Torna

BUTLLETÍ OFICIAL DE LES ILLES BALEARS

Secció III. Altres disposicions i actes administratius

AJUNTAMENT DE SANT LLUIS

Núm. 101868
Encomana de gestió a SILME per als treballs de manteniment integral de tots els equipaments i programes informàtics d'ús corporatiu de l'Ajuntament de Sant Lluís i els serveis de connectivitat, telecomunicacions, telefonía i infraestructures de xarxa corresponents a l'exercici 2021

  • Contingut, oficial i autèntic, de la disposició: Document pdf  Versió PDF

Text

Es fa públic per a general coneixement que el Ple de l'Ajuntament en sessió ordinària celebrada el dia 31 de març de 2021,  va adoptar, entre d'altres, els següents acords:

Primer. Aprovar l'encomana de gestió a l'empresa Servei d'Informàtica Local de Menorca, S.A (SILME) per als treballs de manteniment integral de tots els equipaments i programes informàtics d'ús corporatiu de l'Ajuntament de Sant Lluís i els serveis de connectivitat, telecomunicacions, telefonia i infraestructures de xarxa corresponent a l'exercici 2021; tot dirigit al desenvolupament d'un procés d'implantació de noves tecnologies de la informació i la comunicació.

Segon. Aprovar les cobertures del servei per la realització dels treballs de manteniment integral dels equipaments i programes informàtics d'ús corporatiu de l'Ajuntament de Sant Lluís, i dels serveis de connectivitat, telecomunicacions, telefonia i infraestructures de xarxa, i que s'incorporen com a annexos I, II I III.

Tercer. Aprovar la despesa total màxima de cent-setze mil set-cents vuitanta euros amb divuit cèntims (116.780,18€) amb càrrec a l'aplicació pressupostària 2.9200.22799 de l'estat de despeses del Pressupost General de la Corporació per a l'exercici 2021.

Quart. SILME, S.A. tindrà la condició d'encarregat del tractament de les dades de caràcter personal a les que pugui tenir accés en execució de l'encomana, essent-li d'aplicació allò disposat a la normativa de protecció de dades de caràcter personal. Les clàusules de Protecció de Dades s'incorporen com annex núm. IV.

Cinquè. Publicar el text de la present encomana de gestió en el Butlletí Oficial de les Illes Balears.

 

ANNEX I – RELACIÓ DE MÒDULS I APLICACIONS

CODI

APLICACIONS I MÒDULS

DESCRIPCIÓ

002-00

GESTIO SISTEMA D'INFORMACIO CONTABLE - SICALWIN

Aplicació per gestió de la comptabilitat general. Control a nivell d'usuari de les accions permeses, així com la consulta de dades per àrees.

004-01

MODUL PAGINA WEB  -  AGENDA D'ACTIVITATS

Calendari web de les activitats programades a una data determinada.

004-02

MODUL PAGINA WEB  -  BLOG D'OPINIONS

Mòdul web que permet als usuaris de la pàgina web enviar i publicar a la web opinions sobre un tema determinat. Permet publicar directament els missatges o obligar a fer una validació prèvia.

004-04

MODUL PAGINA WEB  -  CONSULTES ON-LINE

Formulari web per enviar una consulta, queixa o suggeriment a l'entitat.

004-06

MODUL PAGINA WEB  -  GALERIA D'IMATGES

Publica diferents grups d'imatges agrupades en diferents categories, mostrant la imatge en miniatura amb la possibilitat de visualitzar-la al tamany real.

004-08

MODUL PAGINA WEB  -  GESTIÓ DE SOL·LICITUDS

Mòdul web que genera formularis de sol·licitud de forma automàtica segons els paràmetres que s'hagin definit prèviament a la part de gestió

004-09

MODUL PAGINA WEB  -  GESTIONS I TRÀMITS

Mòdul web de consulta del catàleg de serveis de l'entitat. Permet visualitzar els tràmits agrupats per matèries, fets vitals o destinataris i vincular-los amb la tramitació on-line.

004-10

MODUL PAGINA WEB  -  GESTOR DE CONTINGUTS

Permet representar al portal web qualsevol tipus de contingut que s'hagi introduït des de la part de gestió. Inclou l'estructuració de menús i la visualització de publicacions.

