Boletín Oficial de las Illes Balears

I

El turismo constituye una herramienta esencial para el cambio y reorientación de la sociedad actual hacia un modelo más resiliente, responsable y sostenible. La gran cantidad de recursos naturales, económicos y humanos necesarios para el desarrollo de la actividad turística convierten a este sector en una actividad que requiere una planificación exhaustiva, transversal y continuada, con el objetivo de contribuir de manera efectiva a la consecución de los ODS (Objetivos de Desarrollo Sostenible) y de los compromisos establecidos en la Agenda 2030. En este contexto, las Illes Balears afrontan el reto de consolidar un modelo turístico capaz de generar prosperidad económica y bienestar social, al tiempo que preserva los recursos territoriales, ambientales y culturales que constituyen la base de su competitividad como destino internacional.

Por otra parte, el creciente sentimiento de saturación turística manifestado por parte de la población residente hace evidente la necesidad de impulsar actuaciones estratégicas que permitan redistribuir la demanda turística a lo largo del año. Esto implica fomentar iniciativas fuera de temporada alta que actúen como elementos tractores de la actividad durante la temporada media y baja, favoreciendo así un mejor equilibrio entre la actividad económica, la convivencia ciudadana y la preservación de los espacios naturales y urbanos. La desestacionalización se convierte, por tanto, en una herramienta clave para avanzar hacia un modelo más sostenible, eficiente y compatible con la calidad de vida de la población local.

Además, la actual situación política y económica internacional, marcada por constantes cambios geoestratégicos, incertidumbres institucionales y fluctuaciones económicas globales, afecta directamente a los flujos turísticos de los principales mercados emisores de las Illes Balears. La volatilidad de los mercados europeos, los cambios en los hábitos de consumo, la variabilidad del poder adquisitivo de las familias y las alteraciones en la conectividad aérea condicionan significativamente el comportamiento de la demanda turística. Esta realidad obliga a los destinos turísticos a mantener una elevada capacidad de adaptación y anticipación ante posibles cambios en las tendencias de movilidad internacional, reforzando la diversificación de mercados y apostando por un turismo de mayor calidad, más consciente y más alineado con los valores de la sostenibilidad.

Asimismo, los cada vez más frecuentes e imprevisibles fenómenos atmosféricos y geológicos, vinculados a la alteración climática global, hacen necesario impulsar medidas concretas orientadas a la adaptación y mitigación de sus efectos sobre los destinos turísticos. Las Illes Balears, por su condición insular y su elevada dependencia del turismo, son especialmente sensibles a estos cambios, lo que exige avanzar hacia modelos de gestión más eficientes en el uso del agua, la energía, la movilidad y el tratamiento de los residuos. La sociedad actual demanda una transformación real basada en la optimización de los recursos existentes, buscando el equilibrio entre desarrollo económico, protección ambiental y cohesión social.

La Organización Mundial del Turismo (OMT) define el turismo sostenible como aquél orientado a satisfacer las necesidades de los turistas actuales y de las regiones receptoras, protegiendo y mejorando al mismo tiempo las oportunidades de futuro. Esto implica gestionar los recursos de forma que se satisfagan las necesidades económicas y sociales, respetando al mismo tiempo la integridad cultural, la biodiversidad, los procesos ecológicos esenciales y los sistemas que sostienen la vida.

Por este motivo, el planteamiento de los proyectos vinculados al turismo desde un criterio de sostenibilidad requiere entender la actividad turística no sólo como un conjunto de actuaciones puntuales, sino como un modelo integral de gestión basado en procesos y procedimientos impregnados, de principio a fin, por el respeto al entorno, al territorio y a las personas que viven y trabajan en él. Sólo mediante esta visión global será posible garantizar un futuro turístico más equilibrado, competitivo y sostenible para las Illes Balears.

II

Respecto al marco regulador de esta convocatoria, la tramitación de los expedientes de patrocinio privado se realizará de acuerdo con lo establecido en el Anexo A de esta resolución y lo establecido en la Instrucción 2/2018 del director gerente de la ATB por la que se establece la regulación específica y tramitación de los expedientes de los contratos privados de patrocinio que formalice la ATB (actual AETIB), de 5 de abril de 2018, previa ratificación del Consejo de Dirección de la ATB (actual AETIB) de 5 de abril de 2018.

La Agencia de Estrategia Turística de las Illes Balears (AETIB), en virtud de lo establecido en el artículo 3 del Decreto 18/2018, de 22 de junio, por el que se reorganiza, se reestructura y se regula la Agencia de Estrategia Turística de las Illes Balears y modificado por el Decreto 4/2022, de 28 de febrero, tiene entre sus finalidades, la elaboración de la estrategia turística para la mejora del posicionamiento internacional de las Illes Balears. Uno de los objetivos de la AETIB es crear una oferta diferenciada que cree valor y que se dirija a segmentos específicos; además, las Illes Balears disponen de activos turísticos que deben ser recuperados, valorados y potenciados.

Uno de los objetivos establecidos en la AETIB para los próximos años, es mantener y diversificar el origen de los mercados emisores en turismo, a partir de la diversificación de la oferta y la desestacionalización del destino. Dentro de este objetivo, están los patrocinios de grandes eventos turísticos culturales y deportivos, de gran repercusión mediática y fuera de temporada alta.

Los patrocinios constituyen una herramienta estratégica para la mejora y el posicionamiento competitivo del destino turístico, impulsando inversiones en actuaciones clave orientadas a incrementar la calidad, la innovación y la sostenibilidad de la oferta. Además de ejercer un efecto tractor sobre la demanda turística, contribuyen a reforzar la imagen y el prestigio del destino en los mercados emisores, favoreciendo la captación de segmentos de mayor valor añadido. Igualmente, generan un efecto dinamizador sobre el tejido empresarial y comercial local, estimulando la colaboración público-privada y promoviendo nuevas oportunidades económicas. Los patrocinios también facilitan la diversificación de productos y experiencias turísticas, potencian la promoción cultural y deportiva, favoreciendo la cohesión territorial mediante la distribución equilibrada de los beneficios del turismo a lo largo del año, contribuyendo así a la desestacionalización ya un desarrollo más sostenible del destino.

Con el fin de optimizar los recursos existentes y fomentar la simplificación documental en la administración pública, a la vez que se impulsan proyectos a medio plazo, esta convocatoria es bianual, es decir, para aquellos eventos que tendrán lugar en los años 2027 y 2028.

La estrategia de la AETIB en los próximos años es optimizar los recursos disponibles focalizando su esfuerzo en eventos culturales y deportivos. Con esta actuación, se establecen sinergias transversales entre las diferentes competencias que se gestionan desde la Consejería de Turismo, Cultura y Deportes de la que depende como órgano instrumental la AETIB.

Los eventos culturales y deportivos constituyen instrumentos estratégicos de dinamización turística, dado que generan experiencias de valor añadido con potencial para atraer flujos de visitantes y contribuir al alargamiento de la temporada turística. En este sentido, la inversión en el patrocinio de eventos desarrollados en las Illes Balears se configura como una actuación clave para el posicionamiento del destino en los ámbitos cultural y deportivo, reforzando su proyección y diferenciación en los principales mercados emisores. Asimismo, estas actuaciones favorecen la diversificación de la oferta turística, impulsan la actividad económica asociada y contribuyen a incrementar la competitividad del destino mediante la generación de impactos positivos sobre la imagen, notoriedad y capacidad de atracción del territorio.

Asimismo, los grandes eventos objeto de patrocinio en el marco de esta convocatoria tendrán que generar un elevado impacto positivo tanto sobre la población residente como sobre las personas visitantes, mediante la creación de experiencias de calidad, socialmente integradoras y alineadas con los principios de sostenibilidad. En este sentido, las actuaciones patrocinadas tendrán que contribuir a incrementar la sensibilización y la concienciación hacia los retos ambientales, sociales y territoriales asociados a la actividad turística, promoviendo comportamientos responsables y fomentando la adopción de prácticas turísticas sostenibles, respetuosas con el entorno y coherentes con los objetivos de desarrollo sostenible del destino.

Estas prácticas van en consonancia con la estrategia a nivel europeo y mundial que las diferentes entidades tanto públicas como privadas están llevando a cabo en los últimos años donde, la aplicación de medidas vinculadas a las tres dimensiones de la sostenibilidad, están presentes en su cadena de valor como una parte más de la producción o generación del servicio.

En nuestro caso, como ente responsable de la gestión de la Estrategia de Sostenibilidad Turística en Destino, la actuación se centra en el desarrollo de iniciativas alineadas con las características, necesidades y retos específicos del destino, adoptando una visión integral orientada al conjunto del ecosistema turístico. En este marco, las actuaciones e iniciativas impulsadas por los distintos agentes sociales y económicos deben generar un impacto relevante y medible sobre la mejora de la competitividad del destino, contribuyendo al mismo tiempo al fortalecimiento de la calidad, la sostenibilidad, la cohesión territorial y la capacidad de adaptación del modelo turístico frente a los nuevos escenarios y demandas del sector.

De conformidad con la normativa vigente, con carácter general no existe la obligación legal de exigir a todas las empresas patrocinadoras su inscripción en el Registro de Huella de Carbono ni la acreditación del cumplimiento específico de las obligaciones previstas por el Real Decreto 214/2025, de 18 de marzo, como requisito para participar en esta convocatoria. Esta norma establece obligaciones relativas al cálculo de la huella de carbono, la elaboración de planes de reducción de emisiones y la publicidad de la información correspondiente únicamente para determinadas empresas y entidades públicas definidas expresamente en su ámbito de aplicación, sin que dichas obligaciones sean exigibles con carácter general a todas las empresas que puedan optar a la condición de patrocinadoras.

Sin perjuicio de lo anterior, y con la finalidad de disponer de la información necesaria sobre el cumplimiento de la normativa ambiental aplicable, las entidades solicitantes deberán indicar en la declaración responsable si se encuentran o no sujetas a las obligaciones establecidas por el Real Decreto 214/2025, de 18 de marzo, y, en caso afirmativo, declarar que cumplen los deberes que dicha norma les impone. Esta manifestación tendrá únicamente efectos informativos y de verificación del cumplimiento normativo, y no constituirá, por sí misma, un requisito de admisión.

La voluntad de la AETIB es que la participación en esta convocatoria para la formalización de contratos privados de patrocinio con entidades privadas esté sujeta a los principios de publicidad, transparencia, concurrencia, objetividad, igualdad, no discriminación, eficacia y eficiencia de la utilización de los recursos públicos. La participación en esta convocatoria supone la aceptación de los términos y condiciones establecidos, que se anexan a esta resolución.

A efectos de esta convocatoria, tienen la consideración de grandes eventos turísticos culturales y deportivos aquellos que presentan características diferenciadoras y una dimensión, capacidad de atracción o relevancia estratégica superiores a las de otros eventos, y que generan una elevadísima proyección y repercusión mediática, así como una amplia difusión a través de los medios de comunicación y otros canales de comunicación y promoción.

Estos eventos deben contribuir a proyectar la imagen del destino más allá del ámbito local, generando notoriedad y un amplio alcance nacional e internacional entre los públicos objetivo, y reforzando su reconocimiento y posicionamiento.

En consecuencia, la AETIB considera que, para poder patrocinar eventos de este tipo, éstos deben tener una repercusión mediática mínima total por anualidad que debe ser muy elevada: 16 millones de euros para la marca Illes Balears, 8 millones de euros para la marca Mallorca, 2.750.000 € para la marca Menorca, 3.250.000 € para la marca Ibiza y 1.750.000 € para la marca Formentera.

Asimismo, el presupuesto destinado a estos eventos también es considerablemente más elevado, a fin de hacer frente a una actuación tan relevante. Por este motivo, se establecen unos presupuestos mínimos por anualidad muy por encima de otros eventos: 3.500.000 € para la marca Illes Balears, 1.750.000 € para la marca Mallorca, 600.000 € para la marca Menorca, 710.000 € para la marca Eivissa y 380.000 € para la marca Formentera.

La aportación en concepto de patrocinio por parte de la AETIB no podrá superar en ningún caso el 30 % con relación al presupuesto de gasto del evento (impuestos incluidos) y del gasto real efectivo (impuestos incluidos) y se ajustará a los máximos establecidos en la convocatoria según el producto/subproducto al que se vincula el evento.

La convocatoria va dirigida a las entidades privadas (con o sin ánimo de lucro) y federaciones deportivas, con las que la AETIB realizará contratos de patrocinio privado para la ejecución de la actividad que desarrollan, y que, por su importancia y relevancia en cuanto al público que participa y su repercusión en los medios de comunicación, supondrán una gran repercusión de nuestras marcas turísticas.

Por todo ello, previa autorización del gasto para esta convocatoria, se aprueban, anexos a esta resolución, los pliegos de condiciones generales de la convocatoria y los anexos que la acompañan.

Resuelvo

Primero.- Aprobar la convocatoria pública para la tramitación de los expedientes de contratación que se deriven de las solicitudes de patrocinios de grandes eventos con entidades privadas que generen repercusión mediática para las marcas de las Illes Balears y la Agencia de Estrategia Turística de las Illes Balears (AETIB) durante el año 2027 y 2028, que se adjuntan como ANEXO I a esta resolución.

Segundo.- Aprobar los pliegos de condiciones generales que deben regir la tramitación de los expedientes de contratación que se deriven de las solicitudes de patrocinios de grandes eventos con entidades privadas que generen repercusión mediática para las marcas de las Illes Balears y la Agencia de Estrategia Turística de las Illes Balears (AETIB) durante el año 2027 y 2028, que se adjuntan como ANNEX A a esta resolución.

Tercero.- Aprobar los anexos ANEXO 2G, ANEXO 3G, ANEXO 4G, ANEXO 5G, ANEXO 6G, ANEXO 7G, ANEXO 8G, ANEXO 9G, ANEXO 10G, ANEXO 11G, ANEXO 12G, ANEXO 13G, ANEXO 14G, ANEXO B, ANEXO C, ANEXO D que se encuentran disponibles en la sede electrónica de la CAIB.

Cuarto.-Ordenar la publicación en el BOIB de esta resolución.

Interposición de recursos

Contra esta resolución -que agota la vía administrativa- se puede interponer recurso potestativo de reposición ante el presidente de la AETIB en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente de su publicación en el BOIB, de acuerdo con lo que establecen el artículo 57 de la Ley 3/2003, de 26 de marzo, de régimen jurídico de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears (BOIB núm. 44, de 3 de abril) y el artículo 123 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de procedimiento administrativo común de las administraciones públicas (BOE núm. 236, de 2 de octubre).

También puede interponerse recurso contencioso administrativo ante el juzgado contencioso administrativo, en el plazo de dos meses desde el día siguiente de la publicación en el BOIB, de acuerdo con lo que establece el artículo 46 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, de la jurisdicción contencioso administrativa.

 

Palma, a fecha de la firma electrónica (2 de octubre de 2026)

El órgano de contratación de la AETIB Jaume Bauzà Mayol

 

ANEXO I Bases de la convocatoria pública para la tramitación de los expedientes de contratación que se derivan de las solicitudes de patrocinios con entidades privadas para grandes eventos turísticos culturales y deportivos que generen repercusión mediática mínima para las marcas de las Illes Balears y la Agencia de Estrategia Turística de las Illes Balears (AETIB), durante el año 2027 y 2028.

1. ÁMBITO OBJETIVO, TIPOLOGÍA Y NECESIDADES A SATISFACER

El objeto de esta convocatoria, pública y abierta, es ofrecer la posibilidad de formalizar contratos privados de patrocinio con entidades privadas que lleven a cabo grandes eventos turísticos culturales y deportivos en las Illes Balears y que generen una elevada repercusión mediática y notoriedad para las marcas de Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera o Illes Balears y la AETIB, mejorando la competitividad y la sostenibilidad turística de las Islas.

Estos eventos se tendrán que iniciar dentro de uno de los siguientes períodos:

A) Desde el 1 de enero al 30 de junio de 2027 y del 15 de septiembre al 31 de diciembre de 2027. Asimismo, el evento no podrá durar más de 10 días a contar desde la fecha de inicio del mismo y siempre deberá realizarse dentro del año 2027.

B) Desde el 1 de enero al 30 de junio de 2028 y del 15 de septiembre al 31 de diciembre de 2028. Asimismo, el evento no podrá durar más de 10 días a contar desde la fecha de inicio del mismo y siempre deberá realizarse dentro del año 2028.

Por tanto, dentro de esta convocatoria se podrán cursar los siguientes tipos de solicitud:

• Para la edición de 2027
• Para la edición de 2027, con posibilidad de prórroga para la edición de 2028
• Para la edición de 2028

La intención con el patrocinio de estos grandes eventos turísticos culturales y deportivos es potenciar la estrategia turística de las Illes Balears a través del impulso económico y de imagen de marca para posicionar el destino en el top of mind del público objetivo. Los patrocinios de estos eventos, que deben estar vinculados directamente a la promoción de algunos de los productos turísticos definidos por la AETIB, se convierten en una plataforma muy útil y versátil que permite transmitir los valores inherentes a las marcas turísticas de Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera o Illes Balears de forma dinámica, cercana y directa al público objetivo.

A efectos de esta convocatoria, tienen la consideración de grandes eventos turísticos culturales y deportivos aquellos que presentan características diferenciadoras y una dimensión, capacidad de atracción o relevancia estratégica superiores a las de otros eventos, y que generan una elevadísima proyección y repercusión mediática, así como una amplia difusión a través de los medios de comunicación y otros canales de comunicación y promoción.

Estos eventos deben contribuir a proyectar la imagen del destino más allá del ámbito local, generando notoriedad y un amplio alcance nacional e internacional entre los públicos objetivo, y reforzando su reconocimiento y posicionamiento.

Todos los eventos deben estar siempre vinculados a una de las marcas de destino: Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera o Illes Balears. En caso de que el evento se desarrolle en más de una isla, y cumpla con los porcentajes de inversión indicados en el apartado 1.1 letra I), se considerará que se promociona y, por tanto, se vincula a la marca Illes Balears.

A continuación, se define qué se considera, a efectos de esta convocatoria, como eventos turísticos culturales y deportivos por parte de la AETIB:

Definición de evento cultural: es aquel evento, actividad o conjunto de actividades, planificado y organizado previamente, directamente vinculado a las creaciones y manifestaciones culturales y artísticas, incluyendo las artes escénicas, la música, la literatura, las artes visuales y audiovisuales.

Con relación a los eventos musicales, quedan excluidos:

• Aquellos eventos cuyo objeto principal no sea la música en directo. Esto no excluye que dentro de un evento musical se puedan llevar a cabo alguna actuación que no sea en música en directo.
• Aquellos eventos cuyo objeto principal sean menos de tres actuaciones de un artista o grupo musical aislado, es decir, que no esté contemplado en un programa musical global como un festival o recital.

Definición de evento deportivo: es toda aquella celebración, planificada y organizada previa y directamente vinculada al sector de los deportes, donde se desarrollan actividades relacionadas con el ejercicio físico sujeto a unas normas y se demuestran habilidades, capacidades, destrezas o fuerza física. Dentro de esta convocatoria los eventos deportivos se clasifican en:

• Eventos deportivos dirigidos exclusivamente a deportistas profesionales: competiciones, torneos o pruebas deportivas en las que sólo pueden participar deportistas federados con alto nivel competitivo acreditado, organizadas bajo una normativa oficial reglamentada, con clasificaciones o resultados oficiales, y reconocidas por las federaciones deportivas o por los organismos competentes correspondientes.
• Eventos deportivos dirigidos al público en general: actividades, pruebas, carreras o eventos deportivos de participación abierta o popular, sin requisito de federación o nivel deportivo específico, destinados a fomentar la práctica deportiva y la participación ciudadana.

Con relación a los eventos deportivos, quedan excluidos:

• Quedan excluidos los eventos deportivos que para el desarrollo de su actividad utilicen combustibles fósiles (incluidas las denominaciones ECO).

Asimismo, para poder optar al patrocinio, los grandes eventos, tendrán que cumplir con los siguientes requisitos:

1.1 Requisitos de los eventos

Se consideran grandes eventos susceptibles de obtener patrocinio aquellos que cumplan todos los siguientes requisitos generales:

A) Los que se ajusten a la definición de grandes eventos turísticos culturales y deportivos (indicada en el apartado 1 Anexo I).

B) Que sean eventos cuyo promotor sea una empresa/entidad privada o una federación deportiva.

C) Que sean eventos turísticos culturales o deportivos (ajustados a la definición indicada en el apartado 1 Anexo I) y que fomenten la creación, diversificación y comercialización de estos productos estratégicos por la AETIB.

D) Que incluyan el desarrollo de actuaciones vinculadas a los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). Para que la propuesta pueda ser valorada, se establece como requisito que la entidad solicitante indique en el Anexo 2G un mínimo de 10 medidas relacionadas con los ODS entre las propuestas por la AETIB. Dado que estas medidas tendrán que ser efectivamente llevadas a cabo durante el desarrollo del evento, la AETIB comprobará su correcta ejecución en la fase de justificación.

E) Que el evento esté avalado por otras entidades públicas según se detalla en el apartado 6.1.1. del Anexo I correspondiente a las bases de la convocatoria.

F) Que el evento se inicie dentro de uno de los siguientes períodos:

 

i. Desde el 1 de enero al 30 de junio de 2027 y del 15 de septiembre al 31 de diciembre de 2027. Asimismo, el evento no podrá durar más de 10 días a contar desde la fecha de inicio del mismo y siempre deberá realizarse dentro del año 2027.

ii. Desde el 1 de enero al 30 de junio de 2028 y del 15 de septiembre al 31 de diciembre de 2028. Asimismo, el evento no podrá durar más de 10 días a contar desde la fecha de inicio del mismo y siempre deberá realizarse dentro del año 2028.

G) El ámbito territorial de esta convocatoria se circunscribe a los eventos que se desarrollan de forma efectiva en el territorio de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears.

i. En el caso de eventos deportivos conformados por etapas en diferentes localizaciones, donde las Illes Balears son una más dentro del circuito del evento, tan sólo se podrá tener en cuenta el presupuesto de gasto proporcional correspondiente a la etapa que se lleva a cabo en las Islas.

ii. En el caso de regatas, se podrán patrocinar aquellas que empiecen o finalicen en un puerto de las Illes Balears, así como aquellas que se desarrollen en su totalidad en las Islas.

H) Que el nombre del evento y su marca siempre tendrán que ir acompañados de la marca de destino a la que se quiere vincular el patrocinio, o bien, en caso de que el evento forme parte de una cadena de eventos, que éste publicite la marca de destino en la cadena de actuaciones.

La propuesta gráfica del evento deberá aprobarse por parte del órgano de contratación de la AETIB.

