BOLETÍN OFICIAL DE LAS ISLAS BALEARES

Hechos

1. El día 9 de febrero de 2017, el Consejo de la Sindicatura de Cuentas de las Illes Balears acordó aprobar el Informe 131/2017 de la Cuenta general del Ayuntamiento de Sant Josep de sa Talaia correspondiente al ejercicio 2012.

2. El día 17 de mayo de 2017, el presidente del Parlamento de las Illes Balears comunicó que se había llevado a cabo el último trámite parlamentario referente a dicho Informe, que tuvo lugar con la presentación y el debate del Informe en la sesión de la Comisión de Hacienda y Presupuestos del día 9 de mayo de 2017.

Fundamentos de derecho

1. El artículo 12.3 de la Ley 4/2004, de 2 de abril, de la Sindicatura de Cuentas de las Illes Balears, regula los informes o las memorias de fiscalización y dispone su envío al Parlamento, a los sujetos fiscalizados y al Tribunal de Cuentas, y también su publicación en el BOIB después del último trámite parlamentario.

2. El artículo 32.1 del Reglamento de régimen interior de la Sindicatura de Cuentas establece que esta institución publicará el resultado de la fiscalización en el BOIB, una vez recibida la comunicación expresa de que se ha llevado a cabo el último trámite parlamentario.

Por todo ello, y de acuerdo con lo que disponen la mencionada Ley 4/2004 y el Reglamento de régimen interior de la Sindicatura de Cuentas de las Illes Balears,

Resuelve

Publicar en el Boletín Oficial de las Illes Balears el resultado de la fiscalización y las recomendaciones del Informe 131/2017 de la Cuenta general del Ayuntamiento de Sant Josep de sa Talaia correspondiente al ejercicio 2012, el cual puede ver en el edicto que se adjunta como anexo I.

  

Palma, 18 de diciembre de 2018

  

El síndico mayor

Joan Rosselló Villalonga

  

Anexo I

INFORME 131/2017 DE LA CUENTA GENERAL DEL AYUNTAMIENTO DE SANT JOSEP DE SA TALAIA CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO 2012

I. INTRODUCCIÓN

1. PRESENTACIÓN

Los artículos 82 del Estatuto de autonomía de las Illes Balears y 1 de la Ley 4/2004, de 2 de abril, de la Sindicatura de Cuentas de las Illes Balears, establecen que este es el órgano al cual corresponde la fiscalización externa de la actividad económica, financiera y contable del sector público de las Illes Balears.

El artículo 12 de la mencionada Ley 4/2004 especifica que el resultado de la fiscalización se expondrá mediante informes o memorias, que se elevarán al Parlamento y publicarán en el Boletín Oficial de las Illes Balears, y hace referencia a su contenido fundamental.

En cumplimiento de esta función y de lo que disponen los artículos 7.b de la mencionada Ley y 18.2.b de su Reglamento, la Sindicatura emite un informe agregado de las cuentas generales de cada ejercicio de las corporaciones locales. Se trata de una revisión limitada, con el fin de mostrar las cifras agregadas del conjunto de las corporaciones locales y de exponer las observaciones y las incidencias que se han detectado en los diversos documentos que integran las cuentas.

La gestión económica, financiera y contable de cada una de las entidades locales puede ser objeto de un informe de fiscalización individual, de acuerdo con el programa anual de actuaciones que aprueba la Sindicatura.

En este sentido, los programas de actuaciones para los años 2011-2016 establecen la fiscalización de la cuenta general de los ayuntamientos con una población superior a 20.000 habitantes, para conocer su actividad económico-financiera. Estos informes se tienen que referir también a sus entidades dependientes. Se han seleccionado los ayuntamientos de más población que la SCIB no había fiscalizado con anterioridad y que son el Ayuntamiento de Sant Josep de sa Talaia y el Ayuntamiento de Sant Antoni de Portmany.

A este efecto, y haciendo uso de las competencias reconocidas en la Ley 4/2004, la SCIB emite este Informe de la Cuenta general del Ayuntamiento de Sant Josep de sa Talaia correspondiente al ejercicio 2012, de acuerdo con las Directrices técnicas que para este Informe aprobó el Consejo de la SCIB el 27 de noviembre de 2013.

De acuerdo con los artículos 27 y 18 del Reglamento de la Sindicatura, se trata de una fiscalización de carácter general, no necesariamente anual.

Los anexos han sido elaborados por la Sindicatura con los datos contables que ha aportado la entidad fiscalizada. Los estados que se incluyen son, excepto que se indique lo contrario, el resultado del análisis de la fiscalización, coincidente o no con los datos contables.

Las unidades monetarias de las cifras del Informe (excepto en los casos en que se especifica lo contrario) se expresan en miles de euros. En este sentido se ha trabajado, internamente, con las cifras originales con euros y céntimos de euro, que se presentan en la mencionada unidad de miles de euros, con el formato de visualización de cero decimales, a pesar de que conservan la totalidad de las cifras. La coherencia interna es absoluta, aunque, si sólo se consideran las cifras que figuran en el Informe, aparecen, en algunos casos, diferencias debidas al formato de visualización de los datos.

El trabajo de campo, lo han llevado a cabo, entre los meses de julio de 2015 y julio de 2016, tres auditores del Área de Auditoría de Ayuntamientos y Entidades Locales.

Es necesario agradecer al personal del Ayuntamiento de Sant Josep de sa Talaia, especialmente al de los servicios económicos, la colaboración prestada para poder elaborar este Informe.

2. OBJETIVOS

Los objetivos de esta fiscalización son los siguientes:

• Verificar si las cuentas muestran adecuadamente la situación económica, financiera y patrimonial, así como la liquidación de los presupuestos de gastos e ingresos, de acuerdo con los principios contables públicos.

• Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que son de aplicación a la gestión de los fondos públicos.

• Determinar si la Cuenta general está integrada por las cuentas anuales exigidas en la normativa, si se ajustan a los modelos establecidos y si contienen toda la documentación exigida.

• Analizar la actividad subvencionadora y la contratación (tanto los contratos adjudicados como los ejecutados durante el ejercicio 2012).

