BUTLLETÍ OFICIAL DE LES ILLES BALEARS

La Junta de Govern en sessió ordinària de 19 de gener de 2021 ha adoptat l'acord següent:

1. Aprovar la creació del Registre Electrònic General de l'Ajuntament de Palma d'acord amb la següent:

Instrucció sobre el règim de funcionament del Registre Electrònic General de l'Ajuntament de Palma

Article 1.

Objecte i àmbit

Aquesta Instrucció té com objecte crear i regular el Registre Electrònic General de l'Ajuntament de Palma i dels seus organismes autònoms, per a rebre, i eventualment trametre, sol·licituds, escrits i comunicacions corresponents a serveis, procediments i tràmits de la seva competència.

El Registre Electrònic General de l'Ajuntament de Palma utilitza l'aplicació “Gestió Integrada de Serveis de Registre” (GEISER) de la Secretaria General d'Administració Digital del Ministeri d'Hisenda i Funció Pública, en la modalitat avançada.

Aquesta aplicació permet digitalitzar la documentació presentada per la ciutadania a les oficines, l'intercanvi amb altres organismes connectats a la plataforma SIR i la interrelació amb les aplicacions internes, els gestors d'expedients i altres sistemes d'informació municipals.

El Registre Electrònic General cobreix la gestió presencial de les oficines de registre, la gestió electrònica de ciutadans i empreses, i també la recepció i la tramesa de registres a les unitats de tramitació destinatàries de la documentació. La presentació pels interessats de sol·licituds, escrits i comunicacions per mitjà del Registre Electrònic General és voluntària o obligatòria d'acord amb la normativa aplicable que ho determina.

Reglamentàriament l'Ajuntament pot establir l'obligació de presentar determinats documents per mitjans electrònics per a certs procediments i determinats col·lectius de persones físiques.

Article 2.

Oficines del Registre Electrònic

El Registre Electrònic disposa de les oficines següents:

Oficina del Registre Electrònic General de l'Ajuntament

Oficina del Registre de Multes

Oficina del Registre de l'Institut Municipal de l'Esport

Oficina del Registre del Patronat Municipal d'Escoles d'Infants

Oficina del Registre de PalmaActiva

Oficina del Registre de l'Institut Municipal d'Innovació

Oficina del Registre del Patronat Municipal de l'Habitatge-RIBA

 

Article 3.

Gestió del Registre Electrònic General

L'Oficina d'Atenció al Ciutadà (OAC), integrada al Departament de Qualitat i Atenció a la Ciutadania, és la responsable de la gestió del Registre Electrònic, de les unitats de tramitació i dels usuaris de l'aplicació.

Els organismes autònoms són responsables dels registres auxiliars respectius, sota la direcció de l'OAC. L'Oficina Tècnica d'Administració Electrònica (OTAE) n'és la responsable tècnicament i funcionalment.

L'Institut Municipal d'Innovació és responsable de la interrelació amb les aplicacions internes, els gestors d'expedients i altres sistemes d'informació municipals.

Article 4.

Accés al Registre Electrònic General

L'accés al Registre Electrònic General es fa a través de la Seu Electrònica de l'Ajuntament de Palma: https://seuelectronica.palma.es

També s'hi pot accedir a través del Registre Electrònic Comú de l'Administració General de l'Estat.

L'aplicació de registre admet la presentació de sol·licituds, escrits i comunicacions tots els dies de l'any durant les vint-i-quatre hores. Si el Registre Electrònic General no està operatiu per raons tècniques s'ha d'anunciar aquesta circumstància a la Seu Electrònica de l'Ajuntament.

Article 5.

Acreditació de la identitat

A l'adreça electrònica d'accés al Registre hi figura la informació relativa als mitjans d'identificació i firma electrònica admesos amb relació als serveis, als procediments i als tràmits corresponents.

En el tràmit presencial la identitat es verifica d'acord amb l'article 9.1 de la Llei 39/2015, del procediment administratiu comú de les administracions públiques.

Article 6.

