BUTLLETÍ OFICIAL DE LES ILLES BALEARS

El Decreto 6/2013, de 8 de febrero, de medidas de simplificación documental de los procedimientos administrativos, establece en el artículo 15 que se crea la carpeta documental ciudadana, como archivo documental interadministrativo de carácter electrónico, en el que la ciudadanía deposita documentos al efecto de utilizarlos en procedimientos administrativos, a disposición de la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears o de otras administraciones con las que esta suscriba los convenios correspondientes.

 De acuerdo con el apartado 2 del mismo artículo, las personas físicas y jurídicas pueden incorporar voluntariamente a la carpeta documental ciudadana los documentos que les hayan requerido o que consideren que puedan requerir, en los procedimientos administrativos que inicien o que puedan iniciar o en los que sean o puedan ser parte interesada.

A continuación, el Decreto regula la estructura básica de la carpeta y del archivo documental interadministrativo que contiene las carpetas y la aportación de documentos por parte de la ciudadanía y por parte de las administraciones. El artículo 19 del Decreto establece que la persona titular de la Consejería de Administraciones Públicas, competente en materia de simplificación administrativa, ha de regular, mediante una orden, la gestión, la organización del archivo documental interadministrativo que contiene las carpetas documentales y las medidas para garantizar la seguridad de la documentación y de los datos que figuren.

Los artículos de la sección 5 del capítulo II del Decreto hacen referencia a la carpeta documental ciudadana y el archivo documental interadministrativo y, por otra parte, se refieren al concepto de documento en un sentido muy genérico. Corresponde a esta Orden aclarar y sistematizar los conceptos y regular la organización de los diversos componentes del servicio que la Administración de la Comunidad Autónoma ofrece, a efectos de que sean eficaces en el desarrollo de la medida de simplificación que prevé el Decreto 6 / 2013, y los puedan aprovechar los ciudadanos y el resto de las administraciones públicas.

La carpeta documental ciudadana y la digitalización de documentos a solicitud de la persona interesada suponen la creación de un servicio totalmente innovador, de impulso de las relaciones de la ciudadanía con la Administración autonómica en el marco de la administración electrónica, con la finalidad de favorecer la reducción de cargas administrativas, mediante la simplificación documental en la presentación electrónica de documentos que se requieren o utilizan habitualmente en el ámbito de la Administración, la digitalización de los documentos para favorecer las comunicaciones electrónicas entre la ciudadanía y la Administración, y el envío documental entre distintas administraciones públicas para favorecer la reducción de los plazos de tramitación de los procedimientos.

El reto que supone la prestación de este nuevo servicio está vinculado al desarrollo de la nueva sede electrónica de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears, la compatibilidad con la aplicación del Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica previsto en el estado español y su desarrollo como instrumento complementario del resto de los instrumentos de la administración electrónica, tales como el expediente administrativo electrónico, la custodia y conservación de los documentos electrónicos, o el registro y la notificación telemáticos . Por esta razón, la implementación del servicio está vinculada al desarrollo tecnológico de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears de acuerdo con la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

Por ello, hay que tener en cuenta lo previsto en el Decreto 113/2010, de 5 de noviembre, de acceso electrónico a los servicios públicos de la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears, en concreto los artículos 3, 4, y 5, que establecen la definición, las normas de funcionamiento y el contenido de la sede electrónica de la Administración autonómica y el Decreto 107/2006, de 15 de diciembre, por el que se regula la firma electrónica.

 Además, y en el ámbito de la normativa estatal, también conviene tener presente el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica y la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico, dado que establecen las condiciones necesarias que garanticen un adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica y organizativa de los sistemas utilizados por distintas Administraciones Públicas.

 Es evidente que la regulación del servicio que implica la carpeta documental ciudadana y la gestión de la custodia de determinados documentos dentro del sistema de custodia de documentos electrónicos de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears, antes de que se incorporen a procedimientos administrativos concretos, así como la posibilidad de compartir prestaciones con las otras administraciones para favorecer que el servicio sea interadministrativo, tiene un elevado carácter de tipo tecnológico, por lo que la colaboración entre los órganos competentes en materia de simplificación documental y de desarrollo tecnológico del Gobierno de les Illes Balears resulta imprescindible durante todos los procesos del proyecto de regulación adecuada, de diseño de las aplicaciones informáticas, de implementación y de gestión, cuando el servicio se encuentre en funcionamiento.

 El artículo 33.3 de la Ley 4/2001, de 14 de marzo, del Gobierno de les Illes Balears, establece como atribución de los consejeros dictar órdenes en materias propias de su conselleria; el Decreto 6/2013, de 2 de mayo, del Presidente de les Illes Balears, por el cual se establecen las competencias y la estructura orgánica básica de las consejerías de la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears; el artículo 19 del Decreto 6/2013, de 8 de febrero, de medidas de simplificación documental de los procedimientos administrativos, prevé que la persona titular de la Consejería de Administraciones Públicas, competente en materia de simplificación administrativa, regulará mediante una orden la gestión, la organización del archivo documental interadministrativo que contenga las carpetas documentales y las medidas para garantizar la seguridad de la documentación y de los datos que figuren, y la Disposición final primera de este mismo Decreto, que habilita al titular de esta Consejería, como competente en materia de simplificación administrativa, para dictar las disposiciones necesarias para el desarrollo del Decreto

Por todo esto, de acuerdo con el Consejo Consultivo, dicto la siguiente

 

Orden

 

Capítulo I

Normas generales

Artículo1

Objeto y finalidad

1. El objeto de esta Orden es regular la gestión, organizar el archivo documental interadministrativo y dictar las medidas para garantizar la seguridad de los datos que contengan las carpetas documentales ciudadanas que se prevén en el Decreto 6/2013, de 8 de febrero, de medidas de simplificación documental de los procedimientos administrativos, para facilitar la gestión y el acceso electrónico a los documentos en poder de la Administración.

 La carpeta documental ciudadana, donde se recogen las referencias informáticas de los documentos electrónicos, constituye un servicio voluntario a la ciudadanía con el fin de favorecer la reducción de cargas administrativas mediante la simplificación documental en la presentación electrónica de documentos que se requieren o utilizan habitualmente en el ámbito de la Administración, para favorecer las comunicaciones electrónicas entre la ciudadanía y la Administración, y el envío documental entre distintas administraciones públicas para favorecer la reducción de los plazos de tramitación de los procedimientos.

 2. La carpeta documental ciudadana hará uso del sistema de custodia de documentos electrónicos de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears con relación a los documentos previamente digitalizados de acuerdo con lo previsto en el artículo 15.

