Butlletí Oficial de les Illes Balears

D'acord amb l'article 8 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú, feim públic el conveni que literalment diu:

“CONVENI DE COL·LABORACIÓ ENTRE EL CONSELL INSULAR DE MENORCA I L'AJUNTAMENT D'ALAIOR PER A LA IMPLEMENTACIÓ DEL SISTEMA D'INFORMACIÓ D'USUARIS DE SERVEIS SOCIALS (SIUSS) I LA SEVA APLICACIÓ INFORMÀTICA EN ENTORN WEB.

COMPAREIXEN I INTERVENEN

D’una part el Senyor SANTIAGO TADEO FLORIT, president del Consell Insular de Menorca, en nom i representació d’aquesta administració, de conformitat amb les funcions de representació que li atribueix l’article 9.1 de la Llei 8/2000 de 28 d’octubre, de consells insulars.

De l’altra la Sra. MISERICORDIA SUGRAÑES BARENYS , batlessa de l'Ajuntament d'Alaior , en nomb i representació d'aquesta administració, de conformitat amb les funcions de representació que li atribueix l'article 21.1 de la Llei 7/1985, de 21 d'abril, reguladora de les bases de règim local.

Ambdues parts intervenen en virtut de la representació que per raó dels seus respectius càrrecs n'assumeixen, es reconeixen mútuament amb capacitat legal necessària per a l'atorgament d'aquest acte i per subscriure el present conveni de col·laboració.

1. ANTECEDENTS

La Llei 4/2009, d'11 de juny, de serveis socials de les Illes Balears (en endavant, Llei balear 4/2009) determina les competències en matèria de serveis socials, segons queda reflectit en el seu capítol I del títol III. Segons l'article 37 de l'esmentada Llei balear 4/2009, el Consell Insular de Menorca assumeix, entre altres, les tasques d'assistència tècnica i assessorament als serveis socials comunitaris dels municipis de l'illa, i la col·laboració amb el Govern de les Illes Balears en l'elaboració de l'estadística de serveis socials i en la implementació del sistema informatiu dels serveis socials.

La Llei 7/1985, de 2 d’abril, de les Bases de Règim Local, en la seva nova redacció aprovada per la Llei 27/2013, de 27 de desembre, de racionalització i sostenibilitat de l’Administració Local, estableix que el municipi, per a la gestió dels seus interessos i en l’àmbit de les seves competències pot promoure activitats i prestar els serveis públics que contribueixin a satisfer les necessitats i aspiracions de la comunitat veïnal i que, en tot cas, exercirà com a competència pròpia l’avaluació i informació de situacions de necessitat social i l’atenció immediata a persones en situació o risc d’exclusió social (article 25.1 i 2 punt e/).

D’altra banda, l’esmentada llei estableix que és competència pròpia de la Diputació o entitat equivalent, entre d’altres, l’assistència i cooperació jurídica, econòmica i tècnica als municipis (article 36.1 b/) i, a aquest efecte, la Diputació o entitat equivalent ha d’assegurar la major eficàcia i economia en la prestació dels serveis mínims de competència municipal, mitjançant qualsevol fórmula d’assistència i cooperació municipal (article 36.2).

La mateixa Llei, en el seu nou redactat de l’article 57 punt 1, estableix que la cooperació econòmica, tècnica i administrativa entre l’Administració local i les Administracions de l’Estat i de les Comunitats Autònomes, tant pel que fa a serveis locals com a assumptes d’interès comú, es desenvoluparà amb caràcter voluntari, sota les formes i en els termes prevists a les lleis, podent esdevenir, en tot cas, mitjançant els consorcis o els convenis administratius que subscriguin.

Per la seva part, l’article 48 de la Llei 4/2009, d’11 de juny, de serveis socials de les Illes Balears, estableix que el Govern de les Illes Balears, els consells insulars i els municipis col·laboren en l’aplicació de les polítiques de serveis socials, d’acord amb les competències respectives, mitjançant els instruments establerts en la legislació general sobre règim jurídic i procediment administratiu, en la legislació sobre consells insulars i en la legislació de règim local.

Essent la informació, l'avaluació i anàlisi de la demanda dels usuaris un instrument tècnic de fonamental importància en el sector dels serveis socials per a adequar els recursos existents a les necessitats plantejades i dissenyar futurs programes d'actuació, es considera necessària la col·laboració entre les diferents Administracions Públiques competents en matèria de serveis socials.

