BOLETÍN OFICIAL DE LAS ISLAS BALEARES

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 30/1992 , de 26 de noviembre , de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común , hacemos público el convenio que literalmente dice :

“CONVENIO DE COLABORACIÓN ENTRE EL CONSEJO INSULAR DE MENORCA Y EL AYUNTAMIENTO DE ALAIOR PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE USUARIOS DE SERVICIOS SOCIALES (SIUSS) Y SU APLICACIÓN INFORMÁTICA EN ENTORNO WEB.

COMPARECEN Y INTERVIENEN

De una parte el Señor SANTIAGO TADEO FLORIDO, presidente del Consejo Insular de Menorca, en nombre y representación de esta administración, de conformidad con las funciones de representación que le atribuye el artículo 9.1 de la Ley 8/2000 de 28 de octubre, de consejos insulares.

Por otro ª. MISERICORDIA SUGRAÑES BARENYS, alcaldesa del Ayuntamiento de Alaior, en número y representación de esta administración, de conformidad con las funciones de representación que le atribuye el artículo 21.1 de la Ley 7/1985, de 21 de abril, reguladora de las bases de régimen local.

Ambas partes intervienen en virtud de la representación que por razón de sus respectivos cargos asumen, se reconocen mutuamente con capacidad legal necesaria para el otorgamiento de este acto y para suscribir el presente convenio de colaboración.

ANTECEDENTES

La Ley 4/2009, de 11 de junio, de servicios sociales de las Islas Baleares (en adelante, Ley balear 4/2009) determina las competencias en materia de servicios sociales, según queda reflejado en su capítulo I del título III. Según el artículo 37 de la mencionada Ley balear 4/2009, el Consejo Insular de Menorca asume, entre otras, las tareas de asistencia técnica y asesoramiento a los servicios sociales comunitarios de los municipios de la isla, y la colaboración con el Gobierno de las Islas Baleares en la elaboración de la estadística de servicios sociales y en la implementación del sistema informativo de los servicios sociales.

La Ley 7/1985, de 2 de abril, de las Bases de Régimen Local, en su nueva redacción aprobada por la Ley 27/2013, de 27 de diciembre, de racionalización y sostenibilidad de la Administración Local, establece que el municipio, para la gestión de sus intereses y en el ámbito de sus competencias puede promover actividades y prestar los servicios públicos que contribuyan a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la comunidad vecinal y que, en todo caso, ejercerá como competencia propia la evaluación e información de situaciones de necesidad social y la atención inmediata a personas en situación o riesgo de exclusión social (artículo 25.1 y 2 punto e /).

Por otra parte, la citada ley establece que es competencia propia de la Diputación o entidad equivalente, entre otros, la asistencia y cooperación jurídica, económica y técnica a los municipios (artículo 36.1 b /) y, a tal efecto, la Diputación o entidad equivalente debe asegurar la mayor eficacia y economía en la prestación de los servicios mínimos de competencia municipal, mediante cualquier fórmula de asistencia y cooperación municipal (artículo 36.2).

La misma Ley, en su nuevo redactado del artículo 57 punto 1, establece que la cooperación económica, técnica y administrativa entre la Administración local y las Administraciones del Estado y de las Comunidades Autónomas, tanto en cuanto a servicios locales como asuntos de interés común, se desarrollará con carácter voluntario, bajo las formas y en los términos previstos en las leyes, pudiendo ser, en todo caso, mediante los consorcios o convenios administrativos que suscriban.

Por su parte, el artículo 48 de la Ley 4/2009, de 11 de junio, de servicios sociales de las Islas Baleares, establece que el Gobierno de las Islas Baleares, los consejos insulares y los municipios colaboran en el aplicación de las políticas de servicios sociales, de acuerdo con sus respectivas competencias, mediante los instrumentos establecidos en la legislación general sobre régimen jurídico y procedimiento administrativo, en la legislación sobre consejos insulares y en la legislación de régimen local.

Siendo la información, la evaluación y análisis de la demanda de los usuarios un instrumento técnico de fundamental importancia en el sector de los servicios sociales para adecuar los recursos existentes a las necesidades planteadas y diseñar futuros programas de actuación, se considera necesaria la colaboración ción entre las distintas Administraciones Públicas competentes en materia de servicios sociales.