Documentació admissible

El Registre Electrònic General admet documents electrònics normalitzats corresponents als serveis, als procediments i als tràmits disponibles per aquest mitjà a la Seu Electrònica de l'Ajuntament.

Els sistemes normalitzats de sol·licituds poden incloure comprovacions automàtiques de la informació aportada amb dades emmagatzemades a sistemes propis o pertanyents a altres administracions, així com oferir el formulari emplenat, en tot o en part, amb la finalitat que el ciutadà verifiqui la informació, la modifiqui o la completi.

Els documents presentats de manera presencial es digitalitzen i els originals s'entreguen a les persones interessades, llevat que la norma determini que l'Administració els custodiï.

Quan la naturalesa especial de la documentació o el seu gran volum ho justifiquen es permet presentar-la digitalitzada en suport físic o similar. En aquest cas, a l'anotació de registre s'ha de facilitar la relació de codis o sumes de verificació de tota aquesta documentació que permetin identificar-la de forma unívoca i sense error.

Article 7.

Còmput de terminis

El Registre Electrònic disposa d'un sistema de data i hora oficial per a comptar els terminis, amb les mesures de seguretat necessàries per a garantir-ne la integritat i l'exactitud.

A l'adreça electrònica d'accés al Registre es troba la informació del calendari de dies inhàbils a l'efecte del còmput de terminis.

Article 8.

Assentaments

Els assentaments s'anoten respectant l'ordre temporal de recepció o sortida de sol·licituds, escrits i comunicacions, i indicant la data i hora de la recepció o la sortida.

Una vegada conclòs el tràmit de registre els documents es trameten als destinataris i a les unitats administratives responsables de la seva tramitació.

Article 9.

Justificant de recepció

El Registre Electrònic General emet com a rebut justificant de l'assentament la còpia autenticada de l'escrit, la sol·licitud o la comunicació de què es tracti, que inclou la data i l'hora de presentació i el número d'entrada de registre, així com un rebut acreditatiu de la resta de documents que l'acompanyen.

Article 10.

Arxiu i conservació de la documentació

La documentació electrònica i els annexos dels assentaments s'han d'incorporar als expedients electrònics ENI que corresponguin i preferiblement al gestor documental municipal. Mentre no es trobi operatiu un sistema de gestió documental i d'expedients electrònics en format ENI, els documents electrònics que es reben a través del Registre Electrònic General queden emmagatzemats als sistemes municipals.

Article 11.

Protecció de dades personals

Les dades del Registre Electrònic General es tracten d'acord amb el que determina la Llei orgànica 3/2018, de protecció de dades de caràcter personal i garantia dels drets digitals, i les disposicions que la despleguen.

Disposició addicional

Correspon al batle o a la Junta de Govern de l'Ajuntament de Palma a proposta del batle, amb l'informe previ de l'OTAE, aprovar les adequacions i les actualitzacions del funcionament que calguin per a garantir-ne la disponibilitat i que tinguin caràcter puntual, derivades de canvis estructurals tecnològics i d'operativitat; la creació de registres auxiliars, i les interpretacions d'aquest Acord.

No requereixen aquesta aprovació els canvis respecte de les unitats de tramitació derivats de la modificació de l'organigrama municipal, els que són fruit de la gestió del Registre Electrònic o els que calen per a actualitzar-lo d'acord amb l'avenç de la tècnica, les millores en la seguretat o el disseny.

Disposició final

El Registre Electrònic General de l'Ajuntament de Palma estarà operatiu a partir del 24 de març de 2020.

1. Publicar aquest Acord al Butlletí Oficial de les Illes Balears, a la Intranet Municipal i a la Seu Electrònica de l'Ajuntament de Palma.

2. Comunicar aquesta Instrucció al Departament de Qualitat i Atenció a la Ciutadania, a l'Oficina Tècnica d'Administració Electrònica, al Servei de Multes, a l'Institut Municipal d'Innovació, a l'Institut Municipal de l'Esport, al Patronat Municipal d'Escoles d'Infants, a PalmaActiva i al Patronat Municipal de l'Habitatge i RIBA.

 

Palma, 26 de gener de 2021

El secretari adjunt

Miquel Ballester Oliver