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    <env:dataRegistre>2021-10-08</env:dataRegistre>
    <env:sumariEnviament rdf:parseType="Literal">![CDATA[Acuerdo plenario de 30.09.21 por el que aprueba el Registro de actos automatizados del Ajuntament de Calvià]]</env:sumariEnviament>
    <env:lang>es</env:lang>
    <env:numPaginaFinal rdf:parseType="Literal">41385</env:numPaginaFinal>
    <env:contingut rdf:parseType="Literal">![CDATA[&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;span style="color:#000000"&gt;Por la corporación plenaria en sesión de día 30 de septiembre actual, se adoptó el acuerdo que se transcribe con el objeto de aprobar la creación del Registro de actos automatizados del Ajuntament de Calvià. &lt;/span&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="text-align:center"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;“&lt;strong&gt;Propuesta de acuerdo de Pleno relativa a la aprobación del Modelo y Política de Gestión de Documentos y Expedientes Electrónicos del Ayuntamiento de Calvià.&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;strong&gt;&lt;span style="font-family:&amp;quot;Times New Roman&amp;quot;,Times,serif"&gt;Hechos&lt;/span&gt;&lt;/strong&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:&amp;quot;Times New Roman&amp;quot;,Times,serif"&gt;&lt;strong&gt;Primero&lt;/strong&gt;. La Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos establece los conceptos relacionados con el desarrollo de políticas de gestión de documentos electrónicos, identifica los procesos de la gestión de documentos en el marco de la administración electrónica y establece los principios necesarios para el desarrollo y aplicación de políticas de gestión de documentos electrónicos por parte de todos los órganos de la Administración y Entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes de aquélla.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:&amp;quot;Times New Roman&amp;quot;,Times,serif"&gt;En este sentido, el Ayuntamiento de Calvià quiere responder a los requerimientos legislativos y organizacionales con la elaboración de un Modelo y política de gestión de documentos del Ayuntamiento de Calvià que recoge el conjunto de normas que crean el Sistema de Gestión de Documentos de la organización, para asegurar la gestión eficiente y responsable de los documentos y expedientes producidos y recibidos por el Ayuntamiento, garantizando su acceso y usabilidad durante todo su ciclo de vida.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:&amp;quot;Times New Roman&amp;quot;,Times,serif"&gt;&lt;strong&gt;Segundo&lt;/strong&gt;. El informe, de día 21 de septiembre de 2021, emitido por el técnico superior en archivística y gestión documental sobre la aprobación del Modelo y política de gestión de expedientes y documentos electrónicos del Ayuntamiento de Calvià.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:&amp;quot;Times New Roman&amp;quot;,Times,serif"&gt;Por todo ello, propongo al Pleno que adopte el siguiente &lt;/span&gt;&lt;strong&gt;Acuerdo&lt;/strong&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;Primero&lt;/strong&gt;. Aprobar el Modelo y política de gestión de expedientes y documentos electrónicos del Ayuntamiento de Calvià, que se adjunta a la propuesta.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;Segundo&lt;/strong&gt;. Publicar en la Sede Electrónica municipal el presente acuerdo y el Modelo y política de gestión de expedientes y documentos electrónicos del Ayuntamiento de Calvià.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt; &lt;/p&gt;

&lt;p style="text-align:center"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Calvià, documento firmado electrónicamente &lt;em&gt;(7 de octubre de 2021)&lt;/em&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="text-align:center"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;El alcalde&lt;span style="display:block; line-height:1.6; margin-bottom:0px; margin-top:0px"&gt; &lt;/span&gt;&lt;/strong&gt;Alfonso L. Rodríguez Badal&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt; &lt;/p&gt;

&lt;p style="text-align:center"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;ANEXO I&lt;span style="display:block; line-height:1.6; margin-bottom:0px; margin-top:0px"&gt; &lt;/span&gt;&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;MODELO Y POLÍTICA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES Y DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DEL AYUNTAMIENTO DE CALVIÀ. MANUAL DE GESTIÓN&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;strong&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;CONTENIDOS&lt;/span&gt;&lt;/strong&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;1. El Manual de gestión de documentos del Ayuntamiento de Calvià&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;1.1. Objeto y definición&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;1.2. Alcance&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;1.3. Aprobación y publicación&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;div style="page-break-after:always"&gt;&lt;span style="display:none"&gt;&amp;nbsp;&lt;/span&gt;&lt;/div&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;2. Definición de responsabilidades&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;2.1. La Comisión de Gestión de la Información&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;2.2. El responsable de Gestión Documental y Archivo&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;2.3. Los responsables internos o departamentales de gestión documental&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;3. Instrumentos técnicos&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;4. El Archivo del Ayuntamiento de Calvià&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;4.1. Archivo físico&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;4.2. Archivo electrónico&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;5. Los documentos&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;5.1. Datos mínimos en el contenido de los documentos creados por el Ayuntamiento&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;5.2. Documentos recibidos de terceros y digitalizaciones&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;5.3. Nombres de los archivos electrónicos (documentos creados, recibidos de terceros o digitalizados)&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;5.4. Versiones de los documentos. Borradores y definitivos. Originales y copias&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;5.5. Metadatos mínimos de los documentos de los expedientes ubicados en la Plataforma&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;5.6. Metadatos mínimos de los documentos ubicados en el repositorio interno virtual&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;5.7. Programas de edición de los documentos&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;6. Gestión de las plantillas, formularios y modelos de documentos&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;7. Documentación de consulta y otros recursos de información compartidos de las unidades&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;8. La unidad de gestión documental: el expediente&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;8.1. Metadatos mínimos de los expedientes de la Plataforma corporativa de gestión de expedientes&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;8.2. Metadatos mínimos de los expedientes del repositorio interno de cada unidad&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;9. El Cuadro de clasificación. Estructura fija de carpetas en el repositorio interno de cada unidad&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;10. Inicio de los expedientes&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;10.1. Expedientes electrónicos: íntegros y completos&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;10.2. Inicio de los expedientes electrónicos en la Plataforma&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;10.3. Inicio de los expedientes electrónicos en el repositorio interno de cada unidad&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;10.4. Apertura de los expedientes en papel&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;11. Tramitación y seguimiento de los expedientes&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;12. El cierre de los expedientes&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;12.1. Cierre y archivo de los expedientes en papel&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;12.2. Finalización de expedientes electrónicos ubicados en la Plataforma&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;12.3. Finalización de expedientes ubicados en el repositorio interno&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;13. Transferencia de expedientes (electrónicos y en papel) al archivo histórico&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;14. Consultas y préstamos de expedientes cerrados&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;15. Salida de expedientes en papel fuera del Ayuntamiento y remisión de expedientes electrónicos a otras administraciones&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;16. Eliminaciones&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;17. Gestión del correo electrónico&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;div style="page-break-after:always"&gt;&lt;span style="display:none"&gt;&amp;nbsp;&lt;/span&gt;&lt;/div&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;1. El Manual de gestión de documentos del Ayuntamiento de Calvià&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;1.1. Objeto y definición&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;span style="color:#000000"&gt;El Manual de gestión de documentos del Ayuntamiento de Calvià recoge el conjunto de normas que crean el Sistema de Gestión de Documentos de la organización para asegurar la gestión eficiente y responsable de los documentos y expedientes producidos y recibidos por el Ayuntamiento, garantizando su acceso y usabilidad durante todo su ciclo de vida.&lt;/span&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;1.2. Alcance&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Este Manual es aplicable a la totalidad de documentos producidos y / o recibidos por el Ayuntamiento en el ejercicio de sus funciones y actividades.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Todo el personal del Ayuntamiento queda sujeto a las normas recogidas en este Manual en todo lo relacionado con la gestión de los expedientes y los documentos que los componen.