Butlletí Oficial de les Illes Balears

Fets

1. L’Institut Ramon Llull, d’acord amb allò que disposen els seus estatuts, té com a finalitat la projecció exterior de la llengua catalana i de la cultura que s’hi expressa en totes les seves modalitats, matèries i mitjans d’expressió, així com la seva difusió i l’ensenyament  fora del domini lingüístic tenint en compte totes les seves modalitats i variants.

2. Per resolució de 2 de maig de 2006 (DOGC  núm. 4597, de 21.03.2006) es crearen els fitxers de dades de caràcter personal adscrits a l’Institut Ramon Llull.

3. Durant aquests anys s’han produït canvis que comporten modificar alguns dels fitxers existents i sorgeix la necessitat de crear-ne de nous.

Fonaments de dret

L’article 20 de la Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, estableix que la creació, modificació o supressió dels fitxers automatitzats de les Administracions Públiques només podrà fer-se per mitjà d’una disposició general publicada en el Diari Oficial corresponent.

Per tant,  d’acord amb els fets i fonaments legals exposats,

Resolc:

1.   Deixar sense efectes la resolució de data 2 de maig de 2006 (DOGC núm. 4597 de 21.03.2006) per la qual es creen els fitxers de dades de caràcter personal adscrits a l’Institut Ramon Llull.

2.   Crear els fitxers de dades de caràcter personal que es relacionen en l’annex d’aquesta resolució. Aquests fitxers queden adscrits a l’Institut Ramon Llull.

3.   Adoptar les mesures que siguin necessàries per preservar la confidencialitat, seguretat, i integritat de les dades i garantir el compliment de les obligacions i l’exercici dels drets establerts tant en el Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, com en les restants disposicions que són d’aplicació  en aquesta matèria.

4.   Garantir als afectats l’exercici del  seu dret d’accés, rectificació, cancel·lació en el moment oportú i davant l’òrgan administratiu indicat en l’annex.

5.   Ordenar la publicació d’aquesta resolució al Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya i al Butlletí Oficial de les Illes Balears.

Barcelona, 29 d’octubre de 2012

Gerent
Josep Marcé i Calderer

Denominació del fitxer: Gestió de la despesa.

Fins i usos: tramitació interna de propostes de despesa i control pressupostari intern.

Persones afectades: proveïdors, treballadors de l’Institut Ramon Llull.

Procediment de recollida de dades: pressupostos dels proveïdors i dades de proveïdors.

Estructura del fitxer i descripció del tipus de dades: NIF i noms, adreces, adreces electròniques.

Cessions de dades previstes: no hi ha cessió.

Responsable del fitxer: Institut Ramon Llull.

Unitat a la qual es poden exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició: Gerència.

Mesures de seguretat d’acord amb el nivell de protecció (bàsic, mitjà o alt): bàsic.

 

Denominació del fitxer: Gestió de tràmits.

Fins i usos: gestió de les subvencions, contractes i convenis. Gestió de persones físiques i jurídiques que s’han relacionat amb l’Institut Ramon Llull a través de la realització d’activitats culturals.

Persones afectades: proveïdors, sol·licitants de subvencions, persones objecte de la subvenció, persones de contacte (artistes, programadors, representants, professors , persones de contacte d’universitats, responsables d’equipaments culturals, persones de contacte de les editorials i traductors).

Procediment de recollida de dades: pressupostos, sol·licituds de subvencions, dades facilitades per les persones interessades.

Estructura del fitxer i descripció del tipus de dades: noms, NIF, adreces, telèfons, adreces electròniques.

Cessions de dades previstes: no hi ha cessió.

Responsable del fitxer: Institut Ramon Llull.

Unitat a la qual es poden exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició: gerència.

Mesures de seguretat d’acord amb el nivell de protecció (bàsic, mitjà o alt): mitjà.

 

Denominació del fitxer: Certificació de llengua catalana.

Fins i usos: gestió de les inscripcions, l’administració i els resultats de les proves de certificació de coneixements de llengua catalana.

Persones afectades: persones inscrites a les proves i col·laboradors externs per a l’organització i l’administració de les proves.

Procediment de recollida de dades: facilitades per les persones interessades.

Estructura del fitxer i descripció del tipus de dades: noms, NIF, adreces, telèfons, adreces electròniques, data i lloc de naixement, nivell d’estudis, ocupació, resultats de les proves.

Cessions de dades previstes: no hi ha cessió.

Responsable del fitxer: Institut Ramon Llull.

Unitat a la qual es poden exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició: Àrea de Llengua i Universitats.

Mesures de seguretat d’acord amb el nivell de protecció (bàsic, mitjà o alt): bàsic.

