BUTLLETÍ OFICIAL DE LES ILLES BALEARS

 I 

El turisme constitueix una eina essencial per al canvi i la reorientació de la societat actual cap a un món més resilient i sostenible. La quantitat de recursos que són necessaris per al desenvolupament de l'activitat turística la converteixen en una activitat que requereix planificació exhaustiva i continuada, per poder contribuir de forma eficaç a la consecució dels ODS (Objectius de Desenvolupament Sostenible) i l'Agenda 2030.

D'altra banda, el sentiment de saturació turística per part dels residents fa que sigui necessari impulsar actuacions fora de temporada alta que actuïn com accions traccionadores de la demanda a la temporada mitjana i baixa. A més la volàtil situació internacional que es tradueix amb una manca de seguretat internacional i inestabilitat en els mercats, fa que cada temporada turística sigui un repte continu per a la destinació amb relació al comportament dels mercats emissors.

Així mateix, els imprevisibles i canviants fenòmens atmosfèrics i geològics on l'alteració climàtica és tangible, fan necessari impulsar mesures i actuacions concretes que ajudin a fer realitat el canvi cap a la sostenibilitat sostinguda de les destinacions turístiques, especialment sensibles als canvis climàtics. Així mateix, la societat demanda una transformació encaminada a l'optimització dels recursos existents cercant l'equilibri d'aquests.

L'Organització Mundial del Turisme (OMT) defineix el turisme sostenible com aquell que s'orienta a satisfer les necessitats dels turistes actuals, generant ingressos i benestar social en la destinació, però, a la vegada, que es protegeix i millora les oportunitats del futur. És a dir, està enfocat cap a la gestió de tots els recursos, de forma que se satisfacin les necessitats econòmiques i socials, i a la vegada es respecti la integritat cultural, els processos ecològics essencials, la diversitat biològica i els sistemes de suport de la vida. 

El plantejament dels projectes involucrats en el turisme des d'un criteri de sostenibilitat, requereix entendre l'activitat turística, no com un resultat d'unes actuacions concretes, sinó com un model de gestió per processos i procediments, impregnats de principi a fi per l'essència del respecte a l'entorn on es desenvolupen i a les persones que els impulsen.

II

Respecte al marc regulador d'aquesta convocatòria, la tramitació dels expedients de patrocini privat es realitzarà d'acord amb l'establert a l'Annex A d'aquesta resolució i l'establert a la Instrucció 2/2018 del director gerent de l'ATB per la qual s'estableix la regulació específica i tramitació dels expedients dels contractes privats de patrocini que formalitzi l'ATB (actual AETIB), de 5 d'abril de 2018, amb la ratificació prèvia del Consell de Direcció de l'ATB (actual AETIB) de 5 d'abril de 2018.

L'Agència d'Estratègia Turística de les Illes Balears (AETIB), en virtut de l'establert a l'article 3 del Decret 18/2018, de 22 de juny, pel qual es reorganitza, es reestructura i es regula l'Agència d'Estratègia Turística de les Illes Balears i modificat pel Decret 4/2022, de 28 de febrer, té entre les seves finalitats, l'elaboració de l'estratègia turística per a la millora del posicionament internacional de les Illes Balears. Un dels objectius de l'AETIB és crear una oferta diferenciada que creï valor i que es dirigeixi a segments específics; a més, les Illes Balears disposen d'actius turístics que han de ser recuperats, valorats i potenciats.

Un dels objectius establerts a l'AETIB per als propers anys, és, mantenir i diversificar l'origen dels mercats emissors en turisme, a partir de la diversificació de l'oferta i la desestacionalització del destí. Dins d'aquest objectiu, estan els patrocinis de grans esdeveniments, culturals i esportius, de gran repercussió mediàtica i fora de temporada alta.

Els patrocinis són una eina per a la millora de la destinació gràcies a la inversió en actuacions claus per l'augment de la seva competitivitat des del vessant de la qualitat atès que permeten exercir un efecte tractor sobre la demanda turística i tenen un efecte dinamitzador del sector privat. Contribueixen a la diversificació de l'oferta de la destinació i possibiliten la generació de feina i activitat, afavorint la cohesió territorial i propiciant la desestacionalització de la destinació.

Per tal d'optimitzar el recursos existents i fomentar la simplificació documental a l'administració pública, a la vegada que s'impulsen projectes a mig termini, aquesta convocatòria és bianual, és a dir, per aquells esdeveniments que tindran lloc als anys 2025 i 2026. 

Per l'any 2025 i 2026, l'estratègia de l'AETIB és optimitzar els recursos disponibles focalitzant el seu esforç en esdeveniments culturals i esportius. Amb aquesta actuació, s'estableixen sinergies transversals entre les diferents competències que es gestionen des de la Conselleria de Turisme, Cultura i Esports de la qual depèn com òrgan instrumental l'AETIB.

Els esdeveniments culturals i esportius són experiències motivadores que atrauen turistes i impulsen l'allargament de la temporada. Per tant, la inversió en el patrocini d'esdeveniments que es realitzin a les Illes Balears, i la posicionin com a destinació cultural i esportiva, és una eina que ajudarà al foment de l'oferta i a l'increment de la competitivitat de la destinació als mercats emissors.

Així mateix, els grans esdeveniments, que se cerca patrocinar amb aquesta convocatòria, hauran de reportar un alt grau de satisfacció a les persones residents i als turistes, representant una experiència significativa que els faci més conscients dels problemes de la sostenibilitat i fomenti en ells unes pràctiques turístiques sostenibles.

Aquestes pràctiques van en consonància amb l'estratègia en l'àmbit europeu i mundial que les diferents entitats tant públiques com privades estan duent a terme en els darrers anys on l'aplicació de mesures vinculades a les tres dimensions de la sostenibilitat, estan presents en la seva cadena de valor com una part més de la producció o generació del servei.  

En el nostre cas, com ens que gestiona l'Estratègia de Sostenibilitat Turística en Destinació, posem l'èmfasi en l'actuació sobre el destí tenint en compte les seves característiques i necessitats i la dirigim al conjunt de l'ecosistema turístic específic de la destinació, és per això que aquestes actuacions i iniciatives que provenen dels actors socials han de tenir un fort impacte en la millora de la competitivitat.

La voluntat de l'AETIB és que la participació en aquesta convocatòria per a la formalització de contractes privats de patrocini amb entitats privades estigui subjecta als principis de publicitat, transparència, concurrència, objectivitat, igualtat, no discriminació, eficàcia i eficiència de la utilització dels recursos públics. La participació en aquesta convocatòria suposa l'acceptació dels termes i condicions establerts, que s'annexen a aquesta resolució.

A efectes d'aquesta convocatòria, són grans esdeveniments aquells que presenten unes característiques diferenciadores i particulars que fan que la seva presència als mitjans de comunicació i, per tant, la repercussió mediàtica sigui elevadíssima i amb un alt impacte respecte d'altres esdeveniments, generant una notorietat amb una gran cobertura nacional i internacional que transcendeix l'àmbit local i posiciona la destinació en el top of mind del públic objectiu.

En conseqüència, l'AETIB considera que, per poder patrocinar esdeveniments d'aquest tipus, aquest han de tenir una repercussió mediàtica mínima per anualitat que ha de ser molt elevada: 12 milions per a la marca Illes Balears, 6 milions per a la marca Mallorca, 2 milions per a la marca Menorca, 2,5 milions per a la marca Eivissa i 1,3 milions per a la marca Formentera (euros).

Així mateix, el pressupost destinat a aquests esdeveniments també és considerablement més elevat, per tal de fer front a una actuació tan rellevant. Per aquest motiu, s'estableixen uns pressuposts mínims per anualitat molt per damunt d'altres esdeveniments: 3.000.000 € per a la marca Illes Balears, 1.500.000 €  para la marca Mallorca, 500.000 € per a la marca Menorca, 625.000 € per a la marca Eivissa i 325.000 € per a la marca Formentera.

L'aportació en concepte de patrocini per part de l'AETIB no podrà superar en cap cas el 30% amb relació al pressupost de despesa de l'esdeveniment (impostos inclosos) i de la despesa real efectiva (impostos inclosos) i s'ajustarà als màxims establerts a la convocatòria segons el producte/subproducte al qual es vincula l'esdeveniment.

La convocatòria va dirigida a les entitats privades (amb ànim de lucre o sense ànim de lucre) i federacions esportives, amb les quals l'AETIB realitzarà contractes de patrocini privat per a l'execució de l'activitat que desenvolupen, i que, per la seva importància i rellevància pel que fa al públic que hi participa i la seva repercussió en els mitjans de comunicació, suposaran una gran repercussió de les nostres marques turístiques.

Per tot això, amb l'autorització prèvia de la despesa per a aquesta convocatòria,  s'aproven, annexos a aquesta resolució, els plecs de condicions generals de la convocatòria i els annexos que l'acompanyen.

Resolc

Primer.- Aprovar la convocatòria pública per la tramitació dels expedients de contractació que es derivin de les sol·licituds de patrocinis de grans esdeveniments amb entitats privades que generin repercussió mediàtica per a les marques de les Illes Balears i l'Agència d'Estratègia Turística de les Illes Balears (AETIB) durant l'any 2025 i 2026, que s'adjunten com ANNEX I en aquesta resolució.

Segon.-  Aprovar els plecs de condicions generals que han de regir la tramitació dels expedients de contractació que es derivin de les sol·licituds de patrocinis de grans esdeveniments amb entitats privades que generin repercussió mediàtica per a les marques de les Illes Balears i l'Agència d'Estratègia Turística de les Illes Balears (AETIB) durant l'any 2025 i 2026,  que s'adjunten com ANNEX A en aquesta resolució.

Tercer.- Aprovar els annexos ANNEX 2G, ANNEX 3G, ANNEX 4G, ANNEX 5G, ANNEX 6G,  ANNEX 7G, ANNEX 8G, ANNEX 9G, ANNEX 10G, ANNEX 11G, ANNEX 12G, ANNEX 13G, ANNEX 14G, ANNEX B, ANNEX C, que es troben disponibles a la pàgina web d'AETIB i la seu electrònica de la CAIB.

Tercer.- Ordenar la publicació en el BOIB d'aquesta resolució.

Interposició de recursos

Contra aquesta resolució —que exhaureix la via administrativa— es pot interposar recurs potestatiu de reposició davant el president de l'AETIB en el termini d'un mes a comptar des de l'endemà de la seva publicació en el BOIB, d'acord amb el que estableixen l'article 57 de la Llei 3/2003, de 26 de març, de règim jurídic de l'Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears (BOIB núm. 44, de 3 d'abril) i l'article 123 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, de procediment administratiu comú de les administracions públiques (BOE núm. 236, de 2 d'octubre).

També es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el jutjat contenciós administratiu, en el termini de dos mesos des de l'endemà de la publicació en el BOIB, d'acord amb el que estableix l'article 46 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, de la jurisdicció contenciosa administrativa.

 

Palma en data de la signatura electrònica (22 de novembre de 2024)

L'òrgan de contractació de l'AETIB María Isabel Sáez Sastre (Per Resolució del President de l'AETIB de 14 d'agost de 2023, de delegació de signatura)

 

ANNEX I Bases de la convocatòria pública per la tramitació dels expedients de contractació que es deriven de les sol·licituds de patrocinis amb entitats privades per a grans esdeveniments culturals i esportius que generin repercussió mediàtica mínima per a les marques de les Illes Balears i l'Agència d'Estratègia Turística de les Illes Balears (AETIB), durant l'any 2025 i 2026.

1. ÀMBIT OBJECTIU, TIPOLOGIA I NECESSITATS A SATISFER

L'objecte d'aquesta convocatòria, pública i oberta, és oferir la possibilitat de formalitzar contractes privats de patrocini amb entitats privades que duguin a terme grans esdeveniments culturals i esportius a les Illes Balears i que generin una elevada repercussió mediàtica i notorietat per a les marques de Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera o Illes Balears i l'AETIB, tot millorant la competitivitat i la sostenibilitat turística de les Illes.

Aquests esdeveniments s'hauran d'iniciar dins d'un dels següents períodes:

A) Des de l'1 de gener al 30 de juny de 2025 i del 15 de setembre al 31 de desembre de 2025. Així mateix, l'esdeveniment no podrà durar més de 10 dies a comptar des de la data d'inici del mateix i sempre s'haurà de realitzar dins de l'any 2025.

B) Des de l'1 de gener al 30 de juny de 2026 i del 15 de setembre al 31 de desembre de 2026. Així mateix, l'esdeveniment no podrà durar més de 10 dies a comptar des de la data d'inici del mateix i sempre s'haurà de realitzar dins de l'any 2026.

Per tant, dins d'aquesta convocatòria es podran cursar els següents tipus de sol·licitud: 

•   Per a l'edició de 2025
•   Per a l'edició de 2025, amb possibilitat de pròrroga per a l'edició de 2026
•   Per a l'edició de 2026

La intenció amb el patrocini d'aquests grans esdeveniments culturals i esportius és potenciar l'estratègia turística de les Illes Balears a través de l'impuls econòmic i d'imatge de marca per tal de posicionar la destinació en el top of mind del públic objectiu. Els patrocinis d'aquests esdeveniments, que han d'estar vinculats directament a la promoció d'alguns dels productes turístics definits per l'AETIB, es converteixen en una plataforma molt útil i versàtil que permet transmetre els valors inherents a les marques turístiques de Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera o Illes Balears de forma dinàmica, propera i directa al públic objectiu.

Els patrocinis de grans esdeveniments són una plataforma dinàmica i polivalent que permet arribar al públic objectiu i transmetre els valors inherents a les marques turístiques de Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera o Illes Balears de forma propera i directa.

A efectes d'aquesta convocatòria, són grans esdeveniments aquells que presenten unes característiques diferenciadores i particulars que fan que la seva presència als mitjans de comunicació i, per tant, la repercussió mediàtica sigui elevadíssima i amb un alt impacte respecte d'altres esdeveniments, generant una notorietat amb una gran cobertura nacional i internacional que transcendeix l'àmbit local i posiciona la destinació en el top of mind del públic objectiu.

Tots els esdeveniments han d'estar sempre vinculats a una de les marques de destinació: Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera o Illes Balears. En el cas que l'esdeveniment es desenvolupi en més d'una illa, i compleixi amb els percentatges d'inversió indicats a l'apartat 3, es considerarà que es promociona i, per tant, es vincula a la marca Illes Balears.

A continuació, es defineix què considera l'AETIB com a esdeveniments culturals i esportius:

• Definició d'esdeveniment cultural: és tota aquella celebració, planificada i organitzada prèviament i directament vinculada al sector de la cultura, on es desenvolupen activitats relacionades amb l'art entès com la manifestació de l'activitat humana mitjançant la qual s'interpreta el que és real o es plasma allò que és imaginari amb recursos plàstics, lingüístics o audiovisuals, demostrant així unes habilitats, capacitats o destreses.

En relació als esdeveniments musicals, queden exclosos:

• Aquells esdeveniments, l'objecte principal dels quals, no sigui la música en directe. Això no exclou, que dins d'un esdeveniment musical es puguin dur a terme qualque actuació que no sigui en música en directe.
• Aquells esdeveniments, l'objecte principal dels quals, sigui l'actuació d'un artista o grup musical aïllat, és a dir, que no estigui contemplat dins un programa musical global com un festival o recital.

• Definició d'esdeveniment esportiu: és tota aquella celebració, planificada i organitzada prèviament i directament vinculada al sector dels esports, on es desenvolupen activitats relacionades amb l'exercici físic subjecte a unes normes i es demostren habilitats, capacitats, destreses o força física.

Així mateix, per poder optar al patrocini, els grans esdeveniments, hauran de complir amb els següents requisits:

1.1 Requisits dels esdeveniments

Es consideren grans esdeveniments susceptibles d'obtenir patrocini aquells que compleixin tots els requisits generals següents:

A) Els que s'ajustin a la definició de grans esdeveniments.

B) Que siguin esdeveniments que el seu promotor sigui una empresa/entitat privada o una federació esportiva.

C) Que siguin esdeveniments culturals o esportius (ajustats a la definició indicada a l'apartat 1 Annex I) i que fomentin la creació, diversificació i comercialització d'aquests productes estratègics per l'AETIB.

D) Que incloguin el desenvolupament d'actuacions vinculades als Objectius de Desenvolupament Sostenible (ODS). Per tal que la proposta pugui ser valorada, s'estableix com a requisit que l'entitat sol·licitant indiqui a l'Annex 2G un mínim de 8 mesures relacionades amb els ODS entre les proposades per l'AETIB. Atès que aquestes mesures hauran de ser efectivament dutes a terme durant el desenvolupament de l'esdeveniment, l'AETIB comprovarà la seva correcta execució a la fase de justificació.

E) Que l'esdeveniment estigui avalat per altres entitats públiques segons es detalla a l'apartat 6.1.1.

F) Que l'esdeveniment s'iniciï dins un dels següents períodes:

 

i. Des de l'1 de gener al 30 de juny de 2025 i del 15 de setembre al 31 de desembre de 2025. Així mateix, l'esdeveniment no podrà durar més de 10 dies a comptar des de la data d'inici del mateix i sempre s'haurà de realitzar dins de l'any 2025.

ii. Des de l'1 de gener al 30 de juny de 2026 i del 15 de setembre al 31 de desembre de 2026. Així mateix, l'esdeveniment no podrà durar més de 10 dies a comptar des de la data d'inici del mateix i sempre s'haurà de realitzar dins de l'any 2026.

 

G) L'àmbit territorial d'aquesta convocatòria se circumscriu als esdeveniments que es desenvolupen de forma efectiva al territori de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears.

i. En el cas d'esdeveniments esportius conformats per etapes a diferents localitzacions, on les Illes Balears són una més dins el circuit de l'esdeveniment, tan sols es podrà tenir en compte el pressupost de despesa proporcional corresponent a l'etapa que es duu a terme a les Illes.

 

ii. En el cas de regates, es podran patrocinar aquelles que comencin o finalitzin a un port de les Illes Balears, així com aquelles que es desenvolupin en la seva totalitat a les Illes.

iii. En el cas d'esdeveniments en línia, aquests estaran obligats a també desenvolupar-se físicament i simultàniament a una localització situada a les Illes Balears (de forma presencial).

H) Que al nom de l'esdeveniment/marca acompanyi la marca de destinació a què es vol vincular el patrocini, o bé, en cas què, l'esdeveniment formi part d'una cadena d'esdeveniments, que aquest publiciti la marca de destinació en la cadena d'actuacions.

La proposta creativa s'haurà d'aprovar per part de l'òrgan de contractació de l'AETIB.

I)   Que l'esdeveniment compleixi amb els requisits mínims per anualitat de repercussió mediàtica i pressupost de despesa. Segons la marca a què es vinculi l'esdeveniment, els criteris són:

i. Repercussió mediàtica total mínima de l'esdeveniment (RMTE) -inversió publicitària –a preu de tarifa oficial- i clipping-.

ii. Repercussió mediàtica en mitjans nacionals i internacionals mínima de l'esdeveniment (RMNIE) -inversió publicitària –a preu de tarifa oficial- i clipping. Fora de les Illes Balears.

iii. Pressupost de despesa mínim total destinat a l'execució de l'esdeveniment.

