BOLETÍN OFICIAL DE LAS ISLAS BALEARES

La Ley 4/2004, de 2 de abril, de la Sindicatura de Cuentas de las Islas Baleares, establece que esta institución es el órgano al que corresponde la fiscalización externa de la actividad económica, financiera y contable del sector público de las Islas Baleares (artículo 1.1).

Con el fin de poder llevar a cabo esta función fiscalizadora, el artículo 5.1.a de esta Ley establece que la Sindicatura está facultada para “Exigir de todos los que están sujetos a su acción fiscalizadora que proporcionen los antecedentes, los datos, los informes y los documentos, cualquiera que sea el soporte, que consideren necesarios para el conocimiento y la comprobación debidas del acto fiscalizable. La Sindicatura puede establecer, con carácter general, el formato en que se ha de facilitar esta información.” Además, este artículo indica que “Cuando la Sindicatura solicite colaboración, los requeridos están obligados a prestarla.”

Por otra parte, el artículo 27.7 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, establece que “Las administraciones públicas deben utilizar preferentemente medios electrónicos en  sus comunicaciones con otras administraciones públicas. Las condiciones que rigen estas comunicaciones deben  determinarse entre las administraciones públicas participantes.”

La utilización de los medios electrónicos será próximamente un imperativo para las entidades públicas, teniendo en cuenta que la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, actualmente en período de vacatio legis, contienen un pronunciamiento firme respecto de esto, ya que establecen que éstas han de operar en un entorno en el que la utilización de tales medios y la tramitación electrónica de los procedimientos constituyen la actuación habitual.

La Sindicatura de Cuentas se encuentra inmersa en un progresivo proceso de implantación de los medios electrónicos, informáticos y telemáticos que coadyuven a conseguir una mayor eficacia en el ejercicio de sus funciones y en las relaciones con las administraciones y entes públicos sometidos a su fiscalización, con el fin de facilitar y simplificar intercambios de información.

En este sentido, en el ámbito del sector público local, la Sindicatura de Cuentas de las Islas Baleares, junto con el Tribunal de Cuentas y otros órganos de control externo autonómicos durante el ejercicio 2007, impulsaron la creación de una plataforma de rendición telemática que ha permitido conseguir una mejora continuada en los plazos de rendición de las cuentas por parte de las entidades locales.

En fecha 30 de octubre de 2015, el Consejo de la Sindicatura aprobó el Acuerdo por el que se regula el Registro Electrónico de esta institución y se incorporan nuevos trámites, entre los que está la remisión de información, por parte de las entidades locales de las Islas Baleares, para la que no esté habilitado un procedimiento específico a través de la Plataforma de rendición telemática de cuentas.

Consecuentemente, se hace necesario elaborar una Instrucción en la que se regule la remisión telemática de información, por parte de las entidades locales de las Islas Baleares, para las que no esté habilitado un procedimiento específico a través de la Plataforma de rendición telemática de cuentas.

Visto el Informe emitido por el Servicio Jurídico en fecha 10 de febrero de 2016.

Por todo esto, a propuesta del síndico del Área de Auditoría de Ayuntamientos y Entidades Locales, y haciendo uso de la competencia que le atribuye el artículo 16.b de la Ley 4/2004, el Consejo de la Sindicatura de Cuentas

Acuerda

Primero. Aprobar la Instrucción que regula la remisión telemática de información por parte de las entidades locales de las Islas Baleares, para la que no esté habilitado un procedimiento específico a través de la Plataforma de rendición telemática de cuentas, que se adjunta como anexo a este Acuerdo.

Segundo. Dar difusión a la citada Instrucción y publicarla en el Boletín Oficial de las Islas Baleares.

Palma, 12 de febrero de 2016

 El Síndico mayor

Joan Rosselló Villalonga

Instrucción relativa a la remisión telemática de información por parte de las entidades locales de las Islas Baleares, para la que no esté habilitado un procedimiento específico a través de la Plataforma de rendición telemática de cuentas.

Artículo 1. Objeto

Esta Instrucción tiene por objeto la regulación de la remisión telemática de información por parte de las entidades locales de las Islas Baleares, para la que no esté habilitado un procedimiento específico a través de la Plataforma de rendición telemática de cuentas.