Por tanto, en todo aquel material en el que se tenga previsto incluir la marca del evento, ésta deberá sustituirse por la propuesta gráfica aprobada (marca del evento + marca de destino).

I) Que el evento cumpla con los requisitos mínimos por anualidad de repercusión mediática y presupuesto de gasto. Según la marca a la que se vincule el evento, los criterios son:

i. Repercusión mediática total mínima del evento (RMTE) -inversión publicitaria -a precio de tarifa oficial- y clipping-.

ii. Repercusión mediática en medios nacionales e internacionales mínima del evento (RMNIE) -inversión publicitaria -a precio de tarifa oficial- y clipping. Fuera de las Illes Balears.

iii. Presupuesto de gasto mínimo total destinado a la ejecución del evento.

 

MARCA	REPERCUSIÓN MEDIÁTICA* TOTAL MÍNIMA (RMTE)	REPERCUSIÓN MEDIÁTICA* NACIONAL + INTERNACIONAL MÍNIMA (RMNIE)	PRESUPUESTO DE GASTO** MÍNIMO
ILLES BALEARS	16.000.000 €	11.200.000 €	3.500.000 €
MALLORCA	8.000.000 €	5.600.000 €	1.750.000 €
MENORCA	2.750.000 €	1.925.000 €	600.000 €
IBIZA	3.250.000 €	2.275.000 €	710.000 €
FORMENTERA	1.750.000 €	1.225.000 €	380.000 €

 

* Impuestos excluidos

** Impuestos incluidos

En caso de que dentro del desarrollo del evento se incluyan alguna acción detallada en el punto 9 del apartado 1.2 del Anexo I de esta convocatoria, como parte del programa del propio evento, como por ejemplo feria del corredor o press trip, se podrán incluir los gastos en el presupuesto de gasto y gasto real del evento en la justificación.

Con relación al presupuesto de gasto/ingresos se contabilizarán todos aquellos gastos e ingresos generados por el evento para el que se solicita el patrocinio, independientemente de la entidad a la que se imputen. Para poder realizar una posible comprobación posterior, será obligatorio que en el concepto de la factura/acuerdos/gasto quede reflejado el nombre del evento y la edición (anualidad) para la que se solicita el patrocinio.

Los torneos, campeonatos, carreras o similares de cualquier deporte deberán cumplir el siguiente requisito: tanto en su previsión de presupuesto en la solicitud, como en el gasto real del evento en la justificación, no se podrá incluir como partida aquellos gastos que sean asumidos y abonados por los participantes o asistentes (entre otros: alojamientos, transporte, viaje, etc.) a excepción de la cuota de participación.

La AETIB se reserva la potestad de realizar a posteriori una comprobación de la justificación económica por muestreo aleatorio del total de la parte económica, y en concreto de las declaraciones/certificados emitidos respecto a la doble financiación de los eventos.

Podrá optar a estar vinculado a la marca Illes Balears sólo aquel evento que se desarrolle de forma efectiva en más de una isla. En el caso de eventos que se desarrollen en dos islas: debe acreditarse que, como mínimo un 30 % del presupuesto de gasto total del evento, se destina a acciones que se desarrollan en una isla, y un 30 % como mínimo en la otra isla. En caso de tres islas: al menos un 25 % en cada una de las tres islas. En caso de cuatro islas: al menos un 15 % en cada una de las cuatro islas. Para acreditar este hecho tendrán que presentar un presupuesto de gasto desglosado por islas indicado el porcentaje respecto del presupuesto total de gasto.

J) Entre todas las entidades organizadoras del evento, entre las que se encontrará la entidad adjudicataria, se comprometen a contratar una campaña de publicidad para la promoción y difusión del evento, con la presencia de las marcas/logotipos de la AETIB. Las campañas tendrán que cumplir con los siguientes requisitos:

a. Eventos culturales:

• Valoración económica de la campaña como mínimo del 5 % en relación con el presupuesto previsto impuestos incluidos.
• La campaña irá dirigida a los asistentes.

b. Eventos deportivos dirigidos exclusivamente a deportistas profesionales:

• Valoración económica de la campaña como mínimo del 5 % en relación con el presupuesto previsto impuestos incluidos.
• La campaña irá dirigida a los asistentes.

c. Eventos deportivos dirigidos al público en general:

• Valoración económica de la campaña como mínimo del 5 % en relación con el presupuesto previsto impuestos incluidos.
• La campaña irá dirigida a los asistentes y/o participantes.

En el marco de esta convocatoria se define como:

• Participante: Aquel individuo que toma parte de forma activa en el evento.
• Asistente: Aquel individuo presente, pero que no forma parte activa del desarrollo del evento. En esta categoría se incluiría al público asistente a los eventos, así como a los acompañantes de los participantes.

En relación con la valoración económica de la campaña, el porcentaje se calculará con relación a precio de tarifa oficial impuestos excluidos.

Asimismo, en la justificación se comprobará su ejecución en relación con el importe de gasto real efectivo del evento (ANEXO 5G).

Las acciones que se podrán incluir tendrán que cumplir los siguientes requisitos:

• Acciones publicitarias y/o promocionales pagadas u obtenidas mediante intercambio por parte de las entidades organizadoras del evento.
• Inserciones publicitarias en cualquier medio o canal de comunicación.
• Retransmisiones en directo o diferido del evento.
• En todas las acciones se deberá cumplir con el manual de uso de las marcas/logotipos de la AETIB (Anexo 8G).

Asimismo, dentro de las acciones propuestas no se pueden incluir:

• Press trips, fam trips o cualquier acción promocional similar.
• Acciones con influencers o similares.
• Los gastos de producción (vídeos, folletos, piezas gráficas), tan sólo se incluirán los costes de las inserciones/emisiones.
• Medios propios (ejemplo: página web y revistas del evento).
• Espacios publicitarios en el recinto (en el caso de carreras en el recorrido) donde se realiza el evento.

K) La entidad solicitante deberá encargarse de disponer, dentro del recinto donde tiene lugar el evento patrocinado, de un espacio dedicado en exclusiva a la marca de destino a la que se vincula el evento. Este espacio versará sobre turismo vinculado a la actividad deportiva, cultural, gastronómica o sostenibilidad turística. Asimismo, la entidad solicitante asumirá los costes derivados del mismo.

En el caso de eventos itinerantes o ejecutados por etapas (ejemplo: carreras, regatas, etc.) será suficiente que este espacio se ubique a la salida o llegada de dos de las etapas.

La inversión real mínima en este espacio deberá ser de un 2 % en relación con el importe total adjudicado por la AETIB (ambos impuestos incluidos).

L) Que el evento no reciba entre todas las entidades de carácter público o con participación pública en concepto de patrocinios/ayudas/subvenciones/colaboraciones un importe superior al 70 % en relación con la partida de gasto real del evento (ambas partidas incluirán las ayudas en especie).

M) Que el evento no reciba ningún patrocinio/ayuda/colaboración económica para la publicidad o promoción de un destino turístico diferente a los existentes en la Comunidad Autónoma de las Illes Balears.

En la fase de justificación del evento se comprobará que los requisitos mínimos han sido alcanzados.

Con el cumplimiento de estos requisitos, los grandes eventos incrementarán la calidad de la oferta turística y del producto turístico, además de la aplicación de medidas efectivas de sostenibilidad. Asimismo, impulsarán la competitividad, la diversificación y el posicionamiento del destino.

1.2 Exclusiones

Quedan excluidos de esta convocatoria aquellos eventos que no cumplan con la estrategia turística de la AETIB y concretamente con los siguientes puntos:

1.- Eventos que no cumplan los requisitos mínimos o condiciones establecidas en esta convocatoria y, más concretamente, los que no se ajusten al objeto de la convocatoria.

2.- Proyectos y acciones que no se puedan clasificar como grandes eventos turísticos culturales y deportivos.

3.- Eventos con contenido político, religioso o sexual.

4.- Eventos con contenido discriminatorio de cualquier índole o que enaltece actitudes violentas, homófobas, de odio o sexistas, que atente contra la igualdad de género. Este punto se hace extensivo a la publicidad de los eventos, en los que queda prohibida cualquier referencia machista, que muestre a la mujer en roles y estereotipos sexistas contrarios a los ideales de la igualdad.

5.- Eventos que atenten contra cualquiera de los principios y valores democráticos.

6.- Eventos que vayan en contra de la imagen que la AETIB quiere trasladar respecto de sus marcas y los destinos que las conforman.

7.- Patrocinios solicitados por entidades cuya actividad económica principal sea agencia de publicidad o medios de comunicación.

8.- Eventos que reciban ayudas/colaboraciones de casas de apuestas o juegos de azar, bebidas alcohólicas de más de 20º, marcas de tabaco o cigarrillos electrónicos.

9.- Eventos centrados en el desarrollo de: ferias, mercados, encuentros, jornadas, congresos, simposios, foros, exposiciones, talleres, workshops, fam-trips, press-trips, en la entrega de premios (no a consecuencia del desarrollo normal de un evento) o acciones similares a las anteriormente descritas.

10.- Eventos que se desarrollen exclusivamente online.

11.- Patrocinios a clubes deportivos, cuando aquéllos tengan la finalidad de patrocinar al equipo o equipos que forman parte del Club.

12.- Equipos deportivos.

13.- Las entidades u organismos públicos en general, y más concretamente los pertenecientes al Govern de les Illes Balears, a los Consells Insulares y a ayuntamientos.

14.- Las entidades que no se encuentren al corriente del pago de las obligaciones económicas contraídas con la AETIB, al corriente de las obligaciones tributarias con la CAIB, con el Estado y con la Seguridad Social.

15.- Los eventos que en la justificación de las dos anualidades anteriores hayan incurrido en alguno de los siguientes hechos:

 

i. No justificar en tiempo y forma, incumpliendo con las obligaciones propias de los beneficiarios de subvenciones o patrocinios otorgados por la AETIB.

ii. No justificar los requisitos mínimos establecidos en la convocatoria, lo que supondrá no abonar el importe total del patrocinio firmado.

16.- Eventos que ya hayan solicitado algún patrocinio/colaboración/subvención/ayuda por parte de la AETIB para la misma edición. Si bien, en caso de resultar inadmitidos, excluidos o presentar renuncia al procedimiento previamente solicitado, podrán iniciar un nuevo procedimiento dentro de esta convocatoria.

2. PRINCIPIOS GENERALES DE LA CONVOCATORIA

Esta convocatoria pública se lleva a cabo de acuerdo con los principios de publicidad, transparencia, concurrencia, objetividad, cooperación, igualdad, no discriminación, eficacia y eficiencia en la utilización de los recursos públicos, así como con los principios de buena administración, buen gobierno e integridad institucional que deben regir la actuación del sector público.

Igualmente, cualquier actuación derivada de la presente convocatoria deberá ajustarse a los principios de libertad de acceso a las licitaciones, publicidad, transparencia de los procedimientos, igualdad de trato entre los operadores económicos y uso eficiente de los fondos públicos, de acuerdo con la normativa de contratación pública que resulte de aplicación.

Los interesados tendrán que cumplir la normativa vigente en materia de protección de datos personales, garantizando el tratamiento lícito, leal y transparente de los datos que puedan ser objeto de tratamiento con motivo de la organización y ejecución del evento, de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (RGPD), y del resto de normativa aplicable.

En caso de que corresponda, deberá darse cumplimiento a lo establecido en la normativa vigente en materia de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, especialmente en lo que se refiere a las obligaciones de publicidad activa, suministro de información y rendición de cuentas sobre el destino de los fondos públicos percibidos. Estas obligaciones se ejercerán con pleno respeto a la normativa de protección de datos personales, así como a la confidencialidad de la información comercial sensible, los secretos empresariales y demás información protegida por el ordenamiento jurídico

Esta convocatoria parte de la base de que son los promotores del evento quienes asumen la organización y los costes correspondientes. Por este motivo, solicitan una aportación destinada a apoyar la celebración del evento, dada su repercusión turística y la contribución que puede generar en la proyección, imagen y notoriedad del destino, lo que se traduce en una mejora de la competitividad turística de las Illes Balears. La concesión de esta aportación pública deberá respetar, en cualquier caso, los principios de transparencia, objetividad, control y buena gestión de los recursos públicos.

3. PRESUPUESTO DE LA CONVOCATORIA

La presente convocatoria tiene un presupuesto máximo de 5.000.000 € (impuestos incluidos) financiados de la siguiente forma:

• Importe máximo de 2.500.000 € (impuestos incluidos) en el Capítulo VI – Inversiones Reales del presupuesto de la AETIB para el ejercicio 2027, condicionado a la existencia de crédito adecuado y suficiente en el presupuesto de la AETIB para la anualidad 2027
• Importe máximo de 2.500.000 € (impuestos incluidos) en el Capítulo VI – Inversiones Reales del presupuesto de la AETIB para el ejercicio 2028, condicionado a la existencia de crédito adecuado y suficiente en el presupuesto de la AETIB para la anualidad 2028.

En caso de que la partida anual reservada sea insuficiente, ésta podrá ser ampliada, a criterio de la dirección, en función de la disponibilidad presupuestaria.

Asimismo, en caso de que a fecha 1 de septiembre de la anualidad correspondiente no se haya agotado la totalidad de la disponibilidad presupuestaria, la AETIB podrá disponer de los remanentes, que serán destinados a otros proyectos según las necesidades, teniendo en cuenta la partida presupuestaria y capítulo al que fueron asignados.

Según el tipo de evento los importes máximos que adjudicará la AETIB en concepto de patrocinio son los que se detallan a continuación, aunque, en cualquier caso, nunca podrá superar el 30 % con relación al presupuesto de gasto del evento (impuestos incluidos) y del gasto real efectivo (impuestos incluidos).

TIPO DE EVENTO		IMPORTE* MÁXIMO DEL PATROCINIO (hasta)	% MÁXIMO PATROCINIO RESPETO DEL PRESUPUESTO DE GASTO*
A. GRANDES EVENTOS DEPORTIVOS			30 %
1. EVENTOS DIRIGIDOS EXCLUSIVAMENTE A DEPORTISTAS PROFESIONALES
Ciclismo
	Carretera	500.000 €
	Otras modalidades	200.000 €
Golf		500.000 €
Tenis
	Circuito primer nivel: ATP Tour/WTA Tour	500.000 €
	Circuito segundo nivel: ATP Challenger Tour/WTA 125	200.000 €
	Otras modalidades	200.000 €
Otros deportes		200.000 €
2. EVENTOS DIRIGIDOS AL PÚBLICO EN GENERAL
Todos los Deportes		200.000 €
B. GRANDES EVENTOS CULTURALES
Cultura		500.000 €

* Impuestos incluidos

Las entidades privadas interesadas en participar en esta convocatoria podrán solicitar un patrocinio dentro de los límites establecidos en la tabla superior, de acuerdo con el tipo de evento a desarrollar.

El importe del patrocinio solicitado nunca podrá superar el 30 % respecto al presupuesto de gasto indicado en la solicitud (impuestos incluidos) y tampoco podrá superar el máximo establecido por tipo de evento. Asimismo, tampoco se podrá superar en la fase de justificación con relación al gasto real efectivo.

3.1 Territorialización

Con el fin de cumplir con la territorialización entre islas, se dedicará un porcentaje mínimo a los eventos por isla, de acuerdo con el siguiente cuadro:

MALLORCA	50,92 %
MENORCA	17,23 %
IBIZA	20,78 %
FORMENTERA	11,07 %

En caso de que el 1 de febrero de 2027 o el 1 de febrero de 2028, según el año de la solicitud, no se hayan agotado los presupuestos correspondientes a los porcentajes por islas, el importe remanente se destinará a los eventos solicitantes al margen de esta territorialización.

4. ÁMBITO SUBJETIVO

Pueden ser beneficiarios de esta convocatoria pública las personas jurídicas privadas organizadoras de los eventos presentados, que se ajusten al objeto y cumplan los requisitos de esta convocatoria.

En esta convocatoria, una misma entidad puede presentar hasta 2 eventos por marca vinculada, pero nunca más de una empresa, entidad o grupo empresarial puede solicitar patrocinios para el mismo evento.

En el supuesto de que dos entidades diferentes soliciten el patrocinio para un mismo evento, tan sólo se valorará la primera de las propuestas presentadas, según el registro de entrada, mientras que la otra propuesta quedará excluida.

La participación en esta convocatoria es incompatible con la tramitación simultánea de otra solicitud de patrocinio ante la AETIB para el mismo evento. En consecuencia, las solicitudes presentadas por eventos que ya hayan concurrido a otra convocatoria de patrocinio de la AETIB para la misma edición serán excluidas. Esta incompatibilidad decaerá en los supuestos de inadmisión, exclusión o renuncia de la solicitud presentada inicialmente, en cuyo caso la entidad podrá participar en esta convocatoria mediante la presentación de una nueva solicitud.

La presentación de una solicitud en esta convocatoria será incompatible con la presentación o el mantenimiento de cualquier solicitud de prórroga derivada de un contrato de patrocinio singular de la AETIB para los ejercicios 2027 y 2028. En consecuencia, la solicitud presentada en primer lugar, independientemente de la convocatoria, será la única que se tramitará, restando automáticamente excluida el resto por incompatibilidad.

En el supuesto de entidades que gestionen varios eventos, deben presentar una solicitud para cada uno de los eventos para que soliciten el patrocinio, salvo si éstos conforman un programa único de diversas actuaciones.

5. SOLICITUD: PLAZO Y PUESTO DE PRESENTACIÓN

A. El plazo, para la presentación de las solicitudes iniciales o solicitudes de prórroga del patrocinio, permanecerá abierto:

	Fecha realización eventos	Fecha de inicio	Fecha de finalización
i.	Para eventos de 2027	desde 7 días naturales a contar desde el día siguiente a la publicación del BOIB, a las 10:00 h	hasta agotar la dotación económica anual y, en cualquier caso, hasta el 1 de octubre de 2027 a las 23:59 h
ii.	Para eventos con contrato para la edición de 2027 que soliciten una prórroga para el año 2028	desde el 4 de octubre de 2027 a las 10:00 h	hasta el 3 de noviembre de 2027 a las 23:59 h
iii.	Para eventos de 2028	desde el 4 de noviembre de 2027 a las 10:00 h	hasta agotar la dotación económica y, en cualquier caso, hasta el 1 de octubre de 2028 a las 23:59 h

B. Las entidades tendrán que presentar toda la documentación necesaria para su tramitación con un mínimo de 60 días naturales de antelación a la fecha de inicio del evento y, en todo caso, siempre antes de la fecha límite de presentación de la solicitud inicial o solicitud de prórroga para la anualidad de ejecución del evento. La tramitación de las solicitudes iniciales o solicitud de prórroga se realizará por orden de entrada en el registro. En caso de incumplimiento del plazo, la solicitud quedará excluida, a excepción de:

i. Por eventos que se llevarán a cabo en el año 2027:

• Los eventos que se inician del 1 de enero al 31 de enero de 2027,por temas de operatividad de la convocatoria, tendrán que presentar la solicitud como máximo día 1 de noviembre de 2026 (incluido).Estos eventos tendrán prioridad sobre el resto de solicitudes y, por tanto, se valorarán por orden de registro de entrada antes de los eventos con fecha de iniciación posterior.
• Los eventos que se inician del 1 de febrero al 28 de febrero de 2027,por temas de operatividad de la convocatoria, tendrán que presentar la solicitud como máximo día 1 de diciembre de 2026 (incluido).Estos eventos tendrán prioridad sobre el resto de solicitudes y, por tanto, se valorarán por orden de registro de entrada antes de los eventos con fecha de iniciación posterior.

ii. Por eventos que se llevarán a cabo en el año 2028:

• Los eventos que se inicien del 1 de enero al 31 de enero de 2028, y que no soliciten prórroga, por temas de operatividad de la convocatoria, tendrán que presentar la solicitud como máximo día15 de noviembre de 2027 (incluido). Estos eventos tendrán prioridad sobre el resto de solicitudes y, por tanto, se valorarán por orden de registro de entrada antes de los eventos con fecha de iniciación posterior.
• Los eventos que se inician del 1 de febrero al 29 de febrero de 2028, y que no soliciten prórroga, por temas de operatividad de la convocatoria, tendrán que presentar la solicitud como máximo día 1 de diciembre de 2027 (incluido). Estos eventos tendrán prioridad sobre el resto de solicitudes y, por tanto, se valorarán por orden de registro de entrada antes de los eventos con fecha de iniciación posterior.

Asimismo, para la anualidad 2028 se atenderán, en primer lugar, las solicitudes de prórroga y después las nuevas solicitudes, presentadas en tiempo.

Para aquellos eventos que soliciten un patrocinio para la edición de 2027 con posibilidad de prórroga para 2028, se tendrán que respetar las condiciones administrativas y técnicas con relación a los términos y condiciones, y entregar la documentación, respecto a la solicitud de prórroga para la edición de 2028, que se especifica en el apartado 6.2 del Anexo I correspondiente a las bases de la convocatoria.

C. Las solicitudes iniciales o solicitud de prórroga deben presentarse exclusivamente de forma telemática, a través del trámite específico que se pone a disposición de los interesados en la Sede Electrónica del Govern de les Illes Balears. No se considerarán válidas las solicitudes telemáticas a través de otro medio electrónico que no sea el citado trámite específico.

Es obligatorio realizar un único registro por solicitud inicial o solicitud de prórroga. En caso de más de un registro por solicitud, sólo se aceptará el primer registro realizado.

Con el fin de entregar la documentación administrativa y técnica que acompaña a la solicitud inicial o solicitud de prórroga telemática se deberá indicar en el formulario de solicitud un enlace de descarga que deberá estar operativo como mínimo durante 60 días, para facilitar la descarga por parte de la AETIB.

Este enlace no podrá actualizarse después de la fecha de entrega de la solicitud, de tal forma que cualquier documento agregado o actualizado con posterioridad del registro digital de la solicitud no se tendrá en cuenta.

En caso de que el enlace de descarga de la documentación esté deshabilitado dentro del indicado plazo, se podrá requerir para su subsanación concediéndole un plazo de 3 días hábiles, a contar desde el día siguiente a la recepción del requerimiento, con la advertencia expresa de que, en caso de no hacerlo así, se procederá a valorar la solicitud de patrocinio con la documentación que se disponga en aquel momento, sin posibilidad de subsanación.

6. PRESENTACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN (Solicitud inicial y Solicitud de prórroga)

Para la presentación de la documentación, deberá tenerse en cuenta:

a) En la solicitud inicial o solicitud de prórroga debe indicarse el enlace donde se encuentra la documentación que se relaciona en este mismo apartado correspondiente a la documentación administrativa y técnica que se revisarán en cada una de las fases.

b) Los anexos que se adjuntan en el Anexo A de los pliegos estarán a disposición de los interesados en la Sede Electrónica del Govern de les Illes Balears.

c) Los documentos digitales deberán estar firmados por el representante legal de la entidad solicitante con firma digital válida (firma electrónica), que permita la verificación de la identidad de éste, a través de un certificado calificado que garantice una seguridad equivalente a la firma manuscrita.

d) Los interesados tendrán que presentar su solicitud o solicitud de prórroga, así como la documentación administrativa y técnica según los modelos anexos que se adjuntan en el Anexo A correspondiente a los pliegos.

e) No se aceptará documentación manuscrita, sin formato, que modifique o altere la estructura de los anexos, con errores u omisión de información, por tanto, estas propuestas serán excluidas. Tampoco se aceptarán aquellas que no utilicen los modelos anexos a los pliegos.

f) Los eventos presentados mediante una solicitud inicial o solicitud de prórroga se valorarán por orden de entrada en el registro y territorialización, a excepción de los eventos indicados en el apartado 5, del Anexo I de esta convocatoria.

g) Los anexos o documentación administrativa y técnica tendrán que identificar si forman parte de la fase administrativa o técnica. Por este motivo, al principio del nombre del archivo se incluirá:

• En caso de los modelos anexos: el mismo nombre del anexo (Anexo 2G, Anexo 7G, Anexo 10G, Anexo B, Anexo C, Anexo D y, en caso prórroga, Anexo 13G)
• En caso de otros documentos:

i. Documentos administrativos: ADM

ii. Documentos técnicos: TEC

 

h) En caso de deficiencias en el documento de solicitud inicial o solicitud de prórroga (formulario de la sede electrónica), se podrá requerir para su subsanación, con un plazo de 10 días hábiles, a contar desde el día siguiente a la recepción del requerimiento, con la advertencia expresa de que, en caso de no hacerlo así, se considerará desistida y se archivará la solicitud, según lo que dispone el artículo 68 de la Ley 39/2015.

i) En caso de falta de algún documento de obligatoria entrega, administrativa o técnica, se requerirá con un plazo de 3 días hábiles, a contar desde el día siguiente a la recepción del requerimiento, conforme a los apartados 6.1 y 6.2 del Anexo I de esta convocatoria.

j) En caso de que se agote el presupuesto asignado y siempre que no haya expirado la vigencia de la convocatoria, pueden continuar registrándose solicitudes en lista de reserva provisional que deben ser atendidas por riguroso orden de entrada y territorialización, si procede, supeditadas a que se produzcan desestimaciones, revocaciones o renuncias de las solicitudes de patrocinio previas que puedan liberar presupuesto o bien, que se incorpore nuevo presupuesto a la convocatoria. En ningún caso la presentación de una solicitud en la lista de reserva provisional generará algún derecho para el solicitante hasta que no se resuelva la solicitud.

A continuación, se detalla la documentación de obligada entrega para su tramitación.

6.1. Solicitud inicial de patrocinio

Las solicitudes iniciales deben presentarse exclusivamente de forma telemática, a través del trámite específico que se pone a disposición de los interesados en la Sede Electrónica del Govern de les Illes Balears. No se considerarán válidas las solicitudes telemáticas a través de otro medio electrónico que no sea el citado trámite específico.

La solicitud deberá incluir los datos mínimos básicos para poder tramitarse, en caso de que éstos sean insuficientes, se requerirá para su subsanación en un plazo de 10 días hábiles a contar desde el día siguiente a la recepción del requerimiento con la advertencia expresa de que, en caso de no hacerlo así, se considerará desistida y se considerará desistida y se considerará desistida y se considerará desistida y 68 de la Ley 39/2015.

La solicitud debe contener los siguientes datos fundamentales del evento necesarias para evaluar la viabilidad de la solicitud:

• Año para el que se solicita el patrocinio
• Si existe voluntad de prórroga, tan sólo para aquellas solicitudes cursadas por 2027
• Nombre del evento
• Fecha(s) de ejecución
• Marca de destino al que se vincula el patrocinio
• Tipo de evento
• Repercusión mediática del evento
• Presupuesto de gasto total del evento (impuestos incluidos)
• Importe solicitado a la AETIB en concepto de patrocinio (impuestos incluidos)
• Declaraciones responsables

Los datos contenidos en este documento prevalecerán sobre cualquier otro documento entregado.

La entrega de la solicitud inicial por sí misma no será objeto de valoración, sino que servirá únicamente como documento formal de solicitud.

Con la solicitud se entregará, dentro del enlace de descarga, la documentación administrativa y técnica que a continuación se describe y que se considera de obligada entrega.

6.1.1 Documentación administrativa necesaria con la solicitud de inicio: documentación relacionada con la entidad solicitante.

En el caso de personas físicas y jurídicas españolas:

• Certificado de inscripción en el registro correspondiente (registro de asociaciones, registro mercantil u otro, dependiendo de tipo entidad), donde deberá constar la actividad económica efectivamente desarrollada en la fecha de la solicitud.
• Estatutos de la entidad depositados en el citado registro, o debidamente inscritos en el Registro Mercantil, en su caso.
• Documentación acreditativa del representante legal de la entidad solicitante para actuar en su nombre, así como de su DNI.
• Tarjeta de identificación fiscal de la entidad solicitante.
• Alta de la declaración censal del inicio de la actividad, alta del IAE en la que conste el epígrafe correspondiente.

En virtud del Decreto 6/2013, de 8 de febrero, de medidas de simplificación documental de los procedimientos administrativos, las entidades que hayan formado parte de un proceso selectivo en la AETIB pueden presentar el Anexo B que se adjunta, en el que se debe indicar el número de expediente donde se encuentra la documentación administrativa, siempre que no haya sufrido ninguna modificación o la documentación presentada no haya agotado su vigencia.

El resto de documentación que a continuación se relaciona acompañará a la solicitud y será de obligada entrega:

• Acreditación conforme está al corriente de las obligaciones tributarias con la Administración autonómica, Estatal y la Seguridad Social, emitidas por los organismos competentes.
• Acreditación conforme el evento esté avalado por corporaciones locales, insulares, autonómicas, nacionales o internacionales.
• Declaración de la veracidad de los datos bancarios, que se podrá descargar en el siguiente enlace:

https://www.caib.es/seucaib/es/200/persones/tramites/servicio/4486284

- Anexo C (Modelo de declaraciones responsables):

• Declaración responsable de no incurrir en las prohibiciones para contratar con la administración según el artículo 71 de la LCSP. Esta declaración responsable, u otro documento, debe incluir la manifestación expresa de que la empresa no incurre en ninguno de los supuestos a que se refiere la Ley 2/1996, de 19 de noviembre, de incompatibilidades de los miembros del Gobierno y de los altos cargos de la CAIB.
• Declaración responsable conforme se está al corriente de pagos con la AETIB, así como de la justificación de contratos de patrocinio con la AETIB anteriores. Esta declaración será comprobada de oficio por la Sección Económica de la AETIB. En caso de que se constatara la existencia de deudas pendientes o la incorrecta justificación sin renuncia expresa previa al inicio del período de justificación, se considerará motivo de exclusión de la participación en la convocatoria de patrocinio.
• Declaración responsable en la que se haga constar si ha recibido y/o solicitado ayudas o colaboraciones de instituciones públicas o privadas para realizar el evento con el que podrá colaborar la AETIB y debe remitirse un certificado para cada ayuda recibida por parte de las administraciones públicas, que detalle la financiación otorgada.
• Declaración responsable conforme la entidad no tiene expediente sancionador abierto con AETIB.
• Documento acreditativo de estar inscrito en el DRIAT (declaración responsable de inicio de actividad turística), en caso de que la entidad esté obligada, en caso contrario deberá aportar declaración responsable de este extremo.
• Declaración responsable que acredite las razones técnicas o artísticas o los motivos por los que sólo pueda encomendarse a un empresario determinado.
• Declaración responsable del cumplimiento de la normativa medioambiental que le sea de aplicación, de conformidad con el Real decreto 214/2025, de 18 de marzo

- Anexo D (Modelo de certificado). En caso de que la entidad solicite un patrocinio por uno el evento que está dirigido exclusivamente a deportistas profesionales, es decir, deportistas federados con un nivel competitivo alto, deberá acreditarlo mediante certificado o cualquier documento oficial equivalente, emitido por la federación deportiva u organismo deportivo competente, que acredite los siguientes puntos:

• La inclusión del evento en un calendario, circuito, liga o campeonato oficial.
• Que la participación se encuentra restringida a profesionales; deportistas federados con un nivel competitivo alto.
• La aplicación de una normativa técnica y competitiva oficial.
• El reconocimiento de la competición por la federación u organismo deportivo competente.

En el caso de personas jurídicas no españolas con actividad en España:

En el supuesto de que la entidad pertenezca a un estado miembro de la UE, la capacidad jurídica de la empresa se acreditará mediante la presentación de constitución de la entidad de acuerdo con la normativa de su país, haciendo constar los estatutos de la misma y la acreditación correspondiente, así como fotocopia compulsada del CIF, ambos traducidos por intérprete jurado o traducción oficial y apostillada de acuerdo con el convenio de la Haya de 1961.

En caso de que la entidad pertenezca a un estado que no es miembro de la UE, la capacidad jurídica de la entidad se acreditará, mediante la documentación relativa a la sucursal o filial en España de la entidad o en cualquier país perteneciente a la Unión Europea, debidamente inscrita en el registro correspondiente y fotocopia compulsada del CIF. La documentación debe presentarse traducida por traductor jurado. De conformidad con el Reglamento (CE) nº 1008/2008.

En cualquiera de los dos casos anteriores, deberá acreditarse la capacidad de la persona que representa a la entidad solicitante legalmente para actuar en su nombre, así como deberá presentar copia compulsada de su pasaporte/DNI/NIE, traducido por intérprete jurado o mediante una traducción oficial y apostillada de acuerdo con el convenio de la Haya de 1961.

Las empresas no españolas de estados miembros de la Unión Europea y los restantes empresarios extranjeros tendrán que acreditar la documentación que acompañará a la solicitud y será de obligada entrega y que se detalla a continuación:

En virtud del Decreto 6/2013, de 8 de febrero, de medidas de simplificación documental de los procedimientos administrativos, las entidades que hayan formado parte de un proceso selectivo en la AETIB pueden presentar el Anexo B que se adjunta, en el que se tiene que indicar el número de expediente donde se encuentra la documentación administrativa siguiente, siempre que no haya sufrido ninguna modificación o la documentación presentada no haya agotado su vigencia.

El resto de documentación que a continuación se relaciona acompañará a la solicitud y será de obligada entrega:

• Alta de la declaración censal, del inicio de actividad y alta del impuesto de actividades económicas, o documento equivalente del país de origen. En caso de no existir documentación equivalente deberá representarse una declaración responsable dejando constancia de este hecho. También deberá constar la actividad económica efectivamente desarrollada en la fecha de la solicitud.
• Acreditación de que la sucursal/filial, en su caso, se encuentra al corriente de las obligaciones tributarias con la Administración autonómica, estatal y la Seguridad Social, mediante la presentación de la certificación oportuna, emitida por el órgano competente. En caso de que se tratara de un agente autorizado para actuar en nombre de la entidad no residente que opere mediante una oficina de representación, deberá aportar la correspondiente certificación acreditativa de estar al corriente de pago con la Administración del estado, autonómica y Seguridad Social, emitida por el órgano competente.
• Acreditación conforme el evento esté avalado por corporaciones locales, insulares, autonómicas, nacionales o internacionales.
• Declaración de la veracidad de los datos bancarios, que se podrá descargar en el siguiente enlace: https://www.caib.es/seucaib/es/200/persones/tramites/servicio/4486284

- Anexo C (Modelo de declaraciones responsables):

• Testimonio judicial, certificación administrativa o declaración responsable, de no incurrir en las prohibiciones para contratar con la administración según el ordenamiento jurídico español y por analogía con el ordenamiento del Estado al que pertenece.
• Esta declaración responsable u otro documento debe incluir la manifestación expresa de que la empresa no incurre en ninguno de los supuestos, a lo que se refiere la Ley 2/1996, de 19 de noviembre, de incompatibilidades de los miembros del Gobierno y de los altos cargos de la CAIB.
• Declaración responsable conforme se está al corriente de pagos con la AETIB, así como de la justificación de contratos de patrocinio con la AETIB anteriores. Esta declaración será comprobada de oficio por la Sección Económica de la AETIB. En caso de que se constatara la existencia de deudas pendientes o la incorrecta justificación sin renuncia expresa previa al inicio del período de justificación, se considerará motivo de exclusión de la participación en la convocatoria de patrocinio.
• Declaración responsable en la que se haga constar si ha recibido y/o solicitado ayudas o colaboraciones de instituciones públicas o privadas para realizar el evento con el que podrá colaborar la AETIB y debe remitirse un certificado para cada ayuda de las administraciones públicas, que detalle la financiación otorgada. Declaración responsable conforme la entidad no tiene expediente sancionador abierto con AETIB.
• Declaración responsable que acredite las razones técnicas o artísticas o los motivos por los que sólo pueda encomendarse a un empresario determinado
• Declaración responsable del cumplimiento de la normativa medioambiental que le sea de aplicación, de conformidad con el Real decreto 214/2025, de 18 de marzo.

- Anexo D (Modelo de certificado). En caso de que la entidad solicite un patrocinio por uno el evento que está dirigido exclusivamente a deportistas profesionales, es decir, deportistas federados con un nivel competitivo alto, deberá acreditarlo mediante certificado o cualquier documento oficial equivalente, emitido por la federación deportiva u organismo deportivo competente, que acredite los siguientes puntos:

• La inclusión del evento en un calendario, circuito, liga o campeonato oficial.
• Que la participación se encuentra restringida a profesionales; deportistas federados con un nivel competitivo alto.
• La aplicación de una normativa técnica y competitiva oficial.
• El reconocimiento de la competición por la federación u organismo deportivo competente.

La "documentación administrativa" será única en caso de que una misma entidad presente diferentes propuestas técnicas. A excepción de aquellos documentos que afecten directamente al evento que tendrán que ser entregados de nuevo, tal y como se indica en el apartado 6.2.1 de las prórrogas.

6.1.2. Documentación técnica de la solicitud de inicio

Los solicitantes tendrán que entregar la siguiente documentación, que será de obligada entrega, y que acompañará a la solicitud:

- ANEXO 2G: Información del evento y oferta en relación con los criterios de negociación. Resumen de la propuesta técnica cumplimentada y firmada electrónicamente en formato PDF. Aquellos criterios de negociación o cualquier otra información que no se detallen en el Anexo 2G no será valorada, independientemente de si se adjunta al criterio documentación o explicación aclaratoria que no se tendrá en cuenta.

En el Anexo 2G debe insertarse un plano del recinto o lugar donde se desarrolla el evento, indicando la ubicación prevista de la marca turística y logotipos institucionales cumpliendo con el Manual de uso de las marcas de la AETIB (en el caso de carreras, también se incluirá un plano del recorrido con ubicación prevista de las marcas/logotipo de la AETIB). Sin el/los plano/s, no se podrán valorar las contraprestaciones, ya que forma/en parte de éstas, por tanto, es de obligada entrega.

Además, deberá entregarse la documentación que se detalla en el Anexo 2G.

- ANEXO 10G: Óptico de la campaña publicitaria fase de solicitud. Detalle de la campaña prevista cuantificado en euros. Se deberá indicar la previsión en relación con la campaña de publicidad para la promoción y difusión del evento con la presencia de las marcas/logotipos de la AETIB ajustados al Anexo 8G. Ésta deberá ajustarse a los requisitos mínimos establecidos en el apartado 1.1. letra J) del Anexo I de esta convocatoria.

En caso de que la entidad quiera mejorar su oferta con relación al mínimo establecido, ésta deberá dejar constancia en el Anexo 10G mediante el porcentaje de inversión con relación al presupuesto de gasto. Como máximo se tendrán en cuenta 2 decimales.

El porcentaje acordado a consecuencia de la fase de negociación, será el que la entidad solicitante deberá acreditar en la fase de justificación, mediante el óptico real ejecutado Anexo 11G. De este hecho se deberá dejar constancia en el expediente indicando el nuevo porcentaje mínimo a justificar en relación con el gasto real del evento.

Durante la ejecución del contrato, esta planificación podrá sufrir variaciones en la planificación inicial, aunque el porcentaje de inversión ofertada no podrá disminuir. Éste se calculará en la justificación con relación al gasto real ejecutado y que se indica en Anexo 5G. En caso contrario, se aplicarán las penalidades estipuladas en los pliegos.

- ANEXO 7G: Briefing de comunicación. Información y estructura de contenidos necesaria para la comunicación del evento a los medios de comunicación de la AETIB (en formato pdf firmado electrónicamente). Adjunto a este anexo se tendrán que entregar las imágenes o vídeos sugeridos para su publicación.

Estos medios son:

• Los portales web illesbalears.travel
• Perfiles promocionales en redes sociales (facebook/twitter/instagram/youtube)
• Newsletter mensual: AETIB News

Dada la diversidad de los eventos que se pueden patrocinar, la definición o versión definitiva de los contenidos y el alcance de su publicación en medios de la AETIB y del propio patrocinado, se fijarán por los técnicos del Servicio de Comunicación de la AETIB una vez firmado el contrato.

Estos documentos (Anexo 2G, Plano del recinto/recorrido con ubicación prevista de marcas/logotipos, Anexo 7G, Anexo 10G) son de obligada entrega junto con la solicitud. En caso de no adjuntarse alguno de ellos, se requerirá a la entidad interesada, concediéndole un plazo de 3 días hábiles, a contar desde el día siguiente a la recepción del requerimiento, para la presentación de la documentación requerida, con la advertencia expresa de que, en caso de no hacerlo así, se considerará desistida y se archivará su solicitud, según lo que dispone el artículo 68 de la Ley 39/2015. En ningún caso se podrá subsanar su contenido.

El contenido de los anexos de obligada entrega (Anexo 2G, Plano del recinto/recorrido con ubicación prevista de marcas/logotipos, Anexo 7G, Anexo 10G) no podrá subsanarse, es decir, una vez entregados estos documentos, su contenido no podrá modificarse, a excepción de las adaptaciones a consecuencia de la reunión o mediante aclaración; y a excepción del cambio de la ubicación de las marcas/logotipos de la AETIB en el/los plano/s a petición de la AETIB, ya que éste/os forma/n parte de las contraprestaciones. Estas adaptaciones se harán constar en el expediente.

6.2. Solicitud de prórroga del patrocinio

Las entidades que dispongan de un contrato de patrocinio suscrito en el marco de la presente convocatoria para la anualidad 2027 podrán presentar una solicitud de prórroga para la anualidad 2028, siempre que cumplan los términos y condiciones administrativas y técnicas que se establecen a continuación:

a) A fecha de la solicitud, disponer de un contrato firmado por el evento de 2027.

b) Presentar una solicitud de prórroga dentro del plazo indicado en el apartado 5 punto A) del Anexo I correspondiente a las bases de la convocatoria.

​​​​​​​c) Presentar unas solicitud de prórroga exclusivamente de forma telemática, a través del trámite específico que se pone a disposición de los interesados en la Sede Electrónica del Govern de les Illes Balears. No se considerarán válidas las solicitudes telemáticas a través de otro medio electrónico que no sea el citado trámite específico.

d) La entrega de la solicitud de prórroga por sí misma no será objeto de valoración, sino que servirá únicamente como documento formal de solicitud.

e) Con la solicitud de prórroga se entregará la documentación administrativa y técnica que a continuación se describe y que se considera de obligada entrega.

6.2.1 Documentación administrativa para la solicitud de prórroga: Documentación relacionada con la entidad solicitante

En el caso de personas físicas y jurídicas españolas:

• Acreditación conforme está al corriente de las obligaciones tributarias con la Administración autonómica, Estatal y la Seguridad Social, emitidas por los organismos competentes.
• Acreditación conforme el evento esté avalado por corporaciones locales, insulares, autonómicas, nacionales o internacionales.
• Modelo de declaraciones responsables (Anexo C).
• Cualquier otro documento administrativo requerido para la anualidad de 2027 que se haya modificado.

En el caso de personas jurídicas no españolas con actividad en España:

• Alta de la declaración censal, del inicio de actividad y alta del impuesto de actividades económicas, o documento equivalente del país de origen. En caso de no existir documentación equivalente deberá representarse una declaración responsable dejando constancia de este hecho. También deberá constar la actividad económica efectivamente desarrollada en la fecha de la solicitud.
• Acreditación de que la sucursal/filial, en su caso, se encuentra al corriente de las obligaciones tributarias con la Administración autonómica, estatal y la Seguridad Social, mediante la presentación de la certificación oportuna, emitida por el órgano competente. En caso de que se tratara de un agente autorizado para actuar en nombre de la entidad no residente que opere mediante una oficina de representación, deberá aportar la correspondiente certificación acreditativa de estar al corriente de pago con la Administración del estado, autonómica y Seguridad Social, emitida por el órgano competente.
• Acreditación conforme el evento esté avalado por corporaciones locales, insulares, autonómicas, nacionales o internacionales.
• Modelo de declaraciones responsables (Anexo C).
• Cualquier otro documento administrativo requerido para la anualidad de 2027 que se haya modificado.

6.2.2. Documentación técnica para la solicitud de prórroga.

Al presentar solicitud de prórroga las entidades solicitantes se comprometen a cumplir con los mismos términos y condiciones establecidos en el contrato firmado y, por tanto, al cumplimiento de la oferta entregada inicialmente.

Dada la naturaleza dinámica de los eventos objeto de patrocinio y la posible incidencia de circunstancias sobrevenidas ajenas a la organización, en el marco de la solicitud de prórroga se podrán admitir determinadas variaciones de la documentación técnica correspondiente a la edición de 2028, siempre que éstas sean debidamente justificadas, comunicadas a la AETIB durante la tramitación de la prórroga y mantenga la solicitud de prórroga. el Anexo I.

En este sentido, se podrán autorizar las siguientes variaciones:

a) El cambio de las fechas de celebración del evento, siempre que no comporte una disminución de la duración total prevista inicialmente.

b) El cambio de la ubicación o emplazamiento de celebración del evento.

c) La variación del recorrido de la prueba o competición.

d) Las adaptaciones en la ubicación de las marcas o logotipos de la AETIB dentro del recinto, así como del espacio exclusivo asignado, siempre que estas variaciones sean justificadas y no mermen el posicionamiento y repercusión de las marcas/logotipos en el recinto. Estas variaciones sólo pueden afectar a los siguientes apartados del objeto del contrato:

• b.2) Recinto o recorrido donde se desarrolla el evento.
• 7. Espacio propio dedicado en exclusiva a la marca de destino vinculada al evento.

