Plataforma Cisco Webex
Introducció
El sistema Webex permet organitzar videoconferències de fins a 1000 participants a través d'un servidor extern a la CAIB, propietat de l'empresa Cisco. El sistema dóna moltes opcions com són la compartició d'escriptori, missatgeria instantània, gravació de les sessions, etc. Un dels avantatges principals és l'accés dels participants mitjançant diferents dispositius, que són:
- Ordinador amb webcam (accés a una URL a través de navegador d'internet).
- Telèfon mòbil (és necessari tenir instal·lat el programa gratuït Cisco Webex Meetings).
- Equip de sala.
- Telèfon fix (només veu).
Seguretat
Encara que hi ha diversos sistemes de videoconferència de grup a l'abast dels usuaris (Zoom, Whatsapp, etc.) , es considera que el sistema Cisco Webex compleix uns requisits mínims de seguretat (bloqueig de sala virtual, gravació de les sessions, etc.).
Alta d'usuaris
Per poder dur a terme una videoconferència Webex, és necessari que l'organitzador de la reunió estigui donat d'alta al sistema, encara que això no fa falta que la resta dels participants hi estigui.
Cada alta té un cost econòmic, per tant, en la mesura que sigui possible, és important optimitzar les peticions d'alta procedents d'un mateix organisme, intentant compartir comptes d'usuari entre diferents persones.
Les altes se poden demanar a la dgtic a través de Pinfo o de petició validada pel secretari general de la conselleria. Una vegada processada la petició, s'assigna el rol d'usuari al sol·licitant i se li envia un correu electrònic automàtic, a través del qual pot activar el seu compte. Aquet és el cos de missatge:
Després de polsar el botó d'activació, el sistema demana la creació d'una contrasenya, que serà la que haurà d'emprar l'usuari cada vegada que se connecti a la plataforma.
Funcionament bàsic del sistema
L'accés a la gestió del sistema se fa a través la URL:
Pitjar sobre Iniciar sesión (botó blau al cantó superior dret). Una vegada introduït el correu electrònic i la contrasenya, se'ns mostra la pàgina principal del nostre compte Webex:
Veim un menú d'opcions a la banda esquerra, el cos principal referit a la nostra sala personal, amb les reunions planificades, i una sèrie d'opcions de configuració del compte al cantó superior dret (idioma, vista, perfil, etc.). A la dreta també tenim accessos directes a les darreres sales personals a les quals hem entrat.
Cada usuari disposa d'una sala personal, a la qual pot accedir de manera immediata polsant el botó verd o a través de la URL:
https://caib.webex.com/meet/nom_usuari
Els altres participants poden assistir a la reunió a través de la mateixa URL. Lògicament, és necessari que l'organitzador hagi donat a conèixer aquesta URL, però se tracta d'un format senzill i invariable, de manera que aquest traspàs d'informació només és necessari la primera vegada que ens connectam a la sala.
A la part dreta del botó verd hi ha una fletxa que desplega un menú. Aquí podem triar si volem fer l'accés a la sala a través de l'aplicació (Webex Meetings) o via navegador. Per defecte tenim seleccionada la primera opció, que és la recomanada. En cas de no tenir l'aplicació instal·lada, se descarregarà i s'instal·larà. Passarà el mateix si accedim com a convidats, haurem de triar si volem instal·lar el programa o si volem entrar a la sala mitjançant un navegador d'internet.
Si volem fer l'accés a una sala Webex través de telèfon mòbil, com hem dit abans, hem de menester tenir instal·lat el programa Cisco Webex Meetings. Simplement l'hem d'executar i indicar el nom_usuari o la URL, si disposam d'ella.
L'accés via telèfon fix també és possible, lògicament sense imatge, marcant els números que s'indiquen a l'entrada "Más formas de unirse", just a damunt el botó verd de la plana principal. En aquest apartat també se mostra l'adreça URI que hem d'introduir si volem connectar-nos mitjançant un equip de sala, que seria:
nom_usuari@caib.webex.com
Planificació de reunions
Anteriorment s'ha explicat la manera de posar en marxa sessions de manera immediata. També és possible planificar-les per a un cert dia i hora. Fent-ho d'aquesta manera, el sistema envia un correu automàtic a cada persona que s'ha convidat, on s'indica l'enllaç a una URL creada específicament per a la reunió.
Per programar una reunió, podem polsar el botó Planificar (al costat del botó verd). Anirem a parar a una pàgina d'aquest estil:
La primera opció (Tipo de reunión) l'hem de deixar com està. La següent (Tema) és de complimentació obligatòria i serveix per indicar un títol que s'inclourà als correus electrònics que rebran els convidats.
La contrasenya no fa falta modificar-la. Seguidament hem d'indicar la data, hora i duració de la reunió. El botó Repetición és útil si aquestes reunions referides a un mateix tema s'han de planificar de manera periòdica.
Finalment, hem d'incloure les adreces de correu electrònic dels assistents. El sistema enviarà automàticament un correu a cadascun d'ells, on s'indicaran les diferents maneres d'accedir a la reunió (PC, mòbil, equip de videoconferència i telèfon fix).
Dins l'apartat de Opciones avanzadas, podem modificar alguns paràmetres referits a l'audio i a la pròpia planificació de la reunió.
Esmentar que l'enllaç que s'envia als convidats per accedir segueix estant actiu fora dels límits horaris de la reunió (tant abans com després). Ara bé, tal com s'ha dit abans, els convidats no hi podran accedir si l'amfitrió no hi és present.
Preferències
El sistema disposa d'opcions diverses per ajustar-se a la manera de fer feina de cada usuari. A la part esquerra de la nostra pàgina Webex, podem anar a Preferencias per visualitzar-les i modificar-les. Ens apareixerà una pàgina amb quatre pestanyes:
- General: zona horària i idioma.
- Sala Personal: aquí podrem modificar el nom de la sala, la URL, el PIN per entrar des d'un equip de sala, així com altres opcions interessants que ens permeten bloquejar l'accés a la sala passat un cert temps, i rebre un correu d'avís si algú entra a la nostra sala sense la nostra presència. També tenim la possibilitat de cedir a una altra persona l'organització de reunions a la nostra sala (ha d'estar d'alta com a usuària del sistema).
- Àudio i vídeo: podem establir tons i tipus de connexió d'àudio, així com indicar altres sistemes de videoconferència associats al nostre compte.
- Planificació: podem activar la recepció del correu d'invitació (per defecte, l'organitzador no el rep), compartir la gravació i donar permís de planificació a altres usuaris.
Sala Personal
La sala personal, és per defecte, de l'estil:
https://caib.webex.com/meet/nom_usuari
Recomanam, en el cas que s'empri per reunions departamentals amb personal extern, com per exemple, meses de contractació, o comissions de valoració, substituir l'enllaç de la sala personal per un nom que identifiqui el departament o la funció assignada a aquest tipus de reunions. Per exemple::
https://caib.webex.com/meet/contractació_SGAAPP
identificaria el departament de contractació a la conselleria d'administracions públiques.
Aquesta modificació es pot fer segons l'indicat a l'apartat anterior de Preferències.