BOLETÍN OFICIAL DE LAS ISLAS BALEARES

I

El turismo constituye una herramienta esencial para el cambio y reorientación de la sociedad actual hacia un mundo más resiliente y sostenible. La cantidad de recursos que son necesarios para el desarrollo de la actividad turística la convierten en una actividad que requiere planificación exhaustiva y continuada, para poder contribuir de forma eficaz a la consecución de los ODS (Objetivos de Desarrollo Sostenible) y la Agenda 2030.

Por otro lado, en 2023 se ha iniciado una clara recuperación del sector turístico donde poco a poco se van recuperando los datos prepandemia. Sin embargo, la escalada de tensión diplomática internacional a consecuencia de los conflictos bélicos acaecidos en Ucrania y en Israel, evoca la inestabilidad y falta de seguridad internacional, factores que pueden afectar directamente a los buenos resultados obtenidos en 2023 y alterar las previsiones para 2024. Todos estos factores inciden negativamente sobre los mercados emisores, provocando una elevada incertidumbre en la planificación de la próxima temporada turística.

Asimismo, los imprevisibles y cambiantes fenómenos atmosféricos y geológicos en los que la alteración climática es tangible, hacen necesario impulsar medidas y actuaciones concretas que ayuden a hacer realidad el cambio hacia la sostenibilidad sostenida de los destinos turísticos, especialmente sensibles a los cambios climáticos. Asimismo, la sociedad demanda una transformación encaminada a la optimización de los recursos existentes en busca del equilibrio de los mismos.

La Organización Mundial del Turismo (OMT) define el turismo sostenible como aquél que se orienta a satisfacer las necesidades de los turistas actuales, generando ingresos y bienestar social en el destino, pero, a la vez, que se protege y mejora las oportunidades del futuro. Es decir, está enfocado hacia la gestión de todos los recursos, de forma que se satisfagan las necesidades económicas y sociales, a la vez que se respete la integridad cultural, los procesos ecológicos esenciales, la diversidad biológica y los sistemas de apoyo de la vida.

El planteamiento de los proyectos involucrados en el turismo desde un criterio de sostenibilidad, requiere entender la actividad turística, no como un resultado de unas actuaciones concretas, sino como un modelo de gestión por procesos y procedimientos, impregnados de principio a fin por la esencia del respeto al entorno en el que se desarrollan ya las personas que los impulsan.

II

Respecto al marco regulador de esta convocatoria, la tramitación de los expedientes de patrocinio privado se realizará de acuerdo con lo establecido en el Anexo A de esta resolución y lo establecido en la Instrucción 2/2018 del director gerente del ATB por la que se establece la regulación específica y tramitación de los expedientes de los contratos privados de patrocinio que formalice la ATB (actual AETIB), de 5 de abril de 2018, previa ratificación del Consejo de Dirección de la ATB ( actual AETIB) de 5 de abril de 2018.

La Agencia de Estrategia Turística de las Illes Balears (AETIB), en virtud de lo establecido en el artículo 3 del Decreto 18/2018, de 22 de junio, por el que se reorganiza, reestructura y regula la Agencia de Estrategia Turística de las Illes Balears y modificado por el Decreto 4/2022, de 28 de febrero, tiene entre sus finalidades, la elaboración de la estrategia turística para la mejora del posicionamiento internacional de las Illes Balears. Uno de los objetivos de la AETIB es crear una oferta diferenciada que cree valor y que se dirija a segmentos específicos; además, las Illes Balears disponen de activos turísticos que deben ser recuperados, valorados y potenciados.

En el Plan de acción de la AETIB para el año 2024 uno de los objetivos establecidos es mantener y diversificar el origen de los mercados emisores en turismo, en base a la diversificación de la oferta y la desestacionalización del destino. Dentro de este objetivo están los patrocinios de grandes eventos, culturales y deportivos, de gran repercusión mediática y fuera de temporada alta.

Los patrocinios son una herramienta para la mejora del destino gracias a la inversión en actuaciones clave por el aumento de su competitividad dado que permiten ejercer un efecto tractor sobre la demanda turística y tienen un efecto dinamizador del sector privado. Contribuyen a la diversificación de la oferta del destino y posibilitan la generación de trabajo y actividad, favoreciendo la cohesión territorial y propiciando la desestacionalización del destino.

Para 2024, la estrategia de la AETIB es optimizar los recursos disponibles focalizando su esfuerzo en eventos culturales y deportivos. Con esta actuación, se establecen sinergias transversales entre las diferentes competencias que se gestionan desde la Consejería de Turismo, Cultura y Deportes de la que dependiente como órgano instrumental la AETIB.

Los eventos culturales y deportivos son experiencias motivadoras que atraen a turistas e impulsan el alargamiento de la temporada. Por tanto, la inversión en el patrocinio de eventos que se realicen en las Illes Balears, y la posicionen como destino cultural y deportivo, es una herramienta que ayudará al fomento de la oferta y al incremento de la competitividad del destino en los mercados emisores.

Asimismo, los grandes eventos, que se busca patrocinar con esta convocatoria, tendrán que reportar un alto grado de satisfacción a las personas residentes ya los turistas, representando una experiencia significativa que les haga más conscientes de los problemas de la sostenibilidad y fomente en ellos unas prácticas turísticas sostenibles.

Estas prácticas van en consonancia con la estrategia a nivel europeo y mundial que las diferentes entidades tanto públicas como privadas están llevando a cabo en los últimos años, donde la aplicación de medidas vinculadas a las tres dimensiones de la sostenibilidad, están presentes en su cadena de valor como parte más de la producción o generación del servicio.

En nuestro caso, como ente que gestiona la Estrategia de Sostenibilidad Turística en Destino, ponemos el énfasis en la actuación sobre el destino teniendo en cuenta sus características y necesidades y la dirigimos al conjunto del ecosistema turístico específico del destino, es por eso que estas actuaciones e iniciativas que provienen de los actores sociales deben tener un fuerte impacto en la mejora de la competitividad.

La voluntad de la AETIB es que la participación en esta convocatoria para la formalización de contratos privados de patrocinio con entidades privadas esté sujeta a los principios de publicidad, transparencia, concurrencia, objetividad, igualdad, no discriminación, eficacia y eficiencia de la utilización de los recursos públicos. La participación en esta convocatoria supone la aceptación de los términos y condiciones establecidos, que se anexan a esta resolución.

A efectos de esta convocatoria, son grandes eventos turísticos aquellos que presentan unas características diferenciadoras y particulares que hacen que su presencia en los medios de comunicación y, por tanto, la repercusión mediática sea elevadísima y con un alto impacto respecto a otros eventos, generando una notoriedad con una gran cobertura nacional e internacional que trasciende el ámbito local y posiciona el destino en el top of mind del público objetivo.

Por tanto, la AETIB considera que, para poder patrocinar eventos de este tipo, éstos deben tener una repercusión mediática mínima que debe ser muy elevada: 12 millones para la marca Illes Balears, 6 millones para la marca Mallorca, 2 millones para la marca Menorca, 2,5 millones para la marca Eivissa y 1,3 millones para la marca Formentera (euros).

Asimismo, el presupuesto destinado a estos eventos también es considerablemente más elevado, a fin de hacer frente a una actuación tan relevante. Por este motivo, se establecen unos presupuestos mínimos muy por encima de otros eventos: 3.000.000€ para la marca Illes Balears, 1.500.000€ para la marca Mallorca, 500.000€ para la marca Menorca, 625.000€ para la marca la marca Eivissa y 325.000€ para la marca Formentera.

La aportación en concepto de patrocinio por parte de la AETIB no podrá superar en ningún caso el 30% con relación al presupuesto de gasto del evento (impuestos incluidos) y del gasto real efectivo (impuestos incluidos) y se ajustará a los máximos establecidos en la convocatoria según el producto/subproducto al que se vincula el evento.

La convocatoria va dirigida a las entidades privadas (con ánimo de lucro o sin ánimo de lucro) y federaciones deportivas, con las que la AETIB realizará contratos de patrocinio privado para la ejecución de la actividad que desarrollan, y que, por su importancia y relevancia en cuanto al público que participa y su repercusión en los medios de comunicación, supondrán una gran repercusión de nuestras marcas turísticas.

Por todo ello, con la autorización previa del gasto para esta convocatoria, se aprueban, anexos a esta resolución, los pliegos de condiciones generales de la convocatoria y los anexos que la acompañan.

Resuelvo

Primero.- Aprobar la convocatoria pública para la tramitación de los expedientes de contratación que se deriven de las solicitudes de patrocinios de grandes eventos con entidades privadas que generen repercusión mediática para las marcas de las Illes Balears y la Agencia de Estrategia Turística de las Illes Balears (AETIB) durante el año 2024, que se adjuntan como ANEXO I en esta resolución.

Segundo.- Aprobar los pliegos de condiciones generales que deben regir la tramitación de los expedientes de contratación que se deriven de las solicitudes de patrocinios de grandes eventos con entidades privadas que generen repercusión mediática para las marcas de las Illes Balears y la Agencia de Estrategia Turística de las Illes Balears (AETIB) durante el año 2024, que se adjuntan como ANEXO A en esta resolución.

Tercero.- Aprobar los anexos ANEXO 1G, ANEXO 2G, ANEXO 3G, ANEXO 4G, ANEXO 5G, ANEXO 6G, ANEXO 7G, ANEXO 8G, ANEXO 9G, ANEXO 10G, ANEXO 11G, ANEXO B que se encuentran disponibles en la página la sede electrónica de la CAIB.

Tercero.-Ordenar la publicación en el BOIB de esta resolución.

Interposición de recursos

Contra esta resolución -que agota la vía administrativa- se puede interponer recurso potestativo de reposición ante el presidente de la AETIB en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente de su publicación en el BOIB, de acuerdo con lo que establecen el artículo 57 de la Ley 3/2003, de 26 de marzo, de régimen jurídico de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears (BOIB núm. 44, de 3 de abril) y el artículo 123 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de procedimiento administrativo común de las administraciones públicas (BOE núm. 236, de 2 de octubre).

También se puede interponer recurso contencioso administrativo ante el juzgado de lo contencioso administrativo, en el plazo de dos meses desde el día siguiente de la publicación en el BOIB, de acuerdo con lo que establece el artículo 46 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, de la jurisdicción contencioso-administrativa.

 

Palma a fecha de la firma electrónica (18 de diciembre de 2023)

El órgano de contratación de la AETIB María Isabel Sáez Sastre (Por Resolución del Presidente de la AETIB de 14 de agosto de 2023, de delegación de firma)

 

ANEXO I. Bases de la convocatoria pública para la tramitación de los expedientes de contratación que se deriven de las solicitudes de patrocinios con entidades privadas para grandes eventos culturales y deportivos que generen repercusión mediática mínima para las marcas de las Illes Balears y la Agencia de 'Estrategia Turística de las Illes Balears (AETIB), durante el año 2024.

1. ÁMBITO OBJETIVO, TIPOLOGÍA Y NECESIDADES A SATISFACER

El objeto de esta convocatoria, pública y abierta, es ofrecer la posibilidad de formalizar contratos privados de patrocinio con entidades privadas que lleven a cabo grandes eventos culturales y deportivos en las Illes Balears y que generen una elevada repercusión mediática y notoriedad para las marcas de Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera y/o Illes Balears y la AETIB, mejorando la competitividad y la sostenibilidad turística de las Illes.

Estos eventos se podrán desarrollar se tendrán que iniciar dentro de uno de los siguientes períodos: desde el 1 de enero al 30 de junio de 2024 y del 15 de septiembre al 31 de diciembre de 2024. Asimismo, el evento no podrá durar más de 12 días a contar desde la fecha de inicio del mismo y siempre deberá realizarse dentro del año 2024.

La intención con el patrocinio de estos grandes eventos culturales y deportivos es potenciar la estrategia turística de las Illes Balears a través del impulso económico y de imagen de marca para posicionar el destino en el top of mind del público objetivo. Los patrocinios de estos eventos, que deben estar vinculados directamente a la promoción de algunos de los productos turísticos definidos por la AETIB, se convierten en una plataforma muy útil y versátil que permite transmitir los valores inherentes a las marcas turísticas de Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera y/o Illes Balears de forma dinámica, cercana y directa al público objetivo.

Los patrocinios grandes eventos son una plataforma dinámica y polivalente que permite llegar al público objetivo y transmitir los valores inherentes a las marcas turísticas de Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera y/o Illes Balears de forma cercana y directa.

A efectos de esta convocatoria, son grandes eventos turísticos aquellos que presentan unas características diferenciadoras y particulares que hacen que su presencia en los medios de comunicación y, por tanto, la repercusión mediática sea elevadísima y con un alto impacto respecto a otros eventos, generando una notoriedad con una gran cobertura nacional e internacional que trasciende el ámbito local y posiciona el destino en el top of mind del público objetivo.

Todos los eventos deben estar siempre vinculados a una de las marcas de destino: Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera y/o Illes Balears. En caso de que el evento se desarrolle en más de una isla, y cumpla con los porcentajes de inversión indicados en el apartado 3, se considerará que se promociona y, por tanto, se vincula a la marca Illes Balears.

A continuación, se define qué considera la AETIB como eventos culturales y deportivos:

•   Definición de evento cultural: es toda aquella celebración, planificada y organizada previamente y directamente vinculada al sector de la cultura, donde se desarrollan actividades relacionadas con el arte entendido como la manifestación de la actividad humana mediante la cual se interpreta lo real o se plasma aquello que es imaginario con recursos plásticos, lingüísticos y/o audiovisuales, demostrando así unas habilidades, capacidades y/o destrezas.
•   Definición de evento deportivo: es toda aquella celebración, planificada y organizada previa y directamente vinculada al sector de los deportes, donde se desarrollan actividades relacionadas con el ejercicio físico sujeto a unas normas y se demuestran habilidades, capacidades, destrezas y/o fuerza física.

Asimismo, para poder optar al patrocinio, los grandes eventos, tendrán que cumplir con los siguientes requisitos:

1.1 Requisitos de los eventos

Se consideran grandes eventos susceptibles de obtener patrocinio aquellos que cumplan todos los siguientes requisitos generales:

A) Los que se ajusten a la definición de grandes eventos.

B) Que sean eventos cuyo promotor sea una empresa/entidad privada y/o una federación deportiva.

C) Que sean eventos culturales y/o deportivos y que fomenten la creación, diversificación y comercialización de estos productos estratégicos por la AETIB.

D) Que incluyan el desarrollo de actuaciones vinculadas a los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). Para que la propuesta pueda ser valorada, se establece como requisito que la entidad solicitante indique en el Anexo 2G un mínimo de 8 medidas relacionadas con los ODS entre las propuestas por la AETIB. Dado que estas medidas tendrán que ser efectivamente llevadas a cabo durante el desarrollo del evento, la AETIB comprobará su correcta ejecución en la fase de justificación.