 

MARCA	REPERCUSSIÓ MEDIÀTICA* TOTAL MÍNIMA (RMTE)	REPERCUSSIÓ MEDIÀTICA* NACIONAL + INTERNACIONAL MÍNIMA (RMNIE)	PRESSUPOST DE DESPESA** MÍNIM
ILLES BALEARS	12.000.000 €	6.000.000 €	3.000.000 €
MALLORCA	6.000.000 €	3.000.000 €	1.500.000 €
MENORCA	2.000.000 €	1.000.000 €	500.000 €
IBIZA	2.500.000 €	1.250.000 €	625.000 €
FORMENTERA	1.300.000 €	650.000 €	325.000 €

 

*Impostos exclosos

**Impostos inclosos

En el cas d'esdeveniments que incloguin alguna de les accions excloses als punts 9  de l'apartat 1.2 de l'Annex I d'aquesta convocatòria, tan sols es podrà patrocinar la part de l'esdeveniment corresponent a les accions que l'AETIB pot patrocinar. Així mateix, també s'haurà d'aplicar aquest criteri al pressupost de la despesa, descomptant la part corresponent a l'acció exclosa.

Amb relació al pressupost de despesa/ingressos es comptabilitzaran totes aquelles despeses i ingressos generats per l'esdeveniment per al qual es sol·licita el patrocini, independentment de l'entitat a la qual s'imputin. Per tal de poder realitzar una possible comprovació posterior, serà obligatori que al concepte de la factura/acords/despesa quedi reflectit el nom de l'esdeveniment i l'edició (anualitat) per a la qual se sol·licita el patrocini.

L'AETIB es reserva la potestat de realitzar a posteriori una comprovació de la justificació econòmica per mostreig aleatori del total de la part econòmica, i en concret de les declaracions/certificats emesos respecte del doble finançament dels esdeveniments.

J) Entre totes les entitats organitzadores de l'esdeveniment, entre les quals es trobarà l'entitat adjudicatària, es comprometen a contractar una campanya de publicitat per a la promoció i difusió de l'esdeveniment, amb la presència de les marques/logotips de l'AETIB, valorada com a mínim en un 4% sobre el pressupost previst impostos inclosos.

La valoració d'aquest percentatge es farà a preu de tarifa oficial impostos exclosos.

A la justificació es comprovarà la seva execució amb relació a l'import de despesa real efectiva de l'esdeveniment (ANNEX 5G)

K) L'entitat sol·licitant s'haurà d'encarregar de disposar, dins del recinte on té lloc l'esdeveniment patrocinat, d'un espai dedicat en exclusiva a la marca de destinació a la qual es vincula l'esdeveniment. Aquest espai versarà sobre turisme vinculat a l'activitat esportiva, cultural o gastronòmica. Així mateix, l'entitat sol·licitant assumirà els costos derivats d'aquest.

En el cas d'esdeveniments itinerants o executats per etapes (exemple: curses, regates, etc.) serà suficient que aquest espai s'ubiqui a la sortida o arribada de dues de les etapes.

La inversió real mínima en aquest espai haurà de ser la següent:

i. El primer any de contracte un 1,5% amb relació a l'import total adjudicat per l'AETIB (ambdós impostos inclosos).

ii. En el cas de disposar de pròrroga del contracte, el segon any de contracte un 2% amb relació a l'import total adjudicat per l'AETIB (ambdós impostos inclosos).

L) Que l'esdeveniment no rebi entre totes les entitats de caràcter públic o amb participació pública en concepte de patrocinis/ajudes/subvencions/col·laboracions un import superior al 70% amb relació a la partida de despesa real de l'esdeveniment (ambdues partides inclouran les ajudes amb espècie).

M) Que l'esdeveniment no rebi cap patrocini/ajuda/col·laboració econòmica per a la publicitat o promoció d'una destinació turística diferent de les existents a la Comunitat Autònoma de les Illes Balears. 

En la fase de justificació de l'esdeveniment es comprovarà que els requisits mínims han estat assolits.

Amb el compliment d'aquests requisits, els grans esdeveniments incrementaran la qualitat de l'oferta turística i del producte turístic, a més de l'aplicació de mesures efectives de sostenibilitat. Així mateix, impulsaran la competitivitat, la diversificació i el posicionament de la destinació.

1.2 Exclusions

Queden exclosos d'aquesta convocatòria aquells esdeveniments que no compleixin amb l'estratègia turística de l'AETIB i concretament amb els següents punts:

1.- Esdeveniments que no compleixin els requisits mínims o condicions establertes en aquesta convocatòria i, més concretament, els que no s'ajustin a l'objecte de la convocatòria.

2.- Projectes i accions que no es puguin classificar com a grans esdeveniments.

3.- Esdeveniments amb contingut polític, religiós o sexual.

4.- Esdeveniments amb contingut discriminatori de qualsevol índole o que enalteixi actituds violentes, homòfobes, d'odi o sexistes, que atempti contra la igualtat de gènere. Aquest punt es fa extensiu a la publicitat dels esdeveniments, on queda prohibida qualsevol referència masclista, que mostri a la dona en rols i estereotips sexistes contraris als ideals de la igualtat.

5.- Esdeveniments que atemptin contra qualsevol dels principis i valors democràtics.

6.- Esdeveniments que vagin en contra de la imatge que l'AETIB vol traslladar respecte de les seves marques i les destinacions que les conformen.

7.- Patrocinis sol·licitats per entitats, l'activitat econòmica principal de les quals sigui agència de publicitat o mitjans de comunicació.

8.- Esdeveniments que rebin ajudes/col·laboracions de cases d'apostes o jocs d'atzar, begudes alcohòliques de més de 20º, marques de tabac o cigarretes electròniques. 

9.- Fires, mercats, trobades, jornades, congressos, simposis, fòrums, exposicions, tallers, workshops, fam-trips, press-trips, esdeveniments centrats en el lliurament de premis (no a conseqüència del desenvolupament normal d'un esdeveniment) o accions similars a les anteriorment descrites.

10.- Patrocinis a clubs esportius, quan aquells tinguin la finalitat de patrocinar l'equip o equips que formen part del Club.

11.-  Equips esportius.

12.-  Les entitats o organismes públics en general, i més concretament els que pertanyen al Govern de les Illes Balears, als Consells Insulars i a ajuntaments.

13.- Les entitats que no estiguin al corrent del pagament de les obligacions econòmiques contretes amb l'AETIB, al corrent de les obligacions tributàries amb la CAIB, amb l'Estat i amb la Seguretat Social.

14.-  Els esdeveniments que en la justificació de les dues anualitats anteriors hagin incorregut en algun dels següents fets:

 

i.  No justificar dins del termini i en la forma escaient, incomplint amb les obligacions pròpies dels beneficiaris de subvencions o patrocinis atorgats per l'AETIB.

ii. No justificar els requisits mínims establerts en la convocatòria, la qual cosa suposarà no abonar l'import total del patrocini signat.

15.-  Esdeveniments que ja hagin sol·licitat algun patrocini/col·laboració/subvenció/ ajuda per part de l'AETIB per a la mateixa edició. Si bé, en el cas de resultar inadmesos, exclosos o presentar renuncia al procediment prèviament sol·licitat, podran iniciar un nou procediment dins d'aquesta convocatòria.

2. PRINCIPIS GENERALS DE LA CONVOCATÒRIA

Aquesta convocatòria pública es duu a terme sobre la base dels principis de publicitat, transparència, concurrència, objectivitat, cooperació, igualtat, no discriminació, eficàcia i eficiència en la utilització dels recursos públics per al desenvolupament de l'objecte de l'esdeveniment que millori la competitivitat turística de les Illes.

Aquesta convocatòria parteix de la base que són els promotors de l'esdeveniment qui assumeixen l'organització i els seus costos. Per això, sol·liciten una aportació per donar suport a la celebració de l'esdeveniment, ja que consideren que té repercussió turística i que l'aportació pública millorarà la rendibilitat de l'esdeveniment, en concepte d'imatge i notorietat.

3. PRESSUPOST DE LA CONVOCATÒRIA

La present convocatòria té un pressupost màxim de 5.000.000 € (impostos inclosos) finançats de la següent forma:

• Import màxim de 2.500.000 € (impostos inclosos) al Capítol VI – Inversions Reals del pressupost de l'AETIB per a l'exercici 2025, condicionat a l'existència de crèdit adequat i suficient al pressupost de l'AETIB per l'anualitat 2025
•  Import màxim de 2.500.000 € (impostos inclosos) al Capítol VI – Inversions Reals del pressupost de l'AETIB per a l'exercici 2026, condicionat a l'existència de crèdit adequat i suficient al pressupost de l'AETIB per l'anualitat 2026.

En el cas que la partida anual reservada sigui insuficient, aquesta podrà ser ampliada, a criteri de la direcció, en funció de la disponibilitat pressupostària.

Així mateix, en el cas que a data 1 de setembre de l'anualitat corresponent no s'hagi exhaurit la totalitat de la disponibilitat pressupostària, l'AETIB podrà disposar dels romanents, que seran destinats a altres projectes segons les necessitats, tenint en compte la partida pressupostària i capítol al qual varen ser assignats.

Segons el tipus d'esdeveniment els imports màxims que adjudicarà l'AETIB en concepte de patrocini són els que es detallen a continuació, encara que, en qualsevol cas, mai podrà superar el 30% amb relació al pressupost de despesa de l'esdeveniment (impostos inclosos) i de la despesa real efectiva (impostos inclosos).

TIPUS D'ESDEVENIMENT		IMPORT** MÀXIM DEL PATROCINI (fins a)	% MÀXIM PATROCINI RESPECTE DEL PRESSUPOST DE DESPESA**
CULTURAL		500.000 €	30%
ESPORTIU	Tenis i ciclisme en carretera	500.000 €
	Altres esports	300.000 €

 

 

 

                                                                                                                                                                                                                         *Podrà optar a estar vinculat a la marca Illes Balears només aquell esdeveniment que es desenvolupi de forma efectiva en més d'una illa. En el cas d'esdeveniments que es desenvolupen a dues illes: s'ha d'acreditar que, com a mínim un 30% del pressupost de despesa total de l'esdeveniment, es destina a accions que es desenvolupen a una illa, i un 30% com a mínim a l'altra illa. En cas de tres illes: com a mínim un 25% a cada una de les tres illes. En cas de quatre illes: com a mínim un 15% a cada una de les quatre illes.Per a esdeveniments en línia, la marca de destinació serà la corresponent a la localització física on l'esdeveniment es desenvolupi de forma simultània.

**Impostos inclosos

Les entitats privades interessades a participar en aquesta convocatòria podran sol·licitar un patrocini dins dels límits establerts a la taula superior, d'acord amb el tipus d'esdeveniment a desenvolupar.

L'import del patrocini sol·licitat mai podrà superar el 30% respecte del pressupost de despesa indicat a la sol·licitud (impostos inclosos) i tampoc podrà superar el màxim establert per tipus d'esdeveniment. Així mateix, tampoc es podrà superar a la fase de justificació amb relació a la despesa real efectiva.

3.1 Territorialització

Per tal de complir amb la territorialització entre illes, es dedicarà un percentatge mínim als esdeveniments per illa, d'acord amb el següent quadre:

MALLORCA	50,92%
MENORCA	17,23%
EIVISSA	20,78%
FORMENTERA	11,07%

                                                                                                                                                                                                                                 En cas que l'1 de febrer de 2025  o  l'1 de febrer de 2026, segons l'any de la sol·licitud, no s'hagin exhaurit els pressuposts corresponents als percentatges per illes, l'import romanent es destinarà als esdeveniments sol·licitants al marge d'aquesta territorialització.

4. ÀMBIT SUBJECTIU

Poden ser beneficiaris d'aquesta convocatòria pública les persones jurídiques privades organitzadores dels esdeveniments presentats que s'ajustin a l'objecte i compleixin els requisits d'aquesta convocatòria.

En aquesta convocatòria, una mateixa entitat pot presentar fins a 2 esdeveniments per marca vinculada, però mai més d'una empresa, entitat o grup empresarial pot sol·licitar patrocinis per al mateix esdeveniment.

En el supòsit que dues entitats diferents sol·licitin el patrocini per a un mateix esdeveniment, tan sols es valorarà la primera de les propostes presentades, segons el registre d'entrada, mentre que l'altra proposta en restarà exclosa.

En el supòsit que una entitat ja hagi sol·licitat patrocini a l'AETIB, encara que sigui dins d'un altre convocatòria, la sol·licitud restarà exclosa. Si bé, en el cas de resultar inadmesos, exclosos o presentar renuncia de la primera convocatòria, podran iniciar un nou procediment dins d'aquesta convocatòria.

En el supòsit d'entitats que gestionin diversos esdeveniments, han de presentar una sol·licitud per a cadascun dels esdeveniments per a què sol·licitin el patrocini, excepte si aquests conformen un programa únic de diverses actuacions.

5. SOL·LICITUD: TERMINI I LLOC DE PRESENTACIÓ

A. El termini, per a la presentació de les sol·licituds inicials o sol·licituds de pròrroga del patrocini, romandrà obert:

i.  Per a esdeveniments de 2025: des del 9 de desembre de 2024 a les 10:00h, fins exhaurir la dotació econòmica i, en qualsevol cas, fins a l'1 d'octubre de 2025 a les 23:59 h.

ii.  Per a esdeveniments amb contracte per a l'edició de 2025 que sol·liciten una pròrroga per l'any 2026: des del 2 d'octubre de 2025 a les 10:00 h fins a l'1 de novembre de 2025 a les 23:59 h

iii. Per a esdeveniments de 2026: des del 2 de novembre de 2025 a les 10:00 h, fins a exhaurir la dotació econòmica i, en qualsevol cas, fins a l'1 d'octubre de 2026 a les 23:59 h.

B. Les entitats hauran de presentar tota la documentació necessària per a la seva tramitació amb un mínim de 60 dies naturals d'antelació a la data d'inici de l'esdeveniment i, en tot cas, sempre abans de la data límit de presentació de la sol·licitud inicial o sol·licitud de pròrroga per a l'anualitat d'execució de l'esdeveniment. La tramitació de les sol·licituds inicials o sol·licitud de pròrroga es realitzarà per ordre d'entrada al registre. En cas d'incompliment del termini, la sol·licitud restarà exclosa, a excepció de:

i.  Per esdeveniments que es duran a terme l'any 2025:

• Els esdeveniments que s'inicien de l'1 de gener al 31 de gener de 2025, per temes d'operativitat de la convocatòria, hauran de presentar la sol·licitud com a màxim dia 12 de desembre de 2024 (inclòs). Aquests esdeveniments tindran prioritat sobre la resta de sol·licituds i, per tant, es valoraran per ordre de registre d'entrada abans dels esdeveniments amb data d'iniciació posterior.
• Els esdeveniments que s'inicien de l'1 de febrer al 28 de febrer de 2025, per temes d'operativitat de la convocatòria, hauran de presentar la sol·licitud com a màxim dia 15 de desembre de 2024 (inclòs). Aquests esdeveniments tindran prioritat sobre la resta de sol·licituds i, per tant, es valoraran per ordre de registre d'entrada abans dels esdeveniments amb data d'iniciació posterior.

ii. Per esdeveniments que es duran a terme l'any 2026:

•  Els esdeveniments que s'inicien de l'1 de gener al 31 de gener de 2026, i que no sol·licitin pròrroga, per temes d'operativitat de la convocatòria, hauran de presentar la sol·licitud com a màxim dia 20 de novembre de 2025 (inclòs). Aquests esdeveniments tindran prioritat sobre la resta de sol·licituds i, per tant, es valoraran per ordre de registre d'entrada abans dels esdeveniments amb data d'iniciació posterior.
•  Els esdeveniments que s'inicien de l'1 de febrer al 28 de febrer de 2026, i que no sol·licitin pròrroga, per temes d'operativitat de la convocatòria, hauran de presentar la sol·licitud com a màxim dia 15 de desembre de 2025 (inclòs). Aquests esdeveniments tindran prioritat sobre la resta de sol·licituds i, per tant, es valoraran per ordre de registre d'entrada abans dels esdeveniments amb data d'iniciació posterior.

Així mateix, per a l'anualitat 2026 s'atendran, en primer lloc, les sol·licituds de pròrroga i després les noves sol·licituds, presentades dins del termini escaient. 

Per aquells esdeveniments que sol·licitin un patrocini per a l'edició de 2025 amb possibilitat de pròrroga per a 2026, s'hauran de respectar les condicions administratives i tècniques amb relació als termes i condicions, i lliurar la documentació, respecte a la sol·licitud de pròrroga per a l'edició de 2026, que s'especifica a l'apartat 6.2 de l'Annex I corresponent a les bases de la convocatòria.

C. Les sol·licituds inicials o sol·licitud de pròrroga s'han de presentar exclusivament de manera telemàtica, a través del tràmit específic que es posa a disposició dels interessats en la pàgina web de l'Agència d'Estratègia Turística de les Illes Balears i en la Seu Electrònica del Govern de les Illes Balears. No es consideren vàlides les sol·licituds telemàtiques a través d'un altre mitjà electrònic que no sigui el tràmit específic esmentat.

És obligatori fer un únic registre per sol·licitud inicial o sol·licitud de pròrroga. En cas de més d'un registre per sol·licitud, tan sols s'acceptarà el primer registre realitzat.  

En el cas que la documentació a lliurar superi els 10 MB o els 10 arxius, s'haurà d'indicar a la sol·licitud (dins l'espai destinat per aquesta finalitat) un enllaç de descàrrega que haurà d'estar operatiu com a mínim durant 60 dies, per tal de facilitar la descàrrega per part de l'AETIB. Aquest enllaç no es podrà actualitzar després de la data de lliurament de la sol·licitud, de tal forma que qualsevol document agregat o actualitzat en posterioritat del registre digital de la sol·licitud no es tindrà en compte.

En cas que l'enllaç de descàrrega de la documentació estigui deshabilitat dins el termini esmentat, es podrà requerir per a la seva esmena concedint-li un termini de 3 dies hàbils, a comptar des de l'endemà a la recepció del requeriment, amb l'advertiment exprés que, en cas de no fer-ho així, es procedirà a valorar la sol·licitud de patrocini amb la documentació que es disposi en aquell moment, sense possibilitat d'esmena.

6. PRESENTACIÓ DE LA DOCUMENTACIÓ

Per a la presentació de la documentació, s'haurà de tenir en compte:

a) La sol·licitud inicial o sol·licitud de pròrroga ha d'anar acompanyada de la documentació que es relaciona en aquest mateix apartat corresponent a la documentació administrativa i tècnica que es revisaran en cada una de les fases. 

b) Els annexos que s'adjunten a l'Annex A dels plecs estaran a disposició dels interessats en la pàgina web de l'Agència d'Estratègia Turística de les Illes Balears i en la Seu Electrònica del Govern de les Illes Balears.

c) Els documents digitals hauran d'estar signats pel representant legal de l'entitat sol·licitant amb signatura digital vàlida (signatura electrònica), que permeti la verificació de la identitat d'aquest, a través d'un certificat qualificat que garanteixi una seguretat equivalent a la signatura manuscrita.

d) Els interessats hauran de presentar la seva sol·licitud i documentació administrativa i tècnica segons els models annexos que s'adjunten a l'Annex A dels plecs.

e)  No s'acceptarà documentació manuscrita, sense format, que modifiqui o alteri l'estructura dels annexos o amb errades, per tant, aquestes propostes seran excloses. Tampoc s'acceptaran aquelles que no utilitzin els models annexos als plecs.

f)  Els esdeveniments presentats mitjançant una sol·licitud inicial o sol·licitud de pròrroga es valoraran per ordre d'entrada al registre, a excepció dels esdeveniments indicats a l'apartat 5, punt A) de l'Annex I d'aquesta convocatòria.

g) Els annexos o documentació administrativa i tècnica hauran d'identificar si formen part de la fase administrativa o tècnica. Per aquest motiu al principi del nom de l'arxiu s'inclourà:

• En cas dels models annexos: el mateix nom de l'annex (Annex 2G, Annex 7G, Annex 10G, Annex B, Annex C i, en cas pròrroga, Annex 13G)
• En cas d'altres documents:

i.  Documents administratius: ADM

ii. Documents tècnics: TEC 

 

h) En cas de deficiències al document de sol·licitud inicial o sol·licitud de pròrroga (formulari de la seu electrònica), es podrà requerir per a la seva esmena, amb un termini de 10 dies hàbils, a comptar des de l'endemà a la recepció del requeriment, amb l'advertiment exprés que, en cas de no fer-ho així, es considerarà desistida i s'arxivarà la seva sol·licitud, segons el que disposa l'article 68 de la Llei 39/2015.

i)  En cas de manca d'algun document d'obligatori lliurament, administratiu o tècnic (Annex 2G, Plànol d'ubicació, Annex 7G, Annex 10G, Annex C i, en cas pròrroga, Annex 13G), es requerirà amb un termini de 3 dies hàbils, a comptar des de l'endemà a la recepció del requeriment, conforme als apartats 6.1 i 6.2 de l'Annex I d'aquesta convocatòria.

j) En el cas que s'esgoti el pressupost assignat per a l'anualitat corresponent i sempre que no hagi expirat la vigència de la convocatòria, poden continuar registrant-se sol·licituds en llista de reserva provisional que han de ser ateses per rigorós ordre d'entrada, supeditades al fet que es produeixin desestimacions, revocacions o renúncies de les sol·licituds de patrocini prèvies que puguin alliberar pressupost o bé que s'incorpori nou pressupost a la convocatòria. En cap cas la presentació d'una sol·licitud en la llista de reserva provisional no genera cap dret per al sol·licitant fins que no es resolgui la sol·licitud.

