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Sección I. Disposiciones generales

ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA
CONSEJERÍA DE SERVICIOS SOCIALES Y COOPERACIÓN

Núm. 4820
Orden de la consejera de Servicios Sociales y Cooperación de 4 de mayo de 2018 de creación y supresión de ficheros que contienen datos de carácter personal de la Consejería de Servicios Sociales y Cooperación

Contenido, oficial y auténtico, de la disposición: Versión PDF

Texto

Preámbulo

La Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, tiene por objeto garantizar y proteger, en relación con el tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, especialmente con respecto al honor y a la intimidad personal y familiar. El capítulo I del título IV de esta Ley orgánica establece los aspectos formales y materiales que han de tener los ficheros de titularidad pública. Concretamente, el artículo 20 dispone que la creación, modificación y supresión de los ficheros de las administraciones públicas sólo se podrá hacer mediante una disposición general publicada en el Boletín Oficial del Estado o en el diario oficial correspondiente, en este caso, el Boletín Oficial de las Illes Balears.

El artículo 31.14 del Estatuto de autonomía de las Illes Balears, aprobado por la Ley orgánica 1/2007, de 28 de febrero, de reforma del Estatuto de autonomía, establece que, en el marco de la legislación básica del Estado, corresponden a la Comunidad Autónoma de las Illes Balears el desarrollo legislativo y la ejecución en materia de protección de datos de carácter personal respecto de los ficheros de titularidad de las administraciones públicas de la comunidad autónoma y de los entes u organismos de cualquier clase que están vinculados o que de ella dependen.

Por otra parte, el Decreto 90/2006, de 20 de octubre, sobre la creación, modificación y supresión de ficheros que contienen datos de carácter personal en el ámbito de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, establece que, en el ámbito de esta Administración, las disposiciones generales de creación, modificación y supresión de los ficheros que contienen datos de carácter personal tienen que adoptar la forma de orden dictada por el titular correspondiente de cada consejería.

La Ley orgánica 15/1999, exige, además, que se adopten las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar la alteración, la pérdida, el tratamiento o el acceso no autorizado.

El Reglamento de desarrollo de Ley orgánica 15/1999, aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, establece tres niveles de protección (básico, medio y alto) según el tipo de dato almacenado y la finalidad del fichero, y fija las diversas medidas de seguridad que se tienen que adoptar según el nivel de protección asignado. También establece el contenido que tiene que tener la disposición general de creación, modificación o supresión de ficheros.

De conformidad con el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, cabe decir que quedan suficientemente justificados la adecuación a los principios siguientes:

a) Principios de necesidad y eficacia: esta norma regula la creación y supresión de ficheros de la Consejería de Servicios Sociales y Cooperación que contienen datos de carácter personal, en atención a las previsiones contenidas en la Ley orgánica 15/1999 y de acuerdo con las competencias atribuidas por el Decreto 24/2015, de 7 de agosto, de la presidenta de las Illes Balears, por el cual se establecen las competencias y la estructura básica de las consejerías de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears;

b) Principio de proporcionalidad: la norma contiene la regulación imprescindible para atender la necesidad a cubrir, atendiendo al artículo 20, punto 2, de la Ley 15/1999, que regula el contenido que deben tener las disposiciones de creación o de modificación de ficheros y visto el artículo 2 del Decreto 90/2006;

c) Principio de seguridad jurídica: la norma es coherente con el resto del ordenamiento jurídico, nacional y de la Unión Europea;

d) Principio de transparencia: cabe destacarse la participación ciudadana durante el proceso de elaboración de la norma, facilitando el acceso al expediente, así como la definición de los objetivos de la normas y su justificación en el preámbulo;

e) Principio de eficiencia: esta norma evita cargas administrativas innecesarias o accesorias y racionaliza, en su aplicación, la gestión de los recursos públicos, teniendo en cuenta que se suprimen muchos ficheros, a la vez que se crean los nuevos necesarios para cubrir las necesidades actuales.

De acuerdo con todo ello, mediante esta Orden se crean los ficheros con datos de carácter personal siguientes: "Gestión de expedientes de los servicios comunes", "Atención a la ciudadanía", "Gestión de expedientes de prestaciones económicas, ayudas y subvenciones de la Consejería", "Gestión de expedientes de infancia y familias", "Gestión de expedientes de menores", "Gestión de expedientes de discapacidad", "Gestión de expedientes de dependencia", “Gestión de expedientes de planificación y servicios sociales", "Gestión de expedientes de inmigración", "Gestión de expedientes de renda social" y "Gestión de expedientes de cooperación".

