BUTLLETÍ OFICIAL DE LES ILLES BALEARS

Les polítiques de simplificació i racionalització administratives constitueixen un compromís i un objectiu del Consell Insular de Mallorca (en endavant, el Consell). Aquestes polítiques s'han de traduir, entre d'altres, en la simplificació administrativa, i l'eliminació i la reducció de càrregues i traves administratives per a la ciutadania.

S'entén per simplificació administrativa tota aquella activitat dirigida a fer més senzilla, més fàcil i menys complicada l'actuació de les administracions públiques, que en els darrers anys ha esdevingut una política pública, és a dir, contingut essencial de l'agenda de qualsevol administració, perquè:

• en primer lloc, la simplificació és una eina fonamental per incrementar l'eficàcia, l'eficiència i la seguretat de qualsevol procés administratiu;
• en segon lloc, és una demanda reiterada dels destinataris de les activitats de les administracions públiques, ciutadans, empreses i agents socioeconòmics.

El dret a una bona administració constitueix un principi rector de l'actuació administrativa, reconegut en la Carta de Drets Fonamentals de la Unió Europea.

L'article 14 de l'Estatut d'autonomia de les Illes Balears, aprovat per la Llei orgànica 1/2007, de 28 de febrer, regula els drets en relació amb les administracions públiques i estableix com a dret de tots els ciutadans, entre d'altres, el dret a una bona administració.

La Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, i la Llei 40/2015, d'1 d'octubre, de règim jurídic del sector públic, conformen el marc jurídic per al funcionament electrònic de les administracions públiques i responen a un paradigma nou, resultat d'un llarg procés de transformació digital de l'Administració, d'acord amb el qual la tramitació electrònica dels procediments ha de constituir l'actuació habitual de les administracions públiques, sobre la base de procediments més simples, que evitin costs innecessaris a la ciutadania i les empreses, amb ple respecte a les garanties essencials que els correspon.

La simplificació ha de ser normativa, procedimental i documental.

El Govern de les Illes Balears, mitjançat l'Acord adoptat pel Consell de Govern de 12 de gener de 2024, ha creat la Comissió de Simplificació i Racionalització Administratives de les Administracions Públiques de les Illes Balears i ha iniciat, així, un procés de revisió de l'ordenament jurídic autonòmic, a fi de, tal com s'indica en l'exposició de motius de l'Acord, «promoure actuacions adreçades a suprimir les normes desfasades o que resultin inaplicables per la pèrdua del seu objecte; reforçar els principis de seguretat jurídica i de bona administració mitjançant la simplificació i la reducció de la normativa autonòmica de rang legal i reglamentari, inclosa, si cal, la normativa local; reforçar la col·laboració entre totes les administracions públiques de les Illes Balears a fi d'eliminar tràmits innecessaris o duplicats; reduir càrregues administratives, i impulsar i accelerar la digitalització de les actuacions en la mesura que es pugui. Tot això, a fi de millorar la qualitat de les relacions de la ciutadania i les empreses amb l'Administració».

El Consell participa en aquesta simplificació normativa que ha de dur a terme el Govern mitjançant la presència d'un dels seus membres a les reunions, així com també a través de la presència d'un representant en el Grup de Treball de Simplificació Administrativa, previst en l'Acord de creació de la Comissió.

Ara bé, juntament amb la simplificació normativa necessària que està duent a terme el Govern de les Illes Balears i, sense perjudici de les mesures que en aquest mateix sentit haurà de dur a terme el Consell, sempre dins l'àmbit de les seves atribucions i competències, és necessari continuar amb el procés de:

• Simplificar el procediment, fusionant procediments connexos per evitar duplicitats i suprimint procediments que han perdut la finalitat originària; reformular les bases dels procediments des del punt de vista de la simplificació; simplificar o eliminar tràmits administratius i possibilitar al màxim la tramitació telemàtica.
• Simplificar la documentació, potenciant l'exercici del dret de la ciutadania a no aportar dades ni documents no exigits per les normes, que ja són en poder de qualsevol administració o elaborats per aquestes, així com no exigir més que els documents que ja siguin necessaris.

En l'àmbit del Consell, ja s'han anat fent passes en aquest sentit, com ara:

• Implantar la Plataforma d'Administració Electrònica per simplificar i reduir tràmits i garantir l'accés electrònic a la ciutadania.
• Confeccionar l'inventari de procediments administratius i publicar-los en la Seu Electrònica.
• Subscriure el Conveni en matèria d'interoperativitat telemàtica entre les  administracions públiques en l'àmbit de les Illes Balears.
• Adherir-se al Conveni subscrit entre l'Agència Estatal d'Administració Tributària i la Federació Espanyola de Municipis i Províncies en matèria d'intercanvi d'informació tributària.
• Configurar progressivament els tràmits telemàtics.

