Torna

BUTLLETÍ OFICIAL DE LES ILLES BALEARS

DIRECTORI

Menú general

Secció I. Disposicions generals

ADMINISTRACIÓ DE LA COMUNITAT AUTÒNOMA
CONSELLERIA DE SERVEIS SOCIALS I COOPERACIÓ

Núm. 4820
Ordre de la consellera de Serveis Socials i Cooperació de 4 de maig de 2018 de creació i supressió de fitxers que contenen dades de caràcter personal de la Conselleria de Serveis Socials i Cooperació

Contingut, oficial i autèntic, de la disposició: Versió PDF

Text

Preàmbul

La Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, té per objecte garantir i protegir, en relació amb el tractament de les dades personals, les llibertats públiques i els drets fonamentals de les persones físiques, especialment pel que fa a l’honor i a la intimitat personal i familiar. El capítol I del títol IV d’aquesta Llei orgànica estableix els aspectes formals i materials que han de tenir els fitxers de titularitat pública. Concretament, l’article 20 disposa que la creació, la modificació i la supressió dels fitxers de les administracions públiques només es poden fer mitjançant una disposició general publicada en el Butlletí Oficial de l’Estat o en el diari oficial corresponent, en aquest cas, el Butlletí Oficial de les Illes Balears.

L’article 31.14 de l’Estatut d’autonomia de les Illes Balears, aprovat per la Llei orgànica 1/2007, de 28 de febrer, de reforma de l’Estatut d’autonomia, estableix que, en el marc de la legislació bàsica de l’Estat, corresponen a la Comunitat Autònoma de les Illes Balears el desenvolupament legislatiu i l’execució en matèria de protecció de dades de caràcter personal respecte dels fitxers de titularitat de les administracions públiques de la comunitat autònoma i dels ens o organismes de qualsevol classe que hi estan vinculats o que en depenen.

D’altra banda, el Decret 90/2006, de 20 d’octubre, sobre la creació, modificació i supressió de fitxers que contenen dades de caràcter personal en l’àmbit de l’Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears, estableix que, en l’àmbit d’aquesta Administració, les disposicions generals de creació, modificació i supressió dels fitxers que contenen dades de caràcter personal han d’adoptar la forma d’ordre dictada pel titular corresponent de cada conselleria.

La Llei orgànica 15/1999 exigeix, a més, que s’adoptin les mesures tècniques i organitzatives necessàries per garantir la seguretat de les dades de caràcter personal i evitar-ne l’alteració, la pèrdua, el tractament o l’accés no autoritzat.

El Reglament de desplegament de Llei orgànica 15/1999, aprovat pel Reial decret 1720/2007, de 21 de desembre, estableix tres nivells de protecció (bàsic, mitjà i alt) segons el tipus de dada emmagatzemada i la finalitat del fitxer, i fixa les diverses mesures de seguretat que s’han d’adoptar segons el nivell de protecció assignat. També estableix el contingut que ha de tenir la disposició general de creació, modificació o supressió de fitxers.

De conformitat amb l’article 129 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, es pot dir que queda prou justificada l’adequació als principis següents:

a) Principis de necessitat i eficàcia: aquesta norma regula la creació i la supressió de fitxers de la Conselleria de Serveis Socials i Cooperació que contenen dades de caràcter personal, segons les previsions de la Llei orgànica 15/1999 i d’acord amb les competències atribuïdes pel Decret 24/2015, de 7 d’agost, de la presidenta de les Illes Balears, pel qual s’estableixen les competències i l’estructura orgànica bàsica de les conselleries de l’Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears.

b) Principi de proporcionalitat: la norma conté la regulació imprescindible per atendre la necessitat que s’ha de cobrir, d’acord amb l’article 20.2 de la Llei 15/1999, que regula el contingut que han de tenir les disposicions de creació o de modificació de fitxers, i vist l’article 2 del Decret 90/2006.

c) Principi de seguretat jurídica: la norma és coherent amb la resta de l’ordenació jurídica, nacional i de la Unió Europea.

d) Principi de transparència: cal destacar la participació ciutadana durant el procés d’elaboració de la norma, amb la facilitació de l’accés a l’expedient, així com la definició dels objectius i la justificació corresponent en el preàmbul.

e) Principi d’eficiència: aquesta norma evita càrregues administratives innecessàries o accessòries i racionalitza, en l’aplicació, la gestió dels recursos públics, tenint en compte que se suprimeixen molts fitxers, alhora que es creen els necessaris per cobrir les necessitats actuals.

D’acord amb tot això, mitjançant aquesta Ordre es creen els fitxers amb dades de caràcter personal següents: “Gestió d’expedients dels serveis comuns”, “Atenció a la Ciutadania”, “Gestió d’expedients de prestacions econòmiques, ajuts i subvencions de la Conselleria”, “Gestió d’expedients d’infància i famílies”, “Gestió d’expedients de menors”, “Gestió d’expedients de discapacitat”, “Gestió d’expedients de dependència”, “Gestió d’expedients de planificació i serveis socials”, “Gestió d’expedients d’immigració”, “Gestió d’expedients de renda social” i “Gestió d’expedients de cooperació”.

