Butlletí Oficial de les Illes Balears

I

El turisme constitueix una eina essencial per al canvi i la reorientació de la societat actual cap a un model més resilient, responsable i sostenible. La gran quantitat de recursos naturals, econòmics i humans necessaris per al desenvolupament de l'activitat turística converteixen aquest sector en una activitat que requereix una planificació exhaustiva, transversal i continuada, amb l'objectiu de contribuir de manera efectiva a la consecució dels ODS (Objectius de Desenvolupament Sostenible) i dels compromisos establerts dins l'Agenda 2030. En aquest context, les Illes Balears afronten el repte de consolidar un model turístic capaç de generar prosperitat econòmica i benestar social, alhora que preserva els recursos territorials, ambientals i culturals que constitueixen la base de la seva competitivitat com a destinació internacional.

D'altra banda, el creixent sentiment de saturació turística manifestat per una part de la població resident fa evident la necessitat d'impulsar actuacions estratègiques que permetin redistribuir la demanda turística al llarg de l'any. Això implica fomentar iniciatives fora de la temporada alta que actuïn com a elements tractors de l'activitat durant la temporada mitjana i baixa, afavorint així un millor equilibri entre l'activitat econòmica, la convivència ciutadana i la preservació dels espais naturals i urbans. La desestacionalització esdevé, per tant, una eina clau per avançar cap a un model més sostenible, eficient i compatible amb la qualitat de vida de la població local.

A més, l'actual situació política i econòmica internacional, marcada per constants canvis geoestratègics, incerteses institucionals i fluctuacions econòmiques globals, afecta directament els fluxos turístics dels principals mercats emissors de les Illes Balears. La volatilitat dels mercats europeus, els canvis en els hàbits de consum, la variabilitat del poder adquisitiu de les famílies i les alteracions en la connectivitat aèria condicionen de manera significativa el comportament de la demanda turística. Aquesta realitat obliga les destinacions turístiques a mantenir una elevada capacitat d'adaptació i anticipació davant possibles canvis en les tendències de mobilitat internacional, reforçant la diversificació de mercats i apostant per un turisme de major qualitat, més conscient i més alineat amb els valors de la sostenibilitat.

Així mateix, els cada vegada més freqüents i imprevisibles fenòmens atmosfèrics i geològics, vinculats a l'alteració climàtica global, fan necessari impulsar mesures concretes orientades a l'adaptació i mitigació dels seus efectes sobre les destinacions turístiques. Les Illes Balears, per la seva condició insular i la seva elevada dependència del turisme, són especialment sensibles a aquests canvis, fet que exigeix avançar cap a models de gestió més eficients en l'ús de l'aigua, l'energia, la mobilitat i el tractament dels residus. La societat actual demanda una transformació real basada en l'optimització dels recursos existents, cercant l'equilibri entre desenvolupament econòmic, protecció ambiental i cohesió social.

L'Organització Mundial del Turisme (OMT) defineix el turisme sostenible com aquell orientat a satisfer les necessitats dels turistes actuals i de les regions receptores, protegint i millorant al mateix temps les oportunitats de futur. Això implica gestionar els recursos de manera que se satisfacin les necessitats econòmiques i socials, respectant alhora la integritat cultural, la biodiversitat, els processos ecològics essencials i els sistemes que sostenen la vida.

Per aquest motiu, el plantejament dels projectes vinculats al turisme des d'un criteri de sostenibilitat requereix entendre l'activitat turística no només com un conjunt d'actuacions puntuals, sinó com un model integral de gestió basat en processos i procediments impregnats, de principi a fi, pel respecte a l'entorn, al territori i a les persones que hi viuen i hi treballen. Només mitjançant aquesta visió global serà possible garantir un futur turístic més equilibrat, competitiu i sostenible per a les Illes Balears.

II

Respecte al marc regulador d'aquesta convocatòria, la tramitació dels expedients de patrocini privat es realitzarà d'acord amb l'establert a l'Annex A d'aquesta resolució i l'establert a la Instrucció 2/2018 del director gerent de l'ATB per la qual s'estableix la regulació específica i tramitació dels expedients dels contractes privats de patrocini que formalitzi l'ATB (actual AETIB), de 5 d'abril de 2018, amb la ratificació prèvia del Consell de Direcció de l'ATB (actual AETIB) de 5 d'abril de 2018.

L'Agència d'Estratègia Turística de les Illes Balears (AETIB), en virtut de l'establert a l'article 3 del Decret 18/2018, de 22 de juny, pel qual es reorganitza, es reestructura i es regula l'Agència d'Estratègia Turística de les Illes Balears i modificat pel Decret 4/2022, de 28 de febrer, té entre les seves finalitats, l'elaboració de l'estratègia turística per a la millora del posicionament internacional de les Illes Balears. Un dels objectius de l'AETIB és crear una oferta diferenciada que creï valor i que es dirigeixi a segments específics; a més, les Illes Balears disposen d'actius turístics que han de ser recuperats, valorats i potenciats.

Un dels objectius establerts a l'AETIB per als propers anys, és, mantenir i diversificar l'origen dels mercats emissors en turisme, a partir de la diversificació de l'oferta i la desestacionalització de la destinació. Dins d'aquest objectiu, estan els patrocinis de grans esdeveniments turístics culturals i esportius, de gran repercussió mediàtica i fora de temporada alta.

Els patrocinis constitueixen una eina estratègica per a la millora i el posicionament competitiu de la destinació turística, ja que impulsen inversions en actuacions clau orientades a incrementar la qualitat, la innovació i la sostenibilitat de l'oferta. A més d'exercir un efecte tractor sobre la demanda turística, contribueixen a reforçar la imatge i el prestigi de la destinació en els mercats emissors, afavorint la captació de segments de major valor afegit. Igualment, generen un efecte dinamitzador sobre el teixit empresarial i comercial local, estimulant la col·laboració publico-privada i promovent noves oportunitats econòmiques. Els patrocinis també faciliten la diversificació de productes i experiències turístiques, potencien la promoció cultural i esportiva, i afavoreixen la cohesió territorial mitjançant la distribució equilibrada dels beneficis del turisme al llarg de l'any, contribuint així a la desestacionalització i a un desenvolupament més sostenible de la destinació.

Per tal d'optimitzar el recursos existents i fomentar la simplificació documental a l'administració pública, a la vegada que s'impulsen projectes a mig termini, aquesta convocatòria és bianual, és a dir, per aquells esdeveniments que tindran lloc als anys 2027 i 2028.

L'estratègia de l'AETIB per els pròxims anys és optimitzar els recursos disponibles focalitzant el seu esforç en esdeveniments culturals i esportius. Amb aquesta actuació, s'estableixen sinergies transversals entre les diferents competències que es gestionen des de la Conselleria de Turisme, Cultura i Esports de la qual depèn com òrgan instrumental l'AETIB.

Els esdeveniments culturals i esportius constitueixen instruments estratègics de dinamització turística, atès que generen experiències de valor afegit amb potencial per atreure fluxos de visitants i contribuir a l'allargament de la temporada turística. En aquest sentit, la inversió en el patrocini d'esdeveniments desenvolupats a les Illes Balears es configura com una actuació clau per al posicionament de la destinació en els àmbits cultural i esportiu, reforçant-ne la projecció i diferenciació als principals mercats emissors. Així mateix, aquestes actuacions afavoreixen la diversificació de l'oferta turística, impulsen l'activitat econòmica associada i contribueixen a incrementar la competitivitat de la destinació mitjançant la generació d'impactes positius sobre la imatge, la notorietat i la capacitat d'atracció del territori.

Així mateix, els grans esdeveniments objecte de patrocini en el marc d'aquesta convocatòria hauran de generar un elevat impacte positiu tant sobre la població resident com sobre les persones visitants, mitjançant la creació d'experiències de qualitat, socialment integradores i alineades amb els principis de sostenibilitat. En aquest sentit, les actuacions patrocinades hauran de contribuir a incrementar la sensibilització i la conscienciació envers els reptes ambientals, socials i territorials associats a l'activitat turística, promovent comportaments responsables i fomentant l'adopció de pràctiques turístiques sostenibles, respectuoses amb l'entorn i coherents amb els objectius de desenvolupament sostenible de la destinació.

Aquestes pràctiques van en consonància amb l'estratègia en l'àmbit europeu i mundial que les diferents entitats tant públiques com privades estan duent a terme en els darrers anys on, l'aplicació de mesures vinculades a les tres dimensions de la sostenibilitat, estan presents en la seva cadena de valor com una part més de la producció o generació del servei.

En el nostre cas, com a ens responsable de la gestió de l'Estratègia de Sostenibilitat Turística en Destinació, l'actuació se centra en el desenvolupament d'iniciatives alineades amb les característiques, necessitats i reptes específics de la destinació, adoptant una visió integral orientada al conjunt de l'ecosistema turístic. En aquest marc, les actuacions i iniciatives impulsades pels diferents agents socials i econòmics han de generar un impacte rellevant i mesurable sobre la millora de la competitivitat de la destinació, contribuint al mateix temps a l'enfortiment de la qualitat, la sostenibilitat, la cohesió territorial i la capacitat d'adaptació del model turístic davant els nous escenaris i demandes del sector.

De conformitat amb la normativa vigent, amb caràcter general no existeix l'obligació legal d'exigir a totes les empreses patrocinadores la seva inscripció en el Registre d'Empremta de Carboni ni l'acreditació del compliment específic de les obligacions previstes pel Reial decret 214/2025, de 18 de març, com a requisit per participar en aquesta convocatòria. Aquesta norma estableix obligacions relatives al càlcul de l'empremta de carboni, l'elaboració de plans de reducció d'emissions i la publicitat de la informació corresponent únicament per a determinades empreses i entitats públiques definides expressament en el seu àmbit d'aplicació, sense que aquestes obligacions siguin exigibles amb caràcter general a totes les empreses que puguin optar a la condició de ser patrocinats.

Sens perjudici de l'anterior, i amb la finalitat de disposar de la informació necessària sobre el compliment de la normativa ambiental aplicable, les entitats sol·licitants hauran d'indicar en la declaració responsable si es troben o no subjectes a les obligacions establertes pel Reial decret 214/2025, de 18 de març i, en cas afirmatiu, declarar que compleixen els deures que aquesta norma els imposa. Aquesta manifestació tindrà únicament efectes informatius i de verificació del compliment normatiu, i no constituirà, per si mateixa, un requisit d'admissió.

La voluntat de l'AETIB és que la participació en aquesta convocatòria per a la formalització de contractes privats de patrocini amb entitats privades estigui subjecta als principis de publicitat, transparència, concurrència, objectivitat, igualtat, no discriminació, eficàcia i eficiència de la utilització dels recursos públics. La participació en aquesta convocatòria suposa l'acceptació dels termes i condicions establerts, que s'annexen a aquesta resolució.

Als efectes d'aquesta convocatòria, tenen la consideració de grans esdeveniments turístics culturals i esportius aquells que presenten característiques diferenciadores i una dimensió, capacitat d'atracció o rellevància estratègica superiors a les d'altres esdeveniments, i que generen una elevadíssima projecció i repercussió mediàtica, així com una àmplia difusió a través dels mitjans de comunicació i altres canals de comunicació i promoció.

Aquests esdeveniments han de contribuir a projectar la imatge de la destinació més enllà de l'àmbit local, generant notorietat i un ampli abast nacional i internacional entre els públics objectiu, i reforçant-ne el reconeixement i el posicionament.

En conseqüència, l'AETIB considera que, per poder patrocinar esdeveniments d'aquest tipus, aquest han de tenir una repercussió mediàtica mínima total per anualitat que ha de ser molt elevada: 16 milions d'euros per a la marca Illes Balears, 8 milions d'euros per a la marca Mallorca, 2.750.000 € per a la marca Menorca, 3.250.000 € per a la marca Ibiza i 1.750.000 € per a la marca Formentera.

Així mateix, el pressupost destinat a aquests esdeveniments també és considerablement més elevat, per tal de fer front a una actuació tan rellevant. Per aquest motiu, s'estableixen uns pressuposts mínims per anualitat molt per damunt d'altres esdeveniments: 3.500.000 € per a la marca Illes Balears, 1.750.000 € per a la marca Mallorca, 600.000 € per a la marca Menorca, 710.000 € per a la marca Ibiza i 380.000 € per a la marca Formentera.

L'aportació en concepte de patrocini per part de l'AETIB no podrà superar en cap cas el 30 % amb relació al pressupost de despesa de l'esdeveniment (impostos inclosos) i de la despesa real efectiva (impostos inclosos) i s'ajustarà als màxims establerts a la convocatòria segons el producte/subproducte al qual es vincula l'esdeveniment.

La convocatòria va dirigida a les entitats privades (amb ànim de lucre o sense ànim de lucre) i federacions esportives, amb les quals l'AETIB realitzarà contractes de patrocini privat per a l'execució de l'activitat que desenvolupen, i que, per la seva importància i rellevància pel que fa al públic que hi participa i la seva repercussió en els mitjans de comunicació, suposaran una gran repercussió de les nostres marques turístiques.

Per tot això, amb l'autorització prèvia de la despesa per a aquesta convocatòria, s'aproven, annexos a aquesta resolució, els plecs de condicions generals de la convocatòria i els annexos que l'acompanyen.

Resolc

Primer.- Aprovar la convocatòria pública per a la tramitació dels expedients de contractació que es derivin de les sol·licituds de patrocinis de grans esdeveniments amb entitats privades que generin repercussió mediàtica per a les marques de les Illes Balears i l'Agència d'Estratègia Turística de les Illes Balears (AETIB) durant l'any 2027 i 2028, que s'adjunten com ANNEX I en aquesta resolució.

Segon.- Aprovar els plecs de condicions generals que han de regir la tramitació dels expedients de contractació que es derivin de les sol·licituds de patrocinis de grans esdeveniments amb entitats privades que generin repercussió mediàtica per a les marques de les Illes Balears i l'Agència d'Estratègia Turística de les Illes Balears (AETIB) durant l'any 2027 i 2028, que s'adjunten com ANNEX A en aquesta resolució.

Tercer.- Aprovar els annexos ANNEX 2G, ANNEX 3G, ANNEX 4G, ANNEX 5G, ANNEX 6G, ANNEX 7G, ANNEX 8G, ANNEX 9G, ANNEX 10G, ANNEX 11G, ANNEX 12G, ANNEX 13G, ANNEX 14G, ANNEX B, ANNEX C, ANNEX D que es troben disponibles a la seu electrònica de la CAIB.

Quart.- Ordenar la publicació en el BOIB d'aquesta resolució.

Interposició de recursos

Contra aquesta resolució —que exhaureix la via administrativa— es pot interposar recurs potestatiu de reposició davant el president de l'AETIB en el termini d'un mes a comptar des de l'endemà de la seva publicació en el BOIB, d'acord amb el que estableixen l'article 57 de la Llei 3/2003, de 26 de març, de règim jurídic de l'Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears (BOIB núm. 44, de 3 d'abril) i l'article 123 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, de procediment administratiu comú de les administracions públiques (BOE núm. 236, de 2 d'octubre).

També es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el jutjat contenciós administratiu, en el termini de dos mesos des de l'endemà de la publicació en el BOIB, d'acord amb el que estableix l'article 46 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, de la jurisdicció contenciosa administrativa.

 

Palma, en data de la signatura electrònica (2 d'octubre de 2026)

L'òrgan de contractació de l'AETIB Jaume Bauzà Mayol

 

ANNEX I Bases de la convocatòria pública per la tramitació dels expedients de contractació que es deriven de les sol·licituds de patrocinis amb entitats privades per a grans esdeveniments turístics culturals i esportius que generin repercussió mediàtica mínima per a les marques de les Illes Balears i l'Agència d'Estratègia Turística de les Illes Balears (AETIB), durant l'any 2027 i 2028.

1. ÀMBIT OBJECTIU, TIPOLOGIA I NECESSITATS A SATISFER

L'objecte d'aquesta convocatòria, pública i oberta, és oferir la possibilitat de formalitzar contractes privats de patrocini amb entitats privades que duguin a terme grans esdeveniments turístics culturals i esportius a les Illes Balears i que generin una elevada repercussió mediàtica i notorietat per a les marques de Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera o Illes Balears i l'AETIB, tot millorant la competitivitat i la sostenibilitat turística de les Illes.

Aquests esdeveniments s'hauran d'iniciar dins d'un dels següents períodes:

A) Des de l'1 de gener al 30 de juny de 2027 i del 15 de setembre al 31 de desembre de 2027. Així mateix, l'esdeveniment no podrà durar més de 10 dies a comptar des de la data d'inici del mateix i sempre s'haurà de realitzar dins de l'any 2027.

B) Des de l'1 de gener al 30 de juny de 2028 i del 15 de setembre al 31 de desembre de 2028. Així mateix, l'esdeveniment no podrà durar més de 10 dies a comptar des de la data d'inici del mateix i sempre s'haurà de realitzar dins de l'any 2028.

Per tant, dins d'aquesta convocatòria es podran cursar els següents tipus de sol·licitud:

• Per a l'edició de 2027
• Per a l'edició de 2027, amb possibilitat de pròrroga per a l'edició de 2028
• Per a l'edició de 2028

La intenció amb el patrocini d'aquests grans esdeveniments turístics culturals i esportius és potenciar l'estratègia turística de les Illes Balears a través de l'impuls econòmic i d'imatge de marca per tal de posicionar la destinació en el top of mind del públic objectiu. Els patrocinis d'aquests esdeveniments, que han d'estar vinculats directament a la promoció d'alguns dels productes turístics definits per l'AETIB, es converteixen en una plataforma molt útil i versàtil que permet transmetre els valors inherents a les marques turístiques de Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera o Illes Balears de forma dinàmica, propera i directa al públic objectiu.

Als efectes d'aquesta convocatòria, tenen la consideració de grans esdeveniments turístics culturals i esportius aquells que presenten característiques diferenciadores i una dimensió, capacitat d'atracció o rellevància estratègica superiors a les d'altres esdeveniments, i que generen una elevadíssima projecció i repercussió mediàtica, així com una àmplia difusió a través dels mitjans de comunicació i altres canals de comunicació i promoció.

Aquests esdeveniments han de contribuir a projectar la imatge de la destinació més enllà de l'àmbit local, generant notorietat i un ampli abast nacional i internacional entre els públics objectiu, i reforçant-ne el reconeixement i el posicionament.

Tots els esdeveniments han d'estar sempre vinculats a una de les marques de destinació: Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera o Illes Balears. En el cas que l'esdeveniment es desenvolupi en més d'una illa, i compleixi amb els percentatges d'inversió indicats a l'apartat 1.1 lletra I), es considerarà que es promociona i, per tant, es vincula a la marca Illes Balears.

A continuació, es defineix què es considera, als efectes d'aquesta convocatòria, com a esdeveniments turístics culturals i esportius per part de l'AETIB:

Definició d'esdeveniment cultural: és aquell esdeveniment, activitat o conjunt d'activitats, planificat i organitzat prèviament, directament vinculat a les creacions i manifestacions culturals i artístiques, incloent-hi, les arts escèniques, la música, la literatura, les arts visuals i audiovisuals.

Amb relació als esdeveniments musicals, queden exclosos:

• Aquells esdeveniments, l'objecte principal dels quals, no sigui la música en directe. Això no exclou, que dins d'un esdeveniment musical es puguin dur a terme qualque actuació que no sigui en música en directe.
• Aquells esdeveniments, l'objecte principal dels quals, siguin menys de tres actuacions d'un artista o grup musical aïllat, és a dir, que no estigui contemplat dins un programa musical global com un festival o recital.

Definició d'esdeveniment esportiu: és tota aquella celebració, planificada i organitzada prèviament i directament vinculada al sector dels esports, on es desenvolupen activitats relacionades amb l'exercici físic subjecte a unes normes i es demostren habilitats, capacitats, destreses o força física. Dins d'aquesta convocatòria els esdeveniments esportius es classifiquen en:

• Esdeveniments esportius dirigits exclusivament a esportistes professionals: competicions, tornejos o proves esportives en què només poden participar esportistes federats amb un alt nivell competitiu acreditat, organitzades sota una normativa oficial reglamentada, amb classificacions o resultats oficials, i reconegudes per les federacions esportives o pels organismes competents corresponents.
• Esdeveniments esportius dirigits al públic en general: activitats, proves, curses o esdeveniments esportius de participació oberta o popular, sense requisit de federació o nivell esportiu específic, destinats a fomentar la pràctica esportiva i la participació ciutadana.

Amb relació als esdeveniments esportius, queden exclosos:

• Resten exclosos els esdeveniments esportius que pel desenvolupament de la seva activitat utilitzin combustibles fòssils (incloses les denominacions ECO).

Així mateix, per poder optar al patrocini, els grans esdeveniments, hauran de complir amb els següents requisits:

1.1 Requisits dels esdeveniments

Es consideren grans esdeveniments susceptibles d'obtenir patrocini aquells que compleixin tots els requisits generals següents:

A) Els que s'ajustin a la definició de grans esdeveniments turístics culturals i esportius (indicada a l'apartat 1 Annex I).

B) Que siguin esdeveniments que el seu promotor sigui una empresa/entitat privada o una federació esportiva.

C) Que siguin esdeveniments turístics culturals o esportius (ajustats a la definició indicada a l'apartat 1 Annex I) i que fomentin la creació, diversificació i comercialització d'aquests productes estratègics per l'AETIB.

D) Que incloguin el desenvolupament d'actuacions vinculades als Objectius de Desenvolupament Sostenible (ODS). Per tal que la proposta pugui ser valorada, s'estableix com a requisit que l'entitat sol·licitant indiqui a l'Annex 2G un mínim de 10 mesures relacionades amb els ODS entre les proposades per l'AETIB. Atès que aquestes mesures hauran de ser efectivament dutes a terme durant el desenvolupament de l'esdeveniment, l'AETIB comprovarà la seva correcta execució a la fase de justificació.

E) Que l'esdeveniment estigui avalat per altres entitats públiques segons es detalla a l'apartat 6.1.1. de l'Annex I corresponent a les bases de la convocatòria.

F) Que l'esdeveniment s'iniciï dins un dels següents períodes:

 

i. Des de l'1 de gener al 30 de juny de 2027 i del 15 de setembre al 31 de desembre de 2027. Així mateix, l'esdeveniment no podrà durar més de 10 dies a comptar des de la data d'inici del mateix i sempre s'haurà de realitzar dins de l'any 2027.

ii. Des de l'1 de gener al 30 de juny de 2028 i del 15 de setembre al 31 de desembre de 2028. Així mateix, l'esdeveniment no podrà durar més de 10 dies a comptar des de la data d'inici del mateix i sempre s'haurà de realitzar dins de l'any 2028.

G) L'àmbit territorial d'aquesta convocatòria se circumscriu als esdeveniments que es desenvolupen de forma efectiva al territori de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears.

i. En el cas d'esdeveniments esportius conformats per etapes a diferents localitzacions, on les Illes Balears són una més dins el circuit de l'esdeveniment, tan sols es podrà tenir en compte el pressupost de despesa proporcional corresponent a l'etapa que es duu a terme a les Illes.

ii. En el cas de regates, es podran patrocinar aquelles que comencin o finalitzin a un port de les Illes Balears, així com aquelles que es desenvolupin en la seva totalitat a les Illes.

H) Que el nom de l'esdeveniment i la seva marca sempre hauran d'anar acompanyats de la marca de destinació a la qual es vol vincular el patrocini, o bé, en cas que l'esdeveniment formi part d'una cadena d'esdeveniments, que aquest publiciti la marca de destinació en la cadena d'actuacions.

La proposta gràfica de l'esdeveniment s'haurà d'aprovar per part de l'òrgan de contractació de l'AETIB.

Per tant, en tot aquell material en el que es tingui previst incloure la marca de l'esdeveniment, aquesta s'haurà de substituir per la proposta gràfica aprovada (marca de l'esdeveniment + marca de destinació).