E) Que el evento esté avalado por otras entidades públicas según se detalla en el apartado 6.2.

F) Que el evento se inicie dentro de uno de los siguientes períodos: desde el 1 de enero al 30 de junio de 2024 y del 15 de septiembre al 31 de diciembre de 2024. Asimismo, el evento no podrá durar más de 12 días a contar desde la fecha de inicio del mismo y siempre deberá realizarse dentro del año 2024.

G) El ámbito territorial de esta convocatoria se circunscribe a los eventos que se desarrollan de forma efectiva en el territorio de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears.

i. En el caso de eventos deportivos conformados por etapas en diferentes localizaciones, donde las Illes Balears son una más dentro del circuito del evento, tan sólo se podrá tener en cuenta el presupuesto de gasto proporcional correspondiente a la etapa que se lleva a cabo en las Illes.

ii. En el caso de regatas, se podrán patrocinar aquellas que empiecen o finalicen en un puerto de las Illes Balears, así como aquellas que se desarrollen en su totalidad en las Illes.

iii. En el caso de eventos online, éstos estarán obligados a también desarrollarse física y simultáneamente en una localización situada en las Illes Balears.

H) Que el nombre del evento incluya la marca de destino a la que se quiere vincular el patrocinio, o bien, en caso de que, el evento forme parte de una cadena de eventos, que éste publicite la marca de destino en la cadena de actuaciones.

I) Que el evento cumpla con los requisitos mínimos de repercusión mediática y presupuesto de gasto. Según la marca a la que se vincule el evento, los criterios son:

  Repercusión mediática total mínima del evento (RMTE) -inversión publicitaria -a precio de tarifa oficial- y clipping-.

  Repercusión mediática en medios nacionales e internacionales mínima del evento (RMNIE) -inversión publicitaria -a precio de tarifa oficial- y clipping. Fuera de las Illes Balears.

  Presupuesto de gasto mínimo total destinado a la ejecución del evento.

 

MARCA	REPERCUSIÓN MEDIÁTICA* TOTAL MÍNIMA (RMTE)	REPERCUSIÓN MEDIÁTICA* NACIONAL + INTERNACIONAL MÍNIMA (RMNIE)	PRESUPUESTO DE GASTO** MÍNIMO
ILLES BALEARS	12.000.000 €	6.000.000 €	3.000.000 €
MALLORCA	6.000.000 €	3.000.000 €	1.500.000 €
MENORCA	2.000.000 €	1.000.000 €	500.000 €
IBIZA	2.500.000 €	1.250.000 €	625.000 €
FORMENTERA	1.300.000 €	650.000 €	325.000 €

 

*Impuestos excluidos

**Impuestos incluidos

 

En el caso de eventos que incluyan alguna de las acciones excluidas en los puntos 9 del apartado 1.2 del Anexo I de esta convocatoria, tan sólo se podrá patrocinar la parte del evento correspondiente a las acciones que la AETIB puede patrocinar. Asimismo, también deberá aplicarse este criterio al presupuesto del gasto, descontando la parte correspondiente a la acción excluida.

La AETIB se reserva la potestad de realizar a posteriori una comprobación de la justificación económica por muestreo aleatorio del total de la parte económica, y en concreto de las declaraciones/certificados emitidos respecto a la doble financiación de los eventos.

J) Entre todas las entidades organizadoras del evento, entre las que se encontrará la entidad adjudicataria, se comprometen a contratar una campaña de publicidad para la promoción y difusión del evento, con la presencia de las marcas/logotipos del evento AETIB, valorada al menos en un 3% sobre el presupuesto previsto impuestos incluidos.

La valoración de este porcentaje se realizará a precio de tarifa oficial impuestos excluidos.

K) Que el evento no reciba entre todas las entidades de carácter público o con participación pública en concepto de patrocinios/ayudas/subvenciones/colaboraciones un importe superior al 70% en relación con la partida de gasto real del evento.

L) Que el evento no reciba ningún patrocinio/ayuda/colaboración económica para la publicidad o promoción de un destino turístico diferente a los existentes en la Comunidad Autónoma de las Illes Balears.

En la fase de justificación del evento se comprobará que los requisitos mínimos han sido alcanzados.

Con el cumplimiento de estos requisitos, los grandes eventos incrementarán la calidad de la oferta turística y del producto turístico. Asimismo, impulsarán la competitividad, la diversificación y el posicionamiento del destino.

1.2 Exclusiones

Quedan excluidos de esta convocatoria aquellos grandes eventos que no cumplan con la estrategia turística de la AETIB y concretamente con los siguientes puntos:

1.- Eventos que no cumplan los requisitos mínimos y/o condiciones establecidas en esta convocatoria.

2.- Proyectos y acciones que no se puedan clasificar como grandes eventos.

3.- Eventos con contenido político o religioso.

4.- Eventos con contenido discriminatorio de cualquier índole o que enaltece actitudes violentas, homófobas, de odio o sexistas, que atente contra la igualdad de género. Este punto se hace extensivo a la publicidad de los eventos, en los que queda prohibida cualquier referencia machista, que muestre a la mujer en roles y estereotipos sexistas contrarios a los ideales de la igualdad.

5.- Eventos que atenten contra cualquiera de los principios y valores democráticos.

6.- Eventos que vayan en contra de la imagen que la AETIB quiere trasladar respecto de sus marcas y los destinos que las conforman.

7.- Patrocinios solicitados por entidades, la actividad económica principal de las cuales sea agencia de publicidad o medios de comunicación.

8.- Eventos que reciban ayudas/colaboraciones de casas de apuestas y/o juegos de azar, bebidas alcohólicas de más de 20º, marcas de tabaco y/o cigarrillos electrónicos.

9.- Ferias, mercados, encuentros, jornadas, congresos, simposios, foros, exposiciones, talleres, workshops, fam-trips, press-trips, eventos centrados en la entrega de premios (no como consecuencia del desarrollo normal de un evento) o acciones similares a las anteriormente descritas.

10.- Patrocinios a clubes deportivos, cuando aquéllos tengan la finalidad de patrocinar al equipo o equipos que forman parte del Club.

11.- Equipos deportivos.

12.- Las entidades u organismos públicos en general, y más concretamente los pertenecientes al Gobierno de las Illes Balears, a los Consejos Insulares y a ayuntamientos.

13.- Las entidades que no se encuentren al corriente del pago de las obligaciones económicas contraídas con la AETIB, al corriente de las obligaciones tributarias con la CAIB, con el Estado y con la Seguridad Social.

14.- Los eventos que en la justificación de las dos anualidades anteriores hayan incurrido en alguno de los siguientes hechos:

 

i. No justificar en tiempo y forma, incumpliendo con las obligaciones propias de los beneficiarios de subvenciones o patrocinios otorgados por la AETIB.

ii. Justificar menos del 50% de la repercusión mediática RMTIB.

 

15.- Eventos que ya hayan obtenido algún patrocinio/colaboración/subvención/ayuda por parte de la AETIB para la misma edición.

2. PRINCIPIOS GENERALES DE LA CONVOCATORIA

Esta convocatoria pública se lleva a cabo en base a los principios de publicidad, transparencia, concurrencia, objetividad, cooperación, igualdad, no discriminación, eficacia y eficiencia en la utilización de los recursos públicos para el desarrollo del objeto del evento que mejore la competitividad turística de las Illes.

Esta convocatoria parte de la base de que son los promotores del evento quienes asumen la organización y sus costes. Por eso, solicitan una aportación para apoyar la celebración del evento, ya que consideran que tiene repercusión turística y que la aportación pública mejorará la rentabilidad del evento, en concepto de imagen y notoriedad.

3. PRESUPUESTO DE LA CONVOCATORIA

La presente convocatoria tiene un presupuesto máximo de 1.800.000 € (impuestos incluidos) financiados de la siguiente forma:

•   Importe máximo de 1.800.000€ (impuestos incluidos) en el Capítulo VI – Inversiones Reales del presupuesto de la AETIB para el ejercicio 2024.

En caso de que la partida reservada sea insuficiente, ésta podrá ser ampliada, a criterio de la dirección, en función de la disponibilidad presupuestaria.

Asimismo, en caso de que a fecha 1 de septiembre de 2024 no se haya agotado la totalidad de la disponibilidad presupuestaria, la AETIB podrá disponer de los remanentes, que serán destinados a otros proyectos según las necesidades, teniendo en cuenta la partida presupuestaria y capítulo al que fueron asignados.

Según el tipo de evento los importes máximos que adjudicará la AETIB en concepto de patrocinio son los que se detallan a continuación, aunque, en cualquier caso, nunca podrá superar el 30% con relación al presupuesto de gasto del evento (impuestos incluidos) y del gasto real efectivo (impuestos incluidos).

TIPO DE EVENTO		IMPORTE** MÁXIMO DEL PATROCINIO (hasta)	% MÁXIMO PATROCINIO RESPETO DEL PRESUPUESTO DE GASTO**
CULTURAL		450.000 €	30%
DEPORTIVO	Tenis	500.000 €
	Ciclismo en carretera	450.000 €
	Otros deportes	300.000 €

 

*Podrá optar a estar vinculado a la marca Illes Balears sólo aquel evento que se desarrolle de forma efectiva en más de una isla. En el caso de eventos que se desarrollen en dos islas: debe acreditarse que, como mínimo un 30% del presupuesto de gasto total del evento, se destina a acciones que se desarrollan en una isla, y uno 30% por lo menos en la otra isla. En caso de tres islas: al menos un 25% en cada una de las tres islas. En caso de cuatro islas: al menos un 15% en cada una de las cuatro islas.

Para eventos online, la marca de destino será la correspondiente a la localización física donde el evento se desarrolle de forma simultánea.

**Impuestos incluidos

Las entidades privadas interesadas en participar en esta convocatoria podrán solicitar un patrocinio dentro de los límites establecidos en la tabla superior, de acuerdo con el tipo de evento a desarrollar.

El importe del patrocinio solicitado nunca podrá superar el 30% respecto al presupuesto de gasto indicado en el Anexo 1G (impuestos incluidos) y tampoco podrá superar el máximo establecido por tipos de evento. Asimismo, tampoco se podrá superar en la fase de justificación con relación al gasto real efectivo.

3.1 Territorialización

Con el fin de cumplir con la territorialización entre islas, se dedicará un porcentaje mínimo a los eventos por isla, de acuerdo con el siguiente cuadro:

MALLORCA 50,92% MENORCA 17,23% IBIZA 20,78% FORMENTERA 11,07%

En caso de que el 15 de febrero de 2024 no se hayan agotado los presupuestos correspondientes a los porcentajes por islas, el importe remanente se destinará a los eventos solicitantes al margen de esta territorialización.

4. ÁMBITO SUBJETIVO

Pueden ser beneficiarios de esta convocatoria pública las personas jurídicas privadas organizadoras de los eventos presentados que se ajusten al objeto y cumplan los requisitos de esta convocatoria.

En esta convocatoria, una misma entidad puede presentar hasta 2 eventos por marca vinculada, pero nunca más de una empresa, entidad o grupo empresarial puede solicitar patrocinios para el mismo evento.

En el supuesto de que dos entidades diferentes soliciten el patrocinio para un mismo evento, tan sólo se valorará la primera de las propuestas presentadas, según el registro de entrada, mientras que la otra propuesta quedará excluida.

En el supuesto de entidades que gestionen varios eventos, deben presentar una solicitud para cada uno de los eventos para que soliciten el patrocinio, salvo si éstos conforman un programa único de diversas actuaciones.

5. SOLICITUD: PLAZO Y PUESTO DE PRESENTACIÓN

A. El plazo para la presentación de las solicitudes de patrocinio permanecerá abierto desde el día siguiente de la publicación de esta resolución en el BOIB, hasta agotar la dotación económica y, en cualquier caso, hasta el 1 de octubre de 2024.

Las entidades tendrán que presentar toda la documentación necesaria para su tramitación con un mínimo de 60 días naturales de antelación a la fecha de inicio del evento y, en todo caso, siempre antes de la fecha límite de presentación de sol solicitud del 1 de octubre de 2024. La tramitación de las solicitudes se realizará por orden de entrada en el registro. En caso de incumplimiento del plazo, la solicitud quedará excluida, a excepción de:

• Los eventos que se inician del 1 de enero al 31 de enero de 2024, por temas de operatividad de la convocatoria, tendrán que presentar la solicitud como máximo día 29 de diciembre de 2023 (incluido). Estos eventos tendrán prioridad sobre el resto de solicitudes y, por tanto, se valorarán por orden de registro de entrada antes de los eventos con fecha de iniciación posterior.
• Los eventos que se inician del 1 de febrero al 29 de febrero de 2024, por temas de operatividad de la convocatoria, tendrán que presentar la solicitud como máximo día 8 de enero de 2024 (incluido). Estos eventos tendrán prioridad sobre el resto de solicitudes y, por tanto, se valorarán por orden de registro de entrada antes de los eventos con fecha de iniciación posterior.

B. Las solicitudes deben presentarse exclusivamente de forma telemática, a través del trámite específico que se pone a disposición de los interesados ​​en la página web de la Agencia de Estrategia Turística de las Illes Balears y en la Sede Electrónica del Gobierno de las Illes Balears. No se considerarán válidas las solicitudes telemáticas a través de otro medio electrónico que no sea el citado trámite específico.

Es obligatorio realizar un único registro por solicitud. En caso de más de un registro por solicitud, sólo se aceptará el primer registro realizado.

En caso de que la documentación a entregar supere los 10MB y/o los 10 archivos, se deberá indicar en el Anexo 1G (dentro del espacio destinado para esta finalidad) un enlace de descarga que deberá estar operativo como al menos durante 60 días, a fin de facilitar la descarga por parte de la AETIB.

En caso de que el enlace de descarga de la documentación esté deshabilitado dentro del indicado plazo, se podrá requerir para su subsanación concediéndole un plazo de 3 días hábiles, a contar desde el día siguiente a la recepción del requerimiento, con la advertencia expresa de que, en caso de no hacerlo así, se procederá a valorar la solicitud de patrocinio con la documentación que se disponga en ese momento, sin posibilidad de subsanación.

6. PRESENTACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Para la presentación de la documentación, deberá tenerse en cuenta:

a) La solicitud debe ir acompañada de la documentación que se relaciona en este mismo apartado correspondiente a la documentación administrativa y técnica que se revisarán en cada una de las fases.

b) Los anexos que se adjuntan en el Anexo A de los pliegos estarán a disposición de los interesados ​​en la página web de la Agencia de Estrategia Turística de las Illes Balears y en la Sede Electrónica del Gobierno de las Illes Balears.

c) Los documentos digitales deberán estar firmados por el representante legal de la entidad solicitante con firma digital válida (firma electrónica), que permita la verificación de la identidad de éste, a través de un certificado calificado que garantice una seguridad equivalente a la firma manuscrita.

d) Los interesados ​​tendrán que presentar su solicitud y documentación administrativa y técnica según los modelos anexos que se adjuntan en el Anexo A de los pliegos.

e) No se aceptará documentación manuscrita, sin formato, que modifique o altere la estructura de los anexos y/o con errores, por tanto, estas propuestas serán excluidas. Tampoco se aceptarán aquellas que no utilicen los modelos anejos a los pliegos.

f) Los eventos presentados se valorarán por orden de entrada en el registro, a excepción de los eventos indicados en el apartado 5, punto A) del Anexo I de esta convocatoria.

g) Los anexos y/o documentación administrativa y técnica tendrán que identificar si forman parte de la fase administrativa o técnica. Por este motivo, al principio del nombre del archivo se incluirá:

• En caso de los modelos anexos: el propio nombre del anexo (Anexo 1G, Anexo 2G, Anexo 7G, Anexo 10G, Anexo B)
• En caso de otros documentos:

i. Documentos administrativos: ADM

ii. Documentos técnicos: TEC

 

h) En caso de deficiencias en el documento de solicitud, se podrá requerir para su subsanación, con un plazo de 10 días hábiles, a contar desde el día siguiente a la recepción del requerimiento, con la advertencia expresa de que, en caso de no hacerlo así, se considerará desistida y se archivará su solicitud, según lo dispuesto en el artículo 68 de la Ley 39/2015.

i) En caso de falta de algún documento de obligatoria entrega, administrativa o técnica (Anexo 2G, Plano de ubicación, Anexo 7G, Anexo 10G), se requerirá con un plazo de 3 días hábiles, a contar desde el día siguiente a la recepción del requerimiento, conforme a los apartados 6.2 y 6.3 del Anexo I de esta convocatoria.

j) En caso de que se agote el presupuesto asignado y siempre que no haya expirado la vigencia de la convocatoria, pueden continuar registrándose solicitudes en lista de reserva provisional que deben ser atendidas por riguroso orden de entrada, supeditadas al hecho que se produzcan desestimaciones, revocaciones y/o renuncias de las solicitudes de patrocinio previas que puedan liberar presupuesto o que se incorpore nuevo presupuesto a la convocatoria. En ningún caso la presentación de una solicitud en la lista de reserva provisional generará ningún derecho para el solicitante hasta que no se resuelva la solicitud.

A continuación, se detalla la documentación de obligada entrega para su tramitación.

6.1. Solicitud de patrocinio

Las solicitudes deben presentarse exclusivamente de forma telemática, a través del trámite específico que se pone a disposición de los interesados ​​en la página web de la Agencia de Estrategia Turística de las Illes Balears y en la Sede Electrónica del Gobierno de las Illes Balears. No se considerarán válidas las solicitudes telemáticas a través de otro medio electrónico que no sea el citado trámite específico.

La solicitud deberá incluir los datos mínimos básicos para poder tramitarse, en caso de que éstos sean insuficientes, se requerirá para su subsanación en un plazo de 10 días hábiles a contar desde el día siguiente a la recepción del requerimiento con la advertencia expresa de que, en caso de no hacerlo así, se considerará desistida y se archivará su solicitud, según lo dispuesto en el artículo 68 de la Ley 39/2015.

La entrega de la solicitud por sí misma no será objeto de valoración, sino que servirá únicamente como documento formal de solicitud.

Con la solicitud se entregará la documentación administrativa y técnica que a continuación se describe y que se considera de obligada entrega.

6.2. Documentación Administrativa: Documentación relacionada con la entidad solicitante

En el caso de personas físicas y jurídicas españolas:

- ANEXO 1G: Datos fundamentales para la tramitación. Datos del evento necesarios para evaluar la viabilidad de la solicitud.

• Nombre del evento
• Fecha(s) de ejecución
• Marca de destino al que se vincula el patrocinio
• Presupuesto de gasto total del evento (impuestos incluidos)
• Importe solicitado a la AETIB en concepto de patrocinio (impuestos incluidos)

Los datos contenidos en este documento regirán la valoración de la solicitud y prevalecerán sobre cualquier otro documento entregado y, por tanto, no se podrán modificar ni subsanar. En caso de no cumplimentar todos los datos solicitados en este documento, el patrocinio quedará excluido.

• Certificado de inscripción en el registro correspondiente (registro de asociaciones, registro mercantil u otro, dependiendo de tipo entidad), donde deberá constar la actividad económica efectivamente desarrollada en la fecha de la solicitud.
• Estatutos de la entidad depositados en el citado registro, o debidamente inscritos en el Registro Mercantil, en su caso.
• Documentación acreditativa del representante legal de la entidad solicitante para actuar en su nombre, así como de su DNI.
• Tarjeta de identificación fiscal de la entidad solicitante.
• Alta de la declaración censal del inicio de la actividad, alta del IAE en la que conste el epígrafe correspondiente.

En virtud del Decreto 6/2013, de 8 de febrero, de medidas de simplificación documental de los procedimientos administrativos, las entidades que hayan formado parte de un proceso selectivo en la AETIB pueden presentar el Anexo B que se adjunta en el que debe indicarse el número de expediente donde se encuentra la documentación administrativa, siempre que no haya sufrido ninguna modificación o la documentación presentada no haya agotado su vigencia.

El resto de documentación que a continuación se relaciona acompañará a la solicitud y será de obligada entrega:

• Declaración responsable de no incurrir en las prohibiciones para contratar con la administración según el artículo 71 de la LCSP. Esta declaración responsable, u otro documento, debe incluir la manifestación expresa de que la empresa no incurre en ninguno de los supuestos a que se refiere la Ley 2/1996, de 19 de noviembre, de incompatibilidades de los miembros del Gobierno y de los altos cargos de la CAIB.
• Acreditación conforme está al corriente de las obligaciones tributarias con la Administración autonómica, Estatal y la Seguridad Social, emitidas por los organismos competentes.
• Declaración responsable conforme se está al corriente de pagos con la AETIB así como de la justificación de contratos de patrocinio con la AETIB anteriores. Esta declaración será comprobada de oficio por la Sección Económica de la AETIB. En caso de que se constatara la existencia de deudas pendientes o la incorrecta justificación sin renuncia expresa previa al inicio del período de justificación, se considerará motivo de exclusión de la participación en la convocatoria de patrocinio.
• Declaración responsable en la que se haga constar si ha recibido y/o solicitado ayudas o colaboraciones de instituciones públicas o privadas para realizar el evento con el que podrá colaborar la AETIB y debe remitirse un certificado para cada ayuda recibida por parte de las administraciones públicas, que detalle la financiación otorgada.
• Declaración responsable conforme la entidad no tiene expediente sancionador abierto con AETIB.
• Acreditación conforme el evento esté avalado por corporaciones locales, insulares, autonómicas, nacionales o internacionales.
• Documento acreditativo de estar inscrito en el DRIAT (declaración responsable de inicio de actividad turística), en caso de que la entidad esté obligada, en caso contrario deberá aportar declaración responsable de este extremo.
• Declaración de la veracidad de los datos bancarios, que se podrá descargar en el siguiente enlace: http://www.caib.cat/govern/sac/fitxa.do?codi=1714109&coduo=32&lang=es

En el caso de personas jurídicas no españolas con actividad en España:

En el supuesto de que la entidad pertenezca a un estado miembro de la UE, la capacidad jurídica de la empresa se acreditará mediante la presentación de constitución de la entidad de acuerdo con la normativa de su país, haciendo constar los estatutos de la misma y la acreditación correspondiente, así como fotocopia compulsada del CIF, ambos traducidos por intérprete jurado o traducción oficial y apostillada de acuerdo con el convenio de La Haya de 1961.

En caso de que la entidad pertenezca a un estado que no es miembro de la UE, la capacidad jurídica de la entidad se acreditará, mediante la documentación relativa a la sucursal o filial en España de la entidad o en cualquier país perteneciente a la Unión Europea, debidamente inscrita en el registro correspondiente y fotocopia compulsada del CIF. La documentación debe presentarse traducida por traductor jurado. De conformidad con el Reglamento (CE) nº 1008/2008.

En cualquiera de los dos casos anteriores, deberá acreditarse la capacidad de la persona que representa a la entidad solicitante legalmente para actuar en su nombre, así como deberá presentar una copia compulsada de su pasaporte/DNI/NIE, traducido por intérprete jurado o mediante una traducción oficial y apostillada de acuerdo con el convenio de La Haya de 1961.

Las empresas no españolas de estados miembros de la Unión Europea y los restantes empresarios extranjeros tendrán que acreditar la documentación que acompañará a la solicitud y será de obligada entrega i que se detalla a continuación:

- ANEXO 1G: Datos fundamentales para la tramitación. Datos del evento necesarios para evaluar la viabilidad de la solicitud.

• Nombre del evento
• Fecha(s) de ejecución
• Marca de destino al que se vincula el patrocinio
• Presupuesto de gasto total del evento (impuestos incluidos)
• Importe solicitado a la AETIB en concepto de patrocinio (impuestos incluidos)

Los datos contenidos en este documento regirán la valoración de la solicitud y prevalecerán sobre cualquier otro documento entregado y, por tanto, no se podrán modificar ni subsanar. En caso de no cumplimentar todos los datos solicitados en este documento, el patrocinio quedará excluido.

• Testimonio judicial, certificación administrativa o declaración responsable, de no incurrir en las prohibiciones para contratar con la administración según el ordenamiento jurídico español y por analogía con el ordenamiento del Estado al que pertenece. Esta declaración responsable u otro documento debe incluir la manifestación expresa de que la empresa no incurre en ninguno de los supuestos, a lo que se refiere la Ley 2/1996, de 19 de noviembre, de incompatibilidades de los miembros del Gobierno y de los altos cargos de la CAIB.
• Declaración responsable en la que se haga constar si ha recibido y/o solicitado ayudas o colaboraciones de instituciones públicas o privadas para realizar el evento con el que podrá colaborar la AETIB y debe remitirse un certificado para cada ayuda de las administraciones públicas, que detalle la financiación otorgada.
• Alta de la declaración censal, del inicio de actividad y alta del impuesto de actividades económicas, o documento equivalente del país de origen. En caso de no existir documentación equivalente deberá representarse una declaración responsable dejando constancia de este hecho. También deberá constar la actividad económica efectivamente desarrollada en la fecha de la solicitud.
• Acreditación de que la sucursal/filial, en su caso, se encuentra al corriente de las obligaciones tributarias con la Administración autonómica, estatal y la Seguridad Social, mediante la presentación de la certificación oportuna, emitida por el órgano competente. En caso de que se tratara de un agente autorizado para actuar en nombre de la entidad no residente que opere mediante una oficina de representación, deberá aportar la correspondiente certificación acreditativa de estar al corriente de pago con la Administración del estado, la autonómica y la Seguridad Social, emitida por el órgano competente.
• Declaración responsable conforme se está al corriente de pagos con la AETIB, así como de la justificación de contratos de patrocinio con la AETIB anteriores. Esta declaración será comprobada de oficio por la Sección Económica de la AETIB. En caso de que se constatara la existencia de deudas pendientes o la incorrecta justificación sin renuncia expresa previa al inicio del período de justificación, se considerará motivo de exclusión de la participación en la convocatoria de patrocinio.
• Acreditación conforme el evento esté avalado por corporaciones locales, insulares, autonómicas, nacionales o internacionales.
• Declaración de la veracidad de los datos bancarios, que se podrá descargar en el siguiente enlace: http://www.caib.cat/govern/sac/fitxa.do?codi=1714109&coduo=32&lang=es

En virtud del Decreto 6/2013, de 8 de febrero, de medidas de simplificación documental de los procedimientos administrativos, las entidades que hayan formado parte de un proceso selectivo en la AETIB pueden presentar el Anexo B que se adjunta, en el que debe indicarse el número de expediente donde se encuentra la documentación administrativa siguiente, siempre que no haya sufrido ninguna modificación o la documentación presentada no haya agotado su vigencia.

La "documentación administrativa" será única en caso de que una misma entidad presente diferentes propuestas técnicas.

6.3. Documentación técnica

Los solicitantes tendrán que entregar la siguiente documentación, que será de obligada entrega, y que acompañará a la solicitud:

- ANEXO 2G: Información del evento y oferta en relación con los criterios de negociación. Resumen de la propuesta técnica cumplimentada y firmada electrónicamente en formato PDF. Aquellos criterios de negociación o cualquier otra información que no se detallen en el Anexo 2G no será valorada.

En el Anexo 2G debe insertarse un plano del recinto o lugar donde se desarrolla el evento, indicando la ubicación prevista de la marca turística y logotipos institucionales cumpliendo con el Manual de uso de las marcas de la AETIB (en el caso de carreras, también se incluirá un plano del recorrido con ubicación prevista de las marcas/logotipos de la AETIB). Sin el/los plano/s, no se podrán valorar las contraprestaciones, ya que forma/en parte de éstas, por tanto, es de obligada entrega.

Además, deberá entregarse la documentación que se detalla en cada uno de los aparatos del Anexo 2G.

- ANEXO 10G: Óptico de la campaña publicitaria fase de solicitud. Detalle de la campaña prevista cuantificado en euros. Deberá indicarse la previsión en relación con la campaña de publicidad para la promoción y difusión del evento con la presencia de las marcas/logotipos de la AETIB ajustados al Anexo 8G, valorada como mínimo en un 3% sobre el presupuesto previsto impuestos incluidos, establecido como requisito mínimo en el apartado 1.1 J) del Anexo I de esta convocatoria.

En caso de que la entidad quiera mejorar su oferta con relación al mínimo establecido, ésta deberá dejar constancia en el Anexo 10G mediante el porcentaje de inversión con relación al presupuesto de gasto. Como máximo se tendrán en cuenta 2 decimales. 

El importe acordado a consecuencia de la fase de negociación, será el importe que la entidad solicitante deberá acreditar en la fase de justificación, mediante el óptico real ejecutado Anexo 11G. De este hecho se deberá dejar constancia en el expediente indicando el nuevo porcentaje mínimo a justificar en relación con el gasto real del evento.

- ANEXO 7G: Briefing de comunicación. Información y estructura de contenidos necesaria para la comunicación del evento a los medios de comunicación de la AETIB (en formato pdf firmado electrónicamente). Adjunto a este anexo se tendrán que entregar las imágenes y/o vídeos sugeridos para su publicación.

Estos medios son:

•   Los portales web illesbalears.travel / illessostenibles.travel
•   Perfiles promocionales en redes sociales (facebook/twitter/instagram/youtube)
•   Newsletter mensual: AETIB News

Dada la diversidad de los eventos que se pueden patrocinar, la definición o versión definitiva de los contenidos y el alcance de su publicación en medios de la AETIB y del propio patrocinado, se fijarán por los técnicos del Servicio de Comunicación de la AETIB una vez firmado el contrato.