3. ALCANCE DEL TRABAJO Y LIMITACIONES

A. ÁMBITO SUBJETIVO

El ámbito subjetivo que abarca este Informe es el Ayuntamiento de Sant Josep de sa Talaia y sus entidades dependientes y vinculadas. Estas son las siguientes:

- El Ayuntamiento de Sant Josep de sa Talaia (Administración general)

- Fundación dependiente del Ayuntamiento:

- Fundación Can Blau

- Entidades vinculadas:

- Consorcio Movilidad por Ibiza (antes Consorcio Ibiza y Formentera Emprenden)

- Fundación para la Promoción Turística de Ibiza

- Fondo Pitiuso de Cooperación

A pesar de formar parte del ámbito subjetivo del Informe, no se han analizado las siguientes entidades: Consorcio Movilidad por Ibiza (antes Consorcio Ibiza y Formentera Emprenden), Fundación para la Promoción Turística de Ibiza y Fondo Pitiuso de Cooperación, porque, aunque el Ayuntamiento de Sant Josep de sa Talaia es miembro de ellas, durante el ejercicio 2012 no les ha efectuado aportaciones económicas ni ha tenido con ellas ninguna relación económica significativa, excepto con respecto a una subvención de 57 miles de euros al Fondo Pitiuso de Cooperación, la cual se ha pagado durante el ejercicio 2012.

El Ayuntamiento de Sant Josep de sa Talaia también participa en una entidad local supramunicipal, que no se ha incluido en el ámbito subjetivo del Informe, que es la Mancomunidad Intermunicipal de Servicios Públicos Insulares. Las obligaciones reconocidas por el Ayuntamiento durante el ejercicio 2012 a favor de la Mancomunidad han sido por un importe de 88 miles de euros y, al cierre del ejercicio, existe un saldo pendiente de pago a la Mancomunidad, por un importe de 10 miles de euros, correspondientes al ejercicio 2012.

B. ALCANCE DEL TRABAJO Y LIMITACIONES

Alcance del trabajo

El alcance de la fiscalización ha sido la Cuenta general del Ayuntamiento de Sant Josep de sa Talaia, formada únicamente por las cuentas anuales de esta corporación, y las cuentas anuales de la Fundación Can Blau correspondientes al ejercicio 2012, que comprenden los siguientes estados contables:

• Cuentas anuales del Ayuntamiento de Sant Josep de sa Talaia, que incluyen los siguientes documentos: balance, cuenta del resultado económico-patrimonial, estado de liquidación del presupuesto y memoria.

• Cuentas anuales de la Fundación Can Blau, que incluyen los siguientes documentos: balance, cuenta de resultados y memoria.

El régimen contable aplicado por el Ayuntamiento está regulado por la Instrucción de contabilidad para la Administración local, mientras que la Fundación aplica el régimen contable establecido en la normativa de entidades sin finalidad de lucro.

El trabajo se ha llevado a cabo de acuerdo con los principios y las normas de auditoría del sector público aprobados por la Comisión de Coordinación de los Órganos Públicos de Control Externo del Estado y se han realizado todas las pruebas selectivas o los procedimientos técnicos considerados necesarios, de acuerdo con las circunstancias y los objetivos del trabajo antes mencionados. Entre estos procedimientos se ha utilizado la técnica del muestreo o revisión selectiva de aplicaciones presupuestarias o de operaciones concretas.

Con respecto a la Administración general del Ayuntamiento, el trabajo ha consistido en la revisión del contenido y la coherencia de la Cuenta general rendida, de la documentación remitida en la fase de fiscalización y de los procedimientos administrativos básicos aplicados. También se han analizado los aspectos fundamentales de organización, contabilidad y control interno, especialmente con respecto a la ejecución del presupuesto, las subvenciones y la contratación, con el alcance que se indica en los apartados correspondientes del Informe.

Como resultado del trabajo realizado, el Informe incluye la opinión de la SCIB sobre si la Cuenta general del Ayuntamiento de Sant Josep de sa Talaia presenta la información de acuerdo con el marco normativo de información financiera y la otra legislación que le es de aplicación, opinión que no incluye las cuentas anuales de la Fundación, dado que estas, de acuerdo con la normativa, no forman parte de la Cuenta general del Ayuntamiento.

Aunque no forma parte de la opinión del Informe, de la Fundación dependiente se exponen, si procede, las incidencias detectadas en la realización del trabajo de fiscalización. Asimismo, se incluye como anexo una ficha con los datos presupuestarios y patrimoniales de cada una de las entidades del ámbito subjetivo del Informe.

La Fundación formula las cuentas anuales según la normativa de aplicación y no presenta informe de auditoría elaborado por un profesional externo, dado que no supera los parámetros de auditoría obligatoria. El trabajo ha consistido en la revisión del contenido y la coherencia de las cuentas anuales rendidas y de la documentación remitida en la fase de fiscalización.

La revisión de las subvenciones y la contratación, y la conclusión respectiva del cumplimiento de la legalidad se ha realizado únicamente sobre los expedientes fiscalizados seleccionados, con la aplicación de técnicas de muestreo, según los criterios y con los porcentajes de cobertura indicados en los subapartados C de los apartados VI y VII, respectivamente.

El universo de las subvenciones analizadas incluye tanto las líneas de subvención vigentes durante el 2012 como las concedidas de forma directa durante el periodo fiscalizado. Para todas, el ámbito temporal de la fiscalización de las líneas y de los expedientes de los beneficiarios seleccionados abarca su normativa reguladora, concesión, justificación y pago.

El universo de los contratos analizados incluye tanto los adjudicados durante el ejercicio 2012 como los adjudicados en ejercicios anteriores ejecutados parcialmente en el ejercicio 2012. Para todos, el ámbito temporal de la fiscalización de los contratos seleccionados abarca desde su preparación y adjudicación hasta su ejecución, incluidos los ejercicios posteriores a 2012.

Limitaciones al alcance

Las limitaciones al alcance que se han producido en la realización de la fiscalización y que afectan a la opinión son las que se detallan en el apartado II. Opinión y conclusiones.

4. RENDICIÓN DE CUENTAS

El Ayuntamiento aprobó definitivamente la Cuenta general del ejercicio 2012 el 26 de septiembre de 2013 y la rindió el 27 de septiembre de 2013 (en ambos casos, en el plazo establecido legalmente).

La Cuenta general del Ayuntamiento está integrada únicamente por las cuentas anuales de la misma entidad, dado que no tiene organismos autónomos ni sociedades mercantiles cuyo capital sea íntegramente propiedad del Ayuntamiento (art. 209 del TRLRHL y regla 97 de la INCL).

La Fundación Can Blau ha remitido a la SCIB durante la fiscalización sus cuentas anuales, pero no ha presentado el informe de auditoría elaborado por un profesional externo, ya que no supera los parámetros de auditoría obligatoria.