I) Que l'esdeveniment compleixi amb els requisits mínims per anualitat de repercussió mediàtica i pressupost de despesa. Segons la marca a què es vinculi l'esdeveniment, els criteris són:

i. Repercussió mediàtica total mínima de l'esdeveniment (RMTE) -inversió publicitària –a preu de tarifa oficial- i clipping.

ii. Repercussió mediàtica en mitjans nacionals i internacionals mínima de l'esdeveniment (RMNIE) -inversió publicitària –a preu de tarifa oficial- i clipping. Fora de les Illes Balears.

iii. Pressupost de despesa mínim total destinat a l'execució de l'esdeveniment.

 

MARCA	REPERCUSSIÓ MEDIÀTICA* TOTAL MÍNIMA (RMTE)	REPERCUSSIÓ MEDIÀTICA* NACIONAL + INTERNACIONAL MÍNIMA (RMNIE)	PRESSUPOST DE DESPESA** MÍNIM
ILLES BALEARS	16.000.000 €	11.200.000 €	3.500.000 €
MALLORCA	8.000.000 €	5.600.000 €	1.750.000 €
MENORCA	2.750.000 €	1.925.000 €	600.000 €
IBIZA	3.250.000 €	2.275.000 €	710.000 €
FORMENTERA	1.750.000 €	1.225.000 €	380.000 €

 

*Impostos exclosos

**Impostos inclosos

En el cas que dins el desenvolupament de l'esdeveniment s'incloguin alguna acció detallada al punt 9 de l'apartat 1.2 de l'Annex I d'aquesta convocatòria, com a part del programa del propi esdeveniment, com per exemple fira del corredor o press trip, es podran incloure les despeses al pressupost de despesa i despesa real de l'esdeveniment a la justificació.

Amb relació al pressupost de despesa/ingressos es comptabilitzaran totes aquelles despeses i ingressos generats per l'esdeveniment per al qual es sol·licita el patrocini, independentment de l'entitat a la qual s'imputin. Per tal de poder realitzar una possible comprovació posterior, serà obligatori que al concepte de la factura/acords/despesa quedi reflectit el nom de l'esdeveniment i l'edició (anualitat) per a la qual se sol·licita el patrocini.

Els torneigs, campionats, curses o similars de qualsevol esport hauran de complir el següent requisit: tant en la seva previsió de pressupost en la sol·licitud, com en la despesa real de l'esdeveniment en la justificació, no es podrà incloure com a partida aquelles despeses que siguin assumides i abonades pels participants o assistents (entre d'altres: allotjaments, transport, viatges, dietes), a excepció de la quota de participació.

L'AETIB es reserva la potestat de realitzar a posteriori una comprovació de la justificació econòmica per mostreig aleatori del total de la part econòmica, i en concret de les declaracions/certificats emesos respecte del doble finançament dels esdeveniments.

Podrà optar a estar vinculat a la marca Illes Balears només aquell esdeveniment que es desenvolupi de forma efectiva en més d'una illa. En el cas d'esdeveniments que es desenvolupen a dues illes: s'ha d'acreditar que, com a mínim un 30 % del pressupost de despesa total de l'esdeveniment, es destina a accions que es desenvolupen a una illa, i un 30 % com a mínim a l'altra illa. En cas de tres illes: com a mínim un 25 % a cada una de les tres illes. En cas de quatre illes: com a mínim un 15 % a cada una de les quatre illes. Per tal d'acreditar aquest fet hauran de presentar un pressupost de despesa desglossat per illes indicat el percentatge respecte del pressupost total de despesa.

J) Entre totes les entitats organitzadores de l'esdeveniment, entre les quals es trobarà l'entitat adjudicatària, es comprometen a contractar una campanya de publicitat per a la promoció i difusió de l'esdeveniment, amb la presència de les marques/logotips de l'AETIB. Les campanyes hauran de complir amb els següents requisits:

a. Esdeveniments culturals:

• Valoració econòmica de la campanya com a mínim del 5 % amb relació al pressupost previst impostos inclosos.
• La campanya anirà dirigida als assistents.

b. Esdeveniments esportius dirigits exclusivament a esportistes professionals:

• Valoració econòmica de la campanya com a mínim del 5 % amb relació al pressupost previst impostos inclosos.
• La campanya anirà dirigida als assistents.

c. Esdeveniments esportius dirigits al públic en general:

• Valoració econòmica de la campanya com a mínim del 5 % amb relació al pressupost previst impostos inclosos.
• La campanya anirà dirigida als assistents i/o participants.

En el marc d'aquesta convocatòria es defineix com a:

• Participant: Aquell individu que pren part de forma activa a l'esdeveniment.
• Assistent: Aquell individu present, però que no forma part activa del desenvolupament de l'esdeveniment. En aquesta categoria s'inclouria el públic assistent als esdeveniments, així com als acompanyants dels participants.

Amb relació a la valoració econòmica de la campanya, el percentatge es calcularà amb relació a preu de tarifa oficial impostos exclosos.

Així mateix, a la justificació es comprovarà la seva execució amb relació a l'import de despesa real efectiva de l'esdeveniment (ANNEX 5G).

Les accions que es podran incloure hauran de complir els següents requisits:

• Accions publicitàries i/o promocionals pagades o obtingudes mitjançant intercanvi per part de les entitats organitzadores de l'esdeveniment.
• Insercions publicitàries a qualsevol mitjà o canal de comunicació.
• Retransmissions en directe o diferit de l'esdeveniment.
• A totes les accions s'haurà de complir amb el manual d'ús de les marques/logotips de l'AETIB (Annex 8G).

Així mateix, dins les accions propostes no es poden incloure:

• Press trips, fam trips o qualsevol acció promocional similar.
• Accions amb influencers o similars.
• Les despeses de producció (vídeos, fulletons, peces gràfiques), tan sols s'inclouran els costos de les insercions/emissions.
• Mitjans propis (exemple: pàgina web i revistes de l'esdeveniment).
• Espais publicitaris al recinte (en el cas de curses en el recorregut) on es realitza l'esdeveniment.

K) L'entitat sol·licitant s'haurà d'encarregar de disposar, dins del recinte on té lloc l'esdeveniment patrocinat, d'un espai dedicat en exclusiva a la marca de destinació a la qual es vincula l'esdeveniment. Aquest espai versarà sobre turisme vinculat a l'activitat esportiva, cultural, gastronòmica o sostenibilitat turística. Així mateix, l'entitat sol·licitant assumirà els costos derivats d'aquest.

En el cas d'esdeveniments itinerants o executats per etapes (exemple: curses, regates, etc.) serà suficient que aquest espai s'ubiqui a la sortida o arribada de dues de les etapes.

La inversió real mínima en aquest espai haurà de ser d'un 2 % amb relació a l'import total adjudicat per l'AETIB (ambdós impostos inclosos).

L) Que l'esdeveniment no rebi entre totes les entitats de caràcter públic o amb participació pública en concepte de patrocinis/ajudes/subvencions/col·laboracions un import superior al 70 % amb relació a la partida de despesa real de l'esdeveniment (ambdues partides inclouran les ajudes en espècie).

M) Que l'esdeveniment no rebi cap patrocini/ajuda/col·laboració econòmica per a la publicitat o promoció d'una destinació turística diferent de les existents a la Comunitat Autònoma de les Illes Balears.

En la fase de justificació de l'esdeveniment es comprovarà que els requisits mínims han estat assolits.

Amb el compliment d'aquests requisits, els grans esdeveniments incrementaran la qualitat de l'oferta turística i del producte turístic, a més de l'aplicació de mesures efectives de sostenibilitat. Així mateix, impulsaran la competitivitat, la diversificació i el posicionament de la destinació.

1.2 Exclusions

Queden exclosos d'aquesta convocatòria aquells esdeveniments que no compleixin amb l'estratègia turística de l'AETIB i concretament amb els següents punts:

1.- Esdeveniments que no compleixin els requisits mínims o condicions establertes en aquesta convocatòria i, més concretament, els que no s'ajustin a l'objecte de la convocatòria.

2.- Projectes i accions que no es puguin classificar com a grans esdeveniments turístics culturals i esportius.

3.- Esdeveniments amb contingut polític, religiós o sexual.

4.- Esdeveniments amb contingut discriminatori de qualsevol índole o que enalteixi actituds violentes, homòfobes, d'odi o sexistes, que atempti contra la igualtat de gènere. Aquest punt es fa extensiu a la publicitat dels esdeveniments, on queda prohibida qualsevol referència masclista, que mostri a la dona en rols i estereotips sexistes contraris als ideals de la igualtat.

5.- Esdeveniments que atemptin contra qualsevol dels principis i valors democràtics.

6.- Esdeveniments que vagin en contra de la imatge que l'AETIB vol traslladar respecte de les seves marques i les destinacions que les conformen.

7.- Patrocinis sol·licitats per entitats, l'activitat econòmica principal de les quals sigui agència de publicitat o mitjans de comunicació.

8.- Esdeveniments que rebin ajudes/col·laboracions de cases d'apostes o jocs d'atzar, begudes alcohòliques de més de 20º, marques de tabac o cigarretes electròniques.

9.- Esdeveniments centrats en el desenvolupament de: fires, mercats, trobades, jornades, congressos, simposis, fòrums, exposicions, tallers, workshops, fam-trips, press-trips, en el lliurament de premis (no a conseqüència del desenvolupament normal d'un esdeveniment) o accions similars a les anteriorment descrites.

10.- Esdeveniments que es desenvolupin exclusivament en línia.

11.- Patrocinis a clubs esportius, quan aquells tinguin la finalitat de patrocinar l'equip o equips que formen part del Club.

12.- Equips esportius.

13.- Les entitats o organismes públics en general, i més concretament els que pertanyen al Govern de les Illes Balears, als Consells Insulars i a ajuntaments.

14.- Les entitats que no estiguin al corrent del pagament de les obligacions econòmiques contretes amb l'AETIB, al corrent de les obligacions tributàries amb la CAIB, amb l'Estat i amb la Seguretat Social.

15.- Els esdeveniments que en la justificació de les dues anualitats anteriors hagin incorregut en algun dels següents fets:

 

i. No justificar dins del termini i en la forma escaient, incomplint amb les obligacions pròpies dels beneficiaris de subvencions o patrocinis atorgats per l'AETIB.

ii. No justificar els requisits mínims establerts en la convocatòria, la qual cosa suposarà no abonar l'import total del patrocini signat.

16.- Esdeveniments que ja hagin sol·licitat algun patrocini/col·laboració/subvenció/ ajuda per part de l'AETIB per a la mateixa edició. Si bé, en el cas de resultar inadmesos, exclosos o presentar renuncia al procediment prèviament sol·licitat, podran iniciar un nou procediment dins d'aquesta convocatòria.

2. PRINCIPIS GENERALS DE LA CONVOCATÒRIA

Aquesta convocatòria pública es duu a terme d'acord amb els principis de publicitat, transparència, concurrència, objectivitat, cooperació, igualtat, no-discriminació, eficàcia i eficiència en la utilització dels recursos públics, així com amb els principis de bona administració, bon govern i integritat institucional que han de regir l'actuació del sector públic.

Igualment, qualsevol actuació derivada de la present convocatòria s'haurà d'ajustar als principis de llibertat d'accés a les licitacions, publicitat, transparència dels procediments, igualtat de tracte entre els operadors econòmics i ús eficient dels fons públics, d'acord amb la normativa de contractació pública que resulti aplicable.

Els interessats hauran de complir la normativa vigent en matèria de protecció de dades personals, garantint el tractament lícit, lleial i transparent de les dades que puguin ser objecte de tractament amb motiu de l'organització i execució de l'esdeveniment, de conformitat amb el Reglament (UE) 2016/679, del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d'abril de 2016 (RGPD), i la resta de normativa aplicable.

En cas que pertoqui, s'haurà de donar compliment al que estableix la normativa vigent en matèria de transparència, accés a la informació pública i bon govern, especialment pel que fa a les obligacions de publicitat activa, subministrament d'informació i rendició de comptes sobre la destinació dels fons públics percebuts. Aquestes obligacions s'exerciran amb ple respecte a la normativa de protecció de dades personals, així com a la confidencialitat de la informació comercial sensible, els secrets empresarials i la resta d'informació protegida per l'ordenament jurídic

Aquesta convocatòria parteix de la base que són els promotors de l'esdeveniment els qui assumeixen l'organització i els costos corresponents. Per aquest motiu, sol·liciten una aportació destinada a donar suport a la celebració de l'esdeveniment, atesa la seva repercussió turística i la contribució que pot generar en la projecció, la imatge i la notorietat de la destinació, la qual cosa es tradueix en una millora de la competitivitat turística de les Illes Balears. La concessió d'aquesta aportació pública haurà de respectar, en tot cas, els principis de transparència, objectivitat, control i bona gestió dels recursos públics.

3. PRESSUPOST DE LA CONVOCATÒRIA

La present convocatòria té un pressupost màxim de 5.000.000 € (impostos inclosos) finançats de la següent forma:

• Import màxim de 2.500.000 € (impostos inclosos) al Capítol VI – Inversions Reals del pressupost de l'AETIB per a l'exercici 2027, condicionat a l'existència de crèdit adequat i suficient al pressupost de l'AETIB per l'anualitat 2027
• Import màxim de 2.500.000 € (impostos inclosos) al Capítol VI – Inversions Reals del pressupost de l'AETIB per a l'exercici 2028, condicionat a l'existència de crèdit adequat i suficient al pressupost de l'AETIB per l'anualitat 2028.

En el cas que la partida anual reservada sigui insuficient, aquesta podrà ser ampliada, a criteri de la direcció, en funció de la disponibilitat pressupostària.

Així mateix, en el cas que a data 1 de setembre de l'anualitat corresponent no s'hagi exhaurit la totalitat de la disponibilitat pressupostària, l'AETIB podrà disposar dels romanents, que seran destinats a altres projectes segons les necessitats, tenint en compte la partida pressupostària i capítol al qual varen ser assignats.

Segons el tipus d'esdeveniment els imports màxims que adjudicarà l'AETIB en concepte de patrocini són els que es detallen a continuació, encara que, en qualsevol cas, mai podrà superar el 30 % amb relació al pressupost de despesa de l'esdeveniment (impostos inclosos) i de la despesa real efectiva (impostos inclosos).

TIPUS D'ESDEVENIMENT		IMPORT* MÀXIM DEL PATROCINI (fins a)	% MÀXIM PATROCINI RESPECTE DEL PRESSUPOST DE DESPESA*
A. GRANS ESDEVENIMENTS ESPORTIUS			30 %
1. ESDEVENIMENTS DIRIGITS EXCLUSIVAMENT A ESPORTISTES PROFESIONALS
Ciclisme
	Carretera	500.000 €
	Altres modalitats	200.000 €
Golf		500.000 €
Tenis
	Circuit primer nivell: ATP Tour/WTA Tour	500.000 €
	Circuit segon nivell: ATP Challenger Tour/WTA 125	200.000 €
	Altres modalitats	200.000 €
Altres esports		200.000 €
2. ESDEVENIMENTS DIRIGITS AL PÚBLIC EN GENERAL
Tots els Esports		200.000 €
B. GRANS ESDEVENIMENTS CULTURALS
Cultura		500.000 €

* Impostos inclosos

Les entitats privades interessades a participar en aquesta convocatòria podran sol·licitar un patrocini dins dels límits establerts a la taula superior, d'acord amb el tipus d'esdeveniment a desenvolupar.

L'import del patrocini sol·licitat mai podrà superar el 30 % respecte del pressupost de despesa indicat a la sol·licitud (impostos inclosos) i tampoc podrà superar el màxim establert per tipus d'esdeveniment. Així mateix, tampoc es podrà superar a la fase de justificació amb relació a la despesa real efectiva.

3.1 Territorialització

Per tal de complir amb la territorialització entre illes, es dedicarà un percentatge mínim als esdeveniments per illa, d'acord amb el següent quadre:

MALLORCA	50,92 %
MENORCA	17,23 %
EIVISSA	20,78 %
FORMENTERA	11,07 %

 En cas que l'1 de febrer de 2027 o l'1 de febrer de 2028, segons l'any de la sol·licitud, no s'hagin exhaurit els pressuposts corresponents als percentatges per illes, l'import romanent es destinarà als esdeveniments sol·licitants al marge d'aquesta territorialització.

4. ÀMBIT SUBJECTIU

Poden ser beneficiaris d'aquesta convocatòria pública les persones jurídiques privades organitzadores dels esdeveniments presentats, que s'ajustin a l'objecte i compleixin els requisits d'aquesta convocatòria.

En aquesta convocatòria, una mateixa entitat pot presentar fins a 2 esdeveniments per marca vinculada, però mai més d'una empresa, entitat o grup empresarial pot sol·licitar patrocinis per al mateix esdeveniment.

En el supòsit que dues entitats diferents sol·licitin el patrocini per a un mateix esdeveniment, tan sols es valorarà la primera de les propostes presentades, segons el registre d'entrada, mentre que l'altra proposta en restarà exclosa.

La participació en aquesta convocatòria és incompatible amb la tramitació simultània d'una altra sol·licitud de patrocini davant l'AETIB per al mateix esdeveniment. En conseqüència, les sol·licituds presentades per esdeveniments que ja hagin concorregut a una altra convocatòria de patrocini de l'AETIB per a la mateixa edició seran excloses. Aquesta incompatibilitat decaurà en els supòsits d'inadmissió, exclusió o renúncia de la sol·licitud presentada inicialment, cas en què l'entitat podrà participar en aquesta convocatòria mitjançant la presentació d'una nova sol·licitud.

La presentació d'una sol·licitud en aquesta convocatòria serà incompatible amb la presentació o el manteniment de qualsevol sol·licitud de pròrroga derivada d'un contracte de patrocini singular de l'AETIB per als exercicis 2027 i 2028. En conseqüència, la sol·licitud presentada en primer lloc, independentment de la convocatòria, serà l'única que es tramitarà, restant automàticament exclosa la resta per incompatibilitat.

En el supòsit d'entitats que gestionin diversos esdeveniments, han de presentar una sol·licitud per a cadascun dels esdeveniments per a què sol·licitin el patrocini, excepte si aquests conformen un programa únic de diverses actuacions.

5. SOL·LICITUD: TERMINI I LLOC DE PRESENTACIÓ

A. El termini, per a la presentació de les sol·licituds inicials o sol·licituds de pròrroga del patrocini, romandrà obert:

	Data realització esdeveniments	Data d'inici	Data de finalització
i.	Per a esdeveniments de 2027	des de 7 dies naturals a comptar des de l'endemà a la publicació del BOIB, a les 10:00 h	fins a exhaurir la dotació econòmica anual i, en qualsevol cas, fins a l'1 d'octubre de 2027 a les 23:59 h
ii.	Per a esdeveniments amb contracte per a l'edició de 2027 que sol·liciten una pròrroga per l'any 2028	des del 4 d'octubre de 2027 a les 10:00 h	fins al 3 de novembre de 2027 a les 23:59 h
iii.	Per a esdeveniments de 2028	des del 4 de novembre de 2027 a les 10:00 h	fins a exhaurir la dotació econòmica i, en qualsevol cas, fins a l'1 d'octubre de 2028 a les 23:59 h

B. Les entitats hauran de presentar tota la documentació necessària per a la seva tramitació amb un mínim de 60 dies naturals d'antelació a la data d'inici de l'esdeveniment i, en tot cas, sempre abans de la data límit de presentació de la sol·licitud inicial o sol·licitud de pròrroga per a l'anualitat d'execució de l'esdeveniment. La tramitació de les sol·licituds inicials o sol·licitud de pròrroga es realitzarà per ordre d'entrada al registre. En cas d'incompliment del termini, la sol·licitud restarà exclosa, a excepció de:

i. Per esdeveniments que es duran a terme l'any 2027:

• Els esdeveniments que s'inicien de l'1 de gener al 31 de gener de 2027, per temes d'operativitat de la convocatòria, hauran de presentar la sol·licitud com a màxim dia 1 de novembre de 2026 (inclòs). Aquests esdeveniments tindran prioritat sobre la resta de sol·licituds i, per tant, es valoraran per ordre de registre d'entrada abans dels esdeveniments amb data d'iniciació posterior.
•  
  Els esdeveniments que s'inicien de l'1 de febrer al 28 de febrer de 2027, per temes d'operativitat de la convocatòria, hauran de presentar la sol·licitud com a màxim dia 1 de desembre de 2026 (inclòs). Aquests esdeveniments tindran prioritat sobre la resta de sol·licituds i, per tant, es valoraran per ordre de registre d'entrada abans dels esdeveniments amb data d'iniciació posterior.

ii. Per esdeveniments que es duran a terme l'any 2028:

• Els esdeveniments que s'inicien de l'1 de gener al 31 de gener de 2028, i que no sol·licitin pròrroga, per temes d'operativitat de la convocatòria, hauran de presentar la sol·licitud com a màxim dia 15 de novembre de 2027 (inclòs). Aquests esdeveniments tindran prioritat sobre la resta de sol·licituds i, per tant, es valoraran per ordre de registre d'entrada abans dels esdeveniments amb data d'iniciació posterior.
• Els esdeveniments que s'inicien de l'1 de febrer al 29 de febrer de 2028, i que no sol·licitin pròrroga, per temes d'operativitat de la convocatòria, hauran de presentar la sol·licitud com a màxim dia 1 de desembre de 2027 (inclòs). Aquests esdeveniments tindran prioritat sobre la resta de sol·licituds i, per tant, es valoraran per ordre de registre d'entrada abans dels esdeveniments amb data d'iniciació posterior.

Així mateix, per a l'anualitat 2028 s'atendran, en primer lloc, les sol·licituds de pròrroga i després les noves sol·licituds, presentades dins del termini escaient.

Per aquells esdeveniments que sol·licitin un patrocini per a l'edició de 2027 amb possibilitat de pròrroga per a 2028, s'hauran de respectar les condicions administratives i tècniques amb relació als termes i condicions, i lliurar la documentació, respecte a la sol·licitud de pròrroga per a l'edició de 2028, que s'especifica a l'apartat 6.2 de l'Annex I corresponent a les bases de la convocatòria.

C. Les sol·licituds inicials o sol·licitud de pròrroga s'han de presentar exclusivament de manera telemàtica, a través del tràmit específic que es posa a disposició dels interessats en la Seu Electrònica del Govern de les Illes Balears. No es consideren vàlides les sol·licituds telemàtiques a través d'un altre mitjà electrònic que no sigui el tràmit específic esmentat.

És obligatori fer un únic registre per sol·licitud inicial o sol·licitud de pròrroga. En cas de més d'un registre per sol·licitud, tan sols s'acceptarà el primer registre realitzat.

Per tal de lliurar la documentació administrativa i tècnica que acompanya a la sol·licitud inicial o sol·licitud de pròrroga telemàtica s'haurà d'indicar al formulari de sol·licitud un enllaç de descàrrega que haurà d'estar operatiu com a mínim durant 60 dies, per tal de facilitar la descàrrega per part de l'AETIB.

Aquest enllaç no es podrà actualitzar després de la data de lliurament de la sol·licitud, de tal forma que qualsevol document agregat o actualitzat amb posterioritat del registre digital de la sol·licitud no es tindrà en compte.

En cas que l'enllaç de descàrrega de la documentació estigui deshabilitat dins el termini esmentat, es podrà requerir per a la seva esmena concedint-li un termini de 3 dies hàbils, a comptar des de l'endemà a la recepció del requeriment, amb l'advertiment exprés que, en cas de no fer-ho així, es procedirà a valorar la sol·licitud de patrocini amb la documentació que es disposi en aquell moment, sense possibilitat d'esmena.

