BUTLLETÍ OFICIAL DE LES ILLES BALEARS

 Antecedents 

1. El dia 21 de febrer de 2023 es va publicar en el Butlletí Oficial de l'Estat la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informen sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció per la qual s'incorpora al dret espanyol la Directiva (UE) 2019/1937.

Aquesta Llei té per finalitat atorgar una protecció adequada davant les represàlies que poden sofrir les persones que informin sobre alguna de les accions o omissions previstes a l'article 2 d'aquesta Llei, entre les quals hi ha incloses les accions o omissions que puguin ser constitutives d'infracció penal o administrativa greu o molt greu. Aquesta Llei s'ha d'aplicar als informants que treballin en el sector privat o en el públic i que hagin obtingut informació sobre infraccions en un context laboral o professional.

En l'àmbit del sector públic, la Llei obliga a la implantació d'un sistema intern d'informació que serà el camí preferent per informar sobre aquestes accions o omissions i que ha de garantir la confidencialitat en la identitat de l'informant, així com complir una sèrie de requisits que venen determinats en la mateixa Llei. També obliga a comptar amb un responsable d'aquest sistema, que pot ser una persona física o un òrgan col·legiat i que ha de ser designat per l'òrgan de govern de l'entitat corresponent i ha de disposar de tots els mitjans personals i materials per dur a terme les seves funcions.

2. L'article 5 de la Llei 2/2023 disposa que es l'òrgan d'administració o l'òrgan de govern de cada entitat u organisme obligat el responsable de la implantació del Sistema Intern d'Informació.

3. En data 15 de juliol de 2024 consta emès informe proposta per a la tramitació de l'expedient d'aprovació de la política del Sistema intern d'informació i garanties de protecció de les persones informants i el procediment de gestió d'informació, així com de creació de la Comissió del Sistema Intern d'Informació de l'IMAS, i regulació de la composició i el funcionament d'aquest òrgan col·legiat .

4. En data 16 de juliol de 2024 la Presidència de l'IMAS va dictar la corresponent resolució d'inici de l'expedient, del qual es va donar compte a la sessió ordinària del Consell Rector de l'IMAS celebrada el 17 de juliol de 2024, en la qual es va informar que es donaria accés de lectura de l'expedient a totes les persones membres del Consell Rector. 5. En data 23 de juliol de 2024, la Secretaria Delegada de l'IMAS emès informe favorable en relació a la implantació del sistema.

5. Es va donar accés a l'expedient als membres del Consell Rector del 25 al 31 de juliol de 2024.

Així també es va donar un termini de 15 dies hàbils tant a la Junta de Personal de l'IMAS com al Comitè d'empresa d'acord amb l'article 5 de la Llei 2/2023 en relació a la consulta prèvia.

Es va trametre als corresponents representants la documentació que consta en aquesta resolució juntament amb els annexos I, II, III, IV i V.

Com a resultat de l'anterior no consta en el registre electrònic de l'IMAS cap al·legació ni suggeriment ni per part dels membres del Consell Rector ni per part dels representants de la Junta de Personal ni el Comitè d'empresa de l'IMAS, d'acord amb la diligència de constància emesa per l'auxiliar de registre que consta a l'expedient.

Consideracions jurídiques

1. La Llei 2/2023, de 20 de febrer, estableix l'obligació de totes les entitats que integren el sector públic de disposar d'un Sistema intern d'informació en els termes prevists en aquesta Llei.

Concretament el seu article 13 inclou en el seu apartat b), inclou entre les persones obligades a disposar d'un sistema intern de informació, els organismes i les entitats públiques vinculades o dependents d'alguna Administració pública, com es el cas de l'IMAS, que de conformitat amb l'article 1 dels seus Estatuts ( BOIB núm 67 de 18 de maig de 2019) és un organisme autònom local de caràcter administratiu, creat pel Consell de Mallorca i del qual depèn.

Així mateix, en l'article 14 de l'esmentada Llei es regulen els medis compartits, això és, les administracions que poden compartir el sistema intern d'informació i els recursos destinats a les investigacions i a les tramitacions; segons l'apartat 2 de dit article, les entitats pertanyents al sector públic amb personalitat jurídica pròpia vinculades o dependents d'òrgans de les Administracions territorials, i que comptin amb menys de cinquanta treballadors, podran compartir amb l'Administració d'adscripció el Sistema intern d'informació i els recursos destinats a les recerques i les tramitacions. Atès l'anterior, l'IMAS resta exclòs de la possibilitat de compartir aquests medis amb el Consell Insular de Mallorca, tota vegada que compta amb més de cinquanta treballadors.

2. Segons s'estableix en l'article 8 de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, l'òrgan d'administració o òrgan de govern de cada entitat o organisme obligat per aquesta llei serà el competent per a la designació de la persona física responsable de la gestió d'aquest sistema o «Responsable del Sistema», i de la seva destitució o cessament; així mateix, si s'optés perquè el Responsable del Sistema fos un òrgan col·legiat, aquest haurà de delegar en un dels seus membres les facultats de gestió del Sistema intern d'informació i de tramitació d'expedients.

Així també s'ha de realitzar la consulta prèvia a la representació legal de les persones treballadores, com estableix l'article 5 de la Llei esmentada, abans de la implantació del sistema.

3. Pel que fa a la competència per a la creació de dit òrgan col·legiat, s'ha de tenir en compte que l'Institut Mallorquí d'Afers Socials (IMAS) és un organisme autònom local, de caràcter administratiu creat d'acord amb allò que estableixen els articles 85 i 85 bis de la Llei 7/1985, de 2 d'abril, reguladora de les bases de règim local, i els articles 159 i 161 de la Llei 20/2006, de 15 de desembre, municipal i de règim local. En aquest darrer article es disposa:

«Article 161. Organismes autònoms locals.

1. Els organismes autònoms són entitats de dret públic, amb personalitat jurídica i patrimoni propis, creats per les entitats locals per a la gestió descentralitzada de les seves activitats i serveis de naturalesa administrativa. Actuen sotmesos plenament al dret públic.

2. Es regeixen pel seu propi estatut, aprovat pel ple de l'entitat local [...]»

També s'ha d'estar al que disposa el Títol tercer de la Llei 4/2022, de 28 de juny, de consells insulars en quan al sector públic instrumental dels consells insulars que es regeixen pels seus estatuts de conformitat amb l'article 45 d'aquesta Llei.

4. Els Estatuts de l'IMAS aprovats per Acord del Ple del Consell Insular de Mallorca de dia 11 d'abril de 2019 (BOIB núm. 67 de 18 de maig), a l'article 3 dels quals s'estableix:

«Article 3. Personalitat i capacitat L'IMAS té personalitat jurídica pròpia i un patrimoni adscrit, així com la capacitat d'obrar i autonomia de gestió necessària per complir els seus fins. Per tant, dins l'àmbit de les seves competències i sense perjudici de les funcions de tutela que aquests Estatuts reserven al Consell de Mallorca, pot realitzar tota classe d'actes d'administració i disposició i, en concret:

e) Exercir la potestat d'autoorganització i establir la pròpia organització interna.

o) Realitzar totes les actuacions que estiguin directament o indirectament relacionades amb les finalitats de l'IMAS i que es derivin de l'aplicació de la normativa vigent.»

Per tant, a l'empara que li atorga la citada normativa bàsica estatal així com els Estatuts que el regeixen, l'IMAS, en l'exercici legítim de la seva potestat d'autoorganització i de realització de les actuacions derivades de la normativa vigent, cal que compleixi allò que s'estableix en la Llei 2/2023, de 20 de febrer, concretament el mandat de l'article 4,2 segons el qual, les persones jurídiques obligades per dita Llei (l'IMAS ho és, segons l'exposat ut supra), disposaran d'un Sistema intern d'informació, i de l'article 8, segons el qual, l'òrgan d'administració o òrgan de govern de cada entitat o organisme serà el competent per a la designació de la persona física responsable de la gestió d'aquest sistema o «Responsable del Sistema», i de la seva destitució o cessament, podent optar perquè el Responsable del Sistema sigui un òrgan col·legiat.

5. D'altra banda, pel que fa als òrgans col·legiats, en tant als òrgans col·legiats del Consell Insular de Mallorca i de les entitats de dret públic que en depenen, a més de la normativa bàsica estatal, els és d'aplicació supletòria l'article 19 de la Llei 40/2015, d'1 d'octubre, de règim jurídic del sector públic (en endavant, LRJSP), d'acord amb allò que s'estableix en la disposició addicional segona del Reglament Orgànic del Consell de Mallorca, aprovat per Acord del Ple de dia 12 d'abril de 2018 (BOIB núm. 89 de 19 de juliol). S'ha d'estar a aquesta normativa.

6. La LRJSP en el seu article 5.3 disposa:

«3. La creació de qualsevol òrgan administratiu exigirà, almenys, el compliment dels següents requisits:

a) Determinació de la seva forma d'integració en l'Administració Pública de què es tracti i la seva dependència jeràrquica.

b) Delimitació de les seves funcions i competències.

c) Dotació dels crèdits necessaris per a la seva posada en marxa i funcionament.

4. No podran crear-se nous òrgans que suposin duplicació d'uns altres ja existents si al mateix temps no se suprimeix o restringeix degudament la competència d'aquests. A aquest objecte, la creació d'un nou òrgan només tindrà lloc prèvia comprovació que no existeix un altre en la mateixa Administració Pública que desenvolupi igual funció sobre el mateix territori i població.»

Així mateix, el règim jurídic dels òrgan col·legiats s'ha d'ajustar a les normes de la Secció tercera del Capítol II de dita Llei, que quant a la creació dels mateixos, estableixen que «L'acord de creació i les normes de funcionament dels òrgans col·legiats que dictin resolucions que tinguin efectes jurídics enfront de tercers hauran de ser publicats en el Butlletí o Diari Oficial de l'Administració Pública en què s'integren. Addicionalment, les Administracions podran publicar-los en altres mitjans de difusió que garanteixin el seu coneixement» (article 15.3 LRJSP).

7. D'acord amb el Decret de la Presidència del Consell Insular de Mallorca es nomena al Conseller Executiu de Benestar Social (BOIB núm. 95 de dia 11 de juliol de 2023), el qual, d'acord amb l'article 7.1 dels Estatuts de l'IMAS, exercirà també el càrrec de President de l'IMAS, al qual, d'acord amb l'article 7.3 exerceix totes aquelles competències no atribuïdes expressament pels estatuts a cap altre òrgan de l'IMAS.

Per tot l'exposat,

RESOLC

Primer. Aprovar la creació de la Comissió del Sistema Intern d'Informació de l'IMAS i la regulació de la composició i funcionament d'aquest òrgan col·legiat que s'adjunta com a Annex I, així com els annexos II, III, IV i V.

Segon. Nomenar com a membres i suplents de la Comissió del Sistema Intern de Informació a:

Presidència: la persona titular de la Gerència de l'IMAS

Secretària: Tècnic o tècnica d'Administració General del Servei Jurídicoadministratiu.

Vocals:

- El Cap o la cap de Departament de Recursos Humans

- El Cap o la cap del Servei de Gestió Econòmica

- El Cap o la cap del Servei Juridicoadministratiu

Actualment, aquests càrrecs es troben ocupats per les persones següents:

• Senyor Enrique Izcue Capó i suplent senyora Apol·lònia Socias Socias
• Senyora Magdalena Pons Capó i suplent senyor Carles Juan Estévez Vanrell.
• Senyora Ana Cristina Gallardo Nielsen i suplent senyora Margarita Bestard Casaus.
• Senyora Francisca Ramis Ferriol i suplent senyora Montserrat Sierra Queralt.
• Senyora Maria Elena Tur Figueruelo i suplent senyora Esther Feo Casas.