 Artículo 2

Denominaciones

A efectos de aplicar esta Orden se establecen las siguientes denominaciones:

  a) Archivo documental interadministrativo: servicio de archivo y de gestión de la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears que recoge las carpetas documentales ciudadanas.

b) Carpeta documental ciudadana: unidad básica donde la persona titular dispone de las referencias para acceder a los documentos electrónicos que se encuentran custodiados en los archivos electrónicos de las administraciones públicas y que habitualmente usa en las relaciones con las mismas, de acuerdo con lo establecido el artículo 4 de esta Orden.

c) Portal de carpetas documentales: punto de acceso electrónico a la aplicación informática de gestión de la carpeta documental ciudadana. Su acceso se producirá a través de la sede electrónica, que tendrá una sección específica.

d) Buzón de entrada de referencias de los documentos electrónicos: punto de acceso electrónico a la aplicación informática de gestión de la carpeta documental ciudadana a efectos de introducir de manera automatizada las referencias para acceder a los documentos electrónicos que emiten y / o custodian las administraciones públicas, cuando así lo solicita el titular de la carpeta.

e) Clave de seguridad: código de uso privado de la carpeta documental ciudadana, a disposición exclusiva del titular o de quien lo representa, que permite la entrada a la herramienta informática.

f) Sistema de custodia de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears: Sistema que se utilizará en la CAIB a efectos de custodiar los documentos previamente digitalizados a solicitud de la ciudadanía, de acuerdo con el artículo 15 de esta Orden.

g) Sede electrónica: es la dirección electrónica disponible a través de las redes de telecomunicaciones y, en todo caso, a través de la página web, mediante la cual los ciudadanos pueden acceder a la información ya los servicios y trámites electrónicos de la Administración de la Comunidad Autónoma.

h) Documento electrónico: Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado, tal como establece la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico.

i) Referencia del documento electrónico: referencia en forma de código seguro de verificación (CSV), dirección URL de una sede electrónica, etc., que permite acceder al documento electrónico que se encuentra bajo la custodia de las administraciones públicas.

j) Código seguro de verificación (CSV): código que permite acceder al documento y comprobarlo por técnicas telemáticas.

k) Firma electrónica: conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. En el caso de la firma electrónica basada en un certificado electrónico, componen el sistema, al menos, el certificado electrónico, el soporte, el lector, la aplicación de firma y el sistema de interpretación y verificación utilizado por el receptor del documento firmado.

l) Dirección electrónica: identificador de un equipo o sistema electrónico desde el que se provee de información o servicios en una red de comunicaciones.

m) Actuación administrativa automatizada: actuación administrativa producida por un sistema de información adecuadamente programado sin necesidad de que intervenga una persona física en cada caso singular.

n) Plataforma de interoperabilidad: estructura electrónica interadministrativa de puesta a disposición i de intercambio de información que presta el servicio público de interconexión i de interoperabilidad, a la vez que canaliza la información con las entidades que se adhieren.

o) Usabilidad: eficacia, eficiencia i satisfacción con la cual un software permite alcanzar objetivos específicos a usuarios específicos en un contexto de uso específico.

 

 Artículo 3

 Régimen jurídico

 1. El archivo documental interadministrativo que comprende la herramienta informática que permite la gestión de datos de la carpeta documental ciudadana y el conjunto de documentos electrónicos incorporados al sistema de custodia de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears a través de un proceso de digitalización de documentos originales en papel se regula en las disposiciones establecidas en esta Orden, que desarrolla el Decreto 6/2013, antes citado, y en el marco del Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica.

 2. Con respecto a los aspectos generales vinculados al acceso electrónico de la ciudadanía a los servicios públicos, es de aplicación la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, y el resto de normativa estatal de carácter básico que sea de aplicación, así como el Decreto 113/2010, de 5 de noviembre, de acceso electrónico a los servicios públicos de la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears.

 3. Las particularidades funcionales que establece esta Orden no suponen en ningún caso la modificación de las reglas generales sobre régimen jurídico y procedimiento administrativo establecido por la Ley 3/2003, de 26 de marzo, de régimen jurídico de la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears, y la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común, salvo la aplicación de las medidas de simplificación documental objeto del servicio.

 4. El archivo de las referencias documentales dentro de la carpeta documental ciudadana no produce ningún efecto jurídico en la presentación documental respecto de los procedimientos de la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears ni de otras administraciones, dado que el efecto jurídico lo produce la cesión del código seguro de verificación u otras referencias al documento electrónico, que acompaña las solicitudes, escritos o comunicaciones que corresponda tramitar ante la administración correspondiente, hecha expresamente por la persona titular de la carpeta documental ciudadana.

 De conformidad con lo previsto en el apartado b) del artículo 18 del Decreto 6/2013, de 8 de febrero, una vez autorizado el acceso por parte de los titulares, la Administración correspondiente podrá acceder a los documentos con el fin de poder tramitar los procedimientos de que se trate.

Capítulo II

Contenido y titularidad de la carpeta documental ciudadana

 

 Artículo 4

Carpeta documental ciudadana

 La carpeta documental ciudadana es la unidad básica del servicio informático que ofrece la Comunidad Autónoma de les Illes Balears a fin de que la persona titular de la carpeta pueda tener la recopilación de las referencias de los documentos en formato electrónico que habitualmente usa en las relaciones con las administraciones públicas, con el fin de utilizarlos en procedimientos administrativos, a disposición de la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears o de otras administraciones con las que suscriba los convenios correspondientes.

 La relación de las referencias de los documentos electrónicos dentro de la carpeta documental ciudadana se puede hacer mediante el código seguro de verificación u otras referencias, siempre que permita la consulta del documento electrónico que se custodia en una administración pública en el marco del funcionamiento de la administración electrónica, así como los custodiados dentro del sistema de custodia de documentos electrónicos de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears.

 Artículo 5

 Contenido documental de la carpeta

 1. Las personas físicas y jurídicas pueden incorporar voluntariamente a la carpeta documental ciudadana las referencias de los documentos electrónicos que hayan requerido o que consideren que puedan requerir en los procedimientos administrativos que inicien o que puedan iniciar o en los que sean o puedan ser parte interesada.

 2. Las referencias de todos los documentos electrónicos que se añadan a la carpeta documental ciudadana deben permitir el acceso a los documentos custodiados mediante el acceso a la sede electrónica del Gobierno de les Illes Balears, (http://www.caib.es), o, en su caso, de otra administración pública

 3. A los efectos del apartado anterior, los documentos de los que la persona titular sólo tenga constancia del soporte en papel deben ser objeto de una copia electrónica mediante la digitalización por parte de la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears, que garantice la autenticidad, la integridad y la conservación del documento, de acuerdo con el procedimiento previsto en el artículo 15 de esta Orden.

4. De acuerdo con el artículo 17 del Decreto 6/2013, la documentación que se aporte puede estar redactada en cualquiera de las lenguas oficiales de la comunidad autónoma.

Cuando la persona interesada aporte documentos en otras lenguas debe presentar, a la vez, la traducción oficial de los textos en cualquiera de las lenguas oficiales de la comunidad autónoma. En este supuesto, los dos documentos deben formar parte del mismo documento electrónico.

Sin embargo, se puede admitir la digitalización sin traducción de documentos oficiales de formato normalizado en otras lenguas, como el pasaporte u otros documentos nacionales de identificación, cuando la lengua y el formato utilizado sean de fácil comprensión. En este supuesto, además de lo previsto en el artículo 15, el personal funcionario de las oficinas de registro debe hacer constar esta circunstancia mediante una diligencia, y debe informar a la persona interesada de la posibilidad de que las administraciones competentes en los procedimientos en que quiera usar un documento escaneado pidan la traducción oficial.

Artículo 6

Titularidad de la carpeta documental ciudadana

 1. Cada persona física o jurídica con vinculación de carácter permanente o temporal en el territorio de les Illes Balears y que, en consecuencia, mantiene relaciones habituales con las administraciones de la comunidad autónoma, puede disponer de una carpeta documental ciudadana.

