2016-03-17 ca 2016-03-14 ![CDATA[Aprovació definitiva Reglament de l'Arxiu Municipal de l'Ajuntament de Sóller ]] 2873 text/html 120 ca CAIB 7690 577610 CAIB CAIB 2016-03-17 7683 ![CDATA[<p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">Aprovat inicialment el Reglament de l’Arxiu Municipal de l’Ajuntament Sóller, en sessió plenària de 12 de gener de 2016 (BOIB núm. 16, de 2 de febrer de 2016); transcorregut el termini de trenta dies d’exposició pública sense que s’hi hagin presentat reclamacions o suggeriments, esdevé definitiu, i es publica el seu text íntegre amb les recomanacions de l’Institut Balear de la Dona pel que fa al llenguatge emprat, segons l’informe d’impacte de gènere:</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">&nbsp;</span></p> <p style="text-align: center;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong><span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><span><strong>REGLAMENT DE L’ARXIU MUNICIPAL DE SÓLLER</strong></span></span></strong></span></p> <p align="left"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>ÍNDEX</strong></span></p> <p align="justify"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><span>EXPOSICIÓ DE MOTIUS</span></span></p> <p align="justify"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>CAPITOL I. L’ARXIU MUNICIPAL I EL PATRIMONI DOCUMENTAL</strong></span></p> <p style="margin-left: 40px;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">SECCIÓ 1. DEFINICIÓ I FUNCIONS DE L'ARXIU MUNICIPAL</span></p> <p style="margin-left: 40px;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">SECCIÓ 2. EL PATRIMONI DOCUMENTAL</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>CAPÍTOL II. EL PERSONAL DE L'ARXIU ADMINISTRATIU</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>CAPÍTOL III. LA GESTIÓ DELS DOCUMENTS ADMINISTRATIUS</strong></span></p> <p style="margin-left: 40px;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">SECCIÓ 1. DEFINICIÓ I ÀMBIT D'ACTUACIÓ</span></p> <p style="margin-left: 40px;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">SECCIÓ 2. TRANSFERÈNCIA, CONSERVACIÓ I ELIMINACIÓ</span></p> <p align="justify"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong><span>CAPÍTOL IV. LA GESTIÓ DE L’ARXIU HISTÒRIC</span></strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>CAPÍTOL V. L'ACCÉS I LA CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓ</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>CAPÍTOL VI. LA REPRODUCCIÓ DE DOCUMENTS</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>CAPITOL VII. LA CONSERVACIÓ I CUSTÒDIA DELS DOCUMENTS</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>DISPOSICIÓ ADDICIONAL </strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>DISPOSICIÓ FINAL</strong></span></p> <p align="justify"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong><span>EXPOSICIÓ DE MOTIUS</span></strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">El funcionament actual de les institucions, i més concretament de l'Administració municipal en l'exercici de les seves funcions polítiques i administratives, es veu afectada per la creixent complexitat administrativa, la qual cosa provoca una acumulació creixent i contínua de la documentació.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><em><strong>L'article 46 de la Constitució Espanyola </strong></em>preveu que els poders públics han de garantir la conservació i promoure l'enriquiment del patrimoni històric, cultural i artístic. Per tant, l'Ajuntament serà l'òrgan encarregat de protegir, administrar i difondre el patrimoni documental municipal, constituït per tots els documents, integrats en l'Arxiu Municipal. Com a servei públic de caràcter administratiu, serà l'encarregat de la gestió i el tractament de la documentació, de la seva custòdia i conservació.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">En base a la <em>Llei 15/2006, de 17 d’octubre, d’Arxius i Patrimoni Documental de les Illes Balears</em>, es fa necessària l'elaboració d'un reglament per fixar els criteris bàsics de conservació i difusió del patrimoni documental municipal, per tal de garantir no només la gestió administrativa, sinó també la investigació històrica i científica.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">El reglament es divideix en sis capítols, l'objectiu dels quals és definir i regular aquestes competències.</span></p> <p style="margin: 0px 0px 0px 40px;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">• Definir l'arxiu municipal, les seves funcions i el patrimoni documental (cap. I)</span></p> <p style="margin: 0px 0px 0px 40px;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">• Delimitar la responsabilitat del personal dels arxius municipals (cap. II)</span></p> <p style="margin: 0px 0px 0px 40px;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">• Delimitar el sistema de gestió dels documents administratius, el seu àmbit d'actuació, la transferència, conservació i eliminació de documentació (cap. III)</span></p> <p style="margin: 0px 0px 0px 40px;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">• Delimitar el sistema de gestió de l’arxiu històric, el seu àmbit d'actuació, la conservació i la difusió del seu fons (cap. IV)</span></p> <p style="margin: 0px 0px 0px 40px;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">• Regular l'accés a la documentació (cap. V)</span></p> <p style="margin: 0px 0px 0px 40px;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">• Regular la reproducció de la documentació (cap. VI)</span></p> <p style="margin: 0px 0px 0px 40px;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">• Establir la conservació i custòdia dels documents Regular la reproducció de la documentació (cap. VII)</span></p> <p style="margin: 0px 0px 0px 40px;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">&nbsp;</span></p> <p style="text-align: center;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>CAPITOL I.