ca 90 text/html 8509 2021-03-10 8521 2021-03-11 2021-03-11 CAIB 646156 ![CDATA[<p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">En sessió ordinària de data 21 de gener de 2021 el Ple de l´Ajuntament va aprovar inicialment el Reglament de l´Arxiu Municipal de Sant Llorenç des Cardassar<strong>.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Dit acord fou sotmès al tràmit d´informació pública (BOIB núm. 10 de data 23 de gener de 2021) i atès que no es varen presentar reclamacions, objeccions i observacions en termini esdevingué aprovat definitivament i se´n publica íntegrament el seu text a continuació:</span></p> <p style="text-align:center"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>REGLAMENT DE L'ARXIU MUNICIPAL DE SANT LLORENÇ DES CARDASSAR</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>ÍNDEX</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>EXPOSICIÓ DE MOTIUS</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>CAPÍTOL I: L'ARXIU MUNICIPAL I EL PATRIMONI DOCUMENTAL</strong></span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:0px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 1: Definició</strong></span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:0px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 2: L'Arxiu Municipal i el Patrimoni Documental</strong></span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:0px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 3: Funcions de l'Arxiu Municipal</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>CAPÍTOL II: EL PERSONAL DE L'ARXIU</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>CAPÍTOL III: LA GESTIÓ DELS DOCUMENTS ADMINISTRATIUS</strong></span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:0px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 1: Definició i àmbit d'actuació</strong></span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:0px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 2: El sistema de gestió de documents</strong></span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:0px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 3: Transferència de la documentació</strong></span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:0px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 4: Avaluació i tria de la documentació</strong></span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:0px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 5: Conservació de la documentació</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>CAPÍTOL IV: L'ACCÉS A LA DOCUMENTACIÓ</strong></span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:0px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 1: Disposicions generals</strong></span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:0px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 2: Consulta i préstec d'ordre intern</strong></span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:0px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 3: Consulta i préstec d'ordre extern</strong></span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:0px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 4: Reproducció i ús de documents</strong></span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:0px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 5: Ús públic de les reproduccions</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>CAPÍTOL V: LA PROTECCIÓ I DIFUSIÓ DEL PATRIMONI DOCUMENTAL DEL MUNICIPI</strong></span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:0px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 1: Disposicions generals</strong></span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:0px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 2: Protecció del Patrimoni Documental</strong></span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:0px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 3: Difusió del Patrimoni Documental del municipi</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>DISPOSICIÓ DEROGATÒRIA</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>DISPOSICIÓ FINAL. ENTRADA EN VIGOR</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>EXPOSICIÓ DE MOTIUS</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">L'Arxiu Municipal és un servei públic especialitzat en l'organització, la gestió i el tractament de la documentació, i en la seva custòdia i divulgació. Les funcions del Servei d'Arxiu engloben tant l'àmbit de la gestió administrativa com el de l'actuació cultural. L'Ajuntament està obligat legalment a tenir la seva documentació organitzada i, al mateix temps, a de donar resposta a les necessitats que plantegen una gestió administrativa transparent i eficaç, el dret d'accés a la informació per part de la ciutadania i la protecció, recuperació i difusió del Patrimoni Documental del municipi. Aquest reglament, el qual s'estructura en cinc grans capítols, contribueix a aquest objectiu. En ell es defineixen i es regules les competències de l'Arxiu Municipal integrant els diferents àmbits d'actuació del servei. Pel que fa a les funcions vinculades a la gestió dels documents administratius, es regulen aspectes concrets sobre el seu àmbit d'aplicació, el sistema de gestió de documents, la transferència, avaluació i tria de la documentació, així com també les condicions necessàries per assegurar-ne la conservació, tenint en compte també l'electrònica. Sobre l'accés a la documentació, es regula la consulta i préstec d'ordre intern i extern en relació amb les restriccions legals existents, les condicions que han de regir la reproducció de la documentació i l'ús públic d'aquestes reproduccions. Finalment, s'estableixen les bases i l'àmbit d'actuació de l'Arxiu Municipal en relació a la protecció i difusió del Patrimoni Documental del municipi.</span></p> <p style="text-align:center"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>CAPÍTOL I: L'ARXIU MUNICIPAL I EL PATRIMONI DOCUMENTAL</strong></span></p> <p style="text-align:center"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 1: Definició</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 1.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">L'Arxiu Municipal és un servei públic de caràcter administratiu especialitzat en la gestió i el tractament de la documentació, en la seva custòdia i en la seva divulgació. A efectes de titularitat i de gestió, és propietat de l'Ajuntament de Sant Llorenç des Cardassar i s'integra en l'àrea administrativa corresponent.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 2.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">L'Ajuntament garanteix el manteniment i promoció d'aquest servei i, d'acord amb la legislació vigent, li reconeix les següents competències:</span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">- Organitzar, conservar i difondre el Patrimoni Documental municipal.</span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">- Garantir el dret a la informació.</span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">- Facilitar la investigació.</span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">- Vetllar per la salvaguarda del Patrimoni Documental del municipi.</span></p> <p style="text-align:center"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 2: L'arxiu municipal i el Patrimoni Documental</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 3.