Butlletí Oficial de les Illes Balears

L’article 31 de l’Estatut d’autonomia de les Illes Balears estableix que correspon a la Comunitat Autònoma de les Illes Balears el desenvolupament legislatiu i l’execució, entre altres matèries, de la protecció de dades de caràcter personal respecte dels fitxers de titularitat de les administracions públiques de la comunitat autònoma i dels ens o organismes de qualsevol classe que hi estan vinculats o que en depenen.

La Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, té per objecte garantir i protegir pel que fa al tractament de les dades personals les llibertats públiques i els drets fonamentals de les persones físiques, i especialment del seu honor i la seva intimitat personal i familiar. En desenvolupament d’aquesta Llei orgànica se’n va aprovar el reglament pel Reial decret 1720/2007, de 21 de desembre. L’article 3 a) de la Llei orgànica 15/1999 defineix el concepte de dades de caràcter personal com qualsevol informació referent a persones físiques identificades o identificables.

Els documents que trameten els organismes, les institucions i els particulars per publicar-los en l’edició electrònica del Butlletí Oficial de les Illes Balears contenen molt sovint dades personals que han de ser objecte de protecció. Aquests documents són inalterables, i correspon a l’Administració garantir-ne l’autenticitat, la integritat i la inalterabilitat. A més, s’ha de tenir en compte l’obligatorietat de publicar aquests documents i la consideració dels diaris i butlletins oficials com a font accessible al públic.

Per tant, si s’accedeix a la seu electrònica de l’Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears (<http://www.caib.es>), en l’apartat “Butlletí Oficial”, opció consulta completa, quan s’introdueixen les dades d’una persona física o jurídica, s’obtindrà com a resultat tots els documents en què figurin aquestes dades. El mateix succeirà si aquesta cerca es fa mitjançant qualsevol cercador d’Internet. No obstant això, la persona afectada pot sol·licitar que es desindexin els enllaços a la publicació electrònica del Butlletí Oficial de les Illes Balears per tal que aquests no apareguin quan s’introdueixen les seves dades en els motors de cerca d’Internet.

A través d’aquesta circular es defineixen un seguit de criteris en relació amb quines dades de caràcter personal poden ser objecte de publicació en el Butlletí Oficial de les Illes Balears. Aquests criteris s’adopten per contrarestar el fet que, mitjançant els diferents motors de cerca d’Internet, basats en la indexació dels continguts que apareixen en els diferents mitjans electrònics, es pugui facilitar la utilització de tècniques de cerca de dades que permetin la captura massiva d’informació de persones físiques o l’establiment de perfils d’aquestes persones. També s’ha de dificultar la possibilitat de generar bases de dades que escapin al coneixement dels afectats.

En els darrers anys, la Conselleria de Presidència ha rebut nombroses peticions de cancel·lació i oposició de dades personals publicades en el Butlletí Oficial de les Illes Balears. En aquests casos, atesa l’obligatorietat de la publicació de les dades i la condició del Butlletí com a font d’accés públic, no es pot concedir la cancel·lació i l’oposició esmentades. No obstant això, la Direcció General d’Innovació i Desenvolupament Tecnològic pren les mesures per tal d’evitar que aquestes dades siguin accessibles des dels cercadors d’Internet.

El nou règim jurídic de funcionament del Butlletí Oficial de les Illes Balears configurat pel Decret 68/2012, de 27 de juliol, i l’Ordre del conseller de Presidència de 30 de juliol de 2012 preveu la limitació en l’accés a dades de caràcter personal mitjançant les tecnologies adequades, com també que la recerca, la recuperació i la descàrrega de les disposicions i dels anuncis publicats es faci amb subjecció a allò que preveu la normativa en matèria de protecció de dades de caràcter personal. Per assolir aquests objectius s’han desenvolupat unes eines en la nova aplicació informàtica mitjançant la qual s’ha de fer la tramesa telemàtica d’edictes per publicar en el Butlletí. Es pretén millorar la seguretat i la confidencialitat pel que fa a l’accés a les dades personals allotjades en els documents que són objecte de publicació. Així doncs, la Secretaria General de la Conselleria de Presidència ha posat els mitjans necessaris per al compliment de l’article 9.2 del Decret 68/2012, i difon aquesta circular per tal de facilitar-ne el compliment per part dels òrgans que trameten textos que s’han de publicar, atès que l’apartat 1 del mateix article 9 estableix que “Els òrgans emissors dels documents que s’hagin de publicar en el Butlletí Oficial de les Illes Balears han d’identificar els que contenguin dades de caràcter personal, com també les mateixes dades.”