<br /> L’ARXIU MUNICIPAL I EL PATRIMONI DOCUMENTAL</strong></span></p> <p style="text-align: center;"> <strong><span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">SECCIÓ 1.<br /> DEFINICIÓ, DENOMINACIÓ I FUNCIONS DE L'ARXIU MUNICIPAL</span></strong></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 1</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">L'Arxiu Municipal és el conjunt orgànic de documents generats i rebuts per l'Administració local en el desenvolupament de les seves funcions al llarg de la seva existència. És un servei públic de caràcter administratiu, integrat per un patrimoni documental que té la condició de bé de domini públic i que està integrat dins l'àrea o àrees administrativa corresponent a l'Ajuntament de Sóller, del qual depèn a l'efecte de titularitat i gestió de l’arxiu administratiu i l’arxiu històric.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">En sentit físic, és el lloc on es custodien els documents i l’espai on s’organitzen i es serveixen.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 2</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">La denominació que correspondrà al servei serà la d’<strong>Arxiu Municipal de Sóller</strong> (AMS).</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">En l'àmbit orgànic, s'estableix l'existència d'un únic arxiu municipal. En l'àmbit funcional, s'estableixen dues fases anomenades segons els valors i l'edat de la documentació:</span></p> <p style="margin-left: 40px;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>a) Arxiu de gestió o administratiu: </strong>es tracta de l'arxiu d'oficina i de l'arxiu definitiu que anomenam <em><strong>intermedi</strong>. </em>Així<em> s</em>'entén per <em><strong>Arxiu Administratiu </strong></em>la instal·lació i instal·lacions on es reuneixen, conserven, ordenen i es difonen els documents que integren el patrimoni documental municipal que no tenguin més de cinquanta anys d’antiguitat.</span></p> <p style="margin-left: 80px;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>a.1. Arxiu d’oficina: </strong>estarà localitzat a les oficines pertinents de l'àrea o negociat i a l'abast del personal. Constarà de tota aquella documentació que necessiti l'àrea per al seu funcionament diari o que el personal tècnic de l'àrea cregui adient per les seves especificitats concretes. Estarà controlat pel propi personal administratiu o tècnic.</span></p> <p style="margin-left: 80px;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>a.2</strong>. <strong>Arxiu intermedi: </strong>estarà localitzat a la dependència de l'Arxiu Administratiu Municipal i constarà de tota aquella documentació ja arxivada i que hagi perdut el seu ús administratiu o, en casos específics, per aquella documentació que el personal tècnic de l'àrea corresponent vegi adient.</span></p> <p style="margin-left: 40px;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>b) Arxiu Històric: </strong>S'entén per <em>Arxiu Històric </em>la instal·lació i instal·lacions on es reuneixen, conserven, ordenen i es difonen els documents que integren el patrimoni documental municipal –siguin generats per la pròpia administració o per externs- que tenguin més de cinquanta anys d’antiguitat.</span></p> <p align="justify"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 3</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">L’arxiu és un servei general de l’Administració municipal encarregat de sistematitzar la gestió dels documental de la institució en totes les etapes del cicle documental. Té atribuïdes les funcions de recollida, organització, avaluació, conservació i difusió.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">Les funcions de l'Arxiu Municipal són:</span></p> <p style="margin: 0px 0px 0px 40px;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">• La gestió dels documents</span></p> <p style="margin: 0px 0px 0px 40px;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">• El control i l'accés a la documentació</span></p> <p style="margin: 0px 0px 0px 40px;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">• La protecció i difusió del patrimoni documental</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 4</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">Les instal·lacions de l'Arxiu Municipal tenen com a funcions úniques i exclusives les que li són pròpies i específiques, i en cap cas hi podran tenir accés persones alienes al servei si no es per desenvolupar les activitats que es tenen en compte al capítol V d'aquest reglament.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 5</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">L'arxiu disposarà dels mitjans adequats per garantir el desenvolupament de les funcions que li són encomanades.