BOLETÍN OFICIAL DE LAS ISLAS BALEARES

Antecedentes

1. El día 21 de febrero de 2023 se publicó en el Boletín Oficial del Estado la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informan sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción por la que se incorpora al derecho español la Directiva (UE) 2019/1937.

La presente Ley tiene por finalidad otorgar una protección adecuada ante las represalias que pueden sufrir las personas que informen sobre alguna de las acciones u omisiones previstas en el artículo 2 de esta Ley, entre las que están incluidas las acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. La presente Ley debe aplicarse a los informantes que trabajen en el sector privado o en el público y que hayan obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional.

En el ámbito del sector público, la Ley obliga a la implantación de un sistema interno de información que será el camino preferente para informar sobre estas acciones u omisiones y que debe garantizar la confidencialidad en la identidad del informante, así como cumplir una serie de requisitos que vienen determinados en la misma Ley. También obliga a contar con un responsable de este sistema, que puede ser una persona física o un órgano colegiado y que debe ser designado por el órgano de gobierno de la entidad correspondiente y debe disponer de todos los medios personales y materiales para llevar a cabo sus funciones.

2. El artículo 5 de la Ley 2/2023 dispone que es el órgano de administración o el órgano de gobierno de cada entidad u organismo obligado el responsable de la implantación del Sistema Interno de Información.

3. En fecha 15 de julio de 2024 consta emitido informe propuesta para la tramitación del expediente de aprobación de la política del Sistema interno de información y garantías de protección de las personas informantes y el procedimiento de gestión de información, así como de creación de la Comisión del Sistema Interno de Información del IMAS, y regulación de la composición y el funcionamiento de este órgano colegiado .

4. En fecha 16 de julio de 2024 la Presidencia del IMAS dictó la correspondiente resolución de inicio del expediente, de la que se dio cuenta en la sesión ordinaria del Consejo Rector del IMAS celebrada el 17 de julio de 2024, y se informó que se daría acceso de lectura del expediente a todas las personas que son miembros del Consejo Rector.

5. En fecha 23 de julio de 2024, la Secretaría Delegada del IMAS emitió informe favorable en relación a la implantación del sistema.

6. Se dio acceso al expediente a los miembros del Consejo Rector del 25 al 31 de julio de 2024.

Así también se dio un plazo de 15 días hábiles tanto a la Junta de Personal del IMAS como al Comité de empresa de acuerdo con el artículo 5 de la Ley 2/2023 en relación a la consulta previa.

Se envió a los correspondientes representantes la documentación que consta en esta resolución junto con los anexos I, II, III, IV y V.

Como resultado de lo anterior no consta en el registro electrónico del IMAS ninguna alegación ni sugerencia ni por parte de los miembros del Consejo Rector ni por parte de los representantes de la Junta de Personal nid el Comité de empresa del IMAS, de acuerdo con la diligencia de constancia emitida por el auxiliar de registro que consta en el expediente.

Consideraciones jurídicas

1. La Ley 2/2023, de 20 de febrero, establece la obligación de todas las entidades que integran el sector público de disponer de un Sistema interno de información en los términos previstos en esta Ley.

Concretamente su artículo 13 en su apartado b), incluye entre las personas obligadas a disponer de un sistema interno de información, los organismos y las entidades públicas vinculadas o dependientes de alguna Administración pública, como es el caso del IMAS, que de conformidad con el artículo 1 de sus Estatutos ( BOIB nº 67 de 18 de mayo de 2019) es un organismo autónomo local de carácter administrativo, creado por el Consell de Mallorca y del que depende.

Asimismo, en el artículo 14 de la citada Ley se regulan los medios compartidos, esto es, las administraciones que pueden compartir el sistema interno de información y los recursos destinados a las investigaciones y a las tramitaciones; según el apartado 2 de dicho artículo, las entidades pertenecientes al sector público con personalidad jurídica propia vinculadas o dependientes de órganos de las Administraciones territoriales, y que cuenten con menos de cincuenta trabajadores, podrán compartir con la Administración de adscripción el Sistema interno de información y los recursos destinados a las investigaciones y las tramitaciones. Dado lo anterior, el IMAS queda excluido de la posibilidad de compartir estos medios con el Consell Insular de Mallorca, toda vez que cuenta con más de cincuenta trabajadores.

2. Según se establece en el artículo 8 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, el órgano de administración u órgano de gobierno de cada entidad u organismo obligado por esta ley será el competente para la designación de la persona física responsable de la gestión de este sistema o «Responsable del Sistema», y de su destitución o cese; asimismo, si se optase por que el Responsable del Sistema fuera un órgano colegiado, éste deberá delegar en uno de sus miembros las facultades de gestión del Sistema interno de información y de tramitación de expedientes.

Así también se realizará la consulta previa a la representación legal de las personas trabajadoras, como establece el artículo 5 de la citada Ley, antes de la implantación del sistema.

3. En cuanto a la competencia para la creación de dicho órgano colegiado, debe tenerse en cuenta que el Instituto Mallorquín de Asuntos Sociales (IMAS) es un organismo autónomo local, de carácter administrativo creado de acuerdo con lo establecido en los artículos 85 y 85 bis de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las bases de régimen local y los artículos 159 y 161 de la Ley 20/2006, de 15 de diciembre, municipal y de régimen local. En este último el artículo dispone:

«Artículo 161. Organismos autónomos locales.

1. Los organismos autónomos son entidades de derecho público, con personalidad jurídica y patrimonio propios, creados por las entidades locales para la gestión descentralizada de sus actividades y servicios de naturaleza administrativa. Actúan sometidos plenamente al derecho público.

2. Se rigen por su propio estatuto, aprobado por el pleno de la entidad local [...]»

También debe ajustarse a lo dispuesto en el Título tercero de la Ley 4/2022, de 28 de junio, de Consejos Insulares en cuanto al sector público instrumental de los consejos insulares que se rigen por sus estatutos de conformidad con el artículo 45 de esta Ley.

4. Los Estatutos del IMAS aprobados por Acuerdo del Pleno del Consell Insular de Mallorca de día 11 de abril de 2019 (BOIB núm. 67 de 18 de mayo), en cuyo artículo 3 se establece:

«Artículo 3. Personalidad y capacidad El IMAS tiene personalidad jurídica propia y un patrimonio adscrito, así como la capacidad de obrar y autonomía de gestión necesaria para cumplir sus fines. Por tanto, dentro del ámbito de sus competencias y sin perjuicio de las funciones de tutela que estos Estatutos reservan al Consell de Mallorca, puede realizar toda clase de actos de administración y disposición y, en concreto:

e) Ejercer la potestad de autoorganización y establecer la propia organización interna.

o) Realizar todas las actuaciones que estén directa o indirectamente relacionadas con las finalidades del IMAS y que se deriven de la aplicación de la normativa vigente.»

Por tanto, al amparo de la citada normativa básica estatal así como los Estatutos que lo rigen, el IMAS, en el ejercicio legítimo de su potestad de autoorganización y de realización de las actuaciones derivadas de la normativa vigente, es necesario que cumpla lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, concretamente el mandato del artículo 4,2 según el cual, las personas jurídicas obligadas por dicha Ley (el IMAS lo es, según lo expuesto ut supra), dispondrán de un Sistema interno de información, y del artículo 8, según el cual, el órgano de administración u órgano de gobierno de cada entidad u organismo será el competente para la designación de la persona física responsable de la gestión de este sistema o «Responsable del Sistema», y de su destitución o cese, pudiendo optar por que el Responsable del Sistema sea un órgano colegiado.

5. Por otra parte, con respecto a los órganos colegiados, en tanto a los órganos colegiados del Consell Insular de Mallorca y de las entidades de derecho público que dependen de ella, además de la normativa básica estatal, les es de aplicación supletoria el artículo 19 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público (en adelante, LRJSP), de acuerdo con lo establecido en la disposición adicional segunda del Reglamento Orgánico del Consell de Mallorca, aprobado por Acuerdo del Pleno de día 12 de abril de 2018 (BOIB núm. 89 de 19 de julio). Hay que estar a esta normativa.

6. La LRJSP en su artículo 5.3 dispone:

«3. La creación de cualquier órgano administrativo exigirá, al menos, el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a) Determinación de su forma de integración en la Administración Pública de que se trate y su dependencia jerárquica.

b) Delimitación de sus funciones y competencias.

c) Dotación de los créditos necesarios para su puesta en marcha y funcionamiento.

4. No podrán crearse nuevos órganos que supongan duplicación de otros ya existentes si al mismo tiempo no se suprime o restringe debidamente la competencia de los mismos. A este objeto, la creación de un nuevo órgano sólo tendrá lugar previa comprobación de que no existe otro en la misma Administración Pública que desarrolle igual función sobre el mismo territorio y población.»

Asimismo, el régimen jurídico de los órganos colegiados debe ajustarse a las normas de la Sección tercera del Capítulo II de dicha Ley, que en relación a la creación de los mismos, establecen que «El acuerdo de creación y las normas de funcionamiento de los órganos colegiados que dicten resoluciones que tengan efectos jurídicos frente a terceros deberán ser publicados en el Boletín o Diario Oficial de la Administración Pública en que se integran. Adicionalmente, las Administraciones podrán publicarlos en otros medios de difusión que garanticen su conocimiento» (artículo 15.3 LRJSP).

7. De acuerdo con el Decreto de la Presidencia del Consell Insular de Mallorca se nombra al Consejero Ejecutivo de Bienestar Social (BOIB núm. 95 de día 11 de julio de 2023), el cual, de acuerdo con el artículo 7.1 de los Estatutos del IMAS, ejercerá también el cargo de Presidente del IMAS, al que, de acuerdo con el artículo 7.3 ejerce todas aquellas competencias no atribuidas expresamente por los estatutos a ningún otro órgano del IMAS.

Por todo lo expuesto,

RESUELVO

Primero. Aprobar la creación de la Comisión del Sistema Interno de Información del IMAS y la regulación de la composición y funcionamiento de este órgano colegiado que se adjunta como Anexo I, así como los anexos II, III, IV y V.

Segundo. Nombrar como miembros y suplentes de la Comisión del Sistema Interno de Información a:

Presidencia: la persona titular de la Gerencia del IMAS

Secretaria: Técnico o técnica de Administración General del Servicio Jurídico-Administrativo.