En ningún caso, las variaciones autorizadas podrán alterar la naturaleza, finalidad, características esenciales o condiciones determinantes del patrocinio que sirvieron de base para su adjudicación, ni comportar una disminución sustancial de la repercusión mediática previsto a favor de la AETIB.

Los solicitantes tendrán que entregar la siguiente documentación, que será de obligada entrega, y que acompañará a la solicitud:

- ANEXO 13G: documentación adjunta a la solicitud de prórroga. Este documento contiene los datos con relación a la edición de 2028 y el compromiso por parte de la entidad solicitante del patrocinio de que el evento para 2028 cumplirá con las mismas condiciones establecidas en el contrato firmado por la edición de 2027. En el caso de variaciones (fecha, lugar, el espacio exclusivo, plano de ubicación de las marcas) quedará reflejado en plano de ubicación.

El contenido del anexo de obligada entrega no podrá subsanarse, es decir, una vez entregado este documento, su contenido no podrá modificarse, a excepción de las adaptaciones a consecuencia de aclaración y/o peticiones de la AETIB que constarán en el expediente.

En el supuesto de que dichas variaciones se produzcan con posterioridad a la formalización de la prórroga contractual, cualquier modificación que se pretenda introducir deberá ajustarse a lo dispuesto en el apartado 10 del Anexo A de los Pliegos de Condiciones Generales.

A tal efecto, toda modificación, tanto del contrato inicial como de la prórroga, deberá ser objeto de la tramitación correspondiente y, en su caso, de la preceptiva autorización, de conformidad con el procedimiento, requisitos y condiciones establecidos en dicho apartado, sin perjuicio del obligado cumplimiento del resto de las obligaciones contractuales que resulten aplicables.

El incumplimiento de estas previsiones podrá ser considerado un incumplimiento contractual grave de las obligaciones asumidas en virtud del contrato de patrocinio o de su prórroga, y facultará a la AETIB para acordar su resolución anticipada, así como para ejercer cualquier otro derecho o acción que le corresponda de acuerdo con la normativa vigente y las estipulaciones contractuales aplicables.

De acuerdo con el apartado 11 del Anexo A de los pliegos de la convocatoria, en el supuesto de que, durante la tramitación de la prórroga, ya se tenga conocimiento del cambio de denominación (nombre) del evento, será necesario adjuntar el Anexo 14G al resto de la documentación necesaria para tramitar la prórroga con la nueva denominación. En tal caso, la comunicación formal del cambio de nombre se entenderá efectuada en el marco del mismo procedimiento de tramitación de la prórroga.

 

ANEXO A

Pliegos de condiciones generales que deben regir la tramitación de los expedientes de contratación que se derivan de las solicitudes de patrocinios con entidades privadas para grandes eventos turístico culturales y deportivos que generen repercusión mediática mínima para las marcas de las Illes Balears y la Agencia de Estrategia Turística de las Illes Balears (AETIB), durante el año 2027 y 2028.

1. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA FORMALIZACIÓN DE LOS PATROCINIOS PRIVADOS

La tramitación administrativa para la formalización de los contratos de patrocinio se realizará de acuerdo con lo establecido en la Instrucción 2/2018 del director gerente de la ATB (actual AETIB) por la que se establece la regulación específica y tramitación de los expedientes de los contratos privados de patrocinio que formalice la ATB (actual AET8) de 5 de abril de 2018, con la ratificación previa del Consejo de Dirección de la ATB (actual AETIB) de 5 de abril de 2018.

Verificada la idoneidad de la solicitud, su tramitación se llevará a cabo mediante el procedimiento negociado sin publicidad previsto en la legislación de contratos del sector público, siempre que quede acreditada en el expediente la concurrencia de circunstancias de exclusividad, singularidad, notoriedad o inexistencia de alternativas equivalentes.

A tal efecto, la persona o entidad solicitante deberá presentar una declaración responsable en la que se acrediten las razones técnicas, artísticas, de exclusividad o cualquier otra circunstancia que justifique que la actividad objeto del patrocinio únicamente puede ser ejecutada por persona o entidad determinada, de conformidad con la normativa vigente.

Estas bases contemplan las condiciones administrativas de la contratación de patrocinio de eventos con entidades privadas para grandes eventos turísticos culturales y deportivos, sin necesidad de elaborar un pliego administrativo específico para cada expediente.

1.1 FASE ADMINISTRATIVA: revisión de la documentación administrativa

El Servicio Jurídico de la AETIB examinará la documentación administrativa según el orden de registro de entrada de las solicitudes, con la salvedad de lo establecido en el apartado 5 del Anexo I de la convocatoria.

En caso de que sea necesaria la subsanación de algún documento de carácter administrativo, el órgano de contratación o la unidad administrativa de contratación requerirá a la entidad interesada, la documentación administrativa que falte, concediéndole un plazo de 3 días hábiles, a contar desde el día siguiente a la recepción del requerimiento, para la presentación de la documentación requerida, con la advertencia expresa de que, en caso de no hacerlo así, se considerará desistida y se archivará la solicitud, según lo que dispone el artículo 68 de la Ley 39/2015.

El requerimiento de la documentación se realizará por medios telemáticos, quedando constancia de ello en el expediente.

1.2 FASE TÉCNICA: revisión de la documentación técnica

Una vez finalizada la revisión de la documentación administrativa el servicio técnico elaborará el informe oportuno en relación con la propuesta técnica presentada, para determinar el cumplimiento o no de los requisitos técnicos exigidos de acuerdo con lo que se establece en estos pliegos.

En caso de falta de algún documento de obligada entrega correspondiente a la documentación técnica (Anexo 2G, Plano del recinto/recorrido con ubicación prevista de marcas/logotipos, Anexo 7G, Anexo 10G), el órgano de contratación o la unidad administrativa de contratación requerirá con un plazo de 3 días hábiles, a contar desde el día siguiente a la recepción del requerimiento, con la advertencia expresa de que, en caso de no hacerlo así, se considerará desistida y se archivará la solicitud, según lo que dispone el artículo 68 de la Ley 39/2015.

a) El requerimiento de la documentación se realizará por medios telemáticos de forma que quedará constancia en el expediente.

b) Sólo se considerará válida la subsanación de deficiencias a través del medio telemático específico puesto a disposición de los interesados en la Sede Electrónica del Govern de les Illes Balears. Las aclaraciones se podrán realizar por diversos medios electrónicos dejando constancia en el Expediente.

El contenido de los anexos de obligada entrega no podrá subsanarse, es decir, una vez entregados estos documentos, su contenido no podrá modificarse, a excepción de las adaptaciones a consecuencia de la reunión de negociación o mediante aclaración; y a excepción del cambio de la ubicación de las marcas/logotipos de la AETIB en el/los plano/s a petición de la AETIB, ya que éste/os forma/n parte de las contraprestaciones. Estas adaptaciones se harán constar en el expediente.

Para que la propuesta pueda ser valorada, se establece como requisito que la entidad solicitante indique en el Anexo 2G un mínimo de 10 criterios relativos a las medidas vinculada a los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) y/o la Agenda 2030, propuestas por la AETIB. En caso contrario, la solicitud quedará excluida. El cumplimiento de estos criterios se comprobará en la fase de justificación.

El área/técnico designado, tal y como recoge la Instrucción 2/2018, realizará un pliego específico de patrocinio (pliego previo -en esta convocatoria- y pliego definitivo) en función del evento a patrocinar, en el que deben quedar recogidas las contraprestaciones que se propone que reciba la AETIB en función del importe que se solicita.

A continuación, se procederá a la valoración del evento según la documentación entregada, y de acuerdo a las fases del trámite que se detallan a continuación.

1.3 FASE DE NEGOCIACIÓN: reunión de negociación

Una vez revisada la documentación técnica entregada, la unidad administrativa correspondiente, convocará al órgano de contratación y a la entidad solicitante para una reunión de negociación previa a la adjudicación y formalización del contrato, en la que se tratarán, entre otras, la oferta presentada por la entidad solicitante, las contraprestaciones propuestas que recibirá la AETIB, la repercusión mediática por la presencia de las marcas/logotipos i el importe que finalmente se propone para su adjudicación. Estos criterios están definidos en el apartado 1.3 del Anexo A de estos pliegos.

Derivada de esta reunión se podrán negociar/adaptar las ofertas realizadas en relación con los criterios hasta su adecuación a la estrategia y necesidades de la AETIB.

En esta reunión participará un representante de la dirección de la AETIB en calidad de representante de órgano de contratación y asistido por un representante del servicio/técnico designado, de la Sección Económica y del Servicio Jurídico de la AETIB. La dirección de la AETIB será quien proponga al órgano de contratación la adjudicación del patrocinio.

El servicio/técnico designado y el servicio jurídico serán los responsables de redactar un acta que firmará el órgano de contratación para dejar constancia en el expediente de los acuerdos alcanzados, de tal forma que también consten en el pliego definitivo y, en su caso, en el contrato.

1.3.1 Criterios de negociación

Dentro de la negociación con la entidad solicitante como mínimo se negociarán los siguientes criterios en relación con el importe que finalmente el órgano de contratación propondrá para la adjudicación. Asimismo, se valorarán las mejoras presentadas por la entidad solicitante a los mínimos exigidos en la convocatoria (en caso de no exigir un mínimo se considerará la oferta entregada). Estos criterios sobre los que se establecerá la negociación son:

1. Contraprestaciones ofertadas en la AETIB

Se define como contraprestación aquellas acciones publicitarias donde se garantizan, por parte de la entidad licitadora, que se insertarán las marcas/logos de la AETIB. En caso de que, por las características del soporte/acción, no se pudiera insertar la marca/logotipo, previa aprobación por parte del servicio de comunicación de la AETIB (sección de imagen), se podrá sustituir por una mención.

IMPORTANTE:

Las actuaciones en las que la AETIB intervenga en calidad de organizador, coorganizador, coorganizador o entidad financiadora, total o parcialmente, no se podrá computar como contraprestación.

Se exceptúan de esta limitación aquellas actuaciones en las que participe, como embajador del evento, una persona de reconocido prestigio y elevada notoriedad pública que, por su proyección mediática, genere por sí misma una repercusión mediática relevante.

1.1 Negociación: se negociará tomando como referencia la propuesta presentada por la entidad que solicita el patrocinio en relación con:

a) Campaña de publicidad para la promoción y difusión del evento: óptico (Anexo 10G) cuantificado en euros propuesto a la AETIB como campaña de publicidad para la promoción y difusión del evento. La propuesta deberá ajustarse a los requisitos establecidos en el apartado 1.1 letra J) del Anexo I correspondiente a la convocatoria, según la tipología de evento.

Las acciones que se podrán incluir tendrán que cumplir los siguientes requisitos:

• Acciones publicitarias y/o promocionales pagadas u obtenidas mediante intercambio por parte de las entidades organizadoras del evento.
• Inserciones publicitarias en cualquier medio o canal de comunicación.
• Retransmisiones en directo o diferido del evento
• En todas las acciones se deberá cumplir con el manual de uso de las marcas/logotipos de la AETIB (Anexo 8G).

Asimismo, dentro de las acciones propuestas no se pueden incluir:

• Press trips, fam trips o cualquier acción promocional similar.
• Acciones con influencers o similares.
• Los gastos de producción (vídeos, folletos, piezas gráficas), tan sólo se incluirán los costes de las inserciones/emisiones.
• Medios propios (ejemplo: página web y revistas del evento).
• Espacios publicitarios en el recinto (en el caso de carreras en el recorrido) donde se realiza el evento.

b) Otras contraprestaciones que se ofrecen en la AETIB y que formarán parte del objeto de ejecución del contrato. La oferta estará detallada en el Anexo 2G. No se podrán incluir las ofertas realizadas en el ANEXO 10G. Este punto se divide en:

b.1) Listado de otras contraprestaciones ofertadas. De acuerdo con lo que establece el apartado 5 del Anexo A de los pliegos de esta convocatoria, dentro de este apartado se incluye que, en caso de que el evento disponga de página web, ésta debe informar al público del apoyo financiero de la AETIB como patrocinador destacado del evento. En consecuencia, la disposición de página web comportará la consideración de esta actuación como contraprestación obligatoria.

b2) Recinto/recorrido donde se llevará a cabo el evento. Dentro de este apartado se incluye el Plano de ubicación/recorrido (en caso de ser una carrera) donde deberá indicar la ubicación de las marcas/logotipos y cuáles se insertarán en cada una de las citadas ubicaciones (leyenda). Además, con el plano se deberá entregar en el ANEXO 2G el listado de assets/soportes publicitarios que se ofrece y la ubicación del logotipo/marca; a cuáles estará presente el logotipo de la AETIB y la marca de destino vinculada.

Las contraprestaciones (assets/soportes) deberán ir acompañadas de imágenes, fotografías, demostraciones, borradores o cualquier otro material gráfico acreditativo que facilite su visualización, comprensión y valoración de la contraprestación ofrecida. En caso de no disponer de demostraciones gráficas de la edición por la que se solicita el patrocinio, se pueden entregar imágenes de años anteriores.

En relación con los eventos culturales musicales, dentro de este apartado, podrán ofrecer como contraprestación un escenario en exclusiva para la AETIB. Los términos y condiciones se negociarán en la reunión de negociación.

Por lo que respecta a posibles variaciones presentadas en la solicitud de prórroga, éstas deberán ser aprobadas por la AETIB. En caso de discrepancias se podrán realizar las aclaraciones necesarias con el fin de llegar a un acuerdo entre ambas partes.

1.2 Valoración: la valoración se realizará de la siguiente forma;

a) Dado que uno de los requisitos de la convocatoria es el compromiso, por parte de la entidad patrocinada, de contratar una campaña de publicidad destinada a la promoción y difusión del evento, con la incorporación de las marcas y/o logotipos de acuerdo con lo que establece el Anexo 8G y ajustada a los requisitos mínimos previstos en el apartado 1.1. letra J) del Anexo I de esta convocatoria, se valorará favorablemente la mejora de la oferta mínima exigida en relación con esta contraprestación, de acuerdo con lo dispuesto en el citado apartado 1.1. letra J) del Anexo I.

b) Dado que las contraprestaciones son parte del objeto del contrato y, por tanto, parte fundamental del mismo, se valorará la cantidad y calidad de las acciones propuestas teniendo la cuenta:

b.1) Listado de otras contraprestaciones ofertadas, tales como: acciones de comunicación, ruedas de prensa, notas de prensa, relaciones públicas, presentaciones, merchandising, entradas, espacios publicitarios en medios propios, acciones de promoción en ferias/eventos internacionales, entre otros, así como en todas aquellas actuaciones diferentes de las previamente incluidas en la “Campaña de publicidad para la promoción y difusión del evento”. También se podrán incluir acciones tales como invitaciones, activaciones, etc. Asimismo, como contraprestación obligatoria. en caso de que el evento disponga de página web, ésta debe informar al público del apoyo financiero de la AETIB como patrocinador destacado del evento.

b2) Recinto/recorrido donde se llevará a cabo el evento. Listado los assets/soportes ofrecidos y la ubicación de las marcas y logotipos dentro del recinto/recorrido (en caso de carreras) indicadas en el plano y en la leyenda.

En la fase de negociación, el representante del órgano de contratación valorará las contraprestaciones ofertadas y podrá requerir las modificaciones que considere oportunas hasta determinar su conformidad y aceptación. En este sentido, la aceptación se referirá al asset/soporte propuesto; no obstante, el contenido gráfico de todas las contraprestaciones deberá ajustarse a lo que establece el Anexo 8G y estará sujeto a la aprobación de la sección de imagen de la AETIB.

1.3 Justificación: dada la comprobación de la ejecución del criterio de negociación relativo “Contraprestaciones ofertadas en la AETIB” en la fase de justificación del contrato deberá entregarse la siguiente documentación;

a) Óptico real ejecutado:

• Justificación mediante Anexo 11G, firmado electrónicamente
• Memoria de contraprestaciones: acreditación de las acciones llevadas a cabo mediante imágenes, fotografías, capturas de pantalla, piezas gráficas, originales, vídeos, audios, certificados de emisión/inserción, facturas, declaraciones responsables de los medios de comunicación o cualquier otro material que pueda acreditar la ejecución de cada una de las contraprestaciones, firmado electrónicamente (memoria).

Durante la ejecución del contrato, esta planificación podrá sufrir variaciones en la planificación inicial, aunque el porcentaje de inversión ofertada no podrá disminuir. Éste se calculará en la justificación con relación al gasto real ejecutado y que se indica en Anexo 5G. En caso contrario, se aplicarán las penalidades estipuladas en los pliegos.

b) Otras contraprestaciones realizadas:

• Memoria de contraprestaciones: acreditación mediante imágenes, fotografías, capturas de pantalla, piezas gráficas, originales, vídeos, audios o cualquier otro material que pueda acreditar la ejecución de cada una de las contraprestaciones, firmado electrónicamente.
• Dentro de esta memoria, respecto del recinto, se incluirá el listado de assets/soportes llevados a cabo y el plano de ubicación/recorrido (en caso de ser una carrera): fotografías, vídeos de las diferentes ubicaciones donde se han insertado las marcas/logos de la AETIB. Si es posible, también se entregarán las piezas gráficas que se han creado para este fin, incluso detallando el material que se ha editado/realizado para dar cumplimiento, firmado electrónicamente (memoria).

Durante la ejecución del contrato, las acciones para llevar a cabo las contraprestaciones ofertadas podrán sufrir variaciones, siempre que éstas se realicen con el fin de ejecutar correctamente la contraprestación ofrecida. En caso contrario, se aplicarán las penalidades estipuladas en los pliegos.

2. Repercusión mediática del evento prevista para la anualidad

IMPORTANTE:

La repercusión mediática derivada de las actuaciones en las que la AETIB intervenga en calidad de organizador, coorganizador o entidad financiadora, total o parcialmente, no podrá computarse como repercusión mediática atribuible al evento.

Se exceptúan de esta limitación aquellas actuaciones en las que participe, como embajador del evento, una persona de reconocido prestigio y elevada notoriedad pública que, por su proyección mediática, genere por sí misma una repercusión mediática relevante.

2.1 Negociación: se negociará tomando como referencia la propuesta presentada por la entidad que solicita el patrocinio con relación a;

a) Repercusión mediática total del evento (RMTE); oferta indicada en el Anexo 2G (impuestos excluidos).

b) Informe de repercusión mediática de una anualidad anterior. Se define como Clipping con valor económico equivalente e inversión publicitaria en medios (impresos, audiovisuales y online) –a precio de tarifa oficial- con el valor económico equivalente (impuestos excluidos).

c) Repercusión mediática nacional/internacional del evento (RMNIE); oferta indicada en el Anexo 2G. (impuestos excluidos). El importe ofrecido no podrá ser superior a la oferta realizada en relación con la repercusión mediática total del evento (RMTE).

2.2 Valoración: la valoración se realizará de la siguiente forma;

a) Repercusión mediática total del evento (RMTE); dado que uno de los requisitos de la convocatoria establece el mínimo de repercusión mediática total del evento, se valorará favorablemente la mejora de la oferta mínima establecida en la convocatoria, Anexo I apartado 1.1. letra I). La valoración de la RMTE es impuestos excluidos.

b) Informe de repercusión mediática de una anualidad anterior. Se valorará favorablemente que el importe acreditado sea igual o superior a la repercusión mediática total del evento ofrecida (punto a).

c)Repercusión mediática nacional/internacional del evento (RMNIE); dado que uno de los requisitos de la convocatoria establece el mínimo de repercusión mediática total nacional/internacional del evento, se valorará favorablemente la mejora de la oferta mínima establecida en la convocatoria, Anexo I apartado 1.1. letra I). La valoración de la RMNIE es impuestos excluidos.

2.3 Justificación: dada la comprobación de la ejecución del criterio de negociación relativo “Repercusión mediática del evento prevista para la anualidad” en la fase de justificación del contrato deberá entregarse la siguiente documentación;

a) Anexo 3G:

• Relación de documentación entregada apartado l. “Resumen de la repercusión mediática: Clipping con valor económico equivalente e inversión publicitaria a medios (impresos, audiovisuales y online) –a precio de tarifa oficial- con el valor económico equivalente”, firmado electrónicamente.
• Adjunto al Anexo 3G: dossier explicativo y justificativo del evento, firmado electrónicamente.

b) No es necesario entregar documentación en la fase de justificación.

c) Anexo 3G:

• Relación de documentación entregada apartado l. “Resumen de la repercusión mediática: Clipping con valor económico equivalente e inversión publicitaria a medios (impresos, audiovisuales y online) –a precio de tarifa oficial- con el valor económico equivalente”, firmado electrónicamente.
• Adjunto al Anexo 3G: dossier explicativo y justificativo del evento, firmado electrónicamente.

El importe acreditado podrá sufrir variaciones en relación con la oferta entregada. En caso de disminuir respecto del importe firmado en el contrato se aplicarán las penalizaciones estipuladas en el Anexo A correspondiente a los pliegos. Los términos y condiciones de la entrega de esta documentación están definidos en el apartado 4 y 4.1 del Anexo A de estos pliegos.

3. Repercusión mediática que se ajusta al Manual de directrices del uso de las marcas de la AETIB prevista para la anualidad.

IMPORTANTE:

La repercusión mediática derivada de las actuaciones en las que la AETIB intervenga en calidad de organizador, coorganizador o entidad financiadora, total o parcialmente, no podrá computarse como repercusión mediática atribuible al evento.

Se exceptúan de esta limitación aquellas actuaciones en las que participe, como embajador del evento, una persona de reconocido prestigio y elevada notoriedad pública que, por su proyección mediática, genere por sí misma una repercusión mediática relevante.

3.1 Negociación: se negociará tomando como referencia la propuesta presentada por la entidad que solicita el patrocinio en relación con:

a) Repercusión mediática total que se ajusta al Manual de directrices del uso de las marcas de la AETIB (RMTIB), oferta indicada en el Anexo 2G (impuestos excluidos). Indicar dígito multiplicador por el que se multiplicará el importe adjudicado por la AETIB.

b) Repercusión mediática nacional/internacional que se ajusta al Manual de directrices del uso de las marcas de la AETIB (RMNIIB); oferta indicada en el Anexo 2G (impuestos excluidos). Indicar dígito multiplicador por el que se multiplicará el importe adjudicado por la AETIB. El importe ofrecido no podrá ser superior a la oferta realizada en relación con la repercusión mediática total que se ajusta al manual de directrices del uso de las marcas de la AETIB (RMTIB).