004-14

MODUL PAGINA WEB  -  USUARIS REGISTRATS

Apartat web que permet validar-se com a usuari registrat per tenir accés a àrees restringides de la pàgina

004-16

MÒDUL PAGINA WEB  -  PUBLICACIÓ DE CANALS RSS

Permet definir i publicar canals RSS per que els usuaris els puguin utilitzar des de altres aplicacions. S'utilitzen també per enllaçar de manera automàtica les publicacions del gestor de continguts amb les xarxes socials com Facebook o Twitter.

004-18

MÒDUL PAGINA WEB  -  CÀLCUL DE PLUSVÀLUES

Permet als usuaris de la pàgina web realitzar el càlcul de la plusvàlua introduint la referència cadastral i les dates de transmissió actual i anterior

004-19

MÒDUL PAGINA WEB  -  PERFIL DE CONTRACTANT

Apartat web que mostra la informació de les licitacions i les adjudicacions que s'ha publicat des de la part de gestió. Inclou la publicació fefaent de la data d'adjudicació provisional.

004-20

MODUL PAGINA WEB  -  ÒRGANS DE GOVERN

Mòdul web que permet visualitzar de forma estructurada l'estructura orgànica de l'entitat. Està vinculada amb les gestions i tràmits de cada departament.

004-23

MÒDUL PAGINA WEB  -  GESTIO DE SOL·LICITUTS

Mòdul que permet definir formularis de sol·licituds que es publicaran a la pàgina web i que els usuaris podran utilitzar per enviar informació que rebrà el responsable via email

004-24

MÒDUL PAGINA WEB  -  VIDEOS

Publicació de vídeos a la web

004-26

MÒDUL PAGINA WEB  -  GUIA DE COMERÇOS

Mòdul que presenta un llistat classificat per sector i zona dels comerços del municipi. També permet als mateixos comerços fer la sol·licitud per sortir publicats a la web

005-00

GESTIO ACTES I DECRETS

Programari per  realitza els diferents parts de les actes i decrets de totes las comissions.

006-00

GESTIÓ AGENDA CORPORATIVA

Aplicatiu Web per a la gestió de tasques i events dels usuaris en la feina diària de l'ajuntament o corporació administrativa.

015-01

MODUL CARPETA CIUTADANA -  CONSULTA D'EXPEDIENTS

Apartat de consulta de la situació dels diferents tràmits que l'usuari ha fet amb l'administració

015-02

MODUL CARPETA CIUTADANA -  CONSULTA DE RECAPTACIÓ

Consulta de la situació dels diferents rebuts de l'usuari

015-03

MODUL CARPETA CIUTADANA -  CONSULTA PADRÓ D'HABITANTS

Consulta de les dades padronals de l'habitant que s'ha connectat a la carpeta

015-04

MODUL CARPETA CIUTADANA -  GENERACIÓ I GESTIÓ DE DOCUMENTS

Permet generar diferents documents en format PDF i visualitzar els que ha rebut des de l'entitat

015-05

MÒDUL CARPETA CIUTADANA – ALTA DOMICILIACIÓ BANCÀRIA

Tràmit per donar d'alta o modificar la domiciliació bancària dels conceptes tributaris que el ciutadà té assignats dins l'entitat

015-06

MÒDUL CARPETA CIUTADANA – BAIXA DOMICILIACIÓ BANCÀRIA

Permet al ciutadà donar de baixa les domiciliacions bancàries actives

015-07

MÒDUL CARPETA CIUTADANA – CANVI DE DOMICILI

Permet al ciutadà presentà la sol·licitud i la documentació necessària per fer un canvi de domicili del padró d'habitants

015-08

MÒDUL CARPETA CIUTADANA – CERTIFICAT DE COBRAMENT

Tràmit automàtic que permet al ciutadà generar un certificat de cobrament de rebuts signat electrònicament per l'Ajuntament i que podrà validar des del portal de Carpeta Ciutadana.

015-09

MÒDUL CARPETA CIUTADANA – CERTIFICAT DE CONVIVÈNCIA

Tràmit automàtic que permet al ciutadà generar un certificat de convivència signat electrònicament per l'Ajuntament i que podrà validar des del portal de Carpeta Ciutadana.

015-11

MÒDUL CARPETA CIUTADANA – CERTIFICAT DE RESIDÈNCIA

Tràmit automàtic que permet al ciutadà generar un certificat de residència signat electrònicament per l'Ajuntament i que podrà validar des del portal de Carpeta Ciutadana.

