Butlletí Oficial de les Illes Balears

De conformitat amb el que estableix l’art. 57 de la Llei 7/1985, de bases de Règim Local i els articles 6, 7 i 8 de la Llei 30/1992, de règim jurídic de les Administracions Públiques i del Procediment Administratiu Comú,  per a general coneixement de tota la ciutadania i als efectes de coordinació entre les diferents àrees municipals, s’ha considerat adient la creació d’un Registre municipal de convenis i la seva publicació a la web municipal.

Amb la finalitat de donar compliment de la Llei 15/1999 i R. D. 1720/2007 de protecció de dades de caràcter personal, es proposa a la Junta de Govern l’adopció del següent

A C O R D

1. Aprovar les directrius per l’ordenació i coordinació de l’activitat convencional de l’Ajuntament de Palma i la creació del corresponent registre municipal, de conformitat amb el document que s’adjunta al present acord com a Annex I.

2. Aprovar la creació i descripció del fitxer automatitzat i en paper de tractament  de dades de caràcter personal del Registre de Convenis de l’Ajuntament de Palma, conforme a l’establert a la Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal i el Reial Decret 1720/2007, de 21 de desembre, pel que s’aprova el Reglament de desenvolupament de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, tal com s’estableix a l’Annex II adjunt al present Decret.

3. Facultar als responsables de la Secretaria del Ple per a prosseguir amb els tràmits necessaris per a la seva correcta inscripció a l’Agència Espanyola de Protecció de dades.

4. La secretaria general del Ple és l’encarregada de la direcció, custòdia i gestió del Registre de Convenis, i de garantir que es prenguin les mesures adequades per assegurar la correcta gestió i la confidencialitat de la informació incorporada al Registre. Serà l’encarregada del tractament de les dades de caràcter personal, adoptant les mesures de seguretat necessàries, previstes en el Reial Decret 1720/2007.

5. Publicar el present acord en el Butlletí Oficial de les Illes Balears i al l web municipal.

6. Notificar aquest acord a l’Agència Espanyola de Protecció de Dades per a la seva inscripció en el Registre General de Protecció de Dades.

 

Palma, 19 de març de 2014

 

La secretària general del Ple,

Nieves Téllez Garcia

 

Conforme,

La regidora de Funció Pública i Govern Interior,

Irene San Gil López-Quesada

 

ANNEX I

ACORD PEL QUAL S’ESTABLEIXEN LES DIRECTRIUS PER L’ORDENACIÓ I COORDINACIÓ DE L’ACTIVITAT CONVENCIONAL DE L’AJUNTAMENT DE PALMA I LA CREACIÓ DEL REGISTRE MUNICIPAL DE CONVENIS

1.- OBJECTE I ÀMBIT D’APLICACIÓ.

El present acord te per objecte establir directrius per l’ordenació i coordinació de l’activitat convencional de l’Ajuntament de Palma, amb la creació a l’efecte del Registre municipal de Convenis.

Als efectes dels present acord s’entén per conveni tots aquells acords, protocols i altres instruments, sigui com sigui la seva particular denominació, que reuneixin finalitats de col·laboració o cooperació.

Sense perjudici de la seva denominació, queden exclosos els convenis que no reuneixin les característiques assenyalades. Per això, o en atenció a la seva naturalesa i/o particularitat, queden entre altres expressament exclosos del seu àmbit d’aplicació als efectes de la corresponent inscripció al Registre de Convenis:

• El contractes administratius o privats.
• Els convenis urbanístics o en matèria expropiatòria.
• Els convenis d’inclusió amb particulars en matèria social o similars.
• Els convenis per la realització de pràctiques.
• Altres en els quals de manera motivada, a l’empara de la Llei, així ho disposi l’òrgan competent.

2.- SOMETIMENT A L’ACORD DE DIRECTRIUS E INSCRIPCIÓ EN EL REGISTRE.

En relació amb els convenis referits al present text, l’Ajuntament de Palma:

• Sotmetrà la seva activitat a les directrius i normes establertes al present text.
• Procedirà a la seva inscripció en el Registre de Convenis de l’Ajuntament de Palma.

En el registre de Convenis s’hauran de fer constar així mateix  els acords de modificació dels convenis així com les seves addendes o similars, amb iguals garanties.

3.- ORGANITZACIÓ I FUNCIONAMENT DEL REGISTRE.

3.1.- Dependència

El Registre de Convenis estarà custodiat per la Secretaria general del Ple, corresponent a la mateixa la seva organització, direcció i gestió.

3.2.- Naturalesa, suport i publicitat.

El Registre de Convenis és un instrument públic de caràcter informatiu dels convenis subscrits per l’Ajuntament de Palma. Es configura com un instrument de publicitat i transparència, permetent l’accés al públic de tota la informació relacionada amb l’activitat convencional registrada.

