BUTLLETÍ OFICIAL DE LES ILLES BALEARS

La Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, tiene por objeto garantizar y proteger, en relación con el tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, especialmente con respecto al honor y a la intimidad personal y familiar. 

En el capítulo I del título IV de la citada Ley orgánica se establecen los aspectos formales y materiales que deben tener los ficheros de titularidad pública. Concretamente, el artículo 20 dispone que la creación, modificación y supresión de los ficheros de las administraciones públicas sólo podrá realizarse mediante disposición general publicada en el Boletín Oficial del Estado o en el diario oficial correspondiente, en este caso, el Boletín Oficial de las Illes Balears. 

El artículo 31.14 del Estatuto de autonomía de las Illes Balears, según la redacción dada por la Ley orgánica 1/2007, de 28 de febrero, de reforma del Estatuto de autonomía de las Illes Balears, establece que corresponden a la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, en el marco de la legislación básica del Estado, el desarrollo legislativo y la ejecución en materia de protección de datos de carácter personal respecto de los ficheros titularidad de las administraciones públicas de la comunidad autónoma y de los entes u organismos de cualquier clase vinculados o dependientes de éstas 

Por otra parte, el Decreto 90/2006, de 20 de octubre, sobre la creación, modificación y supresión de ficheros que contienen datos de carácter personal en el ámbito de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, establece que en el ámbito de esta Administración, las disposiciones generales de creación, modificación y supresión de los ficheros que contienen datos de carácter personal deben adoptar la forma de orden dictada por el respectivo titular de cada consejería. 

La Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, exige, además, que se adopten las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado. 

El Real decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, establece tres niveles de protección (básico, medio y alto) según el tipo de dato almacenado y/o la finalidad del fichero, y fija las diferentes medidas de seguridad que deben adoptarse en función del nivel de protección asignado. También establece el contenido que debe tener la disposición general de creación, modificación o supresión de ficheros. 

Conforme a lo anterior, mediante esta Orden se crean los ficheros que contienen datos de carácter personal de la Consejería de Administraciones Públicas denominados ‹‹Fichero de quejas y sugerencias>>, ‹‹Fichero de registro de actividades temporales convalidables>> y ‹‹Fichero de control de acceso>>; se procede a la modificación puntual de los ficheros ‹‹Fichero de traslado de personal externo a la comunidad autónoma de las Illes Balears>>, ‹‹Fichero de cursos de formación>>, ‹‹Fichero de oposiciones y bolsines>> y ‹‹Fichero de bases de datos FIOP>>, creados por Orden de la consejera de Interior, de 24 de junio de 2009, de creación y supresión de los ficheros que contienen datos de carácter personal de la Consejería de Interior y de la Escuela Balear de Administración Pública, al objeto de adaptarlos al cambio de ubicación de la Escuela Balear de Administración Pública; y, finalmente, se procede a la supresión del fichero ‹‹Quejas e iniciativas>>, creado mediante la Orden de la vicepresidenta y consejera de Relaciones Institucionales de 6 de noviembre de 2006, de creación de ficheros que contienen datos de carácter personal de la Presidencia, Vicepresidencia y Consejería de Relaciones Institucionales y de adaptación de los ficheros existentes a la normativa vigente, dado que no se ajusta a la vigente normativa en materia de quejas y sugerencias sobre el funcionamiento de los servicios públicos de la Administración de la Comunidad Autónoma. 

Por todo ello, en uso de las facultades atribuidas por los artículos 33.3 y 38.2 de la Ley 4/2001, de 14 de marzo, del Gobierno de las Illes Balears, y por el artículo 1 del Decreto 90/2006, de 20 de octubre, conforme al informe de la Agencia Española de Protección de Datos, y de acuerdo con el Consejo Consultivo de las Illes Balears, dicto la siguiente 

 

ORDEN 

Capítulo I

Creación de ficheros 

 

Artículo 1

Creación de los ficheros 

1. Se crean los ficheros que contienen datos de carácter personal de la Dirección General de Función Pública, Administraciones Públicas y Calidad de los Servicios, de la Dirección General de Interior Emergencias y Justicia y de la Secretaría General, denominados, respectivamente, ‹‹Fichero de quejas y sugerencias>>, ‹‹Fichero de registro de actividades temporales convalidables>> y ‹‹Fichero de control de acceso>>, en los términos que se indican en el anexo I. 