015-14

MÒDUL CARPETA CIUTADANA – CONSULTA DE REGISTRE D'ENTRADA I/SORTIDA

Mòdul que permet consultar els registres d'entrada i sortida realitzats amb l'administració corresponent

015-15

MÒDUL CARPETA CIUTADANA – INSCRIPCIÓ AL PADRÓ D'HABITANTS

Permet al ciutadà presentà la sol·licitud i la documentació necessària per inscriure's al padró d'habitants de l'Ajuntament

015-16

MÒDUL CARPETA CIUTADANA – PAGAMENT DE REBUTS

Permet al ciutadà pagar els seus rebuts pendents amb l'entitat a través de la passarel·la de pagament de La Caixa amb la que s'haurà de signar un conveni prèviament a la posta en marxa del servei.

015-17

MÒDUL CARPETA CIUTADANA – REGISTRE D'ENTRADA

Permet als ciutadans presentar una instància genèrica a l'entitat corresponent

015-18

MODUL CARPETA CIUTADANA - SOL·LICITUD I GESTIÓ DE DADES PERSONALS

Formulari web per sol·licitar i modificar les dades d'accés a la carpeta ciutadana

015-25

MODUL SILADMIN - ORDRES DE TREBALL

Mòdul per controlar les feines, les hores dedicades i el material imputat a cada ordre de treball

018-00

GESTIÓ DE EXP. ACTIVITATS ECONOMIQUES

 

019-00

GESTIÓ DE LLICENCIES D'URBANISME

 

025-00

GESTIÓ DISCIPLINA URBANISTICA

 

037-01

MODUL INTRANET - CONSULTA DE GESTIÓ DOCUMENTAL

Consulta per àrees i tipus de documents dels diferents models de l'entitat que s'hagin publicat des de l'aplicació de gestió.

037-03

MODUL INTRANET - MARCATGE

Mòdul de la intranet que permet als usuaris fitxar i consultar les hores mensuals de feina que s'han fet.

037-04

MODUL INTRANET - VACANCES

Mòdul web que permet als usuaris consultar i sol·licitar les seves vacances o dies d'assumptes propis.

037-05

MÒDUL INTRANET - BÚSTIA DE DOCUMENTS

Mòdul de la intranet que permet als usuaris accedir a la seva bústia personal dels documents (nòmines, comunicats, etc. )que se li han enviat des de la gestió de personal.

039-00

GESTIO INVENTARI DEL PATRIMONI

 

044-00

GESTIO NOMINES

 

044-02

GESTION PERSONAL

 

045-00

GESTIÓ PADRÓ MUNICIPAL D'HABITANTS

 

048-00

GESTIO REGISTRE D'ENTRADES I SORTIDES DE DOCUMENTE

 

053-03

MODUL - TASES I PREUS PUBLICS CEMENTIRI

Manteniment de la informació necessària per confeccionar padrons municipals

053-05

MODUL - TASES I PREUS PUBLICS ESCOMBRERIES DOMESTIQUES

Manteniment de la informació necessària per confeccionar padrons municipals

053-06

MODUL - TASES I PREUS PUBLICS ESCOMBRERIES INDUSTRIALS

Manteniment de la informació necessària per confeccionar padrons municipals

053-08

MODUL - TASES I PREUS PUBLICS FONDEIG BARQUES

Manteniment de la informació necessària per confeccionar padrons municipals

053-09

MODUL - TASES I PREUS PUBLICS GUALS

Manteniment de la informació necessària per confeccionar padrons municipals

053-13

MODUL - TASES I PREUS PUBLICS RUSTICA

Manteniment de la informació necessària per confeccionar padrons municipals

053-20

MODUL - TASES I PREUS PUBLICS TAXIS

Gestió llicencies taxis i el seu cobrament via paquet de liquidacions o padró

059-00

GESTIO  CONTADOR BIBLIOTEQUES

Aplicació que permet controlar el temps d'us dels ordinadors de les biblioteques (consultes).

060-07

MODUL SILADMIN - ADMINISTRACIÓ DE SISTEMA

Permet gestionar els usuaris, permisos, aplicacions, opcions de menú, informes i consultes que tindrà disponible el SILAdmin

060-09

MODUL SILADMIN - CONSULTES ON-LINE

Mòdul de gestió de les queixes, consultes o suggeriments que s'han rebut des de la pàgina web

060-11

MODUL SILADMIN - GESTIÓ DE PERSONAL

Gestiona les dades del personal de l'entitat, les vacances i els marcatges

060-13

MODUL SILADMIN - GESTIÓ DOCUMENTAL

Permet agrupar tots els models d'instància, formularis i qualsevol altre tipus de documents, en diferents tipus, subtipus i departaments per que puguin ser publicats automàticament des de la pàgina web.