5. TRÁMITE DE ALEGACIONES

El resultado de las actuaciones se comunicó al alcalde y a la persona que ocupaba este cargo durante el ejercicio fiscalizado, a fin de que pudieran formular las alegaciones y presentar los documentos y los justificantes que consideraran adecuados, de conformidad con lo que dispone el artículo 30 del Reglamento de régimen interior de la SCIB.

El Ayuntamiento de Sant Josep de sa Talaia presentó alegaciones el 9 de diciembre de 2016, que constan como anexo al Informe. A estas alegaciones el Ayuntamiento adjuntó un gran volumen de documentación que no ha sido objeto de fiscalización y, por lo tanto, las incidencias que pudieran resultar de la documentación no se incluyen en este informe.

Las alegaciones han sido analizadas y se ha suprimido o modificado el texto cuando se han aceptado. Si no se ha alterado el texto ni se ha emitido opinión sobre su contenido, se debe entender que las alegaciones son simples explicaciones que confirman los hechos y las valoraciones expuestos en el Informe, que no se han justificado adecuadamente, o que el sujeto fiscalizado manifiesta la voluntad de subsanar la deficiencia en el futuro.

II. OPINIÓN Y CONCLUSIONES

1. OPINIÓN FINANCIERA Y DE LEGALIDAD RESPECTO DE LA CUENTA GENERAL

Párrafo del alcance de la fiscalización

La Sindicatura de Cuentas de las Illes Balears ha fiscalizado la Cuenta general del Ayuntamiento de Sant Josep de sa Talaia, que comprende el balance, la cuenta del resultado económico-patrimonial, el estado de liquidación del presupuesto y la memoria correspondientes al ejercicio anual acabado el 31 de diciembre de 2012. La Cuenta general formada por la Intervención del Ayuntamiento, de acuerdo con el marco normativo de información financiera de aplicación, se ha rendido a la Sindicatura de Cuentas, una vez que el Pleno de la corporación la ha aprobado. Excepto por las limitaciones mencionadas en los párrafos 1-8 siguientes, el trabajo de fiscalización se ha realizado de acuerdo con los principios y las normas de auditoría del sector público y se han llevado a cabo todas las pruebas selectivas o procedimientos técnicos considerados necesarios, de acuerdo con los objetivos y el alcance del trabajo indicado en el apartado I.3.B. Alcance del trabajo y limitaciones.

Limitaciones al alcance que afectan a la opinión

Las limitaciones al alcance que se han producido en la realización de la fiscalización que condicionan la opinión financiera de este Informe son las siguientes:

1. El Ayuntamiento no dispone de un inventario valorado de bienes y derechos, tal como establece la regla 16 de la INCL, que, de acuerdo con la legislación patrimonial, detalle de forma individualizada los diversos elementos que tiene contabilizados en el inmovilizado. No se han podido realizar, por lo tanto, las comprobaciones oportunas sobre la composición y la cuantificación del inmovilizado no financiero inicial del ejercicio 2012, así como del saldo que presenta el epígrafe de patrimonio.

2. El Ayuntamiento no contabiliza ningún importe en concepto de amortizaciones del inmovilizado, por lo cual incumple la regla 18 de la INCL. Además, por la falta de un inventario actualizado no se ha podido realizar una estimación del importe correspondiente a la amortización acumulada al cierre del ejercicio 2012 ni de la dotación correspondiente de este ejercicio.

3. No se han recibido las respuestas a la circularización, respecto de los saldos de las cuentas y de las operaciones vigentes, de las entidades financieras con las cuales opera al Ayuntamiento: Banco de Crédito Balear, Banco de Sabadell, Banco de Santander, Banca March, "la Caixa", Banco Bilbao Vizcaya Argentaria, Caja de Ahorros del Mediterráneo, Dexia Sabadell i Sa Nostra.

4. No ha sido posible verificar la razonabilidad de los movimientos que refleja la contabilidad del Ayuntamiento en las cuentas del subgrupo «57. Tesorería», ni del efecto sobre las contrapartidas de estos movimientos que son, de acuerdo con la INCL, básicamente las cuentas de deudores y acreedores de la entidad. La utilización incorrecta de las mencionadas cuentas, que no se ajusta a lo que dispone la INCL, supone una debilidad muy significativa del control interno del Ayuntamiento.

5. No ha sido posible verificar la razonabilidad del saldo inicial y final de la cuenta «554. Cobros pendientes de aplicación», de los movimientos de esta cuenta ni del efecto sobre las contrapartidas de estos movimientos. El Ayuntamiento no ha aportado un detalle de la composición, al cierre del ejercicio 2012, del saldo acreedor por un importe de 1.319 miles de euros de la cuenta «554. Cobros pendientes de aplicación». Además, los movimientos contabilizados en esta cuenta, de acuerdo con el balance de comprobación, 96.096 miles de euros y 96.318 miles de euros de movimiento de deber y de haber, respectivamente, resultan desproporcionados y evidencian que su utilización no se ajusta a lo que establece la INCL.

6. No se ha obtenido toda la información que permita tener prueba de auditoría suficiente y adecuada en relación con el efecto que los litigios y las reclamaciones existentes contra el Ayuntamiento puedan tener en la Cuenta general del ejercicio 2012, puesto que el Ayuntamiento no ha contabilizado ninguna provisión para riesgos y gastos y que el informe de los Servicios Jurídicos sobre los pleitos, los litigios, las demandas y las reclamaciones contra el Ayuntamiento de Sant Josep de sa Talaia que se tramiten no permite determinar la potencial repercusión económica de una sentencia contraria al Ayuntamiento.

7. 

8. No ha sido posible cuantificar el importe que tendría que figurar, al cierre del ejercicio 2012, como saldo de la cuenta «413. Acreedores por operaciones pendientes de aplicar al presupuesto» por las obligaciones derivadas de gastos realizados o bienes y servicios recibidos que no se han aplicado al presupuesto, cuando procedía esta aplicación.

Excepciones financieras

Las excepciones financieras significativas sobre la Cuenta general del Ayuntamiento de Sant Josep de sa Talaia correspondiente al ejercicio 2012 son las siguientes:

9. El Ayuntamiento no da de baja las inversiones destinadas al uso general, contra la cuenta «109. Patrimonio entregado al uso general», en el momento de la entrada en funcionamiento de estas, así como establece el Plan general de contabilidad adaptado a la Administración local. El saldo de este epígrafe, a 31 de diciembre de 2012, asciende 46.929 miles de euros.