Vocales:

- El Jefe o la jefa de Departamento de Recursos Humanos

- El Jefe o la jefa del Servicio de Gestión Económica

- El Jefe o la jefa del Servicio Jurídico-Administrativo

Actualmente, estos cargos se encuentran ocupados por las personas siguientes:

• Don Enrique Izcue Capó y suplente doña Apol·lònia Socias Socias
• Señora Magdalena Pons Capó y suplente señor Carles Juan Estévez Vanrell.
• Señora Ana Cristina Gallardo Nielsen y suplente señora Margarita Bestard Casaus.
• Señora Francisca Ramis Ferriol y suplente señora Montserrat Sierra Queralt.
• Señora Maria Elena Tur Figueruelo y suplente señora Esther Feo Casas.

Tercero. Implantar el sistema interno de información en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informan sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, y aprobar:

- La creación del canal interno para recibir la información que consta en el enlace https://canalintern.imasmallorca.net y el acceso al que quedará limitado dentro del ámbito de sus competencias y funciones a los miembros de la Comisión del Sistema Interno de Información del IMAS, al Jefe del Servicio de Informática y al técnico que éste determine, así como al encargado del tratamiento y al delegado de protección de datos.

- El procedimiento de gestión de información del IMAS y los principios generales de este sistema que constan como Anexo II.

Cuarto. Designar a la Comisión del Sistema Interno de Información del IMAS como la Responsable del Sistema interno de Información.

Quinto. Ordenar que se lleven a cabo los trámites necesarios para que se constituya la Comisión del Sistema Interno de Información del IMAS que deberá delegar en uno de sus miembros las facultades de gestión del Sistema y de tramitación de expedientes de investigación, y facultar a esta Comisión para que adopte todas las medidas necesarias para la aplicación de este acuerdo.

Sexto. Ordenar la publicación de este acuerdo en el Boletín Oficial de las Islas Baleares, en el Tablón de edictos del IMAS y en la sede electrónica del Consell de Mallorca.

Séptimo. Comunicar esta resolución a las personas interesadas.

Interposición de recursos

Esta resolución no pone fin a la vía administrativa y contra ella se puede interponer, de acuerdo con el artículo 28 de los Estatutos del Instituto Mallorquín de Asuntos Sociales aprobados por el Pleno del Consell de Mallorca de fecha 11 de abril de 2019 (BOIB núm 67, de 18 de mayo de 2019) recurso de alzada ante el Consell Executiu del Consell Insular de Mallorca, dentro del plazo de un mes, contador a partir del día siguiente al de la notificación de esta resolución.

Contra la desestimación expresa del recurso de alzada podrá interponerse recurso contencioso-administrativo ante el Juzgado de lo Contencioso Administrativo, en el plazo de dos meses, contados a partir del día siguiente al de la notificación de la desestimación de dicho recurso.

Contra la desestimación por silencio del recurso de alzada podrá interponerse recurso contencioso-administrativo ante el Juzgado de lo Contencioso Administrativo, en cualquier momento a partir del día siguiente a la desestimación presunta (tres meses desde la interposición del recurso sin que se haya notificado la resolución). No obstante lo anterior, puede ejercitarse, en su caso, cualquier otro recurso que se estime pertinente. Todo ello de conformidad con la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa y de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.

 

Palma, en la data de la signatura electrònica (29 de septiembre de 2024

El consejero ejecutivo de Bienestar Social y presidente del IMAS Guillermo Sánchez Cifre

 

ANEXO I COMPOSICIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA COMISIÓN DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN DEL INSTITUTO MALLORQUÍN DE ASUNTOS SOCIALES

Artículo 1. Objeto

Crear y regular la composición y el funcionamiento de la Comisión del Sistema Interno de Información (en adelante, la Comisión) como órgano colegiado de decisión y propuesta para el cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informan sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Artículo 2. Adscripción y naturaleza jurídica

La Comisión se adscribe a la Gerencia del Instituto Mallorquín de Asuntos Sociales (en adelante, IMAS), como órgano colegiado sin personalidad jurídica propia que actúa con total independencia en el cumplimiento de sus funciones.

Artículo 3. Régimen jurídico

La Comisión se rige por esta resolución, sin perjuicio de las normas específicas que regulen su funcionamiento interno que, en su caso, se aprobarán en el seno del propio órgano.

En lo no previsto en esta resolución se aplica lo dispuesto en la normativa básica en materia de régimen jurídico del sector público, así como de aplicación supletoria el artículo 19 de la LRJSP.

Artículo 4. Finalidad y funciones

1. La Comisión tiene como finalidad la responsabilidad de la gestión del Sistema interno de información integrado por el canal Interno de Información del IMAS que posibilita la presentación de información respecto a hechos que pueden constituir infracción penal, administrativa grave o muy grave y del derecho de la Unión Europea dentro del contexto laboral o profesional del IMAS.

2. Por el cumplimiento de la finalidad descrita, la Comisión llevará a cabo las funciones siguientes:

• Delegar en un miembro de la comisión las facultades de gestión del sistema interno de información y de tramitación de los expedientes.
• Decidir sobre la admisión /innadmisión de las comunicaciones presentadas y sobre la finalización de los procedimientos.
• Acordar las medidas de protección que oscuelvan.
• Resolver sobre el cumplimiento o incumplimiento de la normativa respecto a los hechos o a las conductas objeto de comunicación.
• Garantizar la aplicación del procedimiento de gestión de información del IMAS y los principios generales de este sistema, y proponer, en su caso, su modificación.
• Velar para que se cumplan los requisitos establecidos en la Ley 2/2023 en especial la accesibilidad, la independencia, la confidencialidad, la protección de datos personales, el secreto de las comunicaciones, la seguridad y protección de las personas informantes y afectadas y la presunción de inocencia y respeto al honor de las personas afectadas.
• Administrar el canal de información interno y velar para que se garantice técnicamente la confidencialidad o, eventualmente, el anonimato de las personas informantes.
• Proponer la modificación de los principios generales y el procedimiento de gestión de información del sistema interno de información del IMAS que considere necesarias.
• Todas aquellas que sean adecuadas para llevar a cabo la correcta gestión del sistema interno de información.

3. Los miembros de la Comisión con carácter previo al análisis de la admisión o de la innadmisión, a propuesta del gestor delegado o gestora delegada del sistema deberán suscribir una declaración de ausencia de conflicto de interés. Esta declaración se incorporará al expediente. Asimismo, en caso de concurrir causas de abstención y recusación previstas en los artículos 23 y 24 de la LRJSP se resolverá la recusación planteada por votación de sus miembros, a excepción del miembro recusado, por mayoría simple.

Artículo 5. Composición

Los miembros que conforman la comisión deberán desarrollar sus funciones de manera independiente y autónoma respecto de los órganos de la entidad y no pueden recibir instrucciones de ningún tipo en el ejercicio de sus funciones como miembros de la comisión. Así también deberán disponer de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo y no pueden ser removidos de su puesto por cuestiones relacionadas con su legítima participación en el sistema interno de información, no estando sometidos a jerarquía en el seno de este órgano.

Conforman la Comisión los cinco miembros siguientes:

• Presidencia: la persona titular de la Gerencia del IMAS
• Secretaria: Técnico o técnica de Administración General del Servicio Jurídico-Administrativo
• Vocales:
  • El Jefe o la jefa de Departamento de Recursos Humanos
  • El Jefe o la jefa del Servicio de Gestión Económica
  • El Jefe o la jefa del Servicio Jurídico-Administrativo

Artículo 6. Presidencia

1. Son funciones de la Presidencia:

a) Ostentar la representación del órgano.

b) Acordar la convocatoria de las sesiones ordinarias y extraordinarias y la fijación del orden del día, teniendo en cuenta las peticiones de los demás miembros, siempre que hayan sido formuladas con la antelación suficiente.

c) Presidir las sesiones, moderar el desarrollo de los debates y suspenderlos por causas justificadas.

d) Asegurar el cumplimiento de las leyes.

e) Visar las actas y las certificaciones de los acuerdos del órgano.

f) Ejercer todas las demás funciones que sean inherentes a la condición de la presidencia del órgano, y las de gestor delegado de expedientes cuando corresponda.

​​​​​​​Artículo 7. Secretaria

1. Son funciones de la secretaria:

a) Efectuar la convocatoria de las sesiones del órgano por orden de la presidencia, así como las citaciones a los miembros del mismo.

b) Recibir los actos de comunicación de los miembros con el órgano, sean notificaciones, peticiones de datos, rectificaciones o cualquier otra clase de escritos de los que deba tener conocimiento.

c) Preparar el despacho de los asuntos, redactar y autorizar las actas de las sesiones.

d) Expedir certificaciones de las consultas, los dictámenes y los acuerdos aprobados.

e) Todas las demás funciones que sean inherentes a su condición, en especial la de gestor delegado de expedientes.

Artículo 8. Voz

Corresponde a los vocales:

a) Recibir, con una antelación mínima de dos días hábiles, la convocatoria conteniendo la orden. día de las reuniones. La información sobre los temas que figuren en la orden del día estará a disposición de los miembros en el mismo plazo.

b) Participar en los debates de las sesiones.

c) Ejercer el derecho al voto y formular el voto particular, así como expresar el sentidode su voto y los motivos que lo justifican. No se podrán abstener en las votaciones quienes por su calidad de autoridades o personal al servicio de las administraciones públicas, tengan la condición de miembros natos de órganos colegiados, en virtud del cargo que ejercen.

d) Formular ruegos y preguntas.

e) Obtener la información necesaria para cumplir las funciones asignadas.

f) Todas las otras funciones que sean inherentes a su condición, y las de gestor delegado, cuando corresponda.

En casos de ausencia o enfermedad y, en general, cuando concurra alguna causa justificada, los miembros titulares del órgano colegiado deben sustituirse por las personas que legalmente los sustituyen.

Artículo 9. Administrador delegado

Las facultades de gestionar el sistema interno de información y de instrucción de los expedientes de investigación debe delegarse en uno de los miembros de la Comisión, quien será el gestor delegado o gestora delegada del sistema, en función de las informaciones recibidas y de los expedientes tramitados. No obstante lo anterior, las facultades de gestión del sistema podrán ser delegadas de forma permanente en alguno de los miembros de la Comisión.

El gestor delegado o gestora delegada debe dar cuenta al resto de miembros de las actuaciones llevadas a cabo en relación a la instrucción de un expediente y de cualquier información que éstos le soliciten actuando con la celeridad y la confidencialidad necesarias.

En casos de ausencia o enfermedad y, en general, cuando concurra alguna causa justificada, el gestor delegado o gestora delegada será sustituido por el suplente designado al efecto y tierna acceso a la plataforma tecnológica integrada constituida por el canal interno de información y la parte de la plataforma tecnológica del gestor de expedientes del IMAS en todo momento.