Por otra parte, se suprimen los ficheros siguientes: "Contratación", "Control presencial/horario", "Expedientes del Servicio Jurídico", "Expedientes sancionadores", "Iniciativas y quejas", "Registro de documentación", "Registro de expedientes de menores", "Programa formativo 'Alter'”, "Subvenciones en materia de menores y familia”, “Programa de orientación familiar", "Programa de mediación", "Registro de parejas estables", "Prestaciones de los menores a la comunidad", "Monitor ocupacional", "Unidad de diagnóstico infantil y atención temprana (SVAP)", "Valoración y reconocimiento de la discapacidad", "Registro central de servicios sociales", "Registro de beneficiarios", "Programa de Ayuda' a Ca Vostra'", "Tarjeta Bonus de infancia", “Centro Base de Minusválidos”, “Pensiones no contributivas", "Tarjeta Básica", (creados por la Orden de la consejera de Presidencia y Deportes de 19 de noviembre de 2006 de creación y supresión de los ficheros que contienen datos de carácter personal de la Consejería de Presidencia y Deportes) ; "Sistema de vigilancia" y "Sistema de ayuda a la dependencia" (creados por Orden de la consejera de Presidencia y Deportes de 7 de mayo de 2007 de creación de nuevos ficheros y modificación de algunos existentes que contienen datos de carácter personal de la Consejería de Presidencia y Deportes); "Ayudas para cuidados en el domicilio", "Acogimiento familiar", "Sistema Informativo de Cooperación de las Illes Balears", "Expedientes de subvenciones a corporaciones locales", "Expedientes de subvenciones para entidades sin ánimo de lucro", "Sistema de información y registro de las oficinas de información al inmigrante", "Servicio de asistencia psicológica para víctimas de violencia de género" y "Registro de mediadores y centros" (creados por la Orden de la consejera de Asuntos Sociales, Promoción e Inmigración de 24 de julio de 2008 de creación, modificación y supresión de los ficheros que contienen datos de carácter personal de la Consejería de Asuntos Sociales, Promoción e Inmigración); "Control horario (patrones biométricos)" (creado por la Orden de la consejera de Asuntos Sociales, Promoción e Inmigración de 28 de enero de 2010 de creación de un fichero que contiene datos de carácter personal de la Consejería de Asuntos Sociales, Promoción e Inmigración); "Registro Unificado de Maltrato Infantil de las Illes Balears" (creado por la Orden de la consejera de Asuntos Sociales, Promoción e Inmigración de 29 de enero de 2010 de creación, modificación y supresión de ficheros que contienen datos de carácter personal de la Consejería de Asuntos Sociales, Promoción e Inmigración); "Formularios de inscripción", "Firmas digitalizadas", "Programa de violencia familiar", "Punto de encuentro familiar por derivación judicial", “Unidad terapéutica en casos de abuso sexual infantil (UTASI)”, "Programas de desplazamiento temporal de menores extranjeros", "Programa de rehabilitación SEPAP" y "Puntos de información jurídica" (creados por la Orden del consejero de Salud, Familia y Bienestar Social de 11 de septiembre de 2012 de creación de nuevos ficheros y modificación de algunos de los existentes que contienen datos de carácter personal de la Consejería de Salud, Familia y Bienestar Social).

De acuerdo con el artículo 37.1.h) de la Ley orgánica 15/1999, esta orden ha sido sometida a informe previo de la Agencia Española de Protección de Datos.

Per todo ello, en uso de las facultades que me atribuyen los artículos 33.3 y 38.2 de la Ley 4/2001, de 14 de marzo, del Gobierno de las Illes Balears, y el artículo 1 del Decreto 90/2006, de 20 de octubre, y habiendo transcurrido el plazo para la emisión del dictamen preceptivo del Consejo Consultivo, considerando necesaria la continuación de la tramitación, según el artículo 31.3 del Decreto 24/2003, de 28 de marzo, por el que se aprueba el reglamento orgánico del Consejo Consultivo de las Illes Balears, dicto la siguiente

ORDEN

Capítulo I

Creación de ficheros

Artículo 1

Creación de ficheros

1. Se crean los siguientes ficheros que contienen datos de carácter personal, en los términos que se indican en el anexo 1:

- Secretaría General: "Gestión de expedientes de los servicios comunes", "Atención a la ciudadanía", y "Gestión de expedientes de prestaciones económicas, ayudas y subvenciones de la Consejería".

- Dirección General de Planificación y Servicios Sociales: "Gestión de expedientes de planificación y servicios sociales", "Gestión de expedientes de inmigración" y "Gestión de expedientes de renda social".

- Dirección General de Dependencia: "Gestión de expedientes de discapacidad" y "Gestión de expedientes de dependencia".

- Dirección General Menores y Familias: "Gestión de expedientes de infancia y familias" y "Gestión de expedientes de menores".

- Dirección General de Cooperación: "Gestión de expedientes de cooperación".

2. Estos ficheros están sujetos, a todos los efectos, a la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal; al Reglamento de desarrollo de la Ley orgánica 15/1999, aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, y al Decreto 90/2006, de 20 de octubre, sobre la creación, modificación y supresión de ficheros que contienen datos de carácter personal en el ámbito de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, como también al resto de normativa que sea de aplicación.

3. Tal como consta en el anexo 1 de esta Orden y de acuerdo con el artículo 54 del Reglamento de desarrollo de la Ley orgánica 15/1999 y el artículo 2 del Decreto 90/2006, los ficheros se estructuran en los conceptos siguientes: denominación, finalidad del fichero y usos previstos, personas y colectivos afectados u obligados a suministrar datos, procedimiento para la recogida de los datos, estructura básica del fichero y tipo de datos de carácter personal que contiene, sistema de tratamiento utilizado, cesión de datos, órgano responsable del fichero, órgano ante el cual se pueden ejercer los derechos de acceso, oposición, cancelación y rectificación, y medidas de seguridad.

Artículo 2

Cesión de datos

Los datos que constan en los ficheros no se pueden ceder a terceros, excepto en los supuestos previstos por la Ley orgánica 15/1999 y por el resto del ordenamiento jurídico. No obstante, estos datos se pueden utilizar para estudios estadísticos de acuerdo con la normativa autonómica sobre estadística, siempre que se garantice que se hará por el procedimiento de disociación, y de conformidad con la normativa de protección de datos.