10. El Ayuntamiento no tiene reconocidos en el activo del balance, al cierre del ejercicio, 4.309 miles de euros de los derechos de cobro derivados de los convenios firmados con la CAIB por las obras de construcción, ampliación o mantenimiento de centros públicos docentes, las cuales se financiaron con operaciones de cesión de derechos de crédito concertadas por el Ayuntamiento. Tampoco tiene reconocida, en el pasivo del balance, la parte pendiente de amortizar de los contratos de cesión de derechos de crédito mencionados, 4.309 miles de euros, ni los intereses devengados y no vencidos de estos.

11. El Ayuntamiento no ha contabilizado, al cierre del ejercicio 2012, el pasivo de 957 miles de euros por el importe aplazado pendiente de reintegro en el fondo de «Participación de los municipios en tributos del Estado», derivado de las liquidaciones negativas de los ejercicios 2008 y 2009, que en su momento fueron de 301 miles de euros y 873 miles de euros, respectivamente.

12. El Ayuntamiento no ha realizado la reclasificación contable a corto plazo de las deudas registradas en epígrafes a largo plazo que tienen vencimiento en el ejercicio siguiente, de acuerdo con la regla 30.c de la INCL. Se estima que los vencimientos del ejercicio 2013 de los préstamos vigentes al cierre del ejercicio 2012, clasificados como deudas a largo plazo, son por un importe de 1.095 miles de euros.

13. La memoria de las cuentas anuales no contiene toda la información exigida en la INCL y presenta errores e incoherencias con otros estados que se detallan en el apartado III.4.E. Contenido de la memoria.

Excepciones de cumplimiento de la legalidad

Las excepciones de cumplimiento de legalidad significativas sobre la Cuenta general del Ayuntamiento de Sant Josep de sa Talaia correspondiente al ejercicio 2012 son las siguientes:

14. El presupuesto del Ayuntamiento de Sant Josep de sa Talaia fue aprobado fuera del plazo establecido en el art. 169.2 del TRLRHL.

15. El Ayuntamiento no lleva a cabo un seguimiento y un control contable adecuados de los remanentes de crédito para su posible incorporación a los créditos del ejercicio siguiente, según lo que dispone la Regla 37 de la INCL. Realiza un cálculo de los remanentes de crédito iniciales comprometidos y no comprometidos, y finalmente los califica a todos de incorporables sin que consten adecuadamente justificadas las condiciones previstas en el art. 182 del TRLRHL que resultan excepciones a la norma general que regula el art. 175 del TRLRHL, en el cual se establece la anulación de pleno derecho a la fecha de cierre del ejercicio de los créditos no afectados al cumplimiento de obligaciones reconocidas.

Opinión financiera y de cumplimiento de la legalidad

A causa del efecto muy significativo de las limitaciones al alcance del trabajo descritas en los párrafos anteriores, no se ha podido obtener evidencia de auditoría que proporcione una base suficiente y adecuada para expresar una opinión de auditoría. En consecuencia, no se expresa opinión sobre la Cuenta general del Ayuntamiento de Sant Josep de sa Talaia correspondiente al ejercicio 2012.

Con independencia de lo que se indica en los párrafos anteriores, es necesario resaltar las otras incidencias detalladas en los apartados III y IV de este Informe, que, sin afectar de forma significativa a la imagen fiel de las cuentas anuales del Ayuntamiento correspondientes al ejercicio 2012, los órganos responsables deben tener en cuenta y, si procede, corregir.

2. CONCLUSIONES DEL CUMPLIMIENTO DE LA LEGALIDAD

A. CONCLUSIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LA LEGALIDAD EN MATERIA DE SUBVENCIONES

Excepciones de cumplimiento de la legalidad en materia de subvenciones

Como resultado de la fiscalización efectuada, con el alcance indicado en el apartado I.3.B. Alcance del trabajo y limitaciones, las excepciones significativas al principio de legalidad en materia de subvenciones detectadas en la realización de la fiscalización, cuyo detalle se incluye en el apartado VI. Subvenciones del Informe, son las siguientes:

1. El Ayuntamiento no ha aprobado ningún Plan Estratégico de Subvenciones, de conformidad con lo que determina el art. 8 de la LGS, en el que, sea cuál sea el procedimiento de concesión, como herramienta básica de racionalización del gasto público y en cumplimiento de las directrices de política presupuestaria, es preceptivo concretar las determinaciones previstas en el art. 10-12 del RGS para hacer efectivos, así, los principios de eficacia y eficiencia, preceptivos en la gestión del gasto público subvencional.

2. La asignación de subvenciones directas supone una excepción a los principios generales de publicidad y concurrencia (art. 22 de la LGS), por lo cual se debe realizar de forma restrictiva. Ello no sucede en este caso, en el que las subvenciones directas representan el 45,8% del total de la actividad subvencionadora del ejercicio.

3. El Pleno del Ayuntamiento no ha aprobado una ordenanza reguladora de las bases específicas que deberían regir la concesión de cada modalidad de subvención en los términos y con el contenido mínimo exigido en el art. 17.3 de la LGS. La Ordenanza general de subvenciones del Ayuntamiento de Sant Josep de sa Talaia, aprobada definitivamente el 11 de mayo de 2010, no tiene este contenido mínimo, lo cual determina la falta de regulación de aspectos que son esenciales para hacer posible la efectividad de los principios de publicidad, transparencia, concurrencia, igualdad y no discriminación, básicos en la tramitación de los procedimientos de concesión de subvenciones.

4. El Ayuntamiento no ha aprobado ningún plan de actuación en los términos exigidos en el art. 85 del RGS ni se ha constatado la aplicación de ningún sistema que permita afirmar que existe un control efectivo de que los beneficiarios llevan a cabo las actividades subvencionadas.

5. En dos de los expedientes de concesión directa analizados el objeto y finalidad de la subvención de carácter plurianual es satisfacer una parte del precio de un contrato correspondiente a la prestación de un servicio de competencia municipal. La cuantía de la subvención está diseñada para compensar el posible déficit sufrido, absorbiendo el riesgo económico inherente y consustancial al adjudicatario del servicio.

6. En ninguno de los expedientes analizados de las dos líneas de subvención con convocatoria pública se ha seguido la tramitación exigida en la LGS y en el RGS. Al respecto, son de reseñar la falta del trámite de audiencia de todos los interesados en el procedimiento de convocatoria, esencial en cualquier procedimiento administrativo; la falta de exigencia de un proyecto con un presupuesto de ingresos y gastos detallado y desglosado por actividad; la falta de aprobación expresa de los proyectos, y la falta de motivación y de contenido de la resolución de convocatoria en los términos exigidos en el art. 25 de la LGS y el art. 62 del RGS.