Estos documentos (Anexo 2G, Plano del recinto/recorrido con ubicación prevista de marcas/logotipos, Anexo 7G, Anexo 10G) son de obligada entrega junto con la solicitud. En caso de no adjuntarse alguno de ellos, se requerirá a la entidad interesada, concediéndole un plazo de 3 días hábiles, a contar desde el día siguiente a la recepción del requerimiento, para la presentación de la documentación requerida, con la advertencia expresa de que, en caso de no hacerlo así, se considerará desistida y se archivará su solicitud, según lo dispuesto en el artículo 68 de la Ley 39/2015. En ningún caso se podrá subsanar su contenido.

El contenido de los anexos de obligada entrega (Anexo 2G, Plano del recinto/recorrido con ubicación prevista de marcas/logotipos, Anexo 7G, Anexo 10G) no se podrá subsanar, es decir, una vez entregados estos documentos, su contenido no se podrá modificar, a excepción de las modificaciones a consecuencia de la reunión de negociación o mediante aclaración; y a excepción del cambio de la ubicación de las marcas/logotipos de la AETIB en el/los plano/s a petición de la AETIB, ya que éste/s forma/en parte de las contraprestaciones. Estas modificaciones se harán constar en el expediente.

 

ANEXO A Pliegos de condiciones generales que deben regir la tramitación de los expedientes de contratación que se derivan de las solicitudes de patrocinios con entidades privadas para grandes eventos culturales y deportivos que generen repercusión mediática mínima para las marcas de las Illes Balears y la Agencia de Estrategia Turística de las Illes Balears (AETIB), durante el año 2024.

1. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA FORMALIZACIÓN DE LOS PATROCINIOS PRIVADOS

La tramitación administrativa para la formalización de los contratos de patrocinio se realizará de acuerdo con lo establecido en la Instrucción 2/2018 del director gerente de la ATB (actual AETIB) por la que se establece la regulación específica y tramitación de los expedientes de los contratos privados de patrocinio que formalice la ATB (actual AETIB) de 5 de abril de 2018, previa ratificación del Consejo de Dirección de la ATB (actual AETIB) de 5 de abril de 2018.

En caso de que la solicitud de patrocinio sea por un importe igual o inferior a los 14.999,99 € (impuestos excluidos), es decir, 18.149,98 € (impuestos incluidos) se procederá de acuerdo con lo establecido en el artículo 118 de LCSP y la Instrucción 1/2020, del director de la AETIB por la que se establece la regulación específica y la tramitación de los expedientes de los contratos menores que formalice la AETIB.

En caso de que la solicitud de patrocinio sea por un importe superior a los 14.999,99 € (impuestos excluidos), es decir, 18.149,98 € (impuestos incluidos), se procederá de acuerdo con lo que se establece en la Instrucción 2/2018 del director gerente de la ATB (actual AETIB) por la que se establece la regulación específica y la tramitación de los expedientes de los contratos privados de patrocinio que formalice la ATB (actual AETIB). En este caso, deberá aportarse por parte del solicitante una declaración responsable que acredite las razones técnicas o artísticas o los motivos por los que sólo pueda encomendarse a un empresario determinado.

1.1 FASE ADMINISTRATIVA: revisión de la documentación administrativa

El Servicio Jurídico de la AETIB examinará la documentación administrativa según el orden de registro de entrada de las solicitudes, con la salvedad de lo establecido en el apartado 5. A) del Anexo I de la convocatoria.

En caso de que sea necesaria la subsanación de algún documento de carácter administrativo, el órgano de contratación o la unidad administrativa de contratación requerirá a la entidad interesada, la documentación administrativa que falte, concediéndole un plazo de 3 días hábiles , a contar desde el día siguiente a la recepción del requerimiento, para la presentación de la documentación requerida, con la advertencia expresa de que, en caso de no hacerlo así, se considerará desistida y se archivará su solicitud, según lo dispuesto en el artículo 68 de la Ley 39/2015.

El requerimiento de la documentación se realizará por medios telemáticos, quedando constancia de ello en el expediente.

1.2 FASE TÉCNICA: revisión de la documentación técnica

Una vez finalizada la revisión de la documentación administrativa el servicio técnico elaborará el informe oportuno en relación con la propuesta técnica presentada, para determinar el cumplimiento o no de los requisitos técnicos exigidos de acuerdo con lo que se establece en estos pliegos.

En caso de falta de algún documento de obligada entrega correspondiente a la documentación técnica (Anexo 2G, Plano del recinto/recorrido con ubicación prevista de marcas/logotipos, Anexo 7G, Anexo 10G), el órgano de contratación o la unidad administrativa de contratación requerirá con un plazo de 3 días hábiles, a contar desde el día siguiente a la recepción del requerimiento, con la advertencia expresa de que, en caso de no hacerlo así, se considerará desistida y se archivará su solicitud, según lo dispuesto en el artículo 68 de la Ley 39/2015.

a) El requerimiento de la documentación se realizará por medios telemáticos de forma que quedará constancia en el expediente.

b) Sólo se considerará válida la enmienda de deficiencias o aclaraciones presentada a través del medio telemático específico puesto a disposición de los interesados ​​en la página web de la Agencia de Estrategia Turística de las Illes Balears y en la Sede Electrónica del Gobierno de las Illes Balears.

El contenido de los anexos de obligada entrega (Anexo 2G, plano del recinto/recorrido con ubicación prevista de marcas/logotipos, Anexo 7G, Anexo 10G) no se podrá subsanar, es decir, una vez entregados estos documentos, su contenido no se podrá modificar, a excepción de las modificaciones a consecuencia de la reunión de negociación o mediante aclaración; y a excepción del cambio de la ubicación de las marcas/logotipos de la AETIB en el/los plano/s a petición de la AETIB, ya que éste/s forma/en parte de las contraprestaciones. Estas modificaciones se harán constar en el expediente.

A fin de que la propuesta pueda ser valorada, se establece como requisito que la entidad solicitante indique en el Anexo 2G un mínimo de 8 criterios relativos a los ODS propuestos, en caso contrario, la solicitud quedará excluida. El cumplimiento de estos criterios se comprobará en la fase de justificación.

En caso de que el importe solicitado sea superior a los 14.999,99 € (impuestos excluidos), es decir 18.149,98 € (impuestos incluidos), el área/técnico designado, tal y como recoge la Instrucción 2/2018, realizará un pliego específico de patrocinio (pliegue previo -en esta convocatoria- y pliego definitivo) en función del evento a patrocinar, en el que deben quedar recogidas las contraprestaciones que se propone que reciba la AETIB en función del importe que se solicita.

Seguidamente, se procederá a la valoración del evento según la documentación entregada, dadas las fases del procedimiento que se detallan a continuación.

1.3 FASE DE NEGOCIACIÓN: reunión de negociación

Una vez revisada la documentación técnica entregada, la unidad administrativa correspondiente convocará al órgano de contratación ya la entidad solicitante para una reunión de negociación previa a la adjudicación y formalización del contrato, en la que se tratarán, entre otros, la oferta presentada por la entidad solicitante, las contraprestaciones propuestas que recibirá la AETIB, la repercusión mediática por la presencia de las marcas y el importe que finalmente se propone para la adjudicación. Estos criterios están definidos en el apartado 1.3 del Anexo A de estos pliegos.

En esta reunión participará un representante de la dirección de la AETIB en calidad de representante de órgano de contratación y asistido por un representante del servicio/técnico designado, de la Sección Económica y del Servicio Jurídico de la AETIB. La dirección de la AETIB será quien proponga al órgano de contratación la adjudicación del patrocinio.

El servicio/técnico designado y el servicio jurídico serán los responsables de redactar un acta que firmará el órgano de contratación para dejar constancia en el expediente de los acuerdos alcanzados, de tal forma que también consten en el pliego definitivo y, en su caso, en el contrato.

1.3.1 Criterios de negociación

Dentro de la negociación con la entidad solicitante como mínimo se negociarán los siguientes criterios en relación con el importe que finalmente el órgano de contratación propondrá para la adjudicación. Estos criterios sobre los que se establecerá la negociación son:

1. Campaña de publicidad para la promoción y difusión del evento

Se negociará tomando como referencia la propuesta presentada por la entidad que solicita el patrocinio en relación con:

a) Plan de medios global del evento para la anualidad 2024.

En este apartado se detallarán todas las acciones previstas vinculadas con la inserción de publicidad del evento en cualquier medio de comunicación, así como las retransmisiones en radio, televisión y/o streaming (trasmisión en directo).

Dentro de las acciones propuestas no se pueden incluir los gastos de producción, tan solo el coste de las inserciones/emisiones.

Aquellas acciones de comunicación tales como; RRPP, notas de prensa, ruedas de prensa, presentaciones, edición de material, acciones de promoción en ferias internacionales o similares, se incluirán en el criterio de negociación punto 7.a).

b) Óptico (Anexo 10G) cuantificado en euros propuesto a la AETIB como campaña de publicidad para la promoción y difusión del evento

Durante la ejecución del contrato, esta planificación podrá sufrir cambios en la planificación inicial, aunque el porcentaje de inversión ofertada no podrá disminuir. Éste se calculará en la justificación con relación al gasto real ejecutado.

Valoración: dado que uno de los requisitos de la convocatoria es el compromiso por parte del patrocinado de contratar una campaña de publicidad para la promoción y difusión del evento con la presencia de las marcas/logotipos ajustados en el Anexo 8G, valorada como mínimo en un 3% sobre el presupuesto previsto impuestos incluidos, se valorará la mejora de la oferta mínima establecida en la convocatoria, Anexo I apartado 1.1 J).

Justificación: dada la comprobación de la ejecución del criterio de negociación relativo “Campaña de publicidad para la promoción y difusión del evento”, en la fase de justificación del contrato, deberá entregarse la siguiente documentación con relación al gasto real ejecutado:

a.1) Plan de medios global detallado con las acciones llevadas a cabo para la anualidad 2024 firmado electrónicamente.

b.2) Óptico real ejecutado (Anexo 11G) firmado electrónicamente.

2. Repercusión mediática total del evento prevista para la anualidad (RMTE).

Se negociará tomando como referencia la propuesta presentada por la entidad que solicita el patrocinio en relación con:

a) Oferta indicada en el Anexo 2G con relación a la repercusión mediática total del evento.

b) Informe de repercusión mediática de una anualidad anterior. Se define como Clipping con valor económico equivalente e inversión publicitaria a medios (impresos, audiovisuales y online) -a precio de tarifa oficial- con el valor económico equivalente.

c) Oferta indicada en el Anexo 2G con relación a la repercusión mediática total nacional/internacional del evento.

Valoración: dado que uno de los requisitos de la convocatoria tiene establecido un mínimo de repercusión mediática total del evento por marca de destino, se valorará la mejora de la oferta mínima establecida en la convocatoria, Anexo I apartado 1.1 I).

Justificación: dada la comprobación de la ejecución del criterio de negociación relativo “Repercusión mediática total del evento prevista para la anualidad” en la fase de justificación del contrato deberá entregarse la siguiente documentación:

a.1) Anexo 3G Relación de documentación entregada apartado a. Resumen de la repercusión mediática: Clipping con valor económico equivalente e inversión publicitaria a medios (impresos, audiovisuales y online) -a precio de tarifa oficial- con el valor económico equivalente, firmado electrónicamente.

b.2) Adjunto en el Anexo 3G: Dossier explicativo y justificativo del evento, firmado electrónicamente.

c.3) Anexo 3G Relación de documentación entregada apartado a. Resumen de la repercusión mediática: Clipping con valor económico equivalente e inversión publicitaria a medios (impresos, audiovisuales y online) -a precio de tarifa oficial- con el valor económico equivalente, firmado electrónicamente.

El importe acreditado podrá variar en relación con la oferta entregada, pero en ningún caso podrá inferior a ésta. Los términos y condiciones de la entrega de esta documentación están definidos en el apartado 4.1 del Anexo A de estos pliegos.

3. Repercusión mediática total que se ajusta al Manual de directrices del uso de las marcas de la AETIB prevista para la anualidad (RMTIB).

Se negociará tomando como referencia la propuesta presentada por la entidad que solicita el patrocinio en relación con:

a) Oferta indicada en el Anexo 2G en relación con la repercusión mediática total que se ajusta al Manual de directrices del uso de las marcas de la AETIB

Valoración: dado que en el apartado 4.1.1 punto 4. del Anexo A de estos pliegos se establece como requisito mínimo de justificación para la RMTIB* ≥ [importe adjudicado (impuestos incluidos) x 7] + aportaciones económicas de los Consejos Insulares y/o entidades adscritas a los Consejos (impuestos incluidos), se valorará la mejora de la oferta mínima mencionada. Esta fórmula es de aplicación para todas las marcas de destino. La valoración de la RMTIB es impuestos excluidos.

En el caso de la RMNIIB, siempre se multiplicará el importe adjudicado por el dígito establecido en el apartado 4.1.1, punto 4 del Anexo A de los pliegos y, por tanto, el importe resultante (impuestos incluidos) más las aportaciones económicas de los Consejos Insulares y/o entidades adscritas a los Consejos (impuestos incluidos) será la oferta del licitador.

Justificación: dada la comprobación de la ejecución del criterio de negociación relativo “Repercusión mediática total que se ajusta al Manual de directrices del uso de las marcas de la AETIB prevista para la anualidad” en la fase de justificación del contrato se tendrá que entregar la siguiente documentación:

a.1) Anexo 3G Relación de documentación entregada apartado a. Resumen de la repercusión mediática: Clipping con valor económico equivalente e inversión publicitaria a medios (impresos, audiovisuales y online) -a precio de tarifa oficial- con el valor económico equivalente, firmado electrónicamente. (justificación de la RMTIB y RMNIIB)

b.2) Adjunto en el Anexo 3G: Dossier explicativo y justificativo del evento, firmado electrónicamente.

El importe acreditado podrá variar en relación con la oferta entregada, pero en ningún caso podrá disminuir. Los términos y condiciones de la entrega de esta documentación están definidos en el apartado 4.1 del Anexo A de estos pliegos.

4. Presupuesto de gasto previsto del evento

Se negociará tomando como referencia la propuesta presentada por la entidad que solicita el patrocinio en relación con:

a) Oferta indicada en el Anexo 2G con relación al presupuesto de gasto previsto del evento.

Valoración: dado que uno de los requisitos de la convocatoria tiene establecido un mínimo de presupuesto de gasto total del evento por marca de destino, se valorará la mejora de la oferta mínima establecida en la convocatoria, Anexo I apartado 1.1 I).

Justificación: dada la comprobación de la ejecución del criterio de negociación relativo “Presupuesto de gasto previsto del evento” en la fase de justificación del contrato se deberá entregar la siguiente documentación:

a.1) Anexo 5G Declaración responsable de la memoria económica del evento, firmado electrónicamente.