Artículo 3

Órgano responsable

Los órganos responsables de cada uno de los ficheros incluidos en el anexo 1 de esta Orden tienen que adoptar, con la supervisión directiva de la Secretaría General de la Consejería de Servicios Sociales y Cooperación, las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad, la integridad y la confidencialidad de los datos de carácter personal, así como el honor, la intimidad personal y familiar de las personas físicas y el ejercicio pleno de sus derechos reconocidos por la Ley orgánica 15/1999.

Artículo 4

Deber de secreto y documento de seguridad

1. Las personas que participen en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal contenidos en los ficheros que se crean mediante esta Orden están obligadas a guardar el secreto profesional, una obligación que subsiste después de haber finalizado las relaciones con el órgano responsable del fichero.

2. A este efecto, los órganos responsables tienen que establecer un documento de seguridad que contenga las reglas relativas a la asignación de funciones, obligaciones y responsabilidades del personal que intervenga en el tratamiento de datos, de acuerdo con el Reglamento de desarrollo de la Ley orgánica 15/1999.

Artículo 5

Ejercicio de derechos

El ejercicio de los derechos que la Ley orgánica 15/1999 reconoce a las personas físicas se tiene que llevar a término de acuerdo con lo que ésta establece y con lo que dispone la normativa de desarrollo.

Capítulo II

Supresión de ficheros

Artículo 6

Supresión de ficheros

Se suprimen los siguientes ficheros que contienen datos de carácter personal, en los términos que se indican en el anexo 2:

- Secretaría General: "Contratación", "Control horario (patrones biométricos)", "Control presencial/horario", "Expedientes del Servicio Jurídico", "Expedientes sancionadores", "Firmas digitalizadas", "Formularios de inscripción", "Iniciativas y quejas", "Registro de documentación" y "Sistema de vigilancia".

- Dirección General de Planificación y Servicios Sociales: "Registro central de servicios sociales", "Expedientes de subvenciones a corporaciones locales", "Expedientes de subvenciones para entidades sin ánimo de lucro" y "Sistema de información y registro de las oficinas de información al inmigrante".

- Dirección General de Dependencia: "Monitor ocupacional", "Programa de rehabilitación SEPAP", "Registro de beneficiarios", "Unidad de diagnóstico infantil y atención temprana (SVAP)", “Valoración y reconocimiento de la discapacidad", "Sistema de ayuda a la dependencia", "Acogimiento familiar", "Ayudas para cuidados en el domicilio", "Programa de Ayuda 'a Ca Vostra'”, "Tarjeta Bonus de infancia", “Centro Base de Minusválidos”, "Pensiones no contributivas" y "Tarjeta Básica".

- Dirección General de Menores y Familias: "Programa de orientación familiar", "Programa de mediación", "Registro de parejas estables", "Registro de mediadores y centros", "Programa de violencia familiar", "Punto de encuentro familiar por derivación judicial", "Unidad terapéutica en casos de abuso sexual infantil (UTASI)", "Programas de desplazamiento temporal de menores extranjeros", "Subvenciones en materia de menores y familia", "Prestaciones de los menores a la comunidad", "Programa formativo Alter", “Registro de expedientes de menores" y "Registro Unificado de Maltrato Infantil (RUMI)".

- Dirección General de Cooperación: "Sistema Informativo de Cooperación de las Illes Balears".

Disposición adicional única

Notificación a la Agencia Española de Protección de Datos

La creación y la supresión de los ficheros objeto de esta Orden se tienen que notificar a la Agencia Española de Protección de Datos para su inscripción en el Registro General de Protección de Datos, de acuerdo con lo que dispone el artículo 39.2 de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.

Disposición derogatoria única

Normas que se derogan

1. Mediante la la presente Orden, se derogan expresamente las siguientes normas:

- Orden de la consejera de Asuntos Sociales, Promoción y Inmigración, de 28 de enero de 2010 de creación de un fichero que contiene datos de carácter personal de la Consejería de Asuntos Sociales, Promoción y Inmigración (BOIB núm. 17, 4 de febrero de 2010).

- Orden de la consejera de Asuntos Sociales, Promoción y Inmigración, de 29 de enero de 2010 de creación, modificación y supresión de los ficheros que contienen datos de carácter personal de la Consejería de Asuntos Sociales, Promoción y Inmigración (BOIB núm. 39, de 11 de marzo de 2010).

2. Asimismo, se deroga cualquier disposición que contradiga lo establecido es esta Orden.

Disposición final única

Entrada en vigor

La presente Orden entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de las Illes Balears.

Palma, 4 de mayo de 2018

La consejera de Servicios Sociales y Cooperación

Fina Santiago Rodríguez

Anexo 1

Creación de ficheros

1. Secretaría General

1.1 Denominación del fichero: Gestión de expedientes de los servicios comunes

Finalidad y usos previstos:

- La finalidad es gestionar los expedientes relacionados con los servicios comunes que desarrolla la Secretaría General de la Consejería de Servicios Sociales y Cooperación: recursos humanos, prevención de riesgos laborales, gestión económica, contratación administrativa, expedientes jurídicos y sancionadores, atención a la ciudadanía, sistema de vigilancia, e inscripción a actividades de la Consejería.

- Los usos que se prevén son la recogida de datos para la tramitación de los expedientes en materia de servicios comunes de la Consejería de Servicios Sociales y Cooperación.