 2. A efectos de lo establecido en el apartado anterior, se entiende que existe vinculación con las Illes Balears:

 a) En el supuesto de las personas físicas, si son residentes en las Illes Balears o tienen una residencia temporal acreditada.

b) En el supuesto de las personas jurídicas, si tienen su domicilio fiscal en las Illes Balears o tienen un establecimiento o una delegación acreditados.

 Estos requisitos se acreditarán de acuerdo con lo previsto en los artículos 10.5 y 11.5 respectivamente.

 3. En el supuesto de la persona física, debe ser mayor de edad o menor de edad emancipada con plena capacidad de obrar de acuerdo con el artículo 30 de la Ley 30/1992.

 Artículo 7

Derechos y deberes de la persona titular de la carpeta documental ciudadana

1. La persona titular de la carpeta documental ciudadana es considerada la persona interesada con respecto a los siguientes derechos:

a) Acceder electrónicamente a los datos y a las referencias documentales que contiene la carpeta documental ciudadana mediante el portal de carpetas documentales y la gestión del agrupamiento de la documentación de acuerdo con el artículo 20 de esta Orden.

b) Añadir la documentación que considera adecuada en relación con el objeto y la finalidad del archivo electrónico de la carpeta documental ciudadana previsto en el artículo 1.

c) Solicitar la digitalización de los documentos en soporte papel, de acuerdo con el artículo 15.

d) Solicitar a la Administración autonómica la aportación a la carpeta documental ciudadana de las referencias de los documentos electrónicos de manera automatizada a la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears y otras administraciones, de acuerdo con los artículos 16 y 17.

e) Autorizar el acceso a los documentos electrónicos, de acuerdo con el articulo 18 b del Decreto 6/2013, a las administraciones publicas con las cuales se halla firmado el convenio correspondiente, mediante la información sobre los códigos seguros de verificación o otras referencias de la documentación que contienen la carpeta al efecto de facilitar el acceso a la documentación i, si precisa en forma agrupada.

f) Autorizar el acceso a los datos de la carpeta documental ciudadana a un sucesor, tanto en el caso de muerte de la persona física como en el caso de la extinción de la persona jurídica.

2. La persona titular de la carpeta documental ciudadana tiene los siguientes deberes:

 a) Velar, bajo su responsabilidad, para que los documentos electrónicos incorporados a la custodia de la Administración o los referenciados en la carpeta documental ciudadana sean los vigentes y, en su caso, la supresión de los que contengan datos desfasadas o incorrectos.

b) Velar, bajo su responsabilidad, por la custodia de la clave de seguridad o cualquier otro sistema de acceso a la carpeta.

c) Hacerse responsable de la cesión de la información mediante los códigos seguros de verificación u otras referencias de la documentación que contiene la carpeta que pueda afectar a terceros.

d) Asumir con carácter exclusivo la responsabilidad sobre las consecuencias que se puedan derivar del uso y el manejo fraudulento, indebido, incorrecto o negligente de los elementos necesarios para que se identifique de manera electrónica la autenticidad de los documentos electrónicos que tienen referencia en la carpeta.

 

 Artículo 8

Acceso a la carpeta documental ciudadana consecuencia de muerte en el caso de persona física y extinción en el caso de persona jurídica

 1. La titularidad de la carpeta documental ciudadana es intransferible.

 2. La Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears sólo puede facilitar el acceso a la carpeta documental ciudadana a la persona titular cuando es una persona física, o al representante legal si es una persona jurídica.

 3. El titular de la carpeta debe manifestar ante la Administración autonómica la autorización o la denegación del acceso a los datos de su carpeta a un sucesor, en el caso de muerte de la persona física o de extinción de la persona jurídica, de acuerdo con el artículo 26 de esta Orden

 Los sucesores de los titulares tendrán acceso a la carpeta siempre y cuando acrediten su condición de sucesores.

  Capítulo III

Procedimiento para el inicio del servicio

 

 Artículo 9

Apertura e identificación individual de la carpeta documental ciudadana

 1. Cada persona física o jurídica puede disponer de una única carpeta documental ciudadana, de carácter electrónico, en la que incorporar las referencias para el acceso a los documentos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 16 del Decreto 6 / 2013.

 La solicitud de la apertura de la carpeta documental ciudadana inicia de forma voluntaria a petición de la persona física o jurídica de acuerdo con lo previsto en el artículo siguiente.

 2. Cada carpeta documental ciudadana se identifica mediante un código identificativo, que debe permitir la identificación numérica sin ningún tipo de repetición, el cual debe ser coincidente con el número de identificación fiscal de la persona física o jurídica.

 Artículo 10

Presentación de solicitudes de personas físicas

1. La persona física interesada debe presentar una solicitud dirigida a la Dirección General de Función Pública, Administraciones Públicas y Calidad de los Servicios, en cualquier registro de entrada de la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears.

 2. Debido a las características especiales del servicio y la protección de datos de carácter personal derivada de la documentación que puede formar parte de la carpeta, la solicitud debe hacerse en persona ante personal funcionario de las Oficinas de Registro de entrada a los efectos de que el personal con funciones de registro o funciones equivalentes, compruebe, con la documentación identificativa que aporte la persona solicitante, que la identidad de esta persona coincide con la de la persona que se identifica en la carpeta.

 3. Al efecto de lo previsto en el apartado anterior, la documentación identificativa debe ser un documento oficial, como el documento nacional de identidad o el pasaporte, con una fotografía de la persona que presenta la solicitud. El responsable del registro debe hacer una copia compulsada del mismo para adjuntar a la solicitud con una diligencia en la que conste que la persona que presenta la solicitud coincide con la persona que identifica el documento.

 Cuando el desarrollo de la aplicación informática derivada de la implantación del expediente electrónico constate las garantías pertinentes, la tramitación de la presentación de la solicitud ante el registro se podrá hacer de forma totalmente electrónica mediante un sistema de identificación y firma electrónica reconocida, de acuerdo con lo previsto en el artículo 14 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. En este supuesto no será necesaria la comparecencia en persona ante la persona responsable del registro.

 En todo caso, y de conformidad con el artículo 12 del Decreto 113/2010, de 5 de noviembre, de acceso electrónico a los servicios públicos de la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears, esta posibilidad se debe prever expresamente mediante una resolución del consejero competente en el procedimiento, con el contenido previsto este mismo artículo, y que debe ser publicada en el Boletín Oficial de les Illes Balears. Además se ha de  prever que la administración expida un justificante electrónico de recepción de la solicitud que se presenta por vía electrónica, de conformidad con el artículo 14 de este mismo decreto.