El importe acreditado podrá variar en relación con la oferta entregada, pero en ningún caso podrá disminuir. Los términos y condiciones de la entrega de esta documentación están definidos en el apartado 4.3 del Anexo A de estos pliegos.

5. Alineación del evento con los objetivos de desarrollo sostenible (ODS) y la Agenda 2030.

Se negociará tomando como referencia la propuesta presentada por la entidad que solicita el patrocinio en relación con:

a) Oferta indicada en el Anexo 2G con relación a la repercusión mediática total del evento.

Valoración: dado que uno de los requisitos de la convocatoria tiene establecido un mínimo medidas de ODS que se tendrán que ejecutar durante el desarrollo del evento, se valorará la mejora de la oferta mínima establecida en la convocatoria, Anexo I apartado 1.1 D).

Justificación: dada la comprobación de la ejecución del criterio de negociación relativo “Alineación del evento con los objetivos de desarrollo sostenible (ODS) y la Agenda 2030” en la fase de justificación del contrato se deberá entregar la siguiente documentación:

a.1) Anexo 4G Memoria acreditativa de la aplicación de medidas de sostenibilidad, ODS y la Agenda 2030, firmado electrónicamente.

Los términos y condiciones de la entrega de esta documentación están definidos en el apartado 4.2 del Anexo A de estos pliegos.

6. Contraprestaciones ofertadas en la AETIB

Se negociará tomando como referencia la propuesta presentada por la entidad que solicita el patrocinio en relación con:

a) Las contraprestaciones que se ofrecen en la AETIB y que formarán parte del objeto de ejecución del contrato. La oferta estará detallada en el Anexo 2G.

b) Dentro de estas contraprestaciones se incluye el Plano de ubicación/recorrido (en caso de ser una carrera) donde deberá indicar la ubicación de las marcas/logotipos y cuáles se insertarán en cada una de las citadas ubicaciones. Éstas estarán detalladas en el Anexo 2G y formarán parte del objeto de ejecución del contrato.

Valoración: dado que las contraprestaciones son parte del objeto del contrato y, por tanto, parte fundamental del mismo, se valorará la cantidad y calidad de las acciones propuestas teniendo la cuenta:

• La ubicación de las marcas y logotipos dentro del recinto/recorrido (en caso de carreras)
• Los soportes y medios de comunicación propuestos
• El ámbito mediático del evento (referido a local/regional/nacional/internacional)
• La existencia de retransmisiones del evento

Las acciones de publicidad/promoción expuestas en el óptico Anexo 10G al punto 1 de este apartado “Campaña de publicidad para la promoción y difusión del evento” se incluirán en este punto como parte de las contraprestaciones ofrecidas por la entidad solicitante.

Justificación: dada la comprobación de la ejecución del criterio de negociación relativo “Contraprestaciones ofertadas en la AETIB” en la fase de justificación del contrato se deberá entregar la siguiente documentación:

a.1) Memoria de contraprestaciones: acreditación mediante imágenes, fotografías, capturas de pantalla, piezas gráficas, originales, vídeos, audios o cualquier otro material que pueda acreditar la ejecución de cada una de las contraprestaciones, firmado electrónicamente.

b.2) Memoria de contraprestaciones - el Plan de ubicación/recorrido (en caso de ser una carrera): fotografías, vídeos de las diferentes ubicaciones donde se han insertado las marcas/logos de la AETIB. Si es posible, también se entregarán las piezas gráficas que se han creado para este fin, incluso detallando el material que se ha editado/realizado para dar cumplimiento, firmado electrónicamente (memoria).

7. Otros criterios relevantes que podrán tenerse en cuenta en la reunión de negociación.

Se negociará tomando como referencia la propuesta presentada por la entidad que solicita el patrocinio cualquier otro criterio que el órgano de contratación estime adecuado con relación al evento solicitado.

Entre otros, se podrá negociar:

a) Oferta indicada en el Anexo 2G con relación al plan de comunicación genérico del evento. Este criterio hace referencia a todas aquellas acciones que no son inserciones de publicidad y/o retransmisiones del evento, pero son consideradas acciones de comunicación tales como; RRPP, notas de prensa, ruedas de prensa, presentaciones, edición de material, acciones de promoción en ferias internacionales o similares, así como en todas aquellas actuaciones de comunicación distintas de las previamente incluidas en la “Campaña de publicidad para la promoción y difusión del evento” valorada en el punto 1.

Durante la ejecución del contrato, esta planificación podrá sufrir cambios en la planificación inicial.

Valoración: dado que el plan de comunicación es una herramienta necesaria para establecer las líneas de actuación para llegar al público objetivo y dar la mayor difusión posible al evento, se valorará la cantidad y calidad de las acciones propuestas.

Justificación: dada la comprobación de la ejecución del criterio de negociación relativo “Plan de comunicación del evento”, en la fase de justificación del contrato, deberá entregarse la siguiente documentación:

a.1) Plan de comunicación detallado con las acciones que se han llevado a cabo para la anualidad 2024 firmado electrónicamente.

b) Oferta indicada en el Anexo 2G con relación a la comercialización del evento. Este criterio hace referencia a la forma y acuerdos de comercialización del evento mediante, entre otros; una plataforma online de comercialización (aunque sea propia), una agencia de viajes, colaboración con un turoperador para la creación de paquetes vacacionales. Para eventos con participación sin coste, se contabilizará la inscripción online como una plataforma online de comercialización.

Valoración: dado que la comercialización del evento y la existencia de posibles acuerdos con terceros incrementan el valor del mismo, a la vez que lo aproximan al público objetivo, se valorará la existencia de acciones de comercialización y de acuerdo con terceros.

Justificación: dada la comprobación de la ejecución del criterio de negociación relativo a la “comercialización del evento”, en la fase de justificación del contrato, se deberá entregar la siguiente documentación:

b.1) Declaración responsable con una descripción de las acciones llevadas a cabo, acompañada de capturas de pantalla, fotografías, entre otras que acrediten estas acciones. En el caso de terceros, copia del contrato o declaración responsable de la entidad colaboradora donde se mencione explícitamente el evento, firmada electrónicamente.

c) Oferta indicada en el Anexo 2G con relación a los mercados en los que se realiza la promoción/publicidad del evento. Este criterio hace referencia a los mercados en los que se realiza de forma efectiva/activa la promoción/publicidad del evento. Es obligatorio que el contenido de ésta sea en el idioma del mercado en el que se realiza o en caso de que sea en otro idioma que se pueda justificar este hecho. No se tendrán en cuenta medios locales/provinciales de las Illes Balears.

Valoración: dado que la promoción del evento es una herramienta fundamental para dar a conocer el destino como ubicación de grandes eventos, además de la mejor vía para llegar al público objetivo nacional e internacional no residente, se valorará los mercados donde se realiza de forma activa promoción/publicidad del evento.

Justificación: dada la comprobación de la ejecución del criterio de negociación relativo al “mercados en los que se realiza la promoción/publicidad del evento”, en la fase de justificación del contrato, deberá entregarse la siguiente documentación:

c.1) Declaración responsable con una descripción de las acciones/campañas realizadas, acompañada de capturas de pantalla, fotografías, piezas gráficas entre otras que acrediten estas acciones y el idioma empleado, firmada electrónicamente.

Para finalizar esta fase de negociación, y dejar constancia en el expediente de la propuesta definitiva que regirá el contrato, la AETIB notificará por medios telemáticos a la entidad solicitante los nuevos términos y condiciones de su oferta a consecuencia de la citada negociación. La entidad solicitante dispondrá de tres días hábiles, a contar desde el día siguiente a la recepción de la notificación, para confirmar o corregir las nuevas condiciones pactadas en la reunión de negociación y que se incluirán en el contrato de patrocinio, con la advertencia expresa de que, en caso de no hacerlo así, se considerará desistida y se archivará su solicitud, según lo dispuesto en el artículo 68 de la Ley 39/2015. Para realizar este trámite se cumplimentará el Anexo 9G.

1.4 ADJUDICACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL PATROCINIO

De acuerdo con lo establecido en las instrucciones internas mencionadas, el órgano de contratación realizará la adjudicación del contrato privado, y posterior formalización del contrato en el que constarán las obligaciones de ambas partes, las contraprestaciones que recibirá finalmente el AETIB y la forma de justificar el patrocinio en función de las características del evento. En el contrato constará expresamente la cesión a la AETIB de las imágenes del evento para usos no comerciales.

Asimismo, en caso de que la adjudicación fuera igual o superior a 14.999,99 € (impuestos excluidos), deberá publicarse en el portal de contratación de la AETIB.

Este contrato deberá firmarse en el plazo máximo de 15 días hábiles desde la adjudicación del contrato y siempre antes del inicio del evento. En caso contrario, la AETIB podrá resolver no llevarlo a cabo.

El patrocinado facilitará el seguimiento y control del contrato firmado y, concretamente, de la presencia de las marcas en el evento patrocinado. Por tanto, debe reflejarse la presencia de las marcas/logotipos de ambas entidades en los medios y materiales correspondientes a la organización de los diferentes actos y acciones previstas en el evento y que se establecen en el contrato.

Las marcas de la AETIB podrán figurar tanto en los elementos de promoción previa al evento, como en los de la promoción que se llevará a cabo durante el desarrollo del mismo, o en la repercusión posterior a los distintos medios de comunicación.

Asimismo, el importe de adjudicación como máximo estará siempre dentro de los límites establecidos en la convocatoria y nunca podrá superar el 30% del importe del presupuesto de gasto del evento ni del gasto real efectivo una vez realizado y justificado (impuestos incluidos).

TIPO DE EVENTO		IMPORTE** MÁXIMO DEL PATROCINIO (hasta)	% MÁXIMO PATROCINIO RESPETO DEL PRESUPUESTO DE GASTO**
CULTURAL		450.000 €	30%
DEPORTIVO	Tenis	500.000 €
	Ciclismo en carretera	450.000 €
	Otros deportes	300.000 €

 

 *Impuestos incluidos

Todos los cálculos se realizarán teniendo en cuenta como máximo dos decimales.

2. CONTRAPRESTACIÓN PARA LA AETIB

La AETIB y la entidad privada formalizarán un contrato de patrocinio privado en el que se regulará su presencia en los medios y materiales correspondientes a la organización de los diferentes actos y acciones previstas en el evento, tales como: invitaciones, inserciones publicitarias , paneles u otros elementos promocionales confeccionados con motivo del evento presentado, en los que se citará el patrocinio de la AETIB y se reflejarán sus respectivos logotipos corporativos y marcas promocionales.

La entidad deberá especificar en el Anexo 2G que presente adjunto a la solicitud, cuáles serían las contraprestaciones/acciones donde estarán presentes las marcas/logotipos que determine la AETIB, así como adjuntar un plano del recinto o lugar donde se desarrolla el evento, indicando la ubicación prevista de la marca turística y logotipos institucionales (en el caso de carreras, también se incluirá un plano del recorrido con ubicación de las marcas/logotipos de la AETIB). En este plano deberá indicarse qué marcas se insertarán en cada una de las ubicaciones. Sin el plano, no se podrán valorar las contraprestaciones, por tanto, es de obligada entrega.

Las contraprestaciones se propondrán en relación con el importe solicitado a la AETIB (Anexo 1G). Éstas se podrán negociar en la fase de negociación y adecuar a las necesidades de la AETIB y, por tanto, modificar su ejecución, añadirse o retirarse si así se encuentra adecuado por parte del órgano de contratación.

Asimismo, están obligados a invitar a la dirección de la AETIB, además de en el evento, a actas de apertura y clausura, ruedas de prensa, presentaciones y similares.

El uso de las marcas/logotipos de la AETIB se ajustará a lo que se establece en las Directrices sobre el uso de las marcas (ANEXO 8G) que formarán parte del contrato. Si surge cualquier duda, deberá contactar con la Sección de Imagen de la AETIB (ip@aetib.caib.es).

Todas las creatividades tendrán que integrar las marcas/logotipos y/o menciones, según se indique en el Manual de uso (Anexo 8G).

• Marca de destino
• Los logotipos que determine la AETIB según corresponda

Previa a la publicación del material gráfico/emisión del material audiovisual, se supervisará por parte de la Sección de Imagen de la AETIB, la ubicación de las marcas/logotipos y los borradores de diseño. Por tanto, se deberá remitir toda la documentación a la siguiente dirección electrónico ip@aetib.caib.es a fin de obtener su conformidad.

En referencia a los contenidos en cualquier medio/soporte (incluidas redes sociales) deberá remitirse al Servicio de Comunicación comunicacio@aetib.caib.es a fin de obtener su aprobación.

Por este motivo, deberá entregarse todo el material a las direcciones mencionadas de la AETIB, como mínimo con 7 días naturales de antelación a la fecha prevista de publicación, solicitando la conformidad.

En caso de no remitir el material a la AETIB, será la entidad colaboradora quien asuma la responsabilidad del mismo.

En caso de que la AETIB comunicara discrepancias respecto a la aplicación de sus marcas/logotipos/menciones/contenidos, la entidad se compromete a realizar las actuaciones necesarias de alteración o rectificación.

En caso de no cumplir con las Directrices establecidas por parte de la AETIB la acción publicitaria/promocional no se tendrá en cuenta a efectos de justificación y, por tanto, como repercusión mediática del evento.

3. ALINEACIÓN DEL EVENTO CON LOS OBJETIVOS DE DESARROLLO SOSTENIBLE (ODS) Y LA AGENDA 2030.

El turismo es el principal motor de la actividad económica del destino, pero las Illes Balears necesitan dar un paso más y diseñar una estrategia donde la circularidad y la sostenibilidad estén presentes en todas aquellas actuaciones que forman parte de la cadena de valor del destino, para aumentar la competitividad de nuestro destino.

Por este motivo y en línea con la Unión Europea, donde la acción se traslada vinculada a medidas concretas, se proponen 20 medidas para el cumplimiento por parte del evento por el que se solicita el patrocinio en relación con los objetivos de desarrollo sostenible (ODS) y la Agenda 2030.

Estos objetivos se entienden desde una triple vertiente: equidad social, eficiencia económica y conservación ambiental, donde todas las entidades que conforman el destino deben trabajar de forma conjunta.

Tan solo se valorarán aquellas propuestas que detallen acciones que no estén ya contempladas en la normativa vigente en la materia.

La oferta de la entidad solicitante se detallará en el Anexo 2G. Una vez entregado este documento no podrá subsanarse, aunque en la fase de valoración si podrán adecuarse las acciones propuestas a las medidas seleccionadas. De este hecho dejará constancia en el expediente.

Para que la propuesta pueda ser valorada, se establece como requisito que la entidad solicitante indique en el Anexo 2G un mínimo de 8 medidas relacionadas con los ODS entre las propuestas por la AETIB. En caso contrario, la solicitud quedará excluida. El cumplimiento de estas medidas se comprobará en la fase de justificación.