Artículo 2. Ámbito de aplicación

Esta Instrucción será de aplicación a los ayuntamientos, las mancomunidades y las entidades locales menores radicadas en las Islas Baleares.

Artículo 3. Acceso al trámite

Las entidades locales incluidas en el ámbito de aplicación de esta Instrucción podrán acceder a la remisión telemática de información a través del portal web de la Sindicatura de cuentas, http://www.sindicaturaib.org/

Artículo 4. Funcionamiento del trámite de remisión telemática de información

El funcionamiento de la remisión telemática de información se sujetará a las normas siguientes:

1. Las entidades locales incluidas en el ámbito de aplicación únicamente podrán presentar los escritos y la documentación adjunta que se especifican en el anexo I de esta Instrucción.
2. La presentación de los escritos y, en su caso, la documentación adjunta mediante el trámite de remisión telemática de información tendrá los mismos efectos que la presentación efectuada por el resto de medios previstos en el ordenamiento jurídico. Es decir, gozarán de validez y eficacia, en los términos del artículo 45 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
3. Cualquier escrito y, en su caso, la documentación adjunta que las entidades locales presenten no relacionado con la información que consta en el anexo I de esta Instrucción, no producirá ningún efecto, y se tendrá por no presentado. Este extremo se comunicará a la entidad local interesada.
4. Teniendo en cuenta la posibilidad de acceder al Registro General de la Sindicatura de Cuentas por medios no electrónicos, en ningún caso, una interrupción del servicio por razones técnicas, sean o no previsibles, autorizará a incumplir los plazos establecidos para presentar solicitudes, escritos y otra documentación.
5. Las entidades locales podrán presentar información durante las veinticuatro horas del día, todos los días del año, excepto en las interrupciones que sean necesarias por razones técnicas.
6. El calendario y la hora de referencia serán los vigentes en la ciudad de Palma de Mallorca, sede de la Sindicatura de Cuentas.
7. A efectos del cómputo de plazos, la presentación de un escrito en un día inhábil para la Sindicatura de Cuentas se entenderá efectuada en la primera hora del día hábil siguiente, aunque en el asiento constará la fecha y la hora en que efectivamente se ha recibido el documento presentado.

Artículo 5. Identificación, autenticación y firma electrónica de los interesados

Para realizar la remisión telemática de información es necesario disponer del documento nacional de identidad electrónico o certificado digital de persona física admitido por la plataforma @firma, que será utilizado de acuerdo con las correspondientes condiciones de uso. Con este certificado los usuarios se podrán autenticar y firmar la remisión telemática de información.

Artículo 6. Autorización y habilitación

1. El presidente que representa la entidad local, de acuerdo con la normativa aplicable, podrá autorizar la remisión telemática de información preferentemente en la persona que ocupa la Secretaría o la Intervención de la entidad local. Esta autorización será otorgada mediante documento normalizado, que figura en el anexo II de esta Instrucción, y sólo permitirá la remisión telemática de información a la Sindicatura de Cuentas para la que no esté habilitado un procedimiento específico a través de la Plataforma de rendición telemática de cuentas. Este documento de autorización deberá aportarse a la Sindicatura de Cuentas para su acreditación. La validación de esta autorización también se podrá realizar desde el sistema de tramitación telemática mediante firma electrónica con documento nacional de identidad electrónico o certificado digital de persona física admitido por la plataforma @firma.

2. El representante o la persona autorizada, a los efectos de la remisión telemática de información, deberá firmar electrónicamente el escrito, registrar el envío y será responsable de la autenticidad y veracidad de la información y de la documentación adjunta que se transmite.

3. El representante o la persona autorizada a los efectos de la remisión telemática de información podrán dar de alta en el sistema a otras personas de la entidad habilitadas que podrán intervenir en la tramitación telemática, las cuales podrán cumplimentar formularios y adjuntar documentos. La validación de esta habilitación debe realizarse desde el sistema de tramitación telemática mediante firma electrónica con documento nacional de identidad electrónico o certificado digital de persona física admitido por la plataforma @firma.

4. Para darse de alta el representante, la persona autorizada o una persona habilitada de una entidad local es necesario que estos se hayan registrado como usuarios del sistema de tramitación con la activación de la zona personal a través del portal web de la Sindicatura.

