar cadascuna de les accions promocionals/ publicitàries que es presentin. També hauran de fer correspondre la mateixa numeració amb la documentació acreditativa relativa al concepte descrit.

La repercussió mediàtica es comptabilitzarà de la següent forma:

— Per a tots el suports/mitjans independentment de la seva cobertura: es tindrà en compte el 100% del valor de tarifa oficial impostos no inclosos.

— La repercussió mediàtica de l'esdeveniment es divideix en:

• Suports/mitjans nacionals i internacionals de l'esdeveniment (inversió publicitària –a preu de tarifa oficial- i clipping). Repercussió fora de les Illes Balears (també s'inclou la local fora del territori de les Illes).
• Suports/mitjans locals/autonòmics de les Illes Balears (inversió publicitària –a preu de tarifa oficial- i clipping). Repercussió a les Illes Balears.

— Només es tindran en compte les accions que compleixin amb les Directrius sobre l'ús de les marques d'AETIB (Annex A6).

En cas de no complir amb les Directrius establertes per part de l'AETIB, l'acció publicitària/promocional no es tindrà en compte a efectes de justificació, i per tant, com a repercussió mediàtica de l'esdeveniment.

Així mateix hauran de complir i justificar els requisits mínims/màxims exigits per aquesta convocatòria detallats a la següent taula:

MARCA	REPERCUSSIÓ MEDIÀTICA* TOTAL MÍNIMA	REPERCUSSIÓ MEDIÀTICA* NACIONAL/ INTERNACIONAL MÍNIMA	COST** EFECTIU MÍNIM TOTAL	IMPORT** MÀXIM DEL PATROCINI (fins a)
ILLES BALEARS	2.500.000 Euros	625.000 Euros	1.125.000 Euros	200.000 Euros
MALLORCA	1.200.000 Euros	300.000 Euros	600.000 Euros	150.000 Euros
MENORCA	600.000 Euros	150.000 Euros	300.000 Euros	70.000 Euros
IBIZA	600.000 Euros	150.000 Euros	300.000 Euros	70.000 Euros
FORMENTERA	300.000 Euros	75.000 Euros	150.000 Euros	35.000 Euros

*Impostos exclosos

**Impostos inclosos

Per tant, depenent de la marca a què es vinculi l'esdeveniment s'hauran de justificar els mínims establerts amb relació a:

• Repercussió mediàtica total de l'esdeveniment (inversió publicitària –a preu de tarifa oficial- i clipping)
• Repercussió mediàtica en mitjans nacionals i internacionals de l'esdeveniment (inversió publicitària –a preu de tarifa oficial- i clipping). Fora de les Illes Balears.
• Cost efectiu total de l'execució de l'esdeveniment

En cas que l'import atorgat fos menor que el màxim estipulat a la taula, els imports mínims a justificar s'adequarien de forma proporcional.

El valor econòmic de la repercussió mediàtica del patrocini ha de ser igual o superior a la quantitat mínima estipulada segons l'import adjudicat. Aquesta valoració es farà sobre el preu de tarifa oficial impostos no inclosos.

En cas de no arribar als mínims establerts, s'estipula el següent procediment:

• Justificar correctament fins al 80% dels mínims exigits: s'abonarà la part proporcional amb relació a l'import adjudicat, més impostos (a preu de tarifa oficial).
• Justificar menys del 80% dels mínims exigits: no s'abonarà cap quantia.

No es procedirà al pagament al patrocinat fins que no s'hagi complert amb la presentació de la justificació i aquesta s'hagi conformat per l'AETIB.

La justificació s'haurà de presentar en registre de l'AETIB o als llocs previstos en l'article 16 de la Llei 39/2015, en els 90 dies naturals posteriors a la finalització del l'esdeveniment. En el cas que s'incompleixi aquest termini, el patrocini de l'AETIB quedarà sense efecte.

En cas que es detectin deficiències a la documentació justificativa lliurada, es requerirà per a la seva esmena, la qual s'haurà de realitzar en el termini de 10 dies naturals. Aquest procediment es farà per mitjans electrònics, de manera que quedarà constància a l'expedient. En cas que l'esmena no sigui correcta o que no s'esmeni la documentació requerida per l'àrea/tècnic assignat, es procedirà a la valoració de la repercussió mediàtica amb la informació que disposi el tècnic.

L'AETIB es reserva la potestat de realitzar a posteriori una comprovació de la justificació econòmica.

En tot cas, la forma de presentar la justificació de les accions realitzades s'inclourà en el contracte que es formalitzi, adaptant-ho a la tipologia de l'esdeveniment a realitzar.