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;1.3. Aprobación y publicación&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Este Manual ha sido elaborado con la colaboración y participación del personal del Ayuntamiento, ha sido revisado por la Comisión de Gestión de la Información de la corporación y debe ser aprobado por el Plenario.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Se publicará una copia siempre actualizada de este Manual en el espacio común que la Comisión determine y que esté al alcance de todo el personal. Se proporcionará un ejemplar de este Manual a todos los nuevos trabajadores en el momento de su incorporación, a los que además se les impartirá la oportuna formación.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;2. Definición de responsabilidades&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;2.1. La Comisión de Gestión de la Información&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;La Comisión de Gestión de la Información es el equipo de trabajo que asume el gobierno del Sistema de Gestión de Documentos recogido en este Manual. Este equipo de trabajo estará formado por diferentes perfiles, representativos de las diversas áreas funcionales del Ayuntamiento, y recogerá las distintas sensibilidades y necesidades sobre la gestión de la información en la corporación.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Esta Comisión estará formada por:&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Un representante de Transparencia.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Un representante de Organización.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Un representante de Secretaría.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Un representante de Servicios Jurídicos.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Un representante de Nuevas Tecnologías.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Un representante de Administración Electrónica.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Un representante de la Comisión de Seguridad.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;El responsable de Gestión Documental y Archivo.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:&amp;quot;Times New Roman&amp;quot;,Times,serif"&gt;Adicionalmente, para realizar tareas de valoración, selección y eliminación de documentos, podrá contar con:&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:&amp;quot;Times New Roman&amp;quot;,Times,serif"&gt;Un historiador especialista en historia contemporánea.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Un jefe de servicio / unidad, o una persona en la que delegue, como conocedor de las series documentales a valorar.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:&amp;quot;Times New Roman&amp;quot;,Times,serif"&gt;La Comisión estará presidida por el Teniente de alcalde que tenga el área funcional asignada, que será el responsable de aprobar las propuestas que la Comisión le plantee.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:&amp;quot;Times New Roman&amp;quot;,Times,serif"&gt;La Comisión se reunirá como mínimo una vez al año. Sus funciones son:&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:&amp;quot;Times New Roman&amp;quot;,Times,serif"&gt;Nombrar un responsable de Gestión Documental y Archivo en el Ayuntamiento de Calvià.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Realizar el seguimiento de la implantación del Sistema de Gestión de Documentos recogido en este Manual.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Revisar, modificar y actualizar, cuando proceda, las normas e instrumentos recogidos y creados por este Manual.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Establecer los formatos obligatorios y / o prioritarios para asegurar la preservación de los documentos digitales producidos y recibidos por el Ayuntamiento.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Calificar y establecer períodos de conservación o, en su caso, de selección y eliminación de documentos, junto con las unidades propietarias de los procesos afectados, de acuerdo con lo establecido en este Manual.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Asegurar la coordinación de sus actuaciones y decisiones con la Comisión de Seguridad de la Información del Ayuntamiento de Calvià.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Crear los grupos de trabajo ad hoc para realizar cualquiera de sus competencias asignadas o incorporar a cualquier experto que estime necesario.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Comunicar los cambios y realizar las actuaciones necesarias para asegurar que todos los trabajadores del Ayuntamiento queden informados de las modificaciones realizadas.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Impulsar las acciones formativas oportunas para asegurar que todos los usuarios de este Manual reciban el entrenamiento necesario para aplicarlo en su día a día.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Establecer los canales de comunicación oportunos para que los usuarios puedan exponer sus dudas o sugerencias y reciban el apoyo necesario en materia de gestión de la información.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;De cada reunión se levantará la correspondiente acta para documentar convenientemente la toma de decisiones y los criterios establecidos en materia de gestión documental. El responsable de Gestión Documental y Archivo del Ayuntamiento será el encargado de levantar las actas de la Comisión y de llevar el oportuno Libro de actas.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;2.2. El responsable de Gestión Documental y Archivo&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;La Comisión de Gestión de la Información nombrará un responsable de Gestión Documental y Archivo y al menos un sustituto.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Como responsable técnico del Sistema tendrá formación especializada en gestión documental. Sus funciones son:&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Apoyar a los trabajadores del Ayuntamiento en la implantación del Sistema recogido en este Manual.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Informar a la Comisión de Gestión de la Información sobre cualquier asunto en materia de gestión documental que requiera el establecimiento de criterios o la toma de decisiones por parte de la Comisión.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Mantener la integridad lógica del propio Manual, del Cuadro de clasificación y del resto de instrumentos técnicos creados y desarrollados a partir de este Manual, llevando los oportunos controles de cambios e históricos de versiones.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Velar por el cumplimiento de las normas de gestión documental y acompañar a los usuarios en su aplicación.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Impartir formación específica a los responsables departamentales de gestión documental de las diversas unidades del Ayuntamiento.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Coordinar y adecuar los criterios en materia de gestión documental recogidos en este Manual con los responsables departamentales.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Llevar el registro y control de los modelos y plantillas de documentos elaborados por las unidades.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Dar apoyo avanzado a los responsables departamentales y asistirlos en sus necesidades específicas.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Velar, junto con los responsables departamentales, por el uso correcto de los espacios que componen el Archivo físico y electrónico del Ayuntamiento y por la correcta transferencia periódica de los expedientes cerrados a estas ubicaciones seguras.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Proponer a la Comisión actuaciones en materia de calificación y expurgo documental.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Coordinar y controlar las eliminaciones de documentación, tanto en papel como electrónica, y velar por el correcto mantenimiento del Registro de eliminaciones del Ayuntamiento de Calvià.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Levantar y mantener las actas de la Comisión y darle apoyo y asistencia en todo lo que esta precise en materia de gestión documental.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;2.3. Los responsables internos o departamentales de gestión documental&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los jefes de servicio son los responsables internos de la gestión documental en sus unidades. La Comisión velará por que los responsables internos reciban la formación específica y adaptada a su perfil en el uso y aplicación de este Manual, para asegurar que las diversas unidades cumplan con las normas corporativas de gestión documental, adaptándolas a sus necesidades concretas y requisitos. Sus funciones son:&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Velar para que la información y documentación de su unidad se organice y gestione de acuerdo con las normas y criterios recogidos en este Manual.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Consensuar y coordinar, en su caso, criterios específicos de gestión documental junto con el responsable de Gestión Documental y Archivo.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Comunicar al responsable de Gestión Documental y Archivo la aprobación de las plantillas y modelos de documentos elaborados en cada unidad, para que dicho responsable las registre y proporcione el código apropiado.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Velar para que estas plantillas y modelos actualizados y de uso autorizado se publiquen, cuando proceda, en la Web y Sede electrónica del Ayuntamiento.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Asegurar que las unidades apliquen las normas de expurgo recogidas en este Manual, especialmente para la documentación de trabajo y de gestión interna.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Gestionar y centralizar las transferencias de los expedientes cerrados (físicos y electrónicos) en los espacios del Archivo General (físico y electrónico) del Ayuntamiento, con el apoyo e indicaciones del responsable de Gestión Documental y Archivo.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Asistir a los demás usuarios de su unidad en las normas de gestión documental del Ayuntamiento.