BOLETÍN OFICIAL DE LAS ISLAS BALEARES

Denominación del puesto de trabajo:

Administrativo, secr. Disciplina

Código identificación del puesto de trabajo

1090

Tipo

Personal funcionario

Escala, subescala, clase/categoría, grupo/subgrupo

Escala administración general, subescala administrativa, grupo C1

Nivel

16

Complemento específico

739,34 € . Año 2023

Requisitos para ocupar el puesto de trabajo

Bachillerato superior, FP2 o equivalente.

Disponer del nivel C1 de conocimientos de lengua catalana o superior

Forma de provisión

Todas las admitidas de acuerdo con la normativa vigente del momento

Área, servicios o departamento de adscripción

Àrea d'Organització, Secretaria

Funciones genéricas a realizar

FUNCIONES DE APOYO ADMINISTRATIVO A GRUPOS SUPERIORES:

Realizar las tareas administrativas al servicio con suficiente corrección y eficacia, determinadas y supervisadas por su superior jerárquico.

• Registro y archivo: registro y archivo de expedientes y documentos; digitalizar documentos, verificar documentos, mantener actualizado el archivo de documentación, preparar y elaborar estadísticas o cálculos sencillos, almacenamiento de datos, etc.

• Tramitación de documentación: impulso de expedientes, tramitación de expedientes: apertura y cierre, registro, procesamiento, elaboración de propuestas o trabajos diversos de contenido o proceso complejo, complementación y comunicación de todo tipo de documentos. Registros de entrada, de salida y notificaciones.

• Seguimiento de todo el procedimiento administrativo de los expedientes del servicio que se le hayan asignado.

• Colaboración en la elaboración de documentos, según las instrucciones recibidas por el superior jerárquico: estructuración de pliegos, anexos de hojas de cálculos, introducción de datos a bases de datos, anexos de memorias económicas, subvenciones, etc.

• Tresoreria y Comptabilitat: control de facturas, recibos, trabajos de gestión básica contable, etc.

• Distribuir y supervisar, si fuera necesario, el trabajo a los auxiliares, resolver los problemas operativos que se pudieran plantear.

• Llevar la agenda y el control de visitas de los órganos jerárquicos superiores –regidores, grupos A1 y A2- y de los altos cargos.

• Establecer los contactos necesarios, de acuerdo con las instrucciones del superior jerárquico, para el correcto funcionamiento de los procedimientos y/o expedientes que se tramiten desde el servicio: personal municipal, otras administraciones, compañías aseguradoras, etc.

• Ejecutar convocatorias de sesiones de órganos colegiados y preparación del material correspondiente.

• Redactar las actas de las reuniones que se requieran desde el servicio, o las de los órganos colegiados en los que se esté nombrado.

   

   

FUNCIONES DE ATENCIÓN AL PÚBLICO

• Atención al ciudadano y personal municipal sobre asuntos que afecten al servicio: presencial, telefónica, por correo electrónico, etc, y la derivación al personal correspondiente, o tomar nota para su posterior resolución.

• Atención al ciudadano en todo lo relacionado con el estado de tramitación de expedientes encomendados. Auxiliar a los usuarios para rellenar las solicitudes de procedimientos y proceder al registro de entrada de estas, así como del resto de las comunicaciones recibidas.

• Controlar, poner en conocimiento y gestionar las quejas y reclamaciones expresadas por los ciudadanos.

OTRAS FUNCIONES DE GESTIÓN DE SERVICIOS CONCRETOS

• Admitir e inscribir a usuarios en servicios municipales, como actividades deportivas, culturales...

• Actualización de los registros municipales del servicio.

• Uso de los programas informáticos específicos del servicio.

• Seguimiento de las instrucciones y de los controles establecidos por los órganos superiores jerárquicos, sobre la tramitación de expedientes o la gestión de recursos humanos.

• Comunicar datos y control de la información de la web municipal en aplicación de la obligación de transparencia relativa a la unidad donde se presten los servicios.

• Participación en órganos de selección de personal.

• Colaboración con otras administraciones.

Todas aquellas tareas propias de su categoría y relacionadas con el servicio que le sean encomendadas y para las que haya sido instruido.

Todas estas tareas se tendrán que ejecutar de acuerdo con la normativa básica de PRL

Funciones de secretario de Disciplina:

• Tramitar los expedientes de Disciplina en todas sus fases: iniciación, tramitación, adjudicación, devolución de garantías y otras actuaciones.

• Incoación de procedimientos de Disciplina Governativa en infracciones leves, por infracciones de las ordenanzas municipales.

• Seguimiento de los expedientes, y seguimiento y control de plazos y control de pago de sanciones: expedientes abiertos, expedientes en incoación, expedientes en sanción, expedientes derivados a instructores/técnicos/órganos, etc, expedientes pasados a Recaudación para hacer recibos de las sanciones y expedientes con procedimientos finalizados.

• Contacto y comunicación con los agentes/servicios/personas denunciantes.

• Contacto con el Servei de Recaptació para el seguimiento y pago de los recibos de las sanciones.

• Informar a Secretaria para certificados de Disciplina Urbanística, y seguimiento y tramitación de expedientes.

• Informar a Secretaria para certificados de inscripciones al Registre de la Propietat, y seguimiento y tramitación de expedientes.

• Control y seguimiento de las inspecciones técnicas de edificios (ITE) e inscripción en el registro municipal, y seguimiento y tramitación de expedientes.

• Control y actualización de base de datos SILADMIN por expedientes de Disciplina Urbanística.

• Tramitación, control, seguimiento y custodia de los expedientes de Disciplina Urbanística.

• Firma de las notificaciones de propuestas de los instructores (Disciplina Urbanística i Governativa)