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Constitueix l'Arxiu Municipal el conjunt orgànic de documents, independentment de la seva data i suport, generats per l'Ajuntament en l'exercici de les seves funcions, així com la documentació de persones físiques, jurídiques o privades que li n'hagin fet cessió. Tot i que podem diferenciar la documentació conservada en suport físic, del conjunt de documents que neixen electrònicament i que es gestionen i conserven per mitjans digitals, ambdós tipus de documents comprenen l'Arxiu Municipal i són objecte de gestió arxivística. Per tant l'Arxiu Electrònic o Digital s'entén com una part més de l'arxiu a gestionar, el qual també està sotmès a aquest reglament.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 4.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">S'entén per document, en els termes d'aquest reglament, qualsevol expressió de llenguatge natural o convencional i qualsevol altra expressió gràfica, sonora o en imatge, recollida en qualsevol tipus de suport, inclosos els suports informàtics. S'exclouen els exemplars no originals d'edicions.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 5.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Tal com estableix l'article 49.2 de la Llei 16/1985 de 25 de juny, del patrimoni històric espanyol, es considera Patrimoni Documental de l'Ajuntament el conjunt de documents generats, rebuts o reunits per:</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">1. Batllia, les regidories i els diferents òrgans, serveis i dependències municipals.</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">2. Les persones físiques al servei de l'Ajuntament en l'exercici de les seves funcions.</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">3. Les persones jurídiques en el capital social de les quals participa majoritàriament l'ajuntament.</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">4. Les persones físiques o jurídiques gestores de serveis municipals amb tot allò que es relacioni amb la gestió dels esmentats serveis.</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">5. Les persones físiques o jurídiques que encara que no tinguin vinculació amb la gestió dels serveis municipals, facin cessió o donació expressa dels seus fons documentals.</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">6. L'Ajuntament, mitjançant llegat històric o adquisició a terceres persones.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 6.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">La documentació generada per les persones que exerceixen funcions polítiques o administratives en l'administració municipal forma part del Patrimoni Documental municipal i mai no podrà ser considerada com una propietat privada. Quan finalitzi l'exercici de les funcions específiques desenvolupades o de les tasques de representació política assumides, la documentació s'haurà de dipositar en el departament corresponent o bé transferir-la a l'Arxiu Municipal, d'acord amb el que indica l'art. 54.1 de la Llei 16/1985 de 25 de juny, del Patrimoni Històric Espanyol. Així mateix, totes les fundacions, patronats, serveis i empreses vinculades a l'Ajuntament hauran de transferir periòdicament la seva documentació, degudament organitzada i relacionada a l'Arxiu Municipal.</span></p> <p style="text-align:center"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 3: Funcions de l'Arxiu Municipal</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 7.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">D'acord amb les competències establertes a l'article 2 d'aquest reglament, les funcions de l'Arxiu Municipal són:</span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">a) La gestió de documents administratius.</span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">b) L'accés a la documentació.</span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">c) La conservació, protecció i difusió del Patrimoni Documental.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 8.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">La gestió dels documents administratius comprèn:</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">1. Analitzar i identificar la documentació administrativa.</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">2. Establir criteris i normes reguladores de creació, classificació i tractament de la documentació durant la seva gestió administrativa en els diferents òrgans auxiliars i departaments de l'administració municipal (arxius d'oficina), i controlar-ne l'aplicació.</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">3. Establir criteris i normatives per a les transferències i l'ingrés de documentació a l'Arxiu Municipal.</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">4. Realitzar les propostes de conservació, eliminació de documentació i accés amb el marc legal i normatiu existent.</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">5. Marcar directrius per a la correcta ubicació dels documents i establir les condicions idònies per la conservació de la documentació que han de reunir els llocs de dipòsit (ja siguin físics i/o digitals) i les instal·lacions o entorns necessaris per a la seva utilització i seguretat.</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">6. Contribuir a una millor eficàcia i a un millor funcionament de l'administració municipal mitjançant l'elaboració de guies, inventari, catàlegs, índexs, repertoris i d'altres instruments de descripció documental necessaris, per tal de facilitar i accedir, d'una manera ràpida i pertinent, a la documentació necessària pel compliment de les seves funcions.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 9.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">L'accés a la documentació exigeix:</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">1. Establir les condicions de préstec i consulta de documents a les diferents dependències de l'Ajuntament i mantenir un registre de tots els documents prestats i/o consultats.</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">2. Posar a disposició pública guies, inventaris, catàlegs, índexs, repertoris i d'altres instruments de descripció documental que facilitin l'accés de les persones usuàries a la documentació.</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">3. Garantir l'accés i la consulta de la documentació a tota persona investigadora, estudiosa i a la ciutadania en general, d'acord amb el marc legal i normatiu existent, i confeccionar les estadístiques de les consultes i préstecs.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 10.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">La protecció i difusió del Patrimoni documental implica:</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">1. Promoure la difusió del Patrimoni Documental municipal mitjançant exposicions, publicacions, conferències, servei pedagògic i, en general, totes aquelles activitats encaminades a mostrar i divulgar el llegat documental que custodia el Servei d'Arxiu i que forma part del Patrimoni històric municipal.</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">2. Fomentar la protecció del Patrimoni Documental del municipi mitjançant propostes d'adquisició, de donació i/o dipòsit en els casos que sigui possible.</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">3. Vetllar contra l'espoli del Patrimoni Documental municipal, entenent com a tal qualsevol acció o omissió que posi en perill de deterioració, la pèrdua o la destrucció de tots o d'alguns dels valors dels béns que integren el Patrimoni Documental en el seu àmbit local. </span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 11.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Les funcions d'aquest servei estaran subjectes al que regula aquest reglament i, a la vegada, al que estableix la resta de normativa autonòmica i o estatal vigent sobre la matèria.