BUTLLETÍ OFICIAL DE LES ILLES BALEARS

Fets

1. Mitjançant l'Acord del Consell de la Sindicatura de 13 de juliol de 2023 es va aprovar la Instrucció relativa a la gestió del Sistema intern d'informació de la Sindicatura per a la protecció de les persones que tenen la consideració d'informants en l'àmbit de la Llei 2/2023. El Consell també va aprovar comunicar la Instrucció a tot el personal de la Sindicatura de Comptes i disposar-ne la publicació en el web i en la intranet de la Sindicatura de Comptes de les Illes Balears, així com en el Butlletí Oficial de les Illes Balears.

2. En el BOIB núm. 101, de 20 de juliol de 2023, s'ha publicat l'Acord esmentat, però s'ha omès, per error, la publicació de l'annex en el qual consta la Instrucció.

Fonament de dret

1. L'article 109.2 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, disposa que les administracions públiques poden rectificar en qualsevol moment, d'ofici o a instància dels interessats, els errors materials, de fet o aritmètics existents en els seus actes.

Per tot això, 

RESOLC

1. Rectificar l'errada detectada en la publicació en el Butlletí Oficial de les Illes Balears núm. 101, de 20 de juliol de 2023, de l'Acord del Consell de la Sindicatura de 13 de juliol de 2023, pel qual es va aprovar la Instrucció relativa a la gestió del Sistema intern d'informació de la Sindicatura de Comptes de les Illes Balears per a la protecció de les persones que tenen la consideració d'informants en l'àmbit de la Llei 2/2023, i publicar la Instrucció esmentada com a annex a aquest Acord.

 

A la data de la signatura electrònica (24 de juliol de 2023)

El síndic major Joan Rosselló Villalonga

 

ANNEX Instrucció relativa a la gestió del Sistema intern d'informació de la Sindicatura per a la protecció de les persones que tenen la consideració d'informants en l'àmbit de la Llei 2/2023

Article 1. Objecte d'aquesta Instrucció

1. Aquesta Instrucció té per objecte establir la regulació i els principis que han de guiar la gestió i el funcionament del Sistema intern d'informació de la Sindicatura, així com les mesures de protecció i de suport de les persones que tenen la consideració d'informants, en compliment de la Llei estatal 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció.

2. El Sistema intern de informació està configurat pels canals interns d'informació sobre infraccions que quedin dins l'àmbit objectiu de la Llei 2/2023, pels procediments interns de tramitació i d'investigació d'aquesta informació i per les polítiques de protecció de les persones que tenen la consideració d'informadores en l'àmbit de l'esmentada Llei.

Article 2. Àmbit objectiu d'aplicació

A través de la bústia interna de la Sindicatura de Comptes de les Illes Balears, sigui en paper o electrònica, les persones informants poden presentar denúncies, comunicacions i informacions en les matèries i en els termes establerts en l'article 2 de la Llei 2/2023, i, en concret, sobre:

a. Accions i omissions que puguin ser constitutives d'infraccions del dret de la Unió Europea.

b. Accions i omissions que puguin ser constitutives d'infraccions penals.

c. Accions i omissions que puguin ser constitutives d'infraccions administratives greus o molt greus.

Es considera que entren dins els supòsits b i c anteriors les infraccions que impliquen un dany econòmic per a la hisenda pública i per a la Seguretat Social.

d. Infraccions del dret laboral en matèria de seguretat i salut en el treball, sense perjudici de la seva normativa específica.

Article 3. Àmbit subjectiu d'aplicació

1. Es considera informant als efectes d'aquesta Instrucció i pot realitzar comunicacions, informacions i denúncies a través de la bústia interna, qualsevol persona empleada pública de la Sindicatura de Comptes de les Illes Balears, els seus alts càrrecs, les persones voluntàries, becàries i treballadores en període de formació, fins i tot si la relació funcionarial, laboral o professional ja ha finalitzat, així com la resta de persones a les quals es refereix l'article 3 de la Llei 2/2023, sempre que hagin obtingut informació en un context laboral o professional amb la Sindicatura.