En el marco de una colaboración técnica, el Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad tiene cedida al Consejo Insular de Menorca, a través de la Comunidad Autónoma de Islas Baleares, una licencia de uso para la implantación y explotación de manera local del paquete informático del Sistema de Información de Usuarios de Servicios Sociales (SIUSS), en los Municipios de Menorca, los cuales hacen uso desde el año 2001 de la aplicación a través de las correspondientes Unidades de Trabajo Social.

El actual proceso de modernización de la aplicación SIUSS requiere la implantación de esta aplicación en un entorno web, bajo los sistemas operativos de los que dispone el Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad, y mediante los cuales se accederá directamente a las datos del expediente de los usuarios situadas en el servidor del Ministerio.

De conformidad con lo expuesto, el Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad y el Consejo Insular de Menorca firmaron en fecha 16 de octubre de 2013 un convenio de colaboración para la difusión e implantación del Sistema de información de usuarios de servicios sociales y su aplicación informática.

En dicho convenio el Ministerio concede al Consejo Insular de Menorca la licencia de uso del programa informático en entorno web para que implante la aplicación a los municipios de la isla y les dé acceso y se regulan las responsabilidades y obligaciones de ambas administraciones al respecto.

Con la firma de dicho convenio, el Consejo Insular de Menorca deviene responsable del fichero de SIUSS, en el ámbito territorial de Menorca, el cual se encuentra debidamente declarado e inscrito en el Registro de Ficheros de Datos Personales de la Agencia Española de Protección de Datos con el número 2131900889.

El convenio prevé que los archivos se alojarán en los servidores del Ministerio de Sanidad Servicios Sociales e Igualdad preservando las obligaciones y prohibiciones que establece la LOPD.

Mediante este convenio el Consejo Insular de Menorca se compromete a la implantación del SIUSS en los municipios de Menorca, dándoles acceso al programa informático.

Es voluntad del Consejo Insular de Menorca y del Ayuntamiento de Alaior, articular los mecanismos de colaboración y responsabilidades para el uso y la implementación de la aplicación en dicho municipio, por lo que los comparecientes y , en las respectivas calidades en que comparecen, quieren firmar el presente CONVENIO DE COLABORACIÓN INTERADMINISTRATIVA con sujeción a las siguientes

CLÁUSULAS

PRIMERA. OBJETO

El objeto de este convenio es regular la colaboración entre el Consejo Insular de Menorca y el Ayuntamiento de Alaior, para la implantación en este municipio del Sistema de Información de Usuarios de Servicios Sociales (SIUSS) mediante la nueva aplicación entorno web, con el fin de:

a) Modernizar y mejorar las herramientas de almacenamiento de datos y tratamiento de la información utilizadas por los trabajadores de los servicios sociales comunitarios de forma que se conviertan en una herramienta útil en la tarea diaria y en la evaluación y análisis de la demanda y situación de los usuarios, y de esta manera avanzar hacia una mejor adecuación de los recursos y programas de actuación a las necesidades planteadas por los mismos.

b) Ceder al Ayuntamiento la licencia de uso para la utilización de la aplicación informática SIUSS en el ámbito municipal.

c) Garantizar el cumplimiento de las responsabilidades de seguridad, protección de datos y custodia de los ficheros.

SEGUNDO. CARACTERÍSTICAS DE LA APLICACIÓN SIUSS

El Sistema de Información de Usuarios de Servicios Sociales (SIUSS) es un programa informático, que permite la recogida de los datos básicos del usuario de los servicios sociales comunitarios básicos y su entorno, información que es necesaria para realizar una intervención profesional en respuesta a la demanda social y que permite la detección de nuevos problemas, así como la planificación de nuevas iniciativas.

El actual sistema de información SIUSS estructura en cuatro niveles de gestión y de intercambio de información que, a pesar de ser independientes unos de otros, se encuentran interrelacionados, de la forma que se describe a continuación:

 a) Unidad de Trabajo Social (UTS): Se configura como el nivel de recopilación y de introducción de la información destinada a la gestión de los expedientes familiares de los servicios sociales comunitarios básicos. En este nivel se ubica el contenido y desarrollo de la ficha social, que se estructura en una parte troncal con los datos de la unidad de convivencia y otra que contiene la intervención profesional, distribuida en los siguientes bloques:

• Datos del usuario.