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 12.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">L'Arxiu Municipal disposarà dels mitjans adequats per garantir el desenvolupament de les funcions que li són encomanades.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Les instal·lacions de l'Arxiu no podran esser utilitzades per a cap altra finalitat que les pròpies de l'Arxiu. Les zones de treball i de dipòsit de la documentació es consideraran d'accés restringit i no hi poden tenir accés persones alienes a l'Arxiu Municipal sense anar acompanyades d'algú del mateix servei, llevat de circumstàncies excepcionals per motius de força major.</span></p> <p style="text-align:center"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>CAPÍTOL II: EL PERSONAL DE L'ARXIU</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 13.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">La persona responsable tècnica de l'Arxiu Municipal és l'arxiver/a municipal, que serà una persona membre del funcionariat suficientment qualificada, amb coneixements sobre tècniques arxivístiques i documentals. </span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 14.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">El personal de l'Arxiu Municipal està sotmès al secret professional pel que fa a la divulgació d'informació de la documentació que custòdia, d'acord amb la legislació vigent.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 15.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Les funcions de l'arxiver/a municipal podran ser delegades totalment o parcial en d'altres persones, de manera temporal, amb motiu de vacances, baixes, permisos o d'altres causes reflectides en els convenis vigents en cada moment, llevat d'aquelles que li hagin estat expressament delegades.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 16.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">L'arxiver/a municipal podrà proposar o, si és necessari, decidir les mesures que consideri necessàries i que no estiguin previstes en aquest reglament, adreçades a millorar el compliment i el desenvolupament de les funcions i les finalitats enumerades com a pròpies del Servei i contemplades en el Capítol I, Secció 3 d'aquest reglament. </span></p> <p style="text-align:center"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>CAPÍTOL III: LA GESTIÓ DELS DOCUMENTS ADMINISTRATIUS</strong></span></p> <p style="text-align:center"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 1: Definició i àmbit d'actuació</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 17.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">La gestió dels documents administratius és el conjunt d'operacions i tècniques relatives a la concepció, el desenvolupament, l'aplicació i l'avaluació dels documents fins a la seva transferència, eliminació o conservació de l'Arxiu Municipal. La finalitat d'aquesta gestió és aconseguir uns sistemes eficients, rendibles i econòmics per a gestionar la documentació.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 18.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">La gestió dels documents administratius incidirà sobre tota la documentació que es genera a l'administració municipal, i també en aquells organismes autònoms i entitats en els quals l'Ajuntament tingui una participació majoritària. </span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 19.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">És objecte de la gestió dels documents administratius tota la documentació entesa en els temes que s'expressen a l'article 5 d'aquest reglament, i també els instruments de descripció relatius a aquesta documentació.</span></p> <p style="text-align:center"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 2: El sistema de gestió de documents</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 20.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">El sistema de gestió de documents es fonamenta en l'aplicació del quadre de classificació municipal i en la normalització dels seus continents des del moment de la seva creació o recepció. El sistema de gestió de documents ha de garantir el seguiment i la localització de qualsevol document en tots i cadascun dels circuits de l'actuació administrativa, les condicions de la seva transferència, la conservació i la seva accessibilitat.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 21.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">L'Arxiu Municipal és l'òrgan especialitzat en l'administració del sistema de gestió de documents i, per tant, l'encarregat del quadre de classificació de la documentació municipal, amb l'ajuda d'altres departaments quan així sigui necessari. Així mateix, des de l'Arxiu, i amb el suport dels departaments pertinents, s'establiran els calendaris que, en relació amb el quadre de classificació, regiran la transferència, l'accés i la conservació de la documentació. </span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 22.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">La inclusió en el quadre de classificació de noves sèries documentals és una funció del Servei d'Arxiu, el qual tindrà en consideració les propostes de les unitats productores de documentació. D'altra part, qualsevol modificació a nivell formal, de contingut o de tramitació que es produeixi a les sèries documentals ja existents, es comunicarà al Servei d'Arxiu, per tal que aquest procedeixi a una nova avaluació i s'actualitzi, si cal, el quadre de classificació i els calendaris corresponents.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 23.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">L'Arxiu Municipal, en tant que és l'administrador del sistema de gestió de documents, podrà establir normatives específiques i/o criteris que regulin i millorin aspectes concrets sobre la creació de documents, la seva normalització, transferència, conservació, etc. </span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 24.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Les normatives i directrius de l'Arxiu Municipal hauran de ser aprovades, per a la seva implantació, per l'òrgan de govern pertinent, i regiran en tots els àmbits de l'actuació administrativa i en totes les unitats productores de documentació.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 25.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">L'Arxiu promourà la formació del personal administratiu que tingui al seu càrrec l'arxivat de documentació sobre les bases del funcionament del sistema de gestió de documents, i oferirà l'assessorament necessari per al bon funcionament de la gestió de la documentació administrativa.</span></p> <p style="text-align:center"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 3: Transferència de la documentació</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 26.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Cadascuna de les unitats administratives de l'Ajuntament, així com els organismes autònoms i les entitats i empreses que hi estan vinculades segons disposa l'article 5 d'aquest reglament, transferiran periòdicament la seva documentació, sota unes directrius, la tramitació administrativa de la qual hagi finalitzat, a l'Arxiu Municipal. Mentrestant la documentació haurà de ser custodiada per les uniats productores.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 27.