6. PRESENTACIÓ DE LA DOCUMENTACIÓ (Sol·licitud inicial i Sol·licitud de pròrroga)

Per a la presentació de la documentació, s'haurà de tenir en compte:

a) En la sol·licitud inicial o sol·licitud de pròrroga s'ha d'indicar l'enllaç on es troba la documentació que es relaciona en aquest mateix apartat corresponent a la documentació administrativa i tècnica que es revisaran en cada una de les fases.

b) Els annexos que s'adjunten a l'Annex A dels plecs estaran a disposició dels interessats en la Seu Electrònica del Govern de les Illes Balears.

c) Els documents digitals hauran d'estar signats pel representant legal de l'entitat sol·licitant amb signatura digital vàlida (signatura electrònica), que permeti la verificació de la identitat d'aquest, a través d'un certificat qualificat que garanteixi una seguretat equivalent a la signatura manuscrita.

d) Els interessats hauran de presentar la seva sol·licitud o sol·licitud de pròrroga, així com la documentació administrativa i tècnica segons els models annexos que s'adjunten a l'Annex A corresponent als plecs.

e) No s'acceptarà documentació manuscrita, sense format, que modifiqui o alteri l'estructura dels annexos, amb errades o omissió d'informació, per tant, aquestes propostes seran excloses. Tampoc s'acceptaran aquelles que no utilitzin els models annexos als plecs.

f) Els esdeveniments presentats mitjançant una sol·licitud inicial o sol·licitud de pròrroga es valoraran per ordre d'entrada al registre i territorialització, a excepció dels esdeveniments indicats a l'apartat 5, de l'Annex I d'aquesta convocatòria.

g) Els annexos o documentació administrativa i tècnica hauran d'identificar si formen part de la fase administrativa o tècnica. Per aquest motiu al principi del nom de l'arxiu s'inclourà:

• En cas dels models annexos: el mateix nom de l'annex (Annex 2G, Annex 7G, Annex 10G, Annex B, Annex C, Annex D i, en cas pròrroga, Annex 13G)
• En cas d'altres documents:

i. Documents administratius: ADM

ii. Documents tècnics: TEC

 

h) En cas de deficiències al document de sol·licitud inicial o sol·licitud de pròrroga (formulari de la seu electrònica), es podrà requerir per a la seva esmena, amb un termini de 10 dies hàbils, a comptar des de l'endemà a la recepció del requeriment, amb l'advertiment exprés que, en cas de no fer-ho així, es considerarà desistida i s'arxivarà la seva sol·licitud, segons el que disposa l'article 68 de la Llei 39/2015.

i) En cas de manca d'algun document d'obligatori lliurament, administratiu o tècnic, es requerirà amb un termini de 3 dies hàbils, a comptar des de l'endemà a la recepció del requeriment, conforme als apartats 6.1 i 6.2 de l'Annex I d'aquesta convocatòria.

j) En el cas que s'esgoti el pressupost assignat i sempre que no hagi expirat la vigència de la convocatòria, poden continuar registrant-se sol·licituds en llista de reserva provisional que han de ser ateses per rigorós ordre d'entrada i territorialització, si escau, supeditades al fet que es produeixin desestimacions, revocacions o renúncies de les sol·licituds de patrocini prèvies que puguin alliberar pressupost o bé, que s'incorpori nou pressupost a la convocatòria. En cap cas la presentació d'una sol·licitud en la llista de reserva provisional genera algun dret per al sol·licitant fins que no es resolgui la sol·licitud.

A continuació, es detalla la documentació d'obligat lliurament per a la seva tramitació.

6.1. Sol·licitud inicial de patrocini

Les sol·licituds inicials s'han de presentar exclusivament de manera telemàtica, a través del tràmit específic que es posa a disposició dels interessats en la Seu Electrònica del Govern de les Illes Balears. No es consideren vàlides les sol·licituds telemàtiques a través d'un altre mitjà electrònic que no sigui el tràmit específic esmentat.

La sol·licitud haurà d'incloure les dades mínimes bàsiques per poder tramitar-se, en cas que aquestes siguin insuficients, es requerirà per a la seva esmena en un termini de 10 dies hàbils a comptar des de l'endemà a la recepció del requeriment amb l'advertiment exprés que, en cas de no fer-ho així, es considerarà desistida i s'arxivarà la seva sol·licitud, segons el que disposa l'article 68 de la Llei 39/2015.

La sol·licitud ha de contenir les següents dades fonamentals de l'esdeveniment necessàries per avaluar la viabilitat de la sol·licitud:

• Any per al qual es sol·licita el patrocini
• Si existeix voluntat de pròrroga, tan sols per a aquelles sol·licituds cursades per 2027
• Nom de l'esdeveniment
• Data(es) d'execució
• Marca de destinació a què es vincula el patrocini
• Tipus d'esdeveniment
• Repercussió mediàtica de l'esdeveniment
• Pressupost de despesa total de l'esdeveniment (impostos inclosos)
• Import sol·licitat a l'AETIB en concepte de patrocini (impostos inclosos)
• Declaracions responsables

Les dades contingudes en aquest document prevaldran damunt qualsevol altre document lliurat.

El lliurament de la sol·licitud inicial per si mateixa no serà objecte de valoració, sinó que servirà únicament com a document formal de sol·licitud.

Amb la sol·licitud es lliurarà, dins l'enllaç de descàrrega, la documentació administrativa i tècnica que a continuació es descriu i que es considera d'obligat lliurament.

6.1.1 Documentació administrativa necessària amb la sol·licitud d'inici: documentació relacionada amb l'entitat sol·licitant.

En el cas de persones físiques i jurídiques espanyoles:

• Certificat d'inscripció al registre corresponent (registre d'associacions, registre mercantil o un altre, depenent de tipus entitat), on haurà de constar l'activitat econòmica efectivament desenvolupada a la data de la sol·licitud.
• Estatuts de l'entitat dipositats al registre esmentat, o degudament inscrits al Registre Mercantil, si n'és el cas.
• Documentació acreditativa del representant legal de l'entitat sol·licitant per actuar en nom seu, així com del seu DNI.
• Targeta d'identificació fiscal de l'entitat sol·licitant.
• Alta de la declaració censal de l'inici de l'activitat, alta de l'IAE en què consti l'epígraf corresponent.

En virtut del Decret 6/2013, de 8 de febrer, de mesures de simplificació documental dels procediments administratius, les entitats que hagin format part d'un procés selectiu en l'AETIB poden presentar l'Annex B que s'adjunta, en el qual s'ha d'indicar el número d'expedient on es troba la documentació administrativa, sempre que no hagi sofert cap modificació o la documentació presentada no hagi exhaurit la seva vigència.

La resta de documentació que a continuació es relaciona acompanyarà a la sol·licitud i serà d'obligat lliurament:

• Acreditació conforme s'està al corrent de les obligacions tributàries amb l'Administració autonòmica, Estatal i la Seguretat Social, emeses pels organismes competents.
• Acreditació conforme l'esdeveniment estigui avalat per corporacions locals, insulars, autonòmiques, nacionals o internacionals.
• Declaració de la veracitat de les dades bancàries, que es podrà descarregar al següent enllaç:

https://www.caib.es/seucaib/ca/200/persones/tramites/servicio/4486284

- Annex C (Model de declaracions responsables):

• Declaració responsable de no incórrer en les prohibicions per contractar amb l'administració segons l'article 71 del LCSP. Aquesta declaració responsable, o un altre document, ha d'incloure la manifestació expressa que l'empresa no incorre en cap dels supòsits al fet que es refereix la Llei 2/1996, de 19 de novembre, d'incompatibilitats dels membres del Govern i dels alts càrrecs de la CAIB.
• Declaració responsable conforme s'està al corrent de pagaments amb l'AETIB, així com de la justificació de contractes de patrocini amb l'AETIB anteriors. Aquesta declaració serà comprovada d'ofici per la Secció Econòmica de l'AETIB. En el cas que es constatés l'existència de deutes pendents o la incorrecta justificació sense renúncia expressa prèvia a l'inici del període de justificació, es considerarà motiu d'exclusió de la participació en la convocatòria de patrocini.
• Declaració responsable en què es faci constar si ha rebut i/o sol·licitat ajudes o col·laboracions d'institucions públiques o privades per realitzar l'esdeveniment amb el qual podrà col·laborar l'AETIB i s'ha de remetre un certificat per a cada ajuda rebuda per part de les administracions públiques, que detalli el finançament atorgat.
• Declaració responsable conforme l'entitat no té cap expedient sancionador obert amb AETIB.
• Document acreditatiu d'estar inscrit al DRIAT (declaració responsable d'inici d'activitat turística), en el cas que l'entitat hi estigui obligada, en cas contrari haurà d'aportar declaració responsable d'aquest extrem.
• Declaració responsable que acrediti les raons tècniques o artístiques o els motius pels quals només pugui encomanar-se a un empresari determinat. 
• Declaració responsable del compliment de la normativa medioambiental que li sigui aplicable, de conformitat amb el Reial decret 214/2025, de 18 de març.

- Annex D (Model de certificat). En el cas de que l'entitat sol·liciti un patrocini per un l'esdeveniment que està dirigit exclusivament a esportistes professionals, és a dir, esportistes federats amb un nivell competitiu alt, haurà d'acreditar-ho mitjançant certificat o qualsevol document oficial equivalent, emès per la federació esportiva o organisme esportiu competent, que acrediti els següents punts:

• La inclusió de l'esdeveniment en un calendari, circuit, lliga o campionat oficial.
• Que la participació es troba restringida a professionals; esportistes federats amb un nivell competitiu alt.
• L'aplicació d'una normativa tècnica i competitiva oficial.
• El reconeixement de la competició per la federació o organisme esportiu competent.

En el cas de persones jurídiques no espanyoles amb activitat a Espanya:

En el supòsit que l'entitat pertanyi a un estat membre de la UE, la capacitat jurídica de l'empresa s'acreditarà mitjançant la presentació de constitució de l'entitat d'acord amb la normativa del seu país, fent constar els estatuts de la mateixa i l'acreditació corresponent, així com fotocòpia acarada del CIF, tots dos traduïts per intèrpret jurat o traducció oficial i postil·lada d'acord amb el conveni de la Haia de 1961.

En el cas que l'entitat pertanyi a un estat que no és membre de la UE, la capacitat jurídica de l'entitat s'acreditarà, mitjançant la documentació relativa a la sucursal o filial a Espanya de l'entitat o a qualsevol país pertanyent a la Unió Europea, degudament inscrita al registre corresponent i fotocòpia compulsada del CIF. La documentació ha de presentar-se traduïda per traductor jurat. De conformitat amb el Reglament (CE) nº 1008/2008.

En qualsevol dels dos casos anteriors, s'haurà d'acreditar la capacitat de la persona que representa l'entitat sol·licitant legalment per actuar en nom seu, així com s'haurà de presentar una còpia acarada del seu passaport/DNI/NIE, traduït per intèrpret jurat o mitjançant una traducció oficial i postil·lada d'acord amb el conveni de la Haia de 1961.

Les empreses no espanyoles d'estats membres de la Unió Europea i els restants empresaris estrangers hauran d'acreditar la documentació que acompanyarà a la sol·licitud i serà d'obligada entrega i que es detalla a continuació:

En virtut del Decret 6/2013, de 8 de febrer, de mesures de simplificació documental dels procediments administratius, les entitats que hagin format part d'un procés selectiu en l'AETIB poden presentar l'Annex B que s'adjunta, en el qual s'ha d'indicar el número d'expedient on es troba la documentació administrativa següent, sempre que no hagi sofert cap modificació o la documentació presentada no hagi exhaurit la seva vigència.

La resta de documentació que a continuació es relaciona acompanyarà a la sol·licitud i serà d'obligat lliurament:

• Alta de la declaració censal, de l'inici d'activitat i alta de l'impost d'activitats econòmiques, o document equivalent del país d'origen. En cas de no existir documentació equivalent s'haurà de representar una declaració responsable deixant constància d'aquest fet. També haurà de constar l'activitat econòmica efectivament desenvolupada a la data de la sol·licitud.
• Acreditació que la sucursal/filial, si escau, està al corrent de les obligacions tributàries amb l'Administració autonòmica, estatal i la Seguretat Social, mitjançant la presentació de la certificació oportuna, emesa per l'òrgan competent. En cas que es tractés d'un agent autoritzat per actuar en nom de l'entitat no resident que operi mitjançant una oficina de representació, haurà d'aportar la corresponent certificació acreditativa d'estar al corrent de pagament amb l'Administració de l'estat, l'autonòmica i la Seguretat Social, emesa per l'òrgan competent.
• Acreditació conforme l'esdeveniment estigui avalat per corporacions locals, insulars, autonòmiques, nacionals o internacionals.
• Declaració de la veracitat de les dades bancàries, que es podrà descarregar al següent enllaç: https://www.caib.es/seucaib/ca/200/persones/tramites/servicio/4486284

- Annex C (Model de declaracions responsables):

• Testimoni judicial, certificació administrativa o declaració responsable, de no incórrer en les prohibicions per contractar amb l'administració segons l'ordenament jurídic espanyol i per analogia amb l'ordenament de l'Estat a què pertany.Aquesta declaració responsable o un altre document ha d'incloure la manifestació expressa que l'empresa no incorre en cap dels supòsits, fet al qual es refereix la Llei 2/1996, de 19 de novembre, d'incompatibilitats dels membres del Govern i dels alts càrrecs de la CAIB.
• Declaració responsable conforme s'està al corrent de pagaments amb l'AETIB, així com de la justificació de contractes de patrocini amb l'AETIB anteriors. Aquesta declaració serà comprovada d'ofici per la Secció Econòmica de l'AETIB. En el cas que es constatés l'existència de deutes pendents o la incorrecta justificació sense renúncia expressa prèvia a l'inici del període de justificació, es considerarà motiu d'exclusió de la participació en la convocatòria de patrocini.
• Declaració responsable en què es faci constar si ha rebut i/o sol·licitat ajudes o col·laboracions d'institucions públiques o privades per realitzar l'esdeveniment amb el qual podrà col·laborar l'AETIB i s'ha de remetre un certificat per a cada ajuda de les administracions públiques, que detalli el finançament atorgat. Declaració responsable conforme l'entitat no té cap expedient sancionador obert amb AETIB.
• Declaració responsable que acrediti les raons tècniques o artístiques o els motius pels quals només pugui encomanar-se a un empresari determinat
• Declaració responsable del compliment de la normativa medioambiental que li sigue aplicable, de conformitat amb el Reial decret 214/2025, de 18 de març.

- Annex D (Model de certificat). En el cas de que l'entitat sol·liciti un patrocini per un l'esdeveniment que està dirigit exclusivament a esportistes professionals, és a dir, esportistes federats amb un nivell competitiu alt, haurà d'acreditar-ho mitjançant certificat o qualsevol document oficial equivalent, emès per la federació esportiva o organisme esportiu competent, que acrediti els següents punts:

• La inclusió de l'esdeveniment en un calendari, circuit, lliga o campionat oficial.
• Que la participació es troba restringida a professionals; esportistes federats amb un nivell competitiu alt.
• L'aplicació d'una normativa tècnica i competitiva oficial.
• El reconeixement de la competició per la federació o organisme esportiu competent.

La "documentació administrativa" serà única en el cas que una mateixa entitat presenti diferents propostes tècniques. A excepció d'aquells documents que afectin directament a l'esdeveniment que hauran de ser lliurats de nou, tal com s'indica a l'apartat 6.2.1 de les pròrrogues.

6.1.2. Documentació tècnica de la sol·licitud d'inici

Els sol·licitants hauran de lliurar la següent documentació, que serà d'obligada entrega, i que acompanyarà a la sol·licitud:

- ANNEX 2G: Informació de l'esdeveniment i oferta amb relació als criteris de negociació. Resum de la proposta tècnica emplenada i signada electrònicament en format PDF. Aquells criteris de negociació o qualsevol altra informació que no es detallin a l'Annex 2G no serà valorada, independentment de si s'adjunta al criteri documentació o explicació aclaridora que no es tindrà en compte.

A l'Annex 2G s'ha d'inserir un plànol del recinte o lloc on es desenvolupa l'esdeveniment, indicant la ubicació prevista de la marca turística i logotips institucionals complint amb el Manual d'ús de les marques de l'AETIB (en el cas de curses, també s'inclourà un plànol del recorregut amb ubicació prevista de les marques/logotips de l'AETIB). Sense el/s plànol/s, no es podran valorar les contraprestacions, ja que forma/en part d'aquestes, per tant, és d'obligat lliurament.

A més, s'haurà de lliurar la documentació que es detalla a l'Annex 2G.

- ANNEX 10G: Òptic de la campanya publicitària fase de sol·licitud. Detall de la campanya prevista quantificat en euros. S'haurà d'indicar la previsió amb relació a la campanya de publicitat per a la promoció i difusió de l'esdeveniment amb la presència de les marques/logotips de l'AETIB ajustats a l'Annex 8G. Aquesta s'haurà d'ajustar als requisits mínims establerts a l'apartat 1.1. lletra J) de l'Annex I d'aquesta convocatòria.

En el cas que l'entitat vulgui millorar la seva oferta amb relació al mínim establert, aquesta haurà de deixar constància a l'Annex 10G mitjançant el percentatge d'inversió amb relació al pressupost de despesa. Com a màxim es tindran en compte 2 decimals.

El percentatge acordat a conseqüència de la fase de negociació, serà el qual que l'entitat sol·licitant haurà d'acreditar en la fase de justificació, mitjançant l'òptic real executat Annex 11G. D'aquest fet s'haurà de deixar constància a l'expedient indicant el nou percentatge mínim a justificar amb relació a la despesa real de l'esdeveniment.

Durant l'execució del contracte, aquesta planificació podrà sofrir variacions en la planificació inicial, encara que el percentatge d'inversió oferta no podrà disminuir. Aquest es calcularà en la justificació amb relació a la despesa real executada i que s'indica a Annex 5G. En cas contrari s'aplicaran les penalitats estipulades als plecs.

- ANNEX 7G: Briefing de comunicació. Informació i estructura de continguts necessària per a la comunicació de l'esdeveniment als mitjans de comunicació de l'AETIB (en format pdf signat electrònicament). Adjunt a aquest annex s'hauran de lliurar les imatges o vídeos suggerits per a la seva publicació.

Aquests mitjans són:

• Els portals web illesbalears.travel
• Perfils promocionals en xarxes socials (facebook/twitter/instagram/youtube)
• Newsletter mensual: AETIB News

Atesa la diversitat dels esdeveniments que es poden patrocinar, la definició o la versió definitiva dels continguts i l'abast de la seva publicació en mitjans de l'AETIB i del propi patrocinat, es fixaran pels tècnics del Servei de Comunicació de l'AETIB una vegada signat el contracte.

Aquests documents (Annex 2G, Plànol del recinte/recorregut amb ubicació prevista de marques/logotips, Annex 7G, Annex 10G) són d'obligat lliurament juntament amb la sol·licitud. En cas de no adjuntar-se algun d'ells, es requerirà a l'entitat interessada, concedint-li un termini de 3 dies hàbils, a comptar des de l'endemà a la recepció del requeriment, per a la presentació de la documentació requerida, amb l'advertiment exprés que, en cas de no fer-ho així, es considerarà desistida i s'arxivarà la seva sol·licitud, segons el que disposa l'article 68 de la Llei 39/2015. En cap cas es podrà esmenar el seu contingut.

El contingut dels annexos d'obligat lliurament (Annex 2G, Plànol del recinte/recorregut amb ubicació prevista de marques/logotips, Annex 7G, Annex 10G) no es podrà esmenar, és a dir, una vegada lliurats aquests documents, el seu contingut no es podrà modificar, a excepció de les adaptacions a conseqüència de la reunió de negociació o mitjançant aclariment; i a excepció del canvi de la ubicació de les marques/logotips de l'AETIB al/s plànol/s a petició de l'AETIB, ja que aquest/s forma/en part de les contraprestacions. Aquestes adaptacions es faran constar a l'expedient.

6.2. Sol·licitud de pròrroga del patrocini

Les entitats que disposin d'un contracte de patrocini subscrit en el marc de la present convocatòria per a l'anualitat 2027 podran presentar una sol·licitud de pròrroga per a l'anualitat 2028, sempre que compleixin els termes i les condicions administratives i tècniques que s'estableixen a continuació:

a) A data de la sol·licitud, disposar de un contracte signat per l'esdeveniment de 2027.

b) Presentar una sol·licitud de pròrroga dins del termini indicat a l'apartat 5 punt A) de l'Annex I corresponent a les bases de la convocatòria.

c) Presentar una sol·licitud de pròrroga exclusivament de manera telemàtica, a través del tràmit específic que es posa a disposició dels interessats en la Seu Electrònica del Govern de les Illes Balears. No es consideren vàlides les sol·licituds telemàtiques a través d'un altre mitjà electrònic que no sigui el tràmit específic esmentat.

d) El lliurament de la sol·licitud de pròrroga per si mateixa no serà objecte de valoració, sinó que servirà únicament com a document formal de sol·licitud.

e) Amb la sol·licitud de pròrroga es lliurarà la documentació administrativa i tècnica que a continuació es descriu i que es considera d'obligat lliurament.

6.2.1 Documentació administrativa per a la sol·licitud de pròrroga: Documentació relacionada amb l'entitat sol·licitant

En el cas de persones físiques i jurídiques espanyoles:

• Acreditació conforme s'està al corrent de les obligacions tributàries amb l'Administració autonòmica, Estatal i la Seguretat Social, emeses pels organismes competents.
• Acreditació conforme l'esdeveniment estigui avalat per corporacions locals, insulars, autonòmiques, nacionals o internacionals.
• Model de declaracions responsables (Annex C).
• Qualsevol altre document administratiu requerit per a l'anualitat de 2027 que s'hagi modificat.

En el cas de persones jurídiques no espanyoles amb activitat a Espanya:

• Alta de la declaració censal, de l'inici d'activitat i alta de l'impost d'activitats econòmiques, o document equivalent del país d'origen. En cas de no existir documentació equivalent s'haurà de representar una declaració responsable deixant constància d'aquest fet. També haurà de constar l'activitat econòmica efectivament desenvolupada a la data de la sol·licitud.
• Acreditació que la sucursal/filial, si escau, està al corrent de les obligacions tributàries amb l'Administració autonòmica, estatal i la Seguretat Social, mitjançant la presentació de la certificació oportuna, emesa per l'òrgan competent. En cas que es tractés d'un agent autoritzat per actuar en nom de l'entitat no resident que operi mitjançant una oficina de representació, haurà d'aportar la corresponent certificació acreditativa d'estar al corrent de pagament amb l'Administració de l'estat, l'autonòmica i la Seguretat Social, emesa per l'òrgan competent.
• Acreditació conforme l'esdeveniment estigui avalat per corporacions locals, insulars, autonòmiques, nacionals o internacionals.
• Model de declaracions responsables (Annex C).
• Qualsevol altre document administratiu requerit per a l'anualitat de 2027 que s'hagi modificat.

6.2.2. Documentació tècnica per a la sol·licitud de pròrroga.

Al presentar sol·licitud de pròrroga les entitats sol·licitants es comprometen a complir amb els mateixos termes i condicions establerts al contracte signat i, per tant, al compliment de l'oferta lliurada inicialment.

Atesa la naturalesa dinàmica dels esdeveniments objecte de patrocini i la possible incidència de circumstàncies sobrevingudes alienes a l'organització, en el marc de la sol·licitud de pròrroga es podran admetre determinades variacions de la documentació tècnica corresponent a l'edició de 2028, sempre que aquestes siguin degudament justificades, comunicades a l'AETIB durant la tramitació de la pròrroga i mantinguin el compliment dels requisits mínims establerts a l'apartat 1.1 de l'Annex I.

En aquest sentit, es podran autoritzar les variacions següents:

a) El canvi de les dates de celebració de l'esdeveniment, sempre que no comporti una disminució de la durada total prevista inicialment.

b) El canvi de la ubicació o emplaçament de celebració de l'esdeveniment.

c) La variació del recorregut de la prova o competició.

d) Les adaptacions en la ubicació de les marques o logotips de l'AETIB dins el recinte, així com de l'espai exclusiu assignat, sempre que aquestes variacions siguin justificades i no minvin el posicionament i repercussió de les marques/logotips al recinte. Aquestes variacions tan sols poden afectar als següents apartats de l'objecte del contracte:

• b.2) Recinte o recorregut on es desenvolupa l'esdeveniment.
• 7. Espai propi dedicat en exclusiva a la marca de destinació vinculada a l'esdeveniment.

En cap cas les variacions autoritzades podran alterar la naturalesa, finalitat, característiques essencials o condicions determinants del patrocini que varen servir de base per a la seva adjudicació, ni comportar una disminució substancial de la repercussió mediàtica previst a favor de l'AETIB.

