BOLETÍN OFICIAL DE LAS ISLAS BALEARES

De conformidad con lo previsto en el art. 8 de la Ley 30/92, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas i Procedimiento Administrativo Común, de 26 de noviembre, a continuación se hace público el siguiente Convenio núm. 25/14:

Convenio de colaboración entre el Servei de Salut de les Illes Balears y el Consell Insular d’Eivissa sobre el acceso a los datos de carácter personal necesarias para prestar una asistencia sociosanitaria continua i dispensación farmacéutica adecuada a los pacientes ingresados en el Hospital Residència Assistida de Cas Serres.

Partes

Miquel Tomàs Gelabert, Director General del Servei de Salut de les Illes Balears, nombrado por Decreto 86/2012, de 2 de noviembre, en el ejercicio de las competencias que le atribuyen los apartados b y j del artículo 12 de los Estatutos del Servei de Salut, aprobados mediante el Decreto 39/2006, de 21 de abril.

Mercedes Prats Serra, Consellera Ejecutiva del Departamento de Sanidad y Bienestar Social, que actúa en nombre y representación del Consell Insular d’Eivissa, en virtud del artículo 52.4 del Reglamento Orgánico del Consell Insular –en relación con el artículo 9 de la Ley 8/2000, de 27 de octubre, de consells insulars-; del Decreto de Presidencia de 1 de julio de 2011 de Estructura del Govern del Consell Insular d’Eivissa, Creación de Departamentos y del Decreto de Nombramiento de Consellers Ejecutivos (ambos publicados en el BOIB núm. 102 ext., de 4-7-2011, modificado el primero por Decreto de Presidencia de 4 de julio de 2011, de Determinación de las atribuciones correspondientes a los distintos órganos del Consell Insular d’Eivissa (BOIB núm. 104, de 7-7-2011).

Antecedentes

1. El art. 43 de la Constirución Española reconoce (dentro de los principios rectores de la política social y económica) el derecho a la protección de la salud, y corresponde a los poderes públicos la organización y la tutela de la salud pública, tanto desde la óptica de la prevención como de las prestaciones y de los servicios necesarios.

2. El Estatuto de Autonomía de las Illes Balears, según la redacción dada por la Ley Orgánica 1/2007, de 28 de febrero, que reformó el mencionado estatuto, establece en el art. 12 los principios rectores de la actividad pública, y dispone que las instituciones propias de la comunidad autónoma deben promover, entre otras, la cohesión social y el derecho a la salud, la educación y la actividad pública. Asimismo, en el artículo 16.4 prevé que las administraciones públicas, en el marco de sus respectivas competencias, deben promover las condiciones necesarias paqra que los derechos sociales de los ciudadanos de las islas Baleares y de los grupos y colectivos en los que se integran sean objeto de una aplicación real y efectiva.

3. En virtud del artículo 25.1 del Estatuto se garantiza el derecho a la prevención y protección de la salud mediante un sistema sanitario público de carácter universal.

4. De acuerdo con el artículo 30.48 del Estatuto de Autonomía de las Illes Balears, la Comunidad Autónoma de las Illes Balears tiene competencia exclusiva (entre otras) en materia de planificación de los recursos sanitarios y promoción de la salud en todos los ámbitos, en el marco de las bases y coordinación general de la sanidad. Y de conformidad con el art. 31.4, en el marco de la legislación básica del estado le corresponde el desarrollo legislativo y la ejecución en las materias de salud y sanidad.

5. En el ámbito estatal encontramos la Ley 14/1986, de 25 de abril, General de Sanidad, y la Ley 16/2003, de 28 de mayo, de Cohesión y Calidad del Sistema Nacional de Salud.

6. Ley 5/2003, de 4 de abril, de Salud de las Illes Balears, tiene per objeto la ordenación y regulación del sistema sanitario para hacer efectivo, en el ámbito territorial de las Illes Balears, el derecho a la protección de la salud reconocido en el art. 43 de la Constitución. Asimismo, en nuestra Comunidad Autónoma también se ha dictado la Ley 16/2010, de 28 de diciembre, de Salud Pública de las Illes Balears.

