BOLETÍN OFICIAL DE LAS ISLAS BALEARES

Antecedentes

En la regulación prevista para los contratos menores en la Ley 9/2017, de 8 de noviembre de contratos del sector público (en lo sucesivo LCSP), en cuanto a la tramitación del expediente, en el art. 118 se exige únicamente el informe del órgano de contratación que motive la necesidad del contrato; y que se apruebe el gasto y se incorpore la factura correspondiente, que tiene que reunir los requisitos que se establecen en las normas de despliegue de esta Ley.

Normas como la Ley Orgánica de estabilidad presupuestaria; la Ley de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno; la Ley 27/2013, de racionalización y sostenibilidad de la administración local, que modifica, entre otras, la Ley de haciendas locales y la Ley de bases de régimen local, así como la implantación, de cada vez más acelerada, de la administración electrónica, han provocado que se tenga que dar una respuesta de forma ágil, por un lado, a las necesidades que se puedan plantear desde los servicios diversos del Consejo Insular de Mallorca y los entes que dependen y, de la otra, a una transparencia total de cómo se gestionan estas necesidades.

Con el objetivo de homogeneizar los criterios de aplicación e interpretación de la norma entre las diferentes áreas del Consejo Insular de Mallorca y los entes que dependen, se considera necesario dictar esta Instrucción que tiene por objeto, sin renunciar a la agilidad y a la simplificación administrativa que caracteriza el procedimiento legalmente previsto para tramitar los contratos menores, establecer unas garantías adicionales que refuercen los principios de libertad de acceso en las licitaciones, a la publicidad y a la transparencia de los procedimientos, y de no discriminación y de igualdad de trato entre los candidatos, y que contribuyan, en conexión con el objetivo de estabilidad presupuestaria y de control del gasto, a utilizar de forma eficiente los fondos destinados a hacer obras, adquirir bienes y contratar servicios, mediante la exigencia de la definición previa de las necesidades que se tienen que satisfacer, la salvaguardia de la libre competencia y la selección de la oferta económicamente más ventajosa.

Por otro lado, la puesta en funcionamiento de la plataforma de administración electrónica SECIM, permite, entre otras cosas, utilizar el modelo de información contractual SECA, que incorpora la información por identificado los elementos fundamentales del contrato, además de la información del ámbito presupuestario y económico para una vinculación posterior de la ejecución del contrato con el proceso de la autorización del gasto, modelo que está basado en el proyecto CODICE (componentes y documentos interoperables para la contratación pública electrónica), lo cual permite garantizar la interoperabilidad con la Plataforma de Contratos del Sector Público.

Fundamentos

Por todo esto,

Resuelvo

Primero. Aprobar la Instrucción para la gestión de los expedientes de contratación menor de obras (importes inferiores a 40.000,00 €, IVA excluido) y suministros y servicios (importes inferiores a 15.000 €, IVA excluido) que dice así:

1. Objeto y ámbito de aplicación

Esta Instrucción tiene por objeto establecer las directrices para tramitar los contratos menores definidos por razón de la cuantía en los términos previstos en el art. 118 de la LCSP.

El límite cuantitativo de los contratos menores establecidos para cada tipo contractual se computa dentro de cada ejercicio presupuestario, sin computar los contratos celebrados en el ejercicio presupuestario anterior al corriente para el cálculo.

Se aplica al Consejo de Mallorca y a los organismos autónomos que dependen.

2. Gestión de los expedientes

A partir de día 4 de julio de 2022 todas las actuaciones correspondientes a los contratos menores, desde la identificación de la necesidad a satisfacer hasta el archivo de las actuaciones, se tienen que elaborar y se tienen que gestionar íntegramente y exclusivamente y desde el inicio a través del módulo de gestión de expedientes SEGEX-SECA de la plataforma de administración electrónica SECIM.

3. Responsables de la tramitación

Cada departamento se hace cargo de la gestión y tramitación de los gastos que por importe corresponden a un gasto menor.

Se exceptúan los gastos correspondientes a las aplicaciones presupuestarias que están centralizadas.

Los gastos que se pueden tramitar como anticipos de caja fija tienen que seguir el procedimiento establecido en las bases de ejecución.

4. Expediente de contratación del contrato menor

4.1. Documentación del expediente

A. Contratos de valor estimado inferiores a 15.000,00 € (IVA excluido) en caso de suministros y servicios e inferiores a 40.000,00 € (IVA excluido) en caso de obras.

El expediente debe contener:

a) Documento contable RC definitivo.

b) Informe del órgano de contratación que justifique lo siguiente:

- El objeto del contrato y la justificación que éste no se altera, para evitar aplicar reglas generales de contratación. No hay alteración del objeto del contrato cuando los servicios o suministros, de carácter recurrente, tienen un valor estimado inferior a los 3.000 euros, en cómputo anual, o no superan el valor estimado de 15.000 euros, en un plazo de cinco anualidades, lo que permite tramitarlos como contrato menor.

- La justificación de la necesidad del contrato y la justificación del procedimiento.

- Las especificaciones técnicas de la prestación, lugar de prestación, responsable del contrato y forma de pago.

- El órgano de contratación.

- El valor estimado, el presupuesto del contrato y la aplicación presupuestaria y el ejercicio presupuestario (o ejercicios presupuestarios, en el caso de que se trate de un gasto plurianual).

- El plazo de duración o de ejecución del contrato.

