BUTLLETÍ OFICIAL DE LES ILLES BALEARS

En virtut de l'acord del Consell d'Administració de Ports de les Illes Balears, adoptat en sessió de 27 de febrer de 2020, es publica la Instrucció esmentada.

 

Palma, 26 de març de 2020

El vicepresident executiu

Xavier Ramis Otazua

 

Instrucció 1/2020, de 27 de febrer, del Consell d'Administració de Ports de les Illes Balears per tramitar contractes menors i autoritzacions de despesa

Antecedents

Aquesta Instrucció estableix el procediment que han de seguir els òrgans gestors de Ports de les Illes Balears per tramitar i adjudicar contractes menors i autoritzacions de despesa, la qual ha estat elaborada de conformitat amb:

— El Reial decret llei 3/2020, de 4 de febrer, de mesures urgents pel qual s'incorporen a l'ordenament jurídic espanyol diverses directives de la Unió Europea en l'àmbit de la contractació pública en determinats sectors; d'assegurances privades; de plans i fons de pensions; de l'àmbit tributari i de litigis fiscals.

— La Instrucció 1/2019, de 28 de febrer de 2019, de l'Oficina Independent de Regulació i Supervisió de la Contractació.

— La Instrucció 2/2018, de 10 d'agost, de l'interventor general de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears, sobre la fiscalització de documents comptables de reconeixement de l'obligació i proposta de pagament dels contractes menors (modificada per la Instrucció 1/2019, de 31 de gener).

— La Llei 9/2017, de 8 de novembre, de contractes del sector públic, per la qual es transposen a l'ordenament jurídic espanyol les directives del Parlament Europeu i del Consell 2014/23/UE i 2014/24/UE, de 26 de febrer de 2014.

— La Llei 10/2005, de 21 de juny, de ports de les Illes Balears.

— El Decret 134/2005, de 28 de desembre, pel qual s'aproven els Estatuts de Ports de les Illes Balears.

1. Definició del contracte menor

1.1. Objecte

El contracte menor pot utilitzar-se per adjudicar determinats objectes contractuals, sempre que es tracti de prestacions que siguin de l'àmbit competencial de Ports de les Illes Balears i que estiguin clarament definides.

No es pot utilitzar per contractar prestacions recurrents que responguin any rere any a una mateixa necessitat, de manera que se'n pugui planificar la contractació i tramitar-se pels procediments ordinaris.

No pot utilitzar-se per tal de fraccionar un contracte i eludir els requisits de publicitat o procediment d'adjudicació que per quantia corresponguin.

Atès l'anterior, no es poden contractar separadament en diversos contractes menors (perquè hi hauria fraccionament) quan les prestacions tenen una mateixa funció tècnica i econòmica (mateix objecte contractual i mateixes prestacions que permetrien al licitador fer una oferta conjunta), i s'han d'executar en el mateix port.

En aquests casos, les prestacions han de contractar-se de manera conjunta per mitjà del procediment contractual que per quantia correspongui.

1.2. Valor estimat

El llindar màxim del valor estimat (pressupost de licitació amb l'IVA exclòs) per poder tramitar contractes menors és:

— Obres: menys de 40.000 € (amb l'IVA exclòs)

— Serveis i subministraments: menys de 15.000 € (amb l'IVA exclòs)

No poden ser objecte de revisió de preus.

L'òrgan de contractació atesa la quantia és el director gerent.

1.3. Durada

La durada dels contractes menors no pot ser superior a un any.

No es poden prorrogar.

1.4. Contractistes

Els contractistes poden ser persones físiques o jurídiques i han de tenir capacitat d'obrar i, si escau, l'habilitació professional legalment requerida per dur a terme l'execució del contracte.

No es poden adjudicar contractes menors a comunitats de béns o altres ens sense personalitat jurídica, com dos o més contractistes individualment considerats; en aquests casos, han de constituir-se en UTE.

2. Gestió i publicació del contracte menor

S'ha de crear un registre de contractes menors de Ports dels Illes Balears per a cada exercici pressupostari, és a dir, adjudicats entre l'1 de gener i el 31 de desembre de l'any corrent, que ha de dependre de l'Àrea Jurídica, en què tots els òrgans gestors han de facilitar les següents dades de cada contracte menor tramitat: el número d'expedient, l'empresa adjudicatària, el CIF, l'objecte del contracte, l'import d'adjudicació amb l'IVA exclòs, l'import de l'IVA i l'import amb l'IVA inclòs, la durada del contracte, així com el departament proponent del contracte.

D'acord amb aquestes dades, els contractes menors s'han de publicar en la Plataforma de Contractació del Sector Públic trimestralment.