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 6</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">Les funcions d’aquest servei estaran subjectes al que regulen la legislació i les normes vigents a dia d’avui aplicables a la gestió, conservació i difusió del patrimoni documental de l’Estat espanyol i les específiques de la CA de les Illes Balears.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">&nbsp; </span></p> <p style="text-align: center;"> <strong><span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">SECCIÓ 2.<br /> EL PATRIMONI DOCUMENTAL</span></strong></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 7</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">S'entén per <em>document </em>qualsevol expressió en llenguatge convencional i qualsevol expressió gràfica, sonora o en imatge, recollida en qualsevol tipus de suport material, inclosos els suports informàtics, independentment de la data de recollida i excloent-ne els exemplars no originals d'edicions^{<a href="https://apps.caib.es/edictesback/enviamentController?opcio=creacio#sdfootnote1sym">1</a>}.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 8</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">El patrimoni documental de l'Ajuntament, tal com estableix l'article 49.2 de la <em>Llei ordinària 16/1985, de 25 de juny, de Patrimoni Documental</em> <em>Espanyol</em> i la <em>Llei 15/2006, de 17 d’octubre, d’Arxius i Patrimoni Documental de les Illes Balears</em> és el conjunt de documents generats, rebuts o reunits per:</span></p> <p align="justify"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><span>8.1 La Batlia, les regidories i els diferents òrgans, serveis i dependències municipals.</span></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">8.2. Les persones físiques al servei de l'Ajuntament en l'exercici de les seves funcions.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">8.3. Les persones jurídiques en el capital social de les quals de les quals participi l'Ajuntament.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">8.4. Les persones físiques o jurídiques gestores de serveis municipals en tot allò relacionat amb la gestió dels esmentats serveis.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">8.5. Les persones físiques o jurídiques que, malgrat no tenir vinculació amb la gestió dels serveis municipals, que voluntàriament determinin en qualsevol figura –herència, donació, o llegat -, fer cessió o dipòsit de forma expressa dels seus fons documentals.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">8.6. L'Ajuntament, mitjançant llegat històric o adquisició a terceres persones.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">Per això, i tal com estableix la <em>Llei 16/1985, de 25 de juny de Patrimoni Històric Espanyol</em> i la <em>Llei 15/2006, de 17 d’octubre, d’Arxius i Patrimoni Documental de les Illes Balears</em>, la documentació generada per aquelles persones en l'exercici de les funcions especifiques desenvolupades o de les tasques de representació política assumides, haurà de quedar en el departament corresponent o bé ser transferida a l'Arxiu en el moment en què finalitzin les seves funcions o tasques.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 9</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">La documentació municipal mai no podrà ser considerada com una propietat privada ja que és inalienable, inembargable i no hipotecable.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 10</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">Les claus de l'Arxiu Administratiu Municipal i de les diferents dependències que pugui tenir estaran sota custòdia directa del seu responsable, el qual en cas de necessitat delegarà en aquella persona del mateix servei d'Arxiu que consideri oportuna, que en tengui la custòdia. Així mateix, hi haurà una còpia de totes les claus a les dependències municipals sota el control de la policia local, de la secretaria, de batlia o de qui designin els responsables de l’Ajuntament.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">Cap persona o persones alienes al servei de l'Arxiu podran estar en possessió de les claus ni entrar en cap de les dependències de l'Arxiu Administratiu Municipal sense anar acompanyades de la persona o persones del servei autoritzades, fora de casos excepcionals de força major.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 11</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">L'Arxiu Administratiu Municipal ha de protegir, difondre i vetllar contra l'espoliació, el deteriorament, la pèrdua o la destrucció del patrimoni documental al seu càrrec.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 12</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">L'Arxiu Municipal vetllarà per la integritat del patrimoni documental municipal entès en els termes que indica l'article 40 de la Llei ordinària 16/1985 de 25 de juny. Amb aquesta finalitat es faran les oportunes propostes d'adquisició, acceptació de cessió, donació, dipòsit o reproducció dels fons documentals d'interès per al municipi. Perquè sigui efectiva qualsevol d'aquestes accions serà preceptiva l'aprovació del Ple de l'Ajuntament</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">&nbsp; </span></p> <p style="text-align: center;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>CAPÍTOL II.