El Registre s’instal·larà en suport informàtic. L’eina tecnològica disposada a l’efecte es configurarà de manera que possibiliti realitzar recerques de manera senzilla i selectiva, permetent obtenir informació dels convenis que respondran a criteris que s’hagin introduït a les diferents opcions de recerca.

Al efectes expressats, el Registre tindrà el seu suport en una base de dades telemàtica a la que s’accedirà lliurament a través de la web municipal.

El contingut dels documents associats a les recerques en el Registre consistirà en una fitxa - registre, per cada conveni, que contendrà les dades identificatives així com els aspectes essencials de les mateixes. La suma d’aquestes fitxes així organitzades formaran el Registre de Convenis de l’Ajuntament de Palma.

L’oficina encarregada del Registre  podrà preveure l’existència de mitjans complementaris pel seu correcte funcionament i l’arxiu, en el seu cas, de documentació relacionada amb el Registre.

El contingut del Registre i els documents que es mostrin és merament informatiu i no vinculant, essent el Registre de Convenis una eina d’informació que conviu amb el convencional arxiu d’expedients i el seu règim normatiu d’accés i consulta, que es durà endavant a les respectives àrees o unitats.

En conseqüència, el caràcter públic del Registre s’entén sense perjudici de la possibilitat de consulta dels arxius i, en conseqüència, del text íntegre dels convenis en els termes que estableixi la legislació aplicable en matèria de consulta d’arxius i registres, en particular la Llei 30/1992.

3.3.- Convenis anteriors

En el supòsit de convenis firmats amb anterioritat a l’entrada en vigor del text i que no han estat inscrits i publicats en el Registre de Convenis, l’accés als mateixos es podrà realitzar de manera assenyalada per la consulta del contingut íntegre dels convenis.

3.4.- Inscripcions, classificacions i recerques de convenis en el Registre de Convenis

Les inscripcions en el Registre es realitzaran mitjançant l’obertura i publicació d’una fitxa – registre del conveni a inscriure, al qual se li assignarà un número d’inscripció.

Els acords de modificació dels convenis així com les seves addendes o similars, en el seu cas, seran també objecte d’inscripció mitjançant les oportunes fitxes – registre.

Es podrà procedir també a un sistema d’anotacions marginals per salvar errors en les inscripcions, o per la constància de pròrrogues i altres incidències.

Les esmentades fitxes – registre a inscriure contendran les dades identificatives així com els aspectes essencials de cada conveni.

Aquestes fitxes – registre serviran igualment per classificar o agrupar els convenis en atenció a diferents factors. A més de determinar la seva vigència o no, el sistema permetrà, en tot cas, catalogar els convenis en atenció a la naturalesa dels subjectes que intervenen, que donarà la qualificació de conveni del sector públic o conveni amb la intervenció d’ens de dret privat. Així mateix es possibilitarà la seva ordenació en funció de l’Àrea promotora.

En atenció a les classificacions o dades introduïdes en les fitxes – registre, el Registre de Convenis s’organitzarà de manera que permeti fer recerques de convenis per diferents camps.

Les recerques es podran realitzar de conformitat amb els camps que estiguin habilitats en el Registre o aplicació informàtica.

Una vegada realitzada la recerca, el Registre mostrarà de forma resumida la relació de convenis que respongui a la recerca realitzada, per la selecció d’aquell o aquells que es vulguin consultar, respecte dels que es facilitarà la fitxa – registre corresponent.

3.5.- Posada en funcionament i definició del Registre.

El Registre de convenis entrarà en funcionament amb la posada en marxa de l’aplicació informàtica habilitada, que reunirà els requisits mínims que s’estableixen en el present acord.

Les característiques definitives del Registre de Convenis s’establiran per la unitat de la que depèn, en permanent relació amb els serveis informàtics i, en el seu cas, altres unitats implicades.

L’eina a implantar permetrà una dinàmica per a la millora continua i perfeccionament de la mateixa.

4.- ALTRES DIRECTRIUS D’ORDENACIÓ I COORDINACIÓ.

4.1.- Actuacions prèvies

Tots els convenis que siguin elevats a l’òrgan competent per la seva aprovació, així com les seves posteriors addendes, modificacions o anàlegs, es tramitaran, en el marc de la Llei, per les Àrees promotores, incorporant els tràmits i informes que procedeixin.

Les propostes d’aprovació corresponents s’acompanyaran del preceptiu informe jurídic en relació al projecte d’acord i conveni que s’eleva a aprovació, previ estudi del seu procedir, el seu contingut així com la competència per la seva aprovació, entre altres, exposant els antecedents i les consideracions jurídiques corresponents.

4.2.- Aprovació dels convenis.

Els convenis seran aprovats amb caràcter general per la Junta de Govern, excepte que, en atenció al seu contingut i/o a la normativa específica d’aplicació, la competència per la seva aprovació resulti atribuïble a un altre òrgan, sense perjudici del règim de delegacions vigents a cada moment.