En el marc d’una col·laboració tècnica, el Ministeri de Sanitat, Serveis Socials i Igualtat té cedida al Consell Insular de Menorca, a través de la Comunitat Autònoma de Illes Balears, una llicència d'ús per a la implantació i explotació de manera local del paquet informàtic del Sistema d'Informació d'Usuaris de Serveis Socials (SIUSS), en els Municipis de Menorca, els quals fan ús des de l'any 2001 de l'aplicació a través de les corresponents Unitats de Treball Social.

L'actual procés de modernització de l'aplicació SIUSS requereix la implantació d'aquesta aplicació en un entorn web, sota els sistemes operatius dels què disposa el Ministeri de Sanitat, Serveis Socials i Igualtat, i mitjançant els quals s'accedirà directament a les dades de l'expedient dels usuaris situades en el servidor del Ministeri.

De conformitat amb l'exposat, el Ministeri de Sanitat, Serveis Socials i Igualtat i el Consell Insular de Menorca signaren en data 16 d'octubre del 2013 un conveni de col·laboració per la difusió i implantació del Sistema d'informació d'usuaris de serveis socials i la seva aplicació informàtica.

En l'esmentat conveni el Ministeri concedeix al Consell Insular de Menorca la llicència d'ús del programa informàtic en entorn web per tal que implanti l'aplicació als municipis de l'illa i els doni accés i es regulen les responsabilitats i obligacions d'ambdues administracions al respecte.

Amb la signatura de l’esmentat conveni, el Consell Insular de Menorca esdevé responsable del fitxer de SIUSS, en l'àmbit territorial de Menorca, el qual es troba degudament declarat i inscrit en el Registre de Fitxers de Dades Personals de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades amb el número 2131900889.

El conveni preveu que els fitxers s'allotjaran en els servidors del Ministeri de Sanitat Serveis Socials i Igualtat preservant les obligacions i prohibicions que estableix la LOPD.

Mitjançant aquest conveni el Consell Insular de Menorca es compromet a la implantació del SIUSS en els municipis de Menorca, donant-los accés al programa informàtic.

És voluntat del Consell Insular de Menorca i de l'Ajuntament d'Alaior , articular els mecanismes de col·laboració i responsabilitats per a l'ús i la implementació de l'aplicació en l’esmentat municipi, per la qual cosa els compareixents i, en les respectives qualitats en què compareixen, volen signar el present CONVENI DE COL·LABORACIÓ INTERADMINISTRATIVA amb subjecció a les següents

CLÀUSULES

PRIMERA. OBJECTE

L'objecte d'aquest conveni és regular la col·laboració entre el Consell Insular de Menorca i l'Ajuntament d'Alaior , per la implantació en aquest municipi del Sistema d'Informació d'Usuaris de Serveis Socials (SIUSS) mitjançant la nova aplicació entorn web, per tal de:

a) Modernitzar i millorar les eines d’emmagatzemament de dades i tractament de la informació utilitzades pels treballadors dels serveis socials comunitaris de manera que esdevenguin una eina útil en la tasca diària i en l'avaluació i anàlisi de la demanda i situació dels usuaris, i d'aquesta manera avançar cap una millor adequació dels recursos i programes d'actuació a les necessitats plantejades pels mateixos.

b) Cedir a l’Ajuntament la llicència d’ús per a la utilització de l'aplicació informàtica SIUSS en l’àmbit municipal.

c) Garantir el compliment de les responsabilitats de seguretat, protecció de dades i custòdia dels fitxers.

SEGON. CARACTERÍSTIQUES DE L'APLICACIÓ SIUSS

El Sistema d'Informació d'Usuaris de Serveis Socials (SIUSS) és un programa informàtic, que permet la recollida de les dades bàsiques de l'usuari dels serveis socials comunitaris bàsics i el seu entorn, informació que esdevé necessària per a realitzar una intervenció professional en resposta a la demanda social i que permet la detecció de nous problemes, així com la planificació de noves iniciatives.

L’actual sistema d'informació SIUSS s’estructura en quatre nivells de gestió i d’intercanvi d’informació que, tot i ser independents els uns dels altres, es troben interrelacionats, de la forma que es descriu a continuació:

a) Unitat de Treball Social (UTS): Es configura com el nivell de recull i d’introducció de la informació destinada a la gestió dels expedients familiars dels serveis socials comunitaris bàsics. En aquest nivell s’ubica el contingut i desenvolupament de la fitxa social, la qual s'estructura en una part troncal amb les dades de la unitat de convivència i una altra que conté la intervenció professional, distribuïda en els següents blocs:

• Dades de l'usuari.