A continuació, es detalla la documentació d'obligat lliurament per a la seva tramitació.

6.1. Sol·licitud inicial de patrocini

Les sol·licituds inicials s'han de presentar exclusivament de manera telemàtica, a través del tràmit específic que es posa a disposició dels interessats en la pàgina web de l'Agència d'Estratègia Turística de les Illes Balears i en la Seu Electrònica del Govern de les Illes Balears. No es consideren vàlides les sol·licituds telemàtiques a través d'un altre mitjà electrònic que no sigui el tràmit específic esmentat.

La sol·licitud haurà d'incloure les dades mínimes bàsiques per poder tramitar-se, en cas que aquestes siguin insuficients, es requerirà per a la seva esmena en un termini de 10 dies hàbils a comptar des de l'endemà a la recepció del requeriment amb l'advertiment exprés que, en cas de no fer-ho així, es considerarà desistida i s'arxivarà la seva sol·licitud, segons el que disposa l'article 68 de la Llei 39/2015.

• La sol·licitud ha de contenir les següents dades fonamentals de l'esdeveniment necessàries per avaluar la viabilitat de la sol·licitud:

- Any per al qual es sol·licita el patrocini

- Si existeix voluntat de pròrroga, tan sols per a aquelles sol·licituds cursades per 2025

- Nom de l'esdeveniment

- Data(es) d'execució

- Marca de destinació a què es vincula el patrocini

- Tipus d'esdeveniment

- Repercussió mediàtica de l'esdeveniment 

- Pressupost de despesa total de l'esdeveniment (impostos inclosos)

- Import sol·licitat a l'AETIB en concepte de patrocini (impostos inclosos)

- Declaracions

Les dades contingudes en aquest document prevaldran damunt qualsevol altre document lliurat.

El lliurament de la sol·licitud inicial per si mateixa no serà objecte de valoració, sinó que servirà únicament com a document formal de sol·licitud.

Amb la sol·licitud inicial es lliurarà la documentació administrativa i tècnica que a continuació es descriu i que es considera d'obligat lliurament.

6.1.1 Documentació administrativa necessària amb la sol·licitud d'inici: documentació relacionada amb l'entitat sol·licitant.

En el cas de persones físiques i jurídiques espanyoles:

- Certificat d'inscripció al registre corresponent (registre d'associacions, registre mercantil o un altre, depenent de tipus entitat), on haurà de constar l'activitat econòmica efectivament desenvolupada a la data de la sol·licitud.

- Estatuts de l'entitat dipositats al registre esmentat, o degudament inscrits al Registre Mercantil, si n'és el cas.

- Documentació acreditativa del representant legal de l'entitat sol·licitant per actuar en nom seu, així com del seu DNI.

- Targeta d'identificació fiscal de l'entitat sol·licitant.

- Alta de la declaració censal de l'inici de l'activitat, alta de l'IAE en què consti l'epígraf corresponent.

En virtut del Decret 6/2013, de 8 de febrer, de mesures de simplificació documental dels procediments administratius, les entitats que hagin format part d'un procés selectiu en l'AETIB poden presentar l'Annex B que s'adjunta, en el qual s'ha d'indicar el número d'expedient on es troba la documentació administrativa, sempre que no hagi sofert cap modificació o la documentació presentada no hagi exhaurit la seva vigència.

La resta de documentació que a continuació es relaciona acompanyarà a la sol·licitud i serà d'obligat lliurament:

- Acreditació conforme s'està al corrent de les obligacions tributàries amb l'Administració autonòmica, Estatal i la Seguretat Social, emeses pels organismes competents.

- Acreditació conforme l'esdeveniment estigui avalat per corporacions locals, insulars, autonòmiques, nacionals o internacionals

- Declaració de la veracitat de les dades bancàries, que es podrà descarregar al següent enllaç:

https://www.caib.es/seucaib/ca/200/persones/tramites/servicio/4486284

- Annex C (Model de declaracions responsables):

• Declaració responsable de no incórrer en les prohibicions per contractar amb l'administració segons l'article 71 del LCSP. Aquesta declaració responsable, o un altre document, ha d'incloure la manifestació expressa que l'empresa no incorre en cap dels supòsits al fet que es refereix la Llei 2/1996, de 19 de novembre, d'incompatibilitats dels membres del Govern i dels alts càrrecs de la CAIB.
• Declaració responsable conforme s'està al corrent de pagaments amb l'AETIB així com de la justificació de contractes de patrocini amb l'AETIB anteriors. Aquesta declaració serà comprovada d'ofici per la Secció Econòmica de l'AETIB. En el cas que es constatés l'existència de deutes pendents o la incorrecta justificació sense renúncia expressa prèvia a l'inici del període de justificació, es considerarà motiu d'exclusió de la participació en la convocatòria de patrocini.
• Declaració responsable en què es faci constar si ha rebut i/o sol·licitat ajudes o col·laboracions d'institucions públiques o privades per realitzar l'esdeveniment amb el qual podrà col·laborar l'AETIB i s'ha de remetre un certificat per a cada ajuda rebuda per part de les administracions públiques, que detalli el finançament atorgat.
• Declaració responsable conforme l'entitat no té cap expedient sancionador obert amb AETIB.
• Document acreditatiu d'estar inscrit al DRIAT (declaració responsable d'inici d'activitat turística), en el cas que l'entitat hi estigui obligada, en cas contrari haurà d'aportar declaració responsable d'aquest extrem.
• Declaració responsable que acrediti les raons tècniques o artístiques o els motius pels quals només pugui encomanar-se a un empresari determinat (import sol·licitat superior a 14.999,99 € - imposts inclosos).

En el cas de persones jurídiques no espanyoles amb activitat a Espanya:

En el supòsit que l'entitat pertanyi a un estat membre de la UE, la capacitat jurídica de l'empresa s'acreditarà mitjançant la presentació de constitució de l'entitat d'acord amb la normativa del seu país, fent constar els estatuts de la mateixa i l'acreditació corresponent, així com fotocòpia acarada del CIF, tots dos traduïts per intèrpret jurat o traducció oficial i postil·lada d'acord amb el conveni de la Haia de 1961.

En el cas que l'entitat pertanyi a un estat que no és membre de la UE,  la capacitat jurídica de l'entitat s'acreditarà, mitjançant la documentació relativa a la sucursal o filial a Espanya de l'entitat o a qualsevol país pertanyent a la Unió Europea, degudament inscrita al registre corresponent i fotocòpia compulsada del CIF. La documentació ha de presentar-se traduïda per traductor jurat.  De conformitat amb el Reglament (CE) nº 1008/2008.

En qualsevol dels dos casos anteriors, s'haurà d'acreditar la capacitat de la persona que representa l'entitat sol·licitant legalment per actuar en nom seu, així com s'haurà de presentar una còpia acarada del seu passaport/DNI/NIE, traduït per intèrpret jurat o mitjançant una traducció oficial i postil·lada d'acord amb el conveni de la Haia de 1961.

Les empreses no espanyoles d'estats membres de la Unió Europea i els restants empresaris estrangers hauran d'acreditar la documentació que acompanyarà a la sol·licitud i serà d'obligada entrega i que es detalla a continuació:

En virtut del Decret 6/2013, de 8 de febrer, de mesures de simplificació documental dels procediments administratius, les entitats que hagin format part d'un procés selectiu en l'AETIB poden presentar l'Annex B que s'adjunta, en el qual s'ha d'indicar el número d'expedient on es troba la documentació administrativa següent, sempre que no hagi sofert cap modificació o la documentació presentada no hagi exhaurit la seva vigència.

La resta de documentació que a continuació es relaciona acompanyarà a la sol·licitud i serà d'obligat lliurament:

- Alta de la declaració censal, de l'inici d'activitat i alta de l'impost d'activitats econòmiques, o document equivalent del país d'origen. En cas de no existir documentació equivalent s'haurà de representar una declaració responsable deixant constància d'aquest fet. També haurà de constar l'activitat econòmica efectivament desenvolupada a la data de la sol·licitud.

- Acreditació que la sucursal/filial, si escau, està al corrent de les obligacions tributàries amb l'Administració autonòmica, estatal i la Seguretat Social, mitjançant la presentació de la certificació oportuna, emesa per l'òrgan competent. En cas que es tractés d'un agent autoritzat per actuar en nom de l'entitat no resident que operi mitjançant una oficina de representació, haurà d'aportar la corresponent certificació acreditativa d'estar al corrent de pagament amb l'Administració de l'estat, l'autonòmica i la Seguretat Social, emesa per l'òrgan competent.

- Acreditació conforme l'esdeveniment estigui avalat per corporacions locals, insulars, autonòmiques, nacionals o internacionals.

- Declaració de la veracitat de les dades bancàries, que es podrà descarregar al següent enllaç:

https://www.caib.es/seucaib/ca/200/persones/tramites/servicio/4486284

- Annex C (Model de declaracions responsables):

• Testimoni judicial, certificació administrativa o declaració responsable, de no incórrer en les prohibicions per contractar amb l'administració segons l'ordenament jurídic espanyol i per analogia amb l'ordenament de l'Estat a què pertany.
• Aquesta declaració responsable o un altre document ha d'incloure la manifestació expressa que l'empresa no incorre en cap dels supòsits, fet al qual es refereix la Llei 2/1996, de 19 de novembre, d'incompatibilitats dels membres del Govern i dels alts càrrecs de la CAIB.
• Declaració responsable conforme s'està al corrent de pagaments amb l'AETIB, així com de la justificació de contractes de patrocini amb l'AETIB anteriors. Aquesta declaració serà comprovada d'ofici per la Secció Econòmica de l'AETIB. En el cas que es constatés l'existència de deutes pendents o la incorrecta justificació sense renúncia expressa prèvia a l'inici del període de justificació, es considerarà motiu d'exclusió de la participació en la convocatòria de patrocini.
• Declaració responsable en què es faci constar si ha rebut i/o sol·licitat ajudes o col·laboracions d'institucions públiques o privades per realitzar l'esdeveniment amb el qual podrà col·laborar l'AETIB i s'ha de remetre un certificat per a cada ajuda de les administracions públiques, que detalli el finançament atorgat. Declaració responsable conforme l'entitat no té cap expedient sancionador obert amb AETIB.
• Declaració responsable que acrediti les raons tècniques o artístiques o els motius pels quals només pugui encomanar-se a un empresari determinat (import sol·licitat superior a 14.999,99 € - imposts inclosos).

La "documentació administrativa" serà única en el cas que una mateixa entitat presenti diferents propostes tècniques. A excepció d'aquells documents que afectin directament a l'esdeveniment que hauran de ser lliurats de nou, tal com s'indica a l'apartat 6.2.1 de les pròrrogues.

6.1.2. Documentació tècnica de la sol·licitud d'inici

Els sol·licitants hauran de lliurar la següent documentació, que serà d'obligada entrega,  i que acompanyarà a la sol·licitud:

ANNEX 2G: Informació de l'esdeveniment i oferta amb relació als criteris de negociació. Resum de la proposta tècnica emplenada i signada electrònicament en format PDF. Aquells criteris de negociació o qualsevol altra informació que no es detallin a l'Annex 2G no serà valorada.

A l'Annex 2G s'ha d'inserir un plànol del recinte o lloc on es desenvolupa l'esdeveniment, indicant la ubicació prevista de la marca turística i logotips institucionals complint amb el Manual d'ús de les marques de l'AETIB (en el cas de curses, també s'inclourà un plànol del recorregut amb ubicació prevista de les marques/logotips de l'AETIB).  Sense el/s plànol/s, no es podran valorar les contraprestacions, ja que forma/en part d'aquestes, per tant, és d'obligat lliurament.

A més, s'haurà de lliurar la documentació que es detalla a cadascun dels aparats de l'Annex 2G.

ANNEX 10G: Òptic de la campanya publicitària fase de sol·licitud. Detall de la campanya prevista quantificat en euros. S'haurà d'indicar la previsió amb relació a la campanya de publicitat per a la promoció i difusió de l'esdeveniment amb la presència de les marques/logotips de l'AETIB ajustats a l'Annex 8G, valorada com a mínim en un 4% sobre el pressupost previst impostos inclosos, establert com a requisit mínim a l'apartat 1.1 J) de l'Annex I d'aquesta convocatòria.

En el cas que l'entitat vulgui millorar la seva oferta amb relació al mínim establert, aquesta haurà de deixar constància a l'Annex 10G mitjançant el percentatge d'inversió amb relació al pressupost de despesa. Com a màxim es tindran en compte 2 decimals.

L'import acordat a conseqüència de la fase de negociació, serà l'import que l'entitat sol·licitant haurà d'acreditar en la fase de justificació, mitjançant l'òptic real executat Annex 11G. D'aquest fet s'haurà de deixar constància a l'expedient indicant el nou percentatge mínim a justificar amb relació a la despesa real de l'esdeveniment.

ANNEX 7G: Briefing de comunicació. Informació i estructura de continguts necessària per a la comunicació de l'esdeveniment als mitjans de comunicació de l'AETIB (en format pdf signat electrònicament). Adjunt a aquest annex s'hauran de lliurar les imatges o vídeos suggerits per a la seva publicació.

Aquests mitjans són:

• Els portals web illesbalears.travel / illessostenibles.travel
• Perfils promocionals en xarxes socials (facebook/twitter/instagram/youtube)
• Newsletter mensual: AETIB News

Atesa la diversitat dels esdeveniments que es poden patrocinar, la definició o la versió definitiva dels continguts i l'abast de la seva publicació en mitjans de l'AETIB i del propi patrocinat, es fixaran pels tècnics del Servei de Comunicació de l'AETIB una vegada signat el contracte.

Aquests documents (Annex 2G, Plànol del recinte/recorregut amb ubicació prevista de marques/logotips, Annex 7G, Annex 10G) són d'obligat lliurament juntament amb la sol·licitud. En cas de no adjuntar-se algun d'ells, es requerirà a l'entitat interessada, concedint-li un termini de 3 dies hàbils, a comptar des de l'endemà a la recepció del requeriment, per a la presentació de la documentació requerida, amb l'advertiment exprés que, en cas de no fer-ho així, es considerarà desistida i s'arxivarà la seva sol·licitud, segons el que disposa l'article 68 de la Llei 39/2015. En cap cas es podrà esmenar el seu contingut.

El contingut dels annexos d'obligat lliurament (Annex 2G, Plànol del recinte/recorregut amb ubicació prevista de marques/logotips, Annex 7G, Annex 10G) no es podrà esmenar, és a dir, una vegada lliurats aquests documents, el seu contingut no es podrà modificar, a excepció de les adaptacions a conseqüència de la reunió de negociació o mitjançant aclariment; i a excepció del canvi de la ubicació de les marques/logotips de l'AETIB al/s plànol/s a petició de l'AETIB, ja que aquest/s forma/en part de les contraprestacions. Aquestes adaptacions es faran constar a l'expedient.

6.2. Sol·licitud de pròrroga del patrocini

Les sol·licituds de pròrroga per a l'anualitat 2026 hauran de complir amb els següents termes i condicions administratius i tècnics:

a) Les sol·licituds de pròrroga s'han de presentar exclusivament de manera telemàtica, a través del tràmit específic que es posa a disposició dels interessats en la pàgina web de l'Agència d'Estratègia Turística de les Illes Balears i en la Seu Electrònica del Govern de les Illes Balears. No es consideren vàlides les sol·licituds telemàtiques a través d'un altre mitjà electrònic que no sigui el tràmit específic esmentat.

b) El lliurament de la sol·licitud de pròrroga per si mateixa no serà objecte de valoració, sinó que servirà únicament com a document formal de sol·licitud.

c) Amb la sol·licitud de pròrroga es lliurarà la documentació administrativa i tècnica que a continuació es descriu i que es considera d'obligat lliurament.

6.2.1 Documentació administrativa per a la sol·licitud de pròrroga: Documentació relacionada amb l'entitat sol·licitant

En el cas de persones físiques i jurídiques espanyoles:

• Acreditació conforme s'està al corrent de les obligacions tributàries amb l'Administració autonòmica, Estatal i la Seguretat Social, emeses pels organismes competents.
• Acreditació conforme l'esdeveniment estigui avalat per corporacions locals, insulars, autonòmiques, nacionals o internacionals.
• Model de declaracions responsables (Annex C).
• Qualsevol altre document administratiu requerit per a l'anualitat de 2025 que s'hagi modificat.

En el cas de persones jurídiques no espanyoles amb activitat a Espanya:

• Alta de la declaració censal, de l'inici d'activitat i alta de l'impost d'activitats econòmiques, o document equivalent del país d'origen. En cas de no existir documentació equivalent s'haurà de representar una declaració responsable deixant constància d'aquest fet. També haurà de constar l'activitat econòmica efectivament desenvolupada a la data de la sol·licitud.
•  Acreditació que la sucursal/filial, si escau, està al corrent de les obligacions tributàries amb l'Administració autonòmica, estatal i la Seguretat Social, mitjançant la presentació de la certificació oportuna, emesa per l'òrgan competent. En cas que es tractés d'un agent autoritzat per actuar en nom de l'entitat no resident que operi mitjançant una oficina de representació, haurà d'aportar la corresponent certificació acreditativa d'estar al corrent de pagament amb l'Administració de l'estat, l'autonòmica i la Seguretat Social, emesa per l'òrgan competent.
• Acreditació conforme l'esdeveniment estigui avalat per corporacions locals, insulars, autonòmiques, nacionals o internacionals.
• Model de declaracions responsables (Annex C).
• Qualsevol altre document administratiu requerit per a l'anualitat de 2025 que s'hagi modificat.

6.2.2. Documentació tècnica per a la sol·licitud de pròrroga. 

Al presentar sol·licitud de pròrroga les entitats sol·licitants es comprometen a complir amb els mateixos termes i condicions establerts al contracte signat i, per tant, al compliment de l'oferta lliurada inicialment.

Per l'any 2026, l'esdeveniment podrà canviar de dates i d'ubicació respecte a 2025, sempre i quant s'ajusti als requisits establerts a l'apartat 1.1 de l'Annex I corresponent a les bases de la convocatòria. Així mateix, si n'és el cas, es podrà comunicar possibles adaptacions de la ubicació de les marques/logotips al recinte o de l'espai exclusiu quan existeixi una motivació adequada i suficient.