 4. La Administración de la Comunidad Autónoma facilitará, en el inventario de procedimientos administrativos de la sede electrónica y en las oficinas de registro de entrada de documentos, un modelo de solicitud accesible a toda la ciudadanía de acuerdo con el principio de neutralidad tecnológica que prevé el artículo 4 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, que obliga a todas las Administraciones Públicas a utilizar estándares abiertos que permitan a los ciudadanos la libre elección de las alternativas tecnológicas para comunicarse con la Administración, que debe tener, como mínimo, el siguiente contenido:

 a) Solicitud expresa de la apertura de la carpeta documental ciudadana por parte de la persona física que la presenta.

b) Identificación de la persona que solicita la apertura de la carpeta documental ciudadana, con el nombre completo y el número de documento nacional de identidad o equivalente.

c) Información sobre la dirección de residencia de la persona.

d) Dirección electrónica para recibir los avisos que haga la Administración en la gestión del servicio.

e) Consentimiento, en su caso, de acceso a datos interoperables para comprobar los datos identificativos de la persona, de la residencia o de la vinculación al territorio de les Illes Balears, según lo previsto en el artículo 6.

f) Conformidad con las condiciones del servicio que establece esta Orden y con el resto de la normativa que regula la carpeta documental ciudadana.

g) Información sobre el fichero automatizado en el que se recogen y se tratan los datos personales, a efectos de hacer efectivo el servicio que solicita.

h) Firma ante la persona responsable del registro.

 5. A efectos de la acreditación del cumplimiento de los requisitos del artículo 6, a la solicitud se acompañará alguno de los siguientes documentos:

 a) Un certificado de residencia en vigor.

b) Un certificado de residencia temporal acreditada.

c) Una acreditación catastral de tener una vivienda en las Illes Balears.

 De conformidad con lo previsto en el artículo 4 del Decreto 6/2013, de 8 de febrero, de medidas de simplificación documental de los procedimientos administrativos, la Administración autonómica no puede exigir la presentación de estos documentos cuando concurran las circunstancias previstas la letra b de este artículo, de lo cual se informará en el Inventario de procedimientos.

 Artículo 11

Presentación de solicitudes de personas jurídicas

1. La persona representante legal o voluntaria de una persona jurídica interesada en solicitar la apertura de la carpeta documental ciudadana, con suficiente poder o autorización expresa de la persona jurídica, debe presentar una solicitud, dirigida a la Dirección General de Función Pública, Administraciones Públicas y Calidad de los Servicios, en cualquier registro de entrada de la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears.

 2. Debido a las características especiales del servicio y la protección de datos de carácter personal derivada de la documentación que puede formar parte de la carpeta, la solicitud debe hacerse en persona ante personal funcionario de las Oficinas de Registro de entrada a los efectos de que el personal con funciones de registro o funciones equivalentes, compruebe, con la documentación identificativa que aporte la persona solicitante, que la identidad de la persona que presenta la solicitud coincide con la de la persona identificada como apoderada o autorizada.

 3. A efectos de lo previsto en el apartado anterior, la documentación identificativa debe ser un documento oficial, como el documento nacional de identidad o el pasaporte, con una fotografía de la persona que presenta la solicitud. La persona responsable del registro debe hacer una copia compulsada del mismo para adjuntar a la solicitud con una diligencia en la que conste que la persona que presenta la solicitud coincide con la persona que se identifica en el documento, así como la identidad de la persona jurídica en cuyo nombre actúa.

 Cuando el desarrollo de la aplicación informática derivada de la implantación del expediente electrónico constate las garantías pertinentes, la tramitación de la presentación de la solicitud ante el registro se puede hacer de forma totalmente electrónica mediante un sistema de identificación y firma electrónica reconocida, de acuerdo con lo previsto en el artículo 14 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. En este supuesto no es necesaria la comparecencia en persona ante la persona responsable del registro.

 En todo caso, y de conformidad con el artículo 12 del Decreto 113/2010, de 5 de noviembre, de acceso electrónico a los servicios públicos de la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears, esta posibilidad se debe prever expresamente mediante una resolución del consejero competente en el procedimiento, con el contenido previsto este mismo artículo, y que debe ser publicada en el Boletín Oficial de les Illes Balears.

 4. La Administración de la Comunidad Autónoma facilitará, en el inventario de procedimientos administrativos de la sede electrónica y en las oficinas de registro de entrada de documentos, un modelo de solicitud, accesible a toda la ciudadanía de acuerdo con el principio de neutralidad tecnológica que prevé el artículo 4 de la Ley 11/2007, que obliga a todas las Administraciones Públicas a utilizar estándares abiertos que permitan a los ciudadanos la libre elección de las alternativas tecnológicas para comunicarse con la Administración, que debe tener, como mínimo, el siguiente contenido:

 a) Solicitud expresa de la apertura de la carpeta documental ciudadana por parte del representante de la persona jurídica que la presenta.

b) Identificación de la persona jurídica y del número de identificación fiscal.

c) Identificación del representante o apoderado de la persona jurídica que solicita la apertura de la carpeta documental ciudadana, con el nombre completo y el número de documento nacional de identidad o equivalente.

d) Información sobre el domicilio de la persona jurídica.

e) Dirección electrónica para recibir los avisos que haga la Administración durante la gestión del servicio.

f) Consentimiento, en su caso, de acceso a los datos interoperables para comprobar los datos identificativos de la persona, de la residencia o de la vinculación al territorio de las Illes Balears, según lo previsto en el artículo 6.

g) Conformidad con las condiciones del servicio que se establecen en esta Orden y en el resto de la normativa que regula la carpeta documental ciudadana.

h) Información sobre el fichero automatizado en el que se recogen y se tratan los datos personales, a efectos de hacer efectivo el servicio que se solicita.

i) Firma de la persona que representa a la persona jurídica ante la persona responsable del registro.

 5. Para acreditar el cumplimiento de los requisitos previstos en el artículo 6, a la solicitud se acompañará cualquiera de los siguientes documentos:

 a) Un certificado del domicilio fiscal de la persona jurídica.

b) Una acreditación catastral en relación con el hecho de tener un establecimiento o una delegación en las Illes Balears.

c) Un certificado de una administración pública de las Illes Balears que acredite el pago de tributos consecuencia de tener un establecimiento o una delegación en las Illes Balears.

d) Una acreditación, avalada por una administración pública, del hecho de tener un establecimiento o una delegación en las Illes Balears.

 La obligación de presentar estos documentos no es necesaria si son de aplicación las medidas previstas en el artículo 4 del Decreto 6/2013, de 8 de febrero, de medidas de simplificación documental de los procedimientos administrativos; en este caso, es suficiente dar el consentimiento para acceder a los datos interoperables o a los documentos que ya están en poder de la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears.

Artículo 12

Comprobación de datos y requisitos

 En todos los supuestos, el procedimiento de tramitación de la solicitud de apertura de la carpeta documental ciudadana comporta comprobar:

 a) La existencia de la solicitud debidamente cumplimentada.

b) La inexistencia de ninguna otra carpeta documental ciudadana abierta con el mismo número de identificación.

c) La existencia de la diligencia de verificación de la identidad del solicitante por parte de la persona responsable del registro.

d) La suficiencia del poder o la representación de quien actúa de representante de la persona física o jurídica, en su caso.

e) La veracidad de los datos sobre la identidad y el número de identificación de la persona física o jurídica.

f) La verificación de la residencia y el domicilio fiscal o, en su caso, de los datos sobre los requisitos de vinculación con el territorio de las Illes Balears, que prevé el artículo 6.

 La comprobación de los datos la debe realizar el personal encargado de los registros de los órganos de la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears, de oficio y siempre que técnicamente sea posible.

 Artículo 13

Tramitación y resolución del procedimiento

 1. Siempre que los medios técnicos a disposición de la persona responsable del registro lo permitan, se debe comprobar lo previsto en el artículo anterior en el momento de presentar la solicitud. A tal efecto, la Dirección General de Función Pública, Administraciones Públicas y Calidad de los Servicios establecerá los procesos adecuados para hacer efectivas las comprobaciones que se prevén.