2. Estos ficheros están sujetos, a todos los efectos, a lo dispuesto en la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal; al Real decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, y al Decreto 90/2006, de 20 de octubre, sobre la creación, modificación y supresión de ficheros que contienen datos de carácter personal en el ámbito de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, así como al resto de normativa que le resulte de aplicación. 

3. Los ficheros se estructuran, tal y como consta en el anexo I de esta Orden y conforme al artículo 54 del Real decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, y al artículo 2 del Decreto 90/2006, de 20 de octubre, en los siguientes conceptos: denominación, finalidad del fichero y usos previstos, personas o colectivos afectados u obligados a suministrar los datos, procedimiento de recogida de datos, estructura básica y tipo de datos, sistema de tratamiento utilizado, cesiones de datos, órgano responsable del fichero, órgano ante el cual pueden ejercerse los derechos de acceso, oposición, cancelación y rectificación, y medidas de seguridad. 

Artículo 2

Cesión de datos

Los datos que figuran en los ficheros no pueden cederse a terceros, excepto en los supuestos previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, y en el resto del ordenamiento jurídico. No obstante, estos datos pueden ser utilizados para estudios estadísticos en los términos establecidos en la normativa autonómica sobre estadística, siempre que se garantice que su uso se realizará con el proceso de disociación. 

Artículo 3

Órgano responsable 

Los órganos responsables de cada uno de los ficheros incluidos en el anexo I de esta Orden tienen que adoptar, bajo la supervisión directiva de la Secretaría General de la Consejería de Administraciones Públicas, las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad, integridad y confidencialidad de los datos de carácter personal, y para garantizar el honor, la intimidad personal y familiar de las personas físicas y el pleno ejercicio de sus derechos reconocidos por la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre. 

Artículo 4

Deber de secreto y documento de seguridad 

1. Las personas que participen en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal contenidas en los ficheros que se crean mediante esta Orden están obligadas a guardar el secreto profesional, obligación que subsiste tras haber finalizado las relaciones con el órgano responsable del fichero. 

2. A tal efecto, los órganos responsables establecerán un documento de seguridad que contenga las reglas relativas a la asignación de funciones, obligaciones y responsabilidades del personal que intervenga en el tratamiento de los datos, conforme a lo establecido en el Real decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre. 

Artículo 5

Ejercicio de derechos 

El ejercicio de los derechos que la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, reconoce a las personas físicas se llevará a cabo según lo establecido y dispuesto en la normativa que la desarrolla.

Capítulo II

Modificación de ficheros

 

Artículo 6

Modificación de ficheros 

Se modifican los ficheros que contienen datos de carácter personal de la Escuela Balear de Administración pública (EBAP) denominados ‹‹Fichero de traslado de personal externo a la comunidad autónoma de las Illes Balears>>, ‹‹Fichero de cursos de formación>>, ‹‹Fichero de oposiciones y bolsines>> y ‹‹Fichero de bases de datos FIOP>>, creados por la Orden de la consejera de Interior, de 24 de junio de 2009, de creación y supresión de los ficheros que contienen datos de carácter personal de la Consejería de Interior y de la Escuela Balear de Administración Pública, en los términos indicados en el anexo II.

 Capítulo III

Supresión de ficheros

 

 Artículo 7

Supresión de ficheros 

Se suprime el fichero ‹‹Quejas e iniciativas>>, creado mediante la Orden de la vicepresidenta y consejera de Relaciones Institucionales de 6 de noviembre de 2006, de creación de ficheros que contienen datos de carácter personal de la Presidencia, Vicepresidencia y Consejería de Relaciones Institucionales y de adaptación de los ficheros existentes en la normativa vigente (BOIB nº 165, de 21-11-2006), en los términos indicados en el anexo III.

 Disposición adicional única

Notificación a la Agencia Española de Protección de Datos 

La creación, modificación y supresión de los ficheros objeto de esta Orden serán notificadas a la Agencia Española de Protección de Datos para su inscripción en el Registro General de Protección de Datos, conforme a lo dispuesto en el artículo 39.2 de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre. 

Disposición final única

Entrada en vigor 

Esta Orden entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de las Illes Balears. 