Els sol·licitants hauran de lliurar la següent documentació, que serà d'obligada entrega,  i que acompanyarà a la sol·licitud:

• ANNEX 13G: documentació adjunta a la sol·licitud de pròrroga. Aquest document conté les dades amb relació a l'edició de 2026 i el compromís per part de l'entitat sol·licitant del patrocini de què l'esdeveniment per a 2026 complirà amb les mateixes condicions establertes al contracte signat per l'edició del 2025. En el cas de variacions (data, lloc, l'espai exclusiu, plànol d'ubicació de les marques) quedarà reflectit en aquest document.

El contingut de l'annex d'obligat lliurament no es podrà esmenar, és a dir, una vegada lliurat aquest document, el seu contingut no es podrà modificar, a excepció de les adaptacions a conseqüència d'aclariment i/o peticions de l'AETIB que constaran a l'expedient.

 

ANNEX A Plecs de condicions generals que han de regir la tramitació dels expedients de contractació que es deriven de les sol·licituds de patrocinis amb entitats privades per a grans esdeveniments culturals i esportius que generin repercussió mediàtica mínima per a les marques de les Illes Balears i l'Agència d'Estratègia Turística de les Illes Balears (AETIB), durant l'any 2025 i 2026.

1.  PROCEDIMENT ADMINISTRATIU PER A LA FORMALITZACIÓ DELS PATROCINIS PRIVATS

La tramitació administrativa per a la formalització dels contractes de patrocini es realitzarà d'acord amb l'establert a la Instrucció 2/2018 del director gerent de l'ATB (actual AETIB) per la qual s'estableix la regulació específica i tramitació dels expedients dels contractes privats de patrocini que formalitzi l'ATB (actual AETIB) de 5 d'abril de 2018, amb la ratificació prèvia del Consell de Direcció de l'ATB (actual AETIB) de 5 d'abril de 2018.

En el cas que la sol·licitud de patrocini sigui per un import igual o inferior als 14.999,99 € (imposts exclosos), és a dir, 18.149,98 € (impostos inclosos) es procedirà d'acord amb l'establert a l'article 118 de LCSP i la Instrucció 1/2020, del director de l'AETIB per la qual s'estableix la regulació específica i la tramitació dels expedients dels contractes menors que formalitzi l'AETIB.

En el cas que la sol·licitud de patrocini sigui per un import superior als 14.999,99 € (imposts exclosos), és a dir, 18.149,98 € (impostos inclosos), es procedirà d'acord amb el que s'estableix a la Instrucció 2/2018 del director gerent de l'ATB (actual AETIB) per la qual s'estableix la regulació específica i la tramitació dels expedients dels contractes privats de patrocini que formalitzi l'ATB (actual AETIB). En aquest cas, s'haurà d'aportar per part del sol·licitant una declaració responsable que acrediti les raons tècniques o artístiques o els motius pels quals només pugui encomanar-se a un empresari determinat.

1.1 FASE ADMINISTRATIVA: revisió de la documentació administrativa

El Servei Jurídic de l'AETIB examinarà la documentació administrativa segons l'ordre de registre d'entrada de les sol·licituds, amb l'excepció de l'establert a l'apartat 5. de l'Annex I de la convocatòria.

En el cas que sigui necessària l'esmena d'algun document de caràcter administratiu, l'òrgan de contractació o la unitat administrativa de contractació requerirà a l'entitat interessada, la documentació administrativa que falti, concedint-li un termini de 3 dies hàbils, a comptar des de l'endemà a la recepció del requeriment, per a la presentació de la documentació requerida, amb l'advertiment exprés que, en cas de no fer-ho així, es considerarà desistida i s'arxivarà la seva sol·licitud, segons el que disposa l'article 68 de la Llei 39/2015.

El requeriment de la documentació es realitzarà per mitjans telemàtics, de manera que en quedarà constància a l'expedient.

1.2 FASE TÈCNICA: revisió de la documentació tècnica

Un cop finalitzada la revisió de la documentació administrativa el servei tècnic elaborarà l'informe oportú amb relació a la proposta tècnica presentada, per determinar el compliment o no dels requisits tècnics exigits d'acord amb allò que s'estableix en aquests plecs.

En cas de manca d'algun document d'obligat lliurament corresponent a la documentació tècnica (Annex 2G, Plànol del recinte/recorregut amb ubicació prevista de marques/logotips, Annex 7G, Annex 10G), l'òrgan de contractació o la unitat administrativa de contractació requerirà amb un termini de 3 dies hàbils, a comptar des de l'endemà a la recepció del requeriment, amb l'advertiment exprés que, en cas de no fer-ho així, es considerarà desistida i s'arxivarà la seva sol·licitud, segons el que disposa l'article 68 de la Llei 39/2015.

a) El requeriment de la documentació es realitzarà per mitjans telemàtics de manera que en quedarà constància a l'expedient.

b) Només es considerarà vàlida l'esmena de deficiències a través del mitjà telemàtic específic posat a disposició dels interessats en la pàgina web de l'Agència d'Estratègia Turística de les Illes Balears i en la Seu Electrònica del Govern de les Illes Balears. Els aclariments es podran realitzar per diversos mitjans electrònics deixant constància a l'Expedient.

El contingut dels annexos d'obligat lliurament (Annex 2G, plànol del recinte/recorregut amb ubicació prevista de marques/logotips, Annex 7G, Annex 10G) no es podrà esmenar, és a dir, una vegada lliurats aquests documents, el seu contingut no es podrà modificar, a excepció de les adaptacions a conseqüència de la reunió de negociació o mitjançant aclariment; i a excepció del canvi de la ubicació de les marques/logotips de l'AETIB al/s plànol/s a petició de l'AETIB, ja que aquest/s forma/en part de les contraprestacions. Aquestes adaptacions es faran constar a l'expedient.

Per tal que la proposta pugui ser valorada, s'estableix com a requisit que l'entitat sol·licitant indiqui a l'Annex 2G un mínim de 8 criteris relatius als ODS proposats, en cas contrari, la sol·licitud quedarà exclosa. El compliment d'aquests criteris es comprovarà a la fase de justificació.

En el cas que l'import sol·licitat sigui superior als 14.999,99 € (imposts exclosos), és a dir 18.149,98 € (impostos inclosos), l'àrea/tècnic designat, tal com recull la Instrucció 2/2018, realitzarà un plec específic de patrocini (plec previ -en aquesta convocatòria- i plec definitiu) en funció de l'esdeveniment a patrocinar, en el qual han de quedar recollides les contraprestacions que es proposa que rebi l'AETIB en funció de l'import que se sol·licita.

Seguidament, es procedirà a la valoració de l'esdeveniment segons la documentació lliurada, ateses les fases del procediment que es detallen a continuació.

1.3 FASE DE NEGOCIACIÓ: reunió de negociació

Una vegada revisada la documentació tècnica lliurada, la unitat administrativa  corresponent, convocarà a l'òrgan de contractació i a l'entitat sol·licitant per a una reunió de negociació prèvia a l'adjudicació i formalització del contracte, en la qual es tractaran, entre d'altres, l'oferta presentada per l'entitat sol·licitant, les contraprestacions proposades que rebrà l'AETIB, la repercussió mediàtica per la presència de les marques i l'import que finalment es proposa per a l'adjudicació. Aquests criteris estan definits a l'apartat 1.3 de l'Annex A d'aquests plecs.

Derivada d'aquesta reunió es pondran negociar/adaptar les ofertes realitzades amb relació al criteris fins a la seva adequació a l'estratègia i necessitats de l'AETIB.

En aquesta reunió hi participarà un representant de la direcció de l'AETIB en qualitat de representant d'òrgan de contractació i assistit per un representant del servei/tècnic designat, de la Secció Econòmica i del Servei Jurídic de l'AETIB. La direcció de l'AETIB serà qui proposarà l'òrgan de contractació l'adjudicació del patrocini.

El servei/tècnic designat i el servei jurídic seran els responsables de redactar una acta que signarà l'òrgan de contractació per a deixar-ne constància a l'expedient dels acords a què han arribat, de tal forma que també constin al plec definitiu i, si escau, al contracte.

1.3.1 Criteris de negociació

Dins de la negociació amb l'entitat sol·licitant com a mínim es negociaran els següents criteris amb relació a l'import que finalment l'òrgan de contractació proposarà per a l'adjudicació. Així mateix, es valoraran les millores presentades per l'entitat sol·licitant als mínims exigits a la convocatòria (en cas de no exigir un mínim es considerarà l'oferta lliurada). Aquests criteris sobre els quals s'establirà la negociació són:

1. Contraprestacions ofertes a l'AETIB

1.1 Negociació: es negociarà prenent com a referència la proposta presentada per l'entitat que sol·licita el patrocini amb relació a:

a) Campanya de publicitat per a la promoció i difusió de l'esdeveniment: òptic (Annex 10G) quantificat en euros proposat a l'AETIB com a campanya de publicitat per a la promoció i difusió de l'esdeveniment

Dins d'aquest apartat s'inclouen les retransmissions a ràdio, televisió i streaming (transmissió en directe) garantides que compleixin amb l'ANNEX 8G.

Així mateix, dins de les accions propostes no es poden incloure:

- Les despeses de producció (vídeos fulletons, peces gràfiques), tan sols s'inclouran els costos de les insercions/emissions.

- Mitjans propis (exemple: pàgina web i revistes de l'esdeveniment)

- Espais publicitaris al recinte (en el cas de curses al recorregut) on es realitza l'esdeveniment.

b) Altres contraprestacions que s'ofereixen a l'AETIB i que formaran part de l'objecte d'execució del contracte. L'oferta estarà detallada a l'Annex 2G. No es podran incloure les ofertes realitzades a l'ANNEX 10G. Dins d'aquestes contraprestacions s'inclou el Plànol d'ubicació/recorregut (en el cas de ser una cursa) on haurà d'indicar la ubicació de les marques/logotips i quins s'inseriran en cadascuna de les citades ubicacions.

Així mateix, tal i com s'indica a l'apartat 5 de l'Annex A corresponents als plecs d'aquesta convocatòria, “si l'esdeveniment disposa de pàgina web, aquesta ha d'informar al públic del suport financer de l'AETIB amb una menció efectiva d'aquesta”. Per tant, si es disposa de web es considerarà una contraprestació obligatòria.

Respecte del recinte, s'haurà de lliurar a l'ANNEX 2G el llistat de assets/suports publicitaris que s'ofereix i la ubicació del logotip/marca; a quins estarà present el logotip de l'AETIB i la marca de destinació vinculada. Cada assets/suports podrà acompanyar-se de imatges, fotografies, demostracions, esborranys o material gràfic.  Aquest llistat s'acompanyarà del plànol d'ubicació de les marques al recinte/recorregut indicat la ubicació del logotip/marca.

Amb relació als esdeveniments culturals musicals, dins d'aquest apartat, podran oferir com a contraprestació un escenari en exclusiva per a l'AETIB. Els termes i condicions es negociaran a la reunió de negociació. 

1.2 Valoració: la valoració es realitzarà de la següent forma,

a) Atès que un dels requisits de la convocatòria és el compromís per part del patrocinat de contractar una campanya de publicitat per a la promoció i difusió de l'esdeveniment amb la presència de les marques/logotips ajustats a l'Annex 8G, valorada com a mínim en un 4% sobre el pressupost previst impostos inclosos, es valorarà la millora de l'oferta mínima establerta a la convocatòria, Annex I apartat 1.1 J).

b) Atès que les contraprestacions són part de l'objecte del contracte i, per tant, part fonamental d'aquest, es valorarà la quantitat i qualitat de les accions propostes tenint el compte:

• Altres contraprestacions no incloses a l'òptic (Annex 10G) tals com: accions de comunicació, rodes de premsa, notes de premsa, relacions públiques,  presentacions, marxandatge, entrades, espais publicitaris a mitjans propis, accions de promoció a fires internacionals, entre d'altres, així com a totes aquelles actuacions diferents de les prèviament incloses a la “Campanya de publicitat per a la promoció i difusió de l'esdeveniment”. També es podran incloure accions tals com invitacions, activacions, pàgina web pròpia de l'esdeveniment, etc.
• Respecte del recinte: llistat els assets/suports oferts i la ubicació de les marques i logotips dins del recinte/recorregut (en cas de curses) indicades al plànol.

1.3 Justificació: atesa la comprovació de l'execució del criteri de negociació relatiu “Contraprestacions ofertes a l'AETIB” en la fase de justificació del contracte s'haurà de lliurar la següent documentació:

a) Òptic real executat:

• Justificació mitjançant Annex 11G, signat electrònicament
• Memòria de contraprestacions: acreditació de les accions dutes a terme mitjançant imatges, fotografies, captures de pantalla, peces gràfiques, originals, vídeos, àudios, certificats d'emissió/inserció, factures, declaracions responsables dels mitjans de comunicació o qualsevol altre material que pugui acreditar l'execució de cadascuna de les contraprestacions, signat electrònicament.

Durant l'execució del contracte, aquesta planificació podrà sofrir variacions en la planificació inicial, encara que el percentatge d'inversió oferta no podrà disminuir. Aquest es calcularà en la justificació amb relació a la despesa real executada i que s'indica a Annex 5G. En cas contrari s'aplicaran les penalitats estipulades als plecs.

b) Altres contraprestacions realitzades:

• Memòria de contraprestacions: acreditació mitjançant imatges, fotografies, captures de pantalla, peces gràfiques, originals, vídeos, àudios o qualsevol altre material que pugui acreditar l'execució de cadascuna de les contraprestacions, signat electrònicament.
• Dins d'aquesta memòria, respecte del recinte, s'inclourà el llistat d'assets/suports duts a terme i el plànol d'ubicació/recorregut (en el cas de ser una cursa): fotografies, vídeos de les diferents ubicacions on s'han inserit les marques/logos de l'AETIB. Si és possible també es lliuraran les peces gràfiques que s'han creat per a aquest fi, fins i tot detallant el material que s'ha editat/realitzat per a donar compliment, signat electrònicament (memòria).

Durant l'execució del contracte, les accions per dur a terme les contraprestacions ofertes podran sofrir variacions, sempre que aquestes es realitzin amb la finalitat d'executar correctament la contraprestació oferta. En cas contrari s'aplicaran les penalitats estipulades als plecs.

2. Repercussió mediàtica de l'esdeveniment prevista per a l'anualitat

2.1 Negociació: es negociarà prenent com a referència la proposta presentada per l'entitat que sol·licita el patrocini amb relació a,

a) Oferta indicada a l'Annex 2G amb relació a la repercussió mediàtica total de l'esdeveniment (RMTE).

b) Informe de repercussió mediàtica d'una anualitat anterior. Es defineix com a Clipping amb valor econòmic equivalent i inversió publicitària a mitjans (impresos, audiovisuals i en línia) –a preu de tarifa oficial- amb el valor econòmic equivalent.

c) Oferta indicada a l'Annex 2G amb relació a la repercussió mediàtica total nacional/internacional de l'esdeveniment (RMNIE).

2.2 Valoració: atès que un dels requisits de la convocatòria té establert un mínim de repercussió mediàtica total de l'esdeveniment per marca de destinació, es valorarà la millora de l'oferta mínima establerta en la convocatòria, Annex I apartat 1.1 I).

2.3 Justificació: atesa la comprovació de l'execució del criteri de negociació relatiu “Repercussió mediàtica total de l'esdeveniment prevista per a l'anualitat” en la fase de justificació del contracte s'haurà de lliurar la següent documentació,

a) Annex 3:

Relació de documentació lliurada apartat a. “Resum de la repercussió mediàtica: Clipping amb valor econòmic equivalent i inversió publicitària a mitjans (impresos, audiovisuals i en línia) –a preu de tarifa oficial- amb el valor econòmic equivalent”, signat electrònicament.

b) Adjunt a l'Annex 3G:

Dossier explicatiu i justificatiu de l'esdeveniment, signat electrònicament.

c) Annex 3G:

Relació de documentació lliurada apartat a. “Resum de la repercussió mediàtica: Clipping amb valor econòmic equivalent i inversió publicitària a mitjans (impresos, audiovisuals i en línia) –a preu de tarifa oficial- amb el valor econòmic equivalent”, signat electrònicament.

L'import acreditat podrà sofrir variacions amb relació a l'oferta lliurada. En el cas de  disminuir respecte de l'import signat al contracte s'aplicaran les penalitzacions estipulades a l'Annex A corresponent als plecs. Els termes i condicions del lliurament d'aquesta documentació està definit a l'apartat 4 i 4.1 de l'Annex A d'aquests plecs.

3. Repercussió mediàtica total que s'ajusta al Manual de directrius de l'ús de les marques de l'AETIB prevista per a l'anualitat (RMTIB).

3.1 Negociació: es negociarà prenent com a referència la proposta presentada per l'entitat que sol·licita el patrocini amb relació a,

a) Oferta indicada a l'Annex 2G amb relació a la repercussió mediàtica total que s'ajusta al Manual de directrius de l'ús de les marques de l'AETIB. Indicar dígit multiplicador pel qual es multiplicarà l'import adjudicat per l'AETIB.

3.2 Valoració: atès que a l'apartat 4.1.1 punt 4. de l'Annex A d'aquests plecs s'estableix com a requisit mínim de justificació per a la RMTIB* ≥ [import adjudicat (impostos inclosos) x 7] + aportacions econòmiques dels Consells Insulars i/o entitats adscrites als Consells (impostos inclosos), es valorarà la millora de l'oferta mínima esmentada, amb relació al dígit multiplicador. Aquesta fórmula és d'aplicació per a totes les marques de destinació. La valoració de la RMTIB és impostos exclosos.

En el cas de la RMNIIB, sempre es multiplicarà l'import adjudicat pel dígit establert a l'apartat 4.1.1, punt 4 de l'Annex A dels plecs i, per tant, l'import resultant (impostos inclosos) més les aportacions econòmiques dels Consells Insulars i/o entitats adscrites als Consells (impostos inclosos) serà l'oferta del licitador.

3.3 Justificació: atesa la comprovació de l'execució del criteri de negociació relatiu “Repercussió mediàtica total que s'ajusta al Manual de directrius de l'ús de les marques de l'AETIB prevista per a l'anualitat” en la fase de justificació del contracte s'haurà de lliurar la següent documentació,

a) Annex 3G:

Relació de documentació lliurada, apartat a. “Resum de la repercussió mediàtica: Clipping amb valor econòmic equivalent i inversió publicitària a mitjans (impresos, audiovisuals i en línia) –a preu de tarifa oficial- amb el valor econòmic equivalent”, signat electrònicament. (justificació de la RMTIB i RMNIIB)

b) Adjunt a l'Annex 3G:

Dossier explicatiu i justificatiu de l'esdeveniment, signat electrònicament.

L'import acreditat podrà variar amb relació a l'oferta lliurada. En el cas de disminuir respecte de l'import signat al contracte s'aplicaran les penalitzacions estipulades a l'Annex A corresponent als plecs. Els termes i condicions del lliurament d'aquesta documentació està definit a l'apartat 4 i 4.1 de l'Annex A d'aquests plecs.

​​​​​​​4. Pressupost de despesa previst de l'esdeveniment

4.1 Negociació: es negociarà prenent com a referència la proposta presentada per l'entitat que sol·licita el patrocini amb relació a:

a) Oferta indicada a l'Annex 2G amb relació al pressupost de despesa previst de l'esdeveniment.  

4.2 Valoració: atès que un dels requisits de la convocatòria té establert un mínim de pressupost de despesa total de l'esdeveniment per marca de destinació, es valorarà la millora de l'oferta mínima establerta en la convocatòria, Annex I apartat 1.1 I).