3. Tramitació del contracte menor

Els òrgans gestors de Ports de les Illes Balears han de seguir els tràmits que s'indiquen a continuació i han d'utilitzar els models de documents següents:

3.1. Sol·licitud d'ofertes als contractistes (document 1)

Ordinàriament, s'han de sol·licitar almenys tres ofertes a contractistes diferents per executar l'objecte del contracte. Excepcionalment, es pot reduir el nombre d'ofertes per sol·licitar sempre que hi hagi raons justificades que facin que no sigui possible sol·licitar ofertes a més contractistes. En el cas que les empreses a les quals s'hagi sol·licitat pressupost declinin l'oferta i no l'efectuïn, no serà necessari sol·licitar més pressuposts, i serà suficient que rebi una oferta.

La sol·licitud d'ofertes, que s'ha d'enviar per correu electrònic als contractistes, ha de comprendre:

a) Objecte. Descripció dels treballs que s'han de realitzar, amb el detall suficient perquè el contractista pugui elaborar l'oferta. Ha d'indicar, si s'escau, les unitats necessàries, el lloc d'execució, etc.

En el cas que es consideri necessari, s'ha d'adjuntar el plec de prescripcions tècniques.

b) Preu. Desglossat, si escau, per preus unitaris, costos, despeses directes, indirectes, salarials, etc. En el cas que no es tengui constància del preu aproximat de la prestació, no s'ha d'indicar aquest apartat.

c) Per al contracte d'obres, a més, s'ha d'aportar:

— El pressupost de les obres.

— El projecte i l'aprovació, si escau.

— L'informe de supervisió, si escau.

d) Documentació que ha de formalitzar el contractista:

La declaració responsable i l'oferta econòmica (annex 1). L'ha d'emplenar i presentar el licitador d'acord amb el model que s'adjunta.

e) Forma i termini de presentació. S'ha d'indicar si la documentació s'ha de presentar de forma presencial o electrònica i la data fins a la qual es poden presentar les ofertes (mínim tres dies hàbils).

3.2. Informe justificatiu sobre la necessitat, no fraccionament, aprovació de la despesa i adjudicació del contracte menor (document 2)

Aquest informe s'emet un cop rebudes les ofertes sol·licitades segons l'apartat anterior.

En primer lloc, s'ha d'indicar l'objecte del contracte, el preu de licitació (amb l'IVA inclòs, el tipus d'IVA aplicable i l'IVA exclòs) i el termini; així mateix, s'ha de justificar la necessitat del contracte.

A continuació, s'han d'indicar les dades de totes les empreses a les quals s'ha sol·licitat oferta, s'ha d'especificar quines d'elles han efectuat oferta i quines han declinat presentar-s'hi o no han efectuat cap oferta, i s'ha d'indicar la seleccionada per ser l'oferta més avantatjosa per a Ports dels Illes Balears per ser la més econòmica. Excepcionalment, en el cas que se seleccioni una oferta per un altre motiu que no sigui l'econòmic, s'ha de justificar en l'informe quines raons tècniques motiven aquesta selecció a una empresa que no és la que ha efectuat l'oferta més baixa.

Així mateix, s'ha d'informar que l'objecte del contracte constitueix una unitat funcional o operativa que compleix una finalitat tècnica i econòmica, i que no s'està fraccionant per tal de disminuir-ne la quantia, i així eludir els requisits de publicitat o els exigibles del procediment d'adjudicació que per quantia haurien de correspondre.

Finalment, s'aprova la despesa i es resol adjudicar el contracte.

3.3. Encàrrec i notificació de l'adjudicació del contracte menor (document 3)

És el document pel qual es notifica al contractista que és l'adjudicatari del contracte. S'indiquen les prestacions que ha de dur a terme, per l'import d'adjudicació (l'ofert per l'adjudicatari en la seva oferta econòmica). La formalització del contracte s'ha d'entendre efectuada amb la signatura d'acceptació pel contractista d'aquest document.

3.4. Factura

En l'expedient ha d'incorporar-se la factura, que ha de signar el responsable del contracte i l'òrgan de contractació com a conformitat de les prestacions rebudes.

La factura s'ha d'emetre d'acord amb la normativa vigent.

4. Definició d'autorització de despesa

4.1. Objecte i preu

Les autoritzacions de despesa poden utilitzar-se per fer pagaments menors (d'obres, serveis i subministraments) sempre que el valor estimat no excedeixi de 5.000 € (amb l'IVA exclòs).

Ha de tractar-se de prestacions senzilles que no requereixin especificacions tècniques i que puguin encarregar-se amb una simple sol·licitud de pressupost, i s'ha d'aplicar en tot cas el que disposen els apartats 1.1, 1.3 i 1.4 d'aquesta Instrucció.

4.2. Tramitació

Per a la tramitació és suficient que consti en l'expedient el document d'autorització de despesa i la factura emesa d'acord amb la normativa vigent.

4.3. Publicitat

No s'exigeix la publicació.

5. Entrada en vigor

Aquesta Instrucció entra en vigor l'endemà de la publicació en el Butlletí Oficial de les Illes Balears.