060-15

MODUL SILADMIN - GESTIONS I TRÀMITS

Permet realitzar el catàleg de serveis i agrupar-lo per matèries, fets vitals, destinataris i departaments

060-16

MODUL SILADMIN - ÒRGANS DE GOVERN

Permet gestionar l'estructura orgànica de l'entitat

060-17

MODUL SILADMIN - PERFIL DE CONTRACTANT

Permet gestionar i publicar les diferents licitacions i adjudicacions que es facin des de l'entitat.

060-23

MODUL SILADMIN - PORTAFIRMES

Mòdul que permet rebre i enviar documents per signar-los digitalment i controlar l'estat de les signatures

090-00

PAGINA WEB INSTITUCIONAL

 

090-32

WEB - SANT LLUIS JOVE

 

090-35

WEB - SINCRONITZACIO PORTAL INFORMADOR

 

090-86

WEB - AJT. SANT LLUIS

 

091-00

GESTIO INTRANET

 

091-09

GESTIO INTRANET - AJT. SANT LLUIS

 

100-00

PLATAFORMA DESENVOLUPAMENT

Eines per a la confecció de programes

106-00

GESTIO ENVIAMENT SMS

Programa per enviar SMS  i d'integració amb altres aplicacions

110-00

GESTIO PORTAFIRMES

 

200-10

GESTIÓ CADASTRAL

Aplicació que gestiona les dades de cadastre, per consulta i llistats que enllaça amb la part gràfica.

200-16

GESTIÓ NUCLI DADES MUNICIPALS

Aplicació que gestiona el nucli de dades alfanumèriques, codificadors de les diferents aplicacions.

200-18

GESTIÓ DE EXP. ACTIVITATS ECONOMIQUES

Creació i seguiment dels expedients d'activitats econòmiques, tant del circuit associat a l'expedient com de la part econòmica que en pugui derivar.

200-19

GESTIÓ DE LLICENCIES D'URBANISME

Gestió i seguiment dels expedients per permisos d'obres (majors, menors) que es realitzen al municipi, , tant del circuit associat a l'expedient com de la part econòmica que en pugui derivar.

200-21

GESTIÓ DE PLUS VALUES

Gestió i seguiment dels expedients de compravenda o transmissió de les finques del municipi, tant del circuit associat a l'expedient com de la part econòmica que en pugui derivar.

200-25

GESTIÓ DISCIPLINA URBANISTICA

Creació i seguiment dels expedients de disciplina urbanística, tant del circuit associat a l'expedient com de la part econòmica que en pugui derivar.

200-26

GESTIÓ DOCUMENTS DGC

Recepció de les cintes de variacions de Urbana i Rústica del CGC. Actualització de dades d'urbana i rústica derivat de les tasques fetes per el CGC. Llistats de control per futures accions recaptadores degut a les variacions recepcionades.

200-29

GESTIÓ ESCOLETES MUNICIPALS

Manteniment de la informació per la creació dels rebuts mensuals de les escoletes municipals, alternatives a la petita infància, i espais familiars.

200-34

GESTIÓ IAE

Manteniment de la informació necessària per a la creació del padró d'IAE  amb la informació recepcionada de les cintes de  Hisenda anuals i trimestrals.

200-35

GESTIÓ IBI

Manteniment de la informació necessària per a la creació del padró d'Ibi Urbana amb la informació recepcionada de les cintes de Padró del CGC, i les altes, canvis de propietat, baixes fetes pel propi ajuntament...

200-36

GESTIÓ INGRESOS DIRECTES I AUTOLIQUIDACIONS

Aplicació corporativa que permet que cada departament liquidi ses seves taxes i passin a l'aplicació de recaptació. Aquest aplicatiu permet fer el cobraments de diferents conceptes dels que no s'han fa padró, però si es necessita fer la liquidació

200-39

GESTIO INVENTARI DEL PATRIMONI

Aplicació que gestiona l'inventari de bens amb registres adaptats a cadascun dels epígrafs. S'obtenen dades d'amortitzacions i altres necessàries pel tancament de la comptabilitat.