• Datos socio-familiares.

• Datos de hábitat.

• Intervención social: demanda, valoración, recurso idóneo y recurso aplicado.

De manera complementaria el SIUSS contiene los siguientes módulos de gestión: Ayuda a domicilio (AD), Maltratos a la infancia (MT), Violencia de género (VG) y Cita previa.

b) Centro de Servicios Sociales (CSS): A través de este nivel se definen las UTS (unidades de trabajo social) y sus zonas. El CSS se nutre de la información facilitada por las UTS que lo componen a excepción de los datos identificativos de carácter personal.

c) Comunidad Autónoma: Mediante este nivel se define la estructura de los CSS de su territorio. Se nutre de la información facilitada por los CSS que la componen. En el ámbito territorial de Menorca el rol de Comunidad Autónoma la asume el Consejo Insular.

d) Ministerio: Recibe y aglutina los datos de las Comunidades Autónomas.

Cada uno de estos niveles tiene que contar con la figura de un administrador, encargado de gestionar el nivel asignado y definir el perfil adecuado para cada profesional, para su acceso y control.

Con la implantación de la nueva aplicación web SIUSS, el sistema de información deja de ser una herramienta instalada a nivel local para convertirse en una aplicación centralizada con apoyo en la tecnología web. La nueva aplicación SIUSS se encuentra bajo la plataforma tecnológica del Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualado, que supone la existencia de un servidor central al que se conectarán todas las Comunidades Autónomas, Centros de Servicios Sociales y Unidades de Trabajo Social, con las correspondientes medidas de seguridad.

Aunque la nueva herramienta mantiene la misma estructura, operatividad y funcionalidad que la versión anterior, con esta se podrá acceder desde cualquier lugar con conectividad, la información estará siempre actualizada y disponible, con lo que se simplifica notablemente el proceso de explotación de los datos, es más fácil compartir la información y se evita el envío masivo de los datos. Además, las futuras actualizaciones de la versión serán automáticas, ya que SIUSS Web no requiere ninguna instalación específica ni espacio en el disco duro, por lo que disminuyen los costes de mantenimiento.

TERCERA. CONDICIONES DE SEGURIDAD Y ACCESO A ARCHIVOS

Las condiciones de seguridad establecidas en este documento son aplicables únicamente a la información introducida en el programa SIUSS para el registro y gestión de la población atendida en los servicios de atención temprana del Ayuntamiento. Estos ficheros contienen datos de carácter personal que se encuentran bajo la responsabilidad del Consejo Insular de Menorca

Los datos personales de los usuarios de los servicios sociales municipales forman además expedientes personales y / o familiares, en soporte papel o automatizados, la custodia y seguridad de los que corresponde al Ayuntamiento y no son objeto de este convenio, como tampoco lo es la seguridad en el intercambio de información del personal del Ayuntamiento a través de redes de comunicaciones

Las condiciones de seguridad se aplicarán también a cualquier archivo temporal, parcial o de pruebas, extraído de los archivos citados.

1. Gestión de acceso a los datos

Los locales donde se encuentran los ordenadores desde donde se gestionan los datos deberán disponer de los medios mínimos de seguridad que eviten los riesgos de no disponibilidad de los ficheros, que puedan producirse a consecuencia de incidencias fortuitas o intencionadas.

Para el acceso a los ficheros automatizados del SIUSS, los administradores asignados a cada nivel facultarán a los usuarios un determinado perfil adecuado a sus necesidades y características profesionales.

Para poder acceder al sistema de información cada usuario deberá disponer, como elemento de seguridad, de autenticación y de confidencialidad, de un certificado electrónico de firma válido y admitido en cada momento por el Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad (MSSSI).

Los usuarios sólo accederán a aquellos datos y recursos que precisen para el desarrollo de sus funciones.

El jefe del fichero y los administradores de cada nivel son los 'únicos autorizados para conceder, alterar o anular el acceso sobre los datos y los recursos, de acuerdo con los criterios establecidos por el Responsable del Fichero.

