BUTLLETÍ OFICIAL DE LES ILLES BALEARS

1. El 8 de juliol de 2014 l’interventor general va aprovar la Instrucció 3/2014 per la qual s’estableixen el procediment d’anotació de factures en el registre comptable de factures i el procediment de tramitació de factures al sistema d’informació comptable, i es modifica l’apartat II.10 B de la Instrucció 3/2006.

2. D’acord amb la Llei 25/2013, de 27 de desembre, d'impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el sector públic, la creació del registre comptable de factures ha de ser objecte de publicació, motiu pel qual la Instrucció 3/2014 es va publicar en el Portal d’Intervenció.

3. No obstant això, i a fi de possibilitar un coneixement més ampli i general, es va considerar oportú publicar aquesta Instrucció en el Butlletí Oficial de les Illes Balears.

Per tot això, dict la següent

 Resolució

Publicar en el Butlletí Oficial de les Illes Balears la Instrucció 3/2014, de 8 de juliol, de l’interventor general, per la qual s’estableixen el procediment d’anotació de factures en el registre comptable de factures i el procediment de tramitació de factures al sistema d’informació comptable, i es modifica l’apartat II.10 B de la Instrucció 3/2006, la qual consta com annex a aquesta resolució.

 Palma, 8 de maig de 2018

 La consellera d'Hisenda  i Administracions públiques
Catalina Cladera i Crespí

ANNEX
Instrucció 3/2014, de 8 de juliol, de l’interventor general, per la qual s’estableixen el procediment d’anotació de factures en el registre comptable de factures i el procediment de tramitació de factures al sistema d’informació comptable, i es modifica l’apartat II.10 B de la Instrucció 3/2006

Antecedents

L’article 8 de la Llei 25/2013, de 27 de desembre, d’impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el sector públic (en endavant LIFE i CRECO), estableix que el sector públic ha de disposar d’un registre comptable de factures a partir de 1 de gener de 2014. A més, les entitats que esmenta l’article 4 de la Llei han de fer servir la factura electrònica, emesa en el marc de les relacions jurídiques entre proveïdors de béns i serveis i el sector públic, que han de presentar al punt general d’entrada que correspongui a partir del 15 de gener de 2014.

El registre comptable de factures que preveu la Llei 25/2013 pretén ser un instrument clau per al control comptable rigorós de les factures que reben les administracions, per aconseguir més confiança en els comptes públics i millorar el control de la morositat a les administracions publiques. La posada en marxa d’aquest registre millorarà el control de la despesa pública i facilitarà el seguiment del compliment dels compromisos de pagament.

En conseqüència, totes les factures que rebin les entitats i els organismes de les administracions publiques, independentment del suport en què es presentin (en suport electrònic o en paper), s’han d’anotar en el registre comptable de factures corresponent, que s’ha d’integrar en el sistema d’informació comptable de l’entitat o organisme públic i que ha de gestionar l’oficina comptable corresponent.

Juntament amb el registre comptable de factures, la Llei 25/2013 regula un nou procediment de tramitació de les factures en l’article 9.

Mitjançant l’Ordre HAP/492/2014, de 27 de març, es regulen els requisits funcionals i tècnics del registre comptable de factures de les entitats de l’àmbit d’aplicació la Llei 25/2013.

D’altra banda, la Llei 11/2013, de 26 de juliol, de mesures de suport a l’emprenedor i d’estímul del creixement i de la creació d’ocupació, va modificar en la disposició final setena el TRLCSP per fixar de manera precisa els terminis que té l’Administració per aprovar les certificacions d’obra o els documents que acreditin la conformitat, així com per procedir al seu pagament.

Atesos aquests terminis i les conseqüències d’incomplir-los, cal ser extremadament rigorosos en la tramitació de les factures amb la finalitat d’evitar dilacions en el procediment.

Instrucció

1. Objecte

L’objecte d’aquesta Instrucció és establir el procediment per anotar les factures en el registre comptable de factures, integrat en el sistema d’informació comptable, i el procediment de tramitació de les factures en l’àmbit de la Comunitat Autònoma.

En el cas dels ens instrumentals, han d’adaptar els procediments comptables a les previsions que estableix aquesta Instrucció. L’anotació i la tramitació de les factures del Servei de Salut de les Illes Balears s’han de regular mitjançant la instrucció que es dicti amb aquesta finalitat.

Igualment, les factures electròniques corresponents al subministrament d’energia elèctrica s’han de tramitar de conformitat amb les instruccions que se dictin a tals efectes.

2. Registre administratiu

Totes les factures en paper dels proveïdors de l’Administració autonòmica i dels seus ens públics instrumentals s’han de presentar en el registre administratiu que pertoqui de la Comunitat Autònoma o de l’ens corresponent. Les factures s’han de registrar fent servir el codi específic per a factures.