Tercer. Implantar el sistema intern d'informació en compliment del que disposa la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informen sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció, i aprovar:

- La creació del canal intern per a rebre la informació que consta a l'enllaç https://canalintern.imasmallorca.net i l'accés al qual quedarà limitat dins l'àmbit de les seves competències i funcions als membres de la Comissió del Sistema Intern d'Informació de l'IMAS, al Cap del Servei d'Informàtica i al tècnic que aquest determini, així com a l'encarregat del tractament i al delegat de protecció de dades.

- El procediment de gestió d'informació de l'IMAS i els principis generals d'aquest sistema que consten com a Annex II.

Quart. Designar a la Comissió del Sistema Intern de Informació de l'IMAS com la Responsable del Sistema intern de Informació.

Cinquè. Ordenar que es duguin a terme els tràmits necessaris per a que es constitueixi la Comissió del Sistema Intern d'Informació de l'IMAS que haurà de delegar en un dels seus membres les facultats de gestió del Sistema i de tramitació d'expedients d'investigació, i facultar aquesta Comissió per a que adopti totes les mesures necessàries per a l'aplicació d'aquest acord.

Sisè. Ordenar la publicació d'aquest acord en el Butlletí Oficial de les Illes Balears, en el Tauler d'edictes de l'IMAS i a la seu electrònica del Consell de Mallorca.

Setè. Comunicar aquesta resolució a les persones interessades.

Interposició de recursos

Aquesta resolució no posa fi a la via administrativa i contra ella es pot interposar, d'acord amb l'article 28 dels Estatuts de l'Institut Mallorquí d'Afers Socials aprovats pel Ple del Consell de Mallorca de data 11 d'abril de 2019 (BOIB núm 67, de 18 de maig de 2019) recurs d'alçada davant el Consell Executiu del Consell Insular de Mallorca, dins el termini d'un mes, comptador a partir del dia següent al de la notificació d'aquesta resolució.

Contra la desestimació expressa del recurs d'alçada podrà interposar-se recurs contenciós administratiu davant el Jutjat Contenciós Administratiu, en el termini de dos mesos, comptadors a partir del dia següent al de la notificació de la desestimació del recurs esmentat.

Contra la desestimació per silenci del recurs d'alçada podrà interposar-se recurs contenciós administratiu davant el Jutjat Contenciós Administratiu, en qualsevol moment a partir del dia següent a la desestimació presumpta (tres mesos des de la interposició del recurs sense que s'hagi notificat la resolució). No obstant l'anterior, es pot exercitar, si n'és el cas, qualsevol altre recurs que s'estimi pertinent. Tot això de conformitat amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la Jurisdicció Contenciosa Administrativa i de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques.

 

Palma, en la data de la signatura electrònica (29 de setembre de 2024

El conseller executiu de Benestar Social i president de l'IMAS Guillermo Sánchez Cifre

 

ANNEX I COMPOSICIÓ I FUNCIONAMENT DE LA COMISSIÓ DEL SISTEMA INTERN D'INFORMACIÓ DE L'INSTITUT MALLORQUÍ D'AFERS SOCIALS

Article 1. Objecte

Crear i regular la composició i el funcionament de la Comissió del Sistema Intern d'Informació (en endavant, la Comissió) com a òrgan col·legiat de decisió i proposta per al compliment de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informen sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció.

Article 2. Adscripció i naturalesa jurídica

La Comissió s'adscriu a la Gerència de l'Institut Mallorquí d'Afers Socials (en endavant, IMAS), com a òrgan col·legiat sense personalitat jurídica pròpia que actua amb total independència en el compliment de les seves funcions.

Article 3. Règim jurídic

La Comissió es regeix per aquesta resolució, sense perjudici de les normes específiques que regulin el seu funcionament intern que, si s'escau, s'aprovaran en el si del propi òrgan.

En el no previst en aquesta resolució s'aplica el que es disposa en la normativa bàsica en matèria de règim jurídic del sector públic, així com d'aplicació supletòria l'article 19 de la LRJSP.

Article 4. Finalitat i funcions

1. La Comissió té com a finalitat la responsabilitat de la gestió del Sistema intern d'informació integrat pel canal Intern d'Informació de l'IMAS que possibilita la presentació d'informació respecte a fets que poden constituir infracció penal, administrativa greu o molt greu i del dret de la Unió Europea dins el context laboral o professional de l'IMAS.

2. Pel compliment de la finalitat descrita, la Comissió durà a terme les funcions següents:

• Delegar en un membre de la comissió les facultats de gestió del sistema intern d'informació i de tramitació dels expedients.
• Decidir sobre l'admissió /innadmissió de les comunicacions presentades i sobre la finalització dels procediments.
• Acordar les mesures de protecció que s'escaiguin.
• Resoldre sobre el compliment o incompliment de la normativa respecte als fets o a les conductes objecte de comunicació.
• Garantir l'aplicació del procediment de gestió d'informació de l'IMAS i els principis generals d'aquest sistema, i proposar-ne, si escau, la seva modificació.
• Vetllar perquè es compleixin els requisits establerts a la Llei 2/2023 en especial l'accessibilitat, la independència, la confidencialitat, la protecció de dades personals, el secret de les comunicacions, la seguretat i protecció de les persones informants i afectades i la presumpció d'innocència i respecte a l'honor de les persones afectades.
• Administrar el canal d'informació intern i vetllar per a que es garanteixi tècnicament la confidencialitat o, eventualment, l'anonimat de les persones informants.
• Proposar la modificació dels principis generals i el procediment de gestió d'informació del sistema intern de informació de l'IMAS que consideri necessàries.
• Totes aquelles que siguin escaients per dur a terme la correcta gestió del sistema intern d'informació.

3. Els membres de la Comissió amb caràcter previ a l'anàlisi de l'admissió o de la innadmissió, a proposta del gestor delegat o gestora delegada del sistema hauran de subscriure una declaració d'absència de conflicte d'interès. Aquesta declaració s'incorporarà a l'expedient. Així mateix, en cas de concórrer causes d'abstenció i recusació previstes als articles 23 i 24 de la LRJSP es resoldrà la recusació plantejada per votació dels seus membres, a excepció del membre recusat, per majoria simple.

Article 5. Composició

Els membres que conformen la comissió hauran de desenvolupar les seves funcions de manera independent i autònoma respecte dels òrgans de l'entitat i no poden rebre instruccions de cap tipus en l'exercici de les seves funcions com a membres de la comissió. Així també hauran de disposar de tots els medis personals i materials necessaris per dur-les a terme i no poden ser remoguts del seu lloc per qüestions relacionades amb la seva legítima participació en el sistema intern d'informació, no estant sotmesos a jerarquia en el si d'aquest òrgan.

Conformen la Comissió els cinc membres següents:

• Presidència: la persona titular de la Gerència de l'IMAS
• Secretària: Tècnic o tècnica d'Administració General del Servei Jurídicoadministratiu
• Vocals:
  • El Cap o la cap de Departament de Recursos Humans
  • El Cap o la cap del Servei de Gestió Econòmica
  • El Cap o la cap del Servei Juridicoadministratiu

Article 6. Presidència

1. Són funcions de la Presidència:

a) Ostentar la representació de l'òrgan.

b) Acordar la convocatòria de les sessions ordinàries i extraordinàries i la fixació de l'ordre del dia, tenint en compte les peticions dels altres membres, sempre que hagin estat formulades amb l'antelació suficient.

c) Presidir les sessions, moderar el desenvolupament dels debats i suspendre'ls per causes justificades.

d) Assegurar el compliment de les lleis.

e) Visar les actes i les certificacions dels acords de l'òrgan.

f) Exercir totes les altres funcions que siguin inherents a la condició de la presidència de l'òrgan, i les de gestor delegat d'expedients quan correspongui.

Article 7. Secretaria

1. Són funcions de la secretària:

a) Efectuar la convocatòria de les sessions de l'òrgan per ordre de la presidència, així com les citacions als membres del mateix.

b) Rebre els actes de comunicació dels membres amb l'òrgan, siguin notificacions, peticions de dades, rectificacions o qualsevol altra classe d'escrits dels que hagi de tenir coneixement.

c) Preparar el despatx dels assumptes, redactar i autoritzar les actes de les sessions.

d) Expedir certificacions de les consultes, els dictàmens i els acords aprovats.

e) Totes les altres funcions que siguin inherents a la seva condició, en especial la de gestor delegat d'expedients.

Article 8. Vocals

Correspon als vocals:

a) Rebre, amb una antelació mínima de dos dies hàbils, la convocatòria contenint l'ordre del dia de les reunions. La informació sobre els temes que figurin a l'ordre del dia estarà a disposició dels membres en el mateix termini.

b) Participar als debats de les sessions.

c) Exercir el dret al vot i formular el vot particular, així com expressar el sentit del seu vot i els motius que ho justifiquen. No es podran abstenir en les votacions els qui per la seva qualitat d'autoritats o personal al servei de les administracions públiques, tinguin la condició de membres nats d'òrgans col·legiats, en virtut del càrrec que exerceixen.

d) Formular precs i preguntes.

e) Obtenir la informació necessària per complir les funcions assignades.

f) Totes les altres funcions que siguin inherents a la seva condició, i les de gestor delegat, quan correspongui.

En casos d'absència o malaltia i, en general, quan concorri alguna causa justificada, els membres titulars de l'òrgan col·legiat han de substituir-se per les persones que legalment els substitueixen.

Article 9. Gestor delegat o gestor delegada

Les facultats de gestionar el sistema intern d'informació i d'instrucció dels expedients d'investigació s'ha de delegar en un dels membres de la Comissió, qui serà el gestor delegat o gestora delegada del sistema, en funció de les informacions rebudes i dels expedients tramitats. No obstant l'anterior, les facultats de gestió del sistema podran ser delegades de forma permanent en algun dels membres de la Comissió.

El gestor delegat o gestora delegada ha de donar compte a la resta de membres de les actuacions dutes a terme en relació a la instrucció d'un expedient i de qualsevol informació que aquests li sol·licitin actuant amb la celeritat i la confidencialitat necessàries.

En casos d'absència o malaltia i, en general, quan concorri alguna causa justificada, el gestor delegat o gestora delegada serà substituït pel suplent designat a l'efecte i tendra accés a la plataforma tecnològica integrada constituïda pel canal intern d'informació i la part de la plataforma tecnològica del gestor d'expedients de l'IMAS en tot moment.

Article 10. Règim de convocatòries

La Comissió del Sistema intern d'informació es reunirà quan ho convoqui la Presidència i en tot cas, una vegada cada semestre.

Les sessions ordinàries i extraordinàries han de ser convocades com a mínim amb dos dies hàbils d'antelació a la data prevista per dur terme la sessió.

Les sessions també poden ser extraordinàries de caràcter urgent, quan la Presidència les convoqui amb aquest caràcter, per raons d'urgència degudament motivades i no es pugui convocar la sessió amb l'antelació mínima de dos dies hàbils.

La citació ha de contenir el lloc, la data, l'hora de la reunió i l'ordre del dia; i en cas de sessions telemàtiques, o per assistents que ho hagin de fer per aquest mitjà, l'enllaç per a la reunió.

Article 11. Quòrum assistencial i funcional

Es considera vàlidament constituïda la Comissió amb l'assistència de la majoria simple dels seus membres.