D’altra banda, se suprimeixen els fitxers següents: “Contractació”, “Control presencial/horari”, “Expedients del Servei Jurídic”, “Expedients sancionadors”, “Iniciatives i queixes”, “Registre de documentació”, “Registre d’expedients de menors”, “Programa formatiu ’Alter’”, “Subvencions en matèria de menors i família”, “Programa d’orientació familiar”, “Programa de mediació”, “Registre de parelles estables”, “Prestacions dels menors a la comunitat”, “Monitor ocupacional”, “Unitat de diagnòstic infantil i atenció primerenca (SVAP)”, “Valoració i reconeixement de la discapacitat”, “Registre central de serveis socials”, “Registre de beneficiaris”, “Programa d’ajuda ‘A ca vostra’”, “Targeta ‘Bonus d’infància’”, «Centre Base de Minusvàlids». “Pensions no contributives”, “Targeta Bàsica” (creats per l’Ordre de la consellera de Presidència i Esports de 19 de novembre de 2006 de creació i supressió dels fitxers que contenen dades de caràcter personal de la Conselleria de Presidència i Esports); “Sistema de vigilància” i “Sistema d’ajuda a la dependència” (creats per l’Ordre de la consellera de Presidència i Esports de 7 de maig de 2007 de creació de nous fitxers i modificació d’alguns d’existents que contenen dades de caràcter personal de la Conselleria de Presidència i Esports); “Ajuts per a cures en el domicili”, “Acolliment familiar”, “Sistema Informatiu de Cooperació de les Illes Balears”, “Expedients de subvencions a corporacions locals”, “Expedients de subvencions per a entitats sense ànim de lucre”, ”Sistema d’informació i registre de les oficines d’informació a l’immigrant”, “Servei d’assistència psicològica per a víctimes de violència de gènere” i “Registre de mitjancers i centres” (creats per l’Ordre de la consellera d’Afers Socials, Promoció i Immigració de 24 de juliol de 2008 de creació, modificació i supressió dels fitxers que contenen dades de caràcter personal de la Conselleria d’Afers Socials, Promoció i Immigració); “Control horari (patrons biomètrics)” (creat per l’Ordre de la consellera d’Afers Socials, Promoció i Immigració de 28 de gener de 2010 de creació d’un fitxer que conté dades de caràcter personal de la Conselleria d’Afers Socials, Promoció i Immigració); “Registre Unificat de Maltractament Infantil de les Illes Balears” (creat per l’Ordre de la consellera d’Afers Socials, Promoció i Immigració de 29 de gener de 2010 de creació, modificació i supressió de fitxers que contenen dades de caràcter personal de la Conselleria d’Afers Socials, Promoció i Immigració); “Formularis d’inscripció”, “Signatures digitalitzades”, “Programa de violència familiar”, “Punt de trobada familiar per derivació judicial” “Unitat terapèutica en casos d’abús sexual infantil (UTASI)”, “Programes de desplaçament temporal de menors estrangers”, “Programa de rehabilitació SEPAP” i “Punts d’informació jurídica” (creats per l’Ordre del conseller de Salut, Família i Benestar Social d’11 de setembre de 2012 de creació de nous fitxers i modificació d’alguns dels existents que contenen dades de caràcter personal de la Conselleria de Salut, Família i Benestar Social).

D’acord amb l’article 37.1.h de la Llei orgànica 15/1999, aquesta Ordre ha estat sotmesa a informe previ de l’Agència Espanyola de Protecció de Dades.

Per tot això, en ús de les facultats que m’atribueixen els articles 33.3 i 38.2 de la Llei 4/2001, de 14 de març, del Govern de les Illes Balears, i l’article 1 del Decret 90/2006, i havent transcorregut el termini per a l'emissió del dictamen preceptiu del Consell Consultiu, considerant-se necessària la continuació de la tramitació, segons l'article 31.3 del Decret 24/2003, de 28 de març, pel qual s’aprova el reglament orgànic del Consell Consultiu de les Illes Balears, dict la següent

ORDRE

Capítol I

Creació de fitxers

Article 1

Creació de fitxers

1. Es creen els següents fitxers que contenen dades de caràcter personal, en els termes que s’indiquen en l’annex 1:

Secretaria General: “Gestió d’expedients dels serveis comuns”, “Atenció a la ciutadania” i “Gestió d’expedients de prestacions econòmiques, ajuts i subvencions de la Conselleria”.
Direcció General de Planificació i Serveis Socials: “Gestió d’expedients de planificació i serveis socials”, “Gestió d’expedients d’immigració” i “Gestió d’expedients de renda social”.
Direcció General de Dependència: “Gestió d’expedients de discapacitat” i “Gestió d’expedients de dependència”.
Direcció General de Menors i Famílies: “Gestió d’expedients d’infància i famílies” i “Gestió d’expedients de menors”.
Direcció General de Cooperació: “Gestió d’expedients de cooperació”.

2. Aquests fitxers estan subjectes, a tots els efectes, a la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal; al Reglament de desplegament de la Llei orgànica 15/1999, aprovat pel Reial decret 1720/2007, de 21 de desembre, i al Decret 90/2006, de 20 d’octubre, sobre la creació, modificació i supressió de fitxers que contenen dades de caràcter personal en l’àmbit de l’Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears, com també a la resta de normativa que hi sigui aplicable.

3. Tal com consta en l’annex 1 d’aquesta Ordre i d’acord amb l’article 54 del Reglament de desplegament de la Llei orgànica 15/1999, i l’article 2 del Decret 90/2006, els fitxers s’estructuren en els conceptes següents: denominació, finalitat del fitxer i usos prevists, persones i col·lectius afectats o obligats a subministrar dades, procediment per a la recollida de les dades, estructura bàsica del fitxer i tipus de dades de caràcter personal que conté, sistema de tractament utilitzat, cessió de dades, òrgan responsable del fitxer, òrgan davant del qual es poden exercir els drets d’accés, oposició, cancel·lació i rectificació, i mesures de seguretat.