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Seran objecte de transferència els llibres oficials, expedients i qualsevol altre document en els termes que s'expressen en l'article 4 d'aquest reglament, així com els instruments de descripció relatius a aquesta documentació. S'entén per expedient el conjunt ordenat de documents i actuacions que serveixen d'antecedent i fonament a la resolució administrativa, i també les diligències adreçades a executar-la. Els expedients es formaran mitjançant l'agregació successiva de tots els documents, proves, dictàmens, decrets, acords, notificacions i altres diligències que hagin d'integrar-los; en el cas d'expedients en paper, els seus fulls útils seran rubricats i foliats pels funcionaris encarregats de la seva tramitació, d'acord amb el que indica l'article 164 del Reglament d'organització, funcionament i règim jurídic de les corporacions locals, aprovat per Reial decret 2568/1986 de 28 de novembre.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 28.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Les transferències de documentació es faran d'acord amb la classificació que el Servei d'Arxiu hagi determinat, segons les necessitats de les diferents unitats productores de documentació i de la capacitat de recepció de documentació de l'Arxiu Municipal.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 29.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Mentre no hi hagi un calendari de transferències, la documentació es custodiarà a l'arxiu de les oficines durant els 5 anys posteriors a la conclusió de la seva tramitació. Tenint en compte la necessitat d'espai a les oficines (suposant documentació en suport físic) o el grau de consulta de la documentació, el Servei d'Arxiu podrà decidir abreujar o allargar aquest espai de temps. De qualsevol manera, la documentació que superi els 30 anys d'antiguitat haurà d'esser custodiada pel Servei d'Arxiu. En seran excepció aquells casos concrets que determini l´òrgan municipal competent, previ informe de l'arxiver/a municipal.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 30.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">La documentació desordenada, barrejada, deteriorada o que no mantingui les característiques mínimes del que és un expedient podrà no ser admesa per a la seva custòdia i servei a l'Arxiu Municipal. D'acord amb l'article 27 d'aquest reglament, abans de transferir els expedients a l'Arxiu Municipal cal que s'hagi finalitzat la seva tramitació administrativa i que siguin complets pel que fa a les seves parts constitutives; en cas contrari podran no ser acceptats llevat que consti una diligència específica del cap de la unitat productora, i en defecte seu del secretari/a de la corporació, indicant el seu caràcter incomplert, la manca concreta d'algun element constitutiu i les raons que l'han motivada.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 31.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">La documentació transferida a l'Arxiu Municipal haurà d'anar acompanyada de:</span></p> <ul> <li><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">el corresponent formulari de transferència o full de remissió que les unitats remitents ompliran en base a la normativa que estableixi el Servei d'Arxiu. </span></li> <li><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">un llistat en format digital de la documentació a transferir, basat i compatible amb la base de dades digital unificada de l'Ajuntament, amb els camps mínims que estableixi l'arxiver/a per a cada tipus de documentació (núm. d'expedient, sèrie documental, etc.).&nbsp; </span></li> </ul> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 32.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">El Servei d'Arxiu verificarà que la documentació transferida correspongui a la de la documentació que l'acompanya. En el cas que no s'ajusti a l'establert pel Servei d'Arxiu, que la seva descripció no sigui suficientment detallada, que contingui algun tipus d'error o omissió, o que la seva instal·lació no fos la correcta, la documentació podrà ser retornada al servei remitent indicant les deficiències per escrit per tal de ser corregides abans de fer efectiva la transferència.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 33.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Les condicions mínimes que regularan la transferència de documents són:</span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">- La documentació haurà de ser original.</span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">- No s'acceptaran còpies innecessàries, ni tampoc esborranys, fotocòpies, notes de feina ni documentació de suport tipus butlletins oficials.</span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">- En el cas concret de la documentació en paper que s'entregui a l'Arxiu, no tindrà clips, elàstics subjectant els documents, <em>post its,</em> ni qualsevol altre element que comprometi la conservació del suport que conté la informació.</span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">- Seguint amb la documentació en paper, els documents integrants dels expedients hauran d'estar ordenats segons el tràmit administratiu, així com també foliats i numerats. A més, a la part interna de la carpeta, hi constarà una relació d'aquests documents (índex).</span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">- A la portada de la carpeta (en el cas de documentació en suport físic) dels expedients constarà el número general d'expedient segons la base de dades comuna de l'Ajuntament, i altres dades bàsiques d'interès establertes pel Servei d'Arxiu per a cada tipus de documentació (assumpte d'aquest, persona interessada, etc.).</span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">- El tipus de suport o format (en el cas de documents digitals) de la documentació a transferir haurà de ser de conservació permanent. En aprovar-se el calendari de conservació es podrà utilitzar un altre tipus de paper o format en la documentació que no sigui de custòdia permanent.</span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:40px; margin-right:0px; margin-top:0px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">- La transferència de documents digitals i dels creats electrònicament es farà d'acord amb uns criteris i directrius que s'establiran conjuntament entre el servei d'Arxiu i el departament de Noves Tecnologies, i amb les dades necessàries que s'estableixin. </span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 34.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Tots els ingressos, tant ordinaris com extraordinaris, quedaran assentats en el registre d'entrada de documents.</span></p> <div style="page-break-after:always"><span style="display:none">&nbsp;</span></div> <p style="text-align:center"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 4: Avaluació i tria de la documentació</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 35.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">L'avaluació, tria i eliminació de documentació es farà en base al procediment que determini el Servei d'Arxiu, juntament amb la Comissió Municipal d'Avaluació i Tria de documentació, i amb posterior acord de l´òrgan municipal competent.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">El procediment d'avaluació i tria de documentació municipal s'aplicarà a tota la documentació independentment de la seva edat i de la seva ubicació. Tanmateix i com a norma general, no pot ser objecte d'avaluació i tria la documentació anterior a l'1 de gener de 1940.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 36.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">El Servei d'Arxiu és l'encarregat d'establir i actualitzar el calendari de conservació i eliminació de la documentació, així com l'accés a aquesta.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 37.