BUTLLETÍ OFICIAL DE LES ILLES BALEARS

Mitjançant un acord del Consell de Govern de 9 de desembre de 2016 es va aprovar la política de gestió documental del Govern de les Illes Balears (BOIB núm. 155, de 10 de desembre) com a obligació democràtica d'aquesta Administració d'alinear-se amb altres objectius estratègics d'alt nivell polític, com són la transparència, l'accés a la informació pública, el bon govern i la rendició de comptes —mandats establerts en la Llei 19/2013, de 9 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern.

Després de vuit anys des de l'aprovació de la política de gestió documental del Govern de les Illes Balears, hi ha hagut canvis organitzatius —com la creació del Departament d'Administració Electrònica—, tecnològics i legals que afecten la implantació de l'administració electrònica a l'Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears.

La política de gestió de documents electrònics del Govern de les Illes Balears que es proposa aprovar estableix el marc general d'actuació per gestionar els documents electrònics que formen part del fons documental del Govern de les Illes Balears, que n'asseguri l'autenticitat, la integritat, la confidencialitat, la disponibilitat, la traçabilitat, l'eficàcia i l'eficiència en el tractament, el control, la recuperació i la conservació.

La cooperació entre les administracions públiques és essencial per proporcionar els serveis als ciutadans i garantir-los el dret a relacionar-s'hi per mitjans electrònics. Perquè aquesta cooperació sigui fluida, es requereixen unes condicions que permetin la interoperabilitat.

Els beneficis d'implantar una correcta política de gestió de documents electrònics del Govern de les Illes Balears són indubtables, la qual cosa  permetrà mostrar correctament l'evidència de les activitats dels departaments i les unitats dependents; documentar la presa de decisions; facilitar la rendició de comptes i la transparència administrativa; complir amb els requisits legislatius i normatius de l'organització; oferir protecció i suport en cas de conflicte o litigi; interrelacionar-se amb els administrats i altres administracions, i mantenir la memòria col·lectiva.

Els ciutadans confien que els serveis disponibles per mitjans electrònics es prestin en unes condicions de seguretat equivalents a les que es troben quan passen personalment per les oficines de l'Administració. Per això, l'administració electrònica ha de conjugar la transparència administrativa i el dret d'accés als documents amb la protecció d'altres drets fonamentals com ara la intimitat de les persones i altres restriccions recollides en l'ordenament jurídic.

La política s'ha de publicar i ha d'estar disponible durant la seva vigència pels mitjans que es considerin oportuns.

Per tot això, el Consell de Govern, a proposta del conseller d'Economia, Hisenda i Innovació, en la sessió de 29 de novembre de 2024, adoptà, entre d'altres, l'Acord següent:

Primer. Aprovar la política de gestió de documents electrònics del Govern de les Illes Balears.

Segon. Publicar aquest Acord i l'annex en el Butlletí Oficial de les Illes Balears.

Palma, 29 de novembre de 2024

La secretària del Consell de Govern Antònia Maria Estarellas Torrens