Article 2

Cessió de dades

Les dades que consten en els fitxers no es poden cedir a tercers, excepte en els supòsits prevists en la Llei orgànica 15/1999 i en la resta de l’ordenament jurídic. No obstant això, aquestes dades es poden utilitzar per a estudis estadístics, d’acord amb la normativa autonòmica sobre estadística, sempre que es garanteixi que es farà pel procediment de dissociació i de conformitat amb la normativa de protecció de dades.

Article 3

Òrgan responsable

Els òrgans responsables de cadascun dels fitxers inclosos en l’annex 1 d’aquesta Ordre han d’adoptar, amb la supervisió directiva de la Secretaria General de la Conselleria de Serveis Socials i Cooperació, les mesures tècniques i organitzatives necessàries per garantir la seguretat, la integritat i la confidencialitat de les dades de caràcter personal, així com l’honor, la intimitat personal i familiar de les persones físiques i l’exercici ple dels seus drets reconeguts per la Llei orgànica 15/1999.

Article 4

Deure de secret i document de seguretat

1. Les persones que participin en qualsevol fase del tractament de les dades de caràcter personal contingudes en els fitxers que es creen mitjançant aquesta Ordre estan obligades a guardar-ne el secret professional, una obligació que subsisteix després d’haver finalitzat les relacions amb l’òrgan responsable del fitxer.

2. A aquest efecte, els òrgans responsables han d’establir un document de seguretat que contengui les regles relatives a l’assignació de funcions, obligacions i responsabilitats del personal que intervengui en el tractament de dades, d’acord amb el Reglament de desplegament de la Llei orgànica 15/1999.

Article 5

Exercici de drets

L’exercici dels drets que la Llei orgànica 15/1999 reconeix a les persones físiques s’ha de dur a terme d’acord amb el que s’hi estableix i amb el que disposa la normativa que la desplega.

Capítol II

Supressió de fitxers

Article 6

Supressió de fitxers

Se suprimeixen els següents fitxers que contenen dades de caràcter personal, en els termes que s’indiquen en l’annex 2:

Secretaria General: “Contractació”, “Control horari (patrons biomètrics)”, “Control presencial/horari”, “Expedients del Servei Jurídic”, “Expedients sancionadors”, “Signatures digitalitzades”, “Formularis d’inscripció”, “Iniciatives i queixes”, “Registre de documentació” i “Sistema de vigilància”.
Direcció General de Planificació i Serveis Socials: “Registre central de serveis socials”, “Expedients de subvencions a corporacions locals”, “Expedients de subvencions per a entitats sense ànim de lucre” i “Sistema d’informació i registre de les oficines d’informació a l’immigrant”.
Direcció General de Dependència: “Monitor ocupacional”, “Programa de rehabilitació SEPAP”, “Registre de beneficiaris”, “Unitat de diagnòstic infantil i atenció primerenca (SVAP)”, “Valoració i reconeixement de la discapacitat”, “Sistema d’ajuda a la dependència”, “Acolliment familiar”, “Ajuts per a cures en el domicili”, Programa d’ajuda ’A ca vostra’”, “Targeta ‘Bonus d’infància’”, «Centre Base de Minusvàlids», “Pensions no contributives” i “Targeta Bàsica”.
Direcció General de Menors i Famílies: “Programa d’orientació familiar”, “Programa de mediació”, “Registre de parelles estables”, “Registre de mediadors i centres”, “Programa de violència familiar”, “Punt de trobada familiar per derivació judicial”, “Unitat terapèutica en casos d’abús sexual infantil (UTASI)”, “Programes de desplaçament temporal de menors estrangers”, “Subvencions en matèria de menors i família”, “Prestacions dels menors a la comunitat”, “Programa formatiu ‘Alter’”, “Registre d’expedients de menors” i “Registre Unificat de Maltractament Infantil (RUMI)”.
Direcció General de Cooperació: “Sistema Informatiu de Cooperació de les Illes Balears”.

Disposició addicional única

Notificació a l’Agència Espanyola de Protecció de Dades

La creació i la supressió dels fitxers objecte d’aquesta Ordre s’han de notificar a l’Agència Espanyola de Protecció de Dades perquè en faci la inscripció en el Registre General de Protecció de Dades, d’acord amb el que disposa l’article 39.2 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal.

Disposició derogatòria única

Normes que es deroguen

1. Mitjançant la present Ordre, es deroguen expressament les normes següents:

- Ordre de la consellera d’Afers Socials, Promoció i Immigració, de 28 de gener de 2010 de creació d’un fitxer que conté dades de caràcter personal de la Conselleria d’Afers Socials, Promoció i Immigració (BOIB núm. 17, 4 de febrer de 2010).

- Ordre de la consellera d’Afers Socials, Promoció i Immigració, de 29 de gener de 2010 de creació, modificació i supressió dels fitxers que contenen dades de caràcter personal de la Conselleria d’Afers Socials, Promoció i Immigració (BOIB núm. 39, d’11 de març de 2010).

2. Així mateix, es deroga qualsevol disposició que contravengui l’establert en aquesta Ordre.

Disposició final única

Entrada en vigor

Aquesta Ordre comença a vigir l’endemà d’haver-se publicat en el Butlletí Oficial de les Illes Balears.

