Butlletí Oficial de les Illes Balears

La Llei 4/2004, de 2 d’abril, de la Sindicatura de Comptes de les Illes Balears, estableix que aquesta institució és l’òrgan al qual correspon la fiscalització externa de l’activitat econòmica, financera i comptable del sector públic de les Illes Balears (article 1.1).

Per tal de poder dur a terme aquesta funció fiscalitzadora, l’article 5.1.a d’aquesta Llei estableix que la Sindicatura està facultada per “Exigir de tots els qui estan subjectes a la seva acció fiscalitzadora que proporcionin els antecedents, les dades, els informes i els documents, qualsevol que en sigui el suport, que considerin necessaris per al coneixement i la comprovació deguts de l’acte fiscalitzable. La Sindicatura pot establir, amb caràcter general, el format en què s’ha de facilitar aquesta informació.” A més, aquest article indica que “Quan la Sindicatura sol·liciti col·laboració, els requerits estan obligats a prestar-la.”

Per altra banda, l’article 27.7 de la Llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics, estableix que “Les administracions públiques han d’utilitzar preferentment mitjans electrònics en les seves comunicacions amb altres administracions públiques. Les condicions que regeixen aquestes comunicacions s’han de determinar entre les administracions públiques participants.”

La utilització dels mitjans electrònics serà pròximament un imperatiu per a les entitats públiques, atès que la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del Procediment administratiu comú de les administracions públiques, i la Llei 40/2015, d'1 d'octubre, de Règim jurídic del sector públic, actualment en període de vacatio legis, contenen un pronunciament ferm respecte d’això, ja que estableixen que aquestes han d'operar en un entorn en el qual la utilització de tals mitjans i la tramitació electrònica dels procediments constitueixin l'actuació habitual.

La Sindicatura de Comptes es troba immersa en un progressiu procés d’implantació dels mitjans electrònics, informàtics i telemàtics que coadjuvin a aconseguir una major eficàcia en l’exercici de les seves funcions i en les relacions amb les administracions i ens públics sotmesos a la seva fiscalització, amb la finalitat de facilitar i simplificar intercanvis d’informació.

En aquest sentit, en l’àmbit del sector públic local, la Sindicatura de Comptes de les Illes Balears, juntament amb el Tribunal de Comptes i altres òrgans de control extern autonòmics durant l’exercici 2007, varen impulsar la creació d’una plataforma de rendició telemàtica que ha permès assolir una millora continuada en els terminis de rendició dels comptes per part de les entitats locals.

En data 30 d’octubre de 2015, el Consell de la Sindicatura va aprovar l’Acord pel qual es regula el Registre Electrònic d'aquesta institució i s'hi incorporen nous tràmits, entre els quals hi ha la tramesa d’informació, per part de les entitats locals de les Illes Balears, per a la qual no estigui habilitat un procediment específic mitjançant la Plataforma de rendició telemàtica de comptes.

Consegüentment, es fa necessari elaborar una Instrucció en la qual es reguli la tramesa telemàtica d’informació, per part de les entitats locals de les Illes Balears, per a les quals no estigui habilitat un procediment específic a través de la Plataforma de rendició telemàtica de comptes.

Vist l’Informe emès pel Servei Jurídic en data 10 de febrer de 2016.

Per tot això, a proposta del síndic de l’Àrea d’Auditoria d’Ajuntaments i Entitats Locals, i fent ús de la competència que li atribueix l’article 16.b de la Llei 4/2004, el Consell de la Sindicatura de Comptes

Acorda

Primer. Aprovar la Instrucció que regula la tramesa telemàtica d’informació per part de les entitats locals de les Illes Balears, per a la qual no estigui habilitat un procediment específic mitjançant la Plataforma de rendició telemàtica de comptes, que s’adjunta com a annex a aquest Acord.

Segon. Donar difusió a la Instrucció esmentada i publicar-la en el Butlletí Oficial de les Illes Balears.

Palma, 12 de febrer de 2016

 El Síndic major

Joan Rosselló Villalonga

Instrucció relativa a la tramesa telemàtica d’informació per part de les entitats locals de les Illes Balears, per a la qual no estigui habilitat un procediment específic mitjançant la Plataforma de rendició telemàtica de comptes

Article 1. Objecte

Aquesta Instrucció té per objecte la regulació de la tramesa telemàtica d’informació per part de les entitats locals de les Illes Balears, per a la qual no estigui habilitat un procediment específic mitjançant la Plataforma de rendició telemàtica de comptes.