És aconsellable que els òrgans emissors de documents evitin la difusió innecessària de dades de caràcter personal, de manera que es pugui compatibilitzar el dret fonamental a la protecció de dades de caràcter personal, reconegut en l’article 18.4 de la Constitució espanyola i l’article 28 de l’Estatut d’autonomia de les Illes Balears, amb el dret d’accés als arxius i registres administratius de l’article 105 de la Constitució. En aquest sentit, és necessari que valorin quines dades personals són imprescindibles per complir amb la finalitat de la publicació i evitin publicar les que no ho són.

Si la informació publicada en l’edició electrònica del Butlletí Oficial de les Illes Balears conté dades de caràcter personal, aquesta ha de complir amb la finalitat que justifica la seva publicació, tot respectant el principi de proporcionalitat. Si aquesta informació es manté indexada de manera automàtica i indefinida pels cercadors d’Internet, suposarà una publicitat permanent que pot vulnerar el dret fonamental a la protecció de dades personals i, a més, va contra l’esmentat principi de proporcionalitat.

Per tant, és convenient recollir un seguit de recomanacions que s’han de tenir en compte en relació amb els documents que s’hagin de publicar en el Butlletí Oficial de les Illes Balears tant en la fase de redacció com en les fases de publicació i posterior. Aquestes recomanacions es fixen per tal de compensar el fet que es pugui obtenir informació sobre persones físiques mitjançant els cercadors d’Internet basats en la indexació dels continguts que apareixen en els distints mitjans telemàtics, com és el cas de la publicació electrònica del Butlletí Oficial de les Illes Balears. L’objectiu és compatibilitzar els avantatges de l’ús de les noves tecnologies per a la publicació del Butlletí Oficial de les Illes Balears, amb el manteniment de la confidencialitat de les dades personals que puguin constar en aquestes publicacions.

Per tot el que s’ha exposat, d’acord amb el que estableix l’article 21 de la Llei 3/2003, de 26 de març, de règim jurídic de l’Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears, dict la següent

CIRCULAR

I Objecte i àmbit d’aplicació

1. Objecte

Aquesta circular té per objecte establir les recomanacions en relació amb els documents que contenguin dades de caràcter personal que s’hagin de publicar en el Butlletí Oficial de les Illes Balears, d’acord amb la legislació de protecció de dades de caràcter personal.

2. Àmbit d’aplicació subjectiu

Aquesta circular s’adreça als organismes, les institucions i els particulars que, en l’exercici de les seves competències, dictin disposicions, acords o qualsevol altre tipus d’actes que hagin de ser publicats en el Butlletí Oficial de les Illes Balears.

3. Fases d’aplicació

Les recomanacions que conté aquesta circular poden aplicar-se, depenent de la naturalesa de cadascuna, en diferents moments:

1. En la generació del document.

2. En la fase de sol·licitud de publicació.

3. En la fase posterior a la publicació. Tant “d’ofici” com perquè hi ha hagut una reclamació d’una persona o un requeriment de l’Agència Espanyola de Protecció de Dades, o qualsevol altre organisme que resulti competent.

4. Normativa específica i subsidiarietat

Totes les recomanacions que conté aquesta circular s’han d’entendre fetes sens perjudici que una llei o norma específica estableixi un règim diferent.

En tot cas, el responsable ha de ponderar la concurrència dels interessos públics que justifiquin l’accés a les dades de persones físiques identificades o identificables amb les exigències derivades del dret fonamental a la protecció de dades de caràcter personal. Igualment, ha de ponderar, en cada cas, les exigències derivades dels principis de publicitat i objectivitat de l’Administració pública amb les llibertats públiques i els drets fonamentals de les persones físiques, especialment amb el dret a l’honor i la intimitat personal i familiar, de manera que la publicació de dades personals només s’ha de fer quan resulti adequada, pertinent i no excessiva en relació amb l’interès públic que la justifiqui.

II Criteris i recomanacions per a la fase de redacció

Criteris generals

2.1. L’òrgan o la institució que insti la inserció d’edictes en el Butlletí Oficial de les Illes Balears ha de publicar només les dades de les persones afectades que siguin indispensables per a l’acompliment de la finalitat pretesa.

2.2. Sempre que sigui possible, es recomana la dissociació de dades personals de manera que la informació no pugui ser associada a una persona identificada o identificable, d’acord amb allò que preveu l’article 3, apartat f), de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre. En aquest sentit, s’aconsella evitar la publicació de manera conjunta de números identificatius, com el DNI o l’afiliació a la Seguretat Social, amb la identificació completa de la persona afectada. En cas que hi hagi de figurar un número identificatiu conjuntament amb la identificació de la persona afectada, es recomana que aquesta es limiti a les seves inicials.