 2. La resolución se dictará de conformidad con lo previsto en el artículo 28 de esta Orden.

 3. En la resolución favorable a la apertura de la carpeta documental ciudadana debe constar expresamente el nombre de la persona titular de la carpeta, el número de identificación y la fecha en que inicia la posibilidad de utilizar el servicio.

 4. En la resolución desfavorable a la apertura de la carpeta documental ciudadana debe constar expresamente el motivo por el que se hace la denegación.

  Capítulo IV

Gestión de datos de la carpeta documental ciudadana

 

 Artículo 14

Aportación de datos por parte de la persona titular

 La persona titular de la carpeta documental ciudadana puede incluir todos los datos de referencia de los documentos electrónicos que habitualmente usa en las relaciones con las administraciones públicas.

 Siempre que sea técnicamente posible, las referencias de los documentos electrónicos los ha de poder introducir directamente la persona titular. A tal efecto, los documentos electrónicos, vinculados a las referencias, deben cumplir las condiciones que establecen las normas técnicas del Esquema Nacional de Interoperabilidad.

 Artículo 15

Digitalización de documentos e incorporación de datos por la Administración a instancia del titular de la carpeta ciudadana

 1. La persona titular de la carpeta documental ciudadana puede solicitar los registros de la Comunidad Autónoma, de acuerdo con el artículo 17.1 del Decreto 6/2013, la digitalización y conservación, en el sistema de custodia de documentación electrónica de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears, de los documentos que están en su poder en soporte papel, que les hayan requerido o que consideren que les puedan requerir, en los procedimientos administrativos que inicien o que puedan iniciar o en los que sean o puedan ser parte interesada.

 A estos efectos, se podrán digitalizar resoluciones u otros documentos administrativos emitidos por cualquier administración pública que la persona titular conserve en formato de papel, siempre que se trate de documentos originales.

2. El personal funcionario encargado de la compulsa electrónica prevista en el artículo 18 a del Decreto 6/2013 deberá hacerlo mediante el escaneado y la firma con el certificado digital de compulsa, de acuerdo con el artículo 30.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, de manera que se genere el documento de formato electrónico

 3. En este supuesto, el personal funcionario responsable del registro puede introducir directamente la referencia del documento electrónico en la carpeta documental ciudadana mediante el buzón de entrada de la carpeta; y el documento electrónico, dentro del sistema de custodia de documentación electrónica de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears.

 No obstante, en los supuestos que se prevén en el artículo 18 se podrá denegar el servicio.

 Artículo 16

Incorporación de datos por parte de la Administración mediante una solicitud previa de la persona interesada

 1. De acuerdo con el artículo 18 del Decreto 6/2013, de 8 de febrero, de medidas de simplificación documental de los procedimientos administrativos, la persona titular de la carpeta documental ciudadana puede solicitar a los órganos de la Administración de la Comunidad Autónoma, preferentemente al inicio del procedimiento, que incorporen a su carpeta las referencias informáticas de los documentos electrónicos de las resoluciones o informes administrativos derivados de los procedimientos que se inician a instancia del propio titular de la carpeta.

 2. Cuando la resolución, el informe u otro documento administrativo hayan sido objeto de notificación a la persona interesada, o bien no sea necesario este trámite, el responsable de la tramitación o la custodia del expediente administrativo puede acceder directamente al buzón de entrada de referencias de los documentos electrónicos, a efectos de introducir en la carpeta el código seguro de verificación del documento u otra referencia adecuada. En el supuesto que el documento se encuentre únicamente en formato de papel será necesario escanear previamente y compulsarlo de acuerdo al artículo 18 a del Decreto 6/2013, citado.

 3. En el supuesto de que el documento sea una resolución o un acto administrativo en general, que haya de ser objeto de notificación fehaciente a la persona interesada, la persona responsable de la tramitación del expediente administrativo debe hacer antes la notificación.

 4. Si la persona interesada ha optado por la notificación de forma electrónica, la persona responsable de la tramitación del expediente administrativo puede acceder directamente a la bandeja de entrada, pero debe indicar que la introducción de la referencia del documento a la carpeta queda pendiente de la realización de la notificación electrónica. Esta opción tendrá efectos jurídicos siempre que se cumpla con los requisitos establecidos para la notificación electrónica en el artículo 17 del Decreto 113/2010, de 5 de noviembre, de acceso electrónico a los servicios públicos de la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears y, en particular, la persona interesada haya indicado una dirección electrónica.

 A efectos de lo establecido en el párrafo anterior, la aplicación informática mediante la cual se hace la notificación electrónica prevista en el artículo 18 del Decreto mencionado y la herramienta que da soporte a la base de datos de la carpeta documental ciudadana estarán interconectadas de manera automática.

 Artículo 17

Incorporación de datos por parte de otras administraciones

 A efectos de permitir a otras administraciones del territorio de las Illes Balears la entrada automatizada de la carpeta documental ciudadana en las mismas condiciones previstas en el artículo 16, es necesaria:

 a) La suscripción de convenios de colaboración de acuerdo con el artículo 24.2 del Decreto 6/2013 y el artículo 29 de esta Orden.

b) La autorización previa del titular de la carpeta documental ciudadana al responsable de la custodia del archivo en que se encuentra la carpeta, de acuerdo con el artículo 18 b del Decreto 6/2013. Esta autorización se podrá hacer extensiva a todas las administraciones que suscriban el convenio de colaboración.

 

 Artículo 18

Denegación de la compulsa electrónica de documentos y de la incorporación de datos

 1. El personal responsable del registro puede denegar la compulsa de un documento de acuerdo con el sistema previsto en el artículo 15, así como la incorporación de referencias de los documentos electrónicos, en los siguientes supuestos:

 a) Cuando las dimensiones del documento hacen imposible escanear con las herramientas electrónicas disponibles en el registro.

b) Cuando no se trata de un documento original, según lo previsto en el artículo 30.1 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

c) Cuando se detecta una presunción de falsedad o manipulación del documento, a los efectos de lo previsto en el artículo 30.2 de la Ley 11/2007.

 d) Cuando el proceso de digitalización de un documento privado de interés administrativo no pueda garantizar la autenticidad, integridad o la conservación del documento imagen de acuerdo con el artículo 30.3 de la Ley 11/2007.

e) Cuando se trata de un documento impropio de los procedimientos administrativos.

 2. La persona que hace la solicitud puede solicitar una diligencia en la que el responsable del registro haga constar el motivo de la denegación y, si lo considera necesario, iniciar un procedimiento de reclamación.

 3. La presentación de cualquier documento electrónico que contenga un código malicioso, entendido como cualquier componente de software que tenga por objetivo destruir o manipular información de manera no autorizada, o acceder a ella, se debe considerar como no efectuada. En este caso, debe suspenderse inmediatamente cualquier operación que requiera el procesamiento o la utilización del documento y, siempre que sea posible, se comunicará este hecho a la persona interesada. Así mismo, cuando resulte la existencia de indicios fundados de criminalidad, se pondrán los hechos en conocimiento del Ministerio Fiscal.