Article 2. Àmbit d’aplicació

Aquesta Instrucció serà d’aplicació als ajuntaments, les mancomunitats i les entitats locals menors radicades a les Illes Balears.

Article 3. Accés al tràmit

Les entitats locals incloses en l’àmbit d’aplicació d’aquesta Instrucció podran accedir a la tramesa telemàtica d’informació mitjançant el portal web de la Sindicatura de Comptes, http://www.sindicaturaib.org/

Article 4. Funcionament del tràmit de tramesa telemàtica d’informació

El funcionament de la tramesa telemàtica d’informació se subjectarà a les normes següents:

1. Les entitats locals incloses en l’àmbit d’aplicació únicament podran presentar els escrits i la documentació adjunta que s’especifiquen en l’annex I d’aquesta Instrucció.
2. La presentació dels escrits i, en el seu cas, la documentació adjunta mitjançant el tràmit de tramesa telemàtica d’informació tindrà els mateixos efectes que la presentació efectuada per la resta de mitjans prevists en l’ordenament jurídic. És a dir, gaudiran de validesa i eficàcia, en els termes de l’article 45 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de Règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú.
3. Qualsevol escrit i, en el seu cas, la documentació adjunta que les entitats locals presentin no relacionat amb la informació que consta en l’annex I d’aquesta Instrucció, no produirà cap efecte, i es tindrà per no presentat. Aquest extrem es comunicarà a l’entitat local interessada.
4. Atesa la possibilitat d’accedir al Registre General de la Sindicatura de Comptes per mitjans no electrònics, en cap cas, una interrupció del servei per raons tècniques, siguin o no previsibles, no autoritzarà a incomplir els terminis establerts per presentar sol·licituds, escrits i d’altra documentació.
5. Les entitats locals podran presentar informació durant les vint-i-quatre hores del dia, tots els dies de l’any, excepte en les interrupcions que siguin necessàries per raons tècniques.
6. El calendari i l’hora de referència seran els vigents en la ciutat de Palma de Mallorca, seu de la Sindicatura de Comptes.
7. A efectes del còmput de terminis, la presentació d’un escrit en un dia inhàbil per a la Sindicatura de Comptes s’entendrà efectuada en la primera hora del dia hàbil següent, tot i que en l’assentament constarà la data i hora en què efectivament s’ha rebut el document presentat.

Article 5. Identificació, autenticació i signatura electrònica dels interessats

Per realitzar la tramesa telemàtica d’informació és necessari disposar del document nacional d’identitat electrònic o certificat digital de persona física admès per la plataforma @firma, que serà utilitzat d’acord amb les corresponents condicions d’ús. Amb aquest certificat els usuaris es podran autenticar i signar la tramesa telemàtica d’informació.

Article 6. Autorització i habilitació

1. El president que representa l’entitat local, d’acord amb la normativa aplicable, podrà autoritzar la tramesa telemàtica d’informació preferentment en la persona que ocupa la Secretaria o la Intervenció de l’entitat local. Aquesta autorització serà atorgada mitjançant document normalitzat, que figura en l’annex II d’aquesta Instrucció, i només permetrà la tramesa telemàtica d’informació a la Sindicatura de Comptes per a la qual no estigui habilitat un procediment específic mitjançant la Plataforma de rendició telemàtica de comptes. Aquest document d’autorització s’haurà d’aportar a la Sindicatura de Comptes per a la seva acreditació. La validació d’aquesta autorització també es podrà realitzar des del sistema de tramitació telemàtica mitjançant signatura electrònica amb document nacional d’identitat electrònic o certificat digital de persona física admès per la plataforma @firma.

2. El representant o la persona autoritzada, als efectes de la tramesa telemàtica d’informació, haurà de signar electrònicament l’escrit, registrar l’enviament i serà responsable de l’autenticitat i veracitat de la informació i de la documentació adjunta que es trameti.

3. El representant o la persona autoritzada als efectes de la tramesa telemàtica d’informació podrà donar d’alta en el sistema altres persones de l’entitat habilitades que podran intervenir en la tramitació telemàtica, les quals podran emplenar formularis i adjuntar documents. La validació d’aquesta habilitació s’ha de realitzar des del sistema de tramitació telemàtica mitjançant signatura electrònica amb document nacional d’identitat electrònic o certificat digital de persona física admès per la plataforma @firma.

4. Per donar-se d’alta el representant, la persona autoritzada o una persona habilitada d’una entitat local és necessari que aquests s’hagin registrat com a usuaris del sistema de tramitació amb l’activació de la zona personal mitjançant el portal web de la Sindicatura.