• Dades soci-familiars.

• Dades d'hàbitat.

• Intervenció social: demanda, valoració, recurs idoni i recurs aplicat.

De manera complementària el SIUSS conté els següents mòduls de gestió: Ajuda a domicili (AD), Maltractaments a la infància (MT), Violència de gènere (VG) i Cita prèvia.

b) Centre de Serveis Socials (CSS): A través d’aquest nivell es defineixen les UTS (unitats de treball social) i les seves zones. El CSS es nodreix de la informació facilitada per les UTS que el componen a excepció de les dades identificatives de caràcter personal.

c) Comunitat Autònoma: Mitjançant aquest nivell es defineix l’estructura dels CSS del seu territori. Es nodreix de la informació facilitada pels CSS que la componen. En l'àmbit territorial de Menorca el rol de Comunitat Autònoma l'assumeix el Consell Insular.

d) Ministeri: Rep i aglutina les dades de les Comunitats Autònomes.

Cadascun d’aquests nivells ha de comptar amb la figura d’un administrador, encarregat de gestionar el nivell assignat i de definir el perfil adequat per a cada professional, per al seu accés i control.

Amb la implantació de la nova aplicació web SIUSS, el sistema d'informació deixa de ser una eina instal·lada a nivell local per a convertir-se en una aplicació centralitzada amb suport en la tecnologia web. La nova aplicació SIUSS es troba sota la plataforma tecnològica del Ministeri de Sanitat, Serveis Socials i Igualat, que suposa l'existència d'un servidor central al qual es connectaran totes les Comunitats Autònomes, Centres de Serveis Socials i Unitats de Treball Social, amb les corresponents mesures de seguretat.

Tot i que la nova eina manté la mateixa estructura, operativitat i funcionalitat que la versió anterior, amb aquesta es podrà accedir des de qualsevol lloc amb connectivitat, la informació estarà sempre actualitzada i disponible, amb la qual cosa se simplifica notablement el procés d'explotació de les dades, és més fàcil compartir la informació i s'evita l'enviament massiu de les dades. A més, les futures actualitzacions de la versió seran automàtiques, ja que SIUSS web no requereix cap instal·lació específica ni espai en el disc dur, de manera que disminueixen els costos de manteniment.

TERCERA. CONDICIONS DE SEGURETAT I ACCÉS ALS FITXERS

Les condicions de seguretat establertes en aquest document són aplicables únicament a la informació introduïda al programa SIUSS per al registre i gestió de la població atesa als serveis d'atenció primerenca de l'Ajuntament. Aquests fitxers contenen dades de caràcter personal que es troben sota la responsabilitat del Consell Insular de Menorca

Les dades personals dels usuaris dels serveis socials municipals formen a més expedients personals i/o familiars, en suport paper o automatitzats, la custodia i seguretat dels quals correspon a l'Ajuntament i no són objecte d'aquest conveni, com tampoc ho és la seguretat en l'intercanvi d'informació del personal de l'Ajuntament a través de xarxes de comunicacions

Les condicions de seguretat s'aplicaran també a qualsevol fitxer temporal, parcial o de proves, extret dels fitxers citats.

1. Gestió d’accés a les dades

Els locals on es troben els ordinadors des d'on es gestionen les dades hauran de disposar dels mitjans mínims de seguretat que evitin els riscos de no disponibilitat dels fitxers, que puguin produir-se a conseqüència d’incidències fortuïtes o intencionades.

Per l'accés als fitxers automatitzats del SIUSS, els administradors assignats a cada nivell facultaran als usuaris un determinat perfil adequat a les seves necessitats i característiques professionals.

Per poder accedir al sistema d'informació cada usuari haurà de disposar, com a element de seguretat, d’autenticació i de confidencialitat, d’un certificat electrònic de firma vàlid i admès en cada moment pel Ministeri de Sanitat, Serveis Socials i Igualtat (MSSSI).

Els usuaris només accediran a aquelles dades i recursos que necessitin per al desenvolupament de les seves funcions.

El cap del fitxer i els administradors de cada nivell són els 'únics autoritzats per concedir, alterar o anul·lar l'accés sobre les dades i els recursos, d'acord amb els criteris establerts pel Responsable del Fitxer.