 

Marratxí, 29 de noviembre de 2013 

La consejera de Administraciones Públicas 

Maria Núria Riera Martos

 

 ANEXO I

Creación de ficheros

 DIRECCIÓN GENERAL DE FUNCIÓN PÚBLICA, ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Y CALIDAD DE LOS SERVICIOS 

Denominación del fichero: Fichero de Quejas y sugerencias 

Finalidad del fichero y usos previstos

Tramitación de quejas y sugerencias:

• La finalidad es la de tramitar las quejas y sugerencias que la ciudadanía presenta sobre el funcionamiento de los servicios públicos de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears y las entidades vinculadas o dependientes de ella, a través de cualquiera de las modalidades previstas en el artículo 7 del Decreto 82/2009, de 13 de noviembre, por el cual se regula la gestión de las quejas y sugerencias sobre el funcionamiento de los servicios públicos de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears (presencial, correo postal, telefax, verbalmente y vía telemática).

• Los usos previstos son la recogida de datos para la tramitación de la queja, sugerencia y elaboración de estadísticas.

 Personas o colectivos afectados u obligados a suministrar los datos

Personas físicas que hayan presentado una queja o sugerencia.

 Procedimiento de recogida de datos

Los datos serán proporcionados por las propias personas interesadas mediante el formulario disponible en el sitio web de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears.

 Estructura básica y tipo de datos

• Datos de carácter identificativo: nombre, apellidos, DNI/NIE/pasaporte/ tarjeta de residente o CIF.

• Datos de contacto: teléfono, dirección postal y electrónica.

• El motivo de la queja o sugerencia.

 Sistema de tratamiento utilizado

Automatizado.

 Cesiones de datos

Cesiones previstas: a los órganos competentes para tramitar la queja o sugerencia de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears.

A personas físicas o jurídicas privadas: no están previstas.

Transferencias internacionales: no están previstas.

 Órgano responsable del fichero

Dirección General de Función Pública, Administraciones Públicas y Calidad de los Servicios.

 Órgano ante el cual pueden ejercerse los derechos de acceso, oposición, cancelación y rectificación

Dirección General de Función Pública, Administraciones Públicas y Calidad de los Servicios.

C/ de Francesc Salvà i Pizà, s/n (es Pont d’Inca)

07141 Marratxí

 Medidas de seguridad

Nivel medio.

 

 DIRECCIÓN GENERAL DE INTERIOR, EMERGENCIAS Y JUSTICIA 

Denominación del fichero: Fichero de registro de actividades temporales convalidables de la comunidad autónoma de las Illes Balears

 Finalidad del fichero y usos previstos

Registrar la convalidación y la inscripción de las actividades temporales convalidables.

 Personas o colectivos afectados u obligados a suministrar los datos

Los titulares de las actividades temporales convalidables que deseen ejercer su actividad en los municipios de las Illes Balears o sus representantes legales

 Procedimiento de recogida de datos

Los datos son facilitados por los titulares de las actividades temporales convalidables o por sus representantes legales

 Estructura básica y tipo de datos

- Datos de carácter identificativo: código número, nombre, apellidos, NIF/CIF, teléfono, dirección, CP y localidad, fax, correo electrónico, además de la indicación de si se actúa como titular y/o representante legal de alguien.

 - Otros datos: autor del proyecto, titulación, fecha de visado y/o declaración responsable, fecha de informe ECAC, fecha de resolución de convalidación o denegación, fecha del libro de mantenimiento y observaciones, póliza de responsabilidad civil vigente y documento de estar al corriente de pago, fianza en su caso y certificado de laboratorio o de entidad calificada en los términos exigidos por la normativa aplicable.

 Sistema de tratamiento utilizado

Automatizado

 Cesiones de datos

A otros órganos o administraciones: ayuntamientos de las Illes Balears donde se ubican las actividades temporales convalidables.

A personas físicas o jurídicas privadas: no está previsto.

Transferencias internacionales: no están previstas.

 Órgano responsable del fichero

Dirección General de Interior, Emergencias y Justicia.

 Órgano ante el cual pueden ejercerse los derechos de acceso, oposición, cancelación y rectificación

Dirección General de Interior, Emergencias y Justicia.

C/ de Francesc Salvà i Pizà, s/n (es Pont d’Inca)

07141 Marratxí

 Medidas de seguridad

Nivel básico

 

 SECRETARÍA GENERAL

Denominación del fichero: Fichero de control de acceso

 Finalidad del fichero y usos previstos

Controlar el acceso a los edificios de la Consejería.