Asimismo, las repercusiones mediáticas que se ajusten al Manual de directrices del uso de las marcas de la AETIB previstas para la anualidad (RMTIB y RMNIIB) ofrecidas por la entidad solicitante no podrán ser superiores a las repercusiones mediáticas del evento previstas para la anualidad (RMTE y RMNIE), respectivamente.

​​​​​​​3.2 Valoración:

La valoración se realizará de la siguiente forma;

a) Repercusión mediática total que se ajusta al Manual de directrices del uso de las marcas de la AETIB (RMTIB); dado que en el apartado 4.1.1 punto 4. del Anexo A de estos pliegos se establece como requisito mínimo de justificación para la RMTIB* ≥ [importe adjudicado (impuestos incluidos) x 12] + aportaciones económicas de los Consells Insulars y/o entidades adscritas a los Consells (impuestos incluidos), se valorará favorablemente multiplicador. Esta fórmula es de aplicación para todas las marcas de destino. La valoración de la RMTIB es impuestos excluidos.

b) Repercusión mediática nacional/internacional del evento (RMNIE); dado que en el apartado 4.1.1 punto 4. del Anexo A de estos pliegos se establece como requisito mínimo de justificación para la RMNIIB* ≥ [importe adjudicado (impuestos incluidos) x 10] + aportaciones económicas de los Consells Insulars y/o entidades adscritas a los Consells (impuestos incluidos), se valorará favorable multiplicador. Esta fórmula es de aplicación para todas las marcas de destino. La valoración de la RMTIB es impuestos excluidos.

3.3 Justificación: dada la comprobación de la ejecución del criterio de negociación relativo “Repercusión mediática que se ajusta al Manual de directrices del uso de las marcas de la AETIB prevista para la anualidad” en la fase de justificación del contrato deberá entregarse la siguiente documentación,

a) Anexo 3G:

• Relación de documentación entregada apartado l. “Resumen de la repercusión mediática: Clipping con valor económico equivalente e inversión publicitaria a medios (impresos, audiovisuales y online) –a precio de tarifa oficial- con el valor económico equivalente”, firmado electrónicamente.
• Adjunto al Anexo 3G: dossier explicativo y justificativo del evento, firmado electrónicamente.

b) Anexo 3G:

• Relación de documentación entregada apartado l. “Resumen de la repercusión mediática: Clipping con valor económico equivalente e inversión publicitaria a medios (impresos, audiovisuales y online) –a precio de tarifa oficial- con el valor económico equivalente”, firmado electrónicamente.
• Adjunto al Anexo 3G: dossier explicativo y justificativo del evento, firmado electrónicamente.

El importe acreditado podrá variar en relación con la oferta entregada. En caso de disminuir respecto del importe firmado en el contrato se aplicarán las penalizaciones estipuladas en el Anexo A correspondiente a los pliegos. Los términos y condiciones de la entrega de esta documentación están definidos en el apartado 4 y 4.1 del Anexo A de estos pliegos.

4. Presupuesto de gasto previsto del evento

4.1 Negociación: se negociará tomando como referencia la propuesta presentada por la entidad que solicita el patrocinio en relación con:

a) Presupuesto de gasto previsto del evento; oferta indicada en el Anexo 2G

4.2 Valoración: la valoración se realizará de la siguiente forma;

a) Presupuesto de gasto previsto del evento; dado que uno de los requisitos de la convocatoria tiene establecido un mínimo de presupuesto de gasto total del evento por marca de destino, se valorará favorablemente la mejora de la oferta mínima establecida en la convocatoria, Anexo I apartado 1.1. letra I).

Podrá optar a estar vinculado a la marca Illes Balears sólo aquel evento que se desarrolle de forma efectiva en más de una isla. En el caso de eventos que se desarrollen en dos islas: debe acreditarse que, como mínimo un 30 % del presupuesto de gasto total del evento, se destina a acciones que se desarrollan en una isla, y un 30 % como mínimo en la otra isla. En caso de tres islas: al menos un 25 % en cada una de las tres islas. En caso de cuatro islas: al menos un 15 % en cada una de las cuatro islas. Para acreditar este hecho tendrán que presentar un presupuesto de gasto desglosado por islas indicado el porcentaje respecto del presupuesto total de gasto.

4.3 Justificación: dada la comprobación de la ejecución del criterio de negociación relativo “Presupuesto de gasto previsto del evento” en la fase de justificación del contrato se tendrá que entregar la siguiente documentación:

a) Anexo 5G:

Declaración responsable de la memoria económica del evento, firmado electrónicamente.

La revisión y comprobación en la justificación se hará con relación al importe real de gasto justificado en el Anexo 5G.

El importe acreditado podrá variar en relación con la oferta entregada. En caso de disminuir respecto del importe firmado en el contrato se aplicarán las penalizaciones estipuladas en el Anexo A correspondiente a los pliegos. Los términos y condiciones de la entrega de esta documentación están definidos en el apartado 4 y 4.3 del Anexo A de estos pliegos.

En caso de haber vinculado el evento a la marca Illes Balears a la justificación tendrán que presentar el gasto real del evento desglosado por islas indicado el porcentaje respecto del total del gasto real que acredite el cumplimiento de los porcentajes indicados en el apartado 1.1. letra I) del Anexo I correspondiente a la convocatoria, en la parte que hace referencia a este tipo de eventos.

5. Alineación del evento con los objetivos de desarrollo sostenible (ODS) y la Agenda 2030.

5.1 Negociación: se negociará tomando como referencia la propuesta presentada por la entidad que solicita el patrocinio en relación con:

a) Oferta indicada en el Anexo 2G con relación a la alineación del evento con los objetivos de desarrollo sostenible (ODS) y la Agenda 2030.

5.2 Valoración: dado que uno de los requisitos de la convocatoria tiene establecido un mínimo de medidas de sostenibilidad relacionadas con los de ODS que tendrán que ejecutarse durante el desarrollo del evento, se valorará favorablemente la mejora de la oferta mínima establecida en la convocatoria, Anexo I apartado 1.1. letra D).

5.3 Justificación: dada la comprobación de la ejecución del criterio de negociación relativo “Alineación del evento con los objetivos de desarrollo sostenible (ODS) y la Agenda 2030” en la fase de justificación del contrato deberá entregarse la siguiente documentación:

a) Anexo 4G

Memoria acreditativa de la aplicación de medidas de sostenibilidad, ODS y la Agenda 2030, firmado electrónicamente.

Durante la ejecución del contrato, la descripción de posibles acciones podrá adaptarse siempre que éstas no afecten al cumplimiento de la medida. En caso contrario, se aplicarán las penalidades estipuladas en los pliegos. Los términos y condiciones de la entrega de esta documentación están definidos en el apartado 4 y 4.2 del Anexo A de estos pliegos.

6. Otros criterios relevantes que se tendrán en cuenta en la reunión de negociación.

Se negociará tomando como referencia la propuesta presentada por la entidad que solicita el patrocinio en relación con el evento solicitado.

Entre otros, se podrá negociar:

6.1 Comercialización del evento

a) Negociación: oferta indicada en el Anexo 2G con relación a la comercialización del evento. Este criterio hace referencia a la forma y acuerdos de comercialización del evento mediante, entre otros; una plataforma online de comercialización (aunque sea propia), una agencia de viajes, colaboración con un turoperador para la creación de paquetes vocacionales. Para eventos con participación sin coste, se contabilizará la inscripción online como una plataforma online de comercialización.

b) Valoración: dado que la comercialización del evento y la existencia de posibles acuerdos con terceros incrementan el valor del mismo, a la vez que lo aproximan al público objetivo, se valorará la existencia de acciones de comercialización y acuerdos con terceros.

c) Justificación: dada la comprobación de la ejecución del criterio de negociación relativo a la “comercialización del evento”, en la fase de justificación del contrato, se deberá entregar la siguiente documentación:

• Declaración responsable con una descripción de las acciones llevadas a cabo, acompañada de capturas de pantalla, fotografías, entre otras que acrediten estas acciones. En el caso de terceros, copia del contrato o declaración responsable de la entidad colaboradora donde se mencione explícitamente el evento, firmada electrónicamente.

- Los términos y condiciones de la entrega de esta documentación están definidos en el apartado 4 y 4.1 del Anexo A de estos pliegos.

6.2 Mercados en los que se realiza la promoción/publicidad del evento

a) Negociación: oferta indicada en el Anexo 2G con relación a los mercados en los que se realiza la promoción/publicidad del evento. Este criterio hace referencia a los mercados en los que se realiza de forma efectiva/activa la promoción/publicidad del evento. Es obligatorio que el contenido de ésta sea en el idioma del mercado en el que se realiza o en caso de que sea en otro idioma que se pueda justificar este hecho. No se tendrán en cuenta medios locales/provinciales de las Illes Balears.

b) Valoración: dado que la promoción del evento es una herramienta fundamental para dar a conocer el destino como ubicación de grandes eventos, además de la mejor vía para llegar al público objetivo nacional e internacional no residente, se valorará los mercados donde se realiza de forma activa promoción/publicidad del evento.

c) Justificación: dada la comprobación de la ejecución del criterio de negociación relativo al “mercados en los que se realiza la promoción/publicidad del evento”, en la fase de justificación del contrato, deberá entregarse la siguiente documentación:

• Declaración responsable con una descripción de las acciones/campañas llevadas a cabo, acompañada de capturas de pantalla, fotografías, piezas gráficas entre otras que acrediten estas acciones y el idioma empleado, firmada electrónicamente.

- Los términos y condiciones de la entrega de esta documentación están definidos en el apartado 4 y 4.1 del Anexo A de estos pliegos.

7. Espacio propio dedicado en exclusiva a la marca de destino a la que se vincula el evento.

Espacio dedicado en exclusiva a la marca de destino a la que se vincula el evento dentro del recinto donde se desarrolla el evento.

El espacio versará sobre turismo vinculado a la actividad deportiva, cultural, gastronómica o sostenibilidad turística. Asimismo, la entidad solicitante asumirá los costes derivados del mismo.

En el caso de eventos itinerantes o ejecutados por etapas (ejemplo: carreras, regatas, etc.) será suficiente que este espacio se ubique a la salida o llegada de dos de las etapas.

La inversión real mínima en este espacio deberá ser de un 2 % en relación con el importe total adjudicado por la AETIB (ambos impuestos incluidos).

7.1 Negociación: se negociará tomando como referencia la propuesta presentada por la entidad que solicita el patrocinio y detallada en el Anexo 2G, en relación con:

a) Espacio: definición del espacio destinado a la acción

• Ubicación dentro del recinto del evento
• Metros cuadrados destinados
• Forma de delimitación del espacio

b) Diseño:

• Línea gráfica
• Plano de distribución de los espacios dentro del espacio exclusivo

c) Construcción:

• Memoria de materiales
• Plano técnico y estructural

d) Gestión del espacio:

• Propuesta de actividades que se llevarán a cabo durante el evento
• Personal dedicado a la atención del espacio (número de personas, horario, calificación)

e) Presupuesto:

• Presupuesto de inversión en el espacio exclusivo indicando el porcentaje en relación con el importe que se solicita a la AETIB.

Dentro de este presupuesto se podrán incluir tanto partidas abonadas por la entidad solicitante, por otras entidades colaboradas como partidas de intercambio, siempre que se pueda acreditar que han sido destinadas al evento y edición patrocinada (ejemplo: indicar al concepto de las facturas/contratos/acuerdos el nombre del evento, edición o “espacio exclusivo AETIB”, declaración responsable de la entidad que cursa el intercambio indicando el evento, edición y “espacio exclusivo AETIB”).

En el supuesto de que el importe de adjudicación otorgado por la AETIB sea inferior al importe solicitado, se mantendrá la oferta presentada en lo que concierne al porcentaje comprometido; no obstante, el importe de la inversión ajustará de forma proporcional al importe finalmente adjudicado.

Si a fecha de la entrega de la solicitud no se dispone del punto b) o c), deberá entregarse en la fase de negociación. Sobre esta propuesta se negociarán los términos y condiciones. Dado que es un requisito, en caso de no llegar a un acuerdo, el evento resolverá excluido.

7.2 Valoración: dado que disponer de un espacio propio en el recinto donde se lleva a cabo el evento tiene un importante valor de notoriedad e imagen que impacta directamente sobre todo a los asistentes/participados, se valorarán de forma subjetiva los puntos anteriormente definidos. Asimismo, dado que uno de los requisitos de la convocatoria tiene establecido un porcentaje mínimo de inversión real en el espacio propio, se valorará favorablemente la oferta presentada y la mejora en relación con el presupuesto estimado (Anexo I apartado 1.1. letra K). El porcentaje de mejora será vinculante a la ejecución y se dejará reflejado en el contrato.

La propuesta entregada podrá adaptarse durante la fase de negociación hasta alcanzar las necesidades de la AETIB.

7.3 Justificación: dada la comprobación de la ejecución del criterio de negociación relativo “Espacio propio dedicado en exclusiva a la marca de destino a la que se vincula el evento” en la fase de justificación del contrato se deberá entregar la siguiente documentación:

a) Anexo 12G

Memoria acreditativa del espacio propio dedicado en exclusiva a la marca de destino a la cual se vincula el evento: creación, construcción y gestión del espacio propio de la AETIB.

Durante la ejecución del contrato y, en su caso, de su prórroga, la propuesta podrá experimentar variaciones con el fin de adaptarse a las medidas de seguridad del recinto que se determinen con posterioridad a la presentación de la solicitud. Por este motivo, se podrán producir modificaciones respecto a la planificación inicial. No obstante, cuando estas alteraciones afecten sustancialmente a los términos inicialmente acordados, deberán ser comunicadas a la AETIB en tiempo y forma.

Asimismo, en el supuesto de que se reduzca el porcentaje de inversión ofrecido y recogido en el contrato en relación con el importe de adjudicación concedido por la AETIB, serán de aplicación las penalidades previstas en los pliegos correspondientes. Los términos y condiciones de la entrega de esta documentación están definidos en el apartado 4 y 4.6 del Anexo A de estos pliegos.

Por lo que respecta a posibles variaciones presentadas en la solicitud de prórroga, éstas deberán ser aprobadas por la AETIB. En caso de discrepancias se podrán realizar las aclaraciones necesarias con el fin de llegar a un acuerdo entre ambas partes.

8. Propuesta gráfica: cumplimiento del apartado 1.1 letra H) del Anexo I de las bases de la convocatoria.

Según se indica en este apartado, el nombre del evento y su marca deberán ir siempre acompañados de la marca de destino a la que se quiere vincular el patrocinio, o bien, en caso de que el evento forme parte de una cadena de eventos, que éste publicite la marca de destino en la cadena de actuaciones.

Por tanto, en todo aquel material en el que se tenga previsto incluir la marca del evento, ésta deberá sustituirse por la propuesta gráfica aprobada (marca del evento + marca de destino).

8.1 Negociación: se negociará tomando como referencia la propuesta presentada por la entidad que solicita el patrocinio y detallada en el Anexo 2G, en relación con la propuesta gráfica entregada.

La propuesta gráfica del evento deberá aprobarse por parte del órgano de contratación de la AETIB quien podrá solicitar las adaptaciones que considere oportunas. Asimismo, dado que es un requisito, en caso de no llegar a un acuerdo, el evento resolverá excluido.

Si a fecha de la entrega de la solicitud no se dispone, deberá entregarse en la fase de negociación. Sobre esta propuesta se negociarán los términos y condiciones.

8.2 Valoración: dado que la propuesta entregada será la imagen principal sobre la que se generará la repercusión mediática del evento con relación a la marca de destino a la que se vincula al evento y, por tanto, impactará directamente a los asistentes/participantes, se valorará de forma subjetiva por parte del órgano de contratación con relación a la estrategia y consideraciones técnicas de la EIB.

La propuesta entregada podrá adaptarse durante la fase de negociación hasta alcanzar las necesidades de la AETIB.

8.3 Justificación: dada que la propuesta gráfica aprobada será de aplicación en todo aquel material gráfico/audiovisual empleado para la publicidad y promoción del evento, siendo esta propuesta gráfica presente en el material entregado a la justificación, no será necesario entregar ninguna acreditación relativa a este punto concreto.

​​​​​​​1.3.2 Para finalizar esta fase de negociación

Se dejará constancia en el expediente de la propuesta definitiva que regirá el contrato. Por este motivo, la AETIB notificará por medios telemáticos a la entidad solicitante los nuevos términos y condiciones de su oferta a consecuencia de la citada negociación. La entidad solicitante dispondrá de tres días hábiles, a contar desde el día siguiente a la recepción de la notificación, para confirmar o corregir las nuevas condiciones pactadas en la reunión de negociación y que se incluirán en el contrato de patrocinio, con la advertencia expresa de que, en caso de no hacerlo así, se considerará desistida y se archiva Ley 39/2015. Para realizar este trámite se cumplimentará el Anexo 9G.

1.4 FASE DE ADJUDICACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL PATROCINIO

De acuerdo con lo establecido en las instrucciones internas mencionadas, el órgano de contratación realizará la adjudicación del contrato privado, y posterior formalización del contrato en el que constarán las obligaciones de ambas partes, las contraprestaciones que recibirá finalmente la AETIB y la forma de justificar el patrocinio en función de las características del evento. En el contrato constará expresamente la cesión a la AETIB de las imágenes del evento para usos no comerciales. Asimismo, deberá publicarse en el Plataforma de Contratación del Sector Público.

Este contrato deberá firmarse en el plazo máximo de 15 días hábiles desde la adjudicación del contrato y siempre antes del inicio del evento. En caso contrario, la AETIB podrá resolver no llevarlo a cabo.

El patrocinado facilitará el seguimiento y control del contrato firmado y, concretamente, de la presencia de las marcas/logotipos en el evento patrocinado. Por tanto, debe reflejarse la presencia de las marcas/logotipos de ambas entidades en los medios y materiales correspondientes a la organización de los diferentes actos y acciones previstas en el evento y que se establecen en el contrato.

Las marcas de la AETIB podrán figurar tanto en los elementos de promoción previa al evento, como en los de la promoción que se llevará a cabo durante el desarrollo del mismo, o en la repercusión posterior a los distintos medios de comunicación.

Asimismo, el importe de adjudicación como máximo estará siempre dentro de los límites establecidos en la convocatoria y nunca podrá superar el 30 % del importe del presupuesto de gasto del evento ni del gasto real efectivo una vez realizado y justificado (impuestos incluidos). Todos los cálculos se realizarán teniendo en cuenta como máximo dos decimales.

TIPO DE EVENTO		IMPORTE* MÁXIMO DEL PATROCINIO (hasta)	% MÁXIMO PATROCINIO RESPETO DEL PRESUPUESTO DE GASTO*
A. GRANDES EVENTOS DEPORTIVOS			30 %
1. EVENTOS DIRIGIDOS EXCLUSIVAMENTE A DEPORTISTAS PROFESIONALES
Ciclismo
	Carretera	500.000 €
	Otras modalidades	200.000 €
Golf		500.000 €
Tenis
	Circuito primer nivel: ATP Tour/WTA Tour	500.000 €
	Circuito segundo nivel: ATP Challenger Tour/WTA 125	200.000 €
	Otras modalidades	200.000 €
Otros deportes		200.000 €
2. EVENTOS DIRIGIDOS AL PÚBLICO EN GENERAL
Todos los Deportes		200.000 €
B. GRANDES EVENTOS CULTURALES
Cultura		500.000 €

* Impuestos incluidos

1.5 FORMALIZACIÓN DE LA PRÓRROGA DEL PATROCINIO

Dado que en estos pliegos se contempla la posibilidad de prórroga, el órgano de contratación aprobará ésta, siempre que el adjudicatario del contrato de patrocinio lo haya solicitado dentro de los plazos establecidos y haya presentado la documentación indicada.

El órgano de contratación tramitará la solicitud de prórroga del contrato privado y, posteriormente, formalizará la correspondiente prórroga, en la que se hará constar la obligación de la entidad firmante de cumplir los términos y condiciones estipulados en el contrato de referencia. Igualmente, se dejarán reflejadas aquellas variaciones comunicadas en la solicitud que se ajusten a los supuestos previstos en el apartado 6.2.2 del Anexo I de las bases de la convocatoria.

La documentación técnica justificativa de estas variaciones se recogerá en un informe técnico específico, que se incorporará como parte integrante del expediente de prórroga para su aprobación. El técnico podrá pedir por escrito las aclaraciones que considere oportunas en la solicitud presentada dejando constancia en el expediente.

Esta prórroga deberá firmarse en el plazo máximo de 15 días hábiles desde la prórroga del contrato y siempre antes del inicio del evento. En caso contrario, la AETIB podrá resolver no llevarlo a cabo.

El patrocinado facilitará el seguimiento y control de la prórroga firmada y vinculada al contrato original firmado y, concretamente, de la presencia de las marcas/logotipos en el evento patrocinado. Por tanto, debe reflejarse la presencia de las marcas/logotipos de ambas entidades en los medios y materiales correspondientes a la organización de los diferentes actos y acciones previstas en el evento y que se establecen en el contrato.

Las marcas de la AETIB podrán figurar tanto en los elementos de promoción previa al evento, como en los de la promoción que se llevará a cabo durante el desarrollo del mismo, o en la repercusión posterior a los distintos medios de comunicación, siempre dentro del año natural del evento que se patrocina.

2. CONTRAPRESTACIÓN PARA LA AETIB

La AETIB y la entidad privada formalizarán un contrato de patrocinio privado en el que se regulará su presencia en los medios y materiales correspondientes a la organización de los diferentes actos y acciones previstas en el evento, tales como: invitaciones, inserciones publicitarias, paneles u otros elementos promocionales confeccionados con motivo del evento presentado, en los que se citará el patrocinio corporativos y marcas promocionales.

Se define como contraprestación aquellas acciones publicitarias donde se garantizan, por parte de la entidad licitadora, que se insertarán las marcas/logos de la AETIB. En caso de que, por las características del soporte/acción, no se pudiera insertar la marca/logotipo, previa aprobación por parte del servicio de comunicación de la AETIB (sección de imagen), se podrá sustituir por una mención.

La entidad deberá especificar en el Anexo 2G, cuáles serían las contraprestaciones/acciones donde estarán presentes las marcas/logotipos que determine la AETIB, así como insertar un plano del recinto o lugar donde se desarrolla el evento, indicando la ubicación prevista de la marca turística y logotipos institucionales (en el caso de carreras, también marcas/logotipos de la AETIB). En este plano deberá indicarse qué marcas se insertarán en cada una de las ubicaciones (leyenda). Sin el plano, no se podrán valorar las contraprestaciones, por tanto, es de obligada entrega.

Las contraprestaciones se propondrán en relación con el importe solicitado a la AETIB. Éstas se podrán negociar en la fase de negociación y adecuar a las necesidades de la AETIB y, por tanto, adaptar su ejecución, añadirse o retirarse si así se encuentra adecuado por parte del órgano de contratación.

