Butlletí Oficial de les Illes Balears

La Llei 4/2004, de 2 d’abril, de la Sindicatura de Comptes de les Illes Balears, quan regula el contingut de la funció fiscalitzadora, inclou expressament la fiscalització dels contractes, qualsevol que en sigui el caràcter, formalitzats pels diferents subjectes inclosos en el seu àmbit d’actuació (article 7.d).

D’altra banda, l’article 5.1.a d’aquesta Llei estableix que la Sindicatura de Comptes està facultada per “Exigir de tots els qui estan subjectes a la seva acció fiscalitzadora que proporcionin els antecedents, les dades, els informes i els documents, qualsevol que en sigui el suport, que considerin necessaris per al coneixement i la comprovació deguts de l’acte fiscalitzable. La Sindicatura pot establir, amb caràcter general, el format en què s’ha de facilitar aquesta informació.”

La utilització dels mitjans electrònics és avui un imperatiu per a les entitats públiques. La Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, i la Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic, contenen un pronunciament ferm respecte d’això, ja que estableixen que aquestes han d’operar en un entorn en el qual la utilització d’aquests mitjans i la tramitació electrònica dels procediments constitueixin l’actuació habitual. Així, la identificació, la signatura i la notificació electròniques, la seu electrònica, l’intercanvi electrònic i l’actuació administrativa informatitzada han de ser la regla general. Les lleis esmentades disposen, així mateix, l’obligació de les administracions públiques de relacionar-se entre si per mitjans electrònics i recullen el dret i, en ocasions, l’obligació de les persones de relacionar-se electrònicament amb aquelles.

L’article 29 del Reial decret legislatiu 3/2011, de 14 de novembre, pel qual s’aprova el text refós de la Llei de contractes del sector públic (TRLCSP), regula la tramesa d’informació contractual als òrgans de control extern, sense perjudici de les seves facultats per reclamar totes aquelles dades, documents i antecedents que estimin pertinents amb relació als contractes de qualsevol naturalesa i quantia. Aquestes facultats, en el cas de la Sindicatura de Comptes, estan reconegudes en els articles 5 i 7 de la seva llei reguladora.

L’article 40.2 de la Llei 7/1988, de 5 d’abril, de funcionament del Tribunal de Comptes estableix que les entitats del sector públic han de trametre anualment al Tribunal de Comptes una relació del contractes formalitzats.

L’article 25.2 del Reglament de règim interior preveu que la Sindicatura de Comptes ha d’establir les característiques i el contingut de la informació sobre contractes.

La Sindicatura de Comptes es troba immersa en un progressiu procés d’implantació dels mitjans electrònics, informàtics i telemàtics que coadjuvin a aconseguir una major eficàcia en l’exercici de les seves funcions.

En aquest sentit, el Consell de la Sindicatura, en dates de 28 de febrer de 2012 i de 18 de desembre de 2014, va aprovar instruccions relatives a la tramesa a aquesta institució de la informació contractual del sector públic local en les quals s’establien els procediments de tramesa electrònica de l’esmentada informació contractual.

En l’àmbit del sector públic local, la Sindicatura de Comptes de les Illes Balears, el Tribunal de Comptes i altres cinc òrgans de control extern autonòmics, l’exercici 2007, varen impulsar la creació d’una plataforma de rendició telemàtica que ha permès assolir una millora continuada en els terminis de rendició dels comptes per part de les entitats locals.

El 4 de desembre de 2014, es va donar un nou impuls a aquesta plataforma amb la signatura d’un nou conveni entre el Tribunal de Comptes i vuit òrgans de control extern autonòmics que perllonga la vigència fins a l’exercici 2018 de la utilització, l’explotació i el manteniment de les aplicacions informàtiques que integren la Plataforma i del portal de rendició de comptes de les entitats locals.

Prèviament, el Tribunal de Comptes i la Sindicatura, el 27 de juny de 2014, varen subscriure una addenda al conveni de col·laboració per a la implantació de la rendició telemàtica signat el 13 de juliol de 2011, per la qual les relacions de contractes formalitzats per les entitats locals hauran de ser trameses mitjançant la Plataforma de rendició i aquesta esdevindrà efectiva per a les dues institucions de control extern.