Palma, 4 de maig de 2018

La consellera de Serveis Socials i Cooperació

Fina Santiago Rodríguez

Annex 1

Creació de fitxers

1. Secretaria General

1.1. Denominació del fitxer: Gestió d’expedients dels serveis comuns

Finalitat i usos prevists:

La finalitat és gestionar els expedients relacionats amb els serveis comuns que desenvolupa la Secretaria General de la Conselleria de Serveis Socials i Cooperació: recursos humans, prevenció de riscs laborals, gestió econòmica, contractació administrativa, expedients jurídics i sancionadors, atenció a la ciutadania, sistema de vigilància, i inscripció a activitats de la Conselleria.
Els usos que se’n preveuen són la recollida de dades per a la tramitació dels expedients en matèria de serveis comuns de la Conselleria de Serveis Socials i Cooperació.

Persones i col·lectius afectats o obligats a subministrar les dades:

Persones o entitats contractistes i licitadors dels contractes administratius.
Personal adscrit a la Conselleria.
Persones afectades pels expedients que gestiona el Servei Jurídic, persones o entitats que incorren en sancions competència de la Conselleria.
Persones o col·lectius que presenten documentació a la Conselleria.
Persones que telefonen a la centraleta per demanar informació de la Conselleria.
Persones que accedeixen als edificis de la Conselleria.
Autoritats i personal al servei de l’Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears encarregats de signar documents oficials.

Procediment per a la recollida de les dades: formularis o butlletes, denúncies, actes d’inspecció, entrevistes presencials o telefòniques, transmissió electrònica de dades / Internet, càmeres de vigilància, registre d’empremtes digitals del personal de la Conselleria, escaneig de la signatura.

Estructura bàsica del fitxer i tipus de dades de caràcter personal que conté:

Dades de caràcter identificador: DNI/NIF, nom i llinatges, número de la Seguretat Social / mutualitat, adreça (postal, electrònica), telèfon, número de registre de personal, signatura o empremta digital, passaport / NIE / targeta de residència, número de registre d’entrada/sortida, data i hora de presentació i extracte del document, imatge/veu.
Dades de característiques personals: estat civil, data de naixement, lloc de naixement, edat, sexe, nacionalitat, permís de residència, dades de sentències judicials, idioma del document presentat.
Dades acadèmiques i professionals: formació, titulacions, pertinença a escoles o associacions professionals.
Dades de circumstàncies socials: patrimoni, llicències, permisos, autoritzacions.
Dades de detalls de treball: llocs de treball, relació amb l’Administració (funcionari/laboral), cos/escala, categoria/grau, situació laboral, control horari.
Dades relatives a la comissió d’infraccions penals o administratives: infraccions administratives.
Dades d’informació comercial: activitats i negocis.
Dades economicofinanceres i d’assegurances: ingressos, rendes, crèdits, préstecs, avals, dades bancàries, dades de deduccions impositives / imposts, dades de solvència patrimonial.
Dades de transaccions: béns i serveis subministrats per la persona afectada, transaccions financeres, compensacions/indemnitzacions.
Altres dades: motiu de la visita i hora d’entrada i de sortida als edificis de la Conselleria.

Sistema de tractament: parcialment automatitzat.

Cessió de dades:

A altres administracions: a la Sindicatura de Comptes, al Tribunal de Comptes i al Parlament de les Illes Balears.
A persones físiques o jurídiques privades: no hi ha cessions.
Transferències internacionals: no se’n preveuen.

Òrgan administratiu responsable del fitxer: Secretaria General.

Òrgan davant del qual poden exercir-se els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició:

Secretaria General

Plaça de la Drassana, 4

07012 Palma

Mesures de seguretat: de nivell alt.

1.2. Denominació del fitxer: Atenció a la ciutadania

Finalitat i usos prevists:

La finalitat és gestionar les queixes i els suggeriments, així com les sol·licituds d’informació i les agraïments.
Una altra finalitat és l’atenció a la ciutadania (persones físiques i representants legals de persones jurídiques).

Persones i col·lectius afectats o obligats a subministrar les dades:

Persones ciutadanes i empreses que volen interposar una queixa o presentar un suggeriment o un agraïment.
Persones ciutadanes i residents que volen sol·licitar informació.

Procedència de les dades:

D’altres persones físiques, per representació voluntària.
De la mateixa persona interessada o del seu representant legal.

Procediment per a la recollida de les dades: formulari en paper i en suport electrònic.

Estructura bàsica del fitxer i tipus de dades de caràcter personal que conté:

Dades de caràcter identificador: nom i llinatges, telèfons, adreça postal, NIF/DNI (o un altre document identificatiu).
Dades de característiques personals: data de naixement, idioma a efectes de notificacions.

Cessió de dades:

A altres òrgans o administracions: a la Direcció General de Funció Pública i Administracions Públiques i a la direcció general competent en matèria de qualitat dels serveis (de conformitat amb l’article 34.2.e de la Llei 3/2003, de 26 de març, de règim jurídic de l’Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears, en relació amb el Decret 82/2009, de 13 de novembre, pel qual es regula la gestió de les queixes i els suggeriments sobre el funcionament dels serveis públics de l’Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears), i al Defensor del Poble o institució anàloga de les comunitats autònomes (de conformitat amb l’article 11.2.d de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal).
A persones físiques o jurídiques privades: no se’n preveuen.
Transferències internacionals: no se’n preveuen.

Òrgan administratiu responsable del fitxer: Secretaria General.

Òrgan davant del qual es poden exercir-se els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició:

Secretaria General

Plaça de la Drassana, 4

07012 Palma

Mesures de seguretat: de nivell mitjà.

1.3. Denominació del fitxer: Gestió d’expedients de prestacions econòmiques, ajuts i subvencions de la Conselleria

Finalitat i usos prevists:

La finalitat és gestionar els expedients de prestacions econòmiques (pensions no contributives, subsidis, etc.), ajuts (Targeta Bàsica, etc.) i subvencions de la Conselleria de Serveis Socials i Cooperació.
Els usos que se’n preveuen són la recollida de dades per a la tramitació dels expedients en matèria de prestacions econòmiques, ajuts i subvencions de la Conselleria de Serveis Socials i Cooperació.