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Coordinar, junto con el responsable de Gestión Documental y Archivo del Ayuntamiento, las acciones formativas necesarias para su unidad.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Informar al responsable de Gestión Documental y Archivo del Ayuntamiento sobre las incidencias, dudas o acciones y sugerencias de mejora del Sistema de Gestión de Documentos recogido en este Manual.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;3. Instrumentos técnicos&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los instrumentos técnicos son herramientas que tienen como finalidad poder llevar a cabo la implementación de la política de gestión documental. Estos instrumentos son de uso obligatorio y son elaborados por la Comisión de Gestión de la Información y aprobados por el teniente de alcalde que tenga el área funcional asignada.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Su publicación se hará de manera independiente a este manual y se mantendrán actualizados. El responsable de Gestión Documental y Archivo será el encargado de llevar a cabo los cambios acordados, velando para que se respete la integridad lógica de los instrumentos técnicos y llevando el oportuno control de las versiones. Igualmente, velará para que la última versión actualizada de estos esté publicada a disposición de todos los usuarios en el espacio destinado a almacenar los recursos compartidos de todo el Ayuntamiento.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los instrumentos técnicos son:&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Cuadro de clasificación funcional: estructura de categorías funcionales organizadas de manera codificada, jerárquica y lógica que recoge la totalidad de funciones, actividades, procedimientos y series documentales desarrolladas por el Ayuntamiento de Calvià en el cumplimiento de sus fines.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Vocabulario de metadatos: muestra los diferentes elementos a utilizar como metadatos y las reglas de uso semánticas, sintácticas y de obligatoriedad, de acuerdo con las necesidades de las diferentes unidades del Ayuntamiento y los criterios marcados por Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE).&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Cuadro de Conservación y Destrucción y de Acceso y Seguridad: para cada serie documental determina los períodos de retención y eliminación de los expedientes y documentos y los criterios sobre la aplicación de la normativa que rige el acceso a los documentos.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Catálogo de formatos documentales: formatos de los documentos electrónicos admitidos por el Ayuntamiento, tanto los creados internamente como los tramitados a través de Sede electrónica, de acuerdo con la Norma técnica de Interoperabilidad de Catálogo de Estándares.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Catálogo de Tipologías Documentales: lista estandarizada de la tipología de los diferentes documentos producidos y recibidos por el Ayuntamiento.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;4. El Archivo del Ayuntamiento de Calvià&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;El Archivo del Ayuntamiento de Calvià es único y está formado por los diversos espacios físicos y electrónicos destinados a conservar y custodiar de forma segura la documentación producida y recibida por la organización en el ejercicio de sus funciones y competencias.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;4.1. Archivo físico&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Está formado por toda la documentación en soporte papel y otros soportes físicos producida y recibida por el Ayuntamiento y se ubica en las dependencias de los servicios y oficinas del Ayuntamiento y en el depósito de Archivo General de la corporación.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;Expedientes activos en soporte físico&lt;/strong&gt;: cada área velará por la correcta organización e identificación de los expedientes físicos abiertos y en los que esté trabajando, asegurando la unidad e integridad de la documentación que los compone.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;Expedientes inactivos en soporte físico&lt;/strong&gt;: una vez cerrados los expedientes, se instalarán en cajas de archivo normalizadas, numeradas correlativamente e identificadas de acuerdo con lo dispuesto en el punto 13 de este Manual. Transcurridos al menos 5 años contados a partir de su fecha de cierre, se transferirán al Archivo General de acuerdo con las instrucciones que el Servicio de Archivo especifique.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;4.2. archivo electrónico&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Está formado por toda la documentación electrónica (nativa electrónica o digitalizaciones de documentos en papel) creada y recibida por el Ayuntamiento. El Archivo electrónico se ubica en:&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;La &lt;strong&gt;Plataforma de gestión de expedientes electrónicos corporativa&lt;/strong&gt; (en adelante, la Plataforma), donde se custodiarán los expedientes que recogen la documentación producida y recibida de acuerdo con el procedimiento administrativo común de las administraciones públicas y cualquier otra normativa de derecho público y privado que regule las actividades específicas propias de cada unidad, siempre sin perjuicio que además utilicen programas, aplicativos o bases de datos operacionales de control y gestión de estas actividades.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los &lt;strong&gt;espacios departamentales del repositorio interno virtual que el Ayuntamiento decida&lt;/strong&gt;, destinados a custodiar los expedientes que recogen la documentación interna y de gestión producida por cada unidad.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Al igual que en el caso de los expedientes físicos, se distingue:&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;Expedientes activos electrónicos&lt;/strong&gt;: sea cual sea su ubicación (repositorio interno virtual o Plataforma), se distinguirán y separarán claramente los expedientes electrónicos abiertos o en tramitación de los expedientes finalizados y cerrados. Esta metodología no sólo favorece la seguridad, sino que ayuda a organizar mejor el trabajo diario.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:80px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;- Expedientes activos ubicados en la Plataforma: según las funcionalidades de la aplicación, los expedientes activos que se custodien en la Plataforma estarán ubicados en un espacio diferenciado y / o identificados con estado de "abiertos". Una vez finalizados, se reubicarán en otro espacio diferenciado y / o se informará de su estado "cerrado".&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:80px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;- Expedientes activos ubicados en el repositorio interno virtual: estarán fácilmente accesibles en los directorios fijos, cuya estructura vendrá definida por el Cuadro de clasificación corporativo. Dentro de cada uno de estos directorios o carpetas fijas, los usuarios crearán los expedientes en carpetas de libre creación. Una vez finalizados, se reubicarán en un espacio diferenciado dentro del propio repositorio interno departamental (carpeta común identificada con el nombre "TANCATS"), donde permanecerán 3 años.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;Expedientes inactivos electrónicos&lt;/strong&gt;: mientras no exista una solución tecnológica específica con funcionalidades de Archivo Electrónico Histórico, los expedientes cerrados e inactivos electrónicos ubicados en la Plataforma permanecerán en este repositorio que garantizará, en cualquier caso, su custodia segura.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los expedientes cerrados en el repositorio interno virtual con fecha de cierre superior a 3 años se reubicarán, previo expurgo supervisado (punto 16 de este Manual), en un espacio diferenciado dentro de dicho repositorio (carpeta fija identificada con el nombre "HISTORIC ").&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los permisos de acceso a los expedientes ubicados en los espacios que recogen la documentación electrónica del Ayuntamiento de Calvià serán los adecuados a las necesidades de cada unidad y estarán definidos de forma consensuada por las unidades interesadas y por la Comisión de Gestión de la Información. Estos accesos deberán quedar convenientemente registrados y documentados y serán revisados ​​y aprobados por la Comisión de Seguridad de la Información del Ayuntamiento de Calvià.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;5. Los documentos&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;La creación de documentos responde a la necesidad de recoger en un soporte perdurable una información y asegurar su conservación a lo largo del tiempo.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Con carácter general y siempre que sea posible, todos los documentos, cualquiera que sea su soporte (papel o electrónico) y formato (DIN-A4, Excel, Word, PowerPoint, PDF, JPEG, MP4, etc.) deben pertenecer a un expediente, tal como se recoge en el punto 8 de este Manual.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;5.1. Datos mínimos en el contenido de los documentos creados por el Ayuntamiento&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;La Comisión de Gestión de la Información establecerá las oportunas instrucciones para fijar los datos mínimos que deben contener los documentos, tanto electrónicos en cualquier formato como en soporte físico. Estos datos son independientes del nombre del archivo. Como mínimo, la Comisión tendrá en cuenta el siguiente contenido:&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;Fecha&lt;/strong&gt;: todos los documentos producidos y recibidos por el Ayuntamiento deberán estar fechados de acuerdo con las instrucciones que establezca la Comisión. Las fechas de los documentos de gestión interna se consignarán en el formato que más convenga según la naturaleza y contenido del documento. Ej .: "Calvià, 1 de agosto de 2020", "01/08/2020", etc.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;Título&lt;/strong&gt;: que incorporará, siempre que sea posible la tipología del documento. Ej .: "Acta de la Comisión de Seguridad de la Información", "Informe del proyecto ...", "Contrato para la realización del servicio ...", "Acuerdo de ...", "Escritura de poderes de ... "," Convenio entre ... ".