7. En ninguno de los nueve expedientes de concesión directa analizados no consta que se haya tramitado ningún procedimiento ni que se haya dictado la resolución de concesión de la subvención especificando el proyecto y el presupuesto aprobado en base al cual se concede la subvención, ni se ha firmado ningún convenio que instrumente la concesión de la subvención, ya que no se establecieron, en ningún momento, las condiciones y los compromisos aplicables en los términos exigidos en la LGS y el RGS. No consta ni siquiera la solicitud de la persona o la entidad interesada ni la presentación de ningún proyecto o memoria explicativa con especificación detallada de las actividades a desarrollar y del presupuesto correspondiente debidamente desglosado y con toda la información imprescindible tanto a la hora de conceder la subvención como a la hora de ejercer el control preceptivo de la ejecución de la actividad subvencionada, del cumplimiento de la finalidad de la subvención y de la aplicación de los fondos públicos percibidos con esta finalidad, en los términos exigidos en el art. 32 de la LGS.

8. En dos de los expedientes de concesión directa analizados no consta acreditada, en los términos exigidos en el art. 22.2.c) de la LGS, la causa o la razón que dificulta la concurrencia y que justifica seguir el procedimiento de concesión directa, que es excepcional, con lo cual se ha prescindido del procedimiento legal previsto. Y a la misma conclusión se llega con relación a otros cuatro expedientes de concesión directa, en los cuales se ha incluido el crédito correspondiente como partida nominativa en los presupuestos municipales cuando de lo que se trata es de financiar actividades desarrolladas por entidades de cariz privado.

9. En ninguna de las dos convocatorias analizadas no consta, a la fecha de su publicación, ni documento contable «R» acreditativo de la existencia de reserva de crédito con cargo a la partida presupuestaria correspondiente, ni documento contable «AD», ni informe de fiscalización previa ni informe jurídico que analicen con detalle la convocatoria. Tampoco consta el seguimiento del procedimiento preceptivo de gasto paralelamente al procedimiento administrativo de concesión en los términos exigidos en el TRLRHL en ninguno de los 9 expedientes de concesión directa analizados.

10. La convocatoria de las dos líneas de subvención analizadas favorece una valoración subjetiva de los proyectos, sin que se pueda afirmar la aplicación del principio de objetividad que fija la LGS en el art. 8.3.

11. En ninguno de los expedientes fiscalizados de las dos líneas de subvención analizadas se ha exigido acreditar la justificación la ejecución del 100% del proyecto o de las actividades para las cuales se solicitó la subvención ni el cumplimiento de los presupuestos de gastos presentados y en base a los cuales se concedió la ayuda de acuerdo con el art. 30 de la LGS y el art. 69 y siguientes del RGS; ni tampoco consta que se haya requerido acreditar haber satisfecho todos los gastos presentados en el plazo de justificación fijado incumpliendo lo que disponen los art. 30 y 31 de la LGS. En ninguno de los 9 expedientes de concesión directa analizados tampoco se ha exigido la presentación de documentación justificativa conforme a estos requisitos. En todos los casos se han hecho efectivos los diferentes pagos incumpliendo estas obligaciones esenciales.

12. En una línea de subvención fiscalizada y en los 9 expedientes de concesión directa fiscalizados se constata una ausencia de control de la concurrencia con otras subvenciones o ayudas con respecto a las posibles duplicidades en la imputación de costes, lo que determina la imposibilidad de comprobar que no se supera el coste de la actividad subvencionada en los términos establecidos en el art. 19.3 de la LGS.

13. En ninguno de los expedientes analizados de las dos líneas de subvención fiscalizadas no consta ningún sistema de control de la imputación de costes indirectos en los términos exigidos en el art. 31.9 de la LGS. En todos los casos consta la aceptación de la imputación del 100% de cualquier tipo de gastos.

14. En ninguno de los expedientes de las dos líneas de subvención fiscalizadas ni en ninguno de los nueve expedientes de concesión directa fiscalizados no se ha podido constatar que se haya realizado un análisis detallado de las justificaciones presentadas conforme a los principios y los criterios fijados en la LGS. No se han podido constatar un control y una fiscalización adecuados ni de la ejecución del total de las actividades para las cuales se solicitó y/o concedió la subvención ni de la existencia de desviaciones producidas respecto del presupuesto presentado con la solicitud de subvención ni de las posibles duplicidades en la imputación de costes, en los términos exigidos en el art. 9.4 de la LGS en relación con el art. 214 y siguientes del TRLRHL.

15. En todos los expedientes fiscalizados de las dos líneas de subvención analizadas se ha hecho el pago mediante anticipo, sin que esta posibilidad esté expresamente prevista en una norma con carácter reglamentario reguladora de las bases que tienen que regir el otorgamiento de las subvenciones, tal como exige el art. 34.4 en relación con el art. 17.3.K de la LGS.

16. En todos los expedientes de una línea de subvención analizada y en 7 de los 9 expedientes de concesión directa analizados se hace efectivo el pago incumpliendo lo que determina el art. 34.5 de la LGS; es decir, sin que conste acreditado que las entidades beneficiarias se encuentran al corriente en el cumplimiento de las obligaciones tributarias mediante el certificado vigente en el momento de realizar el pago, tal como exige el art. 22 del RGS.

17. En ninguno de los expedientes analizados no consta que se haya incorporado el certificado de cumplimiento con el contenido que exige emitir el art. 88.3 del RGS, con el fin de dejar manifiesta tanto la justificación correcta de la subvención como la inexistencia de declaraciones declarativas de la procedencia de reintegro y de entregas de retención de pagos de cantidades pendientes de abonar a la entidad beneficiaria.

18. En ninguno de los expedientes de convocatoria de las dos líneas de subvención fiscalizadas ni en 6 de los 9 expedientes de concesión directa analizados se ha constatado que se haya dado ningún tipo de publicidad de las subvenciones concedidas en los términos previstos en el art. 18 de la LGS.

Conclusión del cumplimiento de la legalidad en materia de subvenciones

La actividad del Ayuntamiento de Sant Josep de sa Talaia, de acuerdo con el alcance del trabajo antes señalado, referido únicamente a los 15 expedientes de subvenciones fiscalizados (57,5% del importe total certificado), por el efecto de los hechos descritos en los párrafos 1-18 anteriores, no se ha desarrollado, en los aspectos más significativos, de conformidad con el principio de legalidad.

Con independencia de lo que se indica en el párrafo anterior, es necesario resaltar los diversos incumplimientos de la normativa detallados en el apartado VI. Subvenciones del Informe, que, sin afectar de forma significativa al cumplimiento de la legalidad de los procedimientos de concesión de subvenciones, los órganos responsables deben tener en cuenta y, si procede, corregir.

B. CONCLUSIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LA LEGALIDAD EN MATERIA DE CONTRATOS

Excepciones de cumplimiento de la legalidad en materia de contratación

Como resultado de la fiscalización efectuada, con el alcance indicado en el apartado I.3.B. Alcance del trabajo y limitaciones, las excepciones significativas al principio de legalidad en materia de contratación detectadas en la realización de la fiscalización, cuyo detalle se incluye en el apartado VII. Contratación del informe, son las siguientes:

1. En trece de los catorce expedientes de contratación fiscalizados, que no corresponden a contratos menores, no consta justificada la necesidad en los términos exigidos en los art. 11 y 67 del TRLCAP, el art. 93 de la LCSP, los art. 109 y 22 del TRLCSP y el art. 73.1 del RD 1098/2001.

2. En ninguno de los expedientes de contratación adjudicados por procedimiento abierto o negociado que se han fiscalizado no se han justificado debidamente ni la elección del procedimiento, ni, si procede, los criterios de adjudicación del contrato en los términos exigidos en el art. 75.2 del TRLCAP, el art. 93.4 de la LCSP y el art. 109.4 del TRLCSP.

3. En ninguno de los expedientes de contratación en los cuales se siguió la tramitación urgente no consta la justificación exigida para que el órgano competente pueda declarar la urgencia de forma motivada, tal como exigen el art. 71.1 del TRLCAP y el art. 112 del TRLCSP.

4. En ninguno de los expedientes de contratación fiscalizados no consta ningún informe técnico ni estudios, ni cálculos o detalles justificativos del presupuesto de licitación, ni, si procede, del valor estimado del contrato con la comparación que se haya podido realizar para comprobar que los precios son adecuados a los de mercado en los términos exigidos en el art. 14.1 del TRLCAP, los art. 75 y 76 de la LCSP y el art. 88.2 del TRLCSP.

5. En dos expedientes de contratación de obra no consta el proyecto con el presupuesto exigido en los términos previstos en los art. 124 y 129 del TRLCAP. Y en el expediente de contratación de una prestación calificable como servicio no se ha calculado ni consta el presupuesto de licitación.

6. En ninguno de los expedientes de contratación analizados no se ha podido constatar la existencia del documento contable acreditativo de la existencia de reserva del crédito necesario en cada caso con cargo a la partida presupuestaria correspondiente exigible a la fecha de aprobación del presupuesto ni a la fecha de licitar el contrato o a la del encargo del servicio o de la prestación a realizar. Es reiterada, además, la ausencia de la tramitación de las diferentes fases del procedimiento de gasto correspondiente, en los términos exigidos en la LGP y en el TRLRHL.

7. Dos de los expedientes de contratación analizados contienen una definición incorrecta del tipo de contrato; los pliegos califican el contrato como de «gestión de servicio público» cuando en realidad el objeto o la prestación es claramente un servicio.

8. En doce de los trece expedientes de contratación en los cuales se aprobaron pliegos de cláusulas administrativas, visto el tipo de procedimiento de adjudicación elegido, el Pliego aprobado no contiene todas las determinaciones que son preceptivas. No se determinan en la forma exigida en el art. 67 del RGC las reglas de valoración, de adjudicación y de ejecución más adecuadas para satisfacer las necesidades públicas previstas.

9. En nueve de estos doce expedientes de contratación el PCAP fija criterios de valoración de las ofertas, pero no especifica ni los aspectos que se deben evaluar en relación con cada uno de los criterios de valoración de las ofertas ni determina ninguna fórmula aritmética ni ningún otro sistema para realizar el cálculo de los puntos ponderados por criterio, lo que impide que los licitadores conozcan todas las reglas de valoración, en plan de igualdad, en el momento de formular la oferta.

10. En tres de estos doce expedientes de contratación se incumplen los requisitos de objetividad y vinculación directa en el objeto del contrato dispuestos en la Ley a la hora de establecer los criterios de adjudicación (art. 134 de la LCSP y art. 150 del TRLCSP).

11. En un expediente de contratación el valor estimado del contrato no se ha calculado conforme a lo que dispone el art. 76 de la LCSP, dado que no se han tenido en cuenta las prórrogas eventuales previstas. Y en otro expediente, tramitado conforme a la LCSP, no se especifica el valor estimado del contrato.

12. En ninguno de los expedientes de contratación en los cuales se fijó como procedimiento de adjudicación el abierto bajo la vigencia de la LCSP o del TRLCSP no se ha aplicado, ni a la hora de redactar los pliegos de cláusulas ni a la hora de valorar las ofertas, la distinción preceptiva entre los criterios evaluables mediante cifras o porcentajes obtenidos mediante la mera aplicación de fórmulas establecidas en los pliegos y los otros criterios cuya cuantificación depende de un juicio de valor, tal como exige el art. 134.2 de la LCSP y el art. 150.2 del TRLCSP, con el fin de garantizar la objetividad.

13. En tres expedientes de contratación el PCAP fija un tipo de clasificación administrativa como requisito de solvencia para poder ser adjudicatario, cuando no es exigible conforme a la normativa aplicable vigente en el momento de la tramitación, lo que limita la concurrencia en la licitación.

14. En cuatro expedientes de contratación el PCAP dispone la valoración de la oferta económica con la asignación de 0 puntos a la oferta que iguale el precio base de licitación y el máximo de puntos fijados de forma ponderada por este criterio a la oferta de mejor precio. Esta fórmula aritmética no garantiza la consecución de la elección de la oferta más ventajosa para la Administración.

15. Es reiterada en los diferentes expedientes de contratación analizados la firma de una hoja tipo de informe de fiscalización, en cualquiera de las fases de tramitación del gasto correspondiente, sin que se desprenda de ello una comprobación o un análisis que determine la verificación del cumplimiento de los requisitos legales necesarios para adoptar el acuerdo correspondiente mediante el examen de todos los documentos que, preceptivamente, tienen que estar incorporados en el expediente, ni, si procede, un análisis y un control reales y efectivos o la constatación de la realización del servicio o actividad cuya facturación debe ser objeto de aprobación, de acuerdo con el art. 150 de la LGP y el art. 214 y siguientes del TRLRHL.

16. Es reiterada, asimismo, en los diferentes expedientes de contratación la ausencia de informe jurídico preceptivo o bien su emisión de forma genérica, sin que se desprenda de ello un análisis detallado de la conformidad de los PCAP, del contenido del expediente o del acto a informar con la normativa aplicable.