Article 4. Canals interns d'informació

1. El Sistema intern de informació definit en l'article 1.2 d'aquesta Instrucció és el mitjà preferent per informar sobre les accions i les omissions establertes en l'article 2 mitjançant els canals interns a través dels quals es pot fer arribar la informació per escrit, amb identificació de l'informant o de forma anònima.

2. Els canals interns d'informació són els següents:

a. Bústia interna electrònica: és el canal habilitat en la seu electrònica de la Sindicatura de Comptes de les Illes Balears i permet informar de forma anònima o amb identificació de l'informant, mitjançant un enviament electrònic emprant l'aplicació telemàtica instal·lada amb aquesta finalitat. Aquesta bústia, que es pot identificar clarament en la pàgina web de la Sindicatura i a la qual es pot accedir fàcilment a través de l'aplicació corresponent, durant tot el procés garanteix la confidencialitat i permet l'anonimat de les comunicacions.

b. Bústia interna en paper: és el canal habilitat en la seu física de la Sindicatura de Comptes de les Illes Balears mitjançant una caixa metàl·lica tancada i ubicada en un lloc visible de l'edifici institucional. També es pot emprar de forma anònima o amb identificació de la persona informant.

c. Correu postal: és el canal en què el remitent ha de fer constar en el sobre com a destinatari «Bústia interna de denúncies, comunicacions i informacions de la Sindicatura de Comptes de les Illes Balears». També es pot emprar de forma anònima o amb identificació de la persona informant.

La persona informant pot proporcionar una adreça postal o electrònica, a fi de rebre les notificacions oportunes. En el supòsit de no constar cap mitjà de notificacions, s'entén que renuncia a comunicar-se amb el responsable del Sistema que instrueix el procediment.

En les informacions rebudes per canals distints a la bústia electrònica, si no hi consta cap adreça a efectes de notificacions, no es podrà trametre a la persona informant el justificant de recepció amb el codi automàtic assignat, ni cap comunicació sobre l'estat de la denúncia.

3. Únicament tindran la protecció establerta en la Llei 2/2023 les informacions que tinguin com a objecte les infraccions descrites en l'article 2 de la Llei esmentada i que presentin les persones amb la consideració d'informants a través dels canals habilitats, d'acord amb l'esmentada Llei i aquesta Instrucció.

4. L'ús de la bústia interna en paper o electrònica comporta l'acceptació de les condicions que conté aquesta Instrucció i, si escau, les que puguin modificar-se mitjançant un acord del Consell de la Sindicatura.

5. Les informacions, les denúncies o les comunicacions presentades a través del Registre General de la Sindicatura no poden gaudir de les mesures de protecció establertes en la Llei 2/2023, atès que no se'n poden garantir la confidencialitat i l'anonimat. Per tant, no se'ls pot donar el tràmit establert en aquestes instruccions, ni són objecte del procediment en l'àmbit de l'esmentada Llei, pel qual es disposen uns canals determinats.

Article 5. Tramesa de la informació rebuda a la persona responsable del sistema

1. Quan es rebi una informació pels canals habilitats, únicament hi tendrà accés la persona responsable del sistema o la que l'òrgan competent designi com a suplent. S'han de crear autoritzacions restringides per accedir a les carpetes electròniques que contenguin la informació generada dins aquests procediments.

2. Quan es rebi una informació per la via de la bústia electrònica, aquest canal generarà un avís a la persona responsable del sistema.

3. Quan es rebi aquest tipus d'informació per correu postal, s'ha de trametre immediatament, sense obrir i sense registrar, a la persona responsable de la gestió del sistema. Si la comunicació s'obre perquè no s'ha tramès en la forma indicada en l'article 4.2.c, però es detecta que el contingut és el propi de l'àmbit material indicat en aquesta Instrucció, s'ha de trametre immediatament al responsable del sistema, igualment sense registrar.

Article 6. Publicitat i registre de la informació sobre el canal intern

1. La informació sobre els canals interns d'informació, el seu ús i els principis essencials del seu procediment de gestió es troben en la pàgina web de la Sindicatura, en una secció separada i fàcilment visible. S'hi ha d'informar sobre el fet que el mitjà preferent és la bústia interna electrònica i, a més, que, únicament quan l'informant consideri que la confidencialitat i l'anonimat, si escau, no es poden garantir de forma efectiva o que hi pot haver risc de represàlies, hauria d'adreçar-se per mitjà del canal extern que s'habiliti a nivell autonòmic a les Illes Balears.