Artículo 7. Documentación electrónica anexa

1. Las entidades locales del ámbito subjetivo podrán anexar documentación electrónica al escrito que quieran registrar. Esta documentación anexa ha de cumplir las condiciones técnicas que se señalen en la aplicación de remisión telemática de información.

2. En caso de que los documentos anexos no cumplan los requisitos técnicos, la aplicación de remisión telemática de información indicará esta circunstancia.

3. En caso de que la remisión no contenga toda la información requerida como obligatoria o que contenga incongruencias u omisiones que impidan el tratamiento, el Área de Auditoria de Ayuntamientos y Entidades Locales requerirá la subsanación correspondiente y advertirá que si no se atiende al requerimiento, la presentación no tendrá validez o eficacia.

Artículo 8. Asientos

1. La información remitida se recibirá a través del Registro Electrónico de la Sindicatura de Cuentas, de conformidad con los criterios establecidos en el Acuerdo del Consejo de la Sindicatura de 30 de octubre de 2015, por el que se regula el Registro Electrónico de esta Institución.

2. La aplicación de remisión telemática de información de la Sindicatura de Cuentas emitirá automáticamente un justificante de recepción, en el que constará:

1. El número de registro de entrada.
2. El emisor.
3. La fecha y la hora de presentación.
4. El órgano, el área o el servicio al que se dirige el documento electrónico (Área de Auditoria de Ayuntamientos y Entidades Locales).
5. El contenido íntegro del documento registrado o un extracto de éste.

Disposición adicional

Remisión telemática de información por parte de otras entidades del sector público local de las Islas Baleares

A requerimiento de la Sindicatura de Cuentas, se podrán adherir a la remisión telemática de información otras entidades del sector público local de las Islas Baleares.

Disposición final

Entrada en vigor

Esta Instrucción entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el BOIB.

ANEXO I: INFORMACIÓN SUSCEPTIBLE DE SER REMITIDA

La información susceptible de ser remitida telemáticamente por parte de las entidades locales de las Islas Baleares a la Sindicatura de Cuentas es la siguiente: 

1. Antecedentes, datos, informes y documentos que la Sindicatura haya requerido para el conocimiento y la comprobación relativa a la función fiscalizadora, de acuerdo con el artículo 5.1.a de la Ley 4/2004.
2. Alegaciones y documentación pertinente, con relación a los Informes provisionales, de acuerdo con el artículo 30 del Reglamento de Régimen Interior de la Sindicatura de Cuentas de las Islas Baleares.
3. Auditorías y controles financieros, de acuerdo con el artículo 5.3 de la Ley 4/2004 y el artículo 9 del Reglamento de Régimen Interior de la Sindicatura de Cuentas de las Islas Baleares.
4. Memorias de las cuentas anuales rendidas a la Plataforma de rendición telemática de cuentas.
5. Convenios con compromisos económicos asumidos superiores a 600.000,00 euros, de acuerdo con el artículo 53 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público, a partir de día 3 de octubre de 2016, y siempre que no esté habilitado un procedimiento específico a través de la Plataforma de rendición telemática de cuentas.

ANEXO II: DOCUMENTO DE AUTORIZACIÓN DE LA REMISIÓN

El documento de autorización que deberá aportarse a la Sindicatura de Cuentas para su acreditación, ha de ser del tenor siguiente:

El señor / la señora ....................................................... (nombre y apellidos del alcalde / presidente de la entidad local), (cargo que ocupa, alcalde de ......................... / presidente de ........................), con NIF ................., con el fin de facilitar la remisión telemática de información por parte de esta Entidad Local a la Sindicatura de Cuentas para la que no esté habilitado un procedimiento específico a través de la Plataforma de rendición telemática de cuentas, resuelvo:

Designar y autorizar al señor / la señora ....................................................... (nombre y apellidos), (cargo que ocupa secretario, interventor, ..., de la entidad local), con NIF ................... para que realice la remisión telemática de información por parte de esta Entidad Local a la Sindicatura de Cuentas para la que no esté habilitado un procedimiento específico a través de la Plataforma de rendición telemática de cuentas.

....................., .....de .................... de 201...

El alcalde / presidente de la entidad local