Els acords s'adopten amb el vot favorable de la majoria simple dels assistents a la Comissió

En les sessions extraordinàries no es poden prendre acords sobre assumptes no inclosos prèviament en l'ordre del dia de la sessió, si no és que siguin de caràcter urgent, hi siguin tots els membres del Comissió, i s'acordi així amb el vot favorable de la majoria absoluta.

Article 12. Actes

1. El secretari o secretària aixecarà acta de cada sessió que celebri l'òrgan col·legiat, que especificarà necessàriament els assistents, l'ordre del dia de la reunió, les circumstàncies del lloc i temps en què s'ha celebrat, els punts principals de les deliberacions, així com el contingut dels acords adoptats.

Podran enregistrar-se les sessions que celebri l'òrgan col·legiat. El fitxer resultant de la enregistrament, juntament amb la certificació expedida pel secretari de l'autenticitat i la integritat d'aquest, i els documents en suport electrònic s'hagin utilitzat com a documents de la sessió, podran acompanyar l'acta de les sessions, sense necessitat de fer-hi constar els punts principals de les deliberacions.

2. L'acta de cada sessió es pot aprovar a la mateixa reunió o a la immediata següent. El secretari o secretària ha d'elaborar l'acta amb el vistiplau de la presidència i el remetrà, per mitjans electrònics, als membres de l'òrgan col·legiat, que podran manifestar, pels mateixos mitjans, la seva conformitat o objeccions al text, a efectes de la seva aprovació, i es considerarà, en cas afirmatiu, aprovada a la mateixa reunió.

Quan s'opti per enregistrar les sessions celebrades o utilitzar documents en suport electrònic, han de conservar-se de manera que es garanteixi la integritat i l'autenticitat dels fitxers electrònics corresponents i l' accés dels membres de l'òrgan col·legiat a aquests.

​​​​​​​Article 13. Deure de secret i garantia de confidencialitat

1.Els membres de la Comissió i els seus suplents han de mantenir el degut secret respecte a qualsevol informació de què tenguin coneixement, en especial respecte a la identitat de la persona informant, de la persona afectada i de qualsevol tercera persona esmentada en la informació, als assumptes de què es tracten i els acords que s'han adoptat. En cap cas poden divulgar qualsevol tipus d'informació sobre les comunicacions a les persones no autoritzades.

2. Els membres de la comissió estan subjecte als deures de confidencialitat establerts per la normativa reguladora de la protecció de les persones informants.

Article 14. Règim supletori

En tot el que no preveuen aquestes normes de funcionament s'ha d'aplicar l'establert a la Llei 40/2015 d' 1 d'octubre, de règim jurídic del sector públic.

 

ANNEX II PRINCIPIS GENERALS I PROCEDIMENT DE GESTIÓ D'INFORMACIÓ DEL SISTEMA INTERN DE INFORMACIÓ DE L'INSTITUT MALLORQUÍ D'AFERS SOCIALS.

Capítol I El sistema intern d'informació

Article 1. El sistema intern d'informació.

1. El Sistema intern de informació esta configurat pels canals interns d'informació, incloent la plataforma tecnològica integrada constituïda pel canal intern d'informació i la part de la plataforma tecnològica del gestor d'expedients de l'IMAS, sobre comunicacions que quedin dins l'àmbit de la Llei 2/2023, amb la finalitat de rebre la informació, tramitar-la, investigar-la, enregistrar-la i conservar-la per a dur a terme les actuacions establertes a la Llei esmentada.

2. La seva finalitat és la de protegir a les persones que en un context laboral o professional detectin i informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció així com a les persones a que es refereixen els fets de la comunicació com a mecanisme per a prevenir i detectar amenaces a l'interès públic.

3. El Sistema intern d'informació es regirà pel que disposa la Llei 2/2023 i per aquest annex.

Article 2. Normativa aplicable

Els principis generals i el procediment de gestió del procediment es regeix pel que preveu la normativa vigent aplicable, així com per la que la modifiqui o substitueixi en el futur. En la data de la seva elaboració, entre d'altres, la normativa vigent aplicable està conformada per:

• Directiva 2019/1937 del Parlament Europeu i del Consell, de 23 d'octubre del 2019, relativa a la protecció de les persones que informin sobre infraccions del dret de la Unió
• Llei 2/2023, de 20 de febrer, que regula la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció
• Reglament 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d'abril de 2016 (RGPD), relatiu a la protecció de les persones físiques pel que fa al tractament de dades personals i a la lliure circulació d'aquestes dades, i que deroga la Directiva 95/46/CE
• Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades i garantia de drets digitals

Article 3. Àmbit objectiu

1. El sistema Intern d'Informació és la via per informar de qualssevol accions o omissions a què fa referència l'article 2 de la Llei 2/2023, que es produeixin en l'àmbit d'actuació del Institut Mallorquí d'Afers Socials i que:

a. Puguin constituir infraccions del dret a la Unió Europea sempre que:

• Entrin dins l'àmbit d'aplicació dels actes de la Unió Europa enumerats en l'annex de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlament Europeu i del Consell, de 23 d'octubre de 2019, relativa a la protecció de les persones que informin sobre infraccions del dret de la Unió, amb independència de la qualificació que en faci l'ordenament jurídic intern;
• Afectin els interessos financers de la Unió Europea tal com preveu l'article 325 del Tractat de Funcionament de la Unió Europea.
• Incideixin en el mercat interior tal com preveu l'article 26.2 del TFUE.

b. Accions o omissions que puguin ser constitutives d'infracció penal o administrativa greu o molt greu. En tot cas, s'hi entenen compreses les infraccions penals o administratives greus o molt greus que impliquin menyscapte econòmic per a la hisenda pública i per a la Seguretat Social.

2. Queden excloses de l'àmbit objectiu del Sistema Intern d'informació de l'IMAS :

a) Les informacions que afectin a la informació classificada.

b) Les informacions afectades per obligacions que resulten de la protecció del secret professional dels/de les professionals de la medicina i de l'advocacia.

c) Les informacions relatives a infraccions en la tramitació de procediments de contractació que contenguin informació classificada o que hagin estat declarats secrets o reservats, o aquells l'execució dels quals hagi d'anar acompanyada de mesures de seguretat especials conforme a la legislació vigent, o en els quals ho exigeixi la protecció d'interessos essencials per a la seguretat de l'Estat.

d) Les informacions relatives a les infraccions a què fa referència la part II de l'annex de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlament Europeu i del Consell, de 23 d'octubre de 2019.

Article 4. Àmbit subjectiu.

1. De conformitat amb el que estableix l'article 3 de la Llei 2/2023, únicament tenen la consideració de persones informants del sistema intern d'informació les persones físiques o jurídiques que tenen una relació laboral o professional amb l'IMAS, que hagin obtingut, en un context laboral o professional, informació sobre els fets a què es refereixen les comunicacions que facin i que, alternativament:

a) Treballin en el sector públic o privat, com a empleat públic o empleada pública o treballador o treballadora per compte d'altri, així com els càrrecs electes, consellers i conselleres executives, òrgans directius i la resta d'autoritats de l'IMAS.

Els empleats públics, comprenen: personal funcionari de carrera o interí, personal laboral, ja sigui fix o indefinit, personal eventual i personal directiu, així com les persones que participen en procediments selectius, si la informació s'obté durant el procés de selecció.

També s'ha d'aplicar als treballadors laborals no empleats públics (si n'hi ha a l'entitat).

b) Persones autònomes que mantinguin o hagin mantingut una relació professional amb l'IMAS.

c) Accionistes, partícips i/o integrants de l'òrgan d'administració, direcció o supervisió d'una empresa o entitat vinculada professionalment amb l'IMAS.

d) Persones que treballin per a o sota la supervisió i/o direcció de contractistes, subcontractistes i proveïdors/es, i beneficiaris/àries de subvencions de l'IMAS.

Així mateix, tenen la condició d'informants:

a) Les persones que hagin obtingut informació en el marc d'una relació laboral o funcionarial ja finalitzada.

b) Voluntaris/àries o becaris/àries.

c) Treballadors/es en període de formació (amb independència que percebin o no remuneració).

d) Les persones, la relació laboral o funcionarial de les quals que encara no hagi començat però que hagin obtingut informació sobre infraccions durant el procés de selecció.

Article 5. Principis que regeixen el Sistema intern d'informació

El Sistema intern d'informació es regeix pels principis següents:

• Accessibilitat: permet a totes les persones referides en el punt 4 d'aquesta política comunicar informació sobre les infraccions previstes en aquest apartat, fins i tot de forma anònima.
• Seguretat, confidencialitat i respecte a la normativa sobre protecció de dades: el canal està dissenyat i gestionat de manera segura. Garanteix la confidencialitat de la identitat de la persona informant i de qualsevol tercera persona esmentada en la informació i de les actuacions que es desenvolupin per gestionar-la i tramitar-la. Així com els drets a la intimitat, a la privadesa, a l'honor, a la defensa i a la presumpció d'innocència de les persones involucrades en el procés d'investigació iniciat com a conseqüència d'haver rebut una informació a través del canal i la protecció de dades, i hi impedeix l'accés de personal no autoritzat. La identitat de la persona informant, en cas de ser coneguda, així com la de terceres persones esmentades en la informació, només pot comunicar-se a l'autoritat judicial, al Ministeri Fiscal o a l'autoritat administrativa competent en el marc d'una investigació penal, disciplinària o sancionadora, amb el trasllat previ a la persona informant o a la tercera persona afectada, sempre que aquesta circumstància no comprometi la investigació o el procediment judicial en curs.
• Diligència, agilitat i efectivitat: les actuacions adreçades a la comprovació i aclariment dels fets recollits en les informacions rebudes s'han de dur a terme amb la major diligència, agilitat i efectivitat possibles, tenint en compte la complexitat dels fets.
• Proporcionalitat, objectivitat i respecte a les garanties de les persones que hi intervenen: les actuacions que es fan en el marc del Sistema s'han de desenvolupar conforme a criteris de proporcionalitat i objectivitat, amb el màxim respecte a la legalitat vigent, reconeixent els drets que assisteixen totes les parts que hi intervenen i observant totes les garanties que preveu expressament el procediment de gestió del Sistema. Està expressament prohibit qualsevol acte constitutiu de represàlia contra les persones informants. La persona afectada per la comunicació té dret a ser informada dels fets que se li atribueixen i a ser escoltada en qualsevol moment. Una vegada informada, pot sol·licitar examinar la informació i la documentació que consti en l'expedient que ha donat lloc a la tramitació de la comunicació, sens perjudici d'adoptar les mesures necessàries per assegurar que no es revela cap tipus d'informació que permeti conèixer la identitat de la persona informant.
• Bona fe: constitueix requisit indispensable per protegir la persona informant que aquesta actua de bona fe i honestament considera que s'han produït o poden produir fets greus perjudicials. Aquest principi es contraposa a actuacions com l'enviament d'informacions falses o tergiversades, així com les que s'hagin obtingut de manera il·lícita.
• Publicitat: la informació necessària perquè les persones informants puguin fer ús del canal es proporciona de manera clara i fàcilment accessible a la pàgina web de l'IMAS.

Article 6. Responsable del Sistema Intern d'Informació

1. El responsable de la implantació del Sistema Intern d'Informació és la Presidència de l'IMAS, qui designa a la Comissió del Sistema intern d'informació de l'IMAS com a òrgan col·legiat responsable del sistema intern d'informació de l'IMAS.