Artículo 10. Régimen de convocatorias

La Comisión del Sistema interno de información se reunirá cuando lo convoque la Presidencia y en todo caso, una vez cada semestre.

Las sesiones ordinarias y extraordinarias deben ser convocadas como mínimo con dos días hábiles de antelación a la fecha prevista para llevar a cabo la sesión.

Las sesiones también pueden ser extraordinarias de carácter urgente, cuando la Presidencia las convoque con este carácter, por razones de urgencia debidamente motivadas y no se pueda convocar la sesión con la antelación mínima de dos días hábiles.

La citación debe contener el lugar, la fecha, la hora de la reunión y el orden del día; y en caso de sesiones telemáticas, o por asistentes que deban hacerlo por este medio, el enlace para la reunión.

Artículo 11. Quórum asistencial y funcional

Se considera válidamente constituida la Comisión con la asistencia de la mayoría simple de sus miembros.

Los acuerdos se adoptan con el voto favorable de la mayoría simple de los asistentes a la Comisión.

En las sesiones extraordinarias no se pueden tomar acuerdos sobre asuntos no incluidos previamente en el orden del día de la sesión, si no es que sean de carácter urgente, estén todos los miembros del Comisión, y se acuerde así con el voto favorable de la mayoría absoluta.

Artículo 12. Actos

1. El secretario o secretaria levantará acta de cada sesión que celebre el órgano colegiado, que especificará necesariamente los asistentes, el orden del día de la reunión, las circunstancias del lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de las deliberaciones, así como el contenido de los acuerdos adoptados.

Podrán registrarse las sesiones que celebre el órgano colegiado. El fichero resultante de la grabación, junto con la certificación expedida por el secretario de la autenticidad y la integridad del mismo, y los documentos en soporte electrónico se hayan utilizado como documentos de la sesión, podrán acompañar el acta de las sesiones, sin necesidad de hacer constar los puntos principales de las deliberaciones.

2. El acta de cada sesión se puede aprobar en la misma reunión o en la inmediata siguiente. El secretario o secretaria debe elaborar el acta con el visto bueno de la presidencia y lo remitirá, por medios electrónicos, a los miembros del órgano colegiado, que podrán manifestar, por los mismos medios, su conformidad u objeciones al texto, a efectos de su aprobación, y se considerará, en caso afirmativo, aprobada en la misma reunión.

Cuando se opte por registrar las sesiones celebradas o utilizar documentos en soporte electrónico, deben conservarse de manera que se garantice la integridad y la autenticidad de los ficheros electrónicos correspondientes y el acceso de los miembros del órgano colegiado a los mismos.

Artículo 13. Deber de secreto y garantía de confidencialidad

1. Los miembros de la Comisión y sus suplentes deben mantener el debido secreto respecto a cualquier información de que tengan conocimiento, en especial respecto a la identidad de la persona informante, de la persona afectada y de cualquier tercera persona mencionada en la información, a los asuntos de que se tratan y los acuerdos que se han adoptado. En ningún caso pueden divulgar cualquier tipo de información sobre las comunicaciones a las personas no autorizadas.

2. Los miembros de la comisión están sujeto a los deberes de confidencialidad establecidos por la normativa reguladora de la protección de las personas informantes.

Artículo 14. Régimen complementario

En todo lo no previsto en estas normas de funcionamiento debe aplicarse lo establecido en la Ley 40/2015 de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público.

 

ANEXO II PRINCIPIOS GENERALES Y PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN DEL INSTITUTO MALLORQUÍN DE ASUNTOS SOCIALES.

Capítulo I El sistema interno de información

Artículo 1. El sistema interno de información.

1. El Sistema interno de información está configurado por los canales internos de información, incluyendo la plataforma tecnológica integrada constituida por el canal interno de información y la parte de la plataforma tecnológica del gestor de expedientes del IMAS, sobre comunicaciones que queden dentro del ámbito de la Ley 2/2023, con la finalidad de recibir la información, tramitarla, investigarla, registrarla y conservarla para llevar a cabo las actuaciones establecidas en dicha Ley.

2. Su finalidad es la de proteger a las personas que en un contexto laboral o profesional detecten e informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción así como a las personas a que se refieren los hechos de la comunicación como mecanismo para prevenir y detectar amenazas al interés público.

3. El Sistema interno de información se regirá por lo dispuesto en la Ley 2/2023 y por este anexo.

Article 2. Normativa aplicable

Los principios generales y el procedimiento de gestión del procedimiento se rige por lo que prevé la normativa vigente aplicable, así como por la que la modifique o sustituya en el futuro. En la fecha de su elaboración, entre otras, la normativa vigente aplicable está conformada por:

• Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del derecho de la Unión
• Ley 2/2023, de 20 de febrero, que regula la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción
• Reglamento 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (RGPD), relativo a la protección de las personas físicas con respecto al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, y que deroga la Directiva 95/46/CE
• Ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos y garantía de derechos digitales

Artículo 3. Ámbito objetivo

1. El sistema Interno de Información es la vía para informar de cualesquiera acciones u omisiones a que se refiere el artículo 2 de la Ley 2/2023, que se produzcan en el ámbito de actuación del Instituto Mallorquín de Asuntos Sociales y que:

a. Puedan constituir infracciones del derecho a la Unión Europea siempre que:

• Entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europa enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del derecho de la Unión, con independencia de la calificación que haga el ordenamiento jurídico interno;
• Afecten a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como prevé el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea.
• Incidan en el mercado interior tal y como prevé el artículo 26.2 del TFUE.

b. Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entienden comprendidas las infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la hacienda pública y para la Seguridad Social.

2. Quedan excluidas del ámbito objetivo del Sistema Interno de información del IMAS:

a) Las informaciones que afecten a la información clasificada.

b) Las informaciones afectadas por obligaciones que resultan de la protección del secreto profesional de los/las profesionales de la medicina y de la abogacía.

c) Las informaciones relativas a infracciones en la tramitación de procedimientos de contratación que contiendan información clasificada o que hayan sido declarados secretos o reservados, o aquellos cuya ejecución deba ir acompañada de medidas de seguridad especiales conforme a la legislación vigente, o en los que lo exija la protección de intereses esenciales para la seguridad del Estado.

d) Las informaciones relativas a las infracciones a que se refiere la parte II del anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019.

Artículo 4. Ámbito subjetivo.

1. De conformidad con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 2/2023, únicamente tienen la consideración de personas informantes del sistema interno de información las personas físicas o jurídicas que tienen una relación laboral o profesional con el IMAS, que hayan obtenido, en un contexto laboral o profesional, información sobre los hechos a que se refieren las comunicaciones que hagan y que, alternativamente:

a) Trabajen en el sector público o privado, como empleado público o empleada pública o trabajador o trabajadora por cuenta ajena, así como los cargos electos, consejeros y consejeras ejecutivas, órganos directivos y demás autoridades del IMAS.

Los empleados públicos, comprenden: personal funcionario de carrera o interino, personal laboral, ya sea fijo o indefinido, personal eventual y personal directivo, así como las personas que participan en procedimientos selectivos, si la información se obtiene durante el proceso de selección.

También se aplicará a los trabajadores laborales no empleados públicos (si los hay en la entidad).

b) Personas autónomas que mantengan o hayan mantenido una relación profesional con el IMAS.

c) Accionistas, partícipes y/o integrantes del órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa o entidad vinculada profesionalmente con el IMAS.

d) Personas que trabajen para o bajo la supervisión y/o dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores/as, y beneficiarios/as de subvenciones del IMAS.

Asimismo, tienen la condición de informantes:

a) Las personas que hayan obtenido información en el marco de una relación laboral o funcionarial ya finalizada.

b) Voluntarios/as o becarios/ as.

c) Trabajadores/as en período de formación (con independencia de que perciban o no remuneración).

d) Las personas, cuya relación laboral o funcionarial todavía no haya empezado pero que hayan obtenido información sobre infracciones durante el proceso de selección.

Artículo 5. Principios que rigen el Sistema interno de información

El Sistema interno de información se rige por los siguientes principios:

• Accesibilidad: permite a todas las personas referidas en el punto 4 de esta política comunicar información sobre las infracciones previstas en este apartado, incluso de forma anónima.
• Seguridad, confidencialidad y respeto a la normativa sobre protección de datos: el canal está diseñado y gestionado de manera segura. Garantiza la confidencialidad de la identidad de la persona informante y de cualquier tercera persona mencionada en la información y de las actuaciones que se desarrollen para gestionarla y tramitarla. Así como los derechos a la intimidad, a la privacidad, al honor, a la defensa y a la presunción de inocencia de las personas involucradas en el proceso de investigación iniciado como consecuencia de haber recibido una información a través del canal y la protección de datos, e impide el acceso de personal no autorizado. La identidad de la persona informante, en caso de ser conocida, así como la de terceras personas mencionadas en la información, sólo puede comunicarse a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora, con el traslado previo a la persona informante o a la tercera persona afectada, siempre que esta circunstancia no comprometa la investigación o el procedimiento judicial en curso.
• Diligencia, agilidad y efectividad: las actuaciones dirigidas a la comprobación y aclaración de los hechos recogidos en las informaciones recibidas deben llevarse a cabo con la mayor diligencia, agilidad y efectividad posibles, teniendo en cuenta la complejidad de los hechos.
• Proporcionalidad, objetividad y respeto a las garantías de las personas que intervienen: las actuaciones que se realizan en el marco del Sistema deben desarrollarse conforme a criterios de proporcionalidad y objetividad, con el máximo respeto a la legalidad vigente, reconociendo los derechos que asisten todas las partes que intervienen y observando todas las garantías que prevé expresamente el procedimiento de gestión del Sistema. Está expresamente prohibido cualquier acto constitutivo de represalia contra las personas informantes. La persona afectada por la comunicación tiene derecho a ser informada de los hechos que se le atribuyen y a ser escuchada en cualquier momento. Una vez informada, puede solicitar examinar la información y la documentación que conste en el expediente que ha dado lugar a la tramitación de la comunicación, sin perjuicio de adoptar las medidas necesarias para asegurar que no se revela ningún tipo de información que permita conocer la identidad de la persona informante.
• Buena fe: constituye requisito indispensable para proteger a la persona informando que ésta actúa de buena fe y honestamente considera que se han producido o pueden producir hechos graves perjudiciales. Este principio se contrapone a actuaciones como el envío de informaciones falsas o tergiversadas, así como las que se hayan obtenido de manera ilícita.
• Publicidad: la información necesaria para que las personas informantes puedan hacer uso del canal se proporciona de manera clara y fácilmente accesible en la página web del IMAS.