El jefe del fichero dispondrá de la relación de usuarios actualizada con acceso a cada sistema de información, así como del tipo de acceso autorizado para cada uno de ellos. La lista se actualizará periódicamente de forma que se extraigan del propio sistema de información las autorizaciones con el nombre del usuario, perfil y accesos a los datos automatizados.

2. Perfiles de los usuarios

Las personas autorizadas a acceder a datos o recursos incluidos dentro de la aplicación SIUSS tendrá la consideración de usuario en sus diferentes categorías.

El personal no usuario que realice trabajos que no impliquen el tratamiento de datos personales tendrán limitado el acceso a estos datos, a los soportes que los contengan, o los recursos del sistema de información.

Para poder registrar y gestionar los usuarios y los datos de la población atendida, los usuarios de los servicios sociales comunitarios básicos vinculados a este convenio tendrán acceso a los niveles Unidad de Trabajo Social (UTS) y Centro de Servicios Sociales (CSS). Para cada usuario de la aplicación se definirá el perfil más adecuado según las características que se detallan en el anexo de este convenio.

3. Obligaciones de las personas autorizadas

Las personas autorizadas tienen las siguientes obligaciones:

• Confidencialidad de la Información.
• Mantener en secreto los códigos de identificación y las claves de acceso.
• Utilización eficiente de la aplicación SIUSS como base de su trabajo.
• Comunicar al Jefe del fichero cualquier incidencia que se produzca en los sistemas de información a que tengan acceso.
• Todas las personas deberán guardar secreto y confidencialidad sobre los datos personales que conozcan o traten en el desarrollo de su trabajo o cargo, obligaciones que persistirán incluso después de finalizar su relación laboral con la entidad.
• No utilizar los datos personales a los que tiene acceso por su gestión para otros usos distintos de los establecidos en los archivos, ni cruzar datos entre archivos para el establecimiento de perfiles.

4. Resolución de incidencias de seguridad

Se considera incidencia de seguridad, entre otros, cualquier incumplimiento de las condiciones desarrolladas en este documento, así como cualquier anomalía que afecte o pueda afectar a la seguridad de los datos de carácter personal del Sistema de Información SIUSS.

Cualquier incidencia al respecto que puedan detectar los usuarios del SIUSS del Ayuntamiento, deberá ser notificada al Jefe del fichero mediante el mecanismo que habilite el Consejo Insular de Menorca. Este le comunicará al Responsable de seguridad del Consejo Insular de Menorca para que éste siga el procedimiento habitual establecido para estos casos.

CUARTA. OBLIGACIONES DE LAS PARTES

1. Obligaciones del Consejo Insular

El Consejo Insular de Menorca como depositario de las competencias en materia de servicios sociales de Menorca y en base al convenio firmado entre el Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualado para la gestión del sistema de información SIUSS, es el responsable del archivo.

Como tal responsable será el encargado de la alta y modificación del fichero en la Agencia Española de Protección de Datos, así como del registro en el documento de seguridad de gestión de los fichero de datos personales del CIM que éste pueda establecer.

Para una mayor diligencia en la aplicación de la normativa de protección de datos y del documento de seguridad, el Consejo Insular designará un jefe de archivo, que desarrollará los roles asignados a la comunidad autónoma que se detallan en el anexo de este convenio . Asimismo será el enlace con el responsable de seguridad del Consejo Insular para el cumplimiento de las condiciones de seguridad establecidas y será la persona de referencia para los encargados de tratamiento.

El Consejo Insular comunicará al Ayuntamiento cualquier cambio respecto de las medidas de seguridad que sean necesarias y dará asesoramiento para su adopción.

Asimismo el Consejo se compromete a dar acceso al Ayuntamiento al sistema informático SIUSS, a promover y organizar con la colaboración de la Administración de la CAIB y del Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad actividades de formación para el uso de la aplicación por los trabajadores de los servicios sociales, a dar el soporte técnico e informático necesario para la implementación y el uso del programa ya hacer las comprobaciones y el seguimiento necesarios de la implementación de la aplicación, así como llevar a cabo cualquier otra actuación que sea necesaria o conveniente para el cumplimiento de los objetivos señalados en el presente convenio.

2. Obligaciones del Ayuntamiento

El Ayuntamiento de Alaior, con la firma de este convenio se convierte en encargado de tratamiento de los datos informáticos introducidos en el sistema de información SIUSS.