Las medidas propuestas por la AETIB en las que se detallan a continuación:

DIM/MES		CRITERIO	FORMA DE ACREDITACIÓN A LA JUSTIFICACIÓN
1	DIMENSIÓN SOCIAL	Accesibilidad universal de los participantes en un ambiente inclusivo en cualquiera de sus formas	Explicación de las actuaciones llevadas a cabo, acompañada de fotografías y/o soportes audiovisuales que acrediten la realización de la medida
2		Actuaciones efectivas de integración social que fomenten la participación igualitaria e integradora en el evento
3		Impulsar la perspectiva de género en el desarrollo del evento, fomentando de forma activa el empoderamiento de la mujer y las niñas
4		Promover la cultura local con actividades dentro del evento
5	DIMENSICIÓN ECONÓMICA	Promover la economía local: contratación de empresas locales	Explicación de las contrataciones realizadas y copia de al menos 3 facturas emitidas al evento (entidad organizadora) por empresas locales
6		Promover la economía y gastronomía local: uso de productos locales Km cero (autóctonos) y/o tradicionales de las Illes Balears (artesanía)	Explicación de los productos locales Km cero (autóctonos) y/o tradicionales que se han empleado/incluido en el evento, acompañada de facturas, acuerdos y/o de fotografías/soportes audiovisuales que acrediten la realización de la medida
7		Destinar como mínimo un 3% del gasto efectivo del evento (Anexo 5G) a acciones culturales, sociales o ambientales que se desarrollen en las Illes Balears	Explicación de los proyectos con los que se ha colaborado, así como la transferencia realizada para cada proyecto concreto. El cálculo del porcentaje se realizará en relación con los datos facilitados en el Anexo 5G (impuestos incluidos).
8	DIMENCIÓN MEDIOAMBIENTAL	Plan de reciclaje y clasificación de residuos	Copia del plan de reciclaje y explicación de las actuaciones llevadas a cabo, acompañada de fotografías y/o soportes audiovisuales que acrediten la realización de la medida. Para eventos con recogida selectiva, deberá acreditarse la medida, además, mediante la factura de abono de las tasas, en su caso
9		Protección de la biodiversidad local con actuaciones efectivas de protección de la fauna y/o flora	Explicación de las actuaciones llevadas a cabo, acompañada de fotografías y/o soportes audiovisuales que acrediten la realización de la medida
10		Protección del medio marino y/o concretamente de la posidonia oceánica
11		Uso de energías renovables para desarrollar el evento	Explicación de las actuaciones llevadas a cabo, acompañada de fotografías y/o soportes audiovisuales que acrediten la realización de la medida. Además, certificado del instalador de la infraestructura/proveedor del servicio, donde se indique que se ha hecho uso de energías renovables para desarrollar el evento y en qué porcentaje respecto a la totalidad de la energía utilizada
12		Medidas de ahorro de agua y/o electricidad que afecten directamente al evento y sean medibles	Explicación de las actuaciones llevadas a cabo, acompañada de fotografías y/o soportes audiovisuales que acrediten la realización de la medida. Además, estudio comparativo en relación con la última edición del evento, donde se deje constancia de los ahorros realizados, declarando la veracidad de los datos aportados. En caso de primera edición del evento, o bien, no poder compararse con la edición anterior por motivos de cambio en la ubicación de celebración del evento, no se exigirá estudio comparativo.
13		Promover la movilidad sostenible facilitando a los participantes/asistentes, medios de transporte ecológicos que no utilicen combustibles fósiles	Explicación de las actuaciones llevadas a cabo, acompañada de fotografías y/o soportes audiovisuales que acrediten la realización de la medida
14		Emplear y/o facilitar al evento productos alimenticios ecológicos y/o de temporada
15	MEDIDAS DIVULGATIVAS	Medidas divulgativas: divulgación de los ODS en actividades destinadas a los participantes/asistentes del evento	Explicación de las actuaciones llevadas a cabo, acompañada, si se dispone, del programa divulgativo, formativo o de concienciación, así como fotografías y/o soportes audiovisuales que acrediten la realización de la medida
16		Medidas formativas: formación sobre los ODS en cursos o foros, que formen parte del evento, destinados a profesionales
17		Medidas de concienciación: concienciación de los ODS. El contenido del evento versa, en más de un 80%, sobre la sostenibilidad
18	MEDIDAS TECNOLÓGICAS	Digitalización de la promoción (sustitución de folletos y cartelería de un uso por la promoción digital/online)	Explicación de las actuaciones llevadas a cabo, acompañada de capturas de pantalla, documentos en pdf, fotografías y/o soportes audiovisuales que acrediten la realización de la medida
19		Implantación de APP propia o webapp propia del evento o de la entidad solicitante (en este último caso, es necesario un apartado exclusivo para el evento) con contenido informativo del destino al que se vincula el evento	Explicación de la APP o de la webapp, acompañada de capturas de pantalla, fotografías y/o soportes audiovisuales, que demuestren que se cumple con este ODS
20		Implantación de sistemas digitales efectivos de medición de la satisfacción de los participantes/asistentes	Explicación de los sistemas digitales implantados, así como una memoria de los resultados obtenidos

Las medidas ofrecidas se podrán negociar en la fase de negociación y, por tanto, se podrán adecuar a las necesidades de la AETIB y, por tanto, modificar su ejecución o incluso retirarse si así se encuentra adecuado por parte del órgano de contratación, siempre que se cumplan con las medidas mínimas establecidas en el apartado 1.1 D) del anexo I de esta convocatoria.

4. JUSTIFICACIÓN Y FORMA DE PAGO

A continuación, se detallan las condiciones de la justificación y la forma de pago.

a) La justificación técnica del evento, deberá presentarse con anterioridad a la presentación de la factura.

b) La aportación de la AETIB se hará efectiva una vez finalizado el evento objeto del patrocinio y previa presentación por parte de la entidad privada de una memoria justificativa del evento realizado. No se procederá al pago del patrocinio hasta que se haya cumplido con la presentación de la justificación y ésta se haya conformado por la AETIB.

c) La entidad privada deberá acreditar, en cualquier caso, el cumplimiento de las condiciones relativas a la presencia de las marcas, económicas y de medición de resultados mediante la entrega de la siguiente documentación:

 

DUEGO A ENTREGAR	TIPO DE REGISTRO	FORMATO
ANEXO 3G Relación de documentación entregada	Registro telemático	Excel rellenado   PDF rellenado y con firma electrónica
Adjunto al ANEXO 3G: Dossier explicativo y justificativo del evento	Registro físico* mediante envío físico a las oficinas de la AETIB o en cualquiera de las otras formas previstas en el artículo 16.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre	Modelo de instancia descargable en el trámite de la sede electrónica   Copia del registro telemático   Pendrive/disco duro que incluya el Dossier explicativo y justificativo del evento
ANEXO 4G Memoria acreditativa de la aplicación de medidas de sostenibilidad, ODS y la Agenda 2030.	Registro telemático	PDF rellenado y con firma electrónica
ANEXO 5G Declaración responsable de la memoria económica del evento	Registro telemático	PDF rellenado y con firma electrónica
ANEXO 6G Medición de resultados	Registro telemático	PDF rellenado y con firma electrónica
ANEXO 11G Óptico fase de justificación	Registro telemático	PDF rellenado y con firma electrónica

* El plazo máximo de entrega del Dossier explicativo y justificativo del evento que acompaña al Anexo 3G será de 10 días hábiles a contar desde el día siguiente al del registro telemático.

 

Todos los documentos irán cumplimentados y firmados electrónicamente (a excepción de los formatos Excel) por el representante legal de la entidad quien, mediante declaración responsable, manifestará la veracidad en los datos aportados a los documentos (Anexo 3G).

d) Sólo se considerará válida la justificación presentada a través del medio telemático específico puesto a disposición de los interesados ​​en la página web de la Agencia de Estrategia Turística de las Illes Balears y en la Sede Electrónica del Gobierno de las Illes Balears. A excepción del adjunto en el Anexo 3G, que se entregará tal y como se describe en el apartado 4 c) de este anexo. 

e) El plazo máximo de presentación de la documentación justificativa es de 120 días naturales a contar desde el día siguiente a la finalización del evento. En caso de que se incumpla este plazo, el patrocinio de la AETIB quedará sin efecto y no se abonará ningún importe.

f) La documentación justificativa deberá cumplir con las siguientes condiciones para ser admitida a trámite:

 

i. Clasificada en carpetas por anexos.

ii. Dentro de los anexos, los archivos tendrán que estar clasificados por puntos correspondientes al anexo y, dentro de cada carpeta, las acreditaciones numeradas por cada acción promocional/publicitaria o criterio de valoración que acreditan.

Ejemplo:

 

1. a_Memoria evento

Memoria nombre evento 

2. d_Resumen repercusión mediática

Soportes Impresos

     1_ Diario_Azul_211016

     2_ Diario_Azul_211017

Radio y Televisión

      5_ Radio_KFR 211014

 

iii. Tanto el nombre de las carpetas como de los archivos:

•   Tienen que ser como máximo de 25 caracteres incluidos los espacios.
•   No pueden incluir ningún símbolo (*$%+-./#&·,()[]{}”=#¬)

g) La aceptación del patrocinio implica que el material gráfico, fotográfico y audiovisual presentado en las justificaciones podrá ser utilizado por la AETIB para su difusión y uso en actividades estratégicas.

h) En caso de que se detecten deficiencias en la documentación justificativa entregada, se requerirá para su subsanación como máximo en tres ocasiones, con un plazo máximo de 10 días hábiles a contar desde el día siguiente al envío del requerimiento, para su enmienda. Este procedimiento se hará por medios telemáticos, quedando constancia en el expediente. En caso de que la subsanación no sea correcta o que no se subsane la documentación requerida por el servicio/técnico designado, se procederá a la valoración de la justificación con la información de que disponga el servicio/técnico de la AETIB.

i) Una vez validada la justificación técnica, el servicio/técnico encargado del seguimiento del evento lo comunicará al adjudicatario para la presentación de la correspondiente factura.

4.1 RESPETO DEL ANEXO 3G “RELACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ENTREGADA”

Debe adjuntarse en un pendrive/disco duro y remitir a las oficinas de la AETIB un dossier explicativo y justificativo que incluya:

a. Memoria del evento

b. Reportaje fotográfico del evento

c. Material gráfico y audiovisual realizado durante el desarrollo del evento patrocinado

d. Justificación del cumplimiento del uso de las lenguas oficiales en la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears Decreto 49/2018, de 21 de diciembre (apartado 7 del Anexo A de estos pliegos)

e. Justificación de las contraprestaciones indicadas en los pliegos técnicos y/o en el contrato. Se incluye el plano del recinto donde se ha desarrollado el evento (y en caso de carreras, también plano del recorrido) con la ubicación real de las marcas/logotipos de la AETIB dando cumplimiento a las contraprestaciones acordadas.

f. Justificación con relación al apartado 5 del Anexo A de estos pliegos: “En concreto, si el evento dispone de página web, ésta debe informar al público del apoyo financiero de la AETIB con una mención efectiva de este.”

g. Justificación de la campaña de publicidad para la promoción y difusión del evento: (adjuntar los siguientes documentos)

•   Plan de medios global detallado con las acciones que se han llevado a cabo para la anualidad 2024 firmado electrónicamente.
•   Óptico real ejecutado (Anexo 11G) firmado electrónicamente.

h. Justificación en relación con la alineación del evento con los objetivos de desarrollo sostenible (ODS) y la Agenda 2030.

•   Justificación del número mínimo de ODS establecido en el contrato
•   Entrega de la documentación acreditativa que justifique la realización de las medidas contenidas en el contrato firmado.
  • Anexo 4G firmado electrónicamente.
  • Documentación acreditativa incluida en el dossier explicativo y justificativo.

i. Justificación con relación al plan de comunicación genérico del evento.

•   Plan de comunicación detallado.

j. Justificación con relación a la comercialización del evento.

•   Declaración responsable con una descripción de las acciones realizadas.
•   Documentación acreditativa (según se indica en el apartado 1.3.1, punto 7 b, del Anexo A de estos pliegos).

k. Justificación con relación a los mercados en los que se ha realizado la promoción/publicidad del evento

•   Declaración responsable con una descripción de las acciones/campañas llevadas a cabo
•   Documentación acreditativa (según se indica en el apartado 1.3.1, punto 7 c, del Anexo A de estos pliegos)

l. Justificación económica del evento

•   Anexo 5G firmado electrónicamente
•   Documentación acreditativa incluida en el dossier explicativo y justificativo

m. La entidad adjudicataria, en la justificación de las dos anualidades anteriores, no ha incurrido en algún incumplimiento en la entrega de la justificación (apartado 1.2, punto 14, del Anexo I).

No incurre en:

•   No justificar en tiempo y forma, incumpliendo con las obligaciones propias de los beneficiarios de subvenciones o patrocinios otorgados por la AETIB.
•   Justificar menos del 50% de la repercusión mediática RMTIB.

n. Resumen de la repercusión mediática: Clipping con valor económico equivalente e inversión publicitaria a medios (impresos, audiovisuales y online) -a precio de tarifa oficial- con el valor económico equivalente.

Respecto del apartado n) Resumen de la repercusión mediática, sólo se tendrán en cuenta las justificaciones publicadas/emitidas desde el 1 de enero de 2024 hasta la entrega de la documentación justificativa, siempre que vayan dirigidas a promocionar el evento patrocinado (edición 2024) y cumplan con las Directrices sobre el uso de las marcas de la AETIB.

Los patrocinados tendrán que numerar cada una de las acciones promocionales/publicitarias que se presenten. También tendrán que hacer corresponder la misma numeración con la documentación acreditativa relativa al concepto descrito.

Para cada acción noticiable en medios online, medios audiovisuales online y/o redes sociales, además de la captura de pantalla en la carpeta digital correspondiente, se incluirá, al detalle del Anexo 3G, el enlace a la noticia. No se valorarán aquellas acciones que no vayan acompañadas, en este documento Anexo 3G, del enlace correspondiente que lleve a la noticia a la que hace referencia.

Además, tendrán que adjuntar al Anexo 3G los siguientes anexos:

•   Anexo 4G Memoria acreditativa de la aplicación de medidas de sostenibilidad, ODS y la Agenda 2030, firmado electrónicamente.
•   Anexo 5G Declaración responsable de la memoria económica del evento, firmado electrónicamente.
•   Anexo 6G Medición de resultados, firmada electrónicamente.
•   Anexo 11G Óptico fase de justificación

4.1.1 La repercusión mediática se contabilizará de la siguiente forma:

1. Para todos los soportes/medios independientemente de su cobertura:

a. Se tendrá en cuenta el 100% del valor de tarifa oficial impuestos no incluidos.

