BUTLLETÍ OFICIAL DE LES ILLES BALEARS

Denominació del lloc de treball:

Administratiu, secr. Disciplina

Codi identificació del lloc de treball

1090

Tipus

Personal funcionari

Escala, subescala, classe/categoria, grup/subgrup

Escala administració general, subescala administrativa, grup C1

Nivell

16

Complement específic

739,34 € . Any 2023

Requisits per a ocupar el lloc de treball

Batxiller superior, FP2 o equivalent.

Disposar del nivell C1 de coneixements de llengua catalana o superior

Forma de provisió

Totes les admeses d'acord amb la normativa vigent del moment

Àrea, serveis o departament d'adscripció

Àrea d'Organització, Secretaria

Funcions genèriques a realitzar

FUNCIONS DE SUPORT ADMINISTRATIU A GRUPS SUPERIORS:

Realitzar les tasques administratives al servei amb suficient correcció i eficàcia, determinades i supervisades pel seu superior jeràrquic.

• Registre i arxiu: registre i arxiu d'expedients i documents; digitalitzar documents, verificar documents, mantenir actualitzat l'arxiu de documentació, preparar i elaborar estadístiques o càlculs senzills, emmagatzematge de dades, etc.

• Tramitació de documentació: impuls d'expedients, tramitació d'expedients: obertura i tancament, registre, processament, elaboració de propostes o treballs diversos de contingut o procés complex, complementació i comunicació de tot tipus de documents. Registres d'entrada, de sortida i notificacions.

• Seguiment de tot el procediment administratiu dels expedients del servei que se li hagin assignat.

• Col·laboració en l'elaboració de documents, d'acord a les instruccions rebudes pel superior jeràrquic: estructuració de plecs, annexos de fulls de càlculs, introducció de dades a bases de dades, annexos de memòries econòmiques, subvencions, etc.

• Tresoreria i Comptabilitat: control de factures, rebuts, feines de gestió bàsica comptable, etc.

• Distribuir i supervisar, si fos necessari, el treball als auxiliars, resoldre els problemes operatius que es poguessin plantejar.

• Dur l'agenda i el control de visites dels òrgans jeràrquics superiors –regidors, grups A1 i A2- i dels alts càrrecs.

• Establir els contactes necessaris, d'acord amb les instruccions del superior jeràrquic, per al correcte funcionament dels procediments i/o expedients que es tramitin des del servei: personal municipal, altres administracions, companyies asseguradores, etc.

• Executar convocatòries de sessions d'òrgans col·legiats i preparació del material corresponent.

• Redactar les actes de les reunions que es requereixin des del servei, o les dels òrgans col·legiats als quals s'estigui nomenat.

   

   

FUNCIONS D'ATENCIÓ AL PÚBLIC

• Atenció al ciutadà i personal municipal sobre assumptes que afectin el servei: presencial, telefònica, per correu electrònic, etc, i la derivació al personal corresponent, o prendre nota per a la seva posterior resolució.

• Atenció al ciutadà en tot el relacionat a l'estat de tramitació d'expedients encomanats. Auxiliar els usuaris per emplenar les sol·licituds de procediments i procedir al registre d'entrada d'aquestes, així com de la resta de les comunicacions rebudes.

• Controlar, posar en coneixement i gestionar les queixes i reclamacions expressades pels ciutadans.

ALTRES FUNCIONS DE GESTIÓ DE SERVEIS CONCRETS

• Admetre i inscriure usuaris en serveis municipals, com a activitats esportives, culturals...

• Actualització dels registres municipals del servei.

• Ús dels programes informàtics específics del servei.

• Seguiment de les instruccions i dels controls establerts pels òrgans superiors jeràrquics, sobre la tramitació d'expedients o la gestió de recursos humans.

• Comunicar dades i control de la informació del web municipal en aplicació de l'obligació de transparència relativa a la unitat on es prestin els serveis.

• Participació en òrgans de selecció de personal.

• Col·laboració amb altres administracions.

Totes aquelles tasques pròpies de la seva categoria i relacionades amb el servei que li siguin encomanades i per a les quals hagi estat instruït.

Totes aquestes tasques s'hauran d'executar d'acord amb la normativa bàsica de PRL

Funcions de secretari de Disciplina:

• Tramitar els expedients de Disciplina en totes les seves fases: iniciació, tramitació, adjudicació, devolució de garanties i altres actuacions.

• Incoació de procediments de Disciplina Governativa en infraccions lleus, per infraccions de les ordenances municipals.

• Seguiment dels expedients, i seguiment i control de terminis i control de pagament de sancions: expedients oberts, expedients en incoació, expedients en sanció, expedients derivats a instructors/tècnics/òrgans, etc, expedients passats a Recaptació per fer rebuts de les sancions i expedients amb procediments finalitzats.

• Contacte i comunicació amb els agents/serveis/persones denunciants.

• Contacte amb el Servei de Recaptació per al seguiment i pagament dels rebuts de les sancions.

• Informar Secretaria per a certificats de Disciplina Urbanística, i seguiment i tramitació d'expedients.

• Informar Secretaria per a certificats d'inscripcions al Registre de la Propietat, i seguiment i tramitació d'expedients.

• Control i seguiment de les inspeccions tècniques d'edificis (ITE) i inscripció en el registre municipal, i seguiment i tramitació d'expedients.

• Control i actualització de base de dades SILADMIN per expedients de Disciplina Urbanística.

• Tramitació, control, seguiment i custòdia dels expedients de Disciplina Urbanística.

• Signatura de les notificacions de propostes dels instructors (Disciplina Urbanística i Governativa)