7. El Servei de Salut de les Illes Balears (Ib-Salut), como señala el art. 64 de la Ley 5/2003, de 4 de abril, de Salud de las Illes Balears, es un ente público de carácter autónomo, dotado de personalidad jurídica y patrimonio propios, y con plena capacidad para actuar en el cumplimiento de sus finalidades, al cual se confía la gestión de los servicios públicos sanitarios de carácter asistencial de las Illes Balears. Esta entidad se adscribe a la consellería competente en materia de sanidad.

8. L’ib-Salut tiene los objetivos fundamentales -entre otros- participar en la definición de las prioridades de la atención sanitaria basándose en las necesidades de salud de la población, y de dar efectividad al catálogo de prestaciones y servicios que se ponen al servicio de la población con la finalidad de proteger la salud.

9. El Consell Insular d’Eivissa unicamente ha asumido competencias en materias de servicios sociales y asistencia social en virtud de la Ley 12/1993, de 20 de diciembre, y de la Ley 14/2001, de 29 de octubre, en los términos y con el alcance que se establecen en estas leyes.

Los Consells insulares no tienen, a fecha de hoy, competencias en materia de salud ni de sanidad.

10. Aunque en el art. 70.4 del Estatuto de Autonomía de las Illes Balears se enumera entre las competencias propias de los consells insulars la política de protección y atención de personas dependientes, aún no se les ha transferido esta competencia en la forma prevista en el art. 70 in fine, mediante un decreto de traspaso acordado en la comisión mixta de transferencias.

11. En Eivissa existe el Hospital Residència Assistida de Cas Serres (HRA), que tiene la categoría de Hospital de “Geriatría y/o larga estancia”, con el código núm. 070197, y es el único de estas características en las Illes Balears que gestiona un consell insular.

12. Per desenvolupar més eficaçment la seva gestió, el Servei de Salut pot formalitzar acords, convenis o altes fórmules de gestió integrada o compartida amb altres entitats –públiques o privades- encaminats a assolir la coordinació òptima per aprofitar millor els recursos sanitaris disponibles.

13. En este sentido, ambas partes están interesadas a establecer una línea prioritaria de colaboración en el ámbito del acceso y el tratamiento de los datos de carácter personal para cumplir las funciones encomendadas al Consell Insular d’Eivissa orientadas a la mejor de la gestión de los programas, de los centros y de los servicios sociales con la finalidad de prestar una atención de calidad, ágil y eficaz.

14. Con esta finalidad, l’HRA podrá tener acceso a los datos de carácter personal que están bajo la titularidad del Servei de Salut.

15. Pera poder cumplir las previsiones de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, se debe establecer las cláusulas que regulan el acceso y el tratamiento del HRA a los datos de carácter personal por cuenta del Servei de Salut.

Ambas partes nos reconocemos mutuamente la capacidad legal necesaria para formalizar este Convenio, de acuerdo con las siguiente

Cláusulas

1. Normativa reguladora

Las partes se obligan a respetar las disposiciones y exigencias establecidas en la normativa reguladora de la protección de datos de carácter personal: la Ley Orgánica 15/1999; el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el reglamento de la Ley 15/1999; la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de l’autonomía del paciente y de derechos y deberes en materia de información y documentación clínica, y sus criterios previstos por la Ley 5/2003, de 4 de abril, de Salud de las Islas Baleares, y por el resto de la normativa que la despliega.

2. Finalidad

2.1. La finalidad de este convenio es permitir el acceso a los datos personales relativos a las operciones y tratamientos necesarios para prestar una atención sociosanitaria y dispensación framaceutica adecuada. Los objetivos son, por un lado, mantener actualizada la historia clínica de los pacientes ingresados en el HRA con la información que generen sus procesos asistenciales y, por otro, dejar constancia de todos los datos que, según el criterio médico, permitan un conocimiento veraz y actualizado de su estado de salud.