 

Denominació del fitxer: Gestió del temps

Fins i usos: gestió del temps dels treballadors de l’Institut Ramon Llull

Persones afectades: treballadors de l’Institut Ramon Llull

Procediment de recollida de dades: facilitades per les persones interessades

Estructura del fitxer i descripció del tipus de dades: noms, NIF, adreces electròniques, permisos, vacances, llicències, marcatges, gestió dels horaris.

Cessions de dades previstes: no hi ha cessió

Responsable del fitxer: Institut Ramon Llull.

Unitat a la qual es poden exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició: Gerència

Mesures de seguretat d’acord amb el nivell de protecció (bàsic, mitjà o alt): bàsic

 

Denominació del fitxer: Renovació d’universitats.

Fins i usos: gestió de la renovació de la col·laboració en l’àmbit dels estudis catalans, tant de les universitats com del professorat de l’exterior.

Persones afectades: professorat d’estudis catalans i responsables acadèmics de les universitats de l’exterior.

Procediment de recollida de dades: facilitades per les persones interessades.

Cessions de dades previstes: no hi ha cessió.

Estructura del fitxer i descripció del tipus de dades: noms, adreces electròniques.

Responsable del fitxer: Institut Ramon Llull.

Unitat a la qual es poden exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició: Àrea de Llengua i Universitats.

Mesures de seguretat d’acord amb el nivell de protecció (bàsic, mitjà o alt): bàsic.

 

Denominació del fitxer: Memòries d’universitats.

Fins i usos: gestió i avaluació de la docència d’estudis catalans a les universitats de l’exterior.

Persones afectades: professorat d’estudis catalans i responsables acadèmics de les universitats de l’exterior.

Procediment de recollida de dades: facilitades per les persones interessades.

Estructura del fitxer i descripció del tipus de dades: noms, adreces electròniques.

Cessions de dades previstes: no hi ha cessió.

Responsable del fitxer: Institut Ramon Llull.

Unitat a la qual es poden exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició: Àrea de Llengua i Universitats.

Mesures de seguretat d’acord amb el nivell de protecció (bàsic, mitjà o alt): bàsic.

 

Denominació del fitxer: Selecció de professorat d’estudis catalans.

Fins i usos: gestió de la selecció del professorat d’estudis catalans.

Persones afectades: persones candidates a exercir docència d’estudis catalans en universitats de l’exterior.

Procediment de recollida de dades: facilitades per les persones interessades.

Estructura del fitxer i descripció del tipus de dades: noms, NIF, adreces, telèfons, adreces electròniques, nivell d’estudis, currículums.

Cessions de dades previstes: universitats de destinació on els professors sol·liciten exercir docència.

Responsable del fitxer: Institut Ramon Llull.

Unitat a la qual es poden exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició: Àrea de Llengua i Universitats.

Mesures de seguretat d’acord amb el nivell de protecció (bàsic, mitjà o alt): bàsic.

 

Denominació del fitxer: Base de dades de l’Oficina virtual.

Fins i usos: gestió de la relació de l’Institut Ramon Llull amb els usuaris de l’oficina virtual: accés a tràmits i notificacions.

Persones afectades: usuaris dels serveis telemàtics de l’Institut Ramon Llull Procediment de recollida de dades: facilitades per les persones interessades.

Estructura del fitxer i descripció del tipus de dades: NIF, registre d’accés.

Cessions de dades previstes: no hi ha cessió.

Responsable del fitxer: Institut Ramon Llull.

Unitat a la qual es poden exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició: Gerència.

Mesures de seguretat d’acord amb el nivell de protecció (bàsic, mitjà o alt): bàsic.

 

Denominació del fitxer: Alfresco.

Fins i usos: Repositori documental de l’Institut Ramon Llull.

Persones afectades: proveïdors, treballadors de l’Institut Ramon Llull, sol·licitants de subvencions, persones objecte de la subvenció, persones de contacte (artistes, programadors, representants, professorat, persones de contacte d’universitats, responsables d’equipaments culturals, persones de contacte de les editorials i traductors).

Procediment de recollida de dades: facilitades per les persones interessades.

Cessions de dades previstes: no hi ha cessió.

Responsable del fitxer: Institut Ramon Llull.

Unitat a la qual es poden exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició: Gerència.

Mesures de seguretat d’acord amb el nivell de protecció (bàsic, mitjà o alt): bàsic.

 

Denominació del fitxer: Recursos Humans

Fins i usos: gestió dels Recursos Humans.

Persones afectades: treballadors de l’Institut Ramon Llull i candidats en els processos de selecció de personal.           

Procediment de recollida de dades: facilitades per les persones interessades i facilitades per altres Administracions Públiques, en suport paper o informàtic.