Els sol·licitants hauran de lliurar la següent documentació, que serà d'obligada entrega, i que acompanyarà a la sol·licitud:

- ANNEX 13G: documentació adjunta a la sol·licitud de pròrroga. Aquest document conté les dades amb relació a l'edició de 2028 i el compromís per part de l'entitat sol·licitant del patrocini de què l'esdeveniment per a 2028 complirà amb les mateixes condicions establertes al contracte signat per l'edició del 2027. En el cas de variacions (data, lloc, l'espai exclusiu, plànol d'ubicació de les marques) quedarà reflectit en aquest document.

El contingut de l'annex d'obligat lliurament no es podrà esmenar, és a dir, una vegada lliurat aquest document, el seu contingut no es podrà modificar, a excepció de les adaptacions a conseqüència d'aclariment i/o peticions de l'AETIB que constaran a l'expedient.

En el supòsit que les esmentades variacions es produeixin amb posterioritat a la formalització de la pròrroga contractual, qualsevol modificació que es pretengui introduir s'haurà d'ajustar al que disposa l'apartat 10 de l'Annex A dels Plecs de Condicions Generals.

A aquest efecte, tota modificació, tant del contracte inicial com de la pròrroga, haurà de ser objecte de la tramitació corresponent i, si escau, de la preceptiva autorització, de conformitat amb el procediment, els requisits i les condicions establerts en l'esmentat apartat, sens perjudici de l'obligat compliment de la resta de les obligacions contractuals que resultin aplicables.

L'incompliment d'aquestes previsions podrà ser considerat un incompliment contractual greu de les obligacions assumides en virtut del contracte de patrocini o de la seva pròrroga, i facultarà l'AETIB per acordar-ne la resolució anticipada, així com per exercir qualsevol altre dret o acció que li correspongui d'acord amb la normativa vigent i les estipulacions contractuals aplicables.

D'acord amb l'apartat 11 de l'Annex A dels plecs de la convocatòria, en el supòsit que, durant la tramitació de la pròrroga, ja es tingui coneixement del canvi de denominació (nom) de l'esdeveniment, caldrà adjuntar l'Annex 14G a la resta de la documentació necessària per tramitar la pròrroga amb la nova denominació. En aquest cas, la comunicació formal del canvi de nom s'entendrà efectuada en el marc del mateix procediment de tramitació de la pròrroga.

 

ANNEX A

Plecs de condicions generals que han de regir la tramitació dels expedients de contractació que es deriven de les sol·licituds de patrocinis amb entitats privades per a grans esdeveniments turístic culturals i esportius que generin repercussió mediàtica mínima per a les marques de les Illes Balears i l'Agència d'Estratègia Turística de les Illes Balears (AETIB), durant l'any 2027 i 2028.

1. PROCEDIMENT ADMINISTRATIU PER A LA FORMALITZACIÓ DELS PATROCINIS PRIVATS

La tramitació administrativa per a la formalització dels contractes de patrocini es realitzarà d'acord amb l'establert a la Instrucció 2/2018 del director gerent de l'ATB (actual AETIB) per la qual s'estableix la regulació específica i tramitació dels expedients dels contractes privats de patrocini que formalitzi l'ATB (actual AETIB) de 5 d'abril de 2018, amb la ratificació prèvia del Consell de Direcció de l'ATB (actual AETIB) de 5 d'abril de 2018.

Verificada la idoneïtat de la sol·licitud, la seva tramitació es durà a terme mitjançant el procediment negociat sense publicitat previst en la legislació de contractes del sector públic, sempre que quedi acreditada en l'expedient la concurrència de circumstàncies d'exclusivitat, singularitat, notorietat o inexistència d'alternatives equivalents.

A aquest efecte, la persona o entitat sol·licitant haurà de presentar una declaració responsable en la qual s'acreditin les raons tècniques, artístiques, d'exclusivitat o qualsevol altra circumstància que justifiqui que l'activitat objecte del patrocini únicament pot ser executada per una persona o entitat determinada, de conformitat amb la normativa vigent.

Aquestes bases contemplen les condicions administratives de la contractació de patrocini d'esdeveniments amb entitats privades per a grans esdeveniments turístics culturals i esportius, sense necessitat d'elaborar un plec administratiu específic per a cada expedient.

1.1 FASE ADMINISTRATIVA: revisió de la documentació administrativa

El Servei Jurídic de l'AETIB examinarà la documentació administrativa segons l'ordre de registre d'entrada de les sol·licituds, amb l'excepció de l'establert a l'apartat 5 de l'Annex I de la convocatòria.

En el cas que sigui necessària l'esmena d'algun document de caràcter administratiu, l'òrgan de contractació o la unitat administrativa de contractació requerirà a l'entitat interessada, la documentació administrativa que falti, concedint-li un termini de 3 dies hàbils, a comptar des de l'endemà a la recepció del requeriment, per a la presentació de la documentació requerida, amb l'advertiment exprés que, en cas de no fer-ho així, es considerarà desistida i s'arxivarà la seva sol·licitud, segons el que disposa l'article 68 de la Llei 39/2015.

El requeriment de la documentació es realitzarà per mitjans telemàtics, de manera que en quedarà constància a l'expedient.

1.2 FASE TÈCNICA: revisió de la documentació tècnica

Un cop finalitzada la revisió de la documentació administrativa el servei tècnic elaborarà l'informe oportú amb relació a la proposta tècnica presentada, per determinar el compliment o no dels requisits tècnics exigits d'acord amb allò que s'estableix en aquests plecs.

En cas de manca d'algun document d'obligat lliurament corresponent a la documentació tècnica (Annex 2G, Plànol del recinte/recorregut amb ubicació prevista de marques/logotips, Annex 7G, Annex 10G), l'òrgan de contractació o la unitat administrativa de contractació requerirà amb un termini de 3 dies hàbils, a comptar des de l'endemà a la recepció del requeriment, amb l'advertiment exprés que, en cas de no fer-ho així, es considerarà desistida i s'arxivarà la seva sol·licitud, segons el que disposa l'article 68 de la Llei 39/2015.

a) El requeriment de la documentació es realitzarà per mitjans telemàtics de manera que en quedarà constància a l'expedient.

b) Només es considerarà vàlida l'esmena de deficiències a través del mitjà telemàtic específic posat a disposició dels interessats en la Seu Electrònica del Govern de les Illes Balears. Els aclariments es podran realitzar per diversos mitjans electrònics deixant constància a l'Expedient.

El contingut dels annexos d'obligat lliurament no es podrà esmenar, és a dir, una vegada lliurats aquests documents, el seu contingut no es podrà modificar, a excepció de les adaptacions a conseqüència de la reunió de negociació o mitjançant aclariment; i a excepció del canvi de la ubicació de les marques/logotips de l'AETIB al/s plànol/s a petició de l'AETIB, ja que aquest/s forma/en part de les contraprestacions. Aquestes adaptacions es faran constar a l'expedient.

Per tal que la proposta pugui ser valorada, s'estableix com a requisit que l'entitat sol·licitant indiqui a l'Annex 2G un mínim de 10 criteris relatius a les mesures vinculada als Objectius de Desenvolupament Sostenible (ODS) i/o l'Agenda 2030, propostes per l'AETIB. En cas contrari, la sol·licitud quedarà exclosa. El compliment d'aquests criteris es comprovarà a la fase de justificació.

L'àrea/tècnic designat, tal com recull la Instrucció 2/2018, realitzarà un plec específic de patrocini (plec previ -en aquesta convocatòria- i plec definitiu) en funció de l'esdeveniment a patrocinar, en el qual han de quedar recollides les contraprestacions que es proposa que rebi l'AETIB en funció de l'import que se sol·licita.

Tot seguit, es procedirà a la valoració de l'esdeveniment segons la documentació lliurada, i d'acord a les fases del tràmit que es detallen a continuació.

1.3 FASE DE NEGOCIACIÓ: reunió de negociació

Una vegada revisada la documentació tècnica lliurada, la unitat administrativa corresponent, convocarà a l'òrgan de contractació i a l'entitat sol·licitant per a una reunió de negociació prèvia a l'adjudicació i formalització del contracte, en la qual es tractaran, entre d'altres, l'oferta presentada per l'entitat sol·licitant, les contraprestacions proposades que rebrà l'AETIB, la repercussió mediàtica per la presència de les marques/logotips i l'import que finalment es proposa per a l'adjudicació. Aquests criteris estan definits a l'apartat 1.3 de l'Annex A d'aquests plecs.

Derivada d'aquesta reunió es pondran negociar/adaptar les ofertes realitzades amb relació al criteris fins a la seva adequació a l'estratègia i necessitats de l'AETIB.

En aquesta reunió hi participarà un representant de la direcció de l'AETIB en qualitat de representant d'òrgan de contractació i assistit per un representant del servei/tècnic designat, de la Secció Econòmica i del Servei Jurídic de l'AETIB. La direcció de l'AETIB serà qui proposarà l'òrgan de contractació l'adjudicació del patrocini.

El servei/tècnic designat i el servei jurídic seran els responsables de redactar una acta que signarà l'òrgan de contractació per a deixar-ne constància a l'expedient dels acords a què han arribat, de tal forma que també constin al plec definitiu i, si escau, al contracte.

1.3.1 Criteris de negociació

Dins de la negociació amb l'entitat sol·licitant com a mínim es negociaran els següents criteris amb relació a l'import que finalment l'òrgan de contractació proposarà per a l'adjudicació. Així mateix, es valoraran les millores presentades per l'entitat sol·licitant als mínims exigits a la convocatòria (en cas de no exigir un mínim es considerarà l'oferta lliurada). Aquests criteris sobre els quals s'establirà la negociació són:

1. Contraprestacions ofertes a l'AETIB

Es defineix com a contraprestació aquelles accions publicitàries on es garanteixen, per part de l'entitat licitadora, que s'inseriran les marques/logos de l'AETIB. En cas que, per les característiques del suport/acció, no es pogués inserir la marca/logotip, prèvia aprovació per part del servei de comunicació de l'AETIB (secció d'imatge), es podrà substituir per una menció.

IMPORTANT:

Les actuacions en què l'AETIB intervingui en qualitat d'organitzador, coorganitzador o entitat finançadora, totalment o parcialment, no es podrà computar com a contraprestació.

S'exceptuen d'aquesta limitació aquelles actuacions en què hi participi, com a ambaixador de l'esdeveniment, una persona de reconegut prestigi i elevada notorietat pública que, per la seva projecció mediàtica, generi per si mateixa una repercussió mediàtica rellevant.

1.1 Negociació: es negociarà prenent com a referència la proposta presentada per l'entitat que sol·licita el patrocini amb relació a:

a) Campanya de publicitat per a la promoció i difusió de l'esdeveniment: òptic (Annex 10G) quantificat en euros proposat a l'AETIB com a campanya de publicitat per a la promoció i difusió de l'esdeveniment. La proposta haurà d'ajustar al requisits establerts a l'apartat 1.1 lletra J) de l'Annex I corresponent a la convocatòria, segons la tipologia d'esdeveniment.

Les accions que es podran incloure hauran de complir els següents requisits:

• Accions publicitàries i/o promocionals pagades o obtingudes mitjançant intercanvi per part de les entitats organitzadores de l'esdeveniment.
• Insercions publicitàries a qualsevol mitjà o canal de comunicació.
• Retransmissions en directe o diferit de l'esdeveniment
• A totes les accions s'haurà de complir amb el manual d'ús de les marques/logotips de l'AETIB (Annex 8G).

Així mateix, dins les accions propostes no es poden incloure:

• Press trips, fam trips o qualsevol acció promocional similar.
• Accions amb influencers o similars.
• Les despeses de producció (vídeos, fulletons, peces gràfiques), tan sols s'inclouran els costos de les insercions/emissions.
• Mitjans propis (exemple: pàgina web i revistes de l'esdeveniment).
• Espais publicitaris al recinte (en el cas de curses en el recorregut) on es realitza l'esdeveniment.

b) Altres contraprestacions que s'ofereixen a l'AETIB i que formaran part de l'objecte d'execució del contracte. L'oferta estarà detallada a l'Annex 2G. No es podran incloure les ofertes realitzades a l'ANNEX 10G. Aquest punt es divideix en:

b.1) Llistat d'altres contraprestacions ofertes. D'acord amb el que estableix l'apartat 5 de l'Annex A dels plecs d'aquesta convocatòria, dins d'aquest apartat s'inclou que, en cas que l'esdeveniment disposi de pàgina web, aquesta ha d'informar al públic del suport financer de l'AETIB com patrocinador destacat de l'esdeveniment. En conseqüència, la disposició de pàgina web comportarà la consideració d'aquesta actuació com a contraprestació obligatòria.

b2) Recinte/recorregut on es dur a terme l'esdeveniment. Dins d'aquest apartat s'inclou el Plànol d'ubicació/recorregut (en el cas de ser una cursa) on haurà d'indicar la ubicació de les marques/logotips i quins s'inseriran en cadascuna de les citades ubicacions (llegenda). A més, amb el plànol s'haurà de lliurar a l'ANNEX 2G el llistat de assets/suports publicitaris que s'ofereix i la ubicació del logotip/marca; a quins estarà present el logotip de l'AETIB i la marca de destinació vinculada.

Les contraprestacions (assets/suports) hauran d'anar acompanyades d'imatges, fotografies, demostracions, esborranys o qualsevol altre material gràfic acreditatiu que en faciliti la visualització, comprensió i valoració de la contraprestació oferta. En cas de no disposar de demostracions gràfiques de la edició per la qual es sol·licita el patrocini es poden lliurar imatges d'anys anteriors.

Amb relació als esdeveniments culturals musicals, dins d'aquest apartat, podran oferir com a contraprestació un escenari en exclusiva per a l'AETIB. Els termes i condicions es negociaran a la reunió de negociació.

Pel que respecta a possibles variacions presentades a la sol·licitud de pròrroga, aquestes hauran de ser aprovades per l'AETIB. En cas de discrepàncies es podran fer els aclariments necessaris amb la finalitat d'arribar a un acord entre ambdues parts.

1.2 Valoració: la valoració es realitzarà de la següent forma;

a) Atès que un dels requisits de la convocatòria és el compromís, per part de l'entitat patrocinada, de contractar una campanya de publicitat destinada a la promoció i difusió de l'esdeveniment, amb la incorporació de les marques i/o logotips d'acord amb el que estableix l'Annex 8G i ajustada als requisits mínims previstos a l'apartat 1.1. lletra J) de l'Annex I d'aquesta convocatòria, es valorarà favorablement la millora de l'oferta mínima exigida en relació amb aquesta contraprestació, d'acord amb el que disposa l'esmentat apartat 1.1. lletra J) de l'Annex I.

b) Atès que les contraprestacions són part de l'objecte del contracte i, per tant, part fonamental d'aquest, es valorarà la quantitat i qualitat de les accions propostes tenint el compte:

b.1) Llistat d'altres contraprestacions ofertes, tals com: accions de comunicació, rodes de premsa, notes de premsa, relacions públiques, presentacions, marxandatge, entrades, espais publicitaris a mitjans propis, accions de promoció a fires/esdeveniments internacionals, entre d'altres, així com a totes aquelles actuacions diferents de les prèviament incloses a la “Campanya de publicitat per a la promoció i difusió de l'esdeveniment”. També es podran incloure accions tals com invitacions, activacions, etc. Així mateix, com a contraprestació obligatòria. en cas de que l'esdeveniment disposi de pàgina web, aquesta ha d'informar al públic del suport financer de l'AETIB com patrocinador destacat de l'esdeveniment.

b2) Recinte/recorregut on es dur a terme l'esdeveniment. Llistat els assets/suports oferts i la ubicació de les marques i logotips dins del recinte/recorregut (en cas de curses) indicades al plànol i a la llegenda.

En la fase de negociació, el representant de l'òrgan de contractació valorarà les contraprestacions ofertes i podrà requerir les modificacions que consideri oportunes fins a determinar-ne la conformitat i acceptació. En aquest sentit, l'acceptació es referirà al asset/suport proposat; no obstant això, el contingut gràfic de totes les contraprestacions haurà d'ajustar-se al que estableix l'Annex 8G i restarà subjecte a l'aprovació de la secció d'imatge de l'AETIB.

1.3 Justificació: atesa la comprovació de l'execució del criteri de negociació relatiu “Contraprestacions ofertes a l'AETIB” en la fase de justificació del contracte s'haurà de lliurar la següent documentació;

a) Òptic real executat:

• Justificació mitjançant Annex 11G, signat electrònicament
• Memòria de contraprestacions: acreditació de les accions dutes a terme mitjançant imatges, fotografies, captures de pantalla, peces gràfiques, originals, vídeos, àudios, certificats d'emissió/inserció, factures, declaracions responsables dels mitjans de comunicació o qualsevol altre material que pugui acreditar l'execució de cadascuna de les contraprestacions, signat electrònicament (memòria).

Durant l'execució del contracte, aquesta planificació podrà sofrir variacions en la planificació inicial, encara que el percentatge d'inversió oferta no podrà disminuir. Aquest es calcularà en la justificació amb relació a la despesa real executada i que s'indica a Annex 5G. En cas contrari s'aplicaran les penalitats estipulades als plecs.

b) Altres contraprestacions realitzades:

• Memòria de contraprestacions: acreditació mitjançant imatges, fotografies, captures de pantalla, peces gràfiques, originals, vídeos, àudios o qualsevol altre material que pugui acreditar l'execució de cadascuna de les contraprestacions, signat electrònicament.
• Dins d'aquesta memòria, respecte del recinte, s'inclourà el llistat d'assets/suports duts a terme i el plànol d'ubicació/recorregut (en el cas de ser una cursa): fotografies, vídeos de les diferents ubicacions on s'han inserit les marques/logos de l'AETIB. Si és possible també es lliuraran les peces gràfiques que s'han creat per a aquest fi, fins i tot detallant el material que s'ha editat/realitzat per a donar compliment, signat electrònicament (memòria).

Durant l'execució del contracte, les accions per dur a terme les contraprestacions ofertes podran sofrir variacions, sempre que aquestes es realitzin amb la finalitat d'executar correctament la contraprestació oferta. En cas contrari s'aplicaran les penalitats estipulades als plecs.

2. Repercussió mediàtica de l'esdeveniment prevista per a l'anualitat

IMPORTANT:

La repercussió mediàtica derivada de les actuacions en què l'AETIB intervingui en qualitat d'organitzador, coorganitzador o entitat finançadora, totalment o parcialment, no es podrà computar com a repercussió mediàtica atribuïble a l'esdeveniment.

S'exceptuen d'aquesta limitació aquelles actuacions en què hi participi, com a ambaixador de l'esdeveniment, una persona de reconegut prestigi i elevada notorietat pública que, per la seva projecció mediàtica, generi per si mateixa una repercussió mediàtica rellevant.

2.1 Negociació: es negociarà prenent com a referència la proposta presentada per l'entitat que sol·licita el patrocini amb relació a;

a) Repercussió mediàtica total de l'esdeveniment (RMTE); oferta indicada a l'Annex 2G (impostos exclosos).

b) Informe de repercussió mediàtica d'una anualitat anterior. Es defineix com a Clipping amb valor econòmic equivalent i inversió publicitària a mitjans (impresos, audiovisuals i en línia) –a preu de tarifa oficial- amb el valor econòmic equivalent (impostos exclosos).

c) Repercussió mediàtica nacional/internacional de l'esdeveniment (RMNIE); oferta indicada a l'Annex 2G. (impostos exclosos). L'import ofert no podrà ser superior a l'oferta realitzada amb relació a la repercussió mediàtica total de l'esdeveniment (RMTE).

2.2 Valoració: la valoració es realitzarà de la següent forma;

a) Repercussió mediàtica total de l'esdeveniment (RMTE); atès que un dels requisits de la convocatòria estableix el mínim de repercussió mediàtica total de l'esdeveniment, es valorarà favorablement la millora de l'oferta mínima establerta en la convocatòria, Annex I apartat 1.1. lletra I). La valoració de la RMTE és impostos exclosos.

b) Informe de repercussió mediàtica d'una anualitat anterior. Es valorarà favorablement que l'import acreditat sigui igual o superior a la repercussió mediàtica total de l'esdeveniment oferta (punt a).

c) Repercussió mediàtica nacional/internacional de l'esdeveniment (RMNIE); atès que un dels requisits de la convocatòria estableix el mínim de repercussió mediàtica total nacional/internacional de l'esdeveniment, es valorarà favorablement la millora de l'oferta mínima establerta en la convocatòria, Annex I apartat 1.1. lletra I). La valoració de la RMNIE és impostos exclosos.

2.3 Justificació: atesa la comprovació de l'execució del criteri de negociació relatiu “Repercussió mediàtica de l'esdeveniment prevista per a l'anualitat” en la fase de justificació del contracte s'haurà de lliurar la següent documentació;

a) Annex 3G:

• Relació de documentació lliurada apartat l. “Resum de la repercussió mediàtica: Clipping amb valor econòmic equivalent i inversió publicitària a mitjans (impresos, audiovisuals i en línia) –a preu de tarifa oficial- amb el valor econòmic equivalent”, signat electrònicament.
• Adjunt a l'Annex 3G: dossier explicatiu i justificatiu de l'esdeveniment, signat electrònicament.

b) No cal lliurar documentació a la fase de justificació.

c) Annex 3G:

• Relació de documentació lliurada apartat l. “Resum de la repercussió mediàtica: Clipping amb valor econòmic equivalent i inversió publicitària a mitjans (impresos, audiovisuals i en línia) –a preu de tarifa oficial- amb el valor econòmic equivalent”, signat electrònicament.
• Adjunt a l'Annex 3G: dossier explicatiu i justificatiu de l'esdeveniment, signat electrònicament.

L'import acreditat podrà sofrir variacions amb relació a l'oferta lliurada. En el cas de disminuir respecte de l'import signat al contracte s'aplicaran les penalitzacions estipulades a l'Annex A corresponent als plecs. Els termes i condicions del lliurament d'aquesta documentació està definit a l'apartat 4 i 4.1 de l'Annex A d'aquests plecs.

3. Repercussió mediàtica que s'ajusta al Manual de directrius de l'ús de les marques de l'AETIB prevista per a l'anualitat.

IMPORTANT:

La repercussió mediàtica derivada de les actuacions en què l'AETIB intervingui en qualitat d'organitzador, coorganitzador o entitat finançadora, totalment o parcialment, no es podrà computar com a repercussió mediàtica atribuïble a l'esdeveniment.

S'exceptuen d'aquesta limitació aquelles actuacions en què hi participi, com a ambaixador de l'esdeveniment, una persona de reconegut prestigi i elevada notorietat pública que, per la seva projecció mediàtica, generi per si mateixa una repercussió mediàtica rellevant.

3.1 Negociació: es negociarà prenent com a referència la proposta presentada per l'entitat que sol·licita el patrocini amb relació a:

a) Repercussió mediàtica total que s'ajusta al Manual de directrius de l'ús de les marques de l'AETIB (RMTIB), oferta indicada a l'Annex 2G (impostos exclosos). Indicar dígit multiplicador pel qual es multiplicarà l'import adjudicat per l'AETIB.

b) Repercussió mediàtica nacional/internacional que s'ajusta al Manual de directrius de l'ús de les marques de l'AETIB (RMNIIB); oferta indicada a l'Annex 2G (impostos exclosos). Indicar dígit multiplicador pel qual es multiplicarà l'import adjudicat per l'AETIB. L'import ofert no podrà ser superior a l'oferta realitzada amb relació a la repercussió mediàtica total que s'ajusta al manual de directrius de l'ús de les marques de l'AETIB (RMTIB).

Així mateix, les repercussions mediàtiques que s'ajustin al Manual de directrius de l'ús de les marques de l'AETIB previstes per a l'anualitat (RMTIB i RMNIIB) ofertes per l'entitat sol·licitant no podran ser superiors a les repercussions mediàtiques de l'esdeveniment previstes per a l'anualitat (RMTE i RMNIE), respectivament.