<br /> EL PERSONAL DE L'ARXIU MUNICIPAL DE SÓLLER</strong></span></p> <p align="justify"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 13</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">La conservació i organització del patrimoni documental municipal té com a objectiu principal satisfer les necessitats d'informació i documentació per realitzar una correcta gestió administrativa municipal, justificar els drets de les persones físiques o jurídiques, públiques o privades i facilitar la informació i la documentació necessàries per a la investigació i estudis històrics i culturals. Per poder complir amb aquests objectius ha de disposar dels mitjans materials i personals necessaris.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">Com que l'Arxiu Municipal és un servei públic local, les funcions que el seus responsables han de dur a terme, d'acord amb les atribucions de recollida, selecció, conservació, custodia, difusió i servei del patrimoni documental municipal són les següents:</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">1. Rebre, conservar i custodiar adequadament la documentació.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">2. Classificar i ordenar la documentació.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">3. Elaborar normes reguladores de la classificació, ordenació i el tractament de la documentació de gestió de les diferents àrees i negociats de l'Administració municipal i controlar-ne l'aplicació.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">4. Proposar directrius per a la correcta ubicació física dels documents i indicar les condicions idònies que han de tenir els locals del dipòsit i les instal·lacions necessàries per a la seva utilització i seguretat.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">5. Ocupar-se de la formació d'inventaris, catàlegs, índexs, repertoris i d'altres instruments de descripció documental que consideri necessaris per facilitar un adequat accés de la persona usuària a la documentació.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">6. Facilitar l'accés i la consulta de la documentació a totes les persones investigadores, estudioses i la ciutadania en general, d'acord amb el marc legal i normatiu existent.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">7. Contribuir a una major eficàcia i a un millor funcionament de l'Administració municipal i facilitar d'una manera ràpida i pertinent la documentació necessària per a la resolució d'un tràmit administratiu</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">8. Realitzar les propostes d'eliminació de documentació d'acord amb el marc legal i normatiu existent.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">9. Mantenir relacions amb les entitats públiques i privades amb tot el que tengui a veure amb el servei d'arxiu.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">10. Vetllar per al bon funcionament del servei d'arxiu i de la disciplina en les seves diferents àrees i dependències.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">11. Custodiar les dependències de l'Arxiu Municipal.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">12. Rebre la correspondència, les peticions i les sol·licituds del servei d'Arxiu.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">13. Proposar l'adquisició dels materials que siguin necessaris.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">14. Mantenir un llibre de registre (suport informàtic) de tots els documents rebuts o prestats per a la seva consulta, a on constarà la naturalesa i la denominació del document, la persona que sol·licita el préstec, el departament, la data, la signatura i firma del peticionari, tant en el moment del préstec com de la seva devolució en cas de ser documentació sol·licitada per a l'ús intern del mateix Ajuntament.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">15. En el cas que la documentació sigui sol·licitada per les persones investigadores, mantenir una relació d’investigadors i investigadores a on hi figuri el nom, l'adreça i el tema d'investigació.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">16. Confeccionar anualment estadístiques sobre persones investigadores i usuàries.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">17. Preocupar-se del foment del patrimoni documental municipal mitjançant propostes d'adquisició, donació o dipòsit en els casos que sigui possible. Serà l’encarregat també de portar a terme polítiques de difusió de dit patrimoni municipal.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">18. Proposar les mesures necessàries per al bon funcionament del servei d'arxiu.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">19. La persona encarregada de l'Arxiu serà responsable de la disciplina a l'Arxiu i també de com es duguin a terme els treballs de classificació, ordenació i catalogació, de la correcta conservació del material documental i científic, i del bon ordre del servei perquè la persona usuària pugui utilitzar el material que es custodia, i evitar pèrdues o deterioraments.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">20. La persona encarregada de l'Arxiu municipal haurà de dirigir, controlar i repartir les tasques pròpies del personal del servei en les àrees específiques d'actuació.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">21. Les funcions de l'arxiver o l’arxivera podran ser delegades totalment o parcialment a altres persones designades, de manera temporal per motiu de vacances, baixa o altres causes que així ho demanin.