Para una mejor gestión de los datos y en base a la estructura del sistema de información SIUSS, el Ayuntamiento deberá definir, a través del Centro de Servicios Sociales, las Unidades de Trabajo Social de su territorio y designar en el CSS un administrador dentro de su ámbito de actividad que será el enlace con el jefe del archivo del Consejo Insular y con las UTS del Ayuntamiento, desarrollando los roles que se establecen en el anexo de este convenio. Asimismo, el administrador del CSS nombrará un administrador para cada UTS que forma parte del Centro.

El Ayuntamiento debe garantizar que todas las UTS de su ámbito territorial introducen en el sistema los datos correspondientes a los usuarios de servicios sociales respecto de los que se interviene, así como los datos de la concreta intervención social realizada con cada uno de ellos, por a lo que garantizará que cada UTS disponga de un equipo informático y la tecnología necesaria para trabajar con conexión remota.

Las otras de usuarios junto con la asignación de funciones, así como las modificaciones y las bajas, deberán ser comunicadas al jefe del archivo del Consejo Insular a través del Administrador del CSS.

El Ayuntamiento se compromete a cumplir con todas las medidas de seguridad descritas en el presente convenio en relación a la gestión de datos personales, así como de las futuras medidas que al respecto pueda establecer el Consejo Insular con carácter general.

SEXTA. VIGENCIA

El presente Convenio tiene vigencia anual, a partir de su firma, prorrogándose de forma automática, por periodos anuales, de no mediar acuerdo entre las partes para su modificación, o denuncia expresa de alguna de ellas que deberá producirse, en todo caso, con al menos tres meses de antelación del término de este periodo anual.

SÉPTIMA. CAUSAS DE RESCISIÓN

Este convenio se rescindirá por las siguientes causas:

a) El mutuo acuerdo entre las partes, que deberá documentarse por escrito.

b) El incumplimiento grave y manifiesto de las obligaciones de una de las partes firmantes del convenio.

c) La imposibilidad sobrevenida, legal o material (entre otros, falta de técnicos especializados), de poder llevar a cabo el objeto del convenio.

d) Cualquier otra prevista en derecho.

OCTAVA. NATURALEZA DEL CONVENIO Y JURISDICCIÓN COMPETENTE PARA CONOCER DE LAS CONTROVERSIAS QUE PUEDAN SUSCITARSE

Ambas partes se comprometen a tratar de solucionar de mutuo acuerdo las diferencias que puedan presentarse en la interpretación y la aplicación de este convenio o los acuerdos específicos que puedan derivarse.

No obstante lo anterior, si no se llegara a ningún acuerdo, el presente convenio tiene naturaleza administrativa y, en consecuencia, las cuestiones litigiosas que se puedan derivar se someterán a la jurisdicción contencioso administrativa, de acuerdo con lo previsto el art. 44 de la Ley 29/98, de 13 de julio, que regula la jurisdicción contenciosa administrativa.

Y, al estar de acuerdo con lo que han dicho, como prueba de conformidad, las partes suscriben el presente convenio, por duplicado ya un solo efecto, en el lugar y fecha mencionados más abajo.

Maó, 15 de septiembre de 2014

Santiago Tadeo Florit Misericordia Sugrañes Barenys

Presidente del Consejo Insular de Menorca Alcaldesa del Ayuntamiento de Alaior

Contra esta Resolución, que agota la vía administrativa, se puede interponer alternativamente o recurso de reposición potestativo en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente de haber recibido la notificación ante el órgano que la ha dictado , de acuerdo con los artículos 116 y 117 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común, o recurso contencioso administrativo ante el Juzgado contencioso Administrativo de Palma de Mallorca en el plazo de dos meses contados desde el día siguiente de haber recibido la notificación, de acuerdo con el artículo 46 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, de la jurisdicción contencioso administrativa.

Si se opta por interponer recurso de reposición potestativo no podrá interponer recurso contencioso administrativo hasta que aquel sea resuelto expresamente o se haya producido su desestimación por silencio. Todo ello, sin perjuicio de poder interponer cualquier otro recurso que se pueda estimar más conveniente en derecho.

Ayuntamiento de Alaior

El Alcalde accidental

Emilio Agis Benejam