 

 Capítulo V

Gestión de la carpeta documental ciudadana

 

 Artículo 19

Portal de carpetas documentales ciudadanas

 1. El acceso a la carpeta documental ciudadana se llevará a cabo a través de la sede electrónica de la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears, que regula el capítulo II del Decreto 113/2010, de 5 de noviembre, de acceso electrónico a los servicios públicos de la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears.

 2. El servicio de archivo documental interadministrativo debe ser identificado mediante el portal de carpetas documentales como una sección de la sede electrónica diferenciada del espacio de seguimiento de expedientes electrónicos o de notificaciones a disposición de la ciudadanía que prevén el Decreto 113 / 2010, de 5 de noviembre, de acceso electrónico a los servicios públicos de la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears, y la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

 3. En el portal de carpetas documentales ciudadanas se informará sobre la normativa aplicable, las características del servicio y los servicios técnicos o de información a disposición de los ciudadanos.

 Artículo 20

Acceso a la carpeta documental ciudadana

 1. Una vez creada la carpeta documental ciudadana, según lo establecido en el capítulo III, la persona titular podrá acceder a ella, de acuerdo con las posibilidades de la herramienta informática a disposición de la carpeta, mediante alguna de las formas de identificación que se prevén en el artículo 13 de la Ley 11/2007.

 La responsabilidad de la custodia de los instrumentos que permiten el acceso o, en su caso, de la clave de seguridad, es exclusiva de la persona titular de la carpeta documental ciudadana. En su caso, también se hace responsable de las actuaciones o modificaciones en la gestión de los documentos y los códigos seguros de verificación o otras referencias que se conserven en la carpeta, si voluntariamente cede el acceso o la clave de seguridad a terceros.

2. Excepcionalmente, la Administración podrá permitir el acceso a la documentación de la carpeta documental ciudadana a otra persona física o jurídica que no sea el titular, en los supuestos de sucesión previsto en el artículo 8, siempre y cuando acredite que dispone de la autorización expresa del titular de la carpeta, en los mismos términos que se exige para que, en supuestos que no responden a incidencias técnicas, tanto la Administración autonómica como otras administraciones públicas distintas de la autonómica puedan acceder al contenido de la carpeta documental.

 3. Cuando la titularidad de la carpeta sea de una persona jurídica, se puede modificar el representante de la entidad para acceder, en su caso, a una nueva clave de seguridad. La autorización de cambio de representante se hace de acuerdo con los requisitos y los documentos justificativos previstos en el artículo 11 para solicitar la apertura de una carpeta.

 4. El acceso a la carpeta documental ciudadana es un derecho exclusivo del titular. No obstante, los servicios técnicos de asistencia del servicio de carpeta documental ciudadana pueden acceder a ella, con la solicitud y la autorización previas de la persona titular, a efectos de atender las incidencias de carácter técnico que dificultan el acceso o la prestación del servicio.

 5. Las interrupciones del servicio necesarias y previsibles por razones técnicas se comunicarán con la suficiente antelación a la sede electrónica de la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears. Sin embargo, si la interrupción no es programada, siempre que sea posible, se visualizará un mensaje en el que se haga constar esta circunstancia a fin de que las personas interesadas estén informadas.

 Artículo 21

Contenidos y prestaciones mínimas a cargo de la Administración vinculadas al funcionamiento del servicio.

 Para facilitar la gestión de los datos que se conservan en la carpeta documental ciudadana debe estar a disposición de la persona titular, de forma clara y organizada, al menos la información, los contenidos o las prestaciones siguientes:

 a) Información sobre la denominación identificativa del documento electrónico, fecha de introducción de la referencia del documento en la carpeta, persona o entidad que ha llevado a cabo la introducción, así como datos relevantes del documento, como la entidad emisora ​​y la fecha, o los metadatos del documento electrónico.

b) Información sobre la posibilidad de ordenar la información y los datos de varias maneras, tales como por fecha de los documentos, por órgano emisor o por tipo de documento.

c) Información sobre la posibilidad de copiar el código seguro de verificación u otra referencia del documento electrónico para insertarlo en otro documento o solicitud, abrir y ver el documento directamente o imprimirlo y agrupar las referencias para facilitar la transferencia de la información que contiene de forma agregada.

 

 Artículo 22

Datos estadísticos

 1. El Gobierno de les Illes Balears se reserva el derecho de uso de las estadísticas generales de la gestión documental del archivo interadministrativo y de las carpetas documentales ciudadanas, sin utilizar ni publicar ningún dato de carácter personal, salvo el supuesto en el que la cesión de datos entre administraciones públicas tenga por objeto el tratamiento posterior de los datos con fines históricos, estadísticos o científicos, tal y como prevé el artículo 11.2 e) la Ley Orgánica 15/1999.

 2. Para poder calcular la reducción de cargas administrativas que se deriven de la utilización del archivo, los datos estadísticos deben incluir, como mínimo, el número total de usuarios, los documentos que se almacenan, el tipo de documento y las gestiones que se han llevado a cabo.

 3. La gestión de las estadísticas corresponde a la Dirección General de Función Pública, Administraciones Públicas y Calidad de los Servicios, con la colaboración de la Dirección General de Innovación y Desarrollo Tecnológico, que prestará el apoyo técnico que sea necesario.

 

Capítulo VI

Recursos y disposición del servicio por parte de la Administración

 

 Artículo 23

Coordinación y gestión administrativa del archivo interadministrativo y de la carpeta documental ciudadana

 1. La Dirección General de Función Pública, Administraciones Públicas y Calidad de los Servicios tiene atribuida la competencia sobre la coordinación y la ordenación del servicio de gestión de las carpetas documentales ciudadanas y es el órgano competente para resolver las dudas o discrepancias que se deriven de la creación de las carpetas y de la recepción de documentos aportados por la persona titular a efectos de la conservación como documentos electrónicos y para resolver los procedimientos administrativos vinculados al servicio, con la colaboración de la Dirección General de Innovación y Desarrollo Tecnológico que ha de prestar el apoyo necesario en los aspectos técnicos y de gestión de la Administración electrónica.

 2. La Dirección General de Innovación y Desarrollo Tecnológico es el órgano que debe controlar y gestionar los medios técnicos del archivo y el responsable de la operatividad y el mantenimiento correctos del sistema y mantenimiento de las infraestructuras básicas de la carpeta documental ciudadana y del sistema de custodia de documentación electrónica de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears.

 Artículo 24

Características

 1. Las herramientas de apoyo para gestionar el archivo documental interadministrativo deben tener las siguientes características:

 A) En cuanto a la carpeta documental ciudadana

 a) Crear una herramienta de información adecuada para que las personas titulares, o las administraciones mismas a petición de la persona interesada, aporten las referencias informáticas de los documentos electrónicos a la carpeta.

b) Acceder a la herramienta informática de gestión de la carpeta documental ciudadana (Portal de la carpeta documental ciudadana), dentro de la sede electrónica, diferenciada (o complementaria) de la posible carpeta ciudadana (de trámites y comunicaciones electrónicas).

c) Garantizar a la persona titular una gestión eficaz de la carpeta: acceder a los documentos electrónicos o códigos seguros de verificación u otras referencias; introducirlos, borrarlos o copiarlos; agrupar referencias para facilitar la comunicación a terceros; ordenar y agrupar las listas de datos o documentos con varios criterios (cronológico, temático, etc.).

d) Facilitar una herramienta como "Buzón de entrada de las referencias de los documentos Electrónicos" de la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears y, si se considera conveniente, de otras administraciones, que facilite a los titulares el archivo ordenado de los datos y las referencias para acceder a los documentos electrónicos de las diversas administraciones con las que se relacionan, de acuerdo con el artículo 2 d de esta Orden.

e) Interconectar el hecho de que las Administraciones públicas introduzcan los códigos seguros de verificaciones u otras referencias de los documentos a la carpeta documental ciudadana y el sistema de notificaciones electrónicas de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears (y de otras administraciones, en apoyo caso, previo convenio) a fin de incorporar documentos electrónicos que requieren que las Administraciones tengan constancia de la notificación a la persona interesada.

f) Permitir la asistencia técnica especializada si hay cualquier incidencia técnica.

g) Disponer de funciones estadísticas, para que la Comunidad Autónoma puedo contabilizar usuarios, documentos, etc., dentro del "movimiento documental" de las carpetas.