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Es crearà una Comissió Municipal d'Avaluació i Tria de Documentació la qual tindrà com a funció principal establir els criteris de conservació i eliminació de la documentació. No es podrà eliminar documentació sense resolució favorable de l´òrgan municipal competent a proposta de la Comissió Municipal d'Avaluació i Tria de Documentació, prèvia proposta de l'arxiver/a municipal.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">El Servei d'Arxiu podrà establir, amb el recolzament dels diferents departaments productors, i juntament amb la Comissió Municipal d'Avaluació i Tria de Documentació, una normativa específica i o uns criteris sobre quina documentació s'ha d'eliminar (fotocòpies, esborranys, documentació duplicada, documents nuls, etc.) durant la tramitació dels expedients i abans de la transferència. També establirà, verificarà i registrarà el procediment de destrucció de documentació arxivada.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 38.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">El Servei d'Arxiu és l'encarregat de mantenir el registre d'eliminació de documentació, a on constarà el número de registre d'eliminació, la data de resolució d´eliminació emesa per l´òrgan municipal competent, la data d'execució, el tipus de documentació o sèrie documental, el metratge i el mostreig que se n'hagi realitzat.</span></p> <p style="text-align:center"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 5: Conservació de la documentació</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 39.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">El Servei d'Arxiu vetllarà perquè en totes les dependències que tinguin documentació en paper es donin les condicions ambientals, de seguretat i higiene mínimes adequades per a una bona conservació i protecció de la documentació. Pel que fa als documents digitals, el Servei d'Arxiu també vetllarà per a que el seu entorn tingui les condicions de seguretat i de conservació adients.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 40.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Per garantir la conservació del suport i de la informació dels documents el Servei d'Arxiu proposarà la utilització de materials (papers, sistema d'impressió, unitats d'instal·lació...), formats, entorns, i sistemes de protecció adients (còpies de seguretat, digitalitzacions, microfilmacions, reprovacions...), juntament, en el cas de documentació electrònica, amb el departament de Noves Tecnologies.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 41.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">En el cas de detectar-se processos de deteriorament i/o degradació de la documentació, el Servei d'Arxiu prendrà les mesures necessàries. Si en qualque moment la restauració de documentació requereix traslladar-la físicament, ho haurà d'autoritzar l'òrgan competent, previ informe de l'arxiver/a municipal.</span></p> <p style="text-align:center"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>CAPÍTOL IV: L'ACCÉS A LA DOCUMENTACIÓ</strong></span></p> <p style="text-align:center"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 1: Disposicions generals</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 42.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">A l'efecte d'aquest reglament resten clarament diferenciades, pel que fa a normes i procediments, les consultes i/o préstecs interns de les diferents unitats productores o per les persones representants de la corporació, de les consultes públiques o externes, enteses per aquestes les efectuades per altres administracions, ciutadania en general o persones investigadores.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 43.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">L'Arxiu Municipal atendrà al públic durant l'horari de consulta, la durada del qual no serà necessàriament coincident amb jornada laboral de l'arxiver/a.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 44.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">L'Arxiu posarà a l'abast de les persones usuàries, els instruments de descripció necessaris per agilitzar la consulta i localització de la documentació pertinent. La recerca d'informació anirà a càrrec de les persones peticionàries o interessades, sempre que es pugui.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 45.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Les persones usuàries no podran prendre pel seu compte dels prestatges, dipòsits o entorns digitals d'accés restringit els documents que desitgin consultar. Els documents es serviran per rigorós ordre de comanda.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 46.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">L'accés a la documentació general queda subordinat a que no es posin en perill els valors que aconsellen la seva conservació, i a les restriccions legals existents en cada moment (referents a la protecció de dades, a informació confidencial, etc.). A tal efecte l'arxiver/a municipal podrà limitar i o denegar la consulta, o en els casos de problemes de conservació de la documentació, restringir l'accés als originals, sense perjudici de la possibilitat d'accedir a les reproduccions de l'obra fixades en qualsevol dels mitjans o suports que constin a l'Arxiu. També podrà establir normes de manipulació i o conservació de la documentació.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 47.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Es podrà denegar també l'accés a la documentació mentre no hagi estat objecte de gestió arxivística.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 48.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">En el cas de documents procedents de dipòsit o donació, hauran de respectar-se les condicions establertes per les persones o institucions donants o dipositants, les quals s'hauran acordat per escrit.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 49.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">La documentació de l'arxiu no pot sortir de les instal·lacions municipals si no és en casos excepcionals i degudament justificats sempre amb les degudes garanties de seguretat. L'autorització es concedirà mitjançant resolució de Batlia. Els casos en què se'n podrà autoritzar la sortida són:</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">1. Per requeriment dels tribunals de justícia.</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">2. Per préstec per a exposicions, sota les condicions establertes per a cada cas.</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">3. Per realitzar tasques de restauració, relligat, enquadernació, neteja o desinfecció dels documents.</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">4. Per reproducció i/o creació de còpies de seguretat de documents, sempre que la feina no es pugui realitzar a l'Arxiu o a les dependències municipals.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 50.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Les condicions de consulta i d'utilització dels serveis de l'Arxiu podran esser ampliades mitjançant resolució de Batlia.</span></p> <p style="text-align:center"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 2: Consulta i préstec d'ordre intern</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 51.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">El Servei d'Arxiu posarà la documentació a disposició de les diferents unitats productores que podran consultar-la, prèvia sol·licitud, a les mateixes dependències del Servei d'Arxiu i o a través de l'entorn digital corresponent. Es podrà deixar en préstec sota la responsabilitat de cada unitat.