Asimismo, están obligados a invitar a la dirección de la AETIB, además del evento, a actas de apertura y clausura, ruedas de prensa, presentaciones y similares.

El uso de las marcas/logotipos de la AETIB se ajustará a lo que se establece en las Directrices sobre el uso de las marcas (ANEXO 8G) que formarán parte del contrato. Si surge cualquier duda, deberá contactar con la Sección de Imagen de la AETIB (ip@aetib.caib.es).

Las creatividades tendrán que integrar las marcas/logotipos y/o menciones, según se indique en el Manual de uso (Anexo 8G).

• Marca de destino
• Los logotipos que determine la AETIB según corresponda

Previa a la publicación del material gráfico/emisión del material audiovisual, se supervisará por parte de la Sección de Imagen de la AETIB, la ubicación de las marcas/logotipos y los borradores de diseño. Por tanto, se deberá remitir toda la documentación a la siguiente dirección electrónicaip@aetib.caib.es a fin de obtener su conformidad.

En referencia a los contenidos en cualquier medio/soporte (incluidas redes sociales) deberá remitirse al Servicio de Comunicación comunicacio@aetib.caib.esa fin de obtener su aprobación.

​​​​​​​Por este motivo, deberá entregarse todo el material a las direcciones mencionadas de la AETIB, como mínimo con 7 días naturales de antelación a la fecha prevista de publicación, solicitando la conformidad.

A continuación, se detallan los siguientes supuestos que las entidades solicitantes tendrán que tener en cuenta:

a) En caso de no remitir el material a la AETIB, será la entidad adjudicataria quien asuma la responsabilidad del mismo.

b) En caso de que la AETIB comunicara discrepancias respecto a la aplicación de sus marcas/logotipos/menciones/contenidos, la entidad se compromete a realizar las actuaciones necesarias de alteración o rectificación.

c) En caso de no cumplir con las Directrices establecidas por parte de la AETIB, la acción publicitaria/promocional no se tendrá en cuenta a efectos de justificación y, por tanto, como repercusión mediática del evento para las marcas/logotipos de la AETIB.

d) En caso de que no se indique en el ANEXO 2G la contraprestación, ésta no podrá ser valorada, aunque se adjunte documentación o explicación aclaratoria que no se tendrá en cuenta.

En la fase de justificación, la entidad solicitante del patrocinio deberá acreditar la aplicación y cumplimiento de las contraprestaciones propuestas. Asimismo, durante el desarrollo del evento, la entidad que ha recibido el patrocinio tendrá la potestad de realizar las modificaciones necesarias en la descripción de la contraprestación para darle cumplimiento. En ningún caso estas modificaciones podrán afectar al correcto cumplimiento de la contraprestación. En caso contrario, se aplicarán las penalidades estipuladas en el apartado 4.5 y 4.6 del Anexo A correspondiente a los pliegos.

Dentro de este apartado de contraprestaciones, y con carácter adicional a los assets/soportes previstos en el apartado correspondiente, se incluyen las siguientes actuaciones, cuya ejecución tendrá carácter obligatorio:

• La campaña de publicidad para la promoción y difusión del evento que cumple con las directrices de uso de las marcas de la AETIB.
• El espacio propio dedicado en exclusiva a la marca de destino a la que se vincula el evento.

3. ALINEACIÓN DEL EVENTO CON LOS OBJETIVOS DE DESARROLLO SOSTENIBLE (ODS) Y LA AGENDA 2030.

El turismo es el principal motor de la actividad económica del destino, pero las Illes Balears necesitan dar un paso más y diseñar una estrategia en la que la circularidad y la sostenibilidad estén presentes en todas aquellas actuaciones que forman parte de la cadena de valor del destino, para aumentar la competitividad de nuestro destino.

Por este motivo, y en línea con la Unión Europea, donde la acción se traslada vinculada a medidas concretas, se proponen 22 medidas para el cumplimiento por parte del evento por el que se solicita el patrocinio en relación con los objetivos de desarrollo sostenible (ODS) y la Agenda 2030.

Estos objetivos se entienden desde una triple vertiente: equidad social, eficiencia económica y conservación ambiental, donde todas las entidades que conforman el destino deben trabajar de forma conjunta.

Tan solo se valorarán aquellas propuestas que detallen acciones que no estén ya contempladas en la normativa vigente en la materia. Además, una acción no podrá justificar la correcta ejecución de dos o más medidas.

La oferta de la entidad solicitante se detallará en el Anexo 2G. Una vez entregado este documento no podrá subsanarse, aunque en la fase de valoración si podrán adecuarse las acciones propuestas a las medidas seleccionadas. De este hecho se dejará constancia en el expediente.

Para que la propuesta pueda ser valorada, se establece como requisito que la entidad solicitante indique en el Anexo 2G un mínimo de 10 medidas relacionadas con los ODS entre las propuestas por la AETIB. En caso contrario, la solicitud quedará excluida. El cumplimiento de estas medidas se comprobará en la fase de justificación.

Las medidas propuestas por la AETIB son las que se detallan a continuación:

DIMENSIÓN		CRITERIO/MEDIDA	FORMA DE ACREDITACIÓN A LA JUSTIFICACIÓN
1	DIMENSIÓN SOCIAL                     DIMENSIÓN SOCIAL​​​​​​​	Accesibilidad universal de los participantes en un ambiente inclusivo en cualquiera de sus formas.	Explicación de las actuaciones llevadas a cabo, acompañada de fotografías y/o soportes audiovisuales que acrediten la realización de la medida.
2		Actuaciones efectivas de integración social que fomenten la participación igualitaria e integradora en el evento.
3		Impulsar la perspectiva de género en el desarrollo del evento, fomentando de forma activa el empoderamiento de la mujer y las niñas.
4		Promover la cultura local con actividades dentro del evento.
5		Contratación de jóvenes estudiantes en prácticas para dar acceso a primeras experiencias laborales y mejora de currículum.	Copia de los convenios establecidos con centros educativos localizados en las Illes Balears, además de copia de los contratos formalizados. Plan formativo que han desarrollado durante su contratación en el que se detallen las tareas y funciones.
6		Economía social: donación de excedentes alimenticios a asociaciones sin ánimo de lucro de las Illes Balears.	Copia de convenios o acuerdos de colaboración, además del albarán de entrega firmado en el que se detallen los excedentes entregados a la asociación elegida. En su defecto, certificado emitido por la entidad beneficiaria confirmando la recepción de los excedentes alimenticios.
7	DIMENSIÓN ECONÓMICA	Promover la economía local: contratación de empresas locales.	Explicación de las contrataciones realizadas y copia de al menos 5 facturas emitidas en el evento (entidad organizadora) por empresas locales.
8		Promover la economía y gastronomía local: uso de productos locales Km cero (autóctonos) y/o tradicionales de las Illes Balears (artesanía).	Explicación de los productos locales Km cero (autóctonos) y/o tradicionales que se han empleado/incluido en el evento, acompañada de facturas, acuerdos y/o de fotografías/soportes audiovisuales que acrediten la realización de la medida.
9		Emplear y/o facilitar al evento productos alimenticios ecológicos y/o de temporada.	Explicación de los productos alimenticios ecológicos y/o de temporada que se han empleado/incluido en el evento, acompañada de facturas, acuerdos y/o de fotografías/soportes audiovisuales que acrediten la realización de la medida.
10		Destinar como mínimo un 3 % del gasto efectivo del evento (Anexo 5G) a acciones culturales, sociales o ambientales que se desarrollen en las Illes Balears.	Explicación de los proyectos con los que se ha colaborado, así como la transferencia realizada para cada proyecto concreto. El cálculo del porcentaje se realizará en relación con los datos facilitados en el Anexo 5G (impuestos incluidos).
11	DIMENSIÓN MEDIOAMBIENTAL	Plan de reciclaje y clasificación de residuos.	Copia del plan de reciclaje y explicación de las actuaciones llevadas a cabo, acompañada de fotografías y/o soportes audiovisuales que acrediten la realización de la medida. Para eventos con recogida selectiva, deberá acreditarse la medida, además, mediante la factura de abono de las tasas, en su caso.
12		Protección de la biodiversidad local con actuaciones efectivas de protección de la fauna y/o flora.	Explicación de las actuaciones llevadas a cabo, acompañada de fotografías y/o soportes audiovisuales que acrediten la realización de la medida.
13		Protección del medio marino y/o concretamente de la posidonia oceánica.
14		Uso de energías renovables para desarrollar el evento.	Explicación de las actuaciones llevadas a cabo, acompañada de fotografías y/o soportes audiovisuales que acrediten la realización de la medida. Además, certificado del instalador de la infraestructura/proveedor del servicio, donde se indique que se ha hecho uso de energías renovables para desarrollar el evento y en qué porcentaje respecto a la totalidad de la energía utilizada.
15		Medidas de ahorro de agua y/o electricidad que afecten directamente al evento y sean medibles.	Explicación de las actuaciones llevadas a cabo, acompañada de fotografías y/o soportes audiovisuales que acrediten la realización de la medida. Además, estudio comparativo en relación con la última edición del evento, donde se deje constancia de los ahorros realizados, declarando la veracidad de los datos aportados. En caso de primera edición del evento, o bien, no poder compararse con la edición anterior por motivos de cambio en la ubicación de celebración del evento, no se exigirá estudio comparativo.
16		Promover la movilidad sostenible facilitando a los participantes/asistentes, medios de transporte ecológicos que no utilicen combustibles fósiles.	Explicación de las actuaciones llevadas a cabo, acompañada de fotografías y/o soportes audiovisuales que acrediten la realización de la medida.
17	MEDIDAS DIVULGATIVAS	Medidas divulgativas: divulgación de los ODS en actividades destinadas a los participantes/asistentes del evento.	Explicación de las actuaciones llevadas a cabo, acompañada, si se dispone, del programa divulgativo, formativo o de concienciación, así como fotografías y/o soportes audiovisuales que acrediten la realización de la medida.
18		Medidas formativas: formación sobre los ODS en cursos o foros, que formen parte del evento, destinados a profesionales.
19		Medidas de concienciación: concienciación de los ODS. El contenido del evento versa, en más de un 80 %, sobre la sostenibilidad.
20	MEDIDAS TECNOLÓGICAS	Digitalización de la promoción (sustitución de folletos y cartelería de un uso por la promoción digital/online).	Explicación de las actuaciones llevadas a cabo, acompañada de capturas de pantalla, documentos en pdf, fotografías y/o soportes audiovisuales que acrediten la realización de la medida.
21		Implantación de APP propia o webapp propia del evento o de la entidad solicitante (en este último caso, es necesario un apartado exclusivo para el evento) con contenido informativo del destino al que se vincula el evento.	Explicación de la APP o de la webapp, acompañada de capturas de pantalla, fotografías y/o soportes audiovisuales, que demuestren que se cumple con esta medida.
22		Implantación de sistemas digitales efectivos de medición de la satisfacción de los participantes/asistentes.	Explicación de los sistemas digitales implantados, así como una memoria de los resultados obtenidos.

Las medidas ofrecidas se podrán negociar en la fase de negociación y, por tanto, se podrán adecuar a las necesidades de la AETIB y, por tanto, adaptar su ejecución o incluso retirarse si así se estima adecuado por parte del órgano de contratación, siempre que se cumplan con las medidas mínimas establecidas en el apartado 1.1. letra D) del anexo I de esta convocatoria.

4. JUSTIFICACIÓN Y FORMA DE PAGO

A continuación, se detallan las condiciones de la justificación y la forma de pago.

a) La justificación técnica del evento deberá presentarse con anterioridad a la presentación de la factura.

b) La aportación de la AETIB se hará efectiva una vez finalizado el evento objeto del patrocinio y previa presentación por parte de la entidad privada de una memoria justificativa del evento realizado. No se procederá al pago del patrocinio hasta que no se haya cumplido con la presentación de la justificación y ésta se haya conformado por la AETIB.

c) La entidad privada deberá acreditar, en cualquier caso, el cumplimiento de las condiciones relativas a la presencia de las marcas, económicas y de medición de resultados mediante la entrega de la siguiente documentación:

DOC A ENTREGAR	TIPO DE REGISTRO	FORMATO
ANEXO 3G Relación de documentación entregada	Registro telemático	Excel rellenado  PDF rellenado y con firma electrónica
Adjunto al ANEXO 3G: Dossier explicativo y justificativo del evento	Registro físico*, mediante la presentación de la documentación en las oficinas de la AETIB o por cualquiera de los medios previstos en el artículo 16.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. Si se opta por presentar la documentación en las oficinas de la AETIB, será necesario pedir cita previa para realizar el registro.	Modelo de instancia descargable en el trámite de la sede electrónica  Copia del registro telemático  Dentro del Pendrive/disco duro que incluya el dossier explicativo y justificativo del evento
ANEXO 4G Memoria acreditativa de la aplicación de medidas de sostenibilidad, ODS y la Agenda 2030.	Registro telemático	PDF rellenado y con firma electrónica
ANEXO 5G Declaración responsable de la memoria económica del evento	Registro telemático	PDF rellenado y con firma electrónica
ANEXO 6G Medición de resultados	Registro telemático	PDF rellenado y con firma electrónica
ANEXO 11G Óptico fase de justificación	Registro telemático	Excel rellenado  PDF rellenado y con firma electrónica
ANEXO 12G Memoria acreditativa del espacio propio dedicado en exclusiva a la marca de destino a la cual se vincula el evento: creación, construcción y gestión del espacio propio de la AETIB.	Registro físico*, mediante la presentación de la documentación en las oficinas de la AETIB o por cualquiera de los medios previstos en el artículo 16.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. Si se opta por presentar la documentación en las oficinas de la AETIB, será necesario pedir cita previa para realizar el registro.	PDF rellenado y con firma electrónica  Dentro del Pendrive/disco duro que incluya dossier explicativo y justificativo del evento

* El plazo máximo de entrega del Dossier explicativo y justificativo del evento que acompaña al Anexo 3G y del Anexo 12G será de 10 días hábiles a contar desde el día siguiente al del registro telemático.

Todos los documentos irán cumplimentados y firmados electrónicamente (a excepción de los formatos Excel) por el representante legal de la entidad quien, mediante declaración responsable, manifestará la veracidad en los datos aportados a los documentos (Anexo 3G).

d) Sólo se considerará válida la justificación presentada a través del medio telemático específico puesto a disposición de los interesados en la Sede Electrónica del Govern de les Illes Balears. A excepción del adjunto en el Anexo 3G: ”Dossier explicativo y justificativo del evento” que se entregará tal y como se describe en el punto c) de este apartado 4.

e) El plazo máximo de presentación de la documentación justificativa es de 120 días naturales a contar desde el día siguiente de la finalización del evento. En caso de que se incumpla este plazo:

i. Si la documentación justificativa fuese entregada entre el día 121 y 130 (ambos incluidos), la AETIB aplicará una penalización del 2 %, en relación con el importe adjudicado (impuestos incluidos), por día de retraso que se restará de la cuantía a abonar.

ii. Si la documentación justificativa fuese entregada desde el día 131 en adelante, el patrocinio de la AETIB quedará sin efecto y no se abonará ningún importe.

f) La documentación justificativa deberá cumplir con las siguientes condiciones para ser admitida a trámite:

i. Clasificada en carpetas por anexos.

ii. Dentro de los anexos, los archivos tendrán que estar clasificados por puntos correspondientes al Anexo 3G y, dentro de cada carpeta, las acreditaciones numeradas por cada acción promocional/publicitaria o criterio de valoración que acreditan.

Ejemplo:

1. a_Memoria eve

1_Memoria

2. l_Resumen_RP

1_Sup Impresos

1_ Diario_Azul_211016

2_ Diario_Azul_211017

2_Radio

3_ Radio_KFR 211014

iii. La ruta de localización de los archivos (incluye todas las carpetas de la ruta + nombre del archivo) será:

• Como máximo de 20 caracteres incluidos los espacios.
• No pueden incluir ningún símbolo (*$%+-./#&·,()[]{}”=#¬)

En caso de incumplimiento de este requisito de entrega, la AETIB se reserva el derecho de no admitir la documentación presentada y de formular el requerimiento correspondiente a efectos de su cumplimiento y subsanación.

g) La aceptación del patrocinio implica que el material gráfico, fotográfico y audiovisual presentado en las justificaciones podrá ser utilizado por la AETIB para su difusión y uso en actividades estratégicas.

h) En caso de que se detecten deficiencias en la documentación justificativa entregada, se requerirá para su subsanación como máximo en tres ocasiones por el servicio técnico, con un plazo máximo de 10 días hábiles a contar desde el día siguiente a la recepción del requerimiento, para su subsanación. Este procedimiento se hará por medios telemáticos, quedando constancia en el expediente. En caso de que la subsanación no sea correcta o que no se subsane la documentación requerida por el servicio/técnico designado, se procederá a la valoración de la justificación con la información de que disponga el servicio/técnico de la AETIB.

i) Una vez validada la justificación técnica, el servicio/técnico encargado del seguimiento del evento lo comunicará al adjudicatario para la presentación de la correspondiente factura. En caso de no validar el expediente por parte del servicio/técnico encargado, se motivará este hecho y se comunicará a la dirección de la AETIB, para que tomen las acciones oportunas a efectos de finalización del procedimiento.

4.1 RESPETO DEL ANEXO 3G “RELACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ENTREGADA”

Debe adjuntarse en un pendrive/disco duro y remitir a las oficinas de la AETIB un dossier explicativo y justificativo que incluya:

a. Memoria del evento

b. Reportaje fotográfico del evento

c. Material gráfico y audiovisual realizado durante el desarrollo del evento

d. Justificación del cumplimiento del uso de las lenguas oficiales en la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears Decreto 49/2018, de 21 de diciembre (apartado 7 del Anexo A de estos pliegos)

• Copia de la emisión o publicación de publicidad en medios locales de las Illes Balears donde se ha utilizado el catalán, en su caso de haber realizado inserciones en medios de las Illes Balears.
• Grabación del uso del catalán durante el desarrollo del evento. Se incluyen las presentaciones o ruedas de prensa previas o posteriores al evento.
• Señalización utilizada durante el desarrollo del evento en el que quede reflejado el uso del catalán.

e. Justificación de las contraprestaciones indicadas en los pliegos técnicos y/o en el contrato. Declaración responsable del cumplimiento de las Directrices de uso de las marcas Anexo 8G.

e.1 Justificación de la campaña de publicidad para la promoción y difusión del evento: (adjuntar los siguientes documentos)

• Óptico real ejecutado (Anexo 11G) firmado electrónicamente.
• Memoria de contraprestaciones realizadas

e.2 Justificación de otras contraprestaciones ofertadas. (adjuntar los siguientes documentos)

• Memoria de contraprestaciones: acreditación de la realización de las contraprestaciones firmadas en el contrato.
• Plano del recinto donde se ha desarrollado el evento (y en caso de carreras, también plano del recorrido) con la ubicación real de las marcas/logotipos de la AETIB (leyenda) dando cumplimiento a las contraprestaciones acordadas, acompañado de comprobantes y/o pruebas gráficas.

e.3 Justificación con relación al apartado 5 del Anexo A de estos pliegos: “En concreto, si el evento dispone de página web, ésta debe informar al público del apoyo financiero de la AETIB como patrocinador destacado del evento."

f. Justificación en relación con la alineación del evento con los objetivos de desarrollo sostenible (ODS) y la Agenda 2030.

• Justificación del número mínimo de ODS establecido en el contrato
• Entrega de la documentación acreditativa que justifique la realización de las medidas contenidas en el contrato firmado.
  • Anexo 4G firmado electrónicamente.
  • Documentación acreditativa incluida en el dossier explicativo y justificativo.

g. Justificación con relación a la comercialización del evento.

• Declaración responsable con una descripción de las acciones realizadas.
• Documentación acreditativa (según se indica en el apartado 1.3.1, punto 6/6.1 del Anexo A de estos pliegos).

h. Justificación con relación a los mercados en los que se ha realizado la promoción/publicidad del evento

• Declaración responsable con una descripción de las acciones/campañas llevadas a cabo.
• Documentación acreditativa (según se indica en el apartado 1.3.1, punto 6/6.2 del Anexo A de estos pliegos).

i. Justificación del espacio propio dedicado en exclusiva a la marca de destino a la que se vincula el evento.

• Anexo 12G Memoria acreditativa del espacio propio dedicado en exclusiva a la marca de destino a la cual se vincula el evento: creación, construcción y gestión del espacio propio de la AETIB.

j. Justificación económica del evento

• Anexo 5G, firmado electrónicamente
• Documentación acreditativa incluida en el dossier explicativo y justificativo

k. La entidad adjudicataria, en la justificación de las dos anualidades anteriores, no ha incurrido en algún incumplimiento en la entrega de la justificación (apartado 1.2, punto 15 del Anexo I).

No incurre en:

• No justificar en tiempo y forma, incumpliendo con las obligaciones propias de los beneficiarios de subvenciones o patrocinios otorgados por la AETIB.
• No justificar los requisitos mínimos establecidos en la convocatoria, lo que supone no abonar el importe total del patrocinio firmado.

l. Resumen de la repercusión mediática: Clipping con valor económico equivalente e inversión publicitaria a medios (impresos, audiovisuales y online) –a precio de tarifa oficial- con el valor económico equivalente.

Respecto del apartado l) Resumen de la repercusión mediática, sólo se tendrán en cuenta las justificaciones publicadas/emitidas desde el 1 de enero de 2027/2028 (según la edición que se patrocina) hasta la entrega de la documentación justificativa, siempre que vayan dirigidas a promocionar el evento patrocinado (edición 207 y 2028 según la edición del contrato/prórroga) y cumplan con las Directrices sobre el uso de las marcas de la AETIB (Anexo 8G).

Los patrocinados tendrán que numerar cada una de las acciones promocionales/publicitarias que se presenten. También tendrán que hacer corresponder la misma numeración con la documentación acreditativa relativa al concepto descrito y contenida en el dossier explicativo y justificativo.

Para cada acción noticiable en medios online, medios audiovisuales online y/o redes sociales, además de la captura de pantalla en la carpeta digital correspondiente, se incluirá, al detalle del Anexo 3G, el enlace a la noticia. No se valorarán aquellas acciones que no vayan acompañadas, en este documento Anexo 3G, del enlace correspondiente que lleve a la noticia a la que hace referencia.