200-42

GESTIÓ MULTES

Permet la tramitació pel cobrament de les denuncies de tràfic i a vianants, des de l'entrada de la butlleta de denuncia fins el cobrament en executiva de la sanció.

200-45

GESTIÓ PADRÓ MUNICIPAL D'HABITANTS

Tot el referent al padró d'habitats i fulls padronals; altes, baixes, canvis de residència.... Gestió per l'intercanvi de informació entre INE i l'ajuntaments.

200-470

GESTIO RECAPTACIÓ

Aplicació que gestiona la recaptació del Consell Insular de Menorca. Es fa la gestió del cobrament tant en Voluntària com en Executiva, (com la recaptació executiva del Ajuntament d'Es Migjorn), fins arribat a les fases d'embargament de comptes corrents

200-471

GESTIO RECAPTACIÓ - MODUL - q60.2 Pagament bancari

Mòdul per emetre cartes de pagament mod. 60.2 per pagar a les ent. Bancàries sense comunicació prèvia. Sistema de recepció de cobraments automatitzat per la clau cob. Del 60.2.

200-473

GESTIO RECAPTACIÓ - MODUL - Expedient fraccionament

Mòdul per crear expedients de fraccionament del deute dels contribuent, i poder crear rebuts amb el deute fraccionat que es cobraran periòdicament.

200-474

GESTIO RECAPTACIÓ - MODUL - Gestió costes bancàries

Mòdul per repartir i afegir als rebuts pendents les costes de la seva tramitació en executiva.

200-48

GESTIO REGISTRE D'ENTRADES I SORTIDES DE DOCUMENTES

Amb aquesta aplicació se realitzen els registres d'entrada i sortida de documentes des de qualsevol ordinador connectat a la xarxa i hagi estat autoritzat .

200-54

GESTIÓ TRIBUTÀRIA

Aplicació per a la creació, gestió i traspàs a recaptació de tots els padrons de rebuts del Centre de Dia.

200-55

GESTIÓ VEHICLES

Manteniment de la informació necessària per a la creació del padró de circulació amb la informació recepcionada de les cintes del DGT mensuals.

200-60

GESTIO EXPEDIENTS VARIS

 

200-61

VIDEO ACTES

 Gravació i firma de les actes en format digital de vídeo

1 130-00

GESTIÓ DEPARTAMENT DE POLICIES

 

  

ANNEX II - MANTENIMENT EQUIPAMENTS INFORMÀTICS SANT LLUÍS

 

PC's

Impressores

Servidors

N.A.S

Control resencia

Routers Giga/fibra CIM

Routers Movistar

Sant Lluis

66

24

1

1

1

1

 

Brigada

2

2

 

 

1

1

 

EMEA (Ceip Sant lluis)

15

2

 

 

1

 

 

Escoleta

2

1

 

1

1

1

 

Formació (Sala Albert Camus)

12

1

 

 

 

 

1

Molí de Baix

14

1

 

1

1

 

 

Molí de Dalt

2

1

 

 

 

1

 

Serveis Socials

6

1

 

1

1

1

 

Biblioteca

9

1

 

 

 

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Totals

128

34

1

4

6

6

1

Total dependències---9

 

 

 

 

 

 

 

  

ANNEX III – ALTRES SERVEIS

CONCEPTE

DESCRIPCIÓ

SERVEIS DE CENTRALETA FIXA – OPERACIÓ I MANTENIMENT DE LA CENTRALETA DE TELEFONIA FIXA

Serveis de telefonia fixa mitjançant centraletes troncals amb 63 terminals (telèfons) ubicats a la seu de l'Ajuntament així com a la resta de dependències municipals. El servei de telefonia fixa es va licitar per part de SILME per un període de 4 anys en la licitació 1/2018 de SILME que segueix en vigor durant l'exercici 2021

GESTIÓ DE SERVEIS DE TELECOMUNICACIONS

S'inclou a partir de 2021 un nou servei que suposa contractar els serveis de telecomunicacions (línies telefonia mòbil i telefonia fixa, terminals per telefonia mòbil i fixa, connectivitat de dades) a través de l'Acord Marc de Telecomunicacions licitat per SILME en la licitació en curs 8/2020 on es preveu poder formalitzar els contractes el febrer de 2021