Article 7. Documentació electrònica annexa

1. Les entitats locals de l’àmbit subjectiu podran annexar documentació electrònica a l’escrit que vulguin registrar. Aquesta documentació annexa ha de complir les condicions tècniques que s’assenyalin a l’aplicació de tramesa telemàtica d’informació.

2. En cas que els documents annexos no compleixen els requisits tècnics, l’aplicació de tramesa telemàtica d’informació n’indicarà aquesta circumstància.

3. En cas que la tramesa no contingui tota la informació requerida com a obligatòria o que contingui incongruències o omissions que n’impedeixin el tractament, l'Àrea d’Auditoria d’Ajuntaments i Entitats Locals requerirà la correcció corresponent i advertirà que si no s’atén el requeriment, la presentació no tindrà validesa o eficàcia.

Article 8. Assentaments

1. La informació tramesa es rebrà mitjançant el Registre Electrònic de la Sindicatura de Comptes, de conformitat amb els criteris establerts en l’Acord del Consell de la Sindicatura de 30 d’octubre de 2015, pel qual es regula el Registre Electrònic d’aquesta Institució.

2. L’aplicació de tramesa telemàtica d’informació de la Sindicatura de Comptes emetrà automàticament un justificant de recepció, en el qual constarà:

1. El número d’entrada de registre.
2. L’emissor.
3. La data i l’hora de presentació.
4. L’òrgan, l’àrea o el servei al qual s’adreça el document electrònic (Àrea d’Auditoria d’Ajuntaments i Entitats Locals).
5. El contingut íntegre del document registrat o un extracte d’aquest.

Disposició addicional

Tramesa telemàtica d’informació per part d’altres entitats del sector públic local de les Illes Balears

A requeriment de la Sindicatura de Comptes, es podran adherir a la tramesa telemàtica d’informació altres entitats del sector públic local de les Illes Balears.

Disposició final

Entrada en vigor

Aquesta Instrucció entrarà en vigor l’endemà d’haver estat publicada en el BOIB.

ANNEX I
INFORMACIÓ SUSCEPTIBLE DE SER TRAMESA

La informació susceptible de ser tramesa telemàticament per part de les entitats locals de les Illes Balears a la Sindicatura de Comptes és la següent: 

1. Antecedents, dades, informes i documents que la Sindicatura hagi requerit per al coneixement i la comprovació relativa a la funció fiscalitzadora, d’acord amb l’article 5.1.a de la Llei 4/2004.
2. Al·legacions i documentació pertinent, amb relació als Informes provisionals, d’acord amb l’article 30 del Reglament de Règim Interior de la Sindicatura de Comptes de les Illes Balears.
3. Auditories i controls financers, d’acord amb l’article 5.3 de la Llei 4/2004 i l’article 9 del Reglament de Règim Interior de la Sindicatura de Comptes de les Illes Balears.
4. Memòries dels comptes anuals retuts a la Plataforma de rendició telemàtica de comptes.
5. Convenis amb compromisos econòmics assumits superiors a 600.000,00 euros, d’acord amb l’article 53 de la Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic, a partir de dia 3 d’octubre de 2016, i sempre que no hi hagi habilitat un procediment específic a través de la Plataforma de rendició telemàtica de comptes.

ANNEX II
DOCUMENT D’AUTORITZACIÓ DE LA TRAMESA

 El document d’autorització que s’haurà d’aportar a la Sindicatura de Comptes per a la seva acreditació, ha de ser del tenor següent:

El senyor / la senyora ....................................................... (nom i llinatges del batle / president de l’entitat local), (càrrec que ocupa, batle de ......................... / president de ........................), amb NIF ................., amb la finalitat de facilitar la tramesa telemàtica d’informació per part d’aquesta Entitat Local a la Sindicatura de Comptes per a la qual no estigui habilitat un procediment específic a través de la Plataforma de rendició telemàtica de comptes, resolc:

Designar i autoritzar el senyor / la senyora ....................................................... (nom i llinatges), (càrrec que ocupa secretari, interventor, ..., de l’entitat local), amb NIF ................... perquè realitzi la tramesa telemàtica d’informació per part d’aquesta Entitat Local a la Sindicatura de Comptes per a la qual no estigui habilitat un procediment específic a través de la Plataforma de rendició telemàtica de comptes.

....................., .....de .................... de 201...

El batle / president de l’entitat local