4.3 Justificació: atesa la comprovació de l'execució del criteri de negociació relatiu “Pressupost de despesa previst de l'esdeveniment” en la fase de justificació del contracte s'haurà de lliurar la següent documentació:

a) Annex 5G:

Declaració responsable de la memòria econòmica de l'esdeveniment, signat electrònicament.

L'import acreditat podrà variar amb relació a l'oferta lliurada. En cas de disminuir respecte de l'import signat al contracte s'aplicaran les penalitzacions estipulades a l'Annex A corresponent als plecs. Els termes i condicions del lliurament d'aquesta documentació està definit a l'apartat 4 i 4.3 de l'Annex A d'aquests plecs.

La valoració a la justificació es farà amb relació a l'import real de despesa justificat a l'Annex 5G.

5. Alineació de l'esdeveniment amb els objectius de desenvolupament sostenible (ODS) i l'Agenda 2030.

5.1 Negociació: es negociarà prenent com a referència la proposta presentada per l'entitat que sol·licita el patrocini amb relació a:

a) Oferta indicada a l'Annex 2G amb relació a l'alineació de l'esdeveniment amb els objectius de desenvolupament sostenible (ODS) i l'Agenda 2030.

5.2 Valoració: atès que un dels requisits de la convocatòria té establert un mínim mesures d'ODS que s'hauran d'executar durant el desenvolupament de l'esdeveniment, es valorarà la millora de l'oferta mínima establerta a la convocatòria, Annex I apartat 1.1 D).

5.3 Justificació: atesa la comprovació de l'execució del criteri de negociació relatiu “Alineació de l'esdeveniment amb els objectius de desenvolupament sostenible (ODS) i l'Agenda 2030” en la fase de justificació del contracte s'haurà de lliurar la següent documentació:

a) Annex 4G

Memòria acreditativa de l'aplicació de mesures de sostenibilitat, ODS i l'Agenda 2030, signat electrònicament.

Durant l'execució del contracte, la descripció de possibles accions podrà adaptar-se sempre que aquestes no afectin el compliment de la mesura. En cas contrari s'aplicaran les penalitats estipulades als plecs. Els termes i condicions del lliurament d'aquesta documentació estan definits a l'apartat 4 i 4.2 de l'Annex A d'aquests plecs.

6. Altres criteris rellevants que es tindran en compte a la reunió de negociació.

Es negociarà prenent com a referència la proposta presentada per l'entitat que sol·licita el patrocini amb relació a l'esdeveniment sol·licitat.

Entre d'altres, es podrà negociar: 

6.1 Comercialització de l'esdeveniment

a) Negociació: oferta indicada a l'Annex 2G amb relació a la comercialització de l'esdeveniment. Aquest criteri fa referència a la forma i acords de comercialització de l'esdeveniment mitjançant, entre d'altres; una plataforma en línia de comercialització (encara que sigui pròpia), una agència de viatges, col·laboració amb un turoperador per a la creació de paquets vocacionals. Per a esdeveniments amb participació sense cost, es comptabilitzarà la inscripció en línia com una plataforma en línia de comercialització.

b) Valoració: atès que la comercialització de l'esdeveniment i l'existència de possibles acords amb tercers incrementen el valor d'aquest, a la vegada que l'aproximen al públic objectiu, es valorarà l'existència d'accions de comercialització i d'acords amb tercers.

c) Justificació: atesa la comprovació de l'execució del criteri de negociació relatiu al “comercialització de l'esdeveniment”, en la fase de justificació del contracte, s'haurà de lliurar la següent documentació:

• Declaració responsable amb una descripció de les accions dutes a terme, acompanyada de captures de pantalla, fotografies, entre d'altres que acreditin aquestes accions. En el cas de tercers, una còpia del contracte o declaració responsable de l'entitat col·laboradora on es mencioni explícitament l'esdeveniment, signada electrònicament.

-  Els termes i condicions del lliurament d'aquesta documentació està definit a l'apartat 4 i 4.1 de l'Annex A d'aquests plecs.

6.2 Mercats en els quals es realitza la promoció/publicitat de l'esdeveniment

a) Negociació: oferta indicada a l'Annex 2G amb relació als mercats en els quals es realitza la promoció/publicitat de l'esdeveniment. Aquest criteri fa referència als mercats en els quals es realitza de forma efectiva/activa la promoció/publicitat de l'esdeveniment. És obligatori que el contingut d'aquesta sigui en l'idioma del mercat en què es realitza o en el cas que sigui en un altre idioma que es pugui justificar aquest fet. No es tindran en compte mitjans locals/provincials de les Illes Balears.

b) Valoració: atès que la promoció de l'esdeveniment és una eina fonamental per a donar a conèixer la destinació com a ubicació de grans esdeveniments, a més de la millor via per arribar al públic objectiu nacional i internacional no resident, es valorarà els mercats on es realitza de forma activa promoció/publicitat de l'esdeveniment.

c) Justificació: atesa la comprovació de l'execució del criteri de negociació relatiu al “mercats en els quals es realitza la promoció/publicitat de l'esdeveniment”, en la fase de justificació del contracte, s'haurà de lliurar la següent documentació:

• Declaració responsable amb una descripció de les accions/campanyes dutes a terme, acompanyada de captures de pantalla, fotografies, peces gràfiques entre d'altres que acreditin aquestes accions i l'idioma emprat, signada electrònicament.

Els termes i condicions del lliurament d'aquesta documentació està definit a l'apartat 4 i 4.1 de l'Annex A d'aquests plecs.

7. Espai propi dedicat en exclusiva a la marca de destinació a la qual es vincula l'esdeveniment.

Espai dedicat en exclusiva a la marca de destinació a la qual es vincula l'esdeveniment dins el recinte on es desenvolupa l'esdeveniment.

En el cas d'esdeveniments itinerants o executats per etapes (exemple: curses, regates, etc.) serà suficient que aquests espai s'ubiqui a la sortida o arribada de dues de les etapes.

L'espai versarà sobre turisme vinculat a l'activitat esportiva, cultural i/o gastronòmica. Així mateix, l'entitat sol·licitant assumirà els costos derivats d'aquest.

La inversió real mínima en aquest espai haurà de ser la següent:

i.  El primer any de contracte un 1,5% amb relació a l'import total adjudicat per l'AETIB (ambdós impostos inclosos).

ii. En el cas de disposar de pròrroga del contracte, el segons any de contracte un 2% amb relació a l'import total adjudicat per l'AETIB (ambdós impostos inclosos).

7.1 Negociació: es negociarà prenent com a referència la proposta presentada per l'entitat que sol·licita el patrocini i detallada a l'Annex 2G, amb relació a:

a) Espai: definició de l'espai destinat a l'acció

- Ubicació dins del recinte de l'esdeveniment

- Metres quadrats destinats

- Forma de delimitació de l'espai

b) Disseny:

- Línia gràfica

- Plànol de distribució dels espais dins de l'espai exclusiu

c) Construcció:

- Memòria de materials

- Plànol tècnic i estructural

d) Gestió de l'espai:

- Proposta d'activitats que es duran a terme durant l'esdeveniment

- Personal dedicat a l'atenció de l'espai (nombre de persones, horari, qualificació)

​​​​​​​e) Pressupost:

- Pressupost d'inversió per al primer any de contracte indicant el percentatge amb relació a l'import que es sol·licita a l'AETIB.

Dins d'aquest pressupost es podran incloure tant partides abonades per l'entitat sol·licitant, per altres entitats col·laborades com partides d'intercanvi, sempre que es pugui acreditar que han estat destinades a l'esdeveniment i edició patrocinada (exemple: indicar al concepte de les factures/contractes/acords el nom de l'esdeveniment, edició o “espai exclusiu AETIB”, declaració responsable de l'entitat que cursa l'intercanvi indicant l'esdeveniment, edició i “espai exclusiu AETIB”).

En el cas que l'import d'adjudicació de l'AETIB sigui menor al que es va sol·licitar, l'oferta amb relació al percentatge es mantindrà, encara que l'import d'inversió podrà variar.

7.2 Valoració: atès que disposar d'un espai propi al recinte on es dur a terme l'esdeveniment té un important valor de notorietat i imatge que impacta directament sobretot els assistents/participats, es valoraran de forma subjectiva els punts anteriorment definits. Així mateix, atès que un dels requisits de la convocatòria té establert un percentatge mínim d'inversió real a l'espai propi, es valorarà l'oferta presentada i la millora amb relació al pressupost estimat (Annex I apartat 1.1 K). El percentatge de millora serà vinculant a l'execució i es deixarà reflectit al contracte. També es valorarà la proposta presentada en cas de sol·licitar una pròrroga del contracte.

La proposta lliurada podrà adaptar-se durant la reunió de negociació fins a assolir les necessitats de l'AETIB.

7.3 Justificació: atesa la comprovació de l'execució del criteri de negociació relatiu “Espai propi dedicat en exclusiva a la marca de destinació a la qual es vincula l'esdeveniment” en la fase de justificació del contracte s'haurà de lliurar la següent documentació:

a) Annex 12G

Memòria acreditativa de la creació, construcció i gestió de l'espai propi de l'AETIB.

Durant l'execució del contracte i de la pròrroga, la proposta podrà sofrir variacions per tal de complir amb les mesures de seguretat del recinte amb posterioritat a la presentació de la sol·licitud, per tal motiu podrà sofrir variacions en la planificació inicial, encara que si aquestes afecten substancialment allò que es va acordar s'hauran de comunicar dins del termini i en la forma escaient a l'AETIB. Així mateix, en el cas de disminuir el percentatge d'inversió ofert (i indicat al contracte) amb relació a l'import d'adjudicació de l'AETIB s'aplicaran les penalitats estipulades als plecs. Els termes i condicions del lliurament d'aquesta documentació està definit a l'apartat 4 i 4.6 de l'Annex A d'aquests plecs.

Pel que respecta a possibles variacions presentades a la sol·licitud de pròrroga, aquestes hauran de ser aprovades per l'AETIB. En cas de discrepàncies es podran fer els aclariments necessaris amb la finalitat d'arribar a un acord entre ambdues parts. 

Per finalitzar aquesta fase de negociació, i deixar constància a l'expedient de la proposta definitiva que regirà el contracte, l'AETIB notificarà per mitjans telemàtics a l'entitat sol·licitant els nous termes i condicions de la seva oferta a conseqüència de l'esmentada negociació. L'entitat sol·licitant disposarà de tres dies hàbils, a comptar des de l'endemà a la recepció de la notificació, per confirmar o corregir les noves condicions pactades a la reunió de negociació i que s'inclouran al contracte de patrocini, amb l'advertiment exprés que, en cas de no fer-ho així, es considerarà desistida i s'arxivarà la seva sol·licitud, segons el que disposa l'article 68 de la Llei 39/2015. Per realitzar aquest tràmit es complimentarà l'Annex 9G.

1.4 ADJUDICACIÓ I FORMALITZACIÓ DEL PATROCINI

D'acord amb l'establert a les instruccions internes esmentades, l'òrgan de contractació realitzarà l'adjudicació del contracte privat, i posterior formalització del contracte en el qual hi constaran les obligacions d'ambdues parts, les contraprestacions que rebrà finalment l'AETIB i la forma de justificar el patrocini en funció de les característiques de l'esdeveniment. Al contracte hi constarà expressament la cessió a l'AETIB de les imatges de l'esdeveniment per a usos no comercials.

Així mateix, en cas que l'adjudicació fos igual o superior a 14.999,99 € (impostos exclosos), s'haurà de publicar al portal de contractació de l'AETIB.

Aquest contracte haurà de signar-se en el termini màxim de 15 dies hàbils des de l'adjudicació del contracte i sempre abans de l'inici de l'esdeveniment. En cas contrari, l'AETIB podrà resoldre no portar-lo a terme.

El patrocinat facilitarà el seguiment i control del contracte signat i, concretament, de la presència de les marques a l'esdeveniment patrocinat. Per tant, s'ha de reflectir la presència de les marques/logotips d'ambdues entitats en els mitjans i materials corresponents a l'organització dels diferents actes i accions previstes a l'esdeveniment i que s'estableixen al contracte.

Les marques de l'AETIB podran figurar tant en els elements de promoció prèvia a l'esdeveniment, com en els de la promoció que es durà a terme durant el desenvolupament d'aquest, o en la repercussió posterior als diferents mitjans de comunicació.

Així mateix, l'import d'adjudicació com a màxim estarà sempre dins els límits establerts a la convocatòria i mai podrà superar el 30% de l'import del pressupost de despesa de l'esdeveniment ni de la despesa real efectiva una vegada realitzat i justificat (impostos inclosos).

TIPUS D'ESDEVENIMENT		IMPORT** MÀXIM DEL PATROCINI (fins a)	% MÀXIM PATROCINI RESPECTE DEL PRESSUPOST DE DESPESA**
CULTURAL		500.000 €	30%
ESPORTIU	Tenis i ciclisme en carretera	500.000 €
	Altres esports	300.000 €

*Impostos inclosos

Tots els càlculs es realitzaran tenint en compte com a màxim dos decimals.

1.5 FORMALITZACIÓ DE LA PRÒRROGA DEL PATROCINI

Atès que a aquests plecs es contempla la possibilitat de pròrroga, l'òrgan de contractació aprovarà aquesta sempre que l'adjudicatari del contracte de patrocini l'hagi sol·licitat dins dels terminis establerts i hagi presentat la documentació que estableix.

L'òrgan de contractació realitzarà la tramitació de la sol·licitud de pròrroga del contracte privat, i posterior formalització d'aquesta en la qual hi constaran l'obligació de l'entitat signant en el compliment dels termes i condicions estipulats al contracte de referència, indicant les noves dades amb relació a dates, ubicació, i si n'és el cas, el plànol d'ubicació de les marques/logotips i/o espai exclusiu, així com la resta d'obligacions d'ambdues parts. Aquesta documentació tècnica quedarà desglossada a un informe tècnic que formarà part de la pròrroga de l'aprovació.

Aquesta pròrroga haurà de signar-se en el termini màxim de 15 dies hàbils des de la pròrroga del contracte i sempre abans de l'inici de l'esdeveniment. En cas contrari, l'AETIB podrà resoldre no portar-lo a terme.

El patrocinat facilitarà el seguiment i control de la pròrroga signada i vinculada al contracte original signat i, concretament, de la presència de les marques a l'esdeveniment patrocinat. Per tant, s'ha de reflectir la presència de les marques/logotips d'ambdues entitats en els mitjans i materials corresponents a l'organització dels diferents actes i accions previstes a l'esdeveniment i que s'estableixen al contracte.

Les marques de l'AETIB podran figurar tant en els elements de promoció prèvia a l'esdeveniment, com en els de la promoció que es durà a terme durant el desenvolupament d'aquest, o en la repercussió posterior als diferents mitjans de comunicació, sempre dins l'any natural de l'esdeveniment que es patrocina.

2.  CONTRAPRESTACIÓ PER A L'AETIB

L'AETIB i l'entitat privada formalitzaran un contracte de patrocini privat en el qual es regularà la seva presència en els mitjans i materials corresponents a l'organització dels diferents actes i accions previstes en l'esdeveniment, com ara: invitacions, insercions publicitàries, panells o altres elements promocionals confeccionats amb motiu de l'esdeveniment presentat, en els quals se citarà el patrocini de l'AETIB i es reflectiran els seus respectius logotips corporatius i marques promocionals.

L'entitat haurà d'especificar a l'Annex 2G que presenti adjunt a la sol·licitud, quines serien les contraprestacions/accions on hi seran presents les marques/logotips que determini l'AETIB, així com inserir un plànol del recinte o lloc on es desenvolupa l'esdeveniment, indicant la ubicació prevista de la marca turística i logotips institucionals (en el cas de curses, també s'inclourà un plànol del recorregut amb ubicació de les marques/logotips de l'AETIB).  En aquest plànol s'haurà d'indicar quines marques s'inseriran a cadascuna de les ubicacions. Sense el plànol, no es podran valorar les contraprestacions, per tant, és d'obligat lliurament.

Les contraprestacions es proposaran amb relació a l'import sol·licitat a l'AETIB. Aquestes es podran negociar a la fase de negociació i adequar a les necessitats de l'AETIB i, per tant, adaptar la seva execució, afegir-se o retirar-se si així es troba adient per part de l'òrgan de contractació.

Així mateix, estan obligats a convidar a la direcció de l'AETIB, a més de l'esdeveniment, a actes d'obertura i cloenda, rodes de premsa, presentacions i similars.

​​​​​​​L'ús de les marques/logotips de l'AETIB s'ajustarà al que s'estableix a les Directrius sobre l'ús de les marques (ANNEX 8G) que formaran part del contracte. Si sorgeix qualsevol dubte, s'haurà de contactar amb la Secció d'Imatge de l'AETIB (ip@aetib.caib.es).

Les creativitats hauran d'integrar les marques/logotips i/o mencions, segon s'indiqui al Manual d'ús (Annex 8G).

-  Marca de destinació

-  Els logotips que determini l'AETIB segons pertoqui

Prèvia a la publicació del material gràfic/emissió del material audiovisual, se supervisarà per part de la Secció d'Imatge de l'AETIB, la ubicació de les marques/logotips i els esborranys de disseny. Per tant, s'haurà de remetre tota la documentació a la següent adreça electrònica ip@aetib.caib.es per tal d'obtenir la seva conformitat.

En referència als continguts en qualsevol mitjà/suport (incloses xarxes socials) s'haurà de remetre al Servei de Comunicació comunicacio@aetib.caib.es per tal d'obtenir la seva aprovació.

Per aquest motiu, s'haurà de lliurar tot el material a les adreces esmentades de l'AETIB, com a mínim amb 7 dies naturals d'antelació a la data prevista de publicació, sol·licitant la conformitat.

En cas de no remetre el material a l'AETIB, serà l'entitat adjudicatària qui assumeixi la responsabilitat d'aquest.

En cas que l'AETIB comuniqués discrepàncies respecte a l'aplicació de les seves marques/logotips/mencions/continguts, l'entitat es compromet a executar les actuacions necessàries d'alteració o rectificació.

En cas de no complir amb les Directrius establertes per part de l'AETIB l'acció publicitària/promocional no es tindrà en compte a efectes de justificació i, per tant, com a repercussió mediàtica de l'esdeveniment.

Dins d'aquest apartat de contraprestacions s'inclouen les següents accions d'obligada execució:

- La campanya de publicitat per a la promoció i difusió de l'esdeveniment que compleix amb les directrius d'ús de les marques de l'AETIB.

- L'espai propi dedicat en exclusiva a la marca de destinació a la qual es vincula l'esdeveniment.

3. ALINEACIÓ DE L'ESDEVENIMENT AMB ELS OBJECTIUS DE DESENVOLUPAMENT SOSTENIBLE (ODS) I L'AGENDA 2030.

El turisme és el principal motor de l'activitat econòmica de la destinació, però les Illes Balears necessiten fer una passa més i dissenyar una estratègia on la circularitat i la sostenibilitat estiguin presents a totes aquelles actuacions que formen part de la cadena de valor de la destinació, per tal d'augmentar la competitivitat de la nostra destinació.

Per aquest motiu, i en línia amb la Unió Europea, on l'acció es trasllada vinculada a mesures concretes, es proposen 20 mesures per al compliment per part de l'esdeveniment pel qual se sol·licita el patrocini amb relació als objectius de desenvolupament sostenible (ODS) i l'Agenda 2030.

Aquests objectius s'entenen des d'un triple vessant: equitat social, eficiència econòmica i conservació ambiental, on totes les entitats que conformen la destinació han de treballar de forma conjunta.

Tant sòl es valoraran aquelles propostes que detallin accions que no estiguin ja contemplades dins la normativa vigent en la matèria.