&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;Unidad&lt;/strong&gt;: para la identificación del nombre completo de la unidad responsable de la creación del documento.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;Firmante/s del documento&lt;/strong&gt;: sea cual sea el medio de realización de la firma. Siempre que sea posible, también se identificará el firmante en los documentos internos, como mínimo con la consignación de su nombre y primer apellido.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;Autor material del documento, cuando proceda&lt;/strong&gt;: iniciales del nombre y apellido de la/s persona/s que lo ha mecanografiado o editado, situadas en un lugar discreto del documento. El autor material del documento puede no coincidir con el del firmante/s.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los modelos y plantillas de documentos que, en su caso, se utilicen para la creación de documentos deberán prever la incorporación de esta información en su contenido.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;5.2. Documentos recibidos de terceros y digitalizaciones&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los documentos recibidos de terceros se incorporarán, al igual que cualquier otro documento, en el expediente al que pertenezcan. El registro de los documentos de terceros en el Registro General de Entrada del Ayuntamiento se realizará de acuerdo con las instrucciones proporcionadas por la Secretaría.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Las notificaciones practicadas en el Ayuntamiento procedentes de otras administraciones, sea cual sea su formato (papel o electrónico) se registrarán en el Registro de Entrada.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los documentos recibidos de terceros se gestionarán de acuerdo con las siguientes normas:&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;Documentos electrónicos recibidos de terceros&lt;/strong&gt;, cualquiera que sea el canal de entrada: tras su paso por el Registro de Entrada, se cargarán tan pronto como sea posible en su correspondiente expediente en la Plataforma o en el repositorio interno virtual, según corresponda. Los usuarios destinatarios de las diferentes unidades del Ayuntamiento se encargarán de renombrar los archivos de acuerdo con las normas para los nombres de los ficheros recogidos en el punto 5.3 de este Manual.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;Si los documentos llegan en papel, serán sistemáticamente digitalizados con digitalización segura o certificada&lt;/strong&gt;, devolviendo el original en papel al ciudadano. Estos procesos se realizarán de acuerdo con lo previsto en las Normas técnicas de digitalización de documentos y de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, así como desde papel u otros medios físicos a formatos electrónicos.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Si esto no fuera posible, se procederá a su destrucción de forma segura, salvo en aquellos supuestos establecidos por la legislación vigente en los que se prevea la conservación de los originales en papel. En estos casos, los originales en papel se incorporarán inmediatamente a la carpeta física de expediente, de acuerdo con el punto 8 de este Manual.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;La digitalización simple o no certificada únicamente se podrá aplicar a aquella documentación histórica de la que se quiera tener copia simple digital por motivos de usabilidad, facilidad de acceso o preservación de los originales en papel. Dichos ficheros o escaneos simples se realizarán de acuerdo con las instrucciones y criterios que establezca el Servicio de Archivo.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;5.3. Nombres de los archivos electrónicos (documentos creados, recibidos de terceros o digitalizados).&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los nombres de los archivos (PDF o cualquier formato estable) correspondientes a los documentos electrónicos creados por el Ayuntamiento, recibidos de terceros o bien digitalizados, se consignarán de acuerdo con las siguientes reglas para optimizar su denominación y orientarla a futuras búsquedas.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Siempre que sea necesario y cuando la información no esté incluida en los metadatos (ej .: adjuntos en un correo electrónico o documentos digitalizados procedentes de escáneres), los documentos se renombrarán para que se adecuen a lo siguiente:&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Nombre del archivo breve, claro, autoexplicativo y bastante inteligible, evitando preposiciones y artículos (ej .: "de", "la", "el", "para", etc).&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Se utilizará preferentemente minúsculas, sin acentos, sin apóstrofes, sin guiones bajos, puntos, comas y sin ningún otro tipo de caracteres especiales (ej .: [ "·% #!? * '+ º ª].&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Las eles geminadas (letra "l·l") se consignarán como elle ( "ll"). Las eñes (letra "ñ") se consignarán como enes ( "n").&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Si el documento se refiere a un tercero (ciudadano, proveedores, otra AAPP, etc.), se incluirá su nombre en el nombre del propio archivo para facilitar las búsquedas posteriores.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Por el mismo motivo, si el documento tiene una clara tipología (ej .: factura, contrato, informe, acta, poderes, recibido, extracto, IRPF 145, convenio, solicitud, etc.) se incluirá también en el nombre del archivo.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Si fuera necesario indicar la fecha del documento en el nombre del archivo para facilitar las búsquedas o la ordenación de la documentación en el propio expediente, ésta se consignará en primer lugar y siempre en el formato AAAAMMDD.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;5.4. Versiones de los documentos. Borradores y definitivos. Originales y copias&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Siempre que sea posible, para el control de las versiones de los documentos se utilizarán los controles automáticos proporcionados por el repositorio interno virtual o por la Plataforma. Esto asegurará que &lt;strong&gt;la versión definitiva sea siempre la última versión&lt;/strong&gt;, por lo que no es necesario añadir ningún sufijo en el nombre del archivo que lo indique. Para evitar posibles confusiones a los expedientes de la Plataforma, se recomienda eliminar los borradores y dejar sólo las versiones definitivas de los documentos cuando se cierren los expedientes.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;En su defecto o complementariamente (ej .: hay que conservar separadamente las versiones de un documento en un expediente por cualquier motivo), se mantendrá el nombre de archivo idéntico y &lt;strong&gt;se añadirá un sufijo de versión indicado como NN&lt;/strong&gt; (01, 02 , 03, etc.).&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Ejemplo: informe técnico 01.odt&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:80px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&amp;nbsp; &amp;nbsp;informe técnico 02.odt&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;De esta forma se asegura que dentro del expediente los ficheros correspondientes a varias versiones de un mismo documento quedan agrupados y ordenados juntos.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Por lo que respecta a los cambios de formato de versiones definitivas: cuando haya un mero cambio de formato que no implique ninguna modificación en el contenido del documento (ej .: convertir un Word o un PowerPoint a PDF) se mantendrá el nombre de archivo idéntico, sin que sea necesario indicar nada más. El cambio de formato vendrá indicado por defecto en la propia extensión de archivo (ej .: .docx, .pdf).&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Ejemplo: informe técnico 01.odt&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:80px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&amp;nbsp; informe técnico 01.pdf&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los documentos definitivos en PDF o en cualquier formato firmados electrónicamente identificarán añadiendo el sufijo "firmado".&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Ejemplo: informe técnico 01.odt&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:80px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&amp;nbsp; informe técnico 02.odt&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:80px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&amp;nbsp; informe técnico 02.pdf&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:80px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&amp;nbsp; informe técnico 02 signat.pdf&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;En cuanto a la distinción entre originales y copias: si los expedientes se identifican correctamente, no es necesario establecer ninguna instrucción para la distinción entre originales o copias fuera de la asignación del metadato correspondiente (tratada en el punto siguiente), ya que cada expediente, aunque sea híbrido (parte papel, parte electrónico), siempre recogerá la documentación que deba formar parte de él, ya sean originales o copias aportadas por terceros, otras administraciones u otras unidades del Ayuntamiento.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;5.5. Metadatos mínimas de los documentos de los expedientes ubicados en la Plataforma&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los metadatos mínimos con que hay que describir los documentos ubicados en sus correspondientes expedientes en la Plataforma están recogidos en el Vocabulario de metadatos corporativo, su mantenimiento y actualización está a cargo del responsable de Gestión Documental y Archivo.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;5.6. Metadatos mínimos de los documentos ubicados en el repositorio interno virtual&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Independientemente el repositorio que el Ayuntamiento decida para la ubicación de la documentación interna y de gestión de las unidades, los documentos deberán estar identificados como mínimo con los metadatos descritos en el mencionado Vocabulario de metadatos.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;5.7. Programas de edición de los documentos&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Cada usuario responsable de la edición de un documento se asegurará de abrirlo con el programa que proceda según su formato, para evitar la pérdida de propiedades del documento.