Personas y colectivos afectados u obligados a suministrar los datos:

- Personas o entidades contratistas y licitadores de los contratos administrativos.

- Personal adscrito a la Consejería.

- Personas afectadas por los expedientes que gestiona el Servicio Jurídico, personas o entidades que incurren en sanciones competencia de la Consejería.

- Personas o colectivos que presentan documentación en la Consejería.

-Personas que telefonean en la centralita para pedir información de la Consejería.

- Personas que acceden en los edificios de la Consejería.

Autoridades y personal al servicio de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears encargados de firmar documentos oficiales.

Procedimiento para la recogida de los datos: formularios o boletos, denuncias, actos de inspección, entrevistas presenciales o telefónicas, transmisión electrónica de datos/Internet, cámaras de vigilancia, registro de huellas digitales del personal de la Consejería, escaneo de la firma.

Estructura básica del fichero y tipo de datos de carácter personal que contiene:

- Datos de carácter identificador: DNI/NIF, nombre y apellidos, número de la Seguridad Social/mutualidad, dirección (postal, electrónica), teléfono, número de registro de personal, firma o huella digital, pasaporte/NIE/tarjeta de residencia, número de registro de entrada/salida, fecha y hora de presentación y extracto del documento, imagen/voz.

- Datos de características personales: estado civil, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, edad, sexo, nacionalidad, permiso de residencia, datos de sentencias judiciales, idioma del documento presentado.

- Datos académicos y profesionales: formación, titulaciones, pertenencia a colegios o asociaciones profesionales.

- Datos de circunstancias sociales: patrimonio, licencias, permisos, autorizaciones.

- Datos de detalles de trabajo: lugares de trabajo, relación con la Administración (funcionario/laboral), cuerpo/escala, categoría/grado, situación laboral, control horario.

- Datos relativos a la comisión de infracciones penales o administrativas: infracciones administrativas.

- Datos de información comercial: actividades y negocios.

- Datos económico-financieros y de seguros: ingresos, rentas, créditos, préstamos, avales, datos bancarios, datos de deducciones impositivas/impuestos, datos de solvencia patrimonial.

- Datos de transacciones: bienes y servicios suministrados por la persona afectada, transacciones financieras, compensaciones/indemnizaciones.

- Otros datos: motivo de la visita y hora de entrada y de salida a los edificios de la Consejería.

Sistema de tratamiento: parcialmente automatizado.

Cesión de datos:

- A otras administraciones: a la Sindicatura de Cuentas, al Tribunal de Cuentas y al Parlamento de las Illes Balears.

- A personas físicas o jurídicas privadas: no hay cesiones.

- Transferencias internacionales: no se prevén.

Órgano administrativo responsable del fichero: Secretaría General

Órgano ante el cual pueden ejercerse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición:

Secretaría General

Plaza de la Drassana, 4

07012 Palma

Medidas de seguridad: de nivel alto.

1.2 Denominación del fichero: Atención a la ciudadanía

Finalidad y usos previstos:

– Gestión de quejas y sugerencias, solicitudes de información y agradecimientos.

– Otras finalidades: atención al ciudadano (personas físicas y representantes legales de personas jurídicas).

Personas y colectivos afectados o obligados a suministrar los datos:

– Personas ciudadanas y empresas que quieren interponer una queja o presentar una sugerencia o un agradecimiento.

– Personas ciudadanas y residentes, que quieren solicitar información.

Procedencia de los datos:

– Otras personas físicas, por representación voluntaria.

– La propia persona interesada o su representante legal.

Procedimiento de recogida de los datos:

- Formulario en papel y en soporte electrónico.

Estructura básica del fichero y tipo de datos de carácter personal que contiene

- Datos de carácter identificativo: Nombre y apellidos, teléfonos, dirección postal, NIF/DNI (u otro documento identificativo).

- Datos de características personales: fecha de nacimiento, idioma a efectos de notificaciones.

Cesión de datos:

- A otros órganos o administraciones: a la Dirección General de Función Pública y Administraciones Públicas y a dirección general competente en materia de calidad de los servicios. Supuesto: de conformidad con el artículo 34.2 e de la Ley 3/2003, de 26 de marzo, de régimen jurídico de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, en relación con el Decreto 82/2009, de 13 de noviembre, por el que se regula la gestión de las quejas y sugerencias sobre el funcionamiento de los servicios públicos de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, y al Defensor del Pueblo o institución análoga de las comunidades autónomas. Supuesto: de conformidad con el artículo 11.2 d de la Ley Orgánica 15/1999.

- A personas físicas o jurídicas privadas: No se prevén.

- Transferencias internacionales: No se prevén.

Órgano administrativo responsable del fichero: Secretaría General

Órgano ante el cual pueden ejercerse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición:

Secretaría General

Plaza de la Drassana, 4

07012 Palma

Medidas de seguridad: de nivel medio.

1.3 Denominación del fichero: Gestión de expedientes de prestaciones económicas, ayudas y subvenciones de la Consejería

Finalidad y usos previstos:

- La finalidad es gestionar los expedientes de prestaciones económicas (pensiones no contributivas, subsidios, etc.), ayudas (Tarjeta Básica, etc.) y subvenciones de la Consejería de Servicios Sociales y Cooperación.

- Los usos que se prevén son la recogida de datos para la tramitación de los expedientes en materia de prestaciones económicas, ayudas y subvenciones de la Consejería de Servicios Sociales y Cooperación.