Por tanto, se tendrán que adjuntar al Anexo 3G los siguientes anexos:

• Anexo 4G Memoria acreditativa de la aplicación de medidas de sostenibilidad, ODS y la Agenda 2030, firmado electrónicamente.
• Anexo 5G Declaración responsable de la memoria económica del evento, firmado electrónicamente.
• Anexo 6G Medición de resultados, firmada electrónicamente.
• Anexo 11G Óptico fase de justificación, firmado electrónicamente (además en Excel)
• ANEXO 12G Memoria acreditativa del espacio propio dedicado en exclusiva a la marca de destino a la cual se vincula el evento: creación, construcción y gestión del espacio propio de la AETIB, firmada electrónicamente.

4.1.1 La repercusión mediática se contabilizará de la siguiente forma:

1. Para todos los soportes/medios independientemente de su cobertura:

a. Se tendrá en cuenta el 100 % del valor de tarifa oficial impuestos no incluidos.

2. La repercusión mediática de las marcas de las Illes Balears se divide en:

a. Soportes/medios nacionales e internacionales (inversión publicitaria -a precio de tarifa oficial- y clipping). Repercusión fuera de las Illes Balears (también se incluye la local fuera del territorio de las Islas).

b. Soportes/medios locales/autonómicos de las Illes Balears (inversión publicitaria -a precio de tarifa oficial- y clipping). Repercusión en las Illes Balears.

3. La valoración de la repercusión mediática se realizará sobre el precio de tarifa oficial impuestos no incluidos.

4. El importe a justificar en relación con la repercusión mediática de las marcas de las Illes Balears deberá justificarse de la siguiente forma:

a. Repercusión mediática total para las marcas de las Illes Balears:

RMTIB* ≥ [importe adjudicado(impuestos incluidos) x 12] + aportaciones económicas de los Consells Insulars y/o entidades adscritas a los Consells(impuestos incluidos)

 RMTIB*se define como la repercusión mediática total que se ajusta al Manual de directrices del uso de las marcas de la AETIB anejo a estos pliegos.

​​​​​​​El valor económico de la repercusión mediática del patrocinio para las marcas de las Illes Balears (RMTIB) debe ser igual o superior a la suma del duodécuple (12) del importe adjudicado más la aportación económica de los Consells Insulars y/o entidades adscritas a los Consells. Esta valoración se realizará sobre el precio de tarifa oficial impuestos no incluidos.

En caso de que en la entidad solicitante haya ofrecido en la fase negociación una mejora a los requisitos mínimos establecidos en la convocatoria, el nuevo importe mínimo de RMTIB a justificar será el importe ofrecido (impuestos excluidos). De este hecho deberá dejarse constancia por escrito en el expediente.

b. Repercusión mediática en soportes/medios nacionales e internacionales para las marcas de las Illes Balears:

RMNIIB* ≥ [importe adjudicado (impuestos incluidos)x 10] + aportaciones económicas de los Consells Insulars y/o entidades adscritas a los Consells (impuestos incluidos)

 RMNIIB*se define como la repercusión mediática en soportes de ámbito nacional e internacional que se ajusta al Manual de directrices del uso de las marcas de la AETIB anexo a estos pliegos. No se tiene en cuenta la repercusión mediática generada en medios de ámbito balear.

El valor económico de la repercusión mediática del patrocinio en soportes de ámbito nacional e internacional para las marcas de las Illes Balears (RMNIIB) debe ser igual o superior a la suma del décuplo (10) del importe adjudicado más la aportación económica de los Consells Insulars y/o entidades adscritas a los Consells. Esta valoración se realizará sobre el precio de tarifa oficial impuestos no incluidos.

En caso de que en la entidad solicitante haya ofrecido en la fase negociación una mejora a los requisitos mínimos establecidos en la convocatoria, el nuevo importe mínimo de RMNIIB a justificar será el importe ofrecido (impuestos excluidos). De este hecho deberá dejarse constancia por escrito en el expediente.

c. Es decir, en caso de que el evento haya recibido otros patrocinios y/o ayudas (convenios de colaboración, subvenciones, entre otros) por el evento, por parte de alguno de los Consells Insulars (Mallorca, Menorca, Ibiza y/o Formentera) o entidades en las que éste participe, este importe deberá sumarse para calcular la RMTIB y la RMTIIB.

5. El importe a justificar con relación a la repercusión mediática total del evento deberá justificarse de la siguiente forma:

a. Repercusión mediática total del evento:

RMTE* ≥ al importe indicado en la tabla del apartado 1.1 del Anexo I de esta convocatoria para la marca a la que se ha vinculado el evento.

 * RMTE se define como la repercusión mediática total del evento

En caso de que en la entidad solicitante haya ofrecido en la fase negociación una mejora a los requisitos mínimos establecidos en la convocatoria, el nuevo importe mínimo de RMTE a justificar será el importe ofrecido (impuestos excluidos). De este hecho deberá dejarse constancia por escrito en el expediente.

b. Repercusión mediática en soportes/medios nacionales e internacionales del evento:

RMNIE ≥ al importe indicado en la tabla del apartado 1.1 del Anexo I de esta convocatoria para la marca a la que se ha vinculado el evento.

 * RMNIE se define como la repercusión mediática en soportes de ámbito nacional e internacional del evento

En caso de que en la entidad solicitante haya ofrecido en la fase negociación una mejora a los requisitos mínimos establecidos en la convocatoria, el nuevo importe mínimo de RMNIE a justificar será el importe ofrecido (impuestos excluidos). De este hecho deberá dejarse constancia por escrito en el expediente.

6. La valoración de la repercusión mediática en todos los casos RMTIB, RMNIB, RMTE, RMNIE es impuestos excluidos.

7. En relación con la repercusión mediática para las marcas de destino de las Illes Balears, sólo se tendrán en cuenta las acciones que cumplan con las Directrices sobre el uso de las marcas de la AETIB (Anexo 8G). En caso de no cumplir con las Directrices establecidas por parte de la AETIB, la acción publicitaria/promocional, tan sólo se podrán tener en cuenta como justificación de la repercusión mediática del evento.

8. Para cada una de las acciones noticiables en medios online, medios audiovisuales online y/o redes sociales, además de la captura de pantalla en la carpeta digital correspondiente, se incluirá, al detalle del Anexo 3G, el enlace a la noticia. No se valorarán aquellas acciones que no vayan acompañadas, en este documento Anexo 3G, del enlace correspondiente que lleve a la noticia a la que hace referencia.

El valor económico de la repercusión mediática del patrocinio debe cumplir con los requisitos de justificación estipulados en este punto.

4.1.2 En caso de que el valor económico de la repercusión mediática sea inferior al establecido en el contrato, la AETIB procederá a la aplicación de las siguientes penalidades:

a) Cuando la repercusión mediática total del evento (RMTE) y/o la repercusión mediática en soportes/medios nacionales e internacionales del evento (RMNIE) sea inferior al requisito mínimo establecido en el apartado 1.1 letra I) del Anexo I de esta convocatoria.

• No se abonará la cuantía del patrocinio dado que no cumple con los requisitos mínimos establecidos.

b) Cuando la repercusión mediática total del evento (RMTE) y/o la repercusión mediática en soportes/medios nacionales e internacionales del evento (RMNIE) sea inferior a los importes indicados en el contrato, pero superior al requisito mínimo establecido en el apartado 1.1 letra I) del Anexo I de esta convocatoria.

• Se calculará el porcentaje de reducción de la cantidad justificada en relación con la cuantía firmada en el contrato y se aplicará una penalización del 1 % por cada punto porcentual no acreditado (en caso de decimales se redondeará a la baja). Este cálculo se realizará en relación con el importe de adjudicación (impuestos incluidos).

c) Cuando la repercusión mediática total para las marcas de destino de las Illes Balears (RMTIB) o la repercusión mediática en soportes/medios nacionales e internacionales para las marcas de destino de las Illes Balears (RMNIIB) sea inferior al requisito mínimo establecido en el apartado 4.1.1 el Anexo A correspondiente a los pliegos de esta convocatoria:

• No se abonará la cuantía del patrocinio dado que no cumple con los requisitos mínimos establecidos.

d) Cuando la repercusión mediática total para las marcas de destino de las Illes Balears (RMTIB) o la repercusión mediática en soportes/medios nacionales e internacionales para las marcas de destino de las Illes Balears (RMNIIB) sea inferior a las cuantías estipuladas en el contrato, pero superior al requisito mínimo establecido en el apartado 4.1.1 el Anexo.

• Sólo se abonará la cantidad proporcional equivalente al justificado según el precio de tarifa oficial más impuestos siguiendo el procedimiento de ponderación que se describe a continuación y sin que pueda superarse el importe de adjudicación (impuestos incluidos) ni el 30 % del gasto real efectivo (impuestos incluidos) del evento.

Se realizará la valoración de cada repercusión mediática y se plasmará de forma porcentual sobre el total a justificar (nunca podrá ser superior a 100 %). Se calculará la media aritmética y el resultado porcentual será el que se tomará como referencia para calcular la cuantía proporcional equivalente al justificado. En el resultado se aplicarán los impuestos correspondientes. A continuación, se expone un ejemplo:

ESTIPULADO SEGÚN CONTRATO
Importe adjudicado	RMTIB1	RMNIIB1
100.000 €	100.000*5 = 500.000 €	100.000*2,5 = 250.000 €
CUANTÍA A ABONAR SEGÚN IMPORTES JUSTIFICADOS
RMTIB1	RMNIIB1	X	IMPORTE A ABONAR
> 500.000 = 100 %	125.000 = 50 %	75 %	75.000 € + impuestos

¹Incluidas las aportaciones económicas de los Consells Insulars y/o entidades adscritas a los Consells (impuestos incluidos). En este ejemplo no existen aportaciones económicas de los Consells Insulars y/o entidades adscritas a los Consells.

4.1.3 En caso de que la entidad no pudiera acreditar o no acreditara de forma suficiente alguno de los otros criterios de negociación (definidos en el apartado 1.3 punto 6 del Anexo A de los pliegos de la convocatoria), la AETIB procederá a la aplicación de las siguientes penalidades:

a) Si el importe conformado por los técnicos en relación con la repercusión mediática de las marcas de la AETIB (RMTIB y RMNIIB) cumple con los requisitos establecidos en el contrato:

• Se aceptará de oficio la no realización sin penalización.

b) Si el importe conformado por los técnicos en relación con la repercusión mediática de las marcas de la AETIB (RMTIB y RMNIIB) no cumple con los requisitos establecidos en el contrato:

• Se aplicará una penalización del 2 % por cada criterio no acreditado. Este cálculo se realizará en relación con el importe de adjudicación (impuestos incluidos).

4.2 RESPETO DEL ANEXO 4G “MEMORIA ACREDITATIVA DE LA APLICACIÓN DE MEDIDAS DE SOSTENIBILIDAD, ODS Y LA AGENDA 2030“

El listado de medidas definitivas, resultante de las propuestas en el Anexo 2G en la fase de solicitud y con posterioridad negociadas en la fase de negociación, deberá acreditarse según se determina en el apartado 3 del Anexo A de estos pliegos.

Por este motivo se deberá entregar el Anexo 4G "Memoria acreditativa de la aplicación de medidas de sostenibilidad, ODS y la Agenda 2030", cumplimentado y firmado electrónicamente por el representante legal de la entidad solicitante.

Durante la ejecución del contrato, la descripción de posibles acciones podrá adaptarse siempre que éstas no afecten al cumplimiento de la medida. En caso contrario, se aplicarán las penalidades estipuladas en los pliegos.

En este documento se deberá incluir una breve explicación de la medida realizada, así como la página del “Dossier explicativo y justificativo del evento” adjunto al Anexo 3G donde se entrega la documentación acreditativa de la ejecución de la medida ajustada a la documentación que se indica en el cuadro del apartado 3 del Anexo A de los pliegos de la convocatoria.

4.2.1 En caso de que la entidad no pudiera acreditar o no acreditara de forma suficiente alguna de las medidas de sostenibilidad (ODS y Agenda 2023), la AETIB procederá a la aplicación de las siguientes penalidades:

a) En caso de no acreditar o acreditar de forma insuficiente alguna medida de sostenibilidad presentada como mejora en las medidas mínimas establecidas como requisito en el apartado 1.1. letra D) del Anexo I de esta convocatoria:

• Se aplicará una penalización del 2 % por cada medida no acreditada. Este cálculo se realizará en relación con el importe de adjudicación (impuestos incluidos).

b) En caso de no acreditar o acreditar de forma insuficiente alguna medida de sostenibilidad no llegando al número mínimo establecido como requisito en el apartado 1.1. letra D) del Anexo I de esta convocatoria:

• No podrá abonarse el patrocinio dado que se ha incumplido un requisito fundamental establecido en la convocatoria.

4.3 RESPETO DEL ANEXO 5G “DECLARACIÓN RESPONSABLE DE LA MEMORIA ECONÓMICA DEL EVENTO”

Para acreditar todas las cuestiones que afectan al gasto efectivo del evento, la entidad que recibe el patrocinio deberá acreditar mediante el Anexo 5G los siguientes términos:

a) El gasto efectivo del evento, el importe mínimo correspondiente al presupuesto establecido como requisito en el apartado 1.1. letra I), del Anexo I de esta convocatoria, siempre según la marca a la que se haya vinculado el patrocinio. En caso de que la entidad solicitante haya ofrecido en la fase de negociación una mejora a los requisitos mínimos establecidos en la convocatoria, el nuevo importe mínimo relativo al gasto efectivo del evento a justificar será el importe ofrecido (impuestos incluidos). De este hecho deberá dejarse constancia por escrito en el expediente.

b) Asimismo, la AETIB nunca podrá abonar un importe superior al 30 % en relación con el gasto real del evento (impuestos incluidos) y tampoco podrá superar el importe de adjudicación (impuestos incluidos).

c) Que el evento no ha recibido entre todas las entidades de carácter público o con participación pública en concepto de patrocinios/ayudas/subvenciones/colaboraciones un importe superior al 70 % en relación con la partida de gasto real del evento.

La entidad adjudicataria deberá adjuntar en el Anexo 5G, para cada cuantía recibida por parte de las administraciones y entidades públicas (se incluirán ayudas en especie valoradas), un certificado, resolución u otro documento que detalle/acredite la financiación otorgada. En caso de no recibir ninguna cuantía ni ayuda en especie valorada por parte de las administraciones públicas deberá presentarse una declaración responsable dejando constancia de este hecho.

La Sección Económica será la encargada de revisar e informar respecto de la entrega de estos certificados, pudiendo requerir las enmiendas necesarias si así lo considera. En caso de no entregar los certificados, resoluciones u otros documentos que detalles/acredites la financiación otorgada y/o en caso de no subsanar en tiempo y forma se procederá a la resolución del contrato.

La AETIB se reserva la potestad de realizar a posteriori una comprobación de la justificación económica por muestreo aleatorio de total la parte económica, y en concreto de las declaraciones emitidas respecto a la doble financiación de los proyectos.

En caso de haber vinculado el evento a la marca Illes Balears a la justificación tendrán que presentar el gasto real del evento desglosado por islas indicado el porcentaje respecto del total del gasto real que acredite el cumplimiento de los porcentajes indicados en el apartado 1.1. letra I) del Anexo I correspondiente a la convocatoria, en la parte que hace referencia a este tipo de eventos.

4.3.1 En caso de que la entidad no pudiera acreditar o no acreditara de forma suficiente la justificación económica, la AETIB procederá a la aplicación de las siguientes penalidades:

a) En caso de no acreditar o acreditar por debajo del importe correspondiente al gasto real efectivo sea inferior al requisito de presupuesto de gasto mínimo establecido en el apartado 1.1. letra I) del Anexo I de esta convocatoria:

• No se abonará la cuantía del patrocinio dado que no cumple con los requisitos mínimos establecidos.

b) En caso de no acreditar o acreditar por debajo del importe correspondiente al gasto real efectivo con relación al importe de gasto ofrecido y que consta en el contrato, pero siendo éste superior al requisito mínimo establecido en el apartado 1.1. letra I) del Anexo I de esta convocatoria:

• Se calculará el porcentaje de reducción de la cantidad justificada en relación con la cuantía firmada en el contrato y se aplicará una penalización del 1 % por cada punto porcentual no acreditado (en caso de decimales se redondeará a la baja). Este cálculo se realizará en relación con el importe de adjudicación (impuestos incluidos).

c) En caso de que el importe del patrocinio supere el 30 % del gasto efectivo realizado para el evento (impuestos incluidos), el importe a abonar se reducirá hasta llegar a ese porcentaje.

d) En caso de que el importe total de las participaciones/ayudas/subvenciones/colaboraciones de todas las entidades (incluidas en especie) de carácter público o con participación pública en el evento sea superior al 70 % del gasto real del evento, la AETIB sólo abonará el importe adjudicado hasta llegar como máximo a este 70 % entre todas las instituciones (impuestos incluidos).

e) Para eventos vinculados a la marca Illes Balears, en caso de no cumplir con los porcentajes indicados en el aparato 1.1. letra I) del Anexo I correspondiente a la convocatoria:

• No se abonará la cuantía del patrocinio dado que no cumple con los requisitos mínimos establecidos.

4.4 RESPETO DEL ANEXO 6G “MEDIMIENTO DE RESULTADOS”

La entidad que recibe el patrocinio deberá entregar el Anexo 6G cumplimentado con los datos referentes al evento y edición patrocinada por la AETIB firmado electrónicamente por el responsable legal de la entidad.

Los datos contenidos dentro de este documento deberán concordar con los datos aportados en el Anexo 3G, así como en la memoria y en otros documentos que se entreguen en la fase de justificación. En caso de carencia de concordancia se requerirá su subsanación.

4.5 RESPETO DELANEXO 11G “ÓPTICO FASE DE JUSTIFICACIÓN” y MEMORIA ACREDITATIVA DE LAS CONTRAPRESTACIONES

4.5.1 Campaña de publicidad para la promoción y difusión del evento

Con el fin de acreditar el apartado 1.1. letra J) del Anexo I de esta convocatoria, la entidad que recibe el patrocinio deberá entregar el Anexo 11G cumplimentado con los datos referentes al evento y edición patrocinada por la AETIB firmado electrónicamente por el responsable legal de la entidad.

Para calcular el porcentaje de inversión deberá indicar el importe correspondiente al gasto real del evento que deberá coincidir en el importe indicado en el Anexo 5G. En el caso de incongruencia entre ambos documentos prevalecerá lo indicado en el Anexo 5G.

El importe a justificar será el indicado en el contrato firmado (impuestos incluidos), el cual la entidad adjudicataria deberá acreditar en la fase de justificación, mediante el óptico real ejecutado (Anexo 11G).

Por tanto, deberá justificarse el patrocinio según se indica en el apartado 1.3.1 punto 1./1.3 a) del Anexo A pliegos de la convocatoria).

Durante la ejecución del contrato, la planificación inicial podrá sufrir cambios respecto a su planificación inicial, aunque el porcentaje de inversión ofertada no podrá disminuir.

La acreditación de todas las acciones llevadas a cabo deberá entregarse dentro del documento de memoria del evento.

4.5.2 Otras contraprestaciones que se ofrecen en la AETIB y que formarán parte del objeto de ejecución del contrato

Asimismo, la entidad que recibe el patrocinio deberá acreditarse mediante memoria las demás contraprestaciones ofertadas según se indica en el apartado 1.3.1 punto 1./1.3 b) del Anexo A pliegos de la convocatoria).

4.5.3 En caso de que la entidad no pudiera acreditar la inversión en la campaña de publicidad, la AETIB procederá a la aplicación de las siguientes penalidades:

a) En caso de no acreditar o acreditar por debajo del porcentaje correspondiente a la campaña de publicidad establecida en el contrato con relación al gasto real efectivo:

• Se aplicará una penalización del 2 % por cada punto porcentual no acreditado (en caso de decimales se redondeará a la baja). Este cálculo se realizará en relación con el importe de adjudicación (impuestos incluidos).

b) En caso de no acreditar o acreditar por debajo del porcentaje correspondiente a la campaña de publicidad establecida como requisito en el apartado 1.1. letra J) del Anexo I de esta convocatoria:

• La AETIB no abonará el patrocinio dado que se ha incumplido un requisito fundamental establecido en la convocatoria.

4.5.4 En caso de no acreditar o acreditar de forma insuficiente alguna de las demás contraprestaciones indicadas en el contrato, la AETIB procederá a la aplicación de las siguientes penalidades:

a) Si el importe conformado por los técnicos en relación con la repercusión mediática de las marcas de la AETIB (RMTIB y RMNIIB) cumple con los requisitos establecidos en el contrato:

• Se aceptará de oficio la no realización sin penalización.

b) Si el importe conformado por los técnicos en relación con la repercusión mediática de las marcas de la AETIB (RMTIB y RMNIIB) no cumple con los requisitos establecidos en el contrato:

• Se aplicará una penalización del 2 % por cada contraprestación no acreditada. Este cálculo se hará en relación con el importe (impuestos incluidos) que la AETIB tenía previsto abonar como resultado de la revisión de la documentación justificativa y que se verá reducido por la aplicación de la penalización.

4.6 RESPETO DEL ANEXO 12G “MEMORIA ACREDITATIVA DEL ESPACIO PROPIO DEDICADO EN EXCLUSIVA A LA MARCA DE DESTINO A LA CUAL SE VINCULA EL EVENTO: CREACIÓN, CONSTRUCCIÓN Y GESTIÓN DEL ESPACIO PROPIO DE LA AETIB.”

a) Justificación del espacio propio dedicado en exclusiva a la marca de destino a la que se vincula el evento.

• Memoria acreditativa del espacio propio dedicado en exclusiva a la marca de destino a la cual se vincula el evento: creación, construcción y gestión del espacio propio de la AETIB. (Anexo 12G) firmada electrónicamente.

Con el fin de acreditar el apartado 1.1. letra K) del Anexo I de esta convocatoria, la entidad que recibe el patrocinio deberá entregar el Anexo 12G cumplimentado con los datos referentes al evento y edición patrocinada por la AETIB firmado electrónicamente por el responsable legal de la entidad.

Respeto del apartado 1.1. letra K) del Anexo I correspondiente a las bases de la convocatoria, el importe a justificar se determinará aplicando el porcentaje que conste en el contrato firmado sobre el importe de adjudicación formalizado. Este extremo deberá ser acreditado por la entidad adjudicataria en su fase de justificación mediante la memoria justificativa correspondiente (Anexo 12G).

Para el cálculo del porcentaje de inversión, deberá indicarse el importe correspondiente al gasto real ejecutado en dicha actuación, así como el importe de adjudicación establecido en el contrato firmado.

Durante la ejecución del contrato, la propuesta suscrita en el contrato podrá sufrir adaptaciones para cumplir con las medidas de seguridad y salud del recinto. En caso de que estas adaptaciones sean sustanciales en relación con la propuesta firmada, la entidad que recibe el patrocinio deberá comunicar por escrito este hecho a la AETIB. Asimismo, el porcentaje de inversión indicado en el contrato con relación al importe de adjudicación de la AETIB no podrá disminuir.

