Plataforma Cisco Webex
Introducción
El sistema Webex permite organizar videoconferencias de hasta 1000 participantes a través de un servidor externo a la CAIB, propiedad de la empresa Cisco. El sistema proporciona muchas opciones como son la compartición de escritorio, mensajería instantánea, grabación de las sesiones, etc. Una de las ventajas principales es el acceso de los participantes mediante diferentes dispositivos, que son:
- Ordenador con webcam (acceso a una URL a través de navegador de Internet).
- Teléfono móvil (es necesario tener instalado el programa gratuito Cisco Webex Meetings).
- Equipo de sala.
- Teléfono fijo (solo voz).
Seguridad
Aunque hay diversos sistemas de videoconferencia de grupo al alcance del usuario (Zoom, Whatsapp, etc.), se considera que el sistema Cisco Webex cumple unos requisitos mínimos de seguridad (bloqueo de sala virtual, grabación de las sesiones, etc.).
Alta de usuarios
Para poder llevar a cabo una videoconferencia Webex, es necesario que el organizador de la reunión esté dado de alta en el sistema, aunque no és necesario que el resto de participantes lo esté.
Cada alta tiene un coste económico asociado, por tanto, en la medida de lo posible, es importante optimizar las peticiones procedentes de un mismo organismo, intentando compartir cuentas de usuario entre diferentes personas.
Las altas se pueden pedir a la dgtic a través de Pinfo o de petición validada por el secretario general de la conselleria. Una vez procesada la petición, se asigna el rol de usuario al solicitante y se le envía un correo electrónico automático, a través de cual puede activar su cuenta. A continuación se muestra el cuerpo de este mensaje:
Después de pulsar el botón de activación, el sistema pide la creación de una contraseña, que será la que el usuario tendrá que utilizar cada vez que se conecte a la plataforma.
Funcionamiento básico del sistema
El acceso a la gestión del sistema se hace a través de la URL:
Pulsar sobre Iniciar sesion (botón azul en la esquina superior derecha). Una vez introducido el correo electrónico y la contraseña, se nos muestra la página pricipal de nuestra cuenta Webex:
Vemos un menú de opciones en el lado izquierdo, el cuerpo principal referido a nuestra sala personal, con las reuniones planificadas, y una serie de opciones de configuración de la cuenta en la esquina superior derecha (idioma, vista, perfil, etc.). A la derecha también tenemos accesos directos a las últimas salas personales a las cuales nos hemos conectado.
Cada usuario dispone de una sala personal, a la que puede acceder de manera inmediata pulsando el botón verde o a través de la URL:
https://caib.webex.com/meet/nombre_usuario
Los demás partipantes entran en la reunión a través la misma URL. Lógicamente, es necesario que el organizador haya dado a conocer esta URL, pero se trata de un formato sencillo e invariable, de manera que este traspaso de información solo es necesario la primera vez que nos conectamos a la sala.
En la parte derecha del botón verde hay una flecha que despliega un menú. Ahí podremos escoger si queremos hacer el acceso a la sala a través de la aplicación (Webex Meetings) o vía navegador. Por defecto tenemos seleccionada la primera opción, que es la recomendada. En caso de no tener dicho programa instalado, se descargará y se instalará. Pasará lo mismo si accedemos como invitados, tendremos que elegir si queremos instalar el programa o si queremos entrar mediante navegador de internet.
Si queremos entrar en una sala Webex a través de teléfono móvil, como hemos dicho antes, hará falta tener instalado el programa gratuito Cisco Webex Meetings. Simplemente tendremos que ejectutarlo e indicar el nombre_usuario o URL, si disponemos de ella.
El acceso vía teléfono fijo también es posible, lógicamente sin imagen, marcando los números que se indican en la entrada "Más formas de unirse", justo encima del botón verde de la página principal. En este apartado también muestra el dirección URI que tenemos que introducir si queremos conectarnos mediante un equipo de sala, que sería:
nombre_usuario@caib.webex.com
Planificación de reuniones
Anteriormente se ha explicado la forma de poner en marcha sesiones de manera inmediata. También es posible planificarlas para un cierto día y hora. Haciéndolo de este modo, el sistema envía un correo electrónico automático a cada persona que ha sido invitada, donde se indica el enlace a una URL creada específicamente para la reunión.
Para programar una reunión, pulsaremos el botón Planificar (a la derecha del botón verde). Iremos a parar a una página de este estilo:
La primera opción (Tipo de reunión) la dejaremos tal como está. La siguiente (Tema) es de cumplimentación obligatoria, y sirve para indicar un título que se incluirá en los correos que recibirán los invitados.
La contraseña no es necesario modificarla. A continuación, tenemos que indicar la fecha, hora y duración prevista de la reunión. El botón Repetición es útil si estas sesiones referidas a un mismo tema tienen que planificarse periódicamente.
Finalmente, tenemos que incluir las direcciones de correo de los asistentes. El sistema enviará un correo automático a cada uno de ellos, donde se citarán las diferentes maneras de acceder a la reunión (PC, móvil, equipo de videoconferencia y teléfono fijo).
Dentro del apartado de Opciones avanzadas, podemos modificar algunos parámetros referidos al audio y a la propia planificación de la reunión.
Comentar que el enlace que se envía a los invitados para acceder sigue estando activo fuera de los límites horarios de la reunión (tanto antes como después). Ahora bien, tal como se ha indicado antes, los invitados no podrán acceder si el anfitrión no está presente.
Preferencias
El sistema dispone de opciones diversas para ajustarse a la forma de trabajar de cada usuario. En el lado izquierdo de nuestra página Webex, podemos ir a Preferencias para visualizarlas y modificarlas. Nos aparecerá una página con cuatro pestañas:
- General: zona horaria e idioma.
- Sala Personal: aquí podremos modificar el nombre de la sala, la URL, el PIN para entrar desde un equipo de sala, así como otras opciones interesantes que nos permiten bloquear el acceso a la sala pasado un cierto tiempo, y recibir un correo de aviso si alguien entra en nuestra sala sin nuestra presencia. También tenemos la posibilidad de ceder a otra persona la organización de reuniones en nuestra sala (tiene que estar dada de alta como usuaria del sistema).
- Audio y vídeo: podemos establecer tonos y tipos de conexión de audio, así como indicar otros sistemas de videoconferencia asociados a nuestra cuenta.
- Planificación: podemos activar la recepción del correo de invitación (por defecto, el organizador no lo recibe), compartir la grabación y dar permiso de planificación a otros usuarios.
Sala Personal
La sala personal, por defecto, es del estilo:
https://caib.webex.com/meet/nom_usuari
Recomendamos, en el caso que se utilice para reuniones departamentales con personal externo como, por ejemplo, mesas de contratación o comisiones de valoración, sustituir el enlace de la sala personal por un nombre que identifique el departamento o función asignada a este tipo de reuniones. Por ejemplo:
https://caib.webex.com/meet/contractació_SGAAPP
identificaría al departamento de contratación de la conselleria de administraciones públicas.
Esta modificación puede hacerse tal como se explica en el apartado anterior de Preferencias.