2.3. El sumari dels textos objecte de publicació en el Butlletí Oficial de les Illes Balears no ha de contenir dades protegides de caràcter personal (article 10.2 del Decret 68/2012).

2.4. En els supòsits en què, d’acord amb l’article 59.5 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú, s’hagi de practicar la notificació mitjançant edictes en el Butlletí Oficial de les Illes Balears, es recomana que només inclogui les dades personals que siguin estrictament necessàries. En aquest sentit, s’aconsella no publicar dades com el domicili de la persona afectada, tret que hi hagi una relació directa amb l’activitat administrativa amb la qual es relaciona la notificació.

2.5. S’han de tenir en compte les mesures d’especial protecció previstes en la normativa de protecció de dades per a determinades matèries. Concretament, l’article 7 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, regula les dades especialment protegides i el títol VIII del Reglament de desplegament de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, estableix les mesures de seguretat en el tractament de dades personals, que poden ser de caràcter bàsic, mitjà o alt. Cal destacar, com a dades especialment protegides, les que figurin en els següents fitxers o tractaments de dades personals:

1. Els relatius a la comissió d’infraccions administratives o penals.

2. Aquells els responsables dels quals siguin administracions tributàries i es relacionin amb l’exercici de les seves potestats tributàries.

3. Els que contenguin un conjunt de dades de caràcter personal que ofereixin una definició de les característiques o de la personalitat dels ciutadans i que permetin avaluar determinats aspectes de la seva personalitat o comportament.

4. Els que es refereixin a dades d’ideologia, afiliació sindical, religió, creences, origen racial, salut o vida sexual.

5. Els que contenguin o es refereixin a dades obtingudes per a fins policials sense consentiment de les persones afectades.

6. Els que contenguin dades derivades d’actes de violència de gènere.

S’aconsella no incloure dades de caràcter personal relatives a aquestes matèries en els documents objecte de publicació, excepte en el cas que hi hagi habilitació legal expressa. Si és estrictament necessari s’han de tenir en compte les recomanacions següents:

1. Procedir a la dissociació de les dades conformement al punt 3.4 d’aquesta circular, de manera que aquestes no puguin ser identificables.

2. Evitar la publicació del contingut íntegre de l’acte administratiu, i substituir-la per una indicació del contingut de l’acte i del lloc on les persones interessades poden comparèixer, en el termini que s’estableixi, per conèixer el contingut íntegre de l’acte esmentat i perquè quedi constància d’aquest coneixement, d’acord amb l’article 61 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre.

Criteris específics

2.6. Quan es tracti de dades de procediments relatius a la comissió d’infraccions administratives o penals, s’ha de tenir en compte que l’article 37.3 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, estableix que l’exercici del dret d’accés a documents de caràcter sancionador està limitat als seus titulars, i no hi poden accedir terceres persones. A més, l’article 7.5 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, estableix que les dades personals relatives a la comissió d’infraccions penals o administratives només es poden incloure en fitxers de les administracions públiques en els termes prevists en la seva normativa reguladora específica. En aquests casos, es recomana seguir les indicacions exposades en el punt anterior. S’ha de tenir en compte, però, que com a mínim s’ha d’indicar el precepte i el text legal en què la conducta està tipificada.

2.7. En els procediments selectius i de concurrència competitiva —com els processos selectius per a l’ingrés d’empleats públics i de provisió de llocs de treball, els relatius a l’obtenció de premis i beques, els procediments de contractació administrativa, l’obtenció de places en col·legis públics o concertats i a la Universitat de les Illes Balears i, en general, els procediments en què, atesa l’existència d’una pluralitat de participants i un nombre limitat de places o crèdits, aquests s’hagin d’assignar segons la valoració d’uns mèrits o requisits— l’apartat b) de l’article 59.6 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, estableix l’obligatorietat de substituir la notificació individual per la publicació en el diari oficial que correspongui. En cas que aquesta publicació inclogui dades de caràcter personal, l’òrgan administratiu competent ha de valorar les recomanacions següents:

1. Limitar la publicació de dades personals al mínim indispensable, en la resolució final del procediment.

2. No publicar en el Butlletí Oficial de les Illes Balears els actes de tràmit referents a aquests tipus de procediments, tret que la normativa reguladora específica disposi una altra cosa. Aquesta publicació pot ser substituïda per la utilització d’àrees d’accés restringit en portals web institucionals.

3. Evitar la publicació de les dades de les persones que hagin participat en aquests procediments i no n’hagin resultat beneficiàries o adjudicatàries.