Persones i col·lectius afectats o obligats a subministrar les dades:

Persones integrants de la unitat familiar en edat de treballar o amb discapacitat que sol·liciten pensions no contributives.
Persones integrants de la unitat familiar en edat de treballar o amb discapacitat que sol·liciten la Targeta Bàsica.
Persones i entitats beneficiàries de les convocatòries de subvencions.

Procediment per a la recollida de les dades: formularis, transmissió electrònica de dades / Internet.

Estructura bàsica del fitxer i tipus de dades de caràcter personal que conté:

Dades especialment protegides: salut.
Dades de caràcter identificador: DNI/NIF, nom i llinatges, número de la Seguretat Social / mutualitat, adreça (postal, electrònica), telèfon, número de registre personal, signatura o empremta digital.
Dades de característiques personals: estat civil, dades de la família, data de naixement, lloc de naixement, edat, sexe, nacionalitat, llengua materna, certificat de discapacitat, llibre de família, informes mèdics i certificat d’empadronament.
Dades de circumstàncies socials: informes socials, pertinença a clubs, entitats, associacions, llicències, permisos i autoritzacions.
Dades de detalls de treball: situació laboral.
Dades economicofinanceres i d’assegurances: ingressos, rendes, inversions, béns patrimonials, crèdits, préstecs, avals, dades bancàries i deutes no satisfets per part de persones que perceben pensions no contributives.
Dades de transaccions: béns i serveis subministrats per la persona afectada, béns i serveis rebuts per la persona afectada.

Sistema de tractament: parcialment automatitzat.

Cessió de dades:

A altres administracions: a l’Agència Tributària, a la Tresoreria de la Seguretat Social, al Ministeri d’Economia i Competitivitat, al Ministeri d’Hisenda i Administracions Públiques, als consells insulars i al servei d’Ocupació de les Illes Balears (SOIB).
A persones físiques o jurídiques privades: a entitats financeres.
Transferències internacionals: no se’n preveuen.

Òrgan administratiu responsable del fitxer: Secretaria General.

Òrgan davant del qual poden exercir-se els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició:

Secretaria General

Plaça de la Drassana, 4

07012 Palma

Mesures de seguretat: de nivell alt.

2. Direcció General de Planificació i Serveis Socials

2.1. Denominació del fitxer: Gestió d’expedients de planificació i serveis socials

Finalitat i usos prevists:

La finalitat és gestionar els expedients en matèria de planificació social.
Els usos que se’n preveuen són la recollida de dades per gestionar els expedients de planificació i serveis socials, perquè puguin entrar a formar part de la Xarxa Bàsica de Serveis Socials de Responsabilitat Pública i puguin accedir a qualsevol tipus d’ajuda o subvenció i subscriure convenis de col·laboració o contractes amb les administracions públiques.

Persones i col·lectius afectats o obligats a subministrar les dades: entitats que desenvolupen activitats en el camp de l’acció social en l’àmbit de les Illes Balears, tant les que pertanyen a les diferents administracions públiques com les de titularitat privada, així com tots els serveis i centres que en depenen.

Procediment per a la recollida de les dades: formularis de sol·licitud.

Estructura bàsica del fitxer i tipus de dades de caràcter personal que conté:

Dades de caràcter identificador: nom i llinatges, DNI/NIF, adreça, telèfon/fax.
Altres dades: subvencions.

Sistema de tractament: parcialment automatitzat.

Cessió de dades:

A altres administracions: es preveuen les cessions a les administracions responsables del seguiment de les subvencions.
A persones físiques o jurídiques privades: no hi ha cessions.
Transferències internacionals: no se’n preveuen.

Òrgan administratiu responsable del fitxer: Direcció General de Planificació i Serveis Socials.

Òrgan davant del qual poden exercir-se els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició:

Direcció General de Planificació i Serveis Socials

Plaça de la Drassana, 4

07012 Palma

Mesures de seguretat: de nivell bàsic.

2.2. Denominació del fitxer: Gestió d’expedients d’immigració

Finalitat i usos prevists:

La finalitat és gestionar els expedients d’immigració i el sistema d’informació i registre de les oficines d’informació a l’immigrant (OFIM).
Els usos que se’n preveuen són la recollida de dades per gestionar els informes d’esforç d’integració i d’escolarització, el registre d’entitats usuàries del Casal d’Immigrants i el registre d’informació perquè tots els informadors utilitzin la mateixa eina. Així, es pretén que qualsevol immigrant rebi la mateixa informació a qualsevol oficina i que l’informador o informadora tengui l’expedient actualitzat.

Persones i col·lectius afectats o obligats a subministrar les dades: persones que accedeixen a les oficines d’informació a l’immigrant, entitats i persones sol·licitadores dels informes d’esforç d’integració i d’escolarització.

Procediment per a la recollida de les dades: formularis, enquestes i entrevistes.

Estructura bàsica del fitxer i tipus de dades de caràcter personal que conté:

Dades de caràcter identificador: DNI/NIF, número de la Seguretat Social / mutualitat, nom i llinatges, adreça (postal, electrònica), telèfon/fax, passaport / NIE / targeta de residència, número de registre personal.
Dades de característiques personals: estat civil, dades de la família, data de naixement, lloc de naixement, sexe, nacionalitat, situació legal, permís de residència, certificat d’empadronament, certificat d’escolarització del menor a càrrec i llibre de família o certificat del registre civil.
Dades de circumstàncies socials: característiques d’allotjament/habitatge, llicències, permisos i autoritzacions.
Dades acadèmiques i professionals: formació, titulacions, nivell de coneixement de la llengua catalana i de la llengua espanyola.
Dades de detalls de treball: situació laboral.
Dades economicofinanceres i d’assegurances: ingressos i despeses.