L'oferta de l'entitat sol·licitant es detallarà a l'Annex 2G. Una vegada lliurat aquest document no es podrà esmenar, encara que en la fase de valoració si podran adequar-se les accions propostes a les mesures seleccionades. D'aquest fet es deixarà constància a l'expedient.

Per tal que la proposta pugui ser valorada, s'estableix com a requisit que l'entitat sol·licitant indiqui a l'Annex 2G un mínim de 8 mesures relacionades amb els ODS entre les proposades per l'AETIB. En cas contrari, la sol·licitud quedarà exclosa. El compliment d'aquestes mesures es comprovarà a la fase de justificació.

Les mesures propostes per l'AETIB són les que es detallen a continuació:

DIM/MES		CRITERI	FORMA D'ACREDITACIÓ A LA JUSTIFICACIÓ
1	DIMENSIÓ SOCIAL	Accessibilitat universal dels participants dins un ambient inclusiu en qualsevol de les seves formes	Explicació de les actuacions dutes a terme, acompanyada de fotografies i/o suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura
2		Actuacions efectives d'integració social que fomentin la participació igualitària i integradora a l'esdeveniment
3		Impulsar la perspectiva de gènere al desenvolupament de l'esdeveniment, fomentant de forma activa l'apoderament de la dona i les nines
4		Promoure la cultura local amb activitats dins de l'esdeveniment
5	DIMENSIÓ ECONÒMICA	Promoure l'economia local: contractació d'empreses locals	Explicació de les contractacions realitzades i còpia d'almenys 3 factures emeses a l'esdeveniment (entitat organitzadora) per empreses locals
6		Promoure l'economia i gastronomia local: ús de productes locals Km zero (autòctons) i/o tradicionals de les Illes Balears (artesania)	Explicació dels productes locals Km zero (autòctons) i/o tradicionals que s'han emprat/inclòs a l'esdeveniment, acompanyada de factures, acords i/o de fotografies/suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura
7		Destinar com a mínim un 3% de la despesa efectiva de l'esdeveniment (Annex 5G) a accions culturals, socials o ambientals que es desenvolupin a les Illes Balears	Explicació dels projectes amb què s'ha col·laborat, així com la transferència realitzada per a cada projecte concret. El càlcul del percentatge es realitzarà amb relació a les dades facilitades a l'Annex 5G (impostos inclosos).
8	DIMENSIÓ MEDIAMBIENTAL	Pla de reciclatge i classificació de residus	Còpia del pla de reciclatge i explicació de les actuacions dutes a terme, acompanyada de fotografies i/o suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura. Per a esdeveniments amb recollida selectiva, s'haurà d'acreditar la mesura, a més, mitjançant la factura d'abonament de les taxes, si n'és el cas
9		Protecció de la biodiversitat local amb actuacions efectives de protecció de la fauna i/o flora	Explicació de les actuacions dutes a terme, acompanyada de fotografies i/o suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura
10		Protecció del medi marí i/o concretament de la posidònia oceànica
11		Ús d'energies renovables per desenvolupar l'esdeveniment	Explicació de les actuacions dutes a terme, acompanyada de fotografies i/o suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura. A més, certificat de l'instal·lador de la infraestructura/proveïdor del servei, on s'indiqui que s'ha fet ús d'energies renovables per desenvolupar l'esdeveniment i en quin percentatge respecte a la totalitat de l'energia emprada
12		Mesures d'estalvi d'aigua i/o electricitat que afectin directament l'esdeveniment i siguin mesurables	Explicació de les actuacions dutes a terme, acompanyada de fotografies i/o suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura. A més, estudi comparatiu amb relació a la darrera edició de l'esdeveniment, on es deixi constància dels estalvis realitzats, declarant la veracitat de les dades aportades.  En cas de primera edició de l'esdeveniment, o bé, no poder comparar-se amb l'edició anterior per motius de canvi en la ubicació de celebració de l'esdeveniment, no s'exigirà estudi comparatiu.
13		Promoure la mobilitat sostenible facilitant als participants/assistents, mitjans de transport ecològics que no utilitzin combustibles fòssils	Explicació de les actuacions dutes a terme, acompanyada de fotografies i/o suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura
14		Emprar i/o facilitar a l'esdeveniment productes alimentaris ecològics i/o de temporada
15	MESURES DIVULGATIVES	Mesures divulgatives: divulgació dels ODS en activitats destinades als participants/assistents de l'esdeveniment	Explicació de les actuacions dutes a terme, acompanyada, si es disposa, del programa divulgatiu, formatiu o de conscienciació, així com fotografies i/o suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura
16		Mesures formatives: formació sobre els ODS en cursos o fòrums, que formin part de l'esdeveniment, destinats a professionals
17		Mesures de conscienciació: conscienciació dels ODS. El contingut de l'esdeveniment versa, en més d'un 80%, sobre la sostenibilitat
18	MESURES TECNOLÒGIQUES	Digitalització de la promoció (substitució de fulletons i cartelleria d'un ús per la promoció digital/en línia)	Explicació de les actuacions dutes a terme, acompanyada de captures de pantalla, documents en pdf, fotografies i/o suports audiovisuals que acreditin la realització de la mesura
19		Implantació d'APP pròpia o webapp pròpia de l'esdeveniment o de l'entitat sol·licitant (en aquest darrer cas, és necessari un apartat exclusiu per l'esdeveniment) amb contingut informatiu de la destinació a què es vincula l'esdeveniment	Explicació de l'APP o de la webapp, acompanyada de captures de pantalla, fotografies i/o suports audiovisuals, que demostrin que es compleix amb aquest ODS
20		Implantació de sistemes digitals efectius de mesurament de la satisfacció dels participants/assistents	Explicació dels sistemes digitals implantats, així com una memòria dels resultats obtinguts

Les mesures ofertes es podran negociar a la fase de negociació i, per tant, es podran adequar a les necessitats de l'AETIB i, per tant, adaptar la seva execució o inclús retirar-se si així es troba adient per part de l'òrgan de contractació, sempre que es compleixin amb les mesures mínimes establertes a l'apartat 1.1 D) de l'annex I d'aquesta convocatòria.

4. JUSTIFICACIÓ I FORMA DE PAGAMENT

A continuació, es detallen les condicions de la justificació i la forma de pagament. 

a)  La justificació tècnica de l'esdeveniment s'haurà de presentar amb anterioritat a la presentació de la factura.

b) L'aportació de l'AETIB es farà efectiva una vegada finalitzat l'esdeveniment objecte del patrocini i prèvia presentació per part de l'entitat privada d'una memòria justificativa de l'esdeveniment realitzat. No es procedirà al pagament del patrocini fins que no s'hagi complert amb la presentació de la justificació i aquesta s'hagi conformat per l'AETIB.

c) L'entitat privada haurà d'acreditar, en qualsevol cas, el compliment de les condicions relatives a la presència de les marques, econòmiques i de mesurament de resultats mitjançant el lliurament de la següent documentació:

 

DOC A LLIURAR	TIPUS DE REGISTRE	FORMAT
ANNEX 3G Relació de documentació lliurada	Registre telemàtic	Excel emplenat PDF emplenat i amb signatura electrònica
Adjunt a l'ANNEX 3G: Dossier explicatiu i justificatiu de l'esdeveniment	Registre físic*mitjançant enviament físic a les oficines de l'AETIB o en qualsevol de les altres formes previstes a l'article 16.4 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre	Model d'instància descarregable al tràmit de la seu electrònica Còpia del registre telemàtic Pendrive/disc dur que inclogui el dossier explicatiu i justificatiu de l'esdeveniment
ANNEX 4G Memòria acreditativa de l'aplicació de mesures de sostenibilitat, ODS i l'Agenda 2030.	Registre telemàtic	PDF emplenat i amb signatura electrònica
ANNEX 5G Declaració responsable de la memòria econòmica de l'esdeveniment	Registre telemàtic	PDF emplenat i amb signatura electrònica
ANNEX 6G Mesurament de resultats	Registre telemàtic	PDF emplenat i amb signatura electrònica
ANNEX 11G Òptic fase de justificació	Registre telemàtic	Excel emplenat PDF emplenat i amb signatura electrònica
ANNEX 12G Memòria acreditativa de la creació, construcció i gestió de l'espai propi de l'AETIB.	Registre físic*mitjançant enviament físic a les oficines de l'AETIB o en qualsevol de les altres formes previstes a l'article 16.4 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre	PDF emplenat i amb signatura electrònica Dins del Pendrive/disc dur que inclogui dossier explicatiu i justificatiu de l'esdeveniment

* El termini màxim de lliurament del Dossier explicatiu i justificatiu de l'esdeveniment que acompanya a l'Annex 3G i de l'Annex 12G serà de 10 dies hàbils a comptar des de l'endemà al del registre telemàtic.

Tots els documents aniran emplenats i signats electrònicament (a excepció dels formats Excel) pel representant legal de l'entitat qui, mitjançant una declaració responsable, manifestarà la veracitat a les dades aportades als documents (Annex 3G).

d) Només es considerarà vàlida la justificació presentada a través del mitjà telemàtic específic posat a disposició dels interessats en la pàgina web de l'Agència d'Estratègia Turística de les Illes Balears i en la Seu Electrònica del Govern de les Illes Balears. A excepció de l'adjunt a l'Annex 3G, que es lliurarà tal com es descriu a l'apartat 4 c) d'aquest annex.

e) El termini màxim de presentació de la documentació justificativa és de 120 dies naturals a comptar des de l'endemà de la finalització de l'esdeveniment. En el cas que s'incompleixi aquest termini:

i. Si la documentació justificativa fos lliurada entre el dia 121 i 130 (ambdós inclosos), l'AETIB aplicarà una penalització del 2%, amb relació a l'import adjudicat (impostos inclosos), per dia de retard que es restarà de la quantia a abonar.

ii. Si la documentació justificativa fos lliurada des del dia 131 en endavant, el patrocini de l'AETIB quedarà sense efecte i no s'abonarà cap import.

f)  La documentació justificativa haurà de complir amb les següents condicions per ser admesa a tràmit:

i. Classificada en carpetes per annexos.

ii. Dins dels annexos, els arxius hauran d'estar classificats per punts corresponents a l'annex i, dins de cada carpeta, les acreditacions numerades per cada acció promocional/publicitària o criteri de valoració que acrediten.

Exemple:

1.  a_Memòria esdeveniment

Memòria nom esdeveniment                             

2.   d_Resum repercussió mediàtica

Suports Impresos

1_ Diari_Blau_211016

2_ Diari_Blau_211017

Ràdio i Televisió

5_ Ràdio_KFR 211014

iii. Tant el nom de les carpetes com dels arxius:

• Han de ser com a màxim de 25 caràcters inclosos els espais.
• No poden incloure cap símbol (*$%+-./#&·,()[]{}”=#¬)

g) L'acceptació del patrocini implica que el material gràfic, fotogràfic i audiovisual presentat a les justificacions podrà ser emprat per l'AETIB per a la seva difusió i ús en activitats estratègiques.

h) En cas que es detectin deficiències a la documentació justificativa lliurada, es requerirà per a la seva esmena com a màxim en tres ocasions pel servei tècnic, amb un termini màxim de 10 dies hàbils a comptar des de l'endemà a la recepció del requeriment, per a la seva esmena. Aquest procediment es farà per mitjans telemàtics, de manera que quedarà constància a l'expedient. En cas que l'esmena no sigui correcta o que no s'esmeni la documentació requerida pel servei/tècnic designat, es procedirà a la valoració de la justificació amb la informació de què disposi el servei/tècnic de l'AETIB.

i) Una vegada validada la justificació tècnica, el servei/tècnic encarregat del seguiment de l'esdeveniment ho comunicarà a l'adjudicatari per a la presentació de la factura corresponent. En cas de no validar l'expedient per part del servei/tècnic encarregat, es motivarà aquest fet i es comunicarà a la direcció de l'AETIB, perquè prenguin accions oportunes a efectes finalització del procediment.

4.1 RESPECTE DE L'ANNEX 3G “RELACIÓ DE DOCUMENTACIÓ LLIURADA”

S'ha d'adjuntar en un pendrive/disc dur i remetre a les oficines de l'AETIB un dossier explicatiu i justificatiu que inclogui:

a. Memòria de l'esdeveniment

b. Reportatge fotogràfic de l'esdeveniment

c. Material gràfic i audiovisual realitzat durant el desenvolupament de l'esdeveniment

d. Justificació del compliment de l'ús de les llengües oficials a l'Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears Decret 49/2018, de 21 de desembre (apartat 7 de l'Annex A d'aquests plecs)

e. Justificació de les contraprestacions indicades als plecs tècnics i/o al contracte. Declaració responsable del compliment de les Directrius d'ús de les marques Annex 8G.

e.1 Justificació de la campanya de publicitat per a la promoció i difusió de l'esdeveniment: (adjuntar els següents documents)

• Òptic real executat (Annex 11G) signat electrònicament.
• Memòria de contraprestacions realitzades

e.2 Justificació d'altres contraprestacions ofertes. (adjuntar els següents documents)

• Memòria de contraprestacions: acreditació de la realització de les contraprestacions signades al contracte
• Plànol del recinte on s'ha desenvolupat l'esdeveniment (i en cas de curses, també plànol del recorregut) amb la ubicació real de les marques/logotips de l'AETIB donant compliment a les contraprestacions acordades, acompanyat de comprovants i/o proves gràfiques. 

e.3 Justificació amb relació a l'apartat 5 de l'Annex A d'aquests plecs: “En concret, si l'esdeveniment disposa de pàgina web, aquesta ha d'informar al públic del suport financer de l'AETIB amb una menció efectiva d'aquest.”

f.  Justificació amb relació a l'alineació de l'esdeveniment amb els objectius de desenvolupament sostenible (ODS) i l'Agenda 2030.

•  Justificació del número mínim d'ODS establert al contracte
•  Lliurament de la documentació acreditativa que justifiqui la realització de les mesures contingudes al contracte signat.

-  Annex 4G signat electrònicament.

-  Documentació acreditativa inclosa al dossier explicatiu i justificatiu.

g. Justificació amb relació a la comercialització de l'esdeveniment.

•  Declaració responsable amb una descripció de les accions dutes a terme.
•  Documentació acreditativa (segons s'indica a l'apartat 1.3.1, punt 6/6.1 de l'Annex A d'aquests plecs).

h. Justificació amb relació als mercats en els quals s'ha realitzat la promoció/publicitat de l'esdeveniment

•  Declaració responsable amb una descripció de les accions/campanyes dutes a terme
•  Documentació acreditativa (segons s'indica a l'apartat 1.3.1, punt 6/6.2 de l'Annex A d'aquests plecs)

i.  Justificació de l'espai propi dedicat en exclusiva a la marca de destinació a què es vincula l'esdeveniment.

• Annex 12G Memòria acreditativa de la creació, construcció i gestió de l'espai propi de l'AETIB, signada electrònicament.

​​​​​​​j.  Justificació econòmica de l'esdeveniment

• Annex 5G, signat electrònicament
• Documentació acreditativa inclosa al dossier explicatiu i justificatiu

k. L'entitat adjudicatària, en la justificació de les dues anualitats anteriors, no ha incorregut en algun incompliment en el lliurament de la justificació (apartat 1.2, punt 14, de l'Annex I).

No incorre en:

• No justificar dins del termini i en la forma escaient, incomplint amb les obligacions pròpies dels beneficiaris de subvencions o patrocinis atorgats per l'AETIB.
• No justificar els requisits mínims establerts en la convocatòria, la qual cosa suposa no abonar l'import total del patrocini signat.

l. Resum de la repercussió mediàtica: Clipping amb valor econòmic equivalent i inversió publicitària a mitjans (impresos, audiovisuals i en línia) –a preu de tarifa oficial- amb el valor econòmic equivalent.

Respecte de l'apartat l) Resum de la repercussió mediàtica, només es tindran en compte les justificacions publicades/emeses des de l'1 de gener de 2025/2026 (segons la edició) fins al lliurament de la documentació justificativa, sempre que vagin dirigides a promocionar l'esdeveniment patrocinat (edició 2025 i 2026 segons l'edició del contracte/pròrroga) i compleixin amb les Directrius sobre l'ús de les marques de l'AETIB.

Els patrocinats hauran de numerar cadascuna de les accions promocionals/publicitàries que es presentin. També hauran de fer correspondre la mateixa numeració amb la documentació acreditativa relativa al concepte descrit.

Per a cada acció noticiable a mitjans en línia, mitjans audiovisuals en línia i/o xarxes socials, a més de la captura de pantalla a la carpeta digital corresponent, s'ha d'incloure, al detall de l'Annex 3G, l'enllaç a la notícia. No es valoraran aquelles accions que no vagin acompanyades, en aquest document Annex 3G, de l'enllaç corresponent que dugui a la notícia a què fa referència.

Per tant, s'hauran d'adjuntar a l'Annex 3G els següents annexos:

• Annex 4G Memòria acreditativa de l'aplicació de mesures de sostenibilitat, ODS i l'Agenda 2030, signat electrònicament.
• Annex 5G Declaració responsable de la memòria econòmica de l'esdeveniment, signat electrònicament.
• Annex 6G Mesurament de resultats, signat electrònicament.
• Annex 11G Òptic fase de justificació, signat electrònicament (a més en Excel)
• ANNEX 12G Memòria acreditativa de la creació, construcció i gestió de l'espai propi de l'AETIB, signat electrònicament.

4.1.1 La repercussió mediàtica es comptabilitzarà de la següent forma:

1. Per a tots els suports/mitjans independentment de la seva cobertura:

a.  Es tindrà en compte el 100% del valor de tarifa oficial impostos no inclosos.

2. La repercussió mediàtica de les marques de les Illes Balears es divideix en:

a.  Suports/mitjans nacionals i internacionals (inversió publicitària –a preu de tarifa oficial- i clipping). Repercussió fora de les Illes Balears (també s'inclou la local fora del territori de les Illes).

b. Suports/mitjans locals/autonòmics de les Illes Balears (inversió publicitària –a preu de tarifa oficial- i clipping). Repercussió a les Illes Balears.

3.  La valoració de la repercussió mediàtica es farà sobre el preu de tarifa oficial impostos no inclosos.

4.  L'import a justificar amb relació a la repercussió mediàtica de les marques de les Illes Balears s'haurà de justificar de la següent forma:

a. Repercussió mediàtica total per a les marques de les Illes Balears:

RMTIB* ≥ [import adjudicat (impostos inclosos) x 7] + aportacions econòmiques dels Consells Insulars i/o entitats adscrites als Consells (impostos inclosos)

RMTIB* es defineix com la repercussió mediàtica total que s'ajusta al Manual de directrius de l'ús de les marques de l'AETIB annex a aquests plecs.

El valor econòmic de la repercussió mediàtica del patrocini per a les marques de les Illes Balears (RMTIB) ha de ser igual o superior a  la suma del sèptuple de l'import adjudicat més l'aportació econòmica dels Consells Insulars i/o entitats adscrites als Consells. Aquesta valoració es farà sobre el preu de tarifa oficial impostos no inclosos.

En cas que a l'entitat sol·licitant hagi ofert a la fase negociació una millora als requisits mínims establerts a la convocatòria, el nou import mínim de RMTIB a justificar serà l'import ofert (impostos exclosos). D'aquest fet s'haurà de deixar constància per escrit a l'expedient.

b. Repercussió mediàtica en suports/mitjans nacionals i internacionals per a les marques de les Illes Balears:

RMNIIB* ≥ [import adjudicat (impostos inclosos) x 3,5] + aportacions econòmiques dels Consells Insulars i/o entitats adscrites als Consells (impostos inclosos)

RMNIIB* es defineix com la repercussió mediàtica en suports d'àmbit nacional i internacional que s'ajusta al Manual de directrius de l'ús de les marques de l'AETIB annex a aquests plecs. No es té en compte la repercussió mediàtica generada a mitjans d'àmbit balear.