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los usuarios que elaboren plantillas y modelos de documentos tendrán en cuenta para su creación las preferencias de uso de software del Ayuntamiento.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los responsables internos de cada unidad velarán para que los documentos se creen con las últimas versiones actualizadas de los programas de edición para evitar la creación de documentos con formatos con riesgo de obsolescencia, siempre teniendo en cuenta las preferencias del Ayuntamiento para el uso de software y el Catálogo de formatos documentales.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Se tendrán especialmente en cuenta las preferencias de formato del repositorio interno virtual elegido por el Ayuntamiento.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;6. Gestión de las plantillas, formularios y modelos de documentos&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Cada unidad se encargará de elaborar y actualizar los modelos y plantillas de documentos que considere necesarios.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;El responsable departamental de gestión documental será el encargado de llevar el control interno de los modelos de documentos elaborados por su unidad, y se asegurará de que las versiones definitivas y actualizadas de cada uno de estos modelos de documentos se aprueben internamente para garantizar que se trata de la versión correcta y, por tanto, de uso autorizado.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Las últimas versiones actualizadas y de uso autorizado de todas estas plantillas y modelos, se guardarán en un espacio específico o repositorio, accesible para todo el personal del Ayuntamiento, que será gestionado y mantenido por el responsable de Gestión Documental y Archivo de forma coordinada con los responsables departamentales. Igualmente, el responsable de Gestión Documental y Archivo se asegurará de llevar el oportuno control y registro de todos los modelos utilizados.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Por lo tanto, todas las personas que tengan que hacer uso de un modelo, plantilla o formulario, deberán descargárselo de este repositorio común para garantizar que en todo momento se trabaja con la última versión actualizada del modelo o plantilla en cuestión, siempre sin perjuicio de que los modelos y plantillas elaborados por cada unidad se almacenen en los espacios del repositorio interno que les corresponda, tal como prevé el siguiente punto del Manual, a efectos de su mantenimiento.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;En el caso de la Plataforma, se utilizarán los modelos, plantillas o formularios creados por el Ayuntamiento y alojados en este programa de gestión de expedientes y documentos electrónicos.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los responsables departamentales velarán para que las últimas versiones actualizadas y de uso autorizado de los modelos de documentos se publiquen, cuando sea necesario, en los espacios de la Web y de la Sede electrónica del Ayuntamiento si deben estar accesibles para los ciudadanos y terceros.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Todas las plantillas y modelos utilizados por el Ayuntamiento &lt;strong&gt;estarán identificados en su propio contenido&lt;/strong&gt; por los siguientes elementos:&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Código: de modelo, plantilla o formulario, en un lugar discreto del documento. Este código será proporcionado por el responsable de Gestión Documental y Archivo, y se formará con las siglas "MOD" (primeras letras de la palabra "modelo") seguido de un espacio y seguido de un número correlativo en formato NNNN (ej .: 0001, 0002, 0037, etc.).&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p style="margin-left:40px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Ejemplo: MOD 0001, MOD 0002, MOD 0037, etc.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;span style="color:#000000"&gt;Versión: número correlativo de versión, en formato NN (ej .: 01, 02, 03, etc.), en un lugar discreto del documento.&lt;/span&gt;&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Título: se consignará su título en un lugar visible del documento (ej .: "Cláusula de confidencialidad", "Solicitud de licencia de obra menor", "Declaración responsable", "Solicitud genérica", etc. ).&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Respecto a los nombres de los archivos de estos modelos, se seguirán las mismas normas que para cualquier otro documento, explicadas en el punto 5.3 de este Manual.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;7. Documentación de consulta y otros recursos de información compartidos de las unidades&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los espacios de repositorio interno de las unidades contemplarán una ubicación (ej .: una carpeta compartida) para almacenar y mantener toda aquella documentación de apoyo o consulta (ej .: artículos de interés, legislación, enlaces a webs y plataformas comúnmente utilizadas, notas y apuntes internos, los modelos y plantillas mencionados en el punto anterior, etc.) que debe ser conocida y utilizada por toda la unidad.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los jefes de servicio, como responsables internos de gestión documental, velarán por el mantenimiento y, en su caso, eliminación de la documentación que forma parte de esta biblioteca de recursos compartidos. En ningún caso esta documentación formará parte de los expedientes producidos por la unidad (ni de la Plataforma ni del repositorio interno).&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;8. La unidad de gestión documental: el expediente&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Con carácter general, se puede afirmar que los documentos se crean y se reciben en relación a un asunto o expediente, entendiendo por "expediente":&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Conjunto organizado de documentos que recogen las informaciones, decisiones y actuaciones realizadas para resolver un determinado asunto, o bien&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Conjunto de documentos que se recogen juntos por estar relacionados o pertenecer a un mismo asunto.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Por lo tanto, con carácter general, todo documento creado y recibido por el Ayuntamiento de Calvià ha de pertenecer a un expediente, ya sea en soporte físico y / o electrónico:&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los &lt;strong&gt;expedientes en papel o físicos&lt;/strong&gt; se materializan en la correspondiente carpeta o carátula, que recoge todos los documentos en soporte papel que lo forman.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los &lt;strong&gt;expedientes electrónicos&lt;/strong&gt; se materializan en el correspondiente expediente de la Plataforma o bien en las carpetas de libre creación en los espacios departamentales del repositorio interno virtual, clasificados en el directorio fijo que corresponda.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;En los expedientes electrónicos se recogerán todos los documentos y ficheros electrónicos que lo forman, incluyendo en cualquier caso las digitalizaciones de los documentos en papel así como, cuando sea conveniente a criterio de cada unidad, los archivos en formato editable de los documentos que lo forman.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Toda la documentación producida por el Ayuntamiento, por lo tanto, se recogerá en cualquier caso en los expedientes electrónicos (en la Plataforma o en el repositorio interno virtual), ya que estos recogerán todos los documentos generados, tanto en papel (sistemáticamente digitalizados) como electrónicos.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Este expediente recoge el contexto en el que se han producido y recibido los documentos (qué, quién, cómo, cuándo y por qué), y la conservación de los datos de este contexto es de máxima relevancia para la gestión y seguridad de la información.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Por este mismo motivo, todo expediente debe tener un inicio y un fin claros. Estos momentos de inicio y de finalización, por lo tanto, habrá que determinarlos y formalizarlos claramente.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Igualmente, cada expediente debe tener una unidad responsable, sin perjuicio de que otros departamentos puedan participar en su tramitación o formación.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Finalmente, cada expediente debe recoger unos datos mínimos (metadatos), que son las que lo distinguen, lo identifican y las que facilitan su posterior ordenación, gestión, búsqueda y recuperación.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Según las diversas ubicaciones de los expedientes (la Plataforma o bien el repositorio interno para los expedientes que recogen la documentación interna y de gestión de las unidades), varían las posibilidades de rellenar estos datos. En los siguientes puntos de este apartado se especifican, de acuerdo con las posibilidades de los diversos programas, cuáles son estos datos.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;8.1. Metadatos mínimos de los expedientes de la Plataforma corporativa de gestión de expedientes&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los metadatos mínimos con las que hay que identificar los expedientes de la Plataforma están recogidos en el Vocabulario de metadatos del Ayuntamiento de Calvià.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;8.2. Metadatos mínimos de los expedientes del repositorio interno de cada unidad&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Sea cual sea el repositorio que el Ayuntamiento decida para ubicar la documentación interna y de gestión de las unidades, los expedientes que se recojan deberán estar identificados como mínimo con los metadatos descritos en el Vocabulario de metadatos del Ayuntamiento de Calvià.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;9. El Cuadro de clasificación. Estructura fija de carpetas en el repositorio interno de cada unidad&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Todos los expedientes, con independencia de su soporte (papel, electrónico o híbrido) se clasificarán de acuerdo con el Cuadro de clasificación funcional, ya que la clasificación marcará diferencias de tratamiento entre unos expedientes y otros.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;La clasificación de los expedientes en la Plataforma se realiza en el momento de su creación en este programa&lt;/strong&gt;, rellenando el metadato "Clasificación".