2. La persona responsable del sistema ha de disposar, si escau, d'un registre de les informacions rebudes a través de la via de la bústia electrònica que ha de generar la mateixa aplicació informàtica, en el qual s'han d'introduir les dades corresponents a les investigacions dutes a terme. La Sindicatura ha de dotar el sistema amb els mitjans necessaris a fi que l'aplicació telemàtica implantada amb aquesta finalitat, o un sistema alternatiu, permeti igualment registrar i tramitar de forma homogènia les informacions rebudes pels altres canals, així com garantir els requisits de confidencialitat i seguretat establerts en la Llei.

D'acord amb el que estableix l'article 26 de la Llei 2/2023, aquests registres no tenen caràcter públic i únicament hi pot accedir l'autoritat judicial mitjançant petició raonada, per escrit i en el marc d'un procediment judicial.

3. La política de privacitat de la Sindicatura pot consultar-se en la pàgina web institucional.

Article 7. Persona responsable del Sistema intern d'informació.

1. La persona designada, mitjançant l'Acord del Consell de Síndics, responsable de la gestió del Sistema intern d'informació és la persona que ocupa el lloc de cap del Servei Jurídic.

2. La Sindicatura ha de notificar a l'Autoritat Independent de Protecció del Informant o, si escau, a l'òrgan competent de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears, el nomenament i el cessament de la persona responsable de la gestió del seu Sistema intern d'informació, en els termes de l'article 8.3 de la Llei 2/2023.

3. La persona responsable del Sistema intern d'informació ha de desenvolupar les funcions de forma independent i autònoma respecte de la resta dels òrgans de la Sindicatura, no pot rebre instruccions de cap tipus sobre el seu exercici i ha de comptar amb el suport dels mitjans personals i materials necessaris, que li han de proporcionar els òrgans de govern de la Sindicatura, tot això en compliment de l'article 8.4 de la Llei 2/2023.

4. La persona responsable del Sistema intern ha de dur a terme la gestió dels distints canals que integren el Sistema intern d'informació de la Sindicatura, tramitar els procediments que se'n derivin i guardar la deguda confidencialitat, tot vetllant pel funcionament correcte del sistema. Ha d'informar la Secretaria General sobre la tramitació de les investigacions en curs, sempre garantint l'anonimat i els drets de protecció dels informants establerts en la Llei 2/2023, a fi que els òrgans competents adoptin les mesures oportunes. La gestió del Sistema ha de permetre al seu responsable comptar amb l'ajuda i el suport d'altre personal de la institució, per realitzar les tasques materials necessàries per a la investigació dels fets comunicats, el qual, una vegada autoritzat per a això, queda obligat al deure del secret i a la confidencialitat que l'objecte d'aquestes investigacions requereix. Totes les actuacions s'han d'arxivar en les carpetes que pertoquin del gestor electrònic que la Sindicatura utilitza, amb la restricció d'accessos corresponent que ha de garantir l'aplicació telemàtica.

5. La Secretaria General de la Sindicatura ha de designar la persona o les persones que, en cas d'absència per malaltia, vacances o altres situacions imprevisibles, han de dur a terme la suplència de la persona responsable de la gestió del Sistema intern d'informació, per garantir el compliment dels terminis establerts legalment i en aquestes instruccions.

Article 8. Fases del procediment per a la gestió del Sistema intern d'informació

1. Recepció: En el termini de set dies naturals, la persona responsable del Sistema intern ha de notificar a l'informant sobre la recepció de la comunicació, la denúncia o la informació, sempre que s'hagi proporcionat una adreça postal o electrònica. En el supòsit d'utilització de la bústia electrònica habilitada dins el sistema, la resposta automàtica que aquesta genera proporciona a l'usuari un codi de seguiment, la qual té la consideració de justificant de recepció de la informació, als efectes establerts en la Llei.