En coherència amb els antecedents anteriors, el Consell de la Sindicatura, d’acord amb el que preveu l’article 5 de la Llei 4/2004, de 2 d’abril, de la Sindicatura de Comptes, considera necessari actualitzar la Instrucció que regula la tramesa, per part del sector públic local, de la informació relativa a la seva activitat contractual.

Vist l’informe emès pel Servei Jurídic en data 14 de desembre de 2015.

Per tot això, a proposta del síndic de l’Àrea d’Auditoria d’Ajuntaments i Entitats Locals, i fent ús de la competència que li atribueix l’article 16.b de la Llei 4/2004, el Consell de la Sindicatura de Comptes

Acorda

Primer. Aprovar la Instrucció relativa a la tramesa a aquesta institució de la informació contractual del sector públic local, que s’adjunta com a annex a aquest Acord.

Segon. Donar difusió a la Instrucció esmentada i publicar-la en el Butlletí Oficial de les Illes Balears.

Palma, 17 de desembre de 2015

   

El Síndic major

Joan Rosselló Villalonga

Instrucció relativa a la tramesa a la Sindicatura de Comptes de la informació contractual del sector públic local de les Illes Balears

Article 1.       Objecte

Aquesta Instrucció té per objecte regular la informació contractual i les relacions anuals de contractes que han de trametre a la Sindicatura de Comptes les entitats que integren el sector públic local de les Illes Balears, el qual inclou els consells insulars. Aquesta obligació de tramesa d’aquesta informació contractual està establerta a l’article 29 del Reial decret legislatiu 3/2011, de 14 de novembre, pel qual s’aprova el text refós de la Llei de contractes del sector públic i a l’article 40.2 de la Llei 7/1988, de 5 d’abril, de funcionament del Tribunal de Comptes.

Article 2.       Àmbit d’aplicació

Formen part del sector públic local de les Illes Balears, a l’efecte d’aquesta Instrucció, les entitats que s’especifiquen en l’article 2.1.b i les dependents d’aquestes de l’apartat 2.1.d de la Llei 4/2004, de 2 d’abril, de la Sindicatura de Comptes de les Illes Balears.

Article 3.       Drets i Garanties

L’aplicació de la Instrucció es realitzarà amb submissió a les disposicions contingudes en la Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, i a la resta de normes específiques que regulen la propietat intel·lectual i el tractament electrònic de la informació.

Article 4.       Informació contractual que s’ha de trametre al llarg de l’exercici

1. Dins dels tres mesos següents a la formalització del contracte, en els termes indicats a l’article 29.1 del TRLCSP, les entitats del sector públic local de les Illes Balears trametran a la Sindicatura de Comptes còpia certificada del document mitjançant el qual s’ha formalitzat el contracte, acompanyada d’un extracte de l’expedient de contractació, sempre que el contracte superi les quanties següents:

a)    Contractes d’obres, concessions d’obres públiques, gestió de serveis públics i contractes de col·laboració entre el sector públic i el sector privat, la quantia dels quals superi els 600.000,00 euros (IVA exclòs).

b)    Contractes de subministraments de quantia superior a 450.000,00 euros (IVA exclòs).

c)    Contractes de serveis i contractes administratius especials de quantia superior a 150.000,00 euros (IVA exclòs).

d)   Si es tracta de contractes mixts, es trametran quan la suma de totes les seves prestacions superi els 150.000,00 euros (IVA exclòs).

A aquests efectes, l’extracte de l’expedient estarà constituït pels documents que s’indiquen en l’annex I d’aquesta Instrucció, en el cas que es tracti d’entitats del sector públic local de les Illes Balears que tenen la consideració d’administració pública, conformement a l’article 3.2 del TRLCSP. En el supòsit d’organismes i entitats del sector públic local de les Illes Balears que no tenen la consideració d’administració pública, l’extracte de l’expedient estarà constituït pels documents que s’assenyalen en l’annex II d’aquesta Instrucció.