&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;La clasificación en el repositorio interno de cada unidad se refleja en la estructura fija de carpetas, creada de acuerdo con los procesos del Cuadro que realice cada unidad.&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Estos directorios fijos estarán identificados por el código de clasificación y por el título de la entrada del Cuadro, en mayúsculas y sin acentos, para distinguirlas claramente de las carpetas de libre creación que se corresponden con los expedientes internos y de gestión de las unidades, ubicados en el directorio fijo que corresponda según su naturaleza.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;​​​​​&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;En estas carpetas fijas que siguen la estructura del Cuadro se almacenarán los expedientes activos / en tramitación en los que esté trabajando cada unidad.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Además, en los espacios del repositorio interno de cada unidad habrá otros dos directorios fijos:&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:80px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;- La carpeta "TANCATS": para almacenar los expedientes internos cerrados y apartarlos de las carpetas fijas que almacenan los expedientes activos.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:80px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;- La carpeta "HISTORIC": para almacenar los expedientes internos cerrados que se quiera conservar en el histórico del departamento una vez transcurridos 3 años a partir de la fecha de cierre.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;En cualquiera de los dos casos, las reglas de clasificación son las siguientes:&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Todos los expedientes que se correspondan con un proceso o función específica definida en el Cuadro, se clasificarán en esa entrada concreta (denominada "serie" documental).&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Aquellos expedientes de naturaleza más compleja que excedan el alcance o definición previstos para una entrada específica ( "serie"), se clasificarán en el nivel jerárquico inmediatamente superior (denominado "subsección").&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Si excede el alcance de dicha "subsección", se clasificará en el primer nivel jerárquico del Cuadro, denominado "sección".&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;En definitiva, la regla a seguir puede resumirse en: "lo concreto en lo concreto, lo general en lo general".&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;La Comisión de Gestión de la Información deberá supervisar este Cuadro, añadiendo o modificando sus entradas y adaptándolas a las diversas y cambiantes necesidades del Ayuntamiento. La Comisión se asegurará de que se respetan los códigos de las diversas entradas y que en ningún caso los códigos de las entradas anuladas se vuelvan a utilizar.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;10. Inicio de los expedientes&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;10.1. Expedientes electrónicos: íntegros y completos&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Aunque existan en el Ayuntamiento expedientes híbridos (parte papel, parte electrónica), su documentación será sistemáticamente digitalizada. Por lo tanto, los expedientes electrónicos, sea cual sea su ubicación (Plataforma o repositorio interno) contendrán toda la documentación que forme parte del expediente.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;De esta manera se puede asegurar que al menos en un único lugar (el expediente electrónico) está toda la documentación de ese expediente, y que al menos el expediente electrónico está completo, sin perjuicio de que por cualquier motivo haya que conservar algún documento original en papel.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;​​​​​​​&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;10.2. Inicio de los expedientes electrónicos en la Plataforma&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los expedientes ubicados en la Plataforma son los expedientes formados de acuerdo con el procedimiento administrativo común o cualquier otra normativa aplicable que regule las actividades específicas realizadas por cada unidad. Estos expedientes se identificarán con los metadatos oportunos descritas en el Vocabulario de metadatos, de acuerdo con los formularios y campos de entrada de datos que proporcione este programa.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;La cumplimentación de estos metadatos será lo que permita realizar las búsquedas, filtros y ordenaciones posteriores por cualquiera de estos campos de información, sin necesidad de predefinir ningún criterio concreto de orden o presentación de los expedientes. Por lo tanto, es de máxima importancia rellenar correctamente los metadatos adecuados para cada expediente.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;10.3. Inicio de los expedientes electrónicos en el repositorio interno de cada unidad&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los expedientes ubicados en el repositorio interno de cada unidad recogen la documentación de gestión interna de aquella unidad y / o la documentación de trabajo y apoyo (ej.: formatos editables) de los expedientes ubicados en la Plataforma.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Dentro de cada repositorio departamental se creará, dentro del directorio fijo que proceda, una carpeta de libre creación que materializará el expediente en cuestión.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Estas carpetas de libre creación se llamarán de acuerdo con las siguientes reglas, según la casuística que se trata a continuación:&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Expedientes en el repositorio interno que tienen correspondencia con un expediente de la Plataforma: este caso prevé la creación, por meros motivos prácticos, de expedientes duplicados en los espacios internos de las unidades para recoger los documentos en elaboración que se cargarán en la plataforma cuando lleguen a su versión definitiva, así como otros documentos de trabajo o provisionales que no proceda cargar en la plataforma.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los títulos de estas carpetas dentro del repositorio interno incorporarán los siguientes elementos, en este orden:&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;- Fecha apertura: en formato AAAAMMDD. Esto facilitará la ordenación de expedientes por año de creación en el repositorio interno.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;- Número de identificación interno proporcionado por la Plataforma: se proporcionará un número de identificación para relacionarlo en cualquier caso con el expediente de la Plataforma. Esto asegurará la búsqueda precisa del expediente de la Plataforma.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;- Título del expediente: título breve, conciso y autoexplicativo del contenido del expediente. Preferentemente en minúsculas, sin acentos, sin preposiciones, artículos ni caracteres especiales.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;- Descripción (opcional): ampliación de la información del título, en el campo previsto para el repositorio interno al efecto, cuando exista.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Hay que recordar que el resto de información relevante estará en la Plataforma, por lo que en principio no habría que añadir ningún otro elemento.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Expedientes en el repositorio interno que recogen la documentación de gestión de la unidad o cualquier otro expediente, que no tienen correspondencia con ningún otro expediente de la Plataforma: este caso prevé la creación de expedientes que recojan la documentación interna y de gestión de cada unidad o bien la creación de expedientes que, por cualquier motivo, no puedan relacionarse con un expediente de la Plataforma.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los títulos de estas carpetas en el repositorio de cada unidad incorporarán los siguientes elementos, en este orden:&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;- Fecha apertura: en formato AAAAMMDD, para facilitar la ordenación de los expedientes por año de creación en el repositorio interno.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;- Identificador (sólo cuando proceda) del programa interno: si se trata de un expediente que tiene correspondencia con algún otro aplicativo interno (ej.: programas propios de Policía, IFOC, RRHH, SICAP, etc.), se incluirá el código interno proporcionado por aquel programa para poderlo vincular con facilidad.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;- Título del expediente: título breve, conciso y autoexplicativo del contenido. Preferentemente en minúsculas, sin acentos, sin preposiciones, artículos ni caracteres especiales.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;- Descripción (opcional): ampliación de la información del título, en el campo previsto para el repositorio interno al efecto, cuando exista.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;10.4. Apertura de los expedientes en papel&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;En aquellos casos en los que la normativa vigente prevea que los documentos aportados en soporte papel deben conservarse en este soporte, una vez digitalizados los documentos y realizados los pasos mencionados más arriba (apertura del correspondiente expediente electrónico) y cargado el documento digitalizado en el expediente que corresponda, se procederá a introducir la documentación en una carpeta física normalizada de expediente.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Esta carpeta física se identificará como mínimo con los siguientes datos:&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Unidad responsable: identificación de la unidad propietaria del expediente.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Fecha de apertura: se copiará la fecha de apertura introducida en el expediente electrónico con el que se corresponda.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Clasificación: código de clasificación según la entrada del Cuadro donde se haya clasificado el expediente electrónico (en la Plataforma o en la carpeta fija del repositorio interno).