2. La repercusión mediática de las marcas de las Illes Balears se divide en:

a. Soportes/medios nacionales e internacionales (inversión publicitaria -a precio de tarifa oficial- y clipping). Repercusión fuera de las Illes Balears (también se incluye la local fuera del territorio de las Illes).

b. Soportes/medios locales/autonómicos de las Illes Balears (inversión publicitaria -a precio de tarifa oficial- y clipping). Repercusión en las Illes Balears.

3. La valoración de la repercusión mediática se realizará sobre el precio de tarifa oficial impuestos no incluidos.

4. El importe a justificar en relación con la repercusión mediática de las marcas de las Illes Balears deberá justificarse de la siguiente forma:

a. Repercusión mediática total para las marcas de las Illes Balears:

RMTIB* ≥ [importe adjudicado (impuestos incluidos) x 7] + aportaciones económicas de los Consells Insulars y/o entidades adscritas a los Consells (impuestos incluidos)

 

RMTIB* se define como la repercusión mediática total que se ajusta al Manual de directrices del uso de las marcas de la AETIB anexo a estos pliegos.

 

El valor económico de la repercusión mediática del patrocinio para las marcas de las Illes Balears (RMTIB) debe ser igual o superior a la suma del séptuple del importe adjudicado más la aportación económica de los Consells Insulars y/o entidades adscritas a los Consells. Esta valoración se realizará sobre el precio de tarifa oficial impuestos no incluidos.

En caso de que en la entidad solicitante haya ofrecido en la fase negociación una mejora a los requisitos mínimos establecidos en la convocatoria, el nuevo importe mínimo de RMTIB a justificar será el importe ofrecido (impuestos excluidos). De este hecho deberá dejarse constancia por escrito en el expediente. 

b. Repercusión mediática en soportes/medios nacionales e internacionales para las marcas de las Illes Balears:

RMNIIB * ≥ [importe adjudicado (impuestos incluidos) x 3,5] + aportaciones económicas de los Consells Insulars y/o entidades adscritas a los Consells (impuestos incluidos)

 

RMNIIB*se define como la repercusión mediática en soportes de ámbito nacional e internacional que se ajusta al Manual de directrices del uso de las marcas de la AETIB anexo a estos pliegos. No se tiene en cuenta la repercusión mediática generada en medios de ámbito balear.

 

El valor económico de la repercusión mediática del patrocinio en soportes de ámbito nacional e internacional para las marcas de las Illes Balears (RMNIIB) debe ser igual o superior a la suma del triple y medio del importe adjudicado más la aportación económica de los Consells Insulars y/o entidades adscritas a los Consells. Esta valoración se realizará sobre el precio de tarifa oficial impuestos no incluidos.

c. Es decir, en caso de que el evento haya recibido otros patrocinios y/o ayudas (convenios de colaboración, subvenciones, entre otros) por el evento, por parte de alguno de los Consells Insulars (Mallorca, Menorca, Eivissa y/o Formentera) o entidades en las que éste participe, este importe deberá sumarse para calcular la RMTIB y la RMTIIB.

5. El importe a justificar con relación a la repercusión mediática total del evento deberá justificarse de la siguiente forma:

a. Repercusión mediática total del evento:

RMTE* ≥ al importe indicado en la tabla del apartado 1.1 del Anexo I de esta convocatoria para la marca a la que se ha vinculado el evento.

 

* RMTE se define como la repercusión mediática total del evento

 

En caso de que en la entidad solicitante haya ofrecido en la fase negociación una mejora a los requisitos mínimos establecidos en la convocatoria, el nuevo importe mínimo de RMTE a justificar será el importe ofrecido (impuestos excluidos). De este hecho deberá dejarse constancia por escrito en el expediente.

b. Repercusión mediática en soportes/medios nacionales e internacionales del evento:

RMNIE ≥ al importe indicado en la tabla del apartado 1.1 del Anexo I de esta convocatoria para la marca a la que se ha vinculado el evento.

 

* RMNIE se define como la repercusión mediática en soportes de ámbito nacional e internacional del evento

6. La valoración de la repercusión mediática en todos los casos RMTIB, RMNIB, RMTE, RMNIE es impuestos excluidos.

7. En relación con la repercusión mediática para las marcas de destino de las Illes Balears, sólo se tendrán en cuenta las acciones que cumplan con las Directrices sobre el uso de las marcas de la AETIB (Anexo 8G). En caso de no cumplir con las Directrices establecidas por parte de la AETIB, la acción publicitaria/promocional, tan sólo se podrán tener en cuenta como justificación de la repercusión mediática del evento.

8.  Para cada una de las acciones noticiables en medios online, medios audiovisuales online y/o redes sociales, además de la captura de pantalla en la carpeta digital correspondiente, debe incluirse, en el detalle del Anexo 3G, el enlace en la noticia. No se valorarán aquellas acciones que no vayan acompañadas, en este documento Anexo 3G, del enlace correspondiente que lleve a la noticia a la que hace referencia.

El valor económico de la repercusión mediática del patrocinio debe cumplir con los requisitos de justificación estipulados en este punto.

4.1.2 En caso de que el valor económico de la repercusión mediática sea inferior al establecido en el contrato, la AETIB procederá a la aplicación de las siguientes penalidades:

a) Cuando sea inferior la repercusión mediática total para las marcas de destino de las Illes Balears (RMTIB) o la repercusión mediática en soportes/medios nacionales e internacionales para las marcas de destino de las Illes Balears (RMNIIB):

i. Sólo se abonará la cantidad proporcional equivalente al justificado según el precio de tarifa oficial más impuestos siguiendo el procedimiento de ponderación que se describe a continuación y sin que se pueda superar el importe de adjudicación (impuestos incluidos) ni el 30% del gasto real efectivo (impuestos incluidos) del evento:

Se realizará la valoración de cada repercusión mediática y se plasmará de forma porcentual sobre el total a justificar (nunca podrá ser superior a 100%). Se calculará la media aritmética y el resultado porcentual será el que se tomará como referencia para calcular la cuantía proporcional equivalente al justificado. En el resultado se aplicarán los impuestos correspondientes. A continuación, se expone un ejemplo:

 

CUANTÍA A ABONAR SEGÚN IMPORTES JUSTIFICADOS
RMTIB	RMNIIB		IMPORTE A ABONAR
> 500.000 = 100%	125.000 = 50%	75%	75.000 € + impuestos

 

ESTIPULADO SEGÚN CONTRATO
Importe adjudicado	RMTIB	RMNIIB
100.000 €	100.000*7 = 500.000 €	100.000*3,5 = 250.000 €

b) En caso de que el valor económico de la repercusión mediática (RMTIB) sea inferior al 50%, serán de aplicación las dos las siguientes penalidades:

i. La resolución del contrato.

ii. El evento no podrá optar a ninguna convocatoria pública de la AETIB (patrocinios, ayudas, subvenciones, colaboraciones entre otros) en las dos anualidades posteriores a contar desde la adjudicación.

c) Cuando sea inferior la repercusión mediática total del evento (RMTE) y/o la repercusión mediática en soportes/medios nacionales e internacionales del evento (RMNIE):

iii. No se abonará la cuantía del patrocinio dado que no cumple con los requisitos mínimos establecidos en el apartado 1.1 del Anexo I de esta convocatoria.

4.1.3 En caso de no acreditar o acreditar de forma insuficiente alguna contraprestación indicada en el contrato, la AETIB procederá a la aplicación de las siguientes penalidades:

a) Si el importe conformado por los técnicos en relación con la repercusión mediática de las marcas de la AETIB (RMTIB y RMNIIB) cumple con los requisitos establecidos en el contrato, se aceptará de oficio la no realización sin penalización.

b) Si el importe conformado por los técnicos en relación con la repercusión mediática de las marcas de la AETIB (RMTIB y RMNIIB) no cumple con los requisitos establecidos en el contrato, se aplicará una penalización del 2% por cada contraprestación no acreditada. Este cálculo se hará en relación con el importe (impuestos incluidos) que la AETIB tenía previsto abonar como resultado de la revisión de la documentación justificativa y que se verá reducido por la aplicación de la penalización.

En caso de que estas reducciones superen el 50% del importe adjudicado (impuestos incluidos), la AETIB procederá a la resolución del contrato firmado sin posibilidad de abono de la cuantía adjudicada.

4.1.4 En caso de que la entidad no pudiera acreditar o no acreditara de forma suficiente alguno de los otros criterios de negociación (definidos en el punto 7 del anexo 2G), la AETIB procederá a la aplicación de las siguientes penalidades:

a) Si el importe conformado por los técnicos en relación con la repercusión mediática de las marcas de la AETIB (RMTIB y RMNIIB) cumple con los requisitos establecidos en el contrato, se aceptará de oficio la no realización sin penalización.

b) Si el importe conformado por los técnicos en relación con la repercusión mediática de las marcas de la AETIB (RMTIB y RMNIIB) no cumple con los requisitos establecidos en el contrato, se aplicará una penalización del 2% por cada criterio no acreditado. Este cálculo se hará en relación con el importe (impuestos incluidos) que la AETIB tenía previsto abonar como resultado de la revisión de la documentación justificativa y que se verá reducido por la aplicación de la penalización.

4.2 RESPETO DEL ANEXO 4G “MEMORIA ACREDITATIVA DE LA APLICACIÓN DE MEDIDAS DE SOSTENIBILIDAD, ODS Y LA AGENDA 2030“

El listado de medidas definitivas, resultante de las propuestas en el Anexo 2G en la fase de solicitud y con posterioridad negociadas en la fase de negociación, deberá acreditarse según se determina en el apartado 3 del Anexo A de estos pliegos.

Por este motivo se deberá entregar el Anexo 4G "Memoria acreditativa de la aplicación de medidas de sostenibilidad, ODS y la Agenda 2030", cumplimentado y firmado electrónicamente por el representante legal de la entidad solicitante.

En este documento se deberá incluir una breve explicación de la medida realizada, así como la página del “Dossier explicativo y justificativo del evento” adjunto en el Anexo 3G donde se entrega la documentación acreditativa de la ejecución de la medida.

4.2.1 En caso de que la entidad no pudiera acreditar o no acreditara de forma suficiente alguna de las medidas ODS, la AETIB procederá a la aplicación de las siguientes penalidades:

a) En caso de no acreditar o acreditar de forma insuficiente alguna medida ODS presentada como mejora en las medidas ODS mínimas requisito establecidas en el apartado 1.1.D) del Anexo I de esta convocatoria, se aplicará una penalización del 2% por cada medida no acreditada. Este cálculo se hará en relación con el importe (impuestos incluidos) que la AETIB tenía previsto abonar como resultado de la revisión de la documentación justificativa y que se verá reducido por la aplicación de la penalización.

b) En caso de no acreditar o acreditar de forma insuficiente alguna medida ODS no llegando al número mínimo establecido como requisito en el apartado 1.1.D) del Anexo I de esta convocatoria, no se podrá abonar el patrocinio dado que se ha incumplido un requisito fundamental establecido en la convocatoria.

4.3 RESPETO DEL ANEXO 5G “DECLARACIÓN RESPONSABLE DE LA MEMORIA ECONÓMICA DEL EVENTO”

Para acreditar todas las cuestiones que afectan al gasto efectivo del evento, la entidad que recibe el patrocinio deberá acreditar mediante el Anexo 5G los siguientes términos:

a) El gasto efectivo del evento, el importe mínimo correspondiente al presupuesto establecido como requisito en el apartado 1.1, letra I), del Anexo I de esta convocatoria, siempre según la marca a la que se haya vinculado el patrocinio.

Asimismo, la AETIB nunca podrá abonar un importe superior al 30% en relación con el gasto real del evento (impuestos incluidos) y tampoco podrá superar el importe de adjudicación (impuestos incluidos).

En caso de que en la entidad solicitante haya ofrecido en la fase de negociación una mejora a los requisitos mínimos establecidos en la convocatoria, el nuevo importe mínimo relativo al gasto efectivo del evento a justificar será el importe ofrecido (impuestos incluidos). De este hecho deberá dejarse constancia por escrito en el expediente.

b) Que el evento no ha recibido entre todas las entidades de carácter público o con participación pública en concepto de patrocinios/ayudas/subvenciones/colaboraciones un importe superior al 70% en relación con la partida de gasto real del evento.

La entidad adjudicataria deberá adjuntar al Anexo 5G, para cada cuantía recibida por parte de las administraciones y entidades públicas (se incluirán ayudas en especie valoradas), un certificado, resolución u otro documento que detalle/acredite la financiación otorgada. En caso de no recibir ninguna cuantía ni ayuda en especie valorada por parte de las administraciones públicas deberá presentarse una declaración responsable dejando constancia de este hecho.

La Sección Económica será la encargada de revisar e informar respecto de la entrega de estos certificados, pudiendo requerir las enmiendas necesarias si así lo considera. En caso de no entregar los certificados, resoluciones u otros documentos que detalles/acredites la financiación otorgada y/o en caso de no subsanar en tiempo y forma se procederá a la resolución del contrato.

La AETIB se reserva la potestad de realizar a posteriori una comprobación de la justificación económica por muestreo aleatorio de total la parte económica, y en concreto de las declaraciones emitidas respecto a la doble financiación de los proyectos.

4.3.1 En caso de que la entidad no pudiera acreditar o no acreditara de forma suficiente la justificación económica, la AETIB procederá a la aplicación de las siguientes penalidades:

a) En caso de no acreditar o acreditar por debajo del importe correspondiente al gasto real efectivo con relación al requisito de presupuesto de gasto mínimo del evento establecido en el contrato, la AETIB no abonará el patrocinio dado que se ha incumplido un requisito establecido en la convocatoria.

b) En caso de que el importe del patrocinio supere el 30% del gasto efectivo realizado del evento (impuestos incluidos), el importe a abonar se reducirá hasta llegar a ese porcentaje.

c) En caso de que el importe total de las participaciones/ayudas/subvenciones/colaboraciones de todas las entidades (incluidas en especie) de carácter público o con participación pública en el evento sea superior al 70% del gasto real del evento, la AETIB sólo abonará el importe adjudicado hasta llegar como máximo a este 70% entre todas las instituciones (impuestos incluidos).

4.4 RESPETO DELANEXO 6G “MEDICIÓN DE RESULTADOS”

La entidad que recibe el patrocinio deberá entregar el Anexo 6G cumplimentado con los datos referentes al evento y edición patrocinada por la AETIB firmado electrónicamente por el responsable legal de la entidad.

4.5 RESPETO DELANEXO 11G "ÓPTICO FASE DE JUSTIFICACIÓN"

Para acreditar el apartado 1.1 J) del Anexo I de esta convocatoria, la entidad que recibe el patrocinio deberá entregar el Anexo 11G cumplimentado con los datos referentes al evento y edición patrocinada por el AETIB firmado electrónicamente por el responsable legal de la entidad.

Para calcular el porcentaje de inversión deberá indicar el importe correspondiente al gasto real del evento que deberá coincidir en el importe indicado en el Anexo 5G. En el caso de incongruencia entre ambos documentos prevalecerá lo indicado en el Anexo 5G.