Artículo 6. Responsable del Sistema Interno de Información

1. El responsable de la implantación del Sistema Interno de Información es la Presidencia del IMAS, quien designa a la Comisión del Sistema interno de información del IMAS como órgano colegiado responsable del sistema interno de información del IMAS.

2.La Comisión del Sistema interno de información, debe delegar en uno de sus miembros las facultades de gestión del Sistema Interno de Información y de tramitación de los expedientes de investigación. Este miembro delegado se llama, gestor delegado.

3.Estos órganos deben desarrollar sus funciones de manera independiente y autónoma respecto del resto de órganos de la entidad. Para garantizar la imparcialidad y la independencia en el desarrollo de sus funciones no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en el ejercicio de sus funciones.

Así también para el ejercicio de sus funciones la Comisión y el gestor delegado deben disponer de los medios personales y materiales suficientes y adecuados para que puedan cumplir con lo dispuesto en la normativa.

Artículo 7. Identificación de los canales.

1. Canal interno de información:

1.1. El canal interno de información del Instituto Mallorquín de Asuntos Sociales constituye el medio preferente para informar sobre las acciones u omisiones a que se refiere el artículo 2 de la Ley 2/2023, siempre que se pueda tratar la infracción internamente de manera efectiva y que la persona informante considere que no hay riesgo de represalias.

1.2. Mediante la creación del canal interno de información, se establece una vía de comunicación segura que se ajusta a los requerimientos de la Ley 2/2023 y garantiza el cumplimiento de las exigencias de seguridad, la confidencialidad y la protección de la identidad de la persona informante. También quiere favorecer la cultura de la comunicación de informaciones como medio para fortalecer la integridad institucional.

2. Canales externos de información.

Sin perjuicio del carácter preferente del canal interno de información, toda persona física o jurídica, puede informar de la comisión de cualquier acción u omisión incluida en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023 y directamente a través de los canales externos de información siguientes:

a) En el buzón externo autonómico del organismo a quien se atribuyan las funciones a que se refiere este documento

b) Buzón externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI)

c) Sistema de notificación de fraudes de la Oficina Europea de Lucha Contra el Fraude de la Comisión Europea (OLAF)

d) Buzón de denuncias del Servicio Nacional de Coordinación Antifraude (SNCA)

e) O a las autoridades u organismos autonómicos , estatales y europeos correspondientes.

Artículo 8. Garantía de confidencialidad

1.Sólo pueden acceder a las informaciones que se presentan al sistema interno de información las personas autorizadas expresamente. En caso de que las comunicaciones se envíen por medios que no sean los recogidos en esta política o las reciba personal no responsable del tratamiento deben enviarse inmediatamente al responsable del Sistema de Información y adoptar las medidas particulares que resulten oportunas para garantizar el cumplimiento de los principios del Sistema, especialmente el deber de confidencialidad y la protección de la persona informante.

2. Las personas al servicio del Instituto Mallorquín de Asuntos Sociales que tengan asignadas funciones en relación con la recepción y tramitación de las informaciones deben mantener el debido secreto respecto de cualquier información de que tengan conocimiento, en especial respecto a la identidad de la persona informante, de la persona afectada y de cualquier tercera persona mencionada en la información. La información no puede utilizarse para finalidades distintas de las expresamente establecidas por el ordenamiento jurídico.

3. Salvo que la persona informante solicite expresamente lo contrario, es necesario mantener la confidencialidad respecto de su identidad, de manera que ésta no puede ser revelada a nadie. Esta obligación incluye cualquier información de la que se pueda deducir, directa o indirectamente, la identidad. En todas las comunicaciones, actuaciones de verificación o solicitudes de documentación que se lleven a cabo se deben omitir los datos relativos a la identidad de la persona informante, así como cualesquiera otros que puedan conducir total o parcialmente a su identificación.

4. Todo el personal del Instituto Mallorquín de Asuntos Sociales está sujeto a los deberes de confidencialidad establecidos por la normativa reguladora de la protección de las personas informantes.

Artículo 9. Publicidad.

El IMAS, debe publicar y difundir el Sistema Interno de información con el objetivo de darlo a conocer.

 

Capítulo II Garantías de protección de las personas informantes y las personas afectadas por la información

Artículo 10. Derechos y garantías de las personas informantes.

Las personas informantes disfrutarán, sin perjuicio de cualesquiera otros que les reconozca la Constitución y las leyes, los derechos siguientes:

1. Decidir si desea formular la comunicación de información de forma anónima o identiándose. En todo caso, se debe respetar la reserva de su identidad, y no debe revelarse a las personas afectadas por la información ni a terceras personas; todo ello a través de un canal seguro de comunicación.
2. Formular la información por escrito, verbalmente o, incluso, mediante reunión presencial.
3. Indicar un domicilio, dirección electrónica o lugar seguro para poder recibir, si procede, las comunicaciones correspondientes o renunciar, si procede, a recibir estas comunicaciones.
4. Comparecer ante la persona responsable del Sistema o la persona física en quien delegue, por iniciativa propia o cuando sea requerido. Si es el caso y si lo considera oportuno puede ser asistida por un abogado o abogada.
5. Que se le confirme la recepción de su comunicación en el plazo de siete días naturales desde que la ha presentado.
6. Recibir respuesta a la comunicación en un plazo de 3 meses, o de 6 si la complejidad del caso ha determinado la ampliación del plazo mencionado.
7. Recibir información, de forma clara y accesible, sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.
8. Ejercer los derechos que le confiere la legislación en materia de protección de datos personales, con las limitaciones contenidas en la Ley 2/2023.
9. Conocer el estado de la tramitación de su información y que se le notifiquen los resultados de las actuaciones de búsqueda.
10. A no sufrir represalias por causa de las informaciones que ha presentado, incluidas las amenazas de represalias y las tentativas de represalias. Esta garantía de no ser objeto de ningún tipo de represalia debe mantenerse incluso cuando del resultado de las actividades de investigación se concluya que no ha tenido lugar ningún hecho o conducta de los establecidos en el ámbito de aplicación material de la Ley 2/2023.

Artículo 11. Prohibición de represalias a las personas informantes.

1. Las personas informantes tienen derecho a la protección siempre que concurran los requisitos siguientes:

1. Que tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aunque no aporten pruebas concluyentes.
2. Que dicha información se encuentre en el ámbito material de aplicación de la Ley 2/2023 y de esta política.
3. Que la información o la revelación se hayan hecho de acuerdo con los requerimientos previstos en la Ley 2/2023 y esta política.

2. Las medidas de protección del sistema también se aplican a las personas que:

1. En lugar de comunicar los hechos, los revelen públicamente siempre que cumplan los requisitos del artículo 28 de la Ley 2/2023.
2. Ejerzan la representación legal de los trabajadores y desarrollen funciones de asesoramiento y apoyo a la persona informante.
3. Asistan a la persona informante en el proceso, en el marco de la organización para la que trabaje o preste sus servicios.
4. Pudieran sufrir represalias por sus vínculos laborales o familiares con la persona informante.
5. Ocupen o mantengan cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o, en el caso de personas jurídicas, en el que el informante tenga una participación significativa. A estos efectos, se entiende que la participación en el capital o en los derechos de voto correspondientes a acciones o participaciones es significativa cuando, por su proporción, permite que la persona que la tenga pueda influir en la persona jurídica.
6. Hayan comunicado o revelado públicamente información sobre acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de forma anónima, pero que posteriormente hayan sido identificadas y cumplan las condiciones previstas.

3. No se podrán acoger al derecho de protección las personas que comuniquen las informaciones siguientes:

1. Informaciones no admitidas por algún canal interno de información o por alguna de las causas previstas en el art. 18.2.a) de la Ley 2/2023.
2. Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente a la persona informante y a las personas a que se refiera la comunicación o revelación.
3. Informaciones disponibles para el público o que constituyan meros rumores.
4. Informaciones relativas a acciones u omisiones no comprendidas o excluidas del ámbito material de aplicación del art. 2 de la Ley 2/2023 y de esta política.

4. Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas informantes.

5. Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley o que, de manera directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que los sufren en desventaja particular respecto de otra en el contexto laboral o profesional y/o supongan un perjuicio injustificado (real o potencial), sólo por la condición de informantes, o por haber hecho una revelación pública. Se exceptúa el supuesto en que esta acción u omisión pueda justificarse objetivamente en atención a una finalidad legítima y que los medios para alcanzar esta finalidad sean necesarios y adecuados.

A título enunciativo, se consideran represalias las que se adopten en forma de:

1. Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o funcionarial, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el periodo de prueba, o resolución anticipada o desistimiento de contratos de bienes o servicios.
2. Imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador o trabajadora tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido. Salvo que estas medidas se lleven a cabo dentro del ejercicio regular del poder de dirección al amparo de la legislación laboral o reguladora del estatuto del empleado público correspondiente, por circunstancias, hechos o infracciones acreditadas y ajenas a la presentación de la comunicación.
3. Daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
4. Evaluación o referencias negativas respecto al ejercicio laboral o profesional.
5. Inclusión en listas negras o difusión de información en un ámbito sectorial determinado, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.
6. Revocación y/o denegación injustificada de una licencia o permiso.
7. Denegación de peticiones de formación.
8. Discriminación, trato desfavorable o injusto.
9. Limitación de los medios materiales asignados para ejercer las funciones asignadas.

6. La protección tiene una duración de dos años. La persona que vea lesionados sus derechos por causa de la información o revelación que ha hecho una vez transcurrido este plazo de dos años puede solicitar la protección ante el responsable del Sistema si persisten las causas que motivaron su protección.

7. Los actos administrativos que tengan por objeto impedir o dificultar la presentación de informaciones y revelaciones, así como los que constituyan represalia o causen discriminación después de presentarlas al amparo de esta ley, serán nulos de pleno derecho, darán lugar, en su caso, a medidas correctoras disciplinarias o de responsabilidad y pueden incluir la indemnización de daños y perjuicios correspondiente al perjudicado.

Artículo 12. Derechos de las personas afectadas por la información.