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 52.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">El préstec o consulta de documents es farà mitjançant formulari signat per la persona sol·licitant i l'arxiver/a, on s'especificaran dades com la signatura dels documents, expedient al que pertanyen, data del préstec o consulta, etc. Quan es retorni o s'hagi finalitzat la consulta de la documentació, el Servei d'Arxiu en deixarà constància en el mateix formulari.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 53.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">El préstec de la documentació de l'Arxiu Històric (documentació de més de 30 anys) serà de caràcter excepcional. En aquests casos la documentació s'examinarà preferentment a la sala de consulta del Servei d'Arxiu.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 54.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">En el cas de la documentació retornada, ja sigui física o digital, haurà de mantenir les mateixes característiques, ordre, constitució interna i externa, neteja i condicions en què va ser facilitada per a la seva consulta. En cas contrari, no s'acceptarà la seva devolució fins que, en opinió de l'arxiver/a municipal, no es compleixin les esmentades condicions. A més, l'arxiver/a ho comunicarà per escrit al/la cap del servei sol·licitant i, en darrer terme, a la Batlia per tal que es prenguin les mesures oportunes. En cas de que, per força major, es pretengui reobrir, ampliar i o modificar un expedient arxivat, es comunicarà al Servei d'Arxiu per tal de decidir la forma d'actuar en cada cas.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 55.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">El termini ordinari de préstec, consulta o accés digital serà de 3 mesos. Si fos necessari es podrà prorrogar fins a un màxim d'un any. En cap cas el préstec, consulta o accés es podran considerar indefinits.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">En el cas de superar el termini, l'arxiver/a municipal comunicarà al/la cap del servei sol·licitant i, en darrer terme, a la Batlia, les infraccions que s'estiguin produint per tal que els documents siguin reintegrats al Servei d'Arxiu i/o s'adoptin les mesures que es considerin oportunes.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 56.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">En cap cas no es deixaran en préstec parts d'expedients o documents separats de la unitat documental de la qual formen part. Sí que es podrà donar accés o facilitar còpia, quan sigui possible, de parts d'expedients.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 57.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">La consulta i préstec de documents d'un altre departament o oficina haurà de comptar amb l'autorització per escrit del/la cap del departament emissor de la dita documentació.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Consulta dels regidors/es</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 58.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">La consulta i préstec de documentació per part dels regidors/es considerarà d'ordre intern; es realitzarà en els termes establerts a l´article 72 de la Llei 20/2006, de 15 de desembre, municipal i de règim local de les Illes Balears així com als articles 14, 15 i 16 del Reial decret 2568/1986, de 28 de novembre, del Reglament d'organització, funcionament i règim jurídic de les entitats locals. Per a l'accés a la documentació s'observaran les disposicions generals de consulta establertes a la secció 1 d'aquest capítol.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 59.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">L'accés a documents de caràcter restringit segons disposicions legals, no relacionats amb assumptes de la seva competència, o no tractats pels òrgans col·legiats de què formen part, podrà denegar-se o permetre's a través de resolució motivada de la Batlia, segons allò disposat a l´article 72 de la Llei 20/2006, de 15 de desembre, municipal i de règim local de les Illes Balears així com als articles 14 i 15 del Reglament d'organització, funcionament i règim jurídic de les entitats locals.</span></p> <p style="text-align:center"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 3: Consulta i préstec d'ordre extern</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Consulta d'altres administracions</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 60.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">L'accés als documents per part d'altres administracions es realitzarà d'acord amb els articles 140 i 141 de la Llei 40/2015, d´1 d´octubre, &nbsp;de règim jurídic del sector públic, mitjançant sol·licitud d'aquelles dades, documents o mitjans de prova que estiguin en poder de l'ens al qual es dirigeix la sol·licitud.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 61.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">El préstec de documentació que respongui a requeriments d'altres administracions, segons l'article 171 del Reial decret 2568/1986, de 28 de novembre, del Reglament d'organització, funcionament i règim jurídic de les entitats locals es considerarà de caràcter excepcional. Prèviament a la seva tramesa, la unitat administrativa sol·licitant haurà de disposar còpia autenticada al Servei d'Arxiu.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Consulta de la ciutadania</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 62.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">L'Administració municipal garantirà l'accés de la ciutadania a la documentació custodiada pel Servei d'Arxiu, sens perjudici de les restriccions definides en la llei o de les que es pugui establir per raons de conservació. La consulta es basarà en els articles 18, 44 i 105.b) de la Constitució Espanyola i en la seva normativa de desenvolupament. Totes les denegacions es motivaran amb indicació de la normativa específica en què es fonamenta la decisió.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 63.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Les persones que vulguin consultar documents de l'Arxiu Municipal ho hauran de sol·licitar en instància dirigida a la Batlia, acreditant la seva identitat, documentació a consultar i motiu de la consulta. Si la petició reuneix els requisits legals, a proposta de l'arxiver/a la Batlia emetrà resolució permetent la consulta de manera immediata, prèvia cita concertada amb l´arxiver/a; en cas contrari, l'arxiver/a informarà i la Batlia emetrà resolució denegatòria motivada. En ambdós casos, la resolució de Batlia s´emetrà i es notificarà en el termini màxim d´un mes a comptar des de l´endemà de la data de registre de la sol·licitud.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">En els casos en què una persona vulgui fer la consulta de documentació custodiada per l'Arxiu, en el departament productor de l'expedient, aquest departament en qüestió haurà de sol·licitar el préstec a l'Arxiu Mitjançant el procediment establert en la secció 2, &nbsp;i en serà responsable de la citació de la persona interessada de la consulta com de la documentació.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Consulta dels investigadors/es</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 64.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Les consultes externes amb fins culturals, científics o d'investigació es realitzaran emplenant prèviament una fitxa on constarà el nom i llinatges. DNI, passaport o carnet d'investigador/a, domicili, telèfon, correu electrònic i tema de recerca.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 65.