La simplificació administrativa té un paper important en la consecució d'una administració més àgil, eficaç i eficient per satisfer les demandes i necessitats de la ciutadania, i que es tradueix, entre d'altres, en la revisió i la millora de la normativa local, en la simplificació de procediments i tràmits i en la reducció de les càrregues i les traves burocràtiques que la ciutadania i les empreses es troben en les seves relacions amb el Consell i que, molt sovint, duen aparellat un cost econòmic (directe o indirecte), a més de costs administratius.

En aquest marc, es considera justificada la creació de la Comissió de Simplificació Administrativa al Consell, adscrita al Departament de Presidència, atès que corresponen en aquest Departament, entre d'altres, les funcions de coordinació interdepartamental, així com la promoció i implantació de projectes estratègics de modernització i d'innovació tecnològica i de transformació digital de la institució.

A més, cal tenir en compte que entre les funcions que corresponen a l'Oficina de Transformació Digital, adscrita a la Secretaria General que depèn del Departament esmentat, hi ha la de coordinar, dirigir i supervisar les actuacions de foment de la simplificació i reducció de càrregues administratives i de la qualitat normativa, així com elaborar models, formularis i instruccions per als tràmits administratius més freqüents.

L'article 5.3 de la LRJSP disposa:

«3. La creació de qualsevol òrgan administratiu exigirà, almenys, el compliment dels següents requisits:

a) Determinació de la seva forma d'integració en l'Administració Pública de què es tracti i la seva dependència jeràrquica.

b) Delimitació de les seves funcions i competències.

c) Dotació dels crèdits necessaris per a la seva posada en marxa i funcionament.

»4. No podran crear-se nous òrgans que suposin duplicació d'uns altres ja existents si al mateix temps no se suprimeix o restringeix degudament la competència d'aquests. A aquest objecte, la creació d'un nou òrgan només tindrà lloc prèvia comprovació que no existeix un altre en la mateixa Administració Pública que desenvolupi igual funció sobre el mateix territori i població.»

Per tot això, s'acorda:

1. Crear la Comissió de Simplificació Administrativa del Consell, d'acord amb l'annex d'aquest Acord.

2. Publicar aquest Acord en el Butlletí Oficial de les Illes Balears.

 

(Signat electrònicament: 6 d'agost de 2024

El conseller executiu de Presidència Antonio Francisco Fuster Zanoguera)

 

ANNEX Comissió de Simplificació Administrativa del Consell

1. Naturalesa jurídica i adscripció

1. La Comissió de Simplificació del Consell (en endavant, la Comissió) és un òrgan col·legiat que té per objecte la coordinació, l'impuls, l'assessorament i la consulta en la definició i l'aplicació de les polítiques de simplificació i reducció de càrregues administratives en l'àmbit del Consell.

2. Aquesta Comissió s'adscriu al Departament de Presidència.

2. Règim jurídic

1. La Comissió es regeix per aquest Acord, sense perjudici de les normes específiques que en regulin el funcionament intern que, si escau, s'aprovaran en el si del propi òrgan.

2. En allò que aquest Acord no prevegi s'ha d'aplicar el que la normativa bàsica en matèria de règim jurídic del sector públic disposa i, de forma supletòria, l'article 19 de la LRJSP.

3. Finalitat i funcions

1. La Comissió té com a finalitat coordinar la definició i l'aplicació de polítiques de simplificació administrativa, impulsar i fer el seguiment de mesures concretes per agilitzar els processos administratius, facilitar l'accés als serveis públics i millorar l'eficiència en el funcionament de l'administració del Consell, tot això per simplificar i modernitzar la gestió pública, a fi de fer-la més accessible, efectiva i eficient per als ciutadans i les empreses.