2.La Comissió del Sistema intern d'informació, ha de delegar en un dels seus membres les facultats de gestió del Sistema Intern d'Informació i de tramitació dels expedients de recerca. Aquest membre delegat s'anomena, gestor delegat.

3.Aquests òrgans han de desenvolupar les seves funcions de manera independent i autònoma respecte de la resta d'òrgans de l'entitat. Per garantir la imparcialitat i la independència en el desenvolupament de les seves funcions no podràn rebre instruccions de cap tipus en l'exercici de les seves funcions.

Així també per a l'exercici de les seves funcions la Comissió i el gestor delegat a han de disposar dels mitjans personals i materials suficients i adequats perquè puguin complir amb el que disposa la normativa.

Article 7. Identificació dels canals.

1. Canal intern d'informació:

1.1. El canal intern d'informació de l'Institut Mallorquí d'Afers Socials constitueix el mitjà preferent per informar sobre les accions o omissions a què fa referència l'article 2 de la Llei 2/2023, sempre que es pugui tractar la infracció internament de manera efectiva i que la persona informant consideri que no hi ha risc de represàlies.

1.2. Mitjançant la creació del canal intern d'informació, s'estableix una via de comunicació segura que s'ajusta als requeriments de la Llei 2/2023 i garanteix el compliment de les exigències de seguretat, la confidencialitat i la protecció de la identitat de la persona informant. També vol afavorir la cultura de la comunicació d'informacions com a mitjà per enfortir la integritat institucional.

2. Canals externs d'informació.

Sens perjudici del caràcter preferent del canal intern d'informació, tota persona física o jurídica, pot informar de la comissió de qualssevol acció o omissió inclosa en l'àmbit d'aplicació de la Llei 2/2023 i directament a través dels canals externs d'informació següents:

a) A la bústia externa autonòmica de l'organisme a qui s'atribueixin les funcions a què fa referència aquest document

b) Bústia externa de l'Autoritat Independent de Protecció de l'Informant (AAI)

c) Sistema de notificació de fraus de l'Oficina Europea de Lluita Contra el Frau de la Comissió Europea (OLAF)

d) Bústia de denúncies del Servei Nacional de Coordinació Antifrau (SNCA)

e) O a les autoritats o organismes autonòmics , estatals i europeus corresponents.

​​​​​​​Article 8. Garantia de confidencialitat

1.Només poden accedir a les informacions que es presenten al sistema intern d'informació les persones autoritzades expressament. En cas que les comunicacions s'enviïn per mitjans que no siguin els recollits en aquesta política o les rebi personal no responsable del tractament s'han d'enviar immediatament al responsable del Sistema d'Informació i adoptar les mesures particulars que resultin oportunes per garantir el compliment dels principis del Sistema, especialment el deure de confidencialitat i la protecció de la persona informant.

2. Les persones al servei de l'Institut Mallorquí d'Afers Socials que tenguin assignades funcions en relació amb la recepció i tramitació de les informacions han de mantenir el degut secret respecte de qualsevol informació de què tenguin coneixement, en especial respecte a la identitat de la persona informant, de la persona afectada i de qualsevol tercera persona esmentada en la informació. La informació no es pot utilitzar per a finalitats diferents de les expressament establertes per l'ordenament jurídic.

3. Llevat que la persona informant sol·liciti expressament el contrari, cal mantenir la confidencialitat respecte de la seva identitat, de manera que aquesta no pot ser revelada a ningú. Aquesta obligació inclou qualsevol informació de la qual es pugui deduir, directament o indirectament, la identitat. En totes les comunicacions, actuacions de verificació o sol·licituds de documentació que es duguin a terme s'han d'ometre les dades relatives a la identitat de la persona informant, així com qualssevol altres que puguin conduir totalment o parcialment a la seva identificació.

4. Tot el personal de l'Institut Mallorquí d'Afers Socials esta subjecte als deures de confidencialitat establerts per la normativa reguladora de la protecció de les persones informants.

Article 9. Publicitat.

L'IMAS, ha de publicar i difondre el Sistema Intern d'informació amb l'objectiu de donar-lo a conèixer.

 

Capítol II Garanties de protecció de les persones informants i les persones afectades per la informació

Article 10. Drets i garanties de les persones informants.

Les persones informants gaudiran, sense perjudici de qualssevol altres que els reconegui la Constitució i les lleis, els drets següents:

1. Decidir si desitja formular la comunicació d'informació de forma anònima o identificant-se. En tot cas, s'ha de respectar la reserva de la seva identitat, i no s'ha de revelar a les persones afectades per la informació ni a terceres persones; tot això a través d'un canal segur de comunicació.
2. Formular la informació per escrit, verbalment o, fins i tot, mitjançant reunió presencial.
3. Indicar un domicili, adreça electrònica o lloc segur per poder rebre, si escau, les comunicacions corresponents o renunciar, si escau, a rebre aquestes comunicacions.
4. Comparèixer davant la persona responsable del Sistema o la persona física en qui delegui, per iniciativa pròpia o quan sigui requerit. Si és el cas i si ho considera oportú pot ser assistida per un advocat o advocada.
5. Que se li confirmi la recepció de la seva comunicació en el termini de set dies naturals des que l'ha presentat.
6. Rebre resposta a la comunicació en un termini de 3 mesos, o de 6 si la complexitat del cas ha determinat l'ampliació del termini esmentat.
7. Rebre informació, de forma clara i accessible, sobre els canals externs d'informació davant les autoritats competents i, si escau, davant les institucions, òrgans o organismes de la Unió Europea.
8. Exercir els drets que li confereix la legislació en matèria de protecció de dades personals, amb les limitacions que conté la Llei 2/2023.
9. Conèixer l'estat de la tramitació de la seva informació i que se li notifiquin els resultats de les actuacions de recerca.
10. A no patir represàlies per causa de les informacions que ha presentat, incloses les amenaces de represàlies i les temptatives de represàlies. Aquesta garantia de no ser objecte de cap tipus de represàlia s'ha de mantenir fins i tot quan del resultat de les activitats de recerca es conclogui que no ha tingut lloc cap fet o conducta dels establerts en l'àmbit d'aplicació material de la Llei 2/2023.

Article 11. Prohibició de represàlies a les persones informants.

1. Les persones informants tenen dret a la protecció sempre que concorrin els requisits següents:

1. Que tinguin motius raonables per pensar que la informació referida és veraç en el moment de la comunicació o revelació, encara que no aportin proves concloents.
2. Que la informació esmentada es trobi en l'àmbit material d'aplicació de la Llei 2/2023 i d'aquesta política.
3. Que la informació o la revelació s'hagin fet d'acord amb els requeriments que preveu la Llei 2/2023 i aquesta política.

2. Les mesures de protecció del sistema també s'apliquen a les persones que:

1. En lloc de comunicar els fets, els revelin públicament sempre que compleixin els requisits de l'article 28 de la Llei 2/2023.
2. Exerceixin la representació legal dels treballadors i desenvolupin funcions d'assessorament i suport a la persona informant.
3. Assisteixin la persona informant en el procés, en el marc de l'organització per a la qual treballi o presti els seus serveis.
4. Poguessin patir represàlies pels seus vincles laborals o familiars amb la persona informant.
5. Ocupin o mantinguin qualsevol altre tipus de relació en un context laboral o, en el cas de persones jurídiques, en què l'informant tingui una participació significativa. A aquests efectes, s'entén que la participació en el capital o en els drets de vot corresponents a accions o participacions és significativa quan, per la seva proporció, permet que la persona que la tingui pugui influir en la persona jurídica.
6. Hagin comunicat o revelat públicament informació sobre accions o omissions incloses en l'àmbit d'aplicació de forma anònima, però que posteriorment hagin estat identificades i compleixin les condicions previstes.

3. No es podran acollir al dret de protecció les persones que comuniquin les informacions següents:

1. Informacions no admeses per algun canal intern d'informació o per alguna de les causes que preveu l'art. 18.2.a) de la Llei 2/2023.
2. Informacions vinculades a reclamacions sobre conflictes interpersonals o que afectin únicament la persona informant i les persones a què es refereixi la comunicació o revelació.
3. Informacions disponibles per al públic o que constitueixin mers rumors.
4. Informacions relatives a accions o omissions no compreses o excloses de l'àmbit material d'aplicació de l'art. 2 de la Llei 2/2023 i d'aquesta política.

4. Es prohibeixen expressament els actes constitutius de represàlia, incloses les amenaces de represàlia i les temptatives de represàlia contra les persones informants.

5. S'entén per represàlia qualssevol actes o omissions que estiguin prohibits per la llei o que, de manera directa o indirecta, suposin un tracte desfavorable que situï les persones que els pateixen en desavantatge particular respecte d'una altra en el context laboral o professional i/o suposin un perjudici injustificat (real o potencial), només per la condició d'informants, o per haver fet una revelació pública. S'exceptua el supòsit en què aquesta acció o omissió es pugui justificar objectivament en atenció a una finalitat legítima i que els mitjans per assolir aquesta finalitat siguin necessaris i adequats.

A títol enunciatiu, es consideren represàlies les que s'adoptin en forma de:

1. Suspensió del contracte de treball, acomiadament o extinció de la relació laboral o funcionarial, incloent-hi la no renovació o la terminació anticipada d'un contracte de treball temporal una vegada superat el període de prova, o resolució anticipada o desistiment de contractes de béns o serveis.
2. Imposició de qualsevol mesura disciplinària, degradació o denegació d'ascensos i qualsevol altra modificació substancial de les condicions de treball i la no conversió d'un contracte de treball temporal en un d'indefinit, en cas que el treballador o treballadora tingués expectatives legítimes que se li oferiria una feina indefinida. Llevat que aquestes mesures es duguin a terme dins l'exercici regular del poder de direcció a l'empara de la legislació laboral o reguladora de l'estatut de l'empleat públic corresponent, per circumstàncies, fets o infraccions acreditades i alienes a la presentació de la comunicació.
3. Danys, inclosos els de caràcter reputacional, o pèrdues econòmiques, coaccions, intimidacions, assetjament o ostracisme.
4. Avaluació o referències negatives respecte a l'exercici laboral o professional.
5. Inclusió en llistes negres o difusió d'informació en un àmbit sectorial determinat, que dificultin o impedeixin l'accés a l'ocupació o la contractació d'obres o serveis.
6. Revocació i/o denegació injustificada d'una llicència o permís.
7. Denegació de peticions de formació.
8. Discriminació, tracte desfavorable o injust.
9. Limitació dels mitjans materials assignats per exercir les funcions assignades.

6. La protecció té una durada de dos anys. La persona que vegi lesionats els seus drets per causa de la informació o revelació que ha fet una vegada transcorregut aquest termini de dos anys pot sol·licitar la protecció davant el responsable del Sistema si persisteixen les causes que varen motivar-ne la protecció.

7. Els actes administratius que tinguin per objecte impedir o dificultar la presentació d'informacions i revelacions, així com els que constitueixin represàlia o causin discriminació després de presentar-les a l'empara d'aquesta llei, seran nuls de ple dret, donaran lloc, si s'escau, a mesures correctores disciplinàries o de responsabilitat i poden incloure la indemnització de danys i perjudicis corresponent al perjudicat.

Article 12. Drets de les persones afectades per la informació.