4. S’haurà de tenir especial cura quan la publicació incorpori dades personals especialment protegides. Quan es tracti de procediments selectius per a l’accés a la funció pública, amb referència al torn de reserva per a persones discapacitades, cal tenir en compte que aquesta condició és una dada relativa a la salut. En aquest cas, s’aconsella a l’òrgan competent que es limiti a indicar en la resolució final les persones que han obtingut plaça per aquest torn, sense fer referència al tipus ni al grau de discapacitat. En els procediments d’obtenció de places en col·legis públics o concertats, quan es valorin dades de la salut dels alumnes, relatives a l’existència de discapacitats físiques o sensorials, es recomana publicar la informació mínima indispensable relativa a aquestes dades.

5. En la publicació de resolucions de procediments de concessió de subvencions, es recomana incloure únicament la identificació de les persones beneficiàries, amb indicació del nom i els llinatges, i, si s’escau, la quantitat concedida i la puntuació obtinguda. Així mateix, es recomana a l’òrgan competent que adopti les mesures oportunes en relació amb la publicació en el Butlletí Oficial de les Illes Balears de dades especialment protegides que poden figurar en aquests tipus d’expedients, com les relatives a la discapacitat de les persones beneficiàries, la pertinença a minories racials o circumstàncies relatives a la violència de gènere.

2.8. Quan la publicació de documents en el Butlletí Oficial de les Illes Balears es faci amb fins estadístics, es recomana ometre les dades personals que puguin contenir, tret que la persona o persones afectades manifestin el seu consentiment.

2.9. Pel que fa a les actes de sessions d’òrgans col·legiats, se n’hauria d’evitar la publicació quan contenguin dades de caràcter personal que no siguin la identificació dels membres, de la persona que aixeca l’acta o d’altres que hi intervenguin per raó del seu càrrec, tret que ho autoritzi una llei.

III. Criteris i recomanacions per a la fase de publicació i posterior

3.1. En cas que sigui imprescindible incloure dades de caràcter personal en els documents objecte de publicació en el Butlletí Oficial de les Illes Balears, és necessari que l’òrgan administratiu corresponent adopti les mesures adequades per tal de protegir i evitar l’accés indiscriminat a aquestes dades.

3.2. Els documents publicats en l’edició electrònica del Butlletí Oficial de les Illes Balears (format PDF “oficial i autèntic”) tenen la condició d’inalterables i, per tant, no es poden eliminar ni modificar les dades personals que contenguin. Per aquesta raó, s’ha de publicar el contingut mínim possible perquè compleixin els seus fins. No obstant això, s’ha dotat l’aplicació de tramesa telemàtica de documents (aplicació informàtica “Edictes”) d’un mecanisme que eviti la indexació d’aquests documents per part dels robots i cercadors d’Internet.

3.3. Sempre salvaguardant la integritat i inalterabilitat de la versió oficial i autèntica del Butlletí (format PDF) s’ha previst la possibilitat d’ocultar les dades de caràcter personal contingudes en la publicació emmagatzemada en format HTML o altres formats accessoris de consulta, quan ja no sigui necessària o pugui causar perjudicis a l’afectat. Això s’ha de poder dur a terme prèviament, a sol·licitud de l’òrgan que n’ordena la inserció, o posteriorment, com a conseqüència d’una petició de la persona interessada o d’una reclamació davant l’Agència Espanyola de Protecció de Dades. Aquesta modificació no ha d’afectar els documents originals publicats en format PDF, que mantindran el seu contingut original, però al quals, això sí, s’aplicaran uns filtres que dificultaran les tasques dels motors de cerca d’Internet (cercadors).

3.4. L’eina consisteix en dos botons:

• Marca text com a dades personals amb caràcter immediat (marca vermella). Les dades esdevenen inaccessibles immediatament per als cercadors d’Internet i s’oculten en els formats de consulta, és a dir, no oficials ni autèntics (tots menys la versió PDF).

• Marca text com a dades personals amb caducitat (marca groga). Les dades esdevenen inaccessibles per als cercadors d’Internet i s’oculten en els formats de consulta, és a dir, no oficials ni autèntics, una vegada transcorregut el termini de tres mesos.

IV. Difusió i publicació

Aquesta circular ha de ser objecte de publicació en la seu electrònica de l’Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears i en els altres mitjans que aquest òrgan administratiu consideri oportuns. Així mateix, es proposa que el conseller de Presidència ordeni publicar-la en el Butlletí Oficial de les Illes Balears.

Palma, 8 de gener de 2013

 

 La secretària general

  Catalina Ferrer i Bover