3.2 Valoració:

La valoració es realitzarà de la següent forma;

a) Repercussió mediàtica total que s'ajusta al Manual de directrius de l'ús de les marques de l'AETIB (RMTIB); atès que a l'apartat 4.1.1 punt 4. de l'Annex A d'aquests plecs s'estableix com a requisit mínim de justificació per a la RMTIB* ≥ [import adjudicat (impostos inclosos) x 12] + aportacions econòmiques dels Consells Insulars i/o entitats adscrites als Consells (impostos inclosos), es valorarà favorablement la millora de l'oferta mínima esmentada, amb relació al dígit multiplicador. Aquesta fórmula és d'aplicació per a totes les marques de destinació. La valoració de la RMTIB és impostos exclosos.

b) Repercussió mediàtica nacional/internacional de l'esdeveniment (RMNIE); atès que a l'apartat 4.1.1 punt 4. de l'Annex A d'aquests plecs s'estableix com a requisit mínim de justificació per a la RMNIIB* ≥ [import adjudicat (impostos inclosos) x 10] + aportacions econòmiques dels Consells Insulars i/o entitats adscrites als Consells (impostos inclosos), es valorarà favorablement la millora de l'oferta mínima esmentada, amb relació al dígit multiplicador. Aquesta fórmula és d'aplicació per a totes les marques de destinació. La valoració de la RMTIB és impostos exclosos.

3.3 Justificació: atesa la comprovació de l'execució del criteri de negociació relatiu “Repercussió mediàtica que s'ajusta al Manual de directrius de l'ús de les marques de l'AETIB prevista per a l'anualitat” en la fase de justificació del contracte s'haurà de lliurar la següent documentació,

a) Annex 3G:

• Relació de documentació lliurada apartat l. “Resum de la repercussió mediàtica: Clipping amb valor econòmic equivalent i inversió publicitària a mitjans (impresos, audiovisuals i en línia) –a preu de tarifa oficial- amb el valor econòmic equivalent”, signat electrònicament.
• Adjunt a l'Annex 3G: dossier explicatiu i justificatiu de l'esdeveniment, signat electrònicament.

b) Annex 3G:

• Relació de documentació lliurada apartat l. “Resum de la repercussió mediàtica: Clipping amb valor econòmic equivalent i inversió publicitària a mitjans (impresos, audiovisuals i en línia) –a preu de tarifa oficial- amb el valor econòmic equivalent”, signat electrònicament.
• Adjunt a l'Annex 3G: dossier explicatiu i justificatiu de l'esdeveniment, signat electrònicament.

L'import acreditat podrà variar amb relació a l'oferta lliurada. En el cas de disminuir respecte de l'import signat al contracte s'aplicaran les penalitzacions estipulades a l'Annex A corresponent als plecs. Els termes i condicions del lliurament d'aquesta documentació està definit a l'apartat 4 i 4.1 de l'Annex A d'aquests plecs.

4. Pressupost de despesa previst de l'esdeveniment

4.1 Negociació: es negociarà prenent com a referència la proposta presentada per l'entitat que sol·licita el patrocini amb relació a:

a) Pressupost de despesa previst de l'esdeveniment; oferta indicada a l'Annex 2G

4.2 Valoració: la valoració es realitzarà de la següent forma;

a) Pressupost de despesa previst de l'esdeveniment; atès que un dels requisits de la convocatòria té establert un mínim de pressupost de despesa total de l'esdeveniment per marca de destinació, es valorarà favorablement la millora de l'oferta mínima establerta en la convocatòria, Annex I apartat 1.1. lletra I).

Podrà optar a estar vinculat a la marca Illes Balears només aquell esdeveniment que es desenvolupi de forma efectiva en més d'una illa. En el cas d'esdeveniments que es desenvolupen a dues illes: s'ha d'acreditar que, com a mínim un 30 % del pressupost de despesa total de l'esdeveniment, es destina a accions que es desenvolupen a una illa, i un 30 % com a mínim a l'altra illa. En cas de tres illes: com a mínim un 25 % a cada una de les tres illes. En cas de quatre illes: com a mínim un 15 % a cada una de les quatre illes. Per tal d'acreditar aquest fet hauran de presentar un pressupost de despesa desglossat per illes indicat el percentatge respecte del pressupost total de despesa.

4.3 Justificació: atesa la comprovació de l'execució del criteri de negociació relatiu “Pressupost de despesa previst de l'esdeveniment” en la fase de justificació del contracte s'haurà de lliurar la següent documentació:

a) Annex 5G:

Declaració responsable de la memòria econòmica de l'esdeveniment, signat electrònicament.

La revisió i comprovació a la justificació es farà amb relació a l'import real de despesa justificat a l'Annex 5G.

L'import acreditat podrà variar amb relació a l'oferta lliurada. En cas de disminuir respecte de l'import signat al contracte s'aplicaran les penalitzacions estipulades a l'Annex A corresponent als plecs. Els termes i condicions del lliurament d'aquesta documentació està definit a l'apartat 4 i 4.3 de l'Annex A d'aquests plecs.

En cas haver vinculat l'esdeveniment a la marca Illes Balears a la justificació hauran de presentar la despesa real de l'esdeveniment desglossat per illes indicat el percentatge respecte del total de la despesa real que acrediti el compliment del percentatges indicats a l'aparat 1.1. lletra I) de l'Annex I corresponent a la convocatòria, en la part que fa referència a aquesta tipus d'esdeveniments.

5. Alineació de l'esdeveniment amb els objectius de desenvolupament sostenible (ODS) i l'Agenda 2030.

5.1 Negociació: es negociarà prenent com a referència la proposta presentada per l'entitat que sol·licita el patrocini amb relació a:

a) Oferta indicada a l'Annex 2G amb relació a l'alineació de l'esdeveniment amb els objectius de desenvolupament sostenible (ODS) i l'Agenda 2030.

5.2 Valoració: atès que un dels requisits de la convocatòria té establert un mínim de mesures de sostenibilitat relacionades amb els d'ODS que s'hauran d'executar durant el desenvolupament de l'esdeveniment, es valorarà favorablement la millora de l'oferta mínima establerta a la convocatòria, Annex I apartat 1.1. lletra D).

5.3 Justificació: atesa la comprovació de l'execució del criteri de negociació relatiu “Alineació de l'esdeveniment amb els objectius de desenvolupament sostenible (ODS) i l'Agenda 2030” en la fase de justificació del contracte s'haurà de lliurar la següent documentació:

a) Annex 4G

Memòria acreditativa de l'aplicació de mesures de sostenibilitat, ODS i l'Agenda 2030, signat electrònicament.

Durant l'execució del contracte, la descripció de possibles accions podrà adaptar-se sempre que aquestes no afectin el compliment de la mesura. En cas contrari s'aplicaran les penalitats estipulades als plecs. Els termes i condicions del lliurament d'aquesta documentació estan definits a l'apartat 4 i 4.2 de l'Annex A d'aquests plecs.

6. Altres criteris rellevants que es tindran en compte a la reunió de negociació.

Es negociarà prenent com a referència la proposta presentada per l'entitat que sol·licita el patrocini amb relació a l'esdeveniment sol·licitat.

Entre d'altres, es podrà negociar:

6.1 Comercialització de l'esdeveniment

a) Negociació: oferta indicada a l'Annex 2G amb relació a la comercialització de l'esdeveniment. Aquest criteri fa referència a la forma i acords de comercialització de l'esdeveniment mitjançant, entre d'altres; una plataforma en línia de comercialització (encara que sigui pròpia), una agència de viatges, col·laboració amb un turoperador per a la creació de paquets vocacionals. Per a esdeveniments amb participació sense cost, es comptabilitzarà la inscripció en línia com una plataforma en línia de comercialització.

b) Valoració: atès que la comercialització de l'esdeveniment i l'existència de possibles acords amb tercers incrementen el valor d'aquest, a la vegada que l'aproximen al públic objectiu, es valorarà l'existència d'accions de comercialització i d'acords amb tercers.

c) Justificació: atesa la comprovació de l'execució del criteri de negociació relatiu al “comercialització de l'esdeveniment”, en la fase de justificació del contracte, s'haurà de lliurar la següent documentació:

• Declaració responsable amb una descripció de les accions dutes a terme, acompanyada de captures de pantalla, fotografies, entre d'altres que acreditin aquestes accions. En el cas de tercers, una còpia del contracte o declaració responsable de l'entitat col·laboradora on es mencioni explícitament l'esdeveniment, signada electrònicament.

- Els termes i condicions del lliurament d'aquesta documentació està definit a l'apartat 4 i 4.1 de l'Annex A d'aquests plecs.

6.2 Mercats en els quals es realitza la promoció/publicitat de l'esdeveniment

a) Negociació: oferta indicada a l'Annex 2G amb relació als mercats en els quals es realitza la promoció/publicitat de l'esdeveniment. Aquest criteri fa referència als mercats en els quals es realitza de forma efectiva/activa la promoció/publicitat de l'esdeveniment. És obligatori que el contingut d'aquesta sigui en l'idioma del mercat en què es realitza o en el cas que sigui en un altre idioma que es pugui justificar aquest fet. No es tindran en compte mitjans locals/provincials de les Illes Balears.

b) Valoració: atès que la promoció de l'esdeveniment és una eina fonamental per a donar a conèixer la destinació com a ubicació de grans esdeveniments, a més de la millor via per arribar al públic objectiu nacional i internacional no resident, es valorarà els mercats on es realitza de forma activa promoció/publicitat de l'esdeveniment.

c) Justificació: atesa la comprovació de l'execució del criteri de negociació relatiu al “mercats en els quals es realitza la promoció/publicitat de l'esdeveniment”, en la fase de justificació del contracte, s'haurà de lliurar la següent documentació:

• Declaració responsable amb una descripció de les accions/campanyes dutes a terme, acompanyada de captures de pantalla, fotografies, peces gràfiques entre d'altres que acreditin aquestes accions i l'idioma emprat, signada electrònicament.

- Els termes i condicions del lliurament d'aquesta documentació està definit a l'apartat 4 i 4.1 de l'Annex A d'aquests plecs.

7. Espai propi dedicat en exclusiva a la marca de destinació a la qual es vincula l'esdeveniment.

Espai dedicat en exclusiva a la marca de destinació a la qual es vincula l'esdeveniment dins el recinte on es desenvolupa l'esdeveniment.

L'espai versarà sobre turisme vinculat a l'activitat esportiva, cultural, gastronòmica o sostenibilitat turística. Així mateix, l'entitat sol·licitant assumirà els costos derivats d'aquest.

En el cas d'esdeveniments itinerants o executats per etapes (exemple: curses, regates, etc.) serà suficient que aquests espai s'ubiqui a la sortida o arribada de dues de les etapes.

La inversió real mínima en aquest espai haurà de ser d'un 2 % amb relació a l'import total adjudicat per l'AETIB (ambdós impostos inclosos).

7.1 Negociació: es negociarà prenent com a referència la proposta presentada per l'entitat que sol·licita el patrocini i detallada a l'Annex 2G, amb relació a:

a) Espai: definició de l'espai destinat a l'acció

• Ubicació dins del recinte de l'esdeveniment
• Metres quadrats destinats
• Forma de delimitació de l'espai

b) Disseny:

• Línia gràfica
• Plànol de distribució dels espais dins de l'espai exclusiu

c) Construcció:

• Memòria de materials
• Plànol tècnic i estructural

d) Gestió de l'espai:

• Proposta d'activitats que es duran a terme durant l'esdeveniment
• Personal dedicat a l'atenció de l'espai (nombre de persones, horari, qualificació)

e) Pressupost:

• Pressupost d'inversió en l'espai exclusiu indicant el percentatge amb relació a l'import que es sol·licita a l'AETIB.

Dins d'aquest pressupost es podran incloure tant partides abonades per l'entitat sol·licitant, per altres entitats col·laborades com partides d'intercanvi, sempre que es pugui acreditar que han estat destinades a l'esdeveniment i edició patrocinada (exemple: indicar al concepte de les factures/contractes/acords el nom de l'esdeveniment, edició o “espai exclusiu AETIB”, declaració responsable de l'entitat que cursa l'intercanvi indicant l'esdeveniment, edició i “espai exclusiu AETIB”).

En el supòsit que l'import d'adjudicació atorgat per l'AETIB sigui inferior a l'import sol·licitat, es mantindrà l'oferta presentada pel que fa al percentatge compromès; no obstant això, l'import de la inversió ajustarà de manera proporcional a l'import finalment adjudicat.

Si a data del lliurament de la sol·licitud no es disposa del punt b) o c), s'haurà de lliurar a la fase de negociació. Sobre aquesta proposta es negociaran els termes i condicions. Atès que és un requisit, en cas de no arribar a un acord, l'esdeveniment resoldrà exclòs.

​​​​​​​7.2 Valoració: atès que disposar d'un espai propi al recinte on es dur a terme l'esdeveniment té un important valor de notorietat i imatge que impacta directament sobretot els assistents/participats, es valoraran de forma subjectiva els punts anteriorment definits. Així mateix, atès que un dels requisits de la convocatòria té establert un percentatge mínim d'inversió real a l'espai propi, es valorarà favorablement l'oferta presentada i la millora amb relació al pressupost estimat (Annex I apartat 1.1. lletra K). El percentatge de millora serà vinculant a l'execució i es deixarà reflectit al contracte.

La proposta lliurada podrà adaptar-se durant la fase de negociació fins a assolir les necessitats de l'AETIB.

7.3 Justificació: atesa la comprovació de l'execució del criteri de negociació relatiu “Espai propi dedicat en exclusiva a la marca de destinació a la qual es vincula l'esdeveniment” en la fase de justificació del contracte s'haurà de lliurar la següent documentació:

a) Annex 12G

Memòria acreditativa de l'espai propi dedicat en exclusiva a la marca de destinació a la qual es vincula l'esdeveniment: creació, construcció i gestió de l'espai propi de l'AETIB

Durant l'execució del contracte i, si escau, de la seva pròrroga, la proposta podrà experimentar variacions amb la finalitat d'adaptar-se a les mesures de seguretat del recinte que es determinin amb posterioritat a la presentació de la sol·licitud. Per aquest motiu, es podran produir modificacions respecte de la planificació inicial. No obstant això, quan aquestes alteracions afectin substancialment els termes inicialment acordats, hauran de ser comunicades a l'AETIB dins el termini establert i en la forma escaient.

Així mateix, en el supòsit que es redueixi el percentatge d'inversió ofert i recollit al contracte en relació amb l'import d'adjudicació concedit per l'AETIB, seran aplicables les penalitats previstes als plecs corresponents. Els termes i condicions del lliurament d'aquesta documentació està definit a l'apartat 4 i 4.6 de l'Annex A d'aquests plecs.

Pel que respecta a possibles variacions presentades a la sol·licitud de pròrroga, aquestes hauran de ser aprovades per l'AETIB. En cas de discrepàncies es podran fer els aclariments necessaris amb la finalitat d'arribar a un acord entre ambdues parts.

8. Proposta gràfica: compliment de l'apartat 1.1 lletra H) de l'Annex I de les bases de la convocaria.

Segons s'indica en aquest apartat, el nom de l'esdeveniment i la seva marca hauran de anar sempre acompanyats de la marca de destinació a la qual es vol vincular el patrocini, o bé, en cas que l'esdeveniment formi part d'una cadena d'esdeveniments, que aquest publiciti la marca de destinació en la cadena d'actuacions.

Per tant, en tot aquell material en el que es tingui previst incloure la marca de l'esdeveniment, aquesta s'haurà de substituir per la proposta gràfica aprovada (marca de l'esdeveniment + marca de destinació).

8.1 Negociació: es negociarà prenent com a referència la proposta presentada per l'entitat que sol·licita el patrocini i detallada a l'Annex 2G, amb relació a la proposta gràfica lliurada.

La proposta gràfica de l'esdeveniment s'haurà d'aprovar per part de l'òrgan de contractació de l'AETIB qui podrà sol·licitar les adaptacions que consideri oportunes. Així mateix, atès que és un requisit, en cas de no arribar a un acord, l'esdeveniment resoldrà exclòs.

Si a data del lliurament de la sol·licitud no es disposa, s'haurà de lliurar a la fase de negociació. Sobre aquesta proposta es negociaran els termes i condicions.

8.2 Valoració: atès que la proposta lliurada serà la imatge principal sobre la que es generarà la repercussió mediàtica de l'esdeveniment amb relació a la marca de destinació a la qual es vincula a l'esdeveniment i, per tant, impactarà directament als assistents/participants, es valorarà de forma subjectiva per part de l'òrgan de contractació amb relació a la estratègia i consideracions tècniques de l'AETIB.

La proposta lliurada podrà adaptar-se durant la fase de negociació fins a assolir les necessitats de l'AETIB.

8.3 Justificació: atesa que la proposta gràfica aprovada serà d'aplicació en tot aquell material gràfic/audiovisual emprat per a la publicitat i promoció de l'esdeveniment, sent aquest proposta gràfica present al material lliurat a la justificació, no serà necessari lliurar cap acreditació relativa a aquest punt concret.

1.3.2 Per finalitzar aquesta fase de negociació

Es deixarà constància a l'expedient de la proposta definitiva que regirà el contracte. Per aquest motiu, l'AETIB notificarà per mitjans telemàtics a l'entitat sol·licitant els nous termes i condicions de la seva oferta a conseqüència de l'esmentada negociació. L'entitat sol·licitant disposarà de tres dies hàbils, a comptar des de l'endemà a la recepció de la notificació, per confirmar o corregir les noves condicions pactades a la reunió de negociació i que s'inclouran al contracte de patrocini, amb l'advertiment exprés que, en cas de no fer-ho així, es considerarà desistida i s'arxivarà la seva sol·licitud, segons el que disposa l'article 68 de la Llei 39/2015. Per realitzar aquest tràmit es complimentarà l'Annex 9G.

1.4 FASE D'ADJUDICACIÓ I FORMALITZACIÓ DEL PATROCINI

D'acord amb l'establert a les instruccions internes esmentades, l'òrgan de contractació realitzarà l'adjudicació del contracte privat, i posterior formalització del contracte en el qual hi constaran les obligacions d'ambdues parts, les contraprestacions que rebrà finalment l'AETIB i la forma de justificar el patrocini en funció de les característiques de l'esdeveniment. Al contracte hi constarà expressament la cessió a l'AETIB de les imatges de l'esdeveniment per a usos no comercials. Així mateix, s'haurà de publicar al Plataforma de Contractació del Sector Públic.

Aquest contracte haurà de signar-se en el termini màxim de 15 dies hàbils des de l'adjudicació del contracte i sempre abans de l'inici de l'esdeveniment. En cas contrari, l'AETIB podrà resoldre no portar-lo a terme.

El patrocinat facilitarà el seguiment i control del contracte signat i, concretament, de la presència de les marques/logotips a l'esdeveniment patrocinat. Per tant, s'ha de reflectir la presència de les marques/logotips d'ambdues entitats en els mitjans i materials corresponents a l'organització dels diferents actes i accions previstes a l'esdeveniment i que s'estableixen al contracte.

Les marques de l'AETIB podran figurar tant en els elements de promoció prèvia a l'esdeveniment, com en els de la promoció que es durà a terme durant el desenvolupament d'aquest, o en la repercussió posterior als diferents mitjans de comunicació.

Així mateix, l'import d'adjudicació com a màxim estarà sempre dins els límits establerts a la convocatòria i mai podrà superar el 30 % de l'import del pressupost de despesa de l'esdeveniment ni de la despesa real efectiva una vegada realitzat i justificat (impostos inclosos). Tots els càlculs es realitzaran tenint en compte com a màxim dos decimals.

TIPUS D'ESDEVENIMENT		IMPORT* MÀXIM DEL PATROCINI (fins a)	% MÀXIM PATROCINI RESPECTE DEL PRESSUPOST DE DESPESA*
A. GRANS ESDEVENIMENTS ESPORTIUS			30 %
1. ESDEVENIMENTS DIRIGITS EXCLUSIVAMENT A ESPORTISTES PROFESIONALS
Ciclisme
	Carretera	500.000 €
	Altres modalitats	200.000 €
Golf		500.000 €
Tenis
	Circuit primer nivell: ATP Tour/WTA Tour	500.000 €
	Circuit segon nivell: ATP Challenger Tour/WTA 125	200.000 €
	Altres modalitats	200.000 €
Altres esports		200.000 €
2. ESDEVENIMENTS DIRIGITS AL PÚBLIC EN GENERAL
Tots els Esports		200.000 €
B. GRANS ESDEVENIMENTS CULTURALS
Cultura		500.000 €

* Impostos inclosos

1.5 FORMALITZACIÓ DE LA PRÒRROGA DEL PATROCINI

Atès que a aquests plecs es contempla la possibilitat de pròrroga, l'òrgan de contractació aprovarà aquesta, sempre que l'adjudicatari del contracte de patrocini l'hagi sol·licitat dins dels terminis establerts i hagi presentat la documentació indicada.

L'òrgan de contractació tramitarà la sol·licitud de pròrroga del contracte privat i, posteriorment, en formalitzarà la corresponent pròrroga, en la qual es farà constar l'obligació de l'entitat signant de complir els termes i les condicions estipulats en el contracte de referència. Igualment, s'hi deixaran reflectides aquelles variacions comunicades en la sol·licitud que s'ajustin als supòsits previstos a l'apartat 6.2.2 de l'Annex I de les bases de la convocatòria.

La documentació tècnica justificativa d'aquestes variacions es recollirà en un informe tècnic específic, el qual s'incorporarà com a part integrant de l'expedient de pròrroga per a la seva aprovació. El tècnic podrà demanar per escrit els aclariments que consideri oportuns a la sol·licitud presentada deixant-ne constància a l'expedient.

Aquesta pròrroga haurà de signar-se en el termini màxim de 15 dies hàbils des de la pròrroga del contracte i sempre abans de l'inici de l'esdeveniment. En cas contrari, l'AETIB podrà resoldre no portar-lo a terme.

El patrocinat facilitarà el seguiment i control de la pròrroga signada i vinculada al contracte original signat i, concretament, de la presència de les marques/logotips a l'esdeveniment patrocinat. Per tant, s'ha de reflectir la presència de les marques/logotips d'ambdues entitats en els mitjans i materials corresponents a l'organització dels diferents actes i accions previstes a l'esdeveniment i que s'estableixen al contracte.

Les marques de l'AETIB podran figurar tant en els elements de promoció prèvia a l'esdeveniment, com en els de la promoció que es durà a terme durant el desenvolupament d'aquest, o en la repercussió posterior als diferents mitjans de comunicació, sempre dins l'any natural de l'esdeveniment que es patrocina.

2. CONTRAPRESTACIÓ PER A L'AETIB

L'AETIB i l'entitat privada formalitzaran un contracte de patrocini privat en el qual es regularà la seva presència en els mitjans i materials corresponents a l'organització dels diferents actes i accions previstes en l'esdeveniment, com ara: invitacions, insercions publicitàries, panells o altres elements promocionals confeccionats amb motiu de l'esdeveniment presentat, en els quals se citarà el patrocini de l'AETIB i es reflectiran els seus respectius logotips corporatius i marques promocionals.

Es defineix com a contraprestació aquelles accions publicitàries on es garanteixen, per part de l'entitat licitadora, que s'inseriran les marques/logos de l'AETIB. En cas que, per les característiques del suport/acció, no es pogués inserir la marca/logotip, prèvia aprovació per part del servei de comunicació de l'AETIB (secció d'imatge), es podrà substituir per una menció.

L'entitat haurà d'especificar a l'Annex 2G, quines serien les contraprestacions/accions on hi seran presents les marques/logotips que determini l'AETIB, així com inserir un plànol del recinte o lloc on es desenvolupa l'esdeveniment, indicant la ubicació prevista de la marca turística i logotips institucionals (en el cas de curses, també s'inclourà un plànol del recorregut amb ubicació de les marques/logotips de l'AETIB). En aquest plànol s'haurà d'indicar quines marques s'inseriran a cadascuna de les ubicacions (llegenda). Sense el plànol, no es podran valorar les contraprestacions, per tant, és d'obligat lliurament.