Personas y colectivos afectados u obligados a suministrar los datos:

- Personas integrantes de la unidad familiar en edad de trabajar o con discapacidad que solicitan pensiones no contributivas.

- Personas integrantes de la unidad familiar en edad de trabajar o con discapacidad que solicitan la Tarjeta Básica.

- Personas y entidades beneficiarias de las convocatorias de subvenciones.

Procedimiento para la recogida de los datos: formularios, transmisión electrónica de datos/Internet.

Estructura básica del fichero y tipo de datos de carácter personal que contiene:

- Datos especialmente protegidas: salud.

- Datos de carácter identificador: DNI/NIF, nombre y apellidos, número de la Seguridad Social/mutualidad, dirección (postal, electrónica), teléfono, número de registro personal, firma o huella digital.

- Datos de características personales: estado civil, datos de familia, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, edad, sexo, nacionalidad, lengua materna, certificado de discapacidad, libro de familia, informes médicos y certificado de empadronamiento.

- Datos de circunstancias sociales: informes sociales, pertenencia a clubes, entidades, asociaciones, licencias, permisos y autorizaciones.

- Datos de detalles de trabajo: situación laboral.

- Datos económico-financieros y de seguros: ingresos, rentas, inversiones, bienes patrimoniales, créditos, préstamos, avales, datos bancarios y deudas no satisfechas por parte de personas que perciben pensiones no contributivas.

- Datos de transacciones: bienes y servicios suministrados por la persona afectada, bienes y servicios recibidos por la persona afectada.

Sistema de tratamiento: parcialmente automatizado.

Cesión de datos:

- A otras administraciones: a la Agencia Tributaria, a la Tesorería de la Seguridad Social, al Ministerio de Economía y Competitividad, al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, a los consejos insulares y al servicio de Ocupación de las Illes Balears (SOIB).

- A personas físicas o jurídicas privadas: a entidades financieras.

- Transferencias internacionales: no se prevén.

Órgano administrativo responsable del fichero: Secretaría General

Órgano ante el cual pueden ejercerse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición:

Secretaría General

Plaza de la Drassana, 4

07012 Palma

Medidas de seguridad: de nivel alto.

2. Dirección General de Planificación y Servicios Sociales

2.1 Denominación del fichero: Gestión de expedientes de planificación y servicios sociales

Finalidad y usos previstos:

- La finalidad es gestionar los expedientes en materia de planificación social.

- Los usos que se prevén son la recogida de datos para gestionar los expedientes de planificación y servicios sociales para que puedan entrar a formar parte de la Red Básica de Servicios Sociales de Responsabilidad Pública, puedan acceder a cualquier tipo de ayuda o subvención o subscribir convenios de colaboración o contratas con las administraciones públicas.

Personas y colectivos afectados u obligados a suministrar los datos: entidades que desarrollan actividades en el campo de la acción social en el ámbito de las Illes Balears, tanto las que pertenecen a las diferentes administraciones públicas como las de titularidad privada, así como todos los servicios y centros que dependen.

Procedimiento para la recogida de los datos: formularios de solicitud.

Estructura básica del fichero y tipo de datos de carácter personal que contiene:

- Datos de carácter identificador: nombre y apellidos, DNI/NIF, dirección, teléfono/fax.

- Otros datos: Subvenciones.

Sistema de tratamiento: parcialmente automatizado.

Cesión de datos:

- A otras administraciones: se prevés las cesiones a las administraciones responsables del seguimiento de las subvenciones.

- A personas físicas o jurídicas privadas: no hay cesiones.

- Transferencias internacionales: no se prevén.

Órgano administrativo responsable del fichero: Dirección General de Planificación y Servicios Sociales.

Órgano ante el cual pueden ejercerse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición:

Dirección General de Planificación y Servicios Sociales

Pl. de la Drassana, 4

07012 Palma

Medidas de seguridad: de nivel básico.

2.2 Denominación del fichero: Gestión de expedientes de inmigración

Finalidad y usos previstos:

- La finalidad es gestionar los expedientes de inmigración y el sistema de información y registro de las oficinas de información al inmigrante (OFIM).

- Los usos que se prevén son recoger los datos para gestionar los informes de esfuerzo de integración, escolarización, registro de entidades usuarias del Casal de Inmigrantes y el registro de información para que todos los informadores utilicen la misma herramienta. Así, se pretende que cualquier inmigrante reciba la misma información en cualquier oficina y que el informador o informadora tenga el expediente actualizado.

Personas y colectivos afectados u obligados a suministrar los datos: personas que acceden a las oficinas de información al inmigrante, entidades y personas solicitantes de los informes de esfuerzo de integración y escolarización.

Procedimiento para la recogida de los datos: formularios, encuestas y entrevistas.

Estructura básica del fichero y tipo de datos de carácter personal que contiene:

- Datos de carácter identificador: DNI/NIF, número de la Seguridad Social/mutualidad, nombre y apellidos, dirección (postal, electrónica), teléfono/fax, pasaporte/NIE/tarjeta de residencia, número de registro personal.

- Datos de características personales: estado civil, datos de la familia, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, sexo, nacionalidad, situación legal, permiso de residencia, certificado de empadronamiento, certificado de escolarización del menor a cargo y libro de familia o certificado del registro civil.

- Datos de circunstancias sociales: características de alojamiento/vivienda, licencias, permisos y autorizaciones.

- Datos académicos y profesionales: formación, titulaciones, nivel de conocimiento de la lengua catalana y de la lengua española.