17. En ocho de los expedientes de contratación analizados no consta resolución de autorización del gasto expresa dictada por el órgano competente en los términos exigidos en los art. 67 y 69 del TRLCAP; los art. 93 y 94 de la LCSP; los art. 109, 110 y DA 2ª ap. 7 del TRLCSP, y el art. 183 y siguientes del TRLRHL.

18. En seis de los once expedientes de contratación tramitados como procedimientos abiertos o negociados no se ha dejado constancia de las ofertas recibidas en el plazo previsto para presentarlas en los términos exigidos en el art. 80.5 del RGC, el art. 162.5 de la LCSP y el art. 178 del TRLCSP.

19. En los diferentes expedientes de contratación en los cuales se constituyó Mesa de contratación se han detectado irregularidades e incumplimientos tanto en la selección y admisión de los licitadores como en la valoración y en la propuesta de adjudicación que se formula con infracción del ordenamiento jurídico, vulnerando los principios de publicidad, libre concurrencia, igualdad y no discriminación y objetividad, en los términos que se indican en el Informe.

20. En ninguno de los expedientes de contratación tramitados por procedimiento negociado, no consta la negociación de las ofertas con ninguno de los licitadores en los términos exigidos en el art. 162.4 de la LCSP y los art. 169 y 176 y siguientes del TRLCSP; fase de negociación que es esencial en este tipo de procedimiento determinando su ausencia la nulidad de la adjudicación.

21. En ocho de los expedientes de contratación analizados no consta que se haya dado cumplimiento a todos los requisitos de publicidad exigidos en el art. 93 del TRLCAP, el art. 138 de la LCSP y los art. 151.4 y 154 del TRLCSP.

22. En cuatro de los expedientes de contratación analizados no consta que la prestación se ejecutara en el plazo previsto en los PCAP, lo que no determinó la imposición de ningún tipo de penalidad aunque el plazo de ejecución fijado había sido ofrecido y valorado para la adjudicación. Y en otro expediente la ejecución del contrato se inicia antes de su formalización.

23. En cinco de los expedientes de contratación analizados no consta ningún acto formal de recepción de conformidad de la prestación objeto del contrato en los términos exigidos en el art. 222.2 del TRLCSP y los art. 205.2 y 218 de la LCSP. Y en otro contrato se sustituye la obligación del contratista de subsanar las deficiencias detectadas en el acta de recepción de la obra por el pago del importe en que se valoran estas deficiencias, con infracción clara del régimen de garantías de aplicación.

24. En cinco de los expedientes de contratación analizados no consta la tramitación del expediente de modificación del contrato de acuerdo con los términos y con los requisitos exigidos en la Ley y en el RGC.

25. En cuatro de los siete expedientes de contratación de obra analizados no consta informe del director facultativo sobre el estado de las obras a la conclusión del plazo de garantía ni acto de liquidación del contrato en los términos exigidos en el art. 147.3 del TRLCAP, el art. 205.4 de la LCSP y el art. 235.3 del TRLCSP.

26. En diez de los expedientes de contratación analizados no consta que se hayan realizado todos los pagos en el plazo previsto en el art. 99.4 del TRLCAP, el art. 200 en relación con la disposición transitoria 8ª de la LCSP y el art. 216 TRLCSP.

27. En tres de los cinco expedientes de contratos menores analizados se ha constatado la existencia de fraccionamiento del objeto del contrato con incumplimiento de los requisitos exigidos en el art. 86 del TRLCSP.

28. Ninguno de los dos expedientes de contrato privado que se han fiscalizado se tramitó conforme a los requisitos exigidos en la normativa que era de aplicación, que es la LPAP.

Conclusión del cumplimiento de la legalidad en materia de contratación

La actividad del Ayuntamiento de Sant Josep de sa Talaia, de acuerdo con el alcance del trabajo antes señalado, referido únicamente a los 14 expedientes de los contratos fiscalizados (92,6% del importe adjudicado según de las relaciones aportadas) y a los 5 expedientes relativos a contratos menores (32,1% del importe total según la relación aportada), y excepto por lo que se ha indicado en los párrafos 1-28 anteriores, se ha desarrollado, en los aspectos significativos, de conformidad con el principio de legalidad.

Con independencia de lo que se indica en el párrafo anterior, es necesario resaltar los diversos incumplimientos de la normativa detallados en el apartado VII. Contratación del Informe, que, sin afectar de forma significativa al cumplimiento de la legalidad de los procedimientos de contratación del sector público, los órganos responsables deben tener en cuenta y, si procede, corregir.

III. RECOMENDACIONES

Las recomendaciones más destacables del Informe son las siguientes:

- Confeccionar un inventario de bienes y derechos que, de conformidad con la legislación patrimonial, detalle cada uno de los diversos elementos del inmovilizado y conciliarlo con los activos contabilizados; realizar los ajustes necesarios y, si procede, practicar las correcciones valorativas que hagan falta con la finalidad de conocer en todo momento el valor neto contable individualizado de los bienes que integran el inmovilizado de la corporación.

- Estimar y contabilizar la amortización contable correspondiente a cada uno de los bienes clasificados como inmovilizado material e inmovilizado inmaterial de acuerdo con la INCL.

- Clasificar adecuadamente los elementos del inmovilizado y registrar las bajas de acuerdo con la normativa contable de aplicación al Ayuntamiento.

- Mejorar los procedimientos de gestión de la recaudación de ingresos, además de analizar, depurar y regularizar los saldos de los epígrafes correspondientes a los deudores, presupuestarios y extrapresupuestarios, así como reconocer el efecto de este procedimiento tanto en el aspecto patrimonial como en el presupuestario y, finalmente, ajustar el saldo correspondiente de la provisión para insolvencias.

- Registrar la situación correspondiente a las operaciones de cesión del derecho de crédito tanto con respecto a los pasivos vinculados como a los derechos de los convenios vinculados a estas operaciones y describir en la memoria de la Cuenta general la existencia de los compromisos derivados de estos contratos.

- Dotar la provisión correspondiente para riesgos y gastos por el importe estimado con el fin de hacerse cargo de las responsabilidades, probables o ciertas, procedentes de litigios en curso, indemnizaciones u otras obligaciones pendientes de cuantía indeterminada.

- Velar por la ordenación y la instrumentación adecuadas de los expedientes de modificación de créditos.

- Registrar, como mínimo al cierre del ejercicio, las obligaciones no vencidas derivadas de gastos devengados durante el mismo ejercicio en la cuenta «411. Acreedores por gastos devengados» o, si procede, en la cuenta «413. Acreedores por operaciones pendientes de aplicar al presupuesto» cuando no se ha producido la aplicación a presupuesto, a pesar de ser apropiada.