SUPERVISIÓ DE CONTRACTE

S'inclou a partir del 2021 un nou servei que suposa contractar els serveis de telecomunicacions a través de l'Acord Marc de Telecomunicacions. La gestió d'aquest contracte i dels serveis prestats així com la resta de contractes licitats per SILME on es presten serveis per l'Ajuntament queda subjecte a la supervisió de SILME. La tarifa de supervisió és de 53,19€/h i es preveu una dedicació de 4h/mes per part de SILME

MARGE DE CONTINGÈNCIA

S'inclou marge de contingència que serveix per prestació de serveis o adquisició d'equips que s'hagin de proveir d'una manera immediata per la correcta prestació dels serveis de comunicacions i connectivitat de l'Ajuntament

COMPTES DE GSUITE GOOGLE

Llicència anual per 21 comptes de Gsuit de Google

  

ANNEX IV: CLÀUSULES DE PROTECCIÓ DE DADES PERSONALS

1. Objecte de l'encàrrec del tractament

Mitjançant aquestes clàusules s'habilita a SILME, SA, encarregada del tractament, per tractar per compte de l'Ajuntament de Sant Lluís (d'ara endavant, Ajuntament), responsable del tractament, les dades de caràcter personal necessàries per a l'execució de l'encàrrec per a la realització dels treballs de manteniment integral de tots els equipaments i programes informàtics d'ús corporatiu de l'Ajuntament. Així com, de tots els equipaments i els serveis de telefonia i de comunicacions d'ús corporatiu de l'Ajuntament de Sant Lluís.

El tractament consistirà en les tasques de manteniment integral dels equipaments i programes informàtics d'ús corporatiu de l'Ajuntament. Així com, de tots els equipaments i els serveis de telefonia i de comunicacions d'ús corporatiu de l'Ajuntament de Sant Lluís.

Concreció dels tractaments a realitzar:

Recollida Registre

X Estructuració Modificació

X Conservació Extracció

X Consulta X Comunicació per transmissió

X Difusió X Interconnexió

Acarament Limitació

X Supressió Destrucció

X Comunicació Altres .........

2. Identificació de la informació afectada

Per executar les prestacions derivades del compliment de l'objecte d'aquest encàrrec, l'Ajuntament, responsable del tractament, posa a disposició de SILME, encarregada del tractament, l'accés a les aplicacions informàtiques corporatives i altres aplicacions, de gestió, així com a la xarxa de comunicacions. En aquest sentit SILME té accés a totes les aplicacions corporatives, servidors i altres sistemes informàtics, així com a la configuració dels permisos d'usuari d'accés a les aplicacions.

Les categories de persones interessades son:

• Ciutadans

• Treballadors

3. Durada

Aquest acord té la mateixa durada que l'encàrrec.

4. Obligacions de l'encarregat del tractament

L'encarregat del tractament i tot el seu personal s'obliga a:

a) Utilitzar les dades personals objecte de tractament, o les que reculli per a la seva inclusió, només per a la finalitat objecte d'aquest encàrrec. En cap cas pot utilitzar les dades per a finalitats pròpies.

b) Tractar les dades d'acord amb les instruccions del responsable del tractament. Si l'encarregat del tractament considera que alguna de les instruccions infringeix l'RGPD o qualsevol altra disposició en matèria de protecció de dades de la Unió o dels estats membres, l'encarregat n'ha d'informar immediatament el responsable.

c) Portar, per escrit, un registre de totes les categories d'activitats de tractament efectuades per compte del responsable, que contingui:

1. El nom i les dades de contacte de l'encarregat o dels encarregats i de cada responsable per compte del qual actua l'encarregat i, si escau, del representant del responsable o de l'encarregat i del delegat de protecció de dades.

2. Les categories de tractaments efectuats per compte de cada responsable.

3. Si escau, les transferències de dades personals a un tercer país o organització internacional, inclosa la identificació d'aquest país o aquesta organització internacional, i en el cas de les transferències indicades a l'article 49, apartat 1, paràgraf segon de l'RGPD, la documentació de garanties adequades.

4. Una descripció general de les mesures tècniques i organitzatives de seguretat relatives a:

- La pseudonimització i el xifrat de dades personals.

- La capacitat de garantir la confidencialitat, la integritat, la disponibilitat i la resiliència permanents dels sistemes i serveis de tractament.

 

- La capacitat de restaurar la disponibilitat i l'accés a les dades personals de forma ràpida, en cas d'incident físic o tècnic.