Sistema de tractament: parcialment automatitzat.

Cessió de dades:

A altres administracions: a l’Oficina d’Estrangeria del Ministeri de la Presidència i per a les Administracions Públiques, a l’Institut Mallorquí d’Afers Socials (Consell Insular de Mallorca), a l’Ajuntament de Palma, al Consell Insular de Menorca i al Consell Insular d’Eivissa.
A persones físiques o jurídiques privades: no hi ha cessions.
Transferències internacionals: no se’n preveuen.

Òrgan administratiu responsable del fitxer: Direcció General de Planificació i Serveis Socials.

Òrgan davant del qual poden exercir-se els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició:

Direcció General de Planificació i Serveis Socials

Plaça de la Drassana, 4

07012 Palma

Mesures de seguretat: de nivell mitjà.

2.3. Denominació del fitxer: Gestió d’expedients de renda social

Finalitat i usos prevists:

La finalitat és gestionar els expedients i les nòmines de la renda social.
Els usos que se’n preveuen són la recollida de dades per tramitar els expedients de la renda social i generar les nòmines mensuals.

Persones i col·lectius afectats o obligats a subministrar les dades: persones beneficiàries de la prestació.

Procediment per a la recollida de les dades: formularis, transmissió electrònica de dades / Internet.

Estructura bàsica del fitxer i tipus de dades de caràcter personal que conté:

Dades de caràcter identificador: DNI/NIF/NIE/passaport, nom i llinatges, adreça postal, telèfon.
Dades de característiques personals: dades de la família, data de naixement, edat, sexe, certificat d’empadronament, règim de custòdia, tutela o acolliment de menors.
Dades de circumstàncies socials: informes socials.
Dades de detalls de treball: situació laboral.
Dades economicofinanceres i d’assegurances: ingressos, dades bancàries i certificat negatiu d’ingressos per pensions i altres prestacions públiques.

Sistema de tractament: parcialment automatitzat.

Cessió de dades:

A altres administracions: a la Tresoreria de la Seguretat Social i a les administracions locals (ajuntaments, mancomunitats i consells insulars).
A persones físiques o jurídiques privades: no se’n preveuen.
Transferències internacionals: no se’n preveuen.

Òrgan administratiu responsable del fitxer: Direcció General de Planificació i Serveis Socials.

Òrgan davant del qual poden exercir-se els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició:

Direcció General de Planificació i Serveis Socials

Plaça de la Drassana, 4

07012 Palma

Mesures de seguretat: de nivell mitjà.

3. Direcció General de Dependència

3.1. Denominació del fitxer: Gestió d’expedients de discapacitat

Finalitat i usos prevists:

Gestionar els expedients (de valoració i de reconeixement), els registres, els serveis, els programes i els ajuts relacionats amb la discapacitat.
Els usos que se’n preveuen són la recollida de dades per a la tramitació dels expedients, els registres, els serveis, els programes d’actuació i les ajudes per a l’execució de mesures de protecció social, en matèria de discapacitat, establertes per les diferents administracions públiques i altres entitats: educació, deduccions/descomptes fiscals, treball, oci i cultura, Seguretat Social, serveis socials, transport i habitatge.

Persones i col·lectius afectats o obligats a subministrar les dades:

Persones que sol·liciten el reconeixent d’un grau de discapacitat o les persones que les representen.
Menors de 0 a 7 anys que sol·liciten el grau de discapacitat o les persones que les representen.
Persones que necessiten adaptacions per concórrer a exàmens finals o per accedir a llocs de treball públics o privats.
Persones amb discapacitat física greu amb grau de discapacitat que necessiten tractaments de rehabilitació i fisioteràpia específica.
Persones que demanen informació, assessorament o orientació jurídica relacionats amb el món de la discapacitat.

Procediment per a la recollida de les dades: enquestes o entrevistes, formularis que emplenen les persones interessades o les seves persones representants legals, i les administracions públiques; informes mèdics, psicològics o tècnics, i transmissió electrònica de dades / Internet.

Estructura bàsica del fitxer i tipus de dades de caràcter personal que conté:

Altres dades especialment protegides: salut.
Dades de caràcter identificador: DNI/NIF, nom i llinatges, número de la Seguretat Social / mutualitat, adreça (postal, electrònica), telèfon/fax i passaport / NIE / targeta de residència.
Dades de característiques personals: estat civil, dades de la família, data de naixement, lloc de naixement, edat, sexe, nacionalitat, llengua materna, característiques físiques o antropomètriques, dades/certificat de discapacitat, permís de residència, llibre de família, informes mèdics, comunicats de lesions, avaluació psicològica i de la personalitat.
Dades de circumstàncies socials: característiques d’allotjament/habitatge, patrimoni, autoritzacions i informes socials.
Dades acadèmiques i professionals: formació, titulacions, historial de l’estudiant, experiència professional, pertinença a escoles o associacions professionals.
Dades de detalls de treball: categoria/grau, llocs de treball, situació laboral, dades no econòmiques de la nòmina, dades del tipus de treball, historial del treballador o treballadora i dades de l’empresa en què treballa.
Dades economicofinanceres i d’assegurances: ingressos, rendes i hipoteques.

Sistema de tractament: parcialment automatitzat.