2. La tramesa d’aquesta documentació a la Sindicatura de Comptes s’efectuarà per procediment telemàtic a través de la Plataforma de rendició de comptes de les entitats locals (www.rendiciondecuentas.es), i s’han d’indicar, així mateix, les dades bàsiques del contracte que s’assenyalen en aquesta Plataforma.

3. La comunicació de les modificacions, pròrrogues o variacions de terminis, les variacions de preu i l’import final, la nul·litat i l’extinció normal o anormal dels contractes indicats a l’apartat primer d’aquest article que s’efectuï a la Sindicatura de Comptes d’acord amb l’article 29.2 del TRLCSP, es durà a terme, així mateix, dins dels tres mesos següents a la data en la qual es produeixin, també a través de la Plataforma de rendició de comptes de les entitats locals. Les entitats del sector públic local de les Illes Balears, tinguin o no la consideració d’Administració Pública, comunicaran aquestes incidències, aportaran les dades bàsiques de la incidència corresponent que s’indiquen en l’esmentada Plataforma, i trametran els corresponents documents d’aprovació i, si escau, de formalització.

4. També s’han de trametre telemàticament la informació i la documentació corresponents dels expedients dels contractes que hagin estat objecte de modificacions posteriors a la seva formalització, les quals, aïlladament o conjuntament, incrementin el preu total del contracte per sobre dels límits assenyalats a l’apartat primer d’aquest article per a cada tipus de contracte. En aquest cas, s’han d’emplenar en primer lloc les dades bàsiques del contracte primitiu que s’assenyalen en la Plataforma de rendició de comptes, s’ha d’adjuntar la documentació establerta en l’annex I o l’annex II d’aquesta Instrucció, segons l’entitat tingui o no la consideració d’administració pública. Respecte de la modificació, s’emplenaran les dades bàsiques de la incidència, que s’indiquen en la Plataforma de rendició de comptes, i es trametran els corresponents documents d’aprovació i de formalització de la modificació.

5. Aquest article de la Instrucció no és d’aplicació als negocis i als acords enumerats a l’article 4 del TRLCSP, atès que estan expressament exclosos d’aquesta norma.

Article 5.       Quantia del contracte

S’entendrà per quantia o preu del contracte, als efectes d’aquesta Instrucció, l’import d’adjudicació, IVA exclòs. Així mateix, en els expedients de contractació que donin lloc a múltiples adjudicataris i, per tant, a múltiples contractes per l’existència de lots o prestacions diferenciades, es tindrà en compte l’import agregat de tots els lots integrants de l’expedient per determinar la quantia del contracte.

Article 6.       Relació anual de contractes que s’ha de trametre

1. Per tal de tenir un coneixement adequat de l’activitat contractual duta a terme en cada exercici i poder planificar oportunament l’activitat fiscalitzadora, totes les entitats públiques locals hauran de trametre a la Sindicatura de Comptes una relació certificada comprensiva de tots els contractes formalitzats en cada exercici, per elles i per les seves entitats dependents, amb independència del règim jurídic a què estiguin sotmeses, exceptuats els contractes menors, identificats a aquests efectes com els contractes d’obres inferiors a 50.000,00 euros (IVA exclòs) i els contractes de qualsevol altra modalitat que no superin l’import de 18.000,00 euros (IVA exclòs). Els organismes i les entitats del sector públic local de les Illes Balears dependents o adscrites a una altra entitat local trametran les seves relacions de contractes integrades en les de l’entitat local de la qual són dependents.

2. La relació anual de contractes es trametrà per procediment telemàtic a través de les aplicacions informàtiques de la Plataforma de rendició de comptes de les entitats locals (www.rendiciondecuentas.es), aquesta tramesa esdevindrà efectiva davant la Sindicatura de Comptes i davant el Tribunal de Comptes d’acord amb l’article 40.1 de la Llei 7/1988, de 5 d’abril, reguladora del seu funcionament. La tramesa s’haurà de realitzar abans de finalitzar el mes de febrer de l’exercici següent al de formalització dels contractes inclosos en la relació. La informació farà referència als diversos aspectes establerts en els fitxers continguts a l’efecte en aquesta Plataforma i contindrà, entre d’altres, les dades relatives a l’entitat i l’òrgan contractant, i les bàsiques del contracte, descriptives de l’objecte, procediment, adjudicatari, publicitat, preu i termini. En el cas que no s’hagués formalitzat cap contracte que superi les quanties esmentades, es farà constar aquesta circumstància mitjançant la comunicació negativa que l’esmentada aplicació conté, sigui com a informació única de l’entitat local o com a informació parcial d’algunes de les seves entitats contractants o òrgans de contractació.