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">22. La persona encarregada de l'Arxiu haurà de vetllar contra l'espoliació del patrimoni documental municipal en el seu àmbit local. En cas de detectar casos d’espoliació o deteriorament, l'arxiver o l’arxivera haurà de comunicar-ho a les autoritats competents perquè prenguin les mesures oportunes d'acord amb l'article 7 de la <em>Llei 16/1985, de 25 de juny, del patrimoni històric espanyol</em>.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">23. Per poder realitzar les seves funcions, la persona encarregada de l'Arxiu municipal haurà de comptar, en la mesura que sigui possible, amb els mitjans adequats respecte a les instal·lacions, espai, personal i instruments materials necessaris.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">&nbsp;</span></p> <p style="text-align: center;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong><span>CAPÍTOL III.<br /> LA GESTIÓ DELS DOCUMENTS ADMINISTRATIUS</span></strong></span></p> <p style="text-align: center;"> <strong><span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">SECCIÓ 1.<br /> DEFINICIÓ I ÀMBIT D'ACTUACIÓ</span></strong></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 14</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">S'entén per <em>gestió de documents administratius </em>el conjunt de tècniques i procediments normalitzats que afecten tota la documentació administrativa municipal, des de la gènesi o recepció fins al moment en què és eliminada o ingressada en l'Arxiu Històric.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">La finalitat d'aquesta gestió és aconseguir uns sistemes eficients, rendibles i econòmics.</span></p> <p align="justify"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 15</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">Per dur a terme la gestió de documents administratius serà necessari el desenvolupament, la implantació i la concepció d'uns sistemes adients per a la classificació, la codificació, la conservació o eliminació i la descripció dels documents. Això suposa:</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">1. La implantació del quadre de classificació oficial per a tot l'Ajuntament, el qual serà aprovat en ple.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">2. El coneixement de les sèries documentals, és a dir, identificar-les i analitzar-les.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">3. La utilització dels quadres de classificació aprovats i, per tant, la seva aplicació amb les codificacions pertinents.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">4. L'establiment de pautes i terminis per transferir la documentació de l’arxiu d’oficina a l’arxiu intermedi.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">5. L'elaboració d'instruments de descripció per possibilitar la localització i recuperació dels documents en qualsevol moment del seu circuit.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 16</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">El sistema de gestió de documents es fonamenta en l'aplicació del quadre de classificació municipal i en la normalització dels seus continents des del moment de la seva creació o recepció. El sistema de gestió de documents ha de garantir el seguiment i la localització de qualsevol document en tots i cadascun dels circuits de l'actuació administrativa, les condicions de la transferència, la conservació i l'accessibilitat.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 17</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">La persona responsable de l'Arxiu serà l'encarregada de mantenir i actualitzar el quadre de classificació. Els canvis en el procediment administratiu que puguin crear, eliminar o modificar sèries documentals seran reflectits en el quadre de classificació, per la qual cosa qualsevol modificació serà comunicada a l'Arxiu per procedir als canvis pertinents</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">Serà preceptiu que l'aplicació de les normes i directrius que elabori l'Arxiu Administratiu comptin amb l'aprovació del Ple de l'Ajuntament</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 18</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">L'Arxiu Administratiu elaborarà els instruments de descripció i recuperació necessaris i pertinents, com són guies, inventaris, catàlegs i índexs, per facilitar la informació i la recuperació de la documentació.</span></p> <p style="text-align: center;"> <strong><span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">&nbsp; </span></strong></p> <p style="text-align: center;"> <strong><span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">SECCIÓ 2.<br /> TRANSFERÈNCIA, CONSERVACIÓ I ELIMINACIÓ</span></strong></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 19</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">L'Arxiu Administratiu elaborarà un calendari de transferències establint uns terminis de remissió a l'Arxiu dels documents administratius segons les característiques i l'ús de les diferents sèries documentals.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 20</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">Mentre no hi hagi un calendari de transferències, la documentació es custodiarà a l'Arxiu de les oficines durant els cinc anys posteriors a la conclusió de la seva tramitació. Tenint en compte la necessitat d'espai a les oficines o el grau de consulta de la documentació, l'arxiu podrà decidir abreujar o allargar aquest espai de temps, amb un límit mínim de custòdia dels documents d’un any. De qualsevol manera, la documentació que superi els trenta anys d'antiguitat haurà de ser custodiada a l'arxiu històric. En serà excepció aquella documentació que, per causes justificades, hagi de romandre a les oficines.