Les contraprestacions es proposaran amb relació a l'import sol·licitat a l'AETIB. Aquestes es podran negociar a la fase de negociació i adequar a les necessitats de l'AETIB i, per tant, adaptar la seva execució, afegir-se o retirar-se si així es troba adient per part de l'òrgan de contractació.

Així mateix, estan obligats a convidar a la direcció de l'AETIB, a més de l'esdeveniment, a actes d'obertura i cloenda, rodes de premsa, presentacions i similars.

L'ús de les marques/logotips de l'AETIB s'ajustarà al que s'estableix a les Directrius sobre l'ús de les marques (ANNEX 8G) que formaran part del contracte. Si sorgeix qualsevol dubte, s'haurà de contactar amb la Secció d'Imatge de l'AETIB (ip@aetib.caib.es).

Les creativitats hauran d'integrar les marques/logotips i/o mencions, segon s'indiqui al Manual d'ús (Annex 8G).

• Marca de destinació
• Els logotips que determini l'AETIB segons pertoqui

Prèvia a la publicació del material gràfic/emissió del material audiovisual, se supervisarà per part de la Secció d'Imatge de l'AETIB, la ubicació de les marques/logotips i els esborranys de disseny. Per tant, s'haurà de remetre tota la documentació a la següent adreça electrònica ip@aetib.caib.es per tal d'obtenir la seva conformitat.

En referència als continguts en qualsevol mitjà/suport (incloses xarxes socials) s'haurà de remetre al Servei de Comunicació comunicacio@aetib.caib.es per tal d'obtenir la seva aprovació.

Per aquest motiu, s'haurà de lliurar tot el material a les adreces esmentades de l'AETIB, com a mínim amb 7 dies naturals d'antelació a la data prevista de publicació, sol·licitant la conformitat.

A continuació, es detallen els següents supòsits que les entitats sol·licitants hauran de tenir en compte:

a) En cas de no remetre el material a l'AETIB, serà l'entitat adjudicatària qui assumeixi la responsabilitat del mateix.

b) En cas que l'AETIB comuniqués discrepàncies respecte a l'aplicació de les seves marques/logotips/mencions/continguts, l'entitat es compromet a realitzar les actuacions necessàries d'alteració o rectificació.

c) En cas de no complir amb les Directrius establertes per part de l'AETIB, l'acció publicitària/promocional no es tindrà en compte als efectes de justificació i, per tant, com a repercussió mediàtica de l'esdeveniment per a les marques/logotips de l'AETIB.

d) En cas que no s'indiqui a l'ANNEX 2G la contraprestació, aquesta no podrà ser valorada, malgrat s'adjunti documentació o explicació aclaridora que no es tindrà en compte.

A la fase de justificació, l'entitat sol·licitant del patrocini haurà d'acreditar l'aplicació i compliment de les contraprestacions proposades. Així mateix, durant el desenvolupament de l'esdeveniment, l'entitat que ha rebut el patrocini tindrà la potestat de realitzar les modificacions necessàries en la descripció de la contraprestació per a donar-li compliment. En cap cas aquestes modificacions podran afectar al correcte compliment de la contraprestació. En cas contrari s'aplicaran les penalitats estipulades al l'apartat 4.5 i 4.6 de l'Annex A corresponent als plecs.

Dins d'aquest apartat de contraprestacions, i amb caràcter addicional als assets/suports previstos a l'apartat corresponent, s'inclouen les actuacions següents, l'execució de les quals tindrà caràcter obligatori:

• La campanya de publicitat per a la promoció i difusió de l'esdeveniment que compleix amb les directrius d'ús de les marques de l'AETIB.
• L'espai propi dedicat en exclusiva a la marca de destinació a la qual es vincula l'esdeveniment.

3. ALINEACIÓ DE L'ESDEVENIMENT AMB ELS OBJECTIUS DE DESENVOLUPAMENT SOSTENIBLE (ODS) I L'AGENDA 2030.

El turisme és el principal motor de l'activitat econòmica de la destinació, però les Illes Balears necessiten fer una passa més i dissenyar una estratègia on la circularitat i la sostenibilitat estiguin presents a totes aquelles actuacions que formen part de la cadena de valor de la destinació, per tal d'augmentar la competitivitat de la nostra destinació.

Per aquest motiu, i en línia amb la Unió Europea, on l'acció es trasllada vinculada a mesures concretes, es proposen 22 mesures per al compliment per part de l'esdeveniment pel qual se sol·licita el patrocini amb relació als objectius de desenvolupament sostenible (ODS) i l'Agenda 2030.

Aquests objectius s'entenen des d'un triple vessant: equitat social, eficiència econòmica i conservació ambiental, on totes les entitats que conformen la destinació han de treballar de forma conjunta.

Tan sols es valoraran aquelles propostes que detallin accions que no estiguin ja contemplades dins la normativa vigent en la matèria. A més, una acció no podrà justificar la correcte execució de dues o més mesures.

L'oferta de l'entitat sol·licitant es detallarà a l'Annex 2G. Una vegada lliurat aquest document no es podrà esmenar, encara que en la fase de valoració si podran adequar-se les accions propostes a les mesures seleccionades. D'aquest fet es deixarà constància a l'expedient.

Per tal que la proposta pugui ser valorada, s'estableix com a requisit que l'entitat sol·licitant indiqui a l'Annex 2G un mínim de 10 mesures relacionades amb els ODS entre les proposades per l'AETIB. En cas contrari, la sol·licitud quedarà exclosa. El compliment d'aquestes mesures es comprovarà a la fase de justificació.

Les mesures propostes per l'AETIB són les que es detallen a continuació:

DIMENSIÓ		CRITERI/MESURA	FORMA D'ACREDITACIÓ A LA JUSTIFICACIÓ
1	DIMENSIÓ SOCIAL                     ​​​​​​​DIMENSIÓ SOCIAL	Accessibilitat universal dels participants dins un ambient inclusiu en qualsevol de les seves formes.	Explicació de les actuacions dutes a terme, acompanyada de fotografies i/o suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura.
2		Actuacions efectives d'integració social que fomentin la participació igualitària i integradora a l'esdeveniment.
3		Impulsar la perspectiva de gènere al desenvolupament de l'esdeveniment, fomentant de forma activa l'apoderament de la dona i les nines.
4		Promoure la cultura local amb activitats dins de l'esdeveniment.
5		Contractació de joves estudiants en pràctiques per tal de donar accés a primeres experiències laborals i millora de currículum.	Còpia del convenis establerts amb centres educatius localitzats a les Illes Balears, a més de còpia dels contractes formalitzats. Pla formatiu que han desenvolupat durant la seva contractació on es detallin les tasques i funcions.
6		Economia social: donació d'excedents alimentaris a associacions sense ànim de lucre de les Illes Balears.	Còpia de convenis o acords de col·laboració, a més de l'albarà d'entrega signat on es detallin els excedents entregats a l'associació elegida. En el seu defecte, certificat emès per l'entitat beneficiària confirmant la recepció dels excedents alimentaris.
7	DIMENSIÓ ECONÒMICA	Promoure l'economia local: contractació d'empreses locals.	Explicació de les contractacions realitzades i còpia d'almenys 5 factures emeses a l'esdeveniment (entitat organitzadora) per empreses locals.
8		Promoure l'economia i gastronomia local: ús de productes locals Km zero (autòctons) i/o tradicionals de les Illes Balears (artesania).	Explicació dels productes locals Km zero (autòctons) i/o tradicionals que s'han emprat/inclòs a l'esdeveniment, acompanyada de factures, acords i/o de fotografies/suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura.
9		Emprar i/o facilitar a l'esdeveniment productes alimentaris ecològics i/o de temporada.	Explicació dels productes alimentaris ecològics i/o de temporada que s'han emprat/inclòs a l'esdeveniment, acompanyada de factures, acords i/o de fotografies/suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura.
10		Destinar com a mínim un 3 % de la despesa efectiva de l'esdeveniment (Annex 5G) a accions culturals, socials o ambientals que es desenvolupin a les Illes Balears.	Explicació dels projectes amb què s'ha col·laborat, així com la transferència realitzada per a cada projecte concret. El càlcul del percentatge es realitzarà amb relació a les dades facilitades a l'Annex 5G (impostos inclosos).
11	DIMENSIÓ MEDIAMBIENTAL	Pla de reciclatge i classificació de residus.	Còpia del pla de reciclatge i explicació de les actuacions dutes a terme, acompanyada de fotografies i/o suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura. Per a esdeveniments amb recollida selectiva, s'haurà d'acreditar la mesura, a més, mitjançant la factura d'abonament de les taxes, si n'és el cas.
12		Protecció de la biodiversitat local amb actuacions efectives de protecció de la fauna i/o flora.	Explicació de les actuacions dutes a terme, acompanyada de fotografies i/o suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura.
13		Protecció del medi marí i/o concretament de la posidònia oceànica.
14		Ús d'energies renovables per desenvolupar l'esdeveniment.	Explicació de les actuacions dutes a terme, acompanyada de fotografies i/o suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura. A més, certificat de l'instal·lador de la infraestructura/proveïdor del servei, on s'indiqui que s'ha fet ús d'energies renovables per desenvolupar l'esdeveniment i en quin percentatge respecte a la totalitat de l'energia emprada.
15		Mesures d'estalvi d'aigua i/o electricitat que afectin directament l'esdeveniment i siguin mesurables.	Explicació de les actuacions dutes a terme, acompanyada de fotografies i/o suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura. A més, estudi comparatiu amb relació a la darrera edició de l'esdeveniment, on es deixi constància dels estalvis realitzats, declarant la veracitat de les dades aportades. En cas de primera edició de l'esdeveniment, o bé, no poder comparar-se amb l'edició anterior per motius de canvi en la ubicació de celebració de l'esdeveniment, no s'exigirà estudi comparatiu.
16		Promoure la mobilitat sostenible facilitant als participants/assistents, mitjans de transport ecològics que no utilitzin combustibles fòssils.	Explicació de les actuacions dutes a terme, acompanyada de fotografies i/o suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura.
17	MESURES DIVULGATIVES	Mesures divulgatives: divulgació dels ODS en activitats destinades als participants/assistents de l'esdeveniment.	Explicació de les actuacions dutes a terme, acompanyada, si es disposa, del programa divulgatiu, formatiu o de conscienciació, així com fotografies i/o suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura.
18		Mesures formatives: formació sobre els ODS en cursos o fòrums, que formin part de l'esdeveniment, destinats a professionals.
19		Mesures de conscienciació: conscienciació dels ODS. El contingut de l'esdeveniment versa, en més d'un 80 %, sobre la sostenibilitat.
20	MESURES TECNOLÒGIQUES	Digitalització de la promoció (substitució de fulletons i cartelleria d'un ús per la promoció digital/en línia).	Explicació de les actuacions dutes a terme, acompanyada de captures de pantalla, documents en pdf, fotografies i/o suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura.
21		Implantació d'APP pròpia o webapp pròpia de l'esdeveniment o de l'entitat sol·licitant (en aquest darrer cas, és necessari un apartat exclusiu per l'esdeveniment) amb contingut informatiu de la destinació a què es vincula l'esdeveniment.	Explicació de l'APP o de la webapp, acompanyada de captures de pantalla, fotografies i/o suports audiovisuals, que demostrin que es compleix amb aquesta mesura.
22		Implantació de sistemes digitals efectius de mesurament de la satisfacció dels participants/assistents.	Explicació dels sistemes digitals implantats, així com una memòria dels resultats obtinguts.

Les mesures ofertes es podran negociar a la fase de negociació i, per tant, es podran adequar a les necessitats de l'AETIB i, per tant, adaptar la seva execució o inclús retirar-se si així es troba adient per part de l'òrgan de contractació, sempre que es compleixin amb les mesures mínimes establertes a l'apartat 1.1. lletra D) de l'annex I d'aquesta convocatòria.

4. JUSTIFICACIÓ I FORMA DE PAGAMENT

A continuació, es detallen les condicions de la justificació i la forma de pagament.

a) La justificació tècnica de l'esdeveniment s'haurà de presentar amb anterioritat a la presentació de la factura.

b) L'aportació de l'AETIB es farà efectiva una vegada finalitzat l'esdeveniment objecte del patrocini i prèvia presentació per part de l'entitat privada d'una memòria justificativa de l'esdeveniment realitzat. No es procedirà al pagament del patrocini fins que no s'hagi complert amb la presentació de la justificació i aquesta s'hagi conformat per l'AETIB.

c) L'entitat privada haurà d'acreditar, en qualsevol cas, el compliment de les condicions relatives a la presència de les marques, econòmiques i de mesurament de resultats mitjançant el lliurament de la següent documentació:

DOC A LLIURAR	TIPUS DE REGISTRE	FORMAT
ANNEX 3G Relació de documentació lliurada	Registre telemàtic	Excel emplenat PDF emplenat i amb signatura electrònica
Adjunt a l'ANNEX 3G: Dossier explicatiu i justificatiu de l'esdeveniment	Registre físic*, mitjançant la presentació de la documentació a les oficines de l'AETIB o per qualsevol dels mitjans previstos a l'article 16.4 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre. Si s'opta per presentar la documentació a les oficines de l'AETIB, serà necessari demanar cita prèvia per realitzar el registre.	Model d'instància descarregable al tràmit de la seu electrònica Còpia del registre telemàtic Dins del Pendrive/disc dur que inclogui el dossier explicatiu i justificatiu de l'esdeveniment
ANNEX 4G Memòria acreditativa de l'aplicació de mesures de sostenibilitat, ODS i l'Agenda 2030.	Registre telemàtic	PDF emplenat i amb signatura electrònica
ANNEX 5G Declaració responsable de la memòria econòmica de l'esdeveniment	Registre telemàtic	PDF emplenat i amb signatura electrònica
ANNEX 6G Mesurament de resultats	Registre telemàtic	PDF emplenat i amb signatura electrònica
ANNEX 11G Òptic fase de justificació	Registre telemàtic	Excel emplenat PDF emplenat i amb signatura electrònica
ANNEX 12G Memòria acreditativa de l'espai propi dedicat en exclusiva a la marca de destinació a la qual es vincula l'esdeveniment: creació, construcció i gestió de l'espai propi de l'AETIB	Registre físic*, mitjançant la presentació de la documentació a les oficines de l'AETIB o per qualsevol dels mitjans previstos a l'article 16.4 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre. Si s'opta per presentar la documentació a les oficines de l'AETIB, serà necessari demanar cita prèvia per realitzar el registre.	PDF emplenat i amb signatura electrònica Dins del Pendrive/disc dur que inclogui dossier explicatiu i justificatiu de l'esdeveniment

* El termini màxim de lliurament del Dossier explicatiu i justificatiu de l'esdeveniment que acompanya a l'Annex 3G i de l'Annex 12G serà de 10 dies hàbils a comptar des de l'endemà al del registre telemàtic.

Tots els documents aniran emplenats i signats electrònicament (a excepció dels formats Excel) pel representant legal de l'entitat qui, mitjançant una declaració responsable, manifestarà la veracitat a les dades aportades als documents (Annex 3G).

d) Només es considerarà vàlida la justificació presentada a través del mitjà telemàtic específic posat a disposició dels interessats en la Seu Electrònica del Govern de les Illes Balears. A excepció de l'adjunt a l'Annex 3G: ”Dossier explicatiu i justificatiu de l'esdeveniment” que es lliurarà tal com es descriu a punt c) d'aquest apartat 4.

e) El termini màxim de presentació de la documentació justificativa és de 120 dies naturals a comptar des de l'endemà de la finalització de l'esdeveniment. En el cas que s'incompleixi aquest termini:

i. Si la documentació justificativa fos lliurada entre el dia 121 i 130 (ambdós inclosos), l'AETIB aplicarà una penalització del 2 %, amb relació a l'import adjudicat (impostos inclosos), per dia de retard que es restarà de la quantia a abonar.

ii. Si la documentació justificativa fos lliurada des del dia 131 en endavant, el patrocini de l'AETIB quedarà sense efecte i no s'abonarà cap import.

f) La documentació justificativa haurà de complir amb les següents condicions per ser admesa a tràmit:

i. Classificada en carpetes per annexos.

ii. Dins dels annexos, els arxius hauran d'estar classificats per punts corresponents a l'Annex 3G i, dins de cada carpeta, les acreditacions numerades per cada acció promocional/publicitària o criteri de valoració que acrediten.

Exemple:

1. a_Memòria esdev

1_Memòria

2. l_Resum_RP

1_Sup Impresos

1_ Diari_Blau_211016

2_ Diari_Blau_211017

2_Ràdio

3_ Ràdio_KFR 211014

iii. La ruta de localització dels arxius (inclou totes les carpetes de la ruta + nom de l'arxiu) serà:

• Com a màxim de 20 caràcters inclosos els espais.
• No poden incloure cap símbol (*$%+-./#&·,()[]{}”=#¬)

En cas d'incompliment d'aquest requisit de lliurament, l'AETIB es reserva el dret de no admetre la documentació presentada i de formular el requeriment corresponent als efectes del seu compliment i esmena.

g) L'acceptació del patrocini implica que el material gràfic, fotogràfic i audiovisual presentat a les justificacions podrà ser emprat per l'AETIB per a la seva difusió i ús en activitats estratègiques.

h) En cas que es detectin deficiències a la documentació justificativa lliurada, es requerirà per a la seva esmena com a màxim en tres ocasions pel servei tècnic, amb un termini màxim de 10 dies hàbils a comptar des de l'endemà a la recepció del requeriment, per a la seva esmena. Aquest procediment es farà per mitjans telemàtics, de manera que quedarà constància a l'expedient. En cas que l'esmena no sigui correcta o que no s'esmeni la documentació requerida pel servei/tècnic designat, es procedirà a la valoració de la justificació amb la informació de què disposi el servei/tècnic de l'AETIB.

i) Una vegada validada la justificació tècnica, el servei/tècnic encarregat del seguiment de l'esdeveniment ho comunicarà a l'adjudicatari per a la presentació de la factura corresponent. En cas de no validar l'expedient per part del servei/tècnic encarregat, es motivarà aquest fet i es comunicarà a la direcció de l'AETIB, perquè prenguin les accions oportunes als efectes finalització del procediment.

4.1 RESPECTE DE L'ANNEX 3G “RELACIÓ DE DOCUMENTACIÓ LLIURADA”

S'ha d'adjuntar en un pendrive/disc dur i remetre a les oficines de l'AETIB un dossier explicatiu i justificatiu que inclogui:

a. Memòria de l'esdeveniment

b. Reportatge fotogràfic de l'esdeveniment

c. Material gràfic i audiovisual realitzat durant el desenvolupament de l'esdeveniment

d. Justificació del compliment de l'ús de les llengües oficials a l'Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears Decret 49/2018, de 21 de desembre (apartat 7 de l'Annex A d'aquests plecs)

• Copia de l'emissió o publicació de publicitat en mitjans locals de les Illes Balears on s'ha emprat el català, si n'és el cas d'haver-ne realitzat insercions a mitjans de les Illes Balears.
• Gravació de l'ús del català durant el desenvolupament de l'esdeveniment. S'inclouen les presentacions o rodes de premsa prèvies o posteriors a l'esdeveniment.
• Senyalització emprada durant el desenvolupament de l'esdeveniment on quedi reflectit l'ús del català.

e. Justificació de les contraprestacions indicades als plecs tècnics i/o al contracte. Declaració responsable del compliment de les Directrius d'ús de les marques Annex 8G.

 

e.1 Justificació de la campanya de publicitat per a la promoció i difusió de l'esdeveniment: (adjuntar els següents documents)

• Òptic real executat (Annex 11G) signat electrònicament.
• Memòria de contraprestacions realitzades

e.2 Justificació d'altres contraprestacions ofertes. (adjuntar els següents documents)

• Memòria de contraprestacions: acreditació de la realització de les contraprestacions signades al contracte.
• Plànol del recinte on s'ha desenvolupat l'esdeveniment (i en cas de curses, també plànol del recorregut) amb la ubicació real de les marques/logotips de l'AETIB (llegenda) donant compliment a les contraprestacions acordades, acompanyat de comprovants i/o proves gràfiques.

e.3 Justificació amb relació a l'apartat 5 de l'Annex A d'aquests plecs: “En concret, si l'esdeveniment disposa de pàgina web, aquesta ha d'informar al públic del suport financer de l'AETIB com patrocinador destacat de l'esdeveniment."

f. Justificació amb relació a l'alineació de l'esdeveniment amb els objectius de desenvolupament sostenible (ODS) i l'Agenda 2030.

• Justificació del número mínim d'ODS establert al contracte
• Lliurament de la documentació acreditativa que justifiqui la realització de les mesures contingudes al contracte signat.
  • Annex 4G signat electrònicament.
  • Documentació acreditativa inclosa al dossier explicatiu i justificatiu.

g. Justificació amb relació a la comercialització de l'esdeveniment.

• Declaració responsable amb una descripció de les accions dutes a terme.
• Documentació acreditativa (segons s'indica a l'apartat 1.3.1, punt 6/6.1 de l'Annex A d'aquests plecs).

h. Justificació amb relació als mercats en els quals s'ha realitzat la promoció/publicitat de l'esdeveniment

• Declaració responsable amb una descripció de les accions/campanyes dutes a terme.
• Documentació acreditativa (segons s'indica a l'apartat 1.3.1, punt 6/6.2 de l'Annex A d'aquests plecs).

i. Justificació de l'espai propi dedicat en exclusiva a la marca de destinació a què es vincula l'esdeveniment.

• Annex 12G Memòria acreditativa de l'espai propi dedicat en exclusiva a la marca de destinació a la qual es vincula l'esdeveniment: creació, construcció i gestió de l'espai propi de l'AETIB

j. Justificació econòmica de l'esdeveniment

• Annex 5G, signat electrònicament
• Documentació acreditativa inclosa al dossier explicatiu i justificatiu

k. L'entitat adjudicatària, en la justificació de les dues anualitats anteriors, no ha incorregut en algun incompliment en el lliurament de la justificació (apartat 1.2, punt 15 de l'Annex I).

No incorre en:

• No justificar dins del termini i en la forma escaient, incomplint amb les obligacions pròpies dels beneficiaris de subvencions o patrocinis atorgats per l'AETIB.
• No justificar els requisits mínims establerts en la convocatòria, la qual cosa suposa no abonar l'import total del patrocini signat.

l. Resum de la repercussió mediàtica: Clipping amb valor econòmic equivalent i inversió publicitària a mitjans (impresos, audiovisuals i en línia) –a preu de tarifa oficial- amb el valor econòmic equivalent.

Respecte de l'apartat l) Resum de la repercussió mediàtica, només es tindran en compte les justificacions publicades/emeses des de l'1 de gener de 2027/2028 (segons la edició que es patrocina) fins al lliurament de la documentació justificativa, sempre que vagin dirigides a promocionar l'esdeveniment patrocinat (edició 2027 i 2028 segons l'edició del contracte/pròrroga) i compleixin amb les Directrius sobre l'ús de les marques de l'AETIB (Annex 8G).

Els patrocinats hauran de numerar cadascuna de les accions promocionals/publicitàries que es presentin. També hauran de fer correspondre la mateixa numeració amb la documentació acreditativa relativa al concepte descrit i continguda al dossier explicatiu i justificatiu.

Per a cada acció noticiable a mitjans en línia, mitjans audiovisuals en línia i/o xarxes socials, a més de la captura de pantalla a la carpeta digital corresponent, s'ha d'incloure, al detall de l'Annex 3G, l'enllaç a la notícia. No es valoraran aquelles accions que no vagin acompanyades, en aquest document Annex 3G, de l'enllaç corresponent que dugui a la notícia a què fa referència.

Per tant, s'hauran d'adjuntar a l'Annex 3G els següents annexos:

• Annex 4G Memòria acreditativa de l'aplicació de mesures de sostenibilitat, ODS i l'Agenda 2030, signat electrònicament.
• Annex 5G Declaració responsable de la memòria econòmica de l'esdeveniment, signat electrònicament.
• Annex 6G Mesurament de resultats, signat electrònicament.
• Annex 11G Òptic fase de justificació, signat electrònicament (a més en Excel)
• ANNEX 12G Memòria acreditativa de l'espai propi dedicat en exclusiva a la marca de destinació a la qual es vincula l'esdeveniment: creació, construcció i gestió de l'espai propi de l'AETIB, signat electrònicament.