L'acceptació del patrocini implica que el material gràfic, fotogràfic i audiovisual presentat a les justificacions, el podrà emprar l'AETIB per a la seva difusió i ús en activitats estratègiques.

A més, tots els esdeveniments hauran de complir almenys dues de les següents mesures de sostenibilitat que s'acreditaran a la justificació:

a) Pla de reciclatge i classificació de residus.

b) Ús d'elements biodegradables, sostenibles o elements multi ús.

c) Ús d'energies renovables.

d) Estalvi en el consum d'aigua i electricitat.

e) Emprar la digitalització en lloc de la impressió.

f) Desenvolupar accions per afavorir i promoure la mobilitat sostenible.

g) Ambient inclusiu (accessibilitat universal dels participants).

h) Ús de productes locals, ecològics, de temporada, tradicionals de les illes i/o de comerç just.

i) Contractació d'empreses locals.

j) Mesures sostenibles de protecció dels recursos naturals. Protecció de la flora i/o la fauna.

k) Activitats directes amb els participants de conscienciació sobre la sostenibilitat.

l) Destinar com a mínim un 3% de la recaptació de l'esdeveniment a projectes de caràcter ambiental, sostenible, cultural i/o social.

m) Mesures destinades al foment de la igualtat i la integració social.

En cas de no poder justificar les dues mesures exigides, no s'abonarà la quantia del patrocini.

Una vegada validada la justificació tècnica, l'àrea/tècnic encarregat del seguiment de l'esdeveniment ho comunicarà a l'adjudicatari per a la presentació de la factura corresponent.

10. SUSPENSIÓ DEL PATROCINI

Seran causes de suspensió del patrocini de l'AETIB:

1.  La falsedat de les dades aportades
2.  L'extinció de la personalitat jurídica de qualsevol de les parts
3.  L'acord mutu de les parts
4.  L'incompliment total o parcial de totes o alguna de les condicions generals i particulars pactades
5.  La realització per part del patrocinat, d'actuacions que a judici de l'AETIB, siguin contràries als objectius i finalitat de l'AETIB
6.  No lliurar o lliurar fora de termini la documentació justificativa del patrocini

11.  PROTECCIÓ DE DADES

De conformitat amb la LO 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades personal i garantia de drets digitals, els sol·licitants queden informats i accepten la incorporació de les dades que facilitin al fitxer que creï l'AETIB.

Les entitats sol·licitants estan obligades al compliment de l'establert per la LOPD, en relació amb les dades personals a les quals tingui accés durant la vigència dels contractes que es realitzin en desenvolupament i execució d'aquesta convocatòria.

12. CONFIDENCIALITAT

Qualsevol informació confidencial revelada per l'AETIB a l'entitat amb la qual es formalitzin esdeveniments objecte d'aquesta convocatòria durant la seva vigència es mantindrà amb caràcter estrictament confidencial per al receptor, que es comprometrà a utilitzar aquesta informació únicament per a la finalitat per la qual li va ser revelada per l'emissor, excepte imperatiu legal.

El receptor protegirà la informació confidencial de l'emissor contra qualsevol ús no autoritzat o revelació a tercers, de la mateixa manera que protegeix la seva informació confidencial. L'accés a aquesta informació quedarà restringit només a aquells empleats de l'entitat col·laboradora que hagin de conèixer-ho per complir amb l'esdeveniment a desenvolupar.

13. LLENGÜES D'UTILITZACIÓ EN AQUEST PROCEDIMENT

Tota la documentació administrativa i tècnica que s'ha de presentar en aquesta convocatòria ha de ser en una de les dues llengües oficials de la CAIB. En cas que la justificació (certificats d'emissió, entre d'altres) es lliuri en un idioma diferent dels oficials de la CAIB, s'haurà d'aportar una traducció jurada.

14. RÈGIM JURÍDIC APLICABLE

D'acord amb la Instrucció 2/2018 l'ATB (actual AETIB) considera com a regla general els patrocinis com un contracte privat, d'acord amb l'establert a l'article 26.2 de la Llei 9/2017, de 8 de novembre de contractes del sector públic i per aquest s'ha de regir quant a la preparació i adjudicació, en defecte de normes específiques, per la Secció 1 i 2 del Capítol I del Títol I del Llibre II d'aquest llei, i en les disposicions de desenvolupament, aplicant-se supletòriament les restants normes de dret administratiu o, si escau, les normes de dret privat, segons correspongui per raó del subjecte o entitat contractant. Quant als seus efectes i extinció, es regirà pel dret privat.