Las personas afectadas por la información disfrutan de los derechos siguientes:

1. A la presunción de inocencia y a la protección durante el transcurso de las actividades de investigación.
2. A ser informadas de los hechos objeto de investigación y a recibir la información necesaria durante las actividades de investigación que les permitan ejercer el derecho de defensa y a alegar todo lo que consideren oportuno. Se debe proporcionar —en un lenguaje sencillo, comprensible y accesible— información fiable, veraz y completa sobre la investigación interna que se lleva a cabo.
3. A la confidencialidad, durante las actividades de investigación, de sus datos personales, evitando cualquier tipo de difusión de información que pueda afectar a sus derechos y libertades fundamentales, especialmente el derecho al honor, la intimidad personal o familiar y la propia imagen.
4. A ser objeto de una investigación objetiva, ágil, eficaz y transparente.
5. A cotejar el expediente de investigación. Se debe garantizar la posibilidad de que la persona investigada acceda íntegramente al expediente de la investigación interna y a obtener copia. A estos efectos, se anonimizarán los datos directos o indirectos necesarios para garantizar la protección de la identidad de la persona informante.
6. Derecho a no declarar contra sí misma y a no admitir las informaciones. No se puede exigir la colaboración forzosa de la persona afectada por la investigación.
7. Derecho a la asistencia letrada: tanto en el marco de la entrevista como durante todo el procedimiento de investigación interna restante, la persona afectada por la información puede ser asistida por un letrado o una letrada a elección propia, que no puede ser propuesto ni sugerido por el IMAS.
8. Derecho a ser asistida y asesorada por un o una representante legal de los trabajadores en las actuaciones de investigación.
9. Derecho a ser informada de si se hará la grabación y el registro de la entrevista.
10. Derecho a formular alegaciones por escrito y a proponer diligencias de investigación.
11. Derecho a la audiencia con carácter previo a emitir el informe de investigación, en todo caso.

 

Capiítulo III Procedimiento de gestión de las informaciones

Artículo 13. Envío de las informaciones

1.Las comunicaciones al canal interno de información con identificación de la persona informante o de manera anónima, se pueden remitir preferentemente a través del formulario electrónico establecido al efecto y habilitado en la página principal de la web y en la intranet del IMAS, por escrito o a través de archivo de voz.

Este formulario electrónico forma parte de un canal seguro de admisión de informaciones. Este canal permite una comunicación bidireccional, mediante la comunicación de un código único en el momento de la comunicación, que permite hacer el seguimiento y la consulta de las actuaciones de manera segura y, en caso de que la comunicación sea anónima, garantiza el anonimato durante todo el proceso a partir de la ocultación de la identificación del dispositivo de la persona informante. La persona informante debe custodiar en un entorno seguro este código único, ya que en caso de pérdida no se puede recuperar. Asimismo, este código permite añadir información adicional en cualquier momento antes de la finalización y el cierre del expediente.

2. También se podrán recibir las comunicaciones a través de:

1. Correo postal dirigido expresamente al responsable de gestión del "Sistema Interno de Información del IMAS" y dirigiéndolo a la calle General Riera, 67. CP 07010 de Palma.
2. Mediante correo electrónico a la dirección habilitada sistemainterninformacio@imas.conselldemallorca.net exclusiva para el "Sistema interno de información del IMAS" .
3. Reunión presencial solicitada mediante uno de los canales anteriores que se llevará a cabo en un plazo de diez días hábiles desde la recepción de la solicitud.

Las comunicaciones recibidas por esta vía deberán documentarse de alguna de las siguientes maneras:

• mediante grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, con el consentimiento previo por escrito de la persona que informa, la cual debe recibir información sobre la protección de sus datos personales.
• a través de una transcripción completa y exacta de la conversación, ofreciendo la posibilidad a la persona informante de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.

3. La persona responsable de gestionar el Sistema debe asegurarse de que las reuniones que mantenga con la informante se hagan en condiciones que garanticen la confidencialidad de la información y de la identidad de la persona informante.

En caso de que las comunicaciones se envíen por medios que no sean los anteriores o las reciba personal diferente del responsable de gestión del Sistema de información (o personal colaborador debidamente acreditado), deben remitirse inmediatamente a éste y adoptar las medidas particulares que resulten oportunas para garantizar el cumplimiento de los principios del Sistema, especialmente el deber de confidencialidad y la protección de la persona informante.

4. El uso de cualquiera de estos medios comporta la aceptación de las condiciones de uso que constan en el anexo III, y en su caso, los que puedan modificarlo.

Artículo 14. Comunicaciones anónimas

1. Las personas informantes pueden remitir comunicaciones anónimas al canal interno de información.

2. Se entiende por comunicación anónima aquella en que no se facilitan datos personales que permitan identificar a la persona informante.

3. Si fuera posible, debe comunicarse a la persona que informe anónimamente que, si se identificara más tarde, tendrá derecho a las medidas de protección establecidas en la Política del Sistema Interno de Información y en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, Ley 2/2023).

Artículo 15. Requisitos formales de la comunicación al Sistema Interno de Información.

1.La información remitida debe contener el siguiente contenido:

a. Descripción de los hechos de la forma más concreta y detallada posible así como las conductas, negocios jurídicos, convocatorias, instrumentos o expedientes que se correspondan con el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023 y que tengan relación con la actividad y el funcionamiento del IMAS.

b. Identificación de la persona o personas que hubieran participado.

c. Identificación, si procede, de terceros que puedan proporcionar información relevante.

d. Un domicilio o un correo electrónico donde recibir las comunicaciones, excepto si ejerce el derecho a renunciar a comunicarse con el responsable del sistema.

e. La fecha cierta o aproximada en que se produjeron, y en su caso, las personas u órganos a quienes, en su caso, se haya enviado previamente la información.

f. Cualquier documentación o elemento de prueba que facilite la verificación de la información o, en caso de no disponer, la denominación e identificación de los elementos probatorios que acrediten los hechos comunicados.

Artículo 16. Recepción de la información

1. Las informaciones verbales o escritas serán recepcionadas por el gestor delegado o gestora delegada y/o por el personal, debidamente acreditado, al que se asignen funciones de soporte técnico-administrativo.

2. Recibida la información y con carácter previo a su tramitación, la persona responsable de gestionar el Sistema que se encargará de la instrucción del procedimiento debe firmar una declaración de ausencia de conflicto de interés. Esta declaración se incorporará al expediente. En caso de concurrir causas de abstención, lo comunicará al responsable del Sistema.

3. En el caso de que la información se refiera a la persona responsable del Sistema, o a personas que estén relacionadas, o concurra causa de abstención, ésta se abstendrá de todas las actuaciones que se puedan llevar a cabo en el marco de la investigación interna respectiva que, en su caso, se incoe. En este último caso, asumirá las funciones de persona responsable del Sistema su suplente.

Artículo 17. Forma de comunicarse con la persona informante

1.El IMAS se puede comunicar con la persona informante a través del sistema habilitado del canal interno de información. Este canal electrónico facilita un código único de identificación a la persona informante que, siempre que lo conserve, permite mantener la comunicación entre la persona informante, con independencia de que se haya identificado o no, y el Sistema Interno de Información. En todo caso, en los supuestos de informaciones anónimas, sólo es posible esta comunicación mediante este medio electrónico.

2. La persona informante podrá renunciar expresamente a la recepción de cualesquiera comunicaciones realizadas llevadas a cabo por el responsable del Sistema o por la persona responsable de gestión del Sistema como consecuencia de la información.

3. Cuando se reciban comunicaciones por correo postal o mediante reunión presencial, las comunicaciones con la persona informante deben realizarse, preferentemente, por medios electrónicos, siempre que se pueda garantizar adecuadamente el cumplimiento de los principios del Sistema Interno de Información, especialmente, la protección de la persona informante.

Artículo 18. Comunicación de informaciones falsas o de mala fe

1. El canal interno de información del IMAS, debe emplearse de manera responsable y adecuada. La comunicación de hechos falsos, con una actitud maliciosa, supone una infracción de la buena fe y pueden derivar en las medidas disciplinarias o de otros tipos que legalmente correspondan.

2. Si, tras el análisis oportuno, se pudiera concluir que los hechos informados son manifiestamente falsos y que la información ha sido presentada con mala fe, la persona responsable del Sistema: Archivará la información, documentará los motivos que han llevado a archivar el expediente y finalizarán las actuaciones de investigación, y trasladará, si procede, esta circunstancia al órgano competente para que adopte las acciones judiciales civiles, penales, administrativas o disciplinarias que correspondan.

 

Capítulo IV Procedimiento de tramitación de la comunicación

Artículo 19. Procedimiento.

1. El procedimiento está compuesto de las fases siguientes:

- Recepción de la información y acuse de recibo

- Análisis de la información y admisión a trámite

- Fase de investigación.

- Fase de finalización.

Artículo 20. - Recepción de la información y acuse de recibo

1.Después de la recepción de la información, en un plazo no superior a siete días naturales el gestor delegado procederá a dar acús de recibo de la comunicación, excepto que sea anónima, que la persona informante haya renunciado a recibir comunicaciones o que resulte materialmente imposible hacer esta comunicación por razón del medio a través del cual se haya comunicado la información.

En todo caso el acuse de recibo debe hacerse en condiciones que garanticen que no se pone en peligro la confidencialidad de la información.

2. Con el acuse de recibo se debe informar a la persona de lo siguiente:

a) Cómo puede contactar con la persona responsable del seguimiento de la información.

b) La posibilidad de mantener contacto con la persona responsable durante todo el proceso de investigación y la posibilidad de aportar más información o documentación.

c) Los derechos que la Ley 2/2023 otorga a las personas informantes.

d) El tiempo máximo para recibir una respuesta sobre la información.

e) La confidencialidad con que será tratada la información, así como el tratamiento reservado que recibirán sus datos personales en aplicación de la legislación de protección de datos personales vigente, sin perjuicio de que la persona informante, con carácter previo a la comunicación de una información, disponga de la información sobre las condiciones específicas del tratamiento de los datos en el apartado del Sistema Interno de Información de la página web del IMAS.

3. Si la información ha sido presentada verbalmente, el gestor delegado o gestora delegada le otorgará un número de identificación dentro del sistema de gestión de expedientes y entregará acús de recibo de la comunicación en el mismo acto de forma escrita. Asimismo la confidencialidad de que disfrutará la información detallada, la protección que se llevará a cabo de sus datos personales, así como el resto de los contenidos referidos en el apartado 2 del presente artículo.

Artículo 21. Análisis de la información y admisión a trámite

1.Inicialmente, el gestor delegado o gestora delegada analizará la información recibida a efectos de comprobar si se exponen hechos o conductas que se encuentran dentro del ámbito de aplicación material y personal del sistema interno de información.