Les persones afectades per la informació gaudeixen dels drets següents:

1. A la presumpció d'innocència i a la protecció durant el transcurs de les activitats de recerca.
2. A ser informades dels fets objecte de recerca i a rebre la informació necessària durant les activitats de recerca que els permetin exercir el dret de defensa i a al·legar tot el que considerin oportú. S'ha de proporcionar —en un llenguatge senzill, comprensible i accessible— informació fiable, veraç i completa sobre la investigació interna que es duu a terme.
3. A la confidencialitat, durant les activitats de recerca, de les seves dades personals, evitant qualsevol tipus de difusió d'informació que pugui afectar els seus drets i llibertats fonamentals, especialment el dret a l'honor, la intimitat personal o familiar i la pròpia imatge.
4. A ser objecte d'una investigació objectiva, àgil, eficaç i transparent.
5. A acarar l'expedient de recerca. S'ha de garantir la possibilitat que la persona investigada accedeixi íntegrament a l'expedient de la investigació interna i a obtenir-ne còpia. A aquests efectes, s'anonimitzaran les dades directes o indirectes necessàries per garantir la protecció de la identitat de la persona informant.
6. Dret a no declarar contra si mateixa i a no admetre les informacions. No es pot exigir la col·laboració forçosa de la persona afectada per la investigació.
7. Dret a l'assistència lletrada: tant en el marc de l'entrevista com durant tot el procediment d'investigació interna restant, la persona afectada per la informació pot ser assistida per un lletrat o una lletrada a elecció pròpia, que no pot ser proposat ni suggerit per l'IMAS.
8. Dret a ser assistida i assessorada per un o una representant legal dels treballadors en les actuacions de recerca.
9. Dret a ser informada de si es farà l'enregistrament i el registre de l'entrevista.
10. Dret a formular al·legacions per escrit i a proposar diligències d'investigació.
11. Dret a l'audiència amb caràcter previ a emetre l'informe d'investigació, en tot cas.

 

Capiítol III Procediment de gestió de les informacions

Article 13. Tramesa de les informacions

1.Les comunicacions al canal intern d'informació amb identificació de la persona informant o de manera anònima, es poden remetre preferentment a través del formulari electrònic establert a l'efecte i habilitat a la pàgina principal de la web i a la intranet de l'IMAS, per escrit o a través d'arxiu de veu.

Aquest formulari electrònic forma part d'un canal segur d'admissió d'informacions. Aquest canal permet una comunicació bidireccional, mitjançant la comunicació d'un codi únic en el moment de la comunicació, que permet fer el seguiment i la consulta de les actuacions de manera segura i, en cas de que la comunicació sigui anònima, garanteix l'anonimat durant tot el procés a partir de l'ocultació de la identificació del dispositiu de la persona informant. La persona informant ha de custodiar en un entorn segur aquest codi únic, ja que en cas de pèrdua no es pot recuperar. Així mateix, aquest codi permet afegir informació addicional en qualsevol moment abans de l'acabament i el tancament de l'expedient.

2. També es podran rebre les comunicacions a través de:

1. Correu postal adreçat expressament al responsable de gestió del “Sistema Intern de Informació de l' IMAS” i dirigint-lo al carrer General Riera, 67. CP 07010 de Palma.
2. Mitjançant correu electrònica a l'adreça habilitada sistemainterninformacio@imas.conselldemallorca.net exclusiva per al “Sistema intern d'informació de l'IMAS” .
3. Reunió presencial sol·licitada mitjançant un dels canals anteriors que es durà a terme en un termini de deu dies hàbils des de la recepció de la sol·licitud.

Les comunicacions rebudes per aquesta via s'hauran de documentar d'alguna de les maneres següents:

• mitjançant gravació de la conversa en un format segur, durador i accessible, amb el consentiment previ per escrit de la persona que informa, la qual ha de rebre informació sobre la protecció de les seves dades personals.
• a través d'una transcripció completa i exacta de la conversa, oferint la possibilitat a la persona informant de comprovar, rectificar i acceptar mitjançant la seva firma la transcripció de la conversa.

3. La persona responsable de gestionar el Sistema s'ha d'assegurar que les reunions que mantengui amb la informant es facin en condicions que garanteixin la confidencialitat de la informació i de la identitat de la persona informant.

En cas que les comunicacions s'enviïn per mitjans que no siguin els anteriors o les rebi personal diferent del responsable de gestió del Sistema d'informació (o personal col·laborador degudament acreditat), s'han de remetre immediatament a aquest i adoptar les mesures particulars que resultin oportunes per garantir el compliment dels principis del Sistema, especialment el deure de confidencialitat i la protecció de la persona informant.

4. L'ús de qualsevol d'aquests mitjans comporta l'acceptació de les condicions d'ús que consten a l'annex III, i si escau, els que puguin modificar-lo.

Article 14. Comunicacions anònimes

1. Les persones informants poden remetre comunicacions anònimes al canal intern d'informació.

2. S'entén per comunicació anònima aquella en què no es faciliten dades personals que permetin identificar la persona informant.

3. Si fos possible, s'ha de comunicar a la persona que informi anònimament que, si s'identifiqués més tard, tindrà dret a les mesures de protecció establertes en la Política del Sistema Intern d'Informació i en la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció (d'ara endavant, Llei 2/2023).

Article 15. Requisits formals de la comunicació al Sistema Intern d'Informació.

1.La informació remesa ha de contenir el contingut següent:

a. Descripció dels fets de la forma més concreta i detallada possible així com les conductes, negocis jurídics, convocatòries, instruments o expedients que es corresponguin amb l'ámbit d'aplicació de la Llei 2/2023 i que tenguin relació amb l'activitat i el funcionament de l'IMAS.

b. Identificació de la persona o persones que hi haguessin participat.

c. Identificació, si escau, de tercers que puguin proporcionar informació rellevant.

d. Un domicili o un correu electrònic on rebre les comunicacions, excepte si exerceix el dret a renunciar a comunicar-se amb el responsable del sistema.

e. la data certa o aproximada en què es van produir, i si escau, les persones o òrgans a qui, si s'escau, s'hagi tramès prèviament la informació.

f. Qualsevol documentació o element de prova que faciliti la verificació de la informació o, en cas de no disposar-ne, la denominació i identificació dels elements probatoris que acreditin els fets comunicats.

Article 16. Recepció de la informació

1.Les informacions verbals o escrites seran recepcionades pel gestor delegat o gestora delegada i/o pel personal, degudament acreditat, al qual s'assignin funcions de suport tecnicoadministratiu.

2. Rebuda la informació i amb caràcter previ a la seva tramitació, la persona responsable de gestionar el Sistema que s'encarregarà de la instrucció del procediment ha de signar una declaració d'absència de conflicte d'interès. Aquesta declaració s'incorporarà a l'expedient. En cas de concórrer causes d'abstenció, ho comunicarà al responsable del Sistema.

3. En el cas que la informació es refereixi a la persona responsable del Sistema, o a persones que hi estiguin relacionades, o concorri causa d'abstenció, aquesta s'abstindrà de totes les actuacions que es puguin dur a terme en el marc de la investigació interna respectiva que, si escau, s'incoï. En aquest darrer cas, assumirà les funcions de persona responsable del Sistema el seu suplent.

Article 17. Forma de comunicar-se amb la persona informant

1.L'IMAS es pot comunicar amb la persona informant a través del sistema habilitat del canal intern d'informació. Aquest canal electrònic facilita un codi únic d'identificació a la persona informant que, sempre que el conservi, permet mantenir la comunicació entre la persona informant, amb independència que s'hagi identificat o no, i el Sistema Intern d'Informació.

En tot cas, en els supòsits d'informacions anònimes, només és possible aquesta comunicació mitjançant aquest mitjà electrònic.

2. La persona informant podrà renunciar expressament a la recepció de qualssevol comunicacions realitzades dutes a terme pel responsable del Sistema o per la persona responsable de gestió del Sistema com a conseqüència de la informació.

3. Quan es rebin comunicacions per correu postal o mitjançant reunió presencial, les comunicacions amb la persona informant s'han de fer, preferentment, per mitjans electrònics, sempre que es pugui garantir adequadament el compliment dels principis del Sistema Intern d'Informació, especialment, la protecció de la persona informant.

Article 18. Comunicació d'informacions falses o de mala fe

1. El canal intern d'informació de l'IMAS, s'ha d'emprar de manera responsable i adequada. La comunicació de fets falsos, amb una actitud maliciosa, suposa una infracció de la bona fe i poden derivar en les mesures disciplinàries o d'altres tipus que legalment corresponguin.

2. Si, després de l'anàlisi oportuna, es pogués concloure que els fets informats són manifestament falsos i que la informació ha estat presentada amb mala fe, la persona responsable del Sistema: Arxivarà la informació, documentarà els motius que han portat a arxivar l'expedient i finalitzaran les actuacions d'investigació, i traslladarà, si escau, aquesta circumstància a l'òrgan competent perquè adopti les accions judicials civils, penals, administratives o disciplinàries que corresponguin.

 

​​​​​​​Capítol IV Procediment de tramitació de la comunicació

Article 19. Procediment.

1. El procediment està compost de les fases següents:

- Recepció de la informació i acusament de recepció

- Anàlisi de la informació i admissió a tràmit

- Fase de investigació.

- Fase de finalització.

Article 20. - Recepció de la informació i acusament de recepció

1.Després de la recepció de la informació, en un termini no superior a set dies naturals el gestor delegat procedirà a donar acús de rebut de la comunicació, excepte que sigui anònima, que la persona informant hagi renunciat a rebre comunicacions o que resulti materialment impossible fer aquest comunicació per raó del mitjà a través del qual s'hagi comunicat la informació.

En tot cas l'acusament de recepció s'ha de fer en condicions que garanteixin que no es posa en perill la confidencialitat de la informació.

2. Amb l'acusament de recepció s'ha d'informar la persona del següent:

a) Com pot contactar amb la persona responsable del seguiment de la informació.

b) La possibilitat de mantenir contacte amb la persona responsable durant tot el procés d'investigació i la possibilitat d'aportar més informació o documentació.

c) Els drets que la Llei 2/2023 atorga a les persones informants.

d) El temps màxim per rebre una resposta sobre la informació.

e) La confidencialitat amb què serà tractada la informació, així com el tractament reservat que rebran les seves dades personals en aplicació de la legislació de protecció de dades personals vigent, sens perjudici que la persona informant, amb caràcter previ a la comunicació d'una informació, disposi de la informació sobre les condicions específiques del tractament de les dades en l'apartat del Sistema Intern d'Informació de la pàgina web de l'IMAS.

3. Si la informació ha estat presentada verbalment, el gestor delegat o gestora delegada li atorgarà un número de identificació dins del sistema de gestió d'expedients i entregarà acús de rebut de la comunicació en el mateix acte de forma escrita. Així mateix la confidencialitat de què gaudirà la informació detallada, la protecció que es durà a terme de les seves dades personals, així com la resta dels continguts referits a l'apartat 2 del present article.

Article 21. Anàlisi de la informació i admissió a tràmit

1.Inicialment, el gestor delegat o gestora delegada analitzarà la informació rebuda a l'efecte de comprovar si s'hi exposen fets o conductes que es troben dins l'àmbit d'aplicació material i personal del sistema intern d'informació.

A aquests efectes podrà realitzar les verificacions i actuacions que es considerin necessàries, així com sol·licitar la documentació, informació addicional o assessorament tecnicojurídic que resulti estrictament necessari per a la realització d'aquesta anàlisi, tant a la persona informant com a les àrees o serveis que poguessin disposar d'aquesta informació o que poguessin resultar afectats, els quals hauran de facilitar-la en un termini no superior a quatre dies hàbils. L'assessorament tecnicojurídic també haurà de ser prestat amb caràcter preferent, respectant aquest termini.