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 21</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">La documentació que sigui transferida de les oficines a l’arxiu administratiu haurà d'anar acompanyada dels corresponents fulls de remissió (elaborats per la persona encarregada de l'Arxiu), on constarà necessàriament la descripció de l'expedient, el número i les dades extremes, i anirà signat pel cap o la cap de l'oficina remitent. Una vegada feta la comprovació, l'arxiu tornarà una còpia signada i segellada conformement s'ha rebut la documentació ressenyada</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 22</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">L'Arxiu Administratiu elaborarà unes normes de transferència. Mentre no estiguin aprovades, les condicions mínimes que regularan la transferència són:</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">1. La documentació haurà de ser original.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">2. No s'accepten còpies innecessàries, ni tampoc esborranys, fotocòpies, ni butlletins oficials.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">3. No hi haurà clips ni goma elàstica subjectant els documents, sinó cinta de veta, en cas de transferir expedients a l’arxiu que ja hagin estat arxivats.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">4. El contingut de l'expedient haurà de romandre sencer, fet que significa que mai no en podrà ser separat el contingut quan hagi d'emigrar d'una oficina a una altra, i així mateix a l'Arxiu.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">5. A la part interna de la carpeta de l'expedient hi constarà una relació d'aquests documents que l'integren.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">6. A la portada de la carpeta dels expedients constarà el número i l'assumpte de l'expedient.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">7. El tipus de paper haurà de ser de conservació permanent. Una vegada s'hagi aprovat el calendari de conservació, es podrà utilitzar un altre tipus de paper en la documentació que no sigui de custòdia permanent.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">8. Els fulls de l'expedient administratiu seran rubricades i foliades pel personal funcionari encarregat de la tramitació, segons el que indica l'article 164 del Reglament d'organització, funcionament i règim jurídic de les corporacions locals, aprovat pel Reial decret 2568/1986, de 28 de novembre.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 23</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">És responsabilitat de l'Arxiu Administratiu la confecció del calendaris de conservació i les seves normes de procediment i aplicació.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 24</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">Una vegada elaborat el calendari de conservació, se sotmetrà a l'estudi de la Comissió Informativa corresponent. L'aprovació serà facultat del Ple municipal.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 25</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">L'Arxiu Administratiu vetllarà perquè en tots els dipòsits es donin les condicions ambientals, de seguretat i d'higiene adequades per a una bona conservació i protecció de la documentació.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 26</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">Quan s'hagi de procedir a reformes o canvis d'ubicació de l'Arxiu se sol·licitarà un informe a la persona encarregada de l'Arxiu. Aquest informe serà vinculant.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 27</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">La persona encarregada de l'Arxiu informarà d'aquells defectes o problemes en les instal·lacions de l'arxiu o en la documentació, i de les mesures convenients per procedir a esmenar-los.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 28</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">La documentació que superi els cinquanta anys d'antiguitat serà considerada com a part de l'Arxiu Històric, excepte en aquells casos concrets en què ho determini el Ple de la Corporació, amb l'informe previ d'un de la persona encarregada de l'Arxiu municipal.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">&nbsp; </span></p> <p style="text-align: center;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong><span>CAPÍTOL IV.<br /> LA GESTIÓ DE L’ARXIU HISTÒRIC </span></strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 29</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">S'entén per <em>gestió de documents històrics </em>el conjunt de tècniques i procediments normalitzats que afecten tota la documentació històrica municipal, des del moment que és ingressada en l'Arxiu Històric.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">La finalitat d'aquesta gestió és aconseguir uns sistemes eficients, rendibles i econòmics.