- Datos de detalles de trabajo: situación laboral.

- Datos económico-financieros y de seguros: ingresos y gastos.

Sistema de tratamiento: parcialmente automatizado.

Cesión de datos:

- A otras administraciones: oficina de extranjería del Ministerio de la Presidencia y para las Administraciones Públicas, al Instituto Mallorquín de Asuntos Sociales (Consell Insular de Mallorca), al Ayuntamiento de Palma, al Consell Insular de Menorca y al Consell Insular de Eivissa.

- A personas físicas o jurídicas privadas: no hay cesiones.

- Transferencias internacionales: no se prevén.

Órgano administrativo responsable del fichero: Dirección General de Planificación y Servicios Sociales.

Órgano ante el cual pueden ejercerse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición:

Dirección General de Planificación y Servicios Sociales

Pl. de la Drassana, 4

07012 Palma

Medidas de seguridad: de nivel medio.

2.3 Denominación del fichero: Gestión de expedientes de Renda Social

Finalidad y usos previstos:

- La finalidad es gestionar los expedientes y las nóminas de la Renda Social.

- Los usos que se prevén son la recogida de datos para la tramitación de los expedientes de Renda Social y la generación de las nóminas mensuales.

Personas y colectivos afectados u obligados a suministrar los datos: personas beneficiarias de la prestación.

Procedimiento para la recogida de los datos: formularios, transmisión electrónica de datos/Internet.

Estructura básica del fichero y tipo de datos de carácter personal que contiene:

- Datos de carácter identificador: DNI/NIF/NIE/Pasaporte, nombre y apellidos, dirección postal, teléfono.

- Datos de características personales: datos de familia, fecha de nacimiento, edad, sexo, certificado de empadronamiento, régimen de custodia, tutela o acogimiento de menores.

- Datos de circunstancias sociales: informes sociales.

- Datos de detalles de trabajo: situación laboral.

- Datos económico-financieros y de seguros: ingresos, datos bancarios y certificado negativo de ingresos por pensiones y otras prestaciones públicas.

Sistema de tratamiento: parcialmente automatizado.

Cesión de datos:

- A otras administraciones: a la Tesorería de la Seguridad Social y a las administraciones locales (ayuntamientos, mancomunidades y consejos insulares).

- A personas físicas o jurídicas privadas: no se prevén.

- Transferencias internacionales: no se prevén.

Órgano administrativo responsable del fichero: Dirección General de Planificación y Servicios Sociales.

Órgano ante el cual pueden ejercerse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición:

Dirección General de Planificación y Servicios Sociales

Pl. de la Drassana, 4

07012 Palma

Medidas de seguridad: de nivel medio.

3. Dirección General de Dependencia

3.1 Denominación del fichero: Gestión de expedientes de discapacidad

Finalidad y usos previstos:

- Gestionar los expedientes (de valoración y de reconocimiento), los registros, los servicios, los programas y las ayudas relacionados con la discapacidad.

- Los usos que se prevén son la recogida de datos para la tramitación de los expedientes, los registros, los servicios, los programas de actuación y las ayudas para la ejecución de medidas de protección social, en materia de discapacidad, establecidas por las diferentes administraciones públicas y otras entidades: educación, deducciones/descuentos fiscales, trabajo, ocio y cultura, Seguridad Social, servicios sociales, transporte y vivienda.

Personas y colectivos afectados u obligados a suministrar los datos:

- Personas que solicitan el reconociendo de un grado de discapacidad o las personas que las representan.

- Menores de 0 a 7 años que solicitan el grado de discapacidad o las personas que las representan.

- Personas que necesitan adaptaciones para contribuir a exámenes finales o para acceder a puestos de trabajo públicos o privados.

- Personas con discapacidad física grave con grado de discapacidad que necesitan tratamientos de rehabilitación y fisioterapia específica.

- Personas que piden información, asesoramiento u orientación jurídica relacionados con el mundo de la discapacidad.

Procedimiento para la recogida de los datos: encuestas o entrevistas, formularios que rellenan las personas interesadas o sus representantes legales, y las administraciones públicas; informes médicos, psicológicos o técnicos, y transmisión electrónica de datos/Internet.

Estructura básica del fichero y tipo de datos de carácter personal que contiene:

- Otros datos especialmente protegidos: salud.

- Datos de carácter identificador: DNI/NIF, nombre y apellidos, número de la Seguridad Social/mutualidad, dirección (postal, electrónica), teléfono/fax y pasaporte/NIE/tarjeta de residencia.

- Datos de características personales: estado civil, datos de la familia, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, edad, sexo, nacionalidad, lengua materna, características físicas o antropométricas, datos/certificado de discapacidad, permiso de residencia, libro de familia, informes médicos, comunicados de lesiones, evaluación psicológica y de la personalidad.

- Datos de circunstancias sociales: características de alojamiento/vivienda, patrimonio, autorizaciones e informes sociales.

- Datos académicos y profesionales: formación, titulaciones, historial del estudiante, experiencia profesional, pertenencia a colegios o asociaciones profesionales.

- Datos de detalles de trabajo: categoría/grado, puestos de trabajo, situación laboral, datos no económicos de la nómina, datos del tipo de trabajo, historial del trabajador o trabajadora y datos de la empresa en que trabaja.

- Datos económico-financieros y de seguros: ingresos, rentas e hipotecas.

Sistema de tratamiento: parcialmente automatizado.