- El procés de verificació, avaluació i valoració regulars de l'eficàcia de les mesures tècniques i organitzatives que garanteixen l'eficàcia del tractament.

d) No comunicar les dades a terceres persones, tret que tingui l'autorització expressa del responsable del tractament, en els supòsits legalment admissibles.

L'encarregat pot comunicar les dades a altres encarregats del tractament del mateix responsable, d'acord amb les instruccions del responsable. En aquest cas, el responsable ha d'identificar, prèviament i per escrit, l'entitat a la qual s'han de comunicar les dades, les dades a comunicar i les mesures de seguretat que cal aplicar per procedir a la comunicació.

Si l'encarregat ha de transferir dades personals a un tercer país o a una organització internacional, en virtut del dret de la Unió o dels estats membres que li sigui aplicable, ha d'informar el responsable d'aquesta exigència legal de manera prèvia, tret que aquest dret ho prohibeixi per raons importants d'interès públic.

e) Subcontractació

L'encarregat de tractament no subcontractarà cap de les prestacions que formin part de l'objecte d'aquest contracte que comportin el tractament de dades personals, tret dels serveis auxiliars necessaris per al normal funcionament dels serveis de l'encarregat.

Si cal subcontractar algun tractament, aquest fet s'ha de comunicar prèviament i per escrit al responsable, amb una antelació de 20 dies. Cal indicar els tractaments que es pretén subcontractar i identificar de forma clara i inequívoca l'empresa subcontractista i les seves dades de contacte. La subcontractació es pot dur a terme si el responsable no manifesta la seva oposició en el termini establert.

El subcontractista, que també té la condició d'encarregat del tractament, està obligat igualment a complir les obligacions que aquest document estableix per a l'encarregat del tractament i les instruccions que dicti el responsable. Correspon a l'encarregat inici al regular la nova relació, de manera que el nou encarregat quedi subjecte a les mateixes condicions (instruccions, obligacions, mesures de seguretat…) i amb els mateixos requisits formals que ell, pel que fa al tractament adequat de les dades personals i a la garantia dels drets de les persones afectades.

Si el subencarregat ho incompleix, l'encarregat inicial continua sent plenament responsable davant el responsable pel que fa al compliment de les obligacions.

f) Mantenir el deure de secret respecte de les dades de caràcter personal a les quals hagi tingut accés en virtut d'aquest encàrrec, fins i tot després que en finalitzi l'objecte.

g) Garantir que les persones autoritzades per tractar dades personals es comprometen, de forma expressa i per escrit, a respectar la confidencialitat i a complir les mesures de seguretatcorresponents, de les quals cal informar-los convenientment.

h) Mantenir a disposició del responsable la documentació que acredita que es compleix l'obligació que estableix l'apartat anterior.

i) Garantir la formació necessària en matèria de protecció de dades personals de les persones autoritzades per tractar dades personals.

j) Assistir el responsable del tractament en la resposta a l'exercici dels drets següents:

1. Accés, rectificació, supressió i oposició

2. Limitació del tractament

3. Portabilitat de dades

4. A no ser objecte de decisions individualitzades automatitzades (inclosa l'elaboració de perfils)

Quan les persones afectades exerceixin els drets d'accés, rectificació, supressió i oposició, limitació del tractament, portabilitat de dades i a no ser objecte de decisions individualitzades automatitzades, davant l'encarregat del tractament, aquest ho ha de comunicar per correu electrònic a l'adreça alcaldia@ajsantlluis.org La comunicació s'ha de fer de forma immediatai en cap cas més enllà de l'endemà del dia laborable en què s'ha rebut la sol·licitud, juntament, si escau, amb altres informacions que puguin ser rellevants per resoldre la sol·licitud.

k) Dret d'informació

Correspon al responsable facilitar el dret d'informació en el moment de recollir les dades.

l) Notificació de violacions de la seguretat de les dades

L'encarregat del tractament ha d'informar el responsable del tractament, sense dilació indeguda i en qualsevol cas abans del termini màxim de 72 h, i a través de correu electrònic a l'adreça alcaldia@ajusantlluis.org i per telèfon de les violacions de la seguretat de les dades personals al seu càrrec de les quals tingui coneixement, juntament amb tota la informació rellevant per documentar i comunicar la incidència.

La notificació no és necessària quan sigui improbable que aquesta violació de la seguretat constitueixi un risc per als drets i les llibertats de les persones físiques.