2.2. En la medida que lo requieran para cumplir sus funciones en el ámbito de las obligaciones contraídas en este convenio, el HRA puede acceder a los datos de carácter personal (y tratarlos) pertenecientes a los ficheros “Historia de Salut” (con el código de inscripción 2112660814) y “Historia Clínica” (con el código de inscripción 2091970607 en el Registro General de Protección de Datos) y “Historia de Salud (con el código de inscripción 2112660814), que están bajo la titularidad del Servei de Salut.

2.3. El HRA y las personas que se encarguen del tratamiento pueden tener acceso a datos de carácter personal reales y no sometidas a ningún tipo de disociación. En particular, será necesario acceder a datos relativos a la salud de los ciudadanos, que son datos protegidos especialmente –de conformidad con los artículos 7 y 8 de la Ley Orgánica 15/1999. En este sentido, el nivel de seguridad exigido tiene que ser el más alto, de conformidad con el Real Decreto 1720/2007.

2.4. Este Convenio no comporta ninguna obligación económica per ninguna de las partes

3. Instrucciones para acceder a los datos de carácter personal y tratarlos

Cuando las personas que, por cuenta del HRA, acceden a datos de carácter personal y los traten, lo tienen que hacer de la siguiente manera y con estas condiciones:

1) El acceso y tratamiento se debe entender siempre subsumidos dentro de la categoría de acceso a datos por cuenta de terceras personas a las que se refiere el artículo 12 de la Ley Orgánica 15/1999, y no como una cesión o comunicación de datos a terceras personas. Por lo tanto, el Servei de Salut mantiene en cualquier caso la condición de responsable del fichero o del tratamiento en relación a los datos en cuestión.

2) A efectos del acceso y tratamiento, el HRA queda obligado con carácter general por el deber de confidencialidad y seguridad de los datos de caràcter personal.

3) Con carácter específico, en todas las previsiones de las actividades que forman parte del ejercicio de sus funciones el HRA está sujeto a las disposiciones siguientes, que concretan –de conformidad con el artículo 9 de la Ley Orgánica 15/1999- los requisitos y condiciones que deben cumplir los sistemas y las personas que participen en el tratamiento de los datos:

a) Se deben utilizar los datos de carácter personal unicamente y exclusivamente para las finalidades determinadas en este convenio y bajo las instrucciones del responsable del fichero (el Servei de Salut) en los aspectos relacionados con sus competencias.

b) Hay que obtener el consentimiento de las personas afectadas por el tratamiento de los datos con la finalidad indicada siguiendo el modelo de consentimiento que se anexa a este convenio. Además, hay que informar al Servei de Salut.

c) En todas las previsiones de las actividades que forman parte del ejercicio de sus funciones, hay que aplicar las medidas de índole técnica y organizativa que establece el artículo 9 de la Ley Orgánica 15/1999 para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar la alteración, la pérdida y tratamiento no autorizado, teniendo en cuenta el estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a los que están expuestos, tanto si provienen de la acción humana como de los medios físico o natural.

d) No se deben comunicar a terceras personas cuyos datos se ha accedido o que se han tratado, ni tan sólo para conservarlos.

e) Hay que obligar el secreto profesional respecto de los datos de carácter personal las personas que intervengan por cuenta del HRA en cualquier fase del tratamiento de los datos. Esta obligación subsiste hasta después que se haya extinguido la relación de su colaboración con el Servei de Salut.

f) El HRA tiene que comunicar y hacer cumplir a sus empleados y a cualquier personal que tenga acceso a los datos de carácter personal las obligaciones establecidas en los apartados anteriores, especialmente las realtivas al deber de secreto y a las medidas de seguridad.

g) El HRA no puede hacer copias, vertidos o cualquier otra operación de conservación de datos con finalidades diferentes de las establecidas en este convenio con relación a los datos de carácter personal a los que tenga acceso, salvo que tenga la autorización expresa del Servei de Salut. En este supuesto, debe destruir o volver los datos que haya accedido –y también cualquier resultado del tratamiento y cualquier soporte o documento en el cual se encuentren- con los medios que se determinen según las instrucciones del Servei de Salut al extinguirse la relación de colaboración o cuando los datos dejen de ser pertinentes para la finalidad o para el tratamiento acordados.