A estos efectos podrá realizar las verificaciones y actuaciones que se consideren necesarias, así como solicitar la documentación, información adicional o asesoramiento técnico-jurídico que resulte estrictamente necesario para la realización de este análisis, tanto a la persona informante como a las áreas o servicios que pudieran disponer de esta información o que pudieran resultar afectados, los cuales deberán facilitarla en un plazo no superior a cuatro días hábiles. El asesoramiento técnico-jurídico también deberá ser prestado con carácter preferente, respetando este plazo.

2. El gestor delegado, una vez analizada la información presentada, debe proponer, en un plazo de cinco días hábiles desde la recepción o, en su caso, desde la recepción de la información complementaria solicitada, a la Comisión del sistema interno de información lo siguiente:

- Incoar el correspondiente expediente de investigación porque entiende que los hechos informados resultan verosímiles, suficientes y que podrían revestir el carácter de irregularidad presuntamente cometida por una persona vinculada con el IMAS.

- Innadmitir la información por los motivos siguientes:

1. Los hechos o conductas relatados son manifiestamente irrelevantes.
2. Los hechos informados no son constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluido en el ámbito de aplicación del Sistema Interno de Información o no puede identificarse a la persona autora de los hechos.
3. Los hechos o conductas relatados carecen manifiestamente de verosimilitud o fundamento o se sustentan únicamente en opiniones o rumores.
4. La información remitida contiene una descripción excesivamente genérica o inconcreta de los hechos o elementos de prueba suministrados no permiten hacer una verificación adecuada de la información recibida.
5. Los hechos informados no han sido cometidos por persona que mantenga una relación funcionarial, laboral, contractual, de carácter electo o de otra índole (directa o indirecta) con el IMAS.
6. Los hechos o conductas relatados no contienen información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una información anterior respecto de la cual hayan concluido los procedimientos correspondientes, salvo que se aprecien nuevas circunstancias de hecho o de derecho que justifiquen un nuevo procedimiento.
7. La información sobre los hechos o las conductas relatados ha sido obtenida mediante la comisión de un delito. En este supuesto, además de la innadmisión, se propone el envío de la información recibida al Ministerio Fiscal.

- Remitir con carácter inmediato la información al Ministerio Fiscal cuando los hechos puedan ser indiciariamente constitutivos de delito, o a la Fiscalía europea en caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.

- Remitir la comunicación a la autoridad, entidad u organismo que se considere competente para tramitarla.

3. Una vez recibida la propuesta de admisión por parte del gestor delegado, la Presidencia de la Comisión debe convocar a sus miembros con fijación de una fecha para la sesión en función de la naturaleza, gravedad o urgencia de la información recibida y, en todo caso, antes del transcurso de 10 días hábiles desde la recepción de la propuesta.

4. Los miembros de la Comisión con carácter previo al inicio de la sesión, suscribirán una declaración de ausencia de conflicto de interés. Esta declaración debe incorporarse al expediente. En caso de concurrir causas de abstención en alguno de los miembros de la Comisión éstos deben comunicar su abstención de la Comisión.

5. En caso de que la información se refiera a uno o varios miembros de la Comisión, éste debe abstenerse de participar en la reunión, así como de todas las demás actuaciones que posteriormente pudieran llevarse a cabo en el marco de la respectiva investigación interna que, en su caso, se incoe. Si de la mera lectura de la información se advirtiera este hecho, no se le convocará a la reunión y se pondrá de manifiesto esta circunstancia a la persona afectada. En este último supuesto se convocará al suplente.

6. La Comisión del Sistema interno de información, previo análisis de la propuesta del gestor delegado, acordará motivadamente, por mayoría simple de sus miembros la inadmisión de la comunicación, la admisión a trámite de la misma, el envío al Ministerio Fiscal o el envío de la información al órgano competente para su tramitación.

7. Tanto la admisión como la inadmisión de la comunicación serán notificadas a la persona informante en el plazo de cinco días hábiles, salvo que éste fuera anónimo o hubiera hecho uso del derecho de renuncia a recibir comunicaciones.

 

Capítulo V Expediente de investigación

Artículo 22. Fase de investigación.

1. Una vez admitida a trámite la información, se inicia el correspondiente expediente de investigación, el cual debe estar individualizado para cada información.

Sin embargo, en el caso de que se hayan recibido varias informaciones relacionadas con un mismo hecho o varios hechos vinculados, el gestor delegado o gestora delegada puede acordar la acumulación de las informaciones en un mismo expediente de investigación respetando la confidencialidad individualizada de cada una.

2. Las actuaciones de investigación tienen la consideración de actuaciones previas de conformidad con el artículo 55 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.

Artículo 23. Instrucción

1. La instrucción del expediente de investigación comprenderá las actuaciones necesarias para comprobar la veracidad de los hechos relatados en relación con las informaciones admitidas a los efectos de determinar el tratamiento que deba darse y la llevará a cabo el gestor delegado o gestora delegada que designe la Comisión y será considerado instructor.

2. La instrucción se inicia solicitando información a los órganos, unidades o personas implicadas en los hechos relatados, recopilando toda la información que se requiera para poder efectuar una primera valoración del caso, así como de posibles antecedentes o indicadores que puedan resultar de interés, con los límites que pudiera tener, en su caso, determinada información confidencial.

3. Entre otras, se pueden realizar las actuaciones de investigación siguientes:

a) Entrevista a la persona afectada por la información. Debe ir precedida de la lectura pertinente de los derechos y garantías establecidos en el artículo 12 de este procedimiento. Debe extenderse acta, que la persona entrevistada debe firmar en prueba de conformidad.

b) Entrevista con la persona informante, en caso de que sea posible, de la que debe extenderse acta, que la persona entrevistada debe firmar en prueba de conformidad.

c) Entrevista a testigos, que debe ir precedida, en todo caso, de la advertencia de la obligación de que deben ser veraces en las declaraciones. Debe extenderse acta, que la persona entrevistada debe firmar en prueba de conformidad.

d) Examen de cualquier tipo de documentación y requerimiento de la misma a las personas físicas o jurídicas correspondientes.

4. Durante la instrucción del procedimiento, el gestor delegado, puede requerir asesoramiento sobre cualquier aspecto que tenga relación con el caso objeto de investigación. A estos efectos, se puede recurrir a personal especializado, interno o externo, garantizando la confidencialidad de los datos de la persona informante, de la persona afectada por la información y de las otras personas que se mencione en la información.

5. La práctica de los actos de instrucción deben incluirse dentro del sistema de gestión de expedientes y deben llevarse a cabo con discreción y con garantía de confidencialidad y de los derechos fundamentales de las personas afectadas.

6. Si durante la instrucción del procedimiento el gestor delegado o gestora delegada aprecia que los hechos pueden ser constitutivos de delito, emitirá informe al respecto e informará al Responsable del Sistema para que lo remita al Ministerio Fiscal o en su caso, a la Fiscalía Europea.

Artículo 24. Actuaciones para la garantía de derechos de la persona afectada por la información

1. Una vez admitida a trámite la comunicación, la persona afectada debe ser informada por escrito de las acciones u omisiones que se le atribuyen. Esta comunicación puede hacerse en el trámite de audiencia, si se considera que hacerla con anterioridad podría facilitar la ocultación, la destrucción o la alteración de las pruebas.

2. Además, hay que informarla de los derechos que tiene, establecidos en el artículo 12 de este procedimiento y en la Ley 2/2023.

3. Las actuaciones de investigación comprenden, siempre que sea posible, una entrevista con la persona afectada en la que, con absoluto respeto a la presunción de inocencia, se la invitará a exponer su versión de los hechos y a aportar los medios de prueba que considere adecuados y pertinentes.

4. Con el fin de garantizar el derecho de defensa, la persona afectada por la información tendrá acceso al expediente, del que debe omitirse, en todo caso, la información que pudiera identificar a la persona informante; podrá ser escuchada en cualquier momento, y será advertida de la posibilidad de comparecer asistida de abogado/a y/o de una persona representante de los trabajadores.

5. Con carácter previo a la emisión del informe de investigación, debe darse trámite de audiencia a la persona afectada, por un plazo no inferior a diez días hábiles.

Artículo 25. Adopción de medidas provisionales en el marco de la investigación interna

1. La Comisión puede proponer la adopción de las medidas cautelares necesarias, con el objetivo de garantizar el buen fin de la investigación interna, así como para evitar cualquier perjuicio al IMAS, las personas informantes o para terceras personas afectadas.

2. El órgano competente del IMAS, debe acordar por escrito la adopción de las medidas cautelares y en la propuesta se expondrán detalladamente las razones y necesidades que conducen a la adopción de las medidas, la duración que tendrán, la identificación de las medidas concretas que se adoptan y un juicio de proporcionalidad entre las medidas adoptadas y los fines perseguidos.

3. La adopción de tales medidas debe ser puesta en conocimiento, inmediatamente y por escrito, de los servicios competentes del IMAS para su ejecución, así como de la persona o personas afectadas directa o indirectamente por éstas.

 

Capítulo VI Conclusión del procedimiento

Artículo 26. Terminación de las actuaciones. Informe final

1.Concluidas las actuaciones de investigación, el gestor delegado o gestora delegada debe emitir un informe que debe contener al menos el contenido siguiente:

• La exposición de los hechos relatados
• Las actuaciones realizadas con el fin de comprobar la verosimilitud de los hechos
• Las actuaciones de investigación practicadas
• Las conclusiones a las que se ha llegado en la instrucción y valoración de los hechos, las pruebas y los indicios que las sustentan

2. El informe se remite a la Comisión para que adopte, por mayoría simple de sus miembros, alguna de las decisiones siguientes:

a) Archivo del expediente, que se notifica a la persona informante y a la persona afectada. En estos supuestos, la persona informante tiene derecho a la protección prevista en el ordenamiento, salvo que se concluyera en la instrucción de que la información debería haber sido inadmitida.

b) Envío al Ministerio Fiscal si, a pesar de no haberse apreciado inicialmente indicios de que los hechos pudieran revestir el carácter de delito, resultara lo contrario del curso de la instrucción. Si el delito afecta a los intereses financieros de la Unión Europea, debe remitirse a la Fiscalía europea.

c) Envío de la información, así como del informe final, al órgano competente del IMAS ,para perseguir los hechos o conductas dentro del ámbito de aplicación material de la Ley 2/2023. Cuando pudiera prever la adopción de medidas sancionadoras y/o disciplinarias contra un/a empleado/a público/a o contratado/a por cuenta ajena del IMAS se remitirá inmediatamente al servicio competente en materia de recursos humanos... Cuando la decisión del informe incorpore una propuesta de incoación de un expediente sancionador o disciplinario, las tareas de comprobación y la decisión adoptada tendrán los efectos y la consideración de expediente de información reservada.