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Els investigadors/es podran consultar documentació afectada per l'article 18.1 de la Constitució Espanyola, en base a l'article 13 de la Llei 39/2015, d´1 d´octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques i sempre dins el marc legal relacionat amb l'accés a la informació (transparència, dret a la intimitat, protecció de dades, etc.). L'investigador/a haurà de signar tants documents i o declaracions responsables es considerin necessaris fruit de la utilització de la documentació consultada.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 66.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">En el cas d'utilització dels documents de l'Arxiu Municipal amb vista a la seva publicació o difusió s'haurà de notificar a l'arxiver/a, i de fer constar obligatòriament la seva procedència. Quan es tracti de documentació en imatge hi haurà de constar, a més de la procedència de l'arxiu, el nom del seu autor si és conegut, sens perjudici d'altres obligacions que es puguin establir.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 67.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">S'estableix la donació a l'Arxiu d'un exemplar del treball que ha motivat la consulta documental, publicat total, parcialment o en extracte.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 68.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Les persones que deteriorin llibres, documents o qualsevol mena d'objectes hauran d'indemnitzar els danys causats d'acord amb la valoració que realitzi, previ informe de l'arxiver/a municipal, sens perjudici de les responsabilitats que se'n puguin derivar d'acord amb la vigent legislació. Es prohibeix col·locar damunt llibres, impresos, manuscrits o altre documentació, el paper a on s'escriu, doblegar els fulls i escriure en tinta o llapis en els documents, ni deixar papers com a testimoni. En qualsevol cas, les normes d'utilització de la documentació seran establertes pel Servei d'Arxiu.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 69.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">La documentació resta exclosa de préstec i s'ha de consultar en els locals habilitats per a aquesta finalitat.</span></p> <div style="page-break-after:always"><span style="display:none">&nbsp;</span></div> <p style="text-align:center"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 4: Reproducció i ús de documents</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 70.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Qualsevol persona o entitat pot obtenir reproduccions dels documents de l'Arxiu Municipal, exceptuant aquells l'accés als quals estigui restringit per la legislació vigent o per voluntat de la persona dipositant en el cas de cessions. En el cas de documents exclosos de consulta que hagin estat comunicats per resolució expressa, amb l'autorització de consulta es podran establir límits o la prohibició de la reproducció.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 71</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">El Servei d'Arxiu establirà el mitjà més adequat per a procedir a la reproducció segons les característiques físiques del document. En casos excepcionals es permetrà que professionals designats pel Servei d'Arxiu puguin realitzar la reproducció fora de les dependències d'aquest.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 72.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Per a la reproducció de qualsevol tipus de document es requereix la sol·licitud prèvia de la persona interessada i l'autorització expressa i per escrit, en el mateix imprès, de l'arxiver/a municipal. El sol·licitant haurà de fer constar la finalitat de la reproducció.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 73.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">L'autorització de reproducció no atorga cap dret de propietat intel·lectual o industrial a qui la realitzi o l'obtingui, en correspondència amb els articles 17, 18 i 128 del Reial decret legislatiu 1/1996, de 12 d'abril, que aprova el text refós de la Llei de la propietat intel·lectual.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 74.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">El Servei d'Arxiu reproduirà els documents previ pagament de les taxes corresponents, i n'especificarà els terminis. </span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 75.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Com a norma general del Servei d'Arxiu només farà fotocòpies d'aquells documents que no estiguin relligats i sempre i quan la reproducció no repercuteixi negativament en el seu estat de conservació. L'arxiver/a municipal oferirà mitjans de reproducció alternatius segons les possibilitats del Servei d'Arxiu.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 76.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Els dibuixos, fotografies, gravats i mapes es reproduiran, preferentment, mitjançant fotografia o digitalització.</span></p> <p style="text-align:center"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 5: Ús públic de les reproduccions</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 77.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">En cas d'utilització de reproducció de documents de l'Arxiu Municipal per editar-los o difondre'ls públicament, s'haurà de notificar a l'arxiver/a, i fer constar obligatòriament la seva procedència. Quan es tracti de reproduccions d'imatges també s'haurà de fer constar el nom del seu autor/a, sens perjudici d'altres obligacions que es puguin establir amb el Servei d'Arxiu o que es puguin derivar quant a drets d'autor.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 78.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Quan es tracti de documentació reproduïda fotogràficament, el Servei d'Arxiu cedirà la reproducció en concepte de lloguer de la imatge i per a un sol ús i edició. Qualsevol reedició haurà de comptar amb un nou permís de reproducció.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 79.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Tota edició en la qual es reprodueixin documents de l'Arxiu Municipal podrà ser objecte d'inspecció prèvia a l'edició si així ho sol·licita el propi servei.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 80.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">De tota edició en la qual s'utilitzin reproduccions de documents de l'Arxiu Municipal s'hauran de lliurar dos exemplars al Servei d'Arxiu, prèviament a la seva comercialització, per tal que s'incorporin al seu fons. Aquesta condició serà vàlida tant per a l'edició de llibres com per a vídeos, cartells o d'altres productes sobre materials aptes per a la reproducció d'imatges. Segons el tipus d'edició el Servei d'Arxiu podrà establir altres condicions.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 81.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">L'Ajuntament es reserva el dret d'emprendre les accions legals que cregui oportunes contra aquelles persones que incompleixen les condicions establertes en aquest reglament o en els acords específics signats per ambdues parts.</span></p> <p style="text-align:center"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>CAPÍTOL V: LA PROTECCIÓ I DIFUSIÓ DEL PATRIMONI DOCUMENTAL DEL MUNICIPI</strong></span></p> <p style="text-align:center"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 1: Disposicions generals</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 82.