&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Número interno de Plataforma: sólo cuando se trate de un expediente abierto en la Plataforma, se copiará en la carátula el número interno proporcionado automáticamente por este aplicativo.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Identificador interno de otros programas: sólo cuando se trate de un expediente no ubicado en la Plataforma pero que tiene asociado un código de programa interno, se copiará en la carátula el número interno proporcionado por el programa en cuestión.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Título: informará del título del expediente.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Con esta metodología se asegura que la documentación en papel de este expediente se identifica correctamente (importante si este expediente ha de salir de la unidad en la fase de tramitación) y que se relaciona convenientemente con la documentación electrónica, ya sea porque:&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Se incorpora su número interno de Plataforma (donde consta toda la información del expediente), o bien&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Se relaciona a un código interno de otro programa utilizado por la unidad, o bien&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Se incorpora la ruta del repositorio interno (el directorio fijo en el que se ha clasificado) y la fecha de apertura que aparece en el título de la carpeta de libre creación que corresponde a este expediente.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;En todos los casos, las dos partes del expediente (papel y electrónica) serán fácilmente localizables y recuperables.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;11. Tramitación y seguimiento de los expedientes&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;La unidad responsable de un expediente será la encargada de dar impulso a su gestión y tramitación. Se asegurará en cualquier caso que el expediente esté íntegro y completo, y que sus datos y documentos obligatorios se encuentren debidamente recogidos.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;En el caso de que otras unidades vayan a participar en la tramitación de un expediente ubicado en la Plataforma o en el repositorio interno, la unidad responsable velará por que las otras unidades tengan los accesos oportunos a estos espacios electrónicos, según el caso.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Si además hay que compartir el expediente en papel, este viajará íntegro y debidamente protegido por su carátula, identificada con los datos mencionados en el punto anterior. Las unidades que participen se responsabilizarán de devolverlo diligentemente a la unidad propietaria del expediente, asegurando igualmente la integridad de la documentación (que no sobre ni falte nada).&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;La unidad responsable velará igualmente por su correcta finalización de acuerdo con lo previsto en el siguiente punto de este Manual.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;12. El cierre de los expedientes&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;La unidad responsable del expediente se asegurará de cerrarlo a su finalización. Todos los expedientes deberán cerrarse cuando concluya su tramitación, tanto por motivos de seguridad como para asegurar el orden y la limpieza de los espacios dedicados al trabajo con los expedientes abiertos y en tramitación.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;12.1. Cierre y archivo de los expedientes en papel&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Si existe expediente en papel, se procederá a revisar su documentación, para asegurar que no sobre ni falte nada. Se pondrá especial atención en retirar toda la documentación inservible o de trabajo que no tenga que formar parte del expediente.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;A continuación, se consignará de forma manuscrita en la carátula o carpeta del expediente su fecha de cierre, y se procederá a instalarlo en una caja de archivo normalizada en el espacio de archivo físico de cada unidad.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Las cajas de archivo de oficina estarán identificadas con el nombre de la unidad, el código de entrada del Cuadro de clasificación y un número correlativo (1, 2, 3, etc.) escrito a lápiz, único para todo el archivo.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;El responsable departamental de gestión documental, con la asesoría y colaboración del responsable de Gestión Documental y Archivo, establecerán por motivos prácticos qué entradas del Cuadro habrá que contemplar en la identificación de las cajas, ya que esta identificación facilitará las futuras transferencias al archivo y el control de la propia documentación por parte de la unidad interesada. Esta metodología facilitará, además, el control y cálculo sobre los volúmenes de documentación física producida por el Ayuntamiento.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Cuando una caja de archivo quede llena, bastará con abrir una nueva, a la que se dará el número que corresponda (ej .: si la última caja de archivo es la 57, se pondrá una nueva caja al lado, que será la 58). Hay que evitar que diferentes series documentales estén dentro de la misma caja.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;El número de caja en la que se haya ubicado el expediente en papel deberá consignarse obligatoriamente en la operación de cierre del expediente electrónico que se explica a continuación. De esta manera se asegura que en caso de que sea necesario acudir al expediente físico, éste se pueda localizar de manera rápida e inequívoca en el archivo de oficina de cada unidad.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;12.2. Finalización de expedientes electrónicos ubicados en la Plataforma&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Al igual que en papel, cuando un expediente electrónico se haya finalizado, la unidad responsable se encargará de revisarlo para confirmar que no falte ni sobre ningún documento.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Por ello, se eliminarán todos los documentos que no deban formar parte del expediente (documentos de trabajo, borradores, versiones inservibles, documentos de cálculo sin utilidad, legislación, recordatorios, etc.).&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Una vez revisado y si hubiera expediente en papel, se rellenará el campo previsto de "Número de caja", se debe escribir el número de caja en el que éste se haya archivado (ver el punto anterior). De esta manera se asegura vincular ambas partes del expediente para recuperar la documentación en papel en caso necesario.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Hecho esto, se activará el proceso de cierre de la Plataforma, que procederá a cambiar el estado del expediente a "cerrado" y / o lo moverá a otra ubicación específica de "Expedientes cerrados", según las funcionalidades del programa en cuestión. Igualmente, realizará el proceso de foliado electrónico y de creación del índice electrónico.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;El expediente cerrado quedará igualmente a disposición de la unidad interesada, pero en cualquier caso el estado de "cerrado" implicará que no se pueda modificar, editar ni incluir o sustraer ningún documento en este expediente, salvo autorización expresa del responsable de la unidad.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;12.3. Finalización de expedientes ubicados en el repositorio interno&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Según la siguiente casuística, se actuará como sigue:&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Expedientes duplicados en el repositorio interno de expedientes completos en la Plataforma: si por algún motivo se duplicó el expediente de la Plataforma en el repositorio interno (ej .: para trabajar y compartir los documentos) y este expediente se ha cerrado en la Plataforma, su duplicado en el repositorio interno se eliminará sin que haya que realizar ninguna otra operación.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Expedientes en el repositorio interno sin correspondencia con expedientes de la Plataforma:&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Se incluirá el año de cierre (formato AAAA) para facilitar las acciones posteriores sobre estos expedientes (transferencias y eliminaciones).&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Si además alguno de estos expedientes del repositorio interno tiene asociado un expediente en papel, se incluirá también el número de caja para asegurar que la parte en soporte físico del expediente sea fácilmente localizable en el archivo de gestión de la unidad propietaria.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;El responsable de Gestión Documental y Archivo, junto con las unidades interesadas, establecerá las instrucciones oportunas al respecto, según la casuística.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Añadidos el año de cierre y, en los casos que sea necesario, el número de caja, se moverá el expediente íntegro a la carpeta fija del repositorio interno de la unidad titulada "TANCATS", donde permanecerá por un período de 3 años , transcurrido el cual se moverá de nuevo a la carpeta fija "HISTORIC", teniendo en cuenta lo previsto en los siguientes puntos de este Manual.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;13. Transferencia de expedientes (electrónicos y en papel) en el archivo histórico&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los expedientes electrónicos cerrados ubicados en la Plataforma se transferirán, una vez haya transcurrido el plazo mínimo de 5 años contados a partir de la fecha de cierre del expediente, a la solución de archivo electrónico único que el Ayuntamiento de Calvià implemente.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los expedientes cerrados ubicados en el repositorio interno (carpeta fija de "TANCATS") con fecha de cierre superior a 3 años, se moverán a la carpeta fija "HISTORIC". Por ello, al menos una vez al año, cada unidad revisará los expedientes ubicados en la carpeta fija "TANCATS", aunque reubicando en la carpeta fija "HISTORIC" aquellos expedientes que tengan una fecha de cierre superior a 3 años.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los expedientes en papel ubicados en el archivo de oficina de cada unidad se transferirán al Archivo General de la Corporación una vez haya transcurrido el plazo mínimo de 5 años contados a partir de la fecha de cierre del expediente.