3. Además del contenido mínimo previsto en los apartados anteriores, la Comisión puede incorporar recomendaciones motivadas a los servicios del IMAS, en las que se sugiera la modificación, la anulación o la incorporación de criterios con la finalidad de evitar las disfunciones y las incorrecciones detectadas y de impulsar iniciativas de mejora en las prácticas administrativas.

Artículo 27. Plazo máximo de terminación de actuaciones de investigación

1. El plazo para finalizar el procedimiento y dar, si procede, respuesta a la persona informante no puede ser superior a los tres meses desde la recepción de la información o, si no se dio respuesta a la persona informante, de los tres meses desde el vencimiento del plazo de siete días hábiles después de efectuarse la comunicación.

2. No obstante, el gestor delegado o gestora delegada puede determinar la ampliación del plazo, hasta tres meses adicionales, cuando la especial complejidad del asunto u otras razones debidamente justificadas lo aconsejen.

Artículo 28. Recursos

De conformidad con el artículo 13.5 de la Ley 2/2023, las decisiones de la Comisión no son recurribles en vía administrativa ni en vía contencioso-administrativa, sin perjuicio del recurso administrativo o contencioso administrativo que pudiera interponerse ante la eventual resolución que ponga fin al procedimiento sancionador o de otro tipo que pudiera incoarse a causa de los hechos relatados.

 

Capítulo VII Tratamiento de datos personales

Artículo 29. Tratamiento de datos personales.

1.De acuerdo con lo señalado en el artículo 29 de la Ley 2/2023, los tratamientos de datos personales que deriven de la aplicación de la Ley 2/2023 se rigen por éste, por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (RGPD); la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD); la Ley orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penitenciarias y de ejecución de sanciones penitenciarias, y la normativa interna de protección de datos personales del IMAS.

2.La seguridad de los datos personales se rige por el Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y la normativa interna de seguridad de la información.

3.De acuerdo con lo previsto en el artículo 30 en cuanto al artículo 13 de la Ley 2/2023, los tratamientos de datos necesarios para la aplicación de la Ley 2/2023 y el funcionamiento del Sistema Interno de Información del IMAS se entienden lícitos por ser de implantación obligatoria (obligación legal) en virtud de lo establecido en los artículos 6.1.c) del RGPD, art. 8 del LOPDGDD y artículo 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penitenciarias y de ejecución de sanciones penitenciarias.

Artículo 30. Información sobre protección de datos personales y ejercicio de los derechos

1.Deben respetarse los derechos de información recogidos en el artículo 31 de la Ley 2/2023, siguientes:

a) Cuando se obtengan directamente de las personas interesadas sus datos personales se les facilitará la información a que se refieren los artículos 13 del RGPD y 11 del LOPDGDD. Además, se informará de manera expresa a las personas informantes que su identidad será en todo caso reservada y que no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceras personas.

b) La persona afectada por las informaciones no puede ser en ningún caso informada de la identidad de la persona informante.

c) Las personas interesadas pueden ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad, oposición y el relativo a las decisiones individuales automatizadas a que se refieren los artículos 15 a 22 del RGPD.

d) En caso de que la persona afectada por las informaciones ejerza el derecho de oposición, se presumirá que, salvo prueba en contra, hay motivos legítimos imperiosos que legitiman el tratamiento de sus datos personales.

Artículo 31. Tratamiento de datos personales en el Sistema Interno de Información

1. El tratamiento de los datos personales contenidos en el Sistema debe desarrollarse de acuerdo con lo establecido en el artículo 32 de la Ley 2/2023:

a) Limitación del acceso a los datos personales del Sistema Interno de Información.

El acceso a los datos personales contenidos en el Sistema Interno de Información queda limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente a la persona u órgano responsable del Sistema y a quien lo gestione directamente, a la persona responsable o el órgano competente para la tramitación del procedimiento de adopción de medidas disciplinarias o sancionadoras correspondientes, a la persona responsable de los servicios jurídicos de la entidad u organismo encargada de la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados a la comunicación y a las que tengan consideración de encargadas del tratamiento que eventualmente se designen. En todo caso, para el ejercicio de sus funciones, a la persona designada como delegada de protección de datos.

b) Legalidad del tratamiento para la adopción de medidas correctoras.

Es lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando sea necesario para la adopción de medidas correctoras en la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, sean procedentes.

c) Supresión y conservación de datos.

En ningún caso pueden ser objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento y la investigación de las acciones u omisiones que puedan constituir infracciones incluidas en el ámbito material de aplicación de la Ley 2/2023, y, en su caso, se suprimirán inmediatamente. Asimismo, deben suprimirse todos los datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la ley.

Si la información recibida contiene datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos, se suprimirán inmediatamente, sin que se haga el registro y tratamiento de los mismos.

Si se acreditara que la información facilitada o parte de la misma no es veraz, debe suprimirse inmediatamente desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que esta falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el cual se tramite el procedimiento judicial.

d) Los empleados públicos y terceros deben ser informados sobre el tratamiento de datos personales en el marco de los sistemas de información a que se refiere este apartado.

Artículo 32. Preservación de la identidad de las personas informantes y de las personas afectadas por las informaciones

1.Las personas informantes tienen derecho a que su identidad no sea revelada a terceras personas, en los términos establecidos en el artículo 33 de la Ley 2/2023.

El Sistema Interno de Información no puede obtener datos que permitan la identificación de la persona informante y debe contar con medidas técnicas y organizativas adecuadas para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y la de cualquier tercera persona que se mencione en la información suministrada, especialmente la identidad del informante en caso de que se hubiera identificado.

La identidad de la persona informante sólo puede comunicarse a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penitenciaria, disciplinaria o sancionadora. En este caso, la revelación de la identidad está sujeta a las salvaguardas establecidas en la normativa aplicable. En particular, antes de revelar su identidad debe trasladarse este hecho a la persona informante, salvo que esta información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial. Cuando la autoridad competente lo comunique a la persona informante, debe remitirle un escrito explicando los motivos de la revelación de los datos confidenciales en cuestión.

Artículo 33. Libro de registro.

1. Tanto las informaciones como las actuaciones desarrolladas deben almacenarse en una base de datos, segura y de acceso restringido exclusivamente a las personas responsables del Sistema Interno de Información, que debe contener como mínimo lo siguiente:

• Fecha de recepción
• Código de identificación de la información
• Actuaciones desarrolladas
• Medidas adoptadas
• Fecha de cierre de las actuaciones

2. Al margen del acceso por parte del responsable del Sistema de Información (y su personal de apoyo), al contenido de este libro registro sólo se puede acceder a petición razonada de la autoridad judicial competente, mediante auto, y en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquélla.

3. Los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las investigaciones internas a que se refiere el apartado anterior sólo deben conservarse durante el período que sea necesario y proporcionado a los efectos de cumplir la presente ley. En particular, se tendrá en cuenta lo previsto en los apartados 3 y 4 del artículo 32 Ley 2/2023 y en ningún caso, pueden conservarse por un plazo superior a diez años.

 

ANEXO III CONDICIONES GENERALES DE USO DEL CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN

Las presentes condiciones general de uso (condiciones) regulan las normas de utilización, acceso y funcionamiento del canal interno de información del IMAS (canal), el cual está integrado dentro del Sistema interno de información del IMAS.

La utilización del canal atribuye la condición de persona informante e implica la aceptación de todas las condiciones incluidas en este documento y en la política de privacidad.

Las condiciones tienen un periodo de validez indefinido, de tal manera que el IMAS se reserva el derecho a modificarlas y/o actualizarlas en cualquier momento, sin necesidad de tener que informar con carácter previo a la persona informante, por lo que se recomienda revisarlas frecuentemente.

1. ¿Qué es el canal interno de información?

Constituye un mecanismo interno de buzón creado a los efectos de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (Ley 2/2023), con la finalidad de poner en conocimiento la existencia, en un contexto laboral o profesional, de acciones u omisiones que puedan constituir, a los efectos del artículo 2 de la Ley 2/2023, infracciones del derecho de la Unión Europea o constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave.

2. Características del aplicativo

El canal ha sido desarrollado por el IMAS usando el software libre de código abierto GlobaLeaks.

3. ¿Quién puede hacer uso del canal y tener acceso a él?

El canal está habilitado para todo el personal trabajador que forma parte del IMAS, con independencia de la naturaleza del vínculo y de su duración. Se incluye el personal trabajador a tiempo parcial, el de contratos de duración determinada y todas las personas cuya relación laboral haya finalizado o aún no haya comenzado en relación con información de infracciones obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual, con independencia también de que perciban o no remuneración; también, cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y dirección de contratistas y subcontratistas y proveedores.

Se puede acceder a través de la dirección electrónica https://canalintern.imasmallorca.net

També es accesible des de la página principal de la web corporativa del IMAS

https://www.imasmallorca.net/canal-interno-de-informacion-condiciones-generales-de-uso.

4. Tipos de informaciones

El canal permite la presentación de los siguientes tipos de informaciones:

• Identificativas: se indica el nombre de la persona informante y se puede señalar la manera en que prefiere recibir las notificaciones relativas al tratamiento de la comunicación. A tal efecto, puede facilitar una dirección electrónica y/o teléfono para recibir comunicaciones. No obstante, puede renunciar expresamente a la recepción de cualquier comunicación de las actuaciones llevadas a cabo.
• Anónimas: se desconoce la identidad de la persona informante.

5. ¿A qué tipo de infracciones se aplica?

Se aplica a las infracciones establecidas en el artículo 2 de la Ley 2/2023, que comprende todas las informaciones que versen sobre:

• Infracciones del derecho de la Unión Europea cuando (i) afecten a alguna de las materias señaladas en el Anexo I de la Directiva 2019/1937, denominada Directiva Whistleblowing, (ii) afecten a los intereses financieros de la Unión o (iii) incidan en el mercado interior.
• Infracciones administrativas graves o muy graves.
• Hechos delictivos.

Se prevén algunas excepciones, como las comunicaciones relativas a información clasificada o que puedan afectar a la seguridad del Estado, que no entrarían en el ámbito de protección de la norma.

6. Ús responsable del canal

Las personas informantes deben hacer un uso responsable del canal. No está permitido el traslado de informaciones infundadas o de mala fe.