2. Admissió: S'han de tramitar totes les informacions, les comunicacions i les denúncies que es rebin mitjançant els canals establerts en aquesta Instrucció, tret que, després d'una anàlisi inicial sobre la seva admissibilitat, el responsable del Sistema decideixi inadmetre la comunicació de forma motivada. La inadmissió suposa la finalització del procediment i s'ha de notificar a la persona informant, sempre que en consti l'adreça i tret que hagi renunciat a rebre comunicacions. Sempre constitueix causa d'inadmissió l'incompliment de l'àmbit subjectiu i objectiu establert en la Llei 2/2023. Igualment poden ser causa d'inadmissió, entre d'altres, les informacions amb indicis racionals d'incórrer en falsedat evident, si es tracta de fets inversemblants o que s'hagin obtingut mitjançant la comissió d'un delicte.

3. Instrucció: Durant la fase d'instrucció s'han d'executar les actuacions necessàries per comprovar la veracitat dels fets relatats en relació amb les informacions admeses. La pràctica dels actes d'instrucció s'han d'incloure dins el Sistema de gestió d'informacions i s'han de dur a terme amb la discreció i la garantia de confidencialitat degudes. La persona investigada té dret a ser-ne informada durant el tràmit d'instrucció, mitjançant una comunicació amb una succinta relació dels fets, la qual, si escau, pot efectuar-se durant el tràmit d'audiència corresponent, si la persona instructora considera que, si es fa abans, es pot posar en perill el resultat de la instrucció. Durant el tràmit d'audiència la persona investigada té dret a sol·licitar l'accés a l'expedient, de forma que es garanteixi l'anonimat sobre la identitat de la persona informadora en qualsevol cas. La persona instructora ha d'aixecar acta d'aquestes actuacions.

4. Els fets que indiciàriament puguin ser constitutius de delicte s'han de trametre al Ministeri Fiscal, en qualsevol fase del procediment en què es detecti aquesta circumstància. En aquest supòsit, el responsable del Sistema n'ha de deixar constància mitjançant un informe i tenir el procediment per finalitzat.

5. Finalització. En el termini màxim de tres mesos des de l'entrada de les informacions en el Sistema intern, llevat que motivadament s'ampliï per algunes de les causes previstes legalment, el responsable del Sistema ha d'emetre un informe amb les conclusions que escaiguin. El resultat del procediment s'ha de trametre al Consell de la Sindicatura, com a màxim òrgan de govern d'aquesta i a la persona informant, tret que, expressament o implícitament, aquesta hagi renunciat a rebre comunicacions, tot això sense perjudici de la seva tramesa a altres òrgans competents per la matèria.

L'informe amb les conclusions ha de declarar finalitzat el procediment.

6. Les decisions que el responsable del Sistema adopta no són recurribles en via administrativa ni en via contenciosa administrativa.

Article 9. Tractament de dades personals

1. D'acord amb el que estableix l'article 26.2 de la Llei 2/2023, les dades personals relatives a les informacions rebudes i a les investigacions internes només s'han de conservar durant el període necessari i proporcional, a fi de complir la finalitat de la Llei, que en cap cas pot ser superior a deu anys.

 2. En matèria de protecció de dades és aplicable la normativa vigent i, en particular, el que disposa el títol VI de la Llei 2/2023, en què expressament s'estableix que es consideren lícits els tractaments de les dades personals necessaris per a l'aplicació de l'esmentada Llei. En particular, s'ha de tenir en compte el que estableix l'article 32 quant a l'accés, la supressió i la conservació de les dades.

Article 10. Mesures de protecció

La persona responsable del Sistema, les persones que es designin per suplir-la, les persones informants i les persones afectades, en el si dels procediments que regulen aquestes Instruccions, han de complir les mesures respectivament establertes en el títol VII de la Llei 2/2023.

Article 11. Revisió del Sistema intern d'informació

En el termini màxim de sis mesos, d'ofici o a instància del responsable del Sistema, l'òrgan de govern de la Sindicatura ha de revisar i modificar, si escau, el sistema implantat i aquestes instruccions, en funció del volum de comunicacions rebudes o de la seva complexitat.