3. En els expedients de contractació que hagin donat lloc a múltiples adjudicataris, i per tant a múltiples contractes, per l’existència de lots o partides, en el model establert per detallar els contractes només s’haurà d’anotar un únic número d’ordre per a cada expedient de contractació i es farà constar l’import total dels contractes de l’expedient; a continuació, s’inclouran les dades corresponents a tots els contractes que se’n derivin, ordenats de major a menor import d’adjudicació, qualsevol que sigui aquest.

A l’efecte d’unificar el criteri a seguir en la inclusió dels contractes en l’esmentada relació anual, es tindrà en compte l’exercici de la seva formalització, per la qual cosa la relació certificada haurà d’abastar tots aquells contractes que s’haguessin formalitzat dins l’exercici de referència encara que la seva execució s’hagi pogut realitzar dins l’exercici següent.

Les relacions certificades hauran de contenir exclusivament els contractes primitius, sense perjudici que les incidències que es produeixin durant la seva execució (modificats, pròrrogues, revisions de preus, etc.) hagin de ser objecte de comunicació posterior a la Sindicatura de Comptes.

Article 7.       Requisits de la tramesa

1. El procediment de tramesa telemàtica d’aquesta informació s’ajustarà a allò que preveu la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú, així com als estàndards establerts en la Llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés dels ciutadans als serveis públics i en les normes tècniques que la despleguen. Tan aviat entri en vigor la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú de les administracions públiques, una vegada transcorregut el termini d’un any de vacatio legis des de la seva publicació, en els termes establerts en la seva disposició final setena i en la seva disposició derogatòria única, seran aplicables aquesta Llei i les seves disposicions de desplegament en relació amb els procediments electrònics, i es deroguen pel que fa a aquest punt les disposicions esmentades anteriorment.

2. La tramesa d’informació contractual es rebrà a través del Registre Electrònic de la Sindicatura de Comptes, conformement als criteris establerts en l’Acord del Consell de la Sindicatura de Comptes, de 30 d’octubre de 2015, pel qual es regula el Registre Electrònic d’aquesta institució i s’hi incorporen nous tràmits.

Article 8.       Validesa de la tramesa davant del Tribunal de Comptes

La tramesa de la informació contractual, en el suport i el procediment assenyalats anteriorment, es considera un acte únic, també vàlid davant del Tribunal de Comptes, d’acord amb el conveni de col·laboració subscrit entre aquest i la Sindicatura.

Article 9.       Requeriment d’altra documentació

Independentment de la informació i documentació assenyalades en aquesta Instrucció, la Sindicatura podrà requerir l’enviament de documentació addicional en relació amb els contractes identificats abans, o amb qualsevol altre inclòs en la relació anual dels contractes formalitzats o que s’haguessin hagut d’incorporar i que s’hagi previst fiscalitzar, així com, si escau, informació i documentació relatives als denominats contractes menors. En aquest cas, l’entitat local requerida haurà de facilitar la informació i la documentació sol·licitades, en compliment del deure de col·laboració que preveu l’article 5 de la Llei 4/2004, de 2 d’abril, de la Sindicatura de Comptes de les Illes Balears. Aquest requeriment haurà de ser atès en els termes i els terminis en què s’hagi plantejat.

Disposició transitòria primera

Tramesa dels extractes dels expedients formalitzats l’exercici 2015 i anteriors

Els contractes formalitzats en l’exercici 2015 i anteriors, així com les incidències que es produeixin en la seva execució que, a la data de publicació de la present Instrucció no haguessin estat tramesos a la Sindicatura de Comptes en compliment de l’article 29 del TRLCSP, es continuaran enviant conformement al que es disposa en la Instrucció aprovada pel Consell de la Sindicatura el 18 de desembre de 2014 (BOIB núm. 177, de 27 de desembre de 2014).