 Personas o colectivos afectados u obligados a suministrar los datos

Las personas que accedan a los edificios de la Consejería.

 Procedimiento de recogida de datos

Los datos son facilitados por las personas afectadas.

 Estructura básica y tipo de datos

- Datos de carácter identificativo: nombre, apellidos y DNI.

 - Otros datos: fecha de la visita, a quien se visita, número de tarjeta de visita y hora de entrada y salida.

 Sistema de tratamiento utilizado

Automatizado.

 Cesiones de datos

A otros órganos o administraciones: a las fuerzas y cuerpos de seguridad del Estado, conforme a lo previsto en el artículo 11.h de la Ley orgánica 2/1986, de 13 de marzo, de fuerzas y cuerpos de seguridad.

A personas físicas o jurídicas privadas: no está previsto.

Transferencias internacionales: no están previstas.

 Órgano responsable del fichero

Secretaría General

 Órgano ante el cual pueden ejercerse los derechos de acceso, oposición, cancelación y rectificación

Secretaría General.

C/ de Francesc Salvà i Pizà, s/n (es Pont d’Inca)

07141 Marratxí

 Medidas de seguridad

Nivel básico

 ANEXO II

Modificación de ficheros

 ESCUELA BALEAR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA (EBAP) 

Denominación del fichero: Fichero de traslado de personal externo a la comunidad autónoma de las Illes Balears 

Se modifica, con respecto al órgano ante el cual pueden ejercerse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, el fichero con datos de carácter personal ‹‹Fichero de traslado de personal externo a la comunidad autónoma de las Illes Balears>>, en los siguientes términos:

 Órgano ante el cual pueden ejercerse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición:

Escuela Balear de Administración Pública

Servicio de Selección y Provisión

C/ Gremi de Corredors 10, 3º (polígono de Son Rossinyol)

07009 Palma

 Denominación del fichero: Fichero de cursos de formación

 Se modifica, con respecto al órgano administrativo responsable del fichero y en cuanto al órgano ante el cual pueden ejercerse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, el fichero con datos de carácter personal ‹‹Fichero de cursos de formación>>, en los siguientes términos:

 Órgano administrativo responsable del fichero:

Dirección General de Función Pública, Administraciones Públicas y Calidad de los Servicios (personal de la comunidad autónoma de las Illes Balears)

Escuela Balear de Administración Pública (personal externo)

 Órgano ante el cual pueden ejercerse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición:

Escuela Balear de Administración Pública

Prefecturas de formación

C/ Gremi de Corredors 10, 3º (polígono de Son Rossinyol)

07009 Palma

 Denominación del fichero: Fichero de oposiciones y bolsines 

Se modifica, con respecto al órgano ante el cual pueden ejercerse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, el fichero con datos de carácter personal ‹‹Fichero de oposiciones y bolsines>>, en los siguientes términos: 

Órgano ante el cual pueden ejercerse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición:

Escuela Balear de Administración Pública

Servicio de Selección y Provisión

C/ Gremi de Corredors, 10, 3º (polígono de Son Rossinyol)

07009 Palma

 Denominación del fichero: Fichero de Bases de datos FIOP 

Se modifica, con respecto al órgano ante el cual pueden ejercerse los derechos de acceso, de rectificación, de cancelación y de oposición, el fichero con datos de carácter personal ‹‹Fichero de Bases de datos FIOP>>, en los términos siguientes:

 Órgano ante el cual pueden ejercerse los derechos de acceso, de rectificación, de cancelación y de oposición:

Escuela Balear de Administración pública

Servicio de Selección y Provisión

C/ Gremi de Corredors 10, 3º (polígono de Son Rossinyol)

07009 Palma

 ANEXO III

Ficheros que se suprimen

 SECRETARÍA GENERAL DE LA CONSEJERÍA DE PRESIDENCIA

 Denominación del fichero: Quejas e iniciativas

 Destino de los datos o previsiones adoptadas para su destrucción:

Los datos se integran en el fichero «Fichero de quejas y sugerencias» previsto en el anexo I de esta Orden, excepto aquellos que hayan dejado de ser necesarios para la finalidad originaria subyacente a su creación, conforme a lo dispuesto en el artículo 4.5 de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.