 B) En cuanto a la custodia los documentos solicitada por la persona interesada:

 a) Incluir los documentos electrónicos dentro del sistema de custodia de documentación electrónica de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears.

b) Permitir la captura de documentación en papel a través de procesos de digitalización, compulsa y copia auténtica que estén perfectamente integrados con la carpeta documental ciudadana que, además, se puedan volver a aprovecharla con otros sistemas de información.

c) Disponer de funciones estadísticas, para que la Comunidad Autónoma puedo contabilizar usuarios (que debería incluir la variable de sexo), tipología de documentos, etc.

 2. Así mismo, se establecerá un Servicio de cita previa para atender las Solicitudes de inicio del Servicio de carpeta documental ciudadana y de la digitalización de los documentos a solicitud de los interesados.

 3. La Puesta en marcha y la gestión del Servicio corresponde a la Dirección General de Función Pública, Administraciones Públicas y Calidad de los Servicios, con la colaboración de la Dirección General de Innovación y Desarrollo Tecnológico, que deberán prestar el asesoramiento y el apoyo técnico que sean necesarios para diseñar las herramientas informáticas del Servicio y de la custodia de los archivos, en el marco de las Normas técnicas del Esquema Nacional de Interoperabilidad.

 Artículo 25

Garantías técnicas y protección de datos

 1. El archivo documental interadministrativo y las herramientas de apoyo para gestionar la carpeta documental ciudadana y el sistema de custodia de documentación electrónica de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears deben garantizar los principios de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

 2. El archivo debe garantizar en todo momento la integridad, la confidencialidad, la disponibilidad, la autenticidad, la trazabilidad y la conservación de los asientos de entrada y salida efectuados, así como de la información y de la documentación remitida de manera electrónica.

 3. La Dirección General de Innovación y Desarrollo Tecnológico debe establecer las condiciones de las actuaciones administrativas automatizadas del servicio, especialmente las relacionadas con la introducción de códigos seguros de verificación y otras referencias de los documentos electrónicos dentro de la carpeta documental ciudadana que hacen las administraciones públicas de acuerdo con el artículo 39 de la Ley 11/2007.

 4. Los órganos administrativos o entidades receptoras o emisoras, en todos los supuestos, deben tratar los datos de carácter personal de manera vinculada a la carpeta documental ciudadana, de acuerdo con lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, y la normativa que la desarrolla.

 Capítulo VII

Finalización del servicio

Artículo 26

Plazo y requisitos para la finalización del servicio

 1. El servicio de carpeta documental ciudadana y de archivo de los documentos electrónicos derivado de la digitalización que prevé el artículo 15 puede finalizarla consecuencia de los hechos siguientes:

 a) Renuncia expresa del titular a continuar con el servicio.

b) Falta de actividad de la persona titular dentro de la carpeta durante un plazo de dos años. En este sentido, la falta de actividad quedará registrada automáticamente por la falta de entradas del titular a la carpeta.

c) Acreditación de la pérdida de los requisitos del artículo 6.

d) Extinción de la relación administrativa del servicio a consecuencia de la desaparición de la persona titular, por fallecimiento de la persona física o extinción de la persona jurídica.

 2. La finalización del servicio conlleva que la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears elimine de manera permanente los datos de la carpeta documental ciudadana y sus códigos seguros de verificación, u otras referencias a los documentos electrónicos, sin consecuencia directa en cuanto a la conservación de los documentos administrativos en los expedientes electrónicos correspondientes.

 3. La resolución expresa de finalización del servicio requiere la tramitación del procedimiento correspondiente, que debe incluir el trámite de audiencia previa a la persona interesada en los supuestos que se contemplan en las letras b y c del apartado 1, que incluye la posibilidad de que la persona interesada acceda a la carpeta documental ciudadana para copiar la documentación por medios electrónicos para seguir utilizándola en sus relaciones con la Administración.

 4. En el supuesto de la letra d del apartado 1, la persona que sucede al titular puede solicitar el acceso a la documentación de la carpeta y, si se considera adecuado, copiar la documentación por medios electrónicos para continuar utilizándola en sus relaciones con la Administración. En el supuesto de que haya más de una persona física o jurídica entre los sucesores, se designará la persona que tiene acceso a la carpeta documental.

 En este caso, el procedimiento debe derivar asimismo en la extinción posterior de la relación que se prevé en la letra d del apartado 1.

 Si la Administración conoce de la desaparición de la persona titular, por fallecimiento de la persona física o extinción de la persona jurídica, y tiene conocimiento de la existencia de los posibles interesados por razón de sucesión, puede iniciar de oficio el procedimiento de finalización del servicio que se prevé en el artículo 27, y los informará del inicio del procedimiento y de su derecho a solicitar, en su caso, el acceso.

 En el supuesto de que la Administración no tenga conocimiento de las personas que suceden al titular, deberá esperar al menos los dos años que se prevén en el supuesto de la letra b del artículo 26.1.

 Capítulo VIII

Procedimientos administrativos vinculados al servicio

 

 Artículo 27

Relación de procedimientos

 1. Es preceptiva la tramitación del procedimiento administrativo adecuado en los siguientes supuestos:

 a) Apertura de la carpeta.

b) Negación de la entrada de documentación en el registro.

c) Acceso a la información de la carpeta a consecuencia de la sucesión de la persona titular.

d) Fin del servicio, en los supuestos que se prevén en el artículo 26.1.

e) Cualquier incidencia en la gestión de la carpeta que afecte los derechos o los deberes previstos en el artículo 7 de esta Orden.

 2. La introducción de las referencias informáticas de los documentos electrónicos dentro de la carpeta tiene la consideración de trámite dentro del proceso habitual de gestión del servicio.

 Artículo 28

Resolución de los procedimientos

 1. Corresponde a la Dirección General de Función Pública, Administraciones Públicas y Calidad de los Servicios la resolución favorable o desfavorable de los procedimientos previstos en el artículo 27.

 2. Es de aplicación el procedimiento común de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común, y la Ley 3/2003, de 26 de marzo, de régimen jurídico de la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears.

 Además de los supuestos de requerimiento a la persona interesada, de acuerdo con lo previsto en el artículo 71 de la Ley 30/1992, que subsane o aporte los documentos preceptivos, en su solicitud, se puede informar o aconsejar al interesado sobre la presentación de la documentación, especialmente en el supuesto de la presentación a efectos de la digitalización que prevé el artículo 15.