4.1.1 La repercussió mediàtica es comptabilitzarà de la següent forma:

1. Per a tots els suports/mitjans independentment de la seva cobertura:

a. Es tindrà en compte el 100 % del valor de tarifa oficial impostos no inclosos.

2. La repercussió mediàtica de les marques de les Illes Balears es divideix en:

a. Suports/mitjans nacionals i internacionals (inversió publicitària –a preu de tarifa oficial- i clipping). Repercussió fora de les Illes Balears (també s'inclou la local fora del territori de les Illes).

b. Suports/mitjans locals/autonòmics de les Illes Balears (inversió publicitària –a preu de tarifa oficial- i clipping). Repercussió a les Illes Balears.

3. La valoració de la repercussió mediàtica es farà sobre el preu de tarifa oficial impostos no inclosos.

4. L'import a justificar amb relació a la repercussió mediàtica de les marques de les Illes Balears s'haurà de justificar de la següent forma:

a. Repercussió mediàtica total per a les marques de les Illes Balears:

RMNIIB* ≥ [import adjudicat (impostos inclosos) x 12] + aportacions econòmiques dels Consells Insulars i/o entitats adscrites als Consells (impostos inclosos)

 RMTIB* es defineix com la repercussió mediàtica total que s'ajusta al Manual de directrius de l'ús de les marques de l'AETIB annex a aquests plecs.

El valor econòmic de la repercussió mediàtica del patrocini per a les marques de les Illes Balears (RMTIB) ha de ser igual o superior a la suma del duodècuple (12) de l'import adjudicat més l'aportació econòmica dels Consells Insulars i/o entitats adscrites als Consells. Aquesta valoració es farà sobre el preu de tarifa oficial impostos no inclosos.

En cas que a l'entitat sol·licitant hagi ofert a la fase negociació una millora als requisits mínims establerts a la convocatòria, el nou import mínim de RMTIB a justificar serà l'import ofert (impostos exclosos). D'aquest fet s'haurà de deixar constància per escrit a l'expedient.

b. Repercussió mediàtica en suports/mitjans nacionals i internacionals per a les marques de les Illes Balears:

RMNIIB* ≥ [import adjudicat (impostos inclosos) x 10] + aportacions econòmiques dels Consells Insulars i/o entitats adscrites als Consells (impostos inclosos)

RMNIIB* es defineix com la repercussió mediàtica en suports d'àmbit nacional i internacional que s'ajusta al Manual de directrius de l'ús de les marques de l'AETIB annex a aquests plecs. No es té en compte la repercussió mediàtica generada a mitjans d'àmbit balear.

El valor econòmic de la repercussió mediàtica del patrocini en suports d'àmbit nacional i internacional per a les marques de les Illes Balears (RMNIIB) ha de ser igual o superior a la suma del dècuple (10) de l'import adjudicat més l'aportació econòmica dels Consells Insulars i/o entitats adscrites als Consells. Aquesta valoració es farà sobre el preu de tarifa oficial impostos no inclosos.

En cas que a l'entitat sol·licitant hagi ofert a la fase negociació una millora als requisits mínims establerts a la convocatòria, el nou import mínim de RMNIIB a justificar serà l'import ofert (impostos exclosos). D'aquest fet s'haurà de deixar constància per escrit a l'expedient.

c. És a dir, en el cas que l'esdeveniment hagi rebut altres patrocinis i/o ajudes (convenis de col·laboració, subvencions, entre d'altres) per l'esdeveniment, per part d'algun dels Consells Insulars (Mallorca, Menorca, Eivissa i/o Formentera) o entitats en què aquest hi participi, aquest import s'haurà de sumar per calcular la RMTIB i la RMTIIB.

5. L'import a justificar amb relació a la repercussió mediàtica total de l'esdeveniment s'haurà de justificar de la següent forma:

a. Repercussió mediàtica total de l'esdeveniment:

RMTE* ≥ a l'import indicat a taula de l'apartat 1.1 de l'Annex I d'aquesta convocatòria per a la marca a la qual s'ha vinculat l'esdeveniment.

 * RMTE es defineix com la repercussió mediàtica total de l'esdeveniment

En cas que a l'entitat sol·licitant hagi ofert a la fase negociació una millora als requisits mínims establerts a la convocatòria, el nou import mínim de RMTE a justificar serà l'import ofert (impostos exclosos). D'aquest fet s'haurà de deixar constància per escrit a l'expedient.

b. Repercussió mediàtica en suports/mitjans nacionals i internacionals de l'esdeveniment:

RMNIE ≥ a l'import indicat a taula de l'apartat 1.1 de l'Annex I d'aquesta convocatòria per a la marca a la qual s'ha vinculat l'esdeveniment.

* RMNIE es defineix com la repercussió mediàtica en suports d'àmbit nacional i internacional de l'esdeveniment

En cas que a l'entitat sol·licitant hagi ofert a la fase negociació una millora als requisits mínims establerts a la convocatòria, el nou import mínim de RMNIE a justificar serà l'import ofert (impostos exclosos). D'aquest fet s'haurà de deixar constància per escrit a l'expedient.

6. La valoració de la repercussió mediàtica en tots els casos RMTIB, RMNIB, RMTE, RMNIE és impostos exclosos.

7. Amb relació a la repercussió mediàtica per a les marques de destinació de les Illes Balears, només es tindran en compte les accions que compleixin amb les Directrius sobre l'ús de les marques de l'AETIB (Annex 8G). En cas de no complir amb les Directrius establertes per part de l'AETIB, l'acció publicitària/promocional, tan sols es podran tenir en compte com a justificació de la repercussió mediàtica de l'esdeveniment.

8. Per a cada una de les accions noticiables a mitjans en línia, mitjans audiovisuals en línia i/o xarxes socials, a més de la captura de pantalla a la carpeta digital corresponent, s'ha d'incloure, al detall de l'Annex 3G, l'enllaç a la notícia. No es valoraran aquelles accions que no vagin acompanyades, en aquest document Annex 3G, de l'enllaç corresponent que dugui a la notícia a què fa referència.

El valor econòmic de la repercussió mediàtica del patrocini ha de complir amb els requisits de justificació estipulats en aquest punt.

4.1.2 En cas que el valor econòmic de la repercussió mediàtica sigui inferior a l'establert al contracte, l'AETIB procedirà a l'aplicació de les següents penalitats:

a) Quan la repercussió mediàtica total de l'esdeveniment (RMTE) i/o la repercussió mediàtica en suports/mitjans nacionals i internacionals de l'esdeveniment (RMNIE) sigui inferior al requisit mínim establert a l'apartat 1.1 lletra I) de l'Annex I d'aquesta convocatòria.

• No s'abonarà la quantia del patrocini atès que no compleix amb els requisits mínims establerts.

b) Quan la repercussió mediàtica total de l'esdeveniment (RMTE) i/o la repercussió mediàtica en suports/mitjans nacionals i internacionals de l'esdeveniment (RMNIE) sigui inferior als imports indicats al contracte, però superior al requisit mínim establert a l'apartat 1.1 lletra I) de l'Annex I d'aquesta convocatòria.

• Es calcularà el percentatge de reducció de la quantitat justificada amb relació a la quantia signada al contracte i s'aplicarà una penalització del 1 % per cada punt percentual no acreditat (en cas de decimals s'arrodonirà a la baixa). Aquest càlcul es farà amb relació a l'import d'adjudicació (impostos inclosos).

c) Quan la repercussió mediàtica total per a les marques de destinació de les Illes Balears (RMTIB) o la repercussió mediàtica en suports/mitjans nacionals i internacionals per a les marques de destinació de les Illes Balears (RMNIIB) sigui inferior al requisit mínim establert a l'apartat 4.1.1 l'Annex A corresponent als plecs d'aquesta convocatòria:

• No s'abonarà la quantia del patrocini atès que no compleix amb els requisits mínims establerts.

d) Quan la repercussió mediàtica total per a les marques de destinació de les Illes Balears (RMTIB) o la repercussió mediàtica en suports/mitjans nacionals i internacionals per a les marques de destinació de les Illes Balears (RMNIIB) sigui inferior a les quanties estipulades al contracte, però superior al requisit mínim establert a l'apartat 4.1.1 l'Annex A corresponent als plecs d'aquesta convocatòria.

• Només s'abonarà la quantitat proporcional equivalent al justificat segons el preu de tarifa oficial més impostos seguint el procediment de ponderació que es descriu a continuació i sense que es pugui superar l'import d'adjudicació (impostos inclosos) ni el 30 % de la despesa real efectiva (impostos inclosos) de l'esdeveniment.

Es realitzarà la valoració de cada repercussió mediàtica i es plasmarà de forma percentual sobre el total que s'ha de justificar (mai podrà ser superior a 100 %). Es calcularà la mitjana aritmètica i el resultat percentual serà el que es prendrà com a referència per calcular la quantia proporcional equivalent al justificat. Al resultat s'aplicaran els impostos corresponents. A continuació s'exposa un exemple:

ESTIPULAT SEGONS CONTRACTE
Import adjudicat	RMTIB1	RMNIIB1
100.000 €	100.000* 5 = 500.000 €	100.000 * 2,5 = 250.000 €
QUANTIA A ABONAR SEGONS IMPORTS JUSTIFICATS
RMTIB1	RMNIIB1	X	IMPORT A ABONAR
> 500.000 = 100 %	125.000 = 50 %	75 %	75.000 € + impostos

 ¹Incloses les aportacions econòmiques dels Consells Insulars i/o entitats adscrites als Consells (impostos inclosos). En aquest exemple no hi ha aportacions econòmiques dels Consells Insulars i/o entitats adscrites als Consells.

4.1.3 En cas que l'entitat no pogués acreditar o no acredités de forma suficient algun dels altres criteris de negociació (definits a l'apartat 1.3 punt 6 de l'Annex A dels plecs de la convocatòria), l'AETIB procedirà a l'aplicació de les següents penalitats:

a) Si l'import conformat pels tècnics amb relació a la repercussió mediàtica de les marques de l'AETIB (RMTIB i RMNIIB) compleix amb els requisits establerts al contracte:

• S'acceptarà d'ofici la no realització sense penalització.

b) Si l'import conformat pels tècnics amb relació a la repercussió mediàtica de les marques de l'AETIB (RMTIB i RMNIIB) no compleix amb els requisits establerts al contracte:

• S'aplicarà una penalització del 2 % per cada criteri no acreditat. Aquest càlcul es farà amb relació a l'import d'adjudicació (impostos inclosos).

4.2 RESPECTE DE L'ANNEX 4G “MEMÒRIA ACREDITATIVA DE L'APLICACIÓ DE MESURES DE SOSTENIBILITAT, ODS I L'AGENDA 2030“

El llistat de mesures definitives, resultant de les proposades l'Annex 2G en la fase de sol·licitud i amb posterioritat negociades a la fase de negociació, s'haurà d'acreditar segons es determina a l'apartat 3 de l'Annex A d'aquests plecs.

Per aquest motiu s'haurà de lliurar l'Annex 4G “Memòria acreditativa de l'aplicació de mesures de sostenibilitat, ODS i l'Agenda 2030 “, complimentat i signat electrònicament pel representant legal de l'entitat sol·licitant.

Durant l'execució del contracte, la descripció de possibles accions podrà adaptar-se sempre que aquestes no afectin el compliment de la mesura. En cas contrari s'aplicaran les penalitats estipulades als plecs.

En aquest document s'haurà d'incloure una breu explicació de la mesura realitzada , així com la pàgina del “Dossier explicatiu i justificatiu de l'esdeveniment” adjunt a l'Annex 3G on es lliura la documentació acreditativa de l'execució de la mesura ajustada a la documentació que s'indica al quadre de l'aparat 3 de l'Annex A dels plecs de la convocatòria.

4.2.1 En cas que l'entitat no pogués acreditar o no acredités de forma suficient alguna de les mesures de sostenibilitat (ODS i Agenda 2023), l'AETIB procedirà a l'aplicació de les següents penalitats:

a) En cas de no acreditar o acreditar de forma insuficient alguna mesura de sostenibilitat presentada com a millora a les mesures mínimes establertes com a requisit a l'apartat 1.1. lletra D) de l'Annex I d'aquesta convocatòria:

• S'aplicarà una penalització del 2 % per cada mesura no acreditada. Aquest càlcul es farà amb relació a l'import d'adjudicació (impostos inclosos).

b) En cas de no acreditar o acreditar de forma insuficient alguna mesura de sostenibilitat no arribant al número mínim establert com a requisit a l'apartat 1.1. lletra D) de l'Annex I d'aquesta convocatòria:

• No es podrà abonar el patrocini atès que s'ha incomplit un requisit fonamental establert a la convocatòria.

4.3 RESPECTE DE L'ANNEX 5G “DECLARACIÓ RESPONSABLE DE LA MEMÒRIA ECONÒMICA DE L'ESDEVENIMENT”

Per tal d'acreditar totes les qüestions que afecten la despesa efectiva de l'esdeveniment, l'entitat que rep el patrocini haurà d'acreditar mitjançant l'Annex 5G els següents termes:

a) La despesa efectiva de l'esdeveniment, l'import mínim corresponent al pressupost establert com a requisit a l'apartat 1.1. lletra I), de l'Annex I d'aquesta convocatòria, sempre segons la marca a què s'hagi vinculat el patrocini. En cas que l'entitat sol·licitant hagi ofert a la fase de negociació una millora als requisits mínims establerts a la convocatòria, el nou import mínim relatiu a la despesa efectiva de l'esdeveniment a justificar serà l'import ofert (impostos inclosos). D'aquest fet s'haurà de deixar constància per escrit a l'expedient.

b) Així mateix, l'AETIB mai podrà abonar un import superior al 30 % amb relació a la despesa real de l'esdeveniment (impostos inclosos) i tampoc podrà superar l'import d'adjudicació (impostos inclosos).

c) Que l'esdeveniment no ha rebut entre totes les entitats de caràcter públic o amb participació pública en concepte de patrocinis/ajudes/subvencions/col·laboracions un import superior al 70 % amb relació a la partida de despesa real de l'esdeveniment.

L'entitat adjudicatària haurà d'adjuntar a l'Annex 5G, per a cada quantia rebuda per part de les administracions i entitats públiques (s'inclouran ajudes en espècie valorades), un certificat, resolució u altre document que detalli/acrediti el finançament atorgat. En cas de no rebre cap quantia ni ajuda en espècie valorada per part de les administracions públiques s'haurà de presentar una declaració responsable deixant constància d'aquest fet.

La Secció Econòmica serà l'encarregada de revisar i informar respecte del lliurament d'aquests certificats, podent requerir les esmenes necessàries si així ho considera. En cas de no lliurar els certificats, resolucions u altres documents que detallis/acreditis el finançament atorgat i/o en cas de no esmenar dins el termini i en la forma escaient es procedirà a la resolució del contracte.

L'AETIB es reserva la potestat de realitzar a posteriori una comprovació de la justificació econòmica per mostreig aleatori de total la part econòmica, i en concret de les declaracions emeses respecte del doble finançament dels projectes.

En cas haver vinculat l'esdeveniment a la marca Illes Balears a la justificació hauran de presentar la despesa real de l'esdeveniment desglossat per illes indicat el percentatge respecte del total de la despesa real que acrediti el compliment del percentatges indicats a l'aparat 1.1. lletra I) de l'Annex I corresponent a la convocatòria, en la part que fa referència a aquesta tipus d'esdeveniments.

4.3.1 En cas que l'entitat no pogués acreditar o no acredités de forma suficient la justificació econòmica, l'AETIB procedirà a l'aplicació de les següents penalitats:

a) En cas de no acreditar o acreditar per sota l'import corresponent a la despesa real efectiva sigui inferior al requisit de pressupost de despesa mínima establerta a l'apartat 1.1. lletra I) de l'Annex I d'aquesta convocatòria:

• No s'abonarà la quantia del patrocini atès que no compleix amb els requisits mínims establerts.

b) En cas de no acreditar o acreditar per sota l'import corresponent a la despesa real efectiva amb relació a l'import de despesa ofert i que consta al contracte, però sent aquest superior al requisit mínim establert a l'apartat 1.1. lletra I) de l'Annex I d'aquesta convocatòria:

• Es calcularà el percentatge de reducció de la quantitat justificada amb relació a la quantia signada al contracte i s'aplicarà una penalització del 1 % per cada punt percentual no acreditat (en cas de decimals s'arrodonirà a la baixa). Aquest càlcul es farà amb relació a l'import d'adjudicació (impostos inclosos).

c) En cas que l'import del patrocini superi el 30 % de la despesa efectiva realitzada per a l'esdeveniment (impostos inclosos), l'import a abonar es reduirà fins a arribar a aquest percentatge.

d) En cas que l'import total de les participacions/ajudes/subvencions/col·laboracions de totes les entitats (incloses en espècie) de caràcter públic o amb participació pública a l'esdeveniment sigui superior al 70 % de la despesa real de l'esdeveniment, l'AETIB només abonarà l'import adjudicat fins a arribar com a màxim a aquest 70 % entre totes les institucions (impostos inclosos).

e) Per a d'esdeveniments vinculats a la marca Illes Balears, en cas de no complir amb el percentatges indicats a l'aparat 1.1. lletra I) de l'Annex I corresponent a la convocatòria:

• No s'abonarà la quantia del patrocini atès que no compleix amb els requisits mínims establerts.

4.4 RESPECTE DE L'ANNEX 6G “MESURAMENT DE RESULTATS”

L'entitat que rep el patrocini haurà de lliurar l'Annex 6G emplenat amb les dades referents a l'esdeveniment i edició patrocinada per l'AETIB signat electrònicament pel responsable legal de l'entitat.

Les dades contingudes dins d'aquest document hauran de concordar amb les dades aportades a l'Annex 3G, així com a la memòria y a altres document que es lliurin a la fase de justificació. En cas de manca de concordança es requerirà la seva esmena.

4.5 RESPECTE DE L'ANNEX 11G “ÒPTIC FASE DE JUSTIFICACIÓ” i MEMÒRIA ACREDITATIVA DE LES CONTRAPRESTACIONS

4.5.1 Campanya de publicitat per a la promoció i difusió de l'esdeveniment

Per tal d'acreditar l'apartat 1.1. lletra J) de l'Annex I d'aquesta convocatòria, l'entitat que rep el patrocini haurà de lliurar l'Annex 11G emplenat amb les dades referents a l'esdeveniment i edició patrocinada per l'AETIB signat electrònicament pel responsable legal de l'entitat.

Per a calcular el percentatge d'inversió haurà d'indicar l'import corresponent a la despesa real de l'esdeveniment que haurà de coincidir a l'import indicat a l'Annex 5G. En el cas d'incongruència entre ambdós documents prevaldrà l'indicat a l'Annex 5G.

L'import a justificar serà l'indicat al contracte signat (impostos inclosos), el qual l'entitat adjudicatària haurà d'acreditar en la fase de justificació, mitjançant l'òptic real executat (Annex 11G).

Per tant, s'haurà de justificar el patrocini segons s'indica a l'apartat 1.3.1 punt 1./1.3 a) de l'Annex A plecs de la convocatòria).

Durant l'execució del contracte, la planificació inicial podrà sofrir canvis respecte de la seva planificació inicial, encara que el percentatge d'inversió oferta no podrà disminuir.

La acreditació de totes les accions dutes a terme s'haurà de lliurar dins del document de memòria de l'esdeveniment.

4.5.2 Altres contraprestacions que s'ofereixen a l'AETIB i que formaran part de l'objecte d'execució del contracte

Així mateix, l'entitat que rep el patrocini s'haurà de acreditar mitjançant memòria les altres contraprestacions ofertes segons s'indica a l'apartat 1.3.1 punt 1./1.3 b) de l'Annex A plecs de la convocatòria).

4.5.3 En cas que l'entitat no pogués acreditar la inversió en la campanya de publicitat, l'AETIB procedirà a l'aplicació de les següents penalitats:

a) En cas de no acreditar o acreditar per sota el percentatge corresponent a la campanya de publicitat establerta al contracte amb relació a la despesa real efectiva:

• S'aplicarà una penalització del 2 % per cada punt percentual no acreditat (en cas de decimals s'arrodonirà a la baixa). Aquest càlcul es farà amb relació a l'import d'adjudicació (impostos inclosos).

b) En cas de no acreditar o acreditar per sota el percentatge corresponent a la campanya de publicitat establerta com a requisit a l'apartat 1.1. lletra J) de l'Annex I d'aquesta convocatòria:

• L'AETIB no abonarà el patrocini atès que s'ha incomplit un requisit fonamental establert a la convocatòria.

4.5.4 En cas de no acreditar o acreditar de forma insuficient alguna de les altres contraprestacions indicades al contracte, l'AETIB procedirà a l'aplicació de les següents penalitats:

a) Si l'import conformat pels tècnics amb relació a la repercussió mediàtica de les marques de l'AETIB (RMTIB i RMNIIB) compleix amb els requisits establerts al contracte:

• S'acceptarà d'ofici la no realització sense penalització.

b) Si l'import conformat pels tècnics amb relació a la repercussió mediàtica de les marques de l'AETIB (RMTIB i RMNIIB) no compleix amb els requisits establerts al contracte:

• S'aplicarà una penalització del 2 % per cada contraprestació no acreditada. Aquest càlcul es farà amb relació a l'import (impostos inclosos) que l'AETIB tenia prevists abonar com a resultat de la revisió de la documentació justificativa i que es veurà reduït per l'aplicació de la penalització.

4.6 RESPECTE DE L'ANNEX 12G “MEMÒRIA ACREDITATIVA DE L'ESPACIO PROPI DEDICAT EN EXCLUSIVA A LA MARCA DE DESTINACIÓ A LA CUAL SE VINCULA L'ESDEVENIMENT: CREACIÓ, CONSTRUCCIÓ I GESTIÓ DE L'ESPAI PROPI DE L'AETIB”.

a) Justificació de l'espai propi dedicat en exclusiva a la marca de destinació a la qual es vincula l'esdeveniment.

• Memòria acreditativa de l'espai propi dedicat en exclusiva a la marca de destinació a la qual es vincula l'esdeveniment: creació, construcció i gestió de l'espai propi de l'AETIB, signada electrònicament.

Per tal d'acreditar l'apartat 1.1. lletra K) de l'Annex I d'aquesta convocatòria, l'entitat que rep el patrocini haurà de lliurar l'Annex 12G emplenat amb les dades referents a l'esdeveniment i edició patrocinada per l'AETIB signat electrònicament pel responsable legal de l'entitat.

Respecte de l'apartat 1.1. lletra K) de l'Annex I corresponent a les bases de la convocatòria, l'import a justificar es determinarà aplicant el percentatge que consti al contracte signat sobre l'import d'adjudicació formalitzat. Aquest extrem haurà de ser acreditat per l'entitat adjudicatària en la fase de justificació mitjançant la memòria justificativa corresponent (Annex 12G).

Per al càlcul del percentatge d'inversió, s'haurà d'indicar l'import corresponent a la despesa real executada en l'actuació esmentada, així com l'import d'adjudicació establert al contracte signat.

Durant l'execució del contracte, la proposta subscrita al contracte podrà sofrir adaptacions per tal de complir amb les mesures de seguretat i salut del recinte. En el cas que aquestes adaptacions siguin substancials amb relació a la proposta signada, l'entitat que rep el patrocini haurà de comunicar per escrit aquest fet a l'AETIB. Així mateix, el percentatge d'inversió indicat al contracte amb relació a l'import d'adjudicació de l'AETIB no podrà disminuir.