El valor econòmic de la repercussió mediàtica del patrocini en suports d'àmbit nacional i internacional per a les marques de les Illes Balears (RMNIIB) ha de ser igual o superior a la suma del triple i mig de l'import adjudicat més l'aportació econòmica dels Consells Insulars i/o entitats adscrites als Consells. Aquesta valoració es farà sobre el preu de tarifa oficial impostos no inclosos.

c. És a dir, en el cas que l'esdeveniment hagi rebut altres patrocinis i/o ajudes (convenis de col·laboració, subvencions, entre d'altres) per l'esdeveniment, per part d'algun dels Consells Insulars (Mallorca, Menorca, Eivissa i/o Formentera) o entitats en què aquest hi participi, aquest import s'haurà de sumar per calcular la RMTIB i la RMTIIB.

5. L'import a justificar amb relació a la repercussió mediàtica total de l'esdeveniment s'haurà de justificar de la següent forma:

a.  Repercussió mediàtica total de l'esdeveniment:

RMTE* ≥ a l'import indicat a taula de l'apartat 1.1 de l'Annex I d'aquesta convocatòria per a la marca a la qual s'ha vinculat l'esdeveniment.

* RMTE es defineix com la repercussió mediàtica total de l'esdeveniment

En cas que a l'entitat sol·licitant hagi ofert a la fase negociació una millora als requisits mínims establerts a la convocatòria, el nou import mínim de RMTE a justificar serà l'import ofert (impostos exclosos). D'aquest fet s'haurà de deixar constància per escrit a l'expedient.

b. Repercussió mediàtica en suports/mitjans nacionals i internacionals de l'esdeveniment:

RMNIE ≥ a l'import indicat a taula de l'apartat 1.1  de l'Annex I d'aquesta convocatòria per a la marca a la qual s'ha vinculat l'esdeveniment.

* RMNIE es defineix com la repercussió mediàtica en suports d'àmbit nacional i internacional de l'esdeveniment

6.  La valoració de la repercussió mediàtica en tots els casos RMTIB, RMNIB, RMTE, RMNIE és impostos exclosos.

7. Amb relació a la repercussió mediàtica per a les marques de destinació de les Illes Balears, només es tindran en compte les accions que compleixin amb les Directrius sobre l'ús de les marques de l'AETIB (Annex 8G). En cas de no complir amb les Directrius establertes per part de l'AETIB, l'acció publicitària/promocional, tan sols es podran tenir en compte com a justificació de la repercussió mediàtica de l'esdeveniment.

8.  Per a cada una de les accions noticiables a mitjans en línia, mitjans audiovisuals en línia i/o xarxes socials, a més de la captura de pantalla a la carpeta digital corresponent, s'ha d'incloure, al detall de l'Annex 3G, l'enllaç a la notícia. No es valoraran aquelles accions que no vagin acompanyades, en aquest document Annex 3G, de l'enllaç corresponent que dugui a la notícia a què fa referència.

El valor econòmic de la repercussió mediàtica del patrocini ha de complir amb els requisits de justificació estipulats en aquest punt.

4.1.2 En cas que el valor econòmic de la repercussió mediàtica sigui inferior a l'establert al contracte, l'AETIB procedirà a l'aplicació de les següents penalitats:

a) Quan la repercussió mediàtica total de l'esdeveniment (RMTE) i/o la repercussió mediàtica en suports/mitjans nacionals i internacionals de l'esdeveniment (RMNIE) sigui inferior al requisit mínim establert a l'apartat 1.1 punt I) de l'Annex I d'aquesta convocatòria.

• No s'abonarà la quantia del patrocini atès que no compleix amb els requisits mínims establerts.

b) Quan la repercussió mediàtica total de l'esdeveniment (RMTE) i/o la repercussió mediàtica en suports/mitjans nacionals i internacionals de l'esdeveniment (RMNIE) sigui inferior als imports indicats al contracte, però superior al requisit mínim establert a l'apartat 1.1 punt I) de l'Annex I d'aquesta convocatòria.

• Es calcularà el percentatge de reducció de la quantitat justificada amb relació a la quantia signada al contracte i s'aplicarà una penalització del 2% per cada punt percentual no acreditat (en cas de decimals s'arrodonirà a la baixa). Aquest càlcul es farà amb relació a l'import d'adjudicació (impostos inclosos).

c) Quan la repercussió mediàtica total per a les marques de destinació de les Illes Balears (RMTIB) o la repercussió mediàtica en suports/mitjans nacionals i internacionals per a les marques de destinació de les Illes Balears (RMNIIB) sigui inferior al requisit mínim establert a l'apartat 4.1.1 l'Annex A corresponent als plecs d'aquesta convocatòria:

• No s'abonarà la quantia del patrocini atès que no compleix amb els requisits mínims establerts.

d)  Quan la repercussió mediàtica total per a les marques de destinació de les Illes Balears (RMTIB) o la repercussió mediàtica en suports/mitjans nacionals i internacionals per a les marques de destinació de les Illes Balears (RMNIIB) sigui inferior a les quanties estipulades al contracte, però superior al requisit mínim establert a l'apartat 4.1.1 l'Annex A corresponent als plecs d'aquesta convocatòria.

• Només s'abonarà la quantitat proporcional equivalent al justificat segons el preu de tarifa oficial més impostos seguint el procediment de ponderació que es descriu a continuació i sense que es pugui superar l'import d'adjudicació (impostos inclosos) ni el 30% de la despesa real efectiva (impostos inclosos) de l'esdeveniment.

Es realitzarà la valoració de cada repercussió mediàtica i es plasmarà de forma percentual sobre el total que s'ha de justificar (mai podrà ser superior a 100%). Es calcularà la mitjana aritmètica i el resultat percentual serà el que es prendrà com a referència per calcular la quantia proporcional equivalent al justificat. Al resultat s'aplicaran els impostos corresponents. A continuació s'exposa un exemple:

ESTIPULAT SEGONS CONTRACTE
Import adjudicat	RMTIB1	RMNIIB1
100.000 €	100.000* 5 = 500.000 €	100.000 * 2,5 = 250.000 €
QUANTIA A ABONAR SEGONS IMPORTS JUSTIFICATS
RMTIB1	RMNIIB1	_ X	IMPORT A ABONAR
> 500.000 = 100%	125.000 = 50%	75%	75.000 € + impostos

1Incloses les aportacions econòmiques dels Consells Insulars i/o entitats adscrites als Consells (impostos inclosos). En aquest exemple no hi ha aportacions econòmiques dels Consells Insulars i/o entitats adscrites als Consells.

4.1.3 En cas que l'entitat no pogués acreditar o no acredités de forma suficient algun dels altres criteris de negociació (definits a l'apartat 1.3 punt 6 de l'Annex A plecs de la convocatòria), l'AETIB procedirà a l'aplicació de les següents penalitats:

a) Si l'import conformat pels tècnics amb relació a la repercussió mediàtica de les marques de l'AETIB (RMTIB i RMNIIB) compleix amb els requisits establerts al contracte:

• S'acceptarà d'ofici la no realització sense penalització.

b) Si l'import conformat pels tècnics amb relació a la repercussió mediàtica de les marques de l'AETIB (RMTIB i RMNIIB) no compleix amb els requisits establerts al contracte:

• S'aplicarà una penalització del 2% per cada criteri no acreditat. Aquest càlcul es farà amb relació a l'import d'adjudicació (impostos inclosos).

4.2 RESPECTE DE L'ANNEX 4G “MEMÒRIA ACREDITATIVA DE L'APLICACIÓ DE MESURES DE SOSTENIBILITAT, ODS I L'AGENDA 2030“

El llistat de mesures definitives, resultant de les proposades l'Annex 2G en la fase de sol·licitud i amb posterioritat negociades a la fase de negociació, s'haurà d'acreditar segons es determina a l'apartat 3 de l'Annex A d'aquests plecs.

Per aquest motiu s'haurà de lliurar l'Annex 4G “Memòria acreditativa de l'aplicació de mesures de sostenibilitat, ODS i l'Agenda 2030 “, complimentat i signat electrònicament pel representant legal de l'entitat sol·licitant.

Durant l'execució del contracte, la descripció de possibles accions podrà adaptar-se sempre que aquestes no afectin el compliment de la mesura. En cas contrari s'aplicaran les penalitats estipulades als plecs.

En aquest document s'haurà d'incloure una breu explicació de la mesura realitzada, així com la pàgina del “Dossier explicatiu i justificatiu de l'esdeveniment” adjunt a l'Annex 3G on es lliura la documentació acreditativa de l'execució de la mesura.

4.2.1 En cas que l'entitat no pogués acreditar o no acredités de forma suficient alguna de les mesures de sostenibilitat (ODS i Agenda 2023), l'AETIB procedirà a l'aplicació de les següents penalitats:

a)  En cas de no acreditar o acreditar de forma insuficient alguna mesura de sostenibilitat presentada com a millora a les mesures mínimes establertes com a requisit a l'apartat 1.1.D) de l'Annex I d'aquesta convocatòria:

• S'aplicarà una penalització del 2% per cada mesura no acreditada. Aquest càlcul es farà amb relació a l'import d'adjudicació (impostos inclosos).

b) En cas de no acreditar o acreditar de forma insuficient alguna mesura de sostenibilitat no arribant al número mínim establert com a requisit a l'apartat 1.1.D) de l'Annex I d'aquesta convocatòria:

•  No es podrà abonar el patrocini atès que s'ha incomplit un requisit fonamental establert a la convocatòria.

4.3 RESPECTE DE L'ANNEX 5G “DECLARACIÓ RESPONSABLE DE LA MEMÒRIA ECONÒMICA DE L'ESDEVENIMENT”

Per tal d'acreditar totes les qüestions que afecten la despesa efectiva de l'esdeveniment, l'entitat que rep el patrocini haurà d'acreditar mitjançant l'Annex 5G els següents termes:

a) La despesa efectiva de l'esdeveniment, l'import mínim corresponent al pressupost establert com a requisit a l'apartat 1.1, lletra I), de l'Annex I d'aquesta convocatòria, sempre segons la marca a què s'hagi vinculat el patrocini. En cas que a l'entitat sol·licitant hagi ofert a la fase de negociació una millora als requisits mínims establerts a la convocatòria, el nou import mínim relatiu a la despesa efectiva de l'esdeveniment a justificar serà l'import ofert (impostos inclosos). D'aquest fet s'haurà de deixar constància per escrit a l'expedient.

b) Així mateix, l'AETIB mai podrà abonar un import superior al 30% amb relació a la despesa real de l'esdeveniment (impostos inclosos) i tampoc podrà superar l'import d'adjudicació (impostos inclosos).

c) Que l'esdeveniment no ha rebut entre totes les entitats de caràcter públic o amb participació pública en concepte de patrocinis/ajudes/subvencions/col·laboracions un import superior al 70% amb relació a la partida de despesa real de l'esdeveniment.

L'entitat adjudicatària haurà d'adjuntar a l'Annex 5G, per a cada quantia rebuda per part de les administracions i entitats públiques (s'inclouran ajudes en espècie valorades), un certificat, resolució u altre document que detalli/acrediti el finançament atorgat. En cas de no rebre cap quantia ni ajuda en espècie valorada per part de les administracions públiques s'haurà de presentar una declaració responsable deixant constància d'aquest fet.

La Secció Econòmica serà l'encarregada de revisar i informar respecte del lliurament d'aquests certificats, podent requerir les esmenes necessàries si així ho considera. En cas de no lliurar els certificats, resolucions u altres documents que detallis/acreditis el finançament atorgat i/o en cas de no esmenar dins el termini i en la forma escaient es procedirà a la resolució del contracte.

L'AETIB es reserva la potestat de realitzar a posteriori una comprovació de la justificació econòmica per mostreig aleatori de total la part econòmica, i en concret de les declaracions emeses respecte del doble finançament dels projectes.

4.3.1 En cas que l'entitat no pogués acreditar o no acredités de forma suficient la justificació econòmica, l'AETIB procedirà a l'aplicació de les següents penalitats:

a)  En cas de no acreditar o acreditar per sota l'import corresponent a la despesa real efectiva sigui inferior al requisit de pressupost  de despesa mínima establerta a l'apartat 1.1 punt I) de l'Annex I d'aquesta convocatòria:

• No s'abonarà la quantia del patrocini atès que no compleix amb els requisits mínims establerts.

b)  En cas de no acreditar o acreditar per sota l'import corresponent a la despesa real efectiva sigui inferior al requisit de pressupost de despesa mínima establerta al contracte, però superior al requisit mínim establert a l'apartat 1.1 punt I) de l'Annex I d'aquesta convocatòria:

•  Es calcularà el percentatge de reducció de la quantitat justificada amb relació a la quantia signada al contracte i s'aplicarà una penalització del 2% per cada punt percentual no acreditat (en cas de decimals s'arrodonirà a la baixa). Aquest càlcul es farà amb relació a l'import d'adjudicació (impostos inclosos).

c)  En cas que l'import del patrocini superi el 30% de la despesa efectiva realitzada per a l'esdeveniment (impostos inclosos), l'import a abonar es reduirà fins a arribar a aquest percentatge.

d) En cas que l'import total de les participacions/ajudes/subvencions/col·laboracions de totes les entitats (incloses en espècie) de caràcter públic o amb participació pública a l'esdeveniment sigui superior al 70% de la despesa real de l'esdeveniment, l'AETIB només abonarà l'import adjudicat fins a arribar com a màxim a aquest 70% entre totes les institucions (impostos inclosos).

4.4 RESPECTE DE L'ANNEX 6G “MESURAMENT DE RESULTATS”

L'entitat que rep el patrocini haurà de lliurar l'Annex 6G emplenat amb les dades referents a l'esdeveniment i edició patrocinada per l'AETIB signat electrònicament pel responsable legal de l'entitat.

4.5 RESPECTE DE L'ANNEX 11G “ÒPTIC FASE DE JUSTIFICACIÓ” i MEMÒRIA ACREDITATIVA DE LES CONTRAPRESTACIONS

4.5.1 Campanya de publicitat per a la promoció i difusió de l'esdeveniment

Per tal d'acreditar l'apartat 1.1 J) de l'Annex I d'aquesta convocatòria, l'entitat que rep el patrocini haurà de lliurar l'Annex 11G emplenat amb les dades referents a l'esdeveniment i edició patrocinada per l'AETIB signat electrònicament pel responsable legal de l'entitat.

Per a calcular el percentatge d'inversió haurà d'indicar l'import corresponent a la despesa real de l'esdeveniment que haurà de coincidir a l'import indicat a l'Annex 5G. En el cas d'incongruència entre ambdós documents prevaldrà l'indicat a l'Annex 5G.

L'import a justificar serà com a mínim d'un 4% sobre el pressupost previst impostos inclosos. Encara això en cas d'haver acordat un import superior a conseqüència de la fase de negociació, serà aquest darrer import el qual l'entitat sol·licitant haurà d'acreditar en la fase de justificació, mitjançant l'òptic real executat (Annex 11G). D'aquest fet s'haurà de deixar constància a l'expedient indicant el nou percentatge mínim a justificar amb relació a la despesa real de l'esdeveniment.

Per tant, s'haurà de justificar el patrocini segons s'indica a l'apartat 1.3.1 punt 1./1.3 a) de l'Annex A plecs de la convocatòria).

Durant l'execució del contracte, la planificació inicial podrà sofrir canvis en la seva planificació inicial, encara que el percentatge d'inversió oferta no podrà disminuir.

4.5.2 Altres contraprestacions que s'ofereixen a l'AETIB i que formaran part de l'objecte d'execució del contracte

Així mateix, l'entitat que rep el patrocini s'haurà de acreditar mitjançant memòria les altres contraprestacions ofertes segons s'indica a l'apartat 1.3.1 punt 1./1.3 b) de l'Annex A plecs de la convocatòria).

4.5.3 En cas que l'entitat no pogués acreditar la inversió en la campanya de publicitat, l'AETIB procedirà a l'aplicació de les següents penalitats:

a) En cas de no acreditar o acreditar per sota el percentatge corresponent a la campanya de publicitat establerta al contracte amb relació a la despesa real efectiva:

• S'aplicarà una penalització del 2% per cada punt percentual no acreditat (en cas de decimals s'arrodonirà a la baixa). Aquest càlcul es farà amb relació a l'import d'adjudicació (impostos inclosos).

b) En cas de no acreditar o acreditar per sota el percentatge corresponent a la campanya de publicitat establerta com a requisit a l'apartat 1.1. J) de l'Annex I d'aquesta convocatòria:

•  L'AETIB no abonarà el patrocini atès que s'ha incomplit un requisit fonamental establert a la convocatòria.

4.5.4 En cas de no acreditar o acreditar de forma insuficient alguna de les altres contraprestacions indicades al contracte, l'AETIB procedirà a l'aplicació de les següents penalitats:

a) Si l'import conformat pels tècnics amb relació a la repercussió mediàtica de les marques de l'AETIB (RMTIB i RMNIIB) compleix amb els requisits establerts al contracte:

• S'acceptarà d'ofici la no realització sense penalització.

b) Si l'import conformat pels tècnics amb relació a la repercussió mediàtica de les marques de l'AETIB (RMTIB i RMNIIB) no compleix amb els requisits establerts al contracte:

• S'aplicarà una penalització del 2% per cada contraprestació no acreditada. Aquest càlcul es farà amb relació a l'import (impostos inclosos) que l'AETIB tenia prevists abonar com a resultat de la revisió de la documentació justificativa i que es veurà reduït per l'aplicació de la penalització.

Dins de l'apartat de contraprestacions s'exclouen les que s'estableixen com a requisit a l'apart 1.1 de l'Annex I punt J) -campanya de publicitat/promoció-, punt K) -espai exclusiu. Les penalitzacions referides en aquest punt es detallen als seus apartats corresponents.

4.6 RESPECTE DE L'ANNEX 12G “MEMÒRIA ACREDITATIVA DE LA CREACIÓ, CONSTRUCCIÓ I GESTIÓ DE L'ESPAI PROPI DE L'AETIB.

a) Justificació de l'espai propi dedicat en exclusiva a la marca de destinació a la qual es vincula l'esdeveniment.

• Memòria acreditativa de la creació, construcció i gestió de l'espai propi de l'AETIB (Annex 12G) signada electrònicament.

Per tal d'acreditar l'apartat 1.1 punt K) de l'Annex I d'aquesta convocatòria, l'entitat que rep el patrocini haurà de lliurar l'Annex 12G emplenat amb les dades referents a l'esdeveniment i edició patrocinada per l'AETIB signat electrònicament pel responsable legal de l'entitat.

Respecte de l'apartat 1.1 punt K) de l'Annex 1.1 d'aquesta convocatòria, l'import a justificar serà com a mínim del percentatge (impostos inclosos) establert respecta de l'edició (any de contracte) que es justifica. Encara això en cas d'haver acordat un import superior a conseqüència de la fase de negociació, serà aquest darrer import el qual l'entitat sol·licitant haurà d'acreditar en la fase de justificació, mitjançant la memòria que acredita aquest fet (Annex 12G). D'aquest fet s'haurà de deixar constància a l'expedient indicant el nou percentatge mínim a justificar amb relació a l'import d'adjudicació de l'AETIB per a l'esdeveniment de referència (impostos inclosos).

Per a calcular el percentatge d'inversió haurà d'indicar l'import corresponent a la despesa real en la mencionada actuació i l'import d'adjudicació indicat al contracte.