h) En cuanto a los aspectos relacionados con las competencias de la Subdirección de la Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicación, el HRA tiene que informar inmediatamente sobre cualquier incidencia en los sistemas de tratamiento y gestión de la información que haya tenido o pueda tener como consecuencia de la alteración, pérdida y acceso a datos de carácter personal i revelación a terceras personas de información confidencial obtenida mientras las residencias sociosanitarias cumplen sus funciones y mientras dure la relación de colaboración.

i) El HRA debe autorizar al Servei de Salut a hacer controles y auditorías, incluyendo el acceso a las dependencias donde se traten los datos, a la documentación y a los equipos. A fin de que el Servei de Salut pueda supervisar el tratamiento de los datos y verifique que se cumplen las obligaciones derivadas de este convenio y la normativa reguladora en materia de protección de datos, el HRA tiene que facilitar los mecanismos de control y seguimiento que le solicite y también suficiente información sobre las medidas de seguridad que aplica en el ejercicio de sus funciones y mientras dure la relación de colaboración.

j) En el caso que la Agencia Española de Protección de Datos haga inspecciones y requerimientos al Servei de Salut, el HRA se compromete a proporcionar la información requerida para facilitar en todo momento las actuaciones previstas legalmente y para adoptar las medidas que se consideren oportunas derivadas de estas actuaciones.

k) En el caso que el HRA destine los datos a otra finalidad, les comunique o les utilice incumpliendo las obligaciones especificadas o cualquier otra exigible para la normativa, será considerado también responsable del tratamiento, por lo que tendrá que responder de las infracciones en la que haya incurrido personalmente, de conformidad con el artículo 12.4 de la Ley Orgánica 15/1999. Además, quedará sujeto –si procede- al régimen sancionador establecido en virtud de los artículos 43-49 de la Ley. Además, el HRA está sujeto a las mismas condiciones y obligaciones descritas previamente en este convenio por lo que afecta al acceso y al tratamiento de cualquier documento, fecha, norma y procedimiento que pertenezca al Servei de Salut y que pueda tener acceso.

4. Propiedad intelectual

4.1. El HRA reconoce los derechos derivados de la Ley de la propiedad intelectual a favor del Servei de Salut, tanto del componente de programari utilizado como del conjunto de documentos, diagramas, esquemas y otros elementos previos que lo forman.

4.2. El Servei de Salut cede su componente de programari sólo para que lo utilice el HRA, que exceptúa la reproducción, la cesión, la distribución y la transformación. El HRA se compromete a no ceder el uso –parcial o total- de ningún modo ni ponerlo a disposición de terceras personas.

5. Duración del convenio

5.1. Este convenio entra en vigor a partir de la fecha que se firme y vigente hasta la fecha que se extinga la relación de colaboración entre el HRA y el Servei de Salut.

5.2. Este convenio queda resuelto en los siguientes casos:

a) Cuando el acceso y tratamiento de los datos dejen de ser necesarios para la finalidad acordada.

b) Por acuerdo mutuo y por escrito de las partes, en las condiciones que estipulen.

c) Cuando se dé la imposibilidad justificada de cumplir el objeto del convenio.

5.3. Al extingirse este convenio continuarán vigentes para cada parte las cláusulas que se hayan incluido con la intención expresa o implícita de vincularlas después de la extinción.

6. Jurisdicción.

En relación a cualquier cuestión litigiosa que surja respeto de la interpretación o del cumplimiento del convenio, ambas partes someten expresamente a los juzgados y a los tribunales de Palma y renuncien a cualquier otro fuero que invoquen o les corresponda.

Como muestra de conformidad, firmamos este convenio en dos ejemplares.

Palma, 16 de mayo de 2014

Por el Servei de Salut de les Illes Balears, Miquel Tomàs Gelabert

Por el Consell Insular d’Eivissa, Mercedes Prats Serra

Eivissa, 28 de noviembre de 2014

La Secretaria Técnica del Área de Economía, Bienestar Social y Agricultura
Gema Marí Planells