</span></p> <p align="justify"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 30</strong></span></p> <p align="justify"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><span>Per dur a terme la gestió de l’Arxiu Històric serà necessari el desenvolupament, la implantació i la concepció d'uns sistemes adients per a la classificació, la codificació, la conservació, la descripció i la difusió dels documents. </span></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 31</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">El sistema de gestió de documents es fonamenta en l'aplicació del quadre de classificació municipal i en la normalització dels seus continguts des del moment de la seva creació o recepció. El sistema de gestió de documents ha de garantir el seguiment i la localització de qualsevol document en tots i cadascun dels circuits de l'actuació administrativa, les condicions de la transferència, la conservació i l'accessibilitat. La persona encarregada de l'Arxiu serà la responsable de mantenir i actualitzar el quadre de classificació.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 32</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">La persona encarregada de l'Arxiu serà la responsable de dissenyar plans de conservació i difusió del fons històric de l’Arxiu.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 33</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">L'Arxiu Històric elaborarà els instruments de descripció i recuperació necessaris i pertinents, com són guies, inventaris, catàlegs i índexs, per facilitar la informació i la recuperació de la documentació.</span></p> <p style="text-align: center;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">&nbsp;<strong><span>CAPÍTOL V.<br /> L'ACCÉS I LA CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓ</span></strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">Veure ORDENANÇA PER A LA CONSULTA I REPRODUCCIÓ DE DOCUMENTS DE L’ARXIU MUNICIPAL DE SÓLLER</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">&nbsp;</span></p> <p style="text-align: center;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>CAPÍTOL VI.<br /> LA REPRODUCCIÓ DE DOCUMENTS</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">Veure ORDENANÇA PER A LA CONSULTA I REPRODUCCIÓ DE DOCUMENTS DE L’ARXIU MUNICIPAL DE SÓLLER</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">&nbsp;</span></p> <p style="text-align: center;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>CAPITOL VII.<br /> LA CONSERVACIÓ I CUSTÒDIA DELS DOCUMENTS</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 34</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">La persona responsable de l’arxiu es preocuparà de la conservació de la integritat del patrimoni documental, i en virtut d’això informarà la corporació sobre les anomalies que hi observi, amb la finalitat de determinar les accions que s’han de realitzar.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 35</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">S’adoptaran mesures preventives amb la finalitat d’evitar el deteriorament de la documentació i mantenir-la en les condicions adequades per a la seva conservació.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 36</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">Des de l’arxiu s’assessorarà a les diferents dependències municipals sobre les mesures a adoptar per garantir la durabilitat de la documentació.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 37</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">Des de l’arxiu es proposarà l’adopció de mesures per a la restauració del patrimoni documental, l’estat del qual ho aconselli.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">Per tot procés de restauració, s’exigirà un projecte que determini el procediment que s’hi hagi de seguir.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 38</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">La ubicació de l’arxiu serà a l’edifici en el qual estan instal·lades les altres dependències municipals. Malgrat això, en cas d’estar situat en un altre edifici, s’establiran els sistemes de comunicació i servei de documentació a les oficines que siguin més adients.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>Article 39</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">Les dependències tindran dues zones diferenciades:</span></p> <ul> <li> <p style="margin:0px;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">Una que comprendrà la zona de treball, despatx i sala de consulta.</span></p> </li> <li> <p style="margin:0px;"> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">Una altra destinada exclusivament a dipòsit de documents.</span></p> </li> </ul> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>DISPOSICIÓ ADDICIONAL </strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">Queda pendent l’aprovació del Quadre de Classificació de l’Arxiu, un protocol d’actuació de les diferents àrees amb l’Arxiu, i altres elements que la persona responsable consideri necessaris pel correcte desenvolupament de la seva tasca. Aquestes aprovacions es vincularan una volta aprovades en aquest reglament.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><strong>DISPOSICIÓ FINAL</strong></span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;">Aquest reglament entrarà en vigor el mateix dia de la publicació del text oficial en el Butlletí Oficial de les Illes Balears.</span></p> <p> <span style="font-family:times new roman,times,serif;font-size:12px;"><a href="https://apps.caib.es/edictesback/enviamentController?opcio=creacio#sdfootnote1anc">1</a> Llei 15/2006, de 17 d’octubre d’Arxius i Patrimoni Documental de les Illes Balears.</span></p> ]]