Durant l'execució del contracte, la proposta subscrita al contracte podrà sofrir adaptacions per tal de complir amb les mesures de seguretat i salut del recinte. En el cas que aquestes adaptacions siguin substancials amb relació a la proposta signada, l'entitat que rep el patrocini haurà de comunicar per escrit aquest fet a l'AETIB. Així mateix, el percentatge d'inversió indicat al contracte amb relació a l'import d'adjudicació de l'AETIB no podrà disminuir.

4.6.1 En cas que l'entitat no pogués acreditar i/o no acredités suficientment, la realització de l'acció “espai propi dedicat en exclusiva a la marca de destinació”  segons els acords assolits i/o la inversió en l'espai propi, l'AETIB procedirà a l'aplicació de les següents penalitats:

a) En cas de no acreditar la realització de l'acció segons els acords establerts al contracte, l'òrgan de contractació, mitjançant resolució determinarà la conformitat o no respecte de l'acció finalment executada. Per tant, la direcció de l'AETIB podrà determinar una penalització de com a màxim un 10% amb relació a l'import d'adjudicació (impostos inclosos). 

b) En cas de no acreditar o acreditar per sota el percentatge establert al contracte corresponent a la inversió:

• S'aplicarà una penalització del 0,5% per cada punt percentual no acreditat (en cas de decimals s'arrodonirà a la baixa). Aquest càlcul es farà amb relació a l'import d'adjudicació (impostos inclosos). 

c) En cas de no acreditar o acreditar per sota el percentatge corresponent al mínim establert a l'aparat 1.1 punt K) de l'Annex I d'aquesta convocatòria:

•  L'AETIB no abonarà el patrocini atès que s'ha incomplit un requisit establert.

5. PUBLICITAT DELS PROJECTES FINANÇATS PER l'AETIB

La referència als patrocinis objecte d'aquesta convocatòria en publicacions, activitats de difusió, pàgines web i en general en qualssevol mitjans de difusió ha de complir els requisits que figuren a l'Annex 8G Directrius sobre l'ús de les marques de l'AETIB a més d'estar supervisats per la secció d'Imatge de l'AETIB ip@aetib.caib.es

Les entitats receptores dels patrocinis de l'AETIB han d'esmentar l'origen d'aquest finançament i garantir-ne la visibilitat, en particular quan promoguin les actuacions de patrocini de les marques de Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera i/o Illes Balears i AETIB, o es faciliti informació coherent, efectiva i proporcionada dirigida a múltiples destinataris, inclosos els mitjans de comunicació i el públic.

En concret, si l'esdeveniment disposa de pàgina web, aquesta ha d'informar al públic del suport financer de l'AETIB amb una menció efectiva d'aquesta.

Les obligacions de comunicació, publicitat i difusió dels projectes realitzats en el marc d'aquesta convocatòria i de l'ús de les marques i logotips de l'AETIB estan detallats a l'apartat 2 de l'Annex A d'aquests plecs i a l'Annex 8G adjunt a aquests.

6. PENALITATS I CRITERIS DE GRADUACIÓ

Les penalitats que s'imposin a la contractista pels incompliments detectats han de ser proporcionals a la gravetat. Aquestes penalitats s'aplicaran d'acord amb l'establert a l'apartat 4 de l'Annex A d'aquests plecs.

Per a la interposició de les penalitats, s'han de tenir en compte el principi general de proporcionalitat i la resta de criteris de graduació següents:

a) En el cas d'execució parcial de les obligacions contingudes en la present convocatòria o en el contracte, el grau de divisibilitat de l'activitat i de la finalitat pública perseguida en cada cas.

b) En el cas d'alteració de les condicions d'execució, el grau d'incidència en la satisfacció de la finalitat essencial del patrocini.

c) En el cas d'incompliment de les obligacions de difusió publicitària a què es pugui referir la convocatòria, s'han d'aplicar les regles especials següents:

1. Si encara és possible complir els termes prevists inicialment, l'òrgan de contractació ha de requerir a l'entitat que adopti les mesures de difusió corresponents en un termini de deu dies com a màxim, i advertir-la expressament de l'obligació de reintegrar el finançament, si no les adopta.

2. Si no és possible complir els termes prevists perquè les activitats ja s'han dut a terme, l'òrgan de contractació pot establir mesures alternatives, sempre que aquestes permetin la difusió del patrocini públic rebut amb el mateix abast que el que es preveia inicialment. En el requeriment que es dirigeixi a aquest efecte a l'entitat s'ha de fixar un termini de deu dies com a màxim perquè adopti les mesures i advertir-la expressament de l'obligació de reintegrar del patrocini, si no les adopta.

7. POLÍTICA LINGÜÍSTICA

En aplicació de les disposicions del Decret 49/2018, de 21 de desembre, sobre l'ús de les llengües oficials a l'Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears, la publicitat promoguda pel patrocinat en els mitjans de comunicació locals de l'àmbit de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears s'ha d'emetre normalment en català.

Així mateix, durant la celebració o execució de l'esdeveniment patrocinat, s'ha de preveure i s'ha d'assegurar l'ús de la llengua catalana sense perjudici de l'ús d'altres llengües.

Per tal d'assegurar el compliment de les disposicions contingudes al Decret 49/2018, de 21 de desembre, sobre l'ús de les llengües oficials en l'Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears, se sol·licitarà a l'entitat patrocinada la presentació de documentació justificativa que acrediti l'ús del català.

8. EXTINCIÓ DEL PATROCINI I RESOLUCIÓ DEL CONTRACTE

Seran causes d'extinció del patrocini de l'AETIB:

a) La falsedat de les dades aportades

b) L'extinció de la personalitat jurídica de qualsevol de les parts

c) L'acord mutu de les parts

d) L'incompliment total o parcial de totes o alguna de les condicions generals i particulars pactades

e) La realització per part del patrocinat d'actuacions que, a judici de l'AETIB, siguin contràries als objectius i finalitat de l'AETIB i que s'ajustin a l'apartat 1.2 de la convocatòria.

f) No lliurar o lliurar fora de termini la documentació justificativa del patrocini

g) L'incompliment de les mesures de seguretat sanitàries necessàries d'acord amb la normativa i recomanacions vigents durant la celebració de l'esdeveniment.

h) Fomentar actituds masclistes, homòfobes o sexistes, que atemptin contra la igualtat de gènere o qualsevol altre punt recollit a l'apartat 1.2 de l'Annex I de la convocatòria.

i) L'incompliment de les lleis i decrets vigent i que afectin directament a l'execució del patrocini, entre d'altres:

j) L'incompliment de la Llei 8/2019, de 19 de febrer, de residus i sols contaminats de les Illes Balears (art. 25, punt 4 Mesures de prevenció d'envasos)

k) L'incompliment del Decret 25/2018 de 27 de juliol, sobre la conservació de la Posidònia oceànica a les Illes Balears

l) L'incompliment del Reial decret 902/2020, de 13 d'octubre, d'igualtat retributiva entre dones i homes

m)  L'incompliment del Decret 49/2018, de 21 de desembre, sobre l'ús de les llengües oficials a l'Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears

n) L'incompliment durant la vigència del contracte de la normativa nacional i de la Unió Europea en matèria de protecció de dades vigent a cada moment.

9. PRERROGATIVES DE L'ADMINISTRACIÓ

Durant la vigència del contracte, l'òrgan de contractació ostentarà respecte a aquest la prerrogativa d'interpretar-lo, resoldre els dubtes que ofereixi el seu compliment, modificar-lo per raons d'interès públic, declarar la responsabilitat imputable a l'entitat col·laboradora arran de l'execució del contracte, suspendre'l l'execució d'aquest, acordar-ne la resolució i determinar-ne els efectes, de conformitat amb l'article 190 de la Llei 9/2017, de 8 de novembre, de Contractes del Sector Públic.

Els acords que adopti l'òrgan de contractació posaran fi a la via administrativa i seran immediatament executius.

Igualment, l'òrgan de contractació té les facultats d'inspecció de les activitats desenvolupades per les contractistes durant l'execució del contracte.

10. CIRCUMSTÀNCIES FORTUÏTES I/O DE FORÇA MAJOR

Ateses les circumstàncies actuals, s'estableixen els següents casos i els seus procediments d'aplicació, si n'és el cas:

-  Circumstàncies fortuïtes: són aquells fets que no s'hagin pogut preveure o que tot i que hagin estat previstos, siguin inevitables.

-  Força major: la generació d'aquesta circumstància imprevisible o inevitable suposa l'alteració de les condicions de l'obligació.

Dins d'aquests supòsits referits a circumstàncies fortuïtes i/o força major s'inclouen alertes sanitàries, pandèmies, tancaments d'espais aeris, tancament de fronteres i/o lliure trànsit de persones i mercaderies, declaracions d'estats d'alarma, emergència o anàlegs, atemptats terroristes, desastres naturals, entre d'altres de similars característiques.

A continuació, es determinen els procediments a seguir en cas que el desenvolupament de l'esdeveniment patrocinat es vegi afectat per una circumstància fortuïta i/o de força major.

En cas que per circumstàncies que es detallen en aquesta clàusula, les accions objecte del patrocini resultessin afectades, es podrà acordar una de les següents accions, prèvia aprovació per part de la direcció de l'AETIB:

1. En cas de cancel·lació de l'esdeveniment per circumstància fortuïta i/o força major fins un dia abans de la celebració de l'esdeveniment, l'AETIB podrà abonar com a màxim un 25% de la valoració de la repercussió mediàtica amb relació a les insercions publicitàries realitzades abans de l'esdeveniment i que hagin estat efectivament abonades per l'entitat organitzadora de l'esdeveniment. Queden exclosos d'aquest punt el clipping de mitjans i els intercanvis. El procediment a seguir serà el següent:

-  Sol·licitud prèvia a la direcció de l'AETIB amb una antelació mínima d'un dia laborable a la data prevista en el contracte per a la realització de l'esdeveniment. Aquesta sol·licitud anirà acompanyada d'un informe on es motivin clarament les causes que han dut a la cancel·lació de l'esdeveniment, argumentant i motivant quins fets l'han produïda i adjuntant la documentació justificativa que es consideri adient per a la justificació. En cas de considerar que no està prou justificada, no s'aprovarà l'acceptació de la cancel·lació. 

- Que la direcció de l'AETIB resolgui favorablement la sol·licitud de pagament per cancel·lació i ho comuniqui dins el termini i en la forma escaient. En cas de silenci administratiu, es dona per entesa la desestimació de la sol·licitud.

-  L'entitat que rep el patrocini haurà de lliurar la documentació justificativa ajustant-se a les consideracions de l'Annex 3G. A més, adjuntarà una declaració responsable en la qual es manifesti que no han percebut cap quantia pel mateix concepte d'una altra entitat pública. En cas que sí hagin percebut una quantia, no es podrà abonar per duplicat un mateix concepte i la suma d'ambdues aportacions mai podrà ser superior al total de la repercussió mediàtica.

2. En cas de cancel·lació de l'esdeveniment per circumstància fortuïta i/o força major el mateix dia de l'inici de l'esdeveniment o durant la celebració d'aquest, es calcularà la part proporcional dels dies de duració de l'esdeveniment amb relació als indicats al contracte. Atès que no s'ha dut a terme la totalitat de l'esdeveniment, s'aplicarà aquesta proporcionalitat a l'import establert al contracte determinant el nou import màxim a abonar per part de l'AETIB. Aquesta proporcionalitat també s'aplicarà als imports de repercussió mediàtica indicats al contracte: RMTE, RMTNI, RMTIB i RMNIIB, i al pressupost previst també indicat. Per a la resta de criteris de negociació/requisits es mantindran els acords signats. El procediment a seguir serà el següent:

- Comunicació a la direcció de l'AETIB del fet esdevingut dins dels 10 dies posteriors a la data de cancel·lació de l'esdeveniment (a comptar des de l'endemà). Aquesta comunicació anirà acompanyada d'una sol·licitud d'acceptació de la cancel·lació i que es motivarà mitjançant un informe on es reflecteixin les causes que han dut a la cancel·lació de l'esdeveniment, argumentant i motivant quins fets l'han produïda i adjuntant la documentació justificativa que es consideri adient per a la justificació. En cas de considerar que no està prou justificada, no s'aprovarà l'acceptació de la cancel·lació. 

- Que la direcció de l'AETIB resolgui favorablement la sol·licitud presentada ajustada a aquest apartat i ho comuniqui dins el termini i en la forma escaient. En cas de silenci administratiu, es dona per entesa la desestimació de la sol·licitud.

- L'entitat que rep el patrocini haurà de lliurar la documentació justificativa ajustant-se a l'apartat 4 de l'Annex I corresponent all plecs.

3. En cas de reprogramació de l'esdeveniment per circumstància fortuïta i/o força major, es podrà canviar de dates sempre que sigui dins l'any de la signatura del contracte i s'ajusti al següent procediment:

- Sol·licitud prèvia a la direcció de l'AETIB amb una antelació mínima de 2 dies laborables a la data prevista en el contracte per a la realització de l'esdeveniment. Aquesta sol·licitud anirà acompanyada d'un informe on es motivin clarament les causes que han dut a la reprogramació de l'esdeveniment, argumentant i motivant quins fets l'han produïda i adjuntant la documentació justificativa que es consideri adient per a la justificació. En cas de considerar que no està prou justificat, no s'aprovarà l'acceptació de la reprogramació. 

- Que la direcció de l'AETIB resolgui favorablement la sol·licitud de reprogramació i ho comuniqui dins el termini i en la forma escaient. En cas de silenci administratiu, es dona per entesa la desestimació de la sol·licitud.

11. CANVI DE NOM DE L'ESDEVENIMENT

Atès que tant la sol·licitud com la possible pròrroga es tramiten amb molta anterioritat a la data de celebració de l'esdeveniment patrocinat, s'estableix el següent procediment per tramitar un possible canvi de nom de l'esdeveniment.

En el cas que l'esdeveniment incorpori nous patrocinadors que afectin directament al naming de l'esdeveniment perquè formin part del mateix i modifiquin l'original, l'entitat que rep el patrocini està obligada a comunicar aquest fet a l'AETIB i sol·licitar la seva aprovació.

Aquesta comunicació formal es realitzarà mitjançant una sol·licitud de canvi de nom de l'esdeveniment (Annex 14G) que es cursa a través del tràmit específic del procediment la Seu Electrònica de la CAIB, amb un mínim de 30 dies naturals d'antelació a la data d'inici de l'esdeveniment. Fora d'aquest termini no es podrà atendre la petició.

En cas que en la fase de tramitació de la pròrroga ja es tingui coneixement del canvi de nom de l'esdeveniment, s'haurà d'adjuntar l'Annex 14G a la resta de documentació per tramitar la pròrroga amb el nou nom.

Una vegada cursada la sol·licitud dins del termini establert, l'òrgan de contractació emetrà resolució de canvi de nom de l'esdeveniment adjudicat. Aquest document s'adjuntarà a l'expedient.

12.  PROTECCIÓ DE DADES

De conformitat amb el Reglament Europeu 2016/679 General de Protecció de dades personals i la LO 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades personal i garantia de drets digitals, els sol·licitants queden informats i accepten el tractament de les seves dades sota la responsabilitat de l'AETIB. La finalitat d'aquest tractament és poder executar aquestes ajudes de patrocini, essent necessàries per prestar el servei. Aquestes dades seran conservades d'acord amb els criteris d'arxiu aplicable i seran publicades com receptor d'aquest patrocini i d'acord amb les obligacions de transparència aplicables.

Així mateix, s'informa que poden exercir els drets d'informació, d'accés, de rectificació, de supressió, de limitació, de portabilitat, d'oposició i de no inclusió en tractaments automatitzats davant del responsable del tractament, carrer de Rita Levi, núm. 4 07121, Parc Bit, Palma, Illes Balears o en la següent adreça de correu electrònic: dpd@aetib.caib.es

Amb posterioritat també pot presentar una reclamació davant de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) o posar-se en contacte amb el nostre delegat en la següent adreça: dpd@aetib.caib.es

13. CONFIDENCIALITAT

Qualsevol informació confidencial revelada per l'AETIB a l'entitat amb la qual es formalitzin esdeveniments objecte d'aquesta convocatòria durant la seva vigència es mantindrà amb caràcter estrictament confidencial per al receptor, que es comprometrà a utilitzar aquesta informació únicament per a la finalitat per la qual li va ser revelada per l'emissor, excepte imperatiu legal.

El receptor protegirà la informació confidencial de l'emissor contra qualsevol ús no autoritzat o revelació a tercers, de la mateixa manera que protegeix la seva informació confidencial. L'accés a aquesta informació quedarà restringit només a aquells empleats de l'entitat col·laboradora que hagin de conèixer-ho per complir amb l'esdeveniment a desenvolupar.

14. LLENGÜES D'UTILITZACIÓ EN AQUEST PROCEDIMENT

Tota la documentació administrativa i tècnica que s'ha de presentar en aquesta convocatòria ha de ser en una de les dues llengües oficials de la CAIB. En cas que la justificació (certificats d'emissió, entre d'altres) es lliuri en un idioma diferent dels oficials de la CAIB, s'haurà d'aportar una traducció jurada.

15. RÈGIM JURÍDIC APLICABLE

D'acord amb la Instrucció 2/2018 l'ATB (actual AETIB) considera com a regla general els patrocinis com un contracte privat, d'acord amb l'establert a l'article 26.2 de la Llei 9/2017, de 8 de novembre de contractes del sector públic i per aquest s'ha de regir quant a la preparació i adjudicació, en defecte de normes específiques, per la Secció 1 i 2 del Capítol I del Títol I del Llibre II d'aquesta llei, i en les disposicions de desenvolupament, aplicant-se supletòriament les restants normes de dret administratiu o, si escau, les normes de dret privat, segons correspongui per raó del subjecte o entitat contractant. Quant als seus efectes i extinció, es regirà pel dret privat.

16. UTILITZACIÓ DE MITJANS TELEMÀTICS

La sol·licitud de participació en el procediment i la justificació de l'execució del contracte, com també qualsevol altra comunicació amb l'Administració, s'ha de realitzar exclusivament amb la utilització de mitjans telemàtics, d'acord amb l'article 15.3.a) de la Llei 4/2021, de 17 de desembre.

La sol·licitud de participació en el procediment i la justificació de l'execució del contracte, així com altres comunicacions amb l'Administració, s'han de realitzar per mitjans telemàtics, d'acord amb l'article 14.3.a) de la Llei 39/2015.

Les notificacions que hagi de practicar l'Administració s'han de realitzar per mitjans telemàtics, de conformitat amb el que disposen els articles 40 i 41 de la Llei 39/2015.

ANNEXOS

ANNEX 2G Informació de l'esdeveniment i oferta amb relació als criteris de negociació

ANNEX 3G Relació de documentació lliurada

ANNEX 4G Memòria acreditativa de l'aplicació de mesures de sostenibilitat, ODS i l'Agenda 2030

ANNEX 5G Declaració responsable de la memòria econòmica de l'esdeveniment

ANNEX 6G Mesurament de resultats

ANNEX 7G Briefing de comunicació

ANNEX 8G Directrius sobre l'ús de les marques de l'AETIB

ANNEX 9G Model de confirmació dels acords de la fase de negociació

ANNEX 10G Model d'òptic fase sol·licitud

ANNEX 11G Model d'òptic fase de justificació

ANNEX 12G Memòria acreditativa de la creació, construcció i gestió de l'espai propi de l'AETIB

ANNEX 13G Documentació adjunta a la sol·licitud de pròrroga

ANNEX 14G Sol·licitud de canvi de nom de l'esdeveniment

ANNEX B Localització de l'expedient a l'AETIB

ANNEX C Model de declaracions responsables