Estructura del fitxer i descripció dels tipus de dades: nom i cognoms, dades d’afiliació a la Seguretat Social, telèfon, fax, adreça postal i electrònica, currículum, formació (títols i cursos), dades relatives al contracte, altes i baixes, classificació professional i lloc de treball que ocupa, historial salarial, bestretes, dades bancàries, dades econòmiques de la nòmina, data i lloc de naixement, nacionalitat, estat civil, sexe, minusvalidesa, incapacitat i fills.

Cessions de dades previstes:

A l’Agència Estatal de l’Administració Tributària.

A la Tresoreria General de la Seguretat Social.

A l’entitat asseguradora.

A l’entitat bancària.

A la mútua d’accidents de treball.

Al servei aliè de prevenció de riscos laborals.

A la gestoria.

A la empresa d’informàtica.

A l’agència de viatges.   

A l'auditoria externa.

A empreses proveïdores de serveis (formació, vals menjador...)

Responsable del fitxer: Institut Ramon Llull.

Unitat a la qual es poden exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició: Gerència.

Mesures de seguretat d’acord amb el nivell de protecció (bàsic, mig o alt): mig.

 

Denominació del fitxer: Gestió Econòmica

Fins i usos: gestió administrativa dels cobraments i pagaments rebuts i realitzats per l'Institut. Comptabilització del procediment de la despesa. Compliment de la normativa fiscal i administrativa aplicable a l'Institut Ramon Llull.

Persones afectades: creditors i deutors de l’Institut Ramon Llull.

Procediment de recollida de dades: facilitades per les persones interessades.  Estructura del fitxer i descripció dels tipus de dades: nom i cognoms, passaport /DNI /NIE, telèfon, fax, adreça postal i electrònica, ocupació, import del crèdit o deute, domiciliació bancària i certificació de residència fiscal.

Cessions de dades previstes:

A l’entitat bancària.

A l’auditoria externa.

A la Intervenció de la Generalitat de Catalunya.

A la gestoria.

A l’empresa subministradora del programari informàtic de comptabilitat (accés a les dades en cas d’incidència).

Responsable del fitxer: Institut Ramon Llull.

Unitat a la qual es poden exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició: Gerència.

Mesures de seguretat d’acord amb el nivell de protecció (bàsic, mig o alt): mig.

 

Denominació del fitxer: Agents de mitjans de comunicació

Fins i usos:  contacte amb els mitjans de comunicació amb que es relaciona l'Institut Ramon Llull.

Persones afectades: persones de contacte als diferents mitjans de comunicació amb els quals treballa habitualment l'Institut Ramon Llull.

Procediment de recollida de dades: facilitades per les persones interessades.

Estructura del fitxer i descripció dels tipus de dades: nom i cognoms, telèfon, fax, adreça postal i electrònica, professió, lloc de treball i mitjà de comunicació.

Cessions de dades previstes: no hi ha cessió.

Responsable del fitxer: Institut Ramon Llull.

Unitat a la qual es poden exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició: departament de comunicació.

Mesures de seguretat d’acord amb el nivell de protecció (bàsic, mig o alt): bàsic.

 

Denominació del fitxer: Web

Fins i usos:  donar informació de l'Institut Ramon Llull als usuaris que la sol·liciten.

Persones afectades: usuaris del lloc web de l'Institut Ramon Llull.

Procediment de recollida de dades: formularis interactius de registre de diccionaris, contacte amb l’Institut, enviament d'enllaços, registre per a fòrums i subscripció a butlletins.

Estructura del fitxer i descripció dels tipus de dades: nom i cognoms, idioma, país, localitat, adreça electrònica.

Cessions de dades previstes: no hi ha cessió.

Responsable del fitxer: Institut Ramon Llull.

Unitat a la qual es poden exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició: departament d’Imatge i projecció exterior.

Mesures de seguretat d’acord amb el nivell de protecció (bàsic, mig o alt): bàsic

 

Denominació del fitxer: estades de formació

Fins i usos: organització o coorganització amb altres administracions públiques d'estades de formació en llengua catalana dins el domini lingüístic; finalitats estadístiques.

Persones afectades: estudiants de català de fora del domini lingüístic de la llengua catalana que sol·liciten participar en estades de formació dins el domini lingüístic.

Procediment de recollida de dades: facilitades per les persones interessades Estructura del fitxer i descripció dels tipus de dades: nom i cognoms, passaport/DNI/NIE, lloc i data de naixement, telèfon, fax, adreça postal i electrònica, nivell d'estudis, hores d'aprenentatge del català, llengua materna, motiu d'assistència a l'estada, universitat de procedència, altres llengües, exempció de pagament de la matrícula.

Cessions de dades previstes: no hi ha cessió.

Responsable del fitxer: Institut Ramon Llull.

Unitat a la qual es poden exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició: Àrea de Llengua

Mesures de seguretat d’acord amb el nivell de protecció (bàsic, mig o alt): bàsic.