Cesión de datos:

- A otras administraciones: a Consejos Insulares, al Instituto Mallorquín de Asuntos Sociales, a los ayuntamientos y al servicio de Ocupación de las Illes Balears.

- A personas físicas o jurídicas privadas: no se prevén.

- Transferencias internacionales: no se prevén.

Órgano administrativo responsable del fichero: Dirección General de Dependencia.

Órgano ante el cual pueden ejercerse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición:

Dirección General de Dependencia

Avda. de Gabriel Alomar i Villalonga, 33

07006 Palma

Medidas de seguridad: de nivel alto.

3.2 Denominación del fichero: Gestión de expedientes de dependencia

Finalidad y usos previstos:

- La finalidad es gestionar los expedientes (de reconocimiento de la situación de dependencia y del derecho a las prestaciones del sistema), los registros, los servicios, los programas y las prestaciones relacionados con la dependencia.

- Los usos que se prevén son la recogida de datos para la tramitación de los expedientes, los registros, los servicios, los programas de actuación y las prestaciones para la ejecución de medidas de atención a las personas en situación de dependencia y de promoción de la autonomía personal, las cuales se encuentran en una situación de especial vulnerabilidad y requieren apoyo para desarrollar las actividades esenciales de la vida diaria y alcanzar una mayor autonomía personal.

Personas y colectivos afectados u obligados a suministrar los datos: personas que se encuentren en situación de dependencia: personas mayores en situación de dependencia, personas con discapacidades moderadas y graves o grandes dependientes, niños menores de tres años con problemas de dependencia, personas con discapacidad psíquica, intelectual o con enfermedad mental en situación de dependencia (personas interesadas o representantes legales).

Procedimiento para la recogida de los datos: formularios.

Estructura básica del fichero y tipo de datos de carácter personal que contiene:

- Datos especialmente protegidos: religión.

Otros datos especialmente protegidos: informe de salud y resolución de incapacitación.

- Datos de carácter identificador: DNI/NIF, nombre y apellidos, número de la Seguridad Social/mutualidad y tarjeta sanitaria, dirección (postal, electrónica), teléfono/fax, pasaporte/NIE, firma o huella digital.

- Datos de características personales: estado civil, datos de la familia, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, edad, sexo, datos/certificado de discapacidad, informes médicos, comunicados de lesiones, evaluación psicológica y de la personalidad, formación como cuidador o cuidadora no profesional.

- Datos de circunstancias sociales: características de alojamiento/vivienda, autorizaciones e informes sociales.

- Datos académicos y profesionales: formación, titulaciones.

- Datos económico-financieros y de seguros: ingresos, rentas e hipotecas.

Sistema de tratamiento: parcialmente automatizado.

Cesión de datos:

- A otras administraciones: a las administraciones locales (ayuntamientos, mancomunidades y consejos insulares).

- A personas físicas o jurídicas privadas: a otras entidades públicas o privadas que colaboran en el programa y a las entidades bancarias que efectúan los pagos de las prestaciones.

- Transferencias internacionales: no se prevén.

Órgano administrativo responsable del fichero: Dirección General de Dependencia.

Órgano ante el cual pueden ejercerse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición:

Dirección General de Dependencia

Avda. de Gabriel Alomar i Villalonga, 33

07006 Palma

Medidas de seguridad: de nivel alto.

4. Dirección General de Menores y Familias

4.1 Denominación del fichero: Gestión de expedientes de infancia y familias

Finalidad del fichero y usos previstos:

- La finalidad es gestionar los expedientes, registros, servicios, tratamientos terapéuticos y programas de familias, y personas en proceso de emancipación.

- Los usos que se prevén son la recogida de datos para la tramitación de los expedientes, registros, servicios, tratamientos terapéuticos y programas de actuación en materia de políticas de atención y apoyo a las familias, y prestaciones para las personas en proceso de emancipación.

Personas y colectivos afectados u obligados a suministrar los datos: personas usuarias, personas beneficiarias, o sus representantes legales, de los servicios ofrecidos por el órgano competente del Gobierno de las Illes Balears en materia de familia, así como personal de justicia y promotores de programas.

Procedimiento para la recogida de los datos: formularios, informes técnicos, entrevistas a las personas usuarias, resoluciones judiciales, fichas de derivación de casos elaboradas por la administración de justicia, y material audiovisual.

Estructura básica del fichero y tipo de datos de carácter personal que contiene:

- Otros datos especialmente protegidos: origen racial o étnico, religión, salud y vida sexual.

- Datos relativos a la comisión de infracciones penales o administrativas: infracciones administrativas y penales.

- Datos de carácter identificador: DNI/NIF, nombre y apellidos, dirección (postal, electrónica), teléfono/fax, imagen/voz y pasaporte/NIE/tarjeta de residencia.

- Datos de características personales: estado civil, datos de la familia, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, edad, sexo, nacionalidad, características físicas o antropométricas, datos/certificado de discapacidad, situación legal, datos de violencia de género/maltrato, datos de toxicomanía, libro de familia, informes médicos, comunicados de lesiones, datos de sentencias judiciales, certificado de empadronamiento y evaluación psicológica.

- Datos de circunstancias sociales: características de alojamiento/vivienda, autorizaciones e informes sociales.

- Datos académicos y profesionales: formación, titulaciones e historial del estudiante.

- Datos económico-financieros y de seguros: ingresos, datos bancarios y certificado de ingresos por pensiones y otras prestaciones públicas.