2. El gestor delegat, una vegada analitzada la informació presentada, ha de proposar, en un termini de cinc dies hàbils des de la recepció o, si s'escau, des de la recepció de la informació complementària sol·licitada, a la Comissió del sistema intern d'informació el següent:

- Incoar el corresponent expedient d'investigació perquè entén que els fets informats resulten versemblants, suficients i que podrien revestir el caràcter d'irregularitat presumptament comesa per una persona vinculada amb l'IMAS.

- Innadmetre la informació pels motius següents:

1. Els fets o conductes relatats són manifestament irrellevants.
2. Els fets informats no són constitutius d'infracció de l'ordenament jurídic inclòs en l'àmbit d'aplicació del Sistema Intern d'Informació o no es pot identificar la persona autora dels fets.
3. Els fets o conductes relatats manquen manifestament de versemblança o fonament o se sustenten únicament en opinions o rumors.
4. La informació remesa conté una descripció excessivament genèrica o inconcreta dels fets o els elements de prova subministrats no permeten fer una verificació adequada de la informació rebuda.
5. Els fets informats no han estat comesos per persona que mantengui una relació funcionarial, laboral, contractual, de caràcter electe o d'una altra índole (directa o indirecta) amb l'IMAS.
6. Els fets o conductes relatats no contenen informació nova i significativa sobre infraccions en comparació d'una informació anterior respecte de la qual hagin conclòs els procediments corresponents, llevat que s'apreciïn noves circumstàncies de fet o de dret que justifiquin un nou procediment.
7. La informació sobre els fets o les conductes relatats ha estat obtinguda mitjançant la comissió d'un delicte. En aquest supòsit, a més de la innadmissió, es proposa la tramesa de la informació rebuda al Ministeri Fiscal.

- Remetre amb caràcter immediat la informació al Ministeri Fiscal quan els fets puguin ser indiciàriament constitutius de delicte, o a la Fiscalia europea en cas que els fets afectin els interessos financers de la Unió Europea.

- Remetre la comunicació a l'autoritat, entitat o organisme que es consideri competent per tramitar-la.

3. Un cop rebuda la proposta d'admissió per part del gestor delegat, la Presidència de la Comissió ha de convocar els seus membres amb fixació d'una data per a la sessió en funció de la naturalesa, gravetat o urgència de la informació rebuda i, en tot cas, abans del transcurs de 10 dies hàbils des de la recepció de la proposta.

4. Els membres de la Comissió amb caràcter previ a l'inici de la sessió, subscriuran una declaració d'absència de conflicte d'interès. Aquesta declaració s'ha d'incorporar a l'expedient. En cas de concórrer causes d'abstenció en algun dels membres de la Comissió aquests han de comunicar la seva abstenció de la Comissió.

5. En cas que la informació es refereixi a un o varis membres de la Comissió, aquest s'ha d'abstenir de participar en la reunió, així com de totes les altres actuacions que posteriorment poguessin dur-se a terme en el marc de la respectiva investigació interna que, si escau, s'incoï. Si de la mera lectura de la informació s'advertís aquest fet, no se'l convocarà a la reunió i es posarà de manifest aquesta circumstància a la persona afectada. En aquest darrer supòsit se'n convocarà el suplent.

6. La Comissió del Sistema intern d'informació, amb l'anàlisi prèvia de la proposta del gestor delegat, ha d'acordar motivadament, per majoria simple dels seus membres la innadmissió de la comunicació, l'admissió a tràmit d'aquesta, la tramesa al Ministeri Fiscal o la tramesa de la informació a l'òrgan competent per a la seva tramitació.

7. Tant l'admissió com la innadmissió de la comunicació seran notificades a la persona informant en el termini de cinc dies hàbils, excepte que aquest fos anònim o hagués fet ús del dret de renúncia a rebre comunicacions.

 

Capítol V Expedient d'investigació

Article 22. Fase de investigació.

1. Una vegada admesa a tràmit la informació, s'inicia el corresponent expedient d'investigació, el qual ha d'estar individualitzat per a cada informació.

Tot i això, en el cas que s'hagin rebut diverses informacions relacionades amb un mateix fet o diversos fets vinculats, el gestor delegat o gestora delegada pot acordar l'acumulació de les informacions en un mateix expedient d'investigació respectant la confidencialitat individualitzada de cada una.

2. Les actuacions d'investigació tenen la consideració d'actuacions prèvies de conformitat amb l'article 55 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques.

​​​​​​​​​​​​​​Article 23. Instrucció

1. La instrucció de l'expedient d'investigació comprendrà les actuacions necessàries per a comprovar la veracitat dels fets relatats en relació amb les informacions admeses als efectes de determinar el tractament que s'hi hagi de donar i la durà a terme el gestor delegat o gestora delegada que designi la Comissió i serà considerat instructor.

2. La instrucció s'inicia sol·licitant informació als òrgans, unitats o persones implicades en els fets relatats, recopilant tota la informació que es requereixi per poder efectuar una primera valoració del cas, així com de possibles antecedents o indicadors que puguin resultar d'interès, amb els límits que pogués tenir, si escau, determinada informació confidencial.

3. Entre d'altres, es poden realitzar les actuacions d'investigació següents:

a) Entrevista a la persona afectada per la informació. Ha d'anar precedida de la lectura pertinent dels drets i garanties establerts a l'article 12 d'aquest procediment. Se n'ha d'estendre acta, que la persona entrevistada ha de signar en prova de conformitat.

b) Entrevista amb la persona informant, en cas que sigui possible, de la qual se n'ha d'estendre acta, que la persona entrevistada ha de signar en prova de conformitat.

c) Entrevista a testimonis, que ha d'anar precedida, en tot cas, de l'advertiment de l'obligació que han de ser veraços en les declaracions. Se n'ha d'estendre acta, que la persona entrevistada ha de signar en prova de conformitat.

d) Examen de qualsevol tipus de documentació i requeriment d'aquesta a les persones físiques o jurídiques corresponents.

4. Durant la instrucció del procediment, el gestor delegat, pot requerir assessorament sobre qualsevol aspecte que tengui relació amb el cas objecte d'investigació. A aquests efectes, es pot recórrer a personal especialitzat, intern o extern, garantint la confidencialitat de les dades de la persona informant, de la persona afectada per la informació i de les altres persones que s'esmenti en la informació.

5. La pràctica dels actes d'instrucció s'han d'incloure dins el sistema de gestió d'expedients i s'han de dur a terme amb discreció i amb garantia de confidencialitat i dels drets fonamentals de les persones afectades.

6. Si durant la instrucció del procediment el gestor delegat o gestora delegada aprecia que els fets poden ser constitutius de delicte, emetrà informe al respecte i n'informarà al Responsable del Sistema per a que ho remeti al Ministeri Fiscal o si escau, a la Fiscalia Europea.

Article 24. Actuacions per a la garantia de drets de la persona afectada per la informació

1. Una vegada admesa a tràmit la comunicació, la persona afectada ha de ser informada per escrit de les accions o omissions que se li atribueixen. Aquesta comunicació es pot fer en el tràmit d'audiència, si es considera que fer-la amb anterioritat podria facilitar l'ocultació, la destrucció o l'alteració de les proves.

2. A més, cal informar-la dels drets que té, establerts a l'article 12 d' aquest procediment i en la Llei 2/2023.

3. Les actuacions d'investigació comprenen, sempre que sigui possible, una entrevista amb la persona afectada en què, amb absolut respecte a la presumpció d'innocència, se la convidarà a exposar la seva versió dels fets i a aportar els mitjans de prova que consideri adequats i pertinents.

4. A fi de garantir el dret de defensa, la persona afectada per la informació tindrà accés a l'expedient, del qual s'ha d'ometre, en tot cas, la informació que pogués identificar la persona informant; podrà ser escoltada en qualsevol moment, i serà advertida de la possibilitat de comparèixer assistida d'advocat/ada i/o d'una persona representant dels treballadors.

5. Amb caràcter previ a l'emissió de l'informe d'investigació, s'ha de donar tràmit d'audiència a la persona afectada, per un termini no inferior a deu dies hàbils.

Article 25. Adopció de mesures provisionals en el marc de la investigació interna

1. La Comissió por proposar l'adopció de les mesures cautelars necessàries, amb l'objectiu de garantir la bona fi de la investigació interna, així com per evitar qualsevol perjudici a l'IMAS, les persones informants o per a terceres persones afectades.

2. L'òrgan competent de l'IMAS, ha d'acordar per escrit l'adopció de les mesures cautelars i a la proposta s'hi exposaran detalladament les raons i necessitats que condueixen a l'adopció de les mesures, la durada que tindran, la identificació de les mesures concretes que s'adopten i un judici de proporcionalitat entre les mesures adoptades i els fins perseguits.

3. L'adopció de tals mesures ha de ser posada en coneixement, immediatament i per escrit, dels serveis competents de l'IMAS per a la seva execució, així com de la persona o persones afectades directament o indirectament per aquestes.

 

Capítol VI Conclusió del procediment

Article 26. Terminació de les actuacions. Informe final

1. Concloses les actuacions d'investigació, el gestor delegat o gestora delegada ha d'emetre un informe que ha de contenir almenys el contingut següent:

• L'exposició dels fets relatats
• Les actuacions realitzades per tal de comprovar la versemblança dels fets
• Les actuacions d'investigació practicades
• Les conclusions a què s'ha arribat en la instrucció i valoració dels fets, les proves i els indicis que les sustenten

2. L'informe és remet a la Comissió per tal que adopti, per majoria simple dels seus membres, alguna de les decisions següents:

a) Arxivament de l'expedient, que es notifica a la persona informant i a la persona afectada. En aquests supòsits, la persona informant té dret a la protecció prevista en l'ordenament, llevat que es conclogués en la instrucció que la informació hauria d'haver estat innadmesa.

b) Tramesa al Ministeri Fiscal si, malgrat no haver-se apreciat inicialment indicis que els fets poguessin revestir el caràcter de delicte, en resultés el contrari del curs de la instrucció. Si el delicte afecta els interessos financers de la Unió Europea, s'ha de remetre a la Fiscalia europea.

c) Tramesa de la informació, així com de l'informe final, a l'òrgan competent de l'IMAS,per perseguir els fets o conductes dins l'àmbit d'aplicació material de la Llei 2/2023. Quan pogués escaure l'adopció de mesures sancionadores i/o disciplinàries contra un/a empleat/ada públic/a o contractat/ada per compte d'altri de l'IMAS es remetrà immediatament al servei competent en matèria de recursos humans.. Quan la decisió de l'informe incorpori una proposta d'incoació d'un expedient sancionador o disciplinari, les tasques de comprovació i la decisió adoptada tindran els efectes i la consideració d'expedient d'informació reservada.

3. A més del contingut mínim previst en els apartats anteriors, la Comissió pot incorporar recomanacions motivades als serveis de l'IMAS, en què se suggereixi la modificació, l'anul·lació o la incorporació de criteris amb la finalitat d'evitar les disfuncions i les incorreccions detectades i d'impulsar iniciatives de millora en les pràctiques administratives.

Article 27 Termini màxim d'acabament d'actuacions d'investigació

1. El termini per finalitzar el procediment i donar, si escau, resposta a la persona informant no pot ser superior als tres mesos des de la recepció de la informació o, si no es va donar resposta a la persona informant, dels tres mesos des del venciment del termini de set dies hàbils després d'efectuar-se la comunicació.