Para que las informaciones presentadas sean tomadas en consideración no pueden ser genéricas, deben identificar o aportar algún dato que permita identificar los hechos trasladados y deben indicar algún elemento de prueba que permita razonablemente la verificación o determinar el tratamiento que se dará a la información comunicada.

7. ¿Cómo se pueden trasladar las informaciones?

La presentación de las informaciones en el canal debe realizarse de forma:

• Escrita: rellenando el formulario habilitado en el canal.
• Verbal: mediante la grabación de un mensaje de voz habilitado en el canal o mediante entrevista personal.

Las informaciones que se trasladen deben contener, en la medida de lo posible, los siguientes aspectos:

• Identificación de la persona informante, salvo que se presente una información anónima.
• Nombre y linajes de la persona, o personas, a quienes se atribuyen los hechos y/o conductas objeto de información.
• Fecha de los hechos y el máximo de información disponible.
• Documentos eventuales u otros medios de prueba que se tengan al alcance y que puedan acreditar los hechos y/o conductas objeto de comunicación.

8. Procedimiento de gestión de las informaciones trasladadas

Consulta el Anexo II de la resolución de implantación del sistema interno de información, relativo a los principios generales y procedimiento de gestión de información del sistema interno de información.

9. Plazos aplicables al procedimiento

El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación se establece en tres (3) meses a partir del acuse de recibo o, en el caso de que no se haya efectuado el acuse de recibo, del vencimiento del plazo de siete (7) días naturales después de efectuarse la información. No obstante, en los casos de complejidad especial que requieran una ampliación del plazo, se podrá ampliar hasta un máximo de tres (3) meses adicionales.

10. Medidas para la protección de las personas informantes

Se prohiben expresamente los actos constitutivos de represalia contra las personas informantes.

Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley o que, de manera directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que los sufren en desventaja particular respecto de otra en el contexto laboral o profesional, tan sólo por la condición de informante.

Consulta los artículos 10 y 11 del Anexo II de la resolución de implantación del sistema interno de información, relativo a los principios generales y procedimiento de gestión de información del sistema interno de información.

11. Libro registro de las informaciones recibidas

El IMAS dispone del Libro registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar y garantiza, en todo caso, los requisitos de confidencialidad previstos en la Ley 2/2023.

Este registro no es público y únicamente a petición razonada de la autoridad judicial competente, mediante auto, y en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquélla, puede accederse total o parcialmente al contenido de dicho registro.

Los datos personales relativos a las informaciones recibidas e investigaciones internas a que se refiere el apartado anterior sólo se conservarán durante el plazo necesario y proporcionado a los efectos de cumplir con la Ley 2/2023, en los términos que establecen los apartados 3 y 4 del artículo 32. En ningún caso, se pueden conservar los datos por un plazo superior a diez (10) años.

 

ANEXO IV POLÍTICA DE PRIVACIDAD

1. Confidencialidad y protección de datos personales

La preservación de la identidad de la persona informante es una de las premisas esenciales de protección a los efectos de la Ley 2/2023, por lo que quien presente una comunicación o información sobre alguna infracción según el artículo 2 de la citada ley tiene derecho a que su identidad no sea revelada a terceras personas.

A tal efecto, el canal no permite la identificación de la persona informante y aplica las medidas técnicas y organizativas adecuadas para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas, así como a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada, especialmente la identidad de la persona informante en caso de que se hubiera identificado.

En el caso de informaciones realizadas verbalmente, se requiere el consentimiento de la persona informante para registrar su voz y se la informa del tratamiento de sus datos personales de acuerdo con la normativa vigente en materia de protección de datos.

En ningún caso pueden ser objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de las acciones u omisiones constitutivas de infracciones penales o administrativas graves o muy graves, y en su caso deben suprimirse inmediatamente. En este sentido, y en caso de informaciones anónimas, se informa que la dirección IP del ordenador no será registrada ni almacenada.

Si la información recibida contuviera categorías especiales de datos personales, sujetos a protección especial, deben suprimirse inmediatamente, salvo que el tratamiento sea necesario por razones de un interés público esencial conforme a lo previsto en el artículo 9.2.g) del RGPD, según dispone el artículo 30.5 de la Ley 2/2023. En todo caso, no se pueden recopilar datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para poder tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, deben eliminarse sin dilación indebida.

De conformidad con la cláusula 2 de las condiciones generales de uso, el presente canal interno de información ha sido desarrollado por el IMAS usando el software libre de código abierto GlobaLeaks. En consecuencia, todos los datos personales facilitados al canal serán tratados por el IMAS en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales facilitados.

2. Información sobre el tratamiento de datos personales

En virtud de la normativa vigente en materia de protección de datos (Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 —RGPD— y la Ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos de carácter personal y garantías de derechos digitales —LOPDGDD—) se informa de lo siguiente:

Responsable del tratamiento: IMAS, con domicilio en la calle General Riera, 67, 07010, Palma.

Delegado de protección de datos: Apdtic, con domicilio en la calle Rúa do Hórreo, 22, 1º Oficina B, 14701, Santiago de Compostela, A Coruña.

Podéis ejercitar vuestros derechos en materia de protección de datos personales en el Instituto Mallorquín de Asuntos Sociales en el siguiente enlace: https://seu.conselldemallorca.net/fitxa?key=74200

Finalidades y legitimación: Recepcionar y analizar las acciones u omisiones informadas y, si procede, decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados, en base al cumplimiento de una obligación legal de conformidad con el artículo 6.1.c) del RGPD y de conformidad con la Ley orgánica 3/2018 (LOPDGDD) y con la Ley orgánica 7/2021, de 26 de mayo. El tratamiento, en su caso, de categorías especiales de datos por razones de interés público se podrá realizar de acuerdo con el artículo 9.2.g) del RGPD.

Plazo de conservación y supresión de los datos: Los datos serán conservados dentro del sistema de información sólo durante el tiempo imprescindible para decidir sobre si procede o no iniciar una investigación. Si esta decisión no se adoptase en un plazo de tres (3) meses, los datos personales serán suprimidos del sistema de comunicación, a excepción de que sea necesario mantener evidencia del funcionamiento del sistema y de manera anonimizada, si fueran comunicaciones no cursadas.

Personas destinatarias: No cedemos datos a terceros, excepto los necesarios conforme a la ley (autoridad judicial, Ministerio Fiscal o autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora), y aquellas áreas o departamentos relevantes para la tramitación de la información y, si procede, para la investigación y las posibles medidas a tomar respecto de la conducta comunicada, siempre que resulte necesario.

Transferencias internacionales de datos: No se prevén transferencias internacionales de datos.

Derechos: Podéis ejercer vuestros derechos de forma gratuita en el enlace https://seu.conselldemallorca.net/fitxa?key=74200

3. Política de galletas

No se usan galletas (cookies).

 

ANEXO V GLOSARIO DE TÉRMINOS

Canal interno de información: buzón habilitado por la entidad para presentar informaciones en las formas habilitadas y que posibilita presentar información respecto a las infracciones descritas en el ámbito material por las personas relacionadas en el ámbito personal (subjetivo) del Sistema interno de información de manera segura.

Comunicación interna de información: comunicación, por escrito, de forma verbal o mediante reunión, de información sobre infracciones dentro del Instituto Mallorquín de Asuntos Sociales a través del Sistema interno de información.

Comunicación externa de información: comunicación, verbal o por escrito, de información sobre infracciones ante las autoridades competentes ajena a la entidad local.

Informante: cualquier persona física que comunica mediante el canal interno de información o revela públicamente información sobre infracciones obtenida en el contexto de las relaciones profesionales o laborales, incluida en el ámbito subjetivo del documento de los principios generales y procedimiento de gestión de información del Sistema interno de Información del IMAS.

Informante anónimo: informando cuya identidad no se puede determinar ni directa ni indirectamente.

Información sobre posibles infracciones: cualquier información sobre posibles infracciones que se han producido o que muy probablemente puedan producirse en el IMAS y a la que se ha tenido acceso en un contexto laboral o profesional.

Infracciones (artículo 5 de la Directiva y artículo 2 de la Ley): se consideran infracciones a tal efecto las acciones u omisiones que sean ilícitas y que estén relacionadas con el ámbito material de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. El ámbito material de la Directiva 2019/1937 del Parlamento y del Consejo, entre otros y sin carácter limitativo, incluye las siguientes materias:

• Contratación pública
• Servicios, productos y medios financieros y prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo
• Seguridad del transporte
• Protección del medio ambiente
• Seguridad de los alimentos y los piensos, salud y bienestar animales
• Protección de los consumidores
• Protección de la intimidad y datos personales y seguridad de las redes y los sistemas de información

Además, comprende las acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave.

Infracciones en el ámbito del IMAS: acciones u omisiones que sean ilícitas y estén relacionadas con los actos y ámbitos de competencia del IMAS.

Persona afectada por la información: cualquier persona física o jurídica a quien se atribuye la infracción o con la que se asocia la infracción.

Represalia: cualquier acción u omisión, directa o indirecta, que tenga lugar en un contexto laboral, que esté motivada por una comunicación de información o revelación pública y que cause o pueda causar perjuicios injustificados a la persona informante.

Responsable del sistema interno de información: la persona responsable del Sistema interno de información es designada por el órgano de gobierno para garantizar la eficacia del sistema y asegurar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la ley. Esta designación se puede hacer en un órgano colegiado, pero en este caso debe delegar en uno de sus miembros las facultades de gestión y tramitación de expedientes de investigación.

Responsable de gestión del sistema: se ha optado por denominar responsable de gestión del Sistema a la persona física a la que el órgano colegiado responsable del Sistema haya delegado las facultades de gestionar el Sistema interno de información y de tramitación de expedientes de investigación.

Sistema interno de información (SII): conjunto integrado constituido por la estrategia, la política del sistema, el canal interno para recibir las comunicaciones y el procedimiento de gestión de las informaciones que funciona bajo la autoridad de una persona responsable del Sistema.

Respuesta: información facilitada a las personas informantes sobre las medidas previstas o adoptadas para seguir la denuncia y los motivos del seguimiento mencionado.

Revelación pública o revelar públicamente: poner a disposición del público información sobre infracciones

Seguimiento: cualquier acción emprendida por la persona o el órgano colegiado responsable del Sistema de información o la persona responsable de gestionar el Sistema, a fin de valorar la exactitud de las alegaciones hechas en la comunicación de información y, en su caso, resolver la infracción comunicada, incluso mediante investigaciones internas, acciones judiciales, acciones de recuperación de fondos o el archivo del procedimiento.