Sistema de tratamiento: parcialmente automatizado.

Cesión de datos:

- A otras administraciones: a la administración de justicia, al Ministerio Fiscal, al servicio de Salud de las Illes Balears, al servicio de protección de los consejos insulares y a la Delegación del Gobierno del Estado en las Illes Balears.

- A personas físicas o jurídicas privadas: no hay cesiones.

Transferencias internacionales: no se prevén.

Órgano administrativo responsable del fichero: Dirección General de Menores y Familias.

Órgano ante el cual pueden ejercerse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición:

Dirección General de Menores y Familias

Servicio de Familias

C/ de Sant Joan de la Salle, 4 B

07003 Palma

Medidas de seguridad: de nivel alto.

4.2 Denominación del fichero: Gestión de expedientes de menores

Finalidad y usos previstos:

- La finalidad es gestionar los expedientes, los registros, los servicios y los programas de menores.

- Los usos que se prevén son la recogida de datos para la tramitación de los expedientes, los registros, los servicios y los programas de actuación en materia de ejecución de medidas judiciales a menores infractores y de integración social de los menores en conflicto.

Personas y colectivos afectados u obligados a suministrar los datos:

- Menores afectados por las medidas judiciales y sus familias.

- Personas de 0 a 18 años con domicilio en las Illes Balears, o que se encuentren eventualmente, y que hayan sido o puedan ser víctimas de cualquier tipo de maltrato infantil.

- Personas que tengan conocimiento de la existencia de cualquier caso de maltrato a un menor o adolescente, en especial las personas que, por razón de su profesión, actúan en el ámbito de los servicios sociales, en el ámbito educativo y en el ámbito policial, los órganos judiciales y el Ministerio Fiscal.

Procedimiento para la recogida de los datos: formularios, informes técnicos, entrevistas a las personas usuarias, resoluciones judiciales y fichas de derivación de casos elaboradas por la administración de justicia, y material audiovisual.

Estructura básica del fichero y tipo de datos de carácter personal que contiene:

- Otros datos especialmente protegidos: origen racial o étnico, religión, salud y vida sexual.

- Datos relativos a la comisión de infracciones penales o administrativas: infracciones administrativas y penales.

- Datos de carácter identificador: DNI/NIF, nombre y apellidos, dirección (postal, electrónica), teléfono/fax, imagen/voz y pasaporte/NIE/tarjeta de residencia.

- Datos de características personales: estado civil, datos de la familia, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, edad, sexo, nacionalidad, datos/certificado de discapacidad, situación legal, datos de violencia de género/maltrato, datos de toxicomanía, informes médicos, comunicados de lesiones, datos de sentencias judiciales, certificado de empadronamiento y evaluación psicológica y de la personalidad.

- Datos de circunstancias sociales: aficiones y estilo de vida, características de alojamiento/vivienda, autorizaciones e informes sociales.

- Datos académicos y profesionales: formación, titulaciones e historial del estudiante.

- Datos laborales: categoría/grado, puestos de trabajo, situación laboral, datos no económicos de la nómina, datos del tipo de trabajo, historial del trabajador o trabajadora, datos de la empresa en que trabaja y hora de entrada y de salida.

Sistema de tratamiento: parcialmente automatizado.

Cesión de datos:

- A otras administraciones: a juzgados, a la Fiscalía de Menores, a servicios análogos de otras comunidades autónomas, y a Consejos Insulares.

- A personas físicas o jurídicas privadas: a entidades colaboradoras en la ejecución de medidas judiciales.

- Transferencias internacionales: no se prevén.

Órgano administrativo responsable del fichero: Dirección General de Menores y Familias.

Órgano ante el cual pueden ejercerse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición:

Dirección General de Menores y Familias

Servicio de Menores

C/ de Sant Joan de la Salle, 4 B

07003 Palma

Medidas de seguridad: de nivel alto.

5. Dirección General de Cooperación

5.1 Denominación del fichero: Gestión de expedientes de cooperación

Finalidad y usos previstos:

- La finalidad es gestionar los expedientes de cooperación y la información en lo referente a subvenciones a entidades para llevar a cabo proyectos de cooperación y sensibilización en países empobrecidos.

- Los usos que se prevén son la recogida de datos para gestionar los expedientes de cooperación y el Sistema Informativo de Cooperación en las Illes Balears.

Personas y colectivos afectados u obligados a suministrar los datos: entidades que solicitan una subvención para llevar a cabo proyectos de cooperación.

Procedimiento para la recogida de los datos: formularios de solicitud.

Estructura básica del fichero y tipo de datos de carácter personal que contiene:

- Datos de carácter identificador: nombre y linajes, DNI/NIF, dirección, teléfono/fax.

- Otros datos: subvenciones.

Sistema de tratamiento: parcialmente automatizado.

Cesión de datos:

- A otras administraciones: a la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo, al Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación, y a las administraciones responsables del control de las subvenciones.

- A personas físicas o jurídicas privadas: no hay cesiones.

- Transferencias internacionales: no se prevén.

Órgano administrativo responsable del fichero: Dirección General de Cooperación.

Órgano ante el cual pueden ejercerse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición:

Dirección General de Cooperación

Pl. de la Drassana, 4

07012 Palma

Medidas de seguridad: de nivel básico.

Anexo 2

Supresión de ficheros

1. Secretaría General

Servicios comunes

1.1 Denominación del fichero: Contratación