2. No obstant això, el gestor delegat o gestora delegada pot determinar l'ampliació del termini, fins a tres mesos addicionals, quan l'especial complexitat de l'assumpte o altres raons degudament justificades ho aconsellin.

Article 28. Recursos

De conformitat amb l'article 13.5 de la Llei 2/2023, les decisions de la Comissió no són recurribles en via administrativa ni en via contenciosa administrativa, sens perjudici del recurs administratiu o contenciós administratiu que pogués interposar-se davant l'eventual resolució que posi fi al procediment sancionador o d'un altre tipus que pogués incoar-se a causa dels fets relatats.

 

Capítol VII Tractament de dades personals

Article 29. Tractament de dades personals.

1. D'acord amb el que assenyala l'article 29 de la Llei 2/2023, els tractaments de dades personals que derivin de l'aplicació de la Llei 2/2023 es regeixen per aquest, pel que disposa el Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d'abril de 2016 (RGPD); la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals (LOPDGDD); la Llei orgànica 7/2021, de 26 de maig, de protecció de dades personals tractades per a fins de prevenció, detecció, investigació i enjudiciament d'infraccions penitenciàries i d'execució de sancions penitenciàries, i la normativa interna de protecció de dades personals de l'IMAS.

2. La seguretat de les dades personals es regeix pel Reial decret 311/2022, de 3 de maig, pel qual es regula l'Esquema Nacional de Seguretat (ENS) i la normativa interna de seguretat de la informació.

3. D'acord amb el que preveu l'article 30 pel que fa a l'article 13 de la Llei 2/2023, els tractaments de dades necessaris per a l'aplicació de la Llei 2/2023 i el funcionament del Sistema Intern d'Informació de l'IMAS s'entenen lícits perquè són d'implantació obligatòria (obligació legal) en virtut del que estableixen els articles 6.1.c) de l'RGPD, art. 8 de l'LOPDGDD i article 11 de la Llei orgànica 7/2021, de 26 de maig, de protecció de dades personals tractades per a fins de prevenció, detecció, investigació i enjudiciament d'infraccions penitenciàries i d'execució de sancions penitenciàries.

Article 30. Informació sobre protecció de dades personals i exercici dels drets

1.S'han de respectar els drets d'informació recollits en l'article 31 de la Llei 2/2023, següents:

a) Quan s'obtenguin directament de les persones interessades les seves dades personals se'ls facilitarà la informació a què fan referència els articles 13 de l'RGPD i 11 de l'LOPDGDD. A més, s'informarà de manera expressa les persones informants que la seva identitat serà en tot cas reservada i que no es comunicarà a les persones a què es refereixen els fets relatats ni a terceres persones.

b) La persona afectada per les informacions no pot ser en cap cas informada de la identitat de la persona informant.

c) Les persones interessades poden exercir els drets d'accés, rectificació, supressió, limitació del tractament, portabilitat, oposició i el relatiu a les decisions individuals automatitzades a què es refereixen els articles 15 a 22 de l'RGPD.

d) En cas que la persona afectada per les informacions exerceixi el dret d'oposició, es presumirà que, llevat de prova en contra, hi ha motius legítims imperiosos que legitimen el tractament de les seves dades personals.

Article 31. Tractament de dades personals en el Sistema Intern d'Informació

1. El tractament de les dades personals contingudes en el Sistema s'ha de desenvolupar d'acord amb el que estableix l'article 32 de la Llei 2/2023:

a) Limitació de l'accés a les dades personals del Sistema Intern d'Informació.

L'accés a les dades personals contingudes en el Sistema Intern d'Informació queda limitat, dins l'àmbit de les seves competències i funcions, exclusivament a la persona o òrgan responsable del Sistema i a qui el gestioni directament, a la persona responsable o l'òrgan competent per a la tramitació del procediment d'adopció de mesures disciplinàries o sancionadores corresponents, a la persona responsable dels serveis jurídics de l'entitat o organisme encarregada de l'adopció de mesures legals en relació amb els fets relatats a la comunicació i a les que tenguin consideració d'encarregades del tractament que eventualment es designin. En tot cas, per a l'exercici de les seves funcions, a la persona designada com a delegada de protecció de dades.

b) Legalitat del tractament per a l'adopció de mesures correctores.

És lícit el tractament de les dades per altres persones, o fins i tot la seva comunicació a tercers, quan sigui necessari per a l'adopció de mesures correctores a l'entitat o la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, si escau, siguin procedents.

c) Supressió i conservació de dades.

En cap cas poden ser objecte de tractament les dades personals que no siguin necessàries per al coneixement i la investigació de les accions o omissions que puguin constituir infraccions incloses en l'àmbit material d'aplicació de la Llei 2/2023, i, si escau, se suprimiran immediatament. Així mateix, s'han de suprimir totes les dades personals que es puguin haver comunicat i que es refereixin a conductes que no estiguin incloses en l'àmbit d'aplicació de la llei.

Si la informació rebuda conté dades personals incloses dins les categories especials de dades, se suprimiran immediatament, sense que es faci el registre i tractament d'aquestes.

Si s'acredités que la informació facilitada o part d'aquesta no és veraç, s'ha de suprimir immediatament des del moment en què es tengui constància de la dita circumstància, llevat que aquesta manca de veracitat pugui constituir un il·lícit penal, cas en què es guardarà la informació pel temps necessari durant el qual es tramiti el procediment judicial.

d) Els empleats públiques i tercers han de ser informats sobre el tractament de dades personals en el marc dels sistemes d'informació a què fa referència aquest apartat.

Article 32. Preservació de la identitat de les persones informants i de les persones afectades per les informacions

1.Les persones informants tenen dret que la seva identitat no sigui revelada a terceres persones, en els termes establerts en l'article 33 de la Llei 2/2023.

El Sistema Intern d'Informació no pot obtenir dades que permetin la identificació de la persona informant i ha de comptar amb mesures tècniques i organitzatives adequades per preservar la identitat i garantir la confidencialitat de les dades corresponents a les persones afectades i la de qualsevol tercera persona que s'esmenti en la informació subministrada, especialment la identitat de l'informant en cas que s'hagués identificat.

La identitat de la persona informant només es pot comunicar a l'autoritat judicial, al Ministeri Fiscal o a l'autoritat administrativa competent en el marc d'una investigació penitenciària, disciplinària o sancionadora. En aquest cas, la revelació de la identitat està subjecta a les salvaguardes establertes en la normativa aplicable. En particular, abans de revelar-ne la identitat s'ha de traslladar aquest fet a la persona informant, llevat que aquesta informació pogués comprometre la investigació o el procediment judicial. Quan l'autoritat competent ho comuniqui a la persona informant, li ha de remetre un escrit explicant els motius de la revelació de les dades confidencials en qüestió.

Article 33. Llibre de registre.

1. Tant les informacions com les actuacions desenvolupades s'han d'emmagatzemar en una base de dades, segura i d'accés restringit exclusivament a les persones responsables del Sistema Intern d'Informació, que ha de contenir com a mínim el següent:

• Data de recepció
• Codi d'identificació de la informació
• Actuacions desenvolupades
• Mesures adoptades
• Data de tancament de les actuacions

2. Al marge de l'accés per part del responsable del Sistema d'Informació (i el seu personal de suport), al contingut d'aquest llibre registre només s'hi pot accedir a petició raonada de l'autoritat judicial competent, mitjançant interlocutòria, i en el marc d'un procediment judicial i sota la tutela d'aquella.

3. Les dades personals relatives a les informacions rebudes i a les investigacions internes a què fa referència l'apartat anterior només s'han de conservar durant el període que sigui necessari i proporcionat als efectes de complir aquesta llei. En particular, es tindrà en compte el que preveuen els apartats 3 i 4 de l'article 32 Llei 2/2023 i en cap cas, es poden conservar per un termini superior a deu anys.

 

ANNEX III CONDICIONS GENERALS D'ÚS DEL CANAL INTERN D'INFORMACIÓ

Les presents condicions general d'ús (condicions) regulen les normes d'utilització, accés i funcionament del canal intern d'informació de l'IMAS (canal), el qual està integrat dins el Sistema intern d'informació de l'IMAS.

La utilització del canal atribueix la condició de persona informant i implica l'acceptació de totes les condicions incloses en aquest document i en la política de privacitat.

Les condicions tenen un període de validesa indefinit, de tal manera que l'IMAS es reserva el dret a modificar-les i/o actualitzar-les en qualsevol moment, sense necessitat d'haver-ne d'informar amb caràcter previ la persona informant, per la qual cosa es recomana revisar-les freqüentment.

1. Què és el canal intern d'informació?

Constitueix un mecanisme intern de bústia creada als efectes de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció (Llei 2/2023), amb la finalitat de posar en coneixement l'existència, en un context laboral o professional, d'accions o omissions que puguin constituir, als efectes de l'article 2 de la Llei 2/2023, infraccions del dret de la Unió Europea o constitutives d'infracció penal o administrativa greu o molt greu.

2. Característiques de l'aplicatiu

El canal ha estat desenvolupat per l'IMAS fent servir el programari lliure de codi obert GlobaLeaks.

3. Qui pot fer ús del canal i tenir-hi accés?

El canal està habilitat per a tot el personal treballador que forma part de l'IMAS, amb independència de la naturalesa del vincle i de la seva durada. S'hi inclou el personal treballador a temps parcial, el de contractes de durada determinada i totes les persones la relació laboral de les quals hagi finalitzat o encara no hagi començat en relació amb informació d'infraccions obtinguda durant el procés de selecció o de negociació precontractual, amb independència també que percebin o no remuneració; també, qualsevol persona que treballi per a o sota la supervisió i la direcció de contractistes i subcontractistes i proveïdors.

S'hi pot accedir a través de l'adreça electrònica https://canalintern.imasmallorca.net

També és accessible des de la pàgina principal del web corporatiu de l'IMAS

https://www.imasmallorca.net/canal-interno-de-informacion-condiciones-generales-de-uso.

4. Tipus d'informacions

El canal permet la presentació dels següents tipus d'informacions:

• Identificatives: s'hi indica el nom de la persona informant i es pot assenyalar la manera en què prefereix rebre les notificacions relatives al tractament de la comunicació. A aquest efecte, pot facilitar una adreça electrònica i/o telèfon per rebre comunicacions. No obstant això, pot renunciar expressament a la recepció de qualsevol comunicació de les actuacions duites a terme.
• Anònimes: es desconeix la identitat de la persona informant.

5. A quin tipus d'infraccions s'aplica?

S'aplica a les infraccions establertes en l'article 2 de la Llei 2/2023, que comprèn totes les informacions que versin sobre:

• Infraccions del dret de la Unió Europea quan (i) afectin alguna de les matèries assenyalades en l'Annex I de la Directiva 2019/1937, anomenada Directiva Whistleblowing, (ii) afectin els interessos financers de la Unió o (iii) incideixin en el mercat interior.
• Infraccions administratives greus o molt greus.
• Fets delictius.

Es preveuen algunes excepcions, com ara les comunicacions relatives a informació classificada o que puguin afectar la seguretat de l'Estat, que no entrarien en l'àmbit de protecció de la norma.

6. Ús responsable del canal

Les persones informants han de fer un ús responsable del canal. No està permès el trasllat d'informacions infundades o de mala fe.

Perquè les informacions presentades siguin preses en consideració no poden ser genèriques, han d'identificar o aportar alguna dada que permeti identificar els fets traslladats i han d'indicar algun element de prova que permeti raonablement la verificació o determinar el tractament que es donarà a la informació comunicada.