Cessió de dades:

A altres administracions: a Consells Insulars, a l’Institut Mallorquí d’Afers Socials, als ajuntaments i al Servei d’Ocupació de les Illes Balears.
A persones físiques o jurídiques privades: no se’n preveuen.
Transferències internacionals: no se’n preveuen.

Òrgan administratiu responsable del fitxer: Direcció General de Dependència.

Òrgan davant del qual poden exercir-se els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició:

Direcció General de Dependència

Av. de Gabriel Alomar i Villalonga, 33

07006 Palma

Mesures de seguretat: de nivell alt.

3.2. Denominació del fitxer: Gestió d’expedients de dependència

Finalitat i usos prevists:

La finalitat és gestionar els expedients (de reconeixement de la situació de dependència i del dret a les prestacions del sistema), els registres, els serveis, els programes i les prestacions relacionats amb la dependència.
Els usos que se’n preveuen són la recollida de dades per a la tramitació dels expedients, els registres, els serveis, els programes d’actuació i les prestacions per a l’execució de mesures d’atenció a les persones en situació de dependència i de promoció de l’autonomia personal, les quals es troben en una situació d’especial vulnerabilitat i requereixen suport per desenvolupar les activitats essencials de la vida diària i assolir una autonomia personal més gran.

Persones i col·lectius afectats o obligats a subministrar les dades: persones que es trobin en situació de dependència −gent gran en situació de dependència, persones amb discapacitats moderades i greus o grans dependents, infants de menys de tres anys amb problemes de dependència, persones amb discapacitat psíquica, intel·lectual o amb malaltia mental en situació de dependència (persones interessades o representants legals).

Procediment per a la recollida de les dades: formularis.

Estructura bàsica del fitxer i tipus de dades de caràcter personal que conté:

Dades especialment protegides: religió.
Altres dades especialment protegides: informe de salut i resolució d’incapacitació.
Dades de caràcter identificador: DNI/NIF, nom i llinatges, número de la Seguretat Social / mutualitat i targeta sanitària, adreça (postal, electrònica), telèfon/fax, passaport/NIE, signatura o empremta digital.
Dades de característiques personals: estat civil, dades de la família, data de naixement, lloc de naixement, edat, sexe, dades/certificat de discapacitat, informes mèdics, comunicats de lesions, avaluació psicològica i de la personalitat, formació com a cuidador o cuidadora no professional.
Dades de circumstàncies socials: característiques d’allotjament/habitatge, autoritzacions i informes socials.
Dades acadèmiques i professionals: formació, titulacions.
Dades economicofinanceres i d’assegurances: ingressos, rendes i hipoteques.

Sistema de tractament: parcialment automatitzat.

Cessió de dades:

A altres administracions: a les administracions locals (ajuntaments, mancomunitats i consells insulars).
A persones físiques o jurídiques privades: a altres entitats públiques o privades que col·laboren en el programa i a les entitats bancàries que efectuen els pagaments de les prestacions.
Transferències internacionals: no se’n preveuen.

Òrgan administratiu responsable del fitxer: Direcció General de Dependència.

Òrgan davant del qual poden exercir-se els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició:

Direcció General de Dependència

Av. de Gabriel Alomar i Villalonga, 33

07006 Palma

Mesures de seguretat: de nivell alt.

4. Direcció General de Menors i Famílies

4.1. Denominació del fitxer: Gestió d’expedients d’infància i famílies

Finalitat del fitxer i usos prevists:

La finalitat és gestionar els expedients, els registres, els serveis, els tractaments terapèutics i els programes de famílies, i persones en procés d'emancipació.
Els usos que se’n preveuen són la recollida de dades per a la tramitació dels expedients, els registres, els serveis, els tractaments terapèutics i els programes d’actuació en matèria de polítiques d’atenció i suport a les famílies, i prestacions per a les persones en procés d'emancipació.

Persones i col·lectius afectats o obligats a subministrar les dades: persones usuàries, persones beneficiàries, o les seves persones representants legals, dels serveis oferts per l’òrgan competent del Govern de les Illes Balears en matèria de família, així com personal de justícia i promotors de programes.

Procediment per a la recollida de les dades: formularis, informes tècnics, entrevistes a les persones usuàries, resolucions judicials, fitxes de derivació de casos elaborades per l’Administració de justícia, i material audiovisual.

Estructura bàsica del fitxer i tipus de dades de caràcter personal que conté:

Dades especialment protegides: origen racial o ètnic, religió, salut i vida sexual.
Dades relatives a la comissió d’infraccions penals o administratives: infraccions administratives i penals.
Dades de caràcter identificador: DNI/NIF, nom i llinatges, adreça (postal, electrònica), telèfon/fax, imatge/veu i passaport / NIE / targeta de residència.
Dades de característiques personals: estat civil, dades de la família, data de naixement, lloc de naixement, edat, sexe, nacionalitat, característiques físiques o antropomètriques, dades/certificat de discapacitat, situació legal, dades de violència de gènere / maltractament, dades de toxicomania, llibre de família, informes mèdics, comunicats de lesions, dades de sentències judicials, certificat d’empadronament i avaluació psicològica.
Dades de circumstàncies socials: característiques d’allotjament/habitatge, autoritzacions i informes socials.
Dades acadèmiques i professionals: formació, titulacions i historial de l’estudiant.
Dades de detalls de treball: categoria/grau, llocs de treball, situació laboral, dades no econòmiques de la nòmina, dades del tipus de treball, historial del treballador o treballadora, dades de l’empresa en què treballa i hora d’entrada i de sortida.
Dades economicofinanceres i d’assegurances: ingressos, dades bancàries i certificat d’ingressos per pensions i altres prestacions públiques.