- Realizar las anotaciones contables adecuadas con el fin de corregir las incidencias expuestas para garantizar la fiabilidad de la información y la representatividad de las cuentas.

- Revisar periódicamente los saldos de los presupuestos cerrados y, si procede, tramitar y aprobar los expedientes correspondientes de regularización de los derechos pendientes de cobro y de obligaciones pendientes de pago de ejercicios anteriores.

- Contabilizar los compromisos de ingreso que tengan repercusión en presupuestos de ejercicios posteriores, con el fin de informar de ello en la memoria de la Cuenta general y tener la información adecuada para elaborar los presupuestos futuros.

- Contabilizar todos los compromisos de gasto imputables a presupuestos de ejercicios posteriores, con el fin de informar en la memoria de la Cuenta general y tener la información adecuada para elaborar los presupuestos futuros.

- Calcular esmeradamente las desviaciones de financiación de los proyectos de gastos con financiación afectada.

- Completar la memoria con la información referente a los aspectos en los cuales se han expuesto carencias.

- Analizar la necesidad de la existencia de la Fundación dependiente del Ayuntamiento para satisfacer las necesidades públicas bajo los principios de eficacia, de eficiencia y de economía.

- Implantar los mecanismos de control interno necesarios para garantizar la fiabilidad de los registros contables, la adecuada elaboración de las cuentas anuales y la protección de los activos de la Fundación dependiente.

Las recomendaciones más destacables en materia de subvenciones son las siguientes:

- Elaborar y aprobar anualmente el Plan Estratégico de Subvenciones y un sistema de control y evaluación de los resultados de su aplicación.

- Aprobar unas bases reguladoras de las subvenciones del Ayuntamiento en el marco de las bases de ejecución del presupuesto, mediante una ordenanza general de subvenciones o una ordenanza específica para las diferentes modalidades de subvenciones.

- Llevar a cabo un registro de subvenciones, como instrumento de publicidad, transparencia y control, y suministrar la información relativa a las subvenciones otorgadas a la base de datos nacional de subvenciones.

- Determinar con precisión el objeto de la subvención, determinar su utilidad pública y el interés social y la finalidad perseguida.

- Incluir en las bases reguladoras unos criterios objetivos, lo bastante concretos y específicos, para ponderar y conceder las subvenciones, con el fin de conseguir que las comisiones evaluadoras puedan otorgar puntuaciones consecuentes y coherentes.

- Establecer un sistema de validación y estampillado de los justificantes de las subvenciones presentados por los beneficiarios que permita el control de la concurrencia de subvenciones.

- Otorgar subvenciones directas únicamente en los casos en que esté realmente justificada la razón de conseguir los objetivos mediante la exclusión del principio de concurrencia y dejarlo acreditado en el expediente.

- Dejar constancia, si procede, de la realización de la fiscalización previa del gasto, así como del certificado de existencia de crédito.

- Implantar los mecanismos de control adecuados para garantizar la integridad de las solicitudes presentadas y para dar audiencia a todas las personas interesadas en el expediente de la convocatoria.

- Regular en todos los casos el régimen jurídico, las condiciones y los compromisos que corresponde cumplir a los beneficiarios y, en particular, la presentación de la cuenta justificativa.

- Dictar la resolución de concesión correspondiente o firmar un convenio donde se establezcan las condiciones y los compromisos aplicables a la concesión de la subvención y en la cual se detallen todos los datos y los requisitos establecidos en la normativa de aplicación.

- Concretar los plazos de pago para los anticipos y las subvenciones en las convocatorias, los convenios y las resoluciones correspondientes.

- Efectuar un seguimiento estricto de los resultados obtenidos y de la justificación de las ayudas otorgadas (es necesario requerir la justificación del importe total de la actividad objeto de subvención y no tan sólo la justificación de la cuantía subvencionada, así como el soporte documental del pago) y, si procede, incoar el procedimiento de reintegro correspondiente.

Las recomendaciones más destacables en materia de contratación son las siguientes:

- Justificar de manera adecuada la necesidad que se pretende satisfacer con la prestación objeto del contrato, así como el procedimiento y la forma de adjudicación elegidos.

- Cumplir adecuadamente las actuaciones relativas al informe previo sobre el precio del contrato, la existencia de crédito adecuado y suficiente, y la fiscalización previa del expediente.

- Justificar apropiadamente los criterios que se deben tener en cuenta para adjudicar el contrato y su puntuación, y considerar la totalidad de los componentes significativos de una oferta para definir estos criterios de adjudicación.

- Fijar, en los procedimientos negociados, los aspectos que resultan objeto de negociación que son el elemento diferenciador de este tipo de procedimiento.

- Exigir la clasificación del contratista únicamente en los casos que sea exigible según la normativa vigente.

- Elaborar los informes preceptivos de la Intervención y de la Secretaría sobre los pliegos que deben regular los procedimientos de contratación, para garantizar que se ajustan a la normativa de aplicación.

- Tramitar el procedimiento adecuado, de acuerdo con la normativa de contratos del sector público, para cubrir las necesidades que son recurrentes y previsibles, con el fin de evitar la licitación anual de estas contrataciones, lo que supone un fraccionamiento temporal del objeto del contrato que puede afectar a los principios de publicidad y concurrencia.

- Implantar los mecanismos de control adecuados para garantizar la integridad de las ofertas que participan en el proceso de adjudicación.

- Documentar adecuadamente, en los procedimientos negociados, la actuación en que se articula la negociación de los aspectos económicos y técnicos, que es el elemento esencial de este tipo de procedimiento, dado que la ausencia de negociación conduce a la nulidad del procedimiento.

- Dejar constancia de los documentos que acreditan la capacidad y la solvencia económica, financiera y técnica de los empresarios que presentan ofertas y del análisis que se les ha practicado, en particular los correspondientes al adjudicatario.

- Cumplir los requisitos y los plazos de los procedimientos de publicidad, comunicaciones y notificaciones.

- Dejar constancia en el expediente de la preparación y la aprobación de todos los documentos esenciales del procedimiento.

- Dejar adecuadamente documentada en el expediente la recepción de la prestación objeto del contrato a satisfacción de la Administración.

- Justificar adecuadamente, en los casos que haga falta, las razones que amparan el retraso en la ejecución del objeto del contrato.

- Tramitar adecuadamente los expedientes de modificación del contrato en los términos y con los requisitos que exige la normativa.