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Formen part del Patrimoni Documental del municipi, en base a l'article 49 de la Llei 16/1985 de 25 de juny, del Patrimoni Històric Espanyol:</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">1. El Patrimoni Documental de l'Ajuntament segons es defineix a l'article 5 d'aquest reglament.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">2. Els documents de més de quaranta anys d'antiguitat produïts o rebuts en l'exercici de les seves funcions per qualsevol entitat o persona jurídica de caràcter privat que desenvolupi llur activitat al municipi.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">3. Els documents de més de cent anys d'antiguitat produïts o rebuts per qualsevol persona física, i els documents de menys antiguitat que hagin estat produïts en suports de caducitat inferior als cent anys, com és el cas de audiovisuals en suport fotoquímic o magnètic. Es considerarà també Patrimoni Documental d'interès per al municipi tota aquella documentació, sense límit d'edat, resultant de l'activitat de les persones físiques o jurídiques del municipi o que hi hagin estat vinculades.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 83.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">L'àmbit d'actuació territorial del Servei d'Arxiu és del terme municipal i els fons, objecte de la seva actuació, són els descrits en l'article anterior.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 84.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">El Servei d'Arxiu seguirà una política d'ingressos d'acord amb el seu àmbit d'actuació, l'interès del fons, la disponibilitat de recursos humans i d'instal·lació i la capacitat de gestió dels arxius.</span></p> <p style="text-align:center"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 2: Protecció del Patrimoni Documental</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 85.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">El Servei d'Arxiu vetllarà per la integritat del Patrimoni Documental del municipi i per la seva protecció i recuperació. Amb aquesta finalitat farà les oportunes propostes d'adquisició, d'acceptació de cessió o de reproducció dels fons documentals d'interès per al municipi. Al mateix temps, podrà assessorar entitats, empreses i particulars sobre les condicions de conservació i tractament de la documentació.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 86.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">L'ingrés de documentació al Servei d'Arxiu ha de ser acceptat, previ informe de l'arxiver/a municipal, per l'òrgan competent de la corporació, que haurà d'acordar les condicions sota les quals es realitza. Es confeccionarà un primer inventari de la documentació, que serà rubricat per l'arxiver/a municipal. L'Ajuntament lliurarà al cedent un document probatori de l'esmentat ingrés.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 87.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Per recuperar documentació cedida al Servei d'Arxiu en règim de dipòsit serà imprescindible sol·licitar-ho per escrit a l'òrgan corresponent. L'Ajuntament procedirà o no a la seva devolució d'acord amb els pactes efectuats en constituir-se la cessió en règim de dipòsit o si aquests no existissin, a les disposicions legals que la regulen.</span></p> <p style="text-align:center"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Secció 3: Difusió del Patrimoni Documental del municipi</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 88.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">El Servei d'Arxiu ha de divulgar el Patrimoni Documental que custodia com a part integrant del Patrimoni Cultural del municipi. Amb aquest objectiu dissenyarà programes d'activitats que poden incloure, entre altres:</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">1. L'edició de material divulgatiu dels fons i dels serveis.</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">2. La difusió de documents en edicions d'àmbit local.</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">3. La realització de visites guiades a l'Arxiu Municipal.</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">4. L'organització d'exposicions, jornades, cursets i conferències.</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">5. El muntatge o col·laboració en exposicions.</span></p> <p style="margin-left:40px"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">6. L'elaboració de catàlegs i o exposicions digitals.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 89.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Pel caràcter cultural de la documentació que custòdia, l'Arxiu Municipal, a més de les activitats pròpies, estarà obert a col·laborar amb iniciatives d'altres entitats que contribueixen a la divulgació del Patrimoni Cultural del municipi.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 90.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">L'Arxiu Municipal col·laborarà amb els centres d'ensenyament per donar a conèixer l'existència, la naturalesa i els possibles usos del Patrimoni Documental, podent crear, juntament amb aquests centres, propostes i/o contingut per aplicar en els entorns educatius. </span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>Article 91.</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">L'Arxiu Municipal assessorarà les persones usuàries sobre les característiques, contingut i possibilitats d'explotació de la documentació que custodia.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>DISPOSICIÓ DEROGATÒRIA</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">El present reglament deroga de manera íntegra el Reglament de l´Arxiu de l´Ajuntament de Sant Llorenç des Cardassar el qual fou aprovat per acord del Ple adoptat en sessió de data 2 de març de 1999&nbsp; i publicat al Butlletí Oficial de les Illes Balears número 77 de data 15 de juny de 1999.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px"><strong>DISPOSICIÓ FINAL. ENTRADA EN VIGOR</strong></span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">El present reglament fou aprovat definitivament en data de 21 de gener de 2021 al no haver-se presentat reclamacions, objeccions o observacions contra el seu acord d'aprovació inicial. Entrarà en vigor una vegada que se'n publiqui el text íntegre al Butlletí Oficial de les Illes Balears i transcorregut el termini de quinze dies hàbils previst als articles 103.1 i 113.1 de la Llei 20/2006, de 15 de desembre, municipal i de règim local de les Illes Balears, continuant la seva vigència fins a la seva modificació o derogació expressa.</span></p> <p><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Contra el present acord es pot interposar recurs contenciós administratiu davant la Sala del Contenciós Administratiu del Tribunal Superior de Justícia de les Illes Balears en el termini de dos mesos a comptar des del dia següent a la data de publicació del present anunci, de conformitat amb l´article 46 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.</span></p> <p>&nbsp;&nbsp;</p> <p style="text-align:center"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Sant Llorenç des Cardassar, 10 de març de 2021</span></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:0px; margin-right:0px; margin-top:0px; text-align:center"><strong><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">El batle</span></strong></p> <p style="margin-bottom:0px; margin-left:0px; margin-right:0px; margin-top:0px; text-align:center"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif; font-size:12px">Mateu Puigròs Sureda&nbsp; </span></p> ]] CAIB ![CDATA[Aprovació definitiva del Reglament de l´Arxiu Municipal de Sant Llorenç des Cardassar]] CAIB ca 37627