El cap del fitxer disposarà de la relació d'usuaris actualitzada amb accés a cada sistema d'informació, així com del tipus d'accés autoritzat per a cada un d'ells. La llista s'actualitzarà periòdicament de forma que s'extreguin del propi sistema d'informació les autoritzacions amb el nom de l'usuari, perfil i accessos a les dades automatitzades.

2. Perfils dels usuaris

Les persones autoritzades a accedir a dades o recursos inclosos dins l’aplicació SIUSS tindrà la consideració d’usuari en les seves diferents categories.

El personal no usuari que realitzi treballs que no impliquin el tractament de dades personals tindran limitat l'accés a aquestes dades, als suports que els continguin, o als recursos del sistema d'informació.

Per a poder registrar i gestionar els usuaris i les dades de la població atesa, els usuaris dels serveis socials comunitaris bàsics vinculats a aquest conveni tindran accés als nivells Unitat de Treball Social (UTS) i Centre de Serveis Socials (CSS) . Per a cada usuari de l'aplicació es definirà el perfil més adequat segons les característiques que es detallen al l'annex d'aquest conveni.

3. Obligacions de les persones autoritzades

Les persones autoritzades tenen les següents obligacions:

Confidencialitat de la Informació.

Mantenir en secret els codis d'identificació i les claus d'accés.

Utilització eficient de l'aplicació SIUSS com a base del seu treball.

Comunicar al Cap del fitxer qualsevol incidència que es produeixi en els sistemes d'informació a què tinguin accés.

Totes les persones han de guardar secret i confidencialitat sobre les dades personals que coneguin o tractin en el desenvolupament del seu treball o càrrec, obligacions que persistiran fins i tot després de finalitzar la seva relació laboral amb l'entitat.

No utilitzar les dades personals a les quals té accés per la seva gestió per altres usos diferents dels establerts en els fitxers, ni creuar dades entre fitxers per a l'establiment de perfils.

4. Resolució d’incidències de seguretat

Es considera incidència de seguretat, entre d'altres, qualsevol incompliment de les condicions desenvolupades en aquest document, així com qualsevol anomalia que afecti o pugui afectar la seguretat de les dades de caràcter personal del Sistema d'Informació SIUSS.

Qualsevol incidència al respecte que pugin detectar els usuaris del SIUSS de l'Ajuntament, haurà de ser notificada al Cap del fitxer mitjançant el mecanisme que habiliti el Consell Insular de Menorca. Aquest li comunicarà al Responsable de seguretat del Consell Insular de Menorca per tal que aquest segueixi el procediment habitual establert per aquests casos.

QUARTA. OBLIGACIONS DE LES PARTS

1. Obligacions del Consell Insular

El Consell Insular de Menorca en tant que dipositari de les competències en matèria de serveis socials de Menorca i en base al conveni signat entre el Ministeri de Sanitat, Serveis Socials i Igualat per a la gestió del sistema d'informació SIUSS, és el responsable del fitxer.

Com a tal responsable serà l'encarregat de l'alta i modificació del fitxer a l'Agencia Española de Protección de Datos, així com del registre en el document de seguretat de gestió dels fitxer de dades personals del CIM que aquest pugui establir.

Per una major diligència en l'aplicació de la normativa de protecció de dades i del document de seguretat, el Consell Insular designarà un cap del fitxer, que desenvoluparà els rols assignats a la comunitat autònoma que es detallen a l'annex d'aquest conveni. Així mateix serà l'enllaç amb el responsable de seguretat del Consell Insular per al compliment de les condicions de seguretat establertes i serà la persona de referència per als encarregats de tractament.

El Consell Insular comunicarà a l'Ajuntament qualsevol canvi respecte de les mesures de seguretat que siguin necessàries i donarà assessorament per a la seva adopció.

Així mateix el Consell es compromet a donar accés a l'Ajuntament al sistema informàtic SIUSS, a promoure i organitzar amb la col·laboració de l'Administració de la CAIB i del Ministeri de Sanitat, Serveis Socials i Igualtat activitats de formació per a l'ús de l'aplicació pels treballadors dels serveis socials, a donar el suport tècnic i informàtic que sigui necessari per a la implementació i l’ús del programa i a fer les comprovacions i el seguiment necessaris de la implementació de l'aplicació, així com a dur a terme qualsevol altra actuació que sigui necessària o convenient per al compliment dels objectius assenyalats en el present conveni.