4.3.- Fitxa – registre dels convenis.

Per cada conveni a aprovar s’obrirà una fitxa – registre que reculli les dades identificatives així com els aspectes essencials del mateix, a emplenar per les Àrees promotores, que velaran en tot cas per la veracitat, encert i actualització de les dades que facilitin al Registre.

En compliment de les assenyalades fitxes - registre,  s’haurà d’observar la normativa en matèria de protecció de dades de caràcter personal, sense perjudici d’altres normes o limitacions que resultin d’aplicació.

4.4.- Presentació de convenis formalitzats en el Registre dels convenis i sol·licitud d’inscripció.

Correspon a les Àrees o unitats promotores dels convenis instar la seva inscripció i publicació en el Registre de Convenis.

En aquest sentit, dita sol·licitud juntament amb el conveni i acord aprovats, s’hauran de presentar per l’Àrea promotora en el Registre de Convenis dins el termini de 10 dies a partir de la data en que el conveni es subscrigui, procedint a la publicació del text del conveni a partir d’aquest moment.

Als efectes expressats a l’apartat anterior, s’haurà de facilitar la còpia d’un exemplar complet del text del conveni objecte d’inscripció, degudament formalitzat.

4.5.- Constància a l’expedient de la inscripció en el Registre.

Una vegada inscrit i publicat, la unitat encarregada del Registre de Convenis facilitarà a l’Àrea promotora del conveni el número d’inscripció assignat, al objecte de la seva constància a l’expedient corresponent i dació de compte a les parts firmants.

4.6. Seguiment dels convenis.

El seguiment dels convenis correspon a les Àrees o unitats promotores de les mateixes.

4.7.- Pèrdua de vigència dels convenis.

Correspon a les Àrees o unitats promotores dels convenis, una vegada el conveni perdi vigència- ja sigui pel seu compliment,  per expiració del termini, o altre causa- verificar aquesta circumstància a l’objecte de fer constar aquesta dada al Registre de Convenis.

4.8.- Deure de diligència i de col·laboració.

Les Àrees promotores dels convenis assumiran la deguda diligència i responsabilitat en el compliment de les prescripcions recollides en el present acord i, en el seu cas, a les instruccions del seu desenvolupament, al objecte de garantir el degut funcionament del Registre de Convenis de l’Ajuntament de Palma.

Hauran també de col·laborar amb la unitat encarregada del Registre en el desenvolupament de les seves funcions, qui en aquest sentit podrà dictar els requeriments o circulars que precisi.

 

ANNEX II

CREACIÓ I DESCRIPCIÓ DEL FITXER AUTOMATITZAT I EN PAPER DE TRACTAMENT DE DADES DE CARÀCTER PERSONAL DEL REGISTRE MUNICIPAL DE CONVENIS DE L’AJUNTAMENT DE PALMA

1.   Identificació del fitxer.

Denominació: Fitxer del Registre de convenis de l’Ajuntament de Palma.

2.   Descripció de la seva finalitat i ús.

Per a general coneixement de tota la ciutadania i als efectes de coordinació entre les diferents àrees municipals, es va considerar adient la creació d’un Registre municipal de convenis i la seva publicació a la web municipal.

3.   Origen de les dades.

Les facilitades per les diferents àrees municipals.

4.   Procediment de recollida de dades.

Els originals dels convenis firmats per les diferents àrees municipals s’han de lliurar a la Secretaria General del Ple la qual s’encarregarà de la direcció, custòdia i gestió de les dades facilitades.

5.   Estructura bàsica del fitxer.

A la secretaria general del Ple cada conveni es registra i escaneja per procedir a la seva publicació a la pàgina web municipal. Posteriorment, l’original del conveni queda arxivat a la mateixa Secretari general del Ple.             

6.   Sistema de tractament.

En format paper i digital.

7.   Comunicació de dades.

Per a general coneixement de tota la ciutadania i als efectes de coordinació entre les diferents àrees municipals els convenis firmats seran publicats al web municipal.

8.   Òrgan responsable del Registre.

La Secretaria General del Ple.

9.   Encarregat del tractament.

L’Institut municipal d’Innovació (IMI).

10. Servei davant el qual es pot exercir el dret d’accés, rectificació, cancel·lació i/o oposició.

La Secretaria General de Ple .

Plaça Cort, 1- 2a planta. 07001-Palma

Telèfon: 971 225900

Correu electrònic: secretariageneraldelple@palma.es

11. Nivell de seguretat: Bàsic

 

ANNEX III

MODEL FITXA-REGISTRE DEL CONVENI

1. Nom del conveni:

2. Data signatura:

3. Parts que el subscriuen:

4. Organ municipal que l’aprova:

5. Data d’aprovació:

6. Area municipal promotora:

7. Dades identificatives del conveni (objecte, finalitat):

8. Durada:

9. Altra informació complementària:

10. Número de registre: (assignat per Secretaria)