 3. En la resolución favorable a la apertura de la carpeta documental ciudadana debe constar expresamente el nombre de la persona titular de la carpeta, el número de identificación y la fecha en que inicia la posibilidad de utilizar el servicio.

 4. En la resolución desfavorable a la apertura de la carpeta documental ciudadana debe constar expresamente el motivo por el que se hace la denegación.

 5. El plazo para resolver y notificar la resolución es de tres meses, salvo el supuesto del acceso a la información como consecuencia de la sucesión del titular, en cuyo caso el plazo es de seis meses. En cuanto al sentido del silencio administrativo, es estimatorio, y es de aplicación el artículo 43 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común.

 6. Siempre que los medios técnicos a disposición del servicio de carpeta documental ciudadana lo permitan, la tramitación de los procedimientos se hará de forma electrónica y la resolución se dictará en el plazo más breve posible.

7. Las resoluciones derivadas de los procedimientos previstos en el artículo 27 no agotan la vía administrativa y podrán ser recurridos en alzada, en el plazo de un mes, contado a partir del día siguiente de la notificación de la resolución ante la persona titular de la Consejería de Administraciones Públicas, competente en materia de simplificación administrativa, de acuerdo con el artículo 114 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común, y del artículo 58 de la Ley 3/2003, de 26 de marzo, de régimen jurídico de la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears.

 Capítulo IX

Colaboración con otras administraciones públicas

 

 Artículo 29

Convenios de colaboración

 1. El Gobierno de les Illes Balears debe impulsar la suscripción de convenios de colaboración con el resto de las administraciones públicas de las Illes Balears, a efectos de permitir el acceso al buzón de entrada automatizada de la carpeta documental ciudadana, de referencias de los documentos electrónicos generados por estas administraciones.

 En la medida que se puedan aprovechar las herramientas de la Plataforma de Interoperabilidad (PINBAL) de las Illes Balears a efectos de establecer el servicio de entrada al buzón de entrada de referencias de los documentos electrónicos dentro de la carpeta documental ciudadana, en la firma de los convenios de colaboración tendrán preferencia las administraciones que han firmado el convenio de interoperabilidad de las Illes Balears, y en su caso, no será necesario la firma de otro convenio.

 2. Siempre que lo consideren adecuado, las administraciones públicas del ámbito territorial de las Illes Balears pueden establecer un servicio de digitalización de documentos a petición de la persona interesada, similar al previsto en el artículo 15, y conservarlos en su propio sistema de custodia de documentación electrónica.

 En este supuesto, la introducción de la referencia del documento electrónico en la carpeta documental ciudadana se hará de acuerdo con el sistema automatizado de entrada mediante el buzón de entrada de la carpeta previsto en el apartado 1.

 3. Las condiciones y garantías de intercambio electrónico de datos se establecerán en el convenio de colaboración, de acuerdo con el artículo 20 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico los ciudadanos a los servicios públicos, y, entre otras, la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico.

 4. Para acceder a los documentos electrónicos de otras administraciones públicas, de los cuales la persona interesada conserva los datos en la carpeta documental ciudadana de la que es titular, será suficiente que esta persona informe a la administración que considere adecuado del código seguro de verificación o de la referencia del documento electrónico.

 Disposición adicional primera

Plan de implantación

 1. La Dirección General de Función Pública, Administraciones Públicas y Calidad de los Servicios y la Dirección General de Innovación y Desarrollo Tecnológico deben elaborar, en el plazo máximo de seis meses desde que entre en vigor esta Orden, un plan de implantación del servicio de la carpeta documental ciudadana.

 Este plan debe prever los medios necesarios para establecer el servicio que regula esta Orden, con las debidas garantías de seguridad y de custodia del contenido y de protección de los datos personales.

 2. El plan tendrá en cuenta la disponibilidad de los recursos económicos, técnicos y humanos, que se consideran necesarios para aplicar adecuadamente lo dispuesto en esta Orden, y tener en cuenta la formación previa de los empleados públicos y, los mecanismos de evaluación y control de esta aplicación.

 3. El plan debe incluir una planificación gradual de la implantación de las prestaciones del servicio, en la que se ha de tener en cuenta, además de lo previsto en los apartados anteriores, la implantación de la nueva sede electrónica del Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears y de la implantación de las herramientas generales de la Administración electrónica, el sistema de custodia de documentación electrónica de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears y, entre otros, la notificación electrónica.

 Disposición adicional segunda

Inicio efectivo del servicio

 El inicio del servicio con las garantías de efectividad necesarias requiere alcanzar los objetivos del plan de implantación, el cual, tal como prevé la disposición adicional anterior, debe tener en cuenta la implantación de la nueva sede electrónica, de las herramientas generales de la Administración electrónica, así como del sistema de custodia de documentación electrónica de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears.

 Este logro se hará constar en una resolución conjunta del director general de Función Pública, Administraciones Públicas y Calidad de los Servicios y del director general de Innovación y Desarrollo Tecnológico que establecerá el inicio efectivo del servicio y se publicará en el Boletín Oficial de les Illes Balears.

 Disposición adicional tercera

Colaboración de la Comisión de Calificación y Evaluación de Documentos

 La Dirección General de Función Pública, Administraciones Públicas y Calidad de los Servicios y la Dirección General de Innovación y Desarrollo Tecnológico pueden solicitar la colaboración de la Comisión de Calificación y Evaluación de Documentos que se prevé en el Decreto 99/2010, de 27 de agosto, por el que se regulan los archivos de la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears y de las entidades que integran el sector público instrumental, para que los asesore en la gestión documental y la posible aplicación en los supuestos de la documentación electrónica

 Disposición adicional cuarta

Formación y medios a disposición de los empleados públicos

 1. La Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears debe promover la formación de los empleados públicos sobre el funcionamiento del portal de carpetas documentales ciudadanas y el régimen jurídico que le es de aplicación, así como de los procesos de escaneo, compulsa electrónica y custodia de documentos. En especial, esta formación debe dirigirse a los responsables y al personal adscritos a los registros de entrada, de forma preceptiva y previa a la implantación efectiva del servicio.

 2. Asimismo, se debe promover la formación en materia de gestión de la documentación electrónica y de la gestión de expedientes electrónicos y la divulgación general de la normativa vigente en materia de gestión de archivos documentales.

 3. De acuerdo con el artículo 33.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico a los servicios públicos, la Administración dotará de recursos y medios materiales al personal que tenga que llevar a cabo las funciones que prevé esta Orden.

 Disposición final primera

Publicidad de las instrucciones sobre la prestación del servicio

 De conformidad con el artículo 21.4 de la Ley 3/2003, de 26 de marzo, de régimen jurídico de la Administración de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears, es obligatoria la publicación en el Boletín Oficial de les Illes Balears de las instrucciones y circulares que sean necesarias en cuanto a los criterios de actuación de las diversas unidades administrativas y la unificación de criterios de interpretación sobre los servicios que regula esta Orden. Asimismo, también es obligatoria la publicación en el portal de carpetas documentales.

 Disposición final segunda

Entrada en vigor

 Esta Orden entra en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de les Illes Balears.

 

 Marratxí, 3 de julio de 2014

 

La consejera de Administraciones Públicas

M. Núria Riera Martos