2. Les funcions de la Comissió han d'anar adreçades a aconseguir la simplificació procedimental i documental.

A títol enunciatiu, tindrà, entre d'altres, les funcions següents:

a) Col·laborar amb tots els departaments del Consell en l'exercici de les competències en matèria de racionalització, simplificació i reducció de càrregues i traves administratives.

b) Analitzar els processos i els procediments del Consell i identificar i valorar l'eliminació dels tràmits i els requisits innecessaris o duplicats que entorpeixen la gestió administrativa, tant pel que fa als processos interns com als externs.

c) Impulsar i coordinar l'elaboració de les disposicions normatives que siguin necessàries per racionalitzar i simplificar l'ordenament legal i reglamentari del Consell.

f) Promoure i fer el seguiment de les polítiques de simplificació administrativa com a objectiu transversal del Consell.

g) Promoure la creació i la inclusió de serveis nous de consulta de dades i documents elaborats pel Consell a la plataforma d'intermediació de dades, així com també promoure l'ús dels serveis disponibles en aquestes plataformes entre els diferents departaments de la institució.

h) Promoure la interoperabilitat interna, en el sentit d'establir mecanismes que facilitin la incorporació als expedients administratius dels documents que s'han generat pels propis serveis del Consell.

h) Impulsar l'aplicació de mesures i tècniques de simplificació normativa, procedimental i documental, tant en la vessant substantiva com en la procedimental, a fi d'accelerar i de completar el procés de digitalització de les actuacions administratives.

i) Definir els criteris generals per ordenar adequadament els expedients administratius que es tramiten electrònicament, de tal manera que se'n faciliti la gestió i l'arxivament posterior (estructures de carpetes, documents a incorporar, plantilles de documents, etc.).

j) Totes les altres funcions que l'ordenament jurídic li atribueixi o el Consell Executiu li pugui encarregar.

4. Composició

1. Conformen la Comissió els 5 membres amb les funcions següents:

• Presidència: el secretari o secretària general del Consell
• Secretaria: el cap o la cap de l'Oficina de Transformació Digital

Vocalies:

• l'interventor o interventora general del Consell
• el cap o la cap d'Advocacia del Consell
• el cap o la cap del Servei de Projectes de Modernització
• el cap o la cap del Departament de Recursos Humans

2. Poden assistir a les reunions de la Comissió, quan sigui necessari o convenient per exercir les funcions encomanades, amb veu però sense vot, persones adscrites als diferents departaments del Consell expertes en la matèria que es vulgui tractar.

5. Presidència

Són funcions de la Presidència:

a) Ostentar la representació de l'òrgan.

b) Acordar la convocatòria de les sessions ordinàries i extraordinàries i la fixació de l'ordre del dia, tenint en compte les peticions dels altres membres, sempre que hagin estat formulades amb l'antelació suficient.

c) Presidir les sessions, moderar el desenvolupament dels debats i suspendre'ls per causes justificades.

d) Assegurar el compliment de les lleis.

e) Visar les actes i les certificacions dels acords de l'òrgan.

f) Exercir totes les altres funcions que siguin inherents a la condició de president o presidenta de l'òrgan, i les de gestor delegat o gestora delegada d'expedients quan correspongui.

6. Secretaria

Són funcions del secretari o secretària:

a) Efectuar la convocatòria de les sessions de l'òrgan per ordre del president o presidenta, així com les citacions als membres d'aquest.

b) Rebre els actes de comunicació dels membres amb l'òrgan, siguin notificacions, peticions de dades, rectificacions o qualsevol altra classe d'escrits dels quals hagi de tenir coneixement.

c) Preparar el despatx dels assumptes, redactar i autoritzar les actes de les sessions.

d) Expedir certificacions de les consultes, els dictàmens i els acords aprovats.

e) Totes les altres funcions que siguin inherents a la seva condició de secretari o secretària, i les de gestor delegat o gestora delegada d'expedients quan correspongui.

7. Vocalies

Són funcions de les vocalies:

a) Rebre, amb una antelació mínima de dos dies, la convocatòria que contengui l'ordre del dia de les reunions. La informació sobre els temes que figurin en l'ordre del dia estarà a disposició dels membres en el mateix termini.

b) Participar en els debats de les sessions.

c) Formular precs i preguntes.

d) Obtenir la informació necessària per complir les funcions assignades.

8. Funcionament de la Comissió

1. La Comissió es regeix pel que s'estableix en aquest Acord i pel que disposen els articles 15 a 18 de la Llei 40/2015, d'1 d'octubre, de règim jurídic del sector públic.

2. La Comissió s'ha de reunir amb caràcter ordinari, com a mínim, cada dos mesos i, extraordinàriament, a petició motivada de qualsevol membre.

3. La Comissió s'ha de constituir en un termini no superior a dos mesos comptadors des de la publicació de l'Acord de creació en el Butlletí Oficial de les Illes Balears.

9. Dotació pressupostària

1. La creació i el funcionament de la Comissió no suposa cap increment de despesa, per la qual cosa no requereix cap dotació pressupostària.

2. L'assistència a les sessions de la Comissió no dona dret a indemnització.