Els extractes dels expedients corresponents als contractes formalitzats en els dos primers mesos de l’exercici 2016 i les incidències que es produeixin en la seva execució, es trametran telemàticament, en tot cas a partir de l’1 de març de 2016, data en què el mòdul corresponent de la Plataforma de rendició de comptes de les entitats locals estarà operatiu.

Disposició transitòria segona

Còmputs per a la tramesa de documentació al Registre Electrònic

Mentre no estigui implantada la interconnexió del Registre Electrònic de la Sindicatura de Comptes amb la Plataforma de rendició de comptes, la presentació de documents electrònics en el Registre Telemàtic del Tribunal de Comptes, així com la seva recepció per aquest es regirà, a l’efecte de còmput dels terminis fixats en dies hàbils, pels criteris establerts en l’Acord de la Comissió de Govern del Tribunal de Comptes de 29 de març de 2007, regulador de l’esmentat Registre Telemàtic.

Una vegada realitzada la interconnexió del Registre Electrònic de la Sindicatura de Comptes amb la Plataforma de rendició de comptes, la presentació de documents electrònics en el Registre Electrònic, així com la seva recepció per aquest es regirà, a l’efecte de còmput dels terminis fixats en dies hàbils, pels criteris establerts en l’Acord del Consell de la Sindicatura de Comptes, de 30 d’octubre de 2015, pel qual es regula el Registre Electrònic d’aquesta institució i s’hi incorporen nous tràmits (BOIB núm. 164, de 7 de novembre).

Disposició derogatòria

Derogació de normativa

Queda derogada la Instrucció relativa a la tramesa a la Sindicatura de Comptes de la informació contractual del sector públic local aprovada pel Consell de la Sindicatura el 18 de desembre de 2014, excepte pel que indica la disposició transitòria primera d’aquesta Instrucció.

Disposició final

Entrada en vigor

Aquesta Instrucció entrarà en vigor l’endemà d’haver estat publicada en el BOIB, amb relació a tots els contractes que es formalitzin a partir d’aquesta data i a les relacions anuals de contractes que s’han de trametre a la Sindicatura de Comptes.

ANNEX I

Documentació a trametre al llarg de l’any a la Sindicatura de Comptes, per les entitats del sector públic local de les Illes Balears que tenen consideració d’administració pública, en relació amb la contractació realitzada.

Els documents a trametre són comuns a tots els tipus de contractes i formes d’adjudicació i es referiran a l’expedient primitiu, aquests documents són els següents:

1. Document administratiu de formalització del contracte (article 156 del TRLCSP).
2. Extracte de l’expedient, que estarà integrat pels documents següents:

-     Documentació justificativa del contracte en la qual es determinin la naturalesa i extensió de les necessitats que pretenen cobrir-se amb el contracte projectat, així com la idoneïtat del seu objecte i contingut per satisfer-les (articles 22.1 i 109.1 TRLCSP).

-     Plec de clàusules administratives particulars aprovat per l’òrgan de contractació (articles 109.3 i 115 TRLCSP) o document que el substitueixi.

-     Proposta d’adjudicació del contracte juntament amb els informes de valoració d’ofertes que, si escau, s’haguessin emès (article 160 del TRLCSP).

ANNEX II

Documentació a trametre al llarg de l’any a la Sindicatura de Comptes, per les entitats del sector públic local de les Illes Balears que no tenen consideració d’administració pública, en relació amb la contractació realitzada.

Els documents a trametre són comuns a tots els tipus de contractes i formes d’adjudicació i es referiran a l’expedient primitiu, aquests documents són els següents:

1. Document de formalització del contracte.
2. Extracte de l’expedient, que estarà integrat pels documents següents:

-     Informe sobre la necessitat de la contractació o proposta de contractació.

-     Plec de condicions particulars o document que el substitueixi.

-     Proposta d’adjudicació del contracte amb la seva justificació.