7. Com es poden traslladar les informacions?

La presentació de les informacions al canal s'ha de realitzar de forma:

• Escrita: emplenant el formulari habilitat al canal.
• Verbal: mitjançant l'enregistrament d'un missatge de veu habilitat al canal o mitjançant entrevista personal.

Les informacions que es traslladin han de contenir, en la mesura que sigui possible, els aspectes següents:

• Identificació de la persona informant, tret que es presenti una informació anònima.
• Nom i llinatges de la persona, o persones, a qui s'atribueixen els fets i/o conductes objecte d'informació.
• Data dels fets i el màxim d'informació disponible.
• Documents eventuals o altres mitjans de prova que es tenguin a l'abast i que puguin acreditar els fets i/o conductes objecte de comunicació.

8. Procediment de gestió de les informacions traslladades

Consultau l'Annex II de la resolució d'implantació del sistema intern d'informació, relatiu als principis generals i procediment de gestió d'informació del sistema intern d'informació.

9. Terminis aplicables al procediment

El termini màxim per donar resposta a les actuacions de recerca s'estableix en tres (3) mesos a partir de l'acusament de recepció o, en el cas que no s'hagi efectuat l'acusament de recepció, del venciment del termini de set (7) dies naturals després d'efectuar-se la informació. No obstant això, en els casos de complexitat especial que requereixin una ampliació del termini, es podrà ampliar fins a un màxim de tres (3) mesos addicionals.

10. Mesures per a la protecció de les persones informants

Es prohibeixen expressament els actes constitutius de represàlia contra les persones informants.

S'entén per represàlia qualssevol actes o omissions que estiguin prohibits per la llei o que, de manera directa o indirecta, suposin un tracte desfavorable que situï les persones que els pateixen en desavantatge particular respecte d'una altra en el context laboral o professional, tan sols per la condició d'informant.

Consultau els articles 10 i 11 de l'Annex II de la resolució d'implantació del sistema intern d'informació, relatiu als principis generals i procediment de gestió d'informació del sistema intern d'informació.

11. Llibre registre de les informacions rebudes

L'IMAS disposa del Llibre registre de les informacions rebudes i de les investigacions internes a què hagin donat lloc i en garanteix, en tot cas, els requisits de confidencialitat prevists en la Llei 2/2023.

Aquest registre no és públic i únicament a petició raonada de l'autoritat judicial competent, mitjançant interlocutòria, i en el marc d'un procediment judicial i sota la tutela d'aquella, es pot accedir totalment o parcialment al contingut del registre esmentat.

Les dades personals relatives a les informacions rebudes i investigacions internes a les quals es refereix l'apartat anterior només es conservaran durant el termini necessari i proporcionat als efectes de complir amb la Llei 2/2023, en els termes que estableixen els apartats 3 i 4 de l'article 32. En cap cas, es poden conservar les dades per un termini superior a deu (10) anys.

 

ANNEX IV POLÍTICA DE PRIVACITAT

1. Confidencialitat i protecció de dades personals

La preservació de la identitat de la persona informant és una de les premisses essencials de protecció als efectes de la Llei 2/2023, per la qual cosa qui presenti una comunicació o informació sobre alguna infracció segons l'article 2 de la mencionada llei té dret al fet que la seva identitat no sigui revelada a terceres persones.

A aquest efecte, el canal no permet la identificació de la persona informant i aplica les mesures tècniques i organitzatives adequades per preservar la identitat i garantir la confidencialitat de les dades corresponents a les persones afectades, així com a qualsevol tercer que es mencioni a la informació subministrada, especialment la identitat de la persona informant en cas que s'hagués identificat.

En el cas d'informacions realitzades verbalment, es requereix el consentiment de la persona informant per enregistrar-ne la veu i se la informa del tractament de les seves dades personals d'acord amb la normativa vigent en matèria de protecció de dades.

En cap cas poden ser objecte de tractament les dades personals que no siguin necessàries per al coneixement i investigació de les accions o omissions constitutives d'infraccions penals o administratives greus o molts greus, i si s'escau s'han de suprimir immediatament. En aquest sentit, i en cas d'informacions anònimes, s'informa que l'adreça IP de l'ordinador no serà enregistrada ni emmagatzemada.

Si la informació rebuda contingués categories especials de dades personals, subjectes a protecció especial, s'han de suprimir immediatament, llevat que el tractament sigui necessari per raons d'un interès públic essencial conforme al que preveu l'article 9.2.g) de l'RGPD, segons disposa l'article 30.5 de la Llei 2/2023. En tot cas, no es poden recopilar dades personals la pertinència de les quals no resulti manifesta per poder tractar una informació específica o, si es recopilen per accident, s'han d'eliminar sense dilació indeguda.

De conformitat amb la clàusula 2 de les condicions generals d'ús, el present canal intern d'informació ha estat desenvolupat per l'IMAS fent servir el programari lliure de codi obert GlobaLeaks. En conseqüència, totes les dades personals facilitades al canal seran tractades per l'IMAS en qualitat de responsable del tractament de les dades personals facilitades.

2. Informació sobre el tractament de dades personals

En virtut de la normativa vigent en matèria de protecció de dades (Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d'abril de 2016 —RGPD— i la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal i garanties de drets digitals —LOPDGDD—) s'informa del següent:

Responsable del tractament: IMAS, amb domicili al carrer General Riera, 67, 07010, Palma.

Delegat de protecció de dades: Apdtic, amb domicili al carrer Rúa do Hórreo, 22, 1º Oficina B, 14701, Santiago de Compostela, A Coruña.

Podeu exercitar els vostres de drets en matèria de protecció de dades personals a l'Institut Mallorquí d'Afers Socials a l'enllaç següent: https://seu.conselldemallorca.net/fitxa?key=74200

Finalitats i legitimació: Recepcionar i analitzar les accions o omissions informades i, si escau, decidir sobre la procedència d'iniciar una investigació sobre els fets informats, sobre la base del compliment d'una obligació legal de conformitat amb l'article 6.1.c) del RGPD i de conformitat amb la Llei orgànica 3/2018 (LOPDGDD) i amb la Llei orgànica 7/2021, de 26 de maig. El tractament, si s'escau, de categories especials de dades per raons d'interès públic es podrà realitzar d'acord amb l'article 9.2.g) del RGPD.

Termini de conservació i supressió de les dades: Les dades seran conservades dins del sistema d'informació només durant el temps imprescindible per decidir sobre si escau o no iniciar una investigació. Si aquesta decisió no s'adoptés en un termini de tres (3) mesos, les dades personals seran suprimides del sistema de comunicació, a excepció que sigui necessari mantenir evidència del funcionament del sistema i de manera anonimitzada, si fossin comunicacions no cursades.

Persones destinatàries: No cedim dades a tercers, excepte els necessaris conforme a la llei (autoritat judicial, Ministeri Fiscal o autoritat administrativa competent en el marc d'una investigació penal, disciplinària o sancionadora), i aquelles àrees o departaments rellevants per a la tramitació de la informació i, si escau, per a la investigació i les possibles mesures a prendre respecte de la conducta comunicada, sempre que resulti necessari.

Transferències internacionals de dades: No es preveuen transferències internacionals de dades.

Drets: Podeu exercir els vostres drets de forma gratuïta a l'enllaç https://seu.conselldemallorca.net/fitxa?key=74200

3. Política de galetes

No es fan servir galetes (cookies).

 

ANNEX V GLOSSARI DE TERMES

Canal intern d'informació: bústia habilitada per l'entitat per presentar informacions en les formes habilitades i que possibilita presentar informació respecte a les infraccions descrites en l'àmbit material per les persones relacionades en l'àmbit personal (subjectiu) del Sistema intern d'informació de manera segura.

Comunicació interna d'informació: comunicació, per escrit, de forma verbal o mitjançant reunió, d'informació sobre infraccions dins l'Institut Mallorquí d'Afers Socials a través del Sistema intern d'informació.

Comunicació externa d'informació: comunicació, verbal o per escrit, d'informació sobre infraccions davant les autoritats competents aliena a l'entitat local.

Informant: qualsevol persona física que comunica mitjançant el canal intern d'informació o revela públicament informació sobre infraccions obtinguda en el context de les relacions professionals o laborals, inclosa en l'àmbit subjectiu del document dels principis generals i procediment de gestió d'informació del Sistema intern de Informació de l'IMAS.

Informant anònim: informant la identitat del qual no es pot determinar ni directament ni indirectament.

Informació sobre possibles infraccions: qualsevol informació sobre possibles infraccions que s'han produït o que molt probablement puguin produir-se a l'IMAS i a la qual s'ha tingut accés en un context laboral o professional.

Infraccions (article 5 de la Directiva i article 2 de la Llei): es consideren infraccions a aquest efecte les accions o omissions que siguin il·lícites i que estiguin relacionades amb l'àmbit material de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció. L'àmbit material de la Directiva 2019/1937 del Parlament i del Consell, entre d'altres i sense caràcter limitatiu, inclou les matèries següents:

• Contractació pública
• Serveis, productes i mitjans financers i prevenció del blanqueig de capitals i el finançament del terrorisme
• Seguretat del transport
• Protecció del medi ambient
• Seguretat dels aliments i els pinsos, salut i benestar animals
• Protecció dels consumidors
• Protecció de la intimitat i dades personals i seguretat de les xarxes i els sistemes d'informació

A més, comprèn les accions o les omissions que puguin ser constitutives d'infracció penal o administrativa greu o molt greu.

Infraccions en l'àmbit de l'IMAS: accions o omissions que siguin il·lícites i estiguin relacionades amb els actes i àmbits de competència de l'IMAS.

Persona afectada per la informació: qualsevol persona física o jurídica a qui s'atribueix la infracció o amb la qual s'associa la infracció.

Represàlia: qualsevol acció o omissió, directa o indirecta, que tengui lloc en un context laboral, que estigui motivada per una comunicació d'informació o revelació pública i que causi o pugui causar perjudicis injustificats a la persona informant.

Responsable del sistema intern d'informació: la persona responsable del Sistema intern d'informació és designada per l'òrgan de govern per garantir l'eficàcia del sistema i assegurar el compliment de les obligacions establertes en la llei. Aquesta designació es pot fer en un òrgan col·legiat, però en aquest cas ha de delegar en un dels seus membres les facultats de gestió i tramitació d'expedients de recerca.

Responsable de gestió del sistema: s'ha optat per denominar responsable de gestió del Sistema la persona física a la qual l'òrgan col·legiat responsable del Sistema hagi delegat les facultats de gestionar el Sistema intern d'informació i de tramitació d'expedients de recerca.

Sistema intern d'informació (SII): conjunt integrat constituït per l'estratègia, la política del sistema, el canal intern per rebre les comunicacions i el procediment de gestió de les informacions que funciona sota l'autoritat d'una persona responsable del Sistema.

Resposta: informació facilitada a les persones informants sobre les mesures previstes o adoptades per seguir la denúncia i els motius del seguiment esmentat.

Revelació pública o revelar públicament: posar a disposició del públic informació sobre infraccions

Seguiment: qualsevol acció empresa per la persona o l'òrgan col·legiat responsable del Sistema d'informació o la persona responsable de gestionar el Sistema, a fi de valorar l'exactitud de les al·legacions fetes en la comunicació d'informació i, si escau, resoldre la infracció comunicada, fins i tot mitjançant investigacions internes, accions judicials, accions de recuperació de fons o l'arxivament del procediment.