El importe a justificar será al menos de un 3% sobre el presupuesto previsto impuestos incluidos. Aunque esto en caso de haber acordado un importe superior a consecuencia de la fase de negociación, será este último importe el cual la entidad solicitante deberá acreditar en la fase de justificación, mediante el óptico real ejecutado (Anexo 11G). De este hecho se deberá dejar constancia en el expediente indicando el nuevo porcentaje mínimo a justificar en relación con el gasto real del evento.

Durante la ejecución del contrato, la planificación inicial podrá sufrir cambios en su planificación inicial, aunque el porcentaje de inversión ofertada no podrá disminuir.

4.5.1 En caso de que la entidad no pudiera acreditar la inversión en la campaña de publicidad, la AETIB procederá a la aplicación de las siguientes penalidades:

a) En caso de no acreditar o acreditar por debajo del porcentaje correspondiente a la campaña de publicidad establecida en el contrato con relación al gasto real efectivo, la AETIB no abonará el patrocinio dado que se ha incumplido un requisito establecido en la convocatoria.

​​​​​​​5. PUBLICIDAD DE LOS PROYECTOS FINANCIADOS POR LA AETIB

La referencia a los patrocinios objeto de esta convocatoria en publicaciones, actividades de difusión, páginas web y en general en cualesquiera medios de difusión debe cumplir los requisitos que figuran en el Anexo 8G Directrices sobre el uso de las marcas de la AETIB además de estar supervisados ​​por la sección de Imagen de la AETIB ip@aetib.caib.es   

Las entidades receptoras de los patrocinios de la AETIB deben mencionar el origen de esta financiación y garantizar su visibilidad, en particular cuando promuevan las actuaciones de patrocinio de las marcas de Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera y/o Illes Balears y AETIB, o se facilite información coherente, efectiva y proporcionada dirigida a múltiples destinatarios, incluidos los medios de comunicación y el público.

En concreto, si el evento dispone de página web, ésta debe informar al público del apoyo financiero de la AETIB con una mención efectiva de la misma.

Las obligaciones de comunicación, publicidad y difusión de los proyectos realizados en el marco de esta convocatoria y del uso de las marcas y logotipos de la AETIB están detallados en el apartado 2 del Anexo A de estos pliegos y en el Anexo 8G adjunto a los mismos.

6. PENALIDADES Y CRITERIOS DE GRADUACIÓN

Las penalidades que se impongan a la contratista por los incumplimientos detectados serán proporcionales a la gravedad. Estas penalidades se aplicarán de acuerdo con lo establecido en el apartado 4 del Anexo A de estos pliegos.

Para la interposición de las penalidades, se tendrán en cuenta el principio general de proporcionalidad y demás criterios de graduación siguientes:

a) En el caso de ejecución parcial de las obligaciones contenidas en la presente convocatoria o en el contrato, el grado de divisibilidad de la actividad y de la finalidad pública perseguida en cada caso.

b) En caso de alteración de las condiciones de ejecución, el grado de incidencia en la satisfacción de la finalidad esencial del patrocinio.

c) En el caso de incumplimiento de las obligaciones de difusión publicitaria a que pueda referirse la convocatoria, se aplicarán las siguientes reglas especiales:

1. Si todavía es posible cumplir los términos previstos inicialmente, el órgano de contratación requerirá a la entidad que adopte las medidas de difusión correspondientes en un plazo de diez días como máximo, advirtiéndola expresamente de la obligación reintegrar la financiación, si no las adopta.

2. Si no es posible cumplir los términos previstos porque las actividades ya se han llevado a cabo, el órgano de contratación puede establecer medidas alternativas, siempre que éstas permitan la difusión del patrocinio público recibido con el mismo alcance que lo previsto inicialmente. En el requerimiento que se dirija al efecto a la entidad se fijará un plazo de diez días como máximo para que adopte las medidas y advertirla expresamente de la obligación de reintegrar del patrocinio, si no las adopta.

7. POLÍTICA LINGÜÍSTICA

En aplicación de las disposiciones del Decreto 49/2018, de 21 de diciembre, sobre el uso de las lenguas oficiales en la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, la publicidad promovida por el patrocinado en los medios de comunicación locales del ámbito de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears debe emitirse normalmente en catalán.

Asimismo, durante la celebración o ejecución del evento patrocinado, debe preverse y asegurarse el uso de la lengua catalana sin perjuicio del uso de otras lenguas.

Con el fin de asegurar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el Decreto 49/2018, de 21 de diciembre, sobre el uso de las lenguas oficiales en la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, se solicitará en la entidad patrocinada la presentación de documentación justificativa que acredite el uso del catalán.

8. EXTINCIÓN DEL PATROCINIO Y RESOLUCIÓN DEL CONTRATO

Serán causas de extinción del patrocinio de la AETIB:

a) La falsedad de los datos aportados

b) La extinción de la personalidad jurídica de cualquiera de las partes

c) El mutuo acuerdo de las partes

d) El incumplimiento total o parcial de todas o alguna de las condiciones generales y particulares pactadas

e) La realización por parte del patrocinado de actuaciones que, a juicio de la AETIB, sean contrarias a los objetivos y finalidad de la AETIB y que se ajusten al apartado 1.2 de la convocatoria.

f) No entregar o entregar fuera de plazo la documentación justificativa del patrocinio

g) El incumplimiento de las medidas de seguridad sanitarias necesarias de acuerdo con la normativa y recomendaciones vigentes durante la celebración del evento.

h) Fomentar actitudes machistas, homófobas o sexistas, que atenten contra la igualdad de género o cualquier otro punto recogido en el apartado 1.2 del Anexo I de la convocatoria.

i) El incumplimiento de las leyes y decretos vigente y que afecten directamente a la ejecución del patrocinio, entre otros:

j) El incumplimiento de la Ley 8/2019, de 19 de febrero, de residuos y suelos contaminados de las Illes Balears (art. 25, punto 4 Medidas de prevención de envases)

k) El incumplimiento del Decreto 25/2018 de 27 de julio, sobre la conservación de la Posidonia oceánica en las Illes Balears

l) El incumplimiento del Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres

m) El incumplimiento del Decreto 49/2018, de 21 de diciembre, sobre el uso de las lenguas oficiales en la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears

n) El incumplimiento durante la vigencia del contrato de la normativa nacional y de la Unión Europea en materia de protección de datos vigente en cada momento.

9. PRERROGATIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN

Durante la vigencia del contrato, el órgano de contratación ostentará al respecto la prerrogativa de interpretarlo, resolver las dudas que ofrezca su cumplimiento, modificarlo por razones de interés público, declarar la responsabilidad imputable a la entidad colaboradora a raíz de la ejecución del contrato, suspenderlo la ejecución del mismo, acordar su resolución y determinar sus efectos, de conformidad con el artículo 190 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público.

Los acuerdos que adopte el órgano de contratación pondrán fin a la vía administrativa y serán inmediatamente ejecutivos.

Asimismo, el órgano de contratación tiene las facultades de inspección de las actividades desarrolladas por las contratistas durante la ejecución del contrato.

10. CIRCUNSTANCIAS FORTUITAS Y/O DE FUERZA MAYOR

Dadas las circunstancias actuales, se establecen los siguientes casos y sus procedimientos de aplicación, en su caso:

• Circunstancias fortuitas: son aquellos hechos que no se hayan podido prever o que, aunque hayan sido previstos, sean inevitables.
• Fuerza mayor: la generación de esa circunstancia imprevisible o inevitable supone la alteración de las condiciones de la obligación.

Dentro de estos supuestos referidos a circunstancias fortuitas y/o fuerza mayor se incluyen alertas sanitarias, pandemias, cierres de espacios aéreos, cierre de fronteras y/o libre tráfico de personas y mercancías, declaraciones de estados de alarma, emergencia o análogos, atentados terroristas, desastres naturales, entre otros de similares características.

A continuación, se determinan los procedimientos a seguir en caso de que el desarrollo del evento patrocinado se vea afectado por una circunstancia fortuita y/o de fuerza mayor.

En caso de que por circunstancias que se detallan en esta cláusula, las acciones objeto del patrocinio resultaran afectadas, se podrá acordar una de las siguientes acciones, previa aprobación por parte de la dirección de la AETIB:

1. En caso de cancelación del evento por circunstancia fortuita y/o fuerza mayor, la AETIB podrá abonar como máximo un 25% de la valoración de la repercusión mediática en relación con las inserciones publicitarias realizadas antes del evento y que hayan sido efectivamente abonadas por la entidad organizadora del evento. Quedan excluidos de ese punto el clipping de medios y los intercambios. El procedimiento a seguir será el siguiente:

• Solicitud previa a la dirección de la AETIB con una antelación mínima de un día laborable a la fecha prevista en el contrato para la realización del evento. Esta solicitud irá acompañada de un informe donde se motiven claramente las causas que han llevado a la cancelación del evento, argumentando y motivando qué hechos la han producido y adjuntando la documentación justificativa que se considere adecuada para la justificación. En caso de considerar que no está suficientemente justificada, no se aprobará la aceptación de la cancelación.
• Que la dirección de la AETIB resuelva favorablemente la solicitud de pago por cancelación y lo comunique en tiempo y forma. En caso de silencio administrativo, se da por entendida la desestimación de la solicitud.
• La entidad que recibe el patrocinio deberá entregar la documentación justificativa ajustándose a las consideraciones del Anexo 3G. Además, adjuntará una declaración responsable en la que se manifieste que no han percibido cuantía alguna por el mismo concepto de otra entidad pública. En caso de que sí hayan percibido una cuantía, no podrá abonarse por duplicado un mismo concepto y la suma de ambas aportaciones nunca podrá ser superior al total de la repercusión mediática.

2. En caso de reprogramación del evento por circunstancia fortuita y/o fuerza mayor, se podrá cambiar de fechas siempre que sea dentro del año de la firma del contrato y se ajuste al siguiente procedimiento:

• Solicitud previa a la dirección de la AETIB con una antelación mínima de 3 días laborables a la fecha prevista en el contrato para la realización del evento. Esta solicitud irá acompañada de un informe en el que se motiven claramente las causas que han llevado a la reprogramación del evento, argumentando y motivando qué hechos la han producido y adjuntando la documentación justificativa que se considere adecuada para la justificación. En caso de considerar que no está suficientemente justificado, no se aprobará la aceptación de la reprogramación.
• Que la dirección de la AETIB resuelva favorablemente la solicitud de reprogramación y lo comunique en tiempo y forma. En caso de silencio administrativo, se da por entendida la desestimación de la solicitud.

11. PROTECCIÓN DE DATOS

De conformidad con el Reglamento Europeo 2016/679 General de Protección de datos personales y la LO 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personal y garantía de derechos digitales, los solicitantes quedan informados y aceptan el tratamiento de sus datos bajo la responsabilidad de la AETIB. La finalidad de este tratamiento es poder ejecutar estas ayudas de patrocinio, siendo necesarias para prestar el servicio. Estos datos serán conservados de acuerdo con los criterios de archivo aplicable y serán publicados como receptor de ese patrocinio y de acuerdo con las obligaciones de transparencia aplicables.

Asimismo, se informa que pueden ejercer los derechos de información, de acceso, de rectificación, de supresión, de limitación, de portabilidad, de oposición y de no inclusión en tratamientos automatizados ante el responsable del tratamiento, Carrer de Rita Levi, nº. 4 07121, Parc Bit, Palma, Illes Balears o en la siguiente dirección de correo electrónico: dpd@aetib.caib.es

Con posterioridad también puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) o ponerse en contacto con nuestro delegado en la siguiente dirección: dpd@aetib.caib.es

12. CONFIDENCIALIDAD

Cualquier información confidencial revelada por la AETIB a la entidad con la que se formalicen eventos objeto de esta convocatoria durante su vigencia se mantendrá con carácter estrictamente confidencial para el receptor, que se comprometerá a utilizar esta información únicamente para la finalidad para la cual le fue revelada por el emisor, salvo imperativo legal.

El receptor protegerá la información confidencial del emisor contra cualquier uso no autorizado o revelación a terceros, al igual que protege su información confidencial. El acceso a esta información quedará restringido sólo a aquellos empleados de la entidad colaboradora que deban conocerlo para cumplir con el evento a desarrollar.

13. LENGUAS DE UTILIZACIÓN EN ESTE PROCEDIMIENTO

Toda la documentación administrativa y técnica que debe presentarse en esta convocatoria debe ser en una de las dos lenguas oficiales de la CAIB. En caso de que la justificación (certificados de emisión, entre otros) se entregue en un idioma distinto a los oficiales de la CAIB, deberá aportarse una traducción jurada.

14. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE

De acuerdo con la Instrucción 2/2018 la ATB (actual AETIB) considera como regla general los patrocinios como un contrato privado, de acuerdo con lo establecido en el artículo 26.2 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre de contratos del sector público y por éste debe regirse en cuanto a la preparación y adjudicación, en defecto de normas específicas, por la Sección 1 y 2 del Capítulo I del Título I del Libro II de esta ley, y en las disposiciones de desarrollo, aplicándose supletoriamente las restantes normas de derecho administrativo o, en su caso, las normas de derecho privado, según corresponda por razón del sujeto o entidad contratante. En cuanto a sus efectos y extinción, se regirá por el derecho privado.

15. UTILIZACIÓN DE MEDIOS TELEMÁTICOS

La solicitud de participación en el procedimiento y la justificación de la ejecución del contrato, así como cualquier otra comunicación con la Administración, debe realizarse exclusivamente con la utilización de medios telemáticos, de acuerdo con el artículo 15.3.a) de la Ley 4/2021, de 17 de diciembre.

La solicitud de participación en el procedimiento y la justificación de la ejecución del contrato, así como otras comunicaciones con la Administración, deben realizarse por medios telemáticos, de acuerdo con el artículo 14.3.a) de la Ley 39/2015.

Las notificaciones que deba practicar la Administración deben realizarse por medios telemáticos, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 40 y 41 de la Ley 39/2015.

 

ANEXOS

ANEXO 1G Datos fundamentales para la tramitación

ANEXO 2G Información del evento y oferta en relación con los criterios de negociación

ANEXO 3G Relación de documentación entregada

ANEXO 4G Memoria acreditativa de la aplicación de medidas de sostenibilidad, ODS y la Agenda 2030

ANEXO 5G Declaración responsable de la memoria económica del evento

ANEXO 6G Medición de resultados

ANEXO 7G Briefing de comunicación

ANEXO 8G Directrices sobre el uso de las marcas de la AETIB

ANEXO 9G Modelo de confirmación de los acuerdos de la fase de negociación

ANEXO 10G Modelo de óptico fase solicitud

ANEXO 11G Modelo de óptico fase de justificación

ANEXO B Localización del expediente en la AETIB