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los expedientes transferidos al Archivo deberán estar convenientemente ordenados, foliados y acompañados de un índice de los documentos que contienen. También deberá transferirse la información contenida en las bases de datos descriptivos de los expedientes.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Cada unidad elaborará una lista de la documentación objeto de transferencia, que será posteriormente revisada y comprobada por el Archivo. Esta lista se podrá obtener automáticamente desde la Plataforma si se trata de expedientes alojados en ella con documentación en papel que sea necesario conservar.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Para indicar este hecho, en los expedientes electrónicos ubicados en la Plataforma se marcará la casilla "Transferencia" y se consignará el número de transferencia que proporcione el Archivo, de manera que los usuarios queden informados, en caso de necesitar el expediente en papel, deberán solicitar el expediente al Archivo de acuerdo con los procedimientos establecidos.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Una vez aceptada la transferencia, la responsabilidad sobre la custodia de la documentación pasa al Archivo, que actualizará los inventarios y otros instrumentos de descripción de los fondos que proceda.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;14. Consultas y préstamos de expedientes cerrados&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Cada unidad consultará libremente sus expedientes electrónicos cerrados ubicados en la Plataforma o en los espacios del repositorio interno departamental, así como sus expedientes en papel custodiados en el archivo de oficina.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los expedientes en papel transferidos al Archivo General se consultarán previa solicitud formulada al Archivo, siguiendo las instrucciones que establezca este servicio.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;En el caso de que otra unidad deba consultar un expediente electrónico ubicado en la Plataforma o en el repositorio interno de una unidad, se formulará una solicitud motivada de acceso al responsable de aquella unidad. Mientras que si se quiere consultar un expediente en la solución de archivo electrónico único se formulará una solicitud al Archivo General.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;La consulta sobre el expediente se realizará preferentemente mediante la habilitación de accesos temporales ad hoc (sin permiso de edición) al expediente, ya esté ubicado en la Plataforma o en el repositorio interno.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;15. Salida de expedientes en papel fuera del Ayuntamiento y remisión de expedientes electrónicos a otras administraciones&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Sólo por mandato judicial o requerimiento de organismos con facultades inspectoras podrán salir expedientes físicos originales de las dependencias del Ayuntamiento. En estos casos, se realizará copia compulsada íntegra del expediente saliente, indicando en la carátula del expediente su condición de copia.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Si hay que remitir documentación original por cualquier otro motivo no previsto en este Manual, la salida de los expedientes se realizará con la autorización expresa de la Secretaría y con las mismas condiciones descritas en el párrafo anterior.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;La Secretaría también podrá autorizar la salida temporal de expedientes y documentos para exposiciones o actividades culturales o científicas, previa solicitud por escrito y con la formalización del correspondiente seguro sobre la documentación.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Los expedientes electrónicos se remitirán a los organismos solicitantes de acuerdo con las instrucciones que éstos establezcan. En caso necesario, el responsable de Gestión Documental y Archivo asesorará a las unidades sobre la confección de índices electrónicos y otras actuaciones para la remisión de expedientes con foliado electrónico.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;16. Eliminaciones&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Se prevé dos actuaciones de expurgo según la siguiente casuística:&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;span style="color:#000000"&gt;Expedientes que contienen documentación relativa a las funciones y competencias del Ayuntamiento de Calvià, regulados por el procedimiento administrativo común o cualquier normativa aplicable.&lt;/span&gt;&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;span style="color:#000000"&gt;La Comisión de Gestión de la Información establecerá los plazos de conservación y, en su caso, de eliminación, de los expedientes, siguiendo las series documentales previstas en el Cuadro de clasificación y que serán recogidos Cuadro de Conservación y Destrucción y de Acceso y seguridad.&lt;/span&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;El cómputo de los plazos de conservación o eliminación se realizará a partir de la fecha de cierre de los expedientes.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;El responsable de Gestión Documental y Archivo es el único autorizado para practicar las eliminaciones, siempre con la autorización de la Comisión de Gestión de la Información. Todas las eliminaciones de expedientes se harán constar en el Registro de eliminaciones del Ayuntamiento, el mantenimiento y actualización del cual irá a cargo del responsable de Gestión Documental y Archivo.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;El responsable de Gestión Documental y Archivo velará para que el expurgo de la documentación se practique tanto en los expedientes electrónicos como en los expedientes en papel custodiados en el Archivo General, para los que se garantizará la eliminación certificada.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;El Registro de eliminaciones y los expedientes que recojan las actuaciones de eliminación son de conservación permanente.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;ul&gt;
	&lt;li&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Expedientes que contienen documentación de gestión interna y de trabajo de las unidades.&lt;/span&gt;&lt;/li&gt;
&lt;/ul&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;El responsable departamental de gestión documental velará para que al menos una vez al año se revise la documentación interna y de gestión de su unidad y se proponga una lista de expedientes susceptibles de eliminación, que tendrá que pasar por su autorización. En cualquier caso, las actuaciones de expurgo sólo podrán realizarse sobre los expedientes cerrados ubicados en el directorio fijo "HISTORIC" (fecha de cierre de los expedientes internos superior a 3 años).&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Autorizada la expurgación, el responsable departamental velará por que se proceda al borrado de los expedientes, asegurándose de que también se destruyen los expedientes en papel, si los hubiere. El expurgo de los expedientes en papel se realizará también de forma segura o certificada, para lo cual se coordinará convenientemente con el responsable de Gestión Documental y Archivo.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;De esta manera se asegura que los directorios del repositorio interno están sometidos también a un control y no se convierten en "cajones de sastre" de documentación inservible o sin valor que no será objeto de consulta.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;strong&gt;17. Gestión del correo electrónico&lt;/strong&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Si, con carácter general, todos los documentos creados y recibidos por el Ayuntamiento de Calvià han de pertenecer a un expediente, los correos electrónicos también. Por tanto, siempre que sea posible, se incluirá en el asunto del correo electrónico el número de expediente al que haga referencia (proporcionado por la Plataforma). Esta rutina facilitará el seguimiento de los hilos de correo así como su control y su búsqueda.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Si se considera que un correo electrónico y / o sus archivos adjuntos son de importancia para la tramitación o seguimiento de un expediente o para la comprensión de su contexto, se guardará una copia en el expediente electrónico que corresponda (en la Plataforma o en el repositorio interno). Se pondrá especial atención en guardar los correos de forma que quede visible la dirección de correo electrónico (del remitente y del destinatario) y, si fuera el caso, el hilo de la conversación.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Tanto el correo como sus archivos adjuntos se renombrarán teniendo en cuenta las normas para nombres de ficheros recogidos en este Manual.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Por lo que respecta a los plazos de conservación de los correos electrónicos, serán fijados por la Comisión de Gestión de la Información de acuerdo con la normativa vigente o, en su ausencia, con las directrices y buenas prácticas internacionales que considere. La Comisión se encargará también de establecer las instrucciones de conservación y eliminación de las cuentas de correo de los trabajadores del Ayuntamiento a la finalización de la relación laboral.&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;Cada usuario es responsable de la organización y limpieza de sus bandejas de correo. Las unidades prestarán especial atención a la limpieza y eliminación de correos de las cuentas de correo compartidos.”&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;span style="color:#000000"&gt;Lo que se publica en el BOIB en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 49.b) de la Ley de Bases de Régimen Local.&lt;/span&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p&gt; &lt;/p&gt;

&lt;p style="text-align:center"&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;span style="color:#000000"&gt;Calvià, 7 de octubre de 2021&lt;/span&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;

&lt;p style="text-align:center"&gt;&lt;strong&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;span style="color:#000000"&gt;El alcalde&lt;span style="display:block; line-height:1.6; margin-bottom:0px; margin-top:0px"&gt; &lt;/span&gt;&lt;/span&gt;&lt;/span&gt;&lt;/strong&gt;&lt;span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"&gt;&lt;span style="color:#000000"&gt;Alfonso Rodríguez Badal&lt;/span&gt;&lt;/span&gt;&lt;/p&gt;
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