4.6.1 En cas que l'entitat no pogués acreditar i/o no acredités suficientment, la realització de l'acció “espai propi dedicat en exclusiva a la marca de destinació” segons els acords assolits i/o la inversió en l'espai propi, l'AETIB procedirà a l'aplicació de les següents penalitats:

a) En cas de no acreditar la realització de l'acció segons els acords establerts al contracte, l'òrgan de contractació, mitjançant resolució determinarà la conformitat o no respecte de l'acció finalment executada. Per tant, la direcció de l'AETIB podrà determinar una penalització de com a màxim un 10 % amb relació a l'import d'adjudicació (impostos inclosos).

b) En cas de no acreditar o acreditar per sota el percentatge establert al contracte corresponent a la inversió, però sent superior al requisit mínim establert a l'aparat 1.1 punt K) de l'Annex I d'aquesta convocatòria:

• S'aplicarà una penalització del 0,5 % per cada punt percentual no acreditat (en cas de decimals s'arrodonirà a la baixa). Aquest càlcul es farà amb relació a l'import d'adjudicació (impostos inclosos).

c) En cas de no acreditar o acreditar per sota el percentatge corresponent al mínim establert a l'aparat 1.1 punt K) de l'Annex I d'aquesta convocatòria:

• L'AETIB no abonarà el patrocini atès que s'ha incomplit un requisit establert.

5. PUBLICITAT DELS PROJECTES FINANÇATS PER l'AETIB

La referència als patrocinis objecte d'aquesta convocatòria en publicacions, activitats de difusió, pàgines web i en general en qualssevol mitjans de difusió ha de complir els requisits que figuren a l'Annex 8G Directrius sobre l'ús de les marques de l'AETIB, a més d'estar supervisats per la secció d'Imatge de l'AETIB ip@aetib.caib.es

Les entitats receptores dels patrocinis de l'AETIB han d'esmentar l'origen d'aquest finançament i garantir-ne la visibilitat, en particular quan promoguin les actuacions de patrocini de les marques de Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera i/o Illes Balears i AETIB, o es faciliti informació coherent, efectiva i proporcionada dirigida a múltiples destinataris, inclosos els mitjans de comunicació i el públic.

En concret, si l'esdeveniment disposa de pàgina web, aquesta ha d'informar al públic del suport financer de l'AETIB com patrocinador destacat de l'esdeveniment.

Les obligacions de comunicació, publicitat i difusió dels projectes realitzats en el marc d'aquesta convocatòria i de l'ús de les marques i logotips de l'AETIB estan detallats a l'apartat 2 de l'Annex A d'aquests plecs i a l'Annex 8G adjunt a aquests.

6. PENALITATS I CRITERIS DE GRADUACIÓ

Les penalitats que s'imposin a la contractista pels incompliments detectats han de ser proporcionals a la gravetat. Aquestes penalitats s'aplicaran d'acord amb l'establert a l'apartat 4 de l'Annex A d'aquests plecs.

Per a la interposició de les penalitats, s'han de tenir en compte el principi general de proporcionalitat i la resta de criteris de graduació següents:

a) En el cas d'execució parcial de les obligacions contingudes en la present convocatòria o en el contracte, el grau de divisibilitat de l'activitat i de la finalitat pública perseguida en cada cas.

b) En el cas d'alteració de les condicions d'execució, el grau d'incidència en la satisfacció de la finalitat essencial del patrocini.

c) En el cas d'incompliment de les obligacions de difusió publicitària a què es pugui referir la convocatòria, s'han d'aplicar les regles especials següents:

 

1. Si encara és possible complir els termes prevists inicialment, l'òrgan de contractació ha de requerir a l'entitat que adopti les mesures de difusió corresponents en un termini de deu dies com a màxim, i advertir-la expressament de l'obligació de reintegrar el finançament, si no les adopta.

2. Si no és possible complir els termes prevists perquè les activitats ja s'han dut a terme, l'òrgan de contractació pot establir mesures alternatives, sempre que aquestes permetin la difusió del patrocini públic rebut amb el mateix abast que el que es preveia inicialment. En el requeriment que es dirigeixi a aquest efecte a l'entitat s'ha de fixar un termini de deu dies com a màxim perquè adopti les mesures i advertir-la expressament de l'obligació de reintegrar del patrocini, si no les adopta.

7. POLÍTICA LINGÜÍSTICA

En aplicació de les disposicions del Decret 49/2018, de 21 de desembre, sobre l'ús de les llengües oficials a l'Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears, la publicitat promoguda pel patrocinat en els mitjans de comunicació locals de l'àmbit de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears s'ha d'emetre normalment en català.

Així mateix, durant la celebració o execució de l'esdeveniment patrocinat, s'ha de preveure i s'ha d'assegurar l'ús de la llengua catalana sense perjudici de l'ús d'altres llengües.

Per tal d'assegurar el compliment de les disposicions contingudes al Decret 49/2018, de 21 de desembre, sobre l'ús de les llengües oficials en l'Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears, l'entitat patrocinada haurà de lliurar la següent documentació justificativa que acrediti l'ús del català:

1. Copia de l'emissió o publicació de publicitat en mitjans locals de les Illes Balears on s'ha emprat el català, si n'és el cas d'haver-ne realitzat insercions a mitjans de les Illes Balears.

2. Gravació de l'ús del català durant el desenvolupament de l'esdeveniment. S'inclouen les presentacions o rodes de premsa prèvies o posteriors a l'esdeveniment.

3. Senyalització emprada durant el desenvolupament de l'esdeveniment on quedi reflectit l'ús del català.

8. EXTINCIÓ DEL PATROCINI I RESOLUCIÓ DEL CONTRACTE

Seran causes d'extinció del patrocini de l'AETIB:

a) La falsedat de les dades aportades.

b) L'extinció de la personalitat jurídica de qualsevol de les parts.

c) L'acord mutu de les parts.

d) L'incompliment total o parcial de qualsevol de les condicions generals o particulars pactades, inclòs el fet de no seguir el procediment establert a l'apartat 6.2.2 de l'Annex I per a la sol·licitud, tramitació i aprovació de modificacions de les actuacions patrocinades, podrà constituir causa de rescissió del patrocini.

e) La realització per part del patrocinat d'actuacions que, a judici de l'AETIB, siguin contràries als objectius i finalitat de l'AETIB i que s'ajustin a l'apartat 1.2 de la convocatòria.

f) No lliurar o lliurar fora de termini la documentació justificativa del patrocini.

g) L'incompliment de les mesures de seguretat sanitàries necessàries d'acord amb la normativa i recomanacions vigents durant la celebració de l'esdeveniment.

h) Fomentar actituds masclistes, homòfobes o sexistes, que atemptin contra la igualtat de gènere o qualsevol altre punt recollit a l'apartat 1.2 de l'Annex I de la convocatòria.

i) L'incompliment de les lleis i decrets vigents i que afectin directament a l'execució del patrocini, entre d'altres:

i. L'incompliment de la Llei 8/2019, de 19 de febrer, de residus i sols contaminats de les Illes Balears (art. 25, punt 4 Mesures de prevenció d'envasos).

 

ii. L'incompliment del Decret 25/2018 de 27 de juliol, sobre la conservació de la Posidònia oceànica a les Illes Balears.

iii. L'incompliment del Reial decret 902/2020, de 13 d'octubre, d'igualtat retributiva entre dones i homes.

iv. L'incompliment del Decret 49/2018, de 21 de desembre, sobre l'ús de les llengües oficials a l'Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears, , quan resulti aplicable a les obligacions assumides pel patrocinat.

v. La Llei orgànica 3/2007, de 22 de març, per a la igualtat efectiva de dones i homes.

vi. La Llei 11/2016, de 28 de juliol, d'igualtat de dones i homes de les Illes Balears

 

j) L'incompliment durant la vigència del contracte de la normativa nacional i de la Unió Europea en matèria de protecció de dades personals, inclòs el Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d'abril de 2016, i la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals.

k) La imposició de sancions administratives fermes o condemnes judicials fermes relacionades amb l'activitat patrocinada o amb l'entitat patrocinada, quan aquestes puguin afectar negativament la imatge, el prestigi, la reputació o els interessos de l'AETIB.

l) La realització d'actuacions o la difusió de continguts que puguin ocasionar un perjudici reputacional greu a l'AETIB o a la imatge turística de les Illes Balears.

m) Qualsevol altra causa prevista en la legislació vigent o establerta expressament en el contracte.

9. PRERROGATIVES DE L'ADMINISTRACIÓ

Durant la vigència del contracte, l'òrgan de contractació ostentarà respecte a aquest la prerrogativa d'interpretar-lo, resoldre els dubtes que ofereixi el seu compliment, modificar-lo per raons d'interès públic, declarar la responsabilitat imputable a l'entitat col·laboradora arran de l'execució del contracte, suspendre l'execució d'aquest, acordar-ne la resolució i determinar-ne els efectes, de conformitat amb l'article 190 de la Llei 9/2017, de 8 de novembre, de Contractes del Sector Públic.

Els acords que adopti l'òrgan de contractació posaran fi a la via administrativa i seran immediatament executius.

Igualment, l'òrgan de contractació té les facultats d'inspecció de les activitats desenvolupades per les contractistes durant l'execució del contracte.

10. CIRCUMSTÀNCIES FORTUÏTES I/O DE FORÇA MAJOR

Ateses les circumstàncies actuals, s'estableixen els següents casos i els seus procediments d'aplicació, si n'és el cas:

• Circumstàncies fortuïtes o sobrevingudes: són situacions, esdeveniments o fets que es produeixen de manera inesperada i aliena a la voluntat de les parts, que no es podien preveure raonablement o que, tot i haver estat previstos, no es podien evitar ni impedir, i que poden afectar el desenvolupament o el compliment d'una determinada actuació.
• Força major: la generació d'aquesta circumstància imprevisible o inevitable suposa l'alteració de les condicions de l'obligació.

Dins d'aquests supòsits referits a circumstàncies fortuïtes i/o força major s'inclouen alertes sanitàries, pandèmies, tancaments d'espais aeris, tancament de fronteres i/o lliure trànsit de persones i mercaderies, declaracions d'estats d'alarma, emergència o anàlegs, atemptats terroristes, desastres naturals, entre d'altres de similars característiques.

A continuació, es determinen els procediments a seguir en cas que el desenvolupament de l'esdeveniment patrocinat es vegi afectat per una circumstància fortuïta i/o de força major.

En cas que per circumstàncies que es detallen en aquesta clàusula, les accions objecte del patrocini resultessin afectades, es podrà acordar una de les següents accions, prèvia aprovació per part de l'òrgan de contractació de la AETIB:

1. En cas de cancel·lació de l'esdeveniment per circumstància fortuïta i/o força major fins un dia abans de la celebració de l'esdeveniment, l'AETIB podrà abonar com a màxim un 25 % de la valoració de la repercussió mediàtica amb relació a les insercions publicitàries realitzades abans de l'esdeveniment i que hagin estat efectivament abonades per l'entitat organitzadora de l'esdeveniment. Queden exclosos d'aquest punt el clipping de mitjans i els intercanvis. El procediment a seguir serà el següent:

• Sol·licitud prèvia a l'òrgan de contractació de la AETIB amb una antelació mínima d'un dia laborable a la data prevista en el contracte per a la realització de l'esdeveniment. Aquesta sol·licitud anirà acompanyada d'un informe on es motivin clarament les causes que han dut a la cancel·lació de l'esdeveniment, argumentant i motivant quins fets l'han produïda i adjuntant la documentació justificativa que es consideri adient per a la justificació. En cas de considerar que no està prou justificada, no s'aprovarà l'acceptació de la cancel·lació.
• Que l'òrgan de contractació de la AETIB resolgui favorablement la sol·licitud de pagament per cancel·lació i ho comuniqui dins el termini i en la forma escaient. En cas de silenci administratiu, es dona per entesa la desestimació de la sol·licitud.
• L'entitat que rep el patrocini haurà de lliurar la documentació justificativa ajustant-se a les consideracions de l'Annex 3G. A més, adjuntarà una declaració responsable en la qual es manifesti que no han percebut cap quantia pel mateix concepte d'una altra entitat pública. En cas que sí hagin percebut una quantia, no es podrà abonar per duplicat un mateix concepte i la suma d'ambdues aportacions mai podrà ser superior al total de la repercussió mediàtica.

2. En cas de cancel·lació de l'esdeveniment per circumstància fortuïta i/o força major el mateix dia de l'inici de l'esdeveniment o durant la celebració d'aquest, es calcularà la part proporcional dels dies de duració de l'esdeveniment amb relació als indicats al contracte. Atès que no s'ha dut a terme la totalitat de l'esdeveniment, s'aplicarà aquesta proporcionalitat a l'import establert al contracte determinant el nou import màxim a abonar per part de l'AETIB. Aquesta proporcionalitat també s'aplicarà als imports de repercussió mediàtica indicats al contracte: RMTE, RMTNI, RMTIB i RMNIIB, i al pressupost previst també indicat. Per a la resta de criteris de negociació/requisits es mantindran els acords signats. El procediment a seguir serà el següent:

• Comunicació a l'òrgan de contractació de la AETIB del fet esdevingut dins dels 10 dies posteriors a la data de cancel·lació de l'esdeveniment (a comptar des de l'endemà). Aquesta comunicació anirà acompanyada d'una sol·licitud d'acceptació de la cancel·lació i que es motivarà mitjançant un informe on es reflecteixin les causes que han dut a la cancel·lació de l'esdeveniment, argumentant i motivant quins fets l'han produïda i adjuntant la documentació justificativa que es consideri adient per a la justificació. En cas de considerar que no està prou justificada, no s'aprovarà l'acceptació de la cancel·lació.
• Que l'òrgan de contractació de la AETIB resolgui favorablement la sol·licitud presentada ajustada a aquest apartat i ho comuniqui dins el termini i en la forma escaient. En cas de silenci administratiu, es dona per entesa la desestimació de la sol·licitud.
• L'entitat que rep el patrocini haurà de lliurar la documentació justificativa ajustant-se a l'apartat 4 de l'Annex I corresponent all plecs.

3. En cas de reprogramació de l'esdeveniment per circumstància fortuïta i/o força major, es podrà canviar de dates sempre que sigui dins l'any de la signatura del contracte i s'ajusti al següent procediment:

• Sol·licitud prèvia a l'òrgan de contractació de la AETIB amb una antelació mínima de 2 dies laborables a la data prevista en el contracte per a la realització de l'esdeveniment. Aquesta sol·licitud anirà acompanyada d'un informe on es motivin clarament les causes que han dut a la reprogramació de l'esdeveniment, argumentant i motivant quins fets l'han produïda i adjuntant la documentació justificativa que es consideri adient per a la justificació. En cas de considerar que no està prou justificat, no s'aprovarà l'acceptació de la reprogramació.
• Que l'òrgan de contractació de la AETIB resolgui favorablement la sol·licitud de reprogramació i ho comuniqui dins el termini i en la forma escaient. En cas de silenci administratiu, es dona per entesa la desestimació de la sol·licitud.

4. En cas de reubicació de l'esdeveniment per circumstància fortuïta i/o força major, es podrà canviar la ubicació de la celebració de l'esdeveniment o en el cas de curses en seu recorregut sempre que sigui dins el territori de les Illes Balears i s'ajusti al següent procediment:

• Sol·licitud prèvia a l'òrgan de contractació de la AETIB amb una antelació mínima de 10 dies laborables a la data prevista en el contracte per a la realització de l'esdeveniment. Aquesta sol·licitud anirà acompanyada d'un informe on es motivin clarament les causes que han dut a la reubicació de l'esdeveniment o el canvi en el recorregut de la cursa, argumentant i motivant quins fets l'han produïda i adjuntant la documentació justificativa que es consideri adient per a la justificació. En cas de considerar que no està prou justificat, no s'aprovarà l'acceptació de la reubicació.
• Que l'òrgan de contractació de la AETIB resolgui favorablement la sol·licitud de reubicació o canvi de recorregut de la cursa i ho comuniqui dins el termini i en la forma escaient. En cas de silenci administratiu, es dona per entesa la desestimació de la sol·licitud.

En cas de que la reubicació es produeixi fora de termini, es dirimirà a la fase de justificació la acceptació o no d'aquesta per part de l'òrgan de contractació.

5. En cas de variació en alguna contraprestació de l'esdeveniment per circumstància fortuïta i/o força major, es podrà canviar aquesta contraprestació vinculada a l'esdeveniment sempre que s'ajusti al següent procediment:

• Sol·licitud prèvia a l'òrgan de contractació de la AETIB amb una antelació mínima de 15 dies laborables a la data prevista en el contracte per a la realització de l'esdeveniment. Aquesta sol·licitud anirà acompanyada d'un informe on es motivin clarament les causes que han dut a la variació de la contraprestació indicant quines son les variacions concretes i, si escau, per quina altra contraprestació es substitueix, argumentant i motivant quins fets l'han produïda. La nova proposta no podrà ser en detriment dels interessos de l'AETIB. En cas de considerar que no està prou justificat o no s'ajusta a la estratègia o interessos de l'AETIB, no s'aprovarà l'acceptació de la variació.
• Que l'òrgan de contractació de la AETIB resolgui favorablement la sol·licitud de variació de la contraprestació i ho comuniqui dins el termini i en la forma escaient. En cas de silenci administratiu, es dona per entesa la desestimació de la sol·licitud.

En cas de que la variació en alguna contraprestació es produeixi fora de termini, es dirimirà a la fase de justificació la acceptació o no d'aquesta per part de l'òrgan de contractació.

11. CANVI DE NOM DE L'ESDEVENIMENT

Atès que tant la sol·licitud com la possible pròrroga es tramiten amb molta anterioritat a la data de celebració de l'esdeveniment patrocinat, s'estableix el següent procediment per tramitar un possible canvi de nom de l'esdeveniment.

En el cas que l'esdeveniment suprimeixi i/o incorpori nous patrocinadors, que afectin directament al naming de l'esdeveniment perquè formin part del mateix i modifiquin l'original, així com qualsevol altre modificació que afecti al nom (a excepció de la edició que s'entén correlativa), l'entitat que rep el patrocini està obligada a comunicar aquest fet a l'AETIB i sol·licitar la seva aprovació.

Aquesta comunicació formal es realitzarà mitjançant una sol·licitud de canvi de nom de l'esdeveniment (Annex 14G) que es cursa a través del tràmit específic del procediment la Seu Electrònica de la CAIB, amb un mínim de 30 dies naturals d'antelació a la data d'inici de l'esdeveniment. Fora d'aquest termini no es podrà atendre la petició.

En cas que en la fase de tramitació de la pròrroga ja es tingui coneixement del canvi de nom de l'esdeveniment, s'haurà d'adjuntar l'Annex 14G a la resta de documentació per tramitar la pròrroga amb el nou nom. Si el canvi en el naming únicament afecta l'edició de l'esdeveniment, no caldrà tramitar cap sol·licitud, atès que s'entén que la pròrroga del contracte comporta implícitament aquesta circumstància.

Una vegada cursada la sol·licitud dins del termini establert, l'òrgan de contractació emetrà resolució de canvi de nom de l'esdeveniment adjudicat. Aquest document s'adjuntarà a l'expedient.

12. PROTECCIÓ DE DADES

De conformitat amb el Reglament Europeu 2016/679 General de Protecció de dades personals i la LO 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades personal i garantia de drets digitals, els sol·licitants queden informats i accepten el tractament de les seves dades sota la responsabilitat de l'AETIB. La finalitat d'aquest tractament és poder executar aquestes ajudes de patrocini, essent necessàries per prestar el servei. Aquestes dades seran conservades d'acord amb els criteris d'arxiu aplicable i seran publicades com receptor d'aquest patrocini i d'acord amb les obligacions de transparència aplicables.

Així mateix, s'informa que poden exercir els drets d'informació, d'accés, de rectificació, de supressió, de limitació, de portabilitat, d'oposició i de no inclusió en tractaments automatitzats davant del responsable del tractament, carrer de Rita Levi, núm. 4 07121, Parc Bit, Palma, Illes Balears o en la següent adreça de correu electrònic: dpd@aetib.caib.es

Amb posterioritat també pot presentar una reclamació davant de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) o posar-se en contacte amb el nostre delegat en la següent adreça: dpd@aetib.caib.es

13. CONFIDENCIALITAT

Qualsevol informació confidencial revelada per l'AETIB a l'entitat amb la qual es formalitzin esdeveniments objecte d'aquesta convocatòria durant la seva vigència es mantindrà amb caràcter estrictament confidencial per a la part receptora, la qual es compromet a utilitzar aquesta informació únicament per a la finalitat per a la qual li ha estat revelada per l'emissor, excepte en cas d'imperatiu legal.

Així mateix, la confidencialitat tindrà caràcter recíproc entre ambdues parts, de conformitat amb el que disposa l'article 14 de la Llei 19/2013, de 9 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, en relació amb la protecció dels interessos econòmics i comercials a què fa referència el seu apartat h).

La part receptora protegirà la informació confidencial de l'emissor contra qualsevol ús no autoritzat o revelació a tercers, en els mateixos termes i amb el mateix nivell de diligència amb què protegeix la seva pròpia informació confidencial. L'accés a aquesta informació quedarà restringit únicament a aquells empleats de l'entitat col·laboradora que hagin de conèixer-la estrictament per al compliment de les obligacions derivades de l'execució de l'esdeveniment.

14. LLENGÜES D'UTILITZACIÓ EN AQUEST PROCEDIMENT

Tota la documentació administrativa i tècnica que s'ha de presentar en aquesta convocatòria ha de ser en una de les dues llengües oficials de la CAIB. En cas que la justificació (certificats d'emissió, entre d'altres) es lliuri en un idioma diferent dels oficials de la CAIB, s'haurà d'aportar una traducció jurada.

15. RÈGIM JURÍDIC APLICABLE

D'acord amb la Instrucció 2/2018 l'ATB (actual AETIB) considera com a regla general els patrocinis com un contracte privat, d'acord amb l'establert a l'article 26.2 de la Llei 9/2017, de 8 de novembre de contractes del sector públic i per aquest s'ha de regir quant a la preparació i adjudicació, en defecte de normes específiques, per la Secció 1 i 2 del Capítol I del Títol I del Llibre II d'aquesta llei, i en les disposicions de desenvolupament, aplicant-se supletòriament les restants normes de dret administratiu o, si escau, les normes de dret privat, segons correspongui per raó del subjecte o entitat contractant. Quant als seus efectes i extinció, es regirà pel dret privat.

16. UTILITZACIÓ DE MITJANS TELEMÀTICS

La sol·licitud de participació en el procediment i la justificació de l'execució del contracte, com també qualsevol altra comunicació amb l'Administració, s'ha de realitzar exclusivament amb la utilització de mitjans telemàtics, d'acord amb l'article 15.3.a) de la Llei 4/2021, de 17 de desembre.

La sol·licitud de participació en el procediment i la justificació de l'execució del contracte, així com altres comunicacions amb l'Administració, s'han de realitzar per mitjans telemàtics, d'acord amb l'article 14.3.a) de la Llei 39/2015.

Les notificacions que hagi de practicar l'Administració s'han de realitzar per mitjans telemàtics, de conformitat amb el que disposen els articles 40 i 41 de la Llei 39/2015.

ANNEXOS

ANNEX 2G Informació de l'esdeveniment i oferta amb relació als criteris de negociació

ANNEX 3G Relació de documentació lliurada

ANNEX 4G Memòria acreditativa de l'aplicació de mesures de sostenibilitat, ODS i l'Agenda 2030

ANNEX 5G Declaració responsable de la memòria econòmica de l'esdeveniment

ANNEX 6G Mesurament de resultats

ANNEX 7G Briefing de comunicació

ANNEX 8G Directrius sobre l'ús de les marques de l'AETIB

ANNEX 9G Model de confirmació dels acords de la fase de negociació

ANNEX 10G Model d'òptic fase sol·licitud

ANNEX 11G Model d'òptic fase de justificació

ANNEX 12G Memòria acreditativa de l'espai propi dedicat en exclusiva a la marca de destinació a la qual es vincula l'esdeveniment: creació, construcció i gestió de l'espai propi de l'AETIB

ANNEX 13G Documentació adjunta a la sol·licitud de pròrroga

ANNEX 14G Sol·licitud de canvi de nom de l'esdeveniment

ANNEX B Localització de l'expedient a l'AETIB

ANNEX C Model de declaracions responsables

ANNEX D Model de certificat esdeveniment que està dirigit exclusivament a esportistes professionals​​​​​​​