2. Obligacions de l'Ajuntament

L'Ajuntament d'Alaior ,amb la signatura d'aquest conveni esdevé encarregat de tractament de les dades informàtiques introduïdes al sistema d'informació SIUSS.

Per a una millor gestió de les dades i en base a l'estructura del sistema d'informació SIUSS, l'Ajuntament haurà de definir, a través del Centre de Serveis Socials, les Unitats de Treball Social del seu territori i designar en el CSS un administrador dins el seu àmbit d'activitat que serà l'enllaç amb el cap del fitxer del Consell Insular i amb les UTS de l'Ajuntament, desenvolupant els rols que s'estableixen en l'annex d'aquest conveni. Així mateix, l'administrador del CSS nomenarà un administrador per a cada UTS que forma part del Centre.

L'Ajuntament ha de garantir que totes les UTS del seu àmbit territorial introdueixen en el sistema les dades corresponents als usuaris de serveis socials respecte dels quals s’intervé, així com les dades de la concreta intervenció social realitzada amb cadascun d'ells, per a la qual cosa garantirà que cada UTS disposi d'un equip informàtic i la tecnologia necessària per a treballar amb connexió remota.

Les altres d'usuaris juntament amb l'assignació de funcions, així com les modificacions i les baixes, hauran de ser comunicades al cap del fitxer del Consell Insular a través de l'Administrador del CSS.

L'Ajuntament es compromet a complir amb totes les mesures de seguretat descrites en el present conveni en relació a la gestió de dades personals, així com de les futures mesures que al respecte pugui establir el Consell Insular amb caràcter general.

SISENA. VIGÈNCIA

El present Conveni té vigència anual, a partir de la seva signatura, prorrogant-se de forma automàtica, per períodes anuals, de no intervenir acord entre les parts per a la seva modificació, o denúncia expressa d'alguna d'elles que haurà de produir-se, en tot cas, amb almenys tres mesos d'antelació del terme d'aquest període anual.

SETENA. CAUSES DE RESCISSIÓ

Aquest conveni es rescindirà per les causes següents:

a) El mutu acord entre les parts, que s’haurà de documentar per escrit.

b) L’incompliment greu i manifest de les obligacions d’una de les parts signants del conveni.

c) La impossibilitat sobrevinguda, legal o material (entre d'altres, manca de tècnics especialitzats), de poder dur a terme l’objecte del conveni.

d) Qualsevol altra prevista en dret.

VUITENA. NATURALESA DEL CONVENI I JURISDICCIÓ COMPETENT PER CONÈIXER DE LES CONTROVÈRSIES QUE ES PUGUIN SUSCITAR

Ambdues parts es comprometen a tractar de solucionar de mutu acord les diferències que puguin presentar-se en la interpretació i l'aplicació d'aquest conveni o dels acords específics que en puguin derivar.

No obstant l'anterior, si no s'arribés a cap acord, el present conveni té naturalesa administrativa i, en conseqüència, les qüestions litigioses que se’n puguin derivar se sotmetran a la jurisdicció contenciosa administrativa, d'acord amb el que preveu l’art. 44 de la Llei 29/98, de 13 de juliol, que regula la jurisdicció contenciosa administrativa.

I, en estar d'acord amb el que han dit, com a prova de conformitat, les parts subscriuen el present conveni, per duplicat i a un sol efecte, en el lloc i en la data esmentats més avall.

Maó , 5 de setembre de 2014

Santiago Tadeo Florit President del Consell Insular de Menorca

Misericòrdia Sugrañes Barenys Batlessa de l'Ajuntament d'Alaior “

Contra aquesta Resolució —que exhaureix la via administrativa— es pot interposar alternativament o un recurs de reposició potestatiu en el termini d'un mes comptador des de l'endemà d’haver-ne rebut la notificació davant l’òrgan que l’ha dictada, d’acord amb els articles 116 i 117 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú, o un recurs contenciós administratiu davant el Jutjat Contenciós Administratiu de Palma de Mallorca en el termini de dos mesos comptadors des de l'endemà d’haver-ne rebut la notificació, d’acord amb l'article 46 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, de la jurisdicció contenciosa administrativa.

Si s'opta per interposar un recurs de reposició potestatiu no es podrà interposar recurs contenciós administratiu fins que aquell s’hagi resolt expressament o se n'hagi produït la desestimació per silenci. Tot això, sens perjudici de poder interposar qualsevol altre recurs que es pugui estimar més convenient en dret.

Ajuntament d'Alaior

El batlle acctal.,

Emilio Agis Benejam