4.6.1 En caso de que la entidad no pudiera acreditar y/o no acreditara suficientemente, la realización de la acción “espacio propio dedicado en exclusiva a la marca de destino” según los acuerdos alcanzados y/o la inversión en el espacio propio, la AETIB procederá a la aplicación de las siguientes penalidades:

a) En caso de no acreditar la realización de la acción según los acuerdos establecidos en el contrato, el órgano de contratación, mediante resolución determinará la conformidad o no respecto de la acción finalmente ejecutada. Por tanto, la dirección de la AETIB podrá determinar una penalización de como máximo un 10 % con relación al importe de adjudicación (impuestos incluidos).

​​​​​​​b) En caso de no acreditar o acreditar por debajo del porcentaje establecido en el contrato correspondiente a la inversión, pero siendo superior al requisito mínimo establecido en el apartado 1.1 punto K) del Anexo I de esta convocatoria:

• Se aplicará una penalización del 0,5 % por cada punto porcentual no acreditado (en caso de decimales se redondeará a la baja). Este cálculo se realizará en relación con el importe de adjudicación (impuestos incluidos).

c) En caso de no acreditar o acreditar por debajo del porcentaje correspondiente al mínimo establecido en el apartado 1.1 punto K) del Anexo I de esta convocatoria:

· La AETIB no abonará el patrocinio dado que se ha incumplido un requisito establecido.

5. PUBLICIDAD DE LOS PROYECTOS FINANCIADOS POR LA AETIB

La referencia a los patrocinios objeto de esta convocatoria en publicaciones, actividades de difusión, páginas web y en general en cualesquiera medios de difusión debe cumplir los requisitos que figuran en el Anexo 8G Directrices sobre el uso de las marcas de la AETIB, además de estar supervisados por la sección de Imagen de la AETIB ip@aetib.caib.es

Las entidades receptoras de los patrocinios de la AETIB deben mencionar el origen de esta financiación y garantizar su visibilidad, en particular cuando promuevan las actuaciones de patrocinio de las marcas de Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera y/o Illes Balears y AETIB, o se facilite información coherente, efectiva y proporcionada dirigida a múltiples destinatarios, incluidos los medios de comunicación y el público.

En concreto, si el evento dispone de página web, ésta debe informar al público del apoyo financiero de la AETIB como patrocinador destacado del evento.

Las obligaciones de comunicación, publicidad y difusión de los proyectos realizados en el marco de esta convocatoria y del uso de las marcas y logotipos de la AETIB están detallados en el apartado 2 del Anexo A de estos pliegos y en el Anexo 8G adjunto a los mismos.

6. PENALIDADES Y CRITERIOS DE GRADUACIÓN

Las penalidades que se impongan a la contratista por los incumplimientos detectados serán proporcionales a la gravedad. Estas penalidades se aplicarán de acuerdo con lo establecido en el apartado 4 del Anexo A de estos pliegos.

Para la interposición de las penalidades, se tendrán en cuenta el principio general de proporcionalidad y demás criterios de graduación siguientes:

a) En el caso de ejecución parcial de las obligaciones contenidas en la presente convocatoria o en el contrato, el grado de divisibilidad de la actividad y de la finalidad pública perseguida en cada caso.

b) En caso de alteración de las condiciones de ejecución, el grado de incidencia en la satisfacción de la finalidad esencial del patrocinio.

c) En el caso de incumplimiento de las obligaciones de difusión publicitaria a que pueda referirse la convocatoria, se aplicarán las siguientes reglas especiales:

 

1. Si todavía fuera posible cumplir los términos previstos inicialmente, el órgano de contratación requerirá a la entidad que adopte las medidas de difusión correspondientes en un plazo de diez días como máximo, advirtiéndola expresamente de la obligación de reintegrar la financiación, si no las adopta.

2. Si no fuera posible cumplir los términos previstos porque las actividades ya se han llevado a cabo, el órgano de contratación podrá establecer medidas alternativas, siempre que éstas permitan la difusión del patrocinio público recibido con el mismo alcance que el inicialmente previsto. En el requerimiento que se dirija al efecto a la entidad se fijará un plazo de diez días como máximo para que adopte las medidas y advertirla expresamente de la obligación de reintegrar del patrocinio, si no las adopta.

7. POLÍTICA LINGÜÍSTICA

En aplicación de las disposiciones del Decreto 49/2018, de 21 de diciembre, sobre el uso de las lenguas oficiales en la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, la publicidad promovida por el patrocinado en los medios de comunicación locales del ámbito de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears debe emitirse normalmente en catalán.

Asimismo, durante la celebración o ejecución del evento patrocinado, debe preverse y asegurarse el uso de la lengua catalana sin perjuicio del uso de otras lenguas.

Con el fin de asegurar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el Decreto 49/2018, de 21 de diciembre, sobre el uso de las lenguas oficiales en la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, la entidad patrocinada deberá entregar la siguiente documentación justificativa que acredite el uso del catalán:

1. Copia de la emisión o publicación de publicidad en medios locales de las Illes Balears donde se ha utilizado el catalán, en su caso de haber realizado inserciones en medios de las Illes Balears.

2. Grabación del uso del catalán durante el desarrollo del evento. Se incluyen las presentaciones o ruedas de prensa previas o posteriores al evento.

3. Señalización empleada durante el desarrollo del evento en el que quede reflejado el uso del catalán.

8. EXTINCIÓN DEL PATROCINIO Y RESOLUCIÓN DEL CONTRATO

Serán causas de extinción del patrocinio de la AETIB:

a) La falsedad de los datos aportados.

b) La extinción de la personalidad jurídica de cualquiera de las partes.

c) El mutuo acuerdo de las partes.

d) El incumplimiento total o parcial de cualquiera de las condiciones generales o particulares pactadas, incluido el no seguir el procedimiento establecido en el apartado 6.2.2 del Anexo I para la solicitud, tramitación y aprobación de modificaciones de las actuaciones patrocinadas, podrá constituir causa de rescisión del patrocinio.

e) La realización por parte del patrocinado de actuaciones que, a juicio de la AETIB, sean contrarias a los objetivos y finalidad de la AETIB y que se ajusten al apartado 1.2 de la convocatoria.

f) No entregar o entregar fuera de plazo la documentación justificativa del patrocinio.

g) El incumplimiento de las medidas de seguridad sanitarias necesarias de acuerdo con la normativa y recomendaciones vigentes durante la celebración del evento.

h) Fomentar actitudes machistas, homófobas o sexistas, que atenten contra la igualdad de género o cualquier otro punto recogido en el apartado 1.2 del Anexo I de la convocatoria.

i) El incumplimiento de las leyes y decretos vigentes y que afecten directamente a la ejecución del patrocinio, entre otros:

i. El incumplimiento de la Ley 8/2019, de 19 de febrero, de residuos y suelos contaminados de las Illes Balears (art. 25, punto 4 Medidas de prevención de envases).

 

ii. El incumplimiento del Decreto 25/2018 de 27 de julio, sobre la conservación de la Posidonia oceánica en las Illes Balears.

iii. El incumplimiento del Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres.

iv. El incumplimiento del Decreto 49/2018, de 21 de diciembre, sobre el uso de las lenguas oficiales en la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, cuando resulte aplicable a las obligaciones asumidas por el patrocinado.

v. La Ley orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres.

vi. La Ley 11/2016, de 28 de julio, de igualdad de mujeres y hombres de las Illes Balears

 

j) El incumplimiento durante la vigencia del contrato de la normativa nacional y de la Unión Europea en materia de protección de datos personales, incluido el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, y la Ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales.

k) La imposición de sanciones administrativas firmes o condenas judiciales firmes relacionadas con la actividad patrocinada o con la entidad patrocinada, cuando éstas puedan afectar negativamente a la imagen, prestigio, reputación o intereses de la AETIB.

l) La realización de actuaciones o la difusión de contenidos que puedan ocasionar un perjuicio reputacional grave en la AETIB o en la imagen turística de las Illes Balears.

m) Cualquier otra causa prevista en la legislación vigente o establecida expresamente en el contrato.

9. PRERROGATIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN

Durante la vigencia del contrato, el órgano de contratación ostentará respecto a éste la prerrogativa de interpretarlo, resolver las dudas que ofrezca su cumplimiento, modificarlo por razones de interés público, declarar la responsabilidad imputable a la entidad colaboradora a raíz de la ejecución del contrato, suspender la ejecución de éste, acordar su resolución y determinar los efectos, de conformidad con el artículo 190 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público.

Los acuerdos que adopte el órgano de contratación pondrán fin a la vía administrativa y serán inmediatamente ejecutivos.

Asimismo, el órgano de contratación tiene las facultades de inspección de las actividades desarrolladas por las contratistas durante la ejecución del contrato.

10. CIRCUNSTANCIAS FORTUITAS Y/O DE FUERZA MAYOR

Dadas las circunstancias actuales, se establecen los siguientes casos y sus procedimientos de aplicación, en su caso:

• Circunstancias fortuitas o sobrevenidas: son situaciones, eventos o hechos que se producen de forma inesperada y ajena a la voluntad de las partes, que no se podían prever razonablemente o que, a pesar de haber sido previstos, no podían evitarse ni impedirse, y que pueden afectar al desarrollo o cumplimiento de una determinada actuación.
• Fuerza mayor: la generación de esa circunstancia imprevisible o inevitable supone la alteración de las condiciones de la obligación.

Dentro de estos supuestos referidos a circunstancias fortuitas y/o fuerza mayor se incluyen alertas sanitarias, pandemias, cierres de espacios aéreos, cierre de fronteras y/o libre tránsito de personas y mercancías, declaraciones de estados de alarma, emergencia o análogos, atentados de terroristas, desastres naturales, entre otros de similares características.

A continuación, se determinan los procedimientos a seguir en caso de que el desarrollo del evento patrocinado se vea afectado por una circunstancia fortuita y/o de fuerza mayor.

En caso de que por circunstancias que se detallan en esta cláusula, las acciones objeto del patrocinio resultaran afectadas, se podrá acordar una de las siguientes acciones, previa aprobación por parte del órgano de contratación de la AETIB:

1. En caso de cancelación del evento por circunstancia fortuita y/o fuerza mayor hasta un día antes de la celebración del evento, la AETIB podrá abonar como máximo un 25 % de la valoración de la repercusión mediática en relación con las inserciones publicitarias realizadas antes del evento y que hayan sido efectivamente abonadas por la entidad organizadora del evento. Quedan excluidos de ese punto el clipping de medios y los intercambios. El procedimiento a seguir será el siguiente:

• Solicitud previa al órgano de contratación de la AETIB con una antelación mínima de un día laborable a la fecha prevista en el contrato para la realización del evento. Esta solicitud irá acompañada de un informe en el que se motiven claramente las causas que han llevado a la cancelación del evento, argumentando y motivando qué hechos la han producido y adjuntando la documentación justificativa que se considere adecuada para la justificación. En caso de considerar que no está suficientemente justificada, no se aprobará la aceptación de la cancelación.
• Que el órgano de contratación de la AETIB resuelva favorablemente la solicitud de pago por cancelación y lo comunique en tiempo y forma. En caso de silencio administrativo, se da por entendida la desestimación de la solicitud.
• La entidad que recibe el patrocinio deberá entregar la documentación justificativa ajustándose a las consideraciones del Anexo 3G. Además, adjuntará una declaración responsable en la que se manifieste que no han percibido cuantía alguna por el mismo concepto de otra entidad pública. En caso de que sí hayan percibido una cuantía, no podrá abonarse por duplicado un mismo concepto y la suma de ambas aportaciones nunca podrá ser superior al total de la repercusión mediática.

2. En caso de cancelación del evento por circunstancia fortuita y/o fuerza mayor el mismo día del inicio del evento o durante la celebración del mismo, se calculará la parte proporcional de los días de duración del evento con relación a los indicados en el contrato. Dado que no se ha llevado a cabo la totalidad del evento, se aplicará esta proporcionalidad al importe establecido en el contrato determinando el nuevo importe máximo a abonar por parte de la AETIB. Esta proporcionalidad también se aplicará a los importes de repercusión mediática indicados en el contrato: RMTE, RMTNI, RMTIB y RMNIIB, y en el presupuesto previsto también indicado. Para el resto de criterios de negociación/requisitos se mantendrán los acuerdos firmados. El procedimiento a seguir será el siguiente:

• Comunicación al órgano de contratación de la AETIB del hecho acaecido dentro de los 10 días posteriores a la fecha de cancelación del evento (a contar desde el día siguiente). Esta comunicación irá acompañada de una solicitud de aceptación de la cancelación y que se motivará mediante un informe en el que se reflejen las causas que han llevado a la cancelación del evento, argumentando y motivando qué hechos la han producido y adjuntando la documentación justificativa que se considere adecuada para la justificación. En caso de considerar que no está suficientemente justificada, no se aprobará la aceptación de la cancelación.
• Que el órgano de contratación de la AETIB resuelva favorablemente la solicitud presentada ajustada a este apartado y lo comunique en tiempo y forma. En caso de silencio administrativo, se da por entendida la desestimación de la solicitud.
• La entidad que recibe el patrocinio deberá entregar la documentación justificativa ajustándose al apartado 4 del Anexo I correspondiente al pliego.

3. En caso de reprogramación del evento por circunstancia fortuita y/o fuerza mayor, se podrá cambiar de fechas siempre que sea dentro del año de la firma del contrato y se ajuste al siguiente procedimiento:

• Solicitud previa al órgano de contratación de la AETIB con una antelación mínima de 2 días laborables a la fecha prevista en el contrato para la realización del evento. Esta solicitud irá acompañada de un informe en el que se motiven claramente las causas que han llevado a la reprogramación del evento, argumentando y motivando qué hechos la han producido y adjuntando la documentación justificativa que se considere adecuada para la justificación. En caso de considerar que no está suficientemente justificado, no se aprobará la aceptación de la reprogramación.
• Que al órgano de contratación de la AETIB resuelva favorablemente la solicitud de reprogramación y lo comunique en tiempo y forma. En caso de silencio administrativo, se da por entendida la desestimación de la solicitud.

4. En caso de reubicación del evento por circunstancia fortuita y/o fuerza mayor, se podrá cambiar la ubicación de la celebración del evento o en el caso de carreras en su recorrido siempre que sea dentro del territorio de las Illes Balears y se ajuste al siguiente procedimiento:

• Solicitud previa al órgano de contratación de la AETIB con una antelación mínima de 10 días laborables a la fecha prevista en el contrato para la realización del evento. Esta solicitud irá acompañada de un informe en el que se motiven claramente las causas que han llevado a la reubicación del evento o el cambio en el recorrido de la carrera, argumentando y motivando qué hechos la han producido y adjuntando la documentación justificativa que se considere adecuada para la justificación. En caso de considerar que no está suficientemente justificado, no se aprobará la aceptación de la reubicación.
• Que el órgano de contratación de la AETIB resuelva favorablemente la solicitud de reubicación o cambio de recorrido de la carrera y lo comunique en tiempo y forma. En caso de silencio administrativo, se da por entendida la desestimación de la solicitud.

En caso de que la reubicación se produzca fuera de plazo, se dirimirá en la fase de justificación la aceptación o no de ésta por parte del órgano de contratación.

5. En caso de variación en alguna contraprestación del evento por circunstancia fortuita y/o fuerza mayor, se podrá cambiar esta contraprestación vinculada al evento siempre que se ajuste al siguiente procedimiento:

• Solicitud previa al órgano de contratación de la AETIB con una antelación mínima de 15 días laborables a la fecha prevista en el contrato para la realización del evento. Esta solicitud irá acompañada de un informe en el que se motiven claramente las causas que han llevado a la variación de la contraprestación indicando cuáles son las variaciones concretas y, en su caso, por qué otra contraprestación se sustituye, argumentando y motivando qué hechos la han producido. La nueva propuesta no podrá ser en detrimento de los intereses de la AETIB. En caso de considerar que no está suficientemente justificado o no se ajusta a la estrategia o intereses de la AETIB, no se aprobará la aceptación de la variación.
• Que el órgano de contratación de la AETIB resuelva favorablemente la solicitud de variación de la contraprestación y lo comunique en tiempo y forma. En caso de silencio administrativo, se da por entendida la desestimación de la solicitud.

En caso de que la variación en alguna contraprestación se produzca fuera de plazo, se dirimirá en la fase de justificación la aceptación o no de ésta por parte del órgano de contratación.

11. CAMBIO DE NOMBRE DEL EVENTO

Dado que tanto la solicitud como la posible prórroga se tramitan con mucha anterioridad a la fecha de celebración del evento patrocinado, se establece el siguiente procedimiento para tramitar un posible cambio de nombre del evento.

En caso de que el evento suprima y/o incorpore nuevos patrocinadores, que afecten directamente al naming del evento para que formen parte del mismo y modifiquen el original, así como cualquier otra modificación que afecte al nombre (a excepción de la edición que se entiende correlativa), la entidad que recibe el patrocinio está obligada a comunicar este hecho a la AETIB y solicitar su aprobación.

Esta comunicación formal se realizará mediante una solicitud de cambio de nombre del evento (Anexo 14G) que se cursa a través del trámite específico del procedimiento la Sede Electrónica de la CAIB, con un mínimo de 30 días naturales de antelación a la fecha de inicio del evento. Fuera de ese plazo no se podrá atender la petición.

En caso de que en la fase de tramitación de la prórroga ya se tenga conocimiento del cambio de nombre del evento, deberá adjuntarse el Anexo 14G al resto de documentación para tramitar la prórroga con el nuevo nombre. Si el cambio en el naming únicamente afecta a la edición del evento, no será necesario tramitar ninguna solicitud, dado que se entiende que la prórroga del contrato comporta implícitamente esta circunstancia.

Una vez cursada la solicitud dentro del plazo establecido, el órgano de contratación emitirá resolución de cambio de nombre del evento adjudicado. Este documento se adjuntará al expediente.

12. PROTECCIÓN DE DATOS

De conformidad con el Reglamento Europeo 2016/679 General de Protección de datos personales y la LO 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personal y garantía de derechos digitales, los solicitantes quedan informados y aceptan el tratamiento de sus datos bajo la responsabilidad de la AETIB. La finalidad de este tratamiento es poder ejecutar estas ayudas de patrocinio, siendo necesarias para prestar el servicio. Estos datos serán conservados de acuerdo con los criterios de archivo aplicable y serán publicados como receptor de ese patrocinio y de acuerdo con las obligaciones de transparencia aplicables.

Asimismo, se informa que pueden ejercer los derechos de información, acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad, oposición y no inclusión en tratamientos automatizados ante el responsable del tratamiento, calle Rita Levi, núm. 4 07121, Parc Bit, Palma, Illes Balears o en la siguiente dirección de correo electrónico: dpd@aetib.caib.es

Con posterioridad también puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) o ponerse en contacto con nuestro delegado en la siguiente dirección: dpd@aetib.caib.es

13. CONFIDENCIALIDAD

Cualquier información confidencial revelada por la AETIB a la entidad con la que se formalicen eventos objeto de esta convocatoria durante su vigencia se mantendrá con carácter estrictamente confidencial para la parte receptora, que se compromete a utilizar esta información únicamente para la finalidad para la que le ha sido revelada por el emisor, salvo en caso de impera.

Asimismo, la confidencialidad tendrá carácter recíproco entre ambas partes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, en relación con la protección de los intereses económicos y comerciales a que se refiere su apartado h).

La parte receptora protegerá la información confidencial del emisor contra cualquier uso no autorizado o revelación a terceros, en los mismos términos y con el mismo nivel de diligencia con el que protege su propia información confidencial. El acceso a esta información quedará restringido únicamente a aquellos empleados de la entidad colaboradora que deban conocerla estrictamente para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la ejecución del evento.

14. LENGUAS DE UTILIZACIÓN EN ESTE PROCEDIMIENTO

Toda la documentación administrativa y técnica que debe presentarse en esta convocatoria debe ser en una de las dos lenguas oficiales de la CAIB. En caso de que la justificación (certificados de emisión, entre otros) se entregue en un idioma distinto a los oficiales de la CAIB, deberá aportarse una traducción jurada.

15. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE

De acuerdo con la Instrucción 2/2018 la ATB (actual AETIB) considera como regla general los patrocinios como un contrato privado, de acuerdo con lo establecido en el artículo 26.2 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre de contratos del sector público y por éste debe regirse en cuanto a la preparación y adjudicación, en defecto de normas específicas, por la Sección 1 y 2 del Capítulo I del Título I del Libro II de esta ley, y en las disposiciones de desarrollo, aplicándose supletoriamente las restantes normas de derecho administrativo o, en su caso, las normas de derecho privado, según corresponda por razón del sujeto o entidad contratante. En cuanto a sus efectos y extinción, se regirá por el derecho privado.

16. UTILIZACIÓN DE MEDIOS TELEMÁTICOS

La solicitud de participación en el procedimiento y la justificación de la ejecución del contrato, así como cualquier otra comunicación con la Administración, debe realizarse exclusivamente con la utilización de medios telemáticos, de acuerdo con el artículo 15.3.a) de la Ley 4/2021, de 17 de diciembre.

La solicitud de participación en el procedimiento y la justificación de la ejecución del contrato, así como otras comunicaciones con la Administración, deben realizarse por medios telemáticos, de acuerdo con el artículo 14.3.a) de la Ley 39/2015.

Las notificaciones que deba practicar la Administración deben realizarse por medios telemáticos, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 40 y 41 de la Ley 39/2015.

ANEXOS

ANEXO 2G Información del evento y oferta en relación con los criterios de negociación

ANEXO 3G Relación de documentación entregada

ANEXO 4G Memoria acreditativa de la aplicación de medidas de sostenibilidad, ODS y la Agenda 2030

ANEXO 5G Declaración responsable de la memoria económica del evento

ANEXO 6G Medición de resultados

ANEXO 7G Briefing de comunicación

ANEXO 8G Directrices sobre el uso de las marcas de la AETIB

ANEXO 9G Modelo de confirmación de los acuerdos de la fase de negociación

ANEXO 10G Modelo de óptico fase solicitud

ANEXO 11G Modelo de óptico fase de justificación

ANEXO 12G Memoria acreditativa del espacio propio dedicado en exclusiva a la marca de destino a la cual se vincula el evento: creación, construcción y gestión del espacio propio de la AETIB.

ANEXO 13G Documentación adjunta a la solicitud de prórroga

ANEXO 14G Solicitud de cambio de nombre del evento

ANEXO B Localización del expediente en la AETIB

ANEXO C Modelo de declaraciones responsables

ANEXO D Modelo de certificado evento que está dirigido exclusivamente a deportistas profesionales