Sistema de tractament: parcialment automatitzat.

Cessió de dades:

A altres administracions: a l’Administració de justícia, al Ministeri Fiscal, al Servei de Salut de les Illes Balears, al servei de protecció dels consells insulars i a la Delegació del Govern de l’Estat a les Illes Balears.
A persones físiques o jurídiques privades: no hi ha cessions.
Transferències internacionals: no se’n preveuen.

Òrgan administratiu responsable del fitxer: Direcció general de Menors i Famílies.

Òrgan davant del qual poden exercir-se els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició:

Direcció General de Menors i Famílies

Servei de Famílies

C/ de Sant Joan de la Salle, 4 B

07003 Palma

Mesures de seguretat: de nivell alt.

4.2. Denominació del fitxer: Gestió d’expedients de menors

Finalitat i usos prevists:

La finalitat és gestionar els expedients, els registres, els serveis i els programes de menors.
Els usos que se’n preveuen són la recollida de dades per a la tramitació dels expedients, els registres, els serveis i els programes d’actuació en matèria d’execució de mesures judicials a menors infractors i d’integració social dels menors en conflicte.

Persones i col·lectius afectats o obligats a subministrar les dades:

Menors afectats per les mesures judicials i les seves famílies.
Persones de 0 a 18 anys amb domicili en les Illes Balears, o que s’hi trobin eventualment, i que hagin estat o puguin ser víctimes de qualsevol tipus de maltractament infantil.
Persones que tenguin coneixement de l’existència de qualsevol cas de maltractament a un menor o adolescent, en especial les persones que, per raó de la seva professió, actuen en l’àmbit dels serveis socials, en l’àmbit educatiu i en l’àmbit policial, els òrgans judicials i el Ministeri Fiscal.

Procediment per a la recollida de les dades: formularis, informes tècnics, entrevistes a les persones usuàries, resolucions judicials i fitxes de derivació de casos elaborades per l’Administració de justícia, i material audiovisual.

Estructura bàsica del fitxer i tipus de dades de caràcter personal que conté:

Dades especialment protegides: origen racial o ètnic, religió, salut i vida sexual.
Dades relatives a la comissió d’infraccions penals o administratives: infraccions administratives i penals.
Dades de caràcter identificador: DNI/NIF, nom i llinatges, adreça (postal, electrònica), telèfon/fax, imatge/veu i passaport / NIE / targeta de residència.
Dades de característiques personals: estat civil, dades de la família, data de naixement, lloc de naixement, edat, sexe, nacionalitat, dades/certificat de discapacitat, situació legal, dades de violència de gènere / maltractament, dades de toxicomania, informes mèdics, comunicats de lesions, dades de sentències judicials, certificat d’empadronament i avaluació psicològica i de la personalitat.
Dades de circumstàncies socials: aficions i estil de vida, característiques d’allotjament/habitatge, autoritzacions i informes socials.
Dades acadèmiques i professionals: formació, titulacions i historial de l’estudiant.
Dades laborals: categoria/grau, llocs de treball, situació laboral, dades no econòmiques de la nòmina, dades del tipus de treball, historial del treballador o treballadora, dades de l’empresa en què treballa i hora d’entrada i de sortida.

Sistema de tractament: parcialment automatitzat.

Cessió de dades:

A altres administracions: a jutjats, a la Fiscalia de Menors i a serveis anàlegs d’altres comunitats autònomes, i Consells Insulars.
A persones físiques o jurídiques privades: a entitats col·laboradores en l’execució de mesures judicials.
Transferències internacionals: no se’n preveuen.

Òrgan administratiu responsable del fitxer: Direcció General de Menors i Famílies.

Òrgan davant del qual poden exercir-se els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició:

Direcció General de Menors i Famílies

Servei de Menors

C/ de Sant Joan de la Salle, 4 B

07003 Palma

Mesures de seguretat: de nivell alt.

5. Direcció General de Cooperació

5.1. Denominació del fitxer: Gestió d’expedients de cooperació

Finalitat i usos prevists:

La finalitat és gestionar els expedients de cooperació i la informació referent a subvencions a entitats per dur a terme projectes de cooperació i sensibilització a països empobrits.
Els usos que se’n preveuen són la recollida de dades per gestionar els expedients de cooperació i el Sistema Informatiu de Cooperació a les Illes Balears.

Persones i col·lectius afectats o obligats a subministrar les dades: entitats que sol·liciten una subvenció per dur a terme projectes de cooperació.

Procediment per a la recollida de les dades: formularis de sol·licitud.

Estructura bàsica del fitxer i tipus de dades de caràcter personal que conté:

Dades de caràcter identificador: nom i llinatges, DNI/NIF, adreça, telèfon/fax.

Altres dades: subvencions.

Sistema de tractament: parcialment automatitzat.

Cessió de dades:

A altres administracions: a l’Agència Espanyola de Cooperació Internacional per al Desenvolupament, i al Ministeri d’Afers Exteriors i de Cooperació, i a les administracions responsables del control de les subvencions.
A persones físiques o jurídiques privades: no hi ha cessions.
Transferències internacionals: no se’n preveuen.

Òrgan administratiu responsable del fitxer: Direcció General de Cooperació.

Òrgan davant del qual poden exercir-se els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició:

Direcció General de Cooperació

Pl. de la Drassana, 4

07012 Palma

Mesures de seguretat: de nivell bàsic.

Annex 2

Supressió de fitxers

1. Secretaria General

Serveis comuns

1.1. Denominació del fitxer: Contractació