- Los datos del adjudicatario y la justificación de la elección.

c) Solicitud de tres presupuestos como mínimo, hecha de acuerdo con lo especificado en el punto 4.2 de esta Instrucción. Si no es posible la solicitud de las ofertas, debe incorporarse en el expediente la justificación motivada de este extremo, amparada en aplicación de los principios de actuación reflejados en el art. 3 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público.

d) Ofertas presentadas.

e) Resolución de aprobación del contrato menor, así como de adjudicación y disposición del gasto a favor del licitador seleccionado.

f) Validación del documento contable AD.

En los contratos de obra, hay que añadir, además:

- Presupuesto conformado por el personal técnico correspondiente, y proyecto, si las normas específicas así lo requieren, debidamente aprobado por el consejero ejecutivo o por la consejera ejecutiva correspondiente (art. 118.2 de la LCSP).

- Informe que acredita que el proyecto se refiere a una obra completa susceptible de entregarse al uso general o al servicio correspondiente y, por tanto, no hay fraccionamiento del objeto del contrato (art. 125 del RGLCSP).

- Informe de supervisión cuando el trabajo afecta a la estabilidad, la seguridad o la estanqueidad de la obra (art. 118.2 de la LCSP).

​​​​​​​B. Contratos menores de valor estimado inferior a 5.000,00 € (IVA excluido) en cómputo anual, siempre que no se tramiten mediante anticipo de caja fija

El expediente debe tener la misma documentación con la excepción de los tres presupuestos. El centro gestor puede adjudicar el contrato menor directamente, siempre que el adjudicatario tenga la capacidad para llevar a cabo el objeto del contrato.

C. Contratos menores en los que el valor estimado no exceda de 5.000 €, el pago se verifique a través del sistema de anticipos de caja fija u otro similar

En este supuesto no se exige el informe del órgano de contratación que justifique la necesidad del contrato y que no se está alterando su objeto con el fin de evitar aplicar los umbrales del art. 118 de la LCSP.

Es suficiente aprobar el gasto y aportar la factura con los requisitos que establecen las normas de desarrollo de la LCSP.

4.2 Solicitud de ofertas

La solicitud de ofertas es obligatoria para gastos iguales o superiores a 5.000 € (IVA excluido).

El centro gestor puede escoger una de las dos opciones:

- Solicitar un mínimo de tres presupuestos a empresas que considere que tienen la capacidad suficiente para llevar a cabo el objeto del contrato.

- Hacer un anuncio de licitación en la sección Contratos menores del tablón de anuncios de la entidad.

4.3. Presentación de las ofertas

4.3.1. Plazo

Con respecto al plazo para presentar las ofertas:

- Regla general: 5 días hábiles contados desde el día siguiente de la remisión de la invitación o de la publicación del anuncio en el tablón de edictos.

- Excepciones: Reducirlo a 3 días hábiles por razones de urgencia acreditada o ampliarlo hasta 10 días hábiles, en función de la complejidad de la oferta.

4.3.2. Forma

Las ofertas deben ajustarse al modelo y deben acompañarse con la documentación que se específica en el anuncio o en el requerimiento. Se ha de incorporar en el expediente de contratación.

4.3.3. Documentación que debe presentar el licitador

El licitador debe presentar:

-La oferta

-La empresa propuesta para la adjudicación debe presentar la declaración responsable en la cual manifiesta que la persona firmante tiene la representación de la entidad, que la entidad tiene capacidad de obrar y cuenta con las habilitaciones profesionales necesarias para hacer la prestación, que no incurre en prohibiciones de contratar y que está al corriente del pago de las obligaciones con la Seguridad Social, con la Agencia Estatal de la Administración Tributaria y con el Consejo de Mallorca.

4.3.4. Lugar de presentación

La presentación de las ofertas debe hacerse por medios electrónicos, ya sea en respuesta al requerimiento que el servicio tramitador realiza o a través del trámite específico publicado en la Sede electrónica.

5. Publicación de las adjudicaciones

Una vez completado el expediente mediante el módulo SEGEX-SECA, la información relativa al contrato se publica en la Plataforma de Contratos del Sector Público, de acuerdo con lo previsto en el art. 118.6 de la LCSP.

Igualmente se da cuenta al Registro Público de Contratos, de acuerdo con el art. 346 de la LCSP.

6. Notificaciones electrónicas

Las notificaciones relativas a los contratos menores se realizan por medios electrónicos a través del módulo de gestión de expedientes SEGEX-SECA de la plataforma de administración electrónica SECIM.

7. Reconocimiento de las obligaciones

El procedimiento de reconocimiento de las obligaciones y de ordenación de pagos se hace de acuerdo con lo establecido en las bases de ejecución del presupuesto.

8. Disposición derogatoria

Quedan derogadas todas las disposiciones que se oponen, contradicen o resultan incompatibles con esta Instrucción y de manera expresa las siguientes:

- Decreto de la Presidencia, de 27 de julio de 2017, por el que se aprueba la Instrucción reguladora de los contratos menores.

- Acuerdo del Consejo Ejecutivo, de 5 de diciembre de 2012, por el que se regula el Perfil de contratante de los órganos de contratación del Consejo de Mallorca.

- Decreto de la Presidencia que aprueba la Instrucción para la gestión de los expedientes de contratación menor de obras (importes inferiores a 40.000,00 €, IVA excluido) y suministros y servicios (importes inferiores a 15.000 €, IVA excluido) de día 16 de noviembre de 2021, rectificada día 13 de enero de 2022.

Segundo. Publicar el contenido de este Decreto en el Boletín Oficial de las Islas Baleares, entrando en vigor el mismo día que se publica.

Tercero. Dar cuenta al Pleno en la primera sesión que tenga lugar.

 

(Signat electrònicament, 30 de juny de 2022

El secretari

Antoni Benlloch Ramada)