Si se'n disposa, cal facilitar, com a mínim, la informació següent:

1. Descripció de la naturalesa de la violació de la seguretat de les dades personals, incloses, quan sigui possible, les categories i el nombre aproximat d'interessats afectats i les categories i el nombre aproximat de registres de dades personals afectats.

2. Nom i dades de contacte del delegat de protecció de dades o d'un altre punt de contacte en el qual es pugui obtenir més informació.

3. Descripció de les possibles conseqüències de la violació de la seguretat de les dades personals.

4. Descripció de les mesures adoptades o proposades per posar remei a la violació de la seguretat de les dades personals, incloses, si escau, les mesures adoptades per mitigar els possibles efectes negatius.

Si no és possible facilitar la informació simultàniament, i en la mesura en què no ho sigui, la informació s'ha de facilitar de manera gradual sense dilació indeguda.

Correspon a l'encarregat del tractament comunicar les violacions de la seguretat de les dades a l'autoritat de protecció de dades.

La comunicació ha de contenir, com a mínim, la informació següent:

a) Descripció de la naturalesa de la violació de la seguretat de les dades personals, incloses, quan sigui possible, les categories i el nombre aproximat d'interessats afectats i les categories i el nombre aproximat de registres de dades personals afectats.

b) Nom i dades de contacte del delegat de protecció de dades o d'un altre punt de contacte en el qual es pugui obtenir més informació.

c) Descripció de les possibles conseqüències de la violació de la seguretat de les dades personals.

d) Descripció de les mesures adoptades o proposades per posar remei a la violació de la seguretat de les dades personals, incloses, si escau, les mesures adoptades per mitigar els possibles efectes negatius.

Si no és possible facilitar la informació simultàniament, i en la mesura en què no ho sigui, la informació s'ha de facilitar de manera gradual sense dilació indeguda.

e) Donar suport al responsable del tractament a l'hora de fer les avaluacions d'impacte relatives a la protecció de dades, quan escaigui.

f) Donar suport al responsable del tractament a l'hora de fer les consultes prèvies a l'autoritat de control, quan escaigui.

g) Posar a disposició del responsable tota la informació necessària per demostrar que compleix les seves obligacions, així com per realitzar les auditories o les inspeccions que efectuïn el responsable o un altre auditor autoritzat per ell.

h) Implantar les mesures de seguretat derivades de les avaluacions de riscos realitzades, així com les derivades de l'Esquema Nacional de Seguretat.

En tot cas, cal implantar mecanismes per:

a) Garantir la confidencialitat, integritat, disponibilitat i resiliència permanents dels sistemes i serveis de tractament.

b) Restaurar la disponibilitat i l'accés a les dades personals de forma ràpida, en cas d'incident físic o tècnic.

c) Verificar, avaluar i valorar, de forma regular, l'eficàcia de les mesures tècniques i organitzatives implantades per garantir la seguretat del tractament.

d) Pseudonimitzar i xifrar les dades personals, si escau.

També ha d'adoptar totes aquelles altres mesures que, tenint en compte el conjunt de tractaments que duu a terme, siguin necessàries per garantir un nivell de seguretat adequat al risc.

e) Designar un delegat de protecció de dades i comunicar-ne la identitat i les dades de contacte al responsable.

f) Destí de les dades

Un cop finalitzada l'execució de l'encàrrec, l'encarregat de tractament retornarà al responsable del tractament les dades de caràcter personal i, si escau, els suports on constin, una vegada complerta la prestació.

La devolució ha de comportar la destrucció de les còpies i l'esborrat total de les dades existents en els equips informàtics utilitzats per l'encarregat.

No obstant això, l'encarregat pot conservar-ne una còpia, amb les dades degudament bloquejades, mentre es puguin derivar responsabilitats de l'execució de la prestació.

5. Obligacions del responsable del tractament

Correspon al responsable del tractament:

a) Lliurar a l'encarregat les dades a les quals es refereix la clàusula 2 d'aquest document.

b) Fer una avaluació de l'impacte en la protecció de dades personals de les operacions de tractament que ha d'efectuar l'encarregat.

c) Fer les consultes prèvies que correspongui.

 

d) Vetllar, abans i durant tot el tractament, perquè l'encarregat compleixi l'RGPD.

e) Supervisar el tractament, inclosa l'execució d'inspeccions i auditories."

 

Sant Lluis, 9 d'abril de 2021

La batlessa de l'Ajuntament de Sant Lluís

M. Carolina Marquès Portella