Mentre l’Administració autonòmica no disposi dels mitjans per tractar-les automàticament, les factures electròniques s’han d’imprimir i s’han de registrar en el registre administratiu que pertoqui.

El personal encarregat del registre administratiu ha de deixar constància en cada factura de la data i del número de registre d’entrada.

S’ha de tenir en compte que cada factura s’ha de registrar de manera independent amb el seu propi número de registre, i que el registre administratiu ha de correspondre a la factura, i en cap cas als escrits de tramesa o presentació amb què s’acompanyin.

3. Tramesa de les factures a l’oficina comptable

El personal encarregat del registre ha de trametre el dia hàbil següent les factures a l’oficina comptable (unitat de gestió econòmica o equivalent, en endavant UGE) que s’hi indiqui, per anotar-les en el registre comptable de factures.

En el cas que la factura sigui d’un ens, propi o aliè, se li ha de trametre.

4. Registre comptable de factures

Les UGE han d’anotar immediatament les seves factures en el registre comptable de factures, i hi han de reflectir obligatòriament, a més de les dades generals, les següents:

1. Data del document: la data del document és la data de la factura.

2. Número de registre administratiu.

3. Data de registre administratiu.

4. Import.

5. Text de capçalera del document,

6. Dades de l’endossatari, si s’escau.

La factura no s’ha d’anotar si conté defectes formals o dades incorrectes o s’hi han omès dades que impedeixen tramitar-la, i s’ha de retornar al proveïdor mitjançant un ofici amb registre de sortida en què s’expliqui el motiu del rebuig.

Una vegada anotada, la factura no es pot esborrar del registre.

Si s’hi detecten errors una vegada anotada la factura, s’ha de donar de baixa i se n’ha d’indicar el motiu en el camp corresponent.

5. Tramitació comptable de factures

Una vegada anotada, la UGE ha de traslladar la factura a l’oficina tramitadora corresponent o a l’òrgan competent, segons pertoqui, per tramitar el procediment de conformitat amb el lliurament del bé o la prestació del servei efectuat.

Una vegada obtinguda la conformitat en els termes de l’apartat anterior, la UGE ha de dur a terme la resta d’actuacions relatives a l’expedient de reconeixement de l’obligació, inclosa, si s’escau, la tramesa a la Intervenció General a l’efecte de la intervenció prèvia preceptiva.

Les UGE habilitaran els mitjans necessaris per deixar constància de la data i del destinatari de les factures, per tal de complir el que estableix l’apartat 7 d’aquesta Instrucció.

6. Tràmit de conformitat

El centre gestor o l’oficina tramitadora responsable, segons pertoqui, ha d’obtenir immediatament els informes tècnics i ha de dur a terme totes les actuacions necessàries per tramitar la conformitat de la factura.

El termini màxim per dur a terme el tràmit de conformitat és de set dies.

Una vegada obtinguda la conformitat, s’han d’anotar en el registre comptable de factures la data de conformitat i la partida pressupostària, abans de la tramitació del document comptable de reconeixement de l’obligació.

Si la factura no és conforme, s’ha de donar de baixa del registre comptable de factures i se n’ha de fer constar el motiu. La factura s’ha de retornar al proveïdor mitjançant un ofici amb registre de sortida en què s’ha d’explicar la causa de la no conformitat.

El termini màxim per a dur a terme totes les actuacions tendents al reconeixement de l’obligació, inclosa la intervenció prèvia de la despesa, no pot ser superior a trenta dies.

7. Requeriments i informes

En compliment de l’article 10 de la Llei 25/2013, les UGE han de dur a terme requeriments periòdics d’actuació respecte a les factures pendents de reconeixement d’obligació, que s’han d’adreçar als òrgans competents.

Les UGE també han d’elaborar un informe trimestral amb la relació de les factures respecte a les quals hagi transcorregut un termini superior a tres mesos des que s’anotaren en el registre comptable de factures sense que els òrgans competents hagin reconegut l’obligació.

Aquest informe s’ha de trametre a la Intervenció General en els primers quinze dies següents a cada trimestre natural de l’any.

8. Vigència

Aquesta Instrucció s’ha d’aplicar a partir del dia 15 de juliol de 2014, sens perjudici que es revisi quan entri en vigor l’article 4 de la Llei 25/2013, de 27 de desembre, d’impuls de la factura electrònica i de creació del registre comptable de factures en el sector públic, relatiu a la presentació de factura en format electrònic.

Des que s’apliqui aquesta Instrucció s’ha d’entendre modificat l’apartat II.10 B de la Instrucció 3/2